UNIVERZA V MARIBORU EKONOMSKO-POSLOVNA FAKULTETA

Delo diplomskega projekta

ORODJA ZA SKUPINSKO KOMUNIKACIJO

September, 2019 Maruša Majhenič

UNIVERZA V MARIBORU EKONOMSKO-POSLOVNA FAKULTETA

Delo diplomskega projekta

ORODJA ZA SKUPINSKO KOMUNIKACIJO

Group communication tools

Kandidat: Maruša Majhenič

Študijski program: Dodiplomski univerzitetni študijski program

Študijska usmeritev: Elektronsko poslovanje

Mentor/ica: doc. dr. Igor Perko

Jezikovno pregledal/a: Nina Ančić, prof. slov. in angl. j.

Študijsko leto: 2018/2019

Maribor, september 2019

ZAHVALA

Zahvaljujem se mentorju doc. dr. Igorju Perku za usmerjanje skozi proces pisanja diplomske naloge in njegove nasvete. Prav tako bi se rada zahvalila svojim kolegom iz Ekonomsko-poslovne fakultete Maribor za njihovo sodelovanje pri izvedbi intervjujev.

POVZETEK

Komunikacija je del našega vsakdana in je za nas izredno pomembna. Cilj naše diplomske naloge je bilo ugotoviti čim več informacij o orodjih za skupinsko komunikacijo, o njihovi uporabnosti ter uporabi le-teh skozi študij. Prav tako smo si postavili naslednji dve hipotezi, ki smo jih na koncu potrdili ali zavrgli na podlagi pridobljenih informacij. Prva hipoteza je bila, da orodja za skupinsko komuniciranje zadovoljijo večino zahtev študentov, druga pa, da orodja za skupinsko komuniciranje omogočajo lažje in hitrejše sporazumevanje med študenti. Zanimalo nas je, kaj sploh komunikacija je, torej nekakšen splošni vidik komunikacije. Naslednja tema, ki nas je zanimala je, katere elemente komunikacija sploh potrebuje, da je ta učinkovita in katere vrste komunikacije poznamo. Prav tako se nam je zdela pomembna seznanitev z možnimi problemi in ovirami, s katerimi bi se lahko srečali v procesu komuniciranja. Poglobili smo se tudi v poslovno komuniciranje in zakaj je komunikacija v podjetjih sploh pomembna. Naslednja poglavja so vsebovala splošne informacije o treh orodjih za skupinsko komunikacijo, in sicer Skype, Microsoft Teams in Zoom. Vsako orodje smo teoretično predelali in opredelili njihove prednosti ter slabosti. Teoretičnemu delu so sledili tudi delno strukturirani intervjuji, v katerih smo izprašali pet študentov Ekonomsko-poslovne fakultete v Mariboru. Trije izmed teh študentov so na usmeritvi Elektronsko poslovanje, dve pa na Podjetništvu. Skozi proces izvajanja intervjujev smo pridobili mnenja u pomembnosti komunikacije na splošno, pomembnosti verbalne in neverbalne komunikacije, o uporabi orodij za skupinsko orodje in njihove prednosti ter slabosti. Na koncu smo na podlagi zbranih informacij zapisali ugotovitve in izvedli primerjalno analizo.

Ključne besede: komunikacija, orodja za skupinsko komuniciranje, Skype, Microsoft Teams, Zoom.

ABSTRACT

Communication is a part of our daily lives and is thereby extremely important to us. The aim of this thesis was to research the tools for group communication, their personal use and use in the study processes. We posted the following two hypotheses. The first hypothesis was that group communication tools satisfy most of the students' requirements and the second was that group communication tools make communication between students easier and faster.

We started the research by defining communication and its properties. Next topic we investigated what elements of communication are needed for communication to be effective and what types of communication we know. We found it important to be aware of the potential problems and obstacles we might face in the communication process. We delved into business communication and why communication is so important in business. In the next sections we analysed general information about the three group communication tools, Skype, Microsoft Teams, and Zoom. Each tool was theoretically

examined to identify its strengths and weaknesses. The theoretical part was followed by partially structured interviews in which five students of the Faculty of Economics and Business in Maribor participated. Three of these students are studying E-commerce and two Entrepreneurship. Through the interview process, we have gained views on the importance of communication in general, the importance of verbal and non-verbal communication, the user perception of individual communication tools, and their perceived strengths and weaknesses. Finally, based on the information collected, we performed a comparative analysis and synthesized the findings.

Key Words: Communication, Group communication tools, Skype, Microsoft Teams, Zoom.

i

KAZALO

1 UVOD_________________________________________________________________________________ 1 1.1 Opis področja in opredelitev problema _______________________________________________ 1 1.2 Namen, cilji in hipoteze raziskave ____________________________________________________ 1

1.2.1 Predvidene metode raziskovanja ________________________________________________ 2 1.3 Predpostavke in omejitve __________________________________________________________ 2

2 KOMUNIKACIJA _____________________________________________________________________ 3 2.1 Splošno o komunikaciji ____________________________________________________________ 3

2.1.1 Elementi komuniciranja _______________________________________________________ 4 2.1.2 Vrste komuniciranja __________________________________________________________ 5 2.1.3 Težave pri komuniciranju ______________________________________________________ 6

2.2 Poslovno komuniciranje ___________________________________________________________ 7 2.3 Pomen komunikacije za organizacijo _________________________________________________ 9

3 ORODJA ZA SKUPINSKO KOMUNICIRANJE ___________________________________ 10 3.1 Skype _________________________________________________________________________ 10

3.1.1 Skype za podjetja ___________________________________________________________ 11 3.1.2 Prednosti in slabosti _________________________________________________________ 13

3.2 MS Teams ______________________________________________________________________ 14 3.2.1 Orodja in glavne zmogljivosti Microsoft Teams ____________________________________ 15 3.2.2 Integracija Microsoft Teams ___________________________________________________ 15 3.2.3 Prednosti in slabosti _________________________________________________________ 16

3.3 Zoom __________________________________________________________________________ 17 3.3.1 Prednosti in slabosti _________________________________________________________ 19

4 STRUKTURIRANI INTERVJUJI __________________________________________________ 20

5 PRIMERJALNA ANALIZA_________________________________________________________ 28

6 SKLEP ______________________________________________________________________________ 31

LITERATURA IN VIRI __________________________________________________________________ 33

KAZALO SLIK

SLIKA 1: MODEL KOMUNICIRANJA ............................................................................................................... 4 SLIKA 2: LOGOTIP PODJETJA SKYPE ............................................................................................................ 10 SLIKA 3: MICROSOFT TEAMS ...................................................................................................................... 14 SLIKA 4: VIDEOKONFERENCA V ZOOMU .................................................................................................... 17 SLIKA 5: MS TEAMS - USTVARJANJE SKUPIN IN MOBILNA APLIKACIJA ...................................................... 25

ii

KAZALO TABEL

TABELA 1: GLAVNE RAZLIKE MED OSNOVNO RAZLIČICO PROGRAMA IN RAZLIČICO SKYPE ZA PODJETJA . 11 TABELA 2: PREDNOSTI IN SLABOSTI PROGRAMSKEGA ORODJA SKYPE ...................................................... 13 TABELA 3: PREDNOSTI IN SLABOSTI ORODJA MS TEAMS .......................................................................... 16 TABELA 4: PREDNOSTI IN SLABOSTI ORODJA ZOOM .................................................................................. 19

SEZNAM OKRAJŠAV

VoIP Voice Over Internet Protocol PSTN analogni telefonski priključek MS Teams Microsoft Teams IM Instant Message

1

1 UVOD

1.1 Opis področja in opredelitev problema

Živimo v času, v katerem se elektronskemu poslovanju in vsem dejavnikom, ki jih le-to prinese, ni moč izogniti, postali so del našega vsakdana. Delov takšnega načina poslovanja ne najdemo le v podjetjih, temveč tudi pri vseh drugih vsakdanjih opravilih, ki so na naših urnikih v zasebnem življenju. Zaradi vedno večje potrebe po enostavni in takojšnji komunikaciji ne glede na čas ter kraj so se razvili razni programi, ki nam omogočajo neposredno oziroma direktno komunikacijo. Ti programi so tako v poslovnem svetu kot v življenju študenta izrednega pomena, saj omogočajo izjemno hitro in učinkovito delovanje na področju sklepanja raznih poslov, pogajanj, organiziranja, izmenjav informacij itd.

Ko se dotaknemo teme delovanja teh programov, se pogosto pojavi problem, ko ti programi ne služijo samo komunikaciji ena na ena, temveč je potrebno v pogovor vključiti več oseb hkrati. Programi v tem delu velikokrat odpovejo in uporabnikom postanejo neprijazni ter neučinkoviti. Kot študentka vem, da se s kolegi velikokrat znajdemo v situaciji, ko želimo vaditi razne predstavitve ali se na primer skupinsko učiti, vendar nam program tega enostavno ne dopušča. Pogosto se dogaja, da osebe ni moč dodati v pogovor ali pa nas le ta ne sliši, v primeru video pogovora ne vidi, zvok prihaja z zakasnitvijo ipd.

V diplomski nalogi želimo podrobneje predstaviti ter analizirati tri orodja za skupinsko komunikacijo, in sicer orodje Skype, MS Teams in Zoom. Pri ugotavljanju prednosti in slabosti posameznih orodjih pa si bomo pomagali z izvedbo strukturiranih intervjujev, ki jih bomo izvedli. Pri le-teh bomo izprašali sošolce, ki so na isti študijski usmeritvi, kot smo sami, torej Elektronskem poslovanju. Za to smo se odločili, ker menimo, da se nam je skozi študij na naši smeri že oblikovalo mnenje o tem, kaj pričakujemo od posameznih orodij glede na že predelane snovi in praktičnega dela. Na koncu bomo naredili tudi primerjalno analizo teh treh orodij.

1.2 Namen, cilji in hipoteze raziskave

Namen diplomskega dela je izvedeti čim več o programih, ki jih študenti uporabljamo, ne samo skozi naše študijsko življenje, temveč tudi v zasebnem življenju. Ob upoštevanju teorije iz razne strokovne literature, iz naših izkušenj uporabe teh programov in izkušenj sošolcev želimo pridobiti podrobnejše informacije o programih in njihovem delovanju. Prav tako želimo izvedeti, kaj so prednosti in slabosti teh programov za skupinsko komuniciranje kot študentu.

Cilj diplomskega dela je zbrati podatke o orodjih za skupinsko komuniciranje, ki smo si jih izbrali. Ta orodja so Skype, MS Teams in Zoom. Temu sledi izvedba strukturiranih intervjujev in kasneje tudi podrobnejša primerjalna analiza. Torej, če povzamem, je cilj

2

naše diplomske naloge narediti čim boljšo primerjavo programov za skupinsko komuniciranje na podlagi teoretičnega dela in mnenj študentov programa E-poslovanje.

V diplomskem delu bomo prav tako poskušali potrditi ali ovreči naslednji hipotezi:

Orodja za skupinsko komuniciranje zadovoljijo večino zahtev študentov

Najprej bomo preučili literaturo na področju orodja za skupinsko komuniciranje, nato bomo z delno strukturiranim intervjujem preverili zahteve študentov in s primerjalno analizo preverili, v koliki meri orodja zadostijo zahtevam.

Orodja za skupinsko komuniciranje omogočajo lažje in hitrejše sporazumevanje med študenti

Na podlagi izvedenih delno strukturiranih intervjujev bomo preverili, v kolikšni meri ti programi za skupinsko komuniciranje zadovoljujejo pričakovanja in potrebe študentov za potrebe študija.

1.2.1 Predvidene metode raziskovanja

Snov za diplomsko delo bomo zbrali na dva načina, to sta primarni in sekundarni. Prvi del je teoretični, podatki zanj bodo v veliki meri izhajali s spleta. Drugi del je pa delno strukturiran intervju. Za tega bomo pripravili ter zastavili nekaj vprašanj, vezanih na uporabo orodij za skupinsko komuniciranje, prav tako nas zanima osebna izkušnja posameznika, slabosti in prednosti v njegovih očeh in pa tudi druge opazke, ki bi jih lahko imeli o posameznem orodju. Del intervjuja pa bo, kot smo že navedli, svobodno voden. S tem mislimo predvsem na možne druge izkušnje, ki jih ima posameznik z določenim orodjem in bi jih rad delil z nami. Iz skupka mišljenj bomo povzeli tuja spoznanja, mišljenja in tudi njihove osebne zaključke glede posameznih orodij za skupinsko komuniciranje.

