Přehled funkcionality produktu „IDEAPOINT 2014“ Obsah Přehled funkcí a vlastností ...................................................................................................................... 3

Obecné vlastnosti ................................................................................................................................ 3

CRM ..................................................................................................................................................... 3

DMS ..................................................................................................................................................... 3

Portál ................................................................................................................................................... 3

Obecný popis ........................................................................................................................................... 4

Zákaznické rozšíření funkcionality, propojení s okolím ....................................................................... 4

CRM (správa a řízení vztahu se zákazníky) .............................................................................................. 5

Správa kontaktů................................................................................................................................... 5

Obchodní aktivity ................................................................................................................................ 5

Import dat............................................................................................................................................ 5

Souvislosti, vazby, vztahy – vlivová mapa ........................................................................................... 6

Reporty ................................................................................................................................................ 6

DMS (správa dokumentů)........................................................................................................................ 6

Charakteristika DMS systému: ............................................................................................................ 6

Vkládání dokumentů do systému ........................................................................................................ 6

Vlastnosti dokumentu ......................................................................................................................... 7

Editace – úprava dokumentu .............................................................................................................. 7

Správa verzí - historie .......................................................................................................................... 7

Správa životního cyklu ......................................................................................................................... 7

Souvislosti, vztahy, vazby .................................................................................................................... 7

Import dat............................................................................................................................................ 8

Monitoring ........................................................................................................................................... 8

Portál ....................................................................................................................................................... 8

Úvodní stránka .................................................................................................................................... 8

............................................................................................................................................................. 8

Články, informační obsah .................................................................................................................... 8

Databáze znalostí ................................................................................................................................ 9

Směrnice .............................................................................................................................................. 9

Strana 2

Vzdělávání zaměstnanců ..................................................................................................................... 9

Zaměstnanecké a projektové blogy..................................................................................................... 9

Vyhledávání ............................................................................................................................................. 9

Správa uživatelů a oprávnění ................................................................................................................ 10

Uživatelé a skupiny ............................................................................................................................ 10

Práva a řízení přístupu, kompetence ................................................................................................. 10

Import uživatelů, propojení s Windows ............................................................................................ 10

Jednotné přihlašování (Single Sign On) ............................................................................................. 11

Strana 3

Přehled funkcí a vlastností

Obecné vlastnosti Responsivní design Aplikace přístupná pomocí internetového prohlížeče

z počítače, tabletu, mobilního telefonu.

Systémové události, integrace Každá operace s obsahem vyvolá událost a umožní tak napojení na okolí.

Vyhledávání V obsahu je možné fulltextové vyhledávání.

Oprávnění přístupu Přístup k obsahu je vždy řízen dle nastaveného oprávnění a kompetencí.

CRM Správa kontaktů Evidence kontaktů typu firma a osoba.

Obchodní aktivity Evidence historie obchodních aktivit s kontaktem (schůzka, telefon, email). Obchodní aktivity lze plánovat i do budoucna.

Upozornění na plánovanou aktivitu

Zobrazení naplánovaných aktivit (dnes, zítra, následující).

Souvislosti, vztahy Mezi kontakty mohou existovat vztahy. Obdobně mohou existovat souvislosti mezi kontaktem a dokumentem (případně dalším obsahem).

DMS Vkládání dokumentů Vkládání, přístup a čtení dokumentů podle oprávnění

Verzování Každá změna dokumentu vytvoří novou verzi, zůstává zachovaná historie.

Vlastnosti, metadata Každý typ dokumentů může být ohodnocen specifickou množinou hodnot, které blíže identifikují a popisují dokument (číslo smlouvy, autor, zákazník apod.)

Životní cyklus dokumentu Každý dokument je ohodnocen stavem.

Souvislosti, vztahy Mezi dokumenty mohou existovat vazby. Obdobné vazby mohou existovat mezi dokumentem a kontaktem, případně jiným obsahem.

Portál Úvodní stránka Zobrazuje důležité informace (rozcestníky), seznam nově

přidaných informací, posledně použité dokumenty a kontakty, seznam plánovaných aktivit apod.

Články Firemní informace libovolného charakteru (projekty, akce, plány, připravované akce) s možností vyjadřování a diskusí pověřených zaměstnanců.

