Seminar Nasional Ergonomi 2006, 21-22 November 2006

PENDEKATANERGONOMIMAKROTERHADAPSISTEM SARAN AKTIF DI PT. IAK

Dian Kemala1"utIjl, Sudaryanto2,Tama Yudistirawate1,2. Laboratorium-APK& Ergonomi, Jurusan Teknik Industri

3. Mahasiswa Jurusan Teknik IndustriJurusan Teknik Industri, Universitas Gunadarma

J1.AksesUI, Cimanggis, DepokTelp: 021-8727541, Ext 401, e-mail: dian@staff.gunadarma.ac.id

---

AbstractConceptually, macroergonomics is a top-down sociotechnical systems approach to the design ofwork system and the application of the overall work system design to the design of human-job,human machine, and human-software interfaces.PT IAK was a packaging company which produce "blacu" and polyprophylene bag. Suggestionsystemfor improvement is a tool that if it is implemented could give positive impact to the company.After it was analyzed, It was found that management factor, personnel, method, and equipmentswere the causes that made suggestion systemfor improvement ineffective. Therefore, the suggestionsystem needs correction by identifying and correcting the weaknesses of implemented system toresult more effective of suggestion system.Keywords: macro-ergonomics, suggestion systemfor improvement

I I

1 PENDAHULUANSistem saran bukanlah hal yang barn, banyak perusahaan yang telah mmiliki sistem

saran baik itu bagi lingkungan internal (pekerja) ataupun untuk lingkungan eksternal(pelanggan). Penerapan sistem saran tersebut dibuat dengan maksud mendapatkanmasukan-masukan yang kelak menguntungkan perusahaan baik dari segi materi,lingkungan kerja, organisasi, manajemen, proses produksi dan lain-lain. Sistem saran yangaktif melibatkan karyawan dan pihak manajemen sebagai objek penting yangmempengaruhi berjalan atau tidaknya sistem tersebut. Semakin banyak saran yang masukke pihak manajemen dapat diartikan bahwa karyawan memiliki kepedulian dan mauberperan aktif demi kemajuan perusahaan. Kondisi ini akan terjalin komunikasi yang baikantara pihak manajemen dan karyawan. Masalahnya adalah bagaimana pihak manajemenmampu membuat dan membangun sebuah sistem saran yang aktif, untuk menggerakkankaryawan agar memberikan saran yang dapat direalisasikan sebagai sebuah tahappenyempuman standar kerja.

PT. IAK sebelumnya sudah memiliki sistem saran namun sistem yang ada kurangefektif terlihat dari sedikitnya saran yang masuk ke manajemen Untuk itulah dilakukanpenelitian untuk mengidentifikasi dan menganalisis penyebab kurang efektifnya sistemsaran yang ada dan mencari solusi agar sistem tersebut menjadi lebih efektif.

~I

2 DASAR TEORI

Definisi Ergonomi MakroErgonomi makro merupakan suatu pendekatan sistem sosioteknik secara top-down yangditerapkan pada perancangan sistem kerja secara keseluruhan pada berbagai level interaksiergonomi mikro seperti human-job, human-machine, dan human-software interface[I].Ergonomi makro juga dapat dipandang sebagai suatu subdisiplin, ilmu empiris, metodologidan sebuah perspektif. Dimulai dari penelitian mengenai sistem sosioteknik sampai

Oian Kema/a Putri, Sudaryanto, Tama Yudistirawati Macroergonomic - 1

Seminar Nasional Ergonomi 2006, 21-22 November 2006

penelitian modem di Laboratorium mengenai teknologi, personil, desain organisasi clanvariabel lingkungan serta bagaimana interaksi didalamnya. Guna melengkapi ilmuempiris, muncul metodologi untuk menganalisa dan mendesain sistem kerja, sepertistruktur sistem kerja dan analisa sosioreknik terhadap desain proses sistem kerja, Bagipara ergonomist, ergonomi makro merupakan perspektif untuk melihat sistem dalam skalayang lebih besar agar investasi dari ergonomi mikro lebih berhasil( 1].

Metode-metode Ergonomi MakroMetode yang digunakan oleh rgonomi makro dalam mendesain sistem kerja yang optimaladalah:1. Ergonomi Partisipatif

Merupakan metode paling dasar dari Ergonomi makro. Pendekatan yang palingmanusiawi karena faktor manusia dengan segala atributnya (nilai, pandangan dansikap) ditempatkan dalam prioritas utama. Aplikasi dari Ergonomi Partisipatif antaralain:

. Partisipasi dalam pengambilan keputusan dan pemecahan masalah.· Partisipasi dalam desain sistem dan produk· Partisipasi dalam desain training, desain dan analisis sistem kerja.

