pedoman/panduan/petunjuk penggunaan sistem monitoring dan evaluasi program STBM

PETUNJUK PENGGUNAAN SISTEM MONITORING STBM - Modul 1. Stop dari Buang Air Besar Sembarangan -

July, 2012

Sekretariat Nasional STBM

Jakarta

Daftar isi Pendahuluan ............................................................................................................................................. 1

Sistem Monitoring STBM ..................................................................................................................... 2 2.1 Kebutuhan Sistem ............................................................................................................................ 3 2.2. Website STBM ................................................................................................................................... 3 2.2.1 Fitur Sistem monitoring STBM. ....................................................................................................................... 4 2.2.2 Menu Benchmarking ............................................................................................................................................. 6 2.2.3 Menu Pelaku ............................................................................................................................................................. 7 2.2.4 Cara kerja sistem monitoring berbais web dan SMS ............................................................................. 7

Sistem Monitoring STBM berbasis website tingkat Kabupaten ........................................... 9 3.1 Masuk kedalam Sistem monitoring STBM Kabupaten..................................................... 10 3.2 Entry Data ........................................................................................................................................ 11 3.2.1 Menu Input > Pelatihan (LT-1) ...................................................................................................................... 12 3.2.2 Menu Input > Data Peserta Pelatihan (LTo) ........................................................................................... 13 3.2.3 Menu Input > Anggaran (LT-1) - Tahun berjalan ................................................................................. 14 3.2.4 Proses & Output > Data Petugas Monitoring/Puskesmas (N1) ...................................................... 15 3.2.5 Proses & Output > Verifikasi ODF (LB-2) .................................................................................................. 18 3.2.6 Proses & Output > Verifikasi STBM .............................................................................................................. 19 3.2.7 Proses & Output > Fasilitator aktif - peningkatan demand (LT5o) .............................................. 19 3.2.8 Proses & Output > Penyedia Layanan Sanitasi ....................................................................................... 19 3.2.9 Outcome > Baseline data .................................................................................................................................. 20 3.2.10 Outcome > Kemajuan (LB-1) ........................................................................................................................ 21 3.2.11 Data Pendukung > Kecamatan dan Kelurahan ................................................................................... 22 3.3 Pemantauan .................................................................................................................................... 23 3.3.1 Log data verifikasi (L1) ..................................................................................................................................... 23 3.3.2 Laporan Akses Sanitasi (LB-1) ....................................................................................................................... 24 3.3.3 Data desa yang sudah ODF .............................................................................................................................. 26 Sistem Update data melalui SMS tingkat Kecamatan/Puskesmas ..................................... 27 4.1 Lembar kerja manual................................................................................................................... 28 4.2 Petunjuk Penulisan ...................................................................................................................... 28 4.2.1Pengiriman data baru (identifikasi komunitas) [N] ............................................................................. 28 4.2.2 Pengiriman data baseline [B] ......................................................................................................................... 29 4.2.3 Pengiriman data kemajuan (Kode P) ......................................................................................................... 30

Petunjuk Penggunaan Sistem Monitoring STBM Halaman : 1

Sanitasi Total Berbasis Masyarakat merupakan program Nasional dalam rangka percepatan

peningkatan akses terhadap sanitasi Dasar di Indonesia. Selain itu program ini juga erat

kaitannya dengan target Millenium Developent Goals (MDGs) dan RPJMN. Untuk mendukung

program ini, ditingkat pusat telah dibentuk Sekretarat STBM (cq. Kementerian Kesehatan).

Sekretariat STBM juga beranggotakan mitra-mitra yang sudah melaksanakan kegiatan-

kegiatan STBM dibeberapa wilayah di Indonesia sehingga keberadaan sekretariat STBM

sangat strategis dalam implementasi STBM di Indonesia serta diperkayai dari berbagai

pembelajaran dan pengalaman.

Target program yang ada dalam STBM sendiri terdiri dari 5 pilar (1. Bebas dari Buang Air

Besar Sembarangan; 2. Cuci Tangan Pakai Sabun; 3. Pengelolaan Makanan dan Minuman

Rumah Tangga, Pengelolaan Sampah Rumah Tangga; serta 5. Pengelolaan limbah cair rumah

tangga) yang mana cakupan area pendekataan utamanya adalah tingkat rumah tangga

secara kolektif, untuk menjalankan itu semua harus digerakkan dan disinergikan melalui 3

komponen pendekatan yakni : 1. Menciptakan Kebutuhan (Demand creation); 2.

Ketersediaan pasokan (supply improvement); dan 3. Lingkungan yang mendukung (Enabling

Environment). Informasi detail tentang pendekatan STBM tersebut dapat dilihat pada buku

petunjuk Pelaksanaan dan Teknis STBM (Manlaknis STBM).

Sejak diluncurkannya Petunjuk Pelaksanaan STBM dan Website STBM oleh Menteri

Kesehatan Republik Indonesia pada RAKORNAS STBM bulan Oktober 2010, Saat itu website

STBM sudah terintegrasi dengan sistem monitoring berbasis SMS. Untuk mendukung

pengoperasian sistem monitoring STBM berbasis web dan sms agar mudah dipahami dan

dioperasionalkan maka disiapkanlah buku petunjuk. Buku petunjuk ini merupakan

penyempurnaan dari buku petunjuk praktis yang sebelumnya sudah ada.

Buku Petunjuk Monitoring ini akan memberikan petunjuk bagaimana meng-operasikan

sistem monitoring STBM untuk pilar 1 saja (Stop BABS), sedangkan untuk pilar lainnya

akan dibuatkan secara terpisah masing-masing pilar..

1

Pendahuluan


Sistem monitoring STBM dikembangkan untuk memudahkan dalam proses mengalirnya

data dari sumber data terdekat di tingkat desa/kelurahan kepada pihak lain yang akan

menggunakan informasi tentang STBM di semua lini mulai dari tingkat pusat sampai daerah

baik secara regional maupun global.