Databáze znalostí, Směrnice Firemní postupy, znalosti apod.

Vzdělávání Kurzy, bezpečnost práce, softskills apod.

Strana 4

Obecný popis Celá aplikace je založena na myšlence strukturování informací do stromu složek (obdobně jako složky

a soubory ve Windows). Tím se dosáhne velké flexibility pro zákazníky i z různých oborů. Každý

provozovatel bude mít možnost strukturovat informace podle svých potřeb a zvyklostí a nebude se

muset podřizovat aplikaci, ale aplikace se podřídí jemu (např. dokumenty lze skladovat jako frontu,

strukturovat podle zákazníků, podle typu – faktury, smlouvy, podle roků apod.).

Uživatel provozovatele může upravovat strukturu složek do libovolné podoby. Může měnit názvy a

počet složek (přidávat a ubírat), může složky dle potřeby řadit. Operace nad strukturou jsou podobné

jako vytváření a práce se složkami v souborovém systému Windows a zvládne je kterýkoliv uživatel se

znalostí práce na PC pomocí několika kliknutí myši.

Každá složka ve struktuře je nějakého typu a podle typu složky aplikace určí, jak se se složkou bude

pracovat. V základní verzi existují 3 typy složek (články, dokumenty, kontakty). Podle typu složky je

určeno, jaký obsah je možné do složky přidávat a podle tohoto obsahu aplikace určí, jak se bude tento

obsah zobrazovat (např. dokumenty mají jiné zobrazení než kontakty apod.).

Stanovení typu složek a rozlišení práce s nimi umožní snadnou rozšiřitelnost aplikace o další typy

(formou konfigurace, bez nutnosti přeprogramování). Např. fotogalerie, zákaznicky upravený pohled

na dokumenty (pošta se zobrazí jinak než faktury).

Strukturování také umožní budování subportálů typu zákaznický extranet (zákazník dostane přístup do

určitých částí portálu – např. věnovaných projektu), správu firemních nebo produktových webů

z prostředí intranetu apod.

Uživatelská část aplikace je provozována v internetovém prohlížeči a je koncipována jako tzv.

responsivní. Umožní tak jednotný pohled z počítače, tabletu nebo mobilního telefonu. To zajistí

dostupnost obsahu intranetu kdykoliv a kdekoliv všem zaměstnancům a uživatelům (obchodníci

v terénu, účetní z domova apod.)

Zákaznické rozšíření funkcionality, propojení s okolím Každá operace s obsahem v intranetu

(přidání dokumentu, editace

kontaktu, naplánování aktivity)

vyvolá vnitřní událost v aplikaci, na

kterou je možné doprogramovat

reakci, jako je např. informování

zúčastněných uživatelů o změně

dokumentu emailem, publikace

ceníku na firemním webu, přenos

editovaného kontaktu do jiné

aplikace).

Tento systém událostí umožní

doplňování funkcionalit dle potřeb

zákazníků bez nutnosti zásahů do

Obrázek 1 - aplikace při použití na tabletu

Obrázek 2 - Zobrazení na různých zařízeních

Strana 5

aplikace samotné. Dokonce umožní zákazníkům samotným, případně správcům jejich IT doplňovat

takovéto funkcionality samostatně.

CRM (správa a řízení vztahu se zákazníky)

Správa kontaktů Základem každé firmy jsou její zákazníci. Mimo

zákazníků je ale také potřeba znát své dodavatele,

partnery, obecně kontakty.

Kontakty mohou být vkládány do složek typu

kontakt, které lze dále strukturovat a členit

(partneři, dodavatelé atd.). Členění struktury

složek není předem dané a může být upraveno

podle potřeb a zvyklostí provozovatele.

Na každý kontakt se nahlíží jako na specifický

dokument a lze s ním tak provádět operace jako je

verzování a nastavování práv přístupu.

Existují kontakty dvou typů (firma, osoba) a každý z kontaktů obsahuje odpovídající informace jako

jméno, adresa, emaily, telefony, logo.

Podle adresy lze dohledat umístění na mapě, což využijí především pracovníci v terénu např. při hledání

cesty (obchodníci apod.)

