PDA Norte de Santander - ASOCIACION DE USUARIOS ......VINCULADOS AL PAP-PDA DE NORTE DE SANTANDER IMPLEMENTACIÓN DE PLANES DE ASEGURAMIENTO PARA MEJORAR LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS

LÍNEA DE ACCIÓN No. 3. IMPLEMENTACIÓN Y SEGUIMIENTO A LAS

ACTIVIDADES DEL PLAN DE ACCIÓN EMPRESARIAL

VERSIÓN 1 FECHA: 15/12/2018

MUNICIPIO DE LABATECA INFORME DE

IMPLEMENTACIÓN

CONSORCIO NORTE DE SANTANDER -CONNORTE 2018

1

DEPARTAMENTO DE NORTE DE SANTANDER

ADELANTAR ACCIONES DE ASEGURAMIENTO DE LOS SERVICIOS DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO EN EL

ÁREA URBANA Y RURAL DE LOS MUNICIPIOS VINCULADOS AL PAP-PDA DE NORTE DE SANTANDER

IMPLEMENTACIÓN DE PLANES DE ASEGURAMIENTO PARA MEJORAR LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS DE ACUEDUCTO,

ALCANTARILLADO Y ASEO

MUNICIPIO DE LABATECA

DICIEMBRE DE 2018





IMPLEMENTACIÓN


2

CUADRO DE RESPONSABILIDADES

RESPONSABLE NUMERO DE REVISIÓN

0 1 2

Elaboración

Nombre Nombre Nombre

Lizeth Karina Beltrán D.

Lizeth Karina Beltrán D.

Revisión


William Carrasco Mantilla William Carrasco Mantilla

Aprobación


William Carrasco Mantilla William Carrasco Mantilla

LISTA DE DISTRIBUCIÓN

DEPENDENCIA No. COPIAS FECHA DE ENVÍO OBSERVACIONES

Contratante 1

CUADRO DE MODIFICACIONES

REVISIÓN FECHA DE

MODIFICACIÓN ORIGEN DEL CAMBIO O

MODIFICACIÓN

27/12/2108 09/01/2019 Ajustes de fondo y de Forma





IMPLEMENTACIÓN


3

TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN .................................................................................................................... 7

1 CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN DE LAS ACTIVIDADES ESTABLECIDAS EN EL ANEXO TÉCNICO ...................................................................................................... 8

2 IMPLEMENTACIÓN DE LAS ACTIVIDADES ESTABLECIDAS EN EL ANEXO TÉCNICO .............................................................................................................................. 14

2.1 IMPLEMENTACIÓN DE ACTIVIDADES PROGRAMADAS EN EL CRONOGRAMA ............................................................................................................... 14

Identificar cada bien del inventario, propiedad, planta y equipo ................... 14 2.1.1

Implementación de formatos de peticiones, quejas y recursos..................... 15 2.1.2

Implementación procedimiento de solicitud de nuevos usuarios .................. 16 2.1.3

Implementar procedimiento para informar a la comunidad sobre la 2.1.4suspensión del servicio. ................................................................................................ 17

Implementación formato detección de usuarios clandestinos ....................... 18 2.1.5

Implementación del registro del número y tipo de daños por sectores ......... 18 2.1.6

Implementación del programa para detección y reparación de fugas no 2.1.7visibles 20

Implementar el formato para el reporte de fugas, perdidas físicas en tanques 2.1.8y a nivel intradomiciliar .................................................................................................. 20

2.2 ACOMPAÑAMIENTO PUESTA EN MARCHA COMITÉ DE ESTRATIFICACIÓN 22

2.3 TALLERES DE GESTIÓN EMPRESARIAL .......................................................... 24

2.4 CONSTRUCCIÓN DE CAPACIDADES EN ASPECTOS FINANCIEROS Y PRESUPUESTALES ........................................................................................................ 26

2.5 CONSTRUCCIÓN DE CAPACIDADES EN ASPECTOS COMERCIALES: RECUPERACIÓN DE CARTERA Y RECAUDO, ATENCIÓN DE PQRS, EN ACTUALIZACIÓN DE CATASTRO DE USUARIOS Y TARIFAS. ................................... 29

Recuperación de cartera y recaudo ............................................................... 29 2.5.1

Atención de PQRS ......................................................................................... 30 2.5.2

Actualización de catastro de usuarios ........................................................... 31 2.5.3

Taller de capacitación en la elaboración de los estudios de costos y tarifas 2.5.4de acueducto y alcantarillado ....................................................................................... 34

2.6 CONSTRUCCIÓN DE CAPACIDADES EN ASPECTOS TÉCNICOS: MICROMEDICIÓN, CALIDAD DE AGUA, MANTENIMIENTO DE TUBERÍAS, ACCESORIOS, FONTANERÍA, ETC. .............................................................................. 38

Micromedicion................................................................................................. 38 2.6.1





IMPLEMENTACIÓN


4

Calidad de agua: manejo y operación de plantas de tratamiento de agua 2.6.2potable. 39

Mantenimiento de tuberías, accesorios, fontanería ....................................... 40 2.6.3

3 ACTIVIDADES ADICIONALES EJECUTADAS ........................................................... 42

3.1 ACTIVIDADES DE FORTALECIMIENTO EJECUTADAS .................................... 43

Implementación formato de control periódico del índice de eficiencia del 3.1.1recaudo. 43

Implementación formato para el registro de calidad de agua que entra y sale 3.1.2de la planta de tratamiento ........................................................................................... 43

Gestionar ante la SAPSB los planos actualizados de acueducto y 3.1.3alcantarillado. ................................................................................................................ 44

3.2 CALIFICACIÓN ACTUALIZADA EN GESTIÓN EMPRESARIAL ......................... 45

3.3 INDICADORES DE GESTIÓN .............................................................................. 51

4 RESULTADOS OBTENIDOS ....................................................................................... 53

5 CONCLUSIONES, LOGROS Y RECOMENDACIONES ............................................. 54





IMPLEMENTACIÓN


5

LISTA DE TABLAS

Tabla 1. Capacitaciones realizadas al prestador ................................................................. 14 Tabla 2. Calificación por Área en la Matriz de Evaluación de Prestadores ........................ 42 Tabla 3. Grado de Gestión de las Empresas ....................................................................... 42 Tabla 4 Calificación Autoevaluación Gestión Empresarial. ................................................. 45 Tabla 5 Indicadores. ............................................................................................................. 51 Tabla 6 Resultados de la Autoevaluación antes y Después del Plan de Acción Empresarial. .......................................................................................................................... 53





IMPLEMENTACIÓN


6

SIGLAS

APC: Administración Pública Cooperativa APP: Agua para la Prosperidad APSB: Agua Potable y Saneamiento Básico CCU: Contrato de Condiciones Uniformes CRA: Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico. EME: Escala Mínima Eficiente ESP: Empresa de servicios públicos FSRI: Fondo de Solidaridad y Redistribución de Ingresos MVCT: Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio. PDA: Planes Departamentales para el Manejo Empresarial de los Servicios Públicos PDM: Plan de Desarrollo Municipal SA: Sociedad por Acciones. SAS: Sociedad por Acciones Simplificada SSPD: Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios SUI: Sistema Único de Información PTAP: Planta de Tratamiento de Agua Potable PTAR: Planta de Tratamiento de Agua Residual VAS: Viceministerio de Agua y Saneamiento Básico





IMPLEMENTACIÓN


7

INTRODUCCIÓN En cumplimiento de lo establecido en el Contrato de Consultoría 0084 de 2017, suscrito entre la Secretaría de Agua Potable y el Consorcio Norte de Santander, cuyo objeto es llevar a cabo la CONSULTORÍA ESPECIALIZADA PARA ADELANTAR ACCIONES DE ASEGURAMIENTO DE LOS SERVICIOS DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO EN EL ÁREA URBANA Y RURAL DE LOS MUNICIPIOS VINCULADOS AL PAP-PDA DE NORTE DE SANTANDER, se presenta el Informe de implementación de las actividades señaladas en el anexo técnico del contrato antes citado, indicadas en la Línea 3 “Implementación y seguimiento de actividades de fortalecimiento acordadas en el plan de acción empresarial de los prestadores de los servicios”, concertado con la Administración Publica Cooperativa Siscatagua Labateca APC. Una vez definido y concertado el cronograma de implementación de las actividades establecidas en el anexo técnico con el prestador, y dando alcance a las actividades contempladas en el Plan de Acción, la consultoría realizó el acompañamiento a la ADMINISTRACIÓN PÚBLICA COOPERATIVA SISCATAGUA A.P.C. – LABATECA en la adopción e implementación de cada uno de los productos, entre ellos: manuales, procedimientos y formatos propuestos. En cumplimiento de las actividades previstas en la Línea 3, la Consultoría realizó talleres de capacitación para la construcción de capacidades en los temas de gestión empresarial; en aspectos financieros y presupuestales; en aspectos comerciales: recuperación de cartera y recaudo, atención de PQRS, en actualización de catastro de usuarios, elaboración de tarifas de acueducto y alcantarillado y en aspectos técnicos: micromedición, calidad de agua, mantenimiento de tuberías, accesorios, fontanería, etc. Adicionalmente, se llevaron a cabo actividades de fortalecimiento del prestador, las cuales, si bien no estaban incluidas dentro de las responsabilidades a cargo de la consultoría, se consideraron importantes para el mejoramiento integral de la gestión del prestador. Este documento se encuentra estructurado de la siguiente manera: Un primer capítulo, llamado Cronograma de implementación de las actividades establecidas en el anexo técnico, en el que se presenta un breve resumen del informe entregado en la fase 1 de la línea de acción 3; el segundo capítulo se divide en seis partes en las que se detalla la implementación de las actividades concertadas con el prestador; el acompañamiento en la puesta en marcha del comité de estratificación y los talleres de capacitación antes referidos; el capítulo 3 presenta las actividades adicionales de fortalecimiento institucional ejecutadas; el capítulo 4 hace una comparación entre la situación encontrada al principio de la consultoría y los resultados alcanzados al finalizar la misma y finalmente se presentan las conclusiones y recomendaciones de la consultoría en torno a los trabajos ejecutados con el prestador.





