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UUNNIIVVEERRSSIIDDAAD UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA NACIONAL
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UNIDAD AJUSCO
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TESINA, EXPERIENCIA PROFESIONAL
“GUÍA PARA EL RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN, CONTRATACIÓN E INDUCCIÓN DE PERSONAL DE ESTRUCTURA
EN LA SECRETARÍA DEL MEDIO AMBIENTE”.
PARA OBTENER EL TÍTULO DE LICENCIADO EN ADMINISTRACIÓN EDUCATIVA
P R E S E N T A N: MARÍA DE LA TRINIDAD EMILIA ÁLVAREZ BASURTO
DAVID MARTÍNEZ CRUZ
DIRECTOR DE TESINA
MAESTRO: PEDRO GÓMEZ SÁNCHEZ
MÉXICO, D. F. OCTUBRE 2006.
Í N D I C E INTRODUCCIÓN 3 CAPÍTULO I. EXPERIENCIA PROFESIONAL
1.1 Descripción de la Secretaría del Medio Ambiente 41.2 Experiencia Profesional 61.3 Problematización 27 CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL
2.1 Administración 312.1.1 Características de la Administración 352.1.2 Importancia de la Administración 362.2 Proceso Administrativo 382.2.1 Previsión 402.2.2 Planeación 402.2.3 Organización 412.2.4 Integración 422.2.5 Dirección 422.2.6 Control 432.3 Administración de Recursos Humanos 442.3.1 Funciones de la Administración de Personal 492.3.2 Reclutamiento de Personal 492.3.3 Selección 532.3.4 Contratación 642.3.5 Inducción 65
CAPÍTULO III. PROPUESTA.
3.1 Guía para la contratación de personal de estructura 673.2 Objetivo General 683.2.1 Objetivos Específicos 683.3 Beneficio del Proceso a Implantar 693.4 Instrumentos para la Implantación del Proceso de
Reclutamiento, Selección, Contratación e Inducción de Personal de Estructura
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3.5 Inducción del personal contratado 78 CONCLUSIONES BIBLIOGRAFÍA ANEXOS
INTRODUCCIÓN.
Tanto los individuos como las organizaciones, constantemente enfrentan
situaciones problemáticas que por falta de habilidades o conocimientos para su
manejo adecuado, pueden derivar en mala organización y como consecuencia
propiciar un clima inadecuado. El presente trabajo tiene como propósito
fundamental ser una herramienta de apoyo para la contratación de los servidores
públicos de mandos medios y superiores, adscritos a la Secretaría del Medio
Ambiente.
El hablar de la administración de personal ha sido desde mucho tiempo atrás tema
de interés para los estudiosos del área, por ser el elemento humano el eje central
de toda organización o institución. Por lo tanto, se analizan las técnicas que
auxilian el proceso del reclutamiento, selección, contratación e inducción del
personal de estructura, motivo por el cual se realizará esta investigación,
auxiliándose en la información presentada en los siguientes capítulos.
En el primer capítulo se presenta la descripción de las experiencias profesionales
adquiridas en las diferentes Dependencias Gubernamentales y vinculadas
directamente con la Administración de Personal.
El segundo capítulo describe el sustento teórico que avala la aplicación del
proceso administrativo, para llevar a cabo la contratación de personal,
considerando a los autores que han aportado teorías, técnicas y métodos
aplicables en la materia.
El tercer capítulo propone las bases, por medio de la guía, para la implantación del
proceso de Reclutamiento, Selección, Contratación e Inducción, enfocado al
personal de estructura, con el objeto de dar cumplimiento a las Leyes, Normas y
Reglamentos establecidos para lograr que las funciones se realicen con la
transparencia, honestidad y eficiencia.
3
CAPÍTULO I. EXPERIENCIA PROFESIONAL
1.1 DESCRIPCIÓN DE LA SECRETARÍA DEL MEDIO AMBIENTE
La Secretaría del Medio Ambiente del Gobierno del Distrito Federal es la
Dependencia encargada de la formulación, ejecución y evaluación de las políticas
en materia ambiental; preservación y restauración del equilibrio ecológico y de los
recursos naturales.
Dentro de sus objetivos se encuentra frenar las tendencias de deterioro ecológico
y sentar las bases para transitar a un progreso sustentable que favorezca el
desarrollo integral a los problemas ambientales de la Ciudad de México, desde
una perspectiva de protección al ambiente, de preservación de la salud,
aprovechamiento integral de los Recursos Naturales y la restauración del
ambiente; así como contribuir a la modernización de los procesos productivos y
prevenir la generación de contaminantes.
De igual manera llevar a cabo la prevención y el control de la contaminación, fijar
medidas y estrategias para disminuir el número de contaminantes ambientales y
emergencias ecológicas, provenientes de fuentes móviles y fijas; descarga de
aguas residuales al sistema de drenaje y alcantarillado o a cuerpos receptores del
Distrito Federal.
También; proteger, fomentar, desarrollar, y conservar los Recursos Naturales, las
áreas naturales protegidas, zonas rurales y boscosas y los viveros que le
correspondan al Distrito Federal. Promover el desarrollo sustentable y difundir
entre los habitantes una cultura orientada a favorecer el progreso e impulsar entre
la población una ética de la responsabilidad ambiental
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A la Secretaría del Medio Ambiente le corresponde la formulación, ejecución y
evaluación de las políticas del Gobierno del Distrito Federal, en materia ambiental
y de recursos naturales; tiene como atribuciones la aplicación, vigilancia y
cumplimiento de las disposiciones de la Ley Ambiental del Distrito Federal, así
como de las normas federales que inciden en el ámbito de su competencia. Para
llevar a cabo sus metas, cuenta con una estructura compuesta por seis
Direcciones Generales y un organismo desconcentrado:
1.- Dirección General de Gestión Ambiental del Aire. (DGGAA)
2.-Dirección General de Regulación y Vigilancia Ambiental. (DGRVA)
3.-Dirección General de la Comisión de Recursos Naturales y Desarrollo Rural.
(DGCORENADER)
4.- Dirección General de Bosques Urbanos y Educación Ambiental. (DGBUEA)
5.- Dirección General de Zoológicos de la Ciudad de México. (DGZCM)
6.- Dirección General de Administración.
7.- Sistema de Aguas de la Ciudad de México como organismo desconcentrado.
La Secretaría del Medio Ambiente se encuentra conformada por las Direcciones
Generales ya mencionadas. Como se puede observar en el Organigrama
debidamente dictaminado por la Oficialía Mayor (ver Anexo No. 1).
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1.2 EXPERIENCIA PROFESIONAL
Somos dos compañeros que hemos desarrollado nuestra experiencia laboral
dentro del Sector Público en diferentes Dependencias en el área de Recursos
Humanos; por lo tanto, se describirán las experiencias profesionales en el
presente trabajo; ya que la propuesta está vinculada con las labores que ambos
realizamos actualmente.
Soy María De La Trinidad Emilia Álvarez Basurto; actualmente desarrollo mis
funciones en la Subdirección de Planeación, Empleo y Registro de Personal de la
Dirección de Recursos Humanos de la Dirección General de Administración,
dependiente de la Secretaría del Medio Ambiente, ubicada en Plaza de la
Constitución No. 1 Colonia Centro, México, Distrito Federal.
Para entrar en materia de este trabajo inicio con una rememoración de mi
experiencia laboral en Instituciones Administrativas en donde ubico mi trabajo de
investigación, el cual desarrollo para poder titularme como Licenciada en
Administración Educativa.
Hace algunos años tuve la oportunidad de ingresar a la Dirección de
Administración de la Tesorería del Departamento del Distrito Federal. Es en este
lugar donde empiezo a tener conocimiento de lo que es el funcionamiento de los
Recursos Humanos y la relación que guardo como empleada con todos los
compañeros de trabajo y mis superiores.
Es aquí donde tengo la oportunidad de aprender sobre la administración de los
Recursos Humanos. Mis labores consistían en recibir, distribuir y controlar la
correspondencia que diariamente ingresaba a la Dirección de Administración de la
Tesorería del Departamento del Distrito Federal.
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En el momento que se recibía la documentación, le daba un número de folio y
sellaba cada oficio que recibía en original y copia, el original se turnaba al área
correspondiente para su atención y la copia servía para llevar un control interno y
a la vez como acuse de recibo.
Posteriormente me daba a la tarea de darle seguimiento a toda la correspondencia
recibida en su oportunidad, para llevar el control de la resolución que se le había
dado a cada petición. Los asuntos en cuestión a que hago referencia eran de
diferentes conceptos y según su contenido, cada uno de ellos era tratado de
manera individual e independiente. Por ejemplo se recibían solicitudes de:
a) Personal para ocupar plazas de nuevo ingreso.
b) Promociones de personal.
c) Cambio de adscripción del personal de una Dirección a otra.
d) Oficios donde se solicitaba que, a determinados servidores públicos se les
pusiera a disposición de la Dirección General de Personal, a manera de
sanción por haber cometido alguna irregularidad.
e) Solicitudes de licencia sin sueldo.
f) Solicitudes de licencia con sueldo.
g) Presentación de renuncias.
h) Y todo lo relacionado con la solicitud de Recursos Materiales y Servicios
Generales.
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Todas estas labores, a las que me refiero, las aprendí de manera rutinaria al no
haber una normatividad en la que me pudiera guiar para realizar mi trabajo de
manera óptima y productiva. Es, sin lugar a dudas, la función del empleado de
singular importancia ya que en él se finca el crecimiento de la Institución.
Posteriormente fui promovida al Departamento Administrativo de la Dirección de
Administración, en donde mi trabajo ya no era simplemente la tramitación de la
correspondencia y su seguimiento, sino que mis funciones cambiaron
radicalmente en el citado Departamento. Ahí adquirí una función directa en los
asuntos relacionados con las solicitudes que se recibían en Oficialía de Partes.
En cuanto al personal propuesto para ocupar plazas de nuevo ingreso, mi labor
era designar la plaza vacante contenida en la plantilla de personal, a la persona
aceptada; ubicarla concretamente en el Departamento y Dirección en donde
estaba adscrita la plaza, con un número, clave de cobro y sueldo correspondiente
asignado a dicha categoría.
La categoría se refería a la función que iba a desempeñar el empleado; ésta se
relacionaba con las funciones de vigilantes, elevadoristas, choferes, oficiales,
recepcionistas, secretarias, revisores, lecturistas, actuarios, jefes de sección, jefes
de oficina, jefes de Departamento, etc.
En cuanto a las promociones de personal, consistían en ascender por escalafón la
categoría correspondiente, con el debido aumento salarial. Para llevar a cabo tal
ascenso era indispensable hacer una revisión del expediente del solicitante, en la
cual se revisaría sobre todo su fecha de ingreso y su nombramiento que fuera de
base para estar segura que le correspondía el ascenso; elaborar el movimiento en
un formato especial, enviarlo al Departamento de Movimientos de la Dirección
General de Administración de Personal, con copia al Departamento de Nóminas,
Pagos y Presupuesto para que en un lapso no mayor a tres quincenas le fuera
pagado su nuevo sueldo.
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El cambio de adscripción del personal de una Dirección a otra, se lleva a cabo
cuando el mismo empleado lo solicita por convenir así a sus intereses, además de
ser autorizado por la Dirección de Administración o si la mencionada Dirección lo
requería, lo cual no tenía mayor relevancia, siempre y cuando existiera en la
plantilla de personal la misma categoría para que no hubiera ningún cambio que
afectara el presupuesto, o también podía realizarse este cambio por medio de una
permuta entre dos personas que percibieran el mismo sueldo. En este caso
solamente se hacía el descargo correspondiente y el cambio de nombre.
En ocasiones se recibían oficios donde se solicita que, a determinados servidores
públicos se les pusiera a disposición de la Dirección General de Administración de
personal, a manera de sanción por haber cometido alguna irregularidad en sus
funciones. El empleado era cambiado de centro de trabajo y para mi significaba
que la plaza en donde estaba adscrito, quedaba vacante por el momento y había
que hacer el reporte correspondiente para que el sueldo ya no afectara el
presupuesto vigente anual.
Las solicitudes de licencia: a) sin goce de sueldo y b) con goce de sueldo; tienen
un apartado en “Las Condiciones Generales de Trabajo del Gobierno del Distrito
Federal”. En ambos casos los trabajadores deberían solicitar el ejercicio de ese
derecho con la debida anticipación y autorización del jefe inmediato; la solicitud se
presenta por escrito y en un término que no excediera de cinco días hábiles. En la
primera modalidad, licencias sin goce de sueldo, se autorizan cuando son
solicitadas por razones de carácter particular, hasta por seis meses al año,
contados a partir de la fecha en que se concedía dicha licencia.
En cambio, las licencias con goce de sueldo son autorizadas por el jefe inmediato,
en casos especiales de urgencia invocada por el trabajador, para atender asuntos
personales, son concedidas por seis días hábiles cuando el empleado tiene una
antigüedad desde seis meses a dos años, y así sucesivamente van aumentando
los días de licencia conforme se van cumpliendo años de servicio.
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Mi control sobre las licencias, en sus dos formas, consistía en llevar un récord de
los días de descanso y sin que éstos se excedieran, ya que si llegara a suceder
tendría que mandar el reporte para que se elaborara el descuento
correspondiente.
Con respecto a la presentación de la renuncia al puesto que desempeñaba el
personal, ésta era presentada ya sea por convenir a los intereses del empleado,
con carácter de irrevocable, por jubilación o por finalizar el interinato; me era
turnada para elaborar la baja procedente en el formato especial y enviarlo a la
Dirección General de Administración de Personal. En cuanto a lo relacionado con
las solicitudes de Recursos Materiales y Servicios Generales, yo no era la
responsable de su trámite, únicamente canalizar las peticiones al área
correspondiente, sin tener un control de las mismas.
En el año de 1996 tuve la oportunidad de ingresar a la Universidad Pedagógica
Nacional, a la Licenciatura en Administración Educativa. Es en este momento
cuando se empiezan a enriquecer mis conocimientos con la teoría fundamentada
de la carrera y a la vez analizo y establezco una estrecha relación entre mi trabajo
realizado y los estudios como profesional en la Universidad.
Es la licenciatura la que me proporciona un panorama más concreto y objetivo de
mi trabajo y los cambios constantes que inciden directamente en la administración
de los recursos humanos, por lo tanto es indispensable estar actualizada, dada la
modernización que crece a pasos agigantados, el avance científico y tecnológico,
en sí el entorno que vive nuestro país.
En al año 2002 ingresé a la Secretaría del Medio Ambiente del Gobierno del
Distrito Federal en la Subdirección de Planeación, Empleo y Registro de Personal
de la Dirección General de Administración y con base a las funciones y
experiencias adquiridas, realizo el presente trabajo con apego a la realidad
existente.
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Actualmente mi función es la integración, organización y control de los
expedientes del personal de base, eventual y de estructura; mi responsabilidad
está basada en el atraso considerable que se detectó en la revisión llevada a cabo
en el año 2005, por parte del órgano auditor externo en el área de Recursos
Humanos.
