Organizacja pracy biurowej 341[02].Z1.02

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

MINISTERSTWO EDUKACJI i NAUKI

Agnieszka Rozwadowska

Organizacja pracy biurowej 341[02].Z1.02

Poradnik dla ucznia

Wydawca Instytut Technologii Eksploatacji – Państwowy Instytut Badawczy Radom 2005

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 1

Recenzenci: mgr Alicja Musioł mgr Renata Zmysłowska Opracowanie redakcyjne: mgr inż. Katarzyna Maćkowska Konsultacja: mgr Andrzej Zych Korekta: mgr Joanna Fundowicz

Poradnik stanowi obudowę dydaktyczną programu jednostki modułowej 341[02].Z1.02 Wykonywanie prac biurowych zawartego w modułowym programie nauczania dla zawodu technik ekonomista.

Wydawca Instytut Technologii Eksploatacji – Państwowy Instytut Badawczy, Radom 2005


SPIS TREŚCI 1. Wprowadzenie 42. Wymagania wstępne 63. Cele kształcenia 74. Materiał nauczania 8

4.1. Biuro w strukturze organizacyjnej 4.1.1. Materiał nauczania 4.1.2. Pytania sprawdzające 4.1.3. Ćwiczenia 4.1.4. Sprawdzian postępów

8899

104.2. Informacja w pracy biurowej

4.2.1. Materiał nauczania 4.2.2. Pytania sprawdzające 4.2.3. Ćwiczenia 4.2.4. Sprawdzian postępów

1111121212

4.3. Instrukcja kancelaryjna 4.3.1. Materiał nauczania 4.3.2. Pytania sprawdzające 4.3.3. Ćwiczenia 4.3.4. Sprawdzian postępów

1313141515

4.4. Łączność organizacyjna 4.4.1. Materiał nauczania 4.4.2. Pytania sprawdzające 4.4.3. Ćwiczenia 4.4.4. Sprawdzian postępów

1616171718

4.5. Korespondencja w sprawach osobowych, finansowych, z kontrahentami przedsiębiorstwa, instytucjami finansowymi, organami administracji rządowej i samorządu terytorialnego

4.5.1. Materiał nauczania 4.5.2. Pytania sprawdzające 4.5.3. Ćwiczenia 4.5.4. Sprawdzian postępów

19

19292930

4.6. Dokumenty informacyjne 4.6.1. Materiał nauczania 4.6.2. Pytania sprawdzające 4.6.3. Ćwiczenia 4.6.4. Sprawdzian postępów

3131363636

4.7. Pisma handlowe 4.7.1. Materiał nauczania 4.7.2. Pytania sprawdzające 4.7.3. Ćwiczenia 4.7.4. Sprawdzian postępów

3737434344

4.8. Dokumenty oferty pracy 4.8.1. Materiał nauczania 4.8.2. Pytania sprawdzające 4.8.3. Ćwiczenia 4.8.4. Sprawdzian postępów

4545484848


4.9. Wizerunek pracownika biurowego 4.9.1. Materiał nauczania 4.9.2. Pytania sprawdzające 4.9.3. Ćwiczenia 4.9.4. Sprawdzian postępów

4949495050

4.10. Organizacja stanowiska pracy 4.10.1. Materiał nauczania 4.10.2. Pytania sprawdzające 4.10.3. Ćwiczenia 4.10.4. Sprawdzian postępów

5151525253

4.11. Środki techniczne pracy biurowej 4.11.1. Materiał nauczania 4.11.2. Pytania sprawdzające 4.11.3. Ćwiczenia 4.11.4. Sprawdzian postępów

5454545456

5. Sprawdzian osiągnięć 576. Literatura 61


1. WPROWADZENIE

Poradnik ten będzie Ci pomocny w przygotowaniu do użytkowania nowoczesnych urządzeń biurowych, organizowaniu stanowiska pracy oraz opanowaniu umiejętności redagowania i sporządzania różnego rodzaju pism. W poradniku zamieszczono: − wymagania wstępne, wykaz umiejętności, jakie powinieneś mieć już ukształtowane, abyś

bez problemów mógł korzystać z poradnika, − cele kształcenia, wykaz umiejętności, jakie ukształtujesz podczas pracy z poradnikiem, − materiał nauczania, „pigułkę” wiadomości teoretycznych niezbędnych do opanowania

treści jednostki modułowej, − zestaw pytań przydatny do sprawdzenia, czy już opanowałeś podane treści, − ćwiczenia, które pomogą Ci zweryfikować wiadomości teoretyczne oraz ukształtować

umiejętności praktyczne, − sprawdzian osiągnięć, przykładowy zestaw zadań i pytań. Pozytywny wynik sprawdzianu

potwierdzi, że dobrze pracowałeś podczas lekcji i że nabrałeś wiedzy i umiejętności z zakresu tej jednostki modułowej,

− literaturę uzupełniającą. W podrozdziałach Materiał nauczania treści kształcenia zostały omówione w sposób

ogólny. Podany zasób wiadomości powinien być wystarczający do osiągnięcia celów kształcenia niniejszej jednostki modułowej, ale możesz poszerzyć wiadomości o wskazaną literaturę.

Materiał nauczania podzielono na następujące części: 1. Biuro w strukturze organizacyjnej 2. Informacja w pracy biurowej 3. Instrukcja kancelaryjna 4. Łączność organizacyjna 5. Korespondencja w sprawach osobowych, finansowych, z kontrahentami

przedsiębiorstwa, instytucjami finansowymi, organami administracji rządowej i samorządu terytorialnego.

6. Dokumenty informacyjne 7. Pisma handlowe 8. Dokumenty oferty pracy 9. Wizerunek pracownika biurowego 10. Organizacja stanowiska pracy 11. Środki techniczne pracy biurowej Cztery pierwsze podrozdziały poświęcono roli i znaczeniu pracy biurowej, sekretariatu.

Przedstawiają, jaką funkcję w pracy biurowej i w całej działalności firmy zajmuje informacja, a także opisują czynności związane z przyjęciem, gromadzeniem i przechowywaniem pism, ich obiegiem wewnątrz jednostki oraz typowe zadania sekretarki.

Znaczna część poradnika to tematy poświęcone korespondencji w sprawach osobowych, finansowych, z kontrahentami przedsiębiorstwa, instytucjami finansowymi, organami administracji rządowej i samorządu terytorialnego. Uwzględniono także podział pism ze względu na sposób ich redagowania.

Treści dotyczące elementów składowych i zasad redagowania pism bardziej szczegółowo omówiono w poradniku do jednostki modułowej 341[01]O1.03 Wykonywanie prac biurowych.

Ponadto trzy ostatnie podrozdziały zawierają ogólne zasady organizacji stanowiska pracy oraz wizerunku pracownika biurowego.


Z podrozdziałem Pytania sprawdzające możesz zapoznać się przed przystąpieniem do poznawania treści materiału, poznając wymagania wynikające z potrzeb zawodu, a po przyswojeniu wskazanych treści, odpowiadając na te pytania sprawdzisz stan swojej gotowości do wykonywania ćwiczeń. Możesz także sprawdzić stan swojej wiedzy, która będzie Ci potrzebna do wykonywania ćwiczeń po zapoznaniu się z materiałem nauczania.

Zamieszczone w poradniku ćwiczenia mają na celu wyrobienie nawyku rzetelności, dokładności i systematyczności w pracy – umiejętności niezbędnych przy wykonywaniu pracy w sekretariacie.

Po wykonaniu ćwiczeń masz możliwość sprawdzenia poziomu swoich postępów, odpowiadając na pytania podane w podrozdziale Sprawdzian postępów. W tym celu powinieneś zakreślić odpowiedzi, wstawiając X w miejscu pod słowem:

TAK – jeżeli twoja odpowiedź na pytanie jest prawidłowa, NIE – jeżeli twoja odpowiedź na pytanie jest niepoprawna. Zakreślenia pod zapisem NIE wskazują luki w 0Twojej wiedzy i informują zarazem,

jakich treści jeszcze nie poznałeś. Musisz do nich powrócić. Poznanie przez Ciebie wszystkich wiadomości o pracy w biurze będzie stanowiło dla

nauczyciela podstawę przeprowadzenia sprawdzianu poziomu przyswojonych wiadomości i ukształtowanych umiejętności. W tym celu nauczyciel posłuży się zestawem zadań testowych zawierających różnego rodzaju zadanie. W rozdziale 5 jest zamieszczony przykład takiego testu. Rozwiązanie testu będzie stanowić dla Ciebie trening przed sprawdzianem zaplanowanym przez nauczyciela.


2. WYMAGANIA WSTĘPNE

Przystępując do realizacji programu jednostki modułowej powinieneś umieć: − posługiwać się podstawowymi pojęciami ekonomicznymi oraz pojęciami z zakresu prawa, − posługiwać się podstawową terminologią z zakresu technologii informacyjnej, − korzystać z różnych źródeł informacji, − korzystać z technologii informacyjnej, − określać stanowiska pracy biurowej, − wykonywać prace biurowe zgodnie z zasadami bhp, − obsługiwać biurowe urządzenia techniczne, − sporządzać pisma w różnych układach graficznych, − przedstawiać ogólne zasady redagowania pism, − sporządzać pisma metodą mnemotechniczną.


3. CELE KSZTAŁCENIA

W wyniku realizacji programu jednostki modułowej powinieneś umieć: – określić znaczenie pracy biurowej w przedsiębiorstwie, – przedstawić typowe czynności wykonywane na stanowisku sekretarki, – scharakteryzować rolę biura w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa, – określić rolę informacji w pracy biurowej, – przedstawić charakterystyczne cechy informacji użytecznej, – określić kierunki przepływu informacji, – określić strukturę informacji, – wyjaśnić pojęcie instrukcji kancelaryjnej, – przedstawić zagadnienia regulowane instrukcją kancelaryjną, – scharakteryzować elementy składowe instrukcji kancelaryjnej, – podać definicję systemu kancelaryjnego, – przedstawić rodzaje systemów kancelaryjnych, – scharakteryzować systemy kancelaryjne, – podać definicję narady, – podać przykłady zebrań, – zdefiniować zebranie, – określić obowiązki sekretarki podczas organizacji narad, zebrań, – przedstawić cechy dobrze sformułowanego pisma, – podać rodzaje pism, – przedstawić typy blankietów korespondencyjnych, – omówić układ pisma w stylu polskim, – omówić układ pisma w stylu zachodnioeuropejskim, – określić zasady adresowania kopert, – posłużyć się edytorem tekstu przy sporządzaniu korespondencji, – prowadzić korespondencję w sprawach osobowych i finansowych, – prowadzić korespondencję z kontrahentami oraz instytucjami finansowymi, – prowadzić korespondencję z organami administracji rządowej i samorządu terytorialnego, – określić istotę i elementy składowe protokołu, – sporządzić protokół, – scharakteryzować pisma informacyjne, – sporządzać pisma informacyjne, – określić istotę pism handlowych, – scharakteryzować typowe pisma handlowe, – sporządzić typowe pisma handlowe, – przedstawić elementy składowe curriculum vitae i listu motywacyjnego, – skonstruować curriculum vitae i list motywacyjny, – określić wizerunek pracownika biurowego, – zorganizować stanowisko pracy do realizacji typowych prac biurowych zgodnie

z zasadami ergonomii, – podać podstawowe wyposażenie sekretariatu, – wykorzystać w pracy środki techniczne i materiały biurowe.


4. MATERIAŁ NAUCZANIA 4.1 Biuro w strukturze organizacyjnej 4.1.1. Materiał nauczania

Pod pojęciem struktury organizacyjnej firmy rozumie się jej wewnętrzną budowę oraz współzależność i powiązania komórek organizacyjnych. W zależności od wielkości przedsiębiorstwa struktura organizacyjna obejmuje odpowiednio komórki organizacyjne, piony i wydziały.

Struktura powinna być przedstawiona w postaci schematu, opisu i regulaminu organizacyjnego. Regulamin organizacyjny powinien określać: strukturę organizacyjną i zakres działania komórek organizacyjnych, wymagane kwalifikacje na poszczególne stanowiska, warunki pracy, rzeczowy wykaz akt.

Struktura wskazuje wzajemne powiązania między komórkami organizacyjnymi a kierownictwem. Każdą strukturę charakteryzują inne zakresy podporządkowania, hierarchia, czy inne parametry. Przedsiębiorca sam musi wypracować właściwą strukturę organizacyjną, dostosowaną do potrzeb i zadań przedsiębiorstwa. Nie ma uniwersalnej, dobrej dla wszystkich struktury organizacyjnej.

