Upload
wardoyo
View
7.319
Download
8
Tags:
Embed Size (px)
Citation preview
LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN (ON THE JOB TRAINING)
PADA DEPARTEMEN PRONT OFFICE VILLA OMBAK HOTEL
OLEH
NAMA : NASRUDIN NIM : AOE OO7 019 KONSENTRASI : HOTEL DAN RESTAURANT
PROGRAM DIPLOMA III PARIWISATA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS MATARAM
2010
JUDUL LAPORAN : LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN (ON THE JOB TRAINING) PADA DEPARTEMEN PRONT OFFICE VILLA OMBAK HOTEL
Nama Mahasiswa : NASRUDIN
Nomor Mahasiswa : AOE 007 019
Program Studi : DIPLOMA III PERHOTELAN FAKULTAS
EKONOMI UNIVERSITAS MATARAM
Mataram, Januari 2010
Mengetahui, Menyetujui,
HRD Vila Ombak Hotel Dosen pembimbing
( USMAN ) (YOYO WARDOYO, S.Pd)
Mengetahui,
Ketua Program,
( JUNAIDI SAGIR, SE, MBA )
NIP. 1959 122 24 198903 1003
KATA PENGANTAR
Puji sukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT Tuhan Yang Maha Esa
Karean atas limpahan rahmat dan hidayah-Nya, penulis dapat menyelesaikan laporan
praktek kerja lapangan ini dengan tepat waktu. Shalawat dan salam kepada jujungan Nabi
Besar Muhammad SAW yang telah mambawa kita dari alam gelap ke alam yang terang
benderang.
Dalam penyusunan laporan praktek kerja lapangan ini, banyak pihak yang
membantu sehingga lapora ini dapat terselesaikan, oleh karena itu melalui kesempatan
ini, penulis menghaturkan ucapkan terima kasih kepada :
1. Junaedi Sagir, SE, MBA selaku Ketua program studi Diploma III Pariwisata Fakultas
Ekonomi Universitas Mataram.
2. Bapak Drs. Satarudin M.si selaku sekretaris program studi Diploma III Pariwisata
Fakultas Ekonomi.
3. Bapak Yoyo Wardoyo S.Pd selaku Dosen pembimbing dalam penulisan laopran
praktek Kerja Lapangan ini.
4. Bapak Made Mada selaku Room division Manager Villa Ombak Hotel yang telah
banyak memberi bimbingan selama PKL.
5. Bapak Usman, selaku HRD Manager Villa Ombak Hotel yang telah banyak memberi
bimbingan selam PKL.
6. Seluruh staff Villa Ombak Hotel khususnya Front Office Departement yang dengan
senang hati memberi bimbingan selam PKL.
7. Seluruh staff akademik Diploma III Pariwisata dan semua teman-teman yang tidak
bisa penulis sebutkan satu persatu.
8. Hormat dan bakti kepada kedua orang tua saya, yang selalu memberi dorongan dan
semangat.
Penulis menyadari bahwa dalam penullisan praktek kerja lapangan inin masih
banyak kekurangan-kekurangan. Oleh karena iti, penulis mengharapkan kritik dan saran
yang bersifat membangun dari semua pihak. Akhirnya penulis berharap semoga laporan
praktik kerja lapangan ini dapat bermanfaat.
Penulis
DAFTAR ISI
Halaman HALAMAN JUDUL ……………………………………………… i HALAMAN PENGESAHAN ……………………………………... ii KATA PENGANTAR ……………………………………………... iii DAFTAR ISI ………………………………………………………. iv BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang………………………………………
1.2 Tujuan ………………………………………………
BAB II TINJAUAN UMUM
2.1 Sejarah Singkat Hotel Villa Ombak……………………………………..
2.2 Struktur Organisasi Hotel Villa Ombak …………………………………
2.3 Job Description Hotel Villa Ombak ……………………………………..
2.4 Job Specification Hotel Villa Ombak ……………………………………
2.5 Hubungan Antar Bagian ……………………………
BAB III PELAKSANAAN PRALTIK KERJA LAPANGAN
3.1 Data Umum Hotel …………………………………
3.1.1 Bentuk badan usaha villa ombak hotel
3.1.2 Jumlah dan Jenis Kamar ang Tersedia
3.1.3 Jumlah dan Nama Restauran dan Bar
3.1.4 Fasilitas-fasilitas Penunjang Lainnya
3.2 Data Khusus ……………………………………..
3.2.1 Strukture Organisasi Front Ofice Departement Vila Ombak Hotel
3.2.2 Job Discripton Front Office Departement
3.2.3 Recervation System
3.2.4 Room Rack System
3.2.5 Systyme Of Payment
3.2.6 Procedure Of Luggage Handling For Group Arrival(Prosedure
Menghendel Barang Tamu Group )
3.2.7 Group Handling For Group Departure
3.2.8 Registration Sistyme
3.2.9 Hubungan Kerja Front Office Departement Dengan Departement
Lain
3.2.10 Penanganan Surat
Surat(Guest Mail )
3.2.11 Concierge Systim
3.2.12 Telephone Operator
Systim
3.2.13 Macam-Macam
Formulir yang di Gunakan
3.2.14 Fasilitas Kerja yang
digunakan
3.2.15 Information Activities
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan ...............................................................
4.2 Saran .........................................................................
LAMPIRAN ..................................................................................................
DAFTAR GAMBAR
GAMBAR 1: LOBY ............................................................................... GAMBAR 2: POOL ............................................................................... GAMBAR 3: POOL NIGHT VIEW....................................................... GAMBAR 4: BEACH ............................................................................ GAMBAR 5: PRIVATE POOL.............................................................. GAMBAR 6: BEACH BAR VIEW .......................................................
DAFTAR PETA PETA 1: PETA GILI TRAWANGAN ................................................... PETA 2: PETA PULAU LOMBOK ....................................................... PETA 3: PETA TIGA GILI’S ................................................................ PETA 4: PETA SENGGIGI....................................................................
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1: Facsimile Transmission Lampiran 2: Denah Hotel Lampiran 3: Key Summary List Lampiran 4: Transfer Sheet Lampiran 5: Luggage Check Lampiran 6: Fruit Basqet Request Lampiran 7: Cidomo Commission Lampiran 8: Telephone Bill Lampiran 9: paid out Bill Lampiran 10: Transportation Bill Lampiran 11: General Requetion Lampiran 12: Stamp Bill Lampiran 13: Store Room Requestion Lampiran 14: Miscellaneous voucher Lampiran 15: Honey Moaner Voucher Lampiran 16: Dinner Voucher Lampiran 17: Lunch Voucher Lampiran 18: Guide Commission
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Praktek Kerja Lapangan (PKL) atau On the Job Trainning merupaqkan salah
satu kegiatan sekaligus pengenalan terhadap mekanisme / proses kerja pada hotel atau
perusahaan yang di jadikan obyek dalam melakukan praktrek kereja lapangan
lapangan (PKL). Praktek kerja lapangan ini merupakan mata kuliah wajib yang harus
di ikuti oleh mahasiswa D-III Pariwisata, Fakultas Ekonomi,Universitas Mataram
konsentrasi Hotel dan Restaurant sermester VI (enam) dengan syarat sudah mencapai
100 sks,dan memiliki bobot 6 (enam) sks.
Selama mengikuti praktek kerja lapangan ,mahasiswa di haruskan untuk
membuat sebuah laporan praktek kerja lapangan sesuai dengan departemen yang di
ambil pada masing –masing hotel. Berkenaan dengan hal tersebut maka setiap
mahasiswa di tuntut untuk memperhatikan dan benar-bernar mengamati jalannya
operasional pada masing-masing departemen hotel tempat melaksanakan praktek
kerja lapangan selama 3 (tiga) bulan.
Berangkat dari pengertian hotel yang meyebutkan bahwa hotel adalaah suatu
bentuk akopmodasi yang di kelola secara komersial yang menyediakan pelayan
penginapan,pelayanan makan/minum serta fasilitas lainya yang di sediakan untuk
umum denga tujuan mencari keuntungan.Dari pengertian hotel inui dapat kita am bil
gambaran secara jelas bahwa stiap layanan yang ditawarkan oleeh hotel harus
mampu menciptakan dan memberikan kepuasan sekaligus mendatangkan
keuntungan.
Agar hotel dapat memberikan pelayanan yang memuaskan dan menguntungkan
maka dalam struktur organisasi hotel kita mengenal departement-departement hotel
antara lain: Fron Office Departement , House Keeping Departemen, Food &
Beverages Departement,Enginering Depertement, Security Departement, Accounting
Departement, dan Human Resort Departement. Dibentuknya Departement-
Departement hotel tersebut dalam rangka untuk memberikan pelayanan yang
maksimal kepada tamu serta mengantisipasi tingkat keluhan dari tamu-tamu hotel.
Diantara Departement hotel yang memiliki peranan penting dalam kegiatan
operasional hotel adalah Front Office Departement. Front Office Departement adalah
merupakan jantung dari sebuah hotel,dimana Departement ini adalah sumber dari
segala kegietan dan informasi.
Mengingat betapa pentingnya peranan Front Office Departemen, maka pada
kesempatan Praktik Kerja Lapangan ini penulis sangat tertarik untuk mengenal lebih
dekat,sekaligus ingin lebih memahami bagaiman mekanisme operasional kerja Front
Office Depertement dalam sebuah hotel,berdasarkan hal tersebut penulis memilih
Front Office Departement di Villa ombak hotel menjadi tempat melaksanakan
Praktek Kerja Lapangan (PKL).
1.2 Maksud dan Tujuan
1. Memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk dapat mengenal lebih jauh
proses kerja di industri perhotelan.
2. Agar mahasiswa dapat melihat secara langsung proses kerja di industri (dunia
kerja).
3. Memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk mempraktekan apa yang telah
didapat di bangku kuliah.
4. Sebagai wadah untuk melatih kedisiplinan mahasiswa dalam bekerja.
5. Agar mahasiswa dapat secara dini mempersiapkan diri dalam menghadapi dunia
kerja.
6. Memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk meningkatkan profesional
merka sesuai dengan bidang keahlian.
7. Setelah melakukan praktek kerja lapangan mahasiswa dapat membuat laporan
sesuai dengan departemen yang diambil.
BAB II
TINJAUAN UMUM
2.1 SEJARAH SINGKAT BERDIRINYA VILLA OMBAK HOTEL
Hotel Vila Ombak sebelumnya hanya diperuntukan untuk tempat pertemuan
atau tempat peristirahatan para rekanan bisnis dari pemilik hotel dan akhirnya
berkembang menjadi salah satu bisnis akomodasi atau tempat penginapan yang
menjadi salah satu pelengkap dari penunjang sarana pariwisata.
Hotel Vila Ombak berdiri tahun 1997 tepatnya pada awal bulan Juni
tahun 1997, dengan hanya memiliki 12 unit lumbung dan I unit restaurant yang
bekapasitas 50 seat dengan memiliki standard international ( Yang dimaksud
standard international adalah memiliki standard equipment,
service,menu/makanan sesuai dengan hotel yang berlaku ).
Nama Hotel ini sebelumnya bukan Vila Ombak akan tetapi pemiliknya
merencanakan agar nama Hotel ini di sesuaikan dengan areal di mana Hotel ini di
bangun dan akhirnya pada saat itu nama Hotel ini di putuskan bernama “ HOTEL
VILLA KUDA LAUT “ karena berada di salah satu pulau ( Gili ) yang berada di
antara pulau Bali dan Lombok yang di ikuti oleh Gili Meno dan Gili Air.
Nama Vila Ombak di putuskan sebagai nama hotel ini karena pada saat itu
Nama Villa Kuda Laut kurang di kenal dan tamu merasa sebutan tersebut agak
panjang sehingga atas pertimbangan tersebut pemilik hotel ini merubah nama Hotel
Villa Kuda Laut menjadi Hotel Vila Ombak sampai sekarang.
Lokasi Hotel Vila Ombak
Lokasi atau tempat Hotel Vila Ombak adalah di Gili Trawangan,dengan luas
areal keseluruhannya 6 hektar.Untuk masalah tempat Pariwisata atau tempat
kunjungan Wisatawan baik Domistik maupun Manca Negara yang terkenal pada
saat ini adalah selain Pulau Bali yang lebih dikenal dengan Pulau Dewata, dan
Pulau Lombok yang biasanya tempat pariwisata dikenal adalah di Kawasan
Senggigi, tetapi jangan lupa bahwa di Pulau Lombok selain senggigi bahwa ada tiga
Gili yaitu Gili Trawangan, Gili Meno dan Gili Air, ketiga Gili tersebut merupakan
tempat kunjungan Wisatawan dari Domistik maupun Manca Negara terutama Gili
Trawangan, dan beberapa Hotel yang ada di sekitarnya.
Konsep bangunan Hotel yang di miliki oleh Hotel Vila Ombak
bernuansa lumbung dan akhirnya menjadi salah satu maskot bisnis yang dimiliki
oleh para pemilik hotel tersebut.
Mengapa para pemiliki Hotel Vila Ombak memilih konsep bangunan
hotel bernuansa lumbung? ini dikarenakan lumbung merupakan wadah / tempat
penyimpanan padi dan padi merupakan salah satu nilai pokok utama dari bagian
hidup manusia begitu pula lumbung hotel yang dimiliki oleh Hotel Vila Ombak
merupakan salah satu nilai pokok yang menjadi bagian dari ciri khas hotel tersebut.
Tepatnya pada bulan Agustus 1997 Hotel Vila Ombak mulai soft opening
dengan menjalankan operational sesuai standard yang ada pada saat itu dengan
kapasitas 24 kamar dan memperkerjakan 40 orang karyawan.
