PENGANTAR MANAJEMEN FARMASIINDAH S, MSi, Apt

Manajemen adalah :Managemen is decision making adalah pengambilan keputusan untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan akan menggunakan bantuan/melalui orang lain.Manajemen adalah proses kegiatan yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan dengan memadukan antara penggunaan ilmu dan seni untuk mencapai tujuan organisasi. (George R Terry) (Planning-Organizing-Actuating-controling = POAC)

UNSUR DALAM MANAJEMEN :MENMONEYMETHODSMATERIALSMACHINES (plus market untuk menjual produk/jasa yang dihasilkan)

Penggunaan / Fungsi manajemen di Apotek dan Rumah Sakit :Manajemen logistik dan pengendalian persediaanManajemen keuangan dan akutansi ApotekManajemen sumber daya manusia(SDM)

Manajemen Logistik & Pengendalian PersediaanSiklus manajemen di manajemen logistikPlanning/Programing & Requiment/ForcecastingCONTROLLINGStorage & DistributionDisposalMaintenanceBudgetingProcurement- Syarat-syarat farmasetis- FIFO & LIFOReceiving(Rp)- Purchasing- Barter- Produksi sendiri- Hibah

Fungsi-Fungsi Manajemen Bidang LogistikPERENCANAANMencakup aktivitas dalam menetapkan: sasaran-sasaranpedoman-pedomanpengukuran penyelenggaraan bidang logistikPenentuan kebutuhan merupakan perincian dari fungsi perencanaan Faktor yang mempengaruhi penentuan kebutuhan:Proses memilih jenis dan menetapkan jumlah perkiraan kebutuhan barang dengan tepat

Fungsi-Fungsi Manajemen Bidang LogistikPENGANGGARANTerdiri dari kegiatan-kegiatan dan usaha-usaha untuk merumuskan perincian penentuan kebutuhan dalam suatu skala standar yakni skala mata uang

Fungsi-Fungsi Manajemen Bidang LogistikPENGADAANMerupakan usaha-usaha dan kegiatan untuk memenuhi kebutuhan operasional yang telah digariskan dalam fungsi-fungsi perencanaan, penentuan kebutuhan maupun penganggaran

PersediaanSegala sesuatu/sumber daya (material) dalam perusahaan, yang disimpan untuk mengantisipasi kebutuhan akan permintaan

Pengendalian PersediaanInventory ControlAdalah fungsi manajerial yang sangat penting, karena persediaan material melibatkan investasi terbesar dalam pos aktiva lancar

KartuKartu stok obat (gudang)Kartu stok obat untuk ruang peracikanKartu Exp. Date / KadaluarsaKartu inventaris barang

Pengontrolan Jumlah StokBila stok terlalu kecilDemand tak terpenuhi pelanggan tak puas keuntungan hilangPerlu tambahan biaya untuk mendapatkan bahan dg waktu cepat untuk memuaskan pelangganBila stok terlalu besarHolding cost terlalu tinggiBarang kadaluarsa/rusakAda resiko bila harga barang turun

Macam-macam CostHolding cost / carrying cost / biaya penyimpananOrdering cost / set up cost / biaya pemesananStock out cost / biaya kekurangan barang (bahan)Expected cost of shortages

Biaya penyimpanan maka akan menyangkut pada kegiatan administrasi pergudangan Adminitrasi pergudangan terdiri dari:Penerimaan barangKegiatan administrasi Penataan barang( FIFO, FEFO,alfabetis, farmakologis)Pengeluaran barangAdministrasi pengeluaran barangAdministrasi tanggal kadaluwarsa

Penerimaan barang:Definisi : Proses serah terima perbekalan farmasi dari rekanan / distributor kepada tim penerima barang untuk selanjutnya diserahkan ke gudang farmasi dalam keadaan baik.

Tujuan penerimaan barang:Pemeriksaan barang yang dikirim rekanan / distributor sesuai dengan yg diharapkan / dibutuhkan.Mencegah terjadinya selisih jumlah barang

Alur penerimaan barang

Persyaratan penerimaan barangBarang sudah sesuai surat pesanan(kemasan, bentuk sediaan, kekuatan, jumlah barang dll)Barang sesuai dengan faktur(harga, jumlah barang, diskon bonus, dll)Disertai sertifikat analisa(ca)Disertai sertifikat keaslian(co)Disertai material safety data sheet(MSDS)Cetak waktu kadaluwarsaCetak nomor batchCetak wadah pengiriman untuk sediaan termolabil

Sertifikat analisa:Dokumen yg menyatakan bahwa suatu produk telah memenuhi persyaratan kualitas yang telah memenuhi persyaratan kualitas yang telah ditetapkan untuk produk tersebut melalui uji kimia kualitatif dan kuantitatifSertifikat keaslian suatu dokumen yang dikeluarkan oleh produsen alat kesehatan yang menyatakan keaslian suatu produkMaterial safety data sheetdokumen yang dikeluarkan oleh produsen yang memuat keterangan tentang penanganan suatu bahan dari bahaya terhadap manusia dan lingkungan

Penyimpanan :Penyimpanan obat adalah kegiatan pengamanan untuk menjamin mutu:Sedemikian rupa sehingga pasien mendapat obat sesuai dengan yang diharapkanMenjamin ketersediaan obatmenjamin kelangsungan pendistribusian.