Każdy pracownik biurowy powinien jak najszybciej zapoznać się ze strukturą organizacyjną i regulaminem organizacyjnym swojej firmy, co pozwoli mu na określenie jego przełożonych i podwładnych oraz wskaże drogi przepływu informacji w firmie.

Jeśli sekretariat ma właściwie spełniać rolę centrum, to osoby w nim zatrudnione powinny być dobrze zorientowane w źródłach informacji, jej ważności, terminowości.

Od lat dosyć pogardliwie mówi się o biurokracji. Tymczasem nie wynaleziono innego sposobu zarządzania firmą, niż powierzenie pracy osobom wyspecjalizowanym w jej wykonywaniu, poprzez stworzenie komórek organizacyjnych, a następnie wytworzenie między nimi powiązań i zależności. W ten sposób powstaje struktura każdej jednostki organizacyjnej.

Na strukturę każdej firmy składają się zarówno komórki o charakterze merytorycznym jak i usługowym. Sekretariat należy do tych drugich. Dzięki rytmicznemu dostarczeniu informacji do wszystkich innych komórek, sekretariat pozwala firmie żyć i rozwijać się. Szybkość przepływu informacji zależy w dużym stopniu od znajomości struktury organizacyjnej firmy, gdyż wszystkie jej komórki mogą być nadawcami i odbiorcami informacji.

Sekretarka dobrze zorientowana w strukturze firmy będzie szybko i sprawnie operować każdą informacją ponieważ: − zna schemat organizacyjny firmy, nazwy komórek, ich symbole, a także nazwiska i imiona

osób zajmujących stanowiska w hierarchii, jest nieoceniona przy łączeniu rozmów telefonicznych, pozwala to bowiem unikać mylnych lub niepotrzebnych połączeń,

− znajomość struktury organizacyjnej pozwoli na sprawny obieg dokumentów. Sekretarka, która nie musi zastanawiać się nad zarejestrowaniem pisma i oznaczeniem go np. symbolem komórki organizacyjnej lub wpisaniem osoby, do której je skierowano, umożliwia sprawne działanie biura, a zarazem całej firmy,


− znajomość struktury organizacyjnej firmy ułatwi kierowanie wychodzących pism do podpisu przez właściwe osoby,

− znajomość struktury pozwoli na rozpoznanie dokumentów, mimo pozornego ich podobieństwa, np. protokołu zarządu, protokołu walnego zgromadzenia czy protokołu rady nadzorczej,

− kierowanie ruchem telefonicznym i osobowym przez sekretarkę znającą organizację firmy stworzy wrażenie niezwykłej dbałości o interesy firmy, kontrahentów, klientów, pracowników i interesantów.

Sekretariaty firm i instytucji działających w różnych dziedzinach różnią się między sobą. Inaczej będzie wyglądała struktura przedsiębiorstwa państwowego a inaczej spółki akcyjnej, a zatem inne będą również obowiązki sekretariatu tych instytucji. Tak, więc forma prawna przedsiębiorstw będzie w pewnym stopniu rzutowała na specyfikę pracy w sekretariacie.

Praca na stanowisku sekretarki zmieniła się znacząco wraz z trwającą od początku lat dziewięćdziesiątych XX w. informatyzacją biur i wprowadzeniem nowych technik. Osoba zatrudniona na stanowisku sekretarki wykonuje zazwyczaj następujące czynności: łączy rozmowy telefoniczne z pracownikami oraz odpowiada na zapytania, w tym także

odbiera i wysyła faksy; odbiera pocztę, segreguje, przekazuje informacje o zarządzeniach i odpowiada na bieżące

zapytania pocztowe, odpowiada za wysyłanie poczty; pisze na komputerze, tworząc zestawienia, co wymaga obliczeń opartych na

gromadzonych przez nią dokumentach, np. formularzach programów biurowych; wyszukuje informacje na żądanie pracowników w Internecie, informatorach, książkach

teleadresowych; kseruje i przygotowuje materiały dla poszczególnych pracowników; gromadzi zamówienia i rozlicza dostawy materiałów biurowych; prowadzi sprawozdawczość finansową z zakresu delegacji służbowych, opisuje

i przekazuje do działu księgowego faktury; dba o czystość stanowiska pracy oraz wystrój sekretariatu; zajmuje się wystrojem wnętrza i tablicami informacyjnymi; przygotowuje napoje oraz poczęstunek dla gości; obsługuje interesantów, kieruje ich do właściwych osób lub umawia spotkania,

odpowiada na zapytania. 4.1.2. Pytania sprawdzające Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń. 1. Jakie znaczenie odgrywa praca biurowa w przedsiębiorstwie? 2. Jaką rolę pełni biuro w przedsiębiorstwie? 3. Co należy do obowiązków pracownika biurowego? 4.1.3. Ćwiczenia Ćwiczenie 1

Scharakteryzuj pięć czynników przemawiających za tym, aby uznać pracę biurową za niezwykle ważną w firmie.


Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:

1) korzystając z dostępnej literatury, podać pięć czynników podkreślających znaczenie sekretariatu w firmie,

2) pogrupować te czynniki w hierarchii od najbardziej do najmniej istotnych, 3) zapisać wybrane czynniki na kolorowych kartkach: czerwonych, pomarańczowych,

żółtych, zielonych, niebieskich i przypiąć na tablicę według wzoru: kartka czerwona – czynniki najbardziej istotne, karteczka pomarańczowa – czynniki, które stawiasz na miejscu drugim,

4) przypiąć kartki na tablicy, 5) omówić schemat z pomocą nauczyciela.

Wyposażenie stanowiska pracy: – kartki w pięciu kolorach, pisaki, masa mocująca, – literatura zgodna z punktem 6 Poradnika dla ucznia. 4.1.4. Sprawdzian postępów Tak Nie Czy potrafisz: 1) określić znaczenie pracy biurowej w przedsiębiorstwie? 2) przedstawić typowe czynności wykonywane na stanowisku sekretarki? 3) scharakteryzować rolę biura w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa?


4.2. Informacja w pracy biurowej 4.2.1. Materiał nauczania

Informacja to wiadomość o procesach, czynnościach i zjawiskach zachodzących w otaczającej rzeczywistości. Służy ona do poszerzania wiedzy o danym problemie i jest podstawą do podejmowania prawidłowej decyzji. Informacja ma szczególne znaczenie, jest niezbędna do wykonywania pracy, także pracy w sekretariacie, często określanym jako centrum informacji.

Informacja jest głównym produktem i celem pracy biurowej. Wszystkie czynności biurowe wiążą się z przyjmowaniem, gromadzeniem, opracowywaniem lub przechowywaniem informacji. Do najważniejszych czynności biurowych należą: przyjmowanie informacji wpływającej z zewnątrz, obieg informacji wewnątrz podmiotu gospodarczego, opracowanie, czyli rejestrowanie, przetwarzanie i dostarczanie informacji dla

kierownictwa, gromadzenie informacji, wysyłanie informacji na zewnątrz.

System informacji powinien być projektowany wraz ze strukturą organizacyjną. W fazie projektowania systemu informacji ważne jest określenie: treści i celów informacji, rodzaju nośników informacji, pracowników odpowiedzialnych za zbieranie i przetwarzanie informacji, odbiorcy, obiegu informacji, techniki przetwarzania.

Aby informacje powstające w biurze mogły być użyteczne, powinny one być: rzetelne i dokładne, wyczerpujące, jasno i zrozumiale przedstawione, szybko i terminowo dostarczone właściwemu odbiorcy, dostępne.

Kierunki przepływu informacji mogą być następujące: ku górze – od wykonawców do kierownika, ku dołowi – od kierownika do wykonawców, poziome – między wykonawcami.

Struktura informacji obejmuje: treść informacji, nośnik informacji, symbol lub nazwę za pomocą której informacja jest utrwalana, sposób przenoszenia.

Zapotrzebowanie na informacje jest olbrzymie. Zdobywa się je bezpośrednio w danym biurze albo wykorzystuje się w tym celu wyspecjalizowane firmy, np. konsultingowe lub marketingowe. Informacje przechowywane są w bazie danych firmy, najczęściej w formie zapisów na dyskietkach lub płytach CD, ale także w notebookach, notatnikach. Niektóre informacje są po prostu rejestrowane w pamięci pracowników, to jest jednak najbardziej zawodne. Okazuje się, że żadne biuro nie jest w stanie istnieć bez informacji.


4.2.2. Pytania sprawdzające Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń. 1. Co to jest i do czego służy informacja? 2. Jakie znaczenie pełni informacja w pracy biurowej? 3. Jakie cechy powinna spełniać informacja użyteczna? 4. W jakich kierunkach może przepływać informacja? 5. Co składa się na strukturę informacji? 6. Jakie są źródła informacji? 4.2.3. Ćwiczenia Ćwiczenie 1

Uzupełnij zdania: A. Informacja jest głównym .................................. i ............................... pracy biurowej. B. ................................. często określa się mianem ................................ informacji, bo

przecież nigdzie indziej z taką częstotliwością nie przetwarza się informacji. C. Informacje zdobywa się bezpośrednio w danym biurze albo wykorzystuje się

wyspecjalizowane firmy, np. ................................... lub ..................................... D. Informacja to ............................ o procesach, czynnościach i zjawiskach zachodzących

w danej rzeczywistości. E. Żadne biuro nie jest w stanie istnieć bez .......................................................


1) przeczytać uważnie zdania, 2) wykropkowane pola uzupełnić.

Wyposażenie stanowiska pracy: – ćwiczenie, – literatura zgodnie z punktem 6 Poradnika dla ucznia. 4.2.4. Sprawdzian postępów Czy potrafisz: Tak Nie

1) zdefiniować pojęcie informacji? 2) przedstawić znaczenie informacji w pracy biurowej? 3) scharakteryzować informację użyteczną? 4) określić kierunki przepływu informacji? 5) określić strukturę informacji? 6) nazwać źródła informacji?


4.3. Instrukcja kancelaryjna 4.3.1. Materiał nauczania

Instrukcja kancelaryjna to zbiór przepisów wewnętrznych, regulujących sposób wykonywania przez wszystkie ogniwa organizacyjne przedsiębiorstwa czynności związanych z obiegiem pism oraz tryb formalnego postępowania z pismami i aktami.

Wprowadzenie instrukcji kancelaryjnej powinno być poprzedzone wstępnymi rozwiązaniami organizacyjnymi. Należą do nich: ustalenie zasad racjonalnego obiegu pism w przedsiębiorstwie, przyjęcie określonego systemu kancelaryjnego, opracowanie wykazu akt.

Instrukcja kancelaryjna reguluje następujące zagadnienia: zasady obiegu pism, zasady przyjętego systemu kancelaryjnego, czynności sekretariatu w zakresie przyjmowania i wysyłania pism, tryb przesyłania i doręczania pism wewnątrz przedsiębiorstwa, tryb przeglądania i przydzielania pism do załatwienia, tryb rejestracji i znakowania pism, dopuszczalne formy załatwiania spraw, zakres aprobaty wstępnej i uprawnienia do podpisu, zasady terminowania i kontroli załatwiania spraw, zasady przechowywania akt bieżących oraz tryb przekazywania akt do składnicy.

Instrukcja kancelaryjna dzieli się na trzy części: 1) postanowienia wstępne (cel instrukcji, wyjaśnienie stosowanych pojęć, zasady obiegu

pism I podziału akt), 2) przepisy szczegółowe dotyczące trybu postępowania z pismami i aktami (przyjmowanie

pism, otwieranie, sprawdzanie, rozdzielanie i doręczanie, przeglądanie i znakowanie pism, aprobata, podpisy pism, wysyłanie),

3) przepisy specjalne (postępowanie w przypadkach szczególnych, terminowanie spraw, kontrola załatwienia) (E. Stefaniak-Piasek: Technika pracy biurowej, część 2. WSiP, Warszawa 2003, s. 11-12).

Do instrukcji załącza się również schemat obiegu pism, wykaz akt oraz wzory stosowanych w obiegu pieczątek, druków i formularzy.

Sposób wykonywania czynności związanych z przyjęciem pism, ich opracowaniem, obiegiem wewnątrz jednostki organizacyjnej, wysyłką oraz przechowywaniem akt spraw załatwionych ustalony instrukcją kancelaryjną nazywamy systemem kancelaryjnym. Można wyróżnić dwa systemy kancelaryjne: dziennikowy i bezdziennikowy.