Para la actualización de los expedientes del personal de base y la integración de
la documentación de los servidores públicos de nuevo ingreso, se debe contar con
los siguientes documentos:
a) Formato de solicitud de empleo totalmente requisitado.
b) Copia certificada del Acta de Nacimiento.
c) Currículum Vitae, sólo en el caso de personal de estructura.
d) Cuando el aspirante sea de nacionalidad extranjera, deberá entregar copia
de la Visa FM-3, expedida por la Secretaria de Gobernación.
e) Copia de la Credencial del I. F. E. o del comprobante de su solicitud.
f) Copia de la Clave Única de Registro de Población (CURP).
g) Copia del documento que acredite el nivel máximo de Estudios.
h) Copia del comprobante de domicilio.
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La entrega de documentación se deberá realizar previamente a la formalización de
la relación laboral, por el aspirante a ocupar una plaza en alguna de las áreas de
esta administración, para la debida integración del expediente, ya que debe existir
en el mismo el historial del empleado desde el inicio de sus labores en la
institución, los cuales se encuentran contemplados en el numeral 1.3.7 de la
Normatividad en Materia de Administración, conocida también como Circular Uno.
Para iniciar la integración correspondiente de documentos, los organizo y
proporciono a cada expediente un número económico progresivo, colocado en la
ceja del fólder para facilitar su manejo y control eficazmente. Cada vez que recibo
un documento para el mismo empleado llevará el mismo número; todo oficio es
entregado por medio de una relación con fecha y sello de recepción, los clasifico y
archivo en su expediente, ya que una de mis funciones primordiales es la de
mantener actualizados los expedientes, primeramente con los documentos antes
mencionados como requisito indispensable para todo el personal de la citada
Dirección.
Cuando no es así, solicito el documento faltante al área correspondiente en donde
se encuentra adscrita la persona de referencia para que entregue lo necesario a la
brevedad posible. Entre otra documentación que fue auditada se encuentran: las
listas de asistencia, los reportes de días laborados del personal eventual y los
contratos.
En lo que respecta a las listas de asistencia, son relaciones del personal que no se
presenta a trabajar, por diferentes razones, estas inasistencias pueden estar
justificadas o injustificadas, pero para saber qué hacer en cada caso, se necesita
conocer las “Condiciones Generales de Trabajo del Gobierno del Distrito Federal”
y los Artículos contemplados en las mismas, que rigen o norman el
comportamiento del personal.
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Para elaborar el reporte de inasistencias y por ende los descuentos
correspondientes con base en el Artículo 69 de las “Condiciones Generales de
Trabajo del Gobierno del Distrito Federal”, donde se menciona que las faltas del
trabajador serán injustificadas cuando no registre su entrada; o si el trabajador
abandona sus labores antes de la hora de salida reglamentaria sin autorización de
sus superiores y regresa únicamente para registrar su salida, y si no registra su
salida, salvo que su omisión la justifique el jefe de la oficina correspondiente u
obedezca a causas de fuerza mayor.
El Artículo 70 dice que serán causas justificadas de falta de asistencia a las
labores: por enfermedad debidamente comprobada, comisión oficial o sindical,
previamente autorizada; licencia e impedimento para concurrir al trabajo
debidamente comprobado.
Normalmente, las listas a las que hago referencia, son entregadas en el área a mi
cargo con mucho tiempo de atraso, por lo tanto no es posible que pueda enviar los
descuentos correspondientes conforme al calendario emitido por la Dirección
General de Administración de Personal.
En lo que concierne a los Contratos que firma el personal que labora bajo el
régimen de honorarios, se han encontrado deficiencias en su autorización.
Algunos no cuentan con la solicitud de empleo, otros no tienen la identificación
oficial, falta la constancia de estudios, no presentan la Clave única de registro de
Población, otros tantos no presentan el Registro Federal de Contribuyentes, hay
casos en que hace falta el acta de nacimiento, otros más la Cartilla del Servicio
Militar y también el comprobante de domicilio; todo esto aunado a los que no están
firmados por la Dirección General de administración.
Otras de mis funciones son:
a) Recibir documentos del área de Movimientos de personal: altas y bajas.
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b) Control de plazas en la plantilla de personal.
c) Controlar los requerimientos del documento múltiple de incidencias.
d) Recibir solicitudes de licencias, vacaciones, etc.
e) Préstamo de expedientes a diferentes áreas.
f) Revisar las listas de asistencia del personal de base y personal eventual.
g) Elaborar el descargo de inasistencias correspondiente en estadísticas.
h) Formular, relacionar y enviar descuentos.
Cuando recibo el formato de alta debidamente autorizado, inmediatamente formulo
la apertura del expediente de la persona que va a iniciar sus labores, le doy un
número económico con el cual queda registrado en un tarjetero, para controlarlo
numéricamente y para su control alfabético se registra en otro tarjetero con base
en el apellido paterno, materno y nombre (s); después registro el nombre de la
persona en la plantilla de personal para que la plaza autorizada quede oficialmente
ocupada y no sea motivo de ocuparla una segunda vez.
En cuanto al documento múltiple de incidencias, tiene un apartado muy especial,
ya que ahí se concentran varios beneficios de los que goza el personal, basados
en las “Condiciones Generales de Trabajo”. Las omisiones de entrada, de salida,
justificaciones en el registro de asistencia, omisión de entrada y salida en tiempo
extraordinario, exención de registro de asistencia, licencias sin sueldo, con sueldo,
horarios especiales, vacaciones y otros.
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Cabe mencionar que, otra de mis funciones es recibir, revisar, enviar y controlar
las solicitudes de licencias sin goce de sueldo que solicitan los trabajadores de
base y lista de raya conforme al Artículo 85 que dice: “Los trabajadores del
Gobierno del Distrito Federal podrán disfrutar de dos clases de licencia: sin goce y
con goce de sueldo”. En ambos casos el trabajador deberá solicitar el ejercicio de
este derecho con la debida anticipación.
Las solicitudes de licencias con goce de sueldo estipuladas en el Articulo 86 que
dice: “En casos especiales de urgencia invocada por el trabajador para atender
asuntos personales se concederán licencias con goce de sueldo…” autorizadas
por su jefe inmediato, de acuerdo a las fracciones:
I.- Por 6 días hábiles al año, a los trabajadores que tengan de 6 meses a 2 años
de antigüedad,
II.- Por 7 días hábiles al año, a los trabajadores que tengan de tres a 5 años de
antigüedad;
III.- Por 8 días hábiles al año, a los trabajadores que tengan de 6 a 10 años de
antigüedad;
IV.- Por 9 días hábiles al año, a los trabajadores que tengan de 11 a 15 años de
antigüedad;
V.- Por 10 días hábiles al año, a los trabajadores que tengan de 16 a 20 años de
antigüedad;
VI.- Por 11 días hábiles al año, a los trabajadores que tengan de 21 a 25 años de
antigüedad, y
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VII.- Por 12 días hábiles al año, a los trabajadores que tengan más de 25 años de
antigüedad.
Los trabajadores que no utilicen esta prestación, en el término del año calendario,
recibirán el estímulo consistente en el pago del cien por ciento del importe de los
días que le correspondan, según su antigüedad y su sueldo tabulado. De igual
manera las solicitudes de vacaciones, tanto del primer periodo como del segundo
tienen que estar autorizadas para que el personal pueda hacer uso de ellas.
En seguida descargo en la estadística correspondiente el periodo vacacional al
que se refiere la solicitud y envío la notificación al controlador de asistencia para
que a su vez descargue las vacaciones en la tarjeta de control de asistencia.
En el caso de préstamo de expedientes a diferentes áreas, éstos tienen que estar
debidamente sustentados en un formato que contiene datos como son: número de
expediente, nombre que inicie por apellido paterno, fecha de solicitud, nombre y
firma de la persona que lo solicita y Unidad departamental o Dirección de donde
se encuentra el solicitante; de tal modo que cuando el mencionado expediente es
entregado al área que lo prestó, le sea devuelta la papeleta que lo resguarda al
área que lo solicitó. De esta manera llevo mi control para que no se extravíen los
expedientes.
La revisión de las listas de asistencia de personal, consiste en cotejar las
inasistencias entre la tarjeta de control de asistencia y el reporte que presentan los
controladores, con el fin de que las faltas y retardos sean exactamente lo
reportado, para evitar un descuento mal aplicado que traiga como consecuencia
inconformidad con el personal.
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Después de llevar a cabo la revisión, se procede a depurar aquellas faltas que se
encuentran debidamente justificadas a través de la presentación del documento
múltiple, mismo que se encuentra debidamente firmado y autorizado por el jefe
inmediato superior y las faltas que no hayan sido justificadas con este requisito,
automáticamente se elabora la relación y se envía para su descuento en nómina.
Después de haber descrito en forma detallada mis labores, le corresponde a mi
compañero dar a conocer sus experiencias ya que éstas son afines por estar
laborando en el área de Recursos Humanos en la misma dependencia.
Soy David Martínez Cruz, hace 6 años terminé mi carrera de la Licenciatura en
Administración Educativa, pero no se había presentado la oportunidad de llevar a
buen fin mis estudios, ya que para ello se requiere la presentación de la tesis y por
ende el examen profesional.
Hoy la universidad me da la oportunidad de alcanzar mis metas, con la ayuda de
maestros que otorgan su tiempo para brindar sus conocimientos sólo por el cariño
y el amor a la Universidad Pedagógica Nacional, porque en cada uno de nosotros
han dejado parte de ellos mismos, tanto el conocimiento como su experiencia, por
lo cual nos consideran parte importante de la gran familia universitaria que día a
día va forjando profesionales para bien de nuestra patria.
Después de este razonamiento utilizo la palabra escrita como herramienta
principal, para extraer de mis recuerdos las experiencias que a través de los años
he acumulado con la ayuda de amigos y compañeros, quienes me han brindado la
oportunidad de colaborar a su lado, donde he desarrollado funciones
administrativas y operativas dentro del Sector Público.
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No omito reconocer que en cada dependencia, donde he laborado, he aprendido y
aportado ideas para hacer más eficientes mis tareas asignadas. Mi experiencia
profesional data de varios años atrás dentro de la administración pública, a partir
del mes de junio de 1984, fecha en que ingresé como personal de base en la
Contraloría General, del entonces Departamento del Distrito Federal, en la
Subdirección de Recursos Humanos, específicamente en el área de pagaduría.
El trabajo que desempeñaba, era llevar el trámite del pago a los trabajadores que
por algún motivo no cobraban en tiempo o salía mal calculado su sueldo por
nómina, entre otras funciones, el procedimiento no lo detallaré para hacer más
dinámica esta lectura, por lo que seguiré narrando en forma concreta mis
experiencias.
Mis labores iniciaban a las ocho de la mañana y salía a las tres de la tarde, por lo
tanto, tuve la oportunidad de buscar otro empleo para allegarme de recursos y fui
contratado en una plaza de honorarios por servicios profesionales con cargo a la
partida 3301 “asesoría”, en el Área de Recursos Humanos, donde apoyé en la
desconcentración del personal de base, lista de raya y eventual, tomando en
consideración la ubicación del domicilio particular de cada trabajador, en la
Delegación Gustavo A. Madero.
Para llevar a cabo la división de esta Institución en 10 Subdelegaciones, se
requería contar con una plantilla acorde a cada una de las funciones para su buen
funcionamiento, tanto en el área de Recursos Humanos, como en Recursos
Financieros, Recursos Materiales y Servicios Generales, así como para la
atención al público.
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Con estas experiencias me retiré de la Contraloría General del Departamento del
Distrito Federal en 1992 y con la ayuda de compañeros ingresé a la Contraloría
Interna de la Delegación Cuauhtémoc, en la Subdirección de Auditoría
Operacional, primero como auxiliar de auditor en las auditorías que se practicaban
y posteriormente como auditor para llevar a cabo la revisión de las diferentes
áreas que conforman la Delegación, de acuerdo con el Programa anual de
Auditorías.
Posteriormente se presenta la oportunidad de ocupar una plaza en la Contraloría
Interna del Fideicomiso Casa Propia (FICAPRO), donde desempeñé el puesto de
jefe de auditores de la Subdirección de Auditoría Financiera. En 1994 mi jefe
jerárquico, el Contralor Interno, es invitado a laborar en el FOVISSTE, como
Director de Administración y él a su vez me da la oportunidad de colaborar en el
área de Recursos Humanos.
Mi responsabilidad era la integración y la elaboración de la plantilla del personal
que laboraba en la institución, ya que no existía un control de la ubicación real del
personal y por lo tanto no se contaba con el número exacto de las plazas que cada
regional tenía autorizadas y por lo tanto, todos los movimientos que solicitaban los
Enlaces Administrativos se daba como bueno.
Otra de mis funciones era tener bajo mi responsabilidad el archivo general del
área de Recursos Humanos, en el cual se resguardaban todos los expedientes de
la plantilla del personal que labora en el FOVISSTE; como todo tiene un principio y
un fin llegó el momento del cambio, presentamos la renuncia y la entrega de la
administración.
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Posteriormente ocupé el puesto de Jefe de Unidad Departamental de Recursos
Humanos en la Dirección General de Protección Civil, dependiente de la
Secretaría de Gobierno, del extinto Departamento del Distrito Federal; dentro de
mis funciones estaban la planeación, organización, dirección y control del
personal, así como la distribución de las cargas de trabajo dentro de mi área; en
este puesto duré aproximadamente 4 años y en el cambio de administración de
1997, presenté mi renuncia.
Nuevamente, el 5 de diciembre de 1997 fui invitado a colaborar en la Delegación
Tlalpan como Jefe de la Unidad Departamental de Nóminas, Pagos y
Presupuesto; mis funciones principales eran llevar un control estricto del pago del
personal de base, lista de raya, elaboración de nóminas del personal eventual, de
honorarios, pago de tiempo extra, prestaciones, control de bajas y altas, cálculo de
nóminas extraordinarias así como la coordinación, supervisión, control y
distribución de las funciones que desempeñaba el personal a mi cargo.
Para evitar desfase en los pagos del personal, organizaba mis áreas para elevar la
calidad de atención al personal que acudía a solicitar algún trámite o pago que por
error no se hubiera procesado en la nómina, estableciendo un sistema de control
en el gasto del presupuesto por concepto de sueldos.
Entre otras funciones le correspondía a esta jefatura la presentación del
anteproyecto del presupuesto del capítulo 1000 “Servicios Personales” partida
3301 “asesoría” así como las aportaciones patronales. Describiré a grandes
rasgos los conceptos por partida presupuestal:
1104 Sueldos compactados.
1305 Prima vacacional.
1306 Aguinaldo y/o gratificaciones.
1401 “Cuotas al ISSSTE.”
1404 Cuotas para la vivienda.
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1405 Cuotas para el seguro de vida del personal civil.
