Upload
hoangliem
View
226
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
PENERAPAN SOFTWARE APLIKASI NCI BOOKMAN VERSI
2.40 DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH
KOTA SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam memperoleh
gelar vokasi Ahli Madya (A.Md.) dalam bidang Perpustakaan
Oleh
Aji Wirawan
D 1808003
PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
2011
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user ii
MOTTO
Ilmu yang bermanfaat betapapun kecilnya, merupakan pembendaharaan dan kekayaan yang
luar biasa(Q.S, Al-Baqarah : 269)
Orang yang berjiwa besar memiliki dua hati ; satu hati menangis dan yang satu lagi
bersabar(Khahlil Gibran)
Yang namanya orang kuat bukanlah orang yang banyak menjatuhkan lawan. Tetapi orang
kuat sejati ialah orang yang sanggup mengontrol dirinya ketika sedang marah
(HR. Bukhari Muslim)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user iii
PERSEMBAHAN
Tugas Akhir ini penulis persembahkan kepada :
1. Orang tuaku yang selalu memberikan perhatian dan
doanya untukku
2. Adikku yang selalu menjadi penyemangat untuk maju
3. Teman-teman DIII Perpustakaan angkatan 2008
4. Almamaterku dan seluruh Pustakawan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user iv
ABSTRAK
Aji Wirawan, 2011. PEMANFAATAN SISTEM AUTOMASI DI KANTOR
ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA, Tugas Akhir.
Program Studi Diploma III Perpustakaan Universitas Sebelas Maret Surakarta
Tugas Akhir ini bertujuan untuk menjawab pertanyaan 1) bagaimanakah
sistem automasi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta? 2) apa
kegunaan sistem automasi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta?
3) hambatan apa saja yang dialami dari penggunaan sistem automasi di Kantor Arsip
dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta? 4) bagaimana cara mengatasi hambatan-
hambatan yang dialami dari penggunaan system automasi di Kantor Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kota Surakarta?
Metode yang digunakan dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah metode
observasi, metode wawancara, metode studi kepustakaan, metode dokumentasi,
berlokasi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
Hasil Tugas Akhir menunjukkan bahwa:1) Kantor Arsip dan Perpustakaan
Daerah Kota Surakarta menggunakan sistem pelayanan campuran (mixedst access)
dipergunakan oleh perpustakaan dalam pelayanan kepada pemustaka, 2) Penggunaan
OPAC sebagai penelusuran informasi yang ada di Kantor Arsip dan Perpustakaan
Daerah Kota Surakarta yaitu program aplikasi NCI BookMan versi 2.40 sangat
membantu dalam hal pelayanan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta, 3) Program aplikasi NCI BookMan versi 2.40 merupakan sistem automasi
yang dimanfaatkan oleh Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
dalam pelayanan sirkulasi, seperti : peminjaman, pengembalian dan perpanjangan,
serta pembuatan kartu anggota perpustakaan, 4) Hambatan dari sistem automasi yang
ada di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta adalah minimnya
pustakawan yang mengerti dalam pengoprasian sistem automasi NCI BookMan versi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user v
2.40, masalah saluran listrik yang kerap padam. Meskipun demikian setiap hambatan
pasti ada pemecahannya dalam usaha mengoptimalkan layanan kepada user.
Kata Kunci : Sistem Automasi – OPAC - NCI BookMan versi 2.40
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user vi
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Alhamdulillah hirobbil’alamin segala puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT
atas segala rahmatnya dan ridhoNya sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas
Akhir yang berjudul “PEMANFAATAN SISTEM AUTOMASI DI KANTOR ARSIP
DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA” yang disusun guna
memenuhi salah satu persyaratan untuk memperoleh gelar vokasi Ahli Madya (A.Md.) di
bidang perpustakaan.
Terselesaikannya Tugas Akhir ini tidak terlepas dari bantuan serta dukungan
berbagai pihak yang telah diberikan kepada penulis. Rasa syukur dan terima kasih penulis
sampaikan terutama kepada Allah SWT yang selalu memberikan rahmat dan ridhoNya serta
kepada :
1. Orang tua penulis yang selalu memberikan dukungan sepenuhnya dan selalu ada di
setiap langkah penulis.
2. Bapak Drs. Alexius Ibnu Muridjal, M. Si, selaku pembimbing Tugas Akhir dan juga
selaku Ketua Program Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas
Sebelas Maret Surakarta
3. Bapak Drs. Widodo,M.Sos Sc, selaku penguji Tugas Akhir
4. Bapak Drs. H. Supriyadi SN. SU., selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
5. Bapak dan Ibu Dosen jurusan DIII Perpustakaan FISIP Universitas Sebelas Maret
Surakarta yang telah memberikan banyak ilmu dan pengetahuan kepada penulis
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user vii
6. Ibu Dra. Siti Muryati, MM., selaku Kepala Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah
Kota Surakarta yang telah memberikan izin dalam pelaksanaan Praktek Kerja
Lapangan di kantor tersebut
7. Seluruh staf dan karyawan kantor Arsip dan Perpustakaan daerah Kota Surakarta
yang telah banyak membantu melengkapi data-data yang penulis butuhkan
8. Teman-teman DIII Perpustakaan angkatan 2008 yang telah banyak membanyu dan
memberikan motivasi dalam penyelesaian Tugas Akhir ini
9. Seluruh pihak yang tidak dapat disebutkan satu per satu
Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan Tugas Akhir ini masih ada
kekurangan, baik dalam hal penyajiannya maupun penyusunannya. Oleh karena itu,
segala kritik dan saran yang membangun akan penulis terima dengan kerendahan
hati. Penulis berharap semoga tulisan ini dapat bermanfaat bagi pembaca pada
umumnya.
Wassalamu’alaikum wr. wb.
Penulis
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user viii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL …………………………………………………..…………..…. i
HALAMAN PERNYATAAN………………………………………..……………… ii
HALAMAN PENGESAHAN …………………………………….………………… iv
HALAMAN MOTTO ……………………………………………….………………...v
HALAMAN PERSEMBAHAN………………………………….…………………. vi
ABSTRAKSI …………………………………………………………………….… .vii
HALAMAN KATA PENGANTAR ………………………………………...….…. viii
HALAMAN DAFTAR ISI ……………………………………………………….…. xi
HALAMAN DAFTAR BAGAN………………………………………………...… xiv
HALAMAN DAFTAR TABEL …………………………………………………..... xv
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang …….………………………………………………….1 1.2. Rumusan Masalah ..………………………………………………….2 1.3. Tujuan ……………………………………………………………….3 1.4. Metode Pengumpulan Data ………………………………………….4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA/LANDASAN TEORI
2.1. Pengertian Perpustakaan ………..………………………………….…6
2.2. Fungsi Perpustakaan ……..…………………………………………. .7
2.3. Jenis Perpustakaan ………………………………………………..….. 9
2.4. Layanan Perpustakaan ……..………………………..….………..…11
2.5. Pengertian Teknologi Informasi …………………………………….11
2.6. Pengertian Otomasi …………………………………………...……..11
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user ix
2.7. Perangkat Keras / Hardware ………….…………………………..….13
2.8. Perangkat Lunak / Software …………………………………….…..16
2.9. Perlengkapan Pendukung ………………………………………..…..17
2.10. Jaringan Komputer ………….………………………………….…….18
2.11. Sumber Daya Manusia …………………………………………...….19
2.12. Open Source Software …………………………………………..…..20
BAB III GAMBARAN UMUM KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA
3.1. Sejarah ………………….………………………….……………… 24
3.2. Visi dan Misi ………………………………………….…………….27
3.3. Struktur Organisasi ……………….……………………………… .27
3.4. Tugas dan Fungsi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta …………………………….……………………..……….30
3.5. Sumber Daya Manusia ……………….……………………………..31
3.6. Gedung dan Ruangan Perpustakaan …………………………...…….32
3.7. Sumber Dana ………………….………………………………….….33
3.8. Sarana dan Prasarana ….……………..……………………….…….33
3.9. Koleksi …………………………….………………….……………34
3.10. Layanan .…………………………………………………………….38
BAB IV PEMBAHASAN
4.1. Sistem Otomasi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta ……………………………………………………………..47
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user x
4.2. Kegunaan Sistem Otomasi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta ………………………………………………..……..55
4.3. Hambatan…………………………………………………………….56
4.4. Pemecahan Masalah ……….…………………………………….…..57
BAB V PENUTUP
5.1. Kesimpulan ……………………………………………….……….……59
5.2. Saran .....................................…...…………………………………..…..60
DAFTAR PUSTAKA …………..…………………………………………………,.61
LAMPIRAN
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user xi
DAFTAR BAGAN
Bagan 1. Struktur Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah……………28
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user xii
DAFTAR TABEL
Tabel 1. Daftar Karyawan Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta ....…..……………………………………………………………32
Tabel 2. Sarana dan Prasarana………………………………………………… 33
Tabel 3. Koleksi Buku………….………………………………………………35
Tabel 4. Koleksi Audio Visual…………………………………………………38
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user 1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Perpustakaan adalah suatu ruangan bagian dari gedung / bangunan
atau gedung itu sendiri, yang berisi buku-buku koleksi yang disusun dan
diatur sedemikian rupa sehingga mudah dicari dan di pergunakan apabila
sewaktu-waktu diperlukan untuk pembaca. (Sutarno NS. 2003 : 7)
Sejalan dengan perkembangan teknologi dan informasi di zaman
yang semakin maju, perpustakaan sebagai pelayanan akan kebutuhan
informasi maka di tuntut untuk berkembang dengan memanfaatkan Teknologi
Informasi (TI) supaya lebih maksimal dalam mencapai tujuan.
Penggunaan TI khusunya computer di perpustakaan sudah dimulai sejak tahun
1960-an di beberapa perpustakaan Amerika Utara dan Inggris. Dengan adanya
Teknologi Informasi, perpustakaan mengembangkan berbagai sistem layanan.
Karena itu setiap perpustakaan telah memiliki sistem automasi yang
membantu segala aktifitas di perpustakaan.
Automasi merupakan proses pengelolaan perpustakaan dengan
menggunakan teknologi informasi. Dengan bantuan dari teknologi informsai,
maka beberapa pekerjaan yang dilakukan secara manual dapat dipercepat dan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
2
diefesiensikan. Automasi perpustakaan juga dapat membantu proses
pengolahan data koleksi menjadi lebih akurat dan mudah untuk ditelusuri
kembali. (http://librarycorner.org/2007/02/28/otomasi-perpustakaan/)
Maka dari itu pustakawan dapat menggunakan waktu lebih untuk
mengembangkan perpustakaan, karena semua pekerjaan telah diambil alih
komputer.
