PEMAHAMAN SISTEM MANAJEMEN MUTU - ISO 9000

MUTU MUTU Gambaran dan karakteristik menyeluruh dari barang Gambaran dan karakteristik menyeluruh dari barang atau jasa yang menunjukkan kemampuannya dalam atau jasa yang menunjukkan kemampuannya dalam memuaskan kebutuhan yang ditentukan atau yang memuaskan kebutuhan yang ditentukan atau yang

tersirat tersirat (ISO 8402:1986 /SNI 19-8402-1991)(ISO 8402:1986 /SNI 19-8402-1991)

PENGERTIAN :PENGERTIAN :- sesuai untuk digunakan- sesuai untuk digunakan

- Kepuasan pelanggan- Kepuasan pelanggan- Sesuai permintaan/persyaratan- Sesuai permintaan/persyaratan

• JAMINAN MUTU (Quality Assurance) Seluruh perencanaan dan aktifitas sistematik yang diperlukan untuk memberikan suatu keyakinan yang memadai bahwa suatu barang atau jasa akan memenuhi persyaratan

• KEBIJAKAN MUTU (Quality Policy) Keseluruhan maksud dan tujuan organisasi yang berkaitan dengan mutu yang secara resmi dinyatakan oleh pucuk pimpinan organisasi

• MANAJEMEN MUTU (Quality Management) Aspek dari seluruh fungsi manajemen yang menetapkan dan melaksanakan kebijakan mutu.

• SISTEM MUTU (Quality System) Merupakan struktur organisasi, tanggung jawab, prosedur, proses dan sumber daya untuk menerapkan manajemen mutu

ISO (International Organisation for Standardization)Federasi badan standarisasi nasional seluruh duniaSetiap negara diwakili oleh satu badan standarisasi nasional

MISI :• Mengembangkan standarisasi guna memberi kemudahan dalam pertukaran barang dan jasa secara internasional• Membangun kerjasama dalam kegiatan di bidang intelektual, pengetahuan, teknologi dan ekonomi internasional

Hasil kerja ISO berupa kesepakatan internasional yang diterbitkan sebagai Standar Internasional1979 ISO membentuk ISO/TC 176 untuk menyusun standar sistem Jaminan Mutu1987 ISO/TC 176 menghasilkan ISO 9000 1994 Edisi kedua ISO 9000 diterbitkan

ISO 9000ISO 9000Orientasinya pada jaminan mutu untuk memberi Orientasinya pada jaminan mutu untuk memberi kepuasan pada pelanggan mulai dari kontrak hingga kepuasan pada pelanggan mulai dari kontrak hingga produk diserahkanproduk diserahkanMenyediakan seperangkat panduan untuk menerapkan Menyediakan seperangkat panduan untuk menerapkan manajemen mutu yang diakui secara internasionalmanajemen mutu yang diakui secara internasionalMenekankan dokumentasi sebagai bentuk dari bukti Menekankan dokumentasi sebagai bentuk dari bukti yang obyektif suatu jaminan mutuyang obyektif suatu jaminan mutuMendorong standarisasi dan kerja tim dalam organisasi Mendorong standarisasi dan kerja tim dalam organisasi untuk membantu dalam menghasilkan kualitas produk untuk membantu dalam menghasilkan kualitas produk atau jasa yang lebih baik kepada pelangganatau jasa yang lebih baik kepada pelangganUntuk memastikan konsistensi kualitas kerjaUntuk memastikan konsistensi kualitas kerja• ISO 9000 menuntut adanya perencanaan yang ISO 9000 menuntut adanya perencanaan yang

sebaik-baiknya serta pemantauan proses dan operasi sebaik-baiknya serta pemantauan proses dan operasi secara kontinyusecara kontinyu

• Manajemen harus segera mengambil langkah-Manajemen harus segera mengambil langkah-langkah perbaikan apabila ditemukan kekurangan langkah perbaikan apabila ditemukan kekurangan