1407 Cuotas para el seguro de retiro del personal civil.
1408 Cuotas para el seguro capitalizable.
1507 Otras prestaciones.
Los conceptos antes señalados corresponden al cálculo para cada plaza del
personal de base; para los empleados de lista de raya se integra con algunos
conceptos ya descritos, pero hay cambios, porque este personal tiene otras
prestaciones diferentes, para los servidores públicos de estructura también cambia
el cálculo.
Para el personal de honorarios se requiere presentar el anteproyecto con los
sueldos que en el momento cobran sin incremento, es muy importante establecer
bien el monto, ya que si no se cuenta con el presupuesto debidamente autorizado
no puede haber contratación, para ello es requisito indispensable que el programa
para la contratación del personal sea autorizado por el subcomité de
adquisiciones, en el cual se enumeran las plazas y se da a conocer el monto bruto
y neto por cada una de ellas.
Con la experiencia profesional adquirida y los conocimientos que recibí durante mi
preparación en la Licenciatura en Administración Educativa, en la Universidad
Pedagógica Nacional, pretendo desarrollar mi tema de tesina con base a mis
funciones que desarrollo actualmente, donde aplico los principios administrativos.
Es importante mencionar que el tema de la tesina que pretendo elaborar contenga
información actualizada, por lo tanto describiré lo mejor posible mis actividades
que realizo actualmente, en la Dirección General de Administración de la Oficialía
Mayor en la Secretaría del Medio Ambiente, que se encuentra ubicada en Plaza
de la Constitución No. 1, Colonia Centro, Delegación Cuauhtémoc de esta Ciudad
de México Distrito Federal.
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La Dirección General de Administración (D. G. A.) tiene como finalidad garantizar
la administración, la toma de decisiones, la supervisión, control y evaluación de los
Recursos Humanos, Financieros y Materiales. Para atender en tiempo y forma
todos y cada uno de los oficios, documentos, volantes, laudos, notas o cualquier
información que sea requerida por las Direcciones Generales, Dependencias y
público en general, que soliciten atención o información de carácter administrativo.
Además, cuenta con las Direcciones de Recursos Humanos, Financieros y
Materiales, y las Subdirecciones de Enlace Administrativo, que se encuentran
ubicadas físicamente en cada una de las 5 Direcciones Generales, que integran la
secretaría del Medio Ambiente.
La D. G. A., tiene su origen en la extinta Dirección Ejecutiva de Administración,
misma que fue creada a partir del 1° de enero del 2001, mediante Dictamen
número 111/2001. Por el decreto que reforma y adiciona diversas disposiciones
del Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal.
Con fecha 16 de agosto del 2001, se establece en el Artículo 7, Fracción VI, que a
partir del 1° de septiembre del año 2001 “Las Unidades Administrativas y las
Unidades Administrativas de Apoyo Técnico-Operativo de Administración Pública
Central encargadas de la Administración de los Recursos Humanos, Materiales y
Financieros”, quedarán adscritas a la Oficialía Mayor, mediante el Dictamen de
Reestructuración Orgánica número 170/2001.
Con el propósito de homologar el nivel de responsabilidades encomendadas a la
Administración de los Recursos Humanos, Materiales y Financieros, la Dirección
General de Administración cuenta con la siguiente estructura:
• Subdirección de Informática.
22
• Dirección de Finanzas.
Jefatura de la Unidad Departamental (J.U.D.) de Tesorería.
J.U.D. de Ingresos Autogenerados (cobros por servicios como:
estacionamientos, renta de espacios, etc.)
Subdirección de Programación y Presupuesto.
J.U.D. de Programación y Evaluación.
• Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales.
J.U.D. de Servicios Generales.
J.U.D. de Control Vehicular.
Subdirección de Adquisiciones y Almacenes.
J.U.D. de Almacenes e Inventarios.
• Dirección de Recursos Humanos.
J.U.D. de Relaciones Laborales.
J.U.D. de Capacitación y Servicio Público de Carrera.
Subdirección de Planeación, Empleo y Registro de Personal.
J.U.D. de Nóminas.
• Subdirección de Enlace Administrativo en la Dirección General de Gestión
Ambiental del Aire y Dirección General de Regulación y Vigilancia
Ambiental.
• Subdirección de Enlace Administrativo en la Dirección General de
Zoológicos de la Ciudad de México.
• Subdirección de Enlace Administrativo en la Dirección General de la
Comisión de Recursos Naturales y Desarrollo Rural.
23
• Subdirección de Enlace Administrativo en la Dirección General de la Unidad
de Bosques Urbanos y Educación Ambiental.
Para mayor conocimiento de su estructura (ver Anexo No. 2)
Para dar cumplimiento de las solicitudes, requerimientos, pedimentos o atención
de comunicados, que recibe la D. G. A., a través de oficios, volantes, circulares,
laudos, notas informativas o documentos que requieren atención, se creó el Área
de Control de Gestión, que tiene como función principal apoyar en el control,
seguimiento y cumplimiento de las instrucciones que gira la D. G. A.
En el momento en que las áreas reciben los documentos que le son enviados para
su atención, por parte de la D. G. A., también el área de control recibe los acuses
de éstos y los clasifica por Dirección y/o Subdirecciones de Enlace Administrativo,
los que se descargan en el formato de seguimiento a las solicitudes de
información y/o trámite.
En este formato se registra el número consecutivo de todos los oficios que se
reciben durante el año, el número y fecha del oficio, fecha de recibido por la
Dirección General, la dependencia que lo solicita, así como el nombre y cargo del
funcionario o persona que firma el documento, se sintetiza la información
solicitada, la fecha de atención que le es requerida por la D. G .A., fecha de
compromiso y seguimiento.
Además, contiene toda la información antes señalada, mismo que es entregado al
Director y/o Subdirectores de Enlace Administrativo, para su seguimiento
oportuno, en el cual se informará la atención o el proceso que se le dará a cada
uno, mismo que entregan al terminar la semana, a la D. G. A., quien revisa el
avance y la atención que recibió a su entera satisfacción de cada una de las
solicitudes.
24
En cuanto la D. G. A., termina de revisar el seguimiento, se liberan las solicitudes
que fueron atendidas por el área y las que quedan pendientes por atender, se
comunica a las Direcciones y/o Subdirecciones de Enlace Administrativo por
escrito las instrucciones recibidas por la D. G. A. y regresa nuevamente al área el
seguimiento actualizado.
Los oficios o documentos que requieren atención urgente o que tienen fecha de
vencimiento, reciben un trato especial, ya que si no se cumple en tiempo, se
puede caer en responsabilidad, por lo tanto se da atención personalizada con el
área respectiva hasta que sean atendidos, en cuanto se recibe el acuse de recibo
por la dependencia, área o el personal que lo solicitó, se da por terminado el
seguimiento y se informa a la D. G. A.
Este sistema de control ha dado buenos frutos, ya que con ello ninguna solicitud
se ha quedado en la bandeja de espera y la D. G. A., no recibe quejas o dobles
solicitudes donde le reclamen la falta de atención a los pedimentos, ya que todo
oficio o solicitud que se recibe, se le da contestación informando la resolución a
su problema, el estado que guarda o avance que se lleva en el proceso, si éste
requiere un tiempo de respuesta más largo o simplemente no es procedente.
Cabe aclarar que el formato de seguimiento de oficios se lleva por cada una de las
Direcciones y/o Subdirecciones de Enlace Administrativo para su mayor control.
(Ver Anexo No. 3)
Otra de las funciones, es atender las solicitudes de requerimiento de información
y/o documentación que solicitan los diferentes órganos de Control, para las
auditorías que practican a cada una de las Direcciones Generales en materia de
Administración de Recursos, ya sea Humanos, Materiales o Financieros,
respetando los tiempos de entrega que establecen los auditores asignados para
tal efecto.
25
En el momento en que se recibe la notificación del Órgano Fiscalizador encargado
de llevar a cabo la revisión, a cualquiera de las Direcciones Generales
dependientes de la Secretaría del Medio Ambiente, se le requiere al área que va a
ser auditada la información de acuerdo con el tipo de auditoría, rubro auditado que
en este caso es la revisión al Capítulo 1000 “Servicios Personales”.
Cuando los auditores autorizados y encargados de llevar a cabo la revisión,
solicitan por escrito documentación con relación a la auditoría que se practica, el
área de control de gestión, le requiere a la Dirección General auditada, la
documentación que avala la solicitud, así mismo, le informa de la fecha límite que
tiene para dar atención a lo solicitado.
En cuanto se da por terminada la auditoría practicada por el órgano de control,
ésta, informa de la fecha y hora en que se llevará a cabo la reunión de confronta,
donde da a conocer a las Direcciones Generales que fueron objeto de revisión y
por lo tanto involucradas directamente en la auditoría, así como al personal de
estructura responsable de realizar las funciones relacionadas con el área auditada,
para que emita su opinión referente al resultado y las incongruencias que se
presentaron en el proceso de solicitud de información y la forma en que fue
entregado cada uno de los documentos y las inconsistencias y deficiencias que se
presentaron en el transcurso de la revisión de la documentación.
Como prueba de lo anterior, el órgano de control levanta acta de reunión de
confronta, en la cual se asientan los resultados de la auditoría, así mismo, informa
del plazo que por lo general no rebasa los tres días hábiles para que se remita la
información y documentación que en su caso corresponda, además, informa que
la documentación que se presente como prueba, sólo se tomará en consideración
cuando sea lo suficientemente explicativa o que justifique lo solicitado.
26
Con base a nuestras experiencias y a las funciones que realizamos dentro del
área administrativa del sector público, describiremos a continuación algunos de los
problemas que se presentan para cumplir con las metas que se tienen
establecidas y que requieren atención.
1.3 PROBLEMATIZACIÓN
Con base en el desarrollo de nuestras labores, detectamos que la D. G. A. recibe,
tanto por oficio como de modo personal una serie de quejas, porque las solicitudes
de información o requerimientos no son atendidas en tiempo y forma, lo cual trae
como consecuencia la inconformidad, por un lado, de las mismas áreas internas,
del personal que no es atendido en sus necesidades laborales o no cuentan con
las herramientas necesarias para hacer su trabajo.
Y por el otro las plantilla de personal no son entregadas por las áreas para su
validación y autorización, igualmente, la mala imagen que genera la falta de
control, lesiona la buena administración.
La principal causa por la que se presenta este problema es que tanto las
Direcciones de Área como los Subdirectores de Enlace Administrativo no le dan
seguimiento estricto a las solicitudes de información, éstas son recibidas y a la vez
las turnan para su atención al personal de las áreas a su cargo.
El personal responsable, al que se le solicita la información no la entrega
oportunamente, ya sea por las cargas de trabajo, porque no la tiene debidamente
integrada, porque no la tiene elaborada o requiere pedirla a otras áreas, o en su
defecto solicitarla a otra dependencia que tiene en sus manos toda la información
o parte de ésta.
27
En lo que respecta a la revisión que se llevó a cabo al ejercicio 2003 en el año
2005 al Capítulo 1000 “Servicios Personales” incluida al personal eventual, hubo
un atraso en la entrega de información de 7 a 150 días hábiles, se le entregaron
144 de 146 expedientes del personal de estructura incluida del personal eventual
de los cuales informaron que 21 expedientes no contaban con su solicitud de
empleo, en 16, no se localizó la identificación oficial, en 15, la constancia de
estudios, en 32 la Clave Única de Registro de Población; en 107 el Registro
Federal de Contribuyentes; en 2 el acta de nacimiento; en 13 la cartilla del servicio
militar y en 10 el comprobante de domicilio.
Entre otra documentación auditada, fueron las listas de asistencia y los reportes
de días laborados de los trabajadores eventuales, asimismo, 146 contratos, de los
cuales no estaban firmados 135, el 29.7 % no contaban con la firma de la
Dirección Jurídica, el 0.44 % carecía de la firma del Director General del área
auditada y el 1.22% no tenían la firma del trabajador. Por otro lado, no se
remitieron al ISSSTE 92 avisos de alta ni se reportaron 12 bajas de trabajadores
eventuales.
Por lo que se aprecia, la Unidad Departamental de Recursos Humanos, no lleva
un control estricto referente a la integración de los expedientes, tanto del personal
eventual como de estructura, en la mencionada revisión se pudo constatar la falta
de supervisión en los trabajos que realiza el personal.
Este problema se debe a que el responsable desconoce qué documentos debe de
presentar el personal de estructura o bien, qué información le aporta cada uno de
ellos, ya que para su contratación, el procedimiento debe ser igual para todos.
Posiblemente la causa que generó esta observación es la falta de integración y
control con respecto a los documentos que debe presentar un aspirante a ocupar
un puesto de estructura.
28
Actualmente la Secretaría del Medio Ambiente, como otras muchas dependencias
de Gobierno, no cuenta con un procedimiento debidamente establecido para la
contratación del personal de mandos medios y superiores, solamente se solicita a
la persona que va a ocupar un puesto de estructura un Currículum Vitae, el cual
contiene muy pocos datos generales del servidor público, no presenta solicitud de
empleo y lógicamente no se le hace ningún examen que ampare su capacidad
física ni psicológica, además, primero ocupa el puesto y posteriormente presenta
la documentación que se le requiere para su contratación y muchas veces éstos
no están completos.
Esta inconsistencia trae como consecuencia que, en la revisión de los expedientes
por parte de los órganos fiscalizadores, sea motivo de observaciones por no
contar con los documentos mínimos que debe contener conforme a la
normatividad vigente.
Por todo lo descrito, el presente trabajo basado en la experiencia laboral y en la
normatividad existente para el control de personal, busca establecer una
propuesta, la cual es una guía que puede ser aplicada para Reclutar, Seleccionar,
Contratar e Inducir al personal de estructura que las Direcciones que conforman la
Secretaría del Medio Ambiente requieren para llevar a cabo sus metas, programas
y proyectos.
29
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL
Este trabajo presenta varios puntos referentes a la Administración General y de
Recursos Humanos, en especial la fase de Reclutamiento, Selección, Contratación
e Inducción del Personal de mandos medios y superiores, al sistematizar las
actividades que se realizan en el proceso, con la finalidad de dar cumplimiento de
manera eficiente, al marco funcional que le ha sido asignado a la Dirección
General de Administración y contribuir así a mejorar la calidad de los servicios.
El nivel de competitividad es cada vez mayor, esto provoca que las organizaciones
tengan que adaptarse a los cambios del entorno a un ritmo acelerado, estos
cambios nos dirigen cada vez más a que el recurso humano sea manejado por
especialistas capacitados para poder realizar bien su función y sobre todo escoger
de forma correcta al personal que va a laborar dentro de la Institución, esto se
hace a través del proceso de contratación de personal.
Es un compromiso como Administradores Educativos lograr la excelencia en los
procesos de administración que se realizan en las áreas que integran la Dirección
de Recursos Humanos, con el trabajo y responsabilidad constante, basado en
habilidades, conocimientos y manejo adecuado en el ambiente colectivo, laboral y
personal.
