PENERAPAN FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN PADA

PERPUSTAKAN DAN ARSIP KOTA ADMINISTRASI JAKARTA

BARAT

Skripsi

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Guna Memperoleh

Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)

oleh

Riko

NIM. 1110025000064

PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA

1436 H / 2015 M

ABSTRAK

Riko (NIM. 1110025000064). Penerapan Fungsi-Fungsi Manajemen pada

Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Barat. Di bawah bimbingan

Ibu Fadhilatul Hamdani. Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan

Humaniora Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. 2015.

Penelitian ini dilakukan di Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta

Barat. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui pelaksanaan kegiatan

layanan teknis di Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Barat yang

meliputi kegiatan pengadaan dan pengolahan bahan pustaka. Fungsi-fungsi

manajemen yang dimaksud adalah planning, organizing, staffing, directing,

budgeting, dan controlling. Sedangkan layanan teknis yang dimaksud adalah

kegiatan pengadaan bahan pustaka dan pengolahan bahan pustaka. Penelitian

menggunakan metode pendekatan kualitatif. Tehnik pengumpulan data yang

digunakan melalui wawancara dan dokumentasi. Informan pada penelitian ini

adalah dua orang pustakawan yang ada di Perpustakaan dan Arsip kota

Administrasi Jakarta Barat. Hasil penelitian menunjukkan bahwa fungsi-fungsi

manajemen yang diterapkan di kasubdid pengadaan dan pengolahan sudah

melaksanakan fungsi organizing, staffing, actuating, budgeting dan controlling

kecuali fungsi planning. Kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan penerapan

manajemen yang sudah dilaksanakan mencakup mendata informasi bahan pustaka

dan sumber pengadaan bahan pustaka (organizing), staf memiliki latar belakang

pendidikan yang sesuai, memiliki job description (staffing), pengarahan dilakukan

oleh kasubdid langsung (actuating), mendapat dana rutin dari pemerintah setiap

tahunnya (budgeting), pengawasan penggunaan dana dari pemerintah,

pengawasan dari kepala sekolah dan pengawasan dari kasubdid (controlling).

Kata kunci: manajemen, perpustakaan umum, layanan teknis

ABSTRACT

Riko (NIM. 1110025000054)

Implementation of Management Function at the Library and Archhives of West

Jakarta Administration.

This this research is conducted at the library and archives of West Jakarta

Administration. The purpose of this study is to determine the application of

acquisition management and processing management functions in technical services

activites at the Library and Archives of West Jakarta Administration. The scope of

this study covers management in planning, organizing, staffing, actuating, budgeting,

and controlling. The methods of data collection is techinal service in question is

acquisition department and processing departement. This study used qualitative

approach. The data collection technical that used in this research are interviews and

documentation. The informans ware two librarians of Library and Archives of West

Jakarta Administration. The conclusions from this study showed that the functions of

management applied in acquisition management and processing management has

been implemented the function of organizing, staffing, actuating, budgeting and

controlling except planning. The activities related the functions of management has

been implemented are acquisition source of library materials and recording the

information of library materials (organizing), staff have the appropriate educational

background, have job description (staffing), briefing given by head of subsection

(actuating), received regular funding from government every years (budgeting),

controlling the use of funds from government, controlling of the head of library,

controlling of the head of subsection (controlling).

Keywords: management, public libraries, technical services.

iii

KATA PENGANTAR

Segala puji serta syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang

telah memberikan taufik dan hidayah-Nya. Sesungguhnya karena kemurahan-

Nyalah sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini yang berjudul

“Penerapan Fungsi-Fungsi Manajemen pada Perpustakaan dan Arsip Kota

Administrasi Jakarta Barat”.

Shalawat serta salam semoga selalu tercurahkan kepada junjungan alam

Nabi besar Muhammad SAW, beserta segenap keluarganya dan para sahabatnya.

Selanjutnya, penulis menyadari sepenuhnya, bahwa dalam menyelesaikan

tulisan ini, penulis banyak mengalami kesulitan, hambatan dan tantangan. Namun

berkat bantuan, dorongan, dan arahan dari berbagai pihak, maka penulis dapat

menyelesaikan skripsi guna memenuhi persyaratan akademik pada program Strata

Satu (S1) Program Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora Universitas

Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.

Karenanya dengan segala kerendahan hati, penulis menyampaikan

terimakasih dan penghargaan yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang

telah membantu penulis baik langsung maupun tidak langsung, secara khusus

penulis sampaikan terimakasih kepada :

1. Bapak. Prof. Dr. Dede Rosyada, MA, selaku Rektor UIN Syarif Hidayatullah

Jakarta.

2. Bapak. Prof. Dr. Syukron Kamil, MA, selaku Dekan Fakultas Adab dan Humaniora

UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

3. Bapak Prof. Dr. Oman Fathurahman, M.Hum. Selaku Dekan Fakultas Adab

dan Humaniora Periode 2014-2015 UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

iv

4. Bapak Pungki Purnomo, MLIS. Selaku Ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan UIN

Jakarta.

5. Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si. selaku Sekretaris Jurusan Ilmu Perpustakaan

UIN Jakarta.

6. Ibu Fadhilatul Hamdani, M.Hum. selaku pembimbing skripsi penulis yang

dengan sabar memberikan saran, pengarahan dan bimbingannya kepada

penulis, baik pada saat studi maupun saat penyusunan skripsi.

7. Seluruh Bapak dan Ibu Dosen Fakultas Adab dan Humaniora, khususnya

dosen Jurusan Ilmu Perpustakaan yang telah memberikan segala pengetahuan

dan ilmu kepada penulis.

8. Bapak Basuki E. Yunanto selaku kepala Perpustakaan dan Arsip Kota

Administrasi Jakarta Barat

9. Ibu Fenty Afriyani dan Ibu Sertina Simimor selaku pustakawan dan informan

bagi penulis yang telah memberikan banyak informasi bagi penulis butuhkan

dalam menyelesaikan skripsi ini.

10. Segenap Staf Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Barat yang

telah banyak membantu dalam menyelesaikan skripsi ini terimakasih atas

kerjasamanya.

11. Kedua orang tua penulis, yaitu kepada almarhum ayah tercinta Suari dan Ibu

tersayang Mustati, skripsi ini penulis persembahkan untuk kalian yang sudah

mendidik dan membesarkan saya sampai saat ini, semoga Allah SWT

membalas segala budi baik dan ketulusan sayang dan cinta kalian.

Terimakasih atas kesetian dalam mendampingi dan memberi dukungan moril

maupun materil serta do’a yang tidak ada henti-hentinya kepada penulis dalam

v

menyelesaikan studi. Kakak tercinta Robi dan adikku Rima Noprianti yang

senantiasa menjadi sumber motivasi bagi penulis, penyemangat, terimakasih

atas bantuan do’a kalian semoga kalian semua menjadi anak yang sholeh dan

sholehah yang dapat menjadi harapan orang tua, agama dan Negara amin.

12. Kepada ketua IKAJIP ardian arda dan beserta jajaran kepengurusan IKAJIP

terimaksih atas selama ini yang telah memberikan semangat dan motivasi.

Semoga kita tetap dapat menjalin hubungan silahturahmi.

13. Kakak-kakak senior Jipers angkatan 2008 Radit, Zihan, Lana. Semoga kita

tetap dapat menjalin hubungan silahturahmi.

14. Teman-teman angkatan 2010 Program Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan

Humaniora. Azoem, Aldri, Arga, Aufa, Ari, Bukhori, Febri, Kikim, Kibar,

Kiki, Lutfan, Luki, Oni, Zulfikar, Ima, Agis, Vidy, Rinda, Ilut, Gema, Vida,

dan seluruh keluarga besar IPI C terimakasih atas dukungan dan

kesetiakawanannya. Semoga kita semua berhasil dan sukses di masa yang

akan datang

15. Teman-teman jipers Angkatan 2011 eko, fahmi, iim, anggraeni, annisa,

jundiah, puti, amel, syarif, mutia, dona, marini, abi, amira, anong, chairunisa,

anisa, bamas, yuka dkk. Semoga kita tetap dapat menjalin hubungan

silaturahmi.

16. Adik-adik angkatan 2012 putra, azis, hafis, ihsan, panggih, roni, jose, iyunk,

hafis, gita, braja, ari, panggih. Semoga kita tetap dapat menjalin hubungan

silahturahmi.

17. Kepada para narasumber dan semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan

satu per satu yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.

vi

Penulis menyadari skripsi ini masih banyak kekurangannya, oleh Karena

itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun demi terciptanya

skripsi ini.

Jakarta, 5 Juli 2015

Penulis

Riko

vii

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN

SURAT PERNYATAAN

LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI

ABSTRAK …………………………………………………. ........................ i

ABSTRACT …………………………………… ........................................... ii

KATA PENGANTAR ……………………………………………………. .. iii

DAFTAR ISI ………………………………………………………………. . vii

DAFTAR TABEL ………………………………………………………… . x

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang .................................................................................... 1

B. Pembatasan dan Rumusan Masalah .................................................... 9

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ............................................................ 10

D. Definisi Istilah .................................................................................... 10

E. Sistematika Penulisan .......................................................................... 11

BAB II TINJAUAN LITERATUR

A. Perpustakaan Umum ........................................................................... 13

1. Pengertian Perpustakaan Umum .................................................. 13

2. Tugas dan Fungsi Perpustakaan Umum ....................................... 15

3. Tujuan Perpustakaan Umum ........................................................ 16

B. Manajemen Perpustakaan Umum ........................................................ 18

1. Pengertian Manajemen Perpustakaan Umum .............................. 18

2. Fungsi-fungsi Manajemen ............................................................ 20

3. Kegiatan Layanan Teknis di Perpustakaan Umum ...................... 45

G. Penelitian Terdahulu ........................................................................... 50

viii

BAB III METODE PENELITIAN

A. Jenis dan Pendekatan Penelitian .......................................................... 53

B. Sumber Data ........................................................................................ 53

1. Data Primer .................................................................................. 54

2. Data Sekunder .............................................................................. 54

C. Informan .............................................................................................. 54

D. Teknik Pengumpulan Data .................................................................. 55

E. Teknik Analisis Data ........................................................................... 56

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Profil Perpustakaan Umum Jakarta Barat ........................................... 57

1. Fungsi dan Tugas Pokok .............................................................. 58

2. Visi dan Misi ................................................................................ 59

3. Struktur Organisasi ...................................................................... 38

4. Sumber Daya Manusia …………... .............................................. 40

5. Koleksi .................................................................................... 41

6. Gedung dan Ruang Perpustakaan ................................................. 60

7. Anggaran Perpustakaan ................................................................ 61

8. Kegiatan Perpustakaan ................................................................. 62

9. Keanggotaan ................................................................................. 63

10. Kegiatan Layanan Anak dan Remaja (Dewasa) ............................ 64

B. Hasil Penelitian dan Pembahasan ........................................................ 65

1. Pengadaan Bahan Perpustakaan ………………………… ............ 66

2. Pengolahan …………………… .................................................... 44

BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan .................................................................................... 56

B. Saran .................................................................................... 57

ix

DAFTAR PUSTAKA …………………………………………………….. .. 58

LAMPIRAN

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Perpustakaan sebagai rangkaian sejarah masa lalu, merupakan hasil budaya

umat manusia yang sangat tinggi. Dengan perpustakaan, harta dari masa lalu

dalam wujud karya sastra, buah pikiran, filsafat, teknologi, peristiwa-peristiwa

besar sejarah umat manusia, dan ilmu pengetahuan lainnya, dapat dipelajari,

dihayati, dan diungkapkan kembali pada masa sekarang. Melalui sumber bacaaan

dan ilmu pengetahuan di perpustakaan kita dapat meneruskan dan

mengembangkannya. Perpustakaan juga merupakan akar berpijak sekarang untuk

kemudian melangkah ke masa depan.1

Perpustakaan pada saat ini menjadi pusat informasi dan sumber ilmu

pengetahuan yang tidak habis-habisnya untuk digali, ditimba dan dikembangkan.

Perpustakaan merupakan sarana belajar yang baik bagi setiap orang yang ingin

mengembangkan wawasannya, karena di perpustakaan tersedia banyak jenis buku

dan informasi.

Perkembangan ilmu perpustakaan dan teknologi yang semakin pesat saat ini,

sedikit banyak mempengaruhi perkembangan perpustakaan. Perpustakaan tentu

harus beradabtasi mengikuti perkembangan teknologi tersebut. Sebagai sebuah

lembaga yang yang bertujuan untuk mengelola informasi dan juga

melestarikannya, perpustakaan tentu perlu dipersiapkan dan dikelola dengan baik

dan secara professional agar dapat memenuhi kepuasan pemustaka perpustakaan

di samping pula untuk mewujudkan sebuah perpustakaan yang unggul.

1 Sutarno NS, Perpustakaan dan Masyarakat, (Jakarta: Sagung Seto, 2006), h. 2

2

Penggunaan perpustakaan pada era sekarang ini sudah semakin banyak

dibutuhkan oleh seluruh lapisan masyarakat. Hal ini berhubungan dengan makin

berkembangnya perpustakaan, dan pelayanan pusat-pusat informasi. Semakin

banyak pula lapisan masyarakat yang ingin memanfaatkan perpustakaan, untuk

mengetahui lebih banyak informasi yang mereka inginkan. Hal ini sejalan dengan

cita-cita bangsa Indonesia yaitu mencerdaskan kehidupan bangsa dengan

tersedianya salah satu perpustakaan, yang bisa dikunjungi oleh seluruh lapisan

masyarakat yaitu perpustakaan umum. Menurut Bung Hatta, perpustakaan ibarat

sumurnya ilmu pengetahuan. Karena di perpustakan akan diperoleh berbagai jenis

ilmu pengetahuan.2

Perpustakaan juga sebagai sebuah ruangan, bagian sebuah gedung, ataupun

gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya

yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca,

bukan untuk dijual.3 Dari definisi ini terdapat berbagai jenis perpustakaan dengan

spesifikasi pengguna yang berbeda. Sehingga secara garis besar apabila dilihat

dari keperluan informasi berbagai kelompok pembaca, maka paling tidak ada

empat jenis perpustakaan yaitu perpustakaan umum, perpustakaan khusus,

perpustakaan perguruan tinggi dan perpustakaan sekolah.

Sulistyo Basuki menyatakan bahwa:

“Pada hakikatnya setiap perpustakaan memiliki sejarah yang berbeda-beda,

karena sejarahnya yang berbeda-beda itu, setiap perpustakaan mempunyai

tujuan, anggota, organisasi, dan kegiatan yang berlainan. Pengaruh lanjutan dari

perbedaan tujuan, organisasi induk, anggota, dan kegiatan ini ialah timbulnya

berbagai jenis perpustakaan.”4

2 Ibid, h. 3.

3 Sulistyo Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan, (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama,

2003), cet. ke-2, h. 3. 4 Sulistyo Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan, (Jakarta: Gramedia, 1991) h. 41

3

Salah satu jenis perpustakaan yang kemudian timbul dan berkembang ialah

perpustakaan umum. Perpustakaan umum adalah perpustakaan yang bertugas

untuk mengumpulkan, menyimpan , mengatur dan menyajikan bahan pustakanya

untuk masyarakat umum. Perpustakaan umum diselenggarakan dengan berbagai

jenis layanan, mulai dari layanan anak, layanan remaja dan dewasa. Perpustakaan

umum meliputi yang ada di provinsi, kabupaten/kota, kecamatan bahkan sampai

perpustakaan desa. Tujuan dan fungsi perpustakaan umum adalah memberikan

kesempatan bagi masyarakat untuk memperoleh informasi melalui bahan pustaka

serta membantu meningkatkan kualitas kehidupannya.

Pada Undang-Undang pasal 22 menyatakan bahwa, syarat dibentuknya

perpustakaan umum oleh pemerintah kota adalah bila koleksinya mendukung

pelestarian hasil budaya daerah masing-masing dan memfasilitasi terwujudnya

masyarakat pembelajar sepanjang hayat.5

Agar perpusatakaan dapat memenuhi kebutuhan informasi masyarakat,

diperlukan pengelolaan yang baik untuk mencapai tujuan perpustakaan.

Pengelolaan atau manajemen merupakan suatu proses penggunaan dan

pemanfaatan semua sumber daya yang dilakukan oleh pimpinan yang diarahkan

untuk mencapai target yang diharapkan, maka perpustakaan harus dikelola secara

tepat.

Dalam Undang-Undang Nomor 43 tahun 2007 pasal 3, ditegaskan bahwa

perpustakaan berfungsi sebagai wahana pendidikan, penelitian, pelestarian,

informasi, dan rekreasi untuk meningkkatkan kecerdasan dan keberdayaan

5 Perpustakaan Nasional R.I, Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007

tentang perpustakaan (Jakarta: Perpustakaan Nasional R.I, 2009), h. 14.

4

bangsa.6 Perpustakaan akan dapat memenuhi fungsinya jika dikelola dengan baik.

Pengelolaan perpustakaan merupakan rangkaian kegiatan yang terdiri dari

pengadaaan dan pengembangan koleksi bahan perpustakaan, pengolahan dan

pelayanan perpustakaan.

Pengadaaan dan pengembangan koleksi bahan perpustakaan merupakan

unsur yang sangat menentukan bagus atau tidaknya koleksi bahan pustaka yang

dimiliki oleh perpustakaan. Pengolahan bahan perpustakaan harus dilakukan oleh

pustakawan yang memiliki keahlian khusus. Karena dengan melakukan

pengolahan bahan pustaka secara benar, akan memudahkan pengguna dalam

mendapatkan informasi yang mereka perlukan, dan temu kembali akan lebih

mudah. Pelayanan perpustakaan bisa menjadi salah satu kriteria penentu banyak

tidaknya pengunjung yang datang ke perpustakaan.

Dengan pelayanan yang memuaskan yang disediakan oleh perpustakaan,

pengunjung akan datang kembali ke perpustakaan dan menggunakan koleksi serta

layanan yang disediakan perpustakaan, sehingga kepuasan pemustaka akan

tercapai. Salah satu kegiatan pengelolaan perpustakaan adalah tersedianya koleksi

bahan pustaka dan informasi yang siap dilayankan kepada pengunjung atau

masyarakat.

Perpustakaan sebagai lembaga pendidikan dan lembaga penyedia informasi

akan memiliki kinerja yang baik apabila didukung dengan manajemen yang

memadai, sehingga seluruh aktivitas lembaga akan mengarah pada upaya

pencapaian tujuan yang telah direncanakan. Untuk mengelola sebuah

perpustakaan diperlukan kemampuan manajemen yang baik, agar arah kegiatan

6 Ibid, h. 5.

5

sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Kemampuan manajemen itu juga

diperlukan untuk menjaga keseimbangan tujuan dan mampu dilaksanakan secara

efektif.

Pengetahuan dasar dalam mengelola perpustakaan agar berjalan dengan baik

adalah ilmu manajemen, karena manajemen sangat diperlukan dalam berbagai

kehidupan dalam mengatur langkah-langkah yang harus dilaksanakan oleh suatu

organisasi dalam perpustakaan. Oleh karena itu dalam proses manajemen

diperlukan adanya proses perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing),

penempatan staf (staffing), penggerakan (actuating), penganggran (budgeting) dan

pengawasan (controlling). Disamping itu manajemen juga dimaksudkan agar

organisasi yang terlibat dalam perpustakaan mampu melakukan tugas dan

pekerjaannya dengan baik dan benar.

Manajemen merupakan proses atau kerangka kerja yang melibatkan

bimbingan atau pengarahan. Dengan penerapan fungsi-fungsi manajemen yang

terdiri dari perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), penggerakan

(actuating), dan pengawasan (controlling). Oleh karena itu, apabila proses

tersebut tidak baik, maka proses manajemen secara keseluruhan tidak lancar, dan

proses pencapaian tujuan akan terganggu dan akan mengalami kegagalan dalam

pencapian tujuan tersebut.

Perencanaan (planning) merupakan suatu perumusan persoalan-persoalan

tentang apa dan bagaimana suatu pekerjaaan yang hendak dilaksakan.

Perencanaan juga merupakan suatu persiapan dalam bentuk kegiatan-kegiatan

yang akan dilaksanakan oleh suatu organisasi.

6

Pengorganisasian (organizing) yaitu pengaturan setelah adanya perencanaan,

dalam hal ini akan diatur dan ditentukan tentang apa tugas dan pekerjaaannya

sesuai jenis, serta sifat pekerjaan yang sesuai dengan karakter kemampuan yang

dimiliki seseorang, juga demikian dapat dengan mudah diupayakan bagian yang

sesuai dengan karakter yang dimiliki oleh seseorang dalam setiap organisasi. Dan

bisa mengatur setiap kegiatan sumber daya dengan tujuan agar terorganisir

dengan baik.

Pengisisan staf (staffing) adalah cara mengindentifikasi kebutuhan tenaga

kerja dengan cara mendaftar tenaga kerja yang ada, merekrut, memilih,

menempatkan, promosi, menilai, memberi imbalan dan melatih orang yang

diperlukan.

Penggerakan (actuating) pelaksanaan setelah perencanaan ada, dan telah

diatur tentang segala sesuatunya. Maka dapat digerakkan agar mereka mau dan

suka bekerja dalam rangka menyelesaikan tugas dengan penuh tanggung jawab

yang sesuai dengan perencanaan dan mengarah pada pencapaian tujuan bersama.

Dalam hal ini diusahakan agar mereka jangan hanya menerima perintah saja dari

atasan, namun mereka juga harus bergerak hatinya untuk menyelesaikan tugasnya

dengan kesadaran masing-masing seseorang.

Penganggaran (budgeting) adalah kegiatan atau proses penyusunan anggaran

(budget). Budget merupakan rencana operasional yang dinyatakan secara

kuantitatif dalam bentuk satuan uang yang digunakan sebagai pedoman dalam

melaksanakan kegiatan-kegiatan lembaga dalam kurun waktu tertentu.