IMPLEMENTACIÓN


8

1 CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN DE LAS ACTIVIDADES ESTABLECIDAS EN EL ANEXO TÉCNICO

En el año 2015, la Secretaría de Agua potable y Saneamiento Básico de la Gobernación Norte de Santander, firmó el contrato de consultoría No. 012 con el Consorcio Modernización Norte , cuyo objeto fue la implementación de planes complementarios de aseguramiento de la prestación de los servicios de acueducto, alcantarillado y aseo en el área urbana de 21 municipios entre ellos el municipio de Labateca, en el cual se desarrolló el Plan de Acción Empresarial con el propósito de que la entidad prestadora contara con un instrumento de planeación y organización que le permitiera un mejoramiento sostenido en la prestación de los servicios de acueducto, alcantarillado y aseo del municipio. El Plan de Acción Empresarial le permitió al prestador contar con objetivos y metas definidos en el tiempo y asignar responsabilidades específicas para su cumplimiento. Para lograr los resultados esperados, el Plan de Acción Empresarial debe contar con un seguimiento y acompañamiento por parte de la Secretaría, para lo cual incorporó esta actividad dentro del alcance de la Línea 3 del contrato de consultoría 0084 de 2017. En desarrollo del contrato en mención, el día 11 de diciembre de 2017 se llevó a cabo un taller de capacitación en Gestión Empresarial, en la ciudad de Cúcuta, en el cual participó la ADMINISTRACIÓN PÚBLICA COOPERATIVA SISCATAGUA A.P.C. – LABATECA. Como resultado del taller, se socializó el ejercicio de autoevaluación realizado previamente por el prestador y a la vez se actualizó el estado de cumplimiento de las actividades. Dentro de las prioridades identificadas y planteadas por el prestador se destacan las siguientes:

Acompañamiento en la puesta en marcha del Comité de Estratificación

Talleres de Gestión Empresarial

Construcción de Capacidades en Aspectos Financieros y Presupuestales

Construcción de Capacidades en Aspectos Comerciales: Recuperación de

Cartera, atención de PQRs, en actualización de catastro de usuarios y tarifas

Construcción de Capacidades en Aspectos Técnicos: Micromedición, Calidad del

Agua, Mantenimiento de tuberías, accesorios, fontanería, etc. A continuación se presenta el cronograma concertado con la ADMINISTRACIÓN PUBLICA COOPERATIVA SISCATAGUA LABATECA APC, como resultado del taller de Gestión Empresarial realizado:





IMPLEMENTACIÓN


9

CRONOGRAMA PLAN DE ACCIÓN EMPRESARIAL 2017 - 2018 MUNICIPIO DE LABATECA

PLAN DE ACCIÓN EMPRESARIAL

RESPONSABLES

MESES

ÍT

EM ACTIVIDADES dic-17 ene-18 feb-18 mar-18 abr-18 may-18 jun-18 jul-18 ago-18 sep-18 oct-18 nov-18

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

ÁREA ADMINISTRATIVA E INSTITUCIONAL

1

Asesoría puesta en marcha Comité de Estratificación

Prestador – PAP-PDA

2

Identificar cada bien del inventario, propiedad, planta y equipo (con información que repose en la Administración Municipal)

Prestador

4

Talleres de Gestión Empresarial


5

Gestión ante el Sena para la certificación en competencias laborales

Prestador

6

Verificación de los resultados obtenidos por el prestador en el diligenciamiento de la autoevaluación en gestión empresarial desarrollada en el

Prestador





IMPLEMENTACIÓN


10



RESPONSABLES

MESES

ÍT

EM ACTIVIDADES

dic-17 ene-18 feb-18 mar-18 abr-18 may-18 jun-18 jul-18 ago-18 sep-18 oct-18 nov-18

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

taller de planeación estratégica

ÁREA FINANCIERA Y COMERCIAL

1

Implementación de Formatos de peticiones, quejas y recursos

Prestador

2

Capacitación en Aspectos Financieros y Presupuestales


3

Capacitación en Políticas de Recuperación de Cartera y Recaudo


4 Capacitación en atención de PQR´s


5

Ajuste al Contrato de Condiciones Uniformes

Prestador

6

Implementación Procedimiento de solicitud nuevos

Prestador





IMPLEMENTACIÓN


11



RESPONSABLES

MESES

ÍT

EM ACTIVIDADES


1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

usuarios

7

Implementación procedimiento incorporación de nuevos usuarios

Prestadr

8

Capacitación en la Actualización del Catastro de Usuarios


9 Actualización del Catastro de usuarios

Prestador

10

Implementar los Estudios Tarifarios de Acueducto y Alcantarillado

Prestador

11

Formato modelo para la actualización de niveles tarifarios

Prestador

12

Realizar talleres de capacitación en micromedición y tarifas de acueducto, alcantarillado y aseo


ÁREA TÉCNICA Y OPERATIVA

1

Implementación del formato Detección

Prestador





IMPLEMENTACIÓN


12



RESPONSABLES

MESES

ÍT

EM ACTIVIDADES


1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

de usuarios clandestinos

2

Implementación del registro del número y tipo de daños por sectores.

Prestador

3

Implementación del formato Fugas no visibles

Prestador

4

Implementación Reboses en tanques de almacenamiento

Prestador

5

Implementar el formato para el reporte de fugas, perdidas físicas en tanques y a nivel intradomiciliar

Prestador

6

Implementar un procedimiento para informar a la comunidad sobre la suspensión del servicio por mantenimiento

Prestador





IMPLEMENTACIÓN


13



RESPONSABLES

MESES

ÍT

EM ACTIVIDADES


1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

7

Realización de capacitaciones en calidad del agua, manteniendo de tuberías y accesorios y fontanería tuberías para fontanería






IMPLEMENTACIÓN


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2 IMPLEMENTACIÓN DE LAS ACTIVIDADES ESTABLECIDAS EN EL ANEXO TÉCNICO

Una vez formulado, socializado y concertado el Plan de Acción Empresarial con la ADMINISTRACIÓN PÚBLICA COOPERATIVA SISCATAGUA LABATECA APC, el Consorcio Norte de Santander – CONNORTE, procedió a iniciar la elaboración, entrega y posterior seguimiento a la adopción e implementación de cada una de las actividades contempladas en el documento. Teniendo en cuenta que gran parte del esfuerzo de fortalecimiento del prestador estuvo orientado a la capacitación y construcción de capacidades y dado que se realizaron diferentes jornadas de capacitación adicionales a las previstas contractualmente, a continuación, se presenta un cuadro resumen con las capacitaciones realizadas al prestador, durante la vigencia de la consultoría: Tabla 1. Capacitaciones realizadas al prestador

FECHA TEMA

11 -12-2107 Gestión empresarial

06-06-2018 Costos y tarifas

31-08-2018 Catastro de usuarios

18-10-2018 Aspectos financieros y presupuestales

18-10-2018 Aspectos comerciales

20-11-2018 Aspectos técnicos Fuente: Elaboración propia

2.1 IMPLEMENTACIÓN DE ACTIVIDADES PROGRAMADAS EN EL CRONOGRAMA

Identificar cada bien del inventario, propiedad, planta y equipo 2.1.1 El inventario es una relación detallada, ordenada y valorada de los elementos que componen el patrimonio de una entidad, facilitando la disponibilidad de los bienes que posee al momento de necesitar su uso. En cumplimiento de esta actividad, el Consorcio Norte de Santander procedió a elaborar un formato que sirvió de guía al prestador para poder identificar cada bien.

Entrega y Socialización del Producto. El Consorcio hizo entrega del formato donde describe de forma detallada la identificación de cada uno de los bienes muebles de su propiedad.





IMPLEMENTACIÓN


15

Posteriormente, en reunión llevada a cabo en las instalaciones del prestador, fue socializado el documento aclarando dudas e indicándole la forma de diligenciamiento. (Ver Anexo No. 01 - Registro de Asistencia).

Evidencia de Cumplimiento. Como resultado se generó el compromiso por parte del Gerente de revisar y adoptar el documento entregado por parte del Consorcio. (Ver Anexo No. 02 - Formato de Inventario).

Implementación de formatos de peticiones, quejas y recursos 2.1.2 Los prestadores de Servicios Públicos Domiciliarios tienen la obligación de recibir, atender, tramitar y responder las peticiones y recursos que presenten los usuarios, para ello deben establecer, elaborar, implementar y mantener de manera eficiente y ordenada un procedimiento para darles el tratamiento requerido. De esta manera se busca dar una adecuada atención al usuario, solucionando sus inquietudes e inconformidades con los servicios prestados en el menor tiempo posible. La normatividad vigente en la materia, establece las siguientes definiciones: Petición: Es la solicitud que presenta un usuario para recibir una información, una

explicación, un documento, como podría ser de tarifas, normas y condiciones del servicio. Queja: Es el manifiesto de inconformidad que hace un usuario en relación con la prestación del servicio, la facturación o el desempeño de un funcionario. Ejemplo: deficiente prestación del servicio, error de facturación, mala atención del fontanero o del administrador, etc.

Recurso: Es un acto del suscriptor o usuario para obligar al prestador a revisar ciertas decisiones que afectan la prestación del servicio o la ejecución del contrato. Contra los actos de negativa del contrato, suspensión, terminación, corte y facturación que realice el prestador proceden el recurso de reposición, y el de apelación en los casos en que expresamente lo consagre la ley.

Con el objeto de dar cumplimiento a esta actividad, el Consorcio Norte de Santander procedió a la elaboración del formato de PQR, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

a) Definición de los tiempos de respuesta para las solicitudes que se realicen. b) Llevar un control sistematizado de las Peticiones, Quejas y Recursos.





IMPLEMENTACIÓN


16

Entrega y Socialización del Producto. En cumplimiento de esta actividad el Consorcio hizo entrega del formato de peticiones, quejas y recursos a Administración Publica Cooperativa Siscatagua Labateca APC. Posteriormente en reunión llevada a cabo en las instalaciones del prestador fue socializado el documento, aclarando dudas y realizando las mejoras conforme las necesidades manifestadas por el prestador.

Evidencia de Cumplimiento. Se presenta como soporte del cumplimiento de esta actividad los registros reportados por la Administración Publica Cooperativa Siscatagua Labateca Apc., que incluyen la recepción y respuestas de las Peticiones, Quejas y Recursos de los usuarios, aplicando los formatos suministrados por la consultoría. (Ver Anexo No. 03 – Expediente de PQR´S).

Implementación procedimiento de solicitud de nuevos usuarios 2.1.3 Los prestadores de servicios públicos deben promocionar el servicio a través de estrategias de mercado, buscando cada día más usuarios nuevos, atendiendo adecuadamente a los que ya tiene para conservarlos y haciendo campañas para que los usuarios hagan un uso racional del agua. El procedimiento a seguir, cada vez que un usuario potencial solicita su conexión, debe ser sencillo, rápido y organizado. Para estos casos, el prestador elabora un formato a diligenciar por el interesado. El estudio y aprobación lo realiza el Gerente examinando las solicitudes y la ubicación de la dirección del usuario potencial y el listado de cartera morosa para saber si ese predio tiene alguna deuda y el último paso es la liquidación de aportes de conexión que son los pagos que realiza el suscriptor potencial para conectar un inmueble por primera vez o para cambiar el diámetro de la acometida al sistema o red existente. Conforme lo anterior, el Consorcio Norte de Santander remitió el formato que aplica para solicitudes nuevas de servicio e incorporación de usuarios, denominado “Incorporación de Nuevos Usuarios”, cuyo procedimiento hace parte integral del Manual de Procedimientos complementado para la Administración Publica Cooperativa SISCATAGUA LABATECA APC

Entrega y Socialización del Producto. El Consorcio Norte de Santander hizo entrega del procedimiento que debe seguir el prestador para registrar usuarios y/o suscriptores, junto con el formato que debe ser diligenciado para atender esta solicitud.





IMPLEMENTACIÓN


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Posteriormente fue socializado con el Gerente, el producto en reunión llevada a cabo en la oficina de la ADMINISTRACIÓN PUBLICA COOPERATIVA SISCATAGUA LABATECA APC

Evidencia de Cumplimiento. Como resultado de esta actividad se presenta formato de incorporación de nuevos usuarios debidamente diligenciado. (Ver Anexo No. 4 Formato Incorporación de Nuevos Usuarios).

Implementar procedimiento para informar a la comunidad sobre la 2.1.4suspensión del servicio.

Para garantizar la prestación eficiente y eficaz de los servicios públicos, los prestadores deberán hacer reparaciones técnicas, mantenimiento periódico y racionamiento en caso de fuerza mayor, así como identificar puntos críticos de la red o de sus componentes evitando prejuicios a los suscriptores o usuarios que se derivan de las acciones realizadas, debido a esto se deben adelantar jornadas preventivas, donde es necesario realizar la suspensión del servicio. Como estrategia para comunicar a la comunidad sobre la suspensión del servicio por mantenimiento, el prestador emplea el perifoneo, medio que resulta idóneo para cumplir con este procedimiento, no obstante el consorcio orientó sobre otras formas de transmitir esta información. A continuación, se describe el procedimiento para informar a la comunidad sobre la suspensión de los servicios por manteamiento:

1. Desarrollar e implementar una estrategia de información, sea folletos, panfletos, perifoneo o socialización puerta a puerta, especificando a los usuarios el tipo de actividad a realizar (Reparaciones, Mantenimientos o Racionamientos).

2. Solicitud de disponibilidad presupuestal para la compra de materiales requeridos para la ejecución de las actividades.