Data yang dikumpulkan merupakan data cakupan akses sanitasi per desa termasuk status

ODF suatu wilayah. Pengembangan sistem ini didasarkan pada kebutuhan akan informasi

cakupan akses sanitasi dan desa ODF, hal ini sesuai dengan sasaran yang akan dicapai

dalam MDGs maupun target RPJMN. Saat ini sudah banyak pelaku yang melaksanakan

kegiatan STBM baik yang dilakukan oleh mitra maupun pemerintah daerah sendiri dalam

rangka percepatan akses sanitasi tersebut termasuk pencapaian ODF.

Untuk memudahkan pengumpulan dan perhitungan capaian-capaian akses tersebut perlu

menggunakan data dan instrument yang mengacu pada prinsip yang sama dalam

mendukung informasi yang ingin diperoleh (missal: MDGs, RPJMN, Rensta, dll). Dalam

rangka itulah Sekretariat STBM Nasional sudah mengembangkan sistem monitoring untuk

membantu dalam melakukan pemantauan terhadap capaian-capaian akses sanitasi tersebut

secara Nasional. Sistem ini juga dibuatkan secara terpusat agar mudah dalam melakukan

perawatan, namun kabupaten tetap menjadi pemilik otoritas data.

Sistem monitoring ini disiapkan dengan 2 (dua) cara dalam memasukkan dan

memperbaharui data, yaitu : 1. Menggunakan website STBM dan 2. Menggunakan SMS.

Keduanya dapat berjalan secara simultan dan saling melengkapi. Penyajian dan

pengelolaannya melalui website STBM (www.stbm-indonesia.org). Dengan keberadaan

sistem ini diharapkan dapat digunakan secara optimal untuk keperluan evaluasi dan

perencanaan terkait implementasi program STBM di wilayah masing-masing di seluruh

Indonesia. Selain itu, secara tidak langsung mampu menampilkan kontribusi setiap daerah

sampai ke tingkat global terkait dengan capaian MDGs.

Sistem Monitoring STBM

2

http://www.stbm-indonesia.org/


2.1 Kebutuhan Sistem

Untuk menjalankan sistem ini Kementerian Kesehatan melalui Sekretariat STBM sudah

menyiapkan perangkat keras maupun perangkat lunak di tingkat pusat berupa server untuk

website dan server untuk SMS gateway. Implementasi di tingkat pelaksana tidak

memerlukan perangkat dengan spesifikasi khusus karena sistem ini dikembangkan secara

terpusat dan berbasis website, sehingga yang dibutuhkan hanyalah komputer yang

terhubung ke internet.

Tabel 1. Kebutuhan system di masing-masing tingkat pengguna

Tingkat Pengguna

Perangkat yang dibutuhkan

Tenaga pendukung Keterangan

Pusat (Sekretariat STBM)

- Colocation server - SMS Gateway Server - GSM modem + Pulsa (regular) - Aplikasi Sistem Monitoring

- Web admin - Web programmer

Semua perangkat pendukung sudah siap di Sekretariat Nasional STBM dan berjalan 24 jam non-stop.

Provinsi - Komputer dan akses internet Operator komputer dan tenaga Monev

Dapat menggunakan komputer dan akses internet yang sudah ada (jika sudah tersedia)

Kabupaten - Komputer dan akses internet Operator komputer dan tenaga Monev

Dapat menggunakan komputer dan akses internet yang sudah ada (jika sudah tersedia)

Kecamatan/ Puskesmas

- Telepon selular + pulsa (regular)

- Data

Petugas monitoring di tingkat kecamatan/ puskesmas (sanitarian/ bidan desa/ petugas kesehatan lingkungan lainnya)

- Sebagai penyedia data dasar.

Umum/ masyarakat

- Komputer dan akses internet Masyarakat dapat mengakses informasi capaian dan ODF tanpa bisa mengubah data yang ada.

2.2. Website STBM

Website STBM (www.stbm-indonesia.org) merupakan antar muka utama yang juga

digunakan sebagai alat bantu dalam melakukan monitoring kegiatan STBM. Penggunaan

domain ini merupakan upaya strategis dalam melakukan penyebaran informasi, advokasi,

pemantauan dan evaluasi serta sebagai media pembelajaran STBM. Sistem yang

dikembangkan menyatu dalam website STBM dan sudah dipersiapkan untuk dapat ber-

intergrasi dengan data dari program lainnya dengan menginduk pada kode wilayah yang

dikeluarkan oleh lembaga resmi seperti Badan Pusat Statistik (BPS)

http://www.stbm-indonesia.org/


2.2.1 Fitur Sistem monitoring STBM. Fitur Sistem monitoring STBM yang dapat diakses oleh masyarakat umum disini tidak

memerlukan akun khusus, menu yang bisa diakses bersifat umum, namun detail informasi

bisa dilihat sampai kelurahan/desa. Data yang dapat dilihat merupakan data yang sudah

diverifikasi melalui sistem monitoring tingkat kabupaten oleh Dinas Kesehatan kabupaten

yang menggunakan sistem ini.

Berikut fitur-fitur yang bisa dimanfaatkan secara umum tanpa menggunakan akun.

Untuk masuk ke menu monitoring silahkan klik menu Data pada halaman muka website

STBM.

• Klik menu [Monitoring] [Stop Buang Air Besar Sembarangan]

Halaman diatas menampilkan kemajuan capaian akses terhadap jamban sehat yang telah

direkam dengan menggunakan sistem monitoring ini. Kedalaman data yang bisa dilihat

sampai pada tingkat desa. Klik wilayah teks yang berwarna biru (link) untuk melihat isi

data lebih detail berdasarkan wilayah. Detail data yang disampaikan KK yang memiliki

akses ke jamban sehat. Definisi operasional terkait hal ini dapat dilihat pada buku Petunjuk

Teknis Monitoring dan Evaluasi STBM.