30
2.1 ADMINISTRACIÓN A lo largo de la mayor parte de nuestra existencia pertenecemos a una
organización u otra, sin embargo, todas las organizaciones sean formales o
informales, están compuestas y reunidas por un grupo de personas que buscan
los beneficios de trabajar juntas, con el propósito de alcanzar una meta común. La
Administración consiste en darle forma de manera consciente y constante a las
organizaciones, como lo menciona Stoner: “Todas las organizaciones cuentan con
personas que tienen el encargo de servirles para alcanzar sus metas”.1
Para ello, los administradores de las áreas de personal tendrán que adquirir los
conocimientos y herramientas que les permitan conducir adecuadamente al
personal de cada dependencia o entidad pública hacia un acrecentamiento y
coordinación de esfuerzos persistentes, que den por resultado el mejoramiento de
la calidad de los servicios que preste la Administración Pública.
La Administración Pública, usualmente es identificada como un conjunto de
relaciones funcionales y arreglos formales, convocados a optimizar las tareas que
le son encomendadas a través de organigramas, procedimientos, manuales, etc.
De acuerdo a lo anterior se puede decir que la Administración se encamina a
lograr y satisfacer los objetivos que se encuentran planteados por parte de una
organización, a través de pasos, procedimientos o principios que serán
coordinados y supervisados por los encargados, con la utilización de esfuerzo
humano, como principal recurso.
1 Stoner, James y otros. “Administración”. Ed. Pearson. México, 1996, p. 6-7
31
En lo que se refiere a la definición nominal de Administración es “cuando
queremos conocer algo adecuadamente, el medio principal es la definición de esa
cosa. Sirve para complementarla, el estudio de las especies que de la misma cosa
puedan darse, sus relaciones con aquellas otras que se le asemejen y, por fin, las
partes o elementos de que se compone”. 2
Asimismo, la definición etimológica es la forma más usual de la definición nominal,
o sea, la explicación del origen de la palabra con que se designa aquello que se
estudia, valiéndonos para ello de los elementos fonéticos que la forman. De esa
manera suele encontrarse el “verdadero” significado de esa misma palabra y del
concepto que expresa.
De este modo la palabra “Administración”, se forma del prefijo “ad”, hacia, y de
“ministratio”. Esta última palabra viene a su vez de “minister”, vocablo compuesto
de “minus”, comparativo de inferioridad, y del sufijo “ter”, que sirve como término
de comparación. La etimología de minister, es diametralmente opuesta a la de
“magíster”: de “magis”, comparativo de superioridad, y de “ter”, si “magíster”
(magistrado), indica una función de preeminencia o autoridad “minister” expresa
precisamente lo contrario: subordinación u obediencia; el que realiza una función
bajo el mando de otro; el que presta un servicio a otro.
“La etimología nos da de la Administración, la idea de que ésta se refiere a una
función que se desarrolla bajo el mando de otro; de un servicio que se presta.
Servicio y subordinación, son los elementos principales obtenidos”.3
2 Reyes Ponce, Agustín. “Administración de Empresas” Teoría y Práctica. Primera Parte. Ed. Limusa. México, 1982, p. 15 3 Reyes Ponce, Agustín. Op. Cit. p. 15-16
32
Así también, es importante considerar los elementos básicos de las definiciones
de los principales autores en administración.
E. F. L. Brech dice: "Es un proceso social que lleva consigo la responsabilidad de
planear y regular en forma eficiente las operaciones de una empresa, para lograr
un propósito dado".4
Koontz and O´Donnell consideran a la Administración como: “la dirección de un
organismo social, y su efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la
habilidad de conducir a sus integrantes”.5
J. D. Money menciona: “Es el arte o técnica de dirigir e inspirar a los demás, con
base en un profundo claro conocimiento de la naturaleza humana”.6
Peterson y Plowman indican: “Es una técnica por medio de la cual se determinan,
clarifican y realizan los propósitos y objetivos de un grupo humano particular”.7
G. P. Terry dice: “Consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante el
esfuerzo ajeno”.8
Tannenbaum indica: “El empleo de la autoridad para organizar, dirigir, y controlar a
subordinados responsables (y consiguientemente, a los grupos que ellos
comanden), con el fin de que todos los servicios que se prestan sean debidamente
coordinados en el logro del fin de la empresa”.9
4 Ibid. p. 16 5 Ibid. p. 16 6 Ibid. p. 16 7 Ibid. p. 16 8 Ibid. p. 16 9 Ibid. p. 16
33
Henry Fayol refiere: “Administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y
controlar”.10
Según Arias Galicia, “Es la disciplina que persigue la satisfacción de objetivos
organizacionales contando para ello con una estructura a través del esfuerzo
humano coordinado”.11
Stoner dice: “La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y
controlar las actividades de los miembros de la organización y el empleo de todos
los demás recursos organizacionales, con el propósito de alcanzar las metas
establecidas para la organización”.12
De acuerdo a lo anterior y reuniendo los elementos obtenidos, se puede formar de
la Administración, la siguiente definición: es el conjunto sistemático de reglas para
lograr la máxima eficiencia en las formas de estructurar y manejar un organismo
social. O bien si se quisiera sintetizar en dos palabras, se podría decir que la
administración es la técnica de la coordinación o como lo señala Reyes Ponce,
Agustín: “Es la técnica que busca lograr resultados de máxima eficiencia en la
coordinación de las cosas y personas que integran una empresa”.13
Por lo anteriormente dicho, se considera que la Administración es la técnica de la
coordinación óptima y la combinación de conocimientos y experiencias en los
resultados de los elementos con que cuenta un organismo para lograr sus
objetivos y poder operar como una sola unidad, de tal forma que permita la
práctica económica, el desarrollo progresivo y la coordinación constante de todas
las actividades.
10 Ibid. p. 17 11 Arias Galicia, Fernando. “Administración de Recursos Humanos”. Ed. Trillas. México, 1996, p. 23 12 Stoner, James. Op. Cit. p. 11 13 Reyes Ponce, Agustín. Op. Cit. p. 27
34
2.1.1 CARACTERÍSTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN
Es importante tomar en cuenta las características de la administración debido a las
necesidades de labor conjunta que distinguen a la humanidad para satisfacer sus
necesidades, mismas que se desarrollan dentro de un organismo social; las cuales
son: Su universalidad, su especificidad, su unidad temporal y su unidad jerárquica.
La universalidad se refiere al fenómeno administrativo que se da donde quiera que
exista un organismo social, porque en él tiene siempre que existir la coordinación
sistemática de los medios. La administración se da por lo mismo en el Estado, en
el ejército, en la empresa, en una sociedad religiosa, etc. Y los elementos
esenciales en todas esas clases de Administración serán los mismos.
La especificidad: aunque la administración se auxilie de otras ciencias y técnicas,
tiene características propias que le proporcionan su carácter específico.
La unidad temporal se distingue por las etapas, fases y elementos del fenómeno
administrativo, éste es único y, por lo mismo, en todo momento de la vida de una
organización se están dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de
los elementos administrativos.
“Su unidad jerárquica. Todos cuantos tienen carácter de jefes en un organismo
social, participan, en distintos grados y modalidades, de la misma Administración.
Así, en una organización forman un sólo cuerpo administrativo, desde el Director
hasta el último empleado”.14
14 Ibid. p. 27-28
35
2.1.2 IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN
Las definiciones dadas anteriormente para la Administración han servido para
conocer de manera resumida su naturaleza e importancia, pero bien vale la pena
profundizar un poco más.
Las condiciones imperantes en esta época obligan a la convivencia y a la labor del
grupo y que sólo en casos verdaderamente excepcionales es posible trabajar
aislado. La humanidad ha llegado a lograr su progreso actual a base de labor y
esfuerzos cooperativos y en alcanzar tales metas, ha sido indispensable la
sistematización de los trabajos, para que cada quien conozca cuales son sus
obligaciones como parte de ese esfuerzo colectivo.
Es así como la Administración adquiere su verdadero significado, naturaleza e
importancia al constituirse en un proceso necesario a todos los esfuerzos
colectivos, bien sean ellos públicos o privados, civiles o militares, grandes o
pequeños, y a pesar de que en cada caso ese proceso científico puede variar de
objeto y forma, según sean las circunstancias que se presenten.
El profesor Agustín Reyes Ponce en su libro de Administración de Empresas, cita
los siguientes hechos para demostrar la importancia de la Administración.
1. “La Administración se da donde quiera que existe un organismo social,
aunque lógicamente sea más necesaria cuanto mayor y más complejo sea
éste.
2. El éxito de un organismo social depende, directa e indirectamente, de su
buena Administración, y sólo a través de ésta, de los elementos materiales,
humanos y técnicos, con que este organismo cuenta”.15
15 Ibid. p. 28
36
En nuestra sociedad, una de las administraciones más complejas es la
Administración Pública y por su carácter universal permite, además, encontrarla en
todas partes. Muchas veces la administración pasa inadvertida cuando se trata de
situaciones sencillas, pero en donde se trata de coordinar una gran cantidad de
recursos, la administración tiene una importancia vital para la consecución de los
objetivos y se puede decir entonces que, donde exista un organismo social ahí
habrá una administración.
En especial para los países que están en vías de desarrollo, uno de los requisitos
centrales es mejorar la calidad de su Administración, porque, para fomentar su
economía, se requiere aumentar la calificación de sus empleados y trabajadores
como base esencial de su desarrollo, por lo tanto es indispensable la más eficiente
técnica de coordinación de todos sus elementos.
Considerando la importancia de la administración y como parte esencial de la
misma, cabe mencionar que la administración de recursos humanos tiene como
finalidad la de orientarlos hacia una unidad de organización eficiente y dinámica
que alcance sus objetivos.
37
2.2 PROCESO ADMINISTRATIVO
Antes de mencionar el proceso administrativo y la importancia de éste, se puede
señalar, según Stoner que: “Un proceso es una forma sistemática de hacer las
cosas”.16
“Todo proceso administrativo, por referirse a la actuación de la vida social, forma
un continuo inseparable en el que cada parte, cada acto, cada etapa, tienen que
estar indisolublemente unidos con los demás, y que, además, se dan de suyo
simultáneamente”.17
De acuerdo a las definiciones anteriores se puede concluir que el Proceso
Administrativo por referirse a la acción de la vida social, es la forma de hacer las
cosas propiamente, por lo tanto, es prácticamente imposible seccionarlo, ya que
forma parte indisoluble de cada acto y cada etapa. Las etapas del Proceso
Administrativo son las siguientes:
El proceso administrativo se divide en dos fases: mecánica y dinámica. La
mecánica es la etapa estructural o sea la parte teórica de la administración en la
que se establece lo que debe hacerse y la dinámica es la fase operativa, en la que
se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo establecido durante el
periodo de estructuración, las cuales tienen elementos y etapas de acuerdo al
“esquema que se presenta”.18 Según Reyes Ponce Agustín:
16 Stoner, James y otros. “Administración”. Ed. Pearson. México, 1996, p. 11 17 Reyes Ponce, Agustín. “Administración de Empresas” Teoría y Práctica, Primera Parte. Ed. Limusa, México, 1982, p. 57 18 Ibid. p. 64
38
FASE ELEMENTO ALCANCE
Objetivos
PREVISIÓN Investigaciones
Cursos alternativos
Políticas
MECÁNICA PLANEACIÓN Procedimientos
Programas, Pronósticos, Presupuestos
Funciones
ORGANIZACIÓN Jerarquías
Obligaciones
Selección
Introducción
INTEGRACIÓN Desarrollo
Integración de las cosas
DINÁMICA Autoridad
DIRECCIÓN Comunicación
Supervisión
Su establecimiento
CONTROL Su operación
Su interpretación.
39
2.2.1 PREVISIÓN.
La previsión “consiste en la determinación, técnicamente realizada, de lo que se
desea lograr por medio de un organismo social, y la investigación y valoración de
cuáles serán las condiciones futuras en que dicho organismo habrá de
encontrarse, hasta determinar los diversos cursos de acción posibles”.19
La previsión comprende, por lo mismo, tres etapas:
1. Objetivos: le corresponde a esta etapa fijar los fines.
2. Investigaciones: se refiere al descubrimiento y análisis de los medios con
que puede contarse.
3. Cursos alternativos: trata de la adaptación genérica de los medios
encontrados, a los fines propuestos, para ver cuántas posibilidades de
acción distintas existen.
2.2.2 PLANEACIÓN
La planeación “consiste en la determinación del curso concreto de acción que se
habrá de seguir, fijando los principios que lo habrán de presidir y orientar, la
secuencia de operaciones necesarias para alcanzarlo, y la fijación de tiempos,
unidades, etc., necesarias para su realización”.20 Comprende por lo mismo tres
etapas:
1. Políticas: se refiere a los principios para orientar la acción.
19 Reyes Ponce, Agustín. Op. Cit. p. 61 20 Idem.
40
2. Procedimientos: es la secuencia de operaciones o métodos.
3. Programas: representa fijación de tiempos requeridos.
Se ha dicho que mientras la previsión estudia lo que se puede hacer, la
planeación fija con precisión lo que se va a hacer. La planeación consiste, en
fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los
principios que lo orientarán, la secuencia de operaciones para realizarlos y la
determinación de tiempos para su realización. Planear es tan importante como
hacer, no se puede improvisar, así como en la parte dinámica, lo central es
dirigir. Se necesita primero hacer planes y coordinar las acciones concretas.
Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas sino con la mayor
precisión posible, todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en
éste. Además debe prever en lo posible, los varios supuestos o cambios que
puedan ocurrir, ya sea fijando máximos y mínimos o proveyendo de antemano
caminos de sustitución para las circunstancias especiales que se presenten y
estableciendo sistemas para su rápida revisión.
2.2.3 ORGANIZACIÓN
La organización “se refiere a la estructuración técnica de las relaciones, que debe
darse entre las jerarquías, funciones y obligaciones individuales necesarias en un
organismo social para su mayor eficiencia. En la misma definición se ven
claramente las tres etapas:
1. Jerarquías: fijar la autoridad y responsabilidad correspondientes a cada
nivel.
2. Funciones: la determinación de cómo deben dividirse las grandes
actividades especializadas, necesarias para lograr el fin general.
41
3. Obligaciones: las que tiene en concreto cada unidad de trabajo susceptible
de ser desempeñada por una persona”.21
2.2.4 INTEGRACIÓN
La integración “consiste en los procedimientos para dotar al organismo social de
todos aquellos medios que la mecánica administrativa señala como necesarios
para su más eficaz funcionamiento, escogiéndolos, introduciéndolos,
articulándolos y buscando su mejor desarrollo”.22 De acuerdo con la definición, la
integración de las personas abarca:
1. Selección: se refiere a las técnicas para encontrar y escoger los elementos
necesarios.
2. Introducción: es la mejor manera para lograr que los nuevos elementos se
articulen lo mejor y más rápidamente que sea posible al organismo social.
3. Desarrollo: en un organismo social, todo elemento busca y necesita
progresar y mejorar.