3. Compra de materiales requeridos para el inicio de actividades de mantenimiento, reparaciones o racionamientos.

4. Informar a la comunidad con 24 horas de anticipación las actividades a realizar, especificando horas de inicio y finalización de las actividades, sectores específicos que se verán afectados y medidas de contingencia a implementar evitar prejuicios a los usuarios.

5. Ejecutar las actividades de reparaciones técnicas, mantenimientos periódicos y racionamientos por fuerza mayor.





IMPLEMENTACIÓN


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Implementación formato detección de usuarios clandestinos 2.1.5

Cuando un usuario no es suscriptor y se encuentra conectado a las redes exteriores del agua potable y alcantarillado se considera que su conexión es ilegal o clandestina, bien sea que esta situación se haya dado por negligencia del prestador o por fraude por parte del usuario.

Entrega y Socialización del Producto. En cumplimiento de esta actividad, el Consorcio Norte de Santander entregó el documento para la detección de usuarios clandestinos aclarando dudas y realizando mejoras conforme a las necesidades por el Gerente de Administración publica cooperativa SISCATAGUA LABATECA APC, recordando la importancia de implementarlo. Posteriormente se socializó con el Gerente, el documento diseñado para la detección de usuarios clandestinos, se indicó el procedimiento que debe realizar el fontanero como es la revisión periódica del estado de las redes de distribución y de los elementos que hacen parte de las acometidas domiciliarias; así mismo un recorrido por la localidad para detectar posibles fugas visibles y no visibles, conexiones clandestinas o fraudulentas y efectuando los correctivos necesarios, garantizando su correcto funcionamiento e informar al usuario de las actividades realizadas. Adicionalmente a lo anterior, debe registrar en su planilla de control diario e informar oportunamente al jefe inmediato sobre la detección de conexiones fraudulentas que haya detectado en la revisión de las redes, luego el prestador emite un oficio solicitando al usuario clandestino se sirva presentar su solicitud de inscripción como usuario del servicio y formalizar el contrato de condiciones uniformes. Posteriormente, en el periodo de ejecución de la consultoría 084 de 2017 del presente año, se hizo acompañamiento al prestador para la motivar la adopción e implementación del producto.

Evidencia de Cumplimiento. Como evidencia del cumplimiento de esta actividad se presenta como soporte el formato elaborado por el Consorcio, con el membrete de la ADMINISTRACIÓN PUBLICA COOPERATIVA SISCATAGUA LA BATECA APC. (Ver Anexo No. 05 – Formato para la detección de usuarios clandestinos).

Implementación del registro del número y tipo de daños por sectores 2.1.6

Para llevar a cabo la prestación de los servicios de manera eficiente, la entidad prestadora debe tener claridad de cuáles son los tipos de daños que más se presentan y en qué sectores, estableciendo la magnitud de los mismos. El registro sistemático de los daños que se presentan en la red y su seguimiento permanente facilitan la labor de operación y





IMPLEMENTACIÓN


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mantenimiento preventivo, priorizando los sectores en donde se deben realizar reparaciones o reposiciones de tuberías, al tiempo que permite analizar zonas de baja y alta presión que pueden requerir la instalación de válvulas y la revisión de los parámetros para la modelación hidráulica de la red. Actividades Para iniciar el registro del número y tipo de daños por sectores, la Entidad prestadora deberá: • Diseñar e implementar un formato que permita recopilar la siguiente información: a) Fecha del reporte b) Tipo de daño c) Sector d) Dirección e) Nombre y apellidos del usuario afectado f) Fecha de atención g) Fecha de reparación h) Accesorios utilizados i) Personal que atendió el daño • Llevar el control de estos daños en un plano en el cual se vayan marcando los puntos de mayor afectación en las redes.

El Consorcio Norte de Santander procedió a elaborar el formato del registro de números y tipos de daños por sectores, para la ADMINISTRACIÓN PUBLICA COOPERATIVA SISCATAGUA LABATECA APC teniendo en cuenta los conceptos anteriores.

Entrega y Socialización del Producto. De acuerdo a lo anterior, el Consorcio hizo entrega del formato del registro de números y tipos de daños por elaborado para la ADMINISTRACIÓN PUBLICA COOPERATIVA SISCATAGUA LABATECA APC. Posteriormente, en reunión llevada a cabo en las instalaciones del prestador, fue socializado el documento aclarando dudas y realizando las mejoras, conforme las necesidades manifestadas por el Gerente de la ADMINISTRACIÓN PUBLICA COOPERATIVA SISCATAGUA LABATECA APC.

Evidencia de Cumplimiento. Como resultado cumplimiento de esta actividad se presenta como soporte el formato elaborado por el Consorcio, con el membrete de la ADMINISTRACIÓN PUBLICA





IMPLEMENTACIÓN


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COOPERATIVA SISCATAGUA LABATECA APC. (Ver Anexo No. 06 – Formato de Registro del Número y Tipo de Daños por Sectores).

Implementación del programa para detección y reparación de fugas no 2.1.7visibles

Las fugas no visibles son el volumen de agua desperdiciada, causado por daño o avería en la red matriz o instalación de acueducto que no aflora en la superficie, infiltrándose en el terreno, encausándose en redes telefónicas o de alcantarillado. Uno de los aspectos que mide la condición física del sistema y la gestión administrativa del mismo, es el alto porcentaje de agua que es suministrada a la comunidad y que no es facturada. Por esta razón, se deben implementar las actividades necesarias que permitan detectar y reparar las fugas superficiales y subterráneas en todo el sistema de acueducto. Pérdidas de agua físicas: Son aquellas que no llegan al consumidor, perdiéndose en los componentes y etapas del sistema de abastecimiento. Fugas: Se define como el agua que se pierde debido al mal funcionamiento y problemas de las instalaciones, principalmente en la red de distribución. El control activo de fugas se compone de actividades de detección de fugas con objetivos bien definidos y correctamente administrados para localizar fugas no visibles, estrategias de comunicación para motivar a los clientes a informar inmediatamente sobre fugas visibles y administrar el trabajo de forma eficaz para garantizar reparaciones rápidas y de buena calidad. Conforme lo anterior, el Consorcio Norte de Santander, procedió a la elaboración de este producto.

Evidencia de Cumplimiento. Se presenta como soporte el programa que contiene el procedimiento para la Detección de Fugas con el membrete de la ADMINISTRACIÓN PUBLICA COOPERATIVA SISCATAGUA LABATECA APC. (Ver Anexo No 07. procedimiento para control activo de fugas).

Implementar el formato para el reporte de fugas, perdidas físicas en tanques 2.1.8y a nivel intradomiciliar

El programa de control de fugas, pérdidas físicas en tanques y a nivel intradomiciliar permite identificar las fugas existentes en el sistema a través de visitas periódicas de verificación a los usuarios, en las que se debe hacer revisión de flotadores, llaves terminales, tanques, albercas etc., con el fin de constatar que no existan fugas. La misma inspección se hace rutinariamente a la red principal de distribución y las domiciliarias.





IMPLEMENTACIÓN


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El prestador no contaba con este procedimiento como tampoco con el con formato para su implementación; dentro de las actividades adelantadas por el Consorcio Norte de Santander en el Plan de Acción Empresarial se realizó entrega del formato y la orientación sobre la implementación indicado conceptualización y las actividades que se deben adelantar para la identificación de estas fugas.

Pérdidas de agua físicas: Son aquellas que no llegan al consumidor, perdiéndose en los componentes y etapas del sistema de abastecimiento. Fugas: Se define como el agua que se pierde debido al mal funcionamiento y problemas

de las instalaciones, principalmente en la red de distribución. El control activo de fugas se compone de actividades de detección de fugas con objetivos bien definidos y correctamente administrados para localizar fugas no visibles, estrategias de comunicación para motivar a los clientes a informar inmediatamente sobre fugas visibles y administrar el trabajo de forma eficaz para garantizar reparaciones rápidas y de buena calidad. Conforme lo anterior, el Consorcio Norte de Santander, procedió a la elaboración de este producto, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

- Identificación de fugas o pérdidas físicas en tanques de almacenamiento: a. Fecha del reporte b. Filtro Relavado c. Caudal (Lt/sg) d. Hora de apertura de la válvula e. Tiempo de lavado f. Hora de cierre de la válvula g. Hora en que empieza a pasar agua para el tanque de almacenamiento h. Tiempo que tarda en llenarse completamente el tanque de almacenamiento i. Tiempo total j. Cantidad de agua perdida (M3)

- Reporte de fugas intradomiciliarias:

a) Fecha de reparación b) Fecha del reporte c) Tipo de daño d) Sector e) Dirección

Entrega y Socialización del Producto.

La Consultoría procedió a realizar la entrega del formato relacionado con el reporte de fugas perdidas físicas a nivel intradomiciliario elaborado para la SISCATAGUA LABATECA APC.





IMPLEMENTACIÓN


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Posteriormente, fue entregado y socializado el formato elaborado aclarando dudas y realizando las mejoras, conforme las necesidades manifestadas por el Gerente.

Evidencia de Cumplimiento. Se presenta como soporte de cumplimiento de esta actividad, el documento elaborado por el Consorcio con el membrete de la SISCATAGUA LABATECA APC. (Ver Anexo No. 08 – formato para el reporte de fugas, perdidas físicas en tanques y a nivel intradomiciliar).

2.2 ACOMPAÑAMIENTO PUESTA EN MARCHA COMITÉ DE ESTRATIFICACIÓN

La estratificación es la clasificación de los inmuebles residenciales de un municipio, permitiendo la diferenciación en el cobro de la tarifa de los servicios públicos domiciliarios. Las bases metodológicas para su levantamiento son establecidas por el Departamento Nacional de Planeación – DNP, para lo cual se definieron 6 estratos.

Los estratos de los inmuebles residenciales a los cuales se provean servicios públicos son: 1) Estrato 1 bajo- bajo. 2) Estrato 2 bajo, 3) Estrato 3 medio – bajo; 4) Estrato 4 medio, 5) Estrato 5 medio- alto, y 6) Estrato 6 alto; los inmuebles no Residenciales no tienen estrato socioeconómico. Para establecer el estrato de un inmueble residencial, el respectivo municipio debe aplicar las metodologías definidas por el DANE, las cuales contienen las variables, factores, ponderaciones y método estadístico, teniendo en cuenta la dotación de servicios públicos domiciliarios.

Por otra parte, es necesario precisar que el Alcalde Municipal es el único responsable de adoptar la estratificación urbana y rural de cada municipio y de informársela a las empresas de servicio públicos, a través de la Oficina de Planeación Municipal, y la participación de la comunidad y las entidades prestadoras de servicios públicos domiciliarios se encuentra prevista a través de los Comités Permanentes de Estratificación, que deben conformar los alcaldes por decreto, lo anterior es un deber indelegable del Alcalde realizar la estratificación respectiva.