Pada bagian kanan terdapat panel instruksi yang memungkinkan pengguna untuk

melakukan pemilahan/filter informasi, seperti (tekan tombol submit untuk menampilkan

hasil pemilahan) :

Bentuk informasi yang akan ditampilkan (Grafik/tabel/Peta)

Memunculkan atau menyembunyikan kolom yang ada di tabel,

Memilih tahun kumulatif data

Kumulatif data pada contoh diatas adalah cakupan/akses terhadap jamban sampai

dengan tahun 2008, untuk melihat selama tahun 2008 saja sementara perlu

melakukan pengurangan kumulatif 2008 - kumulatif 2007.


Memilih jenis tabel

Pilihan jenis tabel yang disediakan adalah tabel terkait dengan akses terhadap jamban

(seperti contoh-contoh diatas), dan wilayah yang sudah ODF (Bebas dari Buang Air

Besar Sembarangan). Terdapat 2 jenis informasi yang ditampilkan yakni :

- Claim ODF

Merupakan wilayah yang sudah ODF ditinjau dari sisi data atau manakala secara data

informasi OD pada kolom kemajuan sudah menunjukkan angka 0 maka sistem akan

menyatakan ini sebagai claim ODF, meskipun belum melalui proses verifikasi.

- Verified ODF

Merupakan wilayah yang sudah ODF ditinjau dari sisi data dan sudah diverifikasi.

Sistem akan melakukan cek silang dengan data verifikasi ODF yang ada di database

kabupaten yang bersangkutan.

2.2.2 Menu Benchmarking Fitur ini akan menampilkan kinerja wilayah dalam melakukan implementasi STBM.

Beberapa indikator yang digunakan erat kaitannya dengan 3 komponen dalam STBM yang

ditinjau dari input, proses, output sampai pada outcome. Informasi detail tentang indikator

ini dapat dilihat pada buku petunjuk teknis Monitoring dan Evaluasi STBM.

Menunjukkan bahwa data tersebut dapat didownload dan dicetak dalam format spreadsheet (xls) maupun acrobat reader (pdf)


2.2.3 Menu Pelaku1 Fitur ini berfungsi untuk menampilkan pelaku-pelaku yang sudah melaksanakan STBM

yang tersebar diseluruh Indonesia baik oleh pemerintah, LSM, donor, Media dll. Fitur ini

juga akan menampilkan dalam bentuk peta.

2.2.4 Cara kerja sistem monitoring berbais web dan SMS Selain dari fitur yang dapat diakses secara umum, sistem ini merupakan bagian dari sistem

monitoring STBM, sehingga beberapa modul perlu tata cara tersendiri untuk

mengoperasikannya sesuai dengan standart operasional dalam sistem yang dikembangkan

ini. Terdapat 2 sub-sistem yaitu berbasis website dan SMS, kedua sub-sistem ini hanya

memiliki satu database saja, sehingga ada proses sinkronisasi yang perlu dilakukan oleh

sistem. sub-sistem website akan melakukan cek silang dengan data sanitarian dan

baseline yang sudah menggunakan kode BPS, sedangkan sistem SMS akan melakukan

cek silang perangkat selular yang digunakan dengan sistem database yang ada

tersebut

Sistem ini bekerja secara realtime saat petugas kesehatan lingkungan di tingkat kecamatan

melakukan pemantauan ke desa/kelurahan sasaran STBM. Petugas mengirimkan data

pantauannya melalui SMS, yang kemudian data tersebut akan diolah oleh SMS gateway

server termasuk melakukan verifikasi secara otomatis kepada pengirim data. Data yang

sudah terverifikasi di SMS Gateway server akan dikirim ke webserver untuk dapat

disajikan.

Petugas pemantauan yang ada di dinas kesehatan kabupaten dapat memantau langsung

perkembangan data tersebut melalui website STBM melalui user account yang sudah

disiapkan oleh sekretariat STBM Nasional

1 Untuk sementara fitur ini masih dalam tahap pengembangan lebih lanjut.


Skema Sistem Monitoring berbasis Website dan SMS


Sistem monitoring STBM juga disiapkan bagi kabupaten yang akan menggunakannya

sebagai alat bantu dalam memantau kegiatan atau perkembangan STBM di wilayah masing-

masing. Karena sistem ini mempunyai kemampuan untuk mengakses data secara terbuka

(baca, tulis dan hapus), maka untuk dapat masuk dalam sistem ini memerlukan akun

khusus yang sudah disiapkan oleh sekretariat STBM.

Akun dapat anda peroleh melalui sekretariat Nasional STBM dengan mengirimkan

surat/email atau akan dibagikan saat pelatihan sistem M/E dimana kabupaten anda ikut

didalamnya. Setelah anda menerima akun dari sekretariat STBM, sebaiknya secara periodik

anda mengganti password anda.

Beberapa fitur yang dapat dimanfaatkan atau peta sistem untuk kabupaten adalah sebagai

berikut :

• Entry Data

• Menu Input

• Pelatihan (LT-5i)

• Daftar Fasilitator (LT5o)

• Anggaran (LT-1) - Current year

• Menu Proses & Output

• Data Sanitarian/Puskesmas

• Verifikasi ODF (LB-2)

• Verifikasi STBM (LB-5)

• Fasilitator Aktif

• Penyedia Layanan Sanitasi

• Outcome

• Baseline data

• Kemajuan (LB-1)

PERHATIAN Gunakan akun anda secara bijak dan tidak untuk disebarkan kepada pihak lain, Anda memiliki tanggung jawab penuh terhadap keamanan data anda tidak terkecuali pembuat sistem ini sekalipun !

Sistem Monitoring STBM berbasis website tingkat Kabupaten

3


• Data Pendukung

• Kecamatan

• Kelurahan

• Pemantauan

• Log data verifikasi (L1)

• Laporan Akses Sanitasi LB-1

• Data desa yang sudah ODF

• Logout

Beberapa menu secara sistem akan saling berhubungan, sehingga beberapa keaktifan

beberapa menu akan sangat tergantung pada menu yang terelasi sebelumnya. Pada

petunjuk ini akan diulas secara hirarki bagaimana pengoperasian masing-masing menu.

