Outlook 2010 - Tips og triks i forrige tips ”Tilpasse visning av elementer”. Tilpasse visning av elementer Kategorien Visning inneholder valg for å tilpasse visnin gen av innholdet

UiS-IKT Kompetanse • 2012

Tips og triks for å jobbe smart og effektivtOutlook 2010


Outlook 2010

© 2012 UiS-IKT KompetanseUniversitetet i StavangerForfatter: Roy Norås

Utskrift av PDF-utgaven av denne håndboken er kun tillatt etter skriftlig avtale med UiS-IKT og kun i det avtalte antall. Kopiering av denne håndboken er heller ikke tillatt uten skriftlig avtale med UiS-IKT.

Forord

UiS-IKT kompetanse

Om dette heftetDette heftet inneholder nyttige tips og triks i Microsoft Outlook 2010 til hjelp for effektivt arbeid i en travel hverdag.

Forklaringene er gjort korte og konsise og det forutsetter at du har en viss kunnskap om programmet.

UiS-IKT Kompetanse • 2012 3

Outlook 2010

Om dette heftet .............................................. 2Et lite utvalg av hurtigtastene i Outlook ......... 4E-post vett ...................................................... 5Om å svare på e-post ..................................... 5Litt om Outlook-datafiler (PST og OST)* ......... 6Litt om adressebøker i Outlook* .................... 6Se og bruk tastatursnarveier .......................... 6Skjule båndet .................................................. 7Legg dine mest brukte kommandoer på verktøylinjen for hurtigtilgang ................... 7Gjøremålsfeltet gir deg oversikt over avtaler og oppgaver ................................ 7Få bedre plass på skjermen – minimer elementer eller bruk visningsknappene ..................... 8Tilpasse visning av elementer ......................... 8Tilpasse visning av kolonner ........................... 8Åpne e-post og kalender i hvert sitt vindu .............................................. 9Behandle meldinger – hurtigtrinn .................. 9Opprette hurtigtrinn ....................................... 9Opprette regler for behandling av meldinger du mottar .................................... 10Bruke regler .................................................. 10Fraværsassistenten ....................................... 10

Merke og slette meldinger ........................... 11Organisere meldinger i mapper .................... 11Sortere og gruppere meldinger .................... 11Om diskusjonstråder* .................................. 12Flagge meldinger for oppfølging ................... 12Bruk søkemapper for å filtrere meldinger ..................................................... 13Finn meldingene raskt – direktesøk ............. 13Forenklet søk – filtrering av meldinger ......... 14Betinget formatering av meldinger .............. 14Lage signaturer ............................................. 14Bruke og redigere signaturer ........................ 15Inkludere elementer i en melding ................ 15Bruke svarknapper i meldingen .................... 16Motta melding med svarknapper ................. 16Se gjennom svarresultatene ......................... 16Vedlegg i meldinger ...................................... 17Gjenopprett slettede meldinger ................... 17Velg visning av Kalenderen ........................... 18Del din kalender ........................................... 18Se flere kalendere på en gang ...................... 19Endre farge på kalenderen ........................... 19Angi riktig tilgjengelighet på avtalen ............ 19

InnholdsfortegnelseLage gjentakende avtaler/møter .................. 20Lage og sende møteinnkalling ...................... 20Svare på en møteinnkalling .......................... 20Følge opp en møteinnkalling ........................ 21Velg visning av Kontaktlisten ........................ 21Lage egne kontaktgrupper ............................ 21Bruke kontaktgrupper .................................. 22Legge til bilder av dine kontakter ................. 22Lage ditt eget visittkort ................................. 22Legge til visittkort fra 1881.no ...................... 23Velg visning av oppgavene ............................ 23Opprette oppgaver ....................................... 24Delegere oppgaver ....................................... 24Utskrift i Outlook .......................................... 24


Outlook 2010

HurtigtasterEt lite utvalg av hurtigtastene i OutlookDet finnes hurtigtaster for de fleste kommandoer. Det er faktisk så mange at det ikke hadde vært et problem å fylle ut svært mange sider i dette heftet. Vi har derfor valgt å ta med et nyttig utvalg nedenfor til høyre.

For komplett oversikt over alle hurtigtaster i Outlook, åpne Hjelp-vinduet og søk etter ”Hurtigtaster”.

HVA HVORDAN

Bytte til Innboks CTRL+SKIFT+IBytte til Utboks CTRL+SKIFT+OKontrollere navn CTRL+KSende ALT+SSvare på en melding CTRL+RSvare alle på en melding CTRL+SKIFT+RSvar med møteinnkallelse CTRL+ALT+RVideresende en melding CTRL+FSe etter nye meldinger CTRL+M eller F9Gå til den forrige meldingen PIL OPPGå til den neste meldingen PIL NEDOpprette en melding (i E-post) CTRL+NÅpne adresseboken CTRL+SKIFT+BMarkere som lest CTRL+QMarkere som ulest CTRL+USende CTRL+ENTERSkrive ut CTRL+PVideresende CTRL+FOpprette en ny avtale (i Kalender) CTRL+NOpprette en ny møteinnkallelse CTRL+SKIFT+QSvare på en møteinnkallelse med en melding CTRL+RVise 1 dag i kalenderen ALT+1Vise 2 dager i kalenderen ALT+2Vise 3 dager i kalenderen ALT+3Vise 4 dager i kalenderen ALT+4Vise 5 dager i kalenderen ALT+5Bytte til visning av arbeidsuke CTRL+ALT+2

UiS-IKT Kompetanse • 2012 5

Outlook 2010

E-post vett

Unngå å sende uferdig e-post• vent med å legge inn mottakere

Unngå å glemme vedlegg• Legg alltid inn vedlegg først

Alle e-poster bør ha en klar hensikt • Bruk emnefeltet til å beskrive

Vær høflig • Ikke send mail når du er provosert / sint / lei

• Si fra om du ikke rekker tidsfrister

Unngå lange e-poster • Husk mottaker er travel – 1-2 spørsmål, 3-5 punkter,

kort og konsist

Tenk over bruk av Til-feltet og Kopi-feltet • Kun de med ansvar i Til feltet, kopi feltet er kun til

orientering

Begrens bruk av Svar til alle / Reply all• Ha som regel å bare svare til avsender om ikke

avsender ber om noe annet

Begrens bruk av kopi/blindkopi • Kopi er kun til orientering

Tips for e-postVær varsom med å åpne vedlegg

• Dette er den største spreder av virus i e-post

Begrens bruk av vedlegg • Bruk referanser og lagre i fellesmapper

Effektiviser arbeidet • Bruk distribusjonslister, e-post maler og ferdige

signaturer

Arkiver arbeidet og lær deg søkemuligheter• Søkemapper og filtrering er nyttige verktøy

E-post passer ikke i alle sammenhenger• «det brenner – alle mann ut» E-post er heller ikke

ensbetydende med at oppdrag blir utført eller at budskapet kommer frem

En e-post er skriftlig • Selv om vi later som det ikke er det ved bruk av

dialekt, så tenk over språk, ironi, sarkasme, spøk trenger ikke å falle i god jord uten ansiktsuttrykkene dine - stavekontroll

Bruk riktige virkemidler i e-post prosessen • Store bokstaver og utropstegn er støy – passer ikke

alltid å begynne med Hei, Jens!