En este sentido, la consultoría remitió un oficio al Alcalde del Municipio de Labateca, mediante el cual se le brindó toda la información relacionada con los CPE, con el propósito de motivar y promover su puesta en funcionamiento y en caso de que no estuviese constituido, para que se diera pasó a su debida conformación. Así mismo, se le propuso un plan de acción para que en la vigencia 2019, se contara con los recursos necesarios para su funcionamiento y se propiciara el cumplimiento de las funciones que dispone la ley para tal efecto. A continuación, se relacionan los principales aspectos contenidos en la normatividad vigente y que fueron informados a la administración municipal, junto con un modelo de Decreto para la conformación del CPE y un modelo de reglamento: De conformidad con lo dispuesto en el artículo 101.5 de la Ley 142 de 1994, antes de iniciar los estudios conducentes a la adopción de la estratificación, el alcalde debe





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conformar un Comité Permanente de Estratificación Socioeconómica (CPE) que lo asesore y cuya función principal será la de velar por la correcta aplicación de las metodologías suministradas por el gobierno nacional en la materia. Según el artículo 6 de la ley 732 de 2002, el CPE debe estar conformado por:

Representantes de la comunidad,

Por prestadores de servicios públicos de la jurisdicción donde funciona el CPE,

Por la Personería Municipal y

Por un Vocal de los Comités de Desarrollo y Control Social. El número de representantes de la comunidad se define en el reglamento interno del CPE. Según el parágrafo primero del artículo 6 de la Ley 732 de 2002, los CPE funcionarán en cada municipio y contarán con una Secretaría Técnica que será ejercida por la alcaldía del municipio al que pertenezca cada Comité. Por otra parte, de acuerdo con lo señalado en el parágrafo primero del artículo 6 de la Ley 732 de 2002, los CPE funcionarán de acuerdo a un reglamento interno que les suministrará el Departamento Nacional de Estadística – DANE. El Comité Permanente de Estratificación no es una persona jurídica distinta del municipio o distrito con autonomía administrativa o presupuestal; es un órgano asesor del alcalde, por lo que los recursos provenientes de la contribución para estratificación serán administrados presupuestalmente por el municipio. Por otra parte, de conformidad con lo establecido en el artículo 4 del Modelo de Reglamento del CPE, su funcionamiento se financia con los recursos que se apropien en el presupuesto municipal o distrital con destino a la estratificación de la localidad. Por su parte, el DNP por disposición del artículo 2 de la Ley 732 de 2002 profirió el “Modelo de Reglamento del Comité Permanente de Estratificación Socioeconómica”, el cual debe ser aceptado por todos los Comités. En dicho modelo de reglamento se establece el pago de honorarios a los miembros del CPE, así como gastos de las visitas de campo, gastos en que se incurra para las notificaciones de las decisiones adoptadas por el Comité, algunos gastos en materia de capacitación de sus miembros. En ningún caso gastos permanentes por oficinas ni dotación de las mismas, por personal administrativo. El artículo 4 del Reglamento sobre el funcionamiento del Comité, señala que éste será financiado con los recursos que se apropien en el presupuesto municipal con destino a la estratificación de la localidad. De esta manera, señala el numeral 8º del artículo 14 del Reglamento que los miembros del Comité, si se trata de representantes de la comunidad, tendrán derecho a recibir a





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título de honorarios por su asistencia y participación en cada sesión, una suma equivalente a medio día de salario del alcalde o alcaldesa de su municipio o distrito. Según el artículo 15 del Reglamento, los honorarios deben ser pagados por la Alcaldía ya que el Comité no cuenta con Tesorería.

Socialización del producto

En las distintas visitas realizadas a lo largo de la consultoría se realizó orientación al Gerente de la unidad el alcance y la importancia del comité de estratificación y sobre la sensibilización a los demás miembros para reactivar el comité permanente de estratificación generándose compromiso por parte del funcionario para la realización de dicha actividad.

Evidencia de cumplimiento

Se presenta como soporte de cumplimiento de esta actividad, el oficio remido al alcalde municipal, modelo de decreto de conformación, modelo de reglamento de comité de estratificación y acta de socialización (Ver Anexo No. 9)

2.3 TALLERES DE GESTIÓN EMPRESARIAL

El Consorcio Norte de Santander, llevó a cabo el taller de Gestión Empresarial, realizado el día 11 de diciembre del 2017 en las instalaciones del Hotel Casablanca de la ciudad de Cúcuta, con la participación del Gerente de la Administración Publica Cooperativa Siscatagua Labateca APC. La convocatoria fue realizada a través de comunicación de la Secretaría de Agua Potable y Saneamiento Básico dirigida al Alcalde Municipal y al gerente de la SISCATAGUA LABATECA APC. A continuación, se relacionan los temas tratados en el taller:

ASPECTOS LEGALES

• Definición de los servicios públicos • Marco constitucional de los servicios públicos en Colombia • Marco Legal de los Servicios públicos en Colombia • Prestadores autorizados. • Entidades del sector Agua Potable y Saneamiento Básico en Colombia • Esquemas diferenciales de servicios públicos en zonas rurales

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

• Modelos de Gestión • Componentes de aseguramiento • Elementos de la planeación estratégica





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GESTIÓN ADMINISTRATIVA

• Gestión Administrativa • Estructura organización y planta de personal • Manuales de funciones y procedimientos • Administración del personal • Administración de bienes y servicios

GESTIÓN COMERCIAL

• Contrato de servicios públicos con condiciones uniformes. • Solicitudes nuevas de servicios • Incorporación de nuevos usuarios • Detección de usuarios clandestinos • Catastro de suscriptores • Facturación, cobro, recaudo y cartera morosa. • Actualización tarifas • Campañas de capacitación sobre control social en la gestión de los servicios

públicos, uso eficiente y ahorro del agua y saneamiento básico e higiene.

ÁREA FINANCIERA

• Presupuesto • Plan Único de Cuentas • Balance, estado de resultados y flujo de caja • Sistema Unificado de Costos y Gastos

REGISTRO FOTOGRÁFICO





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Fuente: Consorcio Norte de Santander 2018

En el Anexo No. 10 se presenta el registro de asistencia de la jornada.

2.4 CONSTRUCCIÓN DE CAPACIDADES EN ASPECTOS FINANCIEROS Y PRESUPUESTALES

Mediante una jornada de capacitación realizado el día 18 de octubre de 2018 en las instalaciones del Hotel Casa Blanca en la Ciudad de Cúcuta, dirigida a los prestadores de los municipios vinculados al PAP-PDA, se concientizó de la importancia de lograr una efectiva y oportuna distribución de los recursos financieros de los que dispone cada prestador, de acuerdo con sus necesidades de funcionamiento y de inversión. Los temas tratados durante el taller de capacitación fueron los siguientes:

1) ASPECTOS FINANCIEROS

- Las generalidades de la gestión financiera - Estados financieros

Estados financieros principales Indicadores Financieros:

a) De liquidez b) De actividad c) Rentabilidad d) Endeudamiento.

Nivel de riesgo financiero de los prestadores de los servicios públicos según resolución 315 del 2005.





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Segmentación:

Grupo 1: Con más de 2.500 suscriptores en cualquiera de los tres servicios

Categoría 1: Prestadores con más de 8.000 suscriptores en cualquiera de los tres servicios.

Categoría 2: Prestadores con más de 2.500 suscriptores y hasta 8.000 suscriptores.

Grupo 2: Con menos de 2.500 suscriptores en cualquiera de los tres servicios

Los indicadores financieros, operativos y de calidad con los cuales se determina el nivel de riesgo, son: a) Indicadores financieros:

i. Liquidez (L). ii. Eficiencia en el recaudo (ER). iii. Coeficiente de cubrimiento de costos (CC); b) Indicadores Operativos y de Calidad para el servicio de acueducto:

i. Cumplimiento de Cobertura (CAc). ii. Calidad de agua (CA). iii. Continuidad (C);

c) Indicadores operativos y de calidad para el servicio de alcantarillado:

i. Cumplimiento de Cobertura (CALc); ii. d) Indicadores Operativos y de Calidad para el servicio de aseo: iii. Cumplimiento en frecuencia de recolección (CFR). iv. vida útil sitio de disposición final (VUi).

2) ASPECTOS PRESUPUESTALES

Como parte del taller de capacitación, se llevó a cabo una exposición acerca de los elementos básicos que componen el presupuesto para un prestador de servicios públicos y se culminó con un ejercicio práctico sobre la proyección del presupuesto para vigencia del 2019. Los temas abordados en este componente de la capacitación, fueron los siguientes: Componentes del Presupuesto:

1. Presupuesto de Ingresos 2. Presupuesto de Gastos Administrativos 3. Presupuesto de Costos Operativos





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Durante el desarrollo de la capacitación se hizo referencia a la Ley 142 de 1994 en temas como:

Estratificación socioeconómica

Procedimientos administrativos para actos unilaterales

Naturaleza y características del contrato.

De la prestación del servicio.

El cumplimiento y la prestación del servicio.

De los instrumentos de medición del consumo.

De la determinación del consumo facturable

De las facturas

Defensa de los usuarios en sede de la empresa Así mismo, se llevó a cabo una presentación del contenido del Decreto 302 del 2000, con temas como:

Disposiciones generales: Donde se enfatizó en el objeto y el registro o catastro de usuarios.

Definiciones: Conceptos sobre la parte operativa de la prestación del servicio.

Prestación del servicio de acueducto y alcantarillado: Se hizo énfasis sobre las obligaciones y los deberes de los usuarios.

Régimen de acometidas y medidores.

Mantenimiento de las instalaciones y medidores.

Causales de suspensión y corte.

Servicios Comunitarios

Hidrantes

Finalmente se hizo entrega a todos los prestadores los formatos en archivos de Excel como guía para la elaboración del presupuesto 2019 y los indicadores de seguimiento. A continuación, se presenta el registro fotográfico de la actividad desarrollada:





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REGISTRO FOTOGRÁFICO: Capacitación Aspectos Financieros

Fuente: Consorcio Norte de Santander 2018 En el Anexo No. 11 se relaciona la presentación y el registro de asistencia de la jornada.

2.5 CONSTRUCCIÓN DE CAPACIDADES EN ASPECTOS COMERCIALES: RECUPERACIÓN DE CARTERA Y RECAUDO, ATENCIÓN DE PQRS, EN ACTUALIZACIÓN DE CATASTRO DE USUARIOS Y TARIFAS.

Con el fin de fortalecer los prestadores de servicios públicos, en Aspectos Comerciales, el Consorcio Norte de Santander llevó a cabo taller de recuperación de cartera y recaudo y atención a PQRS. La capacitación se realizó el 18 de octubre del 2018, en las instalaciones del Hotel Casablanca de Cúcuta, y contó con la participación como capacitadores de los señores Francisco Javier González Acevedo Director atención al cliente Aguas Kpital y Andres Pallares. Los temas desarrollados durante la capacitación, fueron los siguientes:

Recuperación de cartera y recaudo 2.5.1 Estructura comercial:

1. Facturación o Servicios de acueducto y alcantarillado o Otros conceptos o Financiación

2. Recaudo

o Descuentos o Financiación





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3. Cartera o Atrasos o Financiación

Segmentación de los usuarios:

1. Valor de la facturación mensual 2. Cartera por atrasos y financiada 3. Cantidad de usuarios base de datos 4. Usuarios por estrato y uso 5. Ciclos de pago 6. Comportamiento de pago (atrasos) 7. Dinámica de pago por barrios o sectores 8. Caracterización

Cómo recaudar:

1. Históricos de pago 2. Históricos de relación recaudo/facturación 3. Participación de pago (Usuarios pago/fac) 4. Relación descuentos por facturación 5. Estadística de cartera financiada 6. Impacto de las estrategia en la recuperación de cartera. 7. Proyección del Recaudo 8. Indicadores

Estrategias de recuperación de cartera:

1. Visitas personalizadas 2. Tele cobro 3. Acuerdos de pago 4. Aguas al barrio 5. Plan de premios

Atención de PQRS 2.5.2 Se encuentra regulado en la Ley 142 de 1994, artículo 159, modificado por la Ley 689 de 2001, Art. 20. La actividad se desarrollaron los siguientes temas:

- Servicio al Ciudadano, Protocolos de Atención y Servicio al Ciudadano; Cumplimiento de la Ley en términos de derechos de petición

- Derechos de petición y sus implicaciones disciplinarias - Sistema de PQRS: Normatividad y canales de atención





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- Sistema Gestión Documental: Correspondencia virtual y Oficio - Uso y manejo del teléfono - Notificación de la decisión

Normativa concordante

• Constitución Política de Colombia. • Código Contencioso Administrativo • Circular Externa SSPD 006 del 2 de mayo de 2007. • Contrato de Condiciones Uniformes. • Resolución CRA 151 de 2001. • Ley 142 de 1994.



En el Anexo No. 12 se relaciona la presentación y el registro de asistencia de la jornada.