Obchodní aktivity Obchodní aktivity zachycují historii komunikace se zákazníkem (kontaktem), stejně tak jako umožňují

plánovat budoucí komunikaci. Jsou zachyceny telefonáty, osobní setkání, emaily, sms zpráva, apod.,

kdy u každé aktivity je zachyceno kdo, kdy a o čem se zákazníkem komunikoval. Pokud zákazníka

převezme jiný zaměstnanec nebo stávající musí být dočasně zastoupen, je známa historie komunikace

se zákazníkem a lze se tak vyhnout nedorozuměním, prodlevám, zdvojení informací apod.

Aktivity plánované do budoucna vidí uživatel na své úvodní stránce v přehledném seznamu nebo o nich

může být informován emailem. Předejde se tak opomenutí (prodloužení smlouvy, atd.).

V budoucích verzích se uvažuje o možnostech synchronizace plánovaných aktivit do osobních

kalendářů a telefonů.

Typ aktivit (telefon, osobní schůzka, …) může být u každého zákazníka trochu jiný a proto je možné

pomocí číselníku, aby si každý zákazník nastavil vlastní typy aktivit, které potřebuje sledovat.

Import dat Málokterá firma nasazuje novou aplikaci na zelené louce a je nutné uvažovat s již existující databází

dat (kontakty, dokumenty). Aplikace z toho důvodu obsahuje rozhraní, které umožní snadno

implementovat automatizovaný import dat z již existujících seznamů (Excel, Outlook apod.). Postupně

budou vznikat propojení s takovými aplikacemi (jak se bude projevovat zájem zákazníků).

Obrázek 3 - kontakt (ilustrační obrázek)

Obrázek 4 - Kontakt

Strana 6

Souvislosti, vazby, vztahy – vlivová mapa Mezi kontakty mohou existovat vazby, které mají pro firmu význam. V první řadě zřejmé vazby typu

zaměstnanec-zaměstnavatel, nadřízený podřízený. Mohou ale existovat další vazby, které má význam

sledovat a které mají obchodní hodnotu (např. zaměstnanec firmy X je bratrem majitele firmy Y). Vazby

mezi kontakty – vztahy zaměstnanec/firma (název pozice), vztahy nadřízený/podřízený, vztahy mezi

kontakty obecně (sestra majitele firmy).

Mimo vazeb mezi kontakty jsou důležité i vazby na dokumenty (smlouvy, faktury, pošta), které je také

možné ke kontaktu zachytit a které jsou pro znalosti o zákazníkovi důležité. Vazbu je možné nastavit

na konkrétní verzi dokumentu (ceník ze dne 15.2.2013), tak i dokument obecně (ceník).

Reporty Oblast reportování v CRM může být velmi rozsáhlá (prakticky neomezená). Je nutné pro základní verzi

definovat pouze nejvíce požadované reporty, případně ověřit jejich žádanost obecně.

DMS (správa dokumentů) Správa dokumentů s managementem

přístupových práv pro skupiny a jednotlivé

uživatele a s možností verzování souborů. DMS lze

používat samostatně, nebo je integrované do

některých dalších částí. Například z pohledu

obchodního případu případně procesu zpracování

(workflow) si můžete připojit libovolnou existující

složku nebo vytvořit novou složku a do ní ukládat

pouze dokumenty týkající se konkrétního případu.

Předpokládáme základní 2 kategorie dokumentů:

• nestrukturované – dokumenty, v nichž

není struktura zřejmá (např. emaily,

dopisy, faxy),

• strukturované – dokumenty mají pevně danou strukturu.

DMS nenabízí pouze uložení někde v počítači, ale také přidanou hodnotu ve formě udržování starších

verzí souborů, podporu současného přístupu více uživatelů k jednomu dokumentu, vyhledávání či

definování workflow (putování dokumentu mezi jednotlivými uživateli systému).

Charakteristika DMS systému: • zabezpečení dokumentů,

• správa životního cyklu (procesy),

• správa verzí,

• vyhledávání,

• práce více uživatelů,

• monitoring.

Vkládání dokumentů do systému Soubory je možné zařadit do hierarchické struktury kategorií a složek. Struktura je uživatelsky definovaná a je možné ji upravovat. Soubor může být v průběhu životního cyklu opakovaně přemístěn.