2. Eksperimen LaboratoriumPendekatan ini merupakan pendekatan ilmiah untuk menentukan hubungan sebabakibat. Pendekatan yang utama ialah memanipulasi beberapa variabel bebas yangmempunyai pengaruh atau menghilangkan efek dari variabel lain yang berpengaruhpada variabel bebas.1. Metode Studi Lapangan

Disebut sebagai pengamatan langsung ke dunia nyata, sehingga peneliti tidakperlumemanipulasi.

2. Metode Eksperimen LapanganBerbeda dengan metode studi lapangan, tidak perlu menunggu sampai terjadidandari segi waktu lebih efisien.

3. Kuesioner

Metode ini dengan mengumpulkan informasi sebanyak mungkin mengenaiorganisasi, keuntungannya data yang terkumpul sifatnya rahasia dan pengaruhnyabagi para karyawan dapat mengungkapkan perasaan dan pendapatnya secarabebas.

4. Interview

Metode ini dengan mengumpulkan data yang sifatnya nonverbal dan kaclang-kadang data ini justru memiliki peranan penting {I}.

Sistem Saran

Karyawan perlu dilibatkan dalam sistem saran, oleh karena itu manajer dan penyeliadiharapkan membantu karyawan untuk dapat memberikan lebih banyak saran. Segipositifdari sistem saran adalah bahwa setiap saran yang berasal dari karyawan pasti akan dipatuhioleh mereka. Sebaliknya, bila yang menetapkan adalah pihak Manajemen, belum tentumereka mau mematuhinya. Peranan manajemen dalam implementasi dan operasi sistemsaran terdiri atas tujuh tahap, seperti terlihat pada gambar 1.[2]

Dian Kemala Putri, Sudaryanto, Tama Yudistirawati Macroergonomic - 2

Seminar Nasional Ergonomi 2006,21-22 November 2006

Membuat Kebijakan

Mengadakan Sistem Saran

Mempromosikan Sistem Saran

Evaluasi Saran dan Sistem Saran

Melaksanakan Saran

Menghargai Karyawan

Memperbaiki Sistem Saran

Gambar 1. Peranan Manajemen dalam Sistem Saran

3 HASIL DAN PEMBAHASANSistem saran di PT.IAK telah ada sejak bulan September 2003 yang diusulkan oleh

direktur perusahaan. Sistem saran diperuntukkan bagi karyawan semua level kecuali levelManager atas. Bagian Personalia bertanggungjawab mulai dari penyediaan alat untukpenyampaian saran, penyeleksian saran yang masuk hingga tindakan akhir atas sarantersebut. Alat berupa kotak saran dan kertas saran hanya ada satu yang ditempatkan didekat mesin sensor tangan yang merupakan alat absensi bagi seluruh karyawan. Alasanpenempatan kotak saran diletakkan disana karena posisinya pasti akan dilalui olehkaryawan setiap hari, dekat dengan ruang Personalia yang segera mengantisipasi jikaterjadi kekurangan kertas saran. Bagian Personalia akan memeriksa kotak saran setiap hariSenin dan setiap bulan pihak Manajemen akan mengadakan pertemuan untuk membahassaran-saran yang masuk, memilih saran terbaik dan mengimplementasikan. Saran terbaikakan diberi hadiah berupa makan-makan bersama manager dan pihak Personalia akanmengirim ucapan terima kasih kepada seluruh karyawan yang telah memberikan saran.

Berdasarkan data-data dari kuesioner, wawancara dengan pihak manajemen dankaryawan, menunjukkan permasalahan akan kurang efektifnya sistem saran di PT. IAK.Penilaian kurang efektifnya sistem saran ini karena dalam sebulan hanya 12,5% karyawanyang memberikan sarannya untuk perusahaan. Untuk lebih jelasnya diagram tulang ikandapat dilihat pada gambar 2. Kemudian berdasarkan hasil pengambilan dan pengolahan

-data maka dengan pendekatan Ergonomi Makro dapat dianalisis sistem sosioteknik PT.IAK seperti terlihat pada gambar 3.