Actualización de catastro de usuarios 2.5.3 La Secretaría de Agua potable y Saneamiento Básico de la Gobernación Norte de Santander, celebró en el año 2015 el contrato de consultoría No. 012 con el Consorcio Modernización Norte, el cual llevó a cabo el catastro de usuarios de los municipios de Arboledas, Bochalema, Cáchira, Cácota, Durania, Hacarí, Herrán, Labateca, La Esperanza, Lourdes, Pamplonita, Puerto Santander, Santiago, San Cayetano, Silos, Toledo y el corregimiento de Cornejo del Municipio de San Cayetano. Así mismo, una vez finalizado, la Secretaría de Agua Potable y Saneamiento Básico, hizo entrega de las bases de datos de la información obtenida en el año 2015 a cada uno de los prestadores, a la vez que se les explicó el uso de la herramienta informática con toda la información actualizada de su catastro y finalmente se les explicó cómo debían actualizar la información que se ha generado desde la fecha del censo hasta el presente.





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Teniendo en cuanta lo anterior, se realizó la capacitación con el fin que los prestadores continúen implementando la herramienta, para ello el 31 de agosto del 2018, en las instalaciones del Consorcio Norte de Santander, se realizó la jornada de trabajo dirigida por la Arquitecta Tatiana Montero Baldovino y el Ingeniero Carlos Alberto Castillo, desarrollándose los siguientes temas:

o Objetivo del censo. o Beneficios de la realización del censo

Cómo se actualiza:

En el proceso de incorporación de nuevas cuentas y novedades

Mediante un censo de usuarios Cómo se identifica un suscriptor:

Mediante un código de diez posiciones con la siguiente información:

Ruta, orden de conexión, posición horizontal y vertical Funciones del Coordinador para dirigir la realización del Censo.

Definir y aprobar la ejecución del Censo

Aportar el recurso humano necesario para su desarrollo.

Suministrar los recursos materiales indispensables.

Brindar las instrucciones necesarias para que las dependencias municipales suministren toda la información básica requerida.

Ordenar y procesar la información diaria derivada de las encuestas.

Tomar diariamente las decisiones que sobre las situaciones anormales que se presenten y ordenar su procesamiento.

Proporcionar la información cartográfica

Suministrar los listados de catastro y usuarios.

Disponer las instalaciones e implementos de trabajo

Dirigir y dar instrucciones al personal. Funciones del Supervisor para dirigir la realización del Censo

Demarcar las rutas del recorrido de acuerdo con el listado de usuarios en los planos urbanos generales y detallados.

Efectuar la promoción del Censo de usuarios, para que la comunidad tenga conocimiento sobre su realización.

Programar los recorridos diarios para la toma de las encuestas.

Asignar las labores diarias al personal a su cargo

Controlar diariamente el trabajo ejecutado tanto en el campo como en la oficina.





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Verificar por muestreo en terreno la calidad y veracidad del contenido de las encuestas realizadas.

Ubicar en terreno a los diferentes grupos de encuestadores de acuerdo con los tramos de recorrido asignados

Ubicar en terreno los predios

Apoyar a los encuestadores a ubicar las conexiones, medidores etc.

Inspeccionar la ejecución y calidad de la encuesta.

Resolver inquietudes a los encuestadores.

Recolectar las encuestas realizadas diariamente por los grupos de encuestadores de revisarlas y entregarlas al Coordinador.

Funciones del Encuestador para la realización del Censo:

Recolección de datos siguiendo los pasos indicados en el Formulario de Encuesta.

Contactar al suscriptor del servicio en el predio e invitarlo a suministrar la información indicada en el Formulario de Encuesta.

Seguir la secuencia indicada durante el proceso de entrenamiento para hacer el diligenciamiento total de la encuesta, registrando cada dato en la respectiva casilla con letra clara y legible

Información básica para la elaboración del censo:

Plano general de la población

Actualizar el plano general

Listado actualizado de usuarios de los servicios Diseño de rutas

Identificación de las rutas

Reconocimiento de las rutas

Asignación de código a usuarios

Identificación de cada predio

Elaboración y fijación de autoadhesivos

Dibujo del plano de rutas Selección de encuestadores Programación de encuestas Ejecución del censo





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A continuación, se presenta el registro fotográfico de la actividad realizada:



En el Anexo No. 13 Se relaciona base de datos entregada, la presentación y el registro de asistencia de la jornada.

Taller de capacitación en la elaboración de los estudios de costos y tarifas 2.5.4de acueducto y alcantarillado

El nuevo marco tarifario para pequeños prestadores de los servicios públicos de acueducto y alcantarillado fue expedido por la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico mediante la Resolución 825 de 2017. Teniendo en cuenta la importancia de la aplicación de esta normatividad por parte de todos los prestadores vinculados al PAP-PDA de Norte de Santander, se tomó la decisión de llevar a cabo un taller de capacitación dirigido a todos los operadores, en el cual se les explicara cómo deben aplicar la metodología expedida por la CRA y se hiciera un ejercicio práctico con la información de cada prestador, con el fin de que pudieran realizar los cálculos respectivo o por lo menos tener una idea del orden de magnitud del impacto de la aplicación del nuevo marco tarifario. El evento de capacitación se realizó el 6 de junio del 2018, en las instalaciones del Hotel Casablanca, en el municipio de Cúcuta A continuación, se describen las principales características del Nuevo Marco Tarifario: El objetivo del nuevo marco tarifario es establecer una metodología simple y fácil de aplicar, que reconozca las características y necesidades de los mercados que atienden estos prestadores, buscando la mejora y sostenibilidad de los servicios.





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La resolución se expidió luego de analizar la problemática de las diferentes regiones del país y de revisar e incluir las observaciones y sugerencias recibidas por parte de los ciudadanos, de las empresas prestadoras y agentes del sector durante la construcción de dicha metodología. Para la aplicación de la metodología en el marco tarifario de pequeños prestadores se definieron dos segmentos: El primer segmento lo integran prestadores que atiendan en: - Un Área de Prestación del Servicio (APS) con suscriptores entre 2.501 y 5.000 en el

área urbana, y en el caso que tenga suscriptores rurales, que estos sean menos del 50% de sus suscriptores totales.

- Más de un Área de Prestación del Servicio (APS) de dos o más municipios y/o distritos, mediante un mismo sistema interconectado y que en conjunto sumen suscriptores entre 2.501 y 5.000 en el área urbana, y en el caso que tenga suscriptores rurales, que estos sean menos del 50% de sus suscriptores totales.

Mientras que el segundo segmento lo conforman los prestadores que no hacen parte del primer segmento. Para cada segmento se define el cargo fijo y el cargo por consumo. El cargo fijo lo conforma el Costo Medio de Administración (CMA). Por su parte, el Cargo por Consumo lo integran el Costo Medio de Operación (CMO), el Costo Medio de Inversión (CMI) y el Costo Medio por Tasas Ambientales (CMT).





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Ilustración 1. Componentes del Costo Económico de Referencia

Fuente: CRA. ABC del nuevo marco tarifario para pequeños prestadores de servicios públicos domiciliarios de acueducto y alcantarillado

Para el primer segmento se establece un valor mínimo para el Costo Medio de Administración (CMA) y el Costo Medio de Operación General (CMOG), así:

Servicio Público Domiciliario Valor mínimo del Costo Medio de

Administración en pesos de diciembre de 2016 ($/ suscriptor/mes)

Acueducto $2.890

Alcantarillado $2.069

Servicio público domiciliario Valor mínimo del Costo Medio de Operación General en pesos de

diciembre de 2016 ($/m3)

Acueducto $467

Alcantarillado $169

Para el segundo segmento se define un rango de valores para el Costo Medio de Administración y el Costo Medio de Operación General

Costo económico de referencia

Cargo Fijo ac,al

($/suscriptor/mes)

Costos Medios de Administración

CMA ac,al

Cargo por Consumo ac,al

($/m3/mes)

Costos Medios Operativos

CMO ac,al (Se divide en General y Particular)

Costos Medios de Inversión

CMI ac,al

Costos Medios Tasas Ambientales CMT ac,al





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Costo Medio de Administración (CMA)

Servicio público domiciliario

Valor mínimo ($/suscriptor/ mes)

Valor máximo ($/suscriptor/mes)

Acueducto $6.655 $10.206

Alcantarillado $3.400 $5.260

Costo Medio de Operación General (CMOG)

Servicio público domiciliario

Valor mínimo ($/m3) Valor máximo

($/m3)

Acueducto $727 $1.263

Alcantarillado $131 $594

Otros temas relevantes tratados en el taller de capacitación, fueron los siguientes:

Generalidades

Fórmula tarifaria

Cálculo de los Costos Económicos de referencia para las personas prestadoras Del primer segmento

Cálculo de los Costos Económicos de referencia para las personas prestadoras Del segundo segmento

Costo Medio generado por Tasas Ambientales para las personas prestadoras

Componente tarifario

o Cargo fijo o Cargo por unidad de consumo

Presentación didáctica para el cálculo

o Cómo se factura AAA o Nuevo marco tarifario de AA o Cómo se calcula las tarifas AA o Cargo por unidad de consumo

De desarrolló un Ejercicio práctico





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2.6 CONSTRUCCIÓN DE CAPACIDADES EN ASPECTOS TÉCNICOS: MICROMEDICIÓN, CALIDAD DE AGUA, MANTENIMIENTO DE TUBERÍAS, ACCESORIOS, FONTANERÍA, ETC.

Con el objetivo de fortalecer la gestión técnica y operativa del prestador y fortalecer las habilidades del personal responsable de la operatividad del servicio, el Consorcio Norte de Santander llevó a cabo taller de Calidad de Agua, Fontanería y Micromedición por profesionales técnicos de PAVCO, la Microbióloga de alimentos Janeth Liliana Torres y profesionales de Herbert. El proceso de capacitación se realizó el 15 de noviembre del 2018, desarrollándose los siguientes Temas:

Micromedicion 2.6.1

• Tipos de micromedidores. • Su funcionamiento • Mantenimiento preventivo • Importancia de la Micromedición





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Calidad de agua: manejo y operación de plantas de tratamiento de agua 2.6.2potable.

Con el objetivo de fortalecer la gestión técnica y operativa del prestador, El Consorcio Norte se Santander, llevó a cabo el taller en Manejo y operación de Plantas de Tratamiento de Agua Potable. El proceso de capacitación se realizó el 14 de noviembre del 2018 por la conferencista microbióloga de alimentos Janeth Liliana Torres M, desarrollándose los siguientes capítulos: CAPITULO I:

Normatividad Sanitaria Colombiana en la Calidad de Agua Potable para Consumo Humano.

Definiciones. Buenas Prácticas Sanitarias Libro o Registro de Control de Calidad. Calidad del Agua. Sistema para la protección y control de la calidad del agua para consumo humano. Sistema de suministro de agua para consumo humano. Sustancias potencialmente tóxicas Persona prestadora que suministra o distribuye agua para consumo humano

(persona prestadora, p.p): plan operacional de emergencia mapa de riesgo de calidad de agua (mapa de riesgo):

CAPITULO II

Características físicas y químicas del agua para consumo humano Normas de Calidad Física del Agua para Consumo Humano. Características químicas de sustancias que tienen reconocido efecto adverso en la

salud humana. Normas de calidad Químicas del agua para Consumo Humano Enfermedades de origen Hídrico.