3.1 Masuk kedalam Sistem monitoring STBM Kabupaten Untuk mulai menggunakan sistem ini, silahkan anda memilih (klik) menu Data dari website

STBM, maka sistem akan memunculkan jendela baru berupa menu utama Sistem

Monitoring STBM (Pastikan komputer anda terhubung dengan internet).


Lalu klik menu Login untuk memunculkan jendela verifikasi akun anda masukan username

dan password yang sudah anda miliki sebelumnya, lalu klik tombol submit.

Setelah verifikasi berhasil, maka akan muncul menu monitoring STBM tingkat kabupaten

sebagai berikut (contoh : karawang) :

Selain menu pulldown, sistem juga menyediakan menu icon berup Home (kembali ke menu

utama); Petunjuk (petunjuk operasional); Setting (data umum kabupaten); Email (untuk

mengirim email kepada web admin).

Menu setting dapat anda gunakan untuk mengisi alamat kantor, logo kabupaten, alamat

email, ubah password, dll.

3.2 Entry Data Menu entry berisikan menu pilihan terkait dengan input, proses, output dan outcome.

Pengelompokan ini didasarkan pada urutan kegiatan dalam STBM.


3.2.1 Menu Input > Pelatihan (LT-1) Menu pelatihan merupakan isian kegiatan pelatihan yang dilaksanakan di tingkat

kabupaten :

• Type Pelatihan, tipe pelatihan yang dilaksanan (Pelatihan untuk instruktur/ToT,

Pelatihan untuk pelaku, Pelatihan penyegaran/Refresh)

• Jenis Pelatihan, atau kategori pelatihan yang dilakukan menurut substansi atau materi

pelatihan(Pemicuan CLTS, Monitoring dan Evaluasi, Tukang, Wirausaha, Lainnya).

• Tanggal Pelatihan, isi tanggal pelaksanaan pelatihan

• Durasi, isikan lama kegiatan pelatihan (hari)

• Lokasi, tempat pelatihan dilaksanakan

• Keterangan, isi keterangan terkait pelatihan dimaksud.

• Submit, klik submit, lalu data yang diisi akan tampil dalam kotak daftar dibawahnya.

• Edit, Untuk melakukan perubahan/update data yang sudah ada

• Del, Untuk menghapus data yang sudah ada dalam database.


3.2.2 Menu Input > Data Peserta Pelatihan (LTo) Menu fasilitator berfungsi untuk merekam daftar fasilitator yang ada di kabupaten

bersangkutan

• Nama, Isi nama lengkap peserta pelatihan

• Jenis Kelamin, pilih jenis kelamin peserta yang bersangkutan

• Jabatan, Isi jabatan peserta pelatihan tersebut sesuai tupoksi atau jabatan profesional

yang bersangkutan.

• Instansi, Isi nama instansi dimana tempat bertugas peserta bersangkutan.

• Alamat, Isi alamat lengkap terakhir peserta yang bersangkutan (yang dapat dihubungi)

• No Telp, isi nomor telepon peserta yang dapat dihubungi.

• Email, isi alamat email sanitarian yang sering digunakan dan aktif.

• Keterangan, isi keterangan terkait data tambahan peserta dimaksud.

• Submit, klik tombol submit untuk merekam dalam database, jika berhasil direkam akan

muncul pada kotak daftar fasilitator.

Fasilitator yang sudah diisi tersebut perlu dimasukkan kegiatan pelatihan yang pernah

diikuti, caranya dengan memilih teks Pelatihan pada kotak daftar peserta, maka sistem

akan menampilkan daftar kegiatan training yang pernah dilaksanakan, cheklist pelatihan

yang pernah diikuti oleh fasilitator bersangkutan.


Catatan. Sebaiknya saat pengisian menu diatas didampingi oleh sanitarian/petugas kesehatan lingkungan yang bersangkutan atau melihat pada daftar pelatihan otentik yang sudah pernah dilaksanakan.

3.2.3 Menu Input > Anggaran (LT-1) - Tahun berjalan Menu ini berfungsi untuk merekam kegiatan-kegiatan STBM yang mendapat dukungan

alokasi anggaran dari Pemerintah daerah setempat.

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

• Kegiatan, Isi judul kegiatan STBM yang mendapat dukungan dari Pemerintah Daerah.

• Kategori, Isi kategori kegiatan tersebut (Monitoring, Pelatihan, Pembangunan Jamban,

Pemicuan, Promosi)

• Sumber Anggaran, Isi sumber anggaran dari kegiatan tersebut (APBN, APBD-I atau

APBD-II)

• Nilai, Isi besaran nilai yang digunakan untuk kegiatan tersebut (lengkap, dengan format

angka/Rupiah)

Apabila pelatihan yang pernah diikuti adalah tipe pelatihan untuk pelaku , selanjutnya data ini akan terhubung pada menu keaktifan fasilitator.


• Tahun Alokasi, Isi tahun alokasi anggatan dimaksud/digunakan.

• Keterangan, Isi keterangan penting yang diperlukan untuk menjelaskan kegiatan

tersebut.

• Submit, klik tombol submit untuk merekam dalam database, jika berhasil direkam akan

muncul pada kotak daftar Anggaran.

3.2.4 Proses & Output > Data Petugas Monitoring/Puskesmas (N1) Menu ini berisikan data petugas yang melakukan pemantauan dilapangan, petugas disini bisa seorang sanitarian, bidan desa, atau petugas kesehatan lingkungan lainnya.

• Kecamatan, Pilih Kecamatan yang akan diisikan data sanitarian/petugas kesehatan

lingkungan lainnya.

• Nama, Isikan Nama petugas monitoring/petugas kesehatan lingkungan lainnya.

