OWNERSHIP. RESPONSIBILITY. ACCOUNTABILITYvendormanagement.uemedgenta.com/Document/BM_Panduan... · 2020. 12. 10. · dinilai menggunakan kriteria, pemarkahan dan pemberat terpiawai

OWNERSHIP. RESPONSIBILITY. ACCOUNTABILITY

“Our Work and Business, Reimagined”

Oracle Service Portal

Panduan Pengguna PenjualBahagian IV: Penyerahan Work Confirmation dan Invois di

Portal Pembekal

2p r i v a t e & c o n f i d e n t i a l “Our Work and Business, Reimagined”


Apa yang Telah Ditukar untuk Penjual?

2

4

Semua profil penjual mesti didaftarkan dan

diluluskan dalam Portal Pembekal Oracle

1

5

Penjual perlu menggunakan Portal

Pembekal Oracle untuk menjalankan urus

niaga / perniagaan dengan UEM Edgenta

Prestasi/kelayakan penjual akan dinilai

dalam Portal Pembekal Oracle. Penjual akan

dinilai menggunakan kriteria, pemarkahan

dan pemberat terpiawai

Penjual mesti menghantar permohonan sebut

harga (RFQ) / gerak balas tender / invois

dalam Oracle. Proses penilaian / pemarkahan

dan pemberian tender akan dilakukan melalui

Oracle

3Penjual diminta untuk menggunakan Portal

Pembekal Oracle untuk semua komunikasi

dengan UEM Edgenta



Istilah Baru Digunakan dalam Proses Digital (Oracle)

Transaksi Dengan Standard PO

Manual Process Purchase Order (PO) Delivery Order (DO) Invoice

Oracle Purchase Order (PO) Goods Receipt Note (GRN) Invoice

Transaksi Dengan PO and LOA

Manual ProcessProses

tender

Letter of Award

(LOA)

Certificate of Completion

(CoC) / Job Sheet /

Service Report

Certificate of Payment

(CoP) ManualInvoice

Oracle Negotiation

Purchase Order

(PO) / Letter of

Award (LOA)

Work Confirmation (WC)

Penjanaan automatik

GRN menerusi sistem

& Certificate of

Payment (CoP)

Invoice

New New

NewNew New



Gambaran Keseluruhan Proses TransaksiP

EN

JU

AL

ED

GE

NT

A

Portal

Perkhid

matan

Oracle

Oracle

Fusion

Portal

Pembekal

Oracle

Luar

Sistem

Legend

UN

IT P

ER

OL

EH

AN

ED

GE

NT

A

BAHAGIAN I: Pendaftaran BAHAGIAN II: Tender (Negotiation) BAHAGIAN III & IV: Work Confirmation & Invois

Layari Portal

Pembekal

Oracle

Terima Terma &

Syarat

Daftar &

lampirkan

dokumen

berkaitan

Semak &

sahkan

permohonan(Unit SVM)

Tamat

PR dikeluarkan(“Preparer”)

Pengeluaran PO(Unit Pembelian)

Semak &

sahkan PO

Penghantaran

barang/

perkhidmatan

berdasarkan

PO / LOA

PO/

LOA?

Menghantar

pelawaan untuk

Negotiation(Unit Sumber)

PO

LOA

Hantar respon

Negotiation

Lulus?

YA TIDAK

Semakan &

penyerahan

LOA(Unit Sumber)

Semak &

sahkan PO +

LOA

PO /

LOA?

Penjanaan Work

Confirmation

(WC)

Pengesahan

WC untuk LOA(Unit Bisnes)

Pelaksanaan

GRN untuk PO(Pemohon /

Penyedia)

Pengesahan &

kelulusan WC(Unit Kontrak)

Penghantaran

invois

Pengesahan

dokumen &

pembayaran(Unit Kewangan)

PO

LOA

Tamat

Proses

Keputusan

Mula

Tamat

GRN dijana

secara

automatik

Penjanaan CoP

1

3

1

Topik di

dek ini

http://vendormanagement.uemedgenta.com/Default.aspx



Sekilas Portal Pembekal Dan Perkhidmatan…

Fungsi Oracle Portal Pembekal Oracle Portal Perkhidmatan Oracle

PenggunaSemua penjual (termasuk yang sudah

mempunyai kontrak bersama Edgenta)

Terhad kepada penjual yang sudah

mempunyai kontrak bersama Edgenta

samaada LOA dengan bayaran

berdasarkan tahap pencapaian atau

bayaran tetap

Tujuan

Portal yang membolehkan penjual

mendaftar, mengambil bahagian dalam

rundingan, mengesahkan PO & LOA,

menghantar invois dan melihat status

pembayaran.