1.3 Predpostavke in omejitve

V diplomskem delu predpostavljamo:

• da so vsi uporabljeni podatki resnični,

• da so študenti, s katerimi bomo opravili delno strukturirane intervjuje, seznanjeni z izbranimi orodji za skupinsko komuniciranje,

• da so študenti, s katerimi bomo opravili delno strukturirane intervjuje, redni uporabniki programov za skupinsko komuniciranje.

V diplomskem delu so omejitve, s katerimi smo se soočili, naslednje:

• omejena količina podatkov zaradi relativno nove snovi,

• literature je izjemno malo.

3

2 KOMUNIKACIJA

Po SSKJ (2019) je komunikacija sredstvo, ki omogoča izmenjavo informacij in je komunikacijsko sredstvo.

Komunikacija je pojem, ki je izredno širokega pomena. Opredeljujemo jo lahko kot pojav, s katerim se srečujemo že od svojega prvega dne naprej. Vsebuje dogajanje med ljudmi in v nas samih, prav tako pa igra zelo pomembno vlogo v življenju prav vsakega posameznika. Ko govorimo o komunikaciji, ne mislimo samo na izgovorjene ter napisane besede ali stavke. Mislimo tudi na glasbo, slikanje, risanje, ples in vse druge tehnike osebnega izražanja ter vedenja.

Ob rojstvu same komunikacije ne razumemo kot uporabljanje besed, temveč so to določene kretnje in zvoki (jok, smeh, spakovanje), kasneje, z leti, pa spoznavamo kompleksnost komunikacije. Sposobnosti zrele komunikacije se je potrebno naučiti, saj nam niso prirojene. Spoznamo razlike med verbalno in neverbalno komunikacijo ter skozi način komuniciranje razbiramo stališča posameznika ter njegov odnos do drugih, do družbe, do okolja (Kameleon, 2012).

2.1 Splošno o komunikaciji

Trček (1994, str. 19) poudarja, da je za človeka govor največji dosežek, je pa tudi bistvena značilnost, ki človeka loči ter ga dviga nad ostali živi svet. Izkušnje preteklih generacij se ohranjajo in prenašajo s pomočjo govora na zelo spreten način. Govor je že od samega začetka več kot le sredstvo izražanja in sporazumevanja, služi tudi kot stvariteljski proces.

Ribič (2011, str. 30) navaja, da je komuniciranje ena izmed bistvenih dejavnosti, ki pravzaprav omogoča obstoj ter razvoj posameznika. Vsak dan, skoraj vsak trenutek našega življenja, smo vpleteni v komuniciranje. Ne glede na kraj nahajanja, naj bo to dom ali služba, vedno komuniciramo. Komunikacija nas spremlja skozi celotno življenje, njen namen pa je izmenjava informacij.

Novak (2000) poudarja, da je komuniciranje v njegovem najširšem pomenu pravzaprav kakršnokoli verbalno ali pa neverbalno vedenje posamezne osebe, ki ga zaznava tudi drug posameznik.

4

2.1.1 Elementi komuniciranja

Potek komunikacije med ljudmi lahko ponazorimo s preprostim modelom komuniciranja (glej sliko 1: Model komuniciranja).

Slika 1: Model komuniciranja

Vir: Lasten

Komuniciranje oziroma proces komuniciranja tvorijo najmanj štirje osnovni elementi, ki so medsebojno povezani (so v interakciji). Ti štirje osnovni elementi so:

• oddajnik je ena ali več oseb ali naprav, ki oddaja/oddajajo sporočila. V procesu komunikacije igra veliko vlogo, saj je t. i. pobudnik komunikacije. Naloga oddajnika je priprava poročila in njegovo posredovanje. Tukaj je potrebno poudariti, da je od sposobnosti oddajnika odvisno, ali bo to sporočilo predstavil prejemniku tako, da bo jo le-ta razumel. Za dosego tega mora oddajnik imeti jasno zastavljen cilj ter namen svojega sporočila. Pri pripravi sporočila mora oddajnik prav tako upoštevati specifikacije prejemnika, zakonitosti komunikacijskega kanala, torej poti, po kateri sporočilo potuje k prejemniku. Poudariti je potrebno tudi, da mora oddajnik uskladiti način oddajanja svojega sporočila. Torej naj bo to besedno, nebesedno ali pa elektronsko. Ko govorimo o oddajniku v obliki naprave, mora oseba, katere naloga je nadzor, upoštevati vse zgoraj navedene napotnice.

• sprejemnik je ena ali več oseb ali naprav, ki sporočilo sprejme/sprejmejo. Vloga sprejemnika v procesu komuniciranje je ključna, saj se je proces komunikacije začel prav zaradi njega, torej da on prejme sporočilo. Sprejemnik se na sporočilo lahko odzove na dva načina. Prvi je, da se na sporočilo odzove s povratno informacijo (angl. feedback), drugi pa z reakcijo, katere namen je prikaz odnosa do sporočila. Seveda vedno obstaja možnost, da se sprejemnik na sporočilo oddajnika sploh ne odzove.

• sporočilo je informacija, ki jo oddajnik preda sprejemniku z namenom, da le-tega seznani z vsebino sporočila. Načini oziroma oblike, kako to sporočilo prenesti sprejemniku tako, da bo jo ta razumel, so različne. Za prikaz lahko uporabimo

5

besede, slikovno gradivo, razne grafične simbole, glasbo, kode itd. Dandanes se v sporočila vnaša veliko simbolov in slik (»prispevek« mlajše generacije) ter vedno manj besed. Sporočilo označimo za kakovostno, ko je le-to predstavljeno jasno in razumljivo, brez nepotrebnih morebiti motečih dejavnikov.

• komunikacijski kanal je pot, po kateri potuje sporočilo od oddajnika k prejemniku. Komunikacijski kanal je aktiven takrat, ko sporočilo potuje. Poznamo več zvrsti komunikacijskih kanalov, izbor posameznega pa je odvisen od načina komuniciranja. Poznamo naslednje zvrsti komunikacijskih kanalov:

o ustno, o pisno, o kombinacija ustnega in pisnega o in druge oblike (primer teh so moderne komunikacijske poti, kot je na

primer video).

Za posamezen komunikacijski kanal se odloči oddajnik sporočila, pomembno pa je, da izbran kanal ustreza tudi njegovemu sprejemniku.

Ti elementi predstavljajo posamezne vloge v procesu komuniciranja. Posamezna vloga pa ima lahko več udeležencev, na primer več sprejemnikov (več poslušalcev).

(Lapornik, 2017, str. 8)

2.1.2 Vrste komuniciranja

Fink s soavtorji (2009, str. 9) navaja, da lahko komunikacijo glede na vrsto opredelimo s spodaj navedenimi kriteriji:

• Oblika (uporaba simbolov – besedna ali nebesedna komunikacija).

• Razdalja, pri kateri ločimo med dvema vrstama komunikacije. Prva je neposredna oziroma direktna, ki zraven sporazumevanja s pomočjo besed prav tako omogoča zaznavanje nebesedne komunikacije. Kot pri vsaki drugi vrsti komunikacije tudi tukaj poznamo nekaj prednosti in seveda tudi slabosti. Ene izmed glavnih prednosti neposredne komunikacije so hitrost in takojšnja povratna informacija (o tem, ali je sporočilo sploh prispelo do sprejemnika in o tem, ali je sporočilo doseglo svoj namen ter cilj). Slabosti neposredne komunikacije so večja zahtevnost organizacije (več časa, denarja, ljudi), negativno na prejetje in razumevanje sporočila pa lahko vplivajo tudi čustva. Druga vrsta komunikacije glede na razdaljo pa je posredna oziroma nedirektna. S to vrsto označujemo vse načine komuniciranja, pri katerih uporabljamo neosebne poti. To se navezuje predvsem na uporabo telefonskih pogovorov, uporabo elektronske pošte, pisem in drugih neosebnih oblik.

• Smer, pri kateri ločimo dve vrsti komunikacije. To sta enosmerna ter dvosmerna komunikacija.

o Pri enosmerni komunikaciji poteka komunikacija le v eni smeri – od oddajnika k sprejemniku. Pri tej smeri komuniciranja povratne informacije ni, poznamo pa tri podzvrsti enosmerne komunikacije. To so vsiljena, lažna in reaktivna komunikacija. Prednost enosmerne komunikacije je

6

njena učinkovitost ter količina informacij, ki jih lahko posredujemo v nekem času (posredovanje veliko informacij v sorazmerno kratkem časovnem obdobju). Pod slabost te zvrsti bi lahko prišteli njegovo uradnost, ki lahko slabo vpliva na poziv drugih k sodelovanju.

o Pri dvosmerni komunikaciji sta v komunikacijo vključena dva udeleženca. V to vrsto komunikacije je torej vključeno govorjenje, poslušanje ter razmišljanje. Dvosmerna komunikacija je od enosmerne bolj kompleksna, časovno zavzame več časa, prav tako pa je manj urejena. Prednost dvosmerne komunikacije je v takojšnjem prejetju povratne informacije, potrebno je manj načrtovanja. Pomanjkljivosti pa sta zgoraj navedena neurejenost in čas, ki ga potrebujemo več kot pri enosmerni komunikaciji.

• Udeležence, pri katerih ločimo naslednje vrste: o intrapersonalno komunikacijo (komuniciranje s samim seboj – fizična

komunikacija), o interpersonalno komunikacijo (neposredna komunikacija, v katero je

vključenih več udeležencev), o skupinska komunikacija, o organizacijsko komuniciranje, o javna komunikacija (komunikacija preko raznih medijev).

• Modaliteta, pri kateri ločimo komuniciranje glede na vrsto zaznavnega kanala. Pri teh ločimo vizualno (vid), avditorno (sluh), kinestetično (površina telesa – koža), olfaktorno (voh) in gustatorno (okus) komunikacijo.

2.1.3 Težave pri komuniciranju

Možina s soavtorji (1998, str. 69) poudarja, da komuniciranje ne poteka vedno tako učinkovito, kot bi si želela pošiljatelj ter prejemnik. Skozi celotni proces komuniciranja se pojavljajo motnje, ki zmanjšujejo urejenost komuniciranja in hkrati povečujejo možnost napak ali nejasnosti pri prenosu informacij.

Možina motnje v komuniciranju deli na tri skupine: 1. Motnje zaradi medsebojnega nerazumevanja pošiljatelja ter prejemnika, ki sta si

med seboj tujca, njune misli in občutki niso enaki med seboj, prav tako med njima ni empatije.

2. Motnje zaradi nesporazumov: prejemniku sporočilo, ki ga prejme, ne pomeni isto kot pošiljatelju. Pogosta razloga za te nesporazume sta različna jezik in kultura med udeleženci.

3. Motnje, ki nastajajo na komunikacijski poti oziroma drugače poimenovan šum komunikacijskega kanala. Značilnost te motnje je zamujanje informacij, njihova deformacija in izguba.

Za odpravljanje motenj je izrednega pomena, da ugotovimo izvor le-teh, ali je ta pri pošiljatelju, prejemniku ali pa na komunikacijski poti. Motnje pri pošiljatelju Pri pošiljatelju oziroma oddajniku nastajajo zlasti zaradi naslednjih razlogov:

• nejasno oblikovanje sporočila, dvoumnost sporočila;

7

• sporočilo je neprimerno kodirano, torej je v obliki, ki ni primerna za prenos ali pa jo prejemnik težko dekodira;

• pošiljatelj se ne vživi v prejemnika, v njegovo razmišljanje, interese ter vrednote. Motnje pri prejemniku Motnje, ki so pogoste na prejemnikovi strani, so:

• interesa za dekodiranje sporočila ni,

• razumevanje sporočila prejemnik prilagodi sebi (tako, da ustreza njegovim interesom),

• prevelika količina sporočil,

• obsežnost sporočila (sporočilo je po vsebini dolgovezno),

• prejemnika zaznava druga sporočila v okolju, ki so mu v tistem trenutku pomembnejša,

• prejemnik sporočila ne dojame tako kot pošiljatelj in mu pripisuje drug pomen. Motnje na komunikacijski poti Med to vrsto motenj štejemo naslednje:

• razne motnje na televiziji, pri telefonskih pogovorih, na računalniku;

• prekinjen komunikacijski kanal (izgubljeno pismo, prekinjena povezava med računalniki);

• število posrednikov povečuje možnost motenj v komunikacijskem kanalu, česar posledica je lahko napačno dojemanje sporočila.