• Jabatan, Isikan jabatan yang bersangkutan (misalnya : sanitarian, bidan desa atau kader).

• No HP, Isi nomor handphone yang digunakan oleh petugas monitoring/petugas

kesehatan lingkungan lainnya untuk mengirim data. (selalu diikuti dengan +62, contoh

+628123456xxx).

• Puskesmas, Isi Nama Puskesmas tempat sanitarian/petugas kesehatan lingkungan

lainnya bekerja/ di wilayah kerja puskesmas yang bersangkutan.

• Submit, sistem akan memasukkan data dalam database (tampak dalam daftar petugas

dibawahnya).


Setelah sanitarian ter-registrasi, langkah berikutnya adalah memilih desa/kelurahan yang

menjadi tanggung jawab monitoring bagi petugas monitoring/petugas yang bersangkutan.

Pilih menu cakupan Kel, lalu pilih/beri tanda “” kelurahan mana saja yang menjadi

wilayah monitoring sanitarian yang bersangkutan.

• Submit hasil cheklist tersebut.

• Saat ini sanitarian yang bersangkutan sudah siap untuk mengirimkan data melalui SMS.

• Untuk memudahkan bagi sanitarian mengirimkan kode SMS, daftar wilayah sanitarian

yang sudah te-registrasi tersebut perlu dicetak oleh petugas di Dinas Kesehatan

kabupaten dan diserahkan kepada sanitarian yang bersangkutan. Klik teks WM-1 pada

tabel daftar sanitarian. Lalu sistem akan men-download data (dalam format spreadsheet)

berupa daftar wilayah sanitarian tersebut, lalu dicetak.

tabel diatas menandakan bahwa sanitarian yang bernama Ahmad Taufik mempunyai 7

desa yang menjadi wilayah kerja untuk dimonitor, SMS ID merupakan kunci masuk untuk

melakukan update data desa.

PERHATIAN Agar sistem SMS dapat berfungsi perlu dilakukan registrasi terlabih dahulu didalam sistem terkait petugas yang akan melakukan pengiriman/update data melalui sms, termasuk wilayah pantauan (Desa/kelurahan) petugas yang bersangkutan.


Sampai dengan tahap ini berarti data website server sudah siap menerima data sms dari

SMS gateway server yang akan dikirimkan oleh petugas kesehatan lingkungan di

PUSKESMAS atau sanitarian.

Selain melakukan entry data melalui form di website, anda juga dapat melakukan import

data dari format spreadsheet (excel) yang sudah ada isi sebelumnya dengan menggunakan

format yang disediakan oleh sistem.

• Download template Klik menu download Template, lalu pilih kecamatan yang akan dibuatkan templatenya

diakhiri dengan klik tombol Download Template.

Sistem akan men-download/menyediakan format isian data sanitarian yang dapat diisi

oleh sanitarian/petugas Puskesmas dalam format spreadsheet (excel).

Petugas dapat melengkapi isian yang kosong (Nama Sanitarian, jabatan, no HP dan

Puskesmas yang bersangkutan).

PERHATIAN Mohon untuk tidak mengubah format template yang sudah disediakan oleh sistem, karena akan berpengaruh pada berhasil atau tidaknya proses import


• Import data Data yang sudah lengkap terisi dalam format template dapat dilakukan proses import ke

sistem website ini, sehingga anda tidak perlu lagi mengisi ulang dalam format website

(kecuali melakukan editing bila perlu).

Setelah file dipilh sistem akan menampilkan data hasil isian template tersebut dalam daftar

di database.

3.2.5 Proses & Output > Verifikasi ODF (LB-2) Proses verifikasi merupakan proses melakukan check dan re-check terkait status ODF dari

desa yang sudah di-intervensi. Sistem akan memilah pada kelompok data kemajuan dimana

kolom ODF = 0 (dengan catatan kolom Jamban sehat <>0). Secara sistem hal ini bisa

dikategorikan ODF, namun secara legal hal ini masih perlu diuji atau dilakukan cek

lapangan yang biasa kita sebut verifikasi. Jika desa yang bersangkutan sudah dilakukan

verifikasi, silahkan diisi tanggal verifikasi ODF.


3.2.6 Proses & Output > Verifikasi STBM2 Sama halnya dengan verifikasi ODF, proses verifikasi STBM juga merupakan proses yang

perlu dilakukan cek silang ke lapangan, namun verfikasi STBM akan mencakup 5 Pilar

STBM (tidak hanya pilar 1 saja/verifikasi ODF).

3.2.7 Proses & Output > Fasilitator aktif - peningkatan demand (LT5o) Fasilitator aktif - peningkatan demand berfungsi untuk mencatat keaktifan fasilitator

pemicuan yang ada, data ini akan memudahkan kabupaten dalam melaksanakan

perencanaan kegiatan terkait dengan sumbar daya yang ada, terutama fasilitator pemicuan

yang merupakan aset bagi Kabupaten untuk STBM.

Pengisian keaktifan fasilitator diisi per semester, atau dalam 2 semester dalam 1 (satu)

tahun :

Memicu. Berapa kali fasilitator yang sudah dilatih tersebut melakukan pemicuan di

masyarakat pada semester dimaksud.

Monitoring. Berapa kali fasilitator yang sudah dilatih tersebut melakukan

pematauan di masyarakat untuk pada semester dimaksud.

Laporan. Berapa kali fasilitator yang sudah dilatih tersebut membuat laporan

kemajuan dari wilayah yang sudah dimonitor tersebut kepada pihak Puskesmas

atau kabupaten..

3.2.8 Proses & Output > Penyedia Layanan Sanitasi3 Menu ini akan menampilkan data pemantauan terkait penyedia layanan sanitasi/ wirausaha

sanitasi.

2 Untuk sementara fitur ini masih dalam tahap pengembangan lebih lanjut bersamaan dengan pengembangan instrument 4 pilar lainnya 3 Untuk sementara fitur ini masih dalam tahap pengembangan lebih lanjut.