Dalam Layanan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta telah menggunakan sistem Automasi. Sistem Automasi layanan di
Kantor Arsip dan Perpustakaan Derah Kota Surakarta menggunakan program
aplikasi NCI BookMan versi 2.40 merupakan kelanjutan dari Bookman versi
2.30 dengan beberapa fasilitas tambahan pengelolaan koleksi majalah atau
jurnal dan denda. BookMan versi 2.40 dilengkapi dengan web yang
memungkinkan penelusuran via internet, termasuk fasilitas administrasi
webnya yang dapat di lakukan sendiri oleh perpustakaan.
1.2.Rumusan Masalah
Rumusan masalah yang diambil penulis berdasarkan tujuan pada
penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut :
1.2.1.Bagaimanakah sistem automasi di Kantor Arsip dan Perpustakaan
Daerah Surakarta?
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
3
1.2.2.Apa kegunaan sistem automasi di Kantor Arsip dan Perpustakaan
Daerah Surakarta?
1.2.3.Hambatan apa saja yang dialami dari adanya penggunaan sistem
automasi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Surakarta?
1.2.4.Bagaimana cara mengatasi hambatan-hambatan yang dialami dari
adanya penggunaan sistem automasi di Kantor Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kota Surakarta?
1.3.Tujuan
Tujuan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah :
1.3.1 Untuk mengetahui bagaimana sistem automasi di Kantor Arsip dan
Perpustakaan Daerah Surakata.
1.3.1 Untuk mengetahui kegunaan sistem automasi di Kantor Arsip dan
Perpustakaan Daerah Surakata.
2.3.1 Untuk mengetahui hambatan dari sistem automasi di Kantor Arsip dan
Perpustakaan Daerah Surakarta.
3.3.1 Mengetahui langkah-langkah yang dilakukan perpustakaan untuk
mengatasi hambatan-hambatan yang dihadapi dalam penggunaan
sistem automasi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
4
1.4.Metode Pengumpulan Data
Praktek Kerja Lapangan ini di laksanakan mulai tanggal 14 Februuari
2011 sampai dengan 25 Maret 2011, bertempat di Kantor Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
1.4.1. Metode Observasi
Metode Observasi adalah suatu teknik pengumpulan data
dengan cara melakukan pengamatan langsung pada suatu objek yang
akan diteliti (Arikunto, 1996:27). Penulis melakukan pengamatan
langsung dan terlibat langsung dalam kegiatan yang menggunakan
otomasi perpustakaan.
1.4.2. Metode Wawancara
Metode Wawancara merupakan metode pengumpulan data
dengan cara bertanya langsung (berkomunikasi langsung) dengan
responden (Suratno dan Lincolin Arsyad. 1998:92). Dalam metode ini
penulis melakukan wawancara langsung dengan sumber informasi yaitu
petugas untuk menanyakan seputar kegiatan yang menggunakan otomasi
perpustakaan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
5
1.4.3. Metode Studi Kepustakaan
Metode Studi Pustaka yaitu cara pengumpulan data yang
digunakan sebagai acuan dan rujukan dalam pengolahan data dan
menafsirkannya harus dilakukan dengan tolak ukur berupa teori-teori
yang diterima kebenaranya di dalam berbagai literature
(Nawawi,1994:23). Penulis menggunakan pustaka atau literature
sebagai acuan atau rujukan dalam penulisan tugas akhir ini.
1.4.4. Metode Dokumentasi
Teknik pengumpulan data yang tidak langsung ditujukan
kepada subyek penelitian. (Irawan Suhartono,2008:70). Penulis
menggunakan dokumen-dokumen dari peristiwa masa lalu yang ada
di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
6
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA/LANDASAN TEORI
2.1.Pengertian Perpustakaan
Dalam Kamus Bahasa Indonesia, pustaka artinya kitab,buku. Dalam
bahasa Inggris dikenal dengan nama library. Istilah ini berasal dari kata Latin
liber atau libri artinya buku. Dari kata Latin tersebut, terbentuklah istilah
liberaries yang artinya tentang buku. (Sulistyo Basuki,1991:3)
Perpustakaan adalah tempat atau sebuah ruangan yang digunakan
untuk menyimpan bahan pustaka baik material ataupun non book material
yang disususn berdasarkan tata urutan tertentu supaya mudah untuk dicari
oleh pembaca. Selain untuk menyimpan buku, perpustakaan juga dapat
digunakan sebagai sarana rekreasi bagi pengguna. (Lasa HS,1990:48)
Berdasarkan SK Menpan No. 132 Tahun 2003 dinyatakan bahwa
perpustakaan itu adalah unit kerja yang memiliki sumber daya manusia,
ruangan khusus dan koleksi bahan pustaka sekurang-kurangnya terdiri dari
1000 judul dari berbagai disiplin ilmu yang sesuai dengan jenis perpustakaan
yang bersangkutan dan dikelola menurut sistem tertentu.(Rachman
Hermawan.S,2006:12)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
7
Dari ketentuan di atas, sebuah perpustakaan harus memiliki unit kerja,
yaitu suatu lembaga yang memiliki status resmi, memiliki sumber daya yang
mampu mengelola perpustakaan, memiliki koleksi minimal 1000 judul yang
sesuai dengan pemustaka, dan memiliki sistem pengelolaan yangn standar.
2.2.Fungsi Perpustakaan
Secara umum fungsi perpustakaan adalah sebagai berikut:
a. Khazanah menyimpan karya manusia
Perpustakaan berfungsi sebagai tempat penyimpanan karya tulis, karya cetak dan karya rekam yang dibuat oleh manusia. Perpustakaan juga dapat berfungsi sebagai arsip bagi produk-produk yang dihasilkan masyarakat sebagai khazanah budaya bangsa.
b. Sumber informasi
Perpustakaan memiliki berbagai koleksi yang didalamnya terdapat informasi. Pemustaka dapat memperoleh berbagai jenis informasi baik yang bersifat khusus maupun umum.
c. Fungsi rekreasi
Perpustakaan juga dapat berfungsi sebagai rekreasi karena di perpustakaan terdapat fasilitas yang bersifat rekreatif.
d. Fungsi pendidikan
Perpustakaan adalah bagian yang tidak terpisahkan dalam dunia pendidikan, sekaligus juga sebagai lembaga pendidikan, terutama pendidikan informal.
e. Fungsi budaya
Bahan pustaka merupakan bagian dari hasil budaya dan karya umat manusia. Hanya perpustakaanlah lembaga yang selalu menghimpun. Menyimpan, dan melestarikannya dari generasi ke generasi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
8
f. Fungsi penelitian
Penelitian memerlukan informasi unyuk mengetahui apa yang sudah. Sedang atau apa yang harus diteliti. Perpustakaan diharapkan dapat memenuhi kebutuhan informasi penelitian.
g. Fungsi pengambilan keputusan
Koleksi perpustakaan dapat dijadikan sebagai bahan rujukan dalam pengambilan keputusan. Data dan laporan masa lalu dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan. Suatu keputusan akan tepat diambil apabila didukung dengan data dan fakta yang akurat. (Rachman Hermawan.S,2006:24-27)
Fungsi suatu perpustakaan yang dapat disebut sebagai pusat sumber informasi harus memenuhi cirri-ciri sebagi berikut :
a. Tempat dihimpunnya segala macam informasi. Baik dalam bentuk tercetak, terekam maupun digital
b. Tempat diolahnya berbagai macam sumber informasi c. Tempat disebarluaskannya segala macam sumber informasi ke
segenap anggota masyarakat pengguna yang membutuhkannya d. Dalam hal-hal tertentu berfungsi sebagai tempat lahirnya
informasi, misalnya informasi tentang pengembangan perpustakaan
e. Tempat dipeliharanya segala jenis informasi f. Tempat pewarisan budaya bangsa. Disini perpustakaan
merupakan tempat untuk melestarikan budaya bangsa sehingga karya-karya lama masih disimpan terutama di Perpustakaan Nasional
g. Masih banyak lagi tugas-tugas atau fungsi perpustakaan berkaitan dengan pelestarian dan pemanfaatan untuk kepentingan manusia pada masa sekarang maupun yangn akan dating.(PawitM.Yusup,1988:20-21)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
9
2.3.Jenis Perpustakaan
Jenis-jenis perpustakaan dibagi menjadi 7 (tujuh) yaitu :
a. Perpustakaan Internasional
Perpustakaan internasional adalah perpustakaan yang didirikan oleh 2 negara atau lebih atau perpustakaan yangn merupakan bagian sebuah organisasi internasional.
b. Perpustakaan Nasional
Fungsi utama perpustakaan nasional adalah menyimpan sebuah bahan pustaka yang tercetak dan terekam yang diterbitkan di suatu Negara. Perpustakaan nasional mereupakan perpustakaan utama dan paling komprehensif yang melayani keperluan informasi dari penduduk suatu negara.
c. Perpustakaan Umum dan Perpustakaan Keliling
Perpustakaan umum adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh dana umum dengan tujuan melayani umum. Ciri perpustakaan umum adalah terbuka untuk umum, dibiayai oleh dana umum dan jasa yang diberikan pada hakikatnya bersifat Cuma-Cuma. Sedangkan perpustakaan keliling adalah bagian dari perpustakaan umum yang mendatangi pemakai dengan menggunakan kendaraan (darat maupun air). Secara umum perpustakaan keliling berfungsi sebagai perpustakaan umum yang melayani masyarakat umum yang tidak terjangkau oleh pelayanan perpustakaan umum.
d. Perpustakaan Swasta (Pribadi)
Perpustakaan swasta (pribadi) artinya perpustakaan yang dikelola pihak swasta atau pribadi dengan tujuan melayani keperluan bahan pustaka bagi kelompok, keluarga atau individu tertentu.
e. Perpustakaan Khusus
Perpustakaan khusus merupakan perpustakaan sebuah departemen, lembaga Negara, lembaga penelitian. Organisasi massa, militer, industry, maupun perusahaan swasta.
f. Perpustakaan Sekolah
Perpustakaan Sekolah adalah perpustakaan yang bergabung pada sebuah sekolah, dikelola sepenuhnya oleh sekolah yang bersangkutan,
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
10
dengan tujuan utama membantu sekolah untuk mencapai tujuan khusus sekolah dan tujuan pendidikan pada umumnya.
g. Perpustakaan Perguruan Tinggi
Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi, bahan bawahannya, maupun lembaga yang berafiliasi dengan perguruan tinggi, dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya yang dikenal dengan nama Tri Dharma Perguruan Tinggi (pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat). (Sulistyo Basuki,1991:42-51)
Dari jenis-jenis perpustakaan di atas maka Kantor Arsip dan
Perpustakaan daerah Kota Surakarta termasuk dalam jenis
perpustakaan umum yang ada di kota Surakarta. Perpustakaan ini
melayani semua lapisan masyarakat baik orang tua, dewasa, remaja
maupun anak-anak.