Obrázek 5 - Dokumenty

Strana 7

Vlastnosti dokumentu Každý dokument a každá složka systému mohou být doplněny o rozšiřující vlastnosti “atributy”, které umožňují přesné zachycení podrobných informací o dokumentu. Atributy slouží nejen k přesnějšímu popisu dokumentů a složek, ale i k jejich vyhledávání na základě zadaných hodnot.

Editace – úprava dokumentu Stažení dokumentu pro úpravy. V tomto případě je dokument uzamčen pro nahrávání nových verzí,

dokud nenahrajete zpět novou verzi. To zamezí případným konfliktům v úpravách.

Správa verzí - historie Veřejně je vidět pouze zveřejněná verze

dokumentu. Rozpracovanou verzi

dokumentu vidí pouze autor. Možnost

definování spolupráce nad dokumentem.

Workflow podle stavu nastaví oprávnění

nad odpovídající verzí dokumentu tak,

aby byl vidět i pro spolupracující

uživatele. Dostanou notifikaci, že se mají

na dokument podívat (s odkazem na

dokument). Díky správě verzí máme

možnost zjistit, kdo a kdy udělal v

dokumentu změny, případně o jaké

změny se jednalo.

Správa životního cyklu Jak již bylo zmíněno, dokument během svého životního cyklu často není vázán pouze na jednoho

uživatele, ale doslova „putuje“ mezi více uživateli, kterými je dotvářen až do výsledného stavu.

Příklad. Do společnosti přijde poštou objednávka, tato objednávka je naskenována do počítače a předána

obchodníkům, kteří vytvoří nabídku. Tato nabídka je předána ke schválení vedení a po potvrzení je

předána objednateli. Na základě této nabídky přijde do firmy závazná objednávka, která bude předána

výrobním oddělení, které hotový výrobek předá do distribuce. Na distribučním oddělení je pak „pouze“

dodání hotového výrobku.

Souvislosti, vztahy, vazby Mezi dokumenty mohou existovat vazby, které mají pro firmu význam (smlouva – dodatky smlouvy

apod.). Aplikace umožňuje vytvořit libovolné vztahy mezi libovolnými dokumenty, případně mezi jejich

konkrétními verzemi (odvolání se na nabídku ze 4.2.2013)

Mimo vazeb mezi dokumenty jsou důležité i vazby na kontakty (smlouvy, faktury, pošta), které je také

možné ke kontaktu zachytit a které jsou pro znalosti o zákazníkovi důležité. Vazbu je možné nastavit

na konkrétní verzi dokumentu (ceník ze dne 15.2.2013), tak i dokument obecně (ceník).

Obrázek 6 - Definice procesu

Strana 8

Import dat Import dokumentů – využít schopnosti SQL 2012, kdy jsou dokumenty fyzicky uloženy na disku a

nakopírováním do struktury dojde k jejich vložení do SQL a zaindexování.

Monitoring Při využití vhodného DMS systému, může vedoucí pracovník sledovat postupný vývoj na základě

workflow dokumentu. DMS umožňuje také upozornění např. formou elektronické pošty nebo SMS na

očekávanou akci.

Portál Celá aplikace je koncipována jako portál, tzn. hlavním účelem je dostupnost informací pomocí

internetového prohlížeče, ať už jej uživatel má v počítači, na tabletu nebo v mobilním telefonu.

Úvodní stránka - Seznam posledně otevřených

dokumentů/článků/kontaktů

- Dokumenty ke schválení (nebo obecně vyžadující

nějakou akci)

- Novinky/aktuality v systému

- Naplánované obchodní aktivity

Články, informační obsah Článek je obsah, který se uživateli zobrazí přímo

v internetovém prohlížeči. Pomocí článků je možné

vkládat informace důležité pro všechny

zaměstnance (jako např. konání firemních akcí,

rozhodnutí vedení, informace o projektech nebo

produktech). Články mohou být vkládány všemi

uživateli s odpovídajícím oprávněním a není na ně

kladen nárok znalostí internetových technologií.

Články se vkládají pomocí editoru, který je velmi

podobný např. MS Wordu.

Pro usnadnění vytváření článků lze připravit sadu

předdefinovaných šablon, které uživateli šetří čas a práci a zajistí konzistenci ve vzhledu článků.