System dziennikowy opiera się na ciągłej rejestracji dokumentów w danym roku kalendarzowym: sekretariat rejestruje pismo w dzienniku kancelaryjnym zapisuje datę pisma wpływającego,

od kogo wpłynęło, treść otrzymanej korespondencji, komu korespondencję przydzielono), po zarejestrowaniu sekretariat przesyła pismo za pokwitowaniem do komórki

organizacyjnej, gdzie jest powtórnie rejestrowane w dzienniku tej komórki, pismo przekazywane jest dalej referentowi za pokwitowaniem (referent załatwia sprawę

i rejestruje w dzienniku komórki organizacyjnej), komórka organizacyjna przekazuje za pokwitowaniem pismo do sekretariatu w celu

wysłania go do adresata,


sekretariat rejestruje wysyłane pismo w dzienniku korespondencji (do kogo wysłano, datę wysłania, treść załatwianej korespondencji).

System kancelaryjny dziennikowy jest prosty, lecz bardzo pracochłonny i hamuje sprawny obieg dokumentów. Jego zaletą jest możliwość kontroli pisma w każdej fazie załatwienia sprawy. System ten może być prowadzony komputerowo i wtedy upraszcza się czynności ewidencyjne. Prowadzi się rejestr komórek organizacyjnych, do których skierowano pismo do merytorycznego załatwienia, co ułatwia odszukanie tego dokumentu. Następnie uzupełnia się informację o terminie i formie ostatecznego załatwienia. System ten jest zazwyczaj stosowany w małych instytucjach.

W systemie dziennikowym kancelaria lub sekretariat rejestruje: pocztę zwykłą – w dzienniku korespondencyjnym i zaopatruje ją w pieczątkę wpływu, wpływ faksów – w odrębnym dzienniku, które również zaopatruje w pieczątkę wpływu, faktury, rachunki i noty nadesłane do zapłaty w oddzielnym rejestrze.

System kancelaryjny bezdziennikowy zrywa z rejestracją w dziennikach kancelaryjnych. W systemie tym nie rejestruje się pojedynczych pism, lecz załatwione sprawy. Kolejność wykonywania czynności jest następująca: sekretariat przyjmuje wpływy nie rejestrując ich. W polu na blankiecie

korespondencyjnym umieszcza pieczątkę wpływu i wypełnia ją, przekazuje dokument do komórki organizacyjnej,

kierownik komórki organizacyjnej przydziela pismo referentowi w celu załatwienia sprawy,

referent rejestruje otrzymane pismo w spisie spraw dołączonych do teczki. Spis spraw jest formularzem zawierającym: rok, imię i nazwisko załatwiającego, symbol komórki organizacyjnej, symbol teczki, tytuł teczki według wykazu akt, krótką treść sprawy, do kogo wpłynęło, znak pisma, datę wszczęcia sprawy i ostatecznego załatwienia. Referent po załatwieniu sprawy, przekazuje pismo do sekretariatu w celu ekspedycji pisma do adresata. Kopie pism załatwiających sprawę oraz oryginały pism przesyłanych przechowuje referent.

System bezdziennikowy jest mniej pracochłonny. Obieg pisma jest szybszy niż w systemie dziennikowym. Nie prowadzi się dziennika rejestrującego pisma wpływające i wychodzące, tylko na podstawie wykazu akt nadaje się pismom znak liczbowy i kieruje do danej komórki organizacyjnej. Pisma rejestruje się na druku „spis spraw”.

Nowoczesną metodą rejestracji pism jest system rejestracji komputerowej. Stosowanie tego rodzaju rejestracji upraszcza czynności ewidencyjne i eliminuje zbędne. Zostają zarejestrowane komórki organizacyjne, do których skierowano pismo w celu jego załatwienia, co ułatwia odszukanie pisma. Później wpisuje się informacje o tym, kiedy i w jaki sposób sprawa zostanie załatwiona.

4.3.2. Pytania sprawdzające Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń. 1. Co to jest instrukcja kancelaryjna? 2. Co reguluje instrukcja kancelaryjna? 3. Co to jest system kancelaryjny? 4. Jakie są rodzaje systemów kancelaryjnych? 5. Jakie są różnice pomiędzy systemem dziennikowym a systemem bezdziennikowym?


4.3.3. Ćwiczenia Ćwiczenie 1

Ustal wewnętrzny obieg informacji: rząd I – w systemie dziennikowym, rząd II – w systemie bezdziennikowym, dla przedstawionej sytuacji: W dniu 01-09-2005 r. wpłynęło do sekretariatu Dyrektora Naczelnego ZS Nr 5 w Poznaniu pismo z Fundacji Talent pismo informacyjne o odbywającej się w dn. 19-20 października olimpiadzie o tematyce ogólnoekonomicznej dla uczniów szkół dla dorosłych. Prześlij w ciągu pięciu dni listę uczniów chętnych do wzięcia udziału w olimpiadzie.


1) zapoznać się dokładnie z ćwiczeniem, 2) ustalić wewnętrzny obieg informacji w podanym systemie.

Wyposażenie stanowiska pracy: – literatura zgodna z punktem 6 Poradnika dla ucznia. 4.3.4. Sprawdzian postępów Tak Nie Czy potrafisz: 1. zdefiniować instrukcję kancelaryjną? 2. omówić elementy składowe i funkcje instrukcji kancelaryjnej? 3. zdefiniować system kancelaryjny? 4. scharakteryzować system dziennikowy? 5. scharakteryzować system bezdziennikowy?


4.4. Łączność organizacyjna 4.4.1. Materiał nauczania

W każdej firmie przygotowywane są narady. Systematycznie przeprowadzane spotkania

ze współpracownikami są środkiem ułatwiającym koordynowanie spraw przedsiębiorstwa, niezawodnym instrumentem sprawnego kierowania działalnością podwładnych oraz zarządzania.

Zebranie to spotkanie kilku lub większej liczby osób, organizowane w celu wypowiadania poglądów, udzielania porad oraz podejmowania decyzji.

Na podstawie obserwacji można stwierdzić, że narady, konferencje czy spotkania zabierają dyrektorowi najwięcej czasu. Jednak są one potrzebne, gdyż dobrze zorganizowane zebranie może przynieść wiele pożytku w postaci zachęty do wysiłku, podniesienia kultury współpracy.

Zebrania różnią się między sobą. Różnice te wynikają z celów oraz doboru i liczby uczestników. Bywają spotkania małe, złożone z kilku lub nawet kilkunastu osób bądź też liczne, w których uczestniczą wszyscy pracownicy albo delegaci, przedstawiciele zainteresowanych resortów, specjaliści. Spośród wielu form zebrań można wyróżnić: odprawę – bierze w niej udział stosunkowo mała liczba osób, przełożony przekazuje pilne

informacje i polecenia wymagające szybkiej realizacji; odprawy trwają krótko i stosunkowo często;

naradę – zebranie pracowników zatrudnionych w wydziale, biurze, departamencie lub jakieś innej jednostce organizacyjnej; celem narady jest przedyskutowanie aktualnych problemów występujących w pracy oraz ustalenie trybu ich rozwiązania i środków realizacji;

seminarium – forma szkolenia mająca na celu zapoznanie pracowników z nowymi technologiami, systemami pracy, przepisami; szkolenie to polega na dyskusji, której podstawą jest uprzednio przestudiowana lektura, kierowaną przez prelegenta;

sympozjum – spotkanie specjalistów z określonej dziedziny, którego celem jest wymiana poglądów na wybrane problemy naukowe i zawodowe.

Oprócz powyższych można wymienić jeszcze: posiedzenia, konferencje, spotkania z indywidualnym interesantem, spotkania towarzyskie.

O wynikach zebrania decyduje przede wszystkim jego treść, a więc referat, dyskusja i postanowienia. Liczy się również sposób jego przeprowadzenia. Oczekiwane efekty zależą zatem od dobrego zaplanowania, przygotowania i zaprezentowania głównego tematu spotkania. Dlatego też rola sekretariatu sprowadza się tutaj do skutecznej organizacji tych zebrań. Powinny one być dokładnie przemyślane i we właściwym czasie rozwiązane. Im liczniejsze zebranie tym staranniejszych wymaga zabiegów.

Szczegółowe informacje można uzyskać od przełożonego, jednak i co do aranżacji miejsca często pozostawia on wolną rękę sekretarce.

A zatem obowiązkiem sekretarki jest: ustalenie celu planowanej konferencji bądź narady i jej tematykę, określenie ilości referatów i koreferatów, ustalenie terminu i miejsca zebrania, porządku obrad, godziny otwarcia i zakończenia, określenie sposobu wykorzystania wyników narady, dokonanie kalkulacji finansowych i zdecydowanie, z jakich źródeł będą pokrywane te

wydatki, zapewnienie obsługi technicznej, zawiadomienie odpowiednich osób o terminie, miejscu narady oraz tematyce,


poinformowanie zainteresowanych, jakie materiały należy przygotować i dostarczyć szefowi,

dopilnowanie, by uczestnicy potwierdzili swoją obecność, zadbanie o poczęstunek podczas spotkania.

4.4.2. Pytania sprawdzające Odpowiadając na pytania sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń. 1. Jakie są obowiązki sekretarki przy organizacji narad, zebrań i konferencji? 2. Jakie znasz rodzaje zebrań? 4.4.3. Ćwiczenia Ćwiczenie 1

W grupach sporządź szczegółowy plan zorganizowania: grupa 1 – konferencji grupa 2 – narady członków zarządu grupa 3 – spotkania ze strategicznym kontrahentem, grupa 4 – posiedzenia kierowników działów.


1) zapoznać się z zadaniem, 2) sporządzić szczegółowy plan zorganizowania podanej kategorii.

Wyposażenie stanowiska pracy: – komputer z dostępem do Internetu, – literatura zgodna z punktem 6 Poradnika dla ucznia. Ćwiczenie 2

Połącz formy zebrań z właściwym sobie opisem. narada

A bierze w niej udział stosunkowo mała liczba osób, przełożony przekazuje pilne informacje i polecenia wymagające szybkiej realizacji

odprawa B

spotkanie specjalistów z określonej dziedziny, którego celem jest wymiana poglądów na wybrane problemy naukowe i zawodowe

seminarium

C

zebranie pracowników zatrudnionych w wydziale, biurze, departamencie lub jakieś innej jednostce organizacyjnej; celem przedyskutowania aktualnych problemów występujących w pracy oraz ustalenie trybu ich rozwiązania i środków realizacji


sympozjum

D

forma szkolenia mająca na celu zapoznanie pracowników z nowymi technologiami, systemami pracy, przepisami; szkolenie to polega na dyskusji, dla której podstawą jest uprzednio przestudiowana lektura, kierowaną przez prelegenta


1) dokładnie zapoznać się z treścią ćwiczenia, 2) połączyć formy zebrań z właściwym opisem.

Wyposażenie stanowiska pracy: – literatura zgodna z punktem 6 Poradnika dla ucznia. 4.4.4. Sprawdzian postępów Tak Nie Czy potrafisz: 1) nazwać rodzaje zebrań? 2) określić obowiązki sekretarki przy organizacji zebrań?


4.5. Korespondencja w sprawach osobowych, finansowych, z kontrahentami przedsiębiorstwa, instytucjami finansowymi, organami administracji rządowej i samorządu terytorialnego

4.5.1. Materiał nauczania

Spośród wielu zadań wchodzących w zakres obowiązków sekretariatu ważne miejsce zajmuje prowadzenie korespondencji. Zajęcie to wymaga nie tylko znajomości poruszanej problematyki i technologii, ale i odpowiedniej formy pisma, szaty graficznej oraz zasad savoir-vivre.

Korespondencję biurową można podzielić na: wewnętrzną (służącą do porozumiewania się wewnątrz przedsiębiorstwa), zewnętrzną (stanowiącą więź między przedsiębiorstwem a otoczeniem; wpływająca

i wychodząca). W zależności od sposobu redagowania pisma można podzielić na:

przewodnie – krótka informacja dołączana do niezrozumiałych dokumentów, listy grzecznościowe – mogą to być gratulacje, podziękowania, kondolencje, itp., informacyjne – zaliczamy do nich: listy reklamowe, zawiadomienia, komunikaty, notatki,

sprawozdania, protokoły, podania, prośby, postanowienia, decyzje, transakcyjne – pociągają za sobą określone skutki prawne, np. zamówienie, manipulacyjne – np. z obietnicami o wygranej.