Vær varsom med useriøs e-post • Ikke besvar eller trykk på remove me linker eller

andre linker eller vedlegg i e-posten

Bruk egne mapper for automatisk kategorisering av e-post

Om å svare på e-post

Svar bare når det er nødvendig og aldri i affekt • Finpuss gjerne på mottakere av svar

• Svar bare de som trenger et svar

6 UiS-IKT Kompetanse • 2012

Outlook 2010

GenereltSe og bruk tastatursnarveierI Office 2010 programmene kan du enkelt få vist hvilke hurtigtaster som aktiverer de ulike kommandoene.

Slik gjør du det• Trykk ned Alt-tasten

• Trykk bokstaven for kategorien du vil gå til

• Trykk bokstaven for kommandoen du vil benytte

Litt om adressebøker i Outlook*Adresseboken i Outlook er en samling adressebøker eller adresselister som er opprettet på grunnlag av kontaktmappene dine i Outlook.

Hvis du bruker Outlook med en Microsoft Exchange Server-konto, vil adresseboken omfatte den globale adresselisten (GAL). Den globale listen inneholder navnene og e-postadressene til alle som har en konto på den aktuelle Exchange-serveren, og konfigureres automatisk av Exchange.

Hvis du vil vise andre adressebøker enn dem som er standard, klikker du Adressebok i gruppen Finn i kategorien Hjem i E-postvinduet. Klikk deretter i Adressebok-boksen på den adresselisten du ønsker å vise.

Du bruker adresseboken i Outlook til å slå opp og velge navn, e-postadresser og distribusjonslister når du adresserer e-postmeldinger.

*) Kilde: Microsoft Outlook 2010 hjelp

Litt om Outlook-datafiler (PST og OST)*I Outlook brukes to typer datafiler. De fleste kontoene bruker en Outlook-datafil (PST) . Hvis du bruker en Microsoft Exchange-konto, vil elementene vanligvis leveres til og lagres på e-postserveren. For at du også skal kunne arbeide med meldingene når du ikke kan koble til e-postserveren, lagres en annen type datafil kalt frakoblet Outlook-datafil (OST) på datamaskinen.

Hovedforskjellen mellom de to typene datafiler for Outlook er som følger:

• Outlook-datafiler (PST) brukes for POP3-, IMAP- og webbaserte e-postkontoer. Når du vil opprette arkiver eller sikkerhetskopiere Outlook-mappene og -elementene på datamaskinen, inkludert Exchange-kontoer, må du opprette og bruke ekstra PST-filer.

• Outlook-datafiler (OST) brukes når du har en Exchange-konto og vil arbeide frakoblet eller bruke standard bufret Exchange-modus. Denne typen datafil brukes også for kontoer som du har definert med Outlook Connector for Windows Live Hotmail. Outlook-datafiler (OST) er alltid kopier av elementer som er lagret på en e-postserver, og trenger ikke å sikkerhetskopieres som Outlook-datafiler (PST).

MERK!Vil du vite mer om dette, søk etter ” Innledning til Outlook-datafiler (PST og OST)” i Hjelp-vinduet i Outlook. *) Kilde: Microsoft Outlook 2010 hjelp

7UiS-IKT Kompetanse • 2012

Outlook 2010

Skjule båndetDersom du vil ha bedre plass på skjermen kan du skjule båndet. Båndet vil komme frem når du klikker på kategorinavnene, men skjules igjen når du velger en kommando på båndet.

Slik gjør du det• Klikk på pilen i enden av kategorilinjen, eller

• Trykk Ctrl+F1 eller

• Dobbelklikk på et av kategorinavnene

MERK!Du bruker samme kommando som ovenfor for vise båndet igjen og ha det synlig permanent.

Legg dine mest brukte kommandoer på verktøylinjen for hurtigtilgangPå verktøylinjen for hurtigtilgang kan du plassere snarveier til kommandoer du bruker ofte. Verktøylinjen kan tilpasses individuelt for program- og oppgavevinduene.

Slik gjør du det• Klikk på pilen bak verktøylinjen

• Klikk på valgene i øvre del av menyen for å slå på (hake) eller slå av forhåndsvalgte kommandoer

• Klikk på Flere kommandoer for å få opp et vindu for å velge flere kommandoer

• Klikk på kommandoer i venstre del av vinduet, deretter på Legg til

• Klikk på kommandoer i høyre del, deretter Fjern for å fjerne kommandoer som er lagt til

• Klikk på kommandoer i høyre del, deretter pilknap-pene til høyre for å endre rekkefølgen

GenereltGjøremålsfeltet gir deg oversikt over avtaler og oppgaverGjøremålsfeltet lar deg holde oversikten og tilgang til de de nærmeste avtaler, oppgaver og flaggede meldinger. Gjøremålsfeltet vises som standard til høyre i programvinduet (unntatt kalendervinduet).

Forklaring til gjøremålsfeltet• Øverst finner du kalenderen

• Under kalenderen vises de nærmeste avtalene

• Under avtalene vises oppgaver og meldinger som er flagget for oppfølging

MERK!Du kan gjøre innstillinger for gjøremålsfeltet ved å klikke på ”Gjøremålsfelt” i gruppen Oppsett i kategorien Visning, og velge Alternativer i menyen.


Outlook 2010

E-postTilpasse visning av kolonnerDu kan tilpasse visningen av kolonner i meldingslisten for innboksen i e-postvisningen.

Slik gjør du det• Velg kategorien Visning

• Klikk på Legg til kolonner i gruppen Sortering

• Klikk på kolonnenavn i venstre vindu og klikk på Legg til (gjenta dette for alle du vil legge til)

• Klikk på kolonnenavn i høyre vindu og deretter Fjern for å fjerne kolonner (gjenta om nødvendig)

• Avslutt med OK

MERK!Det anbefales at du slår av leseruten eller legger den nederst (se forklaringen i forrige tips ”Tilpasse visning av elementer”.