Planning serta rencana pengembangan yang dimiliki oleh Hotel Vila
Ombak melalui sytem pengembangan bertahap dimana disesuaikan dengan
berkembangnya pariwisata yang ada di Nusa Tenggara Barat pada umumnya dan
Gili Trawangan pada khususnya.
Penambahan fasilitas dan peningkatan service terus dilakukan sehingga Hotel
Vila Ombak semakin lama semakin di kenal dan semakin ramai di kunjungi oleh
para wisatawan baik domistik maupun manca negara.
Kemudian tepat pada tanggal 31 Oktober 1998 Hotel Vila Ombak melakukan
Grand Opening dan sebelum acara puncak dan peresmian Hotel Vila Ombak
melakukan bakti sosial dengan melibatkan seluruh masyarakat Gili Trawangan
untuk membersihkan lingkungan yang di lanjutkan dengan acara peresmian Hotel
Vila Ombak oleh Bapak Bupati Lombok Barat, Drs.H.Mujitahid ( yang menjabat
bupati saat itu )
Acara Grand Opening ini selain di hadiri oleh para pejabat Lombok Barat juga
di hadiri oleh perwakilan – perwakilan dari Travel Agent dan perhotelan dari
wilayah Nusa Tenggara Barat dan Bali. Pada acara ini juga di umumkan dan
sekaligus pembagian hadiah bagi para pemenang open turnamen Vila Ombak Cup I
dan lomba hias cidomo.
Dua tahun setelah Grand Opening Hotel Vila Ombak bukan lagi berstatus
perorangan, melainkan berstatus “ PMA” ( Penanaman Modal Asing) yaitu :
Indonesia & German, sehingga Hotel Vila Ombak pada saat ini sudah dikenal di
Manca Negara terutama di Asia, German dan Italy. Hotel Vila Ombak mengadakan
system Kerja sama dengan Stasiun TV Swasta ( Trans TV) dan dari Luar Negeri
yaitu dari Singapura dengan maksud untuk meliput aktivitas operasional hotel yang
akan disiarkan sesuai dengan jadwal yang sudah ditentukan oleh masing – masing
Stasiun TV tersebut dengan tema Pariwisata.
Dalam sejarah perjalanan operasionalnya Hotel Vila Ombak semakin
melebarkan sayap bisnisnya dengan membangun tambahan kamar hotel dan fasilitas
– fasilitas pendukung lainnya Adapun tahap – tahapan yang dilakukan sebagai
berikut;
TAHAP I :
Tahun 1998, saat ini Hotel Vila Ombak memiliki top management yaitu Hotel
Consultant, Executive Sales and Marketing Consultant dan General Manager yang
kemudian di dukung oleh beberapa departemen sebagaimana hotel – hotel yang
lainnya.
Kemudian pada tahun ini Hotel Vila Ombak menambah pengembangan yaitu
berupa kamar sebanyak 12 unit bungalow, penambahan fasilitas hotel yaitu berupa
VODA (Vila Ombak Diving Academi ) dan Spa & Massage, penambahan fasilitas
yang ada di-kamar baik penambahan sarana informasi & komunikasi yaitu berupa
PABX system dan Computerisasi , penambahan bangunan perkantoran ,
penambahan bangunan tempat tinggal untuk karyawan serta di ikuti oleh
penambahan sumber daya manusia.
TAHAP II :
Dilakukan tahun 1999 dengan melakukan pengembangan dalam penambahan
jumlah kamar sebanyak 12 unit lumbung yaitu type kamar Delux Lumbung Hut,
penambahan fasilitas hotel yaitu I unit kolam renang dengan memiliki konstruksi 3
level , penambahan I unit Pool Bar, penambahan 1 unit Lobby.
TAHAP III :
Dilakukan tahun 2000 dengan membangun sarana computerisasi dengan
mempergunakan sytem jaringan luar yaitu berupa NETWORK dengan
mempergunakan jaringan Hotel System.
TAHAP IV :
Dilakukan tahun 2001 dengan membangun sarana kesehatan yaitu berupa
klinik dan tempat peribadahan untuk karyawan Muslim yaitu Musholla Al-Ikhlas.
TAHAP V :
Dilakukan tahun 2002 berupa penambahan jumlah kamar sebanyak 24 unit
yaitu type kamar Delux Ombak Room ( DOR ) penambahan fasilitas hotel berupa I
unit rumah joglo yang bisa di pergunakan untuk sarana rilex ( santai ) bagi para
tamu hotel kemudian di tambahkan juga dengan fasilitas 1 unit Restaurant yaitu
Beach Restaurant dan 1 unit Bar yaitu Beach Bar.Kemudian pada tahun yang
bersamaan ( 2002 ) dalam melaksanakan tugas Payroll penggajian karyawan sudah
mulai mempergunakan System Link Program dari BCA, cukup karyawan
menyerahkan No. Rekening saja, dan pada saat akhir bulan gaji sudah bisa di terima
melalui ATM BCA.
TAHAP VI :
Dilakukan tahun 2003 adanya beberapa penambahan antara lain :
Penambahan tempat Grill & Pizza
Mengadakan Renovasi atau perbaikan perubahan Bungalow dengan disetting
kamar yang lebih luas dan cantik penampilannya dan juga dengan berbagai
pariasi yang lebih unik bila dibandingkan dengan kamar yang sebelumnya
apalagi atapnya mempergunakan Sirap, jadi kelihatanya lebih bagus daripada
mempergunakan ilalang.
Membuat Lapangan Volly Pantai sebagai fasilitas untuk tamu – tamu yang
menginap di Hotel Vila Ombak.
Adanya Perubahan Garden ( land skip ) dengan mendatangkan Consultan dari
Bali yang sudah berpengalaman di bidang land skip sehingga Garden pada saat
ini lebih bagus dari yang sebelumnya, disamping tamu yang menginap di Hotel
Vila Ombak merasa nyaman dan sejuk, untuk menginap di Hotel Vila Ombak
sehingga banyak yang ingin menambah waktu liburannya di Hotel Vila Ombak
Gili Trawangan.
Membuat pagar keliling areal hotel dengan mempergunakan bambu yang sudah
kering dan diplitur supaya kelihatan lebih mengkilat dan lebih tahan dari
serangga – serangga perusak .
Membuat tempat Musik (Stage) di pantai yang akan digunakan untuk
mengadakan Live Party Vila Ombak atau Pull Moon Party setiap bulan
Perluasan Restaurant di pantai yaitu dengan penambahan pemasangan Biss –
Biss yang gunanya untuk penangkal air laut pasang atau untuk penangkal
apabila terjadi gelombang yang besar.
Membangun Lounge Beach atau tempat penyambutan tamu, apabila tamu baru
datang ke Hotel Vila Ombak.
Membuat Meeting Room dengan kapasitas 80 - 100 orang
Membuat Dining Room
Renovasi Bungalow
Adanya penambahan Lesehan Beach Restaurant yang biasanya dipergunakan
untuk acara Weeding Party.
TAHAP VII
Pada tahun 2007 Hotel Vila Ombak semakin ramai di kunjungi oleh tamu,
baik tamu mancanegara maupun tamu nusantara. Melihat perkembangan kunjungan
wisata yang semakin ramai ini akhirnya pemilik hotel beserta management yang ada
merencanakan penambahan bangunan kamar hotel dan fasilitas
pendukungnya.Kemudian hasil penambahan bangunan kamar hotel ini telah selesai
pada akhir tahun 2008 dengan jumlah 36 kamar dengan type Superior Lumbung
Terrace kemudian salah satu rekan bisnis dari pemilik Hotel Vila Ombak juga ikut
menambah bangunan kamar sebanyak 14 unit yang kemudian pengelolaannya di
serahkan kepada management Hotel Vila Ombak sehingga jumlah kamar Hotel Vila
Ombak sampai saat ini menjadi 110 kamar dengan type – type sebagai berikut;
1.Superior Lumbung Terrace
2.Superior Lumbung Hut
3.Delux Lumbung Hut
4.Delux Family Bungalow
5.Delux Ombak Room
6.Lumbung Beach Cottages
7.Lumbung Seaside Room
TAHAP VIII
Pada akhir tahun 2008 Hotel Vila Ombak membuat bangunan baru yang di
rencanakan sebagai pengganti bangunan lama yang di pergunakan oleh kelinik,Spa
dan Dive Shop
Kemudian bersamaan dengan pembangunan ini Hotel Vila Ombak juga
menambah outlet baru berupa Gallery ( Art shop ) dan Waroeng Bule.kemudian
semua outlet ini di buka mulai Bulan Pebruari 2009.
Kemudian untuk mempermudah para wisatwan yang mau berbelanja dengan
uang cash di outlet ini, management Hotel Vila Ombak mlakukan kerja sama
dengan Bank Mandiri untuk membuat ATM yang dapat di pergunakan oleh semua
tamu yang membutuhkan uang cash.
Pada Bulan April 2009 Hotel Vila Ombak membangun satu outlet tambahan
berupa Satelit Kitchen yang kemudian di buka mulai Bulan Juni 2009 dan di beri
nama “ Walk Side Café“
TAHAP IX
Seiring dengan bertambahnya jumlah kamar serta fasilitas yang ada di Hotel
Vila Ombak pada saat ini maka management Hotel Vila Ombak juga telah
menambah jumlah tenaga kerja serta manager yang akan menudukung kelancaran
operasional hotel sehari – hari.
Sampai saat ini semua department sudah di pimpin oleh manager / head
department.)
Di bidang Food & Beverage Product ( Kitchen ) Hotel Vila Ombak telah ikut
serta dalam Culinary Competition yang di selenggarakan di Bali dengan mengirim 4
orang staff cook dan telah menyumbangkan serta meraih 1 mendali emas,1 perak,
dan 2 perunggu
Di samping prestasi tersebut Hotel Vila Ombak juga telah mendapatkan
Anugrah Hotel Award 2009 yaitu “ ACHIEVEMENT AWARD dari CITRA
PRESTASI ANAK BANGSA yang mana pada saat ini Hotel Vila Ombak adalah
satu – satunya Hotel yang mendapatkan “ Hotel Award 2009 “ dari Citra Prestasi
Anak Bangsa pertama di Indonesia
Kemudian dari Voting Costumer seluruh Travel Agent dan para traveler yang
berasal dari berbagai Negara di seluruh dunia telah memberikan penilaian dan
nominasi kepada Hotel Vila Ombak untuk tahun 2010 yang akan datang telah di
putuskan oleh team World Luxury Hotel Awards dan 50 Tour Operator serta Hotel
Industry Consultant seluruh dunia bahwa Hotel Vila Ombak mendapatkan
penghargaan dari Lembaga Penilaian Hotel Mewah Dunia / Internasional “
WORLD LUXURY HOTEL AWARDS “ 2010.
2.2. STUKTUR ORGANISASI
2.3 Job Deseription
2.3.1 GENERAL MANAGER
Tugas dan tanggung jawab adapun tugas dan tanggung jawab general manager
- mengobserpasi dan memononitor penampilan karyawan untk memastikan
bahwa aturan-aturan dan prosedr hotel telah dilaksanakan
- berkerjasama dengan manager-manager departemen lain untuk
mengkordinasiaktivitas hotel
- membuat keputusan dan membuat rencana cara mengatur hotel
- memberi keterangan mengenai pelayanan yang baik yang ada di hotel
- mengatur dan menjawab telephone jika sangat di perlukan, mengirim
surat, dan memberi keterangan kepada tamu tentang area hotel
- melakukan interview mengenai kemampuan kerja staff untuk menduduki
posisi yang tepat.
GENERAL MANAGER
EXC. AST. MANAGER
HRD. DEPT.
ENGGINERING DEPT.
IT Manager
Accounting Manager
F.B. Manager
Sales and Mareketing Manager
RDM Manager
HK Manager
Chief Security
Project and maintenance
- Menganlisa informasi keuangan
- Melakukan komunikasi yang baik dengan manager-manager lainya serta
departeman-derteman masing-masing bagian agar dapat bekerja sama
dengan baik
- Memonitor dan mengawasi hotel serta bertanggung jawab atas semua
kelancaran operasional hotel.