2.4.Layanan atau Jasa Perpustakaan
Layanan/jasa perpustakaan yang lazim dimanfaatkan pemustaka antara lain, jasa ruang baca dan peminjaman bahan pustaka, jasa fotokopi, jasa referensi atau rujukan, jasa penelusuran informasi, jasa pinjam antar perpustakaan, jasa penyusunan literature sekunder, jasa penerjemah, jasa penjilidan, jasa konsultasi dan bimbingan pembaca, jasa kesiagaan informasi, jasa penyebaran informasi teknis, jasa analisis informasi, dan jasa pelatihan.(Purwoko&Sri Suharmini,2006:224)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
11
2.5.Pengertian Teknologi Informasi
Sebagai sumber informasi perpustakaan dapat mengembangkan
layanan melalui Teknologi Informasi (TI) yang sudah berkembang pesat pada
abad ini. Dalam perpustakaan, TI dapat diaplikasikan diberbagai kegiatannya
seperti layanan sirkulasi, pengolahan koleksi, layanan informasi, dll. Karena
mampu mempercepat kinerja, kecepatan kinerja yang dapat meningkatkan
layanan di perpustakaan.
Pengertian Teknologi Informasi menurut Haag dan Keen (1996) :
“Teknologi Informasi adalah seperangkat alat yang membantu anda bekerja dengan informasi dan melakukan tugas-tugas yang berhubungan dengan proses informasi.( http://id.shvoong.com/society-and-news/2012515-pengertian-teknologi-informasi/)
Penerapan teknologi informasi di perpustakaan saat ini sudah menjadi
ukuran untuk mengetahui tingkat kemajuan dari perpustakaan tersebut. Bukan
lagi anggapan perpustakaan hanya ruangan atau gedung untuk menyimpan banyak
buku.
2.6.Pengertian Otomasi
Otomasi merupakan teknologi informasi yang digunakan oleh
perpustakaan dalam pengolahan bahan pustaka, inventarisasi, katalogisasi,
keanggotaan, sirkulasi dan berbagai kegiatan lainnya.Otomasi sebenarnya
lebih tepat disebut Teknologi Informasi yakni teknologi elektronika yang
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
12
digunakan untuk pengumpulan, penyimpanan, pengolahan dan pemanfaatan
informasi.(Lasa HS,2007:217)
Adapun tujuan automasi perpustakaan adalah :
2.6.1. Untuk meningkatkan pelayanan,mempercepat dan mengefisiensikan
pekerjaan
2.6.2. Memberikan kebebasan dalam hal akses informasi
2.6.3. Untuk memenuhi tuntutan perkembangan teknologi saat ini
2.6.4. Untuk meningkatkan citra perpustakaan
2.6.5. Untuk menyebarkan informasi yang ada
2.6.6. Untuk mengembangkan kerjasama
Dalam automasi perpustakaan terdapat beberapa unsur atau syarat
yang saling mendukung, dan terkait satu dengan lainnya. Unsur-unsur tersebut
antara lain :
2.1.1.1.1. Komitmen pengelola perpustakaan
Seluruh pengelola perpustakaan dituntut untuk berinisiatif untuk
mewujudkan automasi perpustakaan. Hal ini perlu dilakukan
dengan diskusi yang efektif diantara mereka.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
13
2.1.1.1.2. Dukungan pimpinan
Dukunagn pimpinan sangatlah di butuhkan, karenanya para
pengelola perpustakaan harus mampu meyakinkan pimpinan
untuk memberikan dukunagn dan dorongan penuh.
2.1.1.1.3. Dana
Dukungan dan dorongan dari pimpinan tidaklah hanya secara
moral saja, akan tetapi yang pasti dukungan ketersediaannya
anggaran untuk pengadaan sarana dan prasarana yang di
butuhkan.
2.1.1.1.4. Pengguna
Pengguna disini adalah pemustaka (pengunjung perpustakaan).
Memberikan kemanfaatan kepada pengguna adalah salah satu
target dari tujuan aoutomasi perpustakaan.
Dalam aplikasinya, automasi perpustakaan sangat berkaitan dengan
beberapa komponen antara lain dibawah ini :
2.7.Perangkat Keras / Hardware
2.7.1. Komputer
Komputer merupakan perangkat keras yang digunakan dalam proses pengolahan informasi. Pengertian dari komputer itu sendiri adalah
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
14
“perangkat elektronik yang dapat menerima masukan(input), dan selanjutnya melakukan pengolahan (process) untuk menghasilkan keluaran (output) berupa informasi, perangkat utama untuk melakukan tindakan tersebut juga terdiri atas perangkat masukan (input devices) perangkat proses (process devices) dan perangkat keluaran (output devices) yang ditambah dengan perangkat penyimpanan data atau informasi (storage devices).” (Aji Supriyanto, 2005 : 3)
Dari pengertian diatas dijelaskan bahwa komputer memiliki beberapa
perangkat utama antara lain :
a. Perangkat Masukan / input devices
Fungsi perangkat keras input adalah untuk mengumpulkan data
dan mengonversinya ke dalam suatu bentuk yang dapat diproses
oleh komputer. Peralatan masukan yang paling umum adalah
papan tombol atau keyboard. Peralatan lainnya adalah mouse, yang
digerakan dengan tangan untuk mengatur suatu penunjuk (pointer)
pada layar komputer.
b. Perangkat Proses / process devices
Fungsi perangkat keras pemrosesan adalah untuk temu kembali
(retrievel) dan menjalankan (execute) instruksi-instruksi (software)
yang diberikan kepada komputer. Pemrosesan dapat terdiri dari
pelaksanaan penghitungan dan kegiatan logis lainnya, seperti
membandingkan. Komponen perangkat keras pemrosesan yang
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
15
paling penting adalah central processing unit (CPU) dan memori
utama (main memory).
CPU atau prosesor adalah otak komputer. CPU membaca dan
menginterpretasikan perangkat lunak serta mengkoordinasikan
kegiatan pemrosesan yang sedang berlangsung. CPU terdiri atas
VGA, memory , RAM , USB card ,Audio card.
c. Perangkat Keluaran / output devices
Fungsi perangkat keras keluaran adalah untuk menampilkan
informasi yang dihasilkan oleh sistem komputer. Informasi adalah
keluaran baik dalam bentuk hardcopy seperti pada kertas maupun
softcopy seperti pada layar monitor. Bentuk lain softcopy adalah
suara. Perangkat output terdiri atas monitor, printer, speaker.
d. Perangkat Penyimpanan / storage devices
Fungsi perangkat keras penyimpanan adalah untuk menyimpan
perangkat lunak dan data dalam bentuk yang relative permanen,
yang mudah untuk ditemu-balik ketika dibutuhkan untuk
pemrosesan. Perangkat keras penyimpanan melayani fungsi seperti
yang dilakukan oleh office filing system, tetapi datanya disimpan
dalam bentuk sinyal elektro-magnetik, biasanya pada magnetic
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
16
disk atau optical disk, bukan pada kertas. Contoh perangkat keras
penyimpanan adalah Disket, CD, USB, DVD.
2.8. Perangkat Lunak / Software
Selain perangkat keras / hardware, dalam automasi perpustakaan juga
membutuhkan perangkat lunak atau software dalam aplikasinya.
“Perangkat lunak (software) adalah perangkat abstrak yang merupakan bagian utama selain hardware dari sistem komputer. Tanpa adanya software, computer adalah sebuah rongsokan elektronik, yang tidak berguna sama sekali. Hardware akan “hidup” dan memiliki fingsi jika digunakan bersama-sama dengan software-nya.” (Aji Supriyanto, 2005 : 36)
Dari pengertian di atas menyimpulkan bahwa peran software penting
dalam aplikasi Teknologi Informasi atau dalam konteks ini adalah automasi.
Software dan hardware berjalan bersama-sama dan saling melengkapi dalam
operasional TI.
Jenis perangkat lunak, dibedakan menjadi 2 jenis yaitu :
a. Operating system software , yaitu oerangkat lunak yang merupakan
operasi dasar komputer, mengelola dan mengatur sumber daya
komputer dan mengoperasikan perangkat lunak aplikasi ke komputer.
b. Application software , yaitu perangkat lunak aplikasi yang
menjalankan tugas-tugas yang bersifat umum kepada pengguna.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
17
2.9. Perlengkapan Pendukung
Perlengkapan pendukung adalah komponen yang merupakan mesin
atau alat dalam proses aplikasi automasi. Contoh perlengkapan pendukung
seperti : scanner, compact disk, dan CD-ROM
a. Scanner
Scanner adalah suatu alat elektronika yang berfungsi untuk
mengkopi file dalam bentuk kertas ke dalam buku bentuk file teks,
dokumen maupun gambar dan hasilnya akan ditampilkan pada layar
monitor komputer dan kemudian dapat diubah atau dimodifikasi sesuai
dengan apa yang diinginkan.
b. CD-ROM
Compact disc / CD merupakan perangkat penyimpanan yang
dapat menyimpan file-file berupa teks, dokumen, dan audio-visual.
CR-ROM terbuat dari resin yang dilapisi permukaan yang sangat
reflektif seperti alumunium. Informasi direkam secara digital sebagai
lubang-lubang , mikroskopis pada permukaan yang reflektif. Proses ini
dilakukan dengan menggunakan lasser yang berintensitas tinggi.
Permukaan yang berlubang ini kemudian dilapisi oleh lapisan bening
dan akan disinari oleh laser berintensitas rendah sementara motor
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
18
memutar disk dan kemudian terefleksikan dan dideteksi oleh
fotosensor yang kemudian dikonversi menjadi data digital.
2.10. Jaringan Komputer
Jaringan komputer merupakan bagian dari perkembangan automasi
perpustakaan. Jaringan computer di butuhkan karena adanya kebutuhan atau
pemanfaatan bersama.
Komponen perangkat keras jaringan antara lain komputer sebagai server dan
kline. Network Interface Card (LAN Card terminal kabel / Hub), jaringan
telepon atau radio dan modem. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam
membangun jaringan computer adalah sebagai berikut :
a. Jumlah komputer serta lingkup dari jaringan (LAN,WAN)
b. Lokasi dari hardware : computer, kabel, panel distribusi dan
sejenisnya.
c. Protokol komunikasi yang digunakan
d. Menentukan staf yang bertanggung jawab terhadap pembangunan
jaringan.
