Outils de communication dans un bureau de projet

ou

L’utilisation d’un outil de pilotage de portefeuille

Comment évaluer le succès de l’implantation

d’un Bureau de projet

Marcel RouillardFabienne Polonovski, PMP

L’objectif de la présentation

Faire connaître 2 outils essentiels à la gestion d’un environnement multi-projet :

La valeur acquise : Démystifions la !

Le diagnostic d’un bureau de projetÉvaluation d’un bureau de projet : Pourquoi pas !Atelier : Comment évaluer le succès d’implantation d’un Bureau de projet

Qui sommes nous !

Fabienne Polonovski PMP, compte plus de 15 ans en

gestion de projet dans les domaines de haute technologie,

pharmaceutique et bancaire ou elle a récemment rejoint

l'équipe de PCO au Groupe Financière Banque Nationale.

Elle termine une maîtrise de Gestion de Projet à l'UQÀM.

Marcel Rouillard , est à l'emploi de Harris (www.harris.com) depuis 13 ans et occupe la fonction de "Manager Process Automation". Il cumule plus de 20 ans d'expérience et de passion en gestion de projet et a reçu deux "President Innovation Award" pour avoir accompli avec succès deux projets importants chez Harris. Diplôméen mécanique de l'ETS, Marcel Rouillard est aussi détenteur d'un "Master Certificate" en gestion de projet de l'université de Washington et il complète actuellement une maîtrise en Gestion de Projet à l'UQÀM.

Un cadre intégrateur

Bureau de projet Valeur acquise

Gestion des risques

La valeur acquise

par Fabienne Polonovski & Marcel Rouillard

1. Introduction2. Notion sur la valeur acquise3. Les difficultés de la méthode4. Présentation de l’outil

Introduction

Pourquoi un outil pour analyser la valeur acquise

Seule méthode qui tient compte de l’étendue des projets, des coûts et des échéanciers

Outil de communication

Mais la technique de cette méthode est laborieuse et relativement compliquée

Génèse de l’outilUtilisation d’une première version comme indicateur pour le suivi de projets pendant plus d’une année

Intérêt grandissant pour la gestion de portefeuille et de programme -Maitrise MGP – cours de Monique Aubry (UQÀM)

Un audit sur les "Best Practices" de gestion de projet chez Harris démontre le besoin d'implanter un outil de performance - Maitrise MGP

=>adaptation de l’outil à la gestion d’un portefeuille ou programme

Nos Contraintes pour ce projetSimplicitéFiabilitéRapidité d’utilisationAdaptabilité

Introduction

Méthode utilisée pour mesurer l’évolution d’un projet en utilisant des informations liées aux coûts et à la planification.

La valeur acquise est la valeur du travail produit à un certain moment comparée à sa valeur budgétée (Brandon 1998)

Ce qu’est vraiment la valeur acquise - Notions de base

Ce qu’est vraiment la valeur acquise - processus en 6 étapes

1. Définir le besoin du client = étendue du projet et livrables

2. Établir un budget pour approbation

3. Établir une planification et un budget de référence « baseline » (temps, ressources, coûts)

Établir un WBS, Planifier le projet

Assigner les ressources

4. Faire le suivi

Indiquer pour chaque projet ou tâche les coûts réels AC

Attribuer un pourcentage d’avancement pour chaque tâche

5. Calculer la valeur acquise EV, déterminer les indices de performance et de variation des coûts et de l’échéancier (SPI, CPI, CV, SV) et …

6. Analyser

Ce qu’est vraiment la valeur acquise - Terminologie

BAC (Budget atCompletion)

Le coût planifié : PV ou Planned Value

Le coût actuel ou coût réel : AC ou Actual Cost

La valeur acquise : EV ou Earned Value

Coût budgété à l’achèvement du projet

Coût budgété pour un travail planifié à un temps donné

Coût pour le travail effectué à un temps donné

Valeur du travail réellement achevé (coût budgété pour le travail effectué à un temps donné)

Calcul : EV = BAC * % d’avancement

[1] CBTP : Coût budgétaire du travail planifié, BCWS (Budgeted Cost for Work Scheduled)

[2] CRTE : Coût réel du travail exécuté, ACWP (Actual Cost for Work Performed)

[3] CBTE : Coût budgétaire du travail exécuté, BCWP (Budgeted Cost for Work Performed)

Ce qu’est vraiment la valeur acquise - Les indices de la valeur acquise

Quatre indices de suivi sont utilisés pour faire le contrôle du projet

1. Écart sur l’échéancier SV = EV - PV (valeur acquise – coût budgété)