Obrázek 7 - Zákaznicky upravená úvodní stránka

Obrázek 8 - Článek

Strana 9

Databáze znalostí Informace o produktech, způsob řešení

reklamací.

Směrnice Firemní postupy.

Vzdělávání zaměstnanců Elearningové kurzy pro zaškolení nových

zaměstnanců případně kurzy dodané třetí

stranou (např. softskills apod.).

Zaměstnanecké a projektové blogy Sdílení znalostí mezi zaměstnanci,

posílení sociálních vazeb.

Vyhledávání Jednou z nejdůležitějších vlastností informačních systémů je schopnost vyhledávání v uloženém

obsahu. Aplikace umožňuje vyhledávání ve všech spravovaných informacích jako kontakty,

dokumenty, články, obchodní aktivity. Uživatel zadá hledané slovo nebo frázi (jméno zákazníka, číslo

smlouvy) a formou fulltextového vyhledávání aplikace prohledá všechen uložený obsah a vrátí

relevantní informace. Díky vazbám (viz vazby mezi kontakty a dokumenty) pak uživatel dostane

komplexní přehled o hledané informaci.

Obrázek 10 - Vyhledávání

Obrázek 9 - Seznamy obsahů

Strana 10

Správa uživatelů a oprávnění

Uživatelé a skupiny Aplikace obsahuje funkce pro správu uživatelů a

uživatelských skupin. Lze vytvořit nového uživatele,

upravit existujícího nebo uživatele ze systému

odstranit (totéž pro skupinu). Každému uživateli

nebo skupině lze nastavit přístupová oprávnění-

role (čtenář, autor, redaktor apod.) zvlášť pro

každou složku nebo obsah (dokument, článek,

kontakt) a umožnit tak uživatelům přístup pouze do

těch oblastí intranetu, které potřebují ke své práci.

Práva a řízení přístupu, kompetence Veškerý obsah intranetu (složky, kontakty,

dokumenty, články atd.) je uživateli

zobrazen na základě jeho přístupových práv k tomuto obsahu. Nemůže tak nastat situace, že se

nepovolaný uživatel dostane k informacím, na které nemá oprávnění.

Aplikace nabízí rozsáhlé možnosti pro nastavení přístupových práv pro práci se složkami, dokumenty,

uživateli a skupinami. Uživatel získává oprávnění přidělená přímo jemu i všem skupinám, jichž je

členem.

Protože může uživatel v různých složkách případně u různých dokumentů vystupovat v různých rolích,

nestačí nastavit role jen uživateli resp. skupině. Vždy je nutné říct, kterého objektu (složky, dokumentu)

se role týká. Aplikace kvůli zjednodušení umožňuje u každé složky a dokumentu nastavit oprávnění,

které se jí/ho přímo týkají.

Aplikace zavádí princip dědičnosti oprávnění, kdy obsah dědí práva ze své složky, ve které se nachází a

složka ze své nadřízené složky atd. Dědičnost lze potlačit, tj. práva se pro zvolený obsah nastavují znovu

od nuly. Při nastavování oprávnění na celou stromovou strukturu je velmi vhodné principu dědičnosti

využít, celé nastavení se tím velmi zjednoduší a zpřehlední.

Import uživatelů, propojení s Windows Pokud již organizace provozovatele má vlastní správu uživatelů a skupin, je možné využít importu

těchto uživatelů a skupin do aplikace a není nutné provádět zadávání uživatelů a jejich zařazení do

skupin znovu. Aplikace umí ve stanovených intervalech synchronizovat tato nastavení a přenést je.

K importu nebo synchronizaci je vyžadována protistrana podporující LDAP protokol.

Obrázek 11 - Správa uživatelů a skupin, řízení přístupu

Strana 11

Jednotné přihlašování (Single Sign On) Aplikace přebírá informace o přihlášeném uživateli ze systému Windows

uživatelova počítače a ten tak není nucen se do aplikace znovu přihlašovat

(nemusí si pamatovat další hesla). Aplikace sama pozná uživatele a přidělí

mu odpovídající oprávnění přístupu do intranetu dle jeho nastavení.

Uživatelé, kteří nejsou rozpoznáni, jsou vyzváni ke standardnímu

přihlášení do aplikace pomocí přihlašovacího dialogu.

Obrázek 12 - Přihlášení