CAPITULO III

Características microbiológicas Responsables del control y vigilancia para garantizar la calidad del agua para

consumo humano responsabilidad de las personas prestadoras

CAPITULO IV

Instrumentos básicos para garantizar la calidad del agua para consumo humano Índice de riesgo de la calidad del agua para consumo humano – IRCA Cálculo del IRCA





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Clasificación del nivel de riesgo en salud según el IRCA por muestra y el IRCA mensual y acciones que deben adelantarse

Instrumentos para el sistema de vigilancia Lavado y desinfección de la planta de tratamiento Toma de muestra

CAPÍTULO V. CALIDAD DE AGUA Y SU TRATAMIENTO

Procesos básicos del control y la vigilancia para garantizar la calidad del agua para

consumo humano. Proceso de tratamiento en los sistemas de abastecimiento de agua potable para

consumo humano Características físicas a realizar: Turbiedad, Color, Sabor, olor y T°, Conductividad Características químicas: La alcalinidad, la dureza y el pH. Proceso de tratamiento del agua potable Instrumentación de la Planta Aspectos y estado operativo del sistema de distribución

Mantenimiento de tuberías, accesorios, fontanería 2.6.3 Con el fin de capacitar y fortalecer las habilidades del personal responsable de la operatividad del servicio, el Consorcio Norte de Santander llevó a cabo taller de capacitación orientado a implementar buenas prácticas en el funcionamiento del sistema de Acueducto. El proceso de capacitación se realizó el 14 de noviembre del 2018 por profesionales técnicos de PAVCO, desarrollándose los siguientes Temas: 1. Código colombiano de fontanería (NTC 1500). 2. Aspectos generales de redes de acueducto y alcantarillado. 3. Procedimiento e instalación de tuberías. 4. Productos nuevos.

5. Programa plomero profesional.





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3 ACTIVIDADES ADICIONALES EJECUTADAS De manera adicional y como complemento a las actividades definidas en el anexo técnico del contrato y al cronograma de actividades concertado con los prestadores para dar cumplimiento al Plan de Acción Empresarial, la consultoría llevó a cabo la calificación de la gestión empresarial del prestador. La calificación de la gestión empresarial se elabora de conformidad con la metodología establecida por el Programa de Fortalecimiento Institucional del Viceministerio de Agua y Saneamiento del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio mediante el cual se determina la capacidad institucional de un prestador de servicios públicos a partir del estado de cumplimiento de 85 aspectos relacionados con su actividad comercial, técnica, operativa, institucional, financiera y administrativa, con lo cual a partir de una matriz de evaluación obtiene una calificación máxima de 1.000 puntos distribuidos tal como se muestra en la Tabla 2. Calificación por Área en la Matriz de Evaluación de Prestadores. Tabla 2. Calificación por Área en la Matriz de Evaluación de Prestadores

ÁREAS O TÓPICOS DE GESTIÓN CALIFICACIÓN MÁXIMA

ÁREA INSTITUCIONAL Y LEGAL 300 ÁREA ADMINISTRATIVA 100 ÁREA COMERCIAL 200 ÁREA FINANCIERA 150 ÁREA OPERATIVA 180 ÁREA TÉCNICA 70 TOTAL, CALIFICACIÓN 1.000

Fuente: MVCT - Programa de Fortalecimiento Institucional

El cumplimiento de cada uno de los 85 aspectos considerados para la calificación se determina a partir de las evidencias de cumplimiento que debe reportar el prestador y de acuerdo con la calificación que obtiene la empresa, su gestión se clasifica de acuerdo con la Tabla 3. Grado de Gestión de las Empresas. Tabla 3. Grado de Gestión de las Empresas

PUNTAJE CONCEPTO

< 199 Gestión DEFICIENTE

200 – 399 Gestión REGULAR

400 – 599 Gestión ACEPTABLE

600 – 799 Gestión BUENA

800 – 1000 Gestión EXCELENTE

Fuente: MVCT - Programa de Fortalecimiento Institucional

A partir de la calificación realizada, la consultoría llevó a cabo las actividades de fortalecimiento que se describen a continuación.





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3.1 ACTIVIDADES DE FORTALECIMIENTO EJECUTADAS

Implementación formato de control periódico del índice de eficiencia del 3.1.1recaudo.

ADMINISTRACIÓN PÚBLICA COOPERATIVA SISCATAGUA LABATECA APC., debe tener claro los ingresos por concepto de recaudo y medir la eficiencia de este indicador, por lo que es importante llevar un control de lo facturado y recaudado mensual por servicio, realizar el cálculo del índice de eficiencia en el recaudo por servicio, y por último, realizar un análisis del comportamiento mensual de este indicador.

Con el fin de dar cumplimiento a esta actividad, el Consorcio Norte de Santander procedió a la elaboración del formato.

Entrega y Socialización del Producto.

En cumplimiento de esta actividad, el Consorcio formuló al prestador el formato de control periódico del índice de eficiencia del recaudo.

Posteriormente en reunión llevada a cabo en las instalaciones del prestador fue socializado el documento, aclarando manifestadas por el Gerente.

Evidencia de Cumplimiento.

Se presenta como soporte el formato de control periódico del índice de eficiencia del recaudo, elaborado por el Consorcio, con el membrete de ADMINISTRACIÓN PÚBLICA COOPERATIVA SISCATAGUA LABATECA APC. (Ver Anexo No. 16 Formato de Control Periódico del Índice de Eficiencia del Recaudo).

Implementación formato para el registro de calidad de agua que entra y sale 3.1.2de la planta de tratamiento

La calidad del agua puede definirse como la composición físico-químico-biológica que la caracteriza y recordado el hecho de que el agua pura no existe en la naturaleza, se habla que un agua es de calidad, cuando sus características la hacen aceptable para un cierto uso. En el caso de agua para abastecimiento público, es de primordial importancia la potabilidad de la misma, este concepto puede expresarse como: Un agua es potable cuando reuniendo agradables características estéticas y organolépticas (fresca, incolora, transparente, insípida o con un sabor agradable), contiene en adecuada proporción elementos y sales minerales, pero sin poseer sustancias que puedan causar perjuicio alguno en la fisiología normal del organismo humano. A su vez un agua se dice





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contaminada cuando contiene microorganismos y sustancias químicas de diverso origen, de modo que resulte inadecuada para su empleo normal. Control de la calidad del agua potable: Son los análisis organolépticos, físicos, químicos y microbiológicos realizados al agua en cualquier punto de la red de distribución. Durante la jornada de verificación, se evidenció que la APC no cuenta con un formato de control periódico del índice de eficiencia de recaudo. En cumplimiento de esta actividad y a solicitud del Gerente de la Administración Pública Cooperativa Siscatagua Labateca APC, el Consorcio Norte Santander procedió a elaborar un formato de control periódico del índice de eficiencia de recaudo.

Entrega y Socialización del Producto. Posteriormente, fue entregado el formato por parte del Consorcio, conforme las necesidades manifestadas por el Gerente. En reuniones periódicas realizadas al prestador, se hizo acompañamiento al prestador para la motivar la adopción e implementación del producto.

Evidencia de Cumplimiento. Se presenta como soporte de cumplimiento el Formato elaborado por el Consorcio, con el membrete de la ADMINISTRACIÓN PUBLICA COOPERATIVA SISCATAGUA LABATECA APC. (Ver Anexo No. 17 – Formato de Control de Calidad del Agua).

Gestionar ante la SAPSB los planos actualizados de acueducto y 3.1.3alcantarillado.

Durante la ejecución del Plan de acción empresarial se realizaron visitas periódicas al prestador en las cuales de identificación debilidades en distintos aspectos, dentro de los cuales se encontró que el prestador no contaba con los planos actualizados de acueducto y alcantarillado.

Entrega y socialización del producto Se gestionó ante la Secretaría de Agua potable y Saneamiento Básico los planos actualizados de acueducto y alcantarillado.

Evidencia de Cumplimiento. Se presenta como soporte de cumplimiento los planos actualizados de acueducto y alcantarillado de Labateca. (Anexo No. 18 – planos actualizados de acueducto y alcantarillado).





IMPLEMENTACIÓN


45

3.2 CALIFICACIÓN ACTUALIZADA EN GESTIÓN EMPRESARIAL

Tabla 4 Calificación Autoevaluación Gestión Empresarial.

ASPECTOS INSTITUCIONALES Y LEGALES

Código COMPROMISOS / PROYECTOS SI NO CALIF.

1,1 SE HA REALIZADO EL PROCESO DE TRANSFORMACIÓN EMPRESARIAL DE LA ENTIDAD PRESTADORA? (ARTS. 6, 17 y 181 DE LA LEY 142/94)

1

20

1,2 SE HA REALIZADO EL ESTUDIO DE VIABILIDAD DE LA ENTIDAD PRESTADORA DE LOS SERVICIOS? (RES. 151/2001-CRA)

1 0

1,3 SE HAN REALIZADO LOS ESTUDIOS DE COSTOS Y TARIFAS DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO SEGÚN METODOLOGÍA

C.R.A ?.(RES.825/2017-351 y 352 DE 2005- CRA) 1

20

1,4 SE HA INFORMADO A LA CRA, SSP, AUTORIDADES LOCALES Y USUARIOS LOS ESTUDIOS DE COSTOS Y TARIFAS DE LOS

SERVICIOS? (RES. 825/2017-CRA)

0

1,5 SE HA IMPLEMENTADO EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO? (ARTS. 45 A 51 LEY 142/94)

1 0

1,6 SE HAN SEPARADO LAS CONTABILIDADES DE LOS SERVICIOS?

(ART. 4, 6 Y 18 LEY 142/94) 1

20

1,7 SE HA CREADO Y PUESTO EN FUNCIONAMIENTO LA OFICINA DE PETICIONES, QUEJAS Y RECURSOS? (ARTS. 152 A 159 LEY

142/94, CIRCULAR SSP 01-02/96) 1

20

1,8 SE HA IMPLEMENTADO EL PLAN DE CUENTAS DE LAS NIIF? 1

20

1,9 SE HA IMPLEMENTADO LA ESTRATIFICACIÓN SOCIOECONÓMICA

DE LOS USUARIOS? (Ley 732 de 2002) 1

20

1,10 SU MUNICIPIO HA CREADO EL FONDO DE SOLIDARIDAD Y REDISTRIBUCIÓN DE INGRESOS PARA LOS SUBSIDIOS? ( ART. 89

LEY 142/94 Y DCTO.MDE 565/95) 1

20

1,11 SE HA ELABORADO y/o IMPLEMENTADO EL PROGRAMA DE USO EFICIENTE Y AHORRO DEL AGUA? (ART. 1, 2, 3 DE LA LEY 373/97)

1

20

1,12 SE HA ESTABLECIDO UN PROGRAMA PERMANENTE DE CONTROL DE PERDIDAS Y AGUA NO CONTABILIZADA?

1

20

1,13 EN SU MUNICIPIO SE HA CONFORMADO EL COMITÉ DE DESARROLLO Y CONTROL SOCIAL?

1

20

1,14 HA REALIZADO SU INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO ÚNICO DE PRESTADORES DE SERVICIOS PUBLICOS-RUPS- A TRAVÉS DEL SUI?

1

20

1,15 SU MUNICIPIO HA ELABORADO Y PRESENTADO A LA CORPORACIÓN AUTÓNOMA EL PROGRAMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE RESIDUOS SÓLIDOS- PGIRS?

1

20

240





IMPLEMENTACIÓN


46

ÁREA ADMINISTRATIVA


2,1 SE HA CREADO LA PLANTA DE PERSONAL SEGÚN LAS NECESIDADES DE LA ENTIDAD PRESTADORA?

1

7

2,2 SE HA DETERMINADO LA ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA

EMPRESA? 1

7

2,3 SE HA ELABORADO Y PUBLICADO EL REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO?

1

7

2,4 SE HA ELABORADO E IMPLEMENTADO EL MANUAL DE FUNCIONES?

1

7

2,5 SE HA ELABORADO E IMPLEMENTADO EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA ENTIDAD?

1

7

2,6 SE HAN DEFINIDO E IMPLEMENTADO PROCEDIMIENTOS DE SELECCIÓN DE PERSONAL?

1

7

2,7 SE HA DISEÑADO E IMPLEMENTADO UN CURSO DE INDUCCIÓN PARA EL PERSONAL NUEVO?

1

7

2,8 ESTÁN DEBIDAMENTE AFILIADOS LOS EMPLEADOS AL RÉGIMEN DE SEGURIDAD SOCIAL?

1

7

2,9 SE HA IMPLEMENTADO ALGÚN SISTEMA DE PROMOCIÓN, ESTABILIDAD Y ASCENSO DEL PERSONAL?