2.2.5 DIRECCIÓN
La dirección “es impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada miembro y
grupo de un organismo social, con el fin de que el conjunto de todas ellas realice
del modo más eficaz los planes señalados”.23 Comprende las siguientes etapas:
21 Ibid. p. 62 22 Idem 23 Ibid. p. 63
42
1. Mando o autoridad: es el principio del que deriva toda la administración y,
por lo mismo, su elemento principal, que es la Dirección. Se estudia cómo
delegarla y cómo ejercerla.
2. Comunicación: es como el sistema nervioso de un organismo social; lleva al
centro director todos los elementos que deben conocerse, y de éste, hacia
cada órgano y célula, las órdenes de acción necesarias, debidamente
coordinadas.
3. Supervisión: es la última función de la administración, consiste en ver si las
cosas se están haciendo tal y como se habían planeado y mandado.
2.2.6 CONTROL
El control “consiste en el establecimiento de sistemas que nos permitan medir los
resultados actuales y pasados en relación con los esperados, con el fin de saber si
se ha obtenido lo que se esperaba, corregir, mejorar y formular nuevos planes.
Comprende tres etapas:
1. Establecimiento de normas: porque sin ellas es imposible hacer la
comparación, base de todo control.
2. Operación de los controles: ésta suele ser una función propia de los
técnicos especialistas en cada uno de ellos.
3. Interpretación de resultados: ésta es una función administrativa, que vuelve
a constituir un medio de planeación”.24
24 Idem.
43
Aunque existe una estrecha relación entre los seis elementos, sobre todo entre los
que se tocan, parece ésta ser más clara entre:
Previsión y planeación: Están más ligadas en “lo que ha de hacerse”.
Organización e integración: Se refieren más al “cómo va a hacerse”.
Dirección y control: Se dirigen a “ver que se haga y cómo se hizo”.
2.3 ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS
Todos los recursos son indispensables pero el recurso humano es el más
importante para el logro de objetivos, cuyas características son el esfuerzo,
conocimientos, experiencias, cultura, habilidades, potencialidades, aptitudes,
actitudes, motivación, etc.
“Toda institución o empresa, ya sea gubernamental, privada o que no persiga
lucro, debe operar con y a través de personas administradas racionalmente ya
que, de esta forma, será efectiva”.25
A diferencia de los recursos materiales y técnicos, los recursos humanos no son
propiedad de la empresa u organización, sino que prestan un servicio a la
organización, siempre y cuando exista una remuneración económica y afectiva a
cambio; el nivel de servicio estará sujeto a las experiencias, habilidades,
conocimientos, espíritu innovador, etc., y se manifiestan solamente a través del
comportamiento de las personas en las organizaciones.
Los especialistas en recursos humanos, planifican, organizan dirigen, coordinan y
controlan todo lo relativo al personal y las relaciones laborales de la organización
bajo la conducción general de los directores responsables en consulta con otros
departamentos y/o dependencias.
25 Mercado H., Salvador. “Administración de Recursos Humanos”. Ed. Pac. México, 2004, p. 7
44
“Las organizaciones pueden lograr ventaja competitiva sostenida a través del
personal si son capaces de satisfacer los siguientes criterios: los recursos deben
ser valiosos, únicos, difíciles de imitar y deben estar organizados”.26
Los recursos deben ser valiosos, ya que las personas son una fuente de ventaja
competitiva para mejorar la eficiencia o eficacia de la organización. El valor
aumenta cuando los empleados encuentran medios para proporcionar el mejor
servicio o atención a los contribuyentes, las iniciativas de calidad y los esfuerzos
continuos de mejoramiento para incrementar el valor de los empleados.
Los recursos deben ser únicos, tomando en consideración al personal como la
base fundamental que proporciona la superación competitiva en sus habilidades,
conocimientos y capacidades al estar al alcance de la competencia. Además, los
recursos deben ser difíciles de imitar, ya que las personas son una fuente de
ventaja competitiva cuando los demás no pueden imitar sus capacidades y
contribuciones.
Los recursos deben estar organizados. Las personas se vuelven competitivas
cuando sus talentos pueden combinarse y desplegarse para trabajar en nuevas
tareas, ya que el trabajo en equipo y la cooperación son métodos persuasivos
para asegurar una fuerza de trabajo organizada.
Como se ha mencionado, el recurso humano es el más importante de los recursos
de cualquier institución, toda vez que el esfuerzo humano resulta vital para el buen
funcionamiento, si el elemento humano está dispuesto a proporcionar su esfuerzo,
la organización marchará, en caso contrario, se detendrá; con esto se deja claro,
que indiscutiblemente el empleado es el factor más significativo que interviene
para que la institución logre alcanzar sus objetivos.
26 Bohlander, George y otros. “Administración de Recursos Humanos”. Ed. Thomson. Décimosegunda Edición. México, 2001, p. 5
45
El ser humano no sólo es el de mayor nobleza y dignidad entre los que intervienen
en la prestación de servicios, sino que condiciona la eficacia de todos. En los
diferentes niveles, los jefes deben cuidar que se respeten los derechos y se
cumplan los deberes de los trabajadores y principalmente coordinar del mejor
modo posible los intereses de los trabajadores, de tal forma que se armonicen
simultáneamente. Además puede considerarse como interés común las relaciones
públicas y el prestigio social que adquiera la institución.
Es preciso señalar que la experiencia mundial demuestra que no existen
esquemas uniformes para la administración de recursos humanos. En el ámbito de
los países en desarrollo se observan situaciones muy diversas, según sus
condiciones económicas, su propio patrón cultural y el grado de influencia que
sobre ellos han ejercido otros países más avanzados.
De este modo es pertinente hacer algunas consideraciones sobre lo que se
entiende por administración de recursos humanos, así “la administración consiste
en conducir recursos humanos y físicos hacia unidades de organización dinámica
que logran sus objetivos a satisfacción de aquellos a quienes se sirve y con un alto
grado de moral y sentido de logro de parte de quienes rinden el servicio”.27
Se puede definir a la administración de los recursos humanos como: “El proceso
administrativo aplicado al acrecentamiento y conservación del esfuerzo, las
experiencias, la salud, los conocimientos, desarrollo, etcétera, de los elementos
humanos de una organización, en beneficio del individuo, de la propia
organización y del país en general”.28
27 Mercado. H., Salvador. Op. Cit. p. 5 28 Ibid p. 19
46
“Es el proceso administrativo aplicado al acrecentamiento y conservación del
esfuerzo, las experiencias, la salud, los conocimientos, las habilidades, etc., de los
miembros de la organización, en beneficio del individuo, de la propia organización
y del país en general”.29
“El recurso humano es de carácter desarrollista. Se ocupa del crecimiento y
desarrollo de las personas a fin de que puedan alcanzar niveles más elevados de
aptitud, creatividad y realización, dado que los individuos son el recurso central de
cualquier organización y sociedad”.30
En términos generales, todos los autores en una u otra forma expresan que el
recurso humano es quien se encarga de sostener cualquier organización, no
importando la naturaleza de ésta, así también, el recurso humano de una
organización es el elemento más importante debido a que todos los miembros de
la misma son quienes conforman el capital intelectual, con base a sus
conocimientos información, capacitación y experiencia.
Se piensa que el término más preciso es el de “administración de personal”, ya
que expresa el contenido próximo a la administración con la diferencia específica
que se refiere al personal. También se le conoce como “manejo de personal”, este
término se encuentra dentro de la administración y se define como la utilización de
las energías y conocimientos del elemento humano para alcanzar los fines
propuestos.
29 Arias Galicia, Fernando. “Administración de Recursos Humanos” Ed. Trillas. México, 1996, p. 24 30 Davis, Keith y Newstrom John W. “Comportamiento Humano en el Trabajo”. Décima Edición. Ed. Mc.Graw-Hill. México,
2000, p. 16
47
En la administración de recursos humanos, las formas de organizar y tratar a los
individuos en el trabajo, pone énfasis en la manera que cada uno de ellos pueda
llegar a la mayor realización posible de sus habilidades intrínsecas, alcanzando
así una eficiencia máxima para ellos mismos y para su grupo, dando así a la
empresa de la que forman parte una ventaja competitiva y por ende resultados
óptimos.
Asimismo, la administración de personal tiene la responsabilidad de obtener el
mejor aprovechamiento de los recursos humanos que laboran en el sector público
conocido con el nombre de burocracia. La administración de recursos humanos ha
sido siempre necesaria para lograr los objetivos de la organización.
Desde tiempos antiguos las personas que manejaban la energía humana, siempre
se enfrentaban a dar cierto tipo de entrenamiento, motivación y dirección de su
personal, aunque lo hacían sólo en base a su experiencia. A medida que la
administración de recursos humanos se ha ido aplicando, se han reconocido los
beneficios que se derivan de las funciones del personal y se han creado
programas que cubren todas sus fases. El estudio de la administración de
recursos humanos, es el que se ocupa principalmente de las relaciones humanas
que entran en juego en la operación eficiente de la prestación de servicios.
Como resumen de lo anterior, podemos concluir que la administración de recursos
humanos consiste en ubicar, desarrollar, evaluar y dirigir a las personas idóneas
para cada área de la institución de que se trate, con la finalidad de trabajar en
coordinación y así alcanzar los objetivos individuales de toda organización.
Así también, la administración de recursos humanos a través del proceso
administrativo logra los objetivos planteados de la organización de manera más
eficaz y eficiente porque es un proceso fundamental que constituye la base para la
ejecución de las funciones de la administración.
48
2.3.1 FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
La función principal de la administración de personal “es abastecer del elemento
humano a las diferentes áreas de la empresa, así como capacitarlos y ubicarlos
según sus aptitudes en el puesto idóneo conociendo sus necesidades y
motivaciones para lograr una mejor armonía, tanto con la empresa como con el
sector trabajador”.31
Asimismo, tendrá el control de todo el personal de la institución desde la
contratación, las pruebas, la selección de empleados, la vigilancia del reglamento
interno de trabajo, las condiciones generales de trabajo, dando los permisos
necesarios y aplicando la sanción, según proceda hasta la cancelación de los
registros por retiro voluntario o despido, según ocurra.
Además, se cubrirán las necesidades que en cada departamento surjan
procurando contratar al mejor candidato calificado para el puesto vacante y que
tenga una preparación equivalente a la del puesto a desempeñar. Para la
contratación del personal, el departamento de recursos humanos la realizará
siguiendo los pasos que a continuación se detallan.
2.3.2 RECLUTAMIENTO DE PERSONAL El reclutamiento de personal es la primera etapa dentro de un proceso productivo,
mediante el cual se estudian las necesidades de personal, a corto y largo plazo en
una organización, tratando de obtener en forma técnica administrativa,
abastecimiento de energía humana totalmente ajena a la institución; candidatos a
ocupar puestos requeridos para conducir exitosamente el trabajo de una
organización.
31 Mercado H., Salvador. Op. Cit. p. 165-166
49
“En consecuencia, el dotar de personal a una organización comprende el proceso
de analizar las necesidades presentes y futuras de potencial humano y de obtener
personal calificado para cubrir estas necesidades. Además, la dotación efectiva de
personas comprende el desarrollo y mantenimiento de Recursos Humanos
adecuados de las que podrán ser reclutados y seleccionados para emplear a los
solicitantes calificados”.32
El reclutamiento implica atraer posibles candidatos para ocupar ciertos puestos
en la estructura de la organización. Antes de que se inicie el proceso de
reclutamiento, los requisitos del puesto que deben estar vinculados directamente
con la tarea a realizar deben ser claramente identificados. Esto hace más fácil el
reclutamiento de candidatos adecuados que provienen del exterior. “Las
organizaciones con una imagen pública favorable encuentran más candidatos
calificados”.33
“El reclutamiento es el proceso de localizar e invitar a los solicitantes potenciales a
solicitar las vacantes existentes o previstas”.34 Durante este proceso, se hacen
esfuerzos para informar a los solicitantes las aptitudes que son requeridas para
desempeñar el puesto y las oportunidades profesionales que la organización
puede ofrecer a sus empleados. Por supuesto, si cierta vacante ha de ser cubierta
por alguien del exterior o del interior, dependerá de la disponibilidad de personal,
las políticas de recursos humanos de la organización y los requerimientos del
puesto que se va a cubrir.
32 Ibid. p. 166 33 Koontz, Harold. “Elementos de Administración”. Ed. Mc. Graw-Hill. México, 2002, p. 242 34 Bohlander, George y otros. “Administración de Recursos Humanos”. Ed. Thomson. Décimosegunda Edición. México,
2001, p. 139
50
“El reclutamiento es una función administrativa completa y especializada que
requiere una coordinación cuidadosa en sus planes y objetivos, a fin de allegarse
de recursos humanos ya sean internos o externos con el objeto de lograr la
satisfacción de las necesidades actuales y futuras de la fuerza de trabajo”.35 El
objetivo del reclutamiento es el de atraer posibles solicitantes buscando al
candidato idóneo para el puesto vacante, capturando así su potencial humano y
de esta forma ahorrar tiempo y dinero al eliminar al solicitante inadecuado.
“Los propósitos de la función del reclutamiento son básicamente directos: buscar,
evaluar, obtener, aprobar, inducir y orientar a los nuevos empleados que ocupen
los puestos requeridos para conducir exitosamente la labor en una
organización”.36
Las fuentes de reclutamiento se definen como: aquellos lugares donde se pueden
encontrar candidatos que cumplan con los requisitos establecidos para
desempeñar satisfactoriamente un puesto dentro de una organización.
Existen fuentes internas y externas, las internas “son las oportunidades que se
presentan de encontrar aspirantes a un puesto dentro de la misma
organización”.37 El proceso se inicia cuando se presenta una vacante, es decir,
cuando un puesto no tiene titular y no lo tiene porque el anterior, lo dejó por
renuncia, muerte, enfermedad, permiso, vacaciones, etc. Antes de proceder a
cubrir dicha vacante, deberán estudiarse las posibilidades de redistribuir el trabajo,
con objeto de que dichas tareas sean realizadas entre el personal existente, y sólo
en caso de no ser posible, se solicitará que se cubra.
35 Mercado H., Salvador. p. 166 36 Ibid. p. 167
37 Ibid. p. 168
51
“El personal capacitado dentro de la empresa constituye la fuente más importante
a la que debe recurrirse, tanto para la mayor rapidez y seguridad de selección,
como por el menor tiempo de adaptación al puesto e integración en la
institución”.38 Los cambios de puesto verdaderamente interesantes son aquellos
que constituyen una promoción para el individuo, elevando su nivel en la
organización, de este modo se aprovechan al máximo sus posibilidades.
“Las fuentes externas son los lugares fuera de la Institución donde puede
encontrar aspirantes al puesto vacante”.39
a) Expedientes de candidatos: de no existir dentro del inventario de
recursos humanos el candidato deseado; se acudirá al expediente
de candidatos que se encuentran en espera de una oportunidad,
esta reserva debe ir en relación con la demanda de cada puesto en
relación a carreras profesionales (ingenieros, arquitectos,
contadores, doctores, etc.) o en relación con puestos específicos
(cobrador, vendedores, secretaria bilingüe, promotores, etc.)
b) Agencias de empleo: en la actualidad el personal que busca empleo
prefiere registrarse en alguna agencia de colocaciones, para evitarse
la molestia de ir personalmente a varias empresas en donde quizá
tenga o no vacantes, en cambio por medio de la agencia, son
enviados a las empresas donde previamente les han solicitado
personal.