Pengawasan (controlling) yaitu pengendalian atau pegawasan. Walaupun

rencana yang dipersiapkan sudah ada dan sangat bagus, namun belum tentu

7

menjamin bahwa tujuan dengan sendirinya akan tercapai. Masih harus ada kendali

atau control apakah masing-masing seseorang telah tepat pada tempatnya, juga

cara mengerjakan dan waktunya apakah sudah sesuai atau belum. Sehingga

apabila terdapat kesalahan-kesalahan mungkin dapat diadakan perbaikan dengan

segera sehingga tujuan tercapai. Tugas pengawasan itu jangan disalah artikan

misalnya dengan mencari kesalahan-kesalahan orang lain. Tugas pengawasan ini

sangat berat, karena setiap orang mengerti tentang fungsi pengawasan sehingga

apabila seseorang atau atasan yang menjalankan fungsi tersebut secara konsekuen

lalu sering kali dibenci. Namun pengawasan dilakukan agar penggerakan selalu

sesuai dengan rencana dan selalu mengarah pada tujuan yang telah ditentukan.

Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Barat memiliki fungsi

untuk memberikan pelayanan bagi masyarakat, melakukan penelitian tentang

minat baca dan mempromosikan layanan perpustakaan pada seluruh lapisan

masyarakat. Serta memiliki tujuan untuk mengembangkan minat baca bagi lapisan

masyarakat, berfungsi sebagai perpustakaan umum yang melayani seluruh

masyarakat.

Untuk memenuhi kebutuhan pemustakanya, Perpustakaan dan Arsip Kota

Administrasi Jakarta Barat pun dituntut untuk dapat menyediakan bahan-bahan

pustaka yang berkualitas dan sesuai dengan apa yang diinginkan oleh pemustaka.

Proses pengadaan bahan pustaka yang termasuk di dalamnya adalah proses seleksi

bahan pustaka tentunya memainkan peran yang penting untuk mewujudkan hal

tersebut. Seleksi bahan pustaka yang dilakukan oleh Perpustakaan dan Arsip Kota

Administrasi Jakarta Barat harus benar-benar dilaksanakan secara cermat

mengingat berbagai keterbatasan yang dimiliki oleh perpustakaan, sehingga bahan

8

pustaka yang diadakan haruslah bahan pustaka yang benar-benar dibutuhkan oleh

pemustaka. Pihak perpustakaan tentunya harus melakukan langkah-langkah yang

tepat untuk mengatasi persoalan pengadaan bahan pustaka tersebut karena bukan

hanya kuantitas bahan pustaka yang harus diperhatikan oleh pustakawan, kualitas

bahan pustaka pun haruslah dijadikan prioritas pustakawan saat pengadaan bahan

pustaka.

Perpustakaan dan Arsip Kota Admistrasi Jakarta Barat memiliki

keterbatasan dalam kegiatannya, namun dengan segala keterbatasan, Perpustakaan

dan Arsip ini harus tetap menjadikan para pengguna perpustakaan sebagai raja

yang membutuhkan informasi. Sebagai penyedia informasi para petugas harus

bisa memberikan segala informasi yang ada kepada pemustaka dengan maksimal

dengan mengembangkan program-program yaitu meliputi pengembangan koleksi

dan segala kegiatan-kegiatan yang dimiliki oleh perpustakaan keliling agar

terlaksananya pengelolaan yang dilakukan oleh Perpustakaan dan Arsip Kota

Administrasi Jakarta Barat.

Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Barat mempunyai tugas

pokok untuk melaksanakan pengembangan perpustakaan di wilayah kota Jakarta

Barat, namun apakah dalam pengelolaan atau dalam pencapaian tujuan

perpustakaan tersebut menerapkan fungsi-fungsi manajemen dalam

pelaksanaannya atau tidak, sehingga penulis ingin mengetahui bagaimana

penerapan fungsi-fungsi manajemen dalam melaksanakan seluruh kegiatan yang

dilakukan Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Barat. Berdasarkan

uraian diatas, maka penulis ingin meneliti tentang “Penerapan Fungsi-fungsi

9

Manajemen pada Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta

Barat.”

B. Pembatasan dan Perumusan Masalah

1. Pembatasan Masalah

Kegiatan teknis di perpustakan terdiri atas dua, yaitu layanan teknis dan

layanan pemustaka. Layanan teknis meliputi kegiatan pengadaan, kegiatan

pengolahan dan kegiatan pelestarian bahan pustaka, sedangkan layanan

pemustaka meliputi kegiatan sirkulasi dan referensi.

Agar pembahasan skripsi ini tidak terlalu meluas, penulis memberikan

batasan masalah yang akan diteliti yaitu tentang pelaksanaan kegiatan layanan

teknis (kegiatan pengadaan dan kegiatan pengolahan) di Perpustakaan dan

Arsip Kota Adminstrasi Jakarta Barat dilihat dari penerapan fungsi-fungsi

manajemennya. Fungsi-fungsi manajemen yang penulis maksud adalah fungsi

planning, organizing, staffing, actuating, budgeting dan controlling.

2. Perumusan Masalah

Dengan identifikasi dan batasan masalah diatas, maka dari itu masalah

pokok dalam penulisan skripsi ini yakni:

1) bagaimana penerapan fungsi-fungsi manajemen pada pelaksanaan

kegiatan layanan teknis di Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi

Jakarta Barat?

10

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

Penelitian ini bertujuan untuk:

Untuk mengetahui penerapan fungsi-fungsi manajemen saat pelaksanaan

kegiatan layanan teknis di Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta

Barat.

Sedangkan hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan beberapa

manfaat antara lain:

1. Penelitian ini diharapkan dapat memberi masukan kepada pengelola

Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Barat, agar tujuan

perpustakaan dapat tercapai.

2. Penelitian ini diharapkan dapat memberikan kontribusi dalam

pengembangan khasanah ilmu pengetahuan dalam bidang ilmu

perpustakaan, khususnya yang berkaitan dengan manajemen perpustakaan.

3. Penelitian ini diharapkan menjadi acuan untuk penelitian selanjutnya.

D. Definisi Istilah

Manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian,

penggerakan, dan pengontrolan sumber daya untuk sasaran secara efektif dan

efisien. Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang selalu ada dan

melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manjer

dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Elemen-elemen dalam

fungsi manajemen yaitu perencanaan, pengorganisasian, staffing, penggerakan,

anggaran dan pengawasan.

Perpustakaan umum adalah perpustakaan yang dibiayai dari dana umum, baik

sebagian maupun sepenuhnya, terbuka untuk masyarakat umum, tanpa membeda-

11

bedakan usia, pekerjaan, keturunan, serta memberikan layanan cuma-cuma untuk

umum.7

E. Sistematika Penulisan

Untuk memudahkan penulis dan demi mencapai pembahasan yang bersifat

kronologis sehingga memudahkan proses pemahaman isi, maka penulis

menggunakan sistematika penulisan sebagai berikut:

Bab I Pendahuluan

Bab ini membahas tentang: Latar Belakang, Pembatasan

dan Perumusan Masalah, Tujuan dan Manfaat Penelitian,

Metode Penelitian, Definisi Istilah, danSistematika

Penulisan.

Bab II Tinjauan Literatur

Bab ini membahas tentang aspek apa saja yang penulis

tinjau berdasarkan literatur yang mengenai Perpustakaan

dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Barat.

Bab III Metode Penelitian

Bab ini membahas tentang metode penelitian yang penulis

gunakan pada Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi

Jakarta Barat.

Bab IV Hasil Penelitian dan Pembahasan

Bab ini membahas tentang profil Perpustakaan dan Arsip

Kota Administrasi Jakarta Barat dan hasil Penelitian dan

7 Sulistiyo Basuki, Periodisasi Perpustakaan Indonesia (Bandung: Remaja Rosdakarya,

1994), h.35.

12

pembahasan penelitian berdasarkan fakta yang ada

dilapangan.

Bab V Penutup

Bab ini membahas tentang kesimpulan dari hasil penelitian

dan saran dari penulis untuk Perpustakaan dan Arsip Kota

Administrasi Jakarta Barat.

13

BAB II

TINJAUAN LITERATUR

A. Perpustakaan Umum

1. Pengertian Perpustakaan Umum

Perpustakaan berasal dari kata „pustaka‟ yang berarti kitab, sedangkan arti

perpustakaan itu sendiri adalah:

a. Tempat, gedung, ruang yang disediakan untuk pemeliharaan dan

penggunaan koleksi buku dan sebagainya.

b. Koleksi buku, majalah, dan bahan pustaka lainnya yang disimpan untuk

dibaca, dipelajari, dibicarakan.

Dalam Undang-Undang nomor 43 tahun 2007 tentang perpustakaan,

menyebutkan pengertian “perpustakaan sebagai institusi pengelola koleksi karya

tulis, karya cetak atau karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku

guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi dan

rekreasi para pemustaka”.

Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan adalah sebuah

lembaga tempat menyediakan sumber informasi yang dapat dimanfaatkan sesuai

dengan kebutuhan pemustaka sesuai koleksinya.

Berdasarkan Undang-Undang nomor 43 tahun 2007 tentang perpustakaan,

jenis perpustakaan ada lima yaitu perpustakaan nasional, perpustakaan umum,

perpustakaan khusus, perpustakaan perguruan tinggi, dan perpustakaan sekolah.

Perpustakaan umum dalam melayani masyarakat tidak mengenal batasan.

Batasan yang dimaksud disini adalah sasaran layanan ditujukan untuk semua

14

anggota masyarakat sehingga penggunaannya pun bersifat heterogen baik suku,

bangsa, umur, jenis kelamin, agama, bahasa, ekonomi, status pekerjaan maupun

pendidikan. Perpustakaan umum terdiri dari perpustakaan provinsi sampai

desa/kelurahan.

Perpustakaan umum adalah perpustakaan yang melayani seluruh lapisan

masyarakat tanpa membedakan latar belakang, status sosial, agama, suku

pendidikan, dan sebagainya. Konsep dasar perpustakaan umum adalah didirikan

oleh masyarakat, untuk masyarakat dan didanai oleh masyarakat. Namun

demikian dalam banyak hal, perpustakaan umum banyak yang dilaksanakan

oleh pemerintah.1 Sedangkan menurut Sulistyo Basuki perpustakaan umum

adalah perpustakaan yang dibiayai oleh dana umum, baik sebagian maupun

seluruhnya, terbuka untuk masyarakat umum tanpa membeda-bedakan usia,

jenis kelamin, kepercayaan, agama, ras, pekerjaan, keturunan, serta memberikan

layanan hanya untuk umum. Pendirian perpustakaan umum dibiayai oleh

pemerintah lokal, pemerintah pusat atau organisasi lain yang diberikan kuasa

menjalankannya.2

Pengertian dari perpustakaan umum kota/kabupaten adalah perpustakaan

yang kegiatannya diselenggarakan oleh pemerintah daerah, kabupaten atau

kotamadya yang mempunyai tugas pokok melaksanakan pengembangan

perpustakaan di wilayah kabupaten atau kotamadya serta melaksanakan layanan

1 Zulfikar Zen dan Rachman Hermawan S, Etika Kepustakawanan (Jakarta: Sagung Seto,

2006), h. 30. 2 Sulistyo Basuki, Periodisasi Perpustakaan Indonesia (Banndung: Remaja Rosdakarya,

1994), h. 35.

15

perpustakaan kepada masyarakat umum yang tidak membedakan usia, agama,

status sosial ekonomi dan gender.3

Berdasarkan pengertian-pengertian mengenai perpusstakaan umum, secara

garis besar perpustakaan umum merupakan perpustakaan yang dibiayai oleh

dana umum dan layanan yang diselenggarakan pun terbuka bagi umum tanpa

memandang perbedaaan suku, bangsa, umur, jenis kelamin, agama, bahasa,

ekonomi, pekerjaan maupun status sosial lainnya.

2. Tugas dan Fungsi Perpustakaan Umum

Perpustakaan umum memiliki tugas pokok, yaitu menyediakan, mengolah,

memelihara dan mendayagunakan koleksi bahan pustaka, menyediakan sarana

pemanfatannya dan melayani masyarakat pengguna yang membutuhkan

informasi dan bacaan.4

Untuk melaksanakan tugas pokok diatas, perpustakaan melaksanakan

fungsi antara lain sebagai berikut5:

a. Pengkajian kebutuhan pemakai dalam hal informasi dan bahan bacaan.

b. Penyedia bahan pustaka yang diperkirakan diperlukan, melalui

pembelian, langganan, tukar menukar, dan lain-lain.

c. Pengolahan dan penyiapan setiap bahan pustaka.

d. Penyimpanan dan pemeliharaan koleksi.

e. Pendayagunaan koleksi.

3 Badan Standarisasi Nasional, Standar Nasional Indonesia 7495: perpustakaan umum

kabupaten/kota (Jakarta: Badan Standarisasi Nasional, 2009), h. 2. 4 Perpustakaan Nasional RI, Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Umum

(Jakarta: Perpustakaan Nasional RI, 2000), h. 6. 5 Ibid, h. 7.

16

f. Pemberian layanan kepada warga masyarakat baik yang datang langsung

di perpustakaan maupun yang menggunakan telpon, faxmil dan lain-lain.

g. Permasyarakatan perpustakaan.

h. Pengkajian dan pengembangan semua aspek kepustakawanan.

i. Pelaksanaan koordinasi dengan pihak pemerintah daerah, tokoh-tokoh

masyarakat dan mitra kerja lainnya.

j. Menjalin kerjasama dengan perpustakaan lain dalam rangka pemanfaatan

bersama koleksi dan sarana/prasarana.

k. Pengolahan dan ketata-usahaan perpustakaan.

3. Tujuan Perpustakaan Umum

Misi utama perpustakaan umum yang dikaitkan dengan informasi,

pendidikan dan kebudayaan sebagai berikut:

a. Menciptakan dan memperkuat kebiasaan membaca di kalangan anak-

anak sejak usia dini.

b. Menciptakan individual dan pendidikan diri serta pendidikan formal

pada semua tingkat.

c. Menyediakan kesempatan bagi pengembangan kreasi pribadi.

d. Merangsang imajinasi dan kreativitas anak-anak dan anak muda.

e. Mempromosikan kesadaran akan warisan budaya, apresiasi seni,

keberhasilan ilmiah dan inovasi.

f. Menyediakan akses untuk kultural dari semua seni pertunjukan.

g. Membina dialog antar budaya dan menghormati keanekaragaman

budaya.

h. Menunjang tradisi lisan.

17

i. Menjamin akses bagi warganegara pada semua informasi komunitas.

j. Menyediakan jasa informasi yang cukup bagi perusahaan lokal, asosiasi

dan kelompok yang berkepentingan.

k. Memfasilitasi pengembangan keterampilan literasi informasi dan melek

komputer.

l. Membantu dan ikut serta dalam aktivitas dan program literasi bagi

semua kelompok umur dan memulai aktivitas tersebut bilamana perlu.

Dari misi tersebut, maka perpustakaan umum mempunyai empat tujuan

utama, yaitu6

a. Memberikan kesempatan bagi umum untuk membaca materi

perpustakaan yang dapat membantu meningkatkan mereka ke arah

kehidupan yang lebih baik.

b. Menyediakan sumber informasi yang cepat, tepat dan murah bagi

masyarakat, terutama informasi mengenai topik yang berguna bagi

mereka dan yang sedang hangat dalam kalangan masyarakat.

c. Membantu masyarakat dalam mengembangkan kemampuan yang

dimilikinya, sehingga yang bersangkutan akan bermanfaat bagi

masyarakat sekitarnya, sejauh kemampuan tersebut dapat dikembangkan

dengan bantuan materi perpustakaan. Fungsi ini sering disebut dengan

fungsi pendidikan perpustakaan umum, lebih tepat disebut sebagai

pendidikan berkesinambungan ataupun pendidikan seumur hidup.

Pendidikan sejenis ini hanya dapat dilakukan oleh perpustakaan umum,

karena perpustakaan umum merupakan satu-satunya pranata

6 Sulistyo Basuki, “Konsep Pengembangan Perpustakaan Umum Menuju Perpustakaan

Digital,” Visi Pustaka vol. 9, no. 2 (Agustus, 2007), h. 1.

18

kepustakawanan yang terbuka bagi umum. Perpustakaan Nasioanal juga

terbuka untuk umum, namun untuk memanfaatkannya tidak selalu

terbuka langsung bagi perorangan, ada kalanya harus melalui agen

perpustakaan lain.

d. Bertindak selaku agen kultural artinya perpustakaan umum merupakan

pusat utama kehidupan budaya bagi masyarakat sekitarnya. Perpustakaan

umum bertugas menumbuhkan apresiasi budaya masyarakat sekitarnya

dengan cara menyelenggarakan pameran budaya, ceramah, pemutaran

film, penyediaan informasi yang dapat meningkatkan keikutsertaan,

kegemaran dan apresiasi masyarakat terhadap segala bentuk seni budaya.

B. Manajemen Perpustakaan Umum

1. Pengertian Manajemen perpustakaan Umum

Perpustakaan sebagai lembaga pendidikan dan lembaga penyedia

informasi akan memiliki kinerja lebih baik apabila didukung dengan manajemen

yang memadai sehingga seluruh aktivitas organisasi akan mengarah pada upaya

pencapaian tujuan yang telah direncanakan, untuk itu perpustakaan harus

dikelola dengana konsep manajemen. Pertama kita harus memikirkan langkah-

langkah apa yang harus ditempuh ke arah suatu manajemen yang baik. Seperti

yang didefinisikan oleh Supriyanto bahwa:

“Manajemen sebagai proses perencanaan, pengorganisasian,

pengarahan, dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan

penggunaan sumber daya organisasi lainnya untuk mencapai tujuan

organisasi yang telah direncakan. Manajemen adalah keterampilan untuk

meramu komponen dan unsur yang terlibat dalam suatu system untuk

mencapai hasil atau tujuan yang direncanakan.”7

7 Wahyu Supriyanto dan Ahmad Muhsin, Teknologi Informasi Perpustakaan: Strategi

Perancangan Perpustakaan Digital (Jakarta: Kanisius 2008), h. 142.

19

Selain itu Sutarno menyatakan bahwa:

“Manajemen perpustakaan merupakan salah satu kajian tentang apa,

bagaimana cara-cara yang dapat dilakukan, baik melalui teori maupun

praktik agar perpustakaan dapat dikelola dengan berdaya guna dan

berhasil guna, sehingga keberadaannya ditengah-tengah masyarakat

mampu meyeleksi, menghimpun, mengolah, memelihara sumber informasi

dan memberikan layanan serta nilai tambah bagi mereka yang

membutuhkannya.”8

Pendapat yang dikemukakan oleh para ahli diatas tidak jauh berbeda, yaitu

menjelaskan bahwa manajemen merupakan cara bagaimana suatu organisasi

akan dapat melaksanakan tujuan yang akan dicapai, namun dalam pendapat

yang dikemukakan oleh Supriyanto lebih kepada bagaimana cara seseorang

memimpin menjalankan fungsi-fungsi manajemen yaitu perencanaan,

pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan, usaha bagaimana pemimpin

melaksanakan fungsi manajemen dengan menggunakan sumber daya manusia

untuk mencapai tujuan. Dan pendapat yang dikemukakan oleh Sutarno lebih

kepada menjelaskan manajemen merupakan salah satu kajian tentang apa,

bagaimana cara-cara yang dapat dilakukan melalui teori maupun praktik agar

perpustakaan dapat dikelola, dengan berdaya guna dan berhasil guna. Inti dari

defenisi diatas yaitu menjelaskan bahwa manajemen merupakan bagaimana cara

suatu organisasi akan dapat melaksanakan tujuan yang akan dicapai, dengan

tetap memperhatikan fungsi manajemen, peran dan keahlian.

Pengertian ini menekankan bahwa untuk mencapai tujuan perpustakaan

diperlukan sumber daya manusia dan sumber daya non manusia yang harus

dikelola melalui proses manajemen, yaitu perencanaan (planning),

pengorganisasian (organizing), penggerakan (actuating), pengawasan

8 Sutarno NS, Manajemen Perpustakaan: Suatu Pendekatan Praktik (Jakarta: Sagung Seto,

2006), h. 3.

20

(controlling). Yang diharapkan mampu menghasilkan produk berupa barang dan

jasa yang dapat dimanfaatkan oleh masyarakat.

2. Fungsi-fungsi Manajemen

Fungsi manajemen adalah suatu yang harus dijalankan untuk memenuhi

maksud atau mencapai tujuan., mengenai fungsi-fungsi manajemen ini terdapat

banyak sekali pandangan yang berbeda-beda satu sama lain mengenai

perumusannya. Namun pandangan menurut George R. Terry dalam bukunya

yang berjudul “Principlees of Management” yang merumuskan menjadi

perencanaan (planning) pengorganisasian (organizing), staffing, penggerakan

(actuating), anggaran (budgeting) dan pengawasan (controlling).

Keenam manajemen yang dijalankan oleh perpustakaan umum juga

dijalankan oleh Standar Nasional Indonesia (SNI) bidang perpustakaan, yang

menyatakan perpustakaan menerapkan prinsip manajemen yang mencangkup

perencanaan, pengorganisasian, staffing, penggerakan, anggaran, pengawasan,

pelaporan dan pengarahan.9 Untuk itu fungsi-fungsi manajemen akan dijabarkan

untuk diterapkan di dalam perpustakaan.

a. Perencanaan (Planning)

Pada oraganisasi seperti perpustakaan, perencanaan dilakukan oleh

seseorang kepala perpustakaan dengan dibantu para stafnya. Dalam

perencanaan yang dibuat perpustakaan, biasanya akan diperhitungkan cara-

cara yang efisien dan efektif untuk mencapai tujuan perpustakaan.10

Dapat

9 Tim Panitia Teknis Bidang Perpustakaan Standar Nasional Indonesia, Standar Nasional

Indonesia SNI Bidang Perpustakaan (Jakarta: Perpustakaan Nasional R. I, 2010), h. 6. 10

Karmidi Martoatmodjo, Manajemen Perpustakaan Khusus (Bandung: Kencana, 2009) h.

11

21

dikatakan, rencana adalah tindakan-tindakan yang disusun untuk kemudian

dilaksanakan berdasarkan suatu tujuan tertentu. Perencanaan dapat

didefinisikan sebagai tahap menentukan:

1) Apa yang akan dilakukan?