2.11. Sumber Daya Manusia
Teknologi Informasi tidak hanya berupa perangkat keras ataupun
perangkat lunak, namun juga mengenai sumber daya manusia yang ada.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
19
Kebutuhan sunber daya manusia yang dibutuhkan dalam pengoperasian
sistem automasi perpustakaan antara lain :
a. DataBase Administration
Jabatan ini bertanggung jawab terhadap kelancaran operasional dari basis
data. Pengaturan siapa yang bias mengakses segala data merupakan tugas
seorang DataBase Administrator. Berbeda dari organisasi atau perusahaan
pada umunnya yang hanya menyimpan data tekstual “biasa”, Seorang
DataBase Administrator mempunyai tantangan tersendiri, karena jenis
data yang disimpan lebih beragam. Jika basis data tidak dapat beroperasi
maka seluruh koleksi di dalamnya tidak dapat diakses. Mekanisme backup
agar selalu aman dan recovery jika terjadi kerusakan data., juga menjadi
tanggung jawabnya.
b. Network Administration
Jabatan ini bertanggung jawab terhadap kelancaran operasional jaringan
komputer di dalam lingkungan organisasi. Jika jaringan komputer tidak
dapat beroperasi maka pengguna tidak dapat menggunakan dan
mengakses komputer yang ada.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
20
c. System Administration
Jika seorang DataBase Administration lebih fokus pada kumpulan data
koleksi yang ada, maka seorang system administration lebih terfokus
terhadap sistem computer yang meliputi, sistem operasi, utilitas-utilitas,
serta program aplikasi yang ada di dalamnya.
2.12. Open Source Software
Free software adalah perangkat lunak yang dilengkapi dengan kode
sumber dapat digunakan oleh siapa saja dan bebas untuk dikembangkan
sendiri oleh pemakai (sepanjang lisensi memperkenankannya). Untuk
mendapatkannya bisa saja gratis ataupun membayar dengan harga yang
relatif murah. Open source merupakan istilah yang dikemukakan oleh Eric
Reymond pada tahun 1998 dan dimaksudkan untuk menghilangkan makna
“free” pada istilah free open source telah ada dikarenakan makna ambigu
yang timbul karena dalam Bahasa Inggris kata “free” dalam arti gratis
maupun kebebasan.
Hak-hak yang disediakan open source sebagai berikut :
2.12.1.1.1. Hak untuk membuat salinan program dan mendistribusikan
salinan tersebut.
2.12.1.1.2. Hak untuk mengakses kode sumber sebagai syarat untuk
bisa melakukan pemodifikasian.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
21
2.12.1.1.3. Hak untuk melakukan pengembangan terhadap program.
Dalam perkembangannya Pemanfaatan Teknologi Informasi (TI)
bertujuan :
a. Meringankan pekerjaan.
b. Memudahkan dan memperlancar pelaksanaan tugas pustakawan.
c. Mempercepat proses temu kembali informasi.
d. Memperlancar kerjasama informasi.
e. Meningkatkan pelayanan informasi dan memanfaatkan teknologi
informasi.
Teknologi Informasi dapat diaplikasikan pada kegiatan pengadaan,
inventarisasi, katalog, sirkulasi, bibliografi, indeks dan penelusuran literature.
Sedangkan Sulistyo Basuki (1991:87) berpendapat “ Teknologi Informasi
adalah teknologi yang digunakan untuk menyimpan, menghasilkan, mengolah
serta menyebarkan informasi. Salah satu tujuan perpustakaan adalah temu
balik informasi, artinya menemukan informasi yang disimpan oleh
perpustakaan serta perpustakaan lain. Temu balik informasi menyangkut
kendali sumber dan materi perpustakaan, eksploitasi informasi serta isi
dokumen ”. Teknologi Informasi mempunyai peran yang sangat penting
dalam pelayanan perpustakaan di jaman modern seperti sekarang ini . Selain
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
22
bermanfaat bagi pengguna namun juga sangat menolong pekerjaan para
pustakawan.
Manfaat penerapan Teknologi Informasi di dalam perpustakaan
(Wahyu Supriyanto,2008:23) :
a. Mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan.
b. Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan.
c. Meningkatkan citra perpustakaan.
d. Pengembangan infrastruktur nasional, regional, dan global.
Saat ini perpustakaan telah banyak memanfaatkan berbagai macam
bentuk teknologi informasi yang telah muncul dan diterapkan dalam pekerjaan
di perpustakaan.
Penerapan Teknologi Informasi di perpustakaan dapat difungsikan
dalam berbagai bentuk, antara lain :
1. Teknologi Informasi digunakan sebagai Sistem Informasi Manajemen
Perpustakaan. Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan sistem
informasi perpustakaan adalah pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi
bahan pustaka, pengelolaan anggota, statistic dan sebagainya. Fungsi ini
sering diistilahkan sebagi bentuk Automasi Perpustakaan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
23
2. Teknologi Informasi sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan dan
menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital. Bentuk
penerapan TI dalam perpustakaan sering dikenal dengan Perpustakaan Digital.
Kedua fungsi penerapan teknologi informasi ini dapat terpisah maupun
terintegrasi dalam satu sistem informasi, tergantung dari kemampuan software
yang digunakan, sumber daya manusia, dan infrastruktur peralatan teknologi
informasi yang didukung keduanya.
Penerapan teknologi informasi ini merupakan suatu perubahan layanan
yang mengharuskan para pustakawan memodernisasi pelayanan dan menerapkan
teknologi informasi dalam kegiatan sehari-harinya. Dengan menerapkan teknologi
informasi yang ada, menjadikan mudah bagi pustakawan. Pustakawan juga harus
terus mengikuti perkembangan teknologi yang ada.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user 24
BAB III
GAMBARAN UMUM KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN
DAERAH KOTA SURAKARTA
3.1.Sejarah
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dibentuk berdasarkan
Peraturan daerah No. 6 Tahun 2001. Sebelum dibentuk Kantor Arsip dan Perpustakaan
Daerah Kota Surakarta, penyelenggaraan urusan pemerintahan di bidang kearsipan
ditangani oleh Kantor Sekretaris Daerah Pemerintah Kota Surakarta, khususnya di
Bagian Umum. Namun, setelah ada keputusan Menteri Dalam Negeri No. 28 Tahun
1992, maka susunan organisasi dan tata kerja Sekretaris Wilayah Daerah Pemerintahan
Kota Surakarta menjadi pola maksimal.
Adanya Surat Keputusan dari Menteri Dalam Negeri merupakan jawaban atas
Surat Gubernur Kepala daerah Tingkat I Jawa Tengah tanggal 28 September 1992 No.
061/29056. Surat Gubernur tersebut berisi usulan tentang peningkatan pola organisasi
Sekretariat Wilayah/daerah Tingkat II yang merupakan kelanjutan dari Surat Walikota
Madya Kepala Daerah Tingkat II Surakarta tanggal 29 April 1992 yang berisi pengajuan
permohonan agar susunan organisasi dan tata kerja Sekretariat Wilayah/Daerah Kota
Surakarta menjadi pola maksimal. Sebagai jawaban atas surat tersebut, Menteri Dalam
Negeri mengeluarkan surat persetujuan atas perubahan susunan organisasi dan tata kerja
Sekretariat Wilayah/Daerah Kota Surakarta menjadi pola maksimal. Surat ini dikeluarkan
pada tanggal 8 Oktober 1992 No. 061/2597/SJ.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
25
Berdasarkan atas Surat Keputusan Menteri Dalam Negeri tersebut, selanjutnya
disusun Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta No. 1 Tahun 1993
tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Wilayah/Daerah dan Sekretariat
DPRD Tingkat II Surakarta. Atas hal tersebut, terbentuklah Peraturan Daerah No. 7
Tahun 1993 seri: D No. 6 tanggal 22 April 1993, yang disyahkan dengan Keputusan
Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Tengah No. 183.3/173/1993 tanggal 23 Maret
1993.
Selanjutnya, Peraturan Daerah tersebut mengalami perubahan sebanyak dua
kali, perubahan pertama dengan Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II No. 2
tahun 1996 tentang Perubahan Pertama Peraturan Daerah Kotamadya daerah Tingkat II
Surakarta No. 1 Tahun 1993 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat
Wilayah/Daerah dan Sekretariat DPRD Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta.
Kemudian Peraturan Daerah dirubah lagi dengan Peraturan Daerah Kotamadya Daerah
Tingkat II Surakarta No. 17 Tahun 1999 tentang Perubahan Kedua Peraturan Daerah
Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta No. 1 Tahun 1993 tentang Susunan Organisasi
dan Tata Kerja Sekretariat Wilayah/Daerah dan Sekretariat DPRD Tingkat II Surakarta.
Perubahan kedua Peraturan Daerah ini termuat dalam Lembaran Daerah Kotamadya
Surakarta Tahun 1999 No. 31 Seri: D No. 12.
Dengan adanya Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta
tentang Perubahan Kedua Peraturan Daerah Kotamadya Tingkat II Surakarta No. 1 tahun
1993 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Wilayah/Daerah dan
Sekretariat DPRD Tingkat II Surakarta tersebut, maka penyelenggaraan urusan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
26
pemerintahan di bidang kearsipan masih ditangani oleh Bagian Umum di bawah
Sekretariat Wilayah/Daerah Kota Surakarta.
Kemudian, dengan adanya Undang-Undang No. 22 Tahun 1999 tentang
Pemerintahan Daerah yang menganut prinsip penyelenggaraan otonomi daerah yang luas,
nyata dan bertanggungjawab. Demi kelancaran penyelenggaraan tersebut, Pemerintahan
Daerah Kota Surakarta merasa perlu adanya penataan kembali perangkat Pemerintahan
Daerah Kota Surakarta sesuai dengan Peraturan Pemerintah No. 84 Tahun 2000 tentang
Pedoman Organisasi Perangkat Daerah. Untuk itu, diterbitkanlah Peraturan Daerah Kota
Surakarta No. 6 Tahun 2001 yang termuat dalam Lembaran daerah Kota Surakarta tahun
2001 No. 14 seri: D 12 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah
Kota Surakarta.
Dengan adanya Peraturan Daerah kota Surakarta no. 6 Tahun 2001 tersebut,
maka dibentuklah Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang
menangani penyelenggaraan urusan pemerintahan di bidang kearsipan. Peraturan daerah
ini kemudian ditindaklanjuti dengan Keputusan Walikota Surakarta No. 36 tahun 2001
tentang Pedoman Uraian Tugas kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
Kemudian, muncul Peraturan Walikota Surakarta no. 32 Tahun 2008 tentang Penjabatan
tugas pokok, Fungsi dan Tata Kerja Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
27
3.2.Visi dan Misi
Dalam pelaksanaan kegiatan, Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah kota
Surakarta mempunyai visi dan misi. Adapun visi dan misi tersebut adalah sebagai
berikut :
3.2.1. Visi
“Terwujudnya budaya masyarakat yang cerdas dan berbudi luhur bertumpu
pada informasi”
3.2.2. Misi
a. Menyediakan dan melayani kebutuhan informasi serta pengetahuan
ilmiah.
b. Mendorong, meningkatkan dan memotivasi masyarakat untuk gemar
membaca.
c. Mendorong terwujudnya penataan arsip dan perpustakaan yang modern.
d. Menjadikan arsip dan perpustakaan sebagai pusat ilmu pengetahuan dan
teknologi (IPTEK), sarana penelitian, sarana rekreasi serta pendidikan.
e. Mewujudkan Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah sebagai Pembina
kearsipan dan perpustakaan di instansi dan masyarakat.
