Udenrigsministeriet søger sponsorer af beklædning til støttepersonale (chauffører og frivillige) m.m. under FN’s 15. klimakonference i København, 7. – 18. december 2009, COP15. Baggrund Danmark er fra den 7. til den 18. december 2009 værtsland for den 15. årlige konference for de kontraherende parter (Conference Of the Parties, COP15) til FNs rammekonvention om globale klimaforandringer (United Nations Framework Convention on Climate Change, UNFCCC). Det er hensigten, at der på mødet i København skal opnås enighed om en vidtgående aftale om begrænsning af udslippet af drivhusgasser, herunder især CO2. Den danske regerings mål er at skabe så gode rammer for mødet som muligt og sikre et optimalt forhandlingsklima for det hidtil største antal officielle deltagere i et COP møde. Disse delegerede vil bestå af regeringsrepræsentanter for konventionens ca. 180 medlemslande, pressefolk, repræsentanter for internationale organisationer, NGO’er m.fl. Udenrigsministeriet samarbejder tæt med FN om den praktiske planlægning og afholdelse af konferencen i henhold til den værtslandsaftale Danmark og FN har indgået. Med udgangspunkt i miljømæssige ønsker og ånden i FNs klimakonvention vil Udenrigsministeriet arbejde for at opnå det optimale forhandlingsklima ved konferencen i København. Konferencen vil derfor være en naturlig lejlighed for relevante dele af erhvervslivet gennem en eksponering af deres produkter i form af sponsorater at vise, hvorledes de arbejder aktivt med klimavenlighed og andre CSR-hensyn. Udenrigsministeriet ønsker på denne baggrund at tilbyde mulighed for at sponsorere beklædning af chauffører til VIP-kørsel samt gruppen af frivillige under COP15, jf. nedenfor. Med afsæt i klimakonventionen ønsker Udenrigsministeriet, at beklædningen i dens idé, form, materialevalg og produktionsmetoder medvirker til at understøtte formålet med COP15, som er at skabe et nyt og bedre internationalt juridisk instrument til bekæmpelse af uønskede klimaforandringer. Herudover ønskes der samtidig sat fokus på mulighederne for koblingen mellem miljøhensyn og beklædningsbranchen, således at konferencen fungerer som katalysator for beklædning, der kombinerer bæredygtighed, æstetik, funktionalitet og komfort, anskueliggjort for de op mod 12 - 15.000 delegerede og via medierne også for de globale brugere. Opgavebeskrivelse Chauffører

Under COP15 vil delegerede primært blive transporteret ved offentlig transport, men til f.eks. stats- og regeringschefer vil der blive anvendt biler i limousineklasse samt minivans som følgebiler. Disse biler vil blive kørt af civilt klædte ansatte ved politi og forsvar.

Gruppen af chauffører er et af de første indtryk, de VIP-delegerede vil få af Danmark og danskerne. Chaufførernes profil er venlighed, service-minded og professionalisme i deres opgave, kombineret med en nobel og diskret fremtræden. Der vil være tale om såvel kvinder

som mænd. Der bliver tale om en gruppe på op til 600 personer, hvor der ønskes en ensartethed i civile beklædning, som sponsor skal levere.

Frivillige

Der er endvidere behov for synliggørelse af ca. 600 frivillige gennem en nemt genkendelig og ensartet civil påklædning. De frivillige vil arbejde såvel uden- som indendørs i og omkring Bella Center, ved servicedeske i fx lufthavnen, på hoteller, ved trafikknudepunkter -

Beklædningsgenstandene for begge grupper skal udleveres i løbet af november 2009 på et passende sted i Københavnsområdet. Grundlæggende krav til de sponsorerede beklædningsgenstande Nærmere oplysninger om COP15-logoet findes i bilag 3 (designmanualen for logoet) til sponsorkontrakten. Bilag 3 kan fås ved henvendelse til fm. Jakob Faarvang, Udenrigsministeriets pressekontor (jakfaa@um.dk) Til chauffører:

- 600 pæne (fx mørkeblå eller sorte) varme kørejakker (’carcoats’) gerne i åndbart materiale og m. aftageligt COP15 logo på ryggen.

- 1200 hvide, strygefri langærmede bomuldsskjorter - 600 slips i passende farve (m. COP15 logo påtrykt) - 600 stk. handsker

Til frivillige:

600 veste til frivillige. Disse veste vil tydeligt skulle markere de frivilliges funktion, hvorfor de skal kunne spottes på afstand og mellem mange mennesker. Vestene skal trækkes over inden- og udendørstøj, så de skal kunne justeres i bredden. Vestene fordeles på farver som følger:

100 stk. grønne veste med påtrykt COP15logo, der placeres hvor venstre brystlomme normalt sidder.

500 stk. logoblå vestemed påtrykt COP15 hvidt logo, der fylder godt på ryggen samt et mindre COP15logo foran, hvor brystlommen plejer at sidde.

300 udendørs vinterjakker i logo-blå.

1200 stk. poloshirts i logoblå.

600 huer, one size. Sorte eller mørkeblå. Logo påsættes huerne

600 sæt vanter, to herrestørrelser, en damestørrelse. Sort eller mørkeblå.

600 store halstørklæder (med store menes, at halstørklædet kan komme flere gange rundt om halsen eller vikles om hoved og hals)

Tøjet skal være komfortabelt og funktionelt f.eks. ikke let modtagelig for smuds, ikke krøllende (skal kunne puttes i en taske eller lægges fra sig uden bagefter at se håbløst krøllet ud) let og ikke bevægelseshæmmende, behageligt temperaturregulerende.

Fælles krav til beklædningen:

Stangtøj/hyldevarer – almindelige størrelser til herrer og damer.

Sponsor skal stå for at modtage ordre på størrelse af tøj fra brugerne og levere beklædningen på nærmere fastsat adresse (f.eks Bella Center eller Udenrigsministeriet)

Det tillades ikke at tøjet påføres firmalogo. Tøjet kan dog fsva. firmalogo eller tilsvarende firmagenkendelsestegn fremstå i den form, hvori varen sælges på vanlig vis i forretningerne.

Miljøaspektet er grundet konferencens karakter særligt fremtrædende i sponsorpolitikken, og Udenrigsministeriet lægger stor vægt på, at sponsorerne gennem deres produkters livscyklus belaster miljøet og klimaet mindst muligt, jfr. bæredygtighedskravet, som beskrevet i underbilag A. Dette indebærer, at beklædningens miljømærkning bør anbringes diskret fx på indersiden af beklædningen. For nærmere oplysninger henvises til konkurrencebetingelserne. Huer og vanter til delegerede fra ulandene. Endelig ønskes tilbud på levering af ekstra 1.000 varme huer og 1.000 sæt vanter i samme form som huer og vanter til de frivillige, jfr. ovenfor, som vil kunne udleveres, så længe lager haves, til delegerede fra ulandene, der ankommer til Danmark uden sådanne beklædningsgenstande. Sponsors privilegier og rettigheder Sponsor gives som udgangspunkt ikke eksklusivitet på al beklædning. Dog vil der kunne tilbydes eksklusivitet på dele af det samlede leveringsbehov for at sikre ensartethed i fx poloshirts eller veste til de frivillige. Ud fra størrelsen og værdien af de enkelte (del)sponsorater vil sponsorerne blive tilbudt enten et hovedsponsorat eller et begrænset sponsorat. Et eksempel på en begrænset sponsorkontrakt kan ses på (hyperlink). Valget af sponsorkontrakt forhandles mellem valgte sponsorer og Udenrigsministeriet. Sponsor får særlige rettigheder til brug af såvel eget som eventuelt konferencens logo i henhold til det kontraktforslag, jfr. ovenfor. Sponsorer får bl.a. ret til at få et link fra COP15 hjemmesiden til egen hjemmeside. Sponsors logo trykkes i COP15 mødebrochuren. Der må lægges en beskrivende brochure i konferencecentret på et nærmere tildelt sted, hvori den udviste samfundsansvarlighed for historien/visionen og arbejdsprocessen bag beklædningen beskrives. Kommercielle oplysninger må ikke forefindes i materiale i konferencecentret. Der må tilføjes en web-adresse, hvor COP15-delegerede under konferencen og fremefter vil kunne hente mere information om produktet, herunder kommercielle oplysninger.