MENGAPA MENERAPKAN ISO 9000MENGAPA MENERAPKAN ISO 9000

Adanya permintaan pasar agar produsen memberikan Adanya permintaan pasar agar produsen memberikan jaminan mutu atas produknyajaminan mutu atas produknyaUntuk memasuki pasar globalUntuk memasuki pasar globalMeningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelangganMeningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelangganSertifikat ISO 9000 akan menaikkan citra dan daya saing Sertifikat ISO 9000 akan menaikkan citra dan daya saing perusahaanperusahaanDapat meningkatkan produktifitas, efisiensi dan Dapat meningkatkan produktifitas, efisiensi dan efektifitas operasiefektifitas operasiMenekan biaya atas material yang terbuang karena Menekan biaya atas material yang terbuang karena mutunya yang tidak sesuaimutunya yang tidak sesuaiDapat memperbaiki moral pekerja melalui sistem kerja Dapat memperbaiki moral pekerja melalui sistem kerja yang lebih konsisten yang lebih konsisten

GAMBARAN STANDAR ISO 9000GAMBARAN STANDAR ISO 9000Edisi pertama Standar mutu Seri ISO 9000 terbit tahun Edisi pertama Standar mutu Seri ISO 9000 terbit tahun

1987 dan terdiri atas 5 standar. 1987 dan terdiri atas 5 standar. Seri ISO 9000 terdiri atas :Seri ISO 9000 terdiri atas :1.1. ISO 9000 Quality management and quality assurance ISO 9000 Quality management and quality assurance

standards - Guidelines for selection and usestandards - Guidelines for selection and use2.2. ISO 9001 Quality systems - Model for quality assurance ISO 9001 Quality systems - Model for quality assurance

in design, development, production, installation and in design, development, production, installation and servicingservicing

3.3. ISO 9002 Quality systems - Model for quality assurance ISO 9002 Quality systems - Model for quality assurance in production, installation and servicingin production, installation and servicing

4.4. ISO 9003 Quality systems - Model for quality assurance ISO 9003 Quality systems - Model for quality assurance in final inspection and testin final inspection and test

5.5. ISO 9004 Quality management and quality system ISO 9004 Quality management and quality system elements - Guidelineselements - Guidelines

ISO 9000 - Tahap kedua Proses Revisi:ISO 9000 - Tahap kedua Proses Revisi:

Standard ISO ditinjau setiap 5 tahunStandard ISO ditinjau setiap 5 tahunTahap pertama - revisi terbatas tahun Tahap pertama - revisi terbatas tahun 1994 1994 Tahap kedua - revisi lebih seksama tahun Tahap kedua - revisi lebih seksama tahun 20002000Kebutuhan pelanggan & pemakai yang Kebutuhan pelanggan & pemakai yang signifikan ditentukan sebagai basis untuk signifikan ditentukan sebagai basis untuk revisi 2000revisi 2000

ISO 9001 : ‘87

ISO 9001 : ‘94

ISO 9001 : 2000

Konsistensi

Pencegahan

Peningkatan berkesinambungan

SEJARAH PERUBAHAN ISO 9001

ISO 9000 bersifat generik, dapat diaplikasikan ISO 9000 bersifat generik, dapat diaplikasikan pada bidang manufaktur dan jasa. pada bidang manufaktur dan jasa. Standar ISO 9000 telah diadopsi oleh sebagian Standar ISO 9000 telah diadopsi oleh sebagian besar negara-negara didunia,besar negara-negara didunia,diantaranya :diantaranya :

Amerika SerikatAmerika Serikat ANSI/ASQC Q91ANSI/ASQC Q91AustraliaAustralia AS 3900AS 3900AustriaAustria Norm EN 29000Norm EN 29000IndonesiaIndonesia SNI 19-9000SNI 19-9000JepangJepang JIS 9900JIS 9900JermanJerman DIN ISO 9000DIN ISO 9000MalaysiaMalaysia MS/ISO 9000MS/ISO 9000New ZealandNew ZealandNZS 9000NZS 9000SingapuraSingapura SS ISO 9000SS ISO 9000