38 Ramírez Cavassa, César Dr. “Selección y Reclutamiento de Personal en México”. Ed. Pac. México, 1993, p. 7 39 Mercado H. Salvador. Op. Cit. p. 169-170
52
c) Anuncios (prensa, radio, televisión) para puestos de tipo general es
conveniente, ya que aparte de cubrir la vacante, quedan candidatos
de reserva para futuras oportunidades, el inconveniente es que
requiere un entrevistador de tiempo completo para atender a todas
las personas que por el anuncio visitan la empresa,
independientemente si califican o no.
d) Escuelas o Universidades: forman una de las más importantes
fuentes de reclutamiento, ya que permiten contar con candidatos de
cierta preparación técnica y, por tanto, se pueden escoger de
acuerdo con las necesidades específicas del organismo.
e) Candidatos espontáneos: entre más conocimiento tenga la
organización en la comunidad, ya sea por la calidad de sus
productos, el despliegue de su publicidad, la antigüedad de la marca,
etc., más candidatos espontáneos tendrá, este tipo de candidatos
deberán ser entrevistados, por lo menos para agradecerles la
preferencia por la compañía.
f) Otras empresas: se puede acudir a otras empresas, ya sean éstas
del mismo giro o dimensión.
2.3.3 SELECCIÓN
Una vez realizado el proceso de reclutamiento pasamos a la segunda etapa de la
integración que es la selección de personal, en la que se escogerá entre los
candidatos que se han reclutado, aquel que tenga mayores probabilidades de
incorporarse al puesto vacante.
53
Posiblemente, la etapa más importante para la administración de personal es ésta,
que “para Arias Galicia representa el procedimiento para elegir a la persona
adecuada, para el puesto adecuado y a un costo adecuado”.40 Esto es, que
permita la actuación del trabajador en el desempeño de su puesto y el desarrollo
de sus habilidades, capacidades y potencialidades, a fin de hacerlo más
satisfactorio para él mismo y para la comunidad donde se desenvuelve, ayudando
de esta manera a los propósitos de la organización.
“La selección de personal forma parte del proceso de provisión de personal y
viene luego del reclutamiento. Este y la selección de personal son dos fases de un
mismo proceso: consecución de recursos humanos para la organización”.41
“Es la elección del individuo adecuado para el cargo adecuado. En un sentido más
amplio, escoger entre los candidatos reclutados a los más adecuados, para ocupar
los cargos existentes en la empresa, tratando de mantener o aumentar la
eficiencia y el desempeño del personal, así como la eficacia de la organización”.42
“Es el análisis de las capacidades de los candidatos y el hecho de decidir y preferir
aquellos que muestran los mejores potenciales para la función a desempeñarse”.43
“La selección de personal es un proceso dinámico, cuyo objetivo es encontrar la
persona más adecuada (por sus características personales, aptitudes,
motivación…) para cubrir un puesto de trabajo en una dependencia
determinada”.44
40 Hernández Puente, Adriana. “Administración y Desarrollo de Personal Público”. Ed. INAP. México, 1994, p. 243 41 Chiavenato, Idalberto. “Administración de Recursos Humanos”, Ed. Mc. Graw-Hill. Quinta Edición. Colombia, 1999, p. 238 42 Idem. 43 Mercado H. Salvador. Op. Cit. p. 172 44 Nebot López, Ma. José. “La Selección de Personal, Guía práctica para Directivos y Mandos de las Empresas”. Ed.
Fundación Confemetal. Madrid, 1999, p. 13
54
De acuerdo con los autores anteriores la selección de personal es el análisis de
las capacidades de los candidatos y el hecho de decidir y preferir aquellos que
muestran los mejores potenciales para la función que van a desempeñar.
“El objetivo de este proceso es encontrar al candidato que mejor se ajuste al
puesto en cuestión y no el que más alto puntúe en los tests”.45
Sin embargo, se puede señalar que el principal objetivo de la selección de
personal es el de examinar las aptitudes, habilidades y capacidades de los
aspirantes, a fin de decidir sobre fundamentos objetivos, cuáles tienen mayor
potencial para el desempeño de un puesto y posibilidades de un desarrollo futuro,
tanto personal como de la organización.
De acuerdo a las definiciones y objetivo anteriores de la selección de personal se
puede destacar las siguientes características:
• Es un proceso dinámico, en el sentido de que es una sucesión de fases que
son flexibles y se adaptan a los cambios que van surgiendo.
• Su objetivo (o finalidad), es encontrar el candidato más adecuado de
acuerdo con unas características de personalidad, aptitudes, formación,
experiencia, motivación, intereses […] fijadas de antemano.
Dichos requisitos o características están determinados en función de las
actividades, funciones y tareas del puesto que se trata de cubrir y de las
características de la organización a la que pertenece.
45 Idem.
55
Para seleccionar al personal “Es de primordial importancia, antes de describir el
proceso, poner énfasis en tres principios fundamentales”.46
a) COLOCACIÓN: Es común seleccionar a los candidatos teniendo en cuenta
sólo un puesto o trabajo en particular. Sin embargo, parte de la tarea del
seleccionador, es tratar de incrementar el capital humano dentro de la
organización, en beneficio también de los candidatos.
Por tanto, “si un aspirante no posee los requisitos necesarios para un determinado
puesto, es trascendente determinar si su perfil puede corresponder a otro puesto o
trabajo dentro de la organización. Esta tarea se facilitará si se cuenta con un
sistema computarizado de comparación de perfiles de alto desempeño y perfiles
de los candidatos”.47
b) ORIENTACIÓN: “Es necesario considerar la labor del seleccionador ya no
como limitada por las fronteras de la organización sino en un sentido más amplio y
teniendo como marco de referencia los problemas de subocupación y
desempleo”.48
c) ÉTICA PROFESIONAL: “El proceso de selección implica una serie de
decisiones. Ahora bien, esas decisiones pueden afectar la vida futura del
candidato y la organización. Si no es aceptado, si se le coloca en un puesto o
trabajo para el cual no tiene habilidades, o para el cual tiene más capacidad de la
necesaria, esta circunstancia puede convertirse en fuente de frustraciones para el
candidato y, por lo tanto, puede minarse su salud mental así como la de su familia,
sus superiores, sus compañeros de trabajo y así sucesivamente”.49
46 Arias Galicia, L. Fernando. “Administración de Recursos Humanos”. Ed. Trillas. México, 2004, p. 433 47 Idem. 48 Ibid. p. 434 49 Idem.
56
Ya que se mencionaron los tres principios fundamentales, se señalará el proceso
de selección de personal, o sea, las instancias administrativas por las cuales
deberá seguir el candidato hasta formar parte de la organización. Una vez
localizados los candidatos, el ambiente en que sean recibidos, así de la misma
forma que sean tratados, contribuirá a mejorar la impresión que se formen de la
organización.
“El espacio asignado a la oficina de reclutamiento y selección deberá proporcionar
las facilidades adecuadas a fin de que resulte funcional y reduzca al mínimo las
incomodidades que surjan ante la presencia de numerosos candidatos. Es
recomendable una sala de espera confortable, iluminada y suficientemente
ventilada, así como cubículos privados ambientales necesarios para la realización
de las diferentes etapas del proceso de selección”.50
“Este proceso también incluye solicitudes de empleo, entrevistas, exámenes
médicos e investigaciones de antecedentes sin importar el método que se utilice,
es esencial que se ajuste a las normas éticas aceptadas, incluyendo privacidad y
la confidencialidad, así como los requisitos legales. En particular es esencial que
la información obtenida sea lo bastante confiable y válida”.51
“La mayoría de las organizaciones exige que los solicitantes llenen una solicitud
de empleo porque es un medio rápido y sistemático de obtener una diversidad de
información sobre los solicitantes. La solicitud tiene varios propósitos. Da
información que permite decidir si un solicitante cumple con los requerimientos
mínimos de experiencia, escolaridad, etc. Asimismo, proporciona al entrevistador
una base de información sobre los antecedentes del solicitante. También recaban
fuentes para verificar referencias”.52
50 Mercado H. Salvador. Op. Cit. p. 176 51 Bohlander, Snell y Sherman. “Administración de Recursos Humanos”. Ed. International Thomson. Décimosegunda
Edición. México, 2001, p. 174 52 Ibid. p. 177-178
57
No es necesario utilizar distintas formas de solicitud, para los diversos puestos,
pero si es recomendable tener tres diferentes tipos de formatos; uno a nivel de
mandos medios y superiores (la que puede ser complementada con un currículum
vitae), otra a nivel de empleado y una más para el personal técnico-operativo.
La solicitud de empleo sirve como base del proceso de selección y tiene por
objetivo eliminar a los aspirantes que no reúnan las características que exige el
puesto, así como conocer la experiencia y escolaridad del aspirante.
Las solicitudes de los aspirantes que por algún motivo no fueron aceptados, no
deben ser destruidas, pues si bien no nos son útiles en ese momento, vale la pena
archivarlas, porque así podrían ahorrarnos tiempo, costo y esfuerzo en labores
posteriores de reclutamiento, que es a lo que se llama cartera de candidatos.
La forma de solicitud contiene los datos básicos, pero esta forma variará de
acuerdo con la política de la organización. El contenido general de la solicitud
comprende lo siguiente:
a) Datos generales del solicitante: nombre, edad, sexo, estado civil, IMSS,
ISSSTE, Registro Federal de Causantes, domicilio y teléfono.
b) Estructura familiar y características económicas: nombre, edad, domicilio y
ocupación de los padres, esposa e hijos del solicitante. Participación
económica en el sostenimiento del hogar, tipo de vivienda, bienes, (auto,
terreno), etc.
c) Antecedentes de trabajo: empresas en que ha laborado (nombre de las
compañías o dependencias), puestos que ocupó; tiempo que prestó sus
servicios; sueldos que percibía (inicial y final); motivo de su separación;
58
nombre y puesto de su jefe directo.
d) Grado de escolaridad: primaria, secundaria, preparatoria, técnico,
profesional, postgrado, idiomas y otros.
e) Factores que pretende: puesto y sueldo deseado.
f) Referencias personales: recomendaciones de terceras personas.
“La solicitud es la primera prueba que realiza el individuo dentro de una serie de
las mismas con el fin de alcanzar su meta dentro de la organización”.53
Dentro de este proceso se contempla también la entrevista y sirve para muchos
propósitos, por eso puede usarse en las diferentes etapas del proceso de
selección; es una forma de comunicación interpersonal y es el primer contacto que
se establece entre quien tiene interés por conseguir un trabajo y quien decidirá si
le conviene los servicios que éste ofrece.
Además de ser un instrumento valioso para seleccionar personal, aclara y
complementa los datos obtenidos en la solicitud de empleo. La entrevista
preliminar se utiliza para verificar y clarificar los datos que no están claros o
completos en la solicitud de empleo, y tiene por objeto recabar o modificar
información en virtud de las cuales se toman decisiones, así como también
detectar de manera rápida y concisa, los aspectos más visibles del candidato y su
relación con los requerimientos del puesto (apariencia física, facilidad de
expresión, motivación y habilidad para relacionarse).
53 Mercado H., Salvador. Op. Cit. p. 176-177
59
“Otro propósito de la entrevista es el de explicar todo lo referente al puesto y sus
requisitos y contestar cualesquiera preguntas del candidato en cuanto al trabajo o
a la organización, procurando la sencillez y cordialidad”.54 Durante esta entrevista
el especialista de personal debe tener en cuenta los siguientes puntos para que la
entrevista rinda los frutos esperados:
a) Se deben establecer los objetivos de la entrevista. Los antecedentes del
candidato. Contar con información suficiente acerca del entrevistado para
orientar la plática hacia los puntos de interés y evitar que se divague sobre
aspectos no adecuados.
b) Trato adecuado. Se deberá proceder con amabilidad y cortesía para despertar
la confianza del entrevistado y ayudarlo a expresarse con claridad.
c) Apreciación objetiva. Esto significa que se puede entender el punto de vista del
entrevistado y valorar sus cualidades sin que influyan credos y prejuicios del
entrevistador.
“La entrevista se dividen en tres etapas Rappot, cima y cierre”.55 La primera, el
Rappot es un término que significa concordancia, simpatía; cuyo propósito es
disminuir las tensiones del solicitante y romper el hielo. La segunda, la cima: etapa
que se refiere a la realización de la entrevista propiamente y a través de ella van a
indagarse las áreas que se mencionaron de manera general y que sirven también
para la elaboración de la solicitud. Dentro de ésta se encuentran:
Historia laboral, donde se pretende conocer la velocidad del progreso del
individuo, su estabilidad, sus ingresos económicos, su actitud hacia la autoridad,
54 Ibid. p. 177-178 55 Arias Galicia, L. Fernando. Op. Cit. p. 443–446
60
sus habilidades para relacionarse, en resumen la manera general en que se
desenvuelve en el ambiente de trabajo.
Historia educativa: si se dirige la exploración del último trabajo al primero, es más
probable lograr continuidad en la entrevista pasando a los últimos años de
escolaridad. En esta área se pretende establecer si ha existido continuación en
sus estudios, duración de los mismos, papel que jugó en este ambiente (líder,
“aplicado”, “peleonero”, etc.), relaciones con la autoridad (profesores), relación
entre sus calificaciones, su potencial y su necesidad de conocimiento.
Historia personal: la exploración de esta área en una entrevista de selección de
personal ha sido objeto de críticas severas, por considerarse que la información
corresponde a la vida privada del solicitante y que la organización no tiene
derecho a investigarla.
Tiempo libre: se busca la manera de obtener información sobre el uso que hace de
su tiempo libre, para precisar bien la forma como canaliza sus tensiones y hace
uso de su responsabilidad personal y proyectos a corto y largo plazo: básicamente
se desea conocer cómo pretende planear su futuro, realizarse y autodeterminarse
con respecto a sus metas.
Finalmente, la tercera etapa es el cierre: cinco o diez minutos antes de dar por
terminada la entrevista, se anuncia el final de la misma, dando oportunidad al
solicitante para hacer las preguntas que estime conveniente y manifieste sus
impresiones sobre la entrevista misma y, por último, se le dé a conocer cual es el
siguiente paso a realizar. (Ver los Anexos No. 4 y 5)
Posterior a la entrevista se llevan a cabo las pruebas psicológicas y de trabajo,
estas son una evaluación de cualidades o características que se obtienen a través
de la observación y calificación de determinadas situaciones, pueden ser utilizadas
61
para predecir la buena actuación de candidatos.
“Para que las pruebas sean de utilidad requieren de tres elementos esenciales: ser
estandarizada; esto es determinar un parámetro de cuales son los máximos y
mínimos que se requieren para el grupo, para el cual va a ser aplicada.