Green (1991, povzeto po Fink s soavtorji 2009, str. 20) poudarja, da se moramo pri komunikaciji, v katero so vključene druge osebe, na nek način sprijazniti s tem, da se pomen naših besed izraža v odgovoru prejemnika informacij. S tem poudarja predvsem to, da način, kako mi izražamo svoje misli, v prejemniku teh informacij ne vzbudi enakih občutkov ali misli. To pomeni, da so lahko njegove predstave o izrečenem oziroma napisanem sporočilu drugačne od naših.

2.2 Poslovno komuniciranje

Mihajlič in Šantl (2000, str. 46) definirata poslovno komunikacijo kot orodje za doseganje nekega poslovnega cilja in hkrati kot primer navajata dogovarjanje z dobaviteljem o dobavi določenih produktov. Udeleženci poslovne komunikacije se sporazumevajo z namenom izmenjevanja mnenj ter stališč med seboj. Udeleženci poslovnega komuniciranja so največkrat zbrani na istem mestu, vendar lahko ta vrsta komuniciranja poteka tudi med udeleženci, ki so daleč narazen (v teh primerih se uporabljajo telekomunikacijska sredstva, kot so telefon, video klic itd.).

V poslovnem komuniciranju se udeleženci sporazumevajo s pomočjo besednega sporazumevanja in nebesednega sporazumevanja, slednje je pogosto pomembnejše od besednega (neposrednega) sporazumevanja.

8

Besedno sporazumevanje

Pod besedno sporazumevanje štejemo tako ustno kot pisno sporazumevanje.

• Ustno sporazumevanje obsega nagovore, formalne razgovore med dvema ali več osebami in neformalne govorice. Glavne prednosti ustnega oziroma govornega sporazumevanja so hitrost, hitra povratna informacija in hkratno komuniciranje z več ljudmi. Glavna slabost ustnega sporazumevanja pa se pokaže, ko sporočilo potuje od človeka do človeka, torej se podaja med več ljudmi. Več ljudi sodeluje v pogovoru, večja možnost je, da se bo v komunikaciji pojavila neurejenost. Posledično je nato sporočilo, ki doseže prejemnika, zelo drugačno od prvotnega poslanega sporočila.

• Pisno sporazumevanje je sporazumevanje preko pisem, revij in časopisov ter preko drugih naprav, ki prenašajo/prikazujejo sporočila, zapisana z besedo, simboli, risbami, barvami … Prednosti pisnega sporazumevanja so trajnost, jasnost in nazornost. To je zelo pomembno, če pride do kakšnega kasnejšega preverjanja sporočila, ki se lahko hrani neomejeno dolgo. Slabosti pisnega sporazumevanja so porabljena količina časa za nastanek sporočila, ni takojšnjega povratnega sporočila, dvom o prejetju sporočila in o njegovem razumevanju. Komunikacija je uspešna takrat, ko je sporočilo sprejeto in tudi pravilno razumljeno.

(Možina s soavtorji, 1998, str. 46)

Nebesedno sporazumevanje

Nebesedno sporazumevanje ne poteka niti v pisani in niti v ustni obliki. Ta vrsta komuniciranja se izraža na primer z barvo, obnašanjem, s stilom oblačenja, dve najbolj prepoznavni vrsti nebesednega sporazumevanja pa sta govorica telesa in besedna intonacija. Kot navaja avtor, je govorica stara nekaj deset tisočletij, pisava nekaj tisočletij, nebesedno komuniciranje pa toliko, kolikor je star človeški rod. V primeru, ko govorimo o poslovnem sporazumevanju, prevladuje besedno komuniciranja, torej pisno in ustno.

(Možina s soavtorji, 1998, str. 47)

Poslovni pogovor je osnova poslovnega sporazumevanja, saj je temelj za vse druge oblike sporazumevanja (sestanki, pogajanja, svetovanja itd.).

9

2.3 Pomen komunikacije za organizacijo

Možina s soavtorji (1998, str. 22) navaja, da poslovno komuniciranje poteka v organizacijah in med njimi, v katerih zaposleni sodelujejo kot udeleženci komuniciranja. Smisel organizacij in njenih zaposlenih je ciljno delovanje in složno prizadevanje za doseganje ciljev. Sodelovanje, ki je potrebno v podjetjih, da le-to uspešno deluje in posluje pa terja sporazumevanje, sporočanje ter dogovarjanje. Če te zahteve obeležimo z eno besed, je to komuniciranje.

Mihajlič in Šantl (2000, str. 8) navajata, da je za sodobno družbo značilna vedno večja delitev dela, saj ljudje iz dneva v dan postajamo bolj odvisni drug od drugega. Prav tako navajata, da človek sam opravi zelo malo, z drugimi pa vse.

Enako velja tudi za ljudi zaposlene v podjetjih. Za sodelovanje med zaposlenimi ali med podjetji je potrebna komunikacija, sporazumevanje. Poslovna komunikacija je dandanes stalna in vseobsegajoča dejavnost. Komuniciramo, ko se pogovarjamo s stranko, ko smo na kosilu s poslovnim partnerjem, ko beremo …

Komuniciranja se učimo vse življenje, pričnemo že kot otroci (učenje kretenj, hoje, govora), nato svoje znanje nadgrajujemo skozi šolanje in kasneje še v našem poklicnem in družinskem življenju. Za podjetja je komuniciranje ključnega pomena, saj večino svojega časa poslovneži komunicirajo z drugimi.

Kot smo že predhodno omenili, je poslovna komunikacija sredstvo za doseganje cilja. Če organizacija in njeni zaposleni niso spretni oziroma niso vešči komuniciranja, ne dosežejo cilja, ki so si ga zastavili. Posledica nespretnega komuniciranja so razne nejasnosti, ki so lahko v poslovnem svetu usodne za posel (propad posla, odhod strank h konkurenci). Za uspešno komunikacijo potrebujemo določene veščine, znanje in spretnosti, zato uspešno sporazumevanje v poslovnem svetu raziskuje cela vrsta znanosti, kot so: sociologija, psihologija, antropologija, ekonomija, pravo, informatika … Učinkovitost komuniciranja lahko pripišemo poznavanju teh ved.

10

3 ORODJA ZA SKUPINSKO KOMUNICIRANJE

Mihajlič s soavtorjem (2000, str. 74) navaja, da sporazumevanje med ljudmi, ki niso v neposrednem stiku, omogočajo različni tehnični pripomočki. Z njihovo pomočjo lahko ljudje med seboj prenašamo sporočila, ne glede na trenuten čas pošiljatelja in prejemnika in ne glede na oddaljenost med njima. Omrežja, ki so nam pri tej vrsti komunikacije v pomoč, so telekomunikacijska omrežja.

Tehnologija komuniciranja je le eno izmed področij informacijske tehnologije. Obsega snovanje, obdelavo, razmnoževanje, pomnjenje in zapisovanje sporočil. Prav tako pod to področje sodi kodiranje, prenašanje in dekodiranje sporočil. Tehnologija poslovnega komuniciranja je sredstvo za doseganje ciljev poslovnega komuniciranja (Možina s soavtorji, 1998, str. 95).

Sodobnega življena si brez telekomunikacijskih omrežij ne znamo več predstavljati. Vsak dan komuniciramo na daljavo s pomočjo osebnega telefona, računalnika in raznih drugih naprav, ki nam komunikacijo neizmerno olajšajo.

3.1 Skype

Skype je programska oprema, namenjena komunikaciji in povezovanju z ljudmi, tako v zasebnem kot v službenem okolju. Do njega je možno dostopati kjerkoli in kadarkoli, vse, kar zanj potrebujemo, je povezava s spletom in mobilna naprava ali računalnik. Skype svojim uporabnikom nudi osnovno različico programa, ki je brezplačna. Le-ta omogoča komuniciranje preko sporočil ter glasovnih in video klicev, prav tako pa nam omogoča organizacijo sestankov. Če to osnovno različico nadgradimo, torej doplačamo, pa nam omogoča tudi funkciji glasovnih klicev in sporočil SMS (Skype, 2019).

Slika 2: Logotip podjetja Skype

Vir: (Skype, 2019)

11

Tomšič (2018) navaja, da je Skype začetnik revolucije sodobne komunikacije in hkrati ena najpomembnejših tehnoloških inovacij v 21. stoletju.

Prva različica programa Skype je izšla 29. avgusta 2003. Njen namen je bil opravljanje telefonskih klicev preko interneta. Za uporabo programa in opravljanje klicev je bila potrebna le zanesljiva povezava z internetom, uporaba je bila brezplačna. Zaradi tega je Skype hitro gradil in povečeval število uporabnikov. Zaradi hitro rastoče baze uporabnikov je program kar kmalu pritegnil pozornost mnogih tehnoloških velikanov. Eden izmed večjih je bil Ebay, ki je podjetje Skype (oziroma Skype Technologies) septembra leta 2005 tudi kupil (Tomšič, 2018). Leta 2011 je Skype odkupil ameriški računalniki velikan Microsoft. Na začetku je Skype deloval kot samostojna aplikacija, od Microsoftovega nakupa pa velja kot privzeta aplikacija.

3.1.1 Skype za podjetja

Predhodno imenovan Microsoft Lync Server je platforma, ki združuje naslednje funkcije: poslovna komunikacija, spletni sestanki, takojšnje sporočanje, glasovna pošta, prenos datotek, videokonference, spletne konference in e-pošta. Skype za podjetja omogoča hitro povezovanje z drugimi v podjetju in tudi s tistimi izven podjetja. Povezujemo se lahko z ljudmi po celem svetu (TechTarget, 2017).

Leta 2015 je Microsoft svojo takratno znamko Lync preusmeril v novo poimenovano Skype za podjetja (angl. Skype for Business). Ob tem je nastala velika zmeda okoli razlik med osnovno različico Skypa in novo različico, ki je namenjena podjetjem. Ne glede na podobno poimenovanje, ki ga imata, smo se skozi spoznavanje programa naučili, da se močno razlikujeta po lastnostih in funkcijah (glej tabelo 1). Pomembna funkcija, ki jo je podjetje dodalo v uporabnost Skypa, je funkcija E911, ki je namenjena nujnim klicem, klicem v sili.

Tabela 1: Glavne razlike med osnovno različico programa in različico Skype za podjetja

SKYPE SKYPE ZA PODJETJA

OSNOVNE ZNAČILNOSTI PROGRAMA

Omogoča komunikacijo preko sporočil, glasovnega klica, videa, deljenja zaslona in konferenčnega klica z drugimi uporabniki Skypa, ki jih je lahko 25 ali manj. Program nam omogoča pridobitev telefonske številke, s katero lahko opravljamo klice, cena le-teh se obračuna glede na porabljene minute.

Skype za podjetja vključuje iste funkcije kot osnovna različica, torej sporočila, glasovne klice, video, deljenje zaslona in konferenčni klic, vsebuje pa še mnogo več funkcij, ki so namenjene njihovim poslovnim uporabnikom. Skype za podjetja omogoča napredno usmerjanje ter upravljanje klicev, ki jih zahteva večina

12

Osnovna različica programa se lahko uporablja za podjetja, vendar je bolj priporočljiva za manjše organizacije in start-up podjetja. Osnovna različica programa je odlična, vendar se pojavijo številne pomanjkljivosti, ko se dotaknemo uporabljanja programa za poslovne namene.

podjetij. Nastavimo lahko ciljne skupine, delegate in napredne možnosti posredovanja informacij.

FUNKCIJA EASE

Funkcija Ease je funkcija, ki olajša konferenčne klice.

Osnovna različica programa vseh naštetih lastnosti ter funkcij (pri Skype za podjetja) nima.

S pomočjo te funkcije lahko konferenčni klic sprejme do kar 250 naprav oziroma oseb. Prav tako je Ease vgrajen v program Outlook, ki nato prikazuje razna vabila za sestanke in konferenčne klice. Skype za podjetja omogoča tudi beleženje sestankov in na ta način daje poseben nadzor za predstavnike in udeležence le-teh.