Tilpasse visning av elementerKategorien Visning inneholder valg for å tilpasse visningen av innholdet i programvinduet. Noen av valgene endres alt etter hvilken del av Outlook du er i (E-post, Kalender, Kontakter, Oppgaver etc.).

I gruppen Oppsett i denne kategorien kan du slå av og på ulike elementer i skjermbildet.

Slik gjør du det• Velg kategorien Visning

• For å slå av eller på visning av skjermelementer, klikk på de ulike valgene i gruppen Oppsett og velg ønsket handling i menyene

MERK!Størrelsen på ikonene på båndet varierer med skjermoppløsning og størrelsen på Outlook-programvinduet.

Få bedre plass på skjermen – minimer elementer eller bruk visningsknappeneDu kan trekke sammen sidefeltene på venstre og høyre side av programvinduene for å ha bedre plass til hoveddelen av vinduet. Du kan klikke på minimeringspilene øverst til høyre i hvert felt, men du kan også velge en annen visning fra visningsknappene på statuslinjen. Du finner ulike visningsknapper for de forskjellige hovedvinduene av Outlook (e-post, kalender, kontakter m. m.)

Slik gjør du det• Klikk på pilen øverst til høyre i sidefeltene, eller

• Klikk på visningsknappene til venstre for zoomfeltet på statuslinjen (eksemplet ovenfor viser fra topp til bunn visningsknappene du finner i hoved vinduene for e-post, kalender og kontakter


Outlook 2010

E-postBehandle meldinger – hurtigtrinnVed å bruke hurtigtrinn kan du automatisere behandlingen av e-postmeldinger og faktisk utføre flere handlinger på en gang, som å kategorisere og flytte meldingen. Hurtigtrinnene finner du i kategorien Hjem og gruppen Hurtigtrinn.

Slik gjør du det• Merk meldingene som skal behandles

• Klikk i galleriet på hurtigtrinnet du vil benytte i gruppen Hurtigtrinn i kategorien Hjem

Opprette hurtigtrinnDu kan enkelt opprette dine egne hurtigtrinn. Hurtigtrinnene kan bestå av flere handlinger i kombinasjon.

Slik gjør du det• Klikk på ”Opprett ny” i gruppen Hurtigtrinn

i kategorien Hjem

• Klikk i feltet ”Navn” og oppgi navnet du vil benytte på hurtigtrinnet

• Klikk i feltet ”Velg en handling” og velg en handling fra menyen (du vil automatisk få et nytt handlings-felt når du har valgt)

• Klikk evt. i det nye feltet ”Velg en handling” og velg nok en handling

• Gjenta de to siste punktene ovenfor til du er fornøyd

• Klikk på ikonet foran navnet og velg nytt fra galle-riet dersom du vil endre ikonet for hurtigtrinnet

• Klikk på Fullfør for å avslutte.

MERK!For å redigere et hurtigtrinn klikker du på dialogboksvelgeren i gruppen Hurtigtrinn. Velg hurtigtrinnet i listen til venstre og klikk på Rediger. Gjør deretter endringer og klikk Lagre.

Åpne e-post og kalender i hvert sitt vinduEnkelte ganger kan det være ønskelig å ha flere Outlook vinduer åpne samtidig, å se f.eks E-post i det ene og kalenderen i det andre.

Slik gjør du det• Høyreklikk på et av valgene i navigasjonsruten

• Klikk Åpne i nytt vindu i menyen

MERK!Hvis du vil dele skjermen mellom de to vinduene minimere du først alle andre vinduer. Deretter høyreklikker du på Oppgave-linjen i Windows og velge Vis vinduer side ved side i menyen. Alternativt kan du plassere muspekeren på tittellinjen i vinduet og dra vinduet mot venstre eller høyre skjermkant. Når pekeren når skjermkanten vil vinduet automatisk ta halve skjermen når du slipper opp musknappen. Dra et av vinduene mot venstre kant og et mot høyre kant for å dele skjermen.


Outlook 2010

E-postBruke reglerNår du har opprettet regler kan disse enkelt kjøres manuelt, dersom de ikke utføres automatisk.

Slik gjør du det• Klikk ”Kjør regler nå” i gruppen Opprydding i

kategorien Mappe

• Kryss av i listen for regel/regler som skal kjøres

• Bruk evt. ”Bla gjennom”-knappen for å velge mapper som regelen skal benyttes på

• Kryss av dersom den skal kjøres for undermapper i tillegg til hovedmappen du har valgt

• Velg fra feltet ”Bruk regler på” for hvilke typer meldinger regelen/reglene skal benyttes på

• Klikk Kjør nå

Opprette regler for behandling av meldinger du mottarDu kan opprette regler for organisering av meldinger du mottar.

Slik gjør du det• Velg Fil > Informasjon

• Klikk på knappen Behandle regler og varsler

• Klikk på knappen Ny regel

• Velg mal fra listen i feltet ”Trinn 1”

• Klikk på blå understreket tekst i feltet ”Trinn 2” og gjør valg i dialogboksene du får opp

• Klikk Neste

• Velg evt. betingelse fra ”Trinn 1”-feltet og klikk på evt. blå understreket tekst i ”Trinn 2”-feltet og klikk Neste (gjenta dette til du er fornøyd)

• Avslutt med Fullfør

MERK!For å redigere regler bruker du samme fremgangsmåte som oven-for, men du merker da regelen du vil endre og klikke på ”Endre regel”, deretter ”Rediger regelinnstillinger” i menyen. Du kan også opprette/redigere regler fra kommandoen Regel i gruppen Flytt i kategorien Hjem.

FraværsassistentenDu kan gi automatisk svar til personer som sender meldinger til deg når du er borte fra kontoret. Du kan sende ulike svar til personer innenfor og utenfor organisasjonen. Du kan også angi et tidsintervall dette skal gjelde for, slik at funksjonen automatisk slås av når sluttstids-punktet inntreffer.

Slik gjør du det• Velg Fil > Informasjon

• Klikk på knappen Automatiske svar

• Velg ”Send automatiske svar” og kryss evt. av for ”Bare send i dette tidsintervallet”. Ved sistnevnte må du angi start- og slutttidspunkt.

• Klikk på skillearket ”Innenfor organisasjonen” og skriv i tekstfeltet svaret som skal sendes.

• Klikk på skillearket ”Utenfor organisasjonen” og skriv i tekstfeltet svaret som skal sendes.

• Klikk OK

MERK!Dersom du ikke angir et tidsintervall må du slå av funksjonen ved å hente opp dialogboksen og velge ”Ikke send automatiske svar”.