3.2.9 Outcome > Baseline data Menu ini berfungsi untuk merekan data baseline/data awal yang menggambarkan kondisi

akses terhadap jamban sebelum adanya intervensi melalui STBM. Data yang dimasukkan

terkait dengan informasi wiayah dan akses awal ke Jamban Sehat Permanen (JSP), Jamban

Sehat Semi Permanen (JSSP), Numpang (sharing) dan masih Buang Air Besar Sembarangan

(BABS/OD). Definisi operasional terkait dapat anda pelajari di Buku Petunjuk Teknis

Monitoring dan Evaluasi STBM.

Pilih kecamatan, untuk memilih kecamatan yang akan di isi/edit, lalu klik tombol Entry

Data

Pengisian hanya dapat dilakukan mulai dari kolom JML SD sampai OD.

• JML SD, isi jumlah Sekolah Dasar (sederajat) yang ada di desa bersangkutan baik negeri

maupun swasta.

• JML DUSUN, isi jumlah dusun yang ada di wilayah desa/kelurahan bersangkutan.

• Tgl Picu, isi tanggal pemicuan yang pernah dilakukan di desa tersebut, walupun hanya

satu dusun atau satu RW saja, tanggal pemicuan yang isi adalah tanggal pemicuan awal

(walaupun pada desa bersangkutan dilakukan beberapa kali pemicuan).

• JML KK, Total jumlah KK yang ada di desa yang bersangkutan

• JSP, Jumlah KK yang sudah akses ke Jamban Sehat Permanen sebelum adanya pemicuan

• JSSP, Jumlah KK yang akses ke Jamban Sehat Semi Permanen sebelum adanya pemicuan

• Sharing, Jumlah KK yang masih numpang ke jamban orang lain (JSP ataupun JSSP).


• OD, Jumlah KK yang masih melakukan praktek Buang Air Besar Sembarangan.

• Submit, klik tombol submit apabila proses entry/edit sudah selesai.

Sama halnya dengan menu pengisian data sanitarian pada data baseline juga

memungkinkan anda untuk melakukan pengisian data diluar sistem web atau melalui

aplikasi spreadsheet (excel), lalu dapat and import datanya kedalam database web.

pengisian data dapat dilakukan pada area putih.

3.2.10 Outcome > Kemajuan (LB-1) Kemajuan (LB-1) merupakan tabel lengkap monitoring dimana terdapat data baseline

(sebelum pemicuan) dan data kemajuan setelah dilakukan monitoring untuk merekam

perubahan-perubahan yang terjadi.

Pilih kecamatan, untuk memilih kecamatan yang akan di isi/edit, lalu klik tombol Entry

Data


Dalam menu kemajuan (LB-1) data yang dapat diisi/edit hanya kelompok dalam kolom

kemajuan saja (Update Progress)

3.2.11 Data Pendukung > Kecamatan dan Kelurahan Menu Kecamatan dan menu kelurahan berfungsi untuk membantu anda melakukan cek

daftar kecamatan dan kelurahan di wilayah masing-masing kabupaten, apabila terjadi

perubahan, pemekaran wilayah, pemecahan wilayah, harap menghubungi sekretariat STBM

agar dapat ditindaklanjuti dalam sistem dan sinkronisasi dengan kode BPS secara Nasional.

Kirim surat/fax/email konfirmasi/klarifikasi nama daerah sebegai berikut :

Lembar Konfirmasi perubahan wilayah

1 Provinsi

2 Kabupaten/Kota

Perunahan Wilayah

No Nama kec/desa Kode Nama kec/des Kode

Contoh :

1 Sekejati/sukasenang 201 - Sekejati/sukasenang 1 - Sekejati/Sukasenang 2

2 Rawasari 018

Rawamangun 2

3 - Buah batu/kiara - Buah batu/suhat

012 021

Buah Batu/kiarasuhat


3.3 Pemantauan Menu Pemantauan berfungsi untuk memonitor bagaimana status data yang dikirim

(akurasi), bagaimana kondisi cakupan/akses sanitasi yang terjadi dari hasil pantauan

petugas monitoring, serta bagaimana status ODF dari masing-masing desa. Pemantauan ini

juga merupakan laporan dari sistem monitoring berbasis website yang ada di kabupaten

masing-masing.

3.3.1 Log data verifikasi (L1) Log data verifikasi berfungsi untuk melihat bagaimana status data yang sudah dikirim oleh

petugas monitoring, namun masih memerlukan klarifikasi lebh lanjut dari petugas yang

bersangkutan. Hal ini disebabkan karena adanya proses verifikasi yang secara otomatis

dilakukan oleh sistem dan merespon kembali melalui SMS kepada petugas yang mengirim

data tersebut. Selama verifikasi belum terjadi status yang ada dalam menu ini akan tetap

ada, sehingga kabupaten perlu terus memantau bagaimana tindak lanjut dari data yang

perlu verifikasi tersebut. Data yang masih perlu verifikasi dalam sistem tidak akan

dimasukkan dalam database utama.

Tabel 2. Data log tabel SMS Gateway / log Data Verifikasi ke pengirim No Pesan konfirmasi dari sistem kepada pengirim Penyebab

1 Nomor anda belum ter-registrasi, silahkan hubungi Dinas Kesehatan Kabupaten !!”

Nomor pengirim belum ada dalam database tssmsender

2 Error : Penulisan segment ke-4 [???] harus berupa angka !, silahkan ulangi

Salah dalam penulisan angka pada kolom Jumlah KK (misalnya :20p), seharusnya : 200

3 data kode [???] sdh ada !, gunakan kode baru utk menambah data baru atau tambahkan huruf U setelah kode [???] untuk merubah data lama.