INTEGRACIJA PROGRAMA

Osnovna različica programa ne zagotavlja teh lastnosti in funkcij v prvotni obliki ter delovanju, potrebno je razširiti različico in na tak način omogočiti integracijo v Outlook.

Skype za podjetja zagotavlja varno poslovanje pri uporabi programa, upravljanje računov zaposlenih, vključen je tudi v programe Office. Zagotavlja poslovanje v realnem času, ki je integrirano v koledar vsakega posameznika, kar program zagotavlja s povezovanjem s programom Outlook.

Vir: (TechTarget, 2015).

13

3.1.2 Prednosti in slabosti

Tabela 2: Prednosti in slabosti programskega orodja Skype

Prednosti in slabosti programskega orodja Skype

PREDNOSTI

• Videokonference so cenovno dostopne tudi najmanjšim podjetjem, zato so še posebej primerna za majhna in srednje velika podjetja, ki zahtevajo, da so zaposleni na poti, vendar morajo upoštevati strog proračun.

• Omogoča hitro in enostavno načrtovanje sestankov ne glede na kraj, kjer se nahajajo uporabniki.

• Odlična integracija v Office 365 (Outlook).

• Omogoča takojšnje sporočanje, ki je kot nalašč za sodelovanje pri raznih dokumentih, kar pomeni, da lahko na primer sodelavcu posredujemo datoteko, ta nato doda svoj prispevek in nam pošlje kopijo dokumenta. Na tak način sprožimo dialog v realnem času, prav tako pa ostanemo s sodelavcem bolj povezani in učinkoviti.

• Omogoča preprosto dodajanje udeležencev v videokonference, ki so pomembne, saj nam omogočajo branje obraznih izrazov in govorico telesa, kar posledično pomaga razviti močnejši občutek zaupanja med oddaljenimi sodelavci.

• Je prilagodljiv – zahvaljujoč pametnim telefonom in tabličnim računalnikom sta osebna in poslovna komunikacija postali vse bolj mobilni. Skype ponuja brezplačne aplikacije za mobilne in tablične naprave, ki nam in našim stikom omogočajo uporabo storitve med potjo, zato je priročna komunikacijska rešitev tako za posameznike kot za podjetja.

SLABOSTI

• Za sprejem klicev je potrebno imeti vklopljen računalnik ali mobilni telefon.

• Skype je ponudnik glasovne povezave z internetnim protokolom (VoIP), kar pomeni, da bo naša video ali zvočna povezava tako dobra kot naša internetna povezljivost.

• Če je naša povezava počasna ali prekinjena, bomo imeli težave pri vzpostavljanju ali zadrževanju povezave s klicem.

• Ena izmed mnogih tehnologij, ki se lahko uporabljajo za kibernetsko ustrahovanje.

• Obstajajo omejene možnosti za posameznike, saj Skype podpira le dve vrsti stacionarnih telefonov: brezžično slušalko RTX Dualphone in internetni telefon Belkin Desktop.

14

3.2 MS Teams

Najbolj osnovna razlaga Microsoft Teams je, da je to aplikacija za skupinsko sporočanje, ki je integrirana s sistemom Office 365.

Slika 3: Microsoft Teams

Vir: (Broadview Networks, 2018)

Microsoft Teams je programska oprema, ki deluje v oblaku in ima podobne zmogljivosti kot Skype za podjetja. Namenjen je združevanju ljudi, pogovorov in vsebin, z orodji, ki jih ekipe potrebujejo, da lahko sodelujejo in dosežejo zadane cilje (Microsoft, 2016). Uporabljamo jo lahko na dva načina. Prvi je kot samostojna aplikacija, za katero je potreben prenos le-te. Na voljo pa je tudi kot spletna aplikacija. To pomeni, da lahko do funkcij aplikacije dostopamo, ko imamo spletni brskalnik in pa Microsoftov račun. Na ta način si aplikacije ni potrebno prenesti na računalnik. Microsoft Teams omogoča skupno rabo datotek preko aplikacije OneDrive, ki omogoča hrambo datotek in fotografij, do katerih lahko dostopamo iz poljubno izbrane naprave. Prav tako omogoča klepet s člani skupin, ki jih ustvarimo sami ali pa smo del njih, na podlagi povabila nekoga drugega (Lifewire, 2019).

Kot smo že predhodno omenili, je Microsoft Teams programska oprema za sodelovanje v oblaku, ki je del zbirke aplikacij sistema Office 365. Glavne zmogljivosti te aplikacije so poslovna sporočila, klici, video sestanki ter skupna raba datotek. Velika prednost te programske opreme je, da jo lahko uporabljajo prav vsa podjetja, ne glede na njihovo velikost.

Uporabnikom (ne glede na oddaljenost) omogoča sodelovanje v vsebini in njeno urejanje v realnem času na različnih napravah, vključno s prenosnimi računalniki in mobilnimi napravami. Prednost te aplikacije je njena integracija z drugimi aplikacijami Office 365, kot so Exchange (e-poštna rešitev za podjetja), PowerPoint (program za izdelavo raznih

15

predstavitev za poslovna srečanja, sestanke in druge priložnosti) in SharePoint (omogoča skupno rabo ter upravljanje vsebin).

(TechTarget, 2018).

Prve informacije o aplikaciji Microsoft Teams so v javnost pricurljale leta 2016, uporabnikom pa je bil na voljo šele marca 2017. Ob njegovi izdaji je Microsoft objavil, da bo Teams nadomestil Skype za podjetja v spletni različici. Prav tako so povzeli večino fukncij, ki jih je predhodno nudil samo Skype. V Teamse so dodali sporočila, sestanke in klice, funkcije pa se neprestano nadgrajujejo.

3.2.1 Orodja in glavne zmogljivosti Microsoft Teams

Orodja

Ob prijavi v aplikacijo Microsoft Teams imamo na voljo štiri rubrike. To so:

• Dejavnost (angl. Activity) je povzetek vseh aktivnosti, ki so bile narejene od naše zadnje prijave v program.

• Klepet (angl. Chat) omogoča zasebin pogovor z drugim uporabnikom ali s članom ekipe (komuniciramo lahko tudi z več uporabniki hkrati).

• Skupine (angl. Teams) omogočajo združevanje uporabnikov v določeni ekipi in deljenje datotek in vsebin tej ekipi. Ekipe izbiramo sami, prav tako pa smo lahko člani več ekip.

• Datoteke (angl. Files), ki so namenjene shranjevanju datotek, lahko pa jih delimo tudi z drugimi uporabniki.

Glavne zmogljivosti

Glavna zmogljivost orodja Microsoft Teams je zagotavljanje delovnega okolja, ki temelji na klepetu. Ta funkcija omogoča dva načina sporočanja. Prvi je zasebno sporočanje, v katerem sodelujeta samo dve osebi, drugi način pa je skupinsko sporočanje, pri katerem število lahko dosega do nekaj tisoč uporabnikov. Klepeti se lahko delijo na njihovo temo, kar pomeni, da uporabniki ustvarijo različne kanale z različnimi temami. Do vsakega izmed teh kanalov lahko dostopa le nekaj ljudi, lahko pa tudi do nekaj tisoč uporabnikov. Uporabniki lahko v skupinah načrtujejo glasovna ali video srečanja, prav tako pa aplikacija omogoča urejanje predstavitev, izdelanih v programskem orodju PowerPoint. Z aplikacijo Teams lahko uporabniki opravljajo glasovne klice preko IP-jev od odjemalca do odjemalca Teamsa. Z Microsoftovim telefonskim sistemom Office 365, predhodno imenovanim Cloud PBX, in klicnim potekom, prej imenovanim PSTN Calling, lahko uporabniki izvajajo, sprejemajo in prenašajo klice na stacionarne in mobilne telefone v javnem telekomunikacijskem omrežju. Tako kot Skype ima tudi Teams na voljo funkcijo E911, ki je namenjena klicem v sili (TechTarget, 2018).

3.2.2 Integracija Microsoft Teams

Microsoft deluje na izboljševanju že obstoječih funkcij in možnosti uporabe. Podjetje se je povezalo s proizvajalci strojne opreme, ki se specializirajo za opremo, namenjeno

16

videokonferencam in sestankom. Letos (2019) naj bi predstavili Surface Hub 2, ki je namenjen prav videokonferencam, in tako razširili možnost uporabe aplikacije na več kot samo namizne, osebne in tablične računalnike. Zraven integracije strojne opreme je Microsoft povečal tudi integracijo svoje programske opreme. Januarja 2018 je predstavil trgovino z aplikacijami Microsoft Teams, kjer lahko uporabniki iščejo in prenašajo aplikacije drugih proizvajalcev, ki jih je nato moč uporabljati v aplikaciji Teams. Namen tega je bilo povečanje ter izboljšanje svojih delovnih procesov. Nekatere aplikacije, ki jih je podjetje vključilo, so: Asana (spletne mobilna aplikacija, zasnovana za pomoč skupinam pri organizaciji, sledenju ter upravljanju njihovega dela), Trello (vizualno orodje za organizacijo dela in življenja) in Zendesk (večstranska rešitev za večnamensko podporo strankam). Microsoft Teams je na voljo v več različicah, ki so prilagojene glede na njene uporabnike. Torej ali so namenjene poslovnim uporabnikom, izobraževanim, podjetniškim ali neprofitnim uporabnikom. Microsoft Teams deluje v sistemih in napravah Android, iOS, Mac in Windows, deluje pa tudi v spletnih brskalnikih Chrome, Firefox, Internet Explorer 11 in Microsoft Edge.

(TechTarget, 2018)

3.2.3 Prednosti in slabosti

Tabela 3: Prednosti in slabosti orodja MS Teams

Prednosti in slabosti orodja Microsoft Teams

PREDNOSTI

• Poveča produktivnost in obogati komunikacijo.

• V enem samem programu in na enem samem vmesniku so na voljo vsa naša sodelovanja: pogovori, klepeti, spletna srečanja, skupne datoteke, naloge itd.

• Na voljo je mnogo aplikacij drugih proizvajalcev, ki se integrirajo v Teams tako, da uporabnikom nikoli ni potrebno zapustiti aplikacije, da bi opravili svoje delo.

• Omogoča boljšo osredotočenost na delo, saj orodje Teams razdeli informacije v kanale, ki vsebujejo samo pogovore, sestanke in dokumente, povezane s temo kanala.

• Omogoča lažjo ter večjo preglednost, saj sporočila objavljamo na ustreznem kanalu, prav tako lahko omenjamo ljudi, za katere želimo, da so obveščeni in na tak način povečamo preglednost.

• Premik na digitalno delovno mesto v oblaku ima veliko poslovnih koristi, saj lahko do informacij in datotek posameznik dostopa od kjerkoli s katerikoli napravo.

• Omogoča hitro obveščanje ljudi ter vpeljavo novih članov.

• Je brez dodatnih stroškov za uporabnike Office 365.

• Vsak kanal ima svojo hrambo datotek.

• Hramba datotek na SharePoint kljub izbrisu kanala (kar pomeni, da lahko še vedno dostopamo do naših datotek).

17

SLABOSTI

• Težaven prehod iz Outlooka.

• Struktura datotek lahko zmede uporabnike. To je še posebej izrazit problem pri mlajših generacijah, ki ne skrbijo za urejeno hranjenje datotek, kar postane problem, saj še vedno velika večina uporabnikov rada išče želeno vsebino po strukturi mape.

• Izkušnja sestanka na Teams še vedno ni idealna, ni zelo intuitivna in ne spodbuja nekaterih odličnih zmožnosti, ki so na voljo (na primer zapisovanja v OneNote).

• Nastavitve dovoljenj (v skupinah) niso dovolj natančne.

• Gradniki skupin niso prilagodljivi, kar pomeni, da ne moremo premikati kanalov ali kopirati skupin).

• Preveč podobnih orodij, ki privedejo do zmede o uporabi posameznega orodja (kdaj ga uporabiti).

3.3 Zoom

Zoom je eden izmed vodilnih pripomočkov za video komunikacijo. Velja za enostavno in zanesljivo oblačno platformo za video in avdio konference, za sodelovanje, klepet in webinarje. Zoom lahko uporabljamo na mobilnih napravah, namiznih računalnikih in sobnih sistemih (Zoom, 2019).