Confiabilidad, cuando una misma prueba aplicada dos veces a la misma persona
en circunstancias idénticas, proporcione similares resultados y por último la
validez, es la cualidad por la que una prueba medida se refleje en la realización
del trabajo”.56
Otra prueba por la que tiene que pasar el candidato es el examen físico - médico
que se aplica casi siempre al final del proceso, puesto que, para ser útil debe ser
lo más completo que sea posible, por lo que sólo se deberá aplicar a quienes, en
las anteriores etapas, han resultado idóneos para el trabajo que se pretende
cubrir.
“El examen físico-médico comprende, la historia clínica, las pruebas de
laboratorio, entre otros; además, descubre las características físicas del individuo
que sean significativas para la ejecución eficiente en el puesto a ocupar; reviste
una importancia básica en las organizaciones, al grado de llegar a influir en
elementos tales como la calidad y cantidad de trabajo, índices de ausentismo y
puntualidad”.57
El examen médico de admisión corre a cargo de la empresa y deberá ser
efectuado por un profesionista especializado en medicina del trabajo y con
conocimientos suficientes de los diversos tipos de trabajo efectuados en la
empresa u organización, a fin de determinar la congruencia entre los
requerimientos de los mismos y el estado corporal de cada candidato.
56 Mercado H., Salvador. Op. Cit. p. 179 57 Ibid. p. 181
62
“Este punto es trascendente pues no se trata de aceptar sólo personas en
excelente estado de salud sino de candidatos cuyo trabajo no constituya un riesgo
para ellos mismos ni para su grupo de trabajo”.58
Por último se realiza una entrevista final ya que el candidato logró trascender
todos los pasos del reclutamiento y la selección de personal, la cual consiste en
una breve plática entre el jefe inmediato y el futuro integrante de la organización
en la cual se tratan aspectos tales como, si está dispuesto a laborar
inmediatamente hoy; si tiene alguna duda acerca del puesto a ocupar; del horario,
de las prestaciones; también el entrevistador puede hacerle preguntas que se le
hicieron durante el proceso de selección, todo ello con el propósito de comprobar y
comparar la información obtenida, ya que la entrevista final nos servirá como base
fundamental para tomar una buena decisión final.
El paso final en el proceso de selección es la decisión requerida para seleccionar
una persona y contratarla para el puesto, esta responsabilidad recae en el área de
personal, notificar a los solicitantes sobre dicha decisión y hacer oferta de trabajo
a aquellos que han sido aceptados. La oferta de trabajo confirmará los detalles del
empleo, arreglos de trabajo, salario, etc., y especificará un límite de tiempo en el
cual el solicitante debe llegar a una decisión.
“Si bien todos los pasos del proceso de selección son importantes, el más
importante es la decisión final de aceptar o rechazar a un solicitante. Debido al
costo de colocar nuevos empleados en la nómina, el breve periodo de prueba en
muchas organizaciones y las diversas consideraciones legales, la decisión final
debe ser tan consistente como sea posible. Así, es preciso considerar de manera
58 Arias Galicia, Fernando. Op. Cit. p. 455 – 456.
63
sistemática toda la información adecuada de los solicitantes”.59
2.3.4 CONTRATACIÓN
Ya sea que se hable de una organización grande o de una pequeña, al contratar a
los empleados de mejor calidad y a los más brillantes, se sienta una base sólida
para la excelencia. “De otra manera los directivos se lamentan de la inmensa
cantidad de tiempo que dedican a tratar de arreglar problemas provocados por
decisiones de selección inadecuadas”.60
Es cierto que las organizaciones triunfan o fracasan en razón de los talentos de
sus empleados, entonces los directivos influyen directamente en ello por medio de
las personas que contratan.
“Una vez aceptado el candidato, es necesario complementar los datos para
integrar su expediente de trabajo, tales como: fotografías, acta de nacimiento,
certificado de estudios, llenado de formas, etc”.61 Posteriormente se hace firmar al
solicitante el formato de alta respectiva, se realizan las anotaciones necesarias en
los registros y se toma su filiación.
Todo ello con el objeto de formalizar con apego a la Ley, la futura relación de
trabajo, para garantizar los intereses, derechos y obligaciones tanto del trabajador
como de la organización.
59 Bohlander, Snell y Sherman. “Administración de Recursos Humanos”, Ed. International Thomson. Décimosegunda
Edición. México, 2001, p. 200 60 Bohlander, Snell y Sherman. Op. Cit. p. 172 61 Mercado H., Salvador. Op. Cit. p. 183
64
2.3.5 INDUCCIÓN
La inducción del personal es un paso previo importante para un buen
adiestramiento, el cual consiste en ayudar al nuevo trabajador a que se identifique
con los empleados de su grupo de trabajo y “se motive a la vez al personal que ya
labora en la organización a que acepte y asimile rápidamente al nuevo
elemento”.62
La inducción la lleva a cabo el área de personal y es aquí donde se le da la
bienvenida al solicitante, valiéndose del manual del empleado en el cual se da a
conocer los siguientes puntos:
• Historia de la organización: origen de su nombre, crecimiento, desarrollo,
antecedentes históricos.
• Ubicación, localización, colindancias, superficie, etc.
• Tipo de organización, estilo de administración, objetivos, políticas y
procedimientos, etc.
• Presentación de organigrama de la institución.
• Personal: principales directores, subdirectores y jefes de departamento, etc.
65
Ubicar al trabajador dentro de la organización, mediante el señalamiento del lugar
de trabajo proporcionándole los elementos materiales necesarios para su
desempeño; a través de los manuales de organización, procedimientos y demás
documentos legales, órdenes, circulares, etc., que le permitan comprender su
responsabilidad, sus límites y sus facultades, además, presentándolo con sus
compañeros de trabajo y entregándole el manual de bienvenida en el que se le
proporciona información adicional tendiente a motivarlo.
62 Ibid. p. 183-184
66
CAPÍTULO III. PROPUESTA
Se propone el establecimiento de una guía que coadyuve en el proceso del
Reclutamiento, Selección, Contratación e Inducción del personal de estructura con
la finalidad de que el personal del área de Recursos Humanos cuente con un
procedimiento que le auxilie y le guíe para llevar a cabo la contratación y que
conozca las herramientas necesarias, los pasos que debe seguir y el momento en
que cada uno de los procesos se debe aplicar con la finalidad de contar con el
mejor elemento para cubrir una plaza vacante.
3.1 GUÍA PARA LA CONTRATACIÓN DEL PERSONAL DE ESTRUCTURA
La implantación del proceso de Reclutamiento, Selección, Contratación e
Inducción de Personal de Estructura, mediante la cual se contribuirá a acreditar el
cumplimiento de la Normatividad establecida en el Artículo 123 Apartado B
Constitucional, Ley Federal del Trabajo, Ley de los Trabajadores al Servicio del
Estado, Normatividad en Materia de Administración de Recursos (Circular Uno),
entre otras.
Lo anterior tendrá como beneficio tener los elementos necesarios para llevar a
cabo, por un lado, la aplicación de las leyes y reglamentos y por el otro, contar con
el personal capacitado, con la experiencia y el perfil necesarios que requieren
cada uno de los puestos de estructura, con que cuenta la Secretaría del Medio
Ambiente del Gobierno del Distrito Federal.
67
Cabe mencionar que la presente guía, podrá ser adaptada o enriquecida conforme a las
características específicas del área de Recursos Humanos de la Secretaría del Medio
Ambiente del Gobierno del Distrito Federal. Además, aportar conocimientos sobre
técnicas de Administración de Recursos Humanos, incrementar los conocimientos
sobre Reclutamiento, Selección, Contratación e Inducción de personal, satisfacer
una inquietud personal. Asimismo, cumplir con el requisito para obtener el título de
Licenciados en Administración Educativa.
3.2 OBJETIVO GENERAL.
Establecer los criterios, procesos y mecanismos a desarrollar por parte de la
Secretaría para reclutar, seleccionar, contratar e inducir personal de estructura
conforme a las características y necesidades que cada puesto requiera, a efecto
de colocar al elemento humano idóneo para cada puesto integrando al mismo de
manera eficiente a las funciones que deberá desempeñar, así como para contribuir
a disminuir los riesgos por demandas laborales.
3.2.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Establecer los mecanismos que permitan al área de Recursos Humanos,
allegarse de manera eficiente de candidatos para ocupar las vacantes
disponibles, a través de un adecuado reclutamiento.
• Aplicación del proceso de selección que permita determinar al elemento
humano idóneo para ocupar un puesto de estructura, a efecto de evitar el
incumplimiento de metas y objetivos establecidos.
68
• Seleccionar al personal con el perfil adecuado para cada puesto.
• Establecer las herramientas necesarias para formalizar conforme a la
normatividad vigente en la materia, la relación laboral entre el candidato
seleccionado a ocupar la vacante disponible y la secretaría del Medio
Ambiente.
• Establecer métodos de inducción para el personal de estructura de nuevo
ingreso, a efecto de incorporarlos de manera eficaz al ambiente de trabajo,
normativo y laboral, evitando con ello que el proceso de adaptación del
personal de reciente contratación se prolongue provocando retraso en el
cumplimiento de programas, metas y objetivos establecidos.
3.3 BENEFICIO DEL PROCESO A IMPLANTAR
Entre los beneficios que se obtendrían se contemplan los siguientes:
a) Formalización de los procesos de reclutamiento, selección, contratación e
inducción de personal de mandos medios y superiores, lo que permitirá
garantizar el desarrollo de las actividades inherentes al puesto.
b) Contar con diversas fuentes de reclutamiento que permitan integrar una
cartera de candidatos eficiente.
c) Identificar y seleccionar al candidato idóneo para ocupar una vacante de
conformidad o de acuerdo a las actividades y funciones que debe
desarrollar, bajo un clima de respeto a las normas establecidas.
d) Determinar los valores morales y profesionales del personal que se
69
pretende contratar.
e) Disminuir la rotación del personal para reducir el riesgo de incumplimiento
de metas, objetivos y programas establecidos.
3.4 INSTRUMENTOS PARA LA IMPLANTACIÓN DEL PROCESO DE RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN, CONTRATACIÓN E INDUCCIÓN DE PERSONAL DE ESTRUCTURA.
Los instrumentos fundamentales que deberán determinar características o factores
necesarios, para la ejecución efectiva de los procedimientos que integran dicho
proceso, son los siguientes:
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
La descripción de puesto “es una declaración escrita de lo que hace el ocupante
de un puesto, cómo se hace y por qué se hace”,63 de este modo la descripción del
puesto está comprendida en la organización jerárquica de la Secretaría del Medio
Ambiente, conforme al dictamen de estructura debidamente aprobado y cuyas
funciones están determinadas en el manual administrativo correspondiente, a
través del cual se concentran las funciones, atribuciones y requerimientos de cada
puesto de la misma, conforme a su estructura dictaminada, así como a la
identificación de los aspectos específicos que el elemento humano deberá reunir
para ocupar dichos puestos.
Cabe mencionar que dichos documentos deben ser actualizados de manera
periódica de conformidad a los cambios que en la normatividad aplicable en la
materia y/o políticas internas, tengan lugar, considerando los siguientes puntos:
a) El Código de ética y/o reglamento interno en el centro de trabajo; se
63 Robbins Stephen P., Coulter Mary. “Administración”. Ed. Prentice Hall. México, 1996, p. 379
70
refiere al establecimiento de reglas internas que regulan el
comportamiento y desempeño de los servidores públicos (actitud),
cuya difusión y aplicación deberá ser de carácter y observancia
general, bajo un clima de equidad e igualdad.
b) Políticas del proceso de reclutamiento, selección, contratación e
inducción de personal, se propone el documento a través del cual la
Secretaría del Medio Ambiente establecerá las reglas y criterios de
aplicación para la ejecución de las actividades que integran el
proceso.
c) Catálogo de puesto; se define como la identificación, clasificación y
ordenamiento de las plazas o puestos que conforman la organización
de la Secretaría del Medio Ambiente.
HERRAMIENTAS PARA EL RECLUTAMIENTO DE PERSONAL.
El reclutamiento es el proceso de localizar, identificar y atraer solicitantes capaces
y es el área de Recursos Humanos de la Secretaría del Medio Ambiente quien se
allegará de candidatos conforme a la descripción del puesto establecida para
ocupar una vacante, se auxiliará con fuentes de reclutamiento, tanto internas
como externas. Ver anexo No. 7
Las fuentes internas que utilizará la Dirección de Recursos Humanos, para el
reclutamiento de candidatos, podrá ser el mismo personal que labora en la unidad
donde existe la plaza vacante, o bien, de la misma institución o por recomendación
por parte del área solicitante y/o, en su defecto, de la cartera o inventario de
candidatos detectados en reclutamientos anteriores.
Las fuentes externas o lugares que se encuentran fuera de la Institución, a las que
se puede recurrir para el reclutamiento de aspirantes para ocupar un puesto
vacante de nivel medio superior, serán: Bolsas de Trabajo de Escuelas y
71
Universidades, medios de comunicación masiva: periódicos, revistas, internet,
agencias de empleo, candidatos espontáneos, etc.
El departamento de Recursos Humanos de la Secretaría del Medio Ambiente,
debe considerar los siguientes pasos para reclutar al personal adecuado.
1. Identificar, en la estructura organizacional, el puesto que se encuentra vacante.
2. Llenar la hoja de requisición de personal.
3. Establecer el horario para la entrega de currículums y solicitud de empleo de los
aspirantes.
4. Dar a conocer la convocatoria que contenga todos los requisitos para cubrir el
perfil deseado. Se llevará a cabo de acuerdo a las fuentes de reclutamiento.
5. Recoger los currículums y solicitudes de empleo de los aspirantes al puesto.
6. Examinar los currículums y solicitud de empleo obtenidas, para identificar a los
posibles candidatos.
HERRAMIENTAS PARA LA SELECCIÓN DE PERSONAL.
La selección es el proceso a través del cual, la Dirección de Recursos Humanos
determina al candidato que de manera razonable cubre los requisitos y el perfil
que se requiere para ocupar el puesto vacante, a efecto de determinar al elemento
humano idóneo, de conformidad con los siguientes filtros: Ver Anexo No. 8
1. La solicitud de empleo: formato, a través del cual, el área de Recursos
Humanos obtendrá la información general de los aspirantes a ocupar una
72
vacante, misma que debe contener como mínimo los siguientes puntos a tratar:
• Datos Generales del Solicitante.
• Objetivo Personal.
• Estudios Realizados.
• Experiencia Laboral (empresa, puesto, jefe inmediato, dirección, teléfono).
• Tres referencias Personales (nombre Dirección y teléfono).
• Tres referencias familiares (nombre, dirección y teléfono).
• Sueldo que pretende percibir.
• Datos económicos (otros Ingresos, tipo de casa, automóvil, deudas, gastos
mensuales aproximados).
• Aficiones o pasatiempos.
• Comentarios o aclaraciones.
• Firma del solicitante bajo protesta de decir verdad.