Adanya pengiriman kode yang sama (sudah ada/digunakan oleh komunitas sebelumnya dalam database)

4 Data Komunitas [?N] belum ada !!”

Pada saat pengirim mengirimkan data baseline (B), namun belum pernah mengirimkan data dasar komunitas (N)

5 Error : Penulisan segment ke-2 {???] harus berupa angka !@, silahkan ulangi

Salah dalam penulisan data Jumlah Jamban Sehat Permanent dalam SMS Baseline, contoh 50]. Harusnya 500


Salah dalam penulisan data Jumlah Jamban Sehat semi-permanent dalam SMS Baseline, contoh 3’5. Harusnya 305


Salah dalam penulisan data Jumlah OD dalam SMS Baseline, contoh 3B. Harusnya 38

8 Total Baseline [???] tidak sama dengan total KK [???], silahkan cek kembali data anda !

Total jumlah Baseline (JSP,JSSP dan OD) tidak sama dengan total KK (dusun/komunitas) dalam database (N)

9 Data Komunitas [?N] belum ada !!”

Pada saat pengirim mengirimkan data baseline (P), namun belum pernah mengirimkan data dasar komunitas (N)

10 Error : Penulisan segment ke-2 {???] harus berupa angka !, silahkan ulangi

Salah dalam penulisan data Jumlah Jamban Sehat Permanent dalam SMS Progress, contoh 50]. Harusnya 500


Salah dalam penulisan data Jumlah Jamban Sehat semi-permanent dalam SMS Progress, contoh 3’5. Harusnya 305



Salah dalam penulisan data Jumlah OD dalam SMS Progress, contoh 3B. Harusnya 38

13 Total Progress [???] tidak sama dengan total KK [???], silahkan cek kembali data anda !

Total jumlah Progress (JSP,JSSP dan OD) tidak sama dengan total KK (dusun/komunitas) dalam database (N)

14 Data baseline masih kosong, silahkan isi data baseline terlebih dahulu

Anda sudah mengirimkan data kemajuan (P), namun sistem belum menemukan data baseline “B”, untuk komunitas yang dimaksud.

15 Struktur pengiriman sms salah [isi] ikuti petunjuk [petunjuk]

Salah struktur dalam pengiriman sms, seperti kurang koma, salah format (angka/huruf), dll

16 Komunitas : xxxxxxx, data JSP yang baru anda kirim lebih kecil (xxx, xxx, xxx) jika dibandingkan data sebelumnya (xxx, xxx, xxx)

Data progress (P) jamban sehat permanen yang baru dikirim lebih kecil dibandingkan data kemajuan akses ke Jamban sehat sebelumnya.

16 Komunitas : xxxxxxx, data OD yang baru anda kirim lebih besar (xxx, xxx, xxx) jika dibandingkan data sebelumnya (xxx, xxx, xxx)

Data progress (P) BAB sembarang tempat (OD) yang baru dikirim lebih besar/bertambah dibandingkan data sebelumnya

3.3.2 Laporan Akses Sanitasi (LB-1) Menu ini menampilkan kemajuan capaian akses terhadap jamban sehat yang direkam di

seluruh wilayah kecamatan sampai ke desa (klik pada wilayah teks yang berwarna biru).

Detail data yang disampaikan KK yang memiliki akses ke jamban sehat. Definisi operasional

terkait hal ini dapat dilihat pada buku Petunjuk Teknis Monitoring dan Evaluasi STBM.

Pada bagian kanan terdapat panel instruksi yang memungkinkan pengguna untuk

melakukan pemilahan/filter informasi, seperti :

(tekan tombol submit untuk menampilkan hasil pemilahan) :


Bentuk informasi yang akan ditampilkan (Grafik/tabel/Peta4)

Memunculkan atau menyembunyikan kolom yang ada di tabel,

Memilih tahun kumulatif data

4 Tampilan dalam bentuk peta sedang dilakukan pengembangan.


Waktu data dapat diatur dengan menentukan tahun pemicuan mapun range data

tertentu (tanggal awal – tanggal akhir)

3.3.3 Data desa yang sudah ODF Pada menu ini anda dapat menampilkan desa-desa yang sudah ODF baik yang dikenali oleh

sistem secara otomatis maupun yang melalui verifikasi di lapangan.

- Claim ODF

Merupakan wilayah yang sudah ODF ditinjau dari sisi data atau manakala secara data

informasi OD pada kolom kemajuan sudah menunjukkan angka 0 maka sistem akan

menyatakan ini sebagai claim ODF, meskipun belum melalui proses verifikasi.

- Verified ODF

Merupakan wilayah yang sudah ODF ditinjau dari sisi data dan sudah diverifikasi. Sistem

akan melakukan cek silang dengan data verifikasi ODF yang ada di database kabupaten

yang bersangkutan.


Untuk melakukan update data kemajuan dari laporan Kemajuan Akses Sanitasi (LB-1),

dapat dilakukan pula melalui SMS. Pengiriman dapat dilakukan kapan saja dan dimana saja,

terutama saat petugas monitoring melakukan pemantauan ke lapangan (wilayah

monitoring masing-masing). Pengiriman yang dilakukan di lokasi sasaran akan sangat

memudahan kita saat melakukan verifikasi.

Figure 2. Diagram proses pengiriman SMS Sistem Monitoring STBM

Selain daftar wilayah yang dikeluarkan oleh sistem website melalui control panel di

kabupaten, sanitarian/Petugas Kesehatan Lingkungan juga harus mempunyai tabel data

monitoring sebagai lembar kerja monitoring sanitarian/petugas kesehatan lingkungan.

Lembar kerja dibawah ini merupakan struktur data yang bisa diterima oleh sistem.