Tujuan penyimpanan:Memperpanjang umur barang dengan cara memelihara dengan baik dan memperhatikan stabilitas.Meningkatkan kegunaanMeningkatkan efisiensi dan meniadakan pemborosan

Kebutuhan untuk penyimpanan :Ruangan Peralatan Tenaga yang terlatih, disiplin, kualifikasi memadai dan kejujuranKondisi kerja dan fasilitas baik

Metoda penyimpanan:Alafabetis, bentuk sediaan, kelas terapiTingkat penggunaan(fast moving,slow)Sistem FIFO,FEFO yang mudah diaksesNarkotika dan psikotropika disusun sesuai dengan ketentuan yang berlakuMemudahkan kontrol, stok opname,pengambilan barang

Persyaratan gudang:Persyaratan fasilitasPersyaratan adminitrasiPersyaratan ruang penyimpanan

Faktor yang perlu diperhatikan dalam perencanaan fasilitas gudang:Letak ruang pelayanan/pendistribusian Ketersediaan tenaga kerja Ketersediaan tenaga listrikKetersediaan airFasilitas pengangkutanMudah terjangkau

Persyaratan fasilitas gudang:AmanKondisi sesuai( kelembaban, sinar matahari, suhu, penerangan, kerapihan, kebersihan sirkulasi udara)CukupLay out mudahTerhindar dari bahaya kebakaran Penanganan B3 (DIBERI TANDA PERINGATAN sesuai dengan ketentuan yang standar Tim K3)

Perawatan / pengaman gudang:KebersihanKontrol terhadap serangga dan tikusInspeksi rutin: barang rusak, pencurian, rembesan air/kebocoranPemisahan antara barang rusak , kadaluwarsa untuk segera dimusnahkan.Sampah yang mudah terbakar tidak boleh menumpuk di gudang.Larangan tidak bolehmerokokDetektor api, dan alat kebakaran yang berfungsi baikPelatihan tehnik memadamkan api dan tindakan daruratHanya petugas gudang yang boleh masuk.

Adminitrasi yang dilakukan:Pencatatan secara akurat baik secara manual ataupun komputerisasiKartu stok barang (manual / komputerisasi)Buku permintaan ke pendistribusianPengarsipan dan pemberian barang ke pelayanan/distribusiFormulir pengawasan persediaanPengawasan oleh apoteker(sewaktu waktu ataupun secara periodik)

Proses pecatatan di gudang:Barang yang baru diterima oleh tim penerimaan diserahkan ke gudangGudang melakukan pengecekan Hal yang harus masuk dalam adminitrasi gudang:No. fakturNama supllierItem barangTanggal kadaluwarsaNominal barang(discount, bonus)Tanggal jatuh tempo pembayaranCara pembayaran No.batch barang

Persyaratan ruang penyimpanan:Sesuai dengan CA/COJika tempat kering maka :kelembaban sebesar ( 70 75%)suhu terkendali ( 150C 250C)Suhu dingin (tidak di freezer)Untuk obat yang tidak tahan pada suhu tinggiKenapa tidak di freezer?Pada pencatatan suhu harus ada penunjuknya yaitu termometer ruangan dan pengukur kelembaban Untuk ruang yang tahan apiVentilasi cukupAtap dengan insulator(bahan yang menyerap panas dari glass wool yang dilapis aluminium)Terpisah dengan gedung utamaDapat mencegah penyebaran apiPada umumnya untuk menyimpan: bahan yang korosif, mudah terbakar dan gas medik)

Penyusunan barang:Fixed location:Petugas cepat hafal tempat barangTidak flexibel jika terjadi perubahan kuantitas barangAda lokasi kosong yang baru terisi jika barang datangFluid location:Penentuan kebutuhan tempat disesuaikan dengan jenis dan jumlah barang yang akan datangBarang yang ada dapat dipindahkan agar lokasi cukupSemi fluid location:Berubah sesuai dengan kebutuhanAda lokasi tertentu untuk beberapa item obat /barang yang terpilih.