2.3.2 EXECUTIVE ASST. MANAGER
Tugas dan tanggung jawab :
1. Mebantu GM dalam mengelola dan mengatur hotel management
2. Memberikan laporan dan bertangung jawab terhadap GM
3. Menerima laporan dari masing-masing department heads
4. Mengatur dan memonitor operasioanal pada aktivitas hotel
5. Pengganti GM sementara jka GM tidak ada di tempat
2.3.3 ACCOUNTING MANAGER
Tugas dan tanggung jawab ;
1. Mempersiapkan program kerja harian untuk tugas-tugas bidang
akuntansi
2. Menyusun rencana kerja jangka pendek, sesuai dengan rencana dan
anggaran perusahaan secara menyeluruh
3. Membina dan memonitor seksi-seksi didalam lingkungan accounting
depertemant
4. Pencapaian sasaran yaitu penyajian laporan yang tepat waktu dan benar
dengan prinsip-prinsip yang mengturnya
5. Kelengkapan bukti-bukti pengeluaran dalam penerimaan kas sesuai
dengan prosedur
6. Menyusun program dan anggaran pembiayaan pemasaran
7. Bertangung jawab atas penyusun marketingplan
8. Bertangung jawab atas penyelenggaraan promosi, baik didalam ataupun
di luar hotel
9. Bertangung jawab atas admistrasi pada bagiannya
10. bertanggung jawab atas membuat laporan bulanan dan tahunan sesuai
dengan keperluan yang telah ditetapkan
11. Bertanggung jawab atas pembuatan publikasi atau advertensi dalam
rangka pemasaran perusahaan dan juga dalam hal kerjasama dengan
food & beverage department serta banquet
12. Bertanggung jawab atas pelaksanaan fungsi public relation
13. Bertanggung jawab atas kampanye perusahaan lewat usaha direct-mail
atau penawaran tariff kepada tamu/ calon tamu
14. Memimpin rapat bagian dan aktif dalam rapat-rapat operasional antar
department dengan GM
2.3.4 SALES AND MARKETING MANAGER
Tugas dan tanggung jawab :
Bertanggung jawab dalam pejualan semua produk hotel baik berupa jasa
atau non jasa
1. Memelihara dan meningkatkan usahaSbisnis dari langganan yang
sudah ada dimanapun dari daerah baru
2. Menyusun rencana dan membuat laporan hasil sales call secara
mingguan, bulanan, termasuk komplin dan permintaan dari pelanggan
3. Menemani, menjamu pelanggan sesuai dengan kebutuhan bila perlu
diluar jam kerja
4. Melaksanakan selas call secara rutin sesuatu dengan program yang
telah direncanakan
5. Berkerjasama dengan departemen lain agar tercapai pelaksanaan tugas
dengan baik
6. Membuat dan menyampaikan rencana kerja bulanan atau mingguan
7. Memelihara hubungan baik dengan relasi agar mempermudah
mengatur tamu yang datang ke hotel
8. Melaksanakan tugas lain sesuai dengan perintah atasan (management )
9. Melaksanakan dan mentaati peraturan tata tertib hotel
2.3.5 PERSONAL MANAGER
Tugas dan tanggung jawab :
1. Bertanggung jawab atas recruitmen yang dibutuhkan perusahaan dengan
mengadakan seleksi interview
2. Mengontrol kebenaran data karyawan
3. Mengontrol kebenaran kesehatan, serta mengadakan placement sebelum
calon karyawan di terima
4. Mengadakan manpower depolovement program bersama gm
5. Memiliki management dalam hal memecahkan masalah terutama dengan
spsi
6. Menyiapkan kontrak kerja dan membantu masalah yang timbul
7. Orientasi pengenalan hotel kepada karyawan
8. Melakukan control saleris over time, transportation, allowance medical
dan insurance
9. Mengusulkan pada atasan mengenai system penggajian, memberi
motivasi pada karyawan mengenai job, job evaluasi dan analisa tenaga
kerja.
10. Mengkoordinir dan melaksanakan program seperti : rekreasi, olah raga,
sembahyang bersama kantin dan sejenisnya
11. Bekerja sama dengan seluruh staff departeman heads dalam
memecahkan masalah terutama dalam peningkatan kerja desiplin dan
p&p perusahaan
12. Mengatsi masalah yang berhubungan dengan pengadilan serta mengenai
ketenagakejaan
13. Mengontrol kontrak-kontrak, filling data semua karyawan serta
perubahan yang terjadi agar tetap Up Date
14. Menjalin hubungan yang baik dengan pemerintah, mulai dari tingkat
bawah sampai tingkat atas
15. Mengadakan survey
16. Industri relation, motivations dan moral
17. Mengusulkan pada gm mengenai security police
18. Melaksanakan tugas lain sesui dengan perintah atasan
2.3.6 FOOD AND BEVERAGE MANAGER
Tugas dan tanggung jawab :
1. Mengawasi jalannya operasional khususnya bidang pelayanan pada tamu
2. Mentaati dan mematuhi peraturan hotel
3. Melaksanakan tugas lain sesuai perintah atasan
2.3.8 FRONT OFFICE MANAGER
Tugas dan tanggung jawab :
1. Membuat jadwal kerja karyawan
2. Membuat statistic daftar tamu serta membuat laporannya
3. Mengamati dengan rutin standar service mengenai penerimaan tamu
4. Menyusun rencana anggaran dan mengatasi masalah-masalah
didalamnya
5. Memlihara hubungan yang baik dengan tamu hotel serta lingkungan
kerja yang sehat kepada seluruh karyawan
6. Memberikan motivasi, memelihara disiplin
7. Mengadakan rapat secara rutin minimal sekali dalam satu sebulan
8. Merumuskan merekomundasi penyesuaian tariff kamar
9. Melayani langsung tamu vip atau v.v.ip dalam pemberian diskon dan
harga sepesial
10. Merumuskan pengendalian biaya operaional
11. Mentaati dan memematuhi peraturan hotel
12. Melaksanakan tugas lain atas dasar perintah atasan
2.3.9 HOUSEKEEPING MANAGER
Tugas dan tanggung jawab ;
1. Mengatasi masalah mengenai lost dan found
2. Melakukan control ke publick
3. Melaksanakan house rules serta peraturan yang lain terhadap staffnya
4. Bertanggung jawab serta memelihara terhadapa semua perlengkapan tata
graha
5. Membuat budget
6. Menetapkan tugas, membina dan mengawasi
7. Mengadakan koordinasi dengan departement hotel yang lainnya
8. Memlihara dan mempertahankan serta mengontrol secara rutin service
9. Mentaati dan mematuhi peraturan hotel
10. Melaksanakan tugas dari perintah atasan
2.3.10 CHIEF ENGINERING
Tugas dan tanggung jawab :
1. Bertanggung jawab atas semua kelancaran di engineering operation
2. Menyiapkan laporan-laporan yang di perlukan
3. Melatih dan mengawasi staff bawahan agar dapat bekerja secara
efisien dan efektif
4. Memeriksa dan mengawasi bahwa seluruh work order dari semua
department telah diatasi dengan baik
5. Melatih dan mengawasi crew, repair dan maintenance agar bekeja
dengan efektif dalam memelihara seluruh hubungan dengan yang ada
dalam hotel
6. Memelihara kebersihan, kesiapan mesin-mesin hotel secara teratur
agar dapat dipastikan beroperasi dengan baik dan maksimal
7. Mematuhi peraturan dan mentati peraturan hotel
8. Melaksanakan tugas lain dari perintah atasan
2.3.11 CHIEF SECURITY
Tugas dan tanggung jawab :
1. Bertanggung jawab atas terpeliharanya keamanan hotel, tamu semua
karyawan
2. Mengkoordinasi serta mengawasi kegiatan petugas keamanan
3. Membuat usulan pada menegement mengenai sistim keamanan dan
ketertiban yang baik
4. Mengatur jadwal kerja, cuti serta mengadakan koordinasi dengan
pihak yang berwajib dalam rangka memelihara ketertiban lingkungan
dan keamanan lingkungan
5. Mengadakan koordinasi dengan kepolisian dalam hal penyelidikan bila
adanya kejadian yang melibatkan karyawan atau pihak hotel setempat
6. Membantu tamu dalam membuat laporan pada polisi bila ada tamu
yang hilang
7. Memberikan bimbingan kepada bawahan, serta memberikan masukan
dalam penilaian pegawai
8. Mengambil kunci pada security depatemen dengan mendatangkan log
pokok yang telah di sesuaikan
9. Menjaga kebersihan hotel
10. Selalu melaksanakan tugas dengan baik
11. Melaporkan kepada gm segala kejadian yang terjadi di sekitar hotel
12. Mentaati peraturan hotel
13. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan
2.4 Job Specification
A. General Manager
1. Sehat jasmani dan rohani
2. Mampu mencapai target perusahaan
3. Berdisiplin tinggi
4. Berpenampilan dan berkepribadian yang baik
5. Penuh percaya diri
6. Memiliki sifat yang tegas
7. Mampu berkomunikasi dengan baik
8. Mempunyai loyalitas yang tinggi terhadap perusahaan
9. Berpengalaman di bidangya pada hotel berbintang minimal 3 tahun
10. Memiliki kemampuan mengelola dan mengatur karyawan dan perusahaan
2.4.1 FRONT OFFICE MANAGER
1. Memiliki sertifikat pendidikan yang sudah disetujui oleh perguruan tinggi
yang bersangkutan atau sekolah perhotelan dan pernah magang atau
training dihotel
2. Berpengelaman kerja minimal 3-5 tahun sebagai managerial di hotel
berbintang atau sebagai managerial front office
3. Berpengalaman selama 6 tahun di hotel yang berbintang
4. Menguasai bahasa inggris
5. Pengalaman di reesepsions dan familiardenganfront office
6. Dapat memimpin bawahan agar menjadi lebih baik
7. Mampu mengawasipekerjaan dan motifasi melaksanakan tugas bawahan
lebih epektif dan efisien
2.4.2 PERSONNEL MANAGER
1. Memliki sertifikat yang di setujui oleh sekolah atau perguruan tinggi atau
yang pernah magang ( training)
2. Pengalaman 2 tahun dengan kualifikasi professional
3. Pengalaman 5 tahun pada computerized personal dan payroll system
4. Memahami mengenai uu ketenagakerjaan
2.4.3 SALES AND MARKETING MANAGER
1. Memiliki latar belakang pendidikan sekolah pariwisata jurusan sales and
marketing serta hotel management
2. Berpengelaman selama 2 tahun sebagai sales dan marketing
3. Dapat berkomunikasi dalam bahsa inggris
4. Berkpribadian yang baik serta memiliki kemampuan dalam bidang salea
dan markeing
2.4.4 ACCOUNTING MANAGER
1. Memiliki sertifikat pendidikan yang sudah setujui oleh perguruan tinggi
yang bersangkutan atau seolah perhotelan dan pernah magang ( taraining
)
2. Memiliki pengetahuan tentanf accauonting
3. Memiliki pengtahuan mengenai pengoprasian computer
4. Memiliki pengalaman 5 tahun kerja dengan kualifikasi professional
2.4.5 FOOD AND BEVERAGE MANAGER
1. Lulusan diploma sekolah pariwisata
2. Pengalaman kerja 6 tahun di hotel berbintang
3. Pengalaman minimal 5 tahun sebagai menegerial di hotel berbintang
dalam bidang food and beverage
4. Memiliki keterampilan yang mapan dalam mngolah susunan menu sesuai
dengan standart
5. Dapat berkomunikasi dengan baik dalam bahasa inggris
6. Berkepribadian yang baik serta memiliki kemampuan dalam bidang food
and beverage
2.4.6 EXECUTIVE HOUSEKEEPER
1. Memiliki sertifikat pendidikan yang sudah di setujui oleh perguruan
tinggi yang bersangkutan dengan seklah hotel dan pernah magang
2. Pengalaman kerja minimal 6 tahun di hotel berbintang
3. Pengalaman kerja 3-5 tahun sebagai manajerial di hotel berbintang
4. Mampu mengatasi pekerjaan dan memotifasi dalam melaksanakan tugas
bahkan agar lebih baik efekti dan efisien
2.4.7 HOUSEKEEPING MANAGER
1. Memiliki sertifikat pendidikan yang sudah di tetapkan oleh perguruan
tinggi atau sekolah perhotelan dan pernah magang ( training )
2. Pengalaman kerja minimal 6 tahun, bekerja di hotel sebagai mnegerial
minimal 3-4 tahun
3. Dapat di dalam memimpin, mengembangkan, mengerahkan, memotifasi
dan mengtur bawahan
2.4.8 EXECUTIVE CHEF
1. Memiliki sertifikat yang sudah di setujui
2. Pernah training di sebuah hotel
3. Memiliki pengalaman kerja selama 6 tahun di hotel berbintang
4. Memiliki pengalaman 3-5 tahun sebagai beverage
5. Menyusun menu serta dapat membuat standart makanan sesuai dengan
standart internaioanal
2.4.9 CHIEF ENGINEERING
1. Memiliki latar belakang pendidikan teknisi
2. Mengoprasikan alat-alat yang berkaitan dengan mesin
3. Dapat melakukan perbaiki terhadap mesin-mesin yang rusak dan di
perbaikinya secepat mungkin
4. Dapat memotivasi bawahan untuk dapat
bekerja semaksimal mungkin dan nganter menjadi lebih baik
2.4.10 CHIEF SECURITY
1. Pendidikan minimal lulusan sekolah menengah umum atau sederajat
serta lulus
2. Memiliki pengalaman kerja minimal 3 tahun sebagai security
3. Memiliki kemampuan keterampilan dalam melakukan penagaan dan
ppengawasan
4. Dapat memotifasi bawahan untuk bekerja maksimal
Hubungan Antar Bagian
HUBUNGAN KERJA HOUSEKEEPING DEPARTEMENT DENGAN
DEPARTEMENT LAIN YANG ADA DI ALAM HOTEL
Di dalam suatu ”hotel operation” Terdapat banyak Departement yang saling
terkait dengan yang lain.
Tiap-tiap departement tidak dapat berdiri sendiri-sendri, dan tidak dapat bekerja
sendiri-sendiri tanpa bantuan departement lain. Sehingga departement yang satu dan
lainnya saling membutuhkan, saling bekerjasama.
Begitu pula Housekeeping Departement tidak dapat bekerja sendiri tanpa
dukungan oleh Departement-Departement lain yang ada.
Kejasama antara Housekeeping Departement dengan Departement lain meliputi :
1. Housekeeping Depatement dengan Front Office Departement
Kedua Departement ini sering digabung menjadi satu ” Room Division ” Karna
keduanya mempunyai kepentingan yang sama.
Housekeeping Departement menyiapkan kamar-kamar yang akan di tempati oleh
tamu, Sedangkan Front Office Departement menjual kamar-kamar yang sudah di
siapkan oleh Housekeeping Departement kepada tamu.
Agar jelas bentuk kerjasama yang di jalin antara Housekeeping Departement
dengan Front Office Departement, maka :
Yang di lakukan oleh Front Office Departement :
a. Mengirimkan ” Holding Reservation ” yaitu daptar kamar-kamar yang
sudah dipesan, atau jumlah kamar yang telah di pesan oleh tamu dalam
suatu periode, dapat berupa pesanan pada satu hari, dalam satu bulan, satu
smester sampai satu tahun.
b. Mengirimkan daftar EA Rooms atau blocking rooms, yaitu daftar kamar
yang suah di pesan ” untuk hari ini EA Rooms, ( EA : Expected Arrival )
dapat berupa :
EA Individu
EA Group
EA VIP.
