ORDIN Nr. 3512 din 27 noiembrie 2008

privind documentele financiar-contabile*)

EMITENT: MINISTERUL ECONOMIEI I FINANELOR

PUBLICAT N: MONITORUL OFICIAL NR. 870 bis din 23 decembrie 2008

*) Ordinul nr. 3.512/2008 i anexele nr. 1 i 4 au fost publicate n Monitorul Oficial al

Romniei, Partea I, nr. 870 din 23 decembrie 2008 i sunt reproduse i n acest numr bis.

n temeiul prevederilor art. 11 alin. (4) din Hotrrea Guvernului nr. 386/2007 privind

organizarea i funcionarea Ministerului Economiei i Finanelor, cu modificrile i

completrile ulterioare, ale art. 4 alin. (1) i art. 25 alin. (2) din Legea contabilitii nr.

82/1991, republicat,

ministrul economiei i finanelor emite urmtorul ordin:

ART. 1

Se aprob Normele metodologice de ntocmire i utilizare a documentelor financiarcontabile,

cuprinse n anexa nr. 1.

ART. 2

(1) Se aprob Normele specifice de ntocmire i utilizare a documentelor financiarcontabile,

cuprinse n anexa nr. 2.

(2) Modelele documentelor financiar-contabile cuprinse n anexa nr. 3 pot fi adaptate

din punctul de vedere al formatului, n funcie de necesiti, cu obligaia respectrii

coninutului minimal prevzut n anexa nr. 2.

ART. 3

Se aprob documentele financiar-contabile cuprinse n anexa nr. 4, care se pstreaztimp de 5 ani, cu ncepere de la data ncheierii exerciiului financiar n cursul cruia au

fost ntocmite, n arhiva persoanelor prevzute la art. 1 din Legea contabilitii nr.

82/1991, republicat.

ART. 4

Anexele nr. 1 - 4 fac parte integrant din prezentul ordin.

ART. 5

(1) Prevederile prezentului ordin se aplic ncepnd cu data de 1 ianuarie 2009.

(2 ) Pe data intrrii n vigoare a prezentului ordin se abrog Ordinul ministrului

finanelor publice nr. 1.850/2004 privind registrele i formularele financiar-contabile,

publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 23 i 23 bis din 7 ianuarie 2005,

cu modificrile ulterioare, precum i orice alte dispoziii contrare prevederilor prezentului

ordin.

ART. 6

Prezentul ordin se public n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I.

p. Ministrul economiei i finanelor,

Clin Doica,

secretar de stat

Bucureti, 27 noiembrie 2008.

Nr. 3.512.

ANEXA 1

NORME METODOLOGICE

de ntocmire i utilizare a documentelor financiar-contabile

A. Norme generale

1 . Persoanele prevzute la art. 1 din Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat,

consemneaz operaiunile economico-financiare, n momentul efecturii lor, n

documente justificative, pe baza crora se fac nregistrri n contabilitate (jurnale, fie i

alte documente contabile, dup caz).

2. Documentele justificative trebuie s cuprind urmtoarele elemente principale:

- denumirea documentului;

- denumirea/numele i prenumele i, dup caz, sediul/adresa persoanei juridice/fizice

care ntocmete documentul;

- numrul documentului i data ntocmirii acestuia;

- menionarea pilor care particip la efectuarea operaiunii economico-financiare

(cnd este cazul);

- coninutul operaiunii economico-financiare i, atunci cnd este necesar, temeiul legal

al efecturii acesteia;

- datele cantitative i valorice aferente operaiunii economico-financiare efectuate,

dup caz;

- numele i prenumele, precum i semnturile persoanelor care rspund de efectuarea

operaiunii economico-financiare, ale persoanelor cu atribuii de control financiar

preventiv i ale persoanelor n drept s aprobe operaiunile respective, dup caz;

- alte elemente menite s asigure consemnarea complet a operaiunilor efectuate.

Documentele care stau la baza nregistrrilor n contabilitate pot dobndi calitatea de

document justificativ numai n condiiile n care furnizeaz toate informaiile prevzute

de normele legale n vigoare.

3. n cuprinsul oricrui document emis de ctre o societate comercial trebuie s se

menioneze i elementele prevzute de legislaia din domeniu, respectiv forma juridic,

codul unic de nregistrare i capitalul social, dup caz.

4. Documentele justificative provenite din tranzacii/operaiuni de cumprare a unor

bunuri de la persoane fizice, pe baz de borderouri de achiziii, pot fi nregistrate n

contabilitate numai n cazul n care se face dovada intrrii n gestiune a bunurilor

respective.

5 . n cazul n care documentele se refer la cheltuieli pentru prestri de servicii

efectuate de persoane fizice impuse pe baz de norme de venit, pentru a fi nregistrate n

contabilitate, acestea trebuie s aib la baz contracte sau convenii civile, ncheiate n

acest scop, i documentul prin care se face dovada plii, respectiv dispoziia de

plat/ncasare.

6. n conformitate cu prevederile Legii nr. 82/1991, republicat, contabilitatea se ine

n limba romni n moneda naional. Contabilitatea operaiunilor efectuate n valutse ine att n moneda naional, ct i n valut, potrivit reglementrilor elaborate n acest

sens.

Documentele justificative i financiar-contabile pot fi ntocmite i ntr-o alt limb i

alt moned dac acest fapt este prevzut expres printr-un act normativ (de exemplu,

Codul fiscal, referitor la factur).

7. Documentele contabile - jurnale, fie etc. -, care servesc la prelucrarea, centralizarea

i nregistrarea n contabilitate a operaiunilor consemnate n documentele justificative,

ntocmite manual sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automat a

datelor, trebuie s cuprind elemente cu privire la:

- felul, numrul i data documentului justificativ;

- sumele corespunztoare operaiunilor efectuate;

- conturile sintetice i analitice debitoare i creditoare;

- semnturile pentru ntocmire i verificare, dup caz.

8 . nscrierea datelor n documente se face cu cerneal, cu pix cu past sau prin

utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor, dup caz.

9 . Regimul juridic al documentelor n form electronic, ce conin date privind

operaiunile economice de schimb sau vnzare de bunuri ori servicii ntre persoane care

emit i primesc facturi, bonuri fiscale sau chitane n form electronic, este stabilit de

Legea nr. 260/2007 privind nregistrarea operaiunilor comerciale prin mijloace

electronice.

F a cturile i chitanele n form electronic, emise f ndeplinirea condiiilor

prevzute de legea mai sus menionat, nu au calitatea de document justificativ, n

nelesul prevederilor Legii nr. 82/1991, republicat.

1 0 . n documentele justificative i n cele contabile nu sunt admise tersturi,

modificri sau alte asemenea procedee, precum i lsarea de spaii libere ntre

operaiunile nscrise n acestea sau file lips.

Erorile se corecteaz prin tierea cu o linie a textului sau a cifrei greite, pentru ca

acestea s poat fi citite, iar deasupra lor se scrie textul sau cifra corect.

Corectarea se face n toate exemplarele documentului i se confirm prin semntura

persoanei care a ntocmit/corectat documentul justificativ, menionndu-se i data

efecturii corecturii.