3.3.Struktur Organisasi
Struktur organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
disusun untuk membantu dalam pencapaian tujuan organisasi secara lebih efektif.
Dengan adanya tujuan organisasi, maka dibutuhkan sutau struktur organisasi yang
menentukan seluruh tugas, wewenang dan tanggung jawab dalam suatu organisasi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
28
Dalam rangka melaksanakan ketentuan pasal 72 Peraturan Daerah Kota
Surakarta Nomor 6 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kota Surakarta, maka
ditetapkan Peraturan Walikota tentang Penjabaran Tugas Pokok dan Fungsi serta Tata
Kerja Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Adapun struktur organisasi
Kantor Arsip dan Daerah Kota Surakarta sesuai dengan Peraturan Walikota Surakarta No.
32 Tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Kantor Arsip
dan Perpustakaan Daerah Surakarta. Mengenai bagan struktur organisasi Kantor Arsip
dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta adalah sebagai berikut :
Bagan 1 Struktur Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah
Kota Surakarta
Sumber : Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, 2009
KEPALA
SUB BAGIAN
TATA USAHA
SEKSI
PENGELOLAAN
PERPUSTAKAAN
SEKSI
PENGELOLAAN
ARSIP
SEKSI
PELAYANAAN
PERPUSTAKAAN
KELOMPOK
JABATAN
FUNGSIONAL
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
29
Di bawah ini merupakan tanggung jawab, fungsi dan tugas masing-masing
bagian dalam struktur organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
adalah sebagai berikut :
1. Kepala kantor
Kepala Kantor mempunyai tugas sebagai motivator dan innovator. Cakupan tugas-
tugasnya adalah menggerakan seluruh unsure, baik berupa sumber daya manusia,
dana maupun lainnya untuk dapat dikelola dan dimanfaatkan menjadi kekuatan-
kekuatan yang potensial bagi instansi. Kegiatan utama yang diemban adalah
pelayanan masyarakat yang membutuhkan suatu informasi bersumber dari buku,
dokumen dan media informasi lainnya.
2. Subbagian Tata Usaha
Subbagian Tata Usaha mempunyai tugas melakukan penyiapan perumusan kebijakan
teknis, pembinaan,pengkoordinasian penyelenggaraan tugas secara terpadu,
pelayanan administrasi dan pelaksanaan di bidang Tata Usaha, meliputi :
perencanaan, evaluasi dan pelaporan, keuangan, umum dan kepegawaian.
3. Seksi Pengelolaan arsip
Seksi Pengelolaan Arsip mempunyai tugas melakukan penyiapan perumusan
kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pengelolaan arsip, meliputi :
pembinaan teknis kearsipan, pengelolaan arsip dinamis inaktif dan statis memberikan
layanan kearsipan sesuai dengan kebijakan teknis yang di tetapkan oleh Kepala
Kantor.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
30
4. Seksi Pengelolaan Perpustakaan
Seksi Pengelolaan Perpustakaan mempunyai tugas melakukan penyiapan perumusan
kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pengelolaan perpustakaan,
meliputi : pengadaan, pengolahan dan pemeliharaan bahan pustaka sesuai dengan
kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Kantor.
5. Seksi Pelayanan Perpustakaan
Seksi Pelayanan Perpustakaan mempunyai tugas melakukan penyiapan perumusan
kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pelayanan perpustakaan,
meliputi : pelayanan sirkulasi dan referensi, pendidikan pemakai dan penyebarluasan
informasi serta pembinaan perpustakaan sesuai dengan kebijakan teknis yang
ditetapkan oleh Kepala Kantor.
6. Jabatan Fungsional
Jabatan Fungsional mempunyai tugas sesuai dengan Jabatan Fungsional masing-
masing berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
3.4. Tugas dan Fungsi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
1) Tugas Pokok
Kantor Arsip dan Perpustakaan daerah Kota Surakarta yang berkedudukan
di Kota Surakarta, merupakan unsur penunjang pemerintahan daerah di bidang
kearsipan dan perpustakaan daerah. Adapun kedudukan, tugas pokok dan fungsi
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yaitu Kantor arsip dan
Perpustakaan Daerah dalam melaksanakan tugas dipimpin seorang Kepala Kantor
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
31
yang berkedudukan di bawah dan bertanggungjawab kepada Walikota melalui
Sekretaris Daerah yakni melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah
di bidang kearsipan dan perpustakaan.
2) Fungsi
Untuk melaksanakan tugas pokok, Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah
mempunyai fungsi sebagai berikut :
a. Penyelenggaraan kesekretariatan kantor
b. Penyusunan rencana program, pengendalian, evaluasi dan pelaporan
c. Pengelolaan dan pelayanan arsip
d. Pengelolaan perpustakaan
e. Penyelenggaraan pelayanan perpustakaan
f. Penyelenggaraan sosialisasi
g. Pembinaan jabatan fungsional
3.5. Sumber Daya Manusia
Jumlah personalia yang terlibat di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah kota
Surakarta ada 29 orang. (lihat table 3.1)
Tabel 1
Daftar Karyawan Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
Februari 2011
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
32
NO NAMA JABATAN PANGKAT/GOL.1 Dra. Siti Muryati, MM Kepala Kantor Pembina Tk.I/IV/b2 M. Ndandung K., SH Ka. Sub. Bag. TU Penata Tk.I/III/d3 Haryanto Staff TU Penata III/c4 Daryana Staff TU Penata III/c5 Budiningsih Staff TU Penata Muda Tk.I/III/b6 Tri Suyanto Staff TU Penata Muda Tk.I/III/b7 Anis Widhaningsih, SE Staff TU Penata Muda Tk.I/III/b8 Selvia Berthisani Staff TU Penata Muda Tk.I/II/b9 Sri Mulyanti Staff TU Pengatur Muda Tk.I/II/d
10 Nina Dewi Staff TU Pengatur Muda /II/a11 Muhammad Yuhri Kepala Seksi Arsip Penata Tk.I/III/d12 Arief Heri Wiyana,S.SI Staff Arsip Penata Muda Tk.I/III/b13 Budi Sofyan Hadi Staff Arsip Penata Muda Tk.I/III/b14 Damayanti Mieke Darwati Staff Arsip Penata Muda Tk.I/III/b15 Sriyari Staff Arsip Pengatur Muda Tk.I/II/b16 Muhammad Arif Mutaqin,S.Sos Kepala Seksi Pelayanan Penata Tk.I/III/d17 Suparsi Staff Pelayanan Penata III/c18 Warsito Staff Pelayanan Penata III/c19 Agus Madiyono Staff Pelayanan Penata Muda Tk.I/III/b20 Hermawanto Staff Pelayanan Penata Muda Tk.I/III/b21 Trining Tyastuti Staff Pelayanan Penata Muda III/a22 Fatimah Rohaniwati Staff Pelayanan Pengatur Muda II/a23 Agus Sunaryo Staff Pelayanan Pengatur Tk.I/II/d24 Rachmadi Staff Pelayanan Pengatur II/c25 Sri Rahayu,S.Pd Kepala Seksi Teknis Penata Tk.I/III/d26 Umi Sudarjani Staff Teknis Penata III/c27 Sri Wahyudi,S.Sos Staff Teknis Penata Tk.I/III/b28 Kurniawati,Ama Staff Teknis Penata Muda III/a29 Reny Wahyuningsih,SH Staff Teknis Pengatur Muda II/a
Sumber : Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, Februari 2011
3.6. Gedung dan Ruang Perpustakaan
Gedung Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta terdiri dari 4
(bagian), yaitu bagian layanan, teknis, administrasi, dan arsip. Gedung ini terdiri dari dua
lantai, yaitu lantai satu adalah bagian layanan, sedangkan lantai dua adalah bagian teknis,
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
33
administrasi, arsip. Luas gedung 554m2 dengan sertifikat No. AH371769. Gedung
tersebut bekas gedung DKRP dan KB.
3.7. Sumber Dana
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta memperoleh sumber
dana dari pemerintah, baik dari pusat maupun pemerintah daerah yang mengalokasikan
anggaran perpustakaan dalam Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) dan
Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD). Selain itu, sumber dana juga
diperoleh dari pendaftaran anggota dan denda keterlambatan pengembalian buku.
3.8. Sarana dan Prasarana
Sarana dan prasarana yang ada di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta dapat dilihat pada table 3.2.
Tabel 2 Sarana dan Prasarana
NO NAMA BARANG JUMLAH
1 Meja 20
2 Kursi 78
3 Rak 12
4 Papan kegiatan 1
5 Almari buku 4
6 Kotak catalog 2
7 Brangkas 1
8 Kulkas 1
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
34
9 Jam dinding 7
10 AC 5
11 Telepon 5
12 Mesin ketik 3
13 White Board 4
14 Mesin fotokopi 1
15 Komputer 7
16 Printer 4
17 Kipas angin 3
18 Dispenser 4
19 Mobil perling 4
20 Sepeda motor 2
21 Filing cabinet 5
22 Laptop 2
Sumber : Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, Februari 2011
3.9.Koleksi
Koleksi yang dimiliki Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
tiap tahunnya mengalami peningkatan jumlah koleksi. (lihat table 3.3)
Tabel 3
Jumlah Keseluruhan Buku Sampai Dengan tanggal 03 Maret 2011
GOLONGAN Judul Eksemplar
000 3.810 3.997
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
35
100 2.155 2.834
200 1.737 1.945
300 4.696 5.730
400 843 957
500 1.066 2.002
600 5.697 6.490
700 1.095 1.213
800 2.066 2.479
900 1.055 1.213
FIKSI 5.802 6.967
Jumlah 30.289 35.827
Sumber : Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, Februari 2011
Sedangkan jumlah koleksi yang ada di mobil keliling ada 3.811 judul dengan
jumlah eksemplar 6.129.