Zoom je programska oprema za video in spletne konference, ki temelji na oblaku in omogoča uporabnikom izvajanje spletnih srečanj, izmenjavo datotek, webinarje in skupinsko sporočanje. Platforma je idealna za vsako podjetje, ne glede na velikost. Uporablja visokokakovostni video in zvok ter skupno rabo zaslona.

Vir: Live Consulting, 2016.

Zoom omogoča videokonferenco v oblaku, ki zagotavlja HD video, HD zvok z dinamičnim zaznavanjem glasu, možnost kot aplikacija na mobilnih napravah s sistemom Android ali

Slika 4: Videokonferenca v Zoomu

18

iOS, Zoom Rooms in sodelovanje v videokonferenci v vlogi gledalca. V okviru skupinskega sodelovanja omogoča povezavo z naslednjimi sistemi:

• Mac,

• Windows,

• Linux,

• Chromebooks,

• iOS

• in Andorid. Omogoča skupinsko sporočanje, deljenje zaslona ter dokumentov, slik in video posnetkov. Glavne značilnosti Zooma Zoom je zasnovan tako, da pomaga več kot 700.000 podjetjem po vsem svetu zbližati svoje ekipe z inovativnimi komunikacijskimi in sodelovalnimi storitvami. Prepoznavni so kot ena najboljših možnosti na tem področju na trgu v smislu enostavne uporabe, stabilnosti ter kakovosti zvoka in videa. Glavne značilnosti Zooma vključujejo:

• Sestanke (angl. Meetings), ki so zasnovani za sodelovanje, usposabljanje in tehnično podporo. Ponuja možnost deljenja zaslona, HD video in avdio ter funkcije daljinskega upravljanja zaslona.

• Video webinar je namenjen vsem, ki želijo gostiti webinar v spletu. Ta funkcija omogoča dostop do webinarja do kar 100 interaktivnim udeležencem s paketi in do 100.000 udeležencem, katerim je na voljo samo ogled. Skupna raba je zelo preprosta, prav tako pa zagotavlja podporo za upravljanje na dveh zaslonih.

• Zoom Rooms je funkcija, ki je namenjena sodelovanju. Namenjena je vsem, od skupnih prostorov, do izvršnih pisarn in konferenčnih pisarn. V pogovor je moč vključiti tudi oddaljene udeležence.

• Poslovno sporočanje (angl. Business IM), ki omogoča podjetjem povezanost s pomočjo besedilnih, slikovnih in zvočnih datotek.

• Omogoča izdelavo skupin, dodajanje statusa dosegljivosti oziroma zasedenosti in iskanje datotek glede na želeno vsebino.

• 323/SIP priključek, ki omogoča priključitev standardnih sistemov v oblak.

• Platforma za razvijalce, ki jim omogoča ustvarjanje lastne rešitve. Zoom omogoča integracijo z naslednjimi orodji: Facebook Centrify, Hubspot, Google Drive, DropBox, Salesforce, Microsoft Outlook. (UCToday, 2017)

19

3.3.1 Prednosti in slabosti

Tabela 4: Prednosti in slabosti orodja Zoom

Prednosti in slabosti orodja Zoom

PREDNOSTI

• Zoom omogoča HD oddajanje, kar omogoča, da uporabniki vidijo in začutijo predstavitelja in ne le slišijo ter gledajo diapozitive.

• Kot predstavitelj se ne pogovarjamo z računalnikom ali s telefonom, saj se dejansko predstavljamo resničnemu občinstvu v živo.

• Cenovno ugodno orodje, za sestanke krajše od 40 minut je storitev brezplačna.

• Brezplačna različica nudi predavanja, ki se jih lahko udeleži do 50 ljudi.

• Zoom beleži videoposnetke in sporočila, tako lahko kasneje ta pogovor doživijo tudi tisti, ki se ga niso mogli udeležiti.

• Ponuja domačo mobilno in namizno različico, ki uporabnikom omogoča sodelovanje in oddaljeno povezovanje.

• Podpira operacijske sisteme BlackBerry, Android, iOS, Mac in Windows.

• Omogoča povezavo z več konferenčnimi dvoranami.

• Sistem SDVC ponuja integracijo s trenutnimi avdio rešitvami, kar pomeni, da omogoča klice na mobilne naprave, kar zaposlenim omogoča sodelovanje med potjo.

SLABOSTI • Malo zmeden postopek prijave, saj uporabniku ni čisto jasno,

katere dodatke potrebuje in katerih ne.

20

4 STRUKTURIRANI INTERVJUJI

Komunikacija je izredno pomembna za nas – študente. Odločili smo se, da za mnenja glede komunikacije in njene pomembnosti povprašamo študente Ekonomsko-poslovne fakultete Maribor, prav tako pa zastavimo nekaj vprašanj o orodjih za skupinsko komunikacijo. Za mnenja glede orodij za skupinsko komunikacijo smo povprašali tri študente Ekonomsko-poslovne fakultete smeri Elektronsko poslovanje, ki se na nek način specializira za področje aplikacij in programske opreme. Ti študenti so poimenovani s Študent 1, Študent 2 in Študent 3. Zgolj zaradi radovednosti pa smo za mnenje povprašali še dve študentki Ekonomsko-poslovne fakultete usmeritve Podjetništvo, ki sta poimenovani kot Študent 4 in Študent 5.

Prvi del delno strukturiranega intervjuja se je navezoval predvsem na komunikacijo v splošnem smislu. Na to navezujemo predvsem pomembnost komunikacije v študentskem življenju ter pomembnost verbalne in neverbalne komunikacije.

Prvo vprašanje je vprašanje o pomembnosti komunikacije za študenta.

Tu so bili odgovori vseh študentov enotni. Komunikacija je za študenta zelo pomembna, saj z njeno pomočjo profesorji posredujejo snov in informacije, ki so za nas ter naš poklic oziroma okupacijo pomembne. Prav tako si informacije študenti prenašajo drug na drugega, tako širijo svoja znanja, si med seboj pomagajo in sodelujejo. Poudarili so tudi pomembnost skupinske komunikacije in skupinskega dela, ki je velik del študija na Ekonomsko-poslovni fakulteti. To so potrdili študenti na obeh usmeritvah, saj so poudarili, da je skozi študij velikokrat potrebno delati v parih in v ekipah. Tu se jim zdi še posebej pomembo, kako se informacija prenaša, da je ta pravilna in učinkovita. Kot primer so navedli razna posredovanja informacij o nalogah posameznika v skupini, torej o razdelitvi dela. Navedli so, da se tukaj velikokrat pojavljajo razni problemi, če informacije niso prenesene učinkovito in kasneje pride do zmede, kdo je moral narediti kaj, to pa slabo vpliva na celotno skupino ter njihovo skupinsko delo. Slabo preneseno sporočilo lahko pomeni, da se določeno delo ne izpelje, tako kot bi se moralo, ali pa se ga sploh ne naredi. Zaradi tega pa prihaja pogosto tudi do raznih frikcij med študenti.

O vprašanju glede verbalne oziroma neverbalne komunikacije so mnenja študentov prav tako zelo enotna. S pomočjo verbalne in neverbalne komunikacije si med seboj posredujemo informacije. Za študente sta pomembni obe vrsti komunikacije, torej verbalna in neverbalna. Verbalna komunikacija je pomembna, saj z njeno pomočjo pravzaprav pridobivamo informacije in snov, ki so pomembne za naš študij. Neverbalna komunikacija pa je tista vrsta komunikacije, ki je študentom še posebej pomembna, kot so povedali sami. So mnenja, da je sporočilo, ki ga dobijo, zelo pomembno (torej sama vsebina), vendar je bolj pomemben način, kako je to sporočilo prikazano ali predstavljeno. Torej, če govorimo o predavanju, jim je zelo pomembno, kako profesor predstavi določeno tematiko. S tem mislimo predvsem način govora, torej ali je posredovanje informacij zelo monotono ali razgibano, ali je le-to resno ali zabavno, velik poudarek je tudi na pripomočkih, ki jih profesorji ter drugi študenti uporabljajo za posredovanje informacij. Tu so študenti enotnega mnenja, da so jim predavanja bolj

21

všeč, če so vključeni razni pripomočki za lažjo vizualizacijo in predstavitev (PowerPoint, videoposnetki), kot pa če predavanje vsebuje le profesorjev govor in morda kakšno knjigo ali učni list.

Poudarjajo, da je neverbalna komunikacija zelo pomembna, saj iz nje lažje razberejo pravo mišljenje ali počutje posameznika. Tu igra pomembno vlogo tudi mimika posameznika, saj pove o njem več kot besede. Kot smo že predhodno omenili, se jim pri posredovanju sporočila zdijo zelo pomembni pripomočki, ki se uporabljajo, ter doživetost pri posredovanja sporočila. Zatrjujejo, da so v primeru uporabe raznih vizualnih pripomočkov ter doživetega posredovanja sporočila predavanja mnogo zanimivejša in posledično to vpliva na večjo vključenost študentov v samo predavanje, večjo pozornost, ki jo namenijo predavatelju, predano sporočilo pa si tako tudi lažje in hitreje zapomnijo.

Torej, če povzamemo: komunikacija je v življenju aktivnega študenta zelo pomembna. Z njo pridobivamo informacije, pri posredovanju le-teh je izredno pomembno, da je sporočilo dostavljeno prejemniku učinkovito. To pomeni, da je prejemnik razumel njegov namen ter cilj. Težave, s katerimi se študenti srečujejo pri posredovanju informacij, lahko privedejo do nezaželenih rezultatov, kot so slabo izpeljan projekt ali popolna prekinitev projekta. Pri komunikaciji vidijo največji problem, ko je v postopek vključenih več prejemnikov, saj je možnost, da sporočilo izgubi svoj prvotni namen ter cilj, večja. Torej skupinsko delo študentom predstavlja velik izziv, da je končni rezultat takšen, kot si so ga zadali. Poudarjajo tudi ogromen pomen neverbalne komunikacije (vizualizacija sporočila, doživetost pri posredovanju informacij, mimika, intonacija) pri predavanjih. Čeprav je besedna (verbalna) komunikacija izredno pomembna, saj pravzaprav vsebuje namen sporočila, je način posredovanja sporočila v njihovih očeh še bolj pomemben. V kolikor je posredovanje sporočila monotono in dolgočasno, je tudi izkušnja predavanja slabša, posledično zanimanje za ta predmet manjše, koncentracija slabša, učenje težje.

Iz vprašanj, ki so se navezovale na splošno snov o komunikaciji, smo nato prešli na orodja za skupinsko komunikacijo. Tu so se pokazale razlike tako med usmeritvama, torej med Elektronskim poslovanjem in Podjetništvom, ter med študenti na splošno, ne glede na smer njihovega študija.

Prvo vprašanje v tem sklopu se je navezovalo na uporabo orodij za skupinsko komunikacijo. Enotno je bilo to, da jih uporabljajo prav vsi. Razlike so se začele pojavljati pri tem, katera orodja uporabljajo, za katere namene in pri njihovih mnenjih glede posameznih orodij. Mnenja posameznikov bomo navedli posebej.

Študent 1 (Elektronsko poslovanje):

Na vprašanje o tem, ali te vrste orodij sploh uporablja, smo dobili pozitiven odgovor, saj jih uporablja tako v zasebnem življenju kot v študijskem. Za svoje lastne potrebe se poslužuje predvsem uporabe WhatsApp in Viber, ki sta mobilni aplikaciji za komuniciranje. Za njuno uporabo je potreben le dostop do prenosa podatkov. Kar se tiče uporabe orodij za skupinsko komunikacijo v študijskem smislu, pa se poslužuje predvsem

22

uporabe Moodla in Microsoft Teams. Na vprašanje o poznavanju orodja Skype in Zoom je odgovoril, da je Skype uporabljal včasih v zasebne namene, ga pa že dolgo več ne uporablja. Je tudi mnenja, da je zastarel in vedno manj v uporabi. Orodja Zoom ne pozna..