11. n cazul documentelor justificative la care nu se admit corecturi, cum sunt cele pe

baza crora se primete, se elibereaz sau se justific numerarul, ori al altor documente

pentru care normele de utilizare prevd asemenea restricii, documentul ntocmit greit se

anuleazi rmne n carnetul respectiv.

La corectarea documentului justificativ n care se consemneaz operaii de predareprimire

a valorilor materiale i a mijloacelor fixe este necesar confirmarea, prin

semntur, att a predtorului, ct i a primitorului.

1 2 . n cazul completrii documentelor prin utilizarea sistemelor informatice de

prelucrare automat a datelor, corecturile sunt admise numai nainte de prelucrarea

acestora, menionndu-se data rectificrii i semntura celui care a fcut modificarea.

Documentele prezentate n listele de erori, anulri sau completri (pe baza crora se fac

modificri n fiiere sau n baza de date a unitii) trebuie s fie semnate de persoanele

mputernicite de conducerea unitii.

1 3. n cazul n care prelucrarea documentelor justificative se face de ctre un ter(persoan fizic sau juridic), n relaiile dintre teri i unitile beneficiare este necesar ca

pentru efectuarea corespunztoare a nregistrrilor n contabilitate s se respecte

urmtoarele reguli:

- documentele justificative s fie ntocmite corect i la timp de ctre unitile

beneficiare, acestea rspunznd de realitatea datelor nscrise n documentele respective;

- documentele contabile, ntocmite de teri pe baza documentelor justificative, trebuie

predate unitilor beneficiare la termenele stabilite prin contractele sau conveniile civile

ncheiate, terii rspunznd de corectitudinea prelucrrii datelor;

- n condiiile n care prestatorul de servicii de prelucrare a documentelor nu este

persoan fizic sau juridic autorizat potrivit Ordonanei Guvernului nr. 65/1994 privind

organizarea activitii de expertiz contabil i a contabililor autorizai, republicat,

unitile beneficiare trebuie s efectueze verificarea documentelor contabile obinute de la

teri, n sensul cuprinderii tuturor documentelor justificative predate pentru prelucrare, al

respectrii corespondenei conturilor i exactitii sumelor nregistrate.

1 4 . n vederea nregistrrii n jurnale, fie i n celelalte documente contabile a

operaiunilor economico-financiare consemnate n documentele justificative, potrivit

formelor de nregistrare n contabilitate utilizate de uniti, se poate face contarea

documentelor justificative, indicndu-se simbolurile conturilor sintetice i analitice,

debitoare i creditoare, n conformitate cu planul de conturi general aplicabil.

n registrrile n contabilitatea sintetic i analitic se fac pe baz de documente

justificative, fie document cu document, fie pe baza unui centralizator n care sunt

nscrise mai multe documente justificative al cror coninut se refer la operaiuni de

aceeai naturi perioad.

n cazul operaiunilor contabile pentru care nu se ntocmesc documente justificative,

nregistrrile n contabilitate se fac pe baz de note de contabilitate care au la baz note

justificative sau note de calcul, dup caz.

n cazul stornrilor, pe documentul iniial se menioneaz numrul i data notei de

contabilitate prin care s-a efectuat stornarea operaiunii, iar n nota de contabilitate de

stornare se menioneaz documentul, data i numrul de ordine ale operaiunii care face

obiectul stornrii.

C orectarea nregistrrilor fcute n contabilitate se face numai pe baza notelor de

contabilitate ntocmite n acest scop.

nr egistrrile n contabilitate se fac cronologic, prin respectarea succesiunii

documentelor dup data de ntocmire sau de intrare a acestora n unitate i sistematic, n

conturi sintetice i analitice, n conformitate cu regulile stabilite pentru fiecare form de

nregistrare n contabilitate.

nregistrrile n contabilitate se pot face manual sau utilizndu-se sistemele informatice

de prelucrare automat a datelor.

15. Factura se ntocmete i se utilizeaz n conformitate cu prevederile Codului fiscal.

Pentru livrrile de bunuri sau prestrile de servicii pentru care persoanele impozabile

sunt scutite f drept de deducere a taxei pe valoarea adugat i nu sunt obligate sntocmeasc facturi, n conformitate cu prevederile Codului fiscal i ale normelor

metodologice de aplicare a acestuia, operaiunile economice se nregistreaz n baza

contractelor ncheiate ntre pi i a documentelor financiar-contabile sau bancare care sateste acele operaiuni, cum sunt: aviz de nsoire a mrfii, chitan , dispoziie de

plat/ncasare, extras de cont bancar, nota de contabilitate etc., dup caz.

1 6. Registrele de contabilitate i formularele financiar-contabile pot fi adaptate n

funcie de specificul i necesitile persoanelor prevzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991,

republicat, cu condiia respectrii coninutului de informaii i a normelor de ntocmire

i utilizare a acestora. Acestea pot fi pretiprite sau editate cu ajutorul sistemelor

informatice de prelucrare automat a datelor.

N umrul de exemplare al formularelor financiar-contabile poate fi diferit de cel

prevzut n prezentele norme metodologice, n condiiile n care procedurile proprii

privind organizarea i conducerea contabilitii impun acest lucru.

n situaia n care activitatea de ntocmire a documentelor justificative i financiarcontabile

este ncredinat n baza unui contract de prestri de servicii unor persoane

fizice sau juridice, normele proprii interne de ntocmire i utilizare a formularelor

respective se adapteaz n mod corespunztor, fiind obligatoriu s se prevad n contract

clauze referitoare la ntocmirea i utilizarea formularelor n aceste condiii.

Se pot stabili norme proprii de ntocmire i utilizare a formularelor financiar-contabile,

cu condiia ca acestea s nu contravin reglementrilor legale n vigoare.

N entocmirea, ntocmirea eronat i/sau neutilizarea documentelor justificative i

financiar-contabile, conform prevederilor prezentelor norme metodologice, se

sancioneaz potrivit dispoziiilor legale.

17. Persoanele prevzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicat, vor asigura un

regim intern de numerotare a formularelor financiar-contabile, astfel:

- persoanele care rspund de organizarea i conducerea contabilitii vor desemna, prin

decizie intern scris, o persoan sau mai multe, dup caz, care s aib atribuii privind

alocarea i gestionarea numerelor aferente;

- fiecare formular va avea un numr de ordine sau o serie, dup caz, numr sau serie ce

trebuie s fie secvenial(), stabilit() de societate. n alocarea numerelor se va ine cont

de structura organizatoric, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc.;

- persoanele prevzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicat, vor emite proceduri

proprii de stabilire i/sau alocare de numere ori serii, dup caz, prin care se va meniona,

pentru fiecare exerciiu financiar, care este numrul sau seria de la care se emite primul

document.

B. Registrele de contabilitate

1 8. Potrivit prevederilor Legii nr. 82/1991, republicat, registrele de contabilitate

obligatorii sunt: Registrul-jurnal (cod 14-1-1), Registrul-inventar (cod 14-1-2) i Cartea

mare (cod 14-1-3).