Yang masing-masinm memerlukan persiapan / Penanganan sendiri-
sendiri.
c. Mengirim VIP treatment and Flower Request untuk EA VIP
d. Mengirimkan daftar perubahan-perubahan kamar baik yang masih di
pesan ( EA ) maupun yang sudah di tempati oleh tamu.
e. Mengirimkan daftar tamu ( Guest List ) yang ada di dalam hotel.
f. Mengirimkan daftar tamu VIP.
g. Meminta pemasangan “ Extra Bed “ atau ” Baby Box “.
h. h. Membuat ” House Count Impormation ” yaitu keadaan tingkat hunian
kamar hotel.
i. Memberikan ED List, ( ED : Expected Departement ) yaitu daftar tamu
yang akan Check Out ( co ) pada “ hari ini “.
j. Membuatkan Discripancy Report ( Perbedaan tingkat hunian kamar
maupun setatus kamar.
k. Melaporkan ” Komplaint ” tamu tentang kondisi kamar.
l. Memberitahukan bila ada tamu Check In tanpa membawa barang-barang.
Housekeeping Departement :
a. Menyiapkan kamar-kamar yang akan segera ditempati oleh tamu (EA
rooms), baik individu, group maupun tamu VIP.
b. Menyiapkan VIP treatment untuk EA,VIP.
c. Membuat house keeping report untuk front office department.
d. Memasang extra bed ,maupun baby crib untuk kamar-kamar yang
memerluannya.
e. Melaporkan kepada front office,kamar-kamar yang sudah vacant(ready for
sale) siap pakai.
f. Memberitahukan kamar-kamar yang sedang:
- Dalam keadaan rusak /alat-alat yang rusak (OO:out of order)
- Dilakukan ”Geneal Cleaning ” (pembersihan total)
- Dicat ulang (repaintang) oleh enginering departemen.
g. Melaporkan penemuan barang-barang tamu dalam kamr yang baru saja
check out.
h. Melaporkan kepada front office bila tamu minta tambah kamar ataupn
pindah kamar.
i. Menerima ”Complaint” tamu tentang kondiasi kamar dan meninak
lanjutinya.
j. Memantau tamu-tamu yan mencurigkan (ON: Occopied NO Luggage)
k. Hose Keeping menjaga kebersihan FO area.
l. HouseKeeping menyediakan ,merawat dan menyimpan uniform karyawan
Front office departemen
m. Merangkai bunga untuk dipasang dilombok(meja-meja
tamu,Fo,counter,Foc, counter, taxi counter,PR, meja duty manager)
Hubugan kerjasama housekeeping departement dengan FOC (front office
cashier)
Front office cashier:
a. Memberitahukan kepada housekeeping department bila ada tamu-tamu
yang akan check out agar mini barnya (minuman I dalam kulkas) di cek
dan segera dilaporkan ke FOC
b. Menayakan kepada housekeeping departement apakah aa bill-bill tamu
yang belum dikirim ke FOC (seperti bill launry,minibar,massage,romm
service,dan bill lainya.) untuk tamu-tamu yang akan cek out.
c. Memberitahukan housekeeping tentang tamu-tamu yang akan cek out,
bilamana ada barang-barang hotel yang dibawa tamu cek out atau barang-
barang tamu yang ketinggalan.
d. Menginformasikan kepada housekeeping jika ada barang-barang hotel
yang terbawa tamu cek out atau di pinjam tamu,serta dititipkan di front
office, supaya segera diambil.
Sedagkan housekeeping :
a. Melaporkan ke FOC minibar consume (minuman dalam kulkas) yang
diminum oleh tamu.
b. Mengirimkan bill-bill/voucher : laundry, minuman, massage, room
service, massage kepada FOC>
c. Memberitahukan kamar-kamar yang mengunakan tambahan matras (extra
bed).
d. Melaporkan ke FOC jika ada barang-barang hotel yang terbawa oleh tamu
saat chek out agar ditanyakan dan di charge (mohon untuk dibayar).
e. Memberitahukan FOC bilamana ada barang-barang hotel dalam kamar
ditemukan rusak/dirusakkan tamu, maka tamu wajib dikenakan biaya ganti
rugi.
f. Menayakan kepada FOC tentang tamu-tamu yang ED today (expected
departure today) lebih lebih yang melebihi limit cek out time (jam
keberangkatan tamu).
g. Menyediakan,menyimpan,dan merawat uniform karyawan FOC.
2. Kerjasama Housekeeping Departement dengan Food and Beverage Departement.
Food and beverage Departement:
a. Menyediakan makan dan minuman bagi seluruh karyawan housekeeping
departement.
b. Memasang dinner set didalam kamar – kamar tamu yang merlukan misalnya:
kamar yunior suite, executive suite, president suite dan lainya.
c. mengambil alat- alat makan- minum yang habis dipakai tamu di dalam kamr
atau pun di corridor, Roo Boy station dan di fioor Area lainy.
d. Memasukan/men set up : well come pruit, cockies ke dalam kamar yang
segera akan ditempati oleh tamu, utamanya tamu –tamu VIP dan group.
e. Mengirim “ Banquet Event Oder kepada housekeeping untuk membuat lay
out (set up kursi meja) didalam banquet hall atau meeting room jika ada event
order. Seperti meeting, insentiv,confencion, dan exhibition (MICE).
f. Meminta bantuan housekeeping, menambah meja atau kursi didalam
restaurant yang memerlukan, serta mengurangi jika kelebihan .
g. Meminta bantuan penambahan peralatan untuk suatu event pada meeting
romm/banquet hall yang membutuhkan.
h. Memberitahukan kepada housekeeping agar membersihkan meeting
room/banquet hall apabila event telh selesai.
i. Membuat dan menyediakan “room service menu” agar dipasang di dalam
kamar
j. Membuat door krop menu/special event menu untuk dipasang si dalam kamar
k. Membuat ”flayer”(selebaran) mengenai kegiatan-kegiatan yang akan
diselenggarakan oleh food and beverage departement, serta meminta
housekeeping untuk menempatkan/memasang selebaan tersebut didalam
kamar tamu.
l. Membuat ”flayer”(selebaran) mengenai kegiatan-kegiatan yang di
selenggarakan oleh food and beverage departement ,serta meminta
housekeeping departemen menempatkan di kamar-kamar tamu.
YANG DILAKUKAN HOUSE KEEPING DEPARTEMEN:
a. Menyediakan,merawat dan menyimpan, uniform karyawan food and beverage
b. (F&B) departemen seperti :
i. taplak meja
ii. serbet makan
iii. alas nampan (place mat,tray mat) dll.
c. Menyediakan linen supplies dan uniform yang akan dipakai dalam suatu event.
d. Membantu waiter/ss ,room servive memasukkan hidangan ke dalam kamar tamu.
e. Membritahukan kepada room service untuk preprarekamar-kamar (VIP,EA)
f. Ikut menjaga keamanan barang-barang F&B departemen yang di gunakan di
kamar- kamar tamu
g. Menyampaikan kepada room service bila menerima pesanan makanan
Dari tamu.
h. Membantu F&B departemen membuat lay out.
3. KOORDINASI ANTARA HOUSE KEEPING DEPARTEMEN DENGAN
ENGINERING DEPARTEMEN
a. Perbaikan terhadap mesin-mesin ataupun peralatan yang digunakan di house
keeping departemen
b. Melaksanakan pekerjaan-pekerjaan yang di kehendaki oleh housekeeping
deprtemen berdasarkan WO (work order) yang diterima
c. Memberitahukan mengenai cara-cara pengoperasian alat-alat serta
perawatanya
d. Meminjamkan perlengkapan-perlengkapan yang diperlukan oleh tamu
baikbaik dalam kamar maupun ruan pertemuan
e. Memberitaukan tentang perubahan-perubahan nomor telefon yang di di
programkan oleh enginering.
f. Meminta izin dan menginformasikan bila akan diadakan uji coba alarm(tanda
bahaya kebakaran.
g. Memberitahukan apabila diadakan pemadamam listrik.h
h. Memberitahka apabila ada nalat-alat yang sudah tidak layak pakai dan harus
di ganti,sehingga tidak berakibat fatal.
HOUSE KEEEPING DEPARTEMEN MELAKUKAN:
a. Melaporkan kerusakan-kerusakan yang terjadi lingkungan kerja house
keeping departemen
b. Membuat dan mengirimkan WO(work order) kepada engineering departemen
untuk perbaikan kerusakan.
c. Membuat WO (work order) untuk melakukan pengecetan ulang baik didalam
kamar maupun di tempat-tempat lainya.
d. Meminta bantuan engginering untuk pemasangan perlengkapan-perlengkapan
yang mengguakan tenaga listrik
e. Memberitahukan kepada engginering,bila ada tamu yang meminta tambahan
lampu,ataupun untuk meminjam perlengkapan electronik lainya.
f. Minta penjelasan kepada engginering bila ada perubahan nomor
telefon,maupun sistim kerja alat-alat electronik lainya.
g. Menyediakan dan merawat pakaian-pakian seragamengginering departemen.
4. HUBUNGAN KERJA HOUSE KEEPING DEPARTEMEN DENGAN
PERSONNEL DEPARTEMEN
a. Melakukan pemanggilan (recuiting) karyawan,seleksi training serta
menempatkanya.
b. Memberikan pendidikan,pelatihan untuk pengembangan sumber daya manusia
khususnya house keeping departemen.
c. Memberikan ”job discription kepada house keeping departemen sebagai acuan
dalam melaksanakan tugas-tugas harian
d. Memberikan “House Rule” (tata tertib peraturan kepegawaian) kepada
karyawan house keeping departemen, dimana di dalamnya terdapat larangan-
larangan,hak dan kewajiban bagi setiap karyawan.
e. Memberikan penilaian kepada karyawan mengenai kualitas karyawan,hasil
kerjanya,loyalitas dan dedikasi terhadap perusahaan.
f. Membergikan penghargaan bagi karyawan yang baik / berprestasi.
g. Memperhatikan kesejahtraan karyawan.
h. Memberikan tunjangan-tunjangan kesejahtraan bagi karyawan, seperti :
tunjangan hari tua, tunjangan kesehatan, asuransi dan lain-lain.
i. Memperhatikan dan mempertimbangkan : usulan dari Housekeeping
Departement tentang kenaikan gaji, jabatan maupun golongan bagi karyawan
Housekeeping Departement.
j. Memberikan pengumuman atau instruksi kepada karyawan Housekeeping
Departement tentang policy menagementyang terkait dengan masalah-masalah
kepegawaian.
Housekeeping Departement :
a) Mengajukan permintaan penambahan karyawan bila di perlukan
b) Memberikan masukan kepada personalia mengenai penilaian karyawan
Housekeeping Departement.
c) Mengusulkan kenaikan gaji, jabatan maupun golongan bagi karyawan.
d) Memberikan time work schedule ( jadwal kerja ) karyawan Housekeeping
Departement.
e) Mengajukan permohonan cuti karyawan Housekeeping Departement baik cuti
tahuna, maupun cuti besar serta cuti lain.
f) Melaporkan karyawan yang melakukan kerja lembur
g) Mensosialisasikan “ House Role “ kepada seluruh karyawan Housekeeping
Departement
h) Melaporkan absensi karyawan Housekeeping Departement setiap bulan
i) Menyampaikan pengumuman, instruksi, mengenai kebijakan dari
menagement kepada karyawan Housekeeping.
5. Kerjasama Housekeeping Departement dengan Accounting Departement ( Bagian
keuangan )
a. Memberikan gaji kepada seluruh karyawan Housekeeping, termasuk dengan
tunjangn-tunjangan yang ada.
b. Membayar uang lembur kepada karyawan yang melakukan kerja lembur
c. Mengeluarkan dana untuk pengadaan barang-barang untuk keperluan
Housekeeping Departement
d. Mengeluarkan dana investasi Housekeeping Departement
e. Menyediakan uang untuk seragam karyawan
f. Membayar asuransi karyawan, baik asuransi kesehatan maupun asuransi
kecelakaan kerja.
g. Memberikan kwitansi pembelian barang-barang yang diminta Housekeeping
Departement, kepada executif Housekeeper untuk di tandatangani.
h. Meminta laporan untuk penggunaan guest supplies (perlengkapan untuk tamu)
yang digunakan dikamar tamu – tamu.
i. Meminta laporan mengenai pemakaian alat – alat pembersih (cleaning
supplies/chemical) yang digunakan oleh Housekeeping Departement, baik
dikamar tamu, public area maupun di laundry (tempat pencucian).
Housekeeping Departement :
a. Menyediakan, merawat dan menyimpan uniform milik karyawan accounting
epartement.
b. Membuat laporan penggunaan bahan – bahan pembersih untuk kamar – kamar
amu, public area, maupun laundry.
c. Melaporkan tentang penggunaan guest suppliesdi kamar – kamar.
d. Memberi laporan bila ada barang – barang hotel yang rusak maupun terbawa
oleh tamu, serta serta diberikan kepada tamu sebagai cinderamata, sebagai
laporan penyusutan barang, agar dapat dimasukan kedalam program
pengadaan barang lagi.
e. Memberikan laporan hasil inventarisasi barang – barang/alat- alat yang
disunakan oleh Housekeeping Departement.