KEKUATAN STANDAR ISO 9000KEKUATAN STANDAR ISO 9000

Standar ISO 9000 menekankan pada pencegahan Standar ISO 9000 menekankan pada pencegahan terhadap penyimpangan dengan : terhadap penyimpangan dengan : Menetapkan dengan jelas tanggung jawab dan Menetapkan dengan jelas tanggung jawab dan wewenang dari personil yang pekerjaannya wewenang dari personil yang pekerjaannya mempengaruhi mutu mempengaruhi mutu Mendokumenkan prosedur dan rencana mutu untuk Mendokumenkan prosedur dan rencana mutu untuk mengatur berbagai operasi dan proses produksi mengatur berbagai operasi dan proses produksi Melakukan tindakan perbaikan jika ditemukan Melakukan tindakan perbaikan jika ditemukan penyimpangan dan melakukan verifikasi terhadap penyimpangan dan melakukan verifikasi terhadap keefektifan dari tindakan perbaikan tersebutkeefektifan dari tindakan perbaikan tersebutEfektifitas penerapan sistem mutu dapat diketahui Efektifitas penerapan sistem mutu dapat diketahui melalui audit dan manajemen reviewmelalui audit dan manajemen review

Tahap-tahap proses pengembangan Tahap-tahap proses pengembangan Standard:Standard:

– Tahap 1 - Proposal Tahap 1 - Proposal – Tahap 2 - Persiapan/Preparatory (WD-CD)Tahap 2 - Persiapan/Preparatory (WD-CD)– Tahap 3 - Komite/Committee (CD-DIS)Tahap 3 - Komite/Committee (CD-DIS)– Tahap 4 - Pemeriksaan/Enquiry (DIS-FDIS)Tahap 4 - Pemeriksaan/Enquiry (DIS-FDIS) Tahap 5 - Persetujuan/ApprovalTahap 5 - Persetujuan/Approval – Tahap 6 - Publikasi/Publication Tahap 6 - Publikasi/Publication

Kebutuhan Pelanggan dan pemakaiKebutuhan Pelanggan dan pemakai

Kompatibilitas dengan ISO 14000Kompatibilitas dengan ISO 14000Proses berdasarkan modelProses berdasarkan modelISO 9001 termasuk peningkatan ISO 9001 termasuk peningkatan berkesinambunganberkesinambunganMudah untuk dipahami dan diterapkanMudah untuk dipahami dan diterapkanDapat disesuaikan untuk semua jenis dan Dapat disesuaikan untuk semua jenis dan ukuran perusahaan dan setiap sektor industri/ ukuran perusahaan dan setiap sektor industri/ jasa jasa

Pengelompokan Seri ISO 9000 – Pengelompokan Seri ISO 9000 –

Empat Standard utama:Empat Standard utama:

ISO 9000: QMS - Fundamentals & ISO 9000: QMS - Fundamentals & vocabularyvocabulary

ISO 9001: QMS - Requirements ISO 9001: QMS - Requirements

ISO 9004: QMS - Guidance for performance ISO 9004: QMS - Guidance for performance improvementimprovement

ISO 19011: Guidelines for auditing quality & ISO 19011: Guidelines for auditing quality & environmental management environmental management

systemssystems

Definisi dari Mutu:Definisi dari Mutu:

““Derajat terpenuhinya persyaratan oleh Derajat terpenuhinya persyaratan oleh karakteristik dasar”karakteristik dasar”

((“degree to which a set of inherent “degree to which a set of inherent characteristics fulfils requirements”)characteristics fulfils requirements”)

(ISO 9000 : 2000, Quality management systems - (ISO 9000 : 2000, Quality management systems - fundamentals and vocabulary)fundamentals and vocabulary)

Which is of a better quality?Which is of a better quality?

ISO 9000:2000 defines grade as ISO 9000:2000 defines grade as follows:follows:

““Category or rank given to different Category or rank given to different quality requirements for products, quality requirements for products, processes or systems having the processes or systems having the same functional use”same functional use”

– Grade is inherent in the product and Grade is inherent in the product and may be altered by change in may be altered by change in specification.specification.

– Whereas quality is dependent upon how Whereas quality is dependent upon how well the product satisfies the need.well the product satisfies the need.