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta memiliki berbagai jenis
koleksi, diantaranya adalah :
1. Koleksi Umum
Koleksi umum ada yang menyebutkan koleksi sirkulasi yaitu koleksi yang bias
di pinjam dan dibawa pulang.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
36
2. Majalah
Majalah adalah kumpulan berita, artikel, cerita, dan sebagainya yang dicetak
dengan lembaran kertas ukuran plano kuarto atau folio, dijilid dalam bentuk buku.
Majalah biasanya terbit teratur seminggu sekali, dua minggu sekali atau satu bulan sekali.
Pemberian kode yang dipakai adalah kode huruf dengan angka, kode ini dapat
dipakai sebagi cirri penempatan majalah atau tanda majalah. Koleksi majalah yang
terdapat di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta meliputi, Penyebar
Semangat, Kartini, Femina, Media Pustaka, Motor, Civitas, Tempo, India Prespektif,
Gadis, Hidup, T & T, Matra, dan lain-lain. Majalh ini berasal dari pembelian dan hadiah.
3. Surat Kabar
Surat kabar adalah kumpulan berita, artikel, cerita, iklan, dan sebagainya yang
dicetak dalam lembaran kertas ukuran plano, terbitan secara teratur, bias setiap hari atau
seminggu sekali.
Surat kabar yang ada di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta, antara lain Solopos, Suara Merdeka, Kompas, Joglo semar, dan lain-lain. Surat
kabar dari pembelian yang berlangganan.
4. Referensi
Buku referensi adalah buku yang isinya tidak untuk dibaca secara keseluruhan
tetapi digunakan sebagai alat konsultasi. Di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta disamping menyediakan buku koleksi umum juga menyediakan buku referensi,
antara lain ensiklopedia, kamus, buku tahunan, biografi, bibliografi, buku pegangan dan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
37
pedoman, buku petunjuk atau direktori, sumber-sumber ilmu murni (geografi), indeks
dan abstrak serta penerbitan-penerbitan pemerintah.
Perbedaan antara koleksi umum dan referensi, antara lain :
a. Buku-buku referensi hanya dapat dibaca ditempat atau tidak boleh dipinjam dan
dibawa pulang.
b.Koleksi umum dapat di pinjam dan dibawa pulang
c. Koleksi referensi dalam nomor pustaka (call number) dibubuhi tanda “ R” (Reference
Book). Khusus koleksi bahasa Belanda dibubuhkan tanda “LB” (Leeszaal
Bibliotheek)
d. Koleksi umum tidak ada tanda “R”
e. Tempat penyusunan koleksi referensi dipisahkan dari koleksi umum
5. Audio Visual
Koleksi audio visual adalah koleksi bukan cetak atau non buku yaitu dalam
bentuk soft copy atau bentuk digital. Biasanya koleksi ini berupa CD, flashdisk, CD-
ROM, Kaset, dan koleksi bentuk mikro. Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta hanya memiliki jenis CD dan alat-alat untuk memutarnya. Audio visual ini
berasal dari pembelian dan hadiah atau bawaan dari buku.
Tabel 3.4
Jumlah Koleksi Audio Visual
NO ASAL JUMLAH KEPING 1 Hadiah 58 100 2 Pembelian 17 17
Jumlah 75 117 Sumber : Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, Februari 2011
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
38
6. Koleksi Khusus
Koleksi khusus adalah koleksi yang sudah langka, sulit diperoleh, dan
mempunyai nilai informasi yang penting. Koleksi khusus ini tidak bisa dipinjam atau
dibawa pulang tetapi hanya bisa di baca di tempat atau difotokopi. Koleksi khusus ini
antara lain biografi tokoh-tokoh penting Indonesia, buku mengenai seluk-beluk suatu
kota, buku mengenai kebudayaan suatu daerah.
3.10. Layanan
Sistem pelayanan suatu perpustakaan adalah hal yang sangat penting untuk
diketahui oleh pustaka pada umumnya dan pustakawan pada khususnya. Pada dasarnya
dikenal adanya dua macam sistem pelayanan perpustakaan, yaitu :
1. Sistem pelayanan terbuka (opened access), yaitu suatu sistem pelayanan dimana
pemustaka diberi kebebasan untuk mencari dan mengambil sendiri bahan pustaka
yang dikehendaki.
2. Sistem pelayanan tertutup (closed access), yaitu suatu sistem pelayanan dimana
pemustaka tidak diberi kebebasan untuk mencari dan mengambil sendiri bahan
pustaka yang dikehendaki, petugas perpustakaanlah yang mengembalikannya.
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang dibuka secara
resmi pada tanggal 21 Agustus 1971 menggunakan sistem pelayanan terbuka (opened
access) untuk public service, mengingat :
a. Jumlah petugas yang sedikit
b. Keinginan untuk lebih mengutamakan service kepada pemustaka.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
39
Kemudian, karena jumlah bahan pustaka dan pemustaka yang semakin
meningkat, sehingga resiko kehilangan bahan pustaka lebih besar, maka Kepala
Perpustakaan mengambil suatu kebijaksanaan baru dalam penggunaan sistem pelayanan
perpustakaan. Mulai tanggal 21 agustus 1979, sistem pelayanan campuran (mixedst
access) dipergunakan oleh perpustakaan dalam pelayanan kepada pemustaka.
Sistem pelayanan campuran yaitu sistem pelayanan dimana pemustaka diberi
kebebasan tetapi tidak pernah untuk mencari dan mengambil sendiri bahan pustaka yang
dikehendaki dengan kata lain sistem terbuka dan sistem tertutup kedua-duanya
dipergunakan.
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta memberikan layanan
kepada pemustaka antara lain :
1) Layanan Arsip, yaitu layanan bagian tempat penyimpanan surat menyurat.
2) Layanan Administrasi, yaitu layanan tentang kepengurusan institusi.
3) Layanan Teknis, yaitu bagian pengolahan bahan pustaka. Pengolahan bahan pustaka
dilakukan setiap koleksi diterima, baik berasal dari hadiah, pembelian maupun tukar
menukar bahan pustaka, Tahap-tahap pengolahan koleksi :
a) Stempel, terdiri dari dua stempel yaitu kepemilikan dan stempel inventarisasi
b) Pencatatan pada buku induk dan inventarisasi
c) Klasifikasi, dilakukan untuk mempermudah penelusuran dan penempatan koleksi
dengan cepat dan tepat. Sistem klasifikasi yang dipakai adalah DDC (Dewey
Decimal Classification) atau klasifikasi Persepuluh Dewey.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
40
d) Katalogisasi, sistem yang digunakan adalah Anglo-American Cataloging Rule 2
(AACR2) yang merupakan standar katalogisasi internasional.
e) Pasca Katalogisasi, yaitu kegiatan setelah katalogisasi, diantaranya adalah label
buku, kartu buku, kantong buku, slip tanggal kembali (date due slip).
f) Ekspedisi, yaitu kegiatan penyerahan bahan pustaka ke bagian sirkulasi disertai
bukti penyerahaan koleksi dari bagian pengolahan.
g) Filling (penyusunan kartu catalog)
h) Shelving (penyusunan koleksi di rak)
4) Layanan Sirkulasi
Layanan sirkulasi adalah proses peminjamaan, pengembalian bahan
pustaka dan kartu anggota. Disamping menggunakan teknologi informasi (otomasi)
berupa alat barcode reader dan perangkat pendukungnya, juga masih digunakan cara
manual.
Syarat menjadi anggota perpustakaan antara lain :
1. Penduduk Surakarta, pelajar/mahasiswa, karyawan, dan lain-lain
2. Mengisi formulir permohonan menjadi anggota perpustakaan
3. Mendapatkan pengesahan
a. Umum/swasta dari kepala/sekretaris kelurahan
b. Pelajar dari kepala sekolah
c. Mahasiswa dari Dekan/Pembantu Dekan, Direktur, Ketua Jurusan
d. Karyawan dari kepala kantornya
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
41
e. ABRI dari komandan dan kesatuan
4. Menyerahkan 2 (dua) lembar pas foto ukuran 3x4
5. Menyerahkan 1 (satu) lembar fotokopi kartu pelajar/kartu mahasiswa/identitas
lainnya
6. Menyerahkan 1 (satu) lembar fotokopi KTP/identitas diri
7. Pendaftar tercatat sebagai anggota perpustakaan yang sah apabila kepadanya telah
diberikan “Kartu Anggota”
8. “Kartu anggota” berlaku 1 (satu) tahun
9. “Kartu anggota” tidak boleh dipinjamkan kepada orang lain
10. Membayar biaya administrasi sebesar Rp. 3.500
Jam pelayanan Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
adalah sebagai berikut :
Senin s/d Kamis : 08.00 – 15.00 WIB
Jumat : 08.00 – 11.00 WIB
Sabtu : 08.00 – 13.00 WIB
Pada hari minggu melakukan pelayanan perpustakaan keliling di Balai
Kambang Surakarta mulai pukul 08.00 – 12.00 WIB.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
42
Tata tertib peminjaman koleksi adalah sebagai berikut :
a. Peminjam bacaan
1. Peminjaman Keluar (dibawa pulang)
2. Peminjaman di tempat (tidak dibawa pulang sma dengan dibaca di ruang
baca perpustakaan).
b. yang boleh melakukan peminjaman keluar adalah
1. Semua anggota yang telah memenuhi syarat
2 Yang boleh melakukan peminjaman di tempat adalah : semua orang yang
ingin menggunakan perpustakaan, dengan lebih dahulu mengisi buku
pengunjung.
c. Bacaan yang tidak boleh dipinjam keluar adalah
1. Buku referensi : kamus, ensiklopedia, buku petunjuk atau pedoman, indeks,
abstrak, biografi, sumber geografi dan lain-lain.
2. Undang-undang dan peraturan pemerintah termasuk kitab undang-undang
3. Majalh, surat kabar
4. Table-tabel/data statistic, peta, dan sebagainya
5. Buku-buku yang jarang terdapat/termasuk manuskrip
6. Lain-lain, bacaan yang menurut pertimbangan pimpinan perpustakaan
sebaiknya tidak dipinjamkan keluar
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
43
d. Setiap anggota berhak meminjam bacaan apa saja dari perpustakaan dengan
ketentuan sebagai berikut :
1. Untuk peminjaman tidak dipungut pembayaran
2. Untuk setiap peminjaman harus diperlihatkan “kartu anggota”
e. Setiap anggota hanya diperbolehkan meminjam keluar sebuah buku pada tiap
peminjaman keculai “anggota” yang sedang menyelesaikan suatu pekerjaan
ilmiah (research, thesis, disertasi, skripsi, dsb) dapat meminjam 2 (dua) buku
yang mana harus dibuktikan dengan suatu keterangan/pernyataan tertulis dari
yang berwenang yang mendapat persetujuan dari pimpinan perpustakaan.
f. Apabila buku yang sedang dipinjam belum dikembalikan, anggota tidak dapat
meminjam buku yang lain.
g. Jangka waktu peminjaman keluar ditetapkan :
1. Untuk buku fiksi ditetapkan 1 (satu) minggu atau 7 (tujuh) hari terhitung dari
hari peminjaman
2. Untuk buku non fiksi ditetapkan 2 (dua) minggu atau 15 (lima belas) hari
terhitung dari hari peminjaman
h. Apabila perlu buku-buku non fiksi dapat diperpanjang 2 (dua) minggu lagi
terhitung dari hari peminjaman dengan catatan perpanjangan tidak diperbolehkan,
apabila ada anggota lain yang memesannya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
44
i. Buku yang dipinjam harus dikembalikan selambat-lambatnya pada tanggal yang
ditetapkan sebagai tanggal “habis” waktu peminjaman (date due).
j. Terhadap keterlambatan pengembalian (over due) dikenakan denda sebesar Rp.