Portal untuk memproses pembayaran

berdasarkan tahap pencapaian dan

pembayaran tetap dengan bukti

penghantaran barang/perkhidmatanRujuk ciri system di bawah

Ciri

• Pendaftaran Penjual

• Kemaskini Profil Penjual

• Penilaian Prestasi Penjual

• Penyertaan dalam Rundingan

• Pengesahan PO dan LOA

• Penghantaran dan Semak Invois

• Penyemakan Pembayaran

• Mengirim & mengesahkan Work

Confirmation berdasarkan tahap

pencapaian atau BOQ

• Certificate of Payment akan

dikeluarkan setelah mendapat

pengesahan kerja

• Invois akan dikeluarkan berdasarkan

perakuan pembayaran

• Menghantar permohonan Retention

Release berdasarkan invois



Isi Kandungan

1 Penyerahan Work Confirmation (WC) di Portal Perkhidmatan

2 Lihat Work Confirmation (WC) di Portal Perkhidmatan

3 Menjana Certificate of Payment (CoP) di Portal Perkhidmatan

4 Lihat Certificate of Payment (CoP) di Portal Perkhidmatan

5 Penyerahan Invois di Portal Perkhidmatan

6 Memohon Retention Release di Portal Perkhidmatan



Isi Kandungan









1. Penyerahan Work Confirmation (WC) di Portal Perkhidmatan

1.1 Log masuk dengan

nama pengguna dan kata

laluan

Layari: https://enpf.login.ap1.oraclecloud.com



1.2 Klik pada “Service

Portal”





1.3 Klik “PO

Search Supplier”




1.4 Masukkan nombor PO di

ruangan “Order Number”

1.5 Klik “Search”




1.6 Klik pada pautan “Order

Number” untuk melihat maklumat

PO




1.7 Sahkan maklumat

“Purchase Order Details”

Nota: Hubungi pembeli yang ditugaskan untuk

berurusan dengan penjual jika ada butiran yang

tidak lengkap dan / atau salah maklumat.

Butiran pembeli boleh disemak dalam butiran

PO. Sila rujuk pada Panduan Pengguna Penjual

Bahagian 2 (Topik 6)

1.8 Klik “New” untuk

menjana Work

Confirmation bagi PO ini




Nota: “Work Confirmation Date” merujuk

kepada tarikh WC dicipta manakala

“Work Completion Date” merujuk

kepada tarikh sebenar kerja selesai.

Nota: Nombor “Work Confirmation”

akan dijana secara automatik oleh

sistem dan direkodkan tanpa mengira

samada ia ditarik balik atau ditolak

1.9 Masukkan tarikh

“Work Confirmation Date”

dan “Work Completion

Date”




1.10 Isikan ruangan

"Supplier Ref"

berdasarkan nombor CoC

/ Job Sheet / Service

Report

1.11 Muat naik CoC /

Service Report / Job Sheet

sebagai lampiran




1.12 Isikan ruangan

“Comments” dengan

butiran pengesahan

seperti tempat dan bulan

kerja dilakukan

Site clearance at Hospital Kulim for

the month of Aug 2019




1.13 Gunakan fungsi “Claim

Percentage” untuk menuntut

tahap peratusan tertentu

disemua baris PO (tidak wajib)

Nota: Jika “Claim Percentage” tidak

seragam untuk semua baris PO, penjual

perlu memasukkan kuantiti di “Work

Confirmation Quantity/Amount” untuk

setiap baris item




1.14 Pilih PO yang

berkenaan untuk mengedit

berdasarkan CoC / Service

Report / Job Sheet yang

dikenal pasti

1.15 Masukkan kuantiti / jumlah

yang tepat berdasarkan CoC /

Service Report / Job Sheet

Nota: “Amount Claimed” dikira

secara automatik berdasarkan

“Work Confirmation

Quantity/Amount”



Contoh Input Berdasarkan Senario Berbeza

INPUT OUTPUT

No SenarioRuangan “Claim

Percentage”

Ruangan “Work

Confirmation

Quantity/Amount”

Ruangan “Amount

Claimed”

1

ABC Enterprise menjana Work Confirmation

(WC) untuk bulan ke 3 perkhidmatan.