6. Hubungan kerja Housekeeping Departement dengan Purchasing Departement
(bagian pembelian)
a. Menerima PR (Purchase Requestition) dari Housekeeping Departement yang
telah disetujui oleh Acounting Departement, untuk pembelian barang – barang
yang diperlukan, baik keperluan kantor, alat – alt kerja, obat – obat pembersih
maupun barang yang diperlukan tamu di dalam kamar.
b. Mengadakan barang/membeli perlengkapan – perlengkapan yang diperlukan
oleh Hosekeeping Departement baik keperluan kantor maupun alat – alat kerja
lainnya.
c. Membelikan perlengkapan – perlengkapan yang dibutuhkan untuk kamar –
kamar tamu.
d. Memberitahukan kepada Housekeeping Departement, bila pesanan barang
yang diperlukan sudah datang.
e. Mengirim barang – barang pesanan yang sudah datang beserta daftar nama
barang, maupun jumlah tiap – tiap barang.
f. Melaporkan kepada Housekeeping Departement, bila ada barang – barang
yang belum dapat terbeli, karna setock habis dan lainnya.
Housekeeping Departement :
a. Membuat PR (Purchase Requestition) kepada Purchasing Departement
(Bagian Pembelian), untuk membelikan barang – barang keperluan
Housekeeping.
b. Mengirim PR untuk guest supplies serta cleaning supplies.
c. Mengirimkan daftar nama barang – barang yang akan dibeli beserta
spesifikasi tipe barang.
d. Menerima dan meneliti barang – barang yang sudah dibeli, sesuai dengan
spesifikasi masing – masing.
e. Menanyakan, apakah barang – barang yang belum dapat terbeli sudah ada
(dibelikan).
f. Menyimpan dan merawat uniform karyawan Purchasing Departement.
7. Kerjasama Housekeeping Departement dengan Store Departement (Bagian
Gudang)
Store Departement
a. Menyimpan semua barang yang telah dibeli oleh Purchasing Departement,
diterima dan diperiksa pada Bagian Penerimaan Barng (Receiving).
b. Menerima SR (Store Requestition) dari Housekeeping Departement.
c. Menyiapkan barang – barang yang dibutuhkan Housekeeping Departement,
sesuai dengan SR.
d. Mencatat setiap barang yang dikelluarkan untuk Housekeeping Departement
dalam Bin Card/Stock card.
e. Membuat laporan penggunaan barang – barang oleh Housekeeping
Departement baik secara harian, mingguan, maupun bulanan.
f. Melaporkan kepada Housekeeping tentang persediaan barang – barang yang
sudah menipis, baik guest supplies, maupun cleaning supplies, agar membuat
PR kepada Bagian Pembelian, untuk pengadaan barang.
g. Melaporkan kepada Housekeeping mengenai barang – barang yang sudah
habis, tetapi belum dibelikan lagi, atau sudah dibelikan, namun barangnya
belum datang.
Sedangkan Housekeeping Departement :
a. Membuat SR (Store Requestition) untuk pengambilan barang di gudang.
b. Membuat laporan penggunaan barang, terutama guest supplies yang
dibutuhkan/digunakan tamu dalam kamar secara harian, mingguan dan
bulanan.
c. Membuat laporan pemakaian cleaning supplies (obat-obat pembersih) setiap
hari, setiap minggu, dan setiap bulan.
d. Menindak lanjuti laporn store keeper membuat PR kepada bagian pembelian
terhadap barang – barang yang hampir habis/persediaan sudah menipis.
e. Menyediakan dan merawat pakaian seragam karyawan bagian gundang.
8. Koordinasi Housekeeping Departement dengan Security atau Bagian keamanan
(satpam)
a. Melakukan tugas pengaman seluruh area Housekeeping Departement.
b. Ikut memantau kamar tamu – tamu, terutama yamng dihuni, agar tidak terjadi
hal – hal yang tidak diinginkan.
c. Memantau keluar masuknya tamu – tamu di kamar hotel, serta mengawasi
tamu – tamu yang perlu dicurigai.
d. Memantau tamu – tamu VIP untuk menghirkan dari hal – hal yang tidak
diinginkan.
e. Mengawasi keluar masuknya barang – barang milik hotel, terutama yang
digunakan Housekeeping.
f. Menangani barang – barang yang hilang, khusunya milik Housekeeping.
g. Menangani barang – barang milik tamu yang hilang, baik didalam kamar tamu
maupun di tempat lain di area hotel.
h. Mengawasi karyawan – karyawan Housekeeping pada saat masuk bekerja.
i. Melakukan “body checking” karyawan – karyawan yang pulang, setelah
selesai bertugas.
Housekeeping Departement :
a. Menyediakan dan merawat uniform untuk security.
b. Melaporkan kepada security apabila ada tamu – tamu yang mencurigakan.
c. Meminta bantuan security untuk pengamanan area tugas Housekeeping.
d. Memberitahukan kepada security, bila akan ada tamu – tamu VIP check in
|(EA-VIP), seta kamar – kamar berapa yang akan ditempati.
e. Melaporkan kepada security jika akan ada pertemuan – pertemuan atau acara
– acara lain, agar dipantau, untuk menghindari terhadap hal-hal yang tidak
diinginkan.
f. Melaporkan apabila ada barng – barang milik tamu dalam kamar yang hilang.
g. Memberitahu security dan melaporkannya jika membawa barang – barang
keluar hotel (khususnys milik Housekeeping) untuk keperluan out side
catering, rapat-rapat dan lain-lain.
h. Melapor kepada security apabila membawa barang keluar hotel atas
pemberitahuan tamu, atau penemuan barang tamu yang tertinggal, tetapi tidak
diambil oleh pemiliknya.
i. Ikut menjaga keamanan lingkungan kerja Housekeeping.
9. Hubungan kerja Housekeeping Departement dengan Marketing Departement
(Bagian Pemasarn dan Penjualan)
Marketing Departement :
a. Memberitahukan kepada Housekeeping Departement, biala akan diadakan
confrensi, seminar, lokakarya, raker, rakor dan lain-lain di Conference Hall,
Function Room atau di Meating Room.
b. Memberikan “Function Bulletin” bilamana akan diselenggarakan suatu
“Function” atau acara-acara di dalam Function Room.
c. Memberitahu bila ada perubahan-perubahan tanggal pelaksanaan ataupun
tempat diselenggarakan acara-acara tersebut.
d. Memeberitahukan kepada Housekeeping jika ada perubahan jumlah peserta
maupun perubahahn bentuk lay out, untuk menentukan jumlah kursi serat
penataan meja/kursi dalam ruangan.
e. Meminta bantuan Housekeeping untuk memasang sepanduk, maupun
membuat dekorasi dalam ruang pertemuan.
f. Membuat selebaran (“Flayer”) bila akan diadakan suatu event, misalnya
pertunjukan, pameran dan lain-lain yang harus dipasang dikamar-kamar tamu.
g. Meminta bantuan Housekeeping memasangnya dikamar tamu.
Housekeeping Departement :
a. Menyimpan dan merawat uniform milik Marketing Departement.
b. Membersihkan marketing officee.
c. Membersihkan ruangan-ruangan/Function Room yang akan digunakan uktuk
acara pertemuan.
d. Membuat lay out (memasang meja kursi) dalam ruang pertemuan sesuai order
(Function Bulletin).
e. Melakukan perubahan lay out dikhendaki oleh tamu pesanan.
f. Memasang sepanduk/baner baik untuk kedatangan tamu-tamu
rombongan(group) taupun untuk keperluan function.
g. Memasang flayer ke daalam tiap kamar tamu.
BAB III
PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN
3.1 Data Umum
3.1.1. Bentuk Badan Usaha Villa Ombak Hotel
Villa Ombak hotel adalah salah satu hotel bertaraf internasional dengan
klasifikasi hotel bintang 4 (empat) yang di bangun oleh pemiliknya Bapak
Zaenal Tayeb pada tahun 1997.villa ombak hotel pada awalnya merupakan
sebuah usaha owning company. Namun setelah berjalan dua tahun villa
ombak hotel bukan lagi berstatus owning company melainkan berstatus PMA
(Penanaman Modal Asing) yaitu Indonesia dan Jerman.
Vila Ombak Hotel sebuah owning company merupakan sebuah
perusahaan di bidang perhotelan yang berepusat di Gilli Trawangan Lombok
dan Sales Marketing group berkantor di Bali.
Manajemen pengelolaan Vila Ombak hotel saat ini dipimpin oleh
seorang General Manager, dibantu oleh Executive Assisten Manager dan
dalam strukture organisasinya terdiri dari sepuluh (10) Departemant hotel
yaitu : Security Departement, Enginering Departement, Personal
Departemant, Food and Baverage Departement, Sales and Marketing
Departement, House Keeping Departement, Accounting Departement, RDM
(room division manager) Departemen, Project and Maintenance Departement,
IT Departement.
3.1.2. Jumlah dan Catagory Kamar.
Dari 110 kamar yang ada pada saat ini di bagi menjadi 7(tujuh) catagory kelas
kamar dengan rincian sebagai berikut.
No. Category Type of Room Total Of
Room Twin Double
1 Superior Lumbung Terrace 9 28 37
2 Superior Lumbung Hut 4 8 12
4 Deluxe Lumbung Hut 0 12 12
4 Deluxe Family Bungalow 0 12 12
5 Deluxe Ombak Room 6 18 24
6 Lumbung Beach Cottage 0 5 5
7 Lumbung Seaside Room 2 6 8
Total 110
3.1.3. Restaurant dan Bar
a. Restaurant
Vila Ombak hotel memiliki restaurant diantaranya :
Waroeng Bule : Open daily /24 hours
The Sea Horse wine & dine :Open 07 am-22.00 pm
Side cafe :Open 07am-22.00 pm
b. BAR
Vila ombak hotel memiliki 2 (dua) Bar yaitu :
Island Pool Bar :Open daily 07am - 22.00 pm
Beach Bar :Open daily o7am - 22 00 pm
3.1.4. Fasilitas-Fasilitas lainya
Vila Ombak hotel menyediakan Fasilitas-Fasilitas yaitu antara lain :
3 level swimming pool
Vila Ombak Diving Academy
Outbounds
Individually Controlled Air Condition
Telephone(IDD Calls to be done through operator)
Refrigerator and Mini Bar
In room Coffe and Tea
In Room Safe
Colour TV Set with Satelit Channel
Panoramic 2 Story Restaurant and Bar
Sea Side Bar,Speciality Restaurant and Pizzaria
Room Service
Body Treatment and Spa Studio(Optimal)
Traditional “Joglo House”
Souvenir and Art Shop
Laundry Service
Money Exchange
Postal Facsimile and E-mail Sevice
Transfer and Tour Desk
Major Credit Card
ATM (Automatic Teller Machine) The Only one on the Island
WiFi Hot Spot
Water Sport (Motorized)
Baby Sitting
Non Smoking rooms
In house movies
Bicycle Rental
3.2 Data Khusus
3.2.1 Strukture Organisasi Front Ofice Departement Vila Ombak Hotel
Room Divition Manager
Asst. F.O.
GRO Supervisor
Guest relation
Trainee
Resevation Supervisor
Reservation Eccomerce
Operational Supervisor
Driver Boatman
Telphon Operator
Reception Supervisor
F.O Cashieer
Beel Boy
3.2.2 Job Discripton Front Office Departement
A. Room Devision Manager
Fungsi:
Melaksanakan pengelolaan “Front Office Departement” dengan
berpedoman pada police and Procudure.
Tugas Pokok
Bertanggung jawab atas perumusan kebijaksanaan tehnis,
pengendalian,pengendalian,bimbingan,koordinasi,evaluasi administrasi
pengelolaan “Front Office”
Jabaran Tugas
Merumuskan strategi penjualan kamar dan selanjutnya menilai
pelaksanaanya
Memonitor kelancaran,ketetapan pelayanan “Check in dan Check out”,
baggage handlingm,information serta Communucation Service.
Merumuskan rekomendasi Penyesuaian Tarif kamar /Room Rate.
Memeriksa ketepatan penataan “Front Office Rack”.
Meneliti penanganan “Room Reservation”.
Meneliti ketepatan Daily/Weekly/Monthly Occopancy Report.
Menelity ketepatan Room Sales Recapitulation,Room Count
Sheet,Expected list dan MOD Sales.
Menangani masalah”Room Descripancy “ bersama-sama dengan
Executive House Keeper.
Melayani langsung tamu V.I.P.
Menangani pemberian discount dan”Special Rate”.
Mengerahkan dan mengawasi pelayanan Front Office Cashier.
Menyusun rencana anggaran “Front Office Departement.
Meneliti hasil Invetarisai fisik.
Menanda tangani Store Room Requestion dan memonitor
pengadaanya.
Menanda tangani Rpaire and Maintenance Order.
Memeriksa Personel Hygine dan Grooming.
Menangani permasalahan yang memerlukan penanganan secara
langsung dan melaporkan kepada “M “.
Menentukan jadwal kerja seluruh Crew Front Office.
Melakukan penilaian penampilan kerja bawahan langsung dan
menyetujui hasil penilaian yang di lakukan bawahan.
Memonitor masalah produktifitas kerja ,merumuskan
rekomendasi,pengelolaan dan pengembangan personel secara
menyeluruh di Front Office Departement.
Menciptakan,membina suasana kerja yang sehat.
Menyelenggarakan”Briefing Front Office Departement”
Menghadiri rapat Mnagement
Mengusulkan kepada GM penyesuaian “Policies and Procudure.
B. Assistan Front Office Manager
Fungsi:
Melakanakan pengelolaan pelayanan Front Office Departement” dengan
berpedoman pada kebijakanaan teknis yang di tetapkan oleh “Front Office
Manager”
Tugas pokok
Bertanggung jawab atas pengelolaan dan pengawasan seluruh opertion
Front Office di lapangan baik administrasi dan pelaksannan pelayanan.
Jabaran Tugas
Menyusun kebutuhan,mengawasi penyimpanan dan penggunaan
daripada form.
Mengawasi penanganan administrasi,penitipan barang-barang tamu.