1

7

2,10 SE HA IMPLEMENTADO ALGÚN SISTEMA DE EVALUACIÓN PERIÓDICA DE DESEMPEÑO DEL PERSONAL?

1 0

2,11 SE HA PREVISTO ATENDER LAS NECESIDADES DE CAPACITACIÓN EN EL PRESUPUESTO ANUAL ?

1

6

2,12 SE TIENE ESTABLECIDO ALGÚN SISTEMA PARA LA ADMINISTRACIÓN DE MATERIALES (KARDEX, MANUAL O SISTEMATIZADO)?

1

6

2,13 ESTA PREVISTA EN EL PRESUPUESTO LA EJECUCIÓN DEL PLAN ANUAL DE COMPRAS?

1

6

2,14 SE TIENE ESTABLECIDO ALGÚN SISTEMA PARA EL REGISTRO ACTUALIZADO DE PRECIOS Y PROVEEDORES?

1 0

2,15 SE TIENE ESTABLECIDO ALGÚN PROCEDIMIENTO PARA CUANTIFICAR Y TENER ACTUALIZADO EL PATRIMONIO POR CADA SERVICIO?

1

6

87

ÁREA COMERCIAL


3,1 SE HA CUMPLIDO CON LA OBLIGACIÓN DE IMPLEMENTAR EL CONTRATO DE CONDICIONES UNIFORMES ?

1 10

3,2 SE TIENE ESTABLECIDO ALGÚN PROCEDIMIENTO PARA ATENDER SOLICITUDES NUEVAS DE SERVICIO?

1 10

3,3 SE TIENE ESTABLECIDO ALGÚN PROCEDIMIENTO PARA LA INCORPORACIÓN DE USUARIOS?

1 10





IMPLEMENTACIÓN


47

ÁREA COMERCIAL


3,4 SE HA ESTABLECIDO E IMPLEMENTADO ALGÚN PROCEDIMIENTO PERMANENTE PARA DETECCIÓN DE USUARIOS CLANDESTINOS?

1 10

3,5 SE HA ELABORADO E IMPLEMENTADO UN CATASTRO DE SUSCRIPTORES?

1 10

3,6 SE HA EJECUTADO UN PROGRAMA DE REPOSICIÓN DE MEDIDORES QUE HAN CUMPLIDO SU VIDA ÚTIL?

1 10

3,7 SE HA IMPLEMENTADO UN PROCEDIMIENTO PARA LECTURA DE MEDIDORES?

1 10

3,8 SE ADECÚA LA FACTURA A LOS REQUERIMIENTOS DE LA LEY

142 DE 1.994 1 10

3,9 SE HA DEFINIDO E IMPLEMENTADO UN PROCEDIMIENTO DE FACTURACIÓN?

1 10

3,10 SE TIENE IMPLEMENTADO UN FORMATO PARA LA ACTUALIZACIÓN MENSUAL DE LOS NIVELES TARIFARIOS

1 10

3,11 SE HA IMPLEMENTADO UN PROCEDIMIENTO PARA CRITICA DE LECTURAS Y REVISIÓN PREVIA?

1 10

3,12 SE HAN IMPLEMENTADO MECANISMOS DE DIVULGACIÓN Y PROMOCIÓN PARA MEJORAR LA EFICIENCIA EN EL RECAUDO ?

1 10

3,13 SE TIENEN IMPLEMENTADOS FORMATOS DE CONTROL PERIÓDICO DEL ÍNDICE DE EFICIENCIA DEL RECAUDO?

1 10

3,14 SE APLICAN ACCIONES COERCITIVAS A MOROSOS (SUSPENSIÓN, CORTE Y COBRO JUDICIAL) ?

1 10

3,15 SE HA IMPLEMENTADO UN FORMATO PARA EL REGISTRO ACTUALIZADO DE LA CARTERA MOROSA?

1 10

3,16 SE HAN IMPLEMENTADO FORMATOS O LISTADOS PARA LLEVAR EL REGISTRO DE CONSUMOS POR ESTRATOS Y USOS?

1 0

3,17 SE TIENE UN PROCEDIMIENTO PARA OBTENER REGISTROS ACTUALIZADOS DE AGUA PRODUCIDA Y AGUA FACTURADA?

1 10

3,18 SE ADELANTAN CAMPAÑAS DE CAPACITACIÓN A LA COMUNIDAD SOBRE CONTROL SOCIAL DE LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS?

1 10

3,19 SE TIENE UN PROGRAMA PERMANENTE DE CAPACITACIÓN A USUARIOS EN USO EFICIENTE Y AHORRO DEL AGUA?

1 10

3,20 SE TIENE UN PROGRAMA DE CAPACITACIÓN EN SANEAMIENTO BÁSICO Y EDUCACIÓN EN HIGIENE ?

1 10

190

ÁREA FINANCIERA


4,1 SE HA ELABORADO Y GESTIONADO LA APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO ANUAL DE LA ENTIDAD PRESTADORA DE LOS

SERVICIOS? 1 15

4,2 SE TIENE IDENTIFICADO ALGÚN PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL MENSUAL Y ANUALMENTE?

1 15





IMPLEMENTACIÓN


48

ÁREA FINANCIERA


4,3 SE ELABORAN Y SE LLEVAN LOS LIBROS DE CONTABILIDAD EXIGIDOS POR LA SSPD? (MAYOR, DIARIO Y AUXILIAR)

1 15

4,4 SE REPORTAN LOS ESTADOS FINANCIEROS BÁSICOS A LA SSPD DE ACUERDO CON LOS FORMATOS DEL SUI?

1 15

4,5 SE HA IMPLEMENTADO EL SISTEMA UNIFICADO DE COSTOS Y GASTOS- ABC DEFINIDO POR LA SSP?

1 15

4,6 SE ESTÁN APLICANDO PROCEDIMIENTOS DE TESORERÍA AGILES Y EFICIENTES?

1 0

4,7 SE HAN ELABORADO E IMPLEMENTADO PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL REPORTE PERIÓDICO DEL ESTADO DE CAJA Y BANCOS?

1 15

4,8 SE HA INCORPORADO EN EL PRESUPUESTO ANUAL DE INVERSIONES LA APROPIACIÓN DEL 1% PARA MANTENIMIENTO DE CUENCAS?

1 0

4,9 SE HA INCORPORADO EN EL PRESUPUESTO ANUAL DE GASTOS LA APROPIACIÓN PARA EL PAGO DE CONTRIBUCIONES A LA SSP Y LA CRA?

1 15

4,10 SE HA ELABORADO E IMPLEMENTADO UN PROCEDIMIENTO DE REPORTE PERIÓDICO DE COMPROMISOS DE PAGO A TERCEROS?

1 15

120

ÁREA OPERATIVA


5,1 EXISTEN PLANOS ACTUALIZADOS DE LAS REDES DEL SISTEMA DE ACUEDUCTO (Catastro de Redes de Acueducto) ?

1 0

5,2 EXISTEN PLANOS ACTUALIZADOS DE LAS REDES DEL SISTEMA DE ALCANTARILLADO (Catastro de redes de alcantarillado)?

1 0

5,3 EXISTEN PLANOS ACTUALIZADOS DE LAS CAPTACIONES, CONDUCCIONES, PLANTAS DE TRATAMIENTO, TANQUES, ETC.?

1 9

5,4 SE HA ELABORADO E IMPLEMENTADO UN MANUAL PARA MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE LOS SISTEMAS?

1 0

5,5 SE HAN ADQUIRIDO LAS HERRAMIENTAS PARA LLEVAR A CABO EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE LOS SISTEMAS?

1 9

5,6 SE HAN ADQUIRIDO E INSTALADO MEDIDORES O TOTALIZADORES DE CAUDAL PARA EL AGUA CAPTADA Y EL AGUA TRATADA?

1 9

5,7 SE TIENE ESTABLECIDO UN REGISTRO PERMANENTE DEL NUMERO Y TIPO DE DAÑOS POR SECTORES?

1 0

5,8 SE TIENE UN STOCK PERMANENTE DE ACCESORIOS Y REPUESTOS PARA ATENDER REPARACIONES?

1 0





IMPLEMENTACIÓN


49

ÁREA OPERATIVA


5.9 SE HA IMPLEMENTADO UN PROGRAMA PARA LA DETECCIÓN DE FUGAS NO VISIBLES. ?

1 9

5.10 EXISTEN PROCEDIMIENTOS PARA DETECTAR Y CONTROLAR LOS REBOSES EN TANQUES DE ALMACENAMIENTO DEL SISTEMA?

1 9

5.11 SE HAN IMPLEMENTADO FORMATOS PARA REPORTE DE CONTROL DE FUGAS, PÉRDIDAS FÍSICAS EN TANQUES Y A NIVEL INTRADOMICILIAR?

1 0

5.12 SE HA IMPLEMENTADO UN PROGRAMA PERMANENTE PARA VIGILAR, INSPECCIONAR Y LIMPIAR CUENCAS EN LA FUENTE ABASTECEDORA?

1 9

5.13 SE HAN IMPLEMENTADO FORMATOS PARA EL REGISTRO DE LA CALIDAD DEL AGUA QUE ENTRA Y SALE DE LA PLANTA DE TRATAMIENTO?

1 9

5.14 SE HA DEFINIDO E IMPLEMENTADO UN PROCEDIMIENTO PARA EL SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LA CALIDAD DEL AGUA SUMINISTRADA ?

1 0

5.15 SE ESTÁN ELABORANDO LOS REPORTES DE INFORMES DE CUMPLIMIENTO DEL DECRETO 1575 Y RESOLUCIÓN 2115 DE 2007

1 0

5.16 SE HA IMPLEMENTADO UN PROGRAMA CON LOS USUARIOS PARA SEPARACIÓN EN LA FUENTE DE RESIDUOS SÓLIDOS?

1 0

5.17 SE HA DISEÑADO E IMPLEMENTADO UN SISTEMA DE RUTAS Y TURNOS DE RECOLECCIÓN SELECTIVA DE RESIDUOS SÓLIDOS?

1 9

5.18 SE HA IMPLEMENTADO UN SISTEMA TÉCNICO PARA DISPOSICIÓN FINAL DE LOS RESIDUOS SOLIDOS?

1 9

5.19 SE HAN IMPLEMENTADO PROCEDIMIENTOS PARA INFORMAR A LA COMUNIDAD SOBRE SUSPENSIÓN DEL SERVICIO POR MANTENIMIENTO?

1 9

5.20 SE HAN GESTIONADO Y REALIZADO CURSOS DE CAPACITACIÓN A FONTANEROS Y OPERADORES CON EL SENA - UNIDADES DE AGUA, ETC..?

1 9

99

ÁREA TÉCNICA


6,1 SE HAN ADOPTADO Y APLICADO LAS NORMAS TÉCNICAS DEL RAS-2000 PARA DISEÑO, CONSTRUCCIÓN Y OPERACIÓN DE OBRAS?

1 0

6,2 SE HAN DEFINIDO E IMPLEMENTADO PROCEDIMIENTOS PARA ADMINISTRACIÓN DE PLANOS Y MEMORIAS TÉCNICAS?

1 0

6,3 SE HAN DEFINIDO E IMPLEMENTADO PROCEDIMIENTOS PARA LICITACIONES Y COMPRAS (MODELOS DE PLIEGOS)?

1 0

6,4 SE HA REALIZADO UN CURSO DE CAPACITACIÓN SOBRE LOS REQUISITOS TÉCNICOS Y PROCEDIMIENTOS DEFINIDOS EN EL

1 0





IMPLEMENTACIÓN


50

ÁREA TÉCNICA


RAS-2000?

6,5 LA ENTIDAD HA ELABORADO EL PLAN DE OBRAS E INVERSIONES PRIORIZADO A CINCO (5) AÑOS?