200,00 per eksemplar setiap hari keterlambatan.
k. Para peminjam yang telah melalaikan kewajibannya mengembalikan buku lebih 1
(satu) bulan diberi peringatan untuk segera menunaikan kewajiban agar tidak kena
sanksi pencabutan hak pinjam.
l. Para anggota perpustakaan yang telah melalaikan kewajibannya/mengabaikan
peringatan tersebut diatas, dicabut haknya sebagai peminjam pada perpustakaan
sekurang-kurangnya 6 (enam) bulan. Sanksi ini tidak menghapuskan
kewajibannya untuk mengembalikan buku yang masih dipinjam.
m. Apabila buku yang dipinjam hilang, peminjam harus segera melaporkan kepada
perpustakaan dan menggantikan dengan buku baru yang serupa dengan yang
hilang/jika tidak dapat menggantikan dengan buku baru, membayar kerugian
sebesar harga dari buku (harga terakhir buku).
n. Para pengunjung dilarang mencabut kartu-kartu catalog yang ada dalam kotak
katalog.
o. Segala sesuatu yang belum diatur dalam tata tertib ini diatur tersendiri.
5. Layanan Locker
Layanan locker adalah penyediaan fasilitas untuk menitipkan tas atau
barang-barang yang tidak boleh dibawa masuk perpustakaan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
45
6. Layanan Referensi
Layanan referensi adalah suatu kegiatan layanan yang berupa pemberian
bantuan kepada pengguna perpustakaan agar dapat menemukan informasi yang
dibutuhkan.
7. Layanan Penelusuran Informasi
Layanan penelusuran informasi adalah suatu kegiatan layanan untuk
mencari kembali dokumen/informasi yang pernah ditulis atau diterbitkan mengenai
suatu obyek tertentu. Di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
menggunakan 2 (dua) jenis penelusuran yaitu dengan computer dan manual.
8. Layanan Ruang Baca
Layanan ruang baca berupa penyediaan fasilitas-fasilitas untuk
membaca/belahar di ruang perpustakaan. Fasilitas yang disediakan adalah berbagai
jenis koleksi perpustakaan, meja ,kursi, penerangan, computer penelusuran dan AC.
9. Layanan Fotokopi
Layanan fotokopi adalah penyediaan fasilitas pengadaan informasi tertulis
atau tercetak untuk keperluan studi dan penelitian. Kantor Arsip dan Perpustakaan
Daerah Kota Surakarta memiliki 1 (satu) buah msein fotokopi.
10. Layanan Perpustakaan Keliling
Perpustakaan keliling dilaksanakan ke daerah-daerah yang belum
terjangkau oleh layanan perpustakaan menetap. Layanan perpustakaan keliling ini
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
46
tiap harinya dilaksanakan. Biasanya dilaksanakan di sekolah-sekolah, lembaga
pemerintah, dan taman rekreasi. Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta memiliki 4 (empat) mobil keliling yang terdiri dari 2 (dua) bus keliling,
mobil pintar, dan SIKIB ( Solidaritas Istri Kabinet Indonesia Bersatu).
Mobil pintar biasanya jalan pada hari minggu, yaitu di taman rekreasi
Balai Kambang Surakarta. Di dalam mobil pintar terdapat televise, VCD, laptop, dan
mainan anak-anak. Hal ini dilakukan untuk dapat menarik minat pemustaka terutama
anak-anak. Sedangkan bus keliling dan SIKIB tiap hari jalan sesuai dengan jadwal,
baik dari petugas maupun tempat yang dituju.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user 47
BAB IV
PEMBAHASAN
4.1.Sistem Otomasi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
Dalam Layanan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta telah menggunakan sistem otomasi. Sistem otomasi layanan di
Kantor Arsip dan Perpustakaan Derah Kota Surakarta menggunakan program
aplikasi NCI BookMan versi 2.40 merupakan kelanjutan dari Bookman versi
2.30 dengan beberapa fasilitas tambahan pengelolaan koleksi majalah atau
jurnal dan denda. BookMan versi 2.40 dilengkapi dengan web yang
memungkinkan penelusuran via internet, termasuk fasilitas administrasi
webnya yang dapat di lakukan sendiri oleh perpustakaan.
1. Sekilas Tentang NCI BookMan versi 2.40
NCI BookMan adalah software manajemen administrasi
perpustakaan, yang dibuat dan digunakan untuk seluruh jenis perpustakaan,
baik perpustakaan khusus atau perpustakaan umum.
NCI BookMan merupakan software aplikasi windows (under windows) yang
compatible dengan :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
48
· Microsoft Wondows 95
· Microsoft Wondows 98
· Microsoft Wondows NT
· Microsoft Wondows ME
· Microsoft Wondows 2000
· Microsoft Wondows XP
· NCI BookMan didesain untuk digunakan baik secara stand alone
computer (single user) atau jaringan computer (multi user). Pada
pemakaian computer dengan menggunakan sistem multi user, NCI
BookMan memanfaatkan utilitas share directory pada software
Windows 95, Microsoft Wondows 98, Microsoft Wondows NT,
Microsoft Wondows ME, Microsoft Wondows 2000, Microsoft
Wondows XP.
NCI BookMan dapat dikelompokkan menjadi 4 (empat) aplikasi,
yaitu :
a. Aktifitas
Menu aktifitas berfungsi untuk menangani kegiatan perpustakaan
sehari-hari, seperti pengolahan data anggota, sirkulasi (peminjaman,
pengembalian, dan perpanjangan peminjaman buku), penelusuran koleksi
serta pengadaan koleksi perpustakaan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
49
b. Koleksi
Menu koleksi berfungsi untuk menangani pengolahan data koleksi
perpustakaan (dalam hal ini koleksinya adalah buku dan majalah/jurnal.
c. Manajemen User
Menu manajemen user berfungsi untuk menangani pembatasan-
pembatasan terhadap user sesuai wewenang dan hak akses yang diberikan
oleh pengelola perpustakaan.
d. Laporan
Menu laporan akan menghasilkan 4 (empat) bagian, yaitu : laporan
keanggotaan perpustakaan, laporan aktifitas perpustakaan, laporan koleksi
perpustakaan serta laporan statistic.
2. Manajemen User
Setiap user akan menggunakan NCI BookMan harus didaftarkan
terlebih dahulu sesuai dengan wewenang dan hak akses yang diberikan
oleh pengelola perpustakaan. Hal ini ditujukan untuk mencegah hal-hal
yang tidak diinginkan seperti kesalahan sumber data (update data) oleh
pelaku sistem (user) yang seharusnya tidak memiliki hak akses terhadap
suatu fungsi di dalam sistem tersebut.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
50
3. Koleksi
Buku merupakan kelompok koleksi perpustakaan berupa referensi,
literature, narasi, karya ilmiah dsb, hasil karya seseorang atau beberapa
orang atau suatu badab (lembaga) yang diterbitkan dan dibukukan.
Data buku yang akan dijadikan acuan adalah, ISBN, judul buku, judul
seri, kolasi, keterangan penerbit (Impresum), jenis buku, asal buku
(Negara), bahasa buku, bibliografi, keterangan indeks, keterangan edisi,
klasifikasi buku, abstraksi, subjek dan pengarang. Disertakan juga data
image dari cover buku bersangkutan.
Dari setiap buku, akan dianggap memiliki minimal satu buah eksemplar
buku. Data eksemplar buku yang akan dicatat adalah No. Registrasi (No.
Induk), keterangan perolehan, keterangan lokasi dan akan diberikan No.
Barcode serta status buku untuk keperluan sirkulasi.
Pencetakan label Barcode. Adalah mencetak nomer eksemplar koleksi
yang menggunakan teknologi barcode pada kertas khusus atau kertas label
lainnya. Label barcode akan ditempelkan pada koleksi yang akan dibaca
dengan scanner barcode pada proses sirkulasi.
Selain buku, NCI BookMan versi 2.40 juga dapat mengelola
koleksi majalah/jurnal. Pada koleksi majalah/jurnal, data yang dicatat
adalah informasi majalah dan mulai nama majalah, kala terbit, Impresum,
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
51
volume, nomer dan tahun terbit, topik serta judul artikel dari masing-
masing majalah tersebut.
Untuk artikel dapat dimasukkan pula data pengarang, subjek,
klasifikasi serta abstraksi dan cover dari artikel tersebut.
4. Aktifitas
a. Pengolahan data anggota, meliputi pencatatan identitas anggota,
mengklasifikasi jenis anggota (peminjam), menentukan batas
waktu anggota (masa berlaku) dan menyediakan atau memberikan
kartu anggota bernomer barcode yang dapat dicetak setiap saat.