Meneliti ketepatan penanganan “Reservation Handling,penataan
Reservation Rack,dan Reservation Chart.
Meneliti,menanda tangani Room Night Recapitulation dan
meneruskanya ke FO Manager.
Mengawasi ketepatan Penyusunan “Daily/Weekly/Monthly forecast.
Mengawasi penyusunan “Confirmation Voucher”.
Mengawasi para Driver dan Boat Man,dan Taxi Service.
Mempersiapkan bahan penyusunan rencana Program Kerja.
Membantu melaksanakan pengendalian biaya operational.
Membantu kelancaran pelakasanaan Inventarisasi fisik.
Memeriksa kelengkapan,ketetapan pengadaan “Store Room
Requestion.
Menyusun Repaire and Maintenance Order.
Menangani,mengatasi keluhan tamu dan melaporkanya kepada Front
Office Manager maslah yang tidak dapat di atasi.
Menjalin dan membina hubungan dengan tamu.
Menangani masalah yang memerlukan penanganan secara lansung.
Mengawasi disiplin personil.
Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.
Menghadiri breafing Front Office Manager.
Mengawasi opration “ Telephone Operator”.
Mewakili Freont Office Manager Bila Yang bersangkutan tidak ada
ditempat.
Melakasnakan tugas lain atas perintah Front Office Manager.
C. Reception Supervisor
Fungsi:Melaksanakan pengelolaan Pelayanan Reception dan Information
dengan berpedoman kepada kebijakan teknis yang ditetapkan oleh “FOM”
Tugas Pokok : Bertanggung Jawab atas pengaturan,koordinasi dan
pengawasan pelayanan.
Jabaran Tugas:
Menyusun kebutuhan,melakukan penyimpanan dan mengawasi peggunaan
form.
Mengawasi kelancaran,ketepatan penanganan “Check In”-Check Out
dan informaton Service.
Melakukan pencocokan “House Keeping Reportdan “Room
Rack”,mlapoekan masalah “descripancy,serta “Follow Up”.
Meneliti ketepatan penataan Room Rack serta information Rack.
Memberikan pengarahan,bimbingan kepada Reception dan
information Clerk dalam teknik penjualan kamar.
Meneliti Today Expected Arrival List dan Menetapkan kamar dan
menyampaikannya kepada House Keeping Departement.
Menetapkan kamar untuk VIP/Group dan menyampaikannya kepada
house Keeping.
Memeriksa kesipan untuk “Today Expected Arrival”.
Meneliti,Menyetujui “Room Rate Change”.
Mempersiapkan bahan penyusunan rencana program kerja.
Menjalin dan membina hubungan baik dengan tamu.
Mengawasi bahannya dalam ketetapan pemberian Discount.
Melakukan penilaian kerja bawahanya.
Meneliti Rekening (Guest Bill) yang di buat bawahannya.
Mengawasi disiplin bahannya.
Menciptakan suasna kerja yang sehat.
Mengatur jadwal; kerja bawahannya.
Menghadiri Briefing FO Manager/Meeting.
Melaksanakan tugas lain atas dasar petunjuk FOM..
D. Reception/information clerk
Fungsi : Menjual kamar dan memberikan informasi
Tugas pokok : Melaksanakan prosedure Check In dan Check Out.
Jabaran Tugas :
Melayani tamu Check In dan Check Out seuai denga policies dan
prosudure yang telah di tetapkan management.
Mengetahui aktivitas yang ada di hotel seperti “Function atau party
“Events,VIP dsbnya.
Membaca pengumuman di papan pengumuman FO dan log Book serta
melaksanakan instruksinya.
Menangani pesanan kamar tambahan pada hari itu.
Memeriksa kalau ada “Expected Arrival”,VIP, permintaan kamar
khusus sesuai dengan pesanan.
Memerisa House Keeping Report dengan membandingkannya pada
Room Rack.
Membuat persiapan untuk kedatangan tamu Group.
Mengadakan “Blocking “ yang sesuai dengan Expected Arrival atau
permintaan.
Menggunakan “Room Rate Change” untuk setiap perubahan kamar
atau harganya
Melayani tamu dengan ramah dan memperlihatkan senyum,tanpa
membeda-bedakan tamu.
Menjawab Telepone dengan segera dan ramah serta mengucapkan
Greeting.
Menyampaikan surat, pesanan barang titipan pada tamu yang
bersangkutan dengan segera.
Mengetahui dan melaksanakan penentuan harga tiap kamar dari dari
Travel Agent,perusahaan yang sesuai dengan buku Discount atau
ketentuan dari management hotel.
Menyedikan bahan-bahan Informasi seperti Flight Schedule Calender
of Event dll.
Menyedikan bahan promosi seperti kertas
surat,Amplop,Brocure,Room Rate Post Card dan korek api.
Mengambil alih tugas dan tanggung jawab Evening Shift.
Melayani tamu yang Check In di malam hari.
Membawahi Bell Boy yang bertugas malam itu.
Membuat laporan RoomSales Recapitulation,Room Count Sheet,VIP
List dan Forecast,Room Analisis dan juga Complimentary Room.
Menyediakan Expected Arrival List dan slipnya dengan Correspondent
untuk di bawa ke Front Desk.
Melajsanakan tugas-tugas lain yang di bebankan atas dasar perintah
FOM.
E. Reservation Supervisor
Fungsi : Melaksanakan pengelolaan Reservation Section dengan
berpedoman kepada kebijaksanaan teknis yang ditetapkan oleh Front
Office Manager
Tugas pokok : Bertanggung Jawab penuh atas
pengaturan,pengkoordinasian,pengawasan dan pelayanan Reservation
Secton.
Jabaran Tugas :
Menyusun kebutuhan,melakukan penyimpanan,mengawasi
penggunaan “Form” yang tersedia di reservatioin Section.
Memberikan bimbingan,pengarahan kepada petugas Reservation
Clerk.
Meneliti semua Correspondent berkenaan dengan semua pesanan
kamar yang sudah dikonfirmasi.
Meneliti agar Room Control Sheet dan Discount Book tetap Up to
Date.
Membina hubungan baik dengan rekanan baik dari company,Instansi
pemerintah maupun Travel Agent.
Meneliti kebenaran setiap laporan yang menjadi tanggung jawabnya
seperti Monthly Statistik,Daily Statistik dan Group Information.
Membantu pelaksanaan Inventaris Fisik.
Menyiapkan bahan penyusunan rencana program kerja.
Menangani/mengatasi keluhan masalah pesanan kamar serta
meneruskannya kepada Asst FOM/FOM.
Memberikan penilaian penampilan kerja bahwahannya dan disiplin
kerjanya.
Memberikan,menciptakan suasana kerja yang sehat.
Menghadiri Briefing FOM.
Melaksanakan tugas-tugas lain atas perintah FOM.
F. Reservation Clerk
Fungsi : Melayani pesanan kamar.
Tugas pokok : Menerima atau menolak pesanan kamar sesuai dengan
Room Occopancy.
Jabaran tugas :
Menangani pesanan kamar yang masuk melalui
Surat,Telepohone,Telex, Telegram,atau langsung (Walk In).
Menyiapkan dan mengisi format Reservation serta slipnya berdasrkan
pesanan kamar yang di terima.
Mengontrol Reservation Chart Sheet dan Suite Chart Sheet setiap hari.
Menyimpan semua Correspondence yang berkenaan dengan pesanan
kamar sesuia dengan cara penyimpanannya yang telah di tentukan.
Menjaga agar daftar buku /buku special company rate selalu Up to
Date.
Menghubungi perusahaan/pemesan yang memesan kamar tetapi tidak
datang tanpa memberitahukan (No Show).
Menyimpan kartu registrasi (R/G) yang Check In dan juga Check Out.
Menyiapkan Group Information untuk di kirim ke departement lain.
Menyiapkan montly Statistik.
Menyiapkan Expected Arrival List untuk keesokan harinya sesuai
dengan reservation yang ada .
Menyiapkan Daily Statistik.
G. Telephone and Telex Operator
Fungsi : Melayani sambungan Telephone dan pelayanan Facsimile
Tugas pokok : Menjawab dan menyambung telephone yang
masuk/keluar,menerima dan mengirim Facsimile
Jabaran tugas :
Mengetahui cara menjalankan /mengoperasikan Telephopne Switch
board(P.A.B.X) dengan benar.
Selalu menjaga kebersihan /kerapian Switchboard dan ruang tempat
kerjanya.
Mempraktekan Telephon Coutesy yang baik dan benar.
Melayani sambungan local,LDC,Telex,Facsimile,dan mengetahui
tarifnya..
Menjawab panggilan Telephone dari luar /dalam dengan ramah.
Mmemasang musik,vidio,sesuai dengan program atau daftar
pemutaran yang telah di tentukan.
Mengetahui nomor-nomor penting kota domisili hotel dan nomor-
nomor sambungan yang ada di dalam hotel.
Mencatat dan melayani permintaan tamu yang meminta di bangunkan
pada jam- jam tertentu.
Melaksanakan ketentuan bila terjadi kebakaran.
Bertanggung jawab atas segala kerusakan /kehilangan semua peralatan
yang ada di ruang kerja.
Tidak memperkenankan orang lain masuk ke dalam ruang Telephone
Operator selain petugas yang berkepentingan.
Melayani permintaan “don,t disturb lines” yang di minta oleh tamu.
Memeriksa Rack tiap hari agar informasi yang ada selalu Up to Date.
Mencatat dan meneruskan pesan atau pekerjaan yang tertunda kepada
petugas penggantinya sebelum meninggalkan tugasnya.
Mencatat dan memeriksa semua kelengkapan inventory yang ada di
ruang kerja.
Membuat Voucher LDC berdasarkan “Metering” serta
memasukkannya ke dalam “Telephone Traffic Sheet”.
Memastikan bahwa telephone berfungsi dengan baik dan apabila ada
atau terjadi gangguan agar segera memberi tahu petugas yang telah di
tentukan (khusus trouble).
H. Beell boy
Fungsi :
Memberikan pelayanan jasa , baik kepada tamu maupun kepada
manajment
Tugas dan tanggung jawab
Menangani barang barang milik tamu pada waktu chek in dan chek
out atau translit
Jabaran Tugas :
Memperlihatkan sikap yang ramah dan selalu memberikan perhatian
kepada tamu yang membutuhkan bantuannya
Menawarkan bantuan kepada tamu tamu untuk membawakan barang
barangnya
Mengantarkan surat,pesanan pesanan ke kamar tamu dan manajmen
hotel
Dengan senang hati menerima tugas dari reseption clerk seperti foto
copy , room charge atau memperlihatkan kepada tamu yang ingin
mengetahui fasilitasnya
Melaporkan kepada tugas reseption /list jikalau ada tamu yang chek
in tanpa membawa barang atau dengan yang sedikit /ringan , seperti
brief case , air line bag dan sebgainya
Mengantarkan tamu kepada kamarnya pada waktu chek in dan
menjelskan cara menggunakan fasilitas yang ada di kamar (Rooming
The guest ) dalam hal : Radio , Saluran musik ,TV,pengatur AC dan
sebagainya
Menjaga agar area Lobby tetap kelihatan bersih
Mengantarkan dan membawa barang tamu yang Check Out sampai
ke kendaraannya dan memastikan bahwa kunci kamarnya telah di
kembalikan
Segera mengirimkan laporan front office (Night Report ) ke
departement yang bersangkutan
Pangging tamu di area Lobby , Restaurant ,swimming pool coffe
shoop memang di perlukan
Untuk petugas Bell Booy , yang bertugas malam ini (Night Shift )
mempunyai tambahan tugas sebagai berikut :
- membantu seksi Arts , menyiapkan dan memasang tulisan atau huruf
pada funtion/Main board sesuai dengan funtion Bulletin yang di
kirim oleh F & B Dept.
- Bekerja sama dengan petugas night Reception untuk mengetik daftar
“ Guest arrival list Control Sheet”
- Melayani tamu yang chekk in malam hari atau chek out pagi hari
- Bertanggung jawab atas keberadaan semua barang tamu atau
inventaris yang ada di lobby
- Mematikan lampu lampu bila di perlukan .
- Melaksanakan tugas tugas lain atas perintah FOM .
I. Supervisor guest relation
Tugas pokok :
• mengontrol , koordinasi dan mengefaluasi pekerjaan guest relation ,
oofficer dalam mengani masalah dan keluhan tamu
• menjaga agar pelayanan tamu di hotel berjalan dengan baik
Jabaran Tugas:
• Dalam kedaan darurat memberikan pelayanan dengan Master keyy
• Mengevaluasi kerja para guest relation Officer
• Menyelesikan masalah masalah atau Complain tamu
• Mempersiapkan , mengecek dan menangani kedatangan tamu VIP ,
dan tamu rombongan
• Membantu tamu untuk Re Commfirm , booking tiket pesawat ,
mengganti tanggal , beli tiket pesawat
• Memberikan imformasi bagi tamu menyangkut perjalanan kereta api ,
penyabangan dan lain lain
• Membantu tamu yang sakit dan memerlukan dokter , maupun
perawatan rumah sakit
• Membantu tamu yang memerlukan City Tour atau Tour yang lain .
J. Guest Relation Officer
Jabaran Tugas :
• Menyambut tamu hotel terutama tamu penting VIP
• Membantu menyelesaikan maslah tamu termasuk keluhan tamu .
• Memeberikan layanan yang baik kepada tamu –tamu yang banyak
memerlukan bantuan atau menyelesaikan masalah
• Menagani keluhan tamu hotel , yang menyangkut pelayana dan
fasilitas hotel .
• Bekerja sama dengan Receptionist mempersiapkan kamar tamu
penting (VIP)
• Menangani kedatangan (Cekk in ) tamu rombongan (Group)
meliputi:
A. pembagian kunci kunci kamar
B. acara acara rombongan , Morning Call , Brack Fast /Dinner.
• Membantu tamu yang sakit memerlukan dokter atau perawatan rumah
sakit .