Sistem Update data melalui SMS tingkat Kecamatan/Puskesmas

4


4.1 Lembar kerja manual

Identifikasi Komunitas(N) Data baseline(B) Data kemajuan(P)

ID SMS Nama Desa Jumlah SD

Jumlah Dusun

Tanggal Picu

Jumlah KK

JSP JSSP Sharing OD JSP JSSP Sharing OD

3 KENEP 0 5 12/2/2010 525 350 110 40 25 360 110 40 15

7 BULU 2 7 20/7/2009 250 100 100 40 10 150 50 45 5

14 MARGOMULYO 1 … ……

Ket :

JSP : Jamban sehat permanen

JSSP : Jamban sehat semi permanen

Sharing : masih menumpang

OD : masih buang air besar sembarangan

Dari lembar kerja diatas pada prinsipnya SMS yang akan dikirim terdiri dari 3 bagian :

Identifikasi kominitas/desa, (N), baseline data (B/merupakan data akses yang ada saat

pemicuan/intervensi STBM belum dilakukan) dan kemajuan (P/merupakan data yang

berubah setelah adanya intervensi STBM yang dimonitor secara rutin). Pengiriman N dan B

harus dilakukan di awal atau saat pemicuan baru saja dimulai dan data tersbut harus sudah

mulau diperoleh. Selanjutnya petugas tinggal melakukan update terhadap kemajuan yang

ada. Pengisian identifikasi dan baseline juga bisa dilakukan langsung di website STBM

melalui control panel kabupaten.

4.2 Petunjuk Penulisan Berikut tata cara pengiriman isi SMS melalui Telepon selular baik GSM maupun CDMA

(teteap meggunakan pulsa regular bukan premium)

4.2.1 Pengiriman data baru (identifikasi komunitas) [N]

Struktur penulisan :

xN,Jumlah SD,Jumlah Dusun,Tanggal Pemicuan,Jumlah KK

ID SMS+kode N, Isi kode SMS yang sesuai dengan kode wilayah desa yang akan

dikirimkan datanya. ID SMS dapat dilihat pada Tabel WM-1 yang dipeoleh melalui

website STBM melalui akun kabupaten masing-masing (hubungi petugas

monitoring kabupaten untuk mendapatkan ID SMS tersebut), isikan dalam bentuk

angka diakhiri dengan huruf N, contoh : 3N

Jumlah SD, Isi Jumlah SD yang ada di wilayah desa yang bersangkutan baik

pendidikan umum (SD) maupun pendidikan agama (MI), isikan dalam bentuk

angka, contoh : 0 (jika tidak ada)

Jumlah Dusun, Isi jumlah dusun yang ada didesa dimaksud), isikan dalam bentuk

angka, contoh : 5


Tanggal Pemicuan, Isi Tanggal pemicuan pertama kali dilakukan di desa

dimaksud, contoh untuk penulisan tanggal 12 Februari 2010 adalah : 12/02/2010

Jumlah KK, Isi Total Jumlah KK yang ada didesa tersebut, isikan dalam bentuk

angka, contoh : 1725

Contoh :

3N,0,5,12/2/2010,525 -> kirim sms tersebut ke nomor SMS Gateway.

4.2.2 Pengiriman data baseline [B]


ID SMS+kode B,JSP,JSSP,Sharing,OD

ID SMS+kode B, Isi kode SMS yang sesuai dengan kode wilayah desa yang akan

dikirimkan data baselinen-nya, isikan dalam bentuk angka diakhiri dengan huruf

B, contoh : 3B

JSP, Isi Jumlah KK yang sudah mempunyai akses ke Jamban Sehat Permanen.,

isikan dalam bentuk angka, contoh : 350

JSSP, Isi Jumlah KK yang sudah mempunyai akses ke Jamban Sehat Semi

Permanen., isikan dalam bentuk angka, contoh : 100

Sharing, Isi Jumlah KK yang masih akses dengan cara menumpang ke JSP maupun

JSSP orang lain, isikan dalam bentuk angka, contoh : 40

OD, Isi Jumlah KK yangbelum mempunyai akses ke Jamban Sehat Permanen

maupun Semi Permanen atau masih melakukan praktek Buang Air Besar

Sembarangan., isikan dalam bentuk angka, contoh : 25

Contoh :

3B,350,100,40,25 -> kirim sms tersebut ke nomor SMS Gateway.

Catatan : Kondisi data Baseline yang ideal adalah saat sebelum

dilakukan pemicuan atau saat sedang dilakukan pemicuan untuk

pertama kalinya.


4.2.3 Pengiriman data kemajuan (Kode P)


ID SMS+kode P,JSP,JSSP,Sharing,OD

Sama halnya dengan pengiriman baseline, untuk kemajuan juga item yang diisi sama, yang

membedakannya adalah kemajuan bersifat dinamis (kondisi setelah dilakukan intervensi

seperti pemicuan), perubahan yang terjadi akan selalu diupdate dalam kode P.

Contoh :

3P,360,110,40,15 -> kirim sms tersebut ke nomor SMS Gateway.

YANG PERLU DIPERHATIKAN :

1. JUMLAH KK = (JSP+JSSP+Sharing+OD)

2. Jika anda menerima SMS balasan dari sistem, anda harus perlu meresponnya

kembali, lihat Tabel 2. Data log tabel SMS Gateway / log Data Verifikasi

ke pengirim.

3. Selain data yang sudah dikirim melalui SMS, sebaiknya petugas mempunyai

data cadangan (dalam bentuk hardcopy) sebagai file yang sewaktu-waktu

akan diperlukan untuk verifikasi/klarifikasi.

4. Apabila data baseline sudah ada, pengisian berikutnya hanya data kemajuan

saja (tidak perlu mengirim kembali data baseline (N dan B).

Sekretariat STBM Nasional :

Direktorat Penyehatan Lingkungan, Direktorat Jenderal PP dan PL

Gedung D Lantai 1 - Jl. Percetakan Negara No. 29, Jakarta Pusat 10560 - PO BOX 223

Telp. (021) 4209930 Ext: 182, (021) 42886822, Fax: (021) 42886822,

email: [email protected]

Documents

pedoman/panduan/petunjuk penggunaan sistem monitoring dan evaluasi program STBM