Študent 2 (Elektronsko poslovanje):

Prav tako kot Študent 1 je tudi on zvest uporabnik orodij za skupinsko komunikacijo. Seznanil nas je z informacijo, da trenutno dela v podjetju, ki se ukvarja z razvojem informacijskih rešitev za zdravstvo. Ker večinoma poslujejo s tujino, so orodja za komunikacijo za njih ključnega pomena. Tu uporabljajo dve orodji, in sicer Skype in Webex, ki je namenjen video klicem, videokonferencam in webinarjem. Webex je bolj priljubljen v Veliki Britaniji, vendar se poslužujejo tudi uporabe Skypa. Največjo dodano vrednost predstavlja deljenje zaslona z ostalimi, prav tako pa tudi video klic, s katerim lahko vidijo njihovega sogovornika. Za komunikacijo med sodelavci uporabljajo orodje Discord, saj je enostavno za ustvarjanje skupin, deljenje datotek in opravljanje video klicev. Kar se tiče uporabe orodij za študijske namene, pa uporablja Microsoft Teams, saj je uporabniku zelo prijazna rešitev. Uporabno se mu zdi, da je vse na enem mestu, da uporabnik lahko ustvarja ali pa je vključen v skupine ter da ima možnost hranjenja dokumentov. Orodje Zoom mu je nepoznan.

Študent 3 (Elektronsko poslovanje):

V zasebnem življenju uporablja orodje Viber, kar se pa tiče uporabe orodij za študij, pa se poslužuje predvsem orodja Skype in Microsoft Teams. Ker je bil edini intervjuvanec, ki uporablja obe orodji, smo ga povprašali za mnenje o tem, katero se mu zdi boljše. Odgovoril je, da vsekakor Microsoft Teams. To pa zaradi izmenjave datotek, ker ima več funkcionalnosti zaradi povezave z Office 365. Povedal je tudi, da je sicer uporabljal Skype, vendar v kolikor ima Teams dodelano tudi to možnost, premaga Skype v vsem. Orodje Zoom mu je nepoznano.

Študent 4 (Podjetništvo):

V zasebnem življenju se ne poslužuje uporabe orodij za skupinsko komunikacijo. Kar se tiče študijskega dela, občasno uporablja Skype. Uporablja ga predvsem za komunikacijo s skupino, torej ko je del skupine za nek določen projekt. Zaupal nam je, da ga uporabljajo kot skupina v namene vadbe končne predstavitve, saj si na tak način lažje predajajo razna mnenja o morebitnih spremembah in izboljšavah v njihovi predstavitvi. Kar se tiče uporabe drugih orodij za komunikacijo, kot sta Microsoftov Teams in Zoom, so mu nepoznani.

Študent 5 (Podjetništvo):

Študent 5 je mnenja, da je v času študija skoraj neizogibno delo v skupinah. Poudarja, da smo s študenti velikokrat postavljeni v situacijo, ko moramo med seboj sodelovati, prihajamo pa iz različnih usmeritev in z različnimi obveznostmi. Tu se pogosto pojavlja težava, kako se uskladiti, da se projekt oziroma skupinsko delo izpelje tako, kot je potrebno. To rešujejo z uporabo orodij za skupinsko komunikacijo, v njegovem primeru

23

Skype. Navaja, da ga uporablja za komuniciranje iz preprostih razlogov in to sta, da ima večina študentov na tem orodju že ustvarjen profil in ker je brezplačen. Pomembno se mu zdi, da jim Skype nudi možnost komuniciranja z več osebami hkrati, tako preko video klica, kot preko pogovora. Tako kot Študentu 4, tudi njemu druga orodja niso poznana. Zoom mu je popolnoma nepoznan, ob vprašanju glede poznavanje Microsoft Teams pa je navedel, da je z njim seznanjen le od oglasov na spletu, ki pozivajo k prijavi na to orodje.

Sledilo je vprašanje o prednostih in slabostih orodij, ki jih uporabljajo.

Študent 1 (Elektronsko poslovanje):

Kot je že predhodno povedal, za namene študija uporablja spletno učno okolje Moodle in MS Teams. Povedal je tudi, da veliko raje uporablja Microsoft Teams kot Moodle, saj se mu le-ta zdi zastarel in vizualno neprivlačen. Všeč mu je, da so nam na smeri Elektronsko poslovanje predstavili to orodje za skupinsko komunikacijo ter nas vpeljali v njegovo uporabo. Sam pravi, da mu je pri MS Teams zelo všeč njegova uporabnost, preglednost in enostavnost uporabe. Ogromna prednost se mu zdi tudi integracija z Office 365 in Outlookom. Povedal je, da se mu zdi zelo pomembno, da je integriran v Outlook, saj na tak način ob morebitnih novostih v Teamsih dobi na študentski elektronski naslov pošto in je tako lažje na tekočem z dogajanjem. Prav tako je poudaril pomembnost mobilne aplikacije, ki jo Microsoft Teams ima, saj je tako lahko ne glede na kraj in čas vedno na tekočem z novostmi. Kot slabost je navedel, da ima občasno težave s kakovostjo videa in zvoka. Poudaril je tudi, da se mu zdi pomembno, da bi vsi profesorji na šoli uporabljali eno orodje in da bi bili to Teamsi, saj se mu zdijo veliko bolj uporabni, lažji za uporabo in preglednejši kot Moodle. Kar se tiče uporabe orodja Skype, je odgovoril, da se mu zdi manj uporaben kot Microsoft Teams. Včasih ga je uporabljal za video klice, takrat je imel kar nekaj problemov s kvaliteto video in zvoka, saj je bil le ta odvisen od povezave z internetom. V primeru, da povezava ni bila kvalitetna ali dovolj dobra je bil video izredno slabe kvalitete, slika se je spreminjala z zamikom, prav tako pa je z zamikom prihajal tudi zvok. Kot prednost se mu zdi, da je Skype brezplačen (osnovna različica), kar pomeni, da je izredno dostopen. O orodju Zoom nima mnenja, saj kot je navedel sam, je za njega prvič slišal na tem intervjuju.

Študent 2 (Elektronsko poslovanje):

Tudi on je poudaril, da je Microsoft Teams v primerjavi z Moodle veliko bolj uporaben in pregleden, njegove uporabe se tudi sam raje poslužuje. Velika prednost se mu zdi njegova enostavnost uporabe in preglednost. Prav tako je velika prednost možnost shranjevanja datotek ter njihovo deljenje, možnost ustvarjanja kanalov oziroma skupin, saj si tako lahko del neke skupine z določenim zanimanjem in namenom. To se mu zdi še posebej uporabno, saj je bil del teh skupin skozi celoten študij na njegovi usmeritvi. Za vsak predmet so imeli svojo skupino na tem orodju, ki jim je omogočala zbranost vse literature in PowerPoint predstavitev na enem mestu, v posamezni skupini pa so bila objavljena tudi obvestila, na primer za kolokvij ali prestavljeno predavanje. Prednost je tudi navigacija skozi orodje, ki se mu zdi še posebej pomembna pri iskanju raznih datotek,

24

je pa poudaril, da je ta navigacija za nekoga lahko tudi slabost. S tem je mislil predvsem na morebitno neuporabnost te navigacije za nekoga, saj lahko pride do problemov, ko si ljudje ne shranjujejo datotek po nekem zaporedju ali v mape. Na tak način je nato ta navigacija popolnoma neuporabna in se jo lahko vzame tudi kot slabost tega orodja. Drugih večjih slabosti ni navedel. Kar se tiče orodja Skype, je tudi sam redni uporabnik, vendar ne v študijske namene, temveč v službene. Ogromna prednost se mu zdi možnost deljenja zaslona in možnost komuniciranja preko video klica, saj lahko vidiš posameznikovo reakcijo na določene stvari, ki jih morda preko branja sporočil ni moč zaznati. Za slabost je navedel kvaliteto videa in zvoka, ki je lahko ob težavah z internetno povezavo zelo slaba, prihaja tudi do prekinitev, kar je pri sestankih zelo moteče. O Zoomu nima mnenja, saj s tem orodjem ni seznanjen.

Študent 3 (Elektronsko poslovanje):

Od izbranih orodij tudi sam najraje uporablja Microsoft Teams. Velika prednost se mu zdi integracija z Office 365, njegova uporabnost in možnosti njegove uporabe (klepet, video klic, skupinsko sodelovanje), kot ogromno prednost, ki to orodje loči od ostalih, pa je navedel možnost shranjevanja datotek in razdelitev na kanale oziroma skupine. Teh dveh funkcij se tudi največ poslužuje. Zraven shranjevanja datotek je možno tudi njihovo deljenje posamezniku ali v skupino, kar mu omogoča lažje delo v skupini. Prav tako kot predhodnemu intervjuvancu, je tudi po njegovem mnenju zelo pomembna funkcionalnost Microsoft Teamsa ustvarjanje skupin, saj je na tak način omogočena zbranost vseh informacij o določeni tematiki na enem mestu. Velika prednost tega orodja je po njegovem tudi mobilna aplikacija, saj je večji uporabnik mobilnega telefona kot računalnika. Aplikacija mu omogoča pregledovanje novosti, kar se da hitro, ne glede na kraj. Kot slabost je navedel samo začetno uvajanje v to orodje, saj ima veliko možnosti, na katere se je potrebno navaditi. Uporabe orodja Skype se ne poslužuje, zato o njem nima veliko argumentov, samo tega, ki sta ga že predhodno imela Študent 1 in Študent 2, torej, da je kvaliteta zvoka in videa zelo odvisna od kvalitete internetne povezave. V primerjavi s Teamsi pa Skype ne nudi shranjevanja datotek in ustvarjanja skupin v smislu, kot to omogoča Microsoft Teams. Poudaril je, da bi dandanes to možnost morala imeti vsa orodja za skupinsko komunikacijo. Kot njegovi kolegi tudi sam nima izkušenj z uporabo orodja Zoom, zato o njem nima mnenja.

25

Slika 5: MS Teams - ustvarjanje skupin in mobilna aplikacija

Vir: (Microsoft, 2019)

Študent 4 (Podjetništvo):

Na njegovi usmeritvi se orodij za skupinsko komunikacijo ne poslužujejo, zato z njimi ni prav veliko seznanjen, sam občasno uporablja le Skype. Kot prednost je navedel, da jim to orodje omogoča video klic z več osebami hkrati. Na ta način tudi vadijo predstavitve. Kot slabost pa je kot predhodni študentje navedla slabo kvaliteto zvoka in videa. Microsoft Teams in Zoom mu nista poznana.

Študent 5 (Podjetništvo):

Tudi ta ni seznanjen z orodjem Microsoft Teams ali Zoom. Tako kot njegov kolega (Študent 4) se tudi sam poslužuje uporabe Skype-a. Kot prednost tega orodja je navedel možnost komunikacije z več osebami hkrati, tako preko video klica kot preko klepeta. Prav tako se mu zdi izredno pomembno, da Skype omogoča enemu članu skupine deljenje zaslona (v njegovem primeru PowerPoint predstavitve). Prednost je tudi možnost pošiljanja datotek znotraj pogovora. Kot slabost je navedel, da drugi člani skupine ne morejo sooblikovati predstavitve.

Druga mnenja, ki smo jih pridobili skozi proces intervjuvanj, so si med seboj zelo različna. Velik poudarek so intervjuvanci dali osebni komunikaciji in osebnemu srečanju. Menijo, da je to še vedno pomembneje in učinkovitejše.

26

Če povzamemo ugotovitve, ki smo jih pridobili skozi proces izvajanja intervjujev, so le-te naslednje:

POMEMBNOST KOMUNIKACIJE

• Komunikacija zelo pomembna tako v zasebnem kot v študijskem življenju.

• Pomembno je, kako posameznik dostavi sporočilo tako, da je le-to drugim razumljivo.

• Še posebej je pomemben način komuniciranja v skupinah, da je sporočilo razumljivo prav vsem članom brez izgube prvotnega namena.

• Slaba komunikacija med posamezniki ter člani skupine lahko privede do slabih rezultatov in trenj med člani skupine.

POMEMBNOST VERBALNE IN NEVERBALNE KOMUNIKACIJE

• Verbalna komunikacija je izredno pomembna, saj vsebuje namen in cilj sporočila.

• Verbalna komunikacija nam pravzaprav nudi oziroma da informacije/sporočilo, ki ga potrebujemo (pa naj bo to snov za posamezen predmet, informacija o prihajajočem izpitu ali kaj podobnega).

• Velik poudarek je na neverbalni komunikaciji, ki se zdi študentom še pomembnejša.