• Membantu tamu dala mengurus surat kehilangan (Police Report ).
• Membantu tamu yang kunci kamarnya tertinggal di kamar dengan
Grand Master Key
• Mengawasi dan menjaga kebersihan lobby dan sekitarnya
• Menerima titipan surat penting , Dokumen dan uang tamu .
• Membuat laporan ,Saran kepada atasan maupun manajmen
• Membantu tamu yang memerlukan tour / perjalanan wisata
K. Operational Supervisor
Tugas pokok :
Bertanggung jawab atas pengawasan pelaksanaan,dan penggunaan
transport di lapangan.
Jabaran Tugas :
Mengawasi penangana,penggunaan dan administrasi operational.
Mengetahui cara mengoperasikan Speed Boat (kapal motor cepat)
Mengatur jadwal kerja bawahannya.
Bertangung jawab atas keberhasilan lingkungan kerjanya.
Merawat dengan baik mesin Speed Boat.
Meneliti kebenaran dari transfer sheet.
Menciptakan suasana kerja yang sehat.
Memberikan penilaian penampilan kerja dan disiplin bawahannya.
Menhadiri Breafing RDM.
L. Driver
Tugas pokok :
Melayani Pick Up (jemputan) dan Drop (mengantar) tamu dari
bandara ke pelabuhan Vila Ombak dan dari pelabuhan Vila Ombak
ke Bandara.
Jabaran Tugas :
Mengetahui cara mengoperasikan kendaraan/mobil.
Selalu menjaga kebersihan kendaraan/ mobil.
Mengantarkan tamu ketempattujuan dengan selamat.
Tidak memperkenankan orang lain mempergunakan kendaraan
operational untuk keperluan pribadi.
Menciptakan suasana kerja yang sehat.
Tidak menggunakan kendaraan opertional untuk keperluan pribadi.
Menghadiri Breafing RDM.
M. Boatman.
Tugas Pokok :
Melayani Pick Up (jemputan) dan mendrop (mengantar) tamu dari
pelabuhan Vila Ombak ke hotel,dan dari hotel ke pelabuhan Vila
Ombak.
Jabaran Tugas :
Mengetahui cara menjalankan dan mengoperasikan Speed Boat.
Selalu menjaga kebersihan Speed Boat.
Mengantar tamu ketempat tujuan dengan selamat.
Menciptakan suasana kerja yang sehat.
Tidak memperkenankan orang lain menggunakan Speed Boat untuk
kepentingan pribadi.
Tidak menggunakan Speed Boat untuk kepentingan pribadi.
Menghadiri Breafing RDM.
3.2.3 RESERVATION SYSTEM
Hotel-hotel sedang, terlebih lagi Villa ombak saat ini sudah
menggunakan sistem pemesanan kamar melalui tabel komputer , sistem ini
biasa di sebut Sistem comvencional computer sebelumnya computer tersebut
sudah di program sesuai dengan data Recervation yang di butuhkan .sehingga
saat pesanan kamar yang di terima , pada tebel itu tinggal di buka data jenis
kamar hyang akan langsung di ketahui sisa dan jumlah kamar yang masih
tersedia dan sewaktu waktu dapat di ketahui jumlah kamar yang sudah di
pesan dan yang masih di tempati tamu lain .
Ketikan nama pada kamar yang masih tersedia dan sesuai dengan jumlah
kamar yang di pesan serta lama tinggalnya ,secara otomatis akan mengurangi
jumlah sisa kamar yang masih tersedia .pada Convecional computer chard ini
sebelum tamu tiba di nomer kamar sudah dapat di tentukan ,namun untuk
menjaga kemungkinan (Preventive Action) jikalau tamu penghuni
sebeleumnya memperpanjang waktu tinggal atau kemungkinan terjadinya
suatu kerusakan pada kamar (OO), adalah sebaiknya tidak memberi tahukan
nomer kamar pesanan tersebut (Non Asigment ).
3.2.4 ROOM RACK SYSTEM
Sampai saat ini di kenal tiga jenis operational hotel yaitu , sistem
manual sistem otomatis dan sistem semi otomatis .sistem otomatis yang dalam
bahsa inggrisnya di sebut Fully Auto Matic adalah sistem yang menggunakan
alat bantu komputer .ada bermacam macam program komputer yang ada di
dunia untuk menjalankan operational kerja administrasi hotel diantaranya
,Fidelio Manajmen sistem ,Maxial Manajmen sistem ,IBM manajmen sistem
,Hogatex Manajmen sistem ,Realta Global Sistem dan lain lain.
Room rage sistem yang di gunakan hotel villa ombak sekarang ini
adalah ,Realta Global sistem yang mana sistem ini Secara otomatis
meunjukkan Status kamar masing masing ,seperti di huni ,kosong , sedang
rusak (OO), harga kamar , package waktu chake in / Out dan imformasi
penting lainnya mengenai tamu.
3.2.5 SYSTEM OF PAYMENT
Pada saat mengatakan pemesanan kamar , dan melunasi pembayaran
perlu pula tugas Recervation Clerk menyanyakan bentuk pem bayaran yang di
lakukan .di hotel villa omab berlaku tiga jenis sistem pembayaran yaitu :
• Guest Account (G/A) Perconal Account (P/A) .Own Account (O/A)
Tamu hotel akan membayar sendiri seluruh pembayaran selama tinggal di
hotel secara tunai langsung pada saat tamu tersebut akan meninggalkan
hotel (Check out ) .pembayara bentuk ini dapat di lakukan dengan
beberapa cara :
cash : tamu membayar secara tunai dengan mata uang lokal
atau mata uang asing .
credite card : tamu membayar dengan menggunakan kartu credite
misal (Visa , Master dan lain lain )
traveller caque :tamu membayar dengan fasilitas travel chake
• Company Account (C/A)/assosiation account (A/A)
Pengeluaran tamu akan di tanggung dan di bayar oleh prusahaan atau
instansi yang mengirimkan tamu tersebut. Setelah tamu pulang atau Check
out mata hotel akan mengirimkan Guest Bill keperusahaan / Instansi
terebut melalui petugas penagihan atau kolektor .dalam proses
pembayaran jenis ini perlu di perhatikan adalah :
a. Perusahaan harus mempunyai credite account di hotel
b. Setiap pemesanan kamar harus di komfirmasikan secara terstulis
dengan menyebutkan fasilitas yang akan di bayar oleh perushaan yang
akan di bayar /instansi ,misalnya :Room only ,Room +Meals atau Full
charges
• Travel agent Voucher (T/A)
Pembayaran yang dilakukan dalam bentuk voucher atau semacam kwitansi
yang dapat dijadikan bukti penagihan hotel pada travel atau perusahaan
yang mengeluarkan voucher tersebut .
1. trevel agent harus mempunyai Credit Account di pihak hotel ,sesuai
kesepakatan sebelumnya .
2. setiap pesanan kamar harus di komfirmasikan secara tertulis dengan
menyebutkan fasilitas fasilitas yang akan di bayar oleh perushahaan
pengirim .
3.2.6 PROCEDURE OF LUGGAGE HANDLING FOR GROUP ARRIVAL
(PROSEDURE MENGHENDEL BARANG TAMU GROUP )
a. barang barang biasnya akan tiba atau akan datang dan tidak bersamaan
dengan tamu dan kadang kadang mendahului tamu rombongan tapi bisa
juga belkangan pada saat tamu tiba di hotel.
b. bell captain menghitung jumlah barang yang setibanya di hotel setelah di
serahkan oleh orang /aggent yang mengaturnya atau yang mengantarnya.
c. Bell booy mengisi languange tag kalau ada sticker biasanya juga di
tempelkan sticer hotel untuk bahan promosi.
d. minta nama group dengan nomer kamar yang di di siapkan dan isi nomer
kamar sesuai dengan nama yang disi pada barang /tas ( dengan melihat
rooming list).
e. kirim barang tamu ke kamar yang sesuai dengan rooming list dan catat
pada Erand Card jumlah dan bentuk barang yang mereka bawa .
f. ketuk pintu dan tempatkan barang yang telah tersedia.
g. berikan imformasi secukupnya mengenai fasilitas kamar sesuai dengan
check in procedure.
• catatan (hal hal yang perlu di perhatikan )
- catat jumlah barang masing masing kamar pada rooming list
- jumlah barang sesuai catatan pada rooming list
- bila ada tas /barang tanpa nama agar barang tersebut di simpan dulu
pada dan tinyakan kepada tour leader nya tentang pemiliknya
- usahakan jangan sampai ada barang yang salah masuk kamar
- perhatikan bila terjadi perubahan nomer kamar pada rooming list saat
check in
- hand link dengan care atau hendaknya selalu berhati hati untuk
menghindari kerusakan barang barang tamu.
3.2.7 GROUP HANDLING FOR GROUP DEPARTURE
Setiap group yang akan meninggalkan hotel /check out , maka concieerge
harus sudah mengetahuinya minimal sehari sebeleumnya dan tour leader harus
di hbungi untuk mendapat data luggage collection atau luggage down dan jam
berapa meninggalkan hotel
1. Rooming List
Daftar nama tamu /group dapat di ketahui pada daftar yang telah tersedia
pada waktu group arrival yang otomatis akan di pergunakan pada waktu
group berangkat /departure , sehari sebelum group akan berangkat maka
concierge harus mengecek kembali roomong list dan menyesuaikannya
pada kenyataan bila terjadi perubahan kamar , yang dapat di ketahui dari
room rack di sistem di reception ,mungkin bisa terjadi selain pemilihan
kamar ada yang berangkat mendahului dan bila ada tamu yang
memperpanjang tinggalnya di hotel ( extend )
2. Luggage Collection
Beel captain hendaknya mengirim baal booy ke kamar beberapa menit
sebelum waktu yang telah di
Tentukan dengan membawa luggage untuk barang dan juga rooming list
yang berisi catatan barang /jumlah barang di samping harus membawa
potongan arent card pada waktu check in
3. Tanggung jawab Baal booy
a. perhatikan barang tamu dan nomer kamar sebelum barangnya di
keluarkan dari kamar
b. laporkan kepada room boy / flor supervaicer bahwa kamar tersebut
akan check out
c. collct barang barang dengan hati hati dan jangan lupa memperhatikan
kamar sebelum keluar kamar agar jangan sampai ada barang tamu
yang ketinggalan .
d. kumpulkan barang barang ke trolley di tempat yang aman .
e. hitunglah jumlah baarang , apakah sudah sesuai dengan catatan pada
waktu group arrival
f. minta kunci kamar sebelum tamu meninggalkan kamar hotel .
g. check ke front office casier mengenai pembayaran yang masih perlu di
selesaikan yang harus di bayar oleh tamu
h. apabila segala maslah di atas telah selesai keluarkan barang barang ke
main entrance siap untuk diangkat ke travel agance .
4. Catatan :
a) Rooming List
- catat jumlah barang yang diambil dari masing masing kamar dan
tunjukkan kepada tamu
- hitung jumlah barang sebelum di laporkan kepada tour leader dan
catat di rooming list
- jangan lupa mencatat macam /tipe barang yang di kumpulkan .
b) Beel booy Arent cart
Apakah aren’t cart sesuai dengan item dan jumlah waktu arrival
c) serahkan barang tamu kepada tour leader dan goide .
d) Angkat barang dengan hati hati untuk menghindari komplaint karena
kelalaian petugas hotel.
e) Ucapkan terima kasih dan selamat jalan bila gropup tersebut akan
meninggalkan hotel .
3.2.8 REGISTRATION SYSTEM
Realta global system / system otomatis ( Fully Outomatic ) adalah
system yang di gunakan hotel villa ombak untuk mendaftar/ meregister setiap
tamu yang datang .dimana disini setiap tamu yang sudah melakukan reservasi
sebelumnya akan muncul secara otomatis di realta global system sesuai
dengan jenis kamar yang telah di pesan .
Selanjutnya tamu tersebut tinggal di register atau di check in kan .pada
kolom check in pada layar realta global system .
3.2.9 HUBUNGAN KERJA FRONT OFFICE DEPARTEMENT DENGAN
DEPARTEMENT LAIN
Hotel mempunyai lingkungan pelayanan yang luas . setiap departemen
di hotel mempunyai tugas yang berbeda .dalam pelayanan terhadap konsumen
(tamu tamu ) semua departemen perlu kerja sama yang harmonis .ini
dilakukan agar target manejmen dapat tercapai dengan baik .kerjasama kantor
depan hotel dengan dengan department lain mutlak dimperlukan .untuk itu,
berikut ini beberapa kerja sama yang dilakukan kantor depan hotel dengan
department lain :
A. Kantor Depan dengan Tata Graha (House Kipping )
Kantor depan bertugas menyewakan kamar kamar , sedangkan tata graha
bertugas menyiapkan kamar kamar sehingga siap untuk di tempati tamu ,
di samping menata ruang umum lainnya . beberapa hal penting untuk tata
graha diantaranya :
a. Laporan tamu yang sedang menginap
b. Pencatatan perpindahan kamar dan ,
c. Laporan tata graha .
B. Kantor depan dengan tata hidangan (Restaurant)
Kantor depan biasanya mengimformasikan kedatangan tamu rombongan
yang akan tiba atau yang akan menginap .pelaporan ini penting agar pihak
tata hidangan ( Restaurant ) dapat memepesiapkan makanan dan minuman
.dengan demikian kebutuhan dan permintaan tamu dapat di layani dengan
baik dan memuaskan .untuk itu pimpinan tata hidangan agar menyusun
aturan sebgai berikut :
a. Jadwal petugas sesuai dengan kebutuhan .
b. Mengatur susunan makanan dan minuman , dan
c. Mengatur semua persiapan .