ISO 9000:2000 defines the Quality ISO 9000:2000 defines the Quality Management as:Management as:

““coordinated activities to direct coordinated activities to direct and control an organisation with and control an organisation with regard to quality”regard to quality”

Process and system approachProcess and system approach

– Process approach to quality management Process approach to quality management encouragedencouraged

– Introduces & explains the process model Introduces & explains the process model as conceptual presentation of QMS as conceptual presentation of QMS requirements specifiedrequirements specified

Processes:Processes:

ProcessProcessActivitiesActivities

++ResourcesResources

InputInput OutputOutput

ControlsControls(e.g.procedure) (e.g.procedure)

Identify & manage sequence & Identify & manage sequence & interactionsinteractions

ProcessProcessAA

ProcessProcessDD

ProcessProcessBB

ProcessProcessCC

InputInputOutputOutputControlsControls

CUSTOMER

CUSTOMER

Management responsibility

Resourcemanagement

Measurement, analysis,improvement

ProductProductrealisation

Quality Management SystemContinual Improvement

Requirements

Satisfaction

InputOutput

Model Quality Management Model Quality Management System (QMS)System (QMS)

ISO 9000:2000 defines quality ISO 9000:2000 defines quality assurance as:assurance as:

““part of quality management, part of quality management, focused on providing confidence focused on providing confidence that quality requirements will be that quality requirements will be fulfilled”fulfilled”

Observasi UmumObservasi Umum

Standar hanya berisi ketentuan secara Standar hanya berisi ketentuan secara umumumum

Lebih fleksibel dalam implementasiLebih fleksibel dalam implementasiPerubahan mendasar dari filosofi Perubahan mendasar dari filosofi

pendekatan kepada manajemenpendekatan kepada manajemenPersyaratan yang ada tidak berubah Persyaratan yang ada tidak berubah

secara signifikan.secara signifikan.Beberapa persBeberapa persyyaratan baru dan aratan baru dan

mempengaruhi pemakai secara signifikan mempengaruhi pemakai secara signifikan ditambahkan.ditambahkan.

Pendekatan Proses dan SistemPendekatan Proses dan Sistem

– Pendekatan Proses terhadap Manajemen Pendekatan Proses terhadap Manajemen Mutu sangat ditekankanMutu sangat ditekankan

– Memperkenalkan dan menjelaskan proses Memperkenalkan dan menjelaskan proses model sebagai Konsep representasi dari model sebagai Konsep representasi dari Persyaratan QMS yang spesifikPersyaratan QMS yang spesifik

Proses:Proses:

AktivitasAktivitasProsesProses

++Sumber DayaSumber Daya

InputInput OutputOutput

KontrolKontrol(Misal:.procedure) (Misal:.procedure)

Struktur BaruStruktur Baru

Jelas berdasarkan prinsip Jelas berdasarkan prinsip PPlan - lan - DDo -o - CCheck - heck - AActct

Klausul Utama:Klausul Utama:– Quality Management SystemQuality Management System– Management responsibilityManagement responsibility– Resource managementResource management– Product realisationProduct realisation– Measurement, analysis & improvementMeasurement, analysis & improvement

Sesuai/Sejajar dengan ISO 14000Sesuai/Sejajar dengan ISO 14000

Fungsi Baru dari ISO 9004Fungsi Baru dari ISO 9004– Bagian dari kesatuan standarBagian dari kesatuan standar– Bukan merupakan panduan pelaksanaan Bukan merupakan panduan pelaksanaan – Berdasarkan 8 prinsip manajemen mutu:Berdasarkan 8 prinsip manajemen mutu:

customer focuscustomer focusleadershipleadershipinvolvement of peopleinvolvement of peopleprocess approachprocess approachsystem approachsystem approachcontinual improvementcontinual improvementfactual approach to decision makingfactual approach to decision makingmutually beneficial supplier relationshipmutually beneficial supplier relationship

SIKLUS PDCA & ISO 9001:2000

ISO 9001

P D

CA

PENINGKATAN

TAHAPAN SERTIFIKASI Aplikasi untuk sertifikasi

‘Pre-Audit’ atau audit awal (pilihan)

Final Audit ( 2 sampai 3 hari)

Tindakan koreksi (jika diperlukan)

Pemberian sertifikat

Audit Pengawasan (dalam 6 bulan/ setahun )