Ze względu na formę można m.in. podzielić pisma sporządzane na: blankietach specjalnych, blankietach wysyłanych z okazji świąt i rocznic, blankietach korespondencyjnych.

W korespondencji biurowej najczęściej korzysta się z blankietów określonych Polską Normą PN-76/HP-55315. Norma ta obecnie jest tylko zalecana, nie jest już obowiązkowa. Powszechne użycie komputerów spowodowało pewne modyfikacje w zalecanych układach blankietów (tabela 1) (E. Stefaniak-Piasek: Technika pracy biurowej, część 2. WSiP, Warszawa 2003, s. 40). Tab. 1 Typy blankietów korespondencyjnych

TYP

ODMIANA UKŁAD FORMAT NAZWA BLANKIETU

ZASTOSOWANIE

BB1 pionowy A4 BB BB2 pionowy A5

blankiet bezkopertowy, oszczędnościowy

służy do przesyłania nietajnej korespondencji zewnętrznej bez używania kopert

BU1 pionowy A4 BU2 pionowy A5

BU

BU3 poziomy A5

blankiet uproszczony blankiet o uproszczonym układzie graficznym, ograniczonych nadrukach stałych

BZ1 pionowy A4 BZ2 pionowy A5

BZ

BZ3 poziomy A5

blankiet zwykły blankiet powszechnie stosowany o typowym układzie graficznym

BR1 pionowy A4 BR BR2 pionowy A5

blankiet reklamowy blankiet o poszerzonym polu nagłówkowym dla celów reklamowych

Źródło: opracowanie własne.

Pisma można redagować w stylu polskim, zgodnym formalnie z najbardziej popularnym blankietem BZ1, posiadającym stałe elementy w określonych miejscach.


Legenda do rys. 1: A – Nagłówek B – Miejsce na adnotacje o wpływie C – Adres odbiorcy D – Data pisma korespondenta E – Znak pisma korespondenta F – Znak pisma nadawcy G – Data H – Sprawa I – Treść pisma J – Formuła zakończenia K – Podpis L – Załączniki M – Do wiadomości Redagując list w stylu zachodnioeuropejskim, musimy zmienić układ stałych elementów, pisać go w układzie a’linea ze zwiększonym odstępem wierszowym. Główny ciężar formalny przesunięty jest na lewą stronę.

Legenda do rys. 2: A – Nagłówek B – Numer pisma wychodzącego C – Data D – Adres odbiorcy E – Temat sprawy F – Zwrot grzecznościowy rozpoczynający list G – Zasadnicza treść H – Zwrot grzecznościowy I – Nazwa firmy J – Podpis K – Nazwisko osoby L – Załączniki M – Do wiadomości


Rys. 1 Układ pisma w stylu polskim Źródło: I. Kienzler: Praca biurowa i język handlowy: wzory pism, umów i innych dokumentów w języku polskim, angielskim i niemieckim. Wydawnictwo „IVAX”, Gdynia 1999.

A

B C

H

J

D

I

K

L

M

E G F


Rys. 2 Układ pisma w stylu zachodnioeuropejskim Źródło: I. Kienzler: Praca biurowa i język handlowy: wzory pism, umów i innych dokumentów w języku polskim, angielskim i niemieckim. Wydawnictwo „IVAX”, Gdynia 1999

A

B C

D

H

M

G

I

J

K

F

L

E


Sporządzanie poprawnych pod względem merytorycznym oraz formalnym pism wymaga: przedstawienia informacji precyzyjnie i wyczerpująco, jednoznacznego określenia swojego stanowiska, powoływania się na fakty, rzeczowego i zwięzłego przedstawienia swoich argumentów.

Pismo nie powinno zawierać przykrych akcentów. Możemy urazić swojego adresata. Przy odrobinie wyczucia i taktu nawet w najtrudniejszej sprawie pismo może być eleganckie.

Przykłady korespondencji z kontrahentami, instytucjami finansowymi czy organami administracji zobrazowano w przykładach 1–4.

Obecnie można zauważyć tendencję do stosowania w korespondencji form

bezosobowych i strony biernej, a także stosowania zamiast pierwszej osoby liczby mnogiej – pierwszej osoby liczby pojedynczej, co nadaje pismu ton bezpośredni.


Przykład 1. Korespondencja w sprawach osobowych

Zespół Szkół Nr 1 w Oławie ul. Warszawska 67, 45-987 Oława

tel./faks.: (61) 123 87 65

Poznań, 2005–09–15

Aneta Brutkowska

nauczyciel przedmiotów ekonomicznych

w/m

Sprawa: skierowanie na kurs

W związku z uzyskaniem możliwości skierowania naszych nauczycieli na kurs „Tworzenie

stron internetowych” zapraszam Panią do uczestnictwa w tym kursie, odbędzie się on

w dniach od 30–07–2005 r. do 04–07–2005 r. w CDN przy ul. Klonowej 29 w Poznaniu.

Dyrektor ZS Nr 1 w Oławie Robert Runo


Przykład 2. Korespondencja z kontrahentami przedsiębiorstwa Zakład Elektryczny Szczecin, 15–10–2005 r. Zbigniew Równy ul. Goleniowska 24 72-400 Kamień Pom ZE/OZ-15/05

Państwo Piotr i Agnieszka Olejniczak ul. Golczewska 25 72-410 Wysoka Kam

Sprawa: odmowa przyjęcia zamówienia Szanowni Państwo, z przykrością informujemy, że w proponowanym terminie – ze względu na zbyt krótki czas realizacji – nie możemy zrealizować zamówienia nr 25/05 z 10 października br. Mamy nadzieję, że następne nasze transakcje okażą się obopólnie korzystne. Zapraszamy do korzystania z naszych usług w przyszłości.

Z poważaniem Zbigniew Równy


Przykład 3. Korespondencja z instytucjami finansowymi Przedsiębiorstwo Budowlane Police, 27–07–2005 r.

„ELBUD” Sp. z o.o.

ul. Szczecińska 15

72-005 Police

Naczelnik I Urzędu Skarbowego

ul. Drzymały 5

70-785 Szczecin

Sprawa: zwrotu nadpłaty podatku od towarów i usług

Proszę o wypłacenie zwrotu nadpłaty podatku od towarów i usług za miesiąc maj br.

Prośba moja jest uzasadniona tym, iż w obecnej sytuacji gospodarczej dochody osiągane

z prowadzonej działalności gospodarczej są bardzo niskie. Zamrożenie tak znacznej dla firmy

kwoty może przynieść bolesne konsekwencje, utrata płynności może zachwiać pozycję

przedsiębiorstwa na rynku.

W związku z przedstawionymi powyżej argumentami proszę o pozytywne rozpatrzenie mojej

prośby.

Z poważaniem

Prezes

Daniel Olejniczak


Przykład 4. Korespondencja z organami administracji rządowej i samorządu terytorialnego Sklep Urządzeń Sanitarnych Ostrów Maz, 27–10–2005 r. Piotr Dąbrowski ul. Broniewskiego 105 07-300 Ostrów Maz

Prezydent Miasta Ostrów Maz ul. Ostrołęcka 76 07-300 Ostrów Maz

Dotyczy: zwrotu nadpłaty podatku od nieruchomości za lata 1999–2000 Wnoszę o wypłacenie odsetek od wpłat z tytułu nienależnie pobranego podatku od nieruchomości za lata 1999–2000 za lokal położony w Ostrowi Maz przy ul. Małkińskiej 15. Decyzjami Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Ostrołęce z dnia 05 lipca 2005. uznane zostały za nieważne decyzje Prezydenta Miasta Ostrów Maz z dnia 26 lutego 1999 r. i 14 lutego 2000 r. w sprawie wymiaru podatku od nieruchomości za lokal położony w Ostrowi Maz przy ul. Małkińskiej 15. Prezydent Miasta Ostrów Maz decyzją z dnia 15 września 2005 r. umorzył postępowanie w powyższej sprawie i dnia 25 września 2005 r. wypłacił nienależnie pobrany podatek, jednakże bez przysługujących odsetek. Informuję, iż nienależnie zapłacony podatek, w rozumieniu art. 72 § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej, stanowi nadpłatę podatku. Nadpłata ta z kolei podlega oprocentowaniu w wysokości równej wysokości odsetek za zwłokę pobieranych od zaległości podatkowych, przy czym oprocentowanie to, zgodnie z treścią art. 78 § 3 pkt 1 Ordynacji podatkowej przysługuje od dnia powstania nadpłaty. Wobec powyższego wnoszę jak we wstępie pisma.

Z poważaniem Piotr Dąbrowski


Jedną z najczęściej używanych form korespondencji handlowej jest przesyłanie informacji telefaksem. Najlepiej jest wypracować stałą strukturę telefaksu, którą będziemy przechowywać w pamięci komputera. W formie i treści telefaks nie odbiega od listu. Często to samo pismo przesyłane jest faksem i listem.

Większość pism wpływa do firmy w formie przesyłki pocztowej, dlatego ważne jest właściwe adresowanie kopert. Adres na kopercie powinien być taki sam jak w piśmie.

W przypadku kierowania pisma do konkretnej osoby, a zwłaszcza przy przesyłaniu pocztą kurierską, ważne jest zaznaczenie, dla kogo imiennie przeznaczone jest pismo. Wzór poprawnie zaadresowanej koperty zawiera rys. 3.

Rys. 3. Wzór zaadresowanej koperty

Obecnie proces adresowania kopert dzięki firmowym nadrukom i wypisywaniem przez komputery adresów znacznie się usprawnił. Mimo to nadal obowiązują stare zasady – wysłany list musi być czysty, czytelnie zaadresowany i mieć właściwie opłacone porto.

Zaleca się, aby: wpisywać adres równo i czytelnie, używać do adresowania czarnego lub granatowego tuszu, nie ozdabiać kopert niepotrzebnymi znakami graficznymi, dobrze zaklejać kopertę i nie przekraczać jej pojemności.

Charakter listów elektronicznych różni się znacznie od typowych pism handlowych.

Poczta elektroniczna jest czymś pośrednim między zwykłym pismem a rozmową telefoniczną. Wiadomości przesyłane pocztą elektroniczną zawierają jedno lub dwa zdania, przypominają konwersację, są bardziej skrótowe, dynamiczne, czasem nawet dosadne.


Autorzy listów zwracają się do adresatów po imieniu i żegnają się w sposób niekonwencjonalny. Pojawiły się nowe konwencje komponowane z dostępnych na klawiaturze znaków. Na przykład & na końcu listu oznacza „z niecierpliwością czekam na odpowiedź”.

Niektóre programy pocztowe umożliwiają zaawansowane formatowanie tekstów. Programy pocztowe umożliwiają nadawanie wiadomościom tytułów. Tytuł pisma znacznie ułatwia odbiorcy sortowanie wiadomości nadawanych do niego. Do listu przesyłanego pocztą elektroniczną można dołączyć załączniki. Podpis pod listem elektronicznym powinien liczyć nie więcej niż 5–6 linii. Powinno się tam znaleźć imię i nazwisko nadawcy oraz podpis elektroniczny.

Podstawową zaletą poczty elektronicznej jest szybkość przekazu. Po napisaniu wiadomości list umieszczany jest w elektronicznej skrzynce pocztowej w komputerze, w którym znajduje się konto. Przesyłanie wiadomości następuje w dowolnym momencie. Inną korzystną cechą poczty elektronicznej jest automatyczna archiwizacja. Każdy elektroniczny list po opatrzeniu bieżącą datą zapisywany jest na dysku naszego komputera, – co jest bardzo przydatne, gdy wracamy do sprawy po jakimś czasie. Inną zaletą poczty elektronicznej jest możliwość przesłania do konkretnego adresata dowolnego pliku komputerowego. Rozszerzeniem zastosowania poczty elektronicznej są listy dyskusyjne, które łączą respondentów zainteresowanych jakimś tematem, a każdy wysłany list dociera do wszystkich, powiększając w ten sposób wspólną wiedzę.

Należy przeglądać pocztę elektroniczną przynajmniej raz dziennie. 4.5.2. Pytania sprawdzające Odpowiadając na pytania sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń. 1. Jakie znasz rodzaje pism? 2. Jakie rozróżniamy typy blankietów korespondencyjnych? 3. Jak redagujemy pismo w stylu polskim? 4. Jak redagujemy pismo w stylu zachodnioeuropejskim? 4.5.3. Ćwiczenia Ćwiczenie 1

Napisz pismo w układzie blokowym do dyrektora szkoły o zmianę terminu egzaminu poprawkowego.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:

1) napisać pismo w dowolnym stylu, wykorzystując program Microsoft Word, 2) umotywować swoją prośbę, 3) sformatować tekst, stosując następujące parametry: marginesy 2,5 cm, krój Times New

Roman, 12 punktów, interlinia pojedyncza.