Registrele de contabilitate se utilizeaz n strict concordan cu destinaia acestora i

se prezint n mod ordonat i astfel completate nct s permit n orice moment

identificarea i controlul operaiunilor contabile efectuate.

Registrele de contabilitate se pot prezenta sub form de registru, foi volante sau listri

informatice, dup caz.

Numerotarea paginilor registrelor se va face n ordine cresctoare, iar volumele se vor

numerota n ordinea completrii lor.

1 9. Registrul-jurnal (cod 14-1-1) este un document contabil obligatoriu n care se

nregistreaz cronologic toate operaiunile economico-financiare.

Operaiunile de aceeai natur, realizate n acelai loc de activitate (atelier, secie etc.),

pot fi recapitulate ntr-un document centralizator, denumit jurnal auxiliar, care st la baza

nregistrrii n Registrul-jurnal.

Unitile pot utiliza jurnale auxiliare pentru: operaiunile de casi banc, decontrile

cu furnizorii, situaia ncasrii-achitrii facturilor etc.

Orice nregistrare n Registrul-jurnal trebuie s cuprind elemente cu privire la: felul,

numrul i data documentului justificativ, explicaii privind operaiunile respective i

conturile sintetice debitoare i creditoare n care s-au nregistrat sumele corespunztoare

operaiunilor efectuate.

U nitile care utilizeaz jurnale auxiliare pot nregistra n Registrul-jurnal sumele

centralizate pe conturi, preluate din aceste jurnale.

Editarea Registrului-jurnal se efectueaz la cererea organelor de control sau n funcie

de necesitile proprii.

20. Persoanele fizice care desfoar activiti independente i conduc contabilitatea n

partid simpl, n conformitate cu prevederile legale, ntocmesc Registrul jurnal de

ncasri i pli (cod 14-1-1/b), precum i alte documente de eviden prevzute de

legislaia n domeniu.

21. Registrul-inventar (cod 14-1-2) este un document contabil obligatoriu n care se

nregistreaz toate elementele de activ i de pasiv, grupate n funcie de natura lor,

inventariate de unitate, potrivit legii.

R egistrul-inventar se ntocmete la nfiinarea unitii, cel puin o dat pe an pe

parcursul funcionrii unitii, cu ocazia fuziunii, divizrii sau ncetrii activitii, precum

i n alte situaii prevzute de lege, pe baz de inventar faptic.

n acest registru se nscriu, ntr-o form recapitulativ, elementele inventariate dupnatura lor, suficient de detaliate pentru a putea justifica coninutul fiecrui post al

bilanului.

Registrul-inventar se completeaz pe baza inventarierii faptice a fiecrui cont de activ

i de pasiv. Elementele de activ i de pasiv nscrise n Registrul-inventar au la baz listele

de inventariere sau alte documente care justific coninutul acestora la sfritul

exerciiului financiar.

n cazul n care inventarierea are loc pe parcursul anului, n Registrul-inventar se

nregistreaz soldurile existente la data inventarierii, la care se adaug rulajele intrrilor i

se scad rulajele ieirilor de la data inventarierii pn la data ncheierii exerciiului

financiar.

2 2. Pe baza Registrului-inventar i a balanei de verificare de la 31 decembrie se

ntocmete bilanul care face parte din situaiile financiare anuale, ale crui posturi, n

conformitate cu prevederile Legii nr. 82/1991, republicat, i ale reglementrilor

contabile aplicabile, trebuie s corespund cu datele nscrise n contabilitate, puse de

acord cu situaia real a elementelor de activ i de pasiv stabilit pe baza inventarului.

2 3 . Cartea mare (cod 14-1-3) este un registru contabil obligatoriu n care se

nregistreaz lunar i sistematic, prin regruparea conturilor, micarea i existena tuturor

elementelor de activ i de pasiv, la un moment dat. Acesta este un document contabil de

sintez i sistematizare i conine simbolul contului debitor i al conturilor creditoare

corespondente, rulajul debitor i creditor, precum i soldul contului. Registrul Cartea

mare poate conine cte o fil pentru fiecare cont sintetic utilizat de unitate. Cartea mare

st la baza ntocmirii balanei de verificare.

Registrul Cartea mare poate fi nlocuit cu Fia de cont pentru operaiuni diverse.

E ditarea Cii mari se efectueaz la cererea organelor de control sau n funcie de

necesitile proprii.

24. Registrul-jurnal, Registrul-inventar i Registrul Cartea mare se pstreaz n unitate

timp de 10 ani de la data ncheierii exerciiului financiar n cursul cruia au fost

ntocmite, iar n caz de pierdere, sustragere sau distrugere, trebuie reconstituite n termen

de maximum 30 de zile de la constatare.

Persoanele fizice care utilizeaz tehnica de calcul trebuie s asigure listarea acestora n

orice moment pe parcursul celor 10 ani de pstrare.

P ersoanele prevzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicat, care utilizeaz,

potrivit legii, registre i formulare specifice privind activitatea financiar i contabil,

reglementate prin actele normative n vigoare, procedeaz la nscrierea datelor n aceste

registre i formulare potrivit normelor specifice, prezentate n actele normative

respective, precum i prezentelor norme metodologice privind documentele justificative

i financiar-contabile.

C. Formele de nregistrare n contabilitate

25. Formele de nregistrare n contabilitate reprezint sistemul de registre, formulare i

documente contabile corelate ntre ele, care servesc la nregistrarea cronologic i

sistematic n contabilitate a operaiunilor economico-financiare efectuate pe parcursul

exerciiului financiar.

2 6. Principalele forme de nregistrare n contabilitate a operaiunilor economicofinanciare

n cazul unitilor care conduc contabilitatea n partid dubl sunt: "pe jurnale",

"maestru-ah" i forma combinat "maestru-ah cu jurnale".

27. n cadrul formei de nregistrare n contabilitate "pe jurnale", principalele registre i

formulare care se utilizeaz sunt:

- Registrul-jurnal (cod 14-1-1);

- Registrul-inventar (cod 14-1-2);

- Cartea mare (cod 14-1-3);

- jurnale auxiliare;

- Balana de verificare.

Registrul-jurnal (cod 14-1-1) se utilizeaz pentru nregistrarea cronologic a tuturor

operaiunilor economico-financiare consemnate n documentele justificative. Pentru

operaiunile care nu au la baz documente justificative se ntocmete Nota de

contabilitate (cod 14-6-2/A).

Notele de contabilitate se ntocmesc pe baz de note justificative sau note de calcul i

se nregistreaz n mod cronologic n Registrul-jurnal.

Unitile pot utiliza jurnale auxiliare pe feluri de operaiuni, cum sunt:

1. Jurnal privind operaiunile de casi banc (cod 14-6-5);

2. Jurnal privind decontrile cu furnizorii (cod 14-6-6);

3. Situaia ncasrii-achitrii facturilor (cod 14-6-7);

4. Jurnal privind consumurile i alte ieiri de stocuri (cod 14-6-8);

5 . Jurnal privind salariile i contribuia pentru asigurri sociale, protecia social a

omerilor i asigurrile de state (cod 14-6-10);

6. Jurnal privind operaiuni diverse (cod 14-6-17).

Lunar sau la alt perioad prevzut de lege, n fiecare jurnal auxiliar se stabilesc

totalurile sumelor debitoare sau creditoare nregistrate n cursul lunii (perioadei), totaluri

care se nscriu n Registrul-jurnal.