· Dian Kemala Putri, Sudaryanto, Tama Yudistirawati Macroergonomic - 3

~ulJsistellJ TeKI/IJI~i-Manual

-Metode KeJja

SU!Jsistem Personil

-Katyawan-Keter/ibatan karyawan secaraaktif pada sistem saran.

-K~MAYo~~~aktif pada sistem saran

Subsistem Organisasi dan ManajemenOrganisasi PT.lAKKebijaksanaan&Peraturan PT .IAK

Subsistem Lingkungan1) Lingkungan Eksternal

Keadaan ekonomi IndonesiaKebijaksanaan pemerintah

2) Lingkungan Internal:Hub PT.IAK dengan PT. mitra kerjaHub antar karyawanHub karyawan dengan manajemen

Gambar 3. Sistem sosioteknik PT.IAK

Dian Kema/a Putri, Sudaryanto. Tama Yudistirawati Macroergonomic - 4

po

Seminar Nasional Ergonomi 2006,21-22 November 2006

Subsistem Teknologi-Manual

-Metode Kerja

Subsistem Personil-Karyawan-Keterlibatan karyawan secaraaktif pada sistem saran.

-Keterlibatan manajemen secaraaktif pada sistem saran

Subsistem Organisasi dan Manajemen- Organisasi PT.lAK- Kebijaksanaan&Peraturan PT.IAK

Subsistem Lingkungan1) Lingkungatn Eksternal- Keadaan ekonomi Indonesia- Kebijaksanaan pemerintah

--I 2) Lingkungan Internal:- Hub PT.IAK dengan PT. mitra kerja- Hubantarkaryawan- Hubkaryawandenganmanajemen

I---

Gambar 3. Sistem sosioteknik PT.IAK

...

Dian Kema/a Putri, Sudaryanto, Tama Yudistirawati Macroergonomic - 4

.- .. -~ ~

Kadang kertas fotidak adalhabis

PeralatanRealisasi & pelaksanaan

saran yang diterimna

Kurang perhatian terhadsistem saran

Kurang mempromosikansistem saranKurang

tersedia

Tindak lanjutkurang cepat

Kurangnya dataTidak ada karyawan khusus

yang menangani

Tidak membuat sistesaran secara tertulis

Tidak menguasaisistem yang ada

Sistem saran

kurang efektif

Kurangfleksibel / .Tidal<adakesempatan /untuk memberikan saran

per kelompok/KKM

Kurangmemuaskan

Imbalan

Kurang memaham'sistem saran di

perusahaan

Merasa tidak akan mendapatkanmanfaat apapun

Jarang memberikansaran

Tidak berkembangKurang puas dengan

imbalan yangdiberikan

Memiliki masalah keluarga,(111

Gambar 2. Diagram tulang ikan untuk sistem saran di PT IAK

.I

Seminar Nasional Ergonomi 2006, 21-22 November 2006

Usulan perbaikan pada Bagian Subsistem Personil, keberadaan sistem saran kurangdiperhatikan oleh karyawan, karena kurangnya pengetahuan akan sistem saran tersebut, danpihak manajemen kurang tanggap dalam memperkenalkan' sistem saran yang ada. Kurangcepat tanggapnya pihak manajemen dalam memberikan imbalan pada saran yang diterima,akibatnya karyawan merasa sarannya kurang dihargai dan terjadi keenganan dalammemberikan saran, Untuk mengatasinya, pihak manajemen memerlukan tim khusus untukmenangani setiap saran yang masuk dan langsung menanggapinya sehingga secara psikologikaryawan yang memberi saran akan merasa senang dan dihargai.

Usulan pebaikan pada Bagian Subsistem Teknologi, penggunaan teknologi komputerdi perusahaan ini kurang optimal. Penyediaan fasilitas jaringan intranet sebagai standararusinformasi di dalam lingkungan perusahaan jelas diperlukan. Pengunaan jaringan intranetdapat dioptimalkan lagi dengan pembuatan situs khusus mengenai sistem saran perusahaan,pengumuman atas saran yang diterima dan secara psikologi dapat memacu karyawan untukmemberikan saran-saran yang lebih baik dan tindakan perubahan yang dilakukan perusahaanterhadap saran yang telah diterima.