Wyposażenie stanowiska pracy: – przykładowe pisma, – komputer z oprogramowaniem Microsoft Office 2000 Pro lub Premium.


Ćwiczenie 2 Korzystając z zasad tworzenia dokumentu korespondencji seryjnej przygotuj zaproszenie

i koperty dla wybranych pracowników szkoły na uroczystość ślubowania I klas odbywającą się w twojej szkole w dn. 26–10–2005 r.

Sposób wykonania ćwiczenia: Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:

1) zaprojektować zaproszenie korzystając z zasad tworzenia dokumentu korespondencji seryjnej, 2) przesłać nauczycielowi projekt zaproszenia faksem bądź pocztą elektroniczną, 3) przygotować koperty dla wybranych pracowników szkoły i odpowiednio je zaadresować.

Wyposażenie stanowiska pracy: – komputer z oprogramowaniem Microsoft Office 2000 Pro lub Premium, – dostęp do Internetu lub faksu. Ćwiczenie 3

Jesteś właścicielem firmy budowlanej, która w związku ze złą koniunkturą przechodzi chwilową utratę płynności finansowej. Zredaguj na komputerze pisma do Urzędu Skarbowego o odroczenie terminu płatności podatku od towarów i usług oraz ZUS o odroczenie terminu płatności składek ZUS.

Sposób wykonania ćwiczenia: Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:

1) napisać pismo w dowolnym stylu wykorzystując program Microsoft Word, 2) brakujące dane ustal dowolnie, 3) umotywować swoją prośbę, 4) sformatować tekst stosując następujące parametry: marginesy 2,5 cm, krój Times New

Roman, 12 punktów, interlinia pojedyncza, pierwszego wiersza akapitu 0,75 cm.

Wyposażenie stanowiska pracy: – przykładowe pisma, – komputer z oprogramowaniem Microsoft Office 2000 Pro lub Premium. 4.5.4. Sprawdzian postępów Tak Nie Czy potrafisz: 1) nazwać rodzaje pism? 2) rozróżnić typy blankietów korespondencyjnych? 3) sporządzić pismo w stylu polskim? 4) sporządzić pismo w stylu zachodnioeuropejskim?


4.6. Dokumenty informacyjne 4.6.1. Materiał nauczania

Pisma informacyjne powinny zawierać wyczerpujące informacje, a jednocześnie być zwięzłe i krótkie. Należą do nich np.: listy reklamowe, zawiadomienia, komunikaty, notatki, sprawozdania, protokoły, podania, prośby, postanowienia, decyzje. Protokół to pismo, które: dokładnie rejestruje przebieg obrad, posiedzeń, kontroli; opisuje treść przemówień, wniosków i uchwał zebrania, sesji, komisji; opisuje działania, czynności i fakty stwierdzone przez pracownika lub grupę pracowników; stwierdza okoliczności, zdarzenia itp.

Elementy składowe protokołu: część wstępna (tytuł i wstęp). W tytule zawarte jest określenie rodzaju protokołu, rodzaju

zdarzenia, stanu, miejscowości, daty oraz godziny. We wstępie podaje się osoby biorące udział, osoby nieobecne, porządek dnia.

część zasadnicza. To dokładne przedstawienie czynności i zdarzeń z uwzględnieniem okoliczności jakie im towarzyszyły. Treść części zasadniczej protokołu może być przedstawiona w formie dosłownej, streszczonej lub uproszczonej;

część końcowa. Zawiera godzinę ukończenia czynności i formułę stwierdzającą zakończenie czynności. Protokół podpisują przewodniczący zebrania i protokolant. Pod treścią protokołu z lewej strony arkusza wymienia się osoby, które otrzymują protokół do wykonania zawartych w nim zadań lub do wiadomości.

Najczęściej są spotykane protokoły: zdarzeń, zebrań i narad, kontrolne, zdawczo- -odbiorcze, przesłuchań, rozpraw.

Sprawozdanie Stanowi relację z przebiegu pewnych wypadków bądź określenie pewnego stanu rzeczy.

Powinno zawierać fakty oraz okoliczności im towarzyszące, które mogą być zweryfikowane. Informacje stanowiące jedynie osobiste poglądy i przypuszczenia nie są sprawozdaniami w ścisłym tego słowa znaczeniu. Są to opinie, wnioski czy też konkluzje (E. Stefaniak-Piasek: Technika pracy biurowej, część 2. WSiP, Warszawa 2003, s. 62.)

Sprawozdania pisemne wykonuje się na formularzach bądź na blankietach korespondencyjnych.

Sprawozdania na formularzach zawierają z góry ustalone pytania, co umożliwia uzyskanie pożądanych wiadomości.

Sprawozdania na blankietach korespondencyjnych są przeznaczone dla jednego odbiorcy. W razie potrzeby opracowuje się sprawozdania stanowiące opis działań o charakterze okolicznościowym, opracowywane zazwyczaj w celu przedstawienia rezultatów badań lub przebiegu wydarzeń, różniące się strukturą. Komunikat

Zawiera bieżące informacje przeznaczone dla osób zainteresowanych. Powinien być podpisany przez osobę reprezentującą organizację, która ten komunikat ogłasza (E. Stefaniak-Piasek: Technika pracy biurowej, część 2. WSiP, Warszawa 2003, s. 62).


Notatka służbowa Forma wewnętrznego przekazywania informacji między komórkami lub pracownikami

firmy. Zawiera zwięzłą relację podaną w prosty, przystępny sposób. W nagłówku umieszcza się datę, wskazanie – dla kogo jest przeznaczona, od kogo pochodzi i jakiego przedmiotu dotyczy. Instrukcja

Pismo określające sposób postępowania z przedmiotem albo zasady wykonywania określonych procedur, poleceń i czynności służbowych. Instrukcja obowiązująca w firmie powinna zawierać sformułowanie zatwierdzam oraz podpis osoby zatwierdzającej (E. Stefaniak-Piasek: Technika pracy biurowej, część 2. WSiP, Warszawa 2003, s. 62).


Przykład 5. Protokół zebrania

Protokół zebrania Rady Pracowniczej Przedsiębiorstwa Produkcyjno-Handlowego „OSKAR” Sp. z o.o.

w dniu 25 lipca 2005 r. Obecni: – Wojciech Długopolski – Dyrektor Naczelny, – Henryk Potulicki – Kierownik Biura Administracyjnego, – pracownicy sekretariatu: Joanna Wawrzyniak, Krystyna Dubaj. Porządek zebrania: 1. Podsumowanie wyników pracy za pierwsze półrocze 2005 r. 2. Plan pracy na drugie półrocze. 3. Sprawy bieżące. Ad 1. Kierownik Działu Administracyjnego podsumował wykonanie planu pracy za pierwsze półrocze oraz zwrócił uwagę na niedociągnięcia, jakie występowały w pracy Sekretariatu. Ad 2. Sekretarka przedstawiła trudności, z jakimi spotyka się w bieżącej pracy. Stwierdziła, że poszczególne działy nie przygotowały należycie pism do ekspedycji, co utrudnia szybkie wysłanie korespondencji. Sekretarka zwróciła uwagę na konieczność zatrudnienia nowego pracownika ze znajomością obsługi komputera. Obecnie tylko jedna osoba obsługuje komputer i w razie jej nieobecności pojawiają się trudności w wysyłce korespondencji.

Protokołowała Przewodniczył Krystyna Dubaj Henryk Potulicki


Przykład 6. Sprawozdanie

Sprawozdanie ze spotkania Dyrektora Zespołu Szkół nr 10 w Bolesławcu Andrzeja Golca

i Prezesa Centrum Handlowego „Pomarańcza” w Bolesławcu Ferdynanda Pazerniaka

Spotkanie odbyło się 27 sierpnia 2005 r. o godzinie 14.30 w Hotelu Novotel w Bolesławcu

Celem spotkania było podpisanie umowy dotyczącej przyjmowania uczniów ZS nr 10 na praktyki zawodowe do Centrum Handlowego „Pomarańcza”. Spotkanie przebiegało w następującym porządku: I. Część oficjalna. 1. Omówienie dotychczasowej współpracy. 2. Przedstawienie propozycji współpracy. 3. Weryfikacja programu praktyk. 4. Podpisanie listu intencyjnego. 5. Wyznaczenie terminu kolejnego spotkania. II. Część nieoficjalna 1. Obiad w hotelu. 2. Pożegnanie. Stała współpraca między firmami przewidziana w podpisanej umowie na najbliższe 3 lata, pozwoli właściwie zaplanować działalność obu stronom i niewątpliwie przyniesie korzyści. Odpowiedzialna za podpisanie umowy ze strony ZS nr 10 Pani Danuta Mierzejewska, a ze strony Centrum Handlowego „Pomarańcza” – Pan Paweł Dąbrowski.


Przykład 7. Komunikat Dyrekcja ZS Nr 5 w Babigoszczy Babigoszcz, 14–04–2005 r.

KOMUNIKAT Nr 5 o wycieczkach organizowanych podczas wakacji

Dyrekcja ZS Nr 5 w Babigoszczy zawiadamia, że podczas tegorocznych wakacji zostaną zorganizowane następujące wycieczki: 1. Wycieczka autokarowa do Londynu w terminie od 10–07–2005 r. do 25–07–2005r. –

całkowity koszt wycieczki wynosi 1700 zł, 2. Wycieczka do Pragi w terminie 01–08–2005 r. do 10–08–2005 r. – całkowity koszt

wycieczki wynosi 750 zł. Zgłoszenia na powyższe wycieczki należy składać do 31–05–2005 r. w dziale kadr. Bliższych informacji udziela dział kadr.

Dyrektor Katarzyna Calik

Przykład 8. Notatka służbowa NOTATKA SŁUŻBOWA dla Pani Elżbiety Bednarczyk nauczyciela ZS Nr 3 w Kozikach sporządzona 31–08–2005 r. przez Dyrektora ZS Nr 3 w Kozikach Proszę o pisemne wyjaśnienie nieobecności na Radzie Pedagogicznej Plenarnej, która odbyła się 26–08–2005 r.

Dyrektor Eugeniusz Ponichtera


Przykład 9. Zawiadomienie Pieczęć Szczecin, 15–09–2005 r.

ZAWIADOMIENIE Niniejszym informujemy, że w dniach od 20–09–2005 r. do 25–09–2005 r. zostanie przerwany dopływ ciepłej wody do mieszkań, w celu umożliwienia konserwacji instalacji. Bardzo przepraszamy za niedogodności z tym związane.

Dyrektor Kazimierz Pokora

4.6.2. Pytania sprawdzające Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń. 1. Co to jest protokół? 2. Z jakich elementów składa się protokół? 3. Jakie znasz rodzaje pism informacyjnych? 4. Czy potrafisz je scharakteryzować? 4.6.3. Ćwiczenia Ćwiczenie 1

Napisz protokół z wywiadówki klasowej, która odbyła się w dn. 05–10–2005 r., której tematem przewodnim było: Jak uniknąć narkomanii w rodzinie?

Sposób wykonania ćwiczenia:

Aby wykonać ćwiczenie powinieneś: 1) napisać pismo w układzie a’linea, wykorzystując program Microsoft Word, 2) sformatować tekst stosując następujące parametry: marginesy 2,5 cm, krój Times New

Roman, 12 punktów, wcięcie pierwszego wiersza akapitu 0,75 cm.

Wyposażenie stanowiska pracy: – komputer z oprogramowaniem Microsoft Office 2000 Pro lub Premium. 4.6.4. Sprawdzian postępów Tak Nie Czy potrafisz: 1. wyjaśnić istotę i elementy składowe protokołu? 2. scharakteryzować pozostałe dokumenty informacyjne? 3. sporządzić pisma informacyjne?


4.7. Pisma handlowe 4.7.1. Materiał nauczania

Pisma handlowe dotyczą wszystkich spraw związanych z transakcją kupna – sprzedaży. Każde pismo wychodzące z firmy jest jej wizytówką. Dlatego sporządzając korespondencję, należy dołożyć wszelkich starań, aby mogła ona reklamować naszą instytucję. Dotyczy to zarówno treści, jak i wyglądu pisma.