C. Kantor depan dengan Tata Boga (Kichen )
Data imformasi dari kantor depan sangat membantu bagian tata boga
dalam menyiapkan makanan dengan data itu , kebutuhan di bagian tata
boga bisa tercukupi dan persediaan bahan makana di dapur dapur
restaurant bisa terjamin .
D. Kantor depan dengan Casier kantor depan (Front Office Casier)
Hubungan Casier dengan kantor depan ini menyangkut persiapan rekening
tamu sampai dengan tamu membayar di casier kantor depan .pembayaran
ini meliputi ,uang muka ( deposited an tagihan tagihan kepada tamu )
E. Kantor depan dengan Keuangan (Accounting)
Hubungan kantor depan ( Front Office ) dengan keuangan
(Accounting)adalah :
a. Laporan penjualan kamar
b. Anggaran tahunan kantor depan
c. Pembelian kebutuhan peralatan kantor depan
F. Kantor depan dengan Personalia
Hubungan kantor depan dengan personalia adalah :
a. Kebutuhan karyawan di kantor depan
b. Pembayaran lembur gaji karyawan kantor depan
c. Pengangkatan , pemindahan promosi dan pemutusan kerja karyawan
kantor depan
d. Kesejahteraan bagi karyawan kantor depan .
G. Kantor depan Dengan Binatu (Laundry)
Hubungan Kantor depan dengan binatu adalah :
• Pelayanan pengadaan dan pencucian seragam kantor depan .
H. Kantor depan Dengan Repair Dan Maintenance
a. perbaikan dan pemeliharaan peralatan fasilitas tamu di lobby dan
sekitarnya .
b. pengadaan dan pemasangan peralatan teknik di kantor depan .
I. Kantor depan dengan Kemanan (scurity )
a) Kemanan tamu di lobby dan sekitarnya ,
b) Kemanan sekitar Fo counter terutama kasier
c) Kemanan dari bahaya perampokan, pencurian dan kebakaran .
3.2.10 PENANGANAN SURAT SURAT(GUEST MAIL )
Pada hotel hotel besar seperti villa ombak hotel jumlah surat surat cukup
banyak sehingga di perlukan pengaturan surat secara tersendiri dan sejak awal
tengah memberikan imformasi kepada petugas petugas post sipaya di ketahui
kepada siapa saja yang berhak untuk menerima incoming latters untuk
mencegah kekeliluran atau kehilangan surat surat serta mengetahui jelas siapa
yang berhak Handling Ragister mail surat yang masuk ke hotel biasanya
terdiri atas tiga kelompok yaitu :
a) Hotel mail yaitu surat masuk perushaan atau yang menyangkut manajmen
hotel dan harus segera di sampaikan sesuai dengan alamat yang di tuju
yaitu salah satu department atau kepada jenderal manajer /pipmpinan
hotel.
b) Start Mail yaitu : surat Pribadi para karyawan yang harus di kirimkan
kepada orang yang bersangkutan atau melaui department Heard
c) Guest mail yaitu : surat masuk untuk tamu tamu hotel
Disni tamu hotel akan terjadi tiga kemungkinan :
Apakah tamu itu tinggal di hotel .
Tamu itu belum datang dan sedng di tunggu kedatangannya .
Tamu sudah meninggalkan hotel (check out )
Setiap surat masuk hendaknya diisi tanggal , jam , serta kedatangannya dan
biasanya hotel mempunyai stamp pada machine .untuk surat tamu segera di
distribusikan atau di kirimkan atau alamat yang telah di tentukan bilamana
tamu itu sudah check out atau menaruhnya di correcpeodence box atau rack
billa tamu masih di tunggu kedatangannya (baru akan check in ) .
Mail sorting
Surat-surat tamu yang masuk di susun secara alphabetical pada rack yang
telah tersedia apabila belum diketahui nomor kamar atau tamu sudah di hotel
maka lebih baik bila ditelephon lebih dulu kekamarnya.kalau tamunya belum
ada dikamar maka key racknya diberi message bahwa berupa informasi bahwa
ada surat untuknya dan dipersilahka untuk menghubungi bagian surat dikantor
depan.surat tersebut telah diisi nomor kamar sehingga mudah untuk
mengontrol /menyereahkan kepada tamu.
3.2.11 Concierge Systim
Seksi pelayanan barang (Uniform Service) adalah seksi dari bagian kantor
depan yang bertanggung jawab atas semua pelayanan barang bawaaan tamu
yang di bawa masuk hotel,dibawa keluar hotel dan yang di titipkan di porter
room.Sistim kegiatan seksi pelayanan barang meliputi perhitungan jenis dan
jumlah barang-barang bawaan tamu baik yang Check In dan yang Check Out
maupun yang di titipkan. Hal tersebut dilakukan dengan teliti ole Bell Boy
agar keamanan barang tamu terjamin.Guna mendukung keamanan barang tamu
seksi uniform service disediakn dan di lengkapi dengan :
a) Trolly(Bell Boy Cart) yaitu kereta untuk menenempatkan koper-koper
maupun barang bawaan tamu yang Check In / Check Out maupun yang
dititipkan.
b) Buku Log Book yaitu buku catatan Uniform Service yang digunakan untuk
mencatat kegiatan dari shift ke shift yang lain.
c) Formulir
• Errand Card : yaitu kartu untuk mencatat barang-barang tamu yang
dibawa Check In atau check Out oleh Bell Boy.
• Bell Boy working : yaitu Formulir untuk mencatat jumlah ,jenis
barang tamu yang dibawa.
• Temporary Baggages Tag : yaitu Formulir penitipan barang atau koper
untuk sementara waktu .
• Check Out Card : yaitu kartu untuk memberi tanda kamar yang Check
Out ,kartu tersebut digantung oleh Bell Boy di Door Knob pintu
kamar.
3.2.12 Telephone Operator Systim
Semua pembicaraan telephone baik Local, Interlocal maupun International
dilakukan dan disambungkan oleh telephone operator .Seksi operator
Telephone dilengkapi dengan peralatan untuk menerima,menyambungkan dan
menghubungkan keluar yang disebut Switch board.Peralatan tersebut terdiri
atas dua jenis yaitu :
Private Automatic Branch Exchange (PABX) adalah peralatan dengan
sistim tombol,yang dihubungkan langsung tanpa melalui operator.
Private Manual Branch Exchange (PMBX) adalah peralatan dengan sistim
colok ,yang di hubungkan melalui operator.Peralatan lain berupa
timer,sounds sistim,tape recorder,dan rack informasi.
Terdapat beberapa jenis hubungan telephone yang di lakukan oleh
telephone operator :
Hubungan antar departemen di dalam hotel.
Hubungan local,yaitu hubungan Telephone dalam satu kode area
(saluran satu wilayah).
Hubungan interlocal,yaitu hubungan antar satu wilayah saluran ke
wilayah lain (antar kota,atau antar pulau maupun long long Distance
Call).
Hubungan internasional,yaitu hubungan telephone dari satu Negara ke
Negara lain (Overseas Call).
3.2.13 Macam-Macam Formulir yang di Gunakan
Registration Form yaitu formulir yang digunakan mencatat Identitas
tamu,tanggal Check In dan Check Out tamu,jenis kamar maksud
kunjungan dan lain-lain.
Transportation Bill digunakan untuk mencatat pembayaran kendaraan
(Transport) tamu yang berupa Speed Boat dan car (kapal cepat dan
mobil).
Paid Out Form yaitu formulir pembayaran sebagai bukti bahwa tamu
tersebut telah melunasi pembayaran.
Telephone Bill digunakan untuk mencatat tagihan telephone apabila tamu
melakukan panggilan keluar.
Cidomo Commision formulir untuk Pembayaran komisi cidomo apabila
membawa tamu hotel dari pelabuhan ke hotel atau hotel ke pelabuhan.
Dinner Voucher yaitu Voucher yang di berikan kepada tamu apabila tamu
tersebut menggunakan Half board Package (Kamar+
Breakfast+Lunch/Dinner).
Honey Moon Voucher yaitu Voucher khusus yang diberikan kepada tamu-
tamu yang berbulan madu untuk mendapatkan Discount (potongan harga )
dalam melakukan treatment (perawatan) di hotel.
Trasport Order Form digunakan untuk mencatat pemesanan transport tamu
yang berupa Speed Boat dan Car (kapal cepat dan mobil).
3.2.14 Fasilitas Kerja yang digunakan
Berikut ini beberapa peralatan yang biasa di pergunakan di kantor depan hotel.
KEY RACK(RACK KUNCI KAMAR TAMU)
Rak ini di pergunakan untuk menyimpan kunci kamar tamu dan surat-surat
tamu yang menginap di hotel.pada setiap rak dicantumkan nomor kamar
masing-masing.Letak rak biasanya dibawah meja pendaftaran.
RESERVATION RACK (RAK PEMESANAN KAMAR)
Rack ini dipakai untuk menempatkan kartu pemesanan kamar.Pada setiap
kartu terlihat nama dan data tamu yang akan menginap di hotel.Rak
tersebut di tempatkan dibagian pemesanan kamar.
INFORMATION RACK (RAK INFORMASI)
Rak ini merupakan rak untuk menyelipkan slip tamu.Slip itu tersusun
secara berabjad atas nama-nama tamu yang menginap di hotel.Bila mana
tamu berangkat (Check Out) slip tamu di angkat.
DUPLICATE KEY RACK (RAK KUNCI CADANGAN)
Pada rack ini kunci cadangan diletakkan secaraa rapi dan teratur sesuai
dengan nomor-nomor yang ada.
SAFETY DEPOSIT BOXES(KOTAK PENGAMANAN BARANG
BERHARGA)
Kotak ini dipergunakan untuk menyimpan barang ,uang,atau barang
berharga lainya milik tamu.
TIME AND DATE STMPING (CAP TANGGAL DAN WAKTU)
Time and date stamping adalah mesi untuk membuktikan tanggal dan
waktu pada tanggal pendaftarant tamu serta untuk mengecap surat masuk.
TIMER
Penunjuk waktu ini bisa diatur untuk mengingatkan atau membangunkan
tamu.
COUNTER (MEJA PENDFTARAN)
Counter adalah meja tempat para tamu melakukan pendaftaran dan
meminta keterangan dari petugas.
TROLLY (Bell Boy Cart)
Trolly adalah kerta untuk menempatkan koper atau barang-barang tamu.
LOG BOOK
Yaitu buku catatan di uniform sevice yang berguna untuk mencatat
kegiatan dari shift ke shift.
3.2.15 Information Activities
Hotel Vila Ombak mempunyai guest activities antara lain :
Golf
Full day tour to main island of Lombok.
Rinjani volcano exursion.
Rafting
Sea Kayaking
Banana boat
Fishing trip.
Romantic trip to 3 gili’s special for honey mooner.
Glass bottom boat trip around 3 gili’s.
Tour around Gili Trawangan by Kayaking.
Horse ridding.
Bicycling.
Fun game or team building.
BAB IV
PENUTUP
4.1 Kesimpulan.
a) Hotel Vila Ombak berdiri tahun 1997 tepatnya pada awal bulan Juni tahun
1997, dengan hanya memiliki 12 unit lumbung dan I unit restaurant yang
bekapasitas 50 seat dengan memiliki standard international ( Yang dimaksud
standard international adalah memiliki standard equipment,
service,menu/makanan sesuai dengan hotel yang berlaku ).
b) Untuk pembagian kerja dihotel vila ombak belum terlalu spesialis, karena
masih ada beberapa pekerjaan yang dilakukan oleh satu bagian saja.
c) Sistim pelayanan yang digunakan berstandart internasional sesuai dengan SOP
(standart operasional prosedur) hotel yang bersangkutan.
d) Hotel Vila Ombak adalah hotel yang berpredikat bintang 4 (empat) dan
merupakan internasional hotel yang ramai dikunjungi tamu mancanegara
ataupun domestic.
e) Hotel Vila Ombak juga telah mendapatkan Anugrah Hotel Award 2009 yaitu
“ ACHIEVEMENT AWARD dari CITRA PRESTASI ANAK BANGSA
yang mana pada saat ini Hotel Vila Ombak adalah satu – satunya Hotel yang
mendapatkan “ Hotel Award 2009 “ dari Citra Prestasi Anak Bangsa pertama
di Indonesia
Kemudian dari Voting Costumer seluruh Travel Agent dan para traveler yang
berasal dari berbagai Negara di seluruh dunia telah memberikan penilaian dan
nominasi kepada Hotel Vila Ombak untuk tahun 2010 yang akan datang telah
di putuskan oleh team World Luxury Hotel Awards dan 50 Tour Operator
serta Hotel Industry Consultant seluruh dunia bahwa Hotel Vila Ombak
mendapatkan penghargaan dari Lembaga Penilaian Hotel Mewah Dunia /
Internasional “ WORLD LUXURY HOTEL AWARDS “ 2010.
4.2 SARAN-SARAN
Dari kegiatan selama 3 (tiga) bulan praktek kerja lapangan dihotel vila ombak
penulis menyampaikan beberapa saran khususnya yang berkaitan dengan operasional
di Front Office Departement antara lain :
a) Reception supervisor hendaknya lebih sering memberikan pengarahan kepada
bawahannya teturama dalam menghadapi correspondence tamu agar tidak terjadi
kesalahan.
b) Reception supervisor hendaknya juga mau mengajarkan system operasional
computer yang dipergunakan hotel vila ombak secara mendalam kepada
bawahannya guna menunjang kelancaran kerja.
c) Kerjasama antar department hendaknya perlu ditingkatkan.
d) Team work di Uniform Service (pelayanan barang) perlu ditingkatkan guna
memberikan pelayanan yang maksimal kepada tamu.