• V kolikor je neverbalna komunikacija dobro izvedena, ogromno pripomore k zanimanju posameznika za določeno tematiko.

• Zaradi neverbalne komunikacije, torej mimike obraza, intonacije glasu, obnašanja, drže telesa itd., lažje razberemo človekovo pravo mišljenje.

• Razno slikovno gradivo in doživetost pri posredovanju informacij imata veliko vlogo pri posameznikovi zainteresiranosti za poslušanje in prejetje sporočila.

UPORABA ORODIJ ZA SKUPINSKO KOMUNIKACIJO SKOZI ŠTUDIJ

• Na usmeritvi Elektronsko poslovanje se študentje poslužujejo uporabe orodja za skupinsko komunikacijo Microsoft Teams.

• Študentje na drugih usmeritvah se v procesu študija ne srečujejo pogosto s programi za skupinsko komuniciranje. Izjema je le orodje Skype, ki ga uporabljajo za vadbo predstavitev.

• Orodje Zoom je študentom nepoznano.

PREDNOSTI IN SLABOSTI ORODIJ ZA SKUPINSKO KOMUNICIRANJE

• Prednost, ki jo nudijo vsa zaznana orodja za skupinsko komuniciranje, je hitra in enostavna komunikacija.

• Velik poudarek je na uporabnosti, enostavnosti in preglednosti programov. Tu je v ospredju orodje Microsoft Teams.

• Glavna prednost Microsoft Teams je (zraven zgoraj navedenega) možnost shranjevanja datotek in njihovo takojšnje ali kasnejše deljenje z drugimi uporabniki, možnost ustvarjanja skupin oziroma kanalov, ki omogočajo deljenje vsebin in klepet na določeno tematiko, ki je skupni interes članov v skupini. Velika prednost tega orodja je tudi integracija z Office 365 ter Outlookom, ki ob novosti v orodju na

27

študentski mail posreduje sporočilo. Prednost je tudi mobilna aplikacija, ki študentom omogoča sodelovanje ne glede na kraj ter čas.

• Microsoft Teams v očeh študentov nima veliko slabosti.

• Skype je orodje, ki ga študenti na splošno, še posebej študentje usmeritve Elektronsko poslovanje, ne uporabljajo, v uporabi je le za nekaj določenih stvari pri študentih drugih usmeritev (v našem primeru je to usmeritev Podjetništvo).

• Skype se uporablja le za skupinsko vadbo predstavitev, saj omogoča, da se v video klic vključi več posameznikom hkrati, prav tako pa lahko ena oseba deli svoj zaslon, kar pomeni, da lahko predvaja oziroma prikazuje PowerPoint predstavitev. Prednost je tudi, da je dostopen in brezplačen, kar pa pomeni, da doseže veliko ljudi.

• Slabost, ki jo intervjuvanci zelo poudarjajo, je povezava kvalitete internetnega dostopa s kvaliteto videa in zvoka. Tu pogosto prihaja do težav, saj je slika zelo nekvalitetna, zvok prihaja z zamikom, klici se prekinejo ipd.

• Zoom je orodje, ki je študentom nepoznano in zato o njem ni bilo moč zbrati informacij.

Prav tako se zdi študentom pomembno, da bi se namesto še obstoječega sistema Moodle začel uporabljati na primer Microsoft Teams, ki je veliko uporabnejši, moderen in pregleden.

Presenetljivo je, da študenti niso seznanjeni z orodjem za skupinsko komunikacijo Zoom, ki je vedno več v uporabi. Prav tako je presenetljivo, da študentje več usmeritev na Ekonomsko-poslovni fakulteti v Mariboru ne uporabljajo MS Teams za sporočanje, ki je zelo uporaben in študentom dostopen, do njega lahko brezplačno dostopajo s pomočjo študentskega elektronskega naslova.

28

5 PRIMERJALNA ANALIZA

V tem poglavju diplomskega dela bomo na osnovi že zbranih podatkov in mnenj prikazali posamezna orodja za skupinsko komunikacijo glede na njihove lastnosti ter njihove razlike.

LASTNOSTI IN FUNKCIONALNOSTI ORODIJ

Skype

Skype je orodje, ki je na voljo tako za računalnike kot za mobilne naprave. Omogoča brezplačno ali pa cenovno ugodno komunikacijo med uporabniki, pa tudi med uporabniki orodja Skype in med mobilnimi telefoni. Skype ima več glavnih funkcij, ki mu pomagajo pri povezovanju ljudi po celem svetu preko klepeta, glasu in videa. Te funkcije so:

• KLIC RAČUNALNIK – RAČUNALNIK je najosnovnejša funkcija Skypa, ki je brezplačna za uporabo. Ob končani registraciji lahko na naš seznam stikov dodamo posameznika, ki ga lahko nato dosežemo preko glasovnega ali video klica. Kakovost govornih in video klicev se razlikuje glede na hitrost in povezavo naše internetne povezave.

• KLEPET, ki je druga brezplačna funkcija in je torej besedilni klepet med uporabniki. Je funkcija za takojšnje sporočanje s stiki na našem seznamu.

• KLIC RAČUNALNIK – TELEFON je funkcija, za uporabo katere je potrebno imeti dobroimetje. To je možno urediti s pomočjo debetne kartice, kreditne kartice ali preko PayPal računa. Ta funkcija omogoča klicanje na stacionarne in mobilne telefone.

• SPOROČILA SMS, saj Skype prav tako omogoča pošiljanje besedilnih sporočil na mobilne naprave po vsem svetu.

• SNEMANJE POGOVOROV IN UPORABA ŽIVIH PODNAPISOV, saj Skype omogoča snemanje klicev za zajem posebnih trenutkov, prav tako pa omogoča funkcijo živih podnapisov, ki »bere« izrečene besede.

Microsoft Teams

Je orodje za sodelovanje na osnovi klepeta, ki je del zbirke Office 365. Omogoča organiziranje klepetov po skupinah (projekti) in različnih kanalih (različne teme in občinstva v skupini). Glavne funkcije Microsoft Teamsov so:

• KANALI – kanali so odlična in inovativna funkcija. Je skoraj namenski seznam distribucije za člane v skupini, so pa zelo pregledni.

• ZAVIHKI – medtem ko sami klepeti potekajo v kanalih, vam Teamsi omogočajo tudi dodajanje zavihkov v druge lastnosti in URL-je. Zavihke lahko povežemo z različnimi stvarmi – z dokumentom, notranjim in zunanjim spletnim mestom, Power BI poročilo itd.

29

• POVEZOVANJE Z DRUGO PROGRAMSKO OPREMO – Teamsovi konektorji omogočajo povezovanje z drugo programsko opremo drugih proizvajalcev in vnašanje vsebine v kanal.

• MOBILNA APLIKACIJA – Microsoft nudi svojo mobilno aplikacijo, ki je ločena od namizne. To je zelo pomembno, saj se dandanes vse več odvija na mobilnih napravah.

Zoom

Zoom je eden izmed vodilnih pripomočkov za video komunikacijo. Velja za enostavno in zanesljivo oblačno platformo za video in avdio konference, za sodelovanje, klepet in webinarje. Njegove glavne funkcije so:

• SREČANJA – funkcija zasnovana za sodelovanje, usposabljanje in tehnično podporo. Omogoča skupno rabo zaslona, HD video in avdio ter funkcije daljinskega upravljanja zaslona Video webinar.

• POSLOVNO SPOROČANJE – podjetjem omogoča povezanost s pomočjo besedilnih, slikovnih in zvočnih datotek preko takojšnjega sporočanja, prav tako omogoča izdelavo skupin.

• 323/SIP PRIKLJUČEK – omogoča priključitev standardnih sistemov v oblak.

• PLATFORMA ZA RAZVIJALCE – razvijalcem omogoča ustvarjanje lastne rešitve.

Če nekako povzamemo ugotovitve glede funkcionalnosti izbranih orodij za skupinsko komunikacijo, lahko ugotovitve zapišemo tako:

• Vsa izbrana orodja omogočajo skupinsko komunikacijo preko klepeta ter zvočnih in video klicev.

• Microsoft Teams v okviru funkcionalnosti orodij prevlada nad orodjema Skype in Zoom.

• Vsa tri orodja imajo možnost povezave računalnik-računalnik ter računalnik-mobilna naprava.

• Edino Microsoft Teams ima možnost hranjenja datotek, vsa tri pa imajo možnost njihovega deljenja.

• Zoom in Microsoft Teams nudita možnost povezovanja z drugo programsko opremo, Skype te možnosti nima.

• Zoom omogoča razvijalcem ustvarjanje lastne vsebine, medtem ko Microsoft Teams in Skype te možnosti nimata.

• Skype ima možnost podnapisov v živo, Microsoft Teams in Zoom te možnosti nimata.

• Vsa tri orodja imajo možnost komunikacije preko mobilne aplikacije.

Orodja so si v določenih pogledih med seboj zelo podobna, se pa tudi močno razlikujejo. Glede funkcionalnosti je daleč pred drugima orodjema Microsoft Teams, ki ima res veliko funkcij. Vsa tri orodja delujejo preko povezave z internetom, kar se lahko med komunikacijo pokaže za problematično zaradi slabe kvalitete zvoka ter slike.

30

MNENJA ŠTUDENTOV O POSAMEZNEM ORODJU ZA SKUPINSKO KOMUNIKACIJO

• V največji meri se med študenti uporabljata dve orodji, to sta Skype in Microsoft Teams.

• Zoom je izprašanim študentom nepoznan.

Microsoft Teams

• Microsoft Teams je poznan predvsem študentom smeri Elektronsko poslovanje.

• Omogoča sodelovanje v skupinah, ki imajo isti interes (deljenje datotek, klepetanje, video klic …) kar drugi dve orodji nimata, študentom se pa to zdi zelo pomembno.

• Na voljo je tudi v obliki mobilne aplikacije, kar študentom zelo olajša uporabo tega orodja.

• Prednost v integraciji z Outlookom.

• Splošna izkušnja uporabe Microsoft Teams je zelo dobra.

Skype

• Skype se uporablja na drugih usmeritvah.

• V uporabi je le ob raznih vadbah predstavitev.

• Za potrebe vadbe predstavitev zadovoljuje potrebe študentov v neki meri (primanjkuje možnost urejanja datoteke hkrati).

• V uporabi je predvsem video klic, katerega kvaliteta je odvisna od kvalitete prenosa podatkov, tu pa pogosto prihaja do težav.

Zoom

• O orodju Zoom ni zbranih podatkov, saj je intervjuvancem nepoznan.

Seveda orodja, ki jih študentje uporabljajo v zasebnem in študijskem življenju, niso le ta, ki so predmet diplomskega dela. V zasebnem življenju se poslužujejo uporabe orodij za skupinsko komunikacijo, kot so Viber, WhatsApp in Discord, ki so orodja za skupinsko uporabo preko mobilnih telefonov. V študijske namene se uporabljata dve orodji, Microsoft Teams in pa Skype, izjema je orodje Webex, ki ga eden izmed intervjuvanih študentov uporablja v poslovnem okolju. Študentje Ekonomsko-poslovne fakultete v Mariboru so prav tako primorani uporabljati Moodle, ki je namenjen obveščanju in deljenju vsebin o posameznih predmetih, vendar ta študentom ni všeč, saj je staromoden, ni tako pregleden in ni integracije z orodjem Outlook.