1 0

0

RESUMEN CALIFICACIÓN- 85 ITEMS

ÁREA INSTITUCIONAL Y LEGAL 240

ÁREA ADMINISTRATIVA 87

ÁREA COMERCIAL 190

ÁREA FINANCIERA 120

ÁREA OPERATIVA 99

ÁREA TÉCNICA 0

TOTAL CALIFICACIÓN 736





IMPLEMENTACIÓN


51

3.3 INDICADORES DE GESTIÓN

Tabla 5 Indicadores. INFORMACIÓN REQUERIDA

Unidad ene-18 feb-18 mar-18 abr-18 may-18 jun-18 jul-18 ago-18 sep-18 oct-18 nov-18 dic-18

1. Domicilios Domicilios 570 570 570 570 570 570 570 570 570 570 570 510

2. Suscriptores de Acueducto

Suscriptores 543 543 543 543 543 543 543 543 543 543 543 543

3. Suscriptores de Alcantarillado

Suscriptores 539 539 539 539 539 539 539 539 539 539 539 539

4. Suscriptores de Aseo

Suscriptores 542 542 542 542 542 542 542 542 542 542 542 542

5. Volúmen de agua producida

(m3/mes) 15.552 15.552 15.552 15.552 15.552 15.552 15.552 15.552 15.552 15.552 15.552 -

6. Volúmen de agua facturada

(m3/mes) 15.552 15.552 15.552 15.552 15.552 15.552 15.552 15.552 15.552 15.552 15.552 -

7. Ingresos totales ($/mes) 15.794.589 15.852.043 15.785.654 15.864.644 15.933.891 15.868.130 15.919.049 15.938.827 15.958.606 15.978.384 15.998.162 16.017.940

8. Gastos totales ($/mes) 6.090.916 4.843.783 5.312.679 6.692.226 4.545.770 3.951.981 4.565.035 4.057.718 4.109.004 5.354.593 6.752.370 3.596.650

9. Costos de personal

($/mes) 13.743.510 10.007.599 8.142.476 7.819.356 7.909.057 7.356.590 7.998.820 9.941.833 7.059.576 10.632.640 8.611.125 7.816.103

10. Valor facturado

servicio de Ac ($/mes) 8.273.823 8.273.823 8.273.823 8.273.823 8.273.823 8.273.823 8.273.823 8.273.823 8.273.823 8.273.823 8.273.823 8.273.823

11. Valor recaudado servicio de Ac

($/mes) 8.168.990 7.986.160 8.136.216 8.031.769 8.015.382 8.186.079 8.149.493 8.164.104 8.168.144 8.151.091 8.103.857 8.166.920

12. Valor facturado servicio de Al

($/mes) 2.544.130 2.544.130 2.544.130 2.544.130 2.544.130 2.544.130 2.544.130 2.544.130 2.544.130 2.544.130 2.544.130 2.544.130

13. Valor recaudado servicio de Al

($/mes) 2.487.951 2.460.859 2.467.103 2.471.148 2.460.725 2.490.184 2.490.754 2.467.259 2.500.497 2.488.697 2.458.740 2.495.430

14. Valor facturado servicio de Aseo

($/mes) 4.515.000 4.515.000 4.515.000 4.515.000 4.515.000 4.515.000 4.515.000 4.515.000 4.515.000 4.515.000 4.515.000 4.515.000

15.

Valor recaudado servicio de Aseo

($/mes) 4.478.763 4.359.679 4.397.305 4.374.602 4.333.873 4.413.014 4.410.018 4.455.721 4.421.372 4.415.128 4.406.975 4.451.978

16. Calidad del agua

IRCA 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0





IMPLEMENTACIÓN


52

INDICADORES Unidad ene-18 feb-18 mar-18 abr-18 may-18 jun-18 jul-18 ago-18 sep-18 oct-18 nov-18 dic-18

1. Cobertura de Acueducto

(%) 95% 95% 95% 95% 95% 95% 95% 95% 95% 95% 95% 106%

2. Cobertura de Alcantarillado

(%) 95% 95% 95% 95% 95% 95% 95% 95% 95% 95% 95% 106%

3. Cobertura de Aseo (%) 95% 95% 95% 95% 95% 95% 95% 95% 95% 95% 95% 106%

4. Calidad del agua Riesgo Sin Riesgo Sin Riesgo Sin Riesgo Sin Riesgo Sin Riesgo Sin Riesgo Sin Riesgo Sin Riesgo Sin Riesgo Sin Riesgo Sin Riesgo Sin Riesgo

5. Índice de Agua No Contabilizada

(%) 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%

6. Eficiencia en el recaudo Acueducto

(%) 99% 97% 98% 97% 97% 99% 98% 99% 99% 99% 98% 99%

7. Eficiencia en el recaudo Alcantarillado

(%) 98% 97% 97% 97% 97% 98% 98% 97% 98% 98% 97% 98%

8. Eficiencia en el recaudo Aseo

(%) 99% 97% 97% 97% 96% 98% 98% 99% 98% 98% 98% 99%

9. Eficiencia laboral Acueducto y Alcantarillado

($/m3) 883,71 643,493 523,565 502,788 508,556 473,032 514,327 639,264 453,934 683,683 553,699

10 Utilidad neta ($/mes) - 4.039.837 1.000.661 2.330.499 1.353.062 3.479.064 4.559.559 3.355.194 1.939.276 4.790.026 - 8.849 634.667 4.605.187





IMPLEMENTACIÓN


53

4 RESULTADOS OBTENIDOS Una vez implementado el Plan de Acción Empresarial formulado que tuvo como objetivo el fortalecimiento de la ADMINISTRACIÓN PUBLICA COOPERATIVA DE LABATECA SISCATAGUA LABATECA APC, el Consorcio Norte de Santander procedió a diligenciar nuevamente la Matriz de Evaluación establecida por el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio, con el fin de obtener datos objetivos sobre los resultados de esta Consultoría. Como línea de base para establecer los resultados obtenidos y el impacto del trabajo realizado por la consultoría, la SAPSB llevó a cabo el contrato No. 012 mediante el cual se desarrolló el Taller de planeación estratégica realizado el 17 y 18 de marzo de 2016, el cual se verificó la calificación del prestador y obtuvo en su momento un puntaje de 557. De otra parte, de acuerdo con los resultados obtenidos al finalizar la presente consultoría, la Administración Publica Cooperativa muestra un avance importante en el mejoramiento de su gestión empresarial, obteniendo un resultado final de 736 puntos. En la siguiente tabla se muestra un análisis comparativo de los avances obtenidos por el prestador entre los dos momentos referenciados. Tabla 6 Resultados de la Autoevaluación antes y Después del Plan de Acción Empresarial.

ADMINISTRACIÓN PUBLICA COOPERATIVA SISCATAGUA LABTECA APC

RESULTADOS OBTENIDOS ANTES DEL PLAN DE ACCIÓN EMPRESARIAL

RESULTADOS OBTENIDOS DESPUÉS DEL PLAN DE ACCIÓN EMPRESARIAL

ÁREAS PUNTUACIÓN OBTENIDA ÁREAS PUNTUACIÓN

OBTENIDA

Institucional Legal 220 Institucional Legal 240

Administrativa 54 Administrativa 87

Comercial 90 Comercial 190

Financiera 75 Financiera 120

Operativa 90 Operativa 99

técnica 28 Técnica 0

Total 557 Total 736

Fuente. Consorcio Norte de Santander.





IMPLEMENTACIÓN


54

5 CONCLUSIONES, LOGROS Y

RECOMENDACIONES En la ejecución de Plan de Acción Empresarial de la ADMINISTRACIÓN PUBLICA

COOPERATIVA SISCATAGUA LABATECA APC, el Consorcio Norte de Santander

identificó las necesidades latentes del prestador de acuerdo a los resultados obtenidos en

la autoevaluación diligenciada en el taller de planeación estratégica, donde se apreciaron

debilidades en lo que refiere a información, falta de capacitación, manejo de documentos,

asesorías y conocimientos de la Ley 142 de 1994 de Servicios Públicos Domiciliarios.

Se llevó a cabo un plan complementario de construcción de capacidades en el que se

combinaron actividades de capacitación y asistencia técnica puntual, tanto en sede de la

empresa como de manera remota. Las actividades de capacitación cubrieron los

siguientes aspectos: transformación empresarial, en censo de usuarios, aspectos

financieros y presupuestales, en políticas de recuperación de cartera y recaudo, atención

en PQR, actualización de catastro de usuarios, implementación de estudios tarifarios de

acueducto y alcantarillado, micromedición, calidad del agua y mantenimiento de tuberías,

accesorios y fontanería, las cuales les permitieron a sus participantes adquirir y fortalecer

sus conocimientos en cada uno de los aspectos tratados en las jornadas de capacitación.

Con el resultado de las variables del Plan de Acción Empresarial concertado se logró

establecer cada una de las necesidades del prestador en el Área Institucional, Legal,

Comercial, Administrativa, Financiera y Técnico Operativa, el cual el Consorcio Norte de

Santander a través del acompañamiento realizado, logró fortalecer diferentes las áreas.

A continuación, se relacionan algunos de los resultados obtenidos con la capacitación y la asistencia técnica puntual realizada al prestador:

Con la implementación del plan de acción empresarial se mejoró la calificación del

prestador de Gestión Empresarial que paso 557 de puntos a 736 puntos.

Se implementó un procedimiento para atender las peticiones, quejas y recursos de los usuarios, a partir de las guías y formatos suministrados por la consultoría.

Se entrego y socializó el formato de inventario de bienes muebles e inmuebles, aplicando las indicaciones, guías y formatos entregados por parte de la consultoría.





IMPLEMENTACIÓN


55

Se implementó el procedimiento para solicitudes nuevas de servicio e incorporación de usuarios, el cual se encuentra incluido dentro del Manual de Procedimientos ajustado a las condiciones actuales del prestador

El prestador cuenta con un programa de detección y reparación de fugas no visibles, suministrado por la consultoría.

El prestador aplica un procedimiento para informar a la comunidad sobre la suspensión del servicio por mantenimiento, el cual fue suministrado por la consultoría.

Se diseñó, socializó y gestionó la implementación el formato detección de usuarios clandestinos.

Se remitió y socializó el registro de números y tipo de daños por sectores.

Se remitió y socializó y el formato de fugas en el sistema de acueducto.

Se remitió y socializó el formato sobre reboses en tanques, incluido en el Manual de Procedimientos ajustado y complementado de acuerdo a las condiciones actuales del prestador.

Se remitió y socializó el formato para el reporte de fugas, perdidas físicas en tanques y a nivel intradomiciliar.

En la asesoría y Puesta en marcha del comité de estratificación se orientó sobre las actividades que deben ser desarrolladas por la Alcaldía durante la vigencia 2019 a efectos de que el CPE pueda desarrollar sus funciones para el beneficio de los usuarios de los servicios públicos domiciliarios en el municipio.

El prestador aplica un procedimiento -suministrado por la consultoría- para mantener el control del índice mensual de eficiencia del recaudo, separado por servicios.

Se gestionó ante la secretaría de agua potable y saneamiento básico los planos actualizados de acueducto y alcantarillado

Se recomienda al prestador avanzar en los siguientes temas: i) Incrementar la eficiencia del recaudo ii) Incentivar a la administración municipal a la activación del comité de estratificación de acuerdo con la establecido en el reglamento; iii) Se recomienda realizar el inventario de propiedad planta y equipo de la APC. iv) Se recomienda actualizar los planos de acueducto y alcantarillado cada vez que se realicen nuevas obras v) es importante implementar los formatos de registro de número y daños por sectores vi) implementar lo establecido en el manual de procedimientos.





IMPLEMENTACIÓN


56

ANEXOS

Documents

PDA Norte de Santander - ASOCIACION DE USUARIOS ......VINCULADOS AL PAP-PDA DE NORTE DE SANTANDER IMPLEMENTACIÓN DE PLANES DE ASEGURAMIENTO PARA MEJORAR LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS