Ondokuz Mayıs Üniversitesibirimler.omu.edu.tr/files/sgdb/files/eylemplani.pdf · İÇ KONTROL SİSTEMİ EYLEM PLAN 5 Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı

4 İÇ KONTROL SİSTEMİ EYLEM PLANI

Standart Kod No

Kamu İç Kont-rol Standardı ve Genel Şartı

Mevcut DurumEylem Kod No

Öngörülen Eylem veya Eylemler

Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üye-leri

İşbirliği Yapılacak Birim

Çıktı / SonuçTamam-lanma Tarihi

Açıklama

KOS1 Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır.

KOS 1.1

İç kontrol sistemi ve işleyişi yöneti-ci ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklen-melidir.

Üniversitemizde iç kontrol çalışmaları 29.12.2008 tarih ve 20253 sayılı Rektörlük Makamı Olur'u ile başlatılmıştır. Yine 30.12.2013 tarih ve 1849 sayılı yazı ile de Üniversitemizde iç kontrol geliştirme ve revize çalışmaları başlatılmıştır. Sahiplenme ve desteğin sağlanması bakımından üst yönetimi bilgilendirme toplatı-ları yapılmış olup ayrıca “Kamu İdarelerinde Risk Yönetimi, Etik Mevzuatı ve Uygulamaları, İç Kontrol Sistemi Oluşturma, İç Kontrol ve Kurumsal Risk Yönetim Sisteminin Oluşturul-ması, İç Kontrol Sistemi Risk Değerlendirmesi, Üniversi-telerde Mali Yönetim ve İç Kontrol Sistemi, İç Kontrol ve İç Kontrol Sistemi Eylem Planı” eğitim ve bilgilendirme toplan-tıları yapılmıştır.

KOS1.1.1

İç kontrol sistemi ve işle-yişinin sahiplenmesi ve desteğinin sürdürülmesi amacıyla belirli periyotlar-da eğitim ve toplantılar ve-rilmeye devam edilecektir.

Üniversite Üst Yöneti-mi, SGDB

Genel Sek-reterlik, PDB

Düzenlene-cek eğitim ve toplantılara ait değerlendirme raporları.

31.12.16

5İÇ KONTROL SİSTEMİ EYLEM PLANI

Standart Kod No

Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı


Öngörülen Eylem veya Ey-lemler




Açıklama


KOS 1.2

İdarenin yöne-ticileri iç kont-rol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdır.

İç kontrol sistemi eği-tim ve çalışmalarında üst yönetim ve birim yöneticilerinin katılımı sağlanmıştır. "İç Kont-rol ve Kurumsal Risk Yönetim Sisteminin Oluşturulması Eğitimi"-ne Rektör ve Rektör Yardımcıları ile birim yöneticileri, "İç Kontrol Sistemi Risk Değer-lendirmesi Eğitimi"ne ise Rektör Yardımcıları ve birim yöneticileri katılmışlardır.

KOS1.2.1

İç kontrol sistemi ve standart-larının bilinmesi, uygulamada personele örnek olunmasının sürekliliğini sağlamak amacıyla üst yönetim ve birim yönetici-lerinin sürekli bilgilendirilmesi ve düzenlenecek seminer ve eğitimlere katılımının sağlanma-sına devam edilecektir.

Üniversite Üst Yöneti-mi; SGDB

Genel Sek-reterlik, Birim Yö-neticileri

Düzenlene-cek seminer ve eğitimlere ait sonuç ve değerlendirme raporları, bun-ların sayısı.

31.12.16


Standart Kod No







Açıklama


KOS 1.3

Etik kurallar bilin-meli ve tüm faali-yetlerde bu kural-lara uyulmalıdır.

Etik İlkeleri ve İş Etik Kurulu Yönergesi ile Üniversitemiz etik kuralları belirlenmiş ve OMÜ web sayfasında yayınlanmaktadır. İş Etik Kurulu, OMÜ Tıbbi Araş-tırmalar Etik Kurulu ve OMÜ Hayvan Deneyleri Etik Kurulu faaliyete ge-çirilmiştir. Etik ilkeleri ve uygulamaları hak-kında personele eğitim verilmiş olup, etik ilkeler mevcut personele oku-tulup imzalatılmış ayrıca göreve yeni başlayan personele imza karşılığı duyurulmaktadır.

KOS1.3.1

YÖK'ün belirlediği Yükseköğ-retim Kurumları Etik Davranış İlkeleri esas alınarak OMÜ Etik İlkeleri ve İş Etik Kurulu Yö-nergesi güncellenecek ve tüm personelimize ve öğrencilerimi-ze duyurulacaktır.

OMÜ Üst Yönetim

İş Etik Kurulu

OMÜ Etik İlke-leri ve İş Etik Kurulu Yöner-gesi ve duyuru yazıları

31.12.2015

KOS1.3.2

Üniversitemizde yürütülen tüm faaliyet, karar ve işlemlerde etik ilkelere uygun hareket edilmesi ve tüm personel tarafından etik ilkelerin bilinirliğinin sağlanması amacıyla belirli zamanlarda se-miner ve eğitimlerin verilmesi-ne devam edilecek olup, diğer hizmetiçi eğitimlerin içeriklerine etik eğitimi dersi konulacaktır.

Üniversite Üst Yöneti-mi, PDB

İş Etik Ku-rulu, Birim Yöneticileri

Eğitim ve Se-minerler, bun-ların raporları ve sayısı.

31.12.2016

KOS1.3.3

Yürütülen tüm faaliyet, iş ve işlemlerle ilgili yapılacak mü-racaatların Üniversitemiz Etik Kurullarında değerlendirilmesi sağlanacaktır.

Üniversite Üst Yöne-timi

İş Etik Kurulu

Yapılan başvu-ru sayıları ve değerlendirme sonuçları

31.12.2016


Standart Kod No







Açıklama


KOS 1.4

Faaliyetler-de dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır.

2009-2013 dönemi 1. Stratejik Plan uygulanmış olup, 2014-2018 dönemine ait 2. Stratejik Planı yürürlükte olup Stratejik Plan OMÜ web sayfasında, Performans Programı, Bütçe, Birim ve İdare Faaliyet raporları SGDB web say-fasında yayınlanmaktadır. Ayrıca her yıl ilk altı aylık bütçe uygula-ma sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler kamuoyuna açıklan-maktadır. Üniversitemiz faaliyetleri ile ilgili yönetmelik, yönerge, çalışma usul ve esaslarına ilişkin Senato ve Yönetim Kurulu kararları OMÜ web sitesinde yayınlanmaktadır.İlk atama ile göreve başlayan personele asalet tasdik edildikten sonra birim yöneticilerince “Yemin Belgesi” ve “Etik Sözleşmesi” im-zalatılmakta ve dosyalanmaktadır.Akademik ve idari personelimiz sonu 0-5 ile biten yıllarda genel mal bildirimi, özel durumlarda ise bir ay içerisinde beyan vermek-tedir.

Makul güvence sağlanmış olmakla birlikte uygulamanın sürekliliği sağlanacak-tır.


Standart Kod No







Açıklama


KOS 1.5

İdarenin perso-neline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranıl-malıdır.

Atama ve terfi işlemleri yasal mevzuat hükümlerine uygun ola-rak yürütülmektedir.

Bu genel şartla ilgili kurumumuz-da yeterli güvence sağlanmak-tadır.

Üniversitemiz etik ilkeleri mevcut olup yürütülen faaliyet, iş ve iş-lemlerde etik davranış kurallarına uyulmaktadır.

KOS1.5.1

Adil ve eşit davranışlarla ilgili olarak yapılacak müracaatların Üniversitemiz Etik Kurullarında değerlendirilmesi sağlanacaktır.

Üniversite Üst Yöne-timi, İş Etik Kurulu

PDBEtik Değerlen-dirme Rapor-ları

31.12.16

Başbakanlık Genelgesi kapsa-mında birimlerimizce Hizmet Standartları Tablosu hazırlanarak duyurulmuştur.

KOS1.5.2

Birim Hizmet Standartları Tablolarının güncellenmesi, birim internet sayfasında ve birimde herke-sin görebileceği panolara asılması sağlanacaktır.

Birim Yöne-ticileri


Hizmet Standartları Tablosu

31.12.15


Standart Kod No







Açıklama


KOS 1.6

İdarenin faaliyet-lerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olma-lıdır.

İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgelerin doğru, tam ve güvenilir olması açısından alınan idari kararlar, yapılan mali kontrol-ler bulunmaktadır. (Kurul Kararları, Komisyon Kararları, Onay İşlemle-ri, Harcama Birimleri ve Mali Hiz-metler Birimi tarafından yapılan Ön Mali Kontrol, Ödeme Belgeleri Üzerinde Yapılan Kontrol gibi)

Üniversi-temizde iç kontrol sisteminin kurulumu sağlandıktan sonra, fa-aliyetlere iliş-kin süreçler, iş akışları, risk değer-lendirmeleri ve kontrol faaliyeti ile ilgili dokü-mantasyon ve prosedür-ler ile bilgi, belge ve dokümanlar sistematik olarak yöne-tilecektir.


Standart Kod No







Açıklama

KOS2Misyon, organizasyon yapısı ve görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurul-malı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır.

KOS 2.1

İdarenin misyonu yazılı olarak belirlen-meli, duyurul-malı ve perso-nel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır.

Üniversitemiz misyon ve viz-yonu, Stratejik Plan çalışmaları esnasında yüzyüze görüşme-ler ve anketler yoluyla katılımcı bir şekilde belirlenmiş olup, Üniversitemiz web sayfasında yayınlanmaktadır.

KOS2.1.1

OMÜ personeline kurum misyonun daha fazla bi-linmesi ve benimsetilmesi amacıyla paydaş anketi düzenlenecektir.

SGDBTüm Birim-ler

Paydaş Anketi Sonuçları

31.12.15

KOS 2.2

Misyonun ger-çekleştirilme-sini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanım-lanmalı ve duyurulmalıdır.

Birimlerin ve alt birimlerin gö-rev tanımları Kamu İç Kontrol Otomasyon Sistemi (KİOS) üzerinden tanımlanmıştır.

KOS2.2.1

Gerekli güncellemeler ya-pılarak birimlere ait web sitelerinde yayınlanması sağlanacaktır.

BİDBTüm Birim-ler

31.12.15


Standart Kod No







Açıklama


KOS 2.3

İdare birimlerin-de personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildi-rilmelidir.

Tüm birimlerde görev yapan personele ilişkin görev dağılım-ları KİOS otomasyon sistemi üzerinden tanımlanmıştır.

KOS2.3.1

Görev tanımlarının tüm perso-nele, açık ve anlaşılır şekilde yazılı olarak verilmesi sağlana-caktır.

Birim Yöne-ticileri, Birim İç Kontrol Görevlileri

SGDBGörev Tanım Formları

31.12.15

KOS 2.4

İdarenin ve bi-rimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı ola-rak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir.

Üniversitemizin ve birimlerin teşkilat şe-maları mevcuttur.

KOS2.4.1

Üniversitemiz teşkilat yapısı yılda bir kez değerlendirilerek birimlerin ve idarenin teşkilat şemalarının güncellenmesi sağlanacaktır.

SGDBTüm Birim-ler

Güncellenen Teşkilat Şema-ları

31.12.16

Devlet Teşkilatı Veri Tabanı bilgi-lerine göre düzenleme yapılacaktır.

KOS 2.5

İdarenin ve bi-rimlerinin orga-nizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini göste-recek şekilde olmalıdır.

Üniversitemiz ve bi-rimlerin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde mevcut olup gerek görüldükçe güncelleme yapılmak-tadır.



Standart Kod No







Açıklama


KOS 2.6

İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesin-de hassas gö-revlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır.

Üniversitemiz hassas görev belirlenmesine ilişkin çeşitli çalışmalar yapılmış ancak bu tanımlamaya ilişkin literatürde yeterli bilgiler bulunamadığın-dan hassas görev tanımları yapılamamıştır.

KOS2.6.1

Kamu İç Kontrol Rehbe-rinde belirtilen kriterler de dikkate alınarak hassas görev tanımları belirlene-cektir.

SGDB

OMÜ Üst Yönetim, Birim Yö-neticileri

Hassas Görev Tanımları

31.12.16

KOS 2.7

Her düzeyde-ki yöneticiler verilen görev-lerin sonucu-nu izlemeye yönelik me-kanizmalar oluşturmalıdır.

Üniversitemizde yöneticiler verdikleri görevlerin kontro-lünü, SGB.net evrak dokü-mantasyon sisteminden evrak takibi ve hiyerarşik kontroller ile sağlamaktadır.

Yeni kurulan Elektronik Belge ve Ar-şiv Yönetim Sistemin-den (EBYS) evrak takibi yapılmasına devam edile-cektir.


Standart Kod No







Açıklama

KOS3Personelin yeterliliği ve performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve ge-liştirilmesine yönelik önlemler almalıdır.

KOS 3.1

İnsan kaynak-ları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yöne-lik olmalıdır.

İnsan kaynakları yönetimi, OMÜ İnsan Kaynakları Performans Yönergesi doğrultu-sunda Üniversitemizin amaç ve hedeflerinin gerçekleştirilmesine yönelik yürütülmek-tedir.

Üniversitemiz amaç ve hedef-leri doğrultusunda yılda bir kez OMÜ İnsan Kaynakları Per-formans Yönergesi işleyişinin değerlendirilmesi yapılacaktır.

PDB SGDBDeğerlendirme Raporu

31.12.16

KOS 3.2

İdarenin yönetici ve personeli gö-revlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır.

Hizmetiçi Eğitim Yö-nergesi hazırlanarak yürürlüğe konulmuş-tur.

KOS3.2.1Yönetici ve personele görev alanları ile ilgili hizmetiçi eğitim ve diğer eğitimler verilecektir.

PDBGenel Sek-reterlik

Eğitim Semi-nerleri ve Ka-tılan Personel Sayısı

31.12.16

KOS 3.3

Mesleki ye-terliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir.

Akademik persone-lin atanma ve yük-selmelerinde OMÜ Akademik Yükselme ve Atanma Kriterleri dikkate alınmaktadır.İdari personel için görevde yükselme-un-van değişikliği eğitim-leri ve sınavları ihtiyaç dahilinde yapılmak-tadır.



Standart Kod No







Açıklama

KOS3Personelin yeterliliği ve performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliş-tirilmesine yönelik önlemler almalıdır.

KOS 3.4

Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesin-de liyakat ilke-sine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulma-lıdır.

OMÜ İnsan Kaynakları Per-formans Yönergesi yürürlüğe girmiş ve performans değer-lendirmesi bu Yönergede belirlenen kriterlere göre yılda bir defa yapılmaktadır.


KOS 3.5

Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belir-lenmeli, bu ihtiyacı gide-recek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenme-lidir.

Hizmetiçi Eğitim Yönergesi hazırlanarak yürürlüğe konul-muştur.

KOS3.5.1

Personelin eğitim ihtiya-cını gidermeye yönelik faaliyetler yıllık olarak planlanacak, eğitim faali-yetleri düzenli bir şekilde yürütülecek ve güncelle-necektir.

PDBBirim Yö-neticileri

Hizmetiçi Eğitim Planı ve Programları

31.12.16


Standart Kod No







Açıklama

KOS3Personelin yeterliliği ve performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve ge-liştirilmesine yönelik önlemler almalıdır.

KOS 3.6

Personelin yeterliliği ve per-formansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendir-me sonuçları personel ile görüşülmelidir.

OMÜ İnsan Kaynakları Performans Yönergesi yürürlüğe girmiş ve performans değerlen-dirmesi bu Yönergede belirlenen kriterlere göre yılda bir defa yapılmaktadır.


KOS 3.7

Performans değerlendirme-sine göre perfor-mansı yetersiz bulunan perso-nelin performan-sını geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gös-teren personel için ödüllendir-me mekanizma-ları geliştirilme-lidir.

OMÜ İnsan Kaynakları Performans Yöner-gesinde performansı yetersiz olan perso-nelin performansını geliştirmeye yönelik alınacak önlemler belirlenmiştir.

KOS3.7.1

Performans değerlendirme son-rasında üst üste 2 (iki) değer-lendirme sonucu “beklentilerin çok altında” ve “beklentinin altında” olan çalışanlar için ge-lecek yıl içinde, eksik bulunan kriterlere ilişkin eğitim program-ları uygulanacaktır.

PDB Yapılan Eğitim Programları Sayısı

31.12.16

OMÜ İnsan Kaynakları Performans Yönerge-sinde ödüllendirme-ye ilişkin hususlar yer almaktadır.

KOS3.7.2

OMÜ İnsan Kaynakları Perfor-mans Yönergesinde ödüllen-dirme mekanizması yeniden değerlendirilecektir.

OMÜ Üst Yönetim

PDB

OMÜ İnsan Kaynakları Performans Yönergesi

31.12.15


Standart Kod No







Açıklama


KOS 3.8

Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevle-re atanma, eğitim, perfor-mans değer-lendirmesi, öz-lük hakları gibi insan kaynak-ları yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belir-lenmiş olmalı ve personele duyurulmalıdır.

OMÜ Akademik Değerlendir-me Kriterleri ve OMÜ İnsan Kaynakları Performans Yö-nergesi yürürlüğe konularak personele duyurulmuştur.



Standart Kod No







Açıklama

KOS4Yetki Devri: İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır.

KOS 4.1

İş akış süreçle-rindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyu-rulmalıdır.

OMÜ KİOS Sistemi üzerinden iş akış şemaları ile bunlara ilişkin imza ve onay mercileri belirlenmiştir.

KOS4.1.1İş akış süreçleri tüm personele duyurulacak ve gerekli güncel-lemeler yapılacaktır.

Birim Yöne-ticileri, Birim İç Kontrol Görevlileri

SGDBKİOS İş Akış Şemaları

31.12.15

KOS 4.2

Yetki devirleri, üst yönetici tara-fından belirlenen esaslar çerçeve-sinde devredilen yetkinin sınırla-rını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlen-meli ve ilgililere bildirilmelidir.

OMÜ İmza Yetkileri Yönergesi hazırlana-rak yürürlüğe konul-muş ve personele duyurulmuştur.


KO 4.3

Yetki devri, dev-redilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır.

OMÜ İmza Yetkileri Yönergesi bu şartı karşılamaktadır.



Standart Kod No







Açıklama


KOS 4.4

Yetki devre-dilen perso-nel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır.

OMÜ İmza Yetkileri Yönergesi bu şartı karşılamaktadır.


KOS 4.5

Yetki devredi-len personel, yetkinin kulla-nımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devre-dene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi ara-malıdır.

OMÜ İmza Yetkileri Yönerge-sinde bu şarta ilişkin düzenle-me bulunmaktadır.

KOS4.5.1

Yetki Devri Onayında Yetki Devrinin Süresi, Sınırları ve hangi periyotlarla yetki devralanın geri dönüş sağlayacağı hususlarına yer verilecektir.

Genel Sek-rekterlik

Tüm Birim-ler

Yetki Devri Onayı

31.12.16


Standart Kod No







Açıklama

RD5Planlama ve Programlama:İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır.

RD 5.1

İdareler, misyon ve vizyonlarını oluştur-mak, stratejik amaç-lar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlamalıdır.

2009-2013 dönemi 1. Stratejik Plan uygulanmış olup, 2014-2018 dönemine ait 2. Stratejik Planı yürürlüktedir.


RD 5.2

İdareler, yürütecek-leri program, faali-yet ve projeleri ile bunların kaynak ih-tiyacını, performans hedef ve gösterge-lerini içeren per-formans programı hazırlamalıdır.

Üniversitemiz Performans Programı, Maliye Bakanlığınca yayınlanmış olan Performans Programı Hazırlama Rehbe-ri'nde belirtilen usul ve esaslar çerçevesinde hazırlanmakta-dır.


RD 5.3

İdareler, bütçelerini stratejik planları-na ve performans programlarına uy-gun olarak hazırla-malıdır.

Üniversitemiz bütçesi Stratejik Plan ve Performans Progra-mında belirlenmiş olan amaç ve hedefler doğrultusunda hazırlanmaktadır.



Standart Kod No







Açıklama


RD5.4

Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlamalıdır.

Harcama yetkilile-rinden Performans programı hazırlama sürecinde Stratejik plandaki amaç ve he-defler doğrultusunda birimlerinin öncelikli hedeflerini belirleme-leri istenmekte kurum öncelikli hedefleriyle eşleştirilerek kurum performans programı hazırlanmaktadır.

Performans programında tüm sorumlu birimlerin harcama yet-kilileri ile yılda bir kez değerlen-dirme toplantısı yapılacaktır.

OMÜ Üst Yönetim

SGDBToplantı Ra-poru

31.12.16

Performans Programında belirlenen hedefler ile bunların gerçekleş-me durumu karşılaştırıla-rak hedefler ve gerçek-leşmeler arasında ortaya çıkan sapmaların nedenleri değerlendiri-lecek ve so-run çözümü-ne yönelik önlemler alınacaktır.

RD 5.5

Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedefle-rine uygun özel hedefler belirle-meli ve persone-line duyurmalıdır.

RD.5.4 Genel Şartı kapsamında değerlendiri-lecektir.


Standart Kod No







Açıklama


RD 5.6

İdarenin ve birim-lerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır.

Üniversitemiz hedefleri Stratejik Plan ve Performans Programlarında ölçülebilir, ulaşılabilir ve belli dönemleri kapsayacak şekilde tespit edi-lerek uygulanmaktadır.

RD.5.4 Genel Şartı kapsamında de-ğerlendirilecektr.

RD6Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi: İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir.

RD 6.1

İdareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedefleri-ne yönelik riskleri belirlemelidir.

Kurumumuzda Kontrol Ortamı oluşturma çalış-maları tamamlan-dıktan sonra bu genel şarta ilişkin değerlendirme yapılacaktır.

RD 6.2

Risklerin gerçek-leşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir.

Risk belirleme ça-lışmaları tamam-landıktan sonra bu genel şarta iliş-kin değerlendirme yapılacaktır.

RD 6.3

Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluşturulma-lıdır.

RD 6.1 ve RD 6.2 genel şartları tamamlandıktan sonra değerlen-dirme yapılacaktır.


Standart Kod No



Öngörü-len Eylem veya Eylemler



Çıktı / Sonuç

Ta-mam-lanma Tarihi

Açıklama

KF7Kontrol stratejileri ve yöntemleri: İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır.

KF 7.1

Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, onayla-ma, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetki-lendirme, gözetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır.

Üniversitemiz Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esasları mevcut olup her yıl değerlendirilerek gerekli güncellenemeler yapıl-maktadır.

Kurumumuzda Kontrol Ortamı ve Risk Değerlendirme Bileşenlerine ait çalışmalar tamam-landıktan sonra bu genel şarta ilişkin değerlendirme yapılacaktır.

KF 7.2

Kontroller, gerekli hallerde, işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri de kapsamalıdır.

Üniversitemiz hedeflerine ve sü-reçlerine ait riskler tespit edildikten sonra kontrol stra-teji ve yöntemleri belirlenecektir.

KF 7.3

Kontrol faaliyetleri, varlıkla-rın dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını kapsamalıdır.

Üniversitemizin varlıklarının korunmasına yönelik mev-zuat çerçevesinde kontrol tedbirleri uygulanmaktadır. Kütüphane varlıklarının kontro-lü otomasyon sistemi barkod yöntemiyle sağlanmaktadır. Üniversitemizde, kadrolu ve özel güvenlik birim personeli çalıştırıl-maktadır. Ayrıca birimlerimizin bir kısmı güvenlik kamera sistemle-riyle izlenmektedir.

Süreç bazlı risk-ler belirlendikten sonra risklere karşı kontrol faaliyetleri geliştirilecektir.


Standart Kod No







Açıklama


KF 7.4

Belirlenen kont-rol yönteminin maliyeti bek-lenen faydayı aşmamalıdır.

Risklere karşı kontrol yönteminin belirlenme-sinde bu genel şarta ilişkin de-ğerlendirme yapılacaktır.

KF8"Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi: İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır."

KF 8.1

İdareler, faali-yetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler be-lirlemelidir.

Üniversitemiz faaliyet-leri ile mali karar ve işlemlerini ilgili mev-zuat çerçevesinde yürütmektedir.

KF8.1.1

Üniversitemiz faaliyetleri ile mali işlemlerine ilişkin karar ve işlemlerine yönelik ihtiyaç duyulan prosedürler tespit edilecektir.

OMÜ Üst Yönetim

Hukuk Müşavirliği, SGDB

Tespit Rapor-ları

31.12.16

İhtiyaç duyulan pro-sedürlerin tespitinden sonra bun-ların oluş-turulmasına ilişkin süreç belirlene-cektir.


Standart Kod No






Çıktı / Sonuç

Ta-mam-lanma Tarihi

Açıklama

KF8"Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi: İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır."

KF 8.2

Prosedürler ve ilgili doküman-lar, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygu-lanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır.

Üniversitemiz faaliyetleri ile mali işlemlerine ilişkin karar ve işlemlerine yönelik ihtiyaç du-yulan prosedürlerin tespitinden sonra bu genel şarta iliş-kin değerlendirme yapılacaktır.

KF 8.3

Prosedürler ve ilgili doküman-lar, güncel, kapsamlı, mevzu-ata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır.

KF8.1 ve KF8.2'ye göre bu genel şar-ta ilişkin değerlen-dirme yapılacaktır.

KF9Görevler ayrılığı:Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulan-ması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır.

KF 9.1

Her faaliyet veya mali ka-rar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir.

Muhasebe Yetkilisi, Harcama Yetkilisi ve ön mali kontrol yet-kilisi ve görevlileri ile muhasebe inceleme, kayıt ve onay işlemleri görevleri farklı kişilerce yapılmak-tadır.

Personel görev tanımlamaları ve dağılımları kapsa-mında bu genel şar-ta ilişkin değerlen-dirme yapılacaktır.


Standart Kod No







Açıklama

KF9Görevler ayrılığı:Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulan-ması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır.

KF 9.2

Personel sayı-sının yetersiz-liği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygula-namadığı idare-lerin yöneticileri risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri alma-lıdır.

RD6.1 ve KF9.1'e göre bu genel şarta ilişkin değerlendir-me yapıla-caktır.

KF10 Hiyerarşik kontroller:Yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir.

KF 10.1

Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürek-li bir şekilde uygulanması için gerekli kontrolle-ri yapmalıdır.

K.F.8. stan-dardına göre bu genel şarta ilişkin değerlendir-me yapıla-caktır.


Standart Kod No






Çıktı / Sonuç

Ta-mam-lanma Tarihi

Açıklama

KF10 Hiyerarşik kontroller:Yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir.

KF 10.2

Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve onayla-malı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli tali-matları vermelidir.

Birim yöneticileri, personele verdiği görevleri SGB.net sistemi üzerinden ve yönetsel olarak takip etmektedir.

Süreçler üzerinden risklerin tespiti ve bunlara uygun kontrol faaliyeti ge-liştirildikten sonra bu genel şarta iliş-kin değerlendirme yapılacaktır.

KF11 Faaliyetlerin sürekliliği: İdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır.

KF 11.1

Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen neden-lere karşı gerekli önlemler alınmalıdır.

Birimlerde yürütülen faaliyetlerin sürekliliğini sağlamak üzere birim yöneticileri tarafından yedekle-me, birimiçi rotasyon gibi önlem-ler alınmaktadır.

KF11.1.1

Görev tanım formunda personelin çeşitli ne-denlerde görevden ayrılışların-da yerine bakacak personel belirtilecek ve ilgili perso-nellere tebligat ya-pılacaktır.

Tüm Birim-ler, Birim İç Kontrol Görevlileri

PDB

Görev Tanım Form-ları

31.12.15

Yeni bilgi sistemle-rine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile ilgili yapılması gereken hizmetiçi eğitimler KOS 3.2 Genel Şartı kapsamında değer-lendirilecektir.


Standart Kod No







Açıklama

KF11 Faaliyetlerin sürekliliği: İdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır.

KF 11.2

Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görev-lendirilmelidir.

Üniversitemizde faa-liyetlerin sürekliliğini sağlamak bakımından gereken hallerde mevcut personel ya-pısı ve hiyerarşik yapı dikkate alınarak kamu personel mevzuatı hü-kümlerine göre vekil personel görevlendi-rilmektedir.


KF 11.3

Görevinden ayrı-lan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlama-sı ve bu raporu görevlendiri-len personele vermesi yönetici tarafından sağ-lanmalıdır.

Görevinden ayrılan personel tarafından doldurularak yeni görevlendirilen perso-nele verilmek üzere Devir Teslim Raporu hazırlanmış ve tüm bi-rimlere duyurulmuştur.

KF11.3.1

Görev tanım formunda; göre-vinden ayrılan personelin devir teslim raporu düzenleyeceği ve devir teslim raporu verme-den ayrılışının yapılmayacağı belirtilecek ve yeni gelen personele tebliğ edilecek gö-rev tanım formuna bu raporda eklenecektir.

Birim Yöne-ticileri

SGDB

Görevden Ayrılan Perso-nele Ait Devir Teslim Raporu

30.06.15


Standart Kod No






Çıktı / Sonuç

Ta-mam-lanma Tarihi

Açıklama

KF12 Bilgi sistemleri kontrolleri: İdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir.

KF 12.1

Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belir-lenmeli ve uygulanmalıdır.

Bilgi sistemlerinin sürekliliği ve istem dışı zararlara karşı da ko-runabilmesi amacı ile yedekleme ve süreklilik politikaları yürütül-mektedir. Sistemlerin, monoton olarak uygulanan yedekleme iş-lemlerinin yapılması yeterli görül-memiş, politika güncellenmiştir. Yedekli veriler ile son halleri rastlantısal zaman aralıklarında karşılaştırılmalı maddesi politika-ya eklenmiştir. Bu sayede eski verilere erişim yapılıp değişiklik olup olmadığı tespit edilmektedir. Ayrıca Linux ve Windows sunucu sistemlerinde sıkılaştırma işlemi-ne gidilmiş, sunucular daha izole hale getirilmiştir.

KF12.1.1

Üniversitenin Bilgi Güvenliği Politikası belirle-necek ve buna bağlı olarak Bilgi Güvenliği Ekibi-nin oluşturulması sağlanacaktır.

BİDB

Bilgi Gü-venliği Politi-kasının oluştu-rulması Bilgi Gü-venliği ekibinin oluştu-rulması

31.12.15

KF 12.2

Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konu-sunda yetkilendirmeler yapıl-malı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak me-kanizmalar oluşturulmalıdır.

Üniversitemizde kullanılan bilgi sistemlerinine yapılan veri ve bil-gi girişi ile görevlendirilen perso-nelin erişim yetkilendirilmesi ve hata usulsüzlüklerinin önlenmesi için gerekli çalışma ve kontroller yapılmaktadır.

KF12.2.1

Bilgi Sistemleri-ne sızma testleri uygulanarak, görülen zafiyet-lerin giderilmesi için, sunucu ve yazılım tarafın-da önlemlerin alınması sağla-nacaktır.

BİDB

Zafiyet Testi Rapor-ları

31.12.15


Standart Kod No







Açıklama

KF12 Bilgi sistemleri kontrolleri: İdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir.

KF 12.3

İdareler bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmalar geliştirmelidir.

"Bilg İşlem Daire Baş-kanlığı bünyesinde yeni geliştirilmekte olan OMÜ PORTAL uygu-laması ile tüm bilgi sistemlerinin tek bir çatı altında yönetimi ve takibi yapılacak şekilde planlanmış ve ön altyapı çalış-maları yapılmıştır. Bu platform altına bilgi sistemlerinin parça parça entegrasyonu yapılmaktadır."

KF12.3.1Üniversiteye ait tüm yazılımlar tek bir çatı altında toplanacaktır.

BİDB

Omü Portal Uygulaması-nın İlerleme Raporu

31.12.15


Standart Kod No






Çıktı / Sonuç

Tamam-lanma Tarihi

Açıklama

Bİ13Bilgi ve iletişim: İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır.

Bİ 13.1

İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsa-yan etkili ve sü-rekli bir bilgi ve iletişim sistemi olmalıdır.

Üniversitemizde; "Veri Tabanı ve Bilgi Yönetim Sistemleri, Web Sayfası, E-posta sunucu-su, Öğrenci İşleri Otomasyonu (UBS), Personel İşleri Otomasyon Sistemi, Belge Yönetim Sistemi (SGB.NET), Kütüphane Yazılımı Sistemi, Hastane Bilgi Yönetimi Sistemi, Elektronik Bilgi Yönetim Sistemi (EBYS), Öğretim Eleman-larının Çalışmalarının Tutulduğu Kişisel Veri Tabanı Sistemi, 5651 sayılı İnternet Hizmetini Düzenle-yen Kanun Gereği Trafik Kaydının Tutulduğu ve Saklandığı Yazılım Sistemi (LogSign), Güvenlik Du-varı Yazılımı (SonicWall) ve Sunu-cusu, Antivirüs ve Antispam Yazı-lımları (WebRoot ve Kaspersky), Birim ve İdare Faaliyet Raporu Hazırlama Otomasyonu Sistemi, Proje Yönetim Ofisi Otomasyon Sistemi, Güvenlik Kamera Siste-mi, Kamu İç Kontrol Otomasyon Sistemi (KİOS)" kullanılmaktadır.



Standart Kod No






Çıktı / So-nuç

Tamam-lanma Tarihi

Açıklama


Bİ 13.2

Yöneticiler ve personel, gö-revlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ula-şabilmelidir.

Üniversitemize ait kurumsal bilgiler ve mevzuat, OMÜ web sayfası ve kullanılan bilgi oto-masyon sistemleri içerisinde güncel olarak yer almaktadır.

Bu genel şartla ilgili kurumu-muzda yeterli güvence sağlan-maktadır.

Bİ 13.3

Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anla-şılabilir olmalıdır.

Bilgiler, bilgi yönetim sistemleri üzerinden yürütülmekle birlikte oluşturulan tüm bilgilerin doğ-ru, güvenilir ve kullanışlılığının tam olarak sağlanabilmesi için mevcut durumda iyileştirmeler yapılması ihtiyacı mevcuttur.

Oluşturulan süreçler ve iş akışları üzerinde risklerin tespiti ve bunlara ilişkin kontrol faaliyetlerinin geliştirilmesi so-nucu bilginin üretilmesi, başka birimlere aktarılması, bilginin kullanılması ve arşivlenmesin-de karşılaşılabilecek mevcut aksaklıklar tespit edilerek bunların önüne geçilmesi sağ-lanacaktır.

Bİ 13.4

Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve büt-çenin uygulan-ması ile kaynak kullanımına iliş-kin diğer bilgi-lere zamanında erişebilmelidir.

Yöneticiler ve ilgili personel, performans programına SGDB web sayfasından ulaşabilmekte, bütçenin uygulanması ve kay-nak kullanımına ilişkin bilgilere Maliye Bakanlığınca oluşturulan e-bütçe, HYS, KBS gibi diğer bilgi sistemlerden ulaşabilmek-tedir.



Standart Kod No






Çıktı / Sonuç

Ta-mam-lanma Tarihi

Açıklama


Bİ 13.5

Yönetim bilgi sistemi, yöneti-min ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebi-lecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanma-lıdır.

Üniversitemizde Bİ 13.1'de belirti-len bilgi sistemleri mevcuttur.

Yönetimin ne tür bilgilere ihtiyaç duyabileceği-nin tespiti için Üniversitemiz genelinde ihtiyaç analizi yapıla-caktır.

BİDBTüm Bi-rimler

31.12.16

Yapılacak çalışmalar so-nucunda bu genel şarta ilişkin de-ğerlendirme yapılacaktır.

Bİ 13.6

Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçeve-sinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir.

Stratejik Plan ve Performans Programlarında belirtilen amaç ve hedefler Üniversitemiz web anasayfası ve SGDB web sayfa-sında personele duyurulmaktadır.

Bİ13.6.1

Yöneticilerin beklentilerini karşılayacak personel gö-rev tanım ve sorumluluklar personele tebliğ edilecektir.

Birim Yö-neticileri, İç Kontrol Birim Görev-lileri

SGDB

Görev Tanım Formu Tebli-gatları

31.12.15

Bİ 13.7

İdarenin yatay ve dikey ileti-şim sistemi personelin değer-lendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamalıdır.

Tüm birimlerde şikayet ve öneri kutuları bulunmakta ve çalışanlar şikayet ve önerilerini bu kutulara bırakabilmektedirler.

Bu genel şartla ilgili kurumumuz-da yeterli güvence sağ-lanmaktadır.

OMÜ Web sitesinde tüm perso-nele ait telefon rehberi bulun-maktadır.

Bİ13.7.1

OMÜ Web site-sinde bulunan telefon rehberi-nin sürekli gün-celliği sağlana-caktır.

BİDB

OMÜ Web Telefon Rehberi

31.12.15


Standart Kod No






Çıktı / So-nuç

Tamam-lanma Tarihi

Açıklama

Bİ14 Raporlama:İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır.

Bİ 14.1

İdareler, her yıl, amaçları, hedefleri, stra-tejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve performans programlarını kamuoyuna açık-lamalıdır.

OMÜ 2014-2018 Stratejik Planı ve yıllık Performans Programı OMÜ web anasayfası/SGDB web sayfasında yayımlanmak-tadır.


Bİ 14.2

İdareler, bütçele-rinin ilk altı aylık uygulama sonuç-ları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini ka-muoyuna açıkla-malıdır.

5018 sayılı kanun gereği her yıl ilk altı aylık bütçe uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler OMÜ web anasayfa-sı/SGDB web sayfasında yayın-lanarak kamuoyuna duyurulmak-tadır.


Bİ 14.3

Faaliyet sonuç-ları ve değerlen-dirmeler idare fa-aliyet raporunda gösterilmeli ve duyurulmalıdır.

5018 sayılı kanun kapsamında birimlerce hazırlanan birim faali-yet raporları konsolide edilerek her yıl Üniversitemiz idari faa-liyet raporu olarak düzenlen-mekte ve OMÜ web anasayfası/SGDB web sayfasında yayınla-narak kamuoyuna duyurulmak-tadır.



Standart Kod No






Çıktı / Sonuç

Ta-mam-lanma Tarihi

Açıklama

Bİ14 Raporlama:İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır.

Bİ 14.4

Faaliyetlerin gözetimi amacıy-la idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, birim ve perso-nel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendiril-melidir.

Üniversitemizde yatay ve dikey raporlama yapılmakta; ancak belli kurallara bağlanmış yazılı bir belgeye dayanmamaktadır.

Bİ14.4.1

Üniversitemiz birimlerinde ne tür raporlamanın yapıldığı ve han-gi raporlamalara ihtiyaç duyuldu-ğu, bu raporla-maların nerelere verileceği konu-sunda çalışmalar yapılacaktır.


Birim Yö-neticileri

Çalışma Rapor-ları

31.12.16

Yapılacak çalışmalar so-nucunda bu genel şarta ilişkin de-ğerlendirme yapılacaktır.

Bİ15Kayıt ve dosyalama sistemi: İdareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır.

Bİ 15.1

Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi kapsamalıdır.

Üniversitemiz kayıt ve dosyalama işlemleri Başbakanlık Genelgesi ve Yükseköğretim Üst Kuruluş-ları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı'na göre yürütülmektedir. Ayrıca Maliye Bakanlığı SGB.net evrak sistemi kullanılmakta olup, 01.01.2015 tarihi itibari ile Elektronik Belge Yönetim Sistemi kullanıma girecektir.



Standart Kod No






Çıktı / So-nuç

Tamam-lanma Tarihi

Açıklama


Bİ 15.2

Kayıt ve dosyala-ma sistemi kap-samlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel ta-rafından ulaşıla-bilir ve izlenebilir olmalıdır.

Kayıt ve dosyalama işlemleri otomasyon sistemi ve evrak üzerinden mevuzata uygun ve güncel olarak yapılmaktadır.


Bİ 15.3

Kayıt ve dosya-lama sistemi, kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlamalıdır.

Üniversitemiz kayıt ve dosya-lama işlemlerinin yürütülmesi esnasında kişisel veri ve bilgile-rin güvenliğini ve korunmasını sağlamaktadır.


Bİ 15.4

Kayıt ve dos-yalama sistemi belirlenmiş stan-dartlara uygun olmalıdır.

Üniversitemiz kayıt ve dosya-lama işlemleri Başbakanlık Genelgesi ve Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğ-retim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı'na uygun olarak yürütülmektedir.



Standart Kod No






Çıktı / Sonuç

Ta-mam-lanma Tarihi

Açıklama


Bİ 15.5

Gelen ve giden evrak za-manında kaydedilmeli, stan-dartlara uygun bir şekilde sınıflandırılmalı ve arşiv siste-mine uygun olarak muhafaza edilmelidir.

Gelen ve giden evrakların kay-dedilmesi, standartlara uygun olarak sınıflandırılması ve arşiv-lenmesi işlemleri Başbakanlık Genelgesi ve Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Stan-dart Dosya Planı'na uygun olarak SGB.net evrak sistemi üzerinden yürütülmekte olup 01.01.2015 tarihi itibari ile EBYS sistemi kul-lanımına geçilecektir.


Bİ 15.6

İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korun-ması ve erişimini de kapsa-yan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantas-yon sistemi oluşturulmalıdır.

Üniversitemizde kullanılmakta olan arşiv ve dokümantasyon sistemi Başbakanlık Genelgesi ve Yükseköğretim Üst Kuruluş-ları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı'na uygun olarak SGB.net evrak sistemi üzerinden yürü-tülmekte olup 01.01.2015 tarihi itibari ile EBYS sistemi kullanımı-na geçilecektir.



Standart Kod No






Çıktı / Sonuç

Ta-mam-lanma Tarihi

Açıklama

Bİ1616. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi: İdareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır.

Bİ 16.1

Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntem-leri belirlenmeli ve duyurulma-lıdır.

OMÜ web ana sayfasında "Öneri ve Düşünceleriniz" bölümüne gelen bildirimler değerlendiril-mekte ve gerekli işlemler yapıl-maktadır.

Bİ16.1.1

Üniversitemizde personel, öğrenci ve dış paydaşlardan tarafından yapılan şikayet ve önerilerin nasıl değerlendirile-ceğine ilişkin çalışma usul ve esasları belirlenecektir.

Kurumsal İletişim Birimi

OMÜ Üst Yönetim

Çalışma Usul ve Esasları

31.12.15

Bİ 16.2

Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yeterli incelemeyi yap-malıdır.

Bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yeterli inceleme yapılmaktadır.

Bİ16.1 standar-dına göre bu genel şarta ilişkin de-ğerlendirme yapılacaktır.

Bİ 16.3

Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren per-sonele haksız ve ayırımcı bir muamele yapıl-mamalıdır.

Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayı-rımcı bir muamele yapılmamakta ve kimliği gizli tutulmaktadır.

Bİ16.1 standar-dına göre bu genel şarta ilişkin de-ğerlendirme yapılacaktır.


Standart Kod No




Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri

İşbirliği Yapı-lacak Birim

Çıktı / Sonuç

Ta-mam-lanma Tarihi

Açıkla-ma

İ17 İç kontrolün değerlendirilmesi: İdareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir.

İ 17.1

İç kontrol siste-mi, "sürekli izle-me" veya "özel bir değerlendir-me yapma" veya bu iki yöntem birlikte kullanıla-rak değerlendiril-melidir.

Üniversitemiz iç kontrol sisteminin değerlen-dirilmesine yönelik 27.10.2011 tarihli özel bir değerlendirme yapılmıştır. - Mali raporları ve birim faaliyet raporları SGDB’ce konsolide edilerek idare faaliyet ra-poru hazırlanarak Üst Yönetimce değerlendir-mesinden sonra kamuoyuna açıklanmaktadır. - Nakdi ve taşınır varlıklarımız sayılmakta ve muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırılarak tutarlılı-ğı sağlanmaktadır. - Bilgi Edinme Birimince üçüncü şahıslardan gelen şikâyet ve iddiaların araştırılarak sonuç-landırılmaktadır. - Stratejik plan ve performans programında yer alan hedeflerin gerçekleşmelerine ilişkin üçer aylık dönemlerde periyodik raporlamalar yapılmaktadır. - Ön mali kontrol sonucu uygun görülmediği halde harcama yetkilileri tarafındangerçekleştirilen mali işlemlere ilişkin aylık raporların üst yönetici tarafındandeğerlendirilmektedir.- Vergi borçları ve SGK prim borcu, askerlik durumu, güvenlik soruşturması vb. araştırma-lar ile kurumiçi işlemlerin doğrulaması yapıl-maktadır.

İ17.1.1

Taşınmaz Birimi tarafından taşınmazların kayıtları ve de-ğerlerinin tespiti yapıldıktan sonra Muhasebe Birimine bildirilecek ve Muhasebe Birimince muhasebe kayıtla-rına alınacaktır.

OMÜ Üst Yönetimi

İMİDB, SGDB

Muha-sebe Kayıtları, Mali Tablolar

31.12.15

Üniver-sitemizin tüm taşın-mazları-nın muha-sebe kayıtları ve mali tablolarla uygunlu-ğu sağla-nacaktır.


Standart Kod No




Sorum-lu Birim veya Çalışma grubu üyeleri


Çıktı / Sonuç

Tamam-lanma Tarihi

Açıklama

İ17 İç kontrolün değerlendirilmesi: İdareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir.

İ 17.2

İç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntem-lerinin belirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması konusunda süreç ve yöntem belirlenmelidir.

Diğer dört iç kontrol bileşene ilişkin çalışmalar sonucunda iç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin be-lirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması konularında anketler, soru formları, iç ve dış denetim raporları vb.çıktılardan yararlanılarak gerekli süreç ve yöntemler belirlenecektir.

İ 17.3İç kontrolün değerlendirilmesi-ne idarenin birimlerinin katılımı sağlanmalıdır.

Üniversitemiz iç kontrol sisteminin değerlendirilmesine yönelik hazırlanan soru formunu tüm birimlerimizin cevap-landırması suretiyle katılımı sağlanmıştır.

İ17.3.1

İç kontrol sisteminin işleyişi ve yürütülen çalışmalar ile ilgili soru formu/anket hazırlanarak tüm birimlerimizce doldu-rulması sağlanacak, çalışma sonuçları konsolide edilerek Üst Yönetime rapor-lama yapılacaktır.

SGDB

OMÜ Üst Yönetim, Tüm Bi-rimler

İç Kontrol Sistemi Değer-len-dirme Raporu

31.12.15

İ 17.4

İç kontrolün değerlendirilme-sinde, yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınmalıdır.

İ17.3. Genel Şartı kapsamında değerlendirilecektir.

İ 17.5

İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken ön-lemler belirlenmeli ve bir eylem planı çerçevesinde uygulanma-lıdır.

İ17.3 ve İ17.4'e göre bu genel şarta ilişkin değerlendirme yapı-lacaktır.


Standart Kod No






Çıktı / Sonuç

Ta-mam-lanma Tarihi

Açıklama

İ18 İç denetim:İdareler fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyetini sağlamalıdır.

İ 18.1

İç denetim faali-yeti İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen stan-dartlara uygun bir şekilde yürü-tülmelidir.

İç denetim faaliyeti İDKK ta-rafından belirlenen Kamu İç Denetim Rehberindeki esaslar çerçevesinde yürütülmekte ve İç Denetim Birim Başkanlığının ve İDKK'ın iç ve dış denetimi ile standartlara uyum denetlenmek-tedir.

Bu genel şartla ilgili kurumumuzda yeterli güven-ce sağlanmak-tadır.

İ 18.2

İç denetim sonu-cunda idare ta-rafından alınması gerekli görülen önlemleri içe-ren eylem planı hazırlanmalı, uygulanmalı ve izlenmelidir.

İç denetim faaliyetinin bulgu sonuçları İÇDEN Otomas-yon Sistemi üzerinden izlen-mekte ve raporlanmaktadır. Raporlama ve izleme sistemi so-nuçları SGDB tarafından dönem-sel olarak değerlendirilmektedir.

Bu genel şartla ilgili kurumumuzda yeterli güven-ce sağlanmak-tadır.

Documents

Ondokuz Mayıs Üniversitesibirimler.omu.edu.tr/files/sgdb/files/eylemplani.pdf · İÇ KONTROL SİSTEMİ EYLEM PLAN 5 Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı