OVERVIEW ATTIVITA’ UOAS

CONTRATTI E OFFERTE CON ASI, ESA, INDUSTRIE

QUADRO FINANZIARIO 2006 E PREVISIONI 2007

PROCEDURE DI GESTIONE DELLE OFFERTE E DEI CONTRATTI

PREPARAZIONE E SOTTOMISSIONE DELL’OFFERTA

STIPULA DEL CONTRATTO

GESTIONE AMMINISTRATIVA DEL PROGETTO

AGENDA

Sede Centrale INAF - Roma, 11/09/2006

Prepared by G. Di Cocco & G. De Paris

COMPITI UOAS (1/2)• Collaborare alla formulazione del piano

triennale e relativi aggiornamenti annuali per il settore spaziale, in raccordo con analoghi piani ASI

• Gestire i rapporti con ASI nonché i rapporti con altre agenzie spaziali internazionali

COMPITI UOAS (2/2)

• Formulare ed emettere bandi per progetti di ricerca propedeutici alla formulazione di progetti spaziali

PIANO TRIENNALE

• ASI ha basato il proprio piano triennale sugli studi di AAE, CoFis, ESS

• INAF ha basato il proprio piano spaziale sulle schede progetto (settembre 2005)

Rapporti ASI-INAF

• Gruppo di coordinamento ASI-INAF, che si riunisce indicativamente ogni due mesi

• Principali compiti sono: - estensione di una convenzione quadro - elaborazione di un piano congiunto - risoluzione di problematiche comuni (verifica progetti,gestione contratti, etc.)

Attività relativa a ESA

- Contatti informali con ESA Science

- Riunioni con i membri italiani dei WG e Comitati ESA e con i membri italiani di SPC ( prima di ogni riunione dell’SPC )

Attività ordinaria (1/2)

• Gestione offerte e contratti relativi ad attività spaziali

• Eventuale supporto al responsabile scientifico per la predisposizione delle offerte, emissioni di sottocontratti, etc.

Attività ordinaria (2/2) Dall’aprile 2006 l’UOAS ha inserito nel suo organico l’ing.

G. De Paris che ha svolto le seguenti attività:• Preparazione previsioni economiche attività spaziali INAF 2006-2007-2008• Preparazione, in coordinamento con il responsabile UOAS, del documento relativo alle procedure di gestione dei contratti e delle offerte per attività spaziali

• Supporto all’Osservatorio Astrofisico di Catania nella preparazione dell’offerta ad ASI per la partecipazione italiana a WSO

• Coordinamento tecnico e supporto alla preparazione della procedura di evidenza pubblica nell’ambito del contratto ASI n. I/024/05/0 (“ASDC”)

• Gestione della trattativa con ASI in merito al nuovo testo dei contratti ASI-INAF

• Responsabile contrattuale dei contratti ASI n. I/024/05/0 e n. I/023/05/0

• Supporto ad IASF-RM nella gestione del sottocontratto con Alcatel Alenia Space Italia nell’ambito del contratto ASI n. I/030/05/0 (“SMART-1”)

• Supporto ad IASF-RM nella stipula del contratto ASI n. I/025/06/0 (“VENUS EXPRESS”) e partecipazione al kick-off meeting• Coordinamento tecnico e supporto alla preparazione della procedura di evidenza pubblica nell’ambito del completamento del telescopio VST (in supporto al Dip. 2)

CRITICITA’

Poca capacità di incidere sulle strategie e sulla burocrazia ASI

Tempi lunghi dell’ASI nell’attivare/rinnovare i contratti con INAF (ciò provoca enormi difficoltà ad INAF per il mantenimento dei team dei progetti in corso e per il normale svolgimento delle attività durante le “pause contrattuali”)

Tempi aggiuntivi INAF nell’autorizzare la disponibilità dei fondi a valle delle riunioni contrattuali

Inadeguatezza dell’applicabilità di forme contrattuali tipicamente industriali alle attività di ricerca scientifica

CRITICITA’ (esempi)

Variazione senza preavviso da parte di ASI del testo contrattuale precedentemente discusso con INAF

Problema IVA (ASI non riconosce l’IVA ai sottocontratti che l’INAF deve stipulare con entità industriali e previsti nel contratto primario)

Necessità di impegnare anche il pagamento legato alla riunione contrattuale finale entro la scadenza del contratto stesso

RICHIESTE DA PARTE DEI RESPONSABILI SCIENTIFICI

Maggiore incisività INAF su ASI per l’emissione dei contratti

Maggiore autonomia delle Strutture nella gestione delle offerte e dei contratti

Supporto tecnico nella preparazione delle offerte (es. WSO)

Snellezza procedure INAF per la disponibilità dei fondi

Supporto finanziario INAF durante le pause contrattuali ASI

Supporto economico straordinario

• Analisi dati AAE

• XEUS

• GAIA

• Simbol-x

• ESTREMO

Richieste pervenute da Swift e AGILE

CONTRATTI ASI-INAF ATTIVI (AGOSTO 2006)

NUMERO E DENOMINAZIONE

3 Contratto ASI I/R/046/04 (Riunione Finale avvenuta) "Attività Scientifica e di Supporto in orbita per il programma INTEGRAL"

6 Contratto ASI I/023/05/0 (2° Riunione di Avanzamento 15/09/2006) "Supporto all'Analisi Dati nel Campo dell'Astrofisica delle Alte Energie"

7 Contratto ASI I/024/05/0 (2° Riunione di Avanzamento avvenuta) "Attività di Archiviazione ed Analisi Dati presso l'ASI Science Data Center"

1

2

4

5

Contratto ASI I/R/059/04 (2° Riunione di Avanzamento avvenuta) " ITASEL"

Contratto ASI I/R/038/04 (Riunione Finale avvenuta)"Attività Scientifica per il Programma HERSCHEL"Contratto ASI I/R/039/04 (Riunione Finale avvenuta) "Attività Scientifiche del Programma SWIFT"

Contratto ASI I/R/065/04 (2° Riunione di Avanzamento avvenuta) "Attività Scientifica per il Programma PLANCK-LFI"

1/3

NUMERO E DENOMINAZIONE

14 Contratto ASI I/025/06/0 (Kick-off avvenuto 13/07/06)"Attività Scientifica per il programma VENUS EXPRESS"

13

9

10

11

12

Contratto ASI I/030/05/0 (2° Riunione di Avanzamento avvenuta) "Attività Scientifica per il programma SMART1"

Contratto ASI I/035/05/0 (Kick-off avvenuto 26/09/05)) "Attività Scientifica per l'Analisi Dati Sole e Plasma"Contratto ASI I/010/06/0 (Kick-off avvenuto)"Attività Scientifica per il programmaGLAST"

Contratto ASI I/031/05/0 (1° Riunione di Avanzamento avvenuta) "Attività Scientifiche per il programma CASSINI"

Contratto ASI I/026/05/0 (2° Riunione di Avanzamento 31/07/06) "Attività Scientifica per il programma VIR-MS-DAWN"

Contratto ASI I/032/05/0 (2° Riunione di Avanzamento 31/07/06) "Attività Scientifica per il programma ROSETTA"

8

2/3CONTRATTI ASI-INAF ATTIVI (AGOSTO 2006)

NUMERO E DENOMINAZIONE

15 Contratto ASI I/032/06/0 (kick-off previsto da ASI per metà settembre)Osservazione dell'Universo dalla Luna

16 Contratto ASI I/033/06/0 (kick-off previsto da ASI per metà settembre)Scienza e Sfruttamento della Luna

17 Contratto ASI I/027/05/0 (kick-off avvenuto)"Supporto Attività Base di Lancio Palloni Stratosferici Trapani Milo 2005/2007"

CONTRATTI ASI-INAF ATTIVI (AGOSTO 2006) 3/3

Palloni; 1

Sole e Sistema Solare; 8

Galassie e Cosmologia; 2

Alte Energie; 4

ASDC; 1

BioAstronomia; 1

Alte Energie

Galassie e Cosmologia

Sole e Sistema Solare

BioAstronomia

ASDC

Palloni

OFFERTE ASI-INAF IN CORSO

1 Studi Esplorazione Sistema Solare Congruità in corso

2 Studi di Astrofisica delle Alte Energie Congruità in corso

3 Attività Scientifica 2006-2007 per AGILE All. Tecnico in prepar.

4 Attività Scientifica per HERSCHEL (fase C/D - E) Congruità in corso

5 Attività Scientifica per BEPICOLOMBO MPO e MMO Congruità in corso

6 Studio di fase A/B1 per la partecipazione a WSO-UV Congruità in corso

7Proposta di Nuova Idea: Microcalorimetri a Transizione di Fase Superconduttiva (TES) per Astrofisica in raggi X

Contratto alla firma

8Proposta di Nuova Idea: Rivelatori X e Gamma con Cristalli Scintillatori e Fotodiodi a Bassissimo Rumore di Lettura

Contratto alla firma

9Proposta di Nuova Idea: Rivelatori Spettroscopici X e Gamma in CZT

Contratto in preparaz.

10 Proposta di Nuova Idea: Polarimetro per Astronomia X All. Tecnico in prepar.

11Prototipo di Piattaforma di Comunicazione Voli Stratosferici di Lunga Durata

All. Tecnico in prepar.

STATO IN ASI

CONTRATTI ESA-INAF ATTIVI (AGOSTO 2006)

1

2

NUMERO E DENOMINAZIONE

Contratto ESTEC 19438/05/NL/EK INFRARED FOURIER-TRANSFORM SPECTROMETER

Contratto ESTEC 19466/05/NL/EK MEDUSA

NUMERO E DENOMINAZIONE

CARLO GAVAZZI SPACE Sub-Contract to ESTEC Contract n.18944/05/NL/CP

Advanced LIDAR Concept

CONTRATTI INDUSTRIA-INAF ATTIVI (AGOSTO 2006)

UNI-ROMA”LA SAPIENZA”-INAF

NUMERO E DENOMINAZIONE

Coinvolgimento INAF nel Contratto ASI - ULS-FIA I/010/05/0 "Attività Scientifiche per la Missione MARS EXPRESS"

Nome Offerta EnteSTUDI DI COSMOLOGIA E FISICA FONDAMENTALE UNI ROMA 1Proposta Nuova Idea: LENTI DI LAUE UNI FERRARA

Altri CRAM attivi in bilancio

Offerte in corso verso ASI da altri enti con coinvolgimento INAF

PLANCK-LFI Atto aggiuntivo n. 1 (Ref. I/030/04/1) al Contratto N. I/016/03/0

in essere tra ASI e Alcatel Alenia Space ItaliaSi procede a formalizzare il rapporto tra Alcatel Alenia Space Italia e INAF-IASF-BO attraverso ATP

Progetto HIPEG ASI-INAF

Pervenuta da ASI, in via preliminare in data 28/08/06, richiesta d’offerta per

“Attività Scientifica e di supporto in orbita per il programma INTEGRAL”

CONTRATTI ASI-INAF CONCLUSI (NEI PRIMI 8 MESI DEL 2006)NUMERO E DENOMINAZIONE

Contratto ASI I/R/045/04 "Attività Scientifiche per il Programma AGILE"

NUMERO E DENOMINAZIONE

Contratto CARLO GAVAZZI SPA AGILE

Contratto ALENIA SPAZIOAGILE

Contratto CARLO GAVAZZI SPACE Programma HERSCHEL "Digital Processing Unit" Fase C/D

Contratto CARLO GAVAZZI SPACE Programma HERSCHEL SW -"Digital Processing Unit"

CONTRATTI INDUSTRIA-INAF CONCLUSI (NEI PRIMI 8 MESI DEL 2006)

Previsione Entrate Spaziali 2006(Totale € 13.839.070)

€ 6.449.790,48

€ 7.389.279,81

Contratti

Offerte

Note:1. E' stato ipotizzato un lasso di tempo di 2 mesi tra la data della milestone prevista dal contratto e l'autorizzazione ad emettere fattura da parte dell' ente o industria finanziatori.2. Le offerte in corso sono solo verso ASI. E' stato ipotizzato un lasso di tempo di 6 mesi tra la presentazione dell'offerta ad ASI e la stipula del contratto relativo.3. Sul valore totale delle offerte è stato considerato un taglio del 10% da parte della Commissione di Congruità ASI ed è stato considerato valido il piano di pagamenti richiesto in offerta dal Responsabile Scientifico.4. Il totale delle entrate non è comprensivo delle entrate INAF provenienti da contratti stipulati da ASI con altri enti (ad es. Università), con la sola eccezione del contratto Mars-Express.5. Dal totale delle entrate non è stata scorporata la parte di fondi destinata ad altri enti o industrie

Previsioni Entrate 2006 per Ente o Industria Finanziatori(da contratti e offerte in corso)

ASI 86%

ESA 1%INDUSTRIE 4%

UNIVERSITA' 9%

ASI

UNIVERSITA'

ESA

INDUSTRIE

Galassie e Cosmologia € 2.469.193,68Alte Energie € 7.632.363,94Sole e Sistema Solare € 10.702.605,95Bio-Astronomia € 453.429,00Palloni € 215.040,00ASDC € 1.356.148,10Totale € 22.828.780,67

Finanziamenti derivanti da contratti ASI-INAF dal 2004 all’agosto 2006

* include il totale del contratto Mars Express tra ASI e UNI-ROMA1 con coinvolgimento INAF** include i pagamenti effettuati da Alcatel Alenia Space Italia a INAF nell’ambito del contratto AASI-ASI n. I/016/03/0 e relativo atto aggiuntivo (“PLANCK-LFI”)

Alte Energie33%

Galassie e Cosmologia**

11%

Palloni1%

ASDC6%

Bio-Astronomia2%

Sole e Sistema Solare*

47%

Galassie e Cosmologia

Alte Energie

Sole e Sistema Solare

Bio-Astronomia

Palloni

ASDC

QUADRO FINANZIARIO (AGOSTO 2006)(relativo ai contratti attivi nei primi 8 mesi del 2006)

Milestone raggiunte Milestone da effettuare Milestone totali 2006 ASI * 3.209.890,68€ 2.459.194,80€ 5.669.085,48€

INDUSTRIA 562.985,00€ 24.221,00€ 587.206,00€ ESA 133.500,00€ 60.000,00€ 193.500,00€

TOTALE 3.906.375,68€ 2.543.415,80€ 6.449.791,48€

* INCLUDE IL CONTRATTO MARS EXPRESS TRA ASI E UNIVERSITA’ CHE PREVEDE COINVOLGIMENTO INAF

61%

39%Milestone raggiunte

Milestone da effettuare

Previsione Entrate Spaziali 2007*(Totale € 10.192.196 )

€ 3.555.102,72 ; 35%

€ 6.637.094,27 ; 65%

Contratti

Offerte

Note:

1. E' stato considerato un lasso di tempo di 2 mesi tra la data della milestone prevista dal contratto e l'autorizzazione ad emettere fattura da parte dell' ente o industria f inanziatori.2. Le of ferte in corso sono solo verso ASI. E' stato considerato un lasso di tempo di 6 mesi tra la presentazione dell'of ferta ad ASI e la stipula del contratto relativo.3. Sul valore totale delle of ferte è stato considerato un taglio del 10% da parte della Commissione di Congruità ASI ed è stato considerato valido il piano di pagamenti richiesto in of ferta dal Responsabile Scientif ico..4. Il totale delle entrate non è comprensivo delle entrate INAF provenienti da of ferte/contratti stipulati da ASI con altri enti (ad es. Università), con la sola eccezione del contratto Mars-Express e che prevedono coinvolgimento INAF.5. Dal totale delle entrate non è stata scorporata la parte di fondi destinata ad altri enti o industrie

* formulata sulla base dei contratti attivi ed offerte presentate fino ad Agosto 2006

START DEL PROCESSO

RISPOSTA AD UNA RICHIESTA D’OFFERTA

RISPOSTA AD UN BANDO DI GARA

PROCEDURE DI GESTIONE DELLE OFFERTE E DEI CONTRATTI PER

LE ATTIVITA’ SPAZIALI DELL’INAF

Emissione Richiesta d’Offerta(ASI o altro ente/industria)

Presidente INAF

Responsabile Scientifico Unità Organizzativa Attività Spaziali

Copia Copia

RICHIESTA D’OFFERTA

PREPARAZIONE E SOTTOMISSIONE DELL’OFFERTA L’offerta viene preparata dal Responsabile Scientifico e spedita in formato elettronico all’UOAS con un anticipo di 7 giorni sulla scadenza per permettere al coordinatore dell’unità di esaminarla e proporre eventuali aggiustamenti. Se espressamente richiesto, l’UOAS può supportare il Responsabile Scientifico durante la preparazione dell’offerta.

Successivamente a tale fase, l’UOAS provvede ad inoltrare l’offerta al Presidente INAF. L’offerta è quindi firmata dal Presidente che può delegare.

La segreteria del Presidente consegna l’offerta firmata in originale all’ente o industria richiedente e distribuisce copie della stessa al Dipartimento Progetti - UOAS, al Responsabile Scientifico ed al Direttore della Struttura a cui appartiene quest’ultimo.

Nel caso di richiesta di riemissione dell’offerta (indirizzata al Presidente ed in copia al Responsabile Scientifico), a valle di una verifica di conformità da parte del Contrattore, il Responsabile Scientifico provvederà all’aggiornamento della stessa e l’offerta così aggiornata dovrà seguire nuovamente il normale iter procedurale.

CONTRATTO

Il contrattore procede, normalmente, ad effettuare la congruità dell’offerta e ne invia l’esito al Presidente INAF ed in copia al Responsabile Scientifico. Il Presidente, sentito il parere del Responsabile Scientifico, comunica al contrattore l’accettazione o meno della congruità.N.B. Dall’aprile 2006, ASI non comunica più l’esito della congruità ma invia direttamente il contratto firmato con il valore economico ritenuto congruo.

CONGRUITA’ DELL’OFFERTA

Emissione Contratto(ASI o altro ente/industria)

Presidenza INAF UOAS

Ufficio Legale

UfficioBilancio e Contabilità

FIRMA DEL CONTRATTO

Ottenuto il parere positivo dell’UOAS, dell’Ufficio Legale e dell’Ufficio Bilancio e Contabilità, il Presidente provvede a firmare il contratto.

Il Presidente può anche delegare ad altri (ad es. al Direttore della Struttura), la firma del contratto.

BOLLATURA ED ALTRI ADEMPIMENTI Una volta perfezionato il contratto e firmato dal Presidente, l’Ufficio Legale provvede alla predisposizione di un originale in bollo e agli adempimenti di sua competenza richiesti dal contratto stesso (ad es. registrazione ed eventuali fideiussioni).

Sarà cura della Segreteria di Presidenza trasmettere un originale in bollo all’ente o industria finanziatore, e copie al Dipartimento Progetti (UOAS), all’Ufficio Bilancio e Contabilità, al Responsabile Scientifico ed al Direttore della Struttura a cui appartiene quest’ultimo.

GESTIONE AMMINISTRATIVA DEL PROGETTOA seguito della firma del contratto e comunque prima del kick-off meeting, il Responsabile Scientifico deve comunicare all’UOAS il nome del Responsabile Contrattuale da parte INAF. Se richiesto, l’UOAS può assumersi il compito di nominare il Responsabile Contrattuale.

Il responsabile contrattuale è tenuto a partecipare al kick-off meeting e alle riunioni di avanzamento e ad inviare copia dei relativi verbali all’UOAS.

Di norma a valle di un kick-off meeting e/o dopo una riunione di avanzamento l’ente o industria finanziatore invia autorizzazione all’emissione di fattura al Responsabile Scientifico.

La struttura, ove opera il responsabile scientifico, invia una fattura o ricevutapro-forma all’ente finanziatore ed in copia all’UOAS ed all’Ufficio Bilancio e Contabilità dell’INAF per avviare la procedura di registrazione della fattura e di variazione per maggiore entrata nel caso di importi superiori a 10.000 euro.

EMISSIONE FATTURA

PROCEDURA DI VARIAZIONE PER MAGGIORE ENTRATA

N.B. La procedura di variazione per maggiore entrata non avviene nel caso di pagamenti di riunioni di avanzamento inseriti nel bilancio di previsione dell’anno in corso e comunicati dalle amministrazioni delle Strutture INAF all’amministrazione della Sede Centrale.

1. Apertura del CRAM relativo al contratto cui si riferisce la fattura (se non ancora aperto)

2. Parere del Collegio dei Revisori dei Conti (obbligo di legge)

3. Approvazione del Consiglio di Amministrazione

4. Assegnazione delle cifre in entrata sul CRAM

Al termine di questa procedura, la cifra risulta spendibile per la struttura di riferimento che procederà a ripartirla nelle varie voci di spesa.

Nel bilancio di previsione vanno inseriti solo i pagamenti dei contratti in essere di cui si ha assoluta certezza di riscossione nell’anno in corso altrimenti si rischia di dover effettuare a fine anno variazioni per minore entrata con conseguenti possibili visite ispettive sul progetto.

DISTRIBUZIONI DI FONDI E GESTIONE DEI SOTTOCONTRATTI Nel caso occorresse procedere a distribuzioni di fondi presso altre strutture INAF,occorre seguire l’iter descritto nel manuale delle entrate e delle uscite al capo 3.a “Storni di Bilancio”, (vedi anche appendice 1 di questo documento).

Nel caso in cui il contratto primario con ASI preveda che INAF debba gestire sottocontratti con enti pubblici o privati, occorrerà procedere alla formalizzazione di tale rapporto.

Il rapporto può essere formalizzato attraverso una lettera di accettazione della controparte a svolgere le attività previste dal contratto primario ASI-INAF oppure attraverso un capitolato amministrativo che contenga clausole maggiormente restrittive.

Un esempio di capitolato amministrativo per gli enti pubblici e per quelli privati puòessere richiesto all’Ufficio Contratti INAF (rif. dott. Aldo Pensa).

Secondo la delibera del CdA n. 26/2005, per importi fino ad 80.000,00 €, il Direttore della Struttura è autorizzato a formalizzare il rapporto; per importi superiori a 80.000,00 €fino a 200.000,00 € occorre l’autorizzazione del Direttore di Dipartimento; per importi Superiori a 200.000,00 € occorre l’autorizzazione del CdA.