Contabilitatea analitic se poate ine fie direct pe aceste jurnale (pentru unele conturi),

fie cu ajutorul altor formulare tipizate comune (fia de cont analitic pentru valori

materiale, fia de cont pentru operaiuni diverse etc.) sau specifice, folosite n acest scop.

Pentru unele conturi, pe lng jurnalul privind operaiunile de credit se ntocmete i

situaia privind operaiunile de debit.

nregistrrile n jurnale se fac n mod cronologic n tot cursul lunii (perioadei) sau

numai la sfritul lunii (perioadei), fie direct pe baza documentelor justificative, fie pe

baza documentelor centralizatoare ntocmite pentru operaiunile aferente lunii (perioadei)

respective, care sunt consemnate cronologic n acestea.

Cartea mare (cod 14-1-3) este documentul de sistematizare contabil care cuprinde

toate conturile sintetice i reflect existena i micarea tuturor elementelor de activ i de

pasiv la un moment dat.

Cartea mare servete la stabilirea rulajelor lunare i a soldurilor conturilor i st la baza

ntocmirii balanei de verificare.

Pentru stabilirea rulajelor se preia n Cartea mare rulajul creditor din jurnalul contului

respectiv, iar rulajul debitor se stabilete prin totalizarea sumelor preluate din coloanele

de conturi corespondente ale jurnalelor.

Soldul debitor sau creditor al fiecrui cont se stabilete n funcie de rulajele debitoare

i creditoare ale contului respectiv, inndu-se seama de soldul de la nceputul anului,

care se nscrie pe rndul destinat n acest scop.

Balana de verificare este documentul contabil utilizat pentru verificarea nregistrrii

corecte n contabilitate a operaiunilor efectuate i controlul concordanei dintre

contabilitatea sintetici cea analitic, precum i principalul instrument pe baza cruia se

ntocmesc raportrile contabile stabilite potrivit legii.

B alana de verificare a conturilor sintetice, precum i balanele de verificare ale

conturilor analitice se ntocmesc cel puin anual, la ncheierea exerciiului financiar sau la

termenele de ntocmire a raportrilor contabile, la alte perioade prevzute de actele

normative n vigoare i ori de cte ori se consider necesar.

28. n cadrul formei de nregistrare "maestru-ah", principalele registre i formulare

care se utilizeaz sunt:

- Registrul-jurnal (cod 14-1-1);

- Registrul-inventar (cod 14-1-2);

- Cartea mare (ah - cod 14-1-3/a);

- Balana de verificare.

Registrul-jurnal (cod 14-1-1) se utilizeaz pentru nregistrarea cronologic a tuturor

operaiunilor economico-financiare consemnate n documentele justificative, la fel ca n

cazul formei de nregistrare "pe jurnale".

n vederea nregistrrii n Registrul-jurnal, documentele justificative sunt supuse

prelucrrii contabile (sortare pe feluri de operaiuni, verificare, evaluare, contare). Dacpentru acelai fel de operaiuni exist mai multe documente justificative, acestea se

totalizeaz cu ajutorul documentelor cumulative ntocmite fie pentru debitul, fie pentru

creditul contului care reflect asemenea operaiuni.

Pentru operaiunile care nu au la baz documente justificative se ntocmete Nota de

contabilitate (cod 14-6-2A).

Cartea mare (ah - cod 14-1-3/a) este documentul de sistematizare a nregistrrilor

contabile n conturile sintetice.

n registrrile n Cartea mare (ah) se fac pe baza documentelor justificative, a

documentelor cumulative i a notelor de contabilitate, cronologic, zilnic, lunar sau ori de

cte ori este nevoie. nregistrarea n acest document, deschis pentru fiecare cont sintetic,

este precedat de nregistrarea n Registrul-jurnal.

L a sfritul lunii (perioadei), pentru fiecare cont sintetic din Cartea mare (ah) se

stabilesc totaluri ale rulajului contului debitor sau creditor i ale conturilor corespondente.

Totalul sumelor conturilor corespondente trebuie s fie egale cu rulajul debitor sau

creditor al contului respectiv.

Contabilitatea analitic se ine cu ajutorul formularelor comune (fia de cont pentru

operaiuni diverse, fia de cont analitic pentru valori materiale) sau cu ajutorul

formularelor specifice folosite n acest scop.

Balana de verificare se ntocmete pe baza totalurilor preluate din Cartea mare (ah),

respectiv din fiele deschise distinct pentru fiecare cont sintetic.

Pentru verificarea nregistrrilor n contabilitatea analitic se pot ntocmi balane de

verificare analitice. La instituiile publice, balanele de verificare sintetice se ntocmesc

lunar, iar balanele de verificare analitice, cel mai trziu la sfritul trimestrului pentru

care se ntocmesc situaiile financiare.

29. n cazul utilizrii formei de nregistrare combinat "maestru-ah cu jurnale", pe

lng formularele menionate la forma de nregistrare "maestru-ah" se utilizeazjurnalele auxiliare specifice formei de nregistrare "pe jurnale".

n Cartea mare (ah), pentru fiecare cont sintetic, totalurile lunare stabilite n jurnal se

nscriu att n coloana destinat rulajului debitor sau creditor, ct i n coloanele

conturilor corespondente.

La instituiile publice i persoanele juridice f scop patrimonial se poate folosi forma

de nregistrare n contabilitate "maestru-ah simplificat". n acest caz, contabilitatea

sintetic se ine pe fie de cont pentru operaiuni diverse (cod 14-6-22 i 14-6-22/a),

deschise pentru fiecare cont sintetic n Cartea mare (ah), iar contabilitatea analitic se

ine pe fiele menionate la forma de nregistrare "maestru-ah".

D. Metodele de conducere a contabilitii analitice a bunurilor

30. Contabilitatea analitic a bunurilor se poate ine pe baza uneia dintre urmtoarele

metode: operativ-contabil, cantitativ-valoric, global-valoric.

Metoda operativ-contabil se poate aplica pentru contabilitatea analitic a materiilor

prime, materialelor consumabile, materialelor de natura obiectelor de inventar,

semifabricatelor, produselor finite, produselor reziduale, mrfurilor i ambalajelor.

Metoda cantitativ-valoric se poate folosi pentru contabilitatea analitic a materiilor

prime, materialelor consumabile, materialelor de natura obiectelor de inventar,

semifabricatelor, produselor finite, produselor reziduale, mrfurilor, animalelor i

ambalajelor.

Metoda global-valoric se poate utiliza pentru contabilitatea analitic a mrfurilor i

ambalajelor din unitile de desfacere cu amnuntul, rechizitelor de birou, imprimatelor,

materialelor folosite la ambalare, materialelor de natura obiectelor de inventar,

echipamentelor de protecie n folosin, precum i a altor categorii de bunuri.