2. Écart sur les coûtsCV = EV - AC (valeur acquise – coût réel)

3. Indice de performance du travail SPI = EV/PV (valeur acquise/coût budgété)

4. Indice de performance des coûtsCPI = EV/AC (valeur acquise/coût réel)

Ce qu’est vraiment la valeur acquise - Notions de base

Ce qu’est vraiment la valeur acquise - Les difficultés rencontrées

Estimation du % accompliMéthode 0%- 100%Méthode 0%-50%-100%Méthode (AC + RAF)/PV

Choix de la période d’analyse

Présentation des valeurs à la direction

Difficulté d’établir des estimés réalistes

Présentation de l’outil

Excel

Comment évaluer le succès de l’implantation d’un Bureau de projet

par Marcel Rouillard1. Origine de l’outil - Analyseur indiciaire2. Bases de référence 3. Processus d’évaluation4. Sommaire des résultats

Introduction

Selon une étude réalisée en déc. 98 par Richard Coulombe sur la stratégie d’implantation d’un BdP, l’objectif premier d’implanter un BdP est

« Améliorer la rentabilité des projets »

Puisque implanter un bureau de projet devient un projet, alors une question se pose :

Par où commencer ?

17

Origine de l’outil Analyseur Indiciaire

L’origine de l’outil se situe dans le cadre du cours sur les bureaux de projet de la MGP.

L’idée à l’origine était de pouvoir répondre à la question suivante« Comment faire aligner une structure de bureau de projet avec la culture de l’organisation ? »

La culture de la compagnie se caractérise par : la priorité aux investissements dans les projets et par l’amélioration du ROI.

18

Base de référence 1 : groupes de fonction

Les résultats de la recherche portant sur le portrait réaliste des bureaux de projets (Hobbs & Aubry, 2005) classifient par groupe de fonctions le rôle d’un bureau de projet d’après les organisations sondées en 2005 :

Surveillance et contrôleCompétence et normesDirection stratégiqueGestion Multi-projetLeçons apprises

19

Base de référence 2 : les modèles de Dinsmore

L’auteur Dinsmore (1999) propose cinq modèles de bureau de projet, chacun ayant un rôle spécifique :

Réalisation - Équipe de projet AutonomeSupport - Bureau de soutien de projetFormation - Centre d’excellence de gestion de projetSupervision - Bureau de gestion de programmeSuivi - Bureau principal de projet

Deux bases de référence

Leçons apprises

Gestion Multi-projet

Direction stratégique

Compétence et normes

Surveillance et contrôle

Bureau principal de projet

Bureau de gestion de programme

Centre d’excellence de gestion de projet

Bureau de soutien de projet

Équipe de projet Autonome

Les 5 modèles de BdP

Les

5 gr

oupe

s de

fon

ctio

ns

Modèles de BdPGroupes de Fonctions

C’est en combinant les deux informations que l’idée de développer un outil (Analyseur

Indiciaire) a pris naissance.

Le processus en 6 étapes

Étape 1 : se préparerPréparer le questionnaireChoisir les répondantsPrendre rendez-vous

Étape 2 : compléter le questionnaire avec les répondants

Étape 3 : compiler les résultats

Étape 4 : analyser les résultats

Étape 5 : communiquer les résultats

Étape 6 : prendre action

22

Processus d’évaluation

Pour chacun des groupes de fonction, le répondant sélectionne un ou plusieurs rôles de gestion de projet.

Étape 2 : Compléter le questionnaire

23

Processus d’évaluation

Lorsque les tableaux des 5 groupes de fonction sont complétés, les résultats sont ensuite compilés dans une grille sommaire.

Étape 3 : Compiler les résultats

24

Étape 4 : Analyser les résultats

Processus d’évaluation

25

Conclusion

Cet outil n’est pas une panacée à tous les maux mais il contribue à :

Communiquer rapidement les indices sur le type de configuration possible de bureau de projetApporter une réflexion avec le comité exécutif sur les résultats obtenus.

26

Prochaine étape

Vous êtes invité à vous joindre à un atelier pour expérimenter l’outil…« Analyseur Indiciaire »

MERCI !!!

ATELIER

QUESTION ???

MERCI DE VOTRE DISPONIBILITÉ

Fabienne Polonovski

fabpolonovski@sympatico.ca

Marcel Rouillard

mrouillard@harris.com

mrouilla@colba.net