Perkhidmatan dihantar / siap sepenuhnya.

100% 3.0 RM 10,000

2



Hanya perkhidmatan bernilai RM 5,000

yang di hantar / siap.

50% 4.0 RM 5,000

3



Hanya perkhidmatan bernilai RM 7,750

yang dihantar / siap.

77.5% 5.0 RM 7,750

Scenario 1: Jumlah PO ialah RM 200,000 untuk perkhidmatan bulanan untuk tempoh 20 bulan

(Bayaran bulanan tetap adalah RM 10,000)




INPUT OUTPUT

No SenarioRuangan “Claim

Percentage”

Ruangan “Work

Confirmation

Quantity/Amount”

Ruangan “Amount

Claimed”

1ABC Enterprise menjana Work Confirmation

(WC) untuk fasa pertama.100% 0.15 RM 60,000


(WC) untuk fasa kedua.100% 0.20 RM 80,000


(WC) untuk fasa ketiga.100% 0.30 RM 120,000

Scenario 2: Jumlah PO ialah RM 400,000 untuk jangka masa setahun. Invois dituntut

berdasarkan 4 fasa (15% bagi fasa pertama. 20%, 30% and 35% bagi fasa berikutnya)

Contoh Input Berdasarkan Senario Berbeza





1.16 Pilih baris PO yang

berkaitan untuk diserah

1.18 Untuk serahan, klik

“Submit”

1.17 Klik “Save”




1.19 Sahkan status Work

Confirmation (WC)

Site clearance at Hospital Kulim for

the month of Aug 2019

1.20 Klik “Withdraw”

untuk membuat

perubahan

Nota: Jika memilih “Withdraw”,

WC akan disimpan sebagai

draf. Penjual boleh

menyambung edit kemudian

(rujuk langkah 1.6)




KUNCI UTAMA

▪ Work Confirmation (WC) berperingkat boleh dihantar berdasarkan pencapaian atau berdasarkan BOQ

(bergantung kepada PO dan billing milestone)

▪ Setiap pengekalan (retention) bayaran akan dikira secara automatik dengan peratusan yang ditentukan pada

spesifikasi PO

• Penjanaan Work Confirmation (WC) pada masa yang tetap adalah penting untuk memantau progres kerja dan

menyegerakan pembayaran



Isi Kandungan









2. Lihat Work Confirmation (WC) di Portal Perkhidmatan

2.1 Klik “PO

Search Supplier”





ruangan “Order Number”





2.4 Klik pada pautan “Order

Number” untuk melihat maklumat

PO




2.5 Lihat status Work Confirmation di

ruangan “Status”

Nota: Anda hanya boleh

menjana CoP sebaik sahaja

status Work Confirmation

dinyatakan sebagai “Approved"



No Status Tindakbalas perlu dilakukan oleh

1 Submitted Penjual

2 Withdrawn Penjual

3 VerifiedUnit Pengurusan Kontrak (Contract

Admin Unit)

4 Rejected

Unit Bisnes (Business Unit) / Unit

Pengurusan Kontrak (Contract Admin

Unit)

5 ApprovedUnit Pengurusan Kontrak (Contract

Admin Unit)

Jenis Status Work Confirmation (WC)




Isi Kandungan









3. Menjana Certificate of Payment (CoP) di Portal Perkhidmatan

ABC ENTERPRISE

UEB10000001

3.1 Klik “Generate

Certificate”




ABC ENTERPRISE

UEB10000001


ruangan “Order Number” dan / atau

nombor WC di ruangan “Work

Confirmation Number”





ABC ENTERPRISE

UEB10000001

3.4 Pilih Work

Confirmation (WC)

ABC ENTERPRISEUEB10000001

3.5 Klik “Submit”




Nota: Status CoP akan

ditukar ke “Generated”

dan anda boleh memuat

turun CoP

3.6 Klik “Download

Certificate” untuk

memuat turun salinan





3.7 Simpan atau failkan

sebagai rujukan

Nota: Contoh “Certificate of

Payment (CoP)”