31. Metoda operativ-contabil const n inerea, n cadrul fiecrei gestiuni, a evidenei

cantitative a bunurilor, pe feluri, cu ajutorul fielor de magazie. n contabilitate, aceastmetod const n inerea evidenei valorice pe conturi de materiale, desfurate valoric pe

gestiuni, iar n cadrul gestiunilor, pe grupe sau subgrupe de materiale, dup caz.

C ontrolul exactitii nregistrrilor din evidena gestiunilor i din contabilitate se

asigur prin evaluarea stocurilor cantitative, transcrise din fiele de magazie n registrul

stocurilor.

n metoda operativ-contabil se pot folosi urmtoarele formulare comune pe economie:

- Fi de magazie (cod 14-3-8 i 14-3-8/a, dup caz);

- Fi de cont pentru operaiuni diverse (cod 14-6-22);

- Registrul stocurilor (cod 14-3-11 i 14-3-11/a).

Fiele de magazie servesc pentru evidena cantitativ, pe feluri de stocuri, la locul de

depozitare, iar n contabilitate, pentru controlul operaiunilor nregistrate de gestionar sau

persoana desemnat, pentru preluarea n registrul stocurilor a cantitilor aflate n stoc,

precum i pentru calculul valorii bunurilor existente n stoc la sfritul lunii (perioadei),

n scopul confruntrii cu datele din contabilitatea sintetic.

L a gestiune, fiele de magazie se in n ordinea n care sunt nscrise materialele n

registrul stocurilor. n aceste fie cantitile se nregistreaz zilnic de gestionar sau

persoana desemnat, pe baza documentelor de intrare (factur, aviz de nsoire a mrfii,

not de recepie i constatare de diferene etc.) i a documentelor de ieire (bon de

consum, fi limit de consum, aviz de nsoire a mrfii, factur, bon de transfer etc.),

poziie cu poziie. De asemenea, n fiele de magazie se nscriu plusurile de la inventar pe

coloana "Intrri" i minusurile de la inventar pe coloana "Ieiri".

E rorile constatate n evidena gestiunilor se corecteaz n prezena persoanei care

spunde de nregistrrile efectuate n fiele de magazie, iar abaterile de la regulile de

ntocmire i utilizare a documentelor se aduc la cunotina conductorului

compartimentului financiar-contabil sau a persoanei desemnate s conduc contabilitatea,

dup caz, pentru stabilirea msurilor care se impun.

S emntura persoanei desemnate pentru evidena stocurilor n fiele de magazie

constituie dovada verificrii nregistrrilor efectuate i prelurii documentelor de intrare

i de ieire a materialelor.

n contabilitate, documentele privind micarea stocurilor se grupeaz pe gestiuni, surse

de aprovizionare (de la furnizori, din prelucrare la teri, consum intern etc.) i, n cadrul

acestora, pe conturi de materiale i gestiuni, iar n cadrul gestiunilor, pe grupe sau

subgrupe de materiale, dup caz.

I ntrrile sau ieirile de bunuri de natura stocurilor se nregistreaz n contabilitatea

sintetic i analitic, fie direct pe baza acestor documente, fie cu ajutorul unor situaii

ntocmite zilnic sau la alte perioade stabilite de unitate prin centralizarea datelor din

documentele privind micarea stocurilor.

Verificarea nregistrrilor efectuate n conturile de stocuri i fiele de magazie se face

cu ajutorul Registrului stocurilor (cod 14-3-11 i 14-3-11/a). n acest scop, n Registrul

stocurilor, la sfritul fiecrei luni (perioade), se nscriu pe feluri de stocuri, grupate pe

magazii (depozite), conturi, grupe, eventual subgrupe, stocurile cantitative din fiele de

magazie, se calculeaz valoarea cantitilor aflate n stoc pe baza preurilor de nregistrare

i se totalizeaz valoarea acestora pe pagini ale Registrului stocurilor, pe subgrupe de

materiale, grupe de stocuri, conturi i magazii (depozite).

n cazul n care se constat c exist frecvente diferene ntre soldurile conturilor de

stocuri din Registrul stocurilor i cele din contabilitate, provenind din nregistrarea

operaiunilor, evaluarea cantitilor de stocuri din documentele de intrare i de ieire,

prelucrarea acestora etc., diferenele respective pot fi localizate printr-o nou centralizare

a intrrilor i ieirilor valorice de materiale, pe grupe sau feluri de materiale, iar totalurile

obinute se confrunt cu datele din Registrul stocurilor.

32. Pentru produse finite i produse reziduale, metoda operativ-contabil se aplic n

acelai mod ca i pentru stocuri de materii prime i materiale consumabile. n acest caz,

evidena cantitativ pe feluri de produse se ine la magazie (depozit) cu ajutorul fielor de

magazie, iar evidena valoric se ine n contabilitate cu ajutorul contului sintetic de

produse, desfurat n analitic pe gestiuni, n care nregistrrile se fac pe baza datelor

obinute prin centralizarea zilnic a documentelor de micare a produselor respective.

Verificarea nregistrrilor la sfritul lunii (perioadei) se face, de asemenea, cu ajutorul

registrului stocurilor n care se stabilesc soldurile pe feluri de produse i pe total cont,

prin transcrierea cantitilor n stoc din fiele de magazie i evaluarea acestora pe baza

preurilor de nregistrare.

33. Metoda cantitativ-valoric pentru materii prime, materiale consumabile, materiale

de natura obiectelor de inventar n depozit, semifabricate, produse finite, produse

reziduale, mrfuri, animale i ambalaje const n inerea evidenei cantitative pe feluri de

stocuri n cadrul fiecrei gestiuni, iar n contabilitate a celei cantitativ-valorice. Conturile

sintetice care reflect stocurile de valori materiale se desfoar n analitic pe gestiuni.

Verificarea exactitii nregistrrilor din evidena de la locurile de depozitare i din

contabilitate se efectueaz prin punctajul periodic dintre cantitile operate n fiele de

magazie i cele din fiele de cont analitic din contabilitate.

n metoda cantitativ-valoric se pot folosi urmtoarele formulare:

- Fi de magazie (cod 14-3-8 i 14-3-8/a, dup caz);

- Fi de cont pentru operaiuni diverse (cod 14-6-22 i 14-6-22/a);

- Balana analitic a stocurilor (cod 14-6-30/c).

Evidena cantitativ a materialelor se ine la gestiune cu ajutorul fielor de magazie,

care se in n ordinea fielor de cont analitic din contabilitate. n fiele de magazie,

nregistrrile se fac zilnic, de ctre gestionar sau de ctre persoana desemnat, pe baza

documentelor de intrare i de ieire a materialelor. Dup nregistrare, documentele

respective se predau la contabilitate pe baz de borderou. n contabilitate, documentele se

nregistreaz n fiele de cont analitic pentru valori materiale i se stabilesc stocurile i

soldurile, dup ce n prealabil s-a verificat modul de emitere i completare a

documentelor privind micarea materialelor. De asemenea, pe baza acelorai documente,

se ntocmesc situaiile centralizatoare privind intrrile i ieirile de materiale, pentru

nregistrare n contabilitatea sintetic.