Outlook 2010

E-postMerke og slette meldinger

Merke sammenhengende• Klikk på den første meldingen du vil merke

• Hold nede Skift-tasten og klikk på siste meldingen i rekken av de du vil merke

Merk!Alt meldinger mellom den første og den siste meldingen du klik-ket på vil nå være inkludert i merkingen

Merke usammenhengende• Klikk på den første meldingene du vil merke

• Hold nede Ctrl-tasten og klikk på de andre meldin-gene du vil merke

Merke alle meldinger • Trykk Ctrl+A

Slå av merking• Klikk på en av meldingene

Merke meldinger som lest eller ulest• Merk meldingene

• Høyreklikk på en av de merkede meldingene og velg ”Merk som lest” eller ”Merk som ulest” i menyen

Slette meldinger• Merk meldingene og trykk Delete-tasten

Sortere og gruppere meldingerMeldinger blir automatisk gruppert og sortert etter dato med de nyeste meldingene øverst. Dette kan du enkelt endre ved å klikke på kolonneetikettene over listen.

Slik gjør du det• Klikk på kolonneetiketten ”Ordne etter” til venstre

og velg fra listen for å endre sorterings kriterium

• Velg ”Vis i grupper” for å gruppere meldingene

• Velg ”Vis som diskusjoner” for å gruppere sam-høringe meldinger som en diskusjonstråd

• Klikk på kolonneetiketten ”Nyeste øverst” til høyre for å endre rekkefølgen (stigende eller synkende)

MERK!Du kan også velge sortering fra gruppen Sortering i kategorien Visning. Du kan også slå på valget ”Vis som diskusjoner” i grup-pen Samtaler i samme kategori.

Organisere meldinger i mapperDet er viktig å organisere meldingene slik at ikke alle ligger usortert i en ”stor sekk”. Mapper er meget enkelt å opprette, enten det er hoved- eller undermapper.

Du flytter enkelt meldingene til mappene ved å dra dem til mappen eller ved å bruke Flytt-knappen som du finner i gruppen Flytt i kategorien Hjem.

Slik gjør du det• Høyreklikk i navigasjonsruten (mappetreet) på

mappen du vil lage undermappe til

• Velg ”Ny mappe” i menyen

• Oppgi navnet på mappen i feltet ”Navn”

• Hvis du vil endre innholdstype kan du velge det fra feltet ”Mappen inneholder”

• Du kan evt. endre plassering i feltet ”Velg hvor map-pen skal plasseres” (dersom du ombestemmer deg mht. plassering eller høyreklikket på feil mappe)

• Klikk OK

MERK!Du kan også starte opprettelsen av nye mapper ved å klikke på Ny mappe i gruppen Ny i kategorien Mappe.


Outlook 2010

Kategoriser e-post og avtaler med fargerMed fargekategorier kan du organisere beslektede ele-menter. Som standard har kategoriene generelle navn, som Rød- og Blå kategori, men du kan omdøpe disse med beskrivende navn.

Første gang du tilordner en fargekategori til et element, blir du bedt om å gi fargekategorien et nytt navn.

Slik gjør du det• Høyreklikk på elementet (melding, avtale, oppgave)

som du vil kategorisere med en farge

• Klikk i menyen på ”Kategoriser”, deretter en farge

• Oppgi navn på kategorien dersom det er første gang du benytter fargen

MERK!Du vil også finne knappen Kategoriser på båndet, men plasserin-gen varierer alt etter hvilket element du har merket. Valget Alle kategorier i menyen lar deg tilpasse navn og farge på kategoriene.

Flagge meldinger for oppfølgingBruk flagg for å merke meldinger som skal følges opp. Standard er oppfølging samme dag, men dette kan endres etter behov. Alle meldinger du flagger vises i oppgavelisten i gjøremålsfeltet.

Slik gjør du det• Klikk på symbolet i flaggfeltet for å merke en

melding for oppfølging, eller

• Høyreklikk på flaggfeltet og velg blant alternativene i menyen

• Velg ”Legg til påminnelse” for å angi en tidsfrist for påminnelse og evt. lyd for påminnelsen

• Klikk på flaggsymbolet til en flagget melding for å markere som fullført (det vises en hake som symbol)

• Høyreklikk på flaggsymbolet og velg ”Fjern flagg” for å fjerne et oppfølgingsflagg

• Klikk på meldingen i gjøremålslisten for å åpne meldingen som skal følges opp

Om diskusjonstråder*Diskusjonene grupperer meldinger som deler samme emne, i diskusjoner som kan vises i utvidet eller skjult form. Dette hjelper deg med gå gjennom e-postmeldingene raskere og reagere på meldinger eller diskusjoner med færre klikk.

• Diskusjoner vises i meldingslisten med et ikon som viser flere elementer. Meldingene i hver diskusjon sorteres med den nyeste meldingen øverst.

• I alle diskusjoner som inneholder uleste meldinger, er emnelinjen fet, og antall uleste meldinger vises ved siden av emnet.

• Når en melding får to eller flere svar, kan disku-sjonen dele seg i flere relaterte, men separate, diskusjoner.

• Søk etter ”Diskusjoner” i Hjelp om du vil vite mer.

*) Kilde: Hjelp i Microsoft Outlook 2010

E-post


Outlook 2010

Lag snarveier til favorittmappene Favoritter, som ligger øverst i navigasjonsruten, er snarveier til mapper som Innboks, Sendte elementer og søkemapper. Du kan enkelt oppretter snarveier til dine favorittmapper slik at du slipper å navigere i mellom nivåer i selve mappetreet.

Slik gjør du det• Klikk på mappen under Innboks i mappetreet som

du vil lage snarvei til

• Klikk på ”Vis i Favoritter” i gruppen Favoritter i kategorien Mappe

• For å fjerne en mappe fra Favoritter-feltet klikker du først på snarveien og deretter på ”Vis i Favoritter” i gruppen Favoritter i kategorien Mappe

MERK!Du kan også dra mapper fra mappetreet og slippe den på favorit-ter-feltet. For å fjerne fra Favoritter høyreklikker du må snarveien og velger Fjern fra Favoritter i menyen.

Finn meldingene raskt – direktesøkDirektesøk-ruten er alltid tilgjengelig i alle Outlook- vindu ene, (E-post, Kalender, Oppgaver og Kontakter). Når du skriver inn søkeord vil du automatisk få kategorien ”Søkeverktøy” på båndet som inneholder verktøyene du trenger for å tilpasse søket.

Slik gjør du det• Merk mappen du vil søke i

• Skriv inn søketeksten i søkefeltet

• Begrens søket ved å velge fra verktøyene på båndet i gruppen Begrens (kan også hete Innskrenk)

• Klikk på ”Alle ...elementer” i gruppen Område for å søke i alle mapper/elementer

• Klikk på ”Lukk søk” i gruppen Lukk for å fjerne søket

• Klikk på ”Nylige søk” i gruppen Alternativer for å bruke et av dine ti siste søk på nytt

Bruk søkemapper for å filtrere meldingerEn søkemappe er en virtuell mappe som inneholder alle e-postelementer som samsvarer med bestemte søkekriterier. Du finner flere ferdige søkemapper under mappen Søkemapper i navigasjonsruten (mappetreet) og du kan enkelt lage dine egne.

Slik gjør du det• Velg ”Ny søkemappe” i gruppen Ny

i kategorien Mappe

• Klikk i listen på søkemappen du vil legge til

• Angi søkekriteriene som skal brukes (hvis du blir bedt om det), under Tilpass søkemappe.

• Avslutt med OK

MERK!Hvis du vil endre kriteriene for en søkemappe, høyreklikker du mappen i navigasjonsruten, klikker Tilpass denne søkemappen, klikker Kriterier, og deretter endrer du kriteriene.

E-post


Outlook 2010

Lage signaturerDu kan lage personaliserte signaturer for meldingene som inneholder tekst, bilder, elektronisk visittkort, m.m. Du kan ha flere signaturer tilpasset til hvem du kommuniserer med.

Slik gjør du det• Åpne en ny melding.

• Klikk Signatur i Inkluder-gruppen i kategorien Melding, og klikk Signaturer i menyen

• Klikk Ny i kategorien E-postsignatur

• Skriv inn et navn på signaturen og klikk OK

• Skriv inn teksten som du vil ta med i signaturen, i Rediger signatur-boksen

• For å endre utseendet på teksten merker du teksten og bruker stil- og formateringsknappene

• Hvis du vil legge til andre elementer enn tekst, klikker der du ønsker å plassere elementet, og klikker Visittkort eller Bilde-knappene

• I feltene under ”Velg standardsignatur” kan du velge om en signatur skal være standard i nye meldinger og når du svarer/videresender meldinger

• Avslutt med OK

Betinget formatering av meldingerBetinget formatering er en måte som brukes til å få meldinger som oppfyller definerte betingelser, til å skille seg ut i meldingslisten gjennom bruk av farger, skrifter og stiler. En regel kan for eksempel angi at alle meldinger som sendes fra din overordnede, skal vises i rød tekst i meldingslisten.

Slik gjør du det• Klikk på ”Vis innstillinger” i gruppen Gjeldende

visning i kategorien Visning

• Klikk på Betinget formatering

• Klikk på Legg til og oppgi et navn på betingelsesregelen

• Klikk på Betingelse og angi hvilke kriterier som skal gjelde (f.eks. fra bestemt avsender). Avslutt med OK

• Klikk på Skrift og velg skriftformateringen som skal benyttes. Avslutt med OK

• Klikk OK i begge dialogboksene du har fremme

Forenklet søk – filtrering av meldingerFiltrer e-post-kommandoen er en forenklet søkemetode som gir hurtig tilgang til de mest brukte direktesøkene og gjør at det er lettere å finne meldinger. Når du bruker filtrering vil du automatisk få kategorien ”Søkeverktøy” på båndet med alle søkeverktøy du trenger for å tilpasse søket (se forrige tips).

Slik gjør du det• Merk mappen du vil filtrere meldingene i

• Klikk på ”Filtrer e-post” i gruppen Søk i kategorien Hjem

• Bruk verktøy på kategorien for å endre området eller tilpasse søket

• Klikk på ”Lukk søk” i gruppen Lukk for å fjerne søket

MERK!Du kan også klikke på X’en i enden av søkefeltet for å lukke søket.

E-post


Outlook 2010

Bruke og redigere signaturerDersom du har valgt å ha en standard signatur for nye meldinger eller når du svarer/videresender meldinger, vil disse automatisk settes inn. Har du allerede en signatur i meldingen vil denne bli erstattet dersom du velger å sette inn en annen signatur.

Slik bruker du en signatur• Åpne en ny melding eller bruk svar/videresend

• Klikk Signatur i Inkluder-gruppen i kategorien Melding

• Klikk i menyen på signaturen du vil benytte.

Slik redigerer du en signatur• Åpne en ny melding eller bruk svar/videresend

• Klikk Signatur i Inkluder-gruppen i kategorien Mel-ding, og klikk Signaturer i menyen

• Velg i listen signaturen som skal endres, gjør ønskede endringer i hovedtekstfeltet og klikk Lagre

• Avslutt med OK

Inkludere elementer i en meldingDu kan inkludere en hel del elementer når du sender en melding. Alle er tilgjengelige i gruppen Inkluder i kategorien Sett inn når du lager en ny melding eller svarer på/videresender en melding.

Forklaring til Inkluder-gruppen• Legg ved fil – benyttes når du vil legge ved

dokumenter eller bilder

• Outlook-element – benyttes når du vil legge ved en mottatt melding, en avtale i kalenderen etc.

• Visittkort – benyttes når du vil legge ved et visittkort fra kontaktlisten. Mottaker kan lagre dette i sin kontaktliste i sin Outlook

• Kalender – benyttes når du vil sende med en oversikt over avtaler i kalenderen din. Du vil få en dialogboks for å velge tidsområde dette skal gjelde

• Signatur – benyttes for å sette inn en signatur i meldingen (samme som forklart i tipset ”Bruke og redigere signaturer”)

Sette inn tabeller, bilder, diagrammer og symboler i en meldingHovedfeltet i en melding kan formateres og inneholde tabeller, illustrasjoner og symboler m.m. som i et Word-dokument. Du finner alt på kategorien Sett inn.

Slik gjør du det• Klikk i hovedfeltet i meldingen

• Velg ønsket element fra kategorien Sett inn

MERK!Det forutsettes at du lager meldingen i HTML- eller Rik tekst-format for å benytte de overnevnte elementene. Valgene for dette finner du i gruppen Format i kategorien Formater tekst når du lager en ny melding eller svarer på/videresender en melding.

E-post


Outlook 2010

Motta melding med svarknapperMottakerne kan svare i leseruten eller i en melding som er åpnet i eget vindu.

Slik gjør du det• Klikk linjen ”Klikk her for å svare” i meldingshodet i

leseruten, og klikk deretter alternativet du ønsker, eller

• Åpne meldingen og klikk ”Svar” i gruppen Svar i kategorien Melding, og klikk deretter på svar-alternativet du velger

Se gjennom svarresultateneResultatet vises i en tabell i meldingen du sendte. Vær oppmerksom på at minst én person må ha svart.