31

6 SKLEP

Komunikacija je del našega vsakdana in je za nas izredno pomembna. Omogoča nam razumevanje nas samih in ostalih okoli nas. Skozi diplomsko delo smo ugotovili, da so za prenos sporočila pomembni štirje ključni dejavniki. To so pošiljatelj/oddajnik, sporočilo, prejemnik ter komunikacijski kanal. Pošiljatelj je prvi člen v procesu komuniciranja, ki je zadolžen za samo oblikovanje sporočila in njegovo vsebino. Sporočilo nato prek komunikacijskega kanala, ki je pravzaprav pot, preko katere sporočilo doseže prejemnika, potuje do prejemnika. Komunikacijska pot je bila dobro opravljena, če je prejemnik informacijo razumel, kot je želel pošiljatelj. Torej bila je učinkovita, če je sporočilo doseglo svoj namen in cilj. Tu ima veliko vlogo tudi povratna informacija, ki jo prejemnik nudi pošiljatelju oziroma oddajniku in na ta način posreduje informacijo o razumevanju prejetega sporočila. Seveda v komunikacijskem procesu lahko prihaja do težav, kot so motnje v komunikacijskem kanalu, nerazumevanje prejeta sporočila, neprejetje sporočila itd. Spoznali smo tudi vrste komuniciranja glede na obliko (besedna ali nebesedna komunikacija), glede na razdaljo (neposredna ali posredna komunikacija), smer (enosmerna ali dvosmerna komunikacija), udeležence (intrapersonalno, interpersonalno, skupinska komunikacija, organizacijsko komuniciranje, javna komunikacija) in glede na modaliteto (vrsta zaznavnega kanala). Naslednja tematika, s katero smo se soočili v diplomski nalogi, je poslovno komuniciranje, ki smo ga delili na besedno in nebesedno komuniciranje. Besedno komuniciranje je lahko ali pisno ali ustno, nebesedno pa se navezuje na barvo, obnašanje, govorica telesa in zvočno intonacijo. Na vprašanje, kaj sploh je poslovna komunikacija, pa bi lahko odgovorili, da je to vrsta komunikacije, ki služi doseganju poslovnega cilja. Opredelili smo tudi, kakšen pomen ima komunikacija za posamezno organizacijo, in sicer, kot je bilo že predhodno omenjeno, je poslovna komunikacija sredstvo za doseganje ciljev podjetja. V primeru, da organizacija in njeni zaposleni niso vešči komuniciranja, so lahko posledice negativne, kot so na primer nedoseganje cilja, odhod strank h konkurenci in najhujša – propad posla. Dobro komunikacijo opredeljuje cela vrsta znanosti, se od sociologije, psihologije, ekonomije, pa do prava in informatike. Naslednja poglavja v diplomskem delu so se navezovala na orodja za skupinsko komunikacijo. Posebej smo opredelili orodja Skype, Microsoft Teams in Zoom. Skype je programska oprema, namenjena komunikaciji in povezovanju ljudi. Ima tudi posebno različico, ki je namenjena podjetjem in ima nekaj dodatnih funkcij, katerih osnovna različica ne vsebuje. Naslednje orodje za skupinsko komunikacijo, ki smo ga opredelili, je orodje Microsoft Teams, ki je aplikacija za skupinsko sporočanje in je integrirana s sistemom Office 365. Glavne zmogljivosti tega orodja so poslovna sporočila, klici, video sestanki ter skupna raba datotek. Še zadnje orodje, ki smo ga opredelili, je Zoom, ki je eno izmed vodilnih pripomočkov za video komuniciranje. Velja za enostavno in zanesljivo oblačno platformo za video in avdio konference, za sodelovanje, klepet in webinarje. Ob končani teoretičnem delu orodij za skupinsko komunikacijo smo izvedli intervjuje s petimi študenti Ekonomsko-poslovne fakultete v Mariboru. Trije so bili iz smeri Elektronsko poslovanje in dva iz smeri Podjetništvo. Odgovorili so na vprašanja, kako

32

pomembna je za njih komunikacija, o pomembnosti verbalne in neverbalne komunikacije ter o posameznih orodjih za skupinsko komunikacijo in prednostih ter slabostih posameznega orodja. Ob tem smo ugotovili, da je študentom fakultete zdi komunikacija zelo pomembna, še posebej neverbalna komunikacija. Ugotovitve, ki smo jih dognali o orodjih za skupinsko komuniciranje, so, da Skype med študenti usmeritve Elektronsko poslovanje ni najbolj priljubljen, uporabljajo ga predvsem študenti usmeritve Podjetništvo. Kar se tiče orodja Microsoft Teams, je med študenti usmeritve Elektronsko poslovanje zelo priljubljen zaradi njegove enostavne uporabnosti. Študentom Podjetništva je žal nepoznan. Presenetljivo je to, da orodje Zoom ni poznano prav nobenemu intervjuvancu. Ob začetku pisanja diplomske naloge smo si zastavili cilje, da natančneje spoznamo posamezna orodja in njihovo uporabnost, prav tako pa naredimo primerjalno analizo orodij. Menimo, da smo cilje dosegli. Hipotezi, ki smo si jih zastavili, pa sta:

Orodja za skupinsko komuniciranje zadovoljijo večino zahtev študentov.

To hipotezo potrdimo, saj orodja za skupinsko komuniciranje zadovoljijo večino zahtev študentov. Te zahteve so deljenje datotek, skupinsko komuniciranje ter video klici.

Orodja za skupinsko komuniciranje omogočajo lažje in hitrejše sporazumevanje med študenti.

Tudi to hipotezo potrdimo, saj orodja omogočajo lažje komuniciranje. Kot je bilo navedeno, študentje velikokrat sodelujejo v skupinah, katere člani prihajajo iz različnih usmeritev in z različnimi obveznostmi. Tu jim orodja za skupinsko komunikacijo priskočijo na pomoč.

Problemi, s katerimi smo se pri pisanju diplomske naloge srečevali, se navezujejo predvsem na veliko vsebnost angleške literature, saj je virov v slovenščini zelo malo. Prav tako vidimo problem v pomanjkanju literature zaradi novejših tem, ki jih vsebuje diplomsko delo. Izboljšave, ki bi si jih morda zastavili pri pisanju diplomske, je morda navodilo, da bi intervjuvanci morda preizkusili dana orodja in tako dobili tudi druga mnenja, saj je eno orodje študentom popolnoma nepoznano.

33

LITERATURA IN VIRI

1. Banka za podjetnike. (2016). Dobra komunikacija – ključ, ki odpre marsikatera vrata. Prevzeto 8. april 2016 iz Banka za mlade podjetnike: https://bankazapodjetnike.si/novice/cloveski-viri/dobra-komunikacija-kljuc-ki-odpre-marsikatera-vrata/.

2. Elcom. (2016). Communication Tools Used in Modern Day Business. Prevzeto 8. aprila 2019 iz Elcom: https://www.elcomcms.com/resources/blog/communication-tools-used-in-modern-day-business.

3. Ucnman, I. (2003). Splošno o komunikaciji. Prevzeto 8. aprila 2019 iz Leila: https://www.leila.si/dokumenti/kom.pdf.

4. Microsoft. (2019). What is Skype?. Prevzeto 8. aprila 2019 iz Microsoft: https://support.skype.com/en/faq/FA6/what-is-skype.

5. TechTarget. (2018). Microsoft Teams. Prevzeto 8. aprila 2019 iz TechTarget: https://searchunifiedcommunications.techtarget.com/definition/Microsoft-Teams.

6. Fran. (2019). SSKJ. Prevzeto 25. aprila 2019 iz SSKJ: https://fran.si/iskanje?FilteredDictionaryIds=130&View=1&Query=komunikacija.

7. Skype. (2019). O storitvi Skype. Prevzeto 28. aprila 2019 iz Skype: https://www.skype.com/en/about/.

8. Tomšič, M. (2018). Pozna ga malo ljudi, skoraj ves svet pa ve, kaj je naredil. Prevzeto 28. aprila 2019 iz SiolNET.: https://siol.net/digisvet/novice/skype-niclas-zennstrom-15-let-program-476342?fbclid=IwAR1RqT_exPfnIHcSoWYrKTLkggnA-9CnB8nEaT3XXI82ZWzRpqpnBHwEkdU.

9. Ribič, M. (2011). Poslovno komuniciranje v današnjem času. Vrhnika: samozal. 10. Psihološka svetovalnica Kameleon. (2012). O komunikaciji. Prevzeto 22. julija

2019 iz http://svetovalnicakameleon.si/o-komunikaciji/. 11. Lapornik, K. (2017). Učinkovita komunikacija – korak do sočloveka in uspeha.

Trbovlje: ZiSSSlovenije. 12. Novak, B. (2000). Krizno komuniciranje in upravljanje nevarnosti: priročnik za

krizne odnose z javnostmi v praksi. Ljubljana: Gospodarski vestnik. 13. Fink, I., Goltnik Urnaut, A., & Števančec D. (2009). Poslovno komuniciranje.

Ljubljana: Zavod IRC. 14. Trček, J. (1994). Medosebno komuniciranje in kontaktna kultura. Radovljica:

Didakta. 15. Možina, S., Tavčar, M., & Kneževič, A.N. (1998). Poslovno komuniciranje. Maribor:

Obzorja. 16. Green, R. (1991). Nov način komuniciranja. Ljubljana: Alfa center d.o.o. 17. Mihajlič, Z., & Šantl Mihajlič, L. (2000). Poslovno komuniciranje. Ljubljana:

Založništvo Jutro.

34

18. TechTarget. (2017). Skype for Business. Prevzeto 31. julija 2019 iz TechTarget: https://searchunifiedcommunications.techtarget.com/definition/Skype-for-Business.

19. TechTarget. (2015). The difference between Skype and Skype for Business. Prevzeto 1. avgusta 2019 iz TechTarget: https://www.tecfac.net/2015/10/29/skype-for-business/the-difference-between-skype-and-skype-for-business/.

20. Microsoft. (2016). Introducing Microsoft Teams – the chat-based workspace in Office 365. Prevzeto 1. avgusta 2019 iz Microsoft: https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/blog/2016/11/02/introducing-microsoft-teams-the-chat-based-workspace-in-office-365/.

21. Lifewire. (2019). What is Microsoft Teams?. Prevzeto 1. avgusta iz Lifewire: https://www.lifewire.com/what-is-microsoft-teams-4582495.

22. TechTarget. (2018). Microsoft Teams. Prevzeto 1. avgusta 2019 iz TechTarget: https://searchunifiedcommunications.techtarget.com/definition/Microsoft-Teams.

23. Zoom. (2019). About Zoom. Prevzeto 2. avgusta 2019 iz Zoom: https://zoom.us/about.

24. UCToday. (2017). Introducing Zoom: Key Features and Benefits. Prevzeto 2. avgusta 2019 iz UCToday: https://www.uctoday.com/collaboration/video-conferencing/introducing-zoom-key-features-benefits/.

25. CWPS. (2018). Advantages and Disadvantages of Skype – CWPS. Prevzeto 5. avgusta it CWPS: https://www.cwps.com/blog/advantages-and-disadvantages-of-skype.

26. Chron. (2019). Advantages of Skype. Prevzeto 5. avgusta 2019 iz Chron: https://smallbusiness.chron.com/advantages-skype-63207.html.

27. Online Sciences. (2019) What are the advantages and disadvantages of Skype?. Prevzeto 5. avgusta 2019 iz Online Sciences: https://www.online-sciences.com/technology/what-are-the-advantages-and-disadvantages-of-skype/-.

28. Storyals. (2019). The pros and cons of Microsoft Teams. Prevzeto 5. avgusta 2019 iz Storyals: https://storyals.com/blog/pros-and-cons-of-microsoft-teams.

29. SysKit. (2018). 10 Pros and Cons of Microsoft Teams. Prevzeto 5. avgusta 2019 iz SysKit: https://www.syskit.com/blog/10-pros-and-cons-of-microsoft-teams.

30. KnowledgeWave. (2019). 4 Advantages od Microsoft Teams with Office 365. Prevzeto 5. avgusta 2019 iz KnowledgeWave: https://www.knowledgewave.com/blog/4-advantages-of-microsoft-teams-with-office-365.

31. Amazing Business. (2016). 4 Advantages of Zoom Video Conferencing. Prevzeto 6. avgusta 2019 iz Create Your Amazing Business: http://amazingbusiness.com/4-advantages-of-zoom-video-conferencing/.

32. Compare Camp. (2019). Zoom Review. Prevzeto 6. avgusta 2019 iz Compare Camp: http://comparecamp.com/zoom-review-pricing-pros-cons-features/.

33. Live Consulting. (2016). The Pros and Cons of the Top Business Video Conferencing Options. Prevzeto 6. avgusta 2019 iz Live Consulting:

35

https://www.liveconsulting.com/news/the-pros-and-cons-of-the-top-business-video-conferencing-options.

34. It still works. (2018). What are the functions of Skype?. Prevzeto 9. avgusta 2019 iz It still works: https://itstillworks.com/functions-skype-8457962.html.

35. SharePoint Maven. (2017). Top 5 features of Microsoft Teams. Prevzeto 9. avgusta 2019 iz SharePoin Maven: https://sharepointmaven.com/top-5-features-of-microsoft-teams/.