Controlul nregistrrilor din conturile sintetice i cele analitice ale stocurilor se asigurcu ajutorul balanei de verificare analitice, ntocmit separat pentru fiecare cont de stoc.

n vederea ntocmirii balanei de verificare este necesar s se efectueze controlul

asupra concordanei stocurilor scriptice din fiele de magazie cu cele din fiele de cont

analitic pentru valori materiale.

n cazul instituiilor publice cu mai multe gestiuni distincte, precum i n cazul

instituiilor care au subuniti cu una sau mai multe gestiuni, dar care nu au

compartimente proprii de contabilitate, contabilitatea analitic a stocurilor se poate

asigura, n cadrul compartimentului financiar-contabil al instituiei al crei conductor are

calitatea de ordonator de credite, cu ajutorul Fiei de eviden a materialelor i a

materialelor de natura obiectelor de inventar pe locuri de folosin (cod 14-3-9).

3 4 . Metoda cantitativ-valoric pentru evidena analitic a produselor finite i

produselor reziduale se aplic n acelai mod ca i pentru celelalte stocuri, cu urmtoarele

particulariti:

- att intrrile, ct i ieirile valorice pot fi nregistrate n fiele de cont analitic pentru

stocuri numai lunar, prin nmulirea cantitilor totale de produse finite i produse

reziduale cu preurile unitare respective, f a mai fi necesar evaluarea cantitilor de

produse n documente;

- pentru controlul nregistrrilor din contabilitatea sintetici cea analitic a produselor

finite, n locul balanei de verificare se poate folosi Registrul stocurilor.

35. Metoda global-valoric se aplic pentru evidena mrfurilor i ambalajelor aflate n

unitile de desfacere cu amnuntul (magazine, restaurante, bufete etc.), folosindu-se

formularul comun "Fia de cont pentru operaiuni diverse" (cod 14-6-22) i raportul de

gestiune, dup caz.

P otrivit acestei metode, contabilitatea analitic a mrfurilor i ambalajelor se ine

global-valoric, att la gestiune, ct i n contabilitate, iar verificarea concordanei

nregistrrilor din evidena gestiunii i din contabilitate se efectueaz numai valoric, la

perioade stabilite de unitate.

Raportul de gestiune se completeaz pe baza documentelor de intrare i de ieire a

rfurilor i ambalajelor i de depunere a numerarului din vnzare, iar n fiele valorice

inute pe gestiuni n cadrul conturilor de mrfuri i ambalaje din contabilitate)

nregistrrile se fac pe baza acelorai documente.

Soldurile valorice ale mrfurilor i ambalajelor aflate n gestiune se verific pe baza

raportului de gestiune predat la contabilitate sau cu ocazia inventarierii, dup caz.

36. Metoda global-valoric se folosete, de asemenea, pentru evidena rechizitelor de

birou, imprimatelor, materialelor destinate ambalrii, precum i la alte categorii de

bunuri. n acest caz, evidena cantitativ se poate ine pe feluri de rechizite, imprimate,

materiale pentru ambalare etc., la locurile de gestionare, cu ajutorul fielor de magazie

(cod 14-3-8 i 14-3-8/a), care se completeaz de gestionar sau de ctre persoana

desemnat.

Evidena valoric a mirilor se ine n contabilitate, pe gestiuni, n cadrul contului de

materiale consumabile, cu ajutorul fielor de cont pentru operaiuni diverse (cod 14-6-22

i 14-6-22/a). nregistrrile n fiele de magazie se fac pe baza documentelor de intrare i

de ieire a materialelor consumabile respective i se preiau de ctre contabilitatea

stocurilor, n prealabil fcndu-se verificarea nregistrrilor din fiele de magazie. Prin

centralizarea datelor din documentele respective se asigur nregistrarea acestora att n

fiele valorice pe gestiuni, ct i n conturile sintetice de stocuri.

3 7. Pentru materialele de natura obiectelor de inventar n folosin se ine numai

evidena cantitativ cu ajutorul formularului Fia de eviden a materialelor de natura

obiectelor de inventar n folosin (cod 14-3-9).

n contabilitate, evidena valoric se ine cu ajutorul Fiei de cont pentru operaiuni

diverse (cod 14-6-22 i 14-6-22/a), pe secii (locuri de munc, uniti etc.), n care

nregistrrile se fac valoric n funcie de intrri i ieiri (scoateri din uz).

n situaia returnrii obiectului de inventar uzat, operaiunea nregistrat n Fia de

eviden a materialelor de natura obiectelor de inventar n folosin (cod 14-3-9) nu

presupune nregistrarea unei intrri n evidena magaziei (depozitului). Datele din

procesele-verbale pentru scoaterea din funciune a mijloacelor fixe/de declasare a unor

bunuri materiale (obiecte de inventar) se confrunt cu datele privind restituirile de obiecte

de inventar uzate, consemnate n Fia de eviden a materialelor de natura obiectelor de

inventar n folosin (cod 14-3-9).

Controlul exactitii nregistrrilor se efectueaz la perioadele stabilite de unitate i cu

ocazia inventarierilor, evalundu-se stocurile existente pe baza listelor de inventariere

(cod 14-3-12, 14-3-12/a i 14-3-12/b) i confruntndu-se soldul astfel obinut cu soldul

conturilor respective din contabilitate.

38. Contabilitatea analitic a SDV-urilor speciale i AMC-urilor se ine la gestiunea de

SDV-uri i AMC-uri, cantitativ, pe persoanele sau comenzile pentru care sunt destinate,

cu ajutorul Fiei de magazie (cod 14-3-8 i 14-3-8/a), iar n contabilitate, global-valoric,

la nivel de produs.

39. Contabilitatea stocurilor se ine cantitativ i valoric sau numai valoric prin folosirea

inventarului permanent ori a inventarului intermitent.

40. Entitile care utilizeaz metoda inventarului intermitent efectueaz inventarierea

faptic a stocurilor n cursul perioadei, anual, trimestrial sau lunar, dup caz, dar nu mai

trziu de finele perioadei de raportare pentru care are de determinat obligaii fiscale.

M etoda inventarului intermitent const n faptul c intrrile de stocuri nu se

nregistreaz prin conturile de stocuri, respectiv conturile din clasa 3, ci prin conturile de

cheltuieli, respectiv conturile din clasa 6.

Stabilirea ieirilor de stocuri n cursul perioadei are la baz inventarierea faptic a

stocurilor la sfritul perioadei. Ieirile de stocuri se determin ca diferen ntre valoarea

stocurilor iniiale, la care se adaug valoarea intrrilor, i valoarea stocurilor la sfritul

perioadei stabilite pe baza inventarului, respectndu-se relaia

E = Si + I - Sf,

unde:

E - ieiri;

Si - stoc iniial;

I - intrri;

Sf - stoc final.