W liście handlowym zachowujemy ton uprzejmy i bezpośredni, bez przesadnego ugrzecznienia. Powinny się znaleźć: rzetelna informacja, prawidłowe argumenty, realne propozycje, które można spełnić.

Zapytanie o ofertę (przykład 10)

Ma na celu uzyskanie dokładnych danych dotyczących warunków sprzedaży towaru lub usługi. Często wysyła się zapytanie, aby mieć możność porównania ofert różnych firm. Oferta (przykład 11)

Stanowi propozycję sprzedaży towaru lub usługi. Powinna zawierać : dokładne określenie oferowanego towaru, cenę towaru bądź usługi, warunki płatności, warunki dostawy, termin składania zamówień, termin ważności oferty.

Oferta sporządzana jest według nieco rozluźnionych zasad formalno-merytorycznych. Może być wysyłana np. na blankietach reklamowych – z powiększonym polem nagłówkowym, gdzie umieszcza się informacje o działalności firmy lub reklamowe albo na modnych ostatnio papierach firmowych. Oferty handlowe rozsyłane są także w postaci: ulotek, broszurek, folderów, specjalnie wydrukowanych na okres promocji. Zamówienie (przykład 12)

Jest to zobowiązanie do zakupu towaru przez odbiorcę na warunkach określonych w tym dokumencie. Na zamówienie składa się: określenie zamawianego towaru, żądana ilość, warunki płatności, termin i warunki dostawy towaru.

Potwierdzenie przyjęcia zamówienia sporządza sprzedający towar na formularzu lub blankiecie korespondencyjnym firmowym. Zamówienie i potwierdzenie zamówienia prawnie traktowane jest jako umowa. Awizo

Krótkie zawiadomienie o przygotowanym do odbioru lub wysyłanym towarze. Można je przekazać: faksem, pocztą e-mailem. Zawiadomienie sporządza się na formularzu lub blankiecie korespondencyjnym. Powinno zawierać: termin i miejsce odbioru towaru, datę wysyłki towaru, sposób przesłania, numery dokumentów przewozowych (E. Stefaniak-Piasek: Technika pracy biurowej, część 2. WSiP, Warszawa 2003, s. 83).


Specyfikacja Dokument przekazywany razem z towarem. Stanowi podstawę do wydania lub wysłania

towarów z magazynu i wystawienia faktury, zaewidencjonowania rozchodu w magazynie.

Faktura VAT Stanowi podstawę do zapłaty za towar, którą uiszcza odbiorca. Zazwyczaj wystawia się

ją na gotowych drukach bądź za pomocą obsługiwanego przez firmę programu finansowo-księgowego. Reklamacja (przykład 13)

Dokument sporządzany w przypadku, gdy towar nie odpowiada warunkom zamówienia lub został uszkodzony podczas przesyłki. W reklamacji odbiorca dokładnie przedstawia swoje zastrzeżenia i żądania.

Umowa kupna–sprzedaży

Jest sporządzana na papierze bez nadruku i zawiera: określenie towaru lub usługi, ilość i jakość towaru lub charakter usługi, cenę i wartość, termin, miejsce wykonania, sposób wysyłki towaru lub realizacji usługi, nazwę i adresy odbiorcy i dostawcy, konta bankowe, NIP, REGON, numery telefonu

i faksu, sposób zapłaty należności, kary i odszkodowania, inne, podpisy obydwu ze stron.

List intencyjny

Podpisuje się w przypadku większych i poważniejszych zamówień. Jest pewnym rodzajem jednostronnego oświadczenia woli. List taki sporządza strona oświadczająca wolę i kieruje go do drugiej strony. Istnieje duże zróżnicowanie treści listów intencyjnych, gdyż pisze się je w różnych celach.

Pełnomocnictwo

Jest to upoważnienie, które wydaje się na piśmie w celu stwierdzenia, że dana osoba jest upoważniona do działania w imieniu swego mocodawcy.


Przykład 10. Zapytanie o ofertę Sklep Papierniczy „Kredka” Przecław, 14–03–2005 r. ul. Kosynierów 21 72-005 Przecław tel./faks (091) 311 45 45 SP-14/05

Przedsiębiorstwo Produkcyjno-Handlowe „OSKAR” Sp. z o.o. ul. Klonowica 14 73-789 Szczecin

Sprawa: zapytanie o ofertę Szanowni Państwo! Zwracam się z prośbą o przesłanie pełnej oferty artykułów biurowych oferowanych przez Państwa firmę.

Z poważaniem Właściciel

Klementyna Berezowska


Przykład 11. Oferta

HURTOWNIA ODZIEŻY „DRESIK” S.A. ul. Warszawska 14, 74-678 Lubotyń

tel./faks: (022) 432 56 98

Lubotyń, dn. 07–06–2005 r. DS. –7-06/05

Klub Sportowy „Pomerania” ul. Legionowa 45 03-456 Koszalin

Sprawa: oferta W odpowiedzi na pismo z dn. 02–06–2005 r. informujemy, że obecnie dysponujemy dużą ilością różnorodnej odzieży sportowej dla dzieci i młodzieży. W ofercie posiadamy odzież i obuwie sportowe produkcji polskiej i zagranicznej. Szczegółowe informacje odnośnie rozmiarów i kolorów oraz aktualnych cen znajdują się w załączonym katalogu I cenniku. Zakupiony towar dostarczamy w terminie 7 dni od daty zakupu pod wskazany adres, koszt transportu uzależniony jest od wartości zakupu. Należność za zakupiony towar można regulować gotówką lub przelewem. Oczekując na zamówienie, pozostaję z wyrazami szacunku. Zał.: Z-ca Dyrektora ds. Zbytu 1. Katalog 2. Cennik Przemysław Siedlecki


Przykład 12. Zamówienie

Zespół Szkół Nr 1 w Oławie ul. Warszawska 67, 45-987 Oława

tel./faks: (61) 123 87 65

Poznań, 2005 09 15 SD – 67/05

KSIĘGARNIA „Z NAMI NA CZAS” ul. Fioletowa 4 56-987 Poznań

Sprawa: zamówienie W odpowiedzi na Państwa ofertę z dnia 20–08–2005 r. niniejszym zamawiamy: – G. Borowska „Podstawy rachunkowości” nr kat. 4321 30 szt. – T. Naumiuk „Dowody księgowe” nr kat. 5322 25 szt. – Rachunkowość finansowa przedsiębiorstw nr kat. 6324 20 szt. Proszę o dostarczenie zamówionych książek do końca września br. do sekretariatu szkoły. Należność uregulujemy przelewem z naszego konta w banku Pekao S.A. Nr 24234500002225674000111333 w terminie 14 dni od otrzymania faktury. Główny Księgowy Dyrektor Kamila Przerwa Henryk Kwieciński


Przykład 13. Reklamacja Zespół Szkół Nr 1 w Oławie Poznań, dn. 30–09–2005 r. ul. Warszawska 67 45-987 Oława tel./faks: (61) 123 87 65 SD – 167/05

KSIĘGARNIA „Z NAMI NA CZAS” ul. Fioletowa 4 56-987 Poznań

Sprawa: reklamacja Szanowni Państwo, informuję, że towar dostarczony 26–09–2005 r. nie odpowiada mojemu zamówieniu. Sporządzony został protokół przyjęcia towaru, który wykazał, że otrzymaliśmy inną liczbę książek niż zamawialiśmy, a mianowicie: – G. Borowska „Podstawy rachunkowości” nr kat. 4321 20 szt. – T. Naumiuk „Dowody księgowe” nr kat. 5322 15 szt. – Rachunkowość finansowa przedsiębiorstw nr kat. 6324 30 szt. Liczymy na szybkie wyjaśnienie i załatwienie sprawy.

Z poważaniem

Zał.: Dyrektor Protokół przyjęcia towaru Henryk Kwieciński


4.7.2. Pytania sprawdzające Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń. 1. Jakie znasz rodzaje pism handlowych? 2. Jakie pisma określamy mianem pism handlowych? 3. Czym charakteryzują się typowe pisma handlowe? 4.7.3. Ćwiczenia Ćwiczenie 1

Rozwiąż krzyżówkę. − upoważnienie na piśmie, − stanowi podstawę do zapłaty za towar, − rodzaj jednostronnego oświadczenia woli, − forma płatności, − dokument przekazywany razem z towarem, − dokument stanowiący zobowiązanie do zakupu, − krótkie zawiadomienie o przygotowanym do odbioru towarze, − pismo wysyłane w celu uzyskania dokładnych danych o warunkach sprzedaży, − niezbędny element umowy, − wystawiany, w przypadku gdy towar nie odpowiada warunkom zamówienia, − dokument potwierdzający zawarcie transakcji kupna–sprzedaży.



Aby wykonać ćwiczenie powinieneś: 1) odgadnąć hasła, 2) wpisać hasła w odpowiednie miejsca w krzyżówce, 3) odczytać rozwiązanie krzyżówki.

Wyposażenie stanowiska pracy: – krzyżówka, – literatura zgodna z punktem 6 Poradnika dla ucznia. Ćwiczenie 2

Jesteś właścicielem PUH „BODEX” Sp. z o.o. Wystaw pełnomocnictwo dla swojego kierowcy Andrzeja Pawlaka do odbioru zamówionych towarów.


Aby wykonać ćwiczenie powinieneś: 1) przeczytać uważnie polecenie, 2) przygotować stanowisko komputerowe do pracy, 3) sporządzić na komputerze wymagany dokument, 4) wydrukować i oddać do sprawdzenia nauczycielowi, 5) wyłączyć urządzenia i posprzątać stanowisko pracy.

Wyposażenie stanowiska pracy: – komputer z drukarką, – papier, – literatura zgodna z punktem 6 Poradnika dla ucznia. 4.7.4. Sprawdzian postępów Tak Nie Czy potrafisz: 1) określić istotę i rodzaje pism handlowych? 2) scharakteryzować typowe pisma handlowe? 3) sporządzić typowe pisma handlowe?


4.8. Dokumenty oferty pracy 4.8.1. Materiał nauczania Dokumenty, które wymagane są podczas ubiegania się o pracę to życiorys zawodowy i list motywacyjny. Curriculum vitae (życiorys zawodowy – przykład 14)

Zawiera następujące elementy: dane osobowe, cel, wykształcenie doświadczenie zawodowe, kwalifikacje, języki obce, hobby, inne elementy.

Całość powinna być napisana przejrzyście, z wyraźnie oddzielonymi grupami informacji, nie powinna zawierać więcej treści niż na jedną stronę. Nie zamieszczamy informacji o naszych wymaganiach finansowych, ani planach na przyszłość. Zdjęcie dołączamy na wyraźne życzenie potencjalnego pracodawcy.

Spotykamy się z różnymi formami graficznymi sporządzania curriculum vitae. Trudno oceniać, która forma jest lepsza. Ważne jest, aby zainteresowała potencjalnego pracodawcę. List motywacyjny (przykład 15)

Stanowi pismo uzupełniające curriculum vitae, ale może też występować samodzielnie. Typowe elementy listu motywacyjnego to: dane osobowe, adres firmy, stanowisko, treść, zakończenie, podpis.

List należy zaadresować do konkretnej osoby, która będzie oceniać odpowiedzi. Dlatego warto zadzwonić do firmy składającej ofertę i dowiedzieć się o nazwisko tej osoby. Ważnym elementem jest informacja, której ofert dotyczy nasza odpowiedź (konkretne stanowisko, o które się ubiegamy), ponieważ w ogłoszeniu mogło być kilka propozycji. Zwięźle opisujemy wykształcenie i kwalifikacje zawodowe. Koncentrujemy się na sprawach przydatnych w przyszłej pracy. Ważna jest prezentowana przez nas pewność, że na tym stanowisku damy sobie radę. Nie należy pisać o swoich niepowodzeniach. Staramy przedstawić się w jak najlepszym świetle. Nie wolno pisać źle o poprzednich pracodawcach.

Ciekawe zaprezentowanie się w curriculum vitae i liście motywacyjnym stwarza szansę

na wybranie naszego dokumentu. Nasze dokumenty przekonują osoby odpowiedzialne za selekcję, że rozmowa z ich autorem nie będzie stratą czasu.


Przykład 14. Schemat życiorysu zawodowego

ŻYCIORYS ZAWODOWY lub

CURRICULUM VITAE

Imię i nazwisko: ................................................. Adres: ................................................. Telefon: ................................................. Data urodzenia: ................................................. Języki obce: - ...............................................

- ............................................... (w tym punkcie wpisujemy języki, które znamy i w jakim stopniu) Wykształcenie: data rozpoczęcia i zakończenia nazwa uczelni lub szkoły

kierunek lub specjalność (szkoły winny być wymieniane w odwrotnym porządku chronologicznym i tylko istotne, najważniejsze szczeble) Droga zawodowa: data zatrudnienia od ... do ...

nazwa zakładu pracy zajmowane stanowisko

(zakłady pracy winny być wymieniane w odwrotnym porządku chronologicznym; absolwenci zamiast historii zatrudnienia wymieniają odbyte praktyki) Umiejętności: - .................................................

- ................................................. (w tym punkcie wpisujemy posiadane umiejętności, ukończone kursy itp.) Zainteresowania: - .................................................

- ................................................. (wpisujemy swoje zainteresowania) Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych na potrzeby rekrutacji, zgodnie z ustawą z 29–08–1997 r. o Ochronie Danych Osobowych DzU 1997 nr 133 poz. 883.


Przykład 15. Schemat listu motywacyjnego

NADAWCA

Imię i nazwisko Adres Telefon

Miejscowość, data

ODBIORCA Imię i nazwisko (jeśli znamy) Pełna nazwa firmy (instytucji) Adres

TEKST LISTU Zdanie wprowadzające

(źródło oferty, na jakim stanowisku chcesz pracować) Kilka zdań na temat firmy

(wykaż się znajomością branży, charakteru działalności, atmosfery pracy) Informacje o tobie

(wykształcenie, kwalifikacje, umiejętności, staż pracy, informacja o załączonym cv Konkluzja

(udowodnij pracodawcy, że warto zaprosić cię na rozmowę kwalifikacyjną i wykaż taką gotowość)

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacji

Z poważaniem

Własnoręczny podpis


4.8.2. Pytania sprawdzające Odpowiadając na pytania sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń. 1. Jakie elementy powinny zostać zawarte w CV? 2. Z jakich elementów powinien składać się list motywacyjny? 4.8.3. Ćwiczenia Ćwiczenie 1

Wyszukaj z Internetu, prasy ogłoszenia dotyczące ofert pracy, a następnie z wyszukanych ofert wybierz najbardziej interesującą i napisz odpowiedź (list motywacyjny i życiorys zawodowy).


1) wyszukać z dostępnych źródeł ogłoszenia dotyczące ofert pracy, 2) wybierać najbardziej interesującą propozycję, 3) sporządzić własny list motywacyjny i CV w odpowiedzi na ofertę.

Wyposażenie stanowiska pracy: – schemat listu motywacyjnego i cv, – komputer z dostępem do Internetu, – prasa, – literatura zgodna z punktem 6 Poradnika dla ucznia 4.8.4. Sprawdzian postępów Tak Nie Czy potrafisz: 1) nazwać elementy składowe CV? 2) omówić niezbędne elementy listu motywacyjnego? 3) skonstruować własne dokumenty osobowe?


4.9. Wizerunek pracownika biurowego 4.9.1. Materiał nauczania

Wygląd zewnętrzny sekretarki odgrywa pierwszoplanową rolę w tworzeniu wizerunku firmy. Sekretarka jest tzw. „osobą pierwszego kontaktu”, z którą spotyka się każdy, kto przychodzi do firmy. Tutaj więc powstaje efekt „pierwszego wrażenia”, które ma ogromny wpływ na postrzeganie firmy i jest bardzo trudne do zmiany.

Wygląd zewnętrzny jest jednym z elementów wizerunku sekretarki, na który składają się: ubiór – sprawdza się to, co zawsze wygląda dobrze, nawet po ośmiu godzinach siedzenia;

a mianowicie porządny, z dobrego materiału, świetnie uszyty kostium, niegniotące się spódnice i eleganckie spodnie; nie nadają się dżinsy, legginsy i zbyt krótkie spódniczki;

kolory – mają duży wpływ na estetyczny wygląd garderoby, sekretarka powinna orientować się, jakie kolory proponuje moda, ale powinna też wiedzieć, w jakich kolorach jest jej do twarzy i czy pasują do jej figury;

makijaż – odpowiednio zrobiony nie tylko upiększa twarz, ale i umożliwia ukrycie wrodzonych wad; powinien być uzależniony od pory dnia i okoliczności;

biżuteria – ozdoby nadają ubiorowi estetyczny wygląd, jednak nie ich ilość, ale odpowiedni dobór jest czynnikiem decydującym; ozdoby muszą pasować do stroju, ale być dyskretne – nadmiar ozdób świadczy bowiem o złym smaku;

fryzura – włosy powinny być zawsze zadbane, świeże, starannie utrzymane i dobrze uczesane; sposób ułożenia włosów zależy w dużym stopniu od kształtu twarzy.

Sekretarka swój wygląd zewnętrzny powinna dostosować do atmosfery panującej w firmie oraz warunków pracy, które wymagają długiego siedzenia. Stąd też ubiór sekretarki winien być dopasowany do pełnionej funkcji i wyrażać z jednej strony zawodową skromność, a z drugiej – czystość, świeżość i zadbanie, dające przyjemny, estetyczny wygląd.

Niektóre firmy dokładnie określają, jaki strój obowiązuje w godzinach pracy, ustalają przepisową długość spódnicy i kolor rajstop. Większość jednak pozostawia sekretarce swobodę, licząc na jej własny dobry smak i wyczucie.

Sekretarka zajmuje reprezentacyjne stanowisko, utrzymuje liczne kontakty z ludźmi. Jej postępowanie stanowi podstawę do sformułowania sądu o instytucji. Brak kompetencji, opryskliwość, obojętność nastrajają niekorzystnie klienta czy interesanta. Dlatego też praca na tym stanowisku wymaga: okazania szacunku dla godności człowieka, poszanowania cudzego czasu, uprzejmości, życzliwości, punktualności, opanowania, umiejętności prowadzenia rozmów, umiejętności słuchania, negocjowania, skutecznego komunikowania. 4.9.2. Pytania sprawdzające Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń. 1. Co składa się na wygląd zewnętrzny sekretarki? 2. Co powinien wyrażać strój sekretarki? 3. Jakie cechy osobowe są preferowane na stanowisku sekretarki?


4.9.3. Ćwiczenia Ćwiczenie 1

Opracuj w grupach w formie plakatu wizerunek sekretarki: grupa I – wygląd zewnętrzny, grupa II – cechy osobowe.


Aby wykonać ćwiczenie powinieneś: 1) zastanowić się, co wpływa na wygląd zewnętrzny sekretarki, 2) przemyśleć, w jaki sposób można to zaprezentować, 3) opracować plakat, 4) omówić swoją propozycję na forum klasy.

Wyposażenie stanowiska pracy: – arkusze papieru, – kolorowe kartki, – czasopisma kolorowe, – materiały biurowe, w tym: kolorowe pisaki, klej, nożyczki, – literatura zgodna z punktem 6 Poradnika dla ucznia 4.9.4. Sprawdzian postępów Tak Nie Czy potrafisz: 1) określić elementy składające się na wygląd zewnętrzny sekretarki? 2) nazwać cechy osobowe, jakie powinny charakteryzować pracownika

biurowego?


4.10. Organizacja stanowiska pracy 4.10.1. Materiał nauczania

Miejscem pracy sekretarki jest sekretariat. Jest on usytuowany z reguły bezpośrednio

przed wejściem do gabinetu dyrektora. Urządzając sekretariat, dąży się przede wszystkim do zapewnienia sprzyjających

warunków pracy oraz uwzględnia się wymagania estetyki, mające wpływ na dobre samopoczucie. Na wydajność pracy w biurze mają wpływ warunki materialne, na które składają się: urządzenia łączności wewnętrznej i zewnętrznej, meble biurowe, jak również odpowiednie oświetlenie, klimatyzacja zgodnie z zasadami bhp i ppoż.

Lokal biurowy powinien być przede wszystkim wyposażony w odpowiedni sprzęt i funkcjonalne meble. Meble biurowe powinny stwarzać warunki sprzyjające racjonalnej organizacji pracy, umożliwiać odpowiednie wykorzystanie powierzchni biurowej, dawać możliwość przemeblowania. Ustawienie mebli powinno być funkcjonalne, umożliwiające łatwe przejście od pracy przy biurku do pisania na komputerze. Zapewnia to zestawienie biurka i stolika pod komputer pod kątem prostym, w kształcie litery „L”, przy czym stolik powinien być dostawiony z lewej strony.

Podstawowe wyposażenie sekretariatu obejmuje: biurko z fotelem, telefonem i faksem; stolik komputerowy z komputerem podłączonym do Internetu oraz drukarką laserową; kserokopiarkę wyposażoną w automatyczny podajnik, duplex, sorter i stolik na materiały; szafy biurowe na dokumenty i tablice informacyjne dla pracowników, krzesła dla

interesantów i pracowników, wieszak na ubrania; lodówkę, zlew, automat z ciepłą i zimną wodą albo czajnik.

W sekretariacie na ogół znajduje się część poczekalniowa, gdzie wygodnie może spocząć oczekujący na spotkanie z szefem interesant. Meble powinny być dobrane zgodnie z wymogami ergonomii, tzn. powinny zapewnić optymalne warunki wykonywania pracy.

Ważne jest również ustawienie mebli w sekretariacie. Biurko powinno być ustawione tyłem do drzwi, urządzenia i sprzęt biurowy, przede wszystkim środki łączności powinny być w zasięgu ręki. Sekretarka podnosi słuchawkę lewą ręką i w miarę potrzeby prawą ręką zapisuje przekazane informacje. Nieodpowiednie warunki pracy, wadliwe meble i urządzenia biurowe są przyczyną wielu chorób, np. kręgosłupa. oczu, nerwic.

Jednym z elementów wyposażenia sekretariatu jest biblioteczka podręczna, w której powinien znajdować się podręczny zestaw książek typu: słownik poprawnej polszczyzny, słownik wyrazów obcych, słownik ortograficzny, słownik języków obcych.

Jeśli chodzi o mikroklimat pomieszczeń, to tworzy ją przede wszystkim temperatura i wilgotność powietrza. Temperatura w pomieszczeniach biurowych nie powinna być ani za wysoka, ani za niska. Zbyt wysoka temperatura powoduje ospałość, znużenie; a zbyt niska uniemożliwia wykonywanie pracy. W pomieszczeniach biurowych wilgotność powietrza powinna wynosić od 40 do 80%, poza tym powinny być zainstalowane specjalne urządzenia wentylacyjne zapewniające stały dopływ powietrza.

W pracy biurowej muszą być jednak przestrzegane wszystkie przepisy bhp, które mają zastosowanie w danym biurze.


W szczególności stanowisko pracy powinno charakteryzować się: uniwersalnością i elastycznością, tj. możliwością wykonywania na stanowisku wielu

zadań, co jest szczególnie istotne w przypadku stanowiska sekretarki; możliwością dostosowania do indywidualnej sylwetki i potrzeb użytkownika, co powinno

być uwzględnione w momencie zakupu wyposażenia, a także przy zatrudnianiu nowego pracownika; w ramach tego punktu należy uwzględnić różnice w budowie ciała i zasięgu ramion oraz stóp mężczyzn i kobiet;

możliwością zmiany pozycji, aby ograniczyć obciążenie statyczne podczas pracy; ze względu na różnorodność czynności ten aspekt samoistnie spełniony jest na stanowisku sekretarskim pod warunkiem właściwego doboru mebli;

łatwością konserwacji i utrzymywaniem w stanie gotowości eksploatacyjnej; wskazówkami o możliwości ich ograniczenia - w pracy;

jasnością zasad użytkowania przez pracownika i możliwie pełną informacją nt. zagrożeń oraz wskazówkami o możliwości ich ograniczenia – w pracy sekretarskiej dotyczy to w szczególności obsługi komputera i urządzeń elektrycznych.

4.10.2. Pytania sprawdzające Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonywania ćwiczeń. 1. Co składa się na podstawowe wyposażenie sekretariatu? 2. W jaki sposób powinny być rozmieszczone meble w sekretariacie? 3. Czym powinno się charakteryzować stanowisko pracy biurowej? 4.10.3. Ćwiczenia Ćwiczenie 1

Mając do dyspozycji meble, urządzenia i środki techniczne, zorganizuj stanowisko pracy biurowej z uwzględnieniem wymagań ergonomii. Dobierz niezbędne wyposażenie i środki techniczne. Uzasadnij swoje stanowisko i przedstaw funkcjonalność zaprojektowanego stanowiska.


1) zapoznać się z treścią ćwiczenia i wyposażeniem, 2) zaplanować stanowisko pracy zgodnie z wymogami ergonomii, 3) dokonać podziału obowiązków w grupie, 4) zorganizować stanowisko zgodnie z planem, 5) przedstawić zaproponowany pomysł, 6) umotywować swój wybór.

Wyposażenie stanowiska pracy: – meble biurowe niezbędne do wykonania ćwiczenia, np. biurko, krzesło, – urządzenia, np.: komputer, ksero, telefon, – środki techniczne: segregator, zszywki.


Ćwiczenie 2 Jako pracownik sekretariatu masz zaproponować szefowi zakup z dostępnej oferty

pozycji do biblioteczki podręcznej sekretariatu.


1) zapoznać się przedstawioną ofertą książek, 2) odszukać pozycje, które są niezbędne w biblioteczce podręcznej sekretarki, 3) skomponować podręczną biblioteczkę sekretarki.

Wyposażenie stanowiska pracy: – oferta książek. 4.10.4. Sprawdzian postępów Tak Nie Czy potrafisz: 1) określić podstawowe wyposażenie sekretariatu? 2) zorganizować stanowisko pracy do realizacji typowych

prac biurowych zgodnie z wymogami ergonomii?


4.11. Środki techniczne pracy biurowej 4.11.1 Materiał nauczania

Poza typowymi urządzeniami technicznymi, takim jak np.: komputer, faks, telefon, kserokopiarka, czy niszczarka nieodzownymi narzędziami pracy sekretarki są: terminarze

Służą do rejestrowania wszystkich uzgodnionych i planowanych spotkań, narad, podróży, przyjazdów i odjazdów delegacji oraz innych przedsięwzięć angażujących szefa. Terminarz jest prowadzony w kalendarzu biurowym, który powinien być do tego celu odpowiednio przygotowany. notatniki

Służą do notowania poleceń szefa, wyników bezpośrednich i telefonicznych rozmów przeprowadzonych ze współpracownikami i interesantami, a także do sporządzania planów pracy, ewidencji, narad. środki do przechowywania dokumentów

Typowe środki do przechowywania dokumentów to: segregator, skoroszyt, obwoluta, teczka. formularze

Odpowiednio skonstruowane druki, które wypełniane są poprzez wpisywanie informacji, co pozwala na zaoszczędzenie czasu. skorowidze

Urządzenie pomocnicze znacznie ułatwiające odszukiwanie zgromadzonych informacji. pomocniczy sprzęt biurowy

Obejmuje takie przybory jak: papier, dziurkacz, zszywacze przybory do pisania. W pracy biurowej może być także wykorzystywany dyktafon – urządzenie do

nagrywania głosu. Służy przede wszystkim, do rejestracji przebiegu zebrań, dyktowania korespondencji czy nagrywania rozmów telefonicznych.

Urządzeniem, które zostało wyparte przez komputer, a które można spotkać jeszcze w wielu sekretariatach jest maszyna do pisania.

Praca sekretarki wymaga sprawnej organizacji, dlatego również pomoce i urządzenia techniczne i biurowe są niezwykle istotne w jej codziennej pracy. 4.11.2. Pytania sprawdzające Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń. 1. Jakie urządzenia biurowe i środki techniczne są niezbędne do pracy w sekretariacie? 2. Do czego służą poszczególne urządzenia i środki techniczne? 4.11.3. Ćwiczenia Ćwiczenie 1

Szef polecił Ci sporządzić listę zakupu niezbędnych środków technicznych do sekretariatu.


Aby wykonać ćwiczenie powinieneś: 1) zaproponować środki techniczne niezbędne do pracy w sekretariacie, 2) sporządzić listę zakupów.


Wyposażenie stanowiska pracy: – oferta materiałów biurowych, – komputer, – drukarka, – papier, – literatura zgodna z punktem 6 Poradnika dla ucznia. Ćwiczenie 2

Uzupełnij tabelę, przyporządkowując odpowiednie środki techniczne do podanych opisów. Środki techniczne: skorowidz, dziurkacz, dyktafon, formularz, obwoluta, notatnik, terminarz, maszyna do pisania. Opisy środków technicznych: − Urządzenie pomocnicze ułatwiające odszukiwanie zgromadzonych informacji. − Typowe środki do przechowywania dokumentów. − Odpowiednio skonstruowany druk. − Urządzenie, które zostało wyparte przez komputer, a które można spotkać jeszcze

w wielu sekretariatach. − Pomocniczy sprzęt biurowy. − Służy do rejestrowania wszystkich uzgodnionych i planowanych spotkań, narad oraz

innych przedsięwzięć angażujących szefa. − Służy do notowania poleceń szefa, wyników bezpośrednich i telefonicznych rozmów

przeprowadzonych ze współpracownikami i interesantami, a także do sporządzania planów pracy, ewidencji, narad, itd.

− Urządzenie do nagrywania głosu. Tabela do wypełnienia:



Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:

1) zapoznać się ze środkami technicznymi, 2) zapoznać się z opisem środków technicznych, 3) dobrać opisy do odpowiednich środków.

Wyposażenie stanowiska pracy:

– karteczki z nazwami środków technicznych, – karteczki z opisem środków technicznych, – literatura zgodna z punktem 6 Poradnika dla ucznia. 4.11.4. Sprawdzian postępów Tak Nie Czy potrafisz: 1) nazwać niezbędne urządzenia biurowe i środki techniczne

stosowanew pracy biurowej? 2) obsługiwać urządzenia biurowe?


5. SPRAWDZIAN OSIĄGNIĘĆ TEST PISEMNY – TEST WYBORU INSTRUKCJA DLA UCZNIA 1. Przeczytaj uważnie instrukcję. 2. Podpisz imieniem i nazwiskiem kartę odpowiedzi. 3. Zapoznaj się z zestawem zadań testowych. 4. Test pisemny zawiera 20 zadań i sprawdza Twoje wiadomości z zakresu organizacji

pracy biurowej. 5. Udzielaj odpowiedzi tylko na załączonej karcie odpowiedzi. Wskaż tylko jedną

odpowiedź prawidłową. W przypadku pomyłki należy błędną odpowiedź zaznaczyć kółkiem, a następnie ponownie zakreślić odpowiedź prawidłową.

6. Pracuj samodzielnie, bo tylko wtedy będziesz miał satysfakcję z wykonanego zadania. 7. Kiedy udzielenie odpowiedzi będzie Ci sprawiało trudność, wtedy odłóż jego

rozwiązanie na później i wróć do niego, gdy zostanie Ci wolny czas. 8. Na rozwiązanie testu pisemnego masz 40 minut. Zestaw pytań testowych

1. Sekretariat to komórka organizacyjna o charakterze:

a) merytoryczno-usługowym, b) usługowym, c) merytorycznym, d) wszystkie odpowiedzi są nieprawidłowe.

2. Znajomość struktury organizacyjnej pozwala sekretarce: a) usprawnić obieg dokumentów, b) usprawnić łączenie rozmów telefonicznych, c) usprawnić rozpoznawalność dokumentów, d) wszystkie odpowiedzi są prawidłowe.

3. Informacja: a) to wiadomość o procesach i zjawiskach zachodzących w otaczającej rzeczywistości, b) jest podstawą podejmowania decyzji, c) to produkt i cel pracy biurowej, d) wszystkie odpowiedzi są prawidłowe.

4. Instrukcja kancelaryjna nie obejmuje: a) przepisów dotyczących trybu postępowania z pismami i aktami, b) postępowania w przypadkach szczegółowych, c) regulaminu pracowni, d) dopuszczalnych form załatwienia sprawy.

5. System bezdziennikowy: a) przyjmuje pisma wpływające nie rejestrując ich, b) rejestruje pisma wpływające w dzienniku kancelaryjnym, c) hamuje sprawny obieg dokumentów, d) jest prosty.


6. Zebranie pracowników zatrudnionych w jakieś jednostce organizacyjnej celem przedyskutowania aktualnych problemów to: a) seminarium, b) odprawa, c) posiedzenie, d) narada.

7. Dobrze sformułowane pismo to: a) dotyczące wielu spraw, b) zrozumiałe, c) zawierające liczne skróty, d) nieakcentujące żadnych treści pisma.

8. Ze względu na sposób redagowania pisma dzielimy na: a) manipulacyjne, b) wewnętrzne, c) okolicznościowe, d) zatytułowane.

9. Treść zasadnicza protokołu może być przedstawiona w formie: a) dosłownej, b) streszczonej, c) rozwiniętej, d) uproszczonej.

10. Formą wewnętrznego przekazywania informacji między pracownikami jest: a) komunikat, b) protokół, c) notatka służbowa, d) instrukcja.

11. Dokumentem stanowiącym zobowiązanie do zakupu towarów przez odbiorcę na warunkach określonych w tym dokumencie jest: a) awizo, b) zamówienie, c) faktura VAT, d) specyfikacja.

12. O czym należy pamiętać przy konstruowaniu listu motywacyjnego? a) podaniu konkretnego stanowiska, o które się ubiegamy, b) skromności, c) koncentrowaniu się na opisie poprzedniego stanowiska, d) przedstawieniu naszych sukcesów i niepowodzeń.

13. Curriculum vitae nie powinno zawierać: a) celu, b) doświadczeń zawodowych, c) planów na przyszłość, d) hobby.

14. Biżuteria to element: a) niedozwolony na stanowisku sekretarki, b) zdecydowanie podkreślany w wyglądzie sekretarki, c) nadający ubiorowi estetyczny wygląd, d) dozwolony, ale świadczący o złym smaku.


15. Przy konstruowaniu stanowiska pracy biurowej nie trzeba uwzględniać: a) przepisów bhp, b) płci, c) gustów pracownika, d) łatwości konserwacji.

16. Terminarz nie służy do: a) rejestrowania planowanych spotkań, b) notowania telefonicznych rozmów, c) rejestrowania uzgodnionych narad, d) notowania delegacji.

17. Jeżeli pismo podpisują dwie osoby, to osoba zajmująca wyższe stanowisko podpisuje się: a) z lewej strony, b) wyżej, c) niżej, d) z prawej strony.

18. Zbiór przepisów wewnętrznych regulujących sposób wykonywania czynności związanych z obiegiem pism to: a) system kancelaryjny, b) regulamin organizacyjny, c) instrukcja kancelaryjna, d) struktura organizacyjna.

19. Pismo zredagowane w stylu polskim jest zgodne z blankietem: a) BZ2 b) BZ1 c) BU1 d) BU2

20. Do elementów formalnych pisma zaliczamy: a) nagłówek, wnioski, podpisy b) nr pisma, rozdzielniki, nagłówek c) nazwa odbiorcy, wprowadzenie, załączniki d) data, uzasadnienie, podpisy.


KARTA ODPOWIEDZI Imię i nazwisko……………………………………………………………………..................... Organizacja pracy biurowej Zakreśl poprawną odpowiedź.

Nr zadania Odpowiedź Punkty

1 a b c d 2 a b c d 3 a b c d 4 a b c d 5 a b c d 6 a b c d 7 a b c d 8 a b c d 9 a b c d 10 a b c d 11 a b c d 12 a b c d 13 a b c d 14 a b c d 15 a b c d 16 a b c d 17 a b c d 18 a b c d 19 a b c d 20 a b c d

Razem:


6. LITERATURA 1. K. Kinel: Technika pracy biurowej. Część 1. WSiP, Warszawa 2003 2. E. Stefaniak-Piasek: Technika pracy biurowej. Część 2. WSiP, Warszawa 2003 3. M. Wiśniewska: Technika biurowa. Wydawnictwo „eMPi2”, Poznań 1997 4. I. Kienzler: Praca biurowa i język handlowy: wzory pism, umów i innych dokumentów

w języku polskim, angielskim i niemieckim. Wydawnictwo „IVAX”, Gdynia 1999 5. I. Kienzler: Wzory korespondencji handlowej i umów w języku angielskim. Świat

Książki, Warszawa 2004 6. J. Wiśniewska: Moja firma. WSiP, Warszawa 1998 7. H. Füschel: Sekretarka – asystentka, kariera, zawód czy powołanie. POLTEXT,

Warszawa 1998 8. E. Piętkiewicz: Asystenka menedżera. Centrum Informacji Menedżera, Warszawa 1995 9. W. Gierz: ABC sekretarki. ODiDK, Gdańsk 1994

Documents

Organizacja pracy biurowej 341[02].Z1.02