KUNCI UTAMA

▪ Setelah mendapat kelulusan serahan kerja dalam sistem, Certificate of Payment (CoP) akan dijana oleh sistem

dan akses akan tersedia

▪ Butiran daripada Certificate of Payment (CoP) akan digunakan untuk membuat invois dan salinan sijil mesti

dilampirkan bersama-sama dengan invois



Isi Kandungan









4. Lihat Certificate of Payment (CoP) di Portal Perkhidmatan

ABC ENTERPRISE

UEB10000001

4.1 Klik “Generate

Certificate”




ABC ENTERPRISE

UEB10000001


ruangan “Order Number” dan / atau

nombor WC di ruangan “Work

Confirmation Number”





ABC ENTERPRISE

UEB10000001

4.4 Gerakkan ke kanan untuk muat

turun dan melihat sijil bayaran.




Isi Kandungan









5. Penyerahan Invois di Portal Perkhidmatan

5.1 Klik “Generate Invoices”




5.2 Masukkan nombor PO di ruangan

“Order Number” dan nombor WC di

ruangan “Work Confirmation Number”





5.4 Masukkan nombor

invois di ruangan “Invoice

Number”

5.5 Klik “Upload” untuk

muat naik invois





Nota: “Retention Amount”

merujuk kepada pengekalan

bayaran sehingga kerja selesaiNota: “Recoupment Amount”

merujuk kepada penempatan

semula bayaran pendahuluan

Nota: “Deduction Amount”

merujuk kepada penolakan

jumlah bayaran (cth: penalti

kerana ketidakpatuhan)

Nota: “Invoice Status” akan

bertukar menjadi “Generated”




KUNCI UTAMA

▪ Invois hanya boleh dijana sekiranya Certificate of Payment (CoP) telah di hantar kepada PO yang ditetapkan.

▪ Salinan invois perlu dilampirkan di dalam sistem.



Isi Kandungan









6. Memohon Retention Release di Portal Perkhidmatan6.1 Klik “Generate

Retention Invoices”

UEB20000001_1 UEB10000001



6. Memohon Retention Release di Portal Perkhidmatan

UEB20000001_1 UEB10000001

6.2 Masukkan nombor PO

di ruangan “Order Number”


6.4 Muat naik salinan invois

sebagai lampiran

6.5 Pilih baris Work Confirmation yang

dikenal pasti berdasarkan invois yang

dilampirkan




6. Memohon Retention Release di Portal Perkhidmatan

KUNCI UTAMA

▪ Sistem akan memilih jumlah pengekalan berdasarkan peratusan yang ditentukan di peringkat Purchase Order

▪ Butiran invois perlu dinyatakan untuk pengekalan dan salinan invois yang diimbas untuk jumlah tertentu atau

jumlah keseluruhan hendaklah dilampirkan.



Sokongan Edgenta

Isu Jabatan Unit Pegawai

1. Pendaftaran di portal

pembekal

2. Log masuk / Kata kunci

3. Mengemaskini profil

Perolehan

Pengurusan Vendor

Strategik (Strategic

Vendor Management)

• E-mel Kongsian:

[email protected]

1. Negotiation (RFT / RFQ / RFI)

2. Award (Pemberian tender)

Pengurusan Kategori

(Category

Management) /

Sumber (Sourcing

Admin)

• E-mel Kongsian:

[email protected]

• E-mel Kongsian:

[email protected]

1. Purchase Order (PO) Pembelian (Purchasing

Admin)

• E-mel Kongsian:

[email protected]

1. Kontrak Kontrak (Contract

Admin)

• E-mel Kongsian:

[email protected]

1. Invois

2. PembayaranKewangan Account Payable

• Noor Akalili Abdul Muni:

[email protected]

Sila hubungi pegawai yang disebutkan jika mempunyai sebarang pertanyaan

“Our Work and Business,

Reimagined”

Disclaimer: This material has been prepared by UEM Group Berhad (UEM) solely for informational purposes

for the exclusive use of the party to whom UEM delivers this presentation. Any statements and estimates

are accurate only as at the date of the material. This material has been prepared on a confidential basis

solely for the use and benefit of UEM. This material must not be copied, reproduced, distributed or passed

to others at any time, in whole or in part, without the prior written consent of UEM.


Documents

OWNERSHIP. RESPONSIBILITY. ACCOUNTABILITYvendormanagement.uemedgenta.com/Document/BM_Panduan... · 2020. 12. 10. · dinilai menggunakan kriteria, pemarkahan dan pemberat terpiawai