2) Siapa yang melakukannya?

3) Dimana akan dilakukannya?

4) Kapan dilakukannya?

5) Bagaimana melakukannya?

6) Mengapa harus dilakukan?

Perencanaan menurut Stueart dalam bukunya “Library and

Information Management” adalah “Proses analitis atau cara pemakaian yang

meliputi penaksiran masa depan, menetapkan tujuan, mengembangkan

alternatif kegiatan untuk mencapai tujuan tersebut dan memilih sebuah cara

atau beberapa cara diantara alternatif-alternatif yang ada.”11

Perencanaan merupakan jantungnya kegiatan manajemen karena

keefektifannya mencerminkan setiap bagian dari proses pengembangan

organisasi.12

Sedangkan Sutarno NS menyatakan bahwa:

“Perencanaan yaitu perhitungan dan penentuan tentang apa yang

akan dijalankan dalam rangka mencapai tujuan tertentu, dimana

11

Robert D. Stueart and Barbara B Moran, Library and Information Center Management

(Colorado: Liraries Unlimited, 2002), h. 67. 12

Ibid, h. 62.

22

menyangkut tempat, oleh siapa pelaku atau pelaksana, dan bagaimana tata

cara mencapai itu.”13

Selanjutnya Stoner juga menjabarkan bahwa:

“Perencanaan terbagi oleh tiga bagian yaitu (1) organisasi dapat

memperoleh serta mengikat sumber daya yang diperlukan untuk

mencapai tujuannya, (2) Anggota organisasi dapat melanjutkan

kegiatan-kegiatan secara konsisten dengan tujuan dan prosedur yang

telah dipilih, (3) Kemajuan kearah tujuan dapat dipantau dan diukur,

sehingga tindakan yang benar dapat diambil apabila kemajuan itu

tidak memuaskan.”14

Pendapat yang dikemukakan oleh para ahli diatas tidak jauh berbeda,

yaitu menjelaskan bahwa kegiatan yang direncanakan untuk

mengembangkan sebuah organisasi dalam melaksanakan sebuah tujuan yang

direncanakan. Namun dalam tiga pendapat yang dikemukakan oleh para ahli

diatas, mempunyai perbedaan. Seperti definisi yang dikemukakan oleh

Stueart, perancangan dibuat untuk penaksiran masa depan, menetapkan

tujuan. Sedangkan definisi yang dikemukakan oleh Sutarno, perencanaan

merupakan cara bagaimana suatu organisasi, dapat menjalankan rencana

yang telah dibuat dengan menentukan tentang siapa pelaku atau pelaksana,

dan bagaimana tata cara mencapai tujuan tersebut. Dan definisi yang

dikemukakan oleh Stoner, perencanaan terbagi oleh tiga bagian yaitu (1)

bagaimana cara organisasi dapat memperoleh serta mengikat sumber daya

yang diperlukan untuk mencapai tujuan, (2) bagaimana anggota dapat

menjalankan kegiatan secara konsisten dengan tujuan dan prosedur yang

telah dipilih, (3) tugas pemimpin untuk memantau apabila tujuan yeng telah

ditentukan tidak memuaskan.

13

Sutarno NS, Manajemen Perpustakaan Umum: Suatu Pendekatan Praktik, h.135 14

James A.F Stoner and R. Edward Freeman, Management , Penerjemah Whelmus W.

Bakowatun (Jakarta, Intermedia, 1992), h. 13.

23

Seperti yang telah didefinisi diatas, dapat disimpulkan bahwa

perencanaan adalah kegiatan yang direncanakan untuk mengembangkan

sebuah organisasi dalam melaksanakan sebuah tujuan yang direncanakan

dengan menentukan oleh siapa pelaku, atau pelaksana, dan tata cara

mencapai itu. Kegiatan itu dilakukan dengan kegiatan fungsi manajemen,

agar dalam pemilihan sumber daya manusia disuatu organisasi bisa sesuai

dengan tujuan yang telah direncanakan.

Dan diharapkan anggota organisasi dapat melaksanakan tugasnya

dengan konsisten, terhadap tujuan yang ditentukan dan perkembangan yang

mengarah kepada tujuan, diawasi dan diukur sehingga tindakan yang benar

dapat diambil jika perkembangan yang ada ternyata tidak memuaskan.

Perencanaan di perpustakaan memegang peranan penting karena

perencanaan merupakan panduan bagi pemimpin perpustakaan dalam

menjalankan perpustakaan. Rencana yang dibuat oleh perpustakaan

hendaknya tidak hanya menjadi sekedar arsip saja, sedapat mungkin setiap

orang yang terlibat dalam kegiatan perpustakaan, harus terlibat dalam proses

perencanaan.

Salah satu aset penting dalam perencanaan adalah pembuatan

keputusan (decision making), yaitu:

1) Merupakan suatu proses dengan langkah-langkah tertentu.

2) Dilakukan sebagai upaya untuk mengatasi masalah.

3) Adalah proses menentukan satu pilihan alternatif.

4) Hanya dilakukan satu kali saja.

5) Mengandung suatu resiko

Tujuan pengambilan keputusan, yaitu:

24

1) Pencapaian tujuan organisasi secara lancar, mudah dan efisien.

2) Pemecahan masalah atas kendala yang dihadapi organisasi.15

Benar-benar baru dan belum terstruktur. Tidak ada prosedur yang pasti

dalam menangani masalah tersebut, baik karena belum pernah ditemukan

situasi yang sama sebelumnya, atau karena bersifat sangat kompleks atau

sangat penting.

Tujuan perencanaan yaitu:

1) Menyediakan arahan dan kerangka kerja perpustakaan yang akan

memandu pengambilan keputusan dan pemecahan masalah.

2) Meningkatkan layanan perpustakaan melalui kontrol pelaksanaan

kegiatan, kontrol penggunaan anggaran.

3) Untuk memastikan pengembangan yang rasional dan efektif baik

bagi sumber-sumber informasi yang menjadi koleksi perpustakaan

maupun bagi pengembangan pelayanan kepada pemustaka.

4) Memungkinkan mengantisipasi kebutuhan sumber-sumber informasi

proyeksi keadaan di masa mendatang.

5) Memberikan pengalaman dan keahlian bagi pustakawan dalam

membuat perencanaan.16

1) Faktor Perencanaan

Faktor-faktor perencanaan yang dikemukakan Stueart ada lima,

yaitu:

a) Kerangka waktu (Time Frame)

Bagi perencanaan yang bagus dalam setiap programnya ada

tiga kategori dalam perencanaan terkait dengan jangka waktu, yaitu:

Rencana jangka pendek

Perencanaan ini melihat kepada sasaran yang lebih mudah

diwujudkan, karena proyeksi-proyeksi ekonomis yang diadakan

untuk menghitung sasaran jangka pendek lebih dapat dipercaya

15

Ayun Sriatmi, “Pengambilan Keputusan.” 16

John M. Ivancevich, Perilaku dan Manajemen Organisasi, Jilid 2, Edisi Ketujuh (Jakarta:

Erlangga, 2006), h. 159.

25

kebenarannya. Rencana jangka pendek lebih terperinci dengan

menyebutkan tahapan-tahapan kegiatan yang dapat dijadikan

pedoman dalam kegiatan keseharian di perpustakaan. Hal ini

dapat dimengerti sebab faktor-faktor ketidak pastian masih dapat

ditekan sampai batas yang paling rendah. Oleh sebab itu,

perencanaan ini sering disebut sebagai perencanaan kegiatan-

kegiatan operasional, karena rencana tadi dapat langsung

dilaksanakan.

Rencana jangka menengah (program 4 tahun)

Perencanaan ini merupakan jembatan antara rencana

operasional dan rencana jangka panjang. Disini pentahapan

pencapaian tujuan jangka panjang menjadi lebih jelas karena

sasaran dan tujuan pada semua sektor dapat dikoordinasikan dan

dilihat hubungannya satu sama lain. Rencana jangka menengah

memberikan arah dan meletakkan landasan yang kuat untuk

tahap perencanaan berikutnya. Dengan pedoman arah ini

kemudian dapat dirumuskan cara-cara atau rencana-rencana

tahunan yang dipadukan agar kegiatan pelaksanaan dapat

melangkah sesuai dengan arah yang ditentukan.

Rencana jangka panjang (program 8 tahun)

Rencana jangka panjang bersifat umum dan hanya

menyebutkan arah pengembangan atau visi dan misi

perpustakaan. Dengan rencana jangka panjang ini suatu

perpustakaan akan mengetahui kemana pembangunan

26

perpustakaan itu akan diarahkan. Hasil akhir dari pada

perencanaan jangka panjang ini akan merupakan gambaran

umum untuk tahap-tahap perencanaan sselanjutnya yang lebih

terperinci, yakni perencanaan jangka menengah dan tahunan.

b) Mengumpulkan dan Menganalisis Data (Collecting and

Analiyzing Data)

Tahap itu mencakup pengumpulan data sistematis mengenai

perpustakaan atau pusat informasi, aktivitasnya, staf, kegunaan, dan

pengguna selama jangka waktu tertentu, juga dari lingkungan

eksternal yang mempengaruhi apa yang ingin dilkukan organisasi

dan cara pelaksanaannya. Apabila ingi membuat rencana harus

diperhatikan sesuai dengan pengumpulan data sesuai dengan

perpustakaan mengenai aktivitasnya, staf, kegunaan dan pengguna.

c) Tingkat Perencanaan ( Levels Of Planning)

Setiap supervisor, koordinator, atau pemimpin tim, apapun

tingkat tanggung jawabnya dalam struktur organisasi harus

mempersiapkan perencanaan dalam dua tingkatan, yaitu didalam

organisasi untuk mengembangkan tujuan secara keseluruhan. Dalam

hal ini pemimpin berperan penting bagaimana cara merencanakan

atau menggerakkan organisasi dalam mengembangkan suatu tujuan

yang telah direncanakan.

d) Fleksibilitas (Flexibility)

Fleksibilitas atau kemampuan yang dimiliki oleh

organisasi/SDM dalam mencapai suatu tujuan dilihat dalam proses

27

perencanaan jangka pendek dan jangka panjang dan apabila

perencanaan tidak sempurna, perencanaan terus menerus ditinjau

ulang, direvisi dan diperbaharui.

e) Akuntabilitas (Accountability)

Akuntabilitas merupakan kunci sukses perencanaan, manajer

harus mendelegasikan wewenang dan membuat individu atau tim

bertanggung jawab untuk mencapai tujuan perencanaan yang telah

dibuat.17

2) Unsur-Unsur Perencanaan

Sutarno menyatakan dalam buku yang berjudul “Tanggung Jawab

Perpustakaan dalam Mengembangkankan Masyarakat Informasi”

bahwa fungsi perencanaan mengharuskan manajer mengambil

keputusan. Mengenai empat elemen dasar perencanaan yaitu tujuan,

aksi, sumber daya dan implementasi.

a) Tujuan

Tujuan adalah menetapkan kondisi masa depan yang ingin

dicapai manajer. Tujuan sangat penting didalam perencanaan, karena

dalam menyusun rencana, sasaran, target dan tujuan masa depan

diwujudkan seperti apa, semestinya dirumuskan visi dan misinya

serta upaya pencapaiannya.18

17

Robert D. Stueart and Barbara B. Moran, Library and Information Center Management,

h. 69-71 18

Sutrano NS, Tanggung Jawab Perpustakaan dalam Mengembangkan Masyarakat

Informasi (Jakarta: Panta Rei, 2005), h. 161.

28

b) Aksi

Aksi merupakan kegiatan spesifik/tertentu yang direncanakan

untuk mencapai tujuan. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan

perpustakaan agar tujuan perpustakaan tersebut dapat tercapai secara

umum meliputi pengadaan, pengolahan, pelayanan dan sosialisasi.

Pengadaan bahan pustaka merupakan proses awal dalam

mengisi perpustakaan dengan sumber-sumber informasi. Hal-

hal pokok yang harus diterapkan yang berkaitan dengan

koleksi adalah menyusun rencana operasional, pengadaan

bahan pustaka, menghimpun atau mengumpulkan alat-alat

seleksi bahan pustaka, survey minat pustaka, survey bahan

pustaka, seleksi bahan pustaka juga meliputi pemesanan

penerimanaan, dan pengecekan bahan pustaka yang dipesan,

memberi cap kepemilikan perpustakaan, dan mencatat

koleksi yang datang.

Pengolahan atau Processing adalah pekerjaan yang dimulai

sejak koleksi diterima di perpustakaan sampai penempatan

rak atau ditempat tertentu yang sudah disediakan untuk

kemudian dipakai oleh pemustaka. Kegiatan pengolahan

meliputi klasifikasi, katalogisasi, dan pembuatan kelengkapan

koleksi berupa pelabelan, slip buku, dan penyampulan.

Layanan perpustakaan keliling merupakan salah satu kegiatan

utama disetiap perpustakaan layanan tersebut merupakan

kegiatan yang langsung berhubungan dengan masyarakat.

29

Dan pustakawan harus memberikan layanan yang baik bagi

masyarakat. Hal ini merupakan barometer atau cerminan

keberhasilan penyelenggararaan perpustakaan. Berdasarkan

SNI Perpustakaan Kabupaten Kota yaitu layanan membaca,

layanan sirkulasi, layanan penelusuran informasi dan layanan

pengguna.

Sosialisasi. Istilah sosialisasi selalu dikatakan dengan upaya

promosi dan publikasi atau pengumuman, menjaring minat

dan respon masyarakat, mengembangkan kerjasama,

memberikan sesuatu yang berguna, mengembangkan upaya

mendekatkan dan membangun perpustakaan dan masyarakat

pengguna perpustakaan. Sosialisasi perpustakaan harus

dilakukan terus menerus agar masyarakat merasa diingat dan

tertarik untuk berkunjung ke perpustakaan.

c) Sumber Daya

Sumber daya dibagi menjadi dua, yaitu sumber daya

perpustakaan yang merupakan segala kekayaan dan komponen

atau bagian perpustakaan dan sumber daya manusia yang

melaksanakan kegiatan di perpustakaan.

d) Implementasi

Implementasi atau pelaksanaan meliputi penugasan dan

pengarahan personil untuk melaksanakan rencana yang ada.

Suatu perencanaan yang baik harus bersifat sebagai berikut, yakni:

30

1) Rasional

Perencanaan harus bersifat rasioanal, artinya harus dibuat

berdasarkan pemikiran-pemikiran dan perhitungan secara masak dan

bukan hasil khayalan sehingga dapat dibahas secara logis.

2) Lentur

Perencanaan harus bersifat lentur, artinya luwes, dimanapun dan

dalam keadaan bagaimanapun perencaaan itu dapat cocok, dapat

mengikuti dan dilaksanakan. Jadi, dapat diterapkan pada tempat, waktu

dan keadaan bagaimanapun juga.

3) Continue (terus menerus)

Perencanaan harus bersifat continue atau terus menerus. Ini berarti

bahwa perencanaan harus terus menerus dibuat dan bukan dibuat sekali

saja seumur hidup atau untuk selama-lamanya.19

b. Pengorganisasian (Organizing)

Apabila tahap perencanaan telah dilaksanakan, maka langkah

selanjutnya adalah pengorganisasian. Dalam pengorganisasian ditentukan

tenaga-tenaga yang dibutuhkan untuk melaksanakan rencana yang telah

disusun. Setelah menentukan tenaga yang dibutuhkan, kita harus

mengorganisasikannya agar dapat bekerja secara efektif dan efisien. Jadi,

mengorganisasikan berarti melengkapi program yang telah disusun dengan

susunan organisasi pelaksanaannya sehingga bisa dicapai hasil yang

maksimal.20

19

Sismanto, Manajemen Perpustakaan Digital (Tangerang: Afifa Pustaka, 2007), h. 41 20

Sismanto, Manajemen Perpustakaan Digital (Tangerang: Afifa Pustaka, 2007), 43-44

31

Perpustakaan adalah organisasi, berupa lembaga atau unit kerja yang

bertugas menghimpun koleksi pustaka dan menyediakannya bagi

masyarakat untuk dimanfaatkan. Organisasi dapat didefinisikansebagai

kelompok orang yang saling berinteraksi dan bekerjasama untuk

merealisasikan tujuan bersama.

Berdasarkan definisi tadi, jelaslah bahwa dalam suatu organisasi

minimum mengandung tiga elemen yang saling berhubungan. Ketiga elemen

organisasi tersebut:

1) Sekelompok orang asing

Adanya sekelompok orang yang menggabungkan diri dengan suatu

ikatan norma, peraturan, ketentuan, dan kebijakan yang telah

dirumuskan dan masing-masing pihak siap untuk menjalankannya

dengan penuh tanggung jawab.

2) Interaksi dan kerjasama

Sekelompok tersebut saling mengadakan hubungan timbal balik,

saling memberi dan menerima, dan juga saling bekerjasama untuk

melahirkan dan merealisasikan maksud (purpose), sasaran (objective),

dan tujuan (goal).

3) Tujuan bersama

Sekelompok orang yang saling berinteraksi dan bekerjasama

tersebut diarahkan pada suatu titik tertentu, yaitu tujuan bersama dan

ingin direalisasikan.21

Dalam mengorganisasikan suatu perpustakaan, kepala perpustakaan

harus mengetahui dengan baik kemampuan masing-masing staf

perpustakaan sehingga dapat menempatkan mereka pada posisi/tugas yang

sesuai dengan kemampuan yang mereka miliki. Kepala perpustakaan juga

harus mengetahui tugas apa yang sedang dikerjakan oleh para staf agar tidak

terjadi pembebanan tugas yang berlebihan kepada staf.

21

H.B. Siawanto, Pengantar Manajemen (Jakarta: Bumi Aksara, 2005), h. 73-74

32

Kemudian kegiatan-kegiatan kerja yang erat hubungannya satu sama

lain dikumpulkan dalam satu kelompok, maka terdapat tiga kelompok

kegiatan, yaitu:

1) Kelompok pelayanan teknis

Terdiri atas semua kegiatan kerja yang berhubungan dengan bahan

pustaka, meliputi pengadaan, pengolahan, dan pelestarian bahan pustaka.

2) Kelompok pelayanan pemustaka

Terdiri atas semua kegiatan kerja yang behubungan dengan jasa

layanan, meliputi layanan peminjaman, layanan referensi, dan layanan

informasi/penelusuran.

3) Kelompok administrasi

Terdiri atas semua kegiatan kerja yang berhubungan dengan

administrasi di luar bidang kepustakawanan.22

Winardi mengemukakan pandangan bahwa ada lima (5) macam

langkah pokok proses pengorganisasian, yaitu:

1) Melaksanakan refleksi atau cerminan tentang rencana dan sasaran.

2) Menetapkan tugas-tugas pokok.

3) Membagi tugas-tugas pokok menjadi tugas-tugas bagian.

4) Mengalokasikan atau memberikan sumber dan petunjuk-petunjuk

untuk tugas bagian tersebut.

5) Mengevaluasi hasil-hasil dan strategi pengorganisasian yang

diimplementasi atau yang dilaksanakan.23

c. Staffing

Staffing atau pengisian jabatan didefinisikan sebagai cara

mengindentifikasi kebutuhan tenaga kerja dengan cara mendaftar tenaga

22

Soeatminah, Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan (Yogyakarta: Kanisius,

1992) h. 61 23

J. Winardi, Teori dan Pengorganisasian (Jakarta: PT Raja Grafindo Persada, 2009), h.

24.

33

kerja yang ada, merekrut, memilih, menempatkan, promosi, menilai,

memberi imbalan dan melatih orang yang diperlukan. Dari daftar kegiatan

staffing ini jelas bahwa staffing atau pengisian jabatan merupakan tugas

yang tidak ringan bagi para manajer/kepala. Fungsi staffing ini juga sangat

erat dengan fungsi pengorganisasian.24

Tujuan program staffing adalah menempatkan staf yang tepat dalam

jumlah yang cukup, yang masing-masing mampu melaksanakan tugas dan

tanggung jawabnya untuk mencapai tujuan perpustakaan. Dengan

produktivitas staf yang tinggi secara tidak langsung akan menghemat

anggaran, karena dengan produktivitas yang tinggi akan memberikan hasil

yang maksimal pula. Sehingga anggaran yang dikeluarkan untuk staf dapat

dikembalikan oleh para staf dengan hasil yang memuaskan pimpinannya.

Sebaliknya, ketidak pastian ataupun kesalahan dalam pemilihan tenaga kerja

dapat mengakibatkan kekecewaan pemberi kerja atau institusi.

Untuk mendapatkan tenaga kerja yang baik dan produktif diperlukan

serangkaian kegiatan ,mulai dari perencanaan tenaga kerja, perekrutan,

seleksi, orientasi, pemindahan atau mutasi, latihan dan pengembangan, serta

penilaian prestasi. Kegiatan tersebut secara umum disebut staffing atau

pengisian jabatan.25

Ada beberapa langkah yang harus dilakukan dalam pengisian jabatan

di perpustakaan, yaitu:

24

Soekarman, DKK, Standar Perpustakaan Khusus (Jakarta: Perpustakaan Nasional RI,

2000), h.3. 25

Abdul Rahman Saleh, Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi (Jakarta: Universitas

Terbuka, 1995), n.78.

34

1) Penyusunan keterangan ketenagaan (SDM/Sumber Daya Manusia)

Kebutuhan sumber daya manusia selalu berubah seiring dengan

perubahan jumlah pemustaka. Perpustakaan yang baik biasanya

mempunyai rencana ketenagaan/sumber daya manusia.

2) Rekrutmen

Rekrutmen dimaksudkan untuk menyediakan calon karyawan

dalam jumlah yang cukup besar sehingga perpustakaan dapat mnyeleksi

calon pegawai yng memenuhi syarat dan sesuai dengan kebutuhan.

3) Seleksi penempatan

Seleksi didefinisikan sebagai aktivitas untuk menguji calon

pegawai/pelamar.

4) Induksi atau orientasi

Bertujuan memberi tahu informasi dan situasi kerja bagi pegawai

baru, diadakan untuk mengurangi rasa gelisah bagi pegawai baru.

5) Pemindahan staf

Salah satu cara yang dilakukan untuk menghindari kejenuhan staf.

Pemindahan staf ada tiga macam, yaitu:

a) Mutasi dan rotasi

Mutasi dan rotasi kerja adalah memindahkan karyawan dari

jabatan yang satu ke jabatan yang lain dalam satu tingkatan

organisasi secara horizontal tanpa adanya peningkatan tanggung

jawab, kekuasaaan maupun hhak-hak dan kewajiban lainnya.

35

b) Promosi

Promosi adalah memberi kekuasaan dan tanggung jawab yang

lebih besar kepada pegawai bila dibandingkan dengan kekuasaan dan

tanggung jawab sebelumnya. Promosi adalah kenaikan

jabatan/pangkat dari jabatan yang lebih rendah ke jabatan lebih

tinggi.

c) Demosi

Demosi adalah menurunkan pangkat dan jabatan seseorang

pegawai atau memberi kekuasaan dan tanggung jawab yang lebih

kecil dibandingkan dengan kekuasaan dan tanggung jawab

sebelumnya. Demosi merupakan kebalikan dari promosi

d) Latihan dan pengembangan staf

Setiap pegawai/pustakawan harus diberikan kesempatan untuk

mengembangkan diri dengan mengikuti pelatihan-pelatihan karena

perkembangan yang terus terjadi di luar lingkungan kerjanya.26

Tujuan pembinaan staf perpustakaan adalah:

1) Meningkatkan kemampuan, keterampilan, dan sikap staf

perpustakaan.

2) Mengikuti perkembangan ilmu dan teknologi pelayanan

perpustakaan.

3) Memperbaiki kinerja (performance) staf sejalan dengan peran

perpustakaan.27

Untuk pembinaan staf terdapat banyak kegiatan yang dilakukan, yaitu:

a) Mengikuti pelatihan-pelatihan

26

Ibid, h. 78-79. 27

Sulistia dkk, Manajemen Perpustakaan Sekolah (Jakarta: Universitas Terbuka, 2009), h.

5-7

36

Pelatihan bisa diberikan kepada perseorangan maupun

kelompok. Pelatihan bisa dilkukan dengan cara konsultasi, ceramah,

tugas magang, diskusi, latihan kerja, dan lain-lain.

b) Berpartisipasi dalam kegiatan formal

Mengikuti kegiatan profesional seperti seminar, lokakarya,

konferensi, dan lain-lain sangat penting untuk pembinaan staf, karena

pada pertemuan-pertemuan semacam ini banyak hal yang bisa

dibicarakan antara sesam perpustakaan.

c) Membaca

Staf perpustakaan harus banyak membaca dan luas bacaannya.

d. Pengarahan (Actuating)

Pengarahan (actuating) dilaksanakan setelah adanya perencanaan dan

pengorganisasian. Fungsi ini merupakan penggabungan dari berapa fungsi

manajemen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, yang

meliputi kepemimpinan (leadership), pengarahan, komunikasi, pemberian

motivasi, dan penyediaan fasilitas. Penggerakan merupakan fungsi

manajemen yang berhubungan dengan bagaimana cara menggerakkan

anggota organisasi agar dapat bekerja demi meningkatkan efisiensi dan

efektivitas kerja.

Pengarahan bersifat kompleks karena menyangkut manusia dan

berbagai tingkah laku manusia-manusia itu sendiri. Manusia sebagai

individu unik dan berbeda karena memiliki sifat, karakter, emosi, norma,

dan nilai sosial yang berbeda-beda. Ada 3 aspek penting dalam pengarahan

menurut Stueart dan Moran yaitu motivasi, kepemimpinan, dan komunikasi.

37

Agar pengarahan efektif, pemimpin harus mengetahui gaya

kepemimpinan apa yang dapat memotivasi anggotanya dan mereka harus

mengetahui gaya kepemimpinan yang paling baik untuk digunakan didalam

organisasinya. Kepemimpinan dalam manajemen terbagi menjadi tiga

bagian, yaitu:

1) Kepemimpinan organisasi, bertujuan untuk menegakkan ketertiban

dan disiplin dalam organisasi.

2) Kepemimpinan pribadi, yang bersifat pendekatan kemanusiaan

dalam menghadapi bawahan. Tujuannya adalah menciptakan

kepercayaan bawahan terhadap atasan sehingga ada dukungan dari

pegawai kepada pemimpin.

3) Kepemimpinan tim kerja kolektif, yaitu kepemimpinan yang

merupakan perpaduan keduanya. Tunjuannya menegakkan kerja

sama atas dasar kesederajatan terhadap posisi dan tugas dengan

prinsip integritas. Kerja sama menjaga keutuhan secara menyeluruh

dan prinsip disiplin kerja agar semua anggota kelompok menjaga

mutu pekerjaan.28

Dan ketiga gaya kepemimpinan dalam manajemen seperti diatas

setidaknya pemimpin harus menerapkan gaya kepemimpinan seperti

yang sudah dijelaskan. Dalam memberikan pengarahan dan motivasi

kepada suatu organisasi, yaitu dengan menerapkan gaya kepemimpinan

organisasi, bertujuan untuk menegakkan ketertiban dan disiplin dalam

organisasi. Kedua gaya kepemimpinan personal yang bersifat

pendekatan terhadap bawahan. Ketiga kepemimpinan yang merupakan

perpaduan keduanya, tujuannya menegakkan kerjasama atas dasar

kesederajatan terhadap posisi dan tugas. Demi tercapainya suatu tujuan

yang sudah direncanakan.

Komunikasi sangat menentukan proses manajemen. Hal ini sangat

wajar dan logis sebab manajemen hanya dapat berjalan melalui pikiran

28 Sutarno NS, Manajemen Perpustakaan: Suatu Pendekatan Praktik, h. 145-146.

38

dan kegiatan orang-orang didalam suatu organisasi. Untuk menjalin

hubungan antara pemimpin dan SDM didalam suatu organisasi harus ada

bentuk-bentuk komunikasi yang efektif guna menciptakan hubungan

kerjasama yang baik. Komunikasi mencakup seluruh aspek manajemen

sehingga komunikasi merupakan salah satu inti kepemimpinan.

Kemajuan suatu perpustakaan adalah hasil usaha bersama melalui

komunikasi. Tanpa komunikasi semua aktivitas organisasi akan kaku

dan perpustakaan tidak akan berjalan dengan optimal. Untuk itu

komunikasi memiliki beberapa sifat, yang dikemukakan oleh Sutarno

yaitu:

a) Top down atau vertikal kebawah anatara pemimpin kepada staf

yang berupa perintah, komando, intruksi, kebijakan, penjelasan,

dan informasi.

b) Bottom up atau vertikal keatas antara staf dengan pemimpin

misalnya laporan, informasi laporan, informasi, saran, masukan

atau usulan.

c) Horizontal antara sesama pemimpin atau antara sesama staf.

d) Cross communication lintas komunikasi antara staf dan pimpinan

dengan staf atau pemimpin yang lain yang bersifat silang.

Kesimpulan dari beberapa sifat yang dikemukakan oleh

Sutarno diatas bahwa dalam memberikan pengarahan dan motivasi

diperlukan komunikasi antara pemimpinan dan staf. Agar terjalin

kerjasama satu sama lain demi tercapainya suatu tujuan yang ingin

dicapai dalam organisasi.

39

Karena pemberian motivasi dan pengarahan dapat

mempengaruhi kinerja pegawai dan keefektifitasan organisasi.

Pemimpin memotivasi dengan menyediakan lingkungan kerja yang

mendukung pegawai untuk berkontribusi dalam mencapai tujuan

organisasi. Untuk itu, motivasi bagi seseorang merupakan modal

utama untuk berprestasi karena akan memberikan dorongan bagi

seseorang untuk melakukan sesuatu.

e. Anggaran (Budgeting)

Penganggaran merupakan kegiatan atau proses penyusunan anggaran

(budget). Budget merupakan rencana operasional yang dinyatakan secara

kuantitatif dalam bentuk satuan uang yang digunakan sebagai pedoman

dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan lembaga dalam kurun waktu

tertentu. Oleh karena itu, dalam anggaran tergambar kegiatan-kegiatan yang

akan dilaksanakan suatu lembaga.

Penyusunan anggaran merupakan langkah-langkah positif untuk

merealisasikan rencana yang telah disusun. Ini melibatkan pimpinan tiap-

tiap unit organisasi. Pada dasarnya, penyusunan anggaran merupakan

negosiasi atau perundingan/kesepakatan antara puncak pimpinan dengan

pimpinan di bawahnya dalam menentukan besarnya alokasi biaya suatu

penganggaran. Hasil akhir dari suatu negosiasi merupakan suatu pernyataan

tentang pengeluaran dan pendapatan yang diharapkan dari setiap sumber

dana.

Anggaran adalah sumber utama untuk menjalankan suatu

perpustakaan, karena tanpa adanya anggaran perpustakaan tidak mungkin

40

dapat berjalan dengan baik. Setiap perpustakaan harus membuat rencana

anggaran dan mengajukannya kepada lembaga induknya. Oleh semua itu

semua pustakawan harus ikut serta dalam merencanakan anggaran yang

diperlukan untuk mengoperasikan perpustakaan, paling tidak untuk

keperluan satu tahun.29

Selama penentuan anggaran, berbagai kebutuhan dan sumber

perpustakaan dapat ditinjau dan dinilai. Kepala perpustakaan harus menguji

kebutuhan perpustakaan atas dasar kontinuitas, artinya tidak terpaku pada

kegiatan per tahun. Kepala perpustakaan harus mampu membimbing,

mengarahkan, dan ikut serta dalam menentukan anggaran.

Unsur-unsur yang memerlukan anggaran antara lain:

1) Pegawai

a) Anggaran untuk membayar gaji.

b) Anggaran untuk membayar honarium.

c) Anggaran untuk membayar upah.

2) Gedung

a) Anggaran pemeliharaan gedung.

b) Anggaran untuk membayar langanan listrik dan air.

c) Anggaran untuk memelihara kebersihan .

d) Anggaran untuk pemasangan perabot dan peralatan.

3) Pengadaan barang

a) Anggaran untuk pengadaan buku, majalah, dan non-buku.

b) Anggaran untuk penjilidan dan percetakan.

c) Anggaran untuk pembelian alat tulis.

d) Anggaran untuk pos dan telepon.

4) Keperluan lain-lain

a) Anggaran untuk mengadakan perjalanan.

b) Anggaran untuk mengikuti konferensi.

29

Soeatminah, Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan (Yogyakarta: Kanisius,

1992), h. 62-63

41

c) Anggaran untuk ansuransi.30

f. Pengawasan (Controlling)

Pengawasan (Controlling) yaitu proses proses yang dilakukan untuk

memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan, dan

diimplementasikan bisa bejalan sesuai dengan target yang diharapkan

sekalipun berbagai perubahan terjadi dalam lingkungan yang dihadapi.31

Pengawasan dapat dilaksanakan pada proses perencanaan,

pengorganisasian, personalia, pengarahan dan penganggaran. Pengawasan

dimulai sejak proses perencanaan sampai dengan tahap akhir kegiatan dan

pencapaian tujuan. Pada pokoknya pengawasan adalah kegiatan yang

membandingkan atau mengukur apa yang sedang atau sudah dilaksanakan

dengan kriteria, norma-norma, standar, atau rencana-rencana yang sudah

ditetapkan sebelumnya.

Fungsi Pengawasan pada dasarnya merupakan proses yang dilakukan

untuk memastikan agar apa yang telah direncanakan berjalan sebagaimana

mestinya. Pengawasan berfungsi untuk:

1) Mempertebal rasa dan tanggung jawab terhadap staf yang diserahi

tugas dan wewenang dalam pelaksanaan pekerjaan.

2) Mendidik para staf agar mereka melaksanakan pekerjaan sesuai

dengan prosedur yang telah ditentukan.

30

Sulistyo Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan (Jakarta: Gramedia Pustaka, 1991), h.

194. 31

Ernie Tisnawati Sule dan Kurniawan Saleh, Pengantar Manajemen (Jakarta: Kencana,

2009), h. 8

42

3) Untuk mencegah terjadinya penyimpangan, penyelewengan,

kelalaian, dan kelemahan agar tidak terjadi kerugian yang tidak

diinginkan.

4) Untuk memperbaiki kesalahan dan penyelewengan, agar pelaksanaan

pekerjaan tidak mengalami hambatan dan menghindari

pemborosan.32

Pengawasan seringkali diartikan negatif yaitu mencari kesalahan staf

perpustakaan. Padahal yang dimaksudkan adalah menemukan hambatan

yang terjadi sehingga dapat diatasi.

Agar pengawasan berhasil baik, ada beberapa prinsip dasar yang harus

diterapkan, yaitu:

1) Pengawasan bersifat membimbing dan membantu mengatasi

kesulitan dan bukan mencari kesalahan. Kepala perpustakaan harus

memfokuskan perhatian pada usaha mengatasi hambatan yang

dihadapi oleh staf perpustakaan dan tidak semata-mata mencari

kesalahan. Jika terpaksa menunjukkan kekeliruan yang bersangkutan

secara sendiri bukan dihadapan orang banyak.

2) Bantuan dan bimbingan diberikan tidak secara langsung. Diupayakan

agar yang bersangkutan merasa mampu mengatasi sendiri, sedangkan

kepala perpustakaan hanya membantu. Hal ini sangat penting untuk

menimbulkan kepercayaan diri yang pada akhirnya menumbuhkan

motivasi kerja.

32

Maringan Masry Simbolon, Dasar-dasar Administrasi Manajemen (Bandung: Remaja

Rosdakarya), h. 62.

43

3) Pengawasan yang dilakukan secara periodik. Artinya tidak

menunggu sampai terjadinya hambatan. Jika tidak ada hambatan,

kehadiran kepala perpustakaan akan menumbuhkan dukungan moral

bagi SDM perpustakaan atau staf lain yang sedang mengerjakan

tugas.

4) Pengawasan dilaksanakan dalam suasana kemitraan. Suasana

kemitraan akan memudahkan SDM perpustakaan dan staf lainnya

menyampaikan hambatan yang dihadapi, sehingga dapat segera

dicari jalan keluarnya. Suasana kemitraan juga menimbulkan

hubungan kerja yang harmonis, sehingga tercipta tim kerja yang

kompak.33

Macam-macam pengawasan, yaitu:

1) Pengawasan dari dalam organisasi (internal control)

Pengawasan yang dilakukan oleh aparat/unit pengawasan yang

dibentuk dalam organisasi itu sendiri.

2) Pengawasan dari luar organisasi (external control)

Pengawasan yang dilakukan oleh aparat/unit pengawasan dari luar

organisasi itu.

3) Pengawasan preventif

Pengawasan yang dilakukan sebelum pelaksanaan, yakni

pengawasan yang dilakukan terhadap sesuatu yang bersifat rencana.

Misalnya dengan membuat peraturan-peraturan sebelum pelaksanaan

kegiatan dilakukan, sehingga dapat menghindari penyimpangan dalam

33

Sismanto, Manajemen Perpustakaan Digital (Tangerang: Afifa Pustaka, 2007), h. 47

44

kegiatan yang dilakukan. Biasanya pengawasan preventif ini dilakukan

oleh atasan langsung, sehingga penyimpangan yang kemungkinan

dilakukan akan terdeteksi lebih awal.

4) Pengawasan represif

Pengawasan dilakukan setelah adanya pelaksanaan pekerjaan.

Maksud diadakannya pengawasan represif ialah untuk menjamin

kelangsungan pelaksanaan pekerjaan agar hasilnya sesuai dengan

rencana yang telah ditetapkan.34

Metode pengawasan terdiri atas:

1) Pengawasan langsung

Apabila aparat pengawasan/pimpinan oraganisasi melakukan

pemeriksaaan langsung pada tempat pelaksanaan pekerjaan.

2) Pengawasan tidak langsung

Apabila aparat pengawasan/pimpinan organisasi melakukan

pemeriksaan pelaksanaan pekerjaan hanya melalui laporan-laporan yang

masuk padanya.

3) Pengawasan formal

Pengawasan yang dilakukan secara formal oleh unit/aparat

pengawasan yang bertindak atas nama pimpinan organisasinya atau

atasan dari pimpinan organisasi itu. Dalam pengawasan ini telah

ditentukan prosedur, hubungan, dan tata kerjanya.

34

Simbolan, Dasar-dasar Administrasi dan Manajemen (Jakarta: Ghalia Indonesia, 2004),

h.62-65.

45

4) Pengawasan informal

Pengawasan yang tidak melalui saluran formal atau prosedur yang

telah ditentukan. Pengawasan informal biasanya dilakukan oleh pejabat

pimpinan dengan melalui kunjungan yang tidak resmi (pribadi)

5) Pengawasan administratif

Pengawasan yang meliputi bidang keuangan, kepegawaian, dan

material.

6) Pengawasan teknis

Pengawasan terhadap hal-hal yang bersifat fisik, misalnya

pemeriksaaan terhadap pengembangan gedung. Pemeriksaaan ini

meliputi jenis kuantitatif (jumlah) dan kualitatif (mutu) dan biaya yang

diperlukan.35

3. Kegiatan Layanan Teknis di Perpustakaan Umum

Di perpustakaan, layanan teknis merupakan layanan yang berada dibalik

layar. Artinya, layanan yang bertugas mempersiapkan bahan pustaka sedemikian

rupa sehingga siap untuk disajikan atau dilayankan di bagian layanan

pemustaka. Kelompok besar layanan teknis ini mencakup: pengadaan dan

pengolahan bahan pustaka.36

a. Pengadaan Bahan Pustaka

Pengadaan bahan pustaka adalah sebuah kegiatan yang dilakukan oleh

perpustakaan sebagai salah satu rangkaian dari kegiatan pengembangan

koleksi. Tujuan akhir dari semua proses yang berkaitan dengan kebijakan

pengembangan koleksi adalah pengadaaan bahan pustaka itu sendiri.

35

Ibid, h. 65-69. 36

Sulistia dkk, Manajemen Perpustakaan Sekolah (Jakarta: Universitas Terbuka, 2009), h.

32

46

Menurut istilah, pengadaan bahan pustaka adalah proses

penghimpunan bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi suatu

perpustakaan. Bahan pustaka yang diadakan oleh suatu perpustakaan

hendaknya relevan dengan minat dan kebutuhan, lengkap dan terbitan yang

mutaakhir, agar tidak mengecewakan masyarakat yang dilayani.37

Menurut Sutarno NS, pengadaan bahan pustaka di perpustakaan

merupakan langkah awal dalam mengisi perpustakaan dengan sumber-

sumber informasi yang dibutuhkan oleh pemustaka.38

Hal-hal yang harus ditetapkan berkaitan dengan pengadaan bahan

pustaka, yakni: 39

1) Menyusun rencana operasional pengadaan bahan pustaka, meliputi:

perumusan kebijakan tentang koleksi, mencakup pedoman,

peraturan, penekanan, penyediaan anggaran, menghimpun alat

seleksi bahan pustaka, seperti: katalog penerbit, bibliografi, bulletin,

abstrak, brosur penerbitan baru, dan lainnya.

2) Survei minat pembaca.

3) Survei bahan pustaka.

4) Membuat dan menyusun desiderata.

5) Menyeleksi bahan pustaka.

Ada beberapa cara dalam pengadaaan koleksi bahan pustaka,

diantaranya:

1) Pembelian baik langsung maupun melalui pihak ketiga.

37

Soeatminah, Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan (Yogyakarta: Kanisius,

1992), h. 71 38

Sutarno NS, Manajemen Perpustakaan: Suatu Pendekatan Praktik (Jakarta: Samitra

Media Utama, 2004), h. 146 39

Ibid, h.147-149

47

2) Melakukan tukar menukar.

3) Mendapatkan bantuan/sumbangan.

4) Mengadakan seperti membuat fotokopi, membuat duplikasi, membuat CD,

dan lain sebagainya.

5) Menertbitkan, termasuk di dalamnya membuat kliping Koran.40

Beberapa aspek penting dalam kegiatan pengadaan bahan pustaka

perpustakaan adalah:

1) Pemilihan bahan pustaka, perlu tidaknya suatu bahan pustaka bagi

pembaca pada umumnya, pimpinan lembaga, dan pendapat

pustakawan sendiri.

2) Verifikasi bahan pustaka, mencocokkan data bibliografi memakai alat

verifikasi, apakah suatu bahan pustaka masih dijual di pasaran atau

tidak.

3) Pemesanan atau pembelian.

4) Kedatangan buku, mencocokkan dengan faktur.

5) Inventarisasi buku ke dalam buku induk.41

Pengadaan bahan pustaka merupakan rangkaian awal dari suatu proses

menyajikan informasi kepada pemustaka perpustakaan. Dengan mengadakan

bahan pustaka, perpustakaan dapat memenuhi keinginan pemustaka

perpustakaan akan sebuah informasi.42

b. Pengolahan Bahan Pustaka

Pengolahan bahan pustaka di perpustakaan adalah proses lanjutan dari

pengadaan bahan pustaka. Setelah bahan pustaka diadakan, perpustakaan

kemuadian mempersiapkan bahan pustakaagar dapat disajikan dan kemudian

digunakan oleh pemustaka perpustakaan.

40

Ibid, h. 149-150 41

Karmidi Martoatmodjo, Manajemen Perpustakaan Khusus (Jakarta: Universitas Terbuka,

1999), h. 3 42

Sutarno NS, Manajemen Perpustakaan: Suatu Pendekatan Praktik (Jakarta: Samitra

Media Utama, 2004), h. 146

48

Pengolahan (processing) adalah pekerjaan yang diawali sejak koleksi

diterima di perpustakaan sampai penempatan di rak atau di tempat tertentu

yang telah disediakan. Untuk kemudian siap dipakai oleh pemustaka.43

Bahan pustaka perlu diolah sebelum disediakan bagi pemustaka,

berikut adalah pengolahan bahan pustaka yang tercetak: 44

1) Menyusun rencana operasional pengolahan bahan pustaka, meliputi:

menentukan sistem klasifikasi dan katalogisasi yang akan dipakai,

menentukan kebijakan otomasi dan penggunaan komputer dalam

mengolah, menyimpan dan menggunakan koleksi, merancang kartu-

kartu, slip buku dan formulir yang diperlukan.

2) Registrasi bahan pustaka: kegiatan mencatat bahan pustaka pada

buku induk dan sejenisnya atau secara elektronik ke pangkalan data

komputer.

3) Pengecapan atau stempel perpustakaan pada halaman tertentu,

biasanya dibubuhkan di bagian depan, di bagian tengah dan di bagian

belakang buku.

4) Klasifikasi, yang berarti menggolongkan dan menempatkan benda-

benda yang sama di suatu tempat. Selanjutnya, mengklasifikasi

adalah kegiatan menganalisis bahan pustaka dan menentukan notasi

yang mewakili subjek bahan pustaka dengan menggunakan system

klasifikasi tertentu.

43

Ibid, h. 151 44

Ibid, h. 151-158

49

5) Katalogisasi, merupakan proses mengkatalog koleksi bahan pustaka

di perpustakaan, seperti: buku, majalah, Koran, kliping, brosur dan

laporan.

6) Pembuatan kelengkapan bahan pustaka: kegaiatan menyiapkan dan

membuat kelengkapan pustaka agar pustaka itu siap dipakai, mudah

dipergunakan, dan untuk memelihara agar koleksi tetap dalam

kondisi baik. Kegiatan itu meliputi: pembuatan label buku, kartu

buku dan katalog buku, slip buku atau slip tanggal kembali, sampul,

untuk menjaga agar buku (koleksi) tetap berrsih dan tidak mudah

rusak.

7) Penyusunan koleksi (buku) di rak.

8) Penyimpanan dan pelestarian bahan pustaka.

Pengolahan bahan pustaka merupakan suatu proses mempersiapkan

bahan pustaka agar dapat disajikan bagi kepentingan pemustaka

perpustakaan, yang dimulai sejak bahan pustaka itu tiba di perpustakaan.

Setelah bahan pustaka itu tiba di perpustakaan, bahan pustaka kemudian

diolah dengan memperhatikan hal-hal yang ditentukan oleh perpustakaan

seperti, registrasi bahan pustaka, sistem klasifikasi yang digunakan untuk

mengklasifikasi bahan pustaka dan mengkatalogisasi bahan pustaka tersebut.

Setelah semua tahap dilalui, bahan pustaka kemudian disusun di rak yang

kemudian dapat langsung digunakan oleh pemustaka perpustakaan.

50

C. Penelitian Terdahulu

Penelitian dengan judul Manajemen Perpustakaan Madrasah Aliyah Negeri

(MAN) 4 Pondok Pinang Jakarta Selatan, oleh Naoki, mahasiswa jurusan Ilmu

Perpustakaan UIN Jakarta pada tahun 2010.

Penelitian tersebut membahas mengenal ruang lingkup manajemen

perpustakaan seperti staf, koleksi, fasilitas, dan teknologi informasi dan

komunikasi. Metode yang digunakan dalam penelitian tersebut adalah metode

kualitatif deskriptif. Data-data dikumpulkan dengan teknik wawancara dan

observasi, kemuidian yang menjadi sampel penelitian adalah para tenaga

perpustakaan. Yang menjadi responden penelitian adalah satu orang kepala

perpustakaan dan dua orang staf perpustakaan MAN 4. Tujuan penelitian ini

adalah untuk mengetahui manajemen perpustakaan MAN. Dari penelitian tersebut

diketahui bahwa kegiatan manajemen di perpustakaan MAN 4 berdasarkan lima

fungsi dalam teori manajemen yaitu planning, organizing, staffing, leading dan

controlling belum berjalan dengan maksimal.

1. Perbedaan Terhadap Penelitian Sebelumnya

Perbedaan yang dilakukan oleh Naoki meneliti perpustakaan

madrasah/sekolah, sedangkan penelitian yang penulis teliti dilakukan di

perpustakaan umum. Dalam penelitiannya, Naoki melihat penerapan fungsi-

fungsi manajemen dari segi staf, koleksi, fasilitas, teknologi informasi dan

komunikasi. Sedangkan penelitian yang penulis lakukan akan melihat penerapan

fungsi-fungsi manajemen dari kegiatan layanan teknis (pengadaan dan

pengolahan) yang dilakukan oleh perpustakaan.

51

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Jenis dan Pendekatan Penelitian

Jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif, yaitu penelitian yang

dilakukan untuk memberikan gambaran yang lebih detail mengenai suatu gejala

atau fenomena.1 Mendeskripsikan atau menjelaskan sesuatu hal seperti apa adanya

yang terjadi di Perpustakaan dan Arsip kota Administrasi Jakarta Barat. Penelitian

deskriptif digunakan untuk memecahkan atau menjawab permasalahan yang

dihadapi pada situasi sekarang dengan tujuan utama membuat gambaran tentang

suatu keadaan secara objektif.2

Penelitian ini dilakukan dengan pendekatan kualitatif, yaitu suatu

pendekatan yang memungkinkan penulis untuk memahami suatu gejala dengan

lebih mendalam dan lebih terperinci tanpa hambatan oleh batasan-batasan variabel

yang mampu mempengaruhi kedalaman dan kerincian informasi yang diperoleh

dari subjek.

B. Sumber Data

1. Data Primer adalah data yang diperoleh secara langsung, tanpa perantara,

dari sumbernya.3 Untuk mendapatkan data primer penulis melakukan

wawancara secara langsung dengan pihak pengelola perpustakaan dan Arsip

Kota Administrasi Jakarta Barat.

1Bambang Prasetyo dan Lina Miftahul Jannah,Metode Penelitian Kualitatif: Teori dan

Apilkasi , ed.1-7, (Jakarta: Rajawali Press,2012), h. 42 2 Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian,( Jakarta: STIA-LAN, 1999), h. 60

3 Yamin Martinis, Metodelogi Penelitian pendidikan dan sosial: Kuantitaif dan Kualitatif

(Jakarta: Gaung Persada Press, 2008), hal. 17.

52

2. Data Sekunder adalah sumber data yang diperoleh secara tidak langsung dari

sumbernya.4 Penulis mendapatkan sumber dari study kepustakaan yang

menunjang penelitian ini seperti buku, jurnal dan dokumen-dokumen lain.

C. Informan

Dalam penelitian ini penulis langsung mencari informasi dengan

mewancarai ibu F dan ibu S selaku pihak pengurus Perpustakaan dan Arsip Kota

Administrasi Jakarta Barat.

Pemilihan informan dalam penelitian ini adalah mereka yang dianggap

paham dan mengetahui tentang kajian yang diteliti. Dalam penelitian ini penulis

menggunakan purposive sampling yaitu peneliti memilih orang-orang yang betul-

betul memiliki kriteria sebagai sampel penelitian yang penulis teliti.

D. Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini:

1. Riset Kepustakaan (Library Research)

Dalam penelitian riset kepustakaan ini dengan mempergunakan dan

mempelajari buku-buku, literatur-literatur,artikel-artikel bermaksud untuk

mendapatkan gambaran tentang topik yang akan dibahas.

2. Penelitian Lapangan (Field Research)

Penelitian lapangan dilakukan dengan cara:

4 Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian: Pengantar Teori dan Panduan Praktis

Penelitian Sosial Bagi Mahasiswa dan Peneliti Pemula (Jakarta : STIA-LAN, 2002), h. 87

53

a. Observasi, yaitu penulis mengamati secara langsung terhadap fenomena

yang diteliti.

b. Wawancara, yakni tanya jawab langsung dengan sumber-sumber yang

terkait dengan topik yang diteliti.

c. Dokumentasi, yaitu yang dilakukan untuk mencari data yang berupa

catatan, brosur, agenda dan sebagainya.

E. Teknik analisis Data

Teknik analisis data yang dilakukan pada penelitian ini adalah analisis data

kualitatif mengikuti konsep Miles dan Huberman yang dikutip oleh Sugiyono

dalam bukunya “Memahami Penelitian Kualitatif”. Aktivitas dalam analisa data

kualitatif dilakukan secara interaktif dan berlangsung secara terus menerus pada

setiap tahapan penelitian.5 Proses analisis data dilakukan dalam tiga tahap:

1. Reduksi Data (Data Reduction)

Data yang diperoleh penulis dari lapangan melalui observasi, wawancara

direkam dan dokumentasi yang jumlahnya cukup banyak. Penulis tulis dengan

rinci, kemudian perangkuman, memilih hal-hal yang pokok dan memfokuskan

pada hal-hal yang yang berkaitan dengan penulis teliti. Dengan demikian data

yang telah direduksi dapat memberikan gambaran tentang bagaimana tingkat

Penerapan Fungsi-fungsi Manajemen pada Perpustakaan dan Arsip Kota

Administrasi Jakarta Barat.

2. Penyajian Data

Dalam penyajian data, penulis melakukan dalam bentuk tabulasi atau

tabel-tabel

5 Sugiyono, Memahami Penelitian Kualitatif (Bandung: Alfabeta, 2007), h. 37.

54

3. Penarikan Kesimpulan

Data-data yang telah diterangkan dan dijabarkan dalam bentuk narasi

kemudian penulis gunakan untuk menjawab rumusan masalah yang telah

dirumuskan sejak awal.

55

55

BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Latar Belakang dan Riwayat Singkat Perpustakaan Umum Jakarta

Barat

Perpustakaan umum kotamadya merupakan merupakan bagian dari

Perpustakaan Umum Pemerintah DKI Jakarta. Salah satu perpustakaan umum

milik Pemerintah Umum DKI Jakarta adalah Perpustakaan Umum Kota

Administrasi Jakarta Barat. Perpustakaan umum Jakarta Barat dibangun pada

tahun 1984 dan baru dimanfaatkan pada tahun 1985. Sejak berdirinya sampai

sekarang, Perpustakaan Umum Jakarta Barat telah mengalami kemajuan dalam

mendukung kegiatan formal dan informal.

Tujuan berdirinya Perpustakaan Umum Jakarta Barat adalah sebagai pusat

pembelajaran bagi masyarakat dengan sasarannya yaitu meningkatkan mutu

sumber daya masyarakat Jakarta dan sekitarnya pada umumnya dan masyarakat

Jakarta Barat khususnya.

Perpustakaan Umum Jakarta Barat yang dikepalai pertama kali oleh H.

Abdul Walid M, SH, memberikan layanan dan ruang baca. Seiring dengan

berjalannya waktu perpustakaan yang dikepalai oleh Basuki E. Yunanto sekarang

ini telah berkembang dengan kegiatan yang baru seperti bimbingan pengelolaan

perpustakaan, program-program yang meningkatkan masyarakat seperti program

konsolidasi, sosialisasi perpustakaan, pameran, promosi perpustakaan dan

sebagainya.

56

1. Fungsi dan Tugas Pokok

Keberadaan Perpustakaan Umum Jakarta Barat berfungsi untuk mengelola

dan menyediakan bahan pustaka yang dibutuhkan masyarakat setempat. Fungsi

terus berkembang menjadi sarana pendidikan non formal bagi masyarakat yang

kurang beruntung dalam memperoleh pendidikan formalnya sehingga

perpustakaan sebagai Unit Pelaksana Teknis Daerah, maka Perpustakaan Umum

Jakarta Barat berfungsi sebagai berikut:

a. Menyusun rencana dan melaksanakan rencana kerja.

b. Pelaksanaan Dokumen Pelaksanaan Anggaran DPA kantor.

c. Pemasyarakatan perpustakaan.

d. Pembinaan teknis urusan perpustakaan dan kearsipan di wilayah Jakarta

Barat.

e. Pelaksanaan layanan perpustakaan dan kearsipan di kota Administrasi

Jakarta Barat.

f. Pelaksanaan pengadaan bahan perpustakaan Kelurahan dan masyarakat.

g. Penyeleksian dan pelaksanaan deposit perpustakaan.

h. Pelaksanaan pelestarian, perawatan, serta penyimpangan bahan pustaka.

i. Pelaksanaan asistensi dalam rangka penilaian, pemindahan dan

penyusutan arsip.

j. Pelaksanaan pengolahan bahan pustaka.

k. Pengolahan kepegawaian, keuangan dan barang.

l. Pelaksanaan kegiatan ketatausahaan dan keruamahtanggaan.

m. Pelaksanaan informasi perpustakaan dan kearsipan.

57

n. Penyediaan, penatausahaan, penggunaan, pemeliharaan, perawatan

sarana prasarana kerja.

o. Penyiapan bahan laporan badan yang terkait dengan tugas dan fungsi.

p. Pelaporan dan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas dan fungsi

Perpustakaan Umum Jakarta Barat juga mempunyai tugas pokok, sesuai

dengan Keputusan Gubernur Privinsi Daerah No. 109 Tahun 2001 yaitu:

“Perputakaan Umum Kota Adiministrasi Jakarta Barat mempunyai tugas

melayani masyarakat umum dan kedinasan dalam bidan perpustakaan dan

informasi, pengembangan terhadap perpustakaan sekolah, kelurahan dan

kedinasan di wilayah Kota Administrasi Jakarta Barat.”

2. Visi dan Misi

Perpustakaan umum mempunyai visi dan misi yaitu memajukan bangsa

dalam rangka meningkatkan kualitas sumber daya manusia dengan membangun

budaya baca melalui perpustakaan. Visi Perpustakaan Umum Jakarta Barat

adalah “Terwujudnya pelayanan prima dalam bidang perpustakaan dan arsip.”

Sedangkan misi Perpustakaan Umum Jakarta Barat adalah:

a. Mewujudkan tata kelola penyelenggaraan perpustakaan dan arsip yang

baik dengan menerapkan kaidah “Good Govarmance”.

b. Mengembangkan sarana dan prasarana perpustakaan dan arsip yang

bertaraf nasional dan internasioanal.

58

3. Struktur Organisasi

Organisasi Perpustakaan Umum Jakarta Barat, sebagaimana ditentukan

dalam Peraturan Daerah No. 3 Tahun 2001 berada di bawah komando lini atau

vertical Kepala Perpustakaan Umum DKI Jakarta. Struktur Organisasi Kantor

Perpustakaan Umum Kota Administrasi Jakarta Barat:

a. Kepala Kantor Perpustakaan Umum Kotamadya.

b. Sub Bagian Tata Usaha.

c. Sub Bidang Pelayanan.

d. Sub Bidang Pengembangan Koleksi.

e. Sub Bidang Pembinaan

Adapun uraian tugas pokok dan fungsi Kantor Perpustakaan dan Arsip

Kota Administrasi Jakarta Barat:

a. Kepala Kantor Perpustakaan Umum Kotamadya

Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, Kepala Kantor

Perpustakaan Umum Kotamadya Jakarta Barat bertanggung jawab secara

teknis administratif kepada Kepala Kantor Perpumda Provinsi DKI Jakarta

dan secara teknis operasional kepada Walikotamadya Jakarta Barat.

b. Sub bagian Tata Usaha, mempunyai tugas:

1) Melaksanakan surat menyurat kearsipan.

2) Melaksanakan urusan perlengkapan dan rumah tangga.

3) Melaksanakan urusan kepegawaian.

4) Melaksanakan urusan keuangan.

5) Melaksanakan pengumpulan dan pengolahan data dan informasi

59

c. Sub bidang Pelayanan, mempunyai tugas:

1) Mencatat anggota dan pengunjung perpustakaan.

2) Melaksanakan layanan bahan pustaka dan informasi.

3) Melaksanakan layanan audio visual.

4) Melaksanakan jaringan informasi.

5) Melaksanakan pemasyarakatan perpustakaan

d. Sub bagian Pengembangan Koleksi, mempunyai tugas:

1) Menyusun pedoman dan petunjuk teknis pelaksanaan pengolahan

kearsipan.

2) Menyiapkan bahan laporan Bidang Pengembangan Koleksi terkait

dengan tugas sub bidang Pengolahan.

3) Menerima, mengolah dan menyerahkan bahan perpustakaan.

4) Mengoordinasikan penyusunan laporan (kinerja, kegiatan dan

akuntabilitas) Bidang Pengembangan Koleksi.

5) Membantu pengadministrasian surat masuk Kantor Perpustakaan dan

Arsip Kota Administrasi Jakarta Barat.

6) Melaksanakan pemantauan dan evaluasi penerapan pengolahan

bahan perpustakaan pelaksanaan penganggaran dan/atau

penyelamatan bahan perpustakaan langka, arsip masyarakat yang

bernilai guna sejarah bagi daerah dan bangsa.

e. Sub bidang Pembinaan, mempunyai tugas:

1) Melakukan pengetikan naskah dinas yang berhungan dengan subdid

pembinaan.

60

2) Membantu melaksanakan kegiatan yang ada pada Dokumen

Pelaksanaan Anggaran.

3) Melakukan Pembinaan Pengelolaan ke sekolah-sekolah.

4) Melakukan pembinaan Perpustakaan Kelurahan.

5) Mendata dan memonitoring keberadaan perpustakaan kelurahan di

lingkukan Kota Administrasi Jakarta Barat.

6) Mendata dan memonitoring keberadaan Taman Bacaan Masyarakat

di lingkukan Kota Administrasi Jakarta Barat.

7) Membantu pendistribusian teknis yang diminta oleh perpustakan

kelurahan dan Taman Baca Masyarakat

Adapun struktur organisasi Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi

Jakarta Barat dapat dilihat pada bagan berikut:

61

Bagan 1

Struktur Organisasi Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Barat

Kepala kantor

(Basuki E. Yunanto)

Kasubbag Tata Usaha

(Sukiman)

1. Suryati

2. Hamdan

3. Diki Lukman Hakim

4. Ahmad Sofian

5. Sugiarto

6. Nasrullah

Kasubbid Pembinaan (Heru

Septianto)

1. M. Rohid

2. Ridwan

Pengembangan

Koleksi (Tirta

Riyana)

1. Prio Pintadi

2. Fenty Afriyani

3. Muharromi

Kasubbid Pelayanan

(Sertina Simamora)

1. Sintha Arasyi H.

2. Rusman Panjaitan

3. A. Dimyati

4. Sri Mulyati

5. Fatahurrahman

6. Imam Musada

7. Juaedin Rudi

8. Indra Sofyan

9. Imansyah

Kelompok Jabatan Fungsional

1. Maryati

2. Gustomi

62

4. Sumber Daya Manusia

Tenaga yang ada pada Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta

Barat saat ini berjumlah 27 orang. Dari 27 orang tenaga ini memiliki latar

belakang pendidikan yang bebeda-beda dan tenaga kerja di Perpustakaan Umum

Jakarta Barat hanya satu orang yang belatar belakang pendidikan perpustakaan.

Seluruh karyawan yang bertugas di Kantor Perpustakaan Umum Jakarta Barat

merupakan Pegawai Negeri Sipil (PNS). Rincaian tenaga kerja di Kantor

Perpustakaan Umum Jakarta Barat, sebagai berikut:

a. Pegawai Negeri Sipil (PNS) menurut pendidikan:

Pendidikan Stara 2 (S2) : 2 orang

Pendidikan Stara 1 (S1) : 7 orang

Diploma 3 (D3) : 1 orang

Pendidikan SLTA/sederajat : 15 orang

Jumlah : 27 orang

b. Pegawai Negeri Sipil (PNS) menurut golongan:

Golongan IV : 2 orang

Golongan III : 9 orang

Golongan II : 15 orang

Golongan I : 1 orang

Jumlah : 27 orang

Berikut ini adalah jumlah sumber daya manusia di Perpustkaan dan Arsip

Kota Administrasi Jakarta Barat:

63

Tabel I Jumlah SDM Perpustakaan Umum Jakarta Barat

Pendidikan

golongan

PNS

SD SLTP SLTA D3 S1 S2 Jumlah

IV - - - - 1 1 7

III - - 2 - 6 1 9

II - 1 13 1 - - 15

I - 1 - - - - 1

Jumlah - 2 15 1 7 2 27

5. Koleksi

Koleksi Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Barat setiap

tahun secara bertahap diadakan penambahan koleksi bahan pustaka berupa

buku-buku fiksi dan non fiksi, majalah, Koran, kliping, terbitan pemerintah dan

sebagainya. Koleksi tersebut terbagi atas:

a. Koleksi Umum

Yang dimaksud koleksi umum disini yaitu koleksi buku-buku yang

dapat dipinjam keluar atau dibawa pulang oleh anggota Perpustakaan Umum

Jakarta Barat.

b. Koleksi Khusus

Koleksi ini meliputi:

1) Buku-buku seperti kamus, ensiklopedi dan sebagainya.

2) Peta, globe.

3) Majalah dan surat kabar.

4) Kliping

64

Berikut jumlah koleksi bahan pustaka Perpustakaan dan Arsip Kota

Administrasi Jakarta Barat:

Tabel 2

Data Koleksi Bahan Pustaka Tahun 2014

GOL JUMLAH

JUDUL EKS

000 370 1.183

100 406 1.575

200 956 3.896

300 904 3.473

400 277 758

500 443 1.405

600 1.365 4.924

700 376 1.167

800 466 1.272

900 542 1.987

FIKSI 3.407 13.987

REFERENSI 1.245 3.168

JUMLAH 10.757 38.793

6. Gedung dan Ruang Perpustakaan

Letak gedung Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Barat ini

cukup strategis, karena berlokasi di jalan besar dan berdekatan dengan sekolah

dasar serta perumahan penduduk. Lokasi Kantor Perpustakaan Umum

Kotamadya Jakarta Barat adalah jalan Tanjung Duren Barat No.36 telepon (021)

5664662 Jakarta Barat berdekatan dengan perguruan tinggi (Universitas

65

Tarumanegara, Universitas Trisakti, Universitas Kristen Krida Dwipayana,

Universitas Bina Nusantara, dan Universitas Esa Unggul) dan pusat

pembelanjaan (Mall Taman Anggrek dan Mall Citraland). Gedung dibangun di

atas tanah seluas 2500 m², dengan luas bangunan 5000 m².

Gedung ini bertingkat 4 lantai yang terdiri dari lantai 1: ruang interaktif

anak, ruang baca anak, ruang registrasi, toilet, mushola, gudang dan dapur.

Lantai II: ruang baca umum remaja/dewasa, cafeteria, ruang internet, ruang

referensi, ruang seminar/rapat, ruang tunggu, dan 5 kios pendidikan. Lantai III:

ruang pengolahan bahan pustaka, ruang staf dan toilet. Lantai IV: ruang arsip

dan toilet.

Gedung kantor Perpustakaan Umum Kotamadya Jakarta Barat keadaanya

sudah bagus, pada tahun 2012 dilaksanakan renovasi dikarenakan gedung lama

kantor tersebut tidak layak bagi keselamatan kerja dan keselamatan pengunjung

dikarenakan banjir dan perubahan kontruksi gedung membuat bangunan miring

±30 cm diatas permukaan tanah.

7. Anggaran

Untuk melaksanakan kegiatan perpustakaan, memerlukan dana yang tidak

sedikit, apalagi jika ingin mendapatkan hasil yang sebaik-baiknya. Secara

keseluruhan, dana yang diperlukan dalam Penyelenggaraan Perpustakaan Umum

Jakarta Barat dibebankan kepada Anggaran Pendapatan Belanja Daerah (APBD)

DKI Jakarta, yang tercantum dalam Dokumen Anggaran Satuan Kerja (DASK)

Kantor Perpustakaan Umum Kotamadya Jakarta Barat, baik dalam kegiatan

rutin maupun kegiatan pembangunan melalui proyek Perpustakaan Umum

Kotamadya Jakarta Barat.

66

Semua anggaran kegiatan operasional dari dua sumber dana itu, yang

dikelola langsung oleh Perpustakaan Umum Jakarta Barat hanya anggaran rutin

saja, anggaran pembangunan dikelola langsung oleh pusat (Perpumda DKI

Jakarta).

8. Kegiatan Perpustakaan

Kegiatan rutin perpustakaan secara umum terdiri atas bagian pokok yaitu

bagian pengadaan, pengolahan dan pelayanan. Ketiga bagian ini merupakan satu

kesatuan yang tidak dapat dipisahkan dalam kegiatan perpustakaan. Dibawah ini

rincian dari kegiatan tersebut:

a. Pengadaan

Pengadaan bahan pustaka merupakan salah satu fungsi utama

perpustakaan dalam menyediakan dan memenuhi kebutuhan informasi bagi

pemakai perpustakaan dan merupakan awal dari kegiatan perpustakaan.

Dalam pengadaan koleksi, Perpustakaan Umum Jakarta Barat melakukan

beberapa macam cara pengadaan bahan pustaka. Secara umum ada tiga cara

yang dilakukan melaluui membeli, hadiah dan serahan hasil seminar,

konfrensi

1) Pengolahan

Pengolahan koleksi merupakan tahap selanjutnya setelah memilih

dan pengadaan bahan pustaka. Sebelum data-data bahan pustaka dicatat

dalam buku induk, terlebih dahulu ditentukan notasi kelas koleksi

dengan pedoman DDC Ringkasan edisi ke 14 (Dewey Decimal

Classification 14), sedangkan untuk pendeskripsian bukunya

menggunakan AACR2.

67

2) Pelayanan

Pelayan Perpustakaan Umum Jakarta Barat menganut sistem

terbuka, artinya perpustakaan membolehkan pemustaka memilih secara

langsung buku yang diinginkan di rak. Jenis layanan perpustakaan yang

dilaksanakan oleh Perpustakaan Umum Jakarta Barat adalah:

a) Layanan sirkulasi remaja/dewasa.

b) Layanan sirkulasi anak-anak.

c) Layanan referensi.

d) Layanan internet.

e) Layanan audio visual.

f) Layanan interaktif anak.

g) Layanan mobil perpustakaan keliling

9. Keanggotaan

Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Barat menyediakan

keanggotaan bagi anak-anak dan remaja/dewasa. Pengunjung remaja/dewasa

boleh membaca diruangan anak atau meminjam buku bila sudah menjadi

anggota tetapi keanggotaan mereka berbeda. Bagi anggota perpustakaan usia

sekolah dasar mendapat kartu anggota warna kuning dan hanya boleh meminjam

buku di layanan anak. Bagi anggota perpustakan remaja/dewasa boleh

meminjam buku di bagian layanan anak dan di bagian remaja/dewasa.

Jadwal berkunjung ke Perpustakaan dan Arsip dibuka setiap hari (Senin-

Minggu) mulai pukul 09.00–20.00 WIB (kecuali hari libur Nasional). Untuk

keanggotaan di Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Barat bersifat

terbuka bagi seluruh masyarakat Jakarta, dengan persyaratan yang mudah:

68

a. Membawa lembar fotocopy KTP/Kartu Pelajar/Kartu Mahasiswa atau

Kartu Keluarga.

10. Kegiatan layanan anak dan remaja/dewasa

Pada ulasan di bawah ini akan disampaikan mengenai jenis-jenis layanan

untuk anak-anak dan remaja/dewasa di Perpustakaan dan Arsip Kota

Administrasi Jakarta Barat:

a. Layanan Peminjaman Bahan Pustaka

Pada layanan peminaman bahan pustaka yang dapat meminjam adalah

yang telah menjadi anggota Perpustakaan Umum Jakarta Barat, pada

layanan anak dan remaja/dewasa disini peminjaman bahan pustakanya sama

dengan peminjaman koleksi pada umumnya.

b. Layanan Rujukan/Referensi

Koleksi rujukan merupakan koleksi yang tidak dapat dipinjamkan dan

hanya boleh dibaca di ruang perpustakaan. Perpustakaan Umum Jakarta

Barat ini telah memiliki koleksi rujukan hanya untuk anak-anak, koleksi

tersebut berada di ruang interaktif anak.sedangkan untuk dewasanya saat ini

belum memiliki koleksi rujukan.

c. Layanan Bercerita (storytelling)

Layanan mendongeng bertujuan unruk mendorong anak-anak untuk

membaca buku dengan cerita-cerita yang lebih beragam dan tertarik untuk

membaca sendiri setelah mendengar dongeng yang dibacakan. Layanan ini

dimaksudkan sebagai sarana promosi agar anak-anak sering berkunjug ke

perpustakaan. Layanan ini dilakukan biasanya saat ada kegiatan wajib

kunjung ke perpustakaan, tetapi kadang perpustakaan turun langsung ke

69

sekolah-sekolah atau lingkungan masyarakat. Sedangkan yang dibawakan

diambil dari koleksi yang berada di layanan anak dan layanan bercerita ini

dilakukan oleh storyteller dan petugas layanan.

B. Hasil Penelitian dan Pembahasan

Bab ini berisi hasil yang didapat penulis selama melakukan penelitian di

Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Barat. Bab ini menjadi inti dari

penelitian yang penulis lakukan mengenai penerapan fungsi manajemen pada

pelaksanaan kegiatan layanan teknis di Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi

Jakarta Barat. Fungsi manajemen yang dimaksud adalah planning, organizing,

actuating, budgeting dan controlling. Sedangkan kegiatan layanan teknis yang

dimaksud adalah kegiatan pengadaan bahan pustaka dan pengolahan bahan

pustaka.

1. Pengadaan Bahan Pustaka

a. Perencanaan (planning)

Dalam sebuah perpustakaan, fungsi manajemen sangatlah penting

dilakukan guna untuk mendapatkan hasil yang sesuai dengan apa yang

diinginkan. Fakta dilapangan dari hasil wawancara yang penulis lakukan

dengan ibu S dalam kegiatan pengadaan di Perpustakaan dan Arsip ini

adalah penulis tidak melihat bahwa mereka telah melakukan fungsi

perencanaan untuk tahun berikutnya.1

Perencanaan adalah yaitu perhitungan dan penentuan tentang apa yang

akan dijalankan dalam rangka mencapai tujuan tertentu, dimana menyangkut

1 Berdasarkan hasil wawancara dengan ibu S pada tanggal 23 Februari 2015

70

tempat, oleh siapa pelaku atau pelaksana, dan bagaimana tata cara mencapai

itu.

Sedangkan menurut Sutarno NS, perencanaan itu adalah Proses analitis

atau cara pemakaian yang meliputi penaksiran masa depan, menetapkan

tujuan, mengembangkan alternatif kegiatan untuk mencapai tujuan tersebut

dan memilih sebuah cara atau beberapa cara diantara alternatif-alternatif

yang ada.2

Jadi untuk mendapatkan hasil yang sesuai dengan apa yang diinginkan,

maka fungsi perencanaan ini sangatlah penting dalam sebuah perpustakaan,

karena fungsi perencanaan merupakan suatu kegiatan yang bisa memberikan

penilaian kepada pemustaka terhadap perpustakaan.

b. Pengorganisasian (organizing)

Pengorganisasian dalam perpustakaan adalah berupa lembaga atau unit

kerja yang bertugas menghimpun koleksi pustaka dan menyediakannya bagi

masyarakat untuk dimanfaatkan.

Berdasarkan hasil wawancara dengan ibu F, pada kegiatan pengadaan

di Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Barat, ada beberapa

kategori fungsi pengorganisasian yang penulis temukan pada kegiatan ini:

1. Mendata informasi bahan pustaka yang akan diadakan

Untuk mengadakan bahan pustaka, pihak perpustakaan sudah

menyebarkan angket terlebih dahulu kepada pemustaka. Gunanya untuk

mengetahui bahan pustaka apa saja yang dibutuhkan oleh pemustaka. Dari

2 Sutarno NS, Manajemen Perpustakaan Umum: Suatu Pendekatan Praktik (Jakarta:

Samitra Media Utama, 2006) h.135

71

hasil penyebaran angket terhadap pemustaka hanya 30% saja yang diambil

untuk kegiatan pengadaan bahan pustaka.

Selain dari angket yang disebar kepada pemustaka, perpustakaan

menemukan judul-judul yang akan diadakan dengan cara menelusuri

internet. Kemudian perpustakaan melakukan penyeleksian bahan pustaka.

Tahap penyeleksian sebagai berikut:

1) Katalog Penerbit dari berbagai penerbit

Katalog penerbit berisi informasi buku-buku terbaru dari penerbit dalam

dan luar negeri. Informasi yang dikandung biasanya berisi judul,

pengarang, tahun penerbit, harga buku dan sering pula menyertakan

anotasi atau deskripsi cakupan buku.

2) Bibliografi Nasional Indonesia

Berisi informasi tentang terbitan seluruh Indonesia yang mencakup

buku, bacaan anak-anak, majalah dan lain-lainnya.

3) Tinjauan buku-buku masa kini

4) Buku-buku terbaik, daftar yang direkomendasikan3

2. Sumber pengadaan bahan pustaka

Perpustakaan mendapatkan bahan pustaka dengan cara membeli dari

penerbit-penerbit, hibah dan hadiah pemerintah atau instansi-instansi.

Bahan pustaka yang dibeli berupa buku, majalah, novel, koran,

ensiklopedia dan lain-lain. Untuk mendapatkan bahan pustaka yang akan

dibeli, pihak perpustakaan menggunakan jasa rekanan atau pihak ketiga.4

3 Hasil wawancara dengan ibu S pada tanggal 23 februari 2015

4 Berdasarkan hasil wawancara dengan ibu F pada tanggal 9 Maret 2015

72

Dalam melakukan pengadaan bahan pustaka, pihak perpustakaan selalu

memperhatikan kualitas bahan pustaka yang sudah dipilih. Dijelaskan

oleh Ibu F hal-hal yang diperhatikan yaitu kualitas bahasa, kualitas

penerbit, kualitas pengarang, kualitas isi dan kualitas cetakannya,

sehingga pemustaka memiliki kesan yang kuat terhadap buku yang

mereka inginkan.5 Selain mengadakan buku-buku baru, Perpustakaan

dan Arsip juga mengadakan buku-buku lama yang sudah tersedia di

perpustakaan. Buku-buku itu diadakan kembali karena permintaaan atau

minat pemustaka terhadap buku tersebut masih cukup besar, sehingga

perpustakaan mengadakan kembali dengan buku yang sama.

Selain bahan pustaka berupa buku, perpustakaan juga mengadakan

bahan pustaka berupa ensiklopedi, majalah dan koran. Majalah yang

dilanggan oleh Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Barat

adalah Ayah Bunda, Majalah Pengusah Trubus, Majalah Kawanku,

Majalah Femina, Majalah Kartini, Majalah Gadis.

Dalam pengadaan bahan pustaka, perpustakaan menggunakan jasa

rekanan untuk membeli buku-buku yang dibutuhkan. Ibu F dan Ibu S

mengatakan bahwa alasan perpustakaan menggunakan jasa rekanan

untuk membeli buku dan bukan membeli sendiri adalah karena peraturan

dan sistem yang berlaku di Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi

Jakarta Barat. Selain itu keuntungan yang didapat dengan menggunakan

jasa rekanan dalam hal pengadaan bahan pustaka, yakni dari segi

kemudahan dan kepraktisan. Dengan menggunakan jasa rekanan para

5 Hasil wawancara dengan ibu F pada tanggal 9 Maret 2015

73

staf perpustakaan tidak perlu repot-repot berkeliling ke toko buku atau

penerbit mencari buku yang ingin diadakan. Selain itu dengan

menggunakan jasa rekanan dapat menekan biaya yang dikeluarkan untuk

ongkos para staf yang membeli buku sendiri.6

Selain dari proses pemmbelian, bahan pustaka yang didapat oleh

perpustakaan juga berasal dari hadiah, baik itu dari institusi atau

lembaga lainnya seperti Perpustakaan Nasional dan kementrian yang

lain, yang semuanya diberikan secara gratis.

Semua hadiah dari pihak lain diterima oleh perpustakaan tanpa ada

pengecualian. Jadi meskipun pemustaka memberikan buku-buku yang

sudah lama akan tetap diterima oleh perpustakaan sebagai bentuk

penghargaan kepada pihak pemberi, agar pihak pemberi tidak merasa

kecewa. Selain buku dan hadiah, Perpustakaan dan Arsip Kota

Administrasi Jakarta Barat juga membuat kliping Koran mengenai topik-

topik yang menarik dan bermanfaat bagi pemustaka.

Sedangkan menurut Sismanto, dalam pengorganisasian ditentukan

tenaga-tenaga yang dibutuhkan untuk melaksanakan rencana yang telah

disusun. Setelah menentukan tenaga yang dibutuhkan, kita harus

mengorganisasikannya agar dapat bekerja secara efektif dan efisien.

c. Staffing

Staffing adalah sebagai cara mengindentifikasi kebutuhan tenaga kerja

dengan cara memilih, menempatkan dan melatih orang yang diperlukan.

6 Hasil wawancara dengan ibu S dan F pada tanggal 9 Maret 2015

74

Dalam kegiatan pengadaan bahan pustaka di Perpustakaan dan Arsip

Kota Administrasi Jakarta Barat mempunyai sembilan orang staf. Diantara

Sembilan staf yang dimilikinya tersebut, hanya Ibu Sertina yang telah

menjadi pustakawan terampil di perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi

Jakarta Barat. Sedangkan delapan orang staf lainnya berlatar belakang

pendidikan:

1) S1 perpustakaan : 2 orang

2) D3 perpustakaan : 2 orang

3) SMA : 4 orang

Alasan mengapa hanya Ibu Sertina yang sudah ditetapkan menjadi

pustakawan, sedangkan ada empat orang staf lainnya yang berlatar belakang

pendidikan perpustakaan namun belum ditetapkan sebagai pustakawan

adalah karena mereka belum mengajukan diri sebagai pustakawan. Syarat

untuk menjadi pustakawan salah satunya adalah mengajukan diri ke

Perpustakaan Nasional untuk diangkat sebagai pustakawan.

Meskipun kegiatan layanan teknis sudah berjalan, akan tetapi tidak ada

staf yang bertanggungjawab secara penuh dalam kegiatan pengadaan bahan

pustaka. Semua kegiatan di perpustakaan dilakukan bersama-sama, sehingga

tanggungjawab dalam kegiatan tersebut menjadi tanggung jawab bersama-

sama diantara staf perpustakaan. Pembagian tugas diantara staf perpustakaan

ada, akan tetapi tidak terlalu mendetail. Pembagian hanya secara sederhana,

yaitu staf yang bukan berlatar belakang ilmu perpustakaan akan lebih

berperan dalam kegitan layanan pemustaka (sirkulasi), sedangkan yang

75

berlatar belakang ilmu perpustakaan lebih dominan mengerjakan kegiatan-

kegiatan layanan teknis, seperti pengolahan bahan pustaka.

Dalam kegiatan pengadaan bahan pustaka semua staf ikut ambil

bagian, mulai dari seleksi bahan pustaka hingga bahan pustaka sudah

diadakan semua dilakukan secara bersama-sama. Sedangkan yang menjadi

penaggungjawab organisasi dalam kegiatan ini adalah Kepala Perpustakaan

dan bukan kesembilan staf tersebut. Akan tetapi mengenai teknis

pelaksanaannya, Kepala Perpustakaan tidak ikut berperan. Semua hal yang

berkaitan dengan teknis pelaksanaan kegiatan pengadaan bahan pustaka

seperti menyebarkan angket dan mencari judul buku, menjadi kewenangan

dari staf sepenuhnya tanpa campur tangan dari Kepala Perpustakaan.

d. Pengarahan (actuating)

Pengarahan dalam kegiatan pengadaan bahan pustaka dilakukan oleh

Bapak Basuki sebagai Kepala Perpustakaan. Berdasarkan hasil wawancara,

Ibu F mengatakan bahwa:

“Biasanyanya pengarahan diberikan sebelum kegiatan pengadaan

bahan pustaka dilakukan. Pengarahan yang diberikan oleh Kepala

Perpustakaan berhubungan dengan anggaran yang tersedia. Kepala

Perpustakaan mengarahkan agar anggaran yang tersedia dapat digunakan

dengan baik agar bahan pustaka yang diadakan sesuai dengan kebutuhan

pemustaka. Sedangkan untuk teknis pengadaan bahan pustaka tetap menjadi

tanggungjawab seluruh staf perpustakaan.”7

Meskipun dalam struktur organisasi perpustakaan, Bapak Basuki

menjabat sebagai Kepala Perpustakaan, namun dalam pelaksanaannya

Bapak Basuki hanya ikut serta dalam kegiatan pengadaan bahan pustaka.

7 Hasil wawancara dengan ibu F pada tanggal 9 Maret 2015

76

Oleh karena itu, Kepala Perpustakaan hanya memberikan pengarahan

kepada para staf perpustakaan dalam kegiatan pengadaan bahan pustaka.

Pengarahan yang diberikan berkaitan dengan kegiatan non teknis,

seperti kinerja para staf. Sedangkan untuk teknisnya langsung diberikan

kepada kasubdid pelayanan.

Pengarahan yang diberikan oleh Bapak Basuki biasanya disertai

dengan motivasi agar para staf tetap semangat dalam bekerja. Dengan

adanya pemberian motivasi kepada para staf, pengaruhnya sangat besar

terutama pada kinerja para staf dalam bekerja. Para staf juga merasa

diperhatikan dengan adanya pengarahan dan pemberian motivasi dari

atasannya.

Menurut Sutarno NS, pengarahan adalah fungsi manajemen yang

berhubungan dengan bagaimana cara mengarahkan anggota organisasi agar

dapat bekerja demi meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja.8

Agar semua kagiatan berjalan dengan lancar dibutuhkan pengarahan

dari orang yang mengerti tentang perpustakaan, sehingga apa yang telah

direncanakan bisa dapat tercapai dan dilaksanakan sesuai dengan apa yang

diinginkan.

e. Anggaran (budgeting)

Dalam kegiatan pengadaan bahan pustaka, Perpustakaan dan Arsip

Kota Administrasi Jakarta Barat memiliki alokasi anggaran yang rutin setiap

tahunnya. Besarnya anggaran untuk perpustakaan ditentukan oleh Anggaran

8 Sutarno NS, Manajemen Perpustakaan: Suatu Pendekatan Praktik, h. 145-146

77

Pendapatan Belanja Daerah (APBD) setiap tahunnya. Anggaran tersebut,

umumnya selalu mengalami perubahan tiap tahunnya karena tergantung

dengan pengeluaran APBD.

Dari keseluruhan dana APBD yang cair untuk perpustakaan, dana yang

dialokasikan dalam kegiatan pengadaan bahan pustaka sebesar 5-10%. Hal

ini sesuai dengan apa yang dikemukakan oleh Ibu S, bahwa:

“Untuk masalah anggaran sih kita dapat dari Anggaran Pendapatan

Daerah (APBD) setiap tahunnya, tapi ibu nggak bisa kasih tau berapa dana

yang dikasih dari APBD secara keseluruhan. Biasanya sih kita

mengalokasikan dana dari APBD untuk pengadaan dan pengolahan bahan

pustaka 5-10% lah, karena kita mengikuti Undang-Undang yang ada”.9

Di dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 Tentang

Perpustakaan, dijelaskan bahwa perpustakaan mengalokasikan dana paling

sedikit 5% dari anggaran belanja operasional perpustakaan atau belanja

barang di luar belanja pegawai dan belanja modal untuk perkembangan

perpustakaan.

Ketika ditanyakan kepada Ibu F, apakah mungkin anggaran akan

kurang atau lebih saat pembelian dilakukan? Beliau mengatakan hal itu tidak

mungkin terjadi, karena sebelumnya perpustakaan sudah mengetahui harga

buku dan majalah dari internet atau katalog-katalog penerbit yang dikirim ke

perpustakaan. Jadi semua buku dan majalah yang akan diadakan sudah

dipastikan dulu harganya dari internet atau katalog-katalog yang dikirimkan

tersebut.

9 Hasil wawancara dengan ibu S pada tanggal 28 februari 2015

78

f. Pengawasan

Berdasarkan hasil wawancara dengan ibu S, penulis menemukan ada

beberapa kegiatan yang berhungan dengan fungsi pengawasan, yaitu:

1) Pengawasan penggunaan dana dari pihak pemerintah

Pengawasan dari pihak pemerintah dilakukan oleh Inspektorat. Inspektorat

mengawasi tentang penggunaan dana yang dikeluarkan dan buku-buku

yang diadakan apakah sesuai atau tidak dengan apa yang direncanakan.

Selain itu Inspektorat juga mengawasi tugas rutin perpustakaan yang

meliputi:

a) Pelaksanaan tugas rutin pengadaan bahan pustaka

Pemeriksaan yang dilakukan oleh Inspektorat berupa pemeriksaan

laporan pengadaan bahan pustaka yang dibuat oleh perpustakaan,

apakah sesuai dengan buku dan majalah yang diadakan atau tidak.

Atau dapat dikatakan apakah buku-buku yang tercantum dalam

daftar pengadaan bahan pustaka benar-benar tersedia di perpustakaan

atau tidak.

b) Penggunaan anggaran untuk pengadaan bahan pustaka

Pemeriksaan ini biasanya berupa kesesuaian harga dan jumlah buku

yang diadakan dan pemeriksaan kondisi fisik buku yang diadakan,

dan apakah sesuai dengan harga beli buku tersebut atau tidak

2) Pengawasan dari pimpinan perpustakaan

Pengawasan dari pimpinan perpustakaan diawasi oleh kepala

perpustakaan. Kepala perpustakaan mengawasi bagaimana kegiatan dan

79

kinerja para staf dalam melakukan tugasnya. Sehingga para staf pun

merasa diperhatikan oleh pimpinan mereka.

3) Pengawasan dari kasubdid.

Kasubdid mengawasi kegiatan teknis dan non teknis dalam kegiatan

pengadaan dan pengolahan. sehingga mengurangi akan adanya terjadi

kesalahan dalam kegiatan tersebut.10

Menurut Sulistyo Basuki, pengawasan adalah proses yang dilakukan

untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan dan

diimplementasikan bisa berjalan sesuai dengan target yang diharapkan

sekalipun berbagai perubahan terjadi dalam lingkungan yang dihadapi.11

Pada Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Barat, fungsi

pengawasan sudah dilakukan dengan apa yang telah direncanakan. Sehingga

semua kegiatan dapat berjalan dengan baik dan benar.

2. Pengolahan Bahan Pustaka

a. Perencanaan (planning)

Seperti halnya kegiatan pada pengadaan bahan pustaka, berdasarkan

hasil wawancara dengan ibu S, penulis tidak menemukan fungsi

perencanaan pada kegiatan pengolahan bahan pustaka.

Menurut Sutarno NS, perencanaan yaitu perhitungan dan penentuan

tentang apa yang akan dijalankan dalam rangka mencapai tujuan tertentu,

10

Berdasarkan hasil wawancara dengan ibu S pada tanggal 23 Februari 2015

11 Sulistyo Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan (Jakarta: Gramedia Pustaka, 1991), h.

194.

80

dimana menyangkut tempat, oleh siapa pelaku atau pelaksana, dan

bagaimana tata cara mencapai itu.

Dari hasil wawancara dan fakta dilapangan yang penulis lakukan, tidak

adanya fungsi perencanaan disebabkan oleh kurangnya manajemen

pimpinan perpustakaan terhadap fungsi tersebut, sehingga akan berdampak

kurang bagus untuk kedepannya. Penulis juga beranggapan bahwa sebuah

perpustakaan akan lebih baik jika dipimpin oleh orang yang mengerti akan

perpustakaan.

b. Pengorganisasian (organizing)

Berdasarkan hasil wawancara dengan ibu S, ada beberapa kegiatan

pengolahan yang dilakukan setelah bahan pustaka datang ke perpustakaan,

yaitu:

1. Mengecek kembali bahan pustaka yang datang ke perpustakaan.

Ketika buku-buku yang diadakan sudah sampai ke perpustakaan, pihak

perpustakaan mengecek kembali buku-buku yang sudah dibeli, apakah

sesuai atau tidak dengan yang dibeli.

2. Menentukan klasifikasi, deskripsi dan abstrak bahan pustaka

Setelah buku-buku dicek kembali, buku-buku langsung diberikan kepada

bagian kasubdid. Disini buku-buku yang baru akan ditentukan

klasifikasinya menggunakan DDC Terjemahan (Dewey Decimal

Classification) edisi 14 yang dikeluarkan oleh Perpustakaan Nasional,

sedangkan untuk deskripsi buku menggunakan AACR2 (Anglo American

Cataloguing Rules 2). Untuk abstrak buku biasanya dapat dilihat melalui

internet. Ibu F mengatakan bahwa:

81

“Untuk kegiatan pengolahan bahan pustaka kita semua mengerjakannya

bersama-sama, dari mulai mendeskripsikan dan mengklasifikasikan buku.

Dalam mengkalsifikasi buku kita menggunakan DDC Ringkasan edisi ke

14, sedangkan untuk mendeskripsikan buku kita menggunakan AACR 2.

Kita juga menambahkan label warna untuk masing-masing kelas biar

untuk memudahkan para pemustaka untuk mencari buku apa yang mereka

inginkan. Biasanya masing-masing staf akan mencari abstrak dari buku-

buku yang berlainan, lalu setelah semua abstrak dari buku-buku tersebut

terkumpul, abstrak tersebut akan langsung di-input.”12

3. Memasukkan data bahan pustaka ke dalam database

Setelah buku-buku sudah diklasifikasi, dideskripsi dan diberikan

abstraknya, tahap selanjutnya yaitu semua data buku-buku itu dimasukkan

ke dalam database. Sehingga buku-buku yang didata bisa langsung

diletakkan dirak sesuai dengan kelasnya masing-masing.13

Menurut H.B Siswanto, dalam mengorganisasikan suatu perpustakaan,

kepala perpustakaan harus mengetahui dengan baik kemampuan masing-

masing staf perpustakaan sehingga dapat menempatkan mereka pada

posisi/tugas yang sesuai dengan kemampuan yang mereka miliki. Kepala

perpustakaan juga harus mengetahui tugas apa yang sedang dikerjakan oleh

para staf agar tidak terjadi pembebanan tugas yang berlebihan kepada staf.14

Pada Perpustakaan dan Arsip Jakarta Barat fungsi pengorganisasian

sudah dilakukan sesuai dengan teori yang ada. Kepala perpustakaan sudah

memberikan kepada orang yang tepat dalam kegiatan pengolahan ini.

12

Berdasarkan hasil wawancara dengan ibu F pada tanggal 9 Maret 2015

13 Berdasarkan hasil wawancara dengan ibu S pada tanggal 23 februari 2015

14 H.B. Siawanto, Pengantar Manajemen (Jakarta: Bumi Aksara, 2005), h. 73-74

82

b. Staffing

Berdasarkan wawancara yang penulis lakukan dengan ibu F, penulis

menemukan ada beberapa kategori pada fungsi Staffing, yaitu:

1. Jumlah dan latar pendidikan staf

Pada kegiatan pengolahan ini, Perpustakaan dan Arsip Jakarta Barat

mmempunyai 9 orang staf untuk mengolah bahan pustaka yang ada.

Dengan latar pendidikannya:

S1 Perpustakaan : 3 orang

D3 Perpustakaan : 2 orang

SMA : 4 orang

2. Pembagian tugas

Untuk yang berlatar belakang ilmu perpustakaan bertanggungjawab pada

kegiatan klsifikasi dan deskripsi buku, karena mereka dianggap paham

akan masalah ini. Sedangkan yang bukan berlatar belakang ilmu

perpustakaan akan ditempatkan pada layanan sirkulasi. Secara keseluruhan

masing-masing staf sebenarnya sudah mengerti dan paham akan tugasnya

masing-masing.15

Staffing atau pengisian jabatan didefinisikan sebagai cara

mengindentifikasi kebutuhan tenaga kerja dengan cara mendaftar tenaga

kerja yang ada, merekrut, memilih, menempatkan, promosi, menilai,

memberi imbalan dan melatih orang yang diperlukan. Dari daftar kegiatan

staffing ini jelas bahwa staffing atau pengisian jabatan merupakan tugas

15

Berdasarkan hasil wawancara dengan ibu F pada tanggal 9 Maret 2015

83

yang tidak ringan bagi para manajer/kepala. Fungsi staffing ini juga sangat

erat dengan fungsi pengorganisasian.16

d. Pengarahan (actuating)

Ketika penulis melakukan wawancara dengan ibu F mengatakan

bahwa:

“kepala perpustakaan kita nggak mengerti akan kegiatan teknis

perpustakaan, karena beliau bukan berlatarbelakang ilmu perpustakaan.

Sehingga yang bertanggungjawab memberikan pengarahan untuk kegiatan

pengolahan diberikan kepada ibu Sertina, karena beliau merupakan

pustakawan disini”17

Dalam kegiatan pengolahan bahan pustaka, Bapak Basuki tidak ikut

serta karena beliau tidak terlalu mengerti mengenai teknis pelaksanaan

kegiatan pengolahan bahan pustaka. Bapak Basuki hanya ikut serta dalam

kegiatan pengadaan bahan pustaka dengan menjadi penanggungjawab dalam

kegiatan pengadaan bahan pustaka dalam kegiatan tersebut. Sedangkan

kegiatan-kegiatan lainnya yang bersifat teknis pelaksanaannya, menjadi

tanggung jawab staf perpustakaan sepenuhnya. Oleh karena itu, Bapak

Basuki tidak memberikan pengarahan dalam kegiatan pengolahan bahan

pustaka, karena tidak mengerti dengan teknis pengolahan bahan pustaka dan

beliau bukan berlatar belakang pendidikan ilmu perpustakaan.

Akan tetapi pengarahan dalam kegiatan ini, saat ini diberikan oleh Ibu

Sertina sebagai pengganti peran dari Bapak Basuki. Pengarahan diberikan

16

Soekarman, DKK, Standar Perpustakaan Khusus (Jakarta: Perpustakaan Nasional RI,

2000), h.3

17 Berdasarkan hasil wawancara dengan ibu F pada tanggal 9 Maret 2015

84

terkait dengan teknis pelaksanaan pengolahan bahan pustaka dan motivasi

kepada staf.

Pengarahan (actuating) merupakan penggabungan dari berapa fungsi

manajemen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, yang

meliputi kepemimpinan (leadership), komunikasi, pemberian motivasi, dan

penyediaan fasilitas. Penggerakan merupakan fungsi manajemen yang

berhubungan dengan bagaimana cara menggerakkan anggota organisasi agar

dapat bekerja demi meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja.18

Pada fungsi pengarahan ini, penulis menemukan bahwa kepala

perpustakaan tidak berperan penting dalam memberikan pengarahan pada

kegiatan pengolahan bahan pustaka ini, sehingga diberikan kepada layanan

kasubdid. pada umumnya sebuah perpustakaan yang baik akan dikelola

dengan manajemen yang baik dan benar. Sehingga perpustakaan juga

dikelola oleh orang yang mengerti akan perpustakaan.

e. Penganggaran (budgeting)

Dalam tahun terakhir ini, untuk memenuhi kebutuhan dalam kegiatan

pengolahan Perpustakaan juga mengadakan beberapa unit komputer, tag

RFID, pintu security gate, loker buat pengunjung dan lemari display. Pada

Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Kota Jakarta Barat sudah

menggunakan sistem Radio Frequency Identifation (RFID). Sistem ini

memudahkan staf dan para pustakawan dalam mencari informasi suatu

produk, tempat, waktu atau transaksi dengan cepat tanpa adanya human eror

18

Sutarno NS, Manajemen Perpustakaan: Suatu Pendekatan Praktik, h. 145-146.

85

serta identifikasi dan security dalam perpustakaan. Dengan fitur RFID

tersebut bisa meningkatkan pengelolaan koleksi dan bisa membuat aktivitas

sirkulasi semakin cepat dan akurat dalam satu operasi. Dalam sistem temu

kembali data buku, perpustakaan menggunakan software Sipmarc.

Untuk kegiatan pengolahan bahan pustaka, kegiatan ini mempunyai

anggaran juga untuk membeli peralatan-peralatan yang dibutuhkan untuk

mengolah buku, seperti gunting, isolatip, lem, kertas, plastik sampul, sudah

ada anggarannya. Berdasarkan hasil wawancara dari Ibu F bahwa:

“untuk anggaran pengadaan dan pengolahan kita alokasikan dana

dari APBD sekitar 5-10% , jadi dari anggaran yang diberikan APBD ke

perpustakaan kita bagikan untuk pengadaan dan pengolahan paling sedikit

sekitar 5-10%, hal ini juga berdasarkan Undang-Undang yang sudah

ditentukan.”19

f. Pengawasan (controlling)

Berdasarkan hasil wawancara dengan ibu S, penulis menemukan ada

beberapa kegiatan yang berhungan dengan fungsi pengawasan, yaitu:

1. Pengawasan penggunaan dana dari pihak pemerintah

Pengawasan dari pihak pemerintah dilakukan oleh Inspektorat. Inspektorat

mengawasi tentang penggunaan dana yang dikeluarkan dan buku-buku

yang diadakan apakah sesuai atau tidak dengan apa yang direncanakan.

Selain itu Inspektorat juga mengawasi tugas rutin perpustakaan yang

meliputi:

a) Pelaksanaan tugas rutin pengadaan bahan pustaka

Pemeriksaan yang dilakukan oleh Inspektorat berupa pemeriksaan laporan

pengadaan bahan pustaka yang dibuat oleh perpustakaan, apakah sesuai

19

Hasil wawancara dengan ibu F pada tanggal 23 Januari 2015

86

dengan buku dan majalah yang diadakan atau tidak. Atau dapat dikatakan

apakah buku-buku yang tercantum dalam daftar pengadaan bahan pustaka

benar-benar tersedia di perpustakaan atau tidak.

b) Penggunaan anggaran untuk pengadaan bahan pustaka

Pemeriksaan ini biasanya berupa kesesuaian harga dan jumlah buku yang

diadakan dan pemeriksaan kondisi fisik buku yang diadakan, dan apakah

sesuai dengan harga beli buku tersebut atau tidak

2. Pengawasan dari pimpinan perpustakaan

Pengawasan dari pimpinan perpustakaan diawasi oleh kepala

perpustakaan. Kepala perpustakaan mengawasi bagaimana kegiatan dan

kinerja para staf dalam melakukan tugasnya. Sehingga para staf pun

merasa diperhatikan oleh pimpinan mereka.

3. Pengawasan dari kasubdid.

Kasubdid mengawasi kegiatan teknis dan non teknis dalam kegiatan

pengadaan dan pengolahan. sehingga mengurangi akan adanya terjadi

kesalahan dalam kegiatan tersebut.20

Menurut Sulistyo Basuki, pengawasan adalah proses yang dilakukan

untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan dan

diimplementasikan bisa berjalan sesuai dengan target yang diharapkan

sekalipun berbagai perubahan terjadi dalam lingkungan yang dihadapi.21

20

Berdasarkan hasil wawancara dengan ibu S pada tanggal 23 Februari 2015

21 Sulistyo Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan (Jakarta: Gramedia Pustaka, 1991), h.

194.

87

Pada Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Barat, fungsi

pengawasan sudah dilakukan dengan apa yang telah direncanakan. Sehingga

semua kegiatan dapat berjalan dengan baik dan benar.

88

BAB V

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan uraian yang telah dijelaskan pada bab-bab sebelumnya, serta

berdasarkan hasil analisis penelitian terhadap data, maka dapat ditarik kesimpulan

bahwa penerapan fungsi-fungsi manajemen di Perpustakaan dan Arsip Kota

Administrasi Jakarta Barat pada kegiatan layanan teknis yaitu kegiatan

pengadaan dan kegiatan pengolahan sudah menerapkan fungsi-fungsi manajemen

walaupun belum berjalan dengan maksimal. Berikut ini adalah penjelasannya:

1. Pengadaan bahan pustaka

a. Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Barat tidak memiliki

perencanaan dalam bentuk tertulis mengenai kegiatan pengadaan bahan

pustaka. Namun, perpustakaan sudah menentukan judul-judul buku atau

bahan pustaka yang akan diadakan untuk menjadi koleksi mereka dari

berbagai katalog penerbit-penerbit yang sudah dilanggan dan

berdasarkan hasil survey mereka terhadap pemustaka. Proses ini

dilaksanakan sebelum kegiatan pengadaan bahan pustaka. Terlebih lagi

pengadaan bahan pustaka yang dilakukan oleh Perpustakaan tergantung

dari anggaran APBD (Anggaran Pendapatan Belanja Daerah) DKI

Jakarta.

b. Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Barat memperoleh

bahan pustaka dengan beberapa cara, yakni: pembelian bahan pustaka

yang menggunakan jasa rekanan; bahan pustaka yang diperoleh dari

hadiah (baik perorangan maupun lembaga); perpustakaan mengajukan

89

permintaan bahan pustaka kepada pihak lain, seperti Perpustakaan

Nasional. Kliping artikel koran yang dibuat oleh staf Perpustakaan dan

Arsip Kotamadya Jakarta Barat.

c. Buku yang menjadi prioritas pengadaan di Perpustakaan dan Arsip

Kotamadya Jakarta Barat adalah buku-buku yang dibutuhkan terutama

buku yang belum ada di perpustakaan, buku yang banyak diminati dari

saran atau request pemustaka.

d. Kepala Perpustakaan menjadi penanggungjawab organisasi dalam

kegiatan pengadaan bahan pustaka. Sedangkan staf-staf perpustakaan

bertanggung jawab mengenai masalah teknis dalam kegiatan pengadaan

bahan pustaka.

e. Pengarahan dalam kegiatan pengadaan bahan pustaka diberikan oleh

Kepala Perpustakaan. Pengarahan biasanya terkait dengan APBD yang

dialokasikan untuk Perpustakaan setiap tahunnya,maka dari itu Kepala

Perpustakaan memberi arahan pada staf-stafnya agar lebih selektif dalam

menentukan bahan pustaka yang tepat dan dibutuhkan oleh pemustaka.

f. APBD yang dialokasikan untuk perpustakaan setiap tahunnya pasti ada,

hanya saja nominalnya tidak bisa dipastikan atau tidak menentu. Dana

yang dialokasikan untuk pengadaan dan pengolahan paling sedikit 5%.

g. Pengawasan kegiatan pengadaan bahan pustaka dilakukan oleh

Inspektorat. Pengawasan meliputi pengawasan pelaksaan tugas rutin

perpustakaan dalam hal pengadaan bahan pustaka dan pengawasan

penggunaan APBD yang dialokasikan untuk perpustakaan.

90

2. Pengolahan bahan pustaka

a. Tidak ada perencanaan tertulis yang dibuat untuk kegiatan pengolahan

bahan pustaka. Kegiatan pengolahan bahan pustaka akan segera

dilakukan jika buku-buku yang telah diperoleh dari kegiatan pengadaan

bahan pustaka sudah tersedia di perpustakaan.

b. Tidak ada waktu khusus yang disediakan untuk kegiatan pengolahan

bahan pustaka. Kegiatan ini dilakukan para staf silih berganti sambil

melayani pemustaka di perpustakaan.

c. Semua staf mempunyai tanggungjawab yang sama untuk mengolah

bahan pustaka (mengklasifikasi, membuat deskripsi, menempel call

number, memberi stampel, menyampul buku dan membuat katalog

buku) secara bergantian.

d. Kegiatan pengolahan bahan pustaka di Perpustakaan dan Arsip

Kotamadya Jakarta Barat menggunakan DDC Ringkasan (Dewey

Decimal Classification) edisi ke-14 sebagai pedoman untuk

mengklasifikasi buku. Sedangkan untuk pendeskripsian buku

menggunakan AACR 2 (Anglo American Cataloguing Rules 2).

e. Kepala Perpustakaan tidak memberikan memberikan pengarahan kepada

staf-stafnya dalam kegiatan pengolahan bahan pustaka. Meskipun

Kepala Perpustakaan menganggap staf perpustakaan lebih paham

mengenai masalah teknis pelaksanaan pengolahan bahan pustaka. Akan

tetapi pengarahan tetap harus diberikan kepada staf perpustakaan

terutama dalam penentuan subjek dan klasifikasi bahan pustaka, agar

91

tidak terjadi kesulitan pada pemustaka dalam proses sistem temu

kembali.

f. Anggaran untuk kegiatan pengolahan bahan pustaka juga sudah

disiapkan setiap tahunnya

g. Pengawasan untuk kegiatan pengolahan bahan pustakapun tidak

dilakukan oleh pihak Inspektorat. Pengawasan tidak dilakukan karena

hasil dari kegiatan pengolahan bahan pustaka berupa deskripsi dan

klasifikasi buku yang tidak dapat dinilai dengan pasti atau jelas,

sehingga Isnpektorat menyerahkan sepenuhnya kepada para staf

perpustakaan.

B. Saran

Berdasarkan hasil penelitian yang penulis peroleh dari tempat penelitian,

berikut saran yang dapat penulis berikan:

1. Untuk menjadikan sebuah perpustakaan yang baik, maka harus dikelola oleh

orang yang paham tentang perpustakaan, karena jika dia tidak paham maka

akan kurangnya manajemen yang diterapkan dalam perpustakaan tersebut.

2. Pembagian tugas yang seharusnya jelas, staf mana yang bertugas dalam

pengolahan ataupun pelayanan. Karena khawatir salah satu akan

terbangkalai jika tidak ada yang memfokuskan dalam salah satu bidang, juga

khawatir akan terjadinya kekeliruan dan ketidak sepahaman antara staf yang

satu dan lainnya terutama dalam kegiatan pengolahan bahan pustaka, yakni

penentuan subjek dan pengklasifikasian.

3. Laporan mengenai kegiatan yang sudah dilakukan oleh perpustakaan harus

lebih diteliti, guna menjadi bahan evaluasi para staf perpustakaan.

DAFTAR PUSTAKA

Abdul Rahman Saleh, Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jakarta:

Universitas Terbuka, 1995

Badan Standarisasi Nasional, Standar Nasional Indonesia 7495: perpustakaan

umum kabupaten/kota. Jakarta, Badan Standarisasi Nasional, 2009

Bambang Prasetyo dan Lina Miftahul Jannah, Metode Penelitian Kualitatif: Teori

dan Apilkasi, ed.1-7, Jakarta: Rajawali Press, 2012.