La nceputul exerciiului, respectiv al perioadei, dup caz, se anuleaz stocul existent

ca o ieire de stoc prin nregistrarea acestuia n clase de cheltuieli privind materiile prime,

materialele etc.

articol contabil 6xx = 3xx.

La sfritul perioadei stocurile determinate n baza inventarierii efectuate, respectiv

cele care nu au fost consumate n procesul de producie sau vndute, dup caz, se

nregistreaz ca o intrare de stoc

articol contabil 3xx = 6xx.

In ventarierea stocurilor la sfritul perioadei se face n conformitate cu normele

metodologice emise de Ministerul Economiei i Finanelor privind organizarea i

efectuarea inventarierii elementelor de activ i pasiv.

n condiiile n care comisiile de inventariere nu constat existena de stocuri faptice,

vor meniona acest fapt n procesul-verbal al comisiei de inventariere.

La locul de depozitare sau de utilizare n procesul de producie a stocurilor se ine o

eviden tehnic operativ a stocurilor pe baz de fi de magazie sau alte documente

stabilite de unitate, n conformitate cu procedurile proprii elaborate de conducerea

acesteia.

Ieirile de stocuri aferente unei perioade, nregistrate n contabilitatea financiar, vor fi

corelate cu cheltuielile evideniate n contabilitatea de gestiune, pe comenzi, produse etc.,

dup caz, n funcie de consumurile tehnologice normate.

Inventarul intermitent nu se utilizeaz n comerul cu amnuntul n situaia n care se

aplic metoda global-valoric.

Perioada la care se efectueaz inventarierea faptic a stocurilor se alege astfel nct spoat fi stabilite corect obligaiile legale (contabile, fiscale etc).

E. Reconstituirea documentelor financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse

4 1. Pentru a putea fi nregistrate n contabilitate, operaiunile economico-financiare

trebuie s fie justificate cu documente originale, ntocmite sau reconstituite potrivit

prezentelor norme metodologice.

Pentru acele situaii n care prin alte reglementri speciale se prevede c formularul

original trebuie s fie pstrat la alt unitate, atunci la nregistrarea n contabilitate este

folosit copia documentului respectiv.

42. Orice persoan care constat pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente

justificative sau contabile are obligaia s aduc la cunotin, n scris, n termen de 24 de

ore de la constatare, conductorului unitii (administratorului unitii, ordonatorului de

credite sau altei persoane care are obligaia gestionrii unitii respective).

n termen de cel mult 3 zile de la primirea comunicrii, conductorul unitii trebuie sncheie un proces-verbal, care s cuprind:

- datele de identificare a documentului disprut;

- numele i prenumele persoanei responsabile cu pstrarea documentului;

- data i mprejurrile n care s-a constatat lipsa documentului respectiv.

Procesul-verbal se semneaz de ctre:

- conductorul unitii;

- conductorul compartimentului financiar-contabil al unitii sau persoana

mputernicit s ndeplineasc aceast funcie;

- persoana responsabil cu pstrarea documentului; i

- eful ierarhic al persoanei responsabile cu pstrarea documentului, dup caz.

C nd dispariia documentelor se datoreaz nsui conductorului unitii, msurile

prevzute de prezentele norme metodologice se iau de ctre ceilali membri ai consiliului

de administraie, dup caz.

n condiiile n care documentul pierdut a fost ntocmit de ctre unitate ntr-un singur

exemplar, reconstituirea acestuia se face urmnd aceleai proceduri prin care a fost

ntocmit documentul original, menionndu-se n antetul documentului c este

reconstituit, i st la baza nregistrrilor n contabilitate.

4 3. Ori de cte ori pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor constituie

infraciune, se ncunotineaz imediat organele de urmrire penal.

44. Reconstituirea documentelor se face pe baza unui "dosar de reconstituire", ntocmit

separat pentru fiecare caz.

D osarul de reconstituire trebuie s conin toate lucrrile efectuate n legtur cu

constatarea i reconstituirea documentului disprut, i anume:

- sesizarea scris a persoanei care a constatat dispariia documentului;

- procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii;

- dovada sesizrii organelor de urmrire penal sau dovada sancionrii disciplinare a

persoanei vinovate, dup caz;

- dispoziia scris a conductorului unitii pentru reconstituirea documentului;

- o copie a documentului reconstituit.

45. n cazul n care documentul disprut a fost emis de alt unitate, reconstituirea se va

face de unitatea emitent, prin realizarea unei copii de pe documentul existent la unitatea

emitent. n acest caz, unitatea emitent va trimite unitii solicitante, n termen de cel

mult 10 zile de la primirea cererii, documentul reconstituit.

4 6. Documentele reconstituite vor purta n mod obligatoriu i vizibil meniunea

"DUPLICAT", cu specificarea numrului i datei dispoziiei pe baza creia s-a fcut

reconstituirea.

Documentele reconstituite conform prezentelor norme metodologice constituie baza

legal pentru efectuarea nregistrrilor n contabilitate.

Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de ctorie

nenominale etc.) pierdute, sustrase sau distruse nainte de a fi nregistrate n contabilitate.

n acest caz, vinovaii de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor suportpaguba adus unitii, salariailor sau altor uniti, sumele respective recuperndu-se

potrivit prevederilor legale.

4 7. n cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii exemplarului original al facturii,

emitentul trebuie s emit un duplicat al facturii pierdute, sustrase sau distruse.

Duplicatul poate fi:

- o factur nou, care s cuprind aceleai date ca i factura iniial, i pe care s se

menioneze c este duplicat i c nlocuiete factura iniial; sau

- o fotocopie a facturii iniiale, pe care s se aplice tampila societii i s se

menioneze c este duplicat i c nlocuiete factura iniial.

48. Pentru pagubele generate de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor se

stabilesc rspunderi materiale, care cuprind i eventualele cheltuieli ocazionate de

reconstituirea documentelor respective.

Gsirea ulterioar a documentelor originale, care au fost reconstituite, poate constitui

motiv de revizuire a sanciunilor aplicate, n condiiile legii.

n cazul gsirii ulterioare a originalului, documentul reconstituit se anuleaz pe baza

unui proces-verbal, i se pstreaz mpreun cu procesul-verbal n dosarul de

reconstituire.

49. Conductorii unitilor vor lua msuri pentru asigurarea nregistrrii i evidenei

curente a tuturor lucrrilor ntocmite, primite sau expediate, stabilirea i evidena

responsabililor de pstrarea acestora, evidena tuturor reconstituirilor de documente,

precum i pentru pstrarea dosarelor de reconstituire, pe toat durata de pstrare a

documentului reconstituit.

F. Arhivarea i pstrarea registrelor i a documentelor financiar-contabile

5 0. Persoanele prevzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicat, au obligaia

strrii n arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile,

precum i a documentelor justificative care stau la baza nregistrrii n contabilitate.

Pstrarea registrelor i a documentelor justificative i contabile se face la domiciliul

fiscal sau la sediile secundare, dup caz.

Registrele i documentele justificative i contabile se pot arhiva, n baza unor contracte

de prestri de servicii, cu titlu oneros, de ctre alte persoane juridice romne care dispun

de condiii corespunztoare. i n acest caz, rspunderea privind arhivarea documentelor

financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane

care are obligaia gestionrii unitii beneficiare.