Usulan perbaikan pada Bagian Subsistem Organisasi dan Manajemen, pihakManajemen sebaiknya membagi saran yang masuk dan diterima ke dalam level-level yangberbeda dengan hadiah yang berbeda bagi tiap level. Level 1 untuk saran yang bersifat untukperbaikan lingkungan kerja, level 2 untuk saran yang bersifat perbaikan metode kerja, danlevel 3 untuk saran yang bersifat penurangan biaya. -

Usulan perbaikan pada Subsistem Lingkungan, pemberian hadiah atas saran yangditerima selama ini dianggap masih kurang tepat, karyawan lebih menyukai imbalan berupauang sebagai hadiah. Sebaiknya perusahaan juga memberikan poin bagi karyawan yang telahmengirimkan saran namun sarannya belum dapat diterima. Ringkasan usulan perbaikanberdasarkan Analisis Ergonomi Makro terlihat pada Tabel 1.

Tabel I. Usulan Perbaikan Berdasarkan Analisis E .Mab I

I~

Dian Kemala Putri, Sudaryanto, Tama Yudistirawati Macroergonomic - 6

Dasar Analisis Usulan Perbaikan· Sistem saran yang ada belum Pembuatan sistem saran secara tertulis yang

tercantum secara tertulis singkat dan jelas serta jawaban dari pihak· Tindak lanjut saran yang manajemen atas saran-saran yang masuk,

masuk dari pihak manajemen alasan mengapa saran tersebut diterimakurang. atau ditolak.

· Sistem saran diklola oleh Pembentukan tim khusus yang menanganimanajemen personalia. sistem saran.

· Pemilihan peralatan yang Penggunaan teknologi lebih optimal,masih manual. komputer dan jaringan intranet sebagai

input dan output sistem saran.· Saran yang diterima akan Selain implementasi terhadap sistem saran

diimplementasikan oleh yang diterima, juga dilakukan beberapa hal:perusahaan - Semua saran mendapat tanggapan

formal- Semua saran ditanggapi segera- Biaya dan penghematan sistem

dilaporkan.- Pengakuan secara umum terhadap saran

yanjl;diterima.· Saran yang diterima akan Pengadaan level atas saran yang masuk

mendapat hadiah yang sarna dengan imbalan yang berbeda untuk tiaplevelnya.

Seminar Nasional Ergonomi 2006,21-22 November 2006

· Penerimaan atas saran yangmasuk untuk tiap individu.

· Imbalan atas saran yangditerima baru akan diberikanada bulan berikutnya.

· Imbalan yang diberikan atassaran yang diterima berupamakan gratis bersamamanager.

· Imbalan diberikan hanyapada saran yang diterima

rusahaan.

Pihak manajmen menerima saran yangmasuk baik dari individu, kelompok kerja,atau dari departemen kerja.Imbalan segera diberikan kepada saranyang terpilih.

Imbalan atas saran yang diterima diubahdalam bentuk uang tunai, dan untuk saranlain yan masuk diberikan poin khusus yangakan diundi untuk mendapatkan hadiahhiburan.

4 KESIMPULANSistem saran di PT.IAK tidak berjalan efektif karena dalam 1 bulan hanya:i: 12,5%

karyawan yang memberikan sarannya untuk perusahaan Hal ini terjadi karena faktorkurangnya promosi akan sistem saran yang ada, sehingga mengurangi minat dan partisipasikaryawan dalam sistem saran yang ada. Hanya 1% dari responden yang menjawab puas akanhadiah atas saran yang diterima. Karyawan tidak mengetahui dan melihat dengan jelas akanperubahan yang dilakukan perusahaan dalam mengimplementasikan saran yang diterima;anggapan sebagian karyawan bahwa sistem saran tidak berpengaruh terhadap kinerja kerja.Untuk penelitian lanjutan dapat diteliti apakah usulan perbaikan sistem saran benar-benarmempengaruhi motivasi karyawan dalam meningkatkan keefetifan sistem saran tersebut.

5 DAFTAR PUSTAKA[1] Hendrick, H.W; Kleiner, Brian M. Macroergonomics: An Introduction to Work System

Design. America:Human Factor and Ergonomic Society, 2000.[2] Nasution, M.N. Manajemen Mutu Terpadu. Bogor. Ghalia Indonesia. 2004.[3] Alexander, David C; Pulat Mustafa Babur. Industrial Ergonomics:Case" Studies.

America. Mc Graw-Hill Inc. 1991.[4] Imai, Masaaki. Kaizen Kunci Sukses Jepang Dalam Persaingan. Jakarta. 2001

Dian Kema/a Putri, Sudaryanto, Tama Yudistirawati Macroergonomic - 7