• Incluir una leyenda que diga: “el candidato autoriza ser investigado con
relación a los datos manifestados en la presente solicitud de empleo”.
Asimismo, dicho formato deberá contener los siguientes cuestionamientos:
• ¿Se encuentra pensionado? ( ) NO ( ) Si ¿Por qué Institución? (I)
• ¿Ha optado por algún sistema de retiro voluntario del GDF? ( ) NO ( ) SI
¿En qué año? (II)
• ¿Se encuentra demandando al Gobierno del Distrito Federal? ( ) NO
( ) SI (Motivo) (III)
• ¿Se encuentra Inhabilitado por la Contraloría General del GDF o por la
Secretaría de la Función Pública? ( ) NO ( ) SI (Motivo) (IV)
• ¿Se encuentra desempeñando algún empleo, cargo o comisión dentro del
GDF o del Gobierno Federal? ( ) NO ( ) SI (V)
• ¿Actualmente tiene algún adeudo por préstamo con el ISSSTE o
73
FOVISSSTE? ( ) NO ( ) SI (Especifique) (VI). Ver Anexo No. 6
(I) Esta información le sirve a la Secretaría del Medio Ambiente para tener
cuidado de no contratar personal que se encuentre pensionado por
cualquiera de las dos instituciones, ya sea ISSSTE o IMSS, ya que al
hacerlo el personal contratado tendrá que tramitar su baja temporal ante
cualquiera de estas instituciones.
(II) Dentro de la política del GDF, como lo establece la Circular Uno, el personal
que opta por el retiro voluntario no puede ser contratado en una plaza de
estructura, sólo por servicios profesionales.
(III) El personal que se encuentra demandando al GDF no puede ser contratado
bajo ninguna modalidad, toda vez que su situación jurídica se halla en
proceso de sentencia.
(IV) El solicitante que aspira a un puesto de estructura, no puede ser contratado
si se encuentra inhabilitado por la Contraloría General del GDF o por la
Función Pública, ya que éstos son los órganos encargados de emitir
responsabilidad, ya sea por mala administración o por alguna irregularidad
detectada en puestos desempeñados con anterioridad.
(V) El solicitante que aspire a ser contratado en un puesto de estructura no debe
estar desempeñando algún otro empleo, cargo o comisión dentro del
Gobierno del DF o del Gobierno Federal, toda vez que estos puestos son de
confianza y por lo tanto requieren de tiempo completo para desempeñar las
funciones propias del puesto.
(VI) Es necesario saber si el personal que se va a contratar tiene algún adeudo
74
por préstamo con el ISSSTE, o FOVISSSTE, esto es con el fin de que a
través de nomina se le siga haciendo el descuento correspondiente.
2. La depuración de la solicitud de empleo será a través del cotejo de la
información contenida en las solicitudes de empleo, contra los requisitos
establecidos en la convocatoria.
3. Para la entrevista preliminar se utilizarán los métodos a través de los cuales, el
Área de Recursos Humanos de la Secretaría del Medio Ambiente, obtendrá
información adicional sobre las actitudes y aptitudes de los aspirantes a ocupar
el puesto vacante de estructura.
4. Examen de conocimientos. Es el instrumento a través del cual se evaluará el
nivel de conocimientos afines de los aspirantes a ocupar una plaza vacante.
5. Examen psicométrico. Será el instrumento con el cual la secretaría del Medio
Ambiente evaluará a los aspirantes para saber si tienen el perfil psicológico o de
comportamiento que se requiere para ocupar el puesto.
6. El estudio socio-económico corroborará la información requisitada en la solicitud
de empleo presentada por el aspirante, mediante la investigación
correspondiente, encaminada a determinar de manera objetiva los
antecedentes familiares, laborales, económicos y sociales del mismo.
7. El certificado de examen médico es el documento con el que se confirmará si el
aspirante goza de buena salud para desarrollar las labores inherentes al puesto.
Los pasos para la selección de personal son:
1. Informar a los posibles candidatos que han sido seleccionados, ya que han
75
cubierto los requisitos.
2. Aplicar examen de conocimientos.
3. Aplicar pruebas de aptitud y psicológicas.
4. Aplicar estudio socio-económico.
5. Realizar una entrevista para corroborar la información de su currículum y
solicitud de empleo.
6. Elegir a las personas, que de acuerdo al perfil y a los resultados de las pruebas
de aptitud y psicológicas; y de acuerdo a la entrevista cumpla con las
características que la Secretaría del Medio Ambiente necesita.
7. Solicitar a los candidatos su examen médico.
8. Tomar la decisión de cual es el aspirante que cubre el perfil de acuerdo a su
desarrollo en este proceso.
9. Informarle al aspirante que ha sido elegido para cubrir el puesto.
HERRAMIENTAS PARA LA CONTRATACIÓN.
La contratación es el proceso de integración formal y documental del recurso
humano a la organización y es en esta etapa en la que se llevan a cabo todos los
trámites con los que se inicia la relación laboral, así, por medio de las
herramientas para la contratación se formalizará la solicitud de ocupación de la
vacante por parte de las áreas operativas y administrativas de la Secretaría del
Medio Ambiente, cuya periodicidad de emisión será por evento (contratación).
76
Las herramientas para la contratación de personal de estructura, será la
documentación que el área de Recursos Humanos solicitará al candidato
contratado para iniciar la formalización de la relación laboral, por tal motivo,
deberá presentar completa la siguiente documentación:
Formato de Solicitud de Empleo al G. D. F., debidamente requisitada.
Acta de nacimiento.
Copia de credencial de elector o del trámite de su solicitud.
Copia del R. F. C.
Copia de C. U. R. P.
Copia del documento que acredite su nivel máximo de estudios.
Copia de la Cartilla del S. M. N., liberada o en trámite (en su caso).
Copia de comprobante de domicilio.
2 fotografías tamaño infantil de frente.
Constancia expedida por la Contraloría General del G. D. F., que acredite
la no existencia de registro de inhabilitación.
Copia del formato migratorio (en su caso). (Ver anexo No. 9)
Nombramiento. De Acuerdo como lo establece el Prontuario Normativo del
Personal de la Administración Pública Centralizada y Desconcentrada del Distrito
Federal, se debe hacer constar que las funciones del puesto que el servidor
público ocupará, son de confianza, por tal motivo se deberá:
77
a) Completar el expediente del candidato elegido solicitando la documentación
anterior en original y copias.
b) Elaborar el contrato bajo el régimen de la Ley Federal de los trabajadores al
servicio del Estado y por último firmar el contrato.
3.5 INDUCCIÓN DEL PERSONAL CONTRATADO
La inducción es el proceso que va a permitir que el servidor público de nuevo
ingreso se integre e identifique con la función pública. Para que se lleve a cabo la
inducción; los pasos a seguir son los siguientes:
1. El servidor público de nuevo ingreso es presentado por el responsable de la
Dirección de Recursos Humanos, en el área en la que va a desempeñar el
puesto.
2. Se presenta con el personal que labora en la misma unidad, con los jefes de
cada departamento con los que va a tener relación laboral.
3. Se le muestran las instalaciones y se le presenta a los jefes de cada una de las
áreas que conforman la dependencia.
4. Se le hace entrega de la oficina donde laborará y se le entrega el manual de
procedimientos de su área para que conozca las funciones propias que
realizará y se le dará la bienvenida. (Ver Anexo No. 10)
78
CONCLUSIONES
Si se parte de la premisa de que el factor humano ocupa un lugar determinante en
cualquier tipo de organización, y que constituye la parte dinámica para el
cumplimiento de metas; la administración pública como parte medular, se traduce
en más y mejores servicios para los habitantes de la Ciudad de México.
La importancia de los recursos humanos son y serán un factor importante en el éxito
o fracaso de cualquier institución, ya que jamás se podrán sustituir las cualidades del
elemento humano, además, son quienes desempeñan las actividades laborales por
lo que deben de contar con la preparación adecuada; es por ello que es importante
que se valore la participación del recurso humano en el logro de los objetivos
institucionales.
Es por ello que se ha visto la necesidad de implantar una guía para el procedimiento
de allegarse del factor humano. Cuando ésta es efectiva se consideran aceptables
los factores tiempo y costo, ya que resultaran una inversión para la institución, cuya
utilidad se advierte cuando se obtiene un buen elemento que muestre disposición en
la realización de sus actividades, esto a su vez origina un ritmo de trabajo aceptable,
un ambiente laboral agradable y por lo tanto mejores resultados en el logro de los
objetivos.
Con esta guía se espera, que las áreas involucradas en el proceso de la contratación
del personal para ocupar puestos de estructura, les sirva como apoyo para hacerse
de los mejores candidatos y la mejor contratación; ya que de esta manera la
dependencia contará con personal capacitado y con elementos que puedan tomar
79
decisiones, hacer frente a las necesidades y funciones que tienen que realizar en las
distintas áreas para el beneficio, tanto de la dependencia, como para la prestación de
servicios.
Por último se puede mencionar que el proceso de reclutamiento, selección,
contratación, e inducción de personal de mandos medios y superiores puede ser tan
complicado como sencillo en su aplicación de acuerdo a los intereses de las
personas involucradas en el mencionado proceso.
80
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Werther, William B. y Keith Davis. “Administración de Personal de Recursos
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83
ANEXO No. 2
ORGANIGRAMA DE LA SECRETARÍA DEL MEDIO AMBIENTE DEL G. D. F.
ANEXO No. 1
84
ORGANIGRAMA DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN EN LA S. M. A.
ANEXO No.2
85
SECRETARÍA DEL MEDIO AMMBMTB
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN SEGUIMIENTO DE OFICIOS POR ATENDER DEL ANO 2008
No. No. DE OFICIO RECIBIDO
FECHA DEL OFICIO
FECHA DE RECIBIDO EN LA DIRECCIÓN DEPENDENCIA QUfl LO «FORMACIÓN SOLICITADA
FECHA DE ATENCIÓN
FECHA DE COMPROMISO SEGUIMIENTO
1268
DOZCM/001/06
02/01/06
03/01/06
DGZCM. OFICINA DEL DIRECTOR GENERAL. M.V.Z. Se. FERNADO GUAL SILL.
SOLICITA CONTROLADORES DE ASISTENCIA PARA TRES ZOOLÓGICOS Y PARA QUE RECIBAN LA CAPACITACIÓN OFRECIDA POR LA DIRECCIÓN GENERAL DE RELACIONES LABORALES. LO MEJOR SERÍA CONTAR CON SISTEMAS DE CHECADO QUE NO REQUIERE DE UN CONTROLAOOR COMO ESTAS OFICINAS,
1269
AVERIGUACIÓN PREVIA FCH/CUH-8/T2/1421/05-05
02/01(06
02/01/06
PROCURADURÍA ORAL DE JUSTICIA DEL D.F. UNIDAD DE INVESTIGACIÓN SIU DETENIDO. C. LUIS ROGELIO CADENA OSORIO.
SOLICITA COPIA CERTIFICADA DEL NOMBRAMIENTO DE LA C. ING. ROSA MARlA GÓMEZ SOSA Y DE LA C. ELENA MICHAEL AVILA GONZÁLEZ. LE SOLICITA LA LIC. B.G.C. ATENDER EN FORMA URGENTE
ATENDIDO CON OFICIO SMA/DGA/028/0 6 5/01/2006
1270
DAP/0102/2006
05/01/06
00/01/06
OM. DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL LIC. AUDOMARO JESÚS LASTRA GONZÁLEZ.
INFORMA QUE NO SE HA RECIBIDO LAS FOTOCOPIAS DE LAS CÉDULAS DEL REGISTRO FEDERAL DE CONTRIBUYENTES DE LOS PRESTADORES DE SERVICIOS CONTRATÓOS CON CARGO A LA PARTIDA 3301-00 RECURSOS FISCALES. LE SOLICITA LA LIC. B.G.C. ATENDER URGENTE.
OFICIO DGA/DRWSPER P/014/2006
1271
DGBUEA/SEA/UD RH/1816/05 08/12/05
03/01/06
DGBUEA SUBDIRECCIÓN DE ENLACE ADMINISTRATIVO. RAÚL PÉREZ DURAN.
SOLICITA LA CANCELACIÓN DEL PROGRAMA DE 161 CONTRATOS, CORRESPONDIENTE AL PROYECTO DE LUZ Y FUERZA DEL CENTRO. CONSIDERANDO ESTA CANCELACIÓN CONFORME AL COSTO DEL PROGRAMA DE TRABAJADORES EVENTUALES PARA 2006 DE TODA LA SMA. POR ÁREA. TOMAR EN CUENTA LOS
1272
DGA/CSG/006/20 06 03/01/06
05/01/06
COORDINADOR DE SERVICIOS GENERALES. EDUARDO E. CASTILLO ARROYO.
REMITE DOCUMENTO DE INCIDENCIA MÚLTIPLE DEL C. HERRERA RIVERA MELQUÍADES fS JUSTIFICADOS. 28/09/2005 Y 30/09/2005 LE SOLICITA LA UC. B.G.C DAR SEGUIMIENTO A LA ATENCIÓN DE ESTA SOLICITUD.
1273 MARCO JURÍDICO ADMINISTRATIVO
LIC. BERTHA GÓMEZ CASTRO
LE SOLICITA REVISAR E INTEGRAR EN UN SOLO DOCUMENTO, CUIDAR EL ORDEN Y LA CONGRUENCIA PARA EL 10 DE ENERO.
1Z74
SNUUDGAfDF/000 2/2006 02/01/06
04/01/06
SMA. DIRECCIÓN DE FINANZAS. C.P. FRANCISCO SALDAÑA LIAHUT.
INFORMA QUE LA C. ROSARIO CORTES JIMÉNEZ RENUNCIO CON FECHA 31 DE DICIEMBRE DE 2005 Y SOLICITA AUTORIZACIÓN PARA LA SUSTITUCIÓN POR EL C. RAÚL LEÓN AVALOS. LE SOLICITA LA LIC. B.G.C. PROCEDER.
ANEXO No. 3
86
1275
GDF7SACM-DGA-05 01/11/05
04/11/05
SACM. DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRATIVA. LIC. EMILIO ANAYA AGULAR
SOLICITA LA CREACIÓN DE 280 PLAZAS , POR LO REMITE CÉDULAS DE DESCRIPCIÓN DE PUESTO DE LAS PLAZAS A CREAR Y LA AFECTACIÓN PRESUPUESTARIA 142 PARA CUBRIR EL PROGRAMA . LE SOLICITA LA LIC. B.G.C. URGENTE REALIZAR TRAMITE COMO ESTE. CORENA: 133 BOSQU
ANEXO No. 4FASES DE LA ENTREVISTA
87
DESENVOLVIMIENTO DE LA ENTREVISTA DE EMPLEO
ANEXO No. 5
88
ANEXO No. 6
89
ANEXO No. 7
90
ANEXO No. 7
91
ANEXO No. 7
92
93
ANEXO No. 8
94
ANEXO No. 8
95
ANEXO No. 9
96
ANEXO No. 10
97