Slik gjør du det• Åpne meldingen du sendte med svarknapper (ligger

i mappen Sendte elementer)

• Klikk ”Oppfølging” i gruppen Vis i kategorien Melding

MERK! Oppfølging vises ikke før minst én av mottakerne av meldingen har sendt et svar.

Bruke svarknapper i meldingenDet er enkelt å lage en spørring ved å ta med svarknapper i en e-postmelding. Svarene leveres i innboksen din.

Slik gjør du det• Opprett en ny e-postmelding, eller åpne en melding

som du vil svare på eller videresende

• Klikk ”Bruk svarknapper” i gruppen Oppfølging i kategorien Alternativer

• Velg alternativ i menyen

• Klikk ”Egendefinert” hvis du vil opprette egen-definerte navn for svarknapper

− Merk av for ”Bruk svarknapper” i feltet Alterna-tiver for svar og bekreftelse i dialogboksen

− Bruk standardalternativene eller slett disse og skriv inn din egen tekst

− Skill knappenavnene med semikolon

• Gjør meldingen ferdig og klikk Send

Utsette levering av en melding og angi evt. utløpsdatoDu kan bestemme når en melding skal leveres til mottakeren(e). Når en melding utløper, forblir meldingshodet synlig i Outlook-mapper med en gjennomstreking, og meldingen kan fremdeles åpnes.

Slik gjør du det• Klikk ”Utsett levering” i gruppen Flere alternativer i

kategorien Alternativer

• I dialogboksen, bak det avkyssete feltet ”Ikke lever før” velger du dato og tidspunkt for leveringen

• Skal meldingen utløpe etter en bestemt dato/tid, krysser du av i feltet ”Utløper etter” og angir dato og tid i feltene

• Klikk Lukk når du er ferdig

E-post


Outlook 2010

Vedlegg i meldingerVedlegg av de mest kjente filtyper kan nå forhåndsvises i lesevinduet. Når du klikker på et vedlegg vil du egne verktøy på båndet for å behandle vedlegget. Du vil kunne få en advarsel dersom det er ukjente filer som vedlegg. Du vil likevel i de fleste tilfeller kunne forhåndsvise fil ved å klikke på knappen ”Forhåndsvis fil”.

Slik gjør du det• Klikk på vedlegget du vil forhåndsvise

• Bruk knappene i gruppen Handlinger i kategorien Vedleggsverktøy for å behandle vedlegget (lagre, åpne, skrive ut, slette etc.)

• Klikk på ”Melding” for å gå tilbake til meldingen

Gjenopprett slettede meldingerNår Outlook brukes med en Microsoft Exchange-konto, kan du gjenopprette enkelte slettede elementer selv etter at du har tømt Slettede elementer-mappen.

Slik gjør du det• Klikk ”Gjenopprett slettede elementer” i kategorien

Mapper i gruppen Opprydding i mappen elementet ble slettet fra, eller i mappen Slettede elementer

• Klikk et element, og klikk deretter Gjenopprett merkede elementer (knapp nr. 2 fra venstre)

• For å merke flere elementer, hold nede CTRL når du klikker hvert element, og klikk tilslutt Gjenopprett merkede elementer

• De gjenopprettede elementene gjenopprettes til mappen de ble slettet fra

MERK!Exchange-administratoren angir oppbevaringstiden for slettede elementer. Når denne tiden har utløpt, kan du ikke gjenopprette de slettede elementene. Hvis du bruker en Exchange-konto og ikke finner kommandoen, må du ta kontakt med administratoren.

Lag møteinnkallelse basert på mottakere i en e-post meldingDu kan svare på en melding med en møteinnkallelse i Outlook 2010, uten å åpne kalenderen. Når du svarer på en melding med Møtesvar, opprettes en møteinnkallelse med alle som var i Til-feltet i den opprinnelige meldingen som obligatoriske deltakere, og alle i Kopi-feltet som valgfrie deltakere.

Slik gjør du det• Klikk på meldingen i meldingslisten

• Klikk ”Møte” i gruppen Svar i kategorien Hjem

• Angi sted, start- og sluttid og evt. agenda

• Angi evt. andre alternativer

• Klikk Send

E-post

http://office.microsoft.com/client/helppreview14.aspx?AssetId=HA010354969&lcid=1044&NS=OUTLOOK&Version=14&tl=2&CTT=5&origin=HA010355039


Outlook 2010

Legge til helligdager i kalenderenSom standard er ingen helligdager lagt til i kalenderen når du begynner å bruke Outlook. Helligdager er heldagshendelser.

Slik gjør du det• Velg Fil > Alternativer

• Klikk Kalender i listen til venstre i dialogboksen velger du dato og tidspunkt for leveringen

• Kryss av i dialogboksen for Norge (eller andre land om du har behov for det)

• Klikk OK

Del din kalenderMicrosoft Exchange Server gjør det mulig å dele kalendere med andre som har en Exchange-konto. Kalenderne kan bare vises av de du har gitt tillatelse til. Hvis den andre personen du vil åpne kalenderen for, ikke har gitt deg tillatelse til å vise den, ber Outlook deg om å be personen om tillatelsen du trenger.

Når du har fått tilgang til en delt kalender, legges kalenderen til i Delte kalendere-listen i navigasjonsruten, der du får tilgang til den neste gang du vil vise den.

Slik gjør du det• Klikk ”Del kalender” i gruppen Del i kategorien Hjem

• I delingsinvitasjonen angir du i Til-feltet personen du vil dele med

• Angi andre alternativer du ønsker, på samme måte som for en e-postmelding

MERK!Mottakeren får et e-postvarsel om at du har delt kalenderen din. Du kan i delingsinvitasjonen samtidig be om tillatelse til å se mot-takerens kalender.

Velg visning av KalenderenDu kan bruke visningene på båndet for å bestemme antall dager du vil se om gangen i kalenderen og du kan bruke visningsknappene på statuslinjen for å bestemme hvilke skjermbildelementer du vil vise.

Slik gjør du det• Klikk på visningsalternativene i gruppen Ordne i

kategorien Hjem

• Klikk på dialogboksvelgeren nede til høyre i gruppen om du vil gjøre innstillinger for arbeidsuke/tid

• Klikk på visningsknappene på statuslinjen for å slå av/på skjermelementer

MERK!Prøv ut den nye visningen Planleggingsvisning når du viser flere kalendere samtidig. Kalenderene vises i en vannrett visning slik at du raskt kan finne det beste møtetidspunktet.

Kalender


Outlook 2010

Se flere kalendere på en gangNår du har tilgang til flere kalendere kan du slå vis-ningen av dem av og på og dele skjermbildet mellom dem. De kan vises side ved side eller overlappet.

Slik gjør du det• Klikk i avkrysningsfeltet i navigasjonsruten for

kalenderene du vil vise (når du klikker i avkrys nings-feltet for en kalender som er synlig skjules den)

• Klikk på pilene på kalenderfanene for å se kalen-derne side ved side eller overlappet

Endre farge på kalenderenDet kan være praktisk å endre/tilpasse fargen på en kalender dersom du har flere kalendere åpne samtidig.

Slik gjør du det• Klikk i kalenderen du vil endre farge for (gjelder

bare dersom du har flere kalendere åpne samtidig)

• Klikk ”Farge” i gruppen Farge i kategorien Visning

• Velg farge fra paletten

Angi riktig tilgjengelighet på avtalenDette er viktig at du setter riktig visning på avtalene dine i kalenderen, slik at de som booker møter med deg ser om du er ledig, opptatt eller fraværende. Du kan endre visning på en eksisterende avtale eller gjøre innstillingene når du oppretter en avtale.

Slik gjør du det• Start ny avtale eller klikk på en eksisterende avtale i

kalenderen din

• Velg tilgjengelighetstatus fra feltet ”Vis som” i gruppen Alternativer i kategorien Avtale

• Velg hvor lenge før avtalen du vil ha påminnelse fra feltet ”Påminnelse”

• Klikk på ”Privat” i gruppen Koder i samme kategori for å angi at avtalen er privat

MERK!Hvis du legger inn ”avtaler” som bare er oppgaver/huskelapper, og du er tilgjengelig, bør du angi ”Ledig” for slike ”avtaler”.

Kalender


Outlook 2010

Lage gjentakende avtaler/møterFaste avtaler/møter trenger du bare legge inn én gang og deretter bestemme hvor hyppig de skal gjentas. Eksempel på dette kan være avdelingsmøter.

Slik gjør du det• Klikk ”Ny avtale” eller ”Nytt møte” i gruppen Ny i

kategorien Hjem i Kalender-visning

• Angi start- og sluttid for avtalen/møtet

• Klikk ”Regelmessighet” i gruppen Alternativer i kategorien Avtale (eller Møte)

• Gjør innstillinger for hvor hyppig avtalen/møtet skal gjentas og klikk OK

MERK!For å slette en gjentatt avtale/møte, klikk på en av forekomstene i kalenderen og trykk Delete-tasten. Du vil få spørsmål om du vil slette bare denne forekomsten eller hele serien. Velg det som pas-ser. Dersom det er andre som har laget møteserien vil du også få spørsmål om å sende melding til avsenderen.

Lage og sende møteinnkallingDu oppretter en møteinnkalling på samme måte som en avtale for deg selv. I tillegg til møtedetaljer velger du ut deltakere på samme måte som for en e-postmelding.

Slik gjør du det• Klikk ”Nytt møte” i gruppen Ny i kategorien Hjem i

Kalender-visning

• Angi tidspunkt for møtet, i dato- og tid- feltene

• Klikk ”Planleggingsassistent” i gruppen Vis i kategorien Avtale

• Klikk på ”Legg til deltakere” og velg personer fra adresse boken. Legg deltakerne i sine respektive felten, alt etter om de obligatoriske eller valgfrie. Avslutt med OK

• Klikk evt. På ”Legg til rom” og velg møterom

• Planleggeren viser tilgjengelighet for deltakerne og feltet til høyre viser en liste over passende tidspunkter

• Klikk ”Avtale” i gruppen Vis i kategorien Avtale for å gå tilbake til avtalen

• Skriv inn agenda og annen møteinformasjon i hovedfeltet, evt. legg ved saksdokumenter

• Klikk Send

Svare på en møteinnkallingDu vil motta en e-post med møteinnkallingen. I lese-ruten vil du se svarknapper i meldingshodet for å godta, avslå etc. Åpner du innkallelsen i et eget vindu vil du se svarknapper på båndet. Innkallelsen viser også en minikalender i meldingen.

Slik gjør du det• Klikk på en av svarknappene øverst i meldingshodet

i leseruten eller

• Klikk på svarknapp i gruppen Svar i kategorien Møte dersom du har åpnet innkallingen i et eget vindu

• Velg i dialogboksen om du vil gi kommentarer før svaret sendes (velger du svarknappene i gruppen Svar må du velge alternativ for svaret i menyen)

Kalender


Outlook 2010

Følge opp en møteinnkallingI Outlook kan du ved å åpne avtalen se hvem som har svart på innkallingen og om de har godtatt eller ikke.

Slik gjør du det• Dobbelklikk på møtet i kalenderen

• Øverst i avtalebildet står det hvor mange som har svart og hva de har svart

• Klikk på ”Oppfølging” i gruppen Vis i kategorien Møte for å se en liste i tabellform over svarstatus for alle deltakerne

• Klikk på nedre del av knappen ”Oppfølging” og velg ”Kopier status til utklippstavle” i menyen

• Nå kan du lime inn oversikten i eksempelvis et Word-dokument og skrive ut oversikten

• Klikk på ”Kontakt deltakere” i gruppen Deltakere i kategorien Møte og velg oppfølgingsform i menyen

Lage egne kontaktgrupperDe fleste organisasjoner har laget kontaktgrupper for hele og deler av organisasjonen. Når du skal sende melding eller avtale møte med alle i en avdeling i er det veldig arbeidsbesparende å velge en kontaktgruppe fremfor å måtte velge alle mottakere individuelt. Du kan enkelt lage dine egne kontaktgrupper tilpasset ditt behov. Slike kontaktgrupper lagres i dine Kontakter.

Slik gjør du det• Åpne Kontakter vinduet

• Klikk ”Ny kontraktgruppe” i gruppen Ny i kategorien Hjem

• Oppgi navn på gruppen

• Klikk på ”Legg til medlemmer” i gruppen Medlemmer i kategorien Kontaktgruppe

• Velg i menyen hvor kontaktene skal hentes fra

• Søk etter kontakten, merk navnet og klikk på ”Medlemmer”. Gjenta operasjonen for alle medlemmene du vil ha i gruppen

• Klikk OK når du er ferdig

• Klikk ”Lagre og lukk” i gruppen Handling i kategorien Kontaktgruppe

MERK!Dersom personen ikke finnes i noen av de eksisterende adresse-bøkene, kan du velge ”Ny e-postkontakt” fra knappen ”Legg til medlemmer”, deretter oppgi visningsnavn og e-postadressen i dialogboksen.

Velg visning av KontaktlistenDu kan bruke visningene på båndet for å bestemme hvordan kontaktlisten skal vises og du kan bruke visningsknappene på statuslinjen for å bestemme hvilke skjermbildelementer du vil vise.

Slik gjør du det• Klikk på visningsalternativene i gruppen Gjeldende

visning i kategorien Hjem

• Klikk på visningsknappene på statuslinjen for å slå av/på skjermelementer

MERK!Vil du endre eller tilpasse en visning klikker på ”Vis innstillinger” i gruppen Gjeldende visning i kategorien Visning. Klikk på de ulike knappene i dialogboksen for å tilpasse visningen. Valgene i dialogboksen vil variere med visningen som er valgt i utgangs-punktet. Se også ”Tilpasse visning av kolonner” tidligere i denne håndboken.

Kalender/Kontakter


Outlook 2010

Bruke kontaktgrupperDu velger kontaktgrupper på samme måte som for andre e-postadresser. Dine egne kontaktgrupper finner du i adresseboken Kontakter.

Slik gjør du det• Lag en ny melding eller møteinnkalling og klikk på

Adressebok i gruppen Navn i kategorien Melding (du kan også klikke på knappen Til, Kopi etc.)

• Velg adresseboken Kontakter

• Finn kontaktlisten i listen (denne vises med et to-personer symbol foran navnet)

• Klikk på navnet og klikk på Til, Kopi eller Blindkopi alt etter hvor navnet skal plasseres

• Klikk OK

MERK!Dersom du klikker på plusstegnet foran et gruppenavn vil listen utvides til å vise alle navnene og kan ikke trekkes sammen igjen.

Legge til bilder av dine kontakterNår du oppretter en kontakt i Kontaktlisten kan du også legge inn bilde av vedkommende om du har det tilgjengelig. Når du mottar e-post fra vedkommende vil bildet vises i meldingshodet på meldingen.

Slik gjør du det• Gå til Kontaktlisten og åpne en eksisterende kontakt

eller opprett en ny

• Klikk i bildefeltet og naviger til mappen med bildet

• Klikk på bildet, deretter Åpne (eller dobbelklikk på bildet)

Lage ditt eget visittkortNår du oppretter et kontaktkort i Kontakter med dine egne data kan du benytte dette som et visittkort i en e-postmelding (se tipset ”Lage signatur” som er forklart tidligere i denne håndboken).

Slik gjør du det• Åpne Kontakter

• Klikk ”Ny kontakt” i gruppen Ny i kategorien Hjem

• Fyll ut skjermbildet med informasjon

• Klikk ”Lagre og lukk” i gruppen Handlinger i kategorien Kontakt

Kontakter


Outlook 2010

Velg visning av oppgaveneMed visningene på båndet kan du filtrere hvordan du vil se oppgavene dine.

Slik gjør du det• Klikk på visningsalternativene i gruppen Gjeldende

visning i kategorien Hjem

Foreta utskriftsfletting i Word direkte fra Kontakter i OutlookI stedet for å starte utskriftsflettingen i Word kan du nå starte direkte fra Kontakter i Outlook. Forklaring nedenfor forutsetter at du har kunnskap om utskriftsfletting.

Slik gjør du det• Klikk ”Utskriftsfletting” i gruppen Handlinger i

kategorien Hjem

• Gjør valg for kontakter i feltet ”Kontakter”

• Velg dokument i feltet ”Dokumentfil”

• Velg i feltet ”Datafil for kontakter” om evt. å lagre valgte kontakter som fremtidig datafil

• Velg dokumenttype og mål for flettingen i feltet ”Alternativer for fletting”

• Klikk OK

• I Word klikker du på ”Sett inn flettefelt” i gruppen Skriv og sett inn felt i kategorien Masseutsendelser for å sette inn flettefelt i dokumentet

Legge til visittkort fra 1881.noDu kan søke frem personer via ulike tjenester og legge til visittkort i Kontakter i Outlook

Slik gjør du det• Start Outlook

• Start nettleseren og gå til 1881.no

• Skriv navnet til personen du vil finne og trykk Enter

• I listen over søketreffene klikker du på valget ”Visitt-kort” for personen du vil legge til

• Klikk Åpne i dialogboksen du får opp

• Nå åpnes et kontaktkort i Outlook med data innlagt. Klikk Lagre og lukk i dette vinduet

Kontakter/Oppgaver


Outlook 2010

Opprette oppgaverDu kan opprette oppgaver direkte i Oppgaver-vinduet, men du kan også gjøre det fra e-post- og kalender-vinduene. Innstillinger for oppgaven er enklest å gjøre ved å gå til Oppgaver-vinduet evt. dobbelklikke på en oppgave i et av vinduene.

Slik gjør du det• I E-postvinduet: Klikk i oppgavefeltet i gjøremåls-

ruten, skriv oppgavetittelen og trykk Enter

• I Kalender-vinduet: Klikk i oppgavefeltet under kalenderen, skriv oppgavetittelen og trykk Enter

• I Oppgaver-vinduet: Klikk på ”Ny oppgave” i gruppen Ny i kategorien Hjem og fyll ut skjerm-bildet. Alternativt kan du klikke i oppgavefeltet øverst i skjermbildet og skrive oppgavetittelen. Klikk deretter i status feltet og Forfallsfeltet og gjør innstillinger fra menyene som kommer frem

MERK!Dobbelklikk på en oppgave i en av listene som er vist ovenfor for å redigere oppgaven.

Delegere oppgaverDu kan sende en oppgave til andre personer på samme måte som du sender en e-postmelding.

Slik gjør du det• Klikk på ”Ny oppgave” i gruppen Ny i kategorien

Hjem i Oppgaver-vinduet

• Klikk på ”Tilordne oppgave” i gruppen Behandle oppgave i kategorien Oppgave

• Fyll ut skjermbildet med mottakerens navn i Til-feltet og angi tittel og oppgavedetaljer

• Klikk Send

Utskrift i OutlookUtskrift foretas på samme måte i alle delene av Outlook. Det varierer naturlig nok hva du kan skrive ut og layout på utskriften alt etter om du skriver ut e-post, kalender, kontakter eller oppgaver.

Slik gjør du det• Velg Fil > Skriv ut

• Klikk på layout under valget Innstillinger

• Klikk på knappen Utskriftsalternativer dersom du vil gjøre ytterligere innstillinger (f.eks. angi tidsområde for kalenderutskrift)

• Klikk på Skriv ut

Oppgaver/Utskrift


Outlook 2010

Egne notater

UiS-IKT kompetanse© 2012

Documents

Outlook 2010 - Tips og triks i forrige tips ”Tilpasse visning av elementer”. Tilpasse visning av elementer Kategorien Visning inneholder valg for å tilpasse visnin gen av innholdet