Ernie Tisnawati Sule dan Kurniawan Saleh, Pengantar Manajemen. Jakarta:

Kencana, 2009.

James A.F Stoner and R. Edward Freeman, Management, Penerjemah Whelmus

W. Bakowatun. Jakarta, Intermedia: 1992.

John, M, Perilaku dan Manajemen Organisasi, Jilid 2, Edisi Ketujuh. Jakarta:

Erlangga, 2006.

Karmidi Martoatmodjo, Manajemen Perpustakaan Khusus. Bandung, Kencana,

2009.

_____Martoatmodjo, Manajemen Perpustakaan Khusus. Jakarta: Universitas

Terbuka, 1999.

Masry Simbolon, Maringan, Dasar-dasar Administrasi Manajemen. Bandung,

Remaja Rosdakarya,

Perpustakaan Nasional RI, Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan

Umum. Jakarta, Perpustakaan Nasional RI, 2000.

Perpustakaan Nasional R.I, Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun

2007 tentang perpustakaan. Jakarta, Perpustakaan Nasional R.I, 2009

Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian. Jakarta: STIA-LAN, 1999.

_____Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian: Pengantar Teori dan Panduan

Praktis Penelitian Sosial Bagi Mahasiswa dan Peneliti Pemula. Jakarta:

STIA-LAN, 2002

Siswanto, H.B Pengantar Manajemen. Jakarta, Bumi Aksara, 2005

Simbolan, Dasar-dasar Administrasi dan Manajemen. Jakarta, Ghalia Indonesia,

2004.

Sismanto, Manajemen Perpustakaan Digital. Tangerang, Afifa Pustaka, 2007.

Soeatminah, Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan. Yogyakarta,

Kanisius, 1992.

Soekarman, DKK, Standar Perpustakaan Khusus. Jakarta, Perpustakaan Nasional

R.I, 2000.

Stueart, Robert D and Barbara B Moran, Library and Information Center

Management. Colorado: Liraries Unlimited, 2002.

Sugiyono, Memahami Penelitian Kualitatif. Bandung: Alfabeta, 2007.

Sulistia dkk, Manajemen Perpustakaan Sekolah. Jakarta: Universitas Terbuka,

2009.

Sulistyo Basuki, “Konsep Pengembangan Perpustakaan Umum Menuju

Perpustakaan Digital,” Visi Pustaka vol. 9, no. 2 (Agustus, 2007), h. 1.

Sulistyo Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta, Gramedia Pustaka

Utama, 2003.

_____Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta, Gramedia, 1991.

_____Basuki, Periodisasi Perpustakaan Indonesia. Banndung, Remaja

Rosdakarya, 1994.

Sutarno NS, Manajemen Perpustakaan: Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta,

Samitra Media Utama, 2006

_____NS, Perpustakaan dan Masyarakat. Jakarta: Sagung Seto, 2006.

_____NS, Tanggung Jawab Perpustakaan dalam Mengembangkan Masyarakat

Informasi. Jakarta, Panta Rei, 2005.

Tim Panitia Teknis Bidang Perpustakaan Standar Nasional Indonesia, Standar

Nasional Indonesia SNI Bidang Perpustakaan. Jakarta, Perpustakaan Nasional

R.I, 2010

Wahyu Supriyanto dan Ahmad Muhsin, Teknologi Informasi Perpustakaan:

Strategi Perancangan Perpustakaan Digital. Jakarta, Kanisius, 2008.

Winardi, J, Teori dan Pengorganisasian. Jakarta: PT Raja Grafindo Persada,

2009.

Yamin Martinis, Metodelogi Penelitian pendidikan dan sosial: Kuantitaif dan

Kualitatif. Jakarta, Gaung Persada Press, 2008.

Zulfikar Zen dan Rachman Hermawan S, Etika Kepustakawanan. Jakarta: Sagung

Seto, 2006.

TRANSKIP WAWANCARA

Wawancara dengan Ibu S yang merupakan pustakawan di Perpustakaan dan

Arsip Kota Administrasi Jakarta Barat, tanggal 23 Februari 2015

P: Apakah Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Barat sudah

melakukan kegiatan layanan teknis seperti pengadaan dan pengolahan bahan

pustaka?

S: Sudah, disini pengadaan dan pengolahan bahan pustaka kita lakukan setiap

tahun

P: Apakah ada perencanaan khusus dalam kegiatan pengadaan dan pengolahan

bahan pustaka?

S: Nggak ada, tapi pas mau ngadain bahan pustaka kita rencanain dulu judul

buku-buku yang dibutuhkan oleh pemustaka. Untuk mengetahui apa saja yang

dibutuhkan oleh pemustaka kita sudah melakukan penyebaran angket terlebih

dahulu kepada pemustaka, kemudian buku-buku lama yang sering dipinjam

oleh pemustaka biasanya kita tambahkan lagi.

Klo dalam pengadaan bahan pustaka juga sama, kita gak ada rencana secara

tertulis. Kalau ada buku baru yang masuk ke kita langsung kita olah, dibuat

deskripsinya dengan menggunakan pedoman AACR2 dan untuk

pengklasifikasiannya kita menggunakan DDC Ringkasan edisi ke 14. Trus

dalam pengelompokan masing-masing kelas bahan pustaka kita disini

menambahkan label warna.

P: Bagaimana kegiatan pengadaan dan pengolahan bahan pustaka di

Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Barat?

S: Untuk kegiatan pengadaan bahan pustaka kita semuanya menggunakan jasa

rekanan bukan dibeli sendiri. Awalnya kita mengajukan apa saja yang akan

dibeli dengan hasil survey kita juga ke pemustaka-pemustaka, trus kita kasih

ke bagian pengembangan koleksi, trus dibayar oleh bagian administrasi.

Untuk pengolahannya sendiri, itu dilakukan setelah buku yang diadakan

sudah ada. Untuk membuat klasifikasi dan deskripsi bukunya kita lakukan

bersama-sama yang berlatar belakang ilmu perpustakaan. Yang bukan

berlatar belakang ilmu perpustakaan biasanya kerja di layanan sirkulasinya.

Nggak ada waktu khusus juga dalam pengolahan bahan pustaka.

P: Bagaimana proses kegiatan pengadaan dan pengolahan di Perpustakaan dan

Arsip Kota Administrasi Jakarta Barat?

S: Untuk kegiatan pengadaan bahan pustaka pertama-tama kita mendaftarkan

katalog-katalog, kemudian kita seleksi buku-buku yang akan kita adakan.

Dalam penyeleksian kita melakukan survey dulu terhadap pemustaka dengan

menyebarkan angket, jadi kita kasih mereka angket gunanya untuk

mengetahui buku apa saja yang mereka minat dan inginkan. Kita juga

menyeleksi buku-buku yang belum ada di perpustakaan yang mana kita

anggap itu banyak kegunaannya bagi masyarakat. Untuk pembeliaannya kita

menggunakan jasa rekanan karena itu biasanya lebih murah dan lebih

praktis. Kita tidak perlu repot-repot mencari buku-buku yang kita inginkan

satu persatu. Dengan jasa rekanan juga kita bisa menghemat ongkos biaya

dari pada kita beli sendiri. Untuk pengadaan bahan pustaka yang berasal dari

hasil survey pemustaka, kita tidak membeli semua apa yang mereka inginkan.

Biasanya kita ambil 30% dari mereka dan 70% dari kita sendiri. Setelah buku

itu datang kepada kita, kita periksa lagi buku-buku yang kita beli apakah itu

sesuai dengan apa yang kita pesan atau tidak. Jika buku yang kita pesan tidak

sesuai dengan yang kita mau maka buku itu kita balikkan kembali dan ditukar

dengan buku yang kita mau. Setelah semuanya selesai baru buku itu kita olah.

Untuk kegiatan pengolahan, setelah datang buku yang kita pesan kita kasih

buku itu stampel identitas dan stampel kantor ini. Karena disini kita juga ada

layanan perpustakaan keliling dan Taman Baca masyarakat jadi kita punya

stampel itu ada empat, yaitu stampel identitas, perpustakaan, perpustakaan

keliling dan taman baca masyarakat. Setelah dikasih stampel baru kita

mengklasifikasi buku-buku yang ada sesuai dengan kelasnya masing-masing.

Kita mengklasifikasi buku itu menggunakan pedoman DDC Ringakasan edisi

ke 14 yang dikeluarkan oleh Perpustakaan Nasional. Sedangkan untuk

pendeskripsisan kita menggunakan pedoman AACR2. Setelah diklasifikasi dan

dideskrpsi, kita langsung input data-datanya ke dalam computer. Setelah

diinput kita kasih label nomor buku dan kita kasih warna dibelakang buku

guna untuk memudahkan penempatan buku dan sesuai dengan kelasnya

masing-masing. Untuk pewarnaan itu bukan dari kita sendiri, itu ada

pengeluaran khusus dari BPAD sendiri. Setelah semua itu selesai baru buku

itu kita chip disetiap buku. Jadi kita disini sudah menggunakan system RFID

(Radio Frequency Identification). Kegunaan chip tadi yaitu untuk memberi

identitas disetiap buku, kemudian lebih aman juga. Karena setelah kita kasih

chip disini juga kita punya sensor security yang berguna untuk mengurangi

keganjalan dalam perpustakaan. Maksudnya jika ada pemustaka mau pinjam

buku tanpa melalui proses maka sensor security tadi bisa berbunyi.

P: Siapa penanggung jawab untuk pengolahan bahan pustaka?

F: Dalam pengolahan kita semuanya bertanggungjawab, gak ada yang

bertanggungjawab secara khususnya. Sebenernya untuk pengolahan kita

sudah ditunjuk beberapa orang untuk mengklasifikasi bahan pustaka disini,

tapi temen-temen disini semuanya sudah mengerti karena jam terbangnya

sudah luas, selain itu juga kita sering ikut semiar-seminar tentang ilmu

perpustakaan agar kita paham dalam mengolah bahan pustaka. Tetapi

disini dari kita gak secara keseluruhan mengklasifikasi bahan pustaka, jadi

kita bagi-bagi kerjaaannya juga, ada yang mengolah da nada juga yang

menjaga perpustakaan. Disini semuanya tanggungjawabnya bersama-sama

dan kita mempunyai persepsi dalam pengolahan bahan pustaka, bukannya

mau merubah ketentuan yang ada tetapi misalnya ada hal-hal yang kita

temukan yang menurut kita itu sulit, kita sepakat bagaimana untuk

mempermudahkan para pemustaka dalam menemukan bahan koleksi yang

mereka mau.

P: apakah ada upaya dalam pengawasan bahan pustaka?

F: Pasti ada, disini kita sudah menggunakan system RFID yaitu penggati

barcode. Jadi setiap buku kan kita udah kasih chip didalamnya, kemudian

kita juga memasang pintu sensor security, jadi klo ada yang lewat dari pintu

itu dan dia membawa buku tanpa proses peminjaman maka otomatis ada bel

yang berbunyi. Selain itu kita juga memasang CCTV disetiap sudut ruangan

agar tidak terjadi keganjalan diruangan perpustakaan.

P: Apakah ada pengarahan dalam kegiatan pengadaan dan pengolahan bahan

pustaka?

F: Pasti ada dong, setiap kegiatan pasti ada pengarahannya. Begitu pula

dengan kegiatan pengadaan dan pengolahan bahan pustaka. Untuk

pengadaan biasanya Kepala Perpustakaan memberikan pengarahan terkait

dengan buku apa saja yang akan dibeli dengan sesuai apa yang dibutuhkan

oleh pemustaka, sedangkan untuk pengolahan Kepala Perpustakaan hanya

bisa memberi motivasi agar para stafnya bisa bekerja dengan baik lagi.

P: bagaimana pengarahan yang dilakukan Kepala Perpustakaan kepada

bawahannya?

F: biasanya kita diberikan arahan secara langsung oleh Kepala Perpustakaan.

Jika kita ada yang menyimpang kepala perpustakaan selalu menegor kita

secara langsung.

P: Dari mana anggaran yang didapat untuk kegiatan pengadaan dan

pengolahan?

F: Anggaran yang kita dapat semuanya dari APBD (Anggaran Pendapatan

Belanja Daerah).

P: Berapa anggaran yang digunakan dalam kegiatan pengadaan dan pengolahan

bahan pustaka?

F: Untuk anggaran secara rinci kita tidak bisa kasih tau berapa nominalnya,

tetapi dana yang diberikan ke perpustakaan dari APBD dialokasikan untuk

pengadaan dan pengolahan paling sedikitnya 5-10%, karna kita ikut

berdasarkan Undang-Undang yang ada.

P: Apakah ada pengarahan dari kepala perpustakaan dalam kegiatan pengadaan

dan pengolahan bahan pustaka?

F: Pasti ada, biasanya dalam kegiatan pengadaan biasanya kepala

perpustakaan memberikan arahan yang berhubungan dengan anggaran.

Jadi kita harus menggunakan anggran sebaik mengkin dan apa yang ingin

kita adakan sesuai dengan apa yang dibutuhkan oleh pemustaka.

Sedangkan dalam kegiatan pengolahan kepala perpustakaan hanya

memberikan motivasi kepada staf-staf yang ada tetapi untuk teknis

pengolahannya kepala perpustakaan tidak memberikan arahan apa-apa

karena kepala perpustakaan kita kurang mengerti didalam kegiatan teknis

itu.

P: Apakah ada pengaruh dari pengarahan yang diberikan oleh kepala

perpustakaan kepada para stafnya?

F: Iya pasti ada, karena dengan adanya pengarahan dari kepala perpustakaan,

para staf merasa diperhatikan sehinggga mereka menjadi semngat dalam

mengerjakan tugas-tugasnya. Dengan arahan dari kepala perpustakaan kita

juga harus lebih rajin kerjanya, karna klo gak kita akan ditegor lagi deh,,,

P: Siapa yang mengawasi kegiatan pengadaan dan pengolahan bahan pustaka?

F: Kita disini diawasi oleh inspektorat dalam kegiatan pengadaan dan

pengolahan bahan pustaka. Biasanya yang diawasi oleh inspektorat

mengenai pelaksanaan tugas rutin pengadaan bahan pustaka dan

penggunaan anggaran untuk pengadaan bahan pustaka. Jadi disini

inspektorat ingin mengetahui laporan pengadaan yang dilakukan dan

kesesuaian harga dan jumlah buku yang diadakan.

TRANSKIP WAWANCARA

Wawancara dengan Ibu F, salah satu staf perpustakaan di Perpustakaan dan

Arsip Kota Administrasi Jakarta Barat, tanggal 9 Maret 2015.

P: Apakah ada denda bagi pemustaka yang tidak mengembalikan buku sesuai

dengan waktunya?

F: Tidak ada, karena kita tidak menjadikan perpustakaan ini untuk

menghasilkan uang, tetapi untuk yang telat dalam mengembalikan buku kita

kasih mereka hukuman yaitu pemustaka itu tidak boleh meminjam buku

selama sebulan.

P: Apakah buku yang didapat hanya dari hasil pembelian?

F: Tidak juga, selain dari pembelian kita juga biasanya dapat buku hadiah dari

Perpustakaan Nasional, kementrian yang bersifat gratis.

P: apakah buku dari pemberian akan semuanya diterima dan diolah?

F: kalau dari pemberian dan hadiah semuanya kita terima, jika gak diterima

nan ti kita gak dapet lagi dari mereka yang kasih, kita juga menghormati

mereka. Tapi untuk buku yang diolah dari hadiah kita seleksi lagi

kegunaannya.

P: Dalam pengadaan bahan pustaka, adakah selain buku yang dibeli?

F: selain buku yang kita beli kita juga membeli ensiklopedi majalah dan Koran.

Tetapi selain buku, kita tidak mengolah bahan tersebut. Untuk majalah juga

kita tidak meminjamkannya ke pemustaka. Kita juga membuat kliping dari

Koran-koran yang ada. Kita cari apa yang bagus untuk dibuat menjadi

kliping.

P: apakah ada pengawasan dari Kepala Perpustakaan dalam kegiatan

pengolahan?

F: Tidak ada. Kepala Perpustakaan disini tidak mengerti teknis pengolahan

bahan pustaka karena dia bukan dari ilmu perpustakaan. Paling tidak

Kepala Perpustakaan disini hanya melihat hasil dari pengolahan itu sendiri

tapi untuk teknisnya tidak ada. Kepala Perpustakaan hanya mengawasi

buku-buku yang dipesen sesuai rencana atau nggak, kemudian meminta

laporannya.

P: Ada berapa pustakawan yang ada di Perpustakaan dan Arsip Kota

Administrasi Jakarta Barat?

F: Kita disini mempunyai 2 pustakawan dan 1 orang arsip, tetapi mereka

semua merupakan pustakawan terampil. Pustakawan terampil yaitu

pustakawan yang bukan dari jurusan ilmu perpustakaan. Pustakawan

ahlinya belum ada.

KEGIATAN PENGADAAN BAHAN PUSTAKA

Kategori Sub Kategori Hasil Wawancara

ORGANIZING

untuk mendata informasi bahan pustaka yang akan diadakan Sumber pengadaan bahan pustaka

-menyebarkan angket kepada pemustaka -melihat data dari layanan sirkulasi, bahan pustaka apa saja yang sering dipinjam dan dibaca oleh pemustaka -penyeleksian bahan pustaka dengan melihat katalog dari penerbit-penerbit -realisasi usulan dari pemustaka hanya 30% -pembelian, hibah dan hadiah -untuk pembelian menggunakan jasa rekanan atau pihak ketiga -bahan pustaka yang diadakan novel, ensiklopedi, novel, klipping Koran.

STAFFING

Jumlah Staf dan latar pendidikan Job description

-ada 9 orang -S1, D3, dan SMA -masing-masing staf mengetahui pekerjaannya meskipun tidak tertulis -pembagian tugas sangat detail, yang berlatar belakang ilmu perpustakaan bertugas dilayanan teknis dan yang bukan bertugas pada layanan sirkulasi.

ACTUATING -Pengarahan -kepala perpustakaan tidak langsung memberikan pengarahan yang berkaitan dengan teknis -pengarahan dilakukan secara langsung

BUDGETING Dana Rutin dari Pemerintah Perolehan dana yang didapatkan oleh

Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Barat dari APBD (Anggran Pendapatan Belanja Daerah) setiap tahunnya.

CONTROLLING

Pengawasan Penggunaan Keuangan Pengawasan dari Kepala Perpustakaan Pengawasan dari Kasubdid

Pengawasan penggunaan dana diawasi oleh Inspektorat dan Inspektorat juga mengawasi buku-buku yang dibeli sesuai atau tidak dengan apa yang direncanakan sebelumnya. Pengawasan dari kepala perpustakaan kepada staf berkaitan dengan kinerja staf dan pelaksanaan kegiatan yang dilakukan. Pengawasan tentang kegiatan pengolahan bahan pustaka yang berkaitan dengan pengklasifikasian dan pendeskripsian bahan pustaka

KEGIATAN PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA KATEGORI SUB KATEGOERI HASIL WAWANCA

ORGANIZING

Pengolahan saat Bahan Pustaka Datang

-Mengecek kembali bahan pustaka yang datang -Memasukkan data bahan pustaka ke dalam database -Menentukan klasifikasi dan mendeskripsikan bahan pustaka -Menggunakan pedoman DDC Terjemahan edisi 14 untuk mengklasifikasi dan AACR2 untuk mendeskripsi bahan pustaka

STAFFING

-Job Description

Staf yang berlatarbelakang Ilmu Perpustakaan ditempatkan pada kegiatan teknis pengolahan (pengklasifikasian dan pendeskripsian bahan pustaka). Sedangkan yang bukan dari Ilmu Perpustakaan lebih cenderung ke layanan teknis seperti layanan sirkulasi.

ACTUATING

-Pengarahan

Kepala Perpustakaan tidak memberikan pengarahan langsung tentang kegiatan teknis pengolahan. Pengarahan mengenai kegiatan pengolahan diberikan oleh Kasubdid

BUDGETING

-Dana Rutin dari Pemerintah

-Perolehan dana yang didapatkan oleh Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Barat dari APBD (Anggran Pendapatan Belanja Daerah) setiap tahunnya.

CONTROLLING

Pengawasan oleh Pemerintah Pengawasan oleh Kepala Perpustakaan Pengawasan oleh Kasubdid

-tidak ada pengawasan dari Inspektorat terkait dengan kegiatan teknis pengolahan bahan pustaka, yang diawasi oleh Inspektorat hanya tentang penggunaan dana. Kepala Perpustakaan mengawasi kegiatan yang dilakukan dan kinerja para stafnya. Pengawasan tentang kegiatan pengolahan bahan pustaka yang berkaitan dengan pengklasifikasian dan pendeskripsian dll.

Lampiran Kegiatan Pengolahan

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

Peneliti lahir di Munggu, Bangka Tengah, tanggal 30

Mei 1991, putra kedua dari almarhum Bapak Suari dan

Ibu Mustati. Peneliti bertempat tinggal di Jl. Daan

Mogot Raya Perum. Green Mansion GP. 2 No. 11

RT/RW: 001/003 Kelurahan Kedaung Kali Angke,

Kecamatan Cengkareng, Jakarta Barat. Menyelesaikan

pendidikannya di SDN 132 Tempilang, Bangka Barat.

Kemudian menamatkan sekolah menengah pertamanya di Pondok Pesantren

Bahrul Ulum Sungailiat, Bangka Induk. Lalu melanjutkan sekolah menengah

atasnya di SMA Daar El-Qolam Gintung, Jayanti, Tangerang. Pada tahun 2010

melanjutkan pendidikan pada program studi (S1) Jurusan Ilmu Perpustakaan pada

Fakultas Adab dan Humaniora. Menyelesaikan kuliahnya dengan menulis skripsi

berjudul “Penerapan Fungsi-Fungsi Manajemen pada Perpustakaan dan Arsip

Kota Administrasi Jakarta Barat”. Peneliti pernah menjalankan praktek kerja

lapangan di bagian Arsip Kantor Pekerjaan Umum dan pernah melaksanakan

kuliah kerja nyata di Pulau Untung Jawa. Peneliti sekarang bekerja di SMK

Negeri 1 Bogor.