Sedangkan data anggota yang dicatat adalah nama anggota, alamt
anggota yang meliputi informasi kota, kode pos, dan nomer
telepon, alamat alternative, masa berlaku keanggotaan, jenis
anggota (peminjam) dan data image (photo) anggota.
b. Sirkulasi, adalah kegiatan peminjaman, perpanjangan peminjaman
dan pengembalian koleksi perpustakaan (dalam hal ini hanya
koleksi buku). Koleksi perpustakaan yang disirkulasi adalah
koleksi yang telah ditentukan oleh pengelola perpustakaan bahwa
koleksi tersebut dapat dipinjamkan kepada anggota perpustakaan.
c. Pencetakaan katalog, selain aktifitas penelusuran langsung
terhadap data koleksi dapat juga dilakukan dengan melihat kartu
katalog hasil pencetakan. Pencetakan kartu katalog dapat
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
52
digolongkan menjadi katalog pengarang, katalog judul, katalog
subjek, katalog seri dan katalog pengarang tambahan.
d. Pencetakan Call Number, dapat dibatasi sesuai dengan kebutuhan
dengan nginformasikan criteria data yang akan dicetak. Data yang
akan dicetak pada label call number meliputi data klasifikasi,
sebagaian data pengarang dansebagian data judul. Call number
mengikuti aturan yang berlaku pada kepustakaan Indonesia.
e. Pengadaan koleksi perpustakaan, aktifitas pengadaan koleksi yang
akan ditangani meliputi pengolahan data supplier, pemesanan
koleksi (order), penerimaan pesanan, dan transfer data pengadaan
ke koleksi perpustakaan. Data supplier yang akan dicatat meliputi
data nama supplier, alamat yang terdiri dari kota, kode pos, nomer
telepon, nomer fax dan contact person. Sedangkan data pesanan
meliputi nomer order, tanggal pesan, atau koleksi dan
jumlahpesanan. Jika data pesanan sudah diterima maka data yang
akan dicatat adalah tanggal terima, jumlah koleksi yang akan
diterima. Sebagai tambahan dapat juga dicatat data yang berisi
keterangan nomer surat pesanan atau order atau referensi lain yang
berhubungan dengan proses pengadaan tersebut.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
53
5. Laporan
Laporan yang akan dihasilkan dikelompokkan menjadi 4 (empat)
bagian, yaitu laporan keanggotaan perpustakaan, laporan aktifitas
perpustakaan, laporan koleksi perpustakaan, dan laporan statistik.
a. Laporan keanggotaan perpustakaan berisi daftar anggota
perpustakaan yang dapat diklasifikasikan berdasarkan nama
anggota, nomer anggota, dan jenis peminjaman (contoh : dosen,
mahasiswa, karyawan, direksi dsb) yang memiliki criteria batas
peminjaman koleksi, batas jumlah koleksi dan nilai acuan denda
bagi keterlambatan pengembalian koleksi perpustakaan.
b. Laporan aktifitas perpustakaan terdiri dari laporan aktifitas yang
berhubungan dengan sirkulasi koleksi, laporan pengadaan koleksi,
dan laporan denda koleksi. Laporan aktifitas sirkulasi koleksi
meliputi laporan koleksi yang harus kembali pada waktu (tanggal)
tertentu, laporan koleksi yang telah kembali pada waktu tertentu,
laporan koleksi yang belum kembali pada waktu tertentu serta
pencetakan surat keterlambatan.
Pencetakan surat pemberitahuan keterlambatan didasarkan pada
criteria dan formula yang telah ditentukan. Data anggota yang
tersaring itulah yang akan dijadikan acuan untuk banyaknya surat
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
54
pemberitahuan yang akan dicetak. Surat pemberitahuan berisi
pesan (template) yang dapat diubah sesuai dengan kebutuhan
perpustakaan. Dalam surat tersebut juga diinformasikan data
koleksi yang belum dikembalikan oleh anggota bersangkutan
sampai tanggal tertentu.
c. Laporan pengadaan berisi data atau daftar koleksi yang sedang
dilakukan pemesanan dan koleksi yang sudah diterima dari proses
pengadaan koleksi perpustakaan.
d. Laporan denda dibagi 2 (dua), yaitu laporan harian dan bulanan.
Laporan denda harian berisi keterangan detail dari data anggota,
buku yang dipinjam, jumlah hari keterlambatan, denda per hari,
total denda yang harus dibayar serta total denda yang dibayar
anggota. Sedangkan laporan denda bulanan berisi rekapitulasi
pendapatn denda per hari. Besarnya denda ditentukan melalui
setup jenis peminjam di aktifitas anggota.
e. Laporan koleksi perpustakaan terdiri dari laporan koleksi buku,
beserta laporan eksemplar dan edisi yang dimiliki.
f. Laporan statistic merupakan laporan dalam bentuk table dan grafik
yang berhubungan dengan keanggotaan dan sirkulasi koleksi
perpustakaan. Meliputi laporan statistic 10 koleksi yang paling
sering dipinjam berdasarkan judul, subjek dan pengarang, laporan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
55
statistic 10 anggota yang sering meminjam, laporan 10 kelompok
peminjam yang sering meminjam.
6. Penggunaan Manual Operasi NCI BookMan
Untuk mempermudah menggunakan manual operasi NCI
BookMan menyertakan beberapa ketentuan sederhana.
a. Instruksi yang berkaitan dengan entry keyboard/mouse, dicetak
tebal (bold), dan tombol yang ditekan ditulis dalam tanda kurung
(< >), misalnya ketik klik print dan tekan <enter>.
b. Menu yang ada pada NCI BookMan ditulis dengan cetak miring
dan huruf tebal, misalnya klik Penelusuran.
4.2.Kegunaan Sistem Otomasi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah
Kota Surakarta
Otomasi tidak akan lepas dari yang namanya teknologi. Komputer
adalah suatu alat untuk membantu pustakawan dan pemustaka untuk
menemukan informasi yang dibutuhkan. Faktor yang paling menentukan
dalam penelusuran informasi dengan komputer adalah adanya pangkalan data.
Yang dimaksud pangkalan data adalah sama dengan perpustakaan komputer
elektronik dimana informasi mengenai buku-buku, artikel majalah, artikel
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
56
surat kabar, laporan penelitian, standar, paten dan informasi lainnya dapat
disimpan dalam komputer.
Kegunaan sistem otomasi di Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
adalah:
a. Kecepatan menjawab perintah penelusuran yang diberikan
b. Teliti, mampu bekerja secara cepat, tepat dan efektif
c. Tersedianya fasilitas pendukung yang semakin berkembang dengan cepat
karena terjadinya peningkatan pangkalan data, perkembangan jaringan
telekomunikasi dan lain-lain
d. Kebutuhan pemakai yang menginginkan informasi dengan cepat dan tepat.
4.3.Hambatan
Hambatan yang dihadapi dengan adanya sistem otomasi di Kantor
Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, yaitu :
a. Apabila listrik padam, maka kegiatan tidak dapat berjalan. Karena semua
kegiatan sirkulasi menggunakan sistem otomasi.
b. Masih sedikit pustakawan yang mengerti tentang pengoprasian dari sistem
otomasi yang ada (NCI BookMan versi 2.40)
c. Pemustaka banyak yang mengeluh bahwa informasi didalam
catalog/OPAC tersedia, tetapi dalam rak tidak ada.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
57
d. Kemampuan pustakawan dalam menyikapi pradigma Teknologi Informasi
masih sangat rendah.
e. Pustakawan belum sepenuhnya memiliki sikap percaya diri, sebagai mitra
diskusi kepada pemustaka untuk memberikan informasi yang ada.
f. Kurang adanya pengetahuan bagi pemustaka tentang bagaimana cara
melakukan penelusuran informasi.
4.4.Pemecahan Masalah
Pemecahan masalah adalah pemecahan untuk hambatan yang
dihadapi, antara lain :
a. Apabila listrik padam, sebaiknya diperlukan pengadaan alat pengganti
tenaga listrik seperti gen set, mesin diesel dll yang secara otomatis
mengganti tenaga listrik bila saluran listrik padam. Hal ini dilakukan
untuk menyajikan layanan optimal perpustakaan.
b. Pelatihan khusus mengenai sistem otomasi yang ada, sehingga proses
dalam kegiatan tidak hanya bergantung pada beberapa pustakawan
ataupun staf.
c. Kadang antara katalog/OPAC dengan rak tidak sesuai. Hal ini
kemungkinan, bahan pustaka slah letak, sedang dipinjam, dalam
perbaikan, rusak maupun terselip. Dalam melakukan penjajaran bahan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
58
pustaka harus sesuai dengan peraturan, sehingga pemustaka tidak
mengalami kesulitan dalam melakukan penelusuran. Seandainya dalam
melakukan penelusuran tidak ditemukan informasi yang diinginkan maka
bertanyalah kepada pustakawan atau petugas yang ada.
d. Pustakawan menyadari fungsi sebagai “pelayan informasi”, sehingga
harus bias mensosialisai kegiatan temu kembali informasi yang di
butuhkan oleh pemustaka.
e. Pustakawan harus mau dan mampu sebagai mitra diskusi kepada
pemustaka untuk memberikan informasi yang ada.
f. Diadakannya sosialisai perpustakaan tentang sistem auotomasi guna
melakukan penelusuran informasi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user 59
BAB V
PENUTUP
5.1. Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat diambil dari pembahasan di atas adalah :
5.1.1 Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta menggunakan sistem
pelayanan campuran (mixedst access) dipergunakan oleh perpustakaan dalam
pelayanan kepada pemustaka.
5.1.2 Penggunaan OPAC sebagai penelusuran informasi yang ada di Kantor Arsip
dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yaitu program aplikasi NCI BookMan
versi 2.40 sangat membantu dalam hal pelayanan di Kantor Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
5.1.3 Program aplikasi NCI BookMan versi 2.40 merupakan sistem automasi yang
dimanfaatkan oleh Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
dalam pelayanan sirkulasi, seperti : peminjaman, pengembalian dan
perpanjangan, serta pembuatan kartu anggota perpustakaan.
5.1.4 Hambatan dari sistem automasi yang ada di Kantor Arsip dan Perpustakaan
Daerah Kota Surakarta adalah minimnya pustakawan yang mengerti dalam
pengoprasian sistem automasi NCI BookMan versi 2.40, masalah saluran listrik
yang kerap padam. Meskipun demikian setiap hambatan pasti ada
pemecahannya dalam usaha mengoptimalkan layanan kepada user.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
60
5.2. Saran
Saran yang dapat disampaikan penulis untuk Kantor Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kota Surakarta antara lain adalah :
5.2.1. Pustakawan harus memiliki rasa peduli dengan perkembangan perpustakaan
sebagai pusat informasi.
5.2.2. Pustakawan harus mau menerima perkembangan teknologi yang ada dan
harus berani memanfaatkan teknologi tersebut.
5.2.3. Pegawai perpustakaan seharusnya berasal dari orang-orang yang berlatar
belakang ilmu perpustakaan atau mengalami latihan tentang ilmu
perpustakaan.
5.2.4. Letak buku dalam rak lebih diperhatikan lagi nomor klasifikasinya, karena
banyak nomor yang salah letak rak.
5.2.5. Meningkatkan dan mengoptimalkan pemberdayaan SDM melalui pelatihan,
seminar maupun lokakarya.
5.2.6. Buku-buku yang sudah using atau jarang dimanfaatkan oleh pemustaka,
sebaiknya ditarik dari rak, agar rak tidak terlalu penuh dan mudah dalam
penjajaran buku kembali sehingga temu balik informasi akan mudah dan
cepat.
5.2.7. Koleksi audio visual sebaiknya ditata di rak sehingga masyarakat tahu bahwa
ada koleksi audio visual.
5.2.8. Membangun gedung yang khusus dirancang untuk perpustakaan.