Unitatea care a ncredinat documentele spre arhivare, respectiv unitatea beneficiar, va

ntiina organul fiscal teritorial de care aparine despre aceast situaie.

Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, persoanele juridice sunt obligate,

la cerere, s prezinte la domiciliul fiscal documentele solicitate.

Organele de control ale Ministerului Economiei i Finanelor pot interzice arhivarea

registrelor, a documentelor justificative i contabile i n alte locaii dect la domiciliul

fiscal sau la sediile secundare, dac consider c acestea nu sunt pstrate corespunztor.

51. Termenul de pstrare a statelor de salarii este de 50 de ani, iar termenul de pstrare

a registrelor i a documentelor justificative i contabile este de 10 ani cu ncepere de la

data ncheierii exerciiului financiar n cursul cruia au fost ntocmite, cu excepia celor

prevzute la pct. 52, 53 i 54.

5 2. Facturile aferente bunurilor de capital, respectiv bunurilor imobile, care stau la

baza determinrii taxei pe valoarea adugat deductibile pentru persoanele impozabile cu

regim mixt i persoanele parial impozabile n conformitate cu prevederile Codului fiscal,

se vor pstra conform termenului prevzut la art. 149 alin. (6) din Legea nr. 571/2003

privind Codul fiscal, cu modificrile i completrile ulterioare.

53. Documentele prevzute n anexa nr. 4 se pot pstra pe o perioad de numai 5 ani

dac necesitile proprii ale unitii nu impun pstrarea acestora pe o perioad de timp

mai mare.

54. Documentele financiar-contabile care atest proveniena unor bunuri cu durat de

via mai mare de 10 ani se pstreaz, de regul, pe o perioad de timp mai mare,

respectiv pe perioada de utilizare a bunurilor.

55. n caz de ncetare a activitii persoanelor prevzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991,

republicat, documentele contabile se arhiveaz n conformitate cu prevederile Legii nr.

31/1990 privind societile comerciale, republicat, cu modificrile i completrile

ulterioare, sau se predau la arhivele statului, n conformitate cu prevederile legale n

materie, dup caz.

5 6. Arhivarea documentelor justificative i contabile se face n conformitate cu

prevederile legale i cu urmtoarele reguli generale:

- documentele se grupeaz n dosare, numerotate, nuruite i parafate;

- gruparea documentelor n dosare se face cronologic i sistematic, n cadrul fiecrui

exerciiu financiar la care se refer acestea. n cazul fuziunii sau al lichidrii societii,

documentele aferente acestei perioade se arhiveaz separat;

- dosarele coninnd documente justificative i contabile se pstreaz n spaii

amenajate n acest scop, asigurate mpotriva degradrii, distrugerii sau sustragerii, dotate

cu mijloace de prevenire a incendiilor;

- evidena documentelor la arhiv se ine cu ajutorul Registrului de eviden, potrivit

legii, n care sunt consemnate dosarele i documentele intrate n arhiv, precum i

micarea acestora n decursul timpului.

57. Eliminarea din arhiv a documentelor al cror termen legal de pstrare a expirat se

face de ctre o comisie, sub conducerea administratorului sau a ordonatorului de credite,

dup caz. n aceast situaie se ntocmete un proces-verbal i se consemneaz scderea

documentelor eliminate din Registrul de eviden al arhivei.

G. Criteriile minimale privind programele informatice utilizate n activitatea financiari contabil58. Sistemul informatic de prelucrare automat a datelor la nivelul fiecrei uniti

trebuie s asigure prelucrarea datelor nregistrate n contabilitate n conformitate cu

reglementrile contabile aplicabile, controlul i pstrarea acestora pe suporturi tehnice.

La elaborarea i adaptarea programelor informatice vor fi avute n vedere urmtoarele:

a) cuprinderea n procedurile de prelucrare a reglementrilor n vigoare i a posibilitii

de actualizare a acestor proceduri, n funcie de modificrile intervenite n legislaie;

b) cunoaterea adecvat a funciilor sistemului de prelucrare automat a datelor de

tre personalul implicat i respectarea acestora;

c ) gestionarea pachetelor de produse-program, asigurarea proteciei lor mpotriva

accesului neautorizat, realizarea confidenialitii datelor din sistemul informatic;

d) stabilirea tipului de suport pentru pstrarea datelor de intrare, intermediare sau de

ieire;

e ) soluionarea eventualelor erori care pot s apar n funcionarea sistemului

informatic;

f) verificarea complet sau prin sondaj a modului de funcionare a procedurilor de

prelucrare prevzute de sistemul informatic;

g) verificarea total sau prin sondaj a operaiunilor economico-financiare nregistrate n

contabilitate, astfel nct acestea s fie efectuate n concordan strict cu prevederile

actelor normative care le reglementeaz;

h) verificarea prin teste de control a programului informatic utilizat.

5 9. Sistemele informatice de prelucrare automat a datelor n domeniul financiarcontabil

trebuie s rspund la urmtoarele criterii considerate minimale:

a) s asigure concordana strict a rezultatului prelucrrilor informatice cu prevederile

actelor normative care le reglementeaz;

b) s precizeze tipul de suport care asigur prelucrarea datelor n condiii de siguran;

c) fiecare dat nregistrat n contabilitate trebuie s se regseasc n coninutul unui

document, la care s poat avea acces att beneficiarii, ct i organele de control;

d ) s asigure listele operaiunilor efectuate n contabilitate pe baz de documente

justificative, care s fie numerotate n ordine cronologic, interzicndu-se inserri,

intercalri, precum i orice eliminri sau adugri ulterioare;

e) s asigure reluarea automat n calcul a soldurilor conturilor obinute anterior;

f) s asigure conservarea datelor pe o perioad de timp care s respecte prevederile

Legii nr. 82/1991, republicat;

g ) s precizeze procedurile i suportul magnetic extern de arhivare a produselorprogram,

a datelor introduse, a situaiilor financiare sau a altor documente, cu

posibilitatea de reintegrare n sistem a datelor arhivate;

h) s nu permit inserri, modificri sau eliminri de date pentru o perioad nchis;

i) s asigure urmtoarele elemente constitutive ale nregistrrilor contabile:

- data efecturii nregistrrii contabile a operaiunii;

- jurnalul de origine n care se regsesc nregistrrile contabile;

- numrul documentului justificativ sau contabil (atribuit de emitent);

j) s asigure confidenialitatea i protecia informaiilor i a programelor prin parole,

cod de identificare pentru accesul la informaii, copii de siguran pentru programe i

informaii;

k) s asigure listri clare, inteligibile i complete, care s conin urmtoarele elemente

de identificare, n antet sau pe fiecare pagin, dup caz:

- tipul documentului sau al situaiei;

- denumirea unitii;

- perioada la care se refer informaia;

- datarea listrilor;

- paginarea cronologic;

- precizarea programului informatic i a versiunii utilizate;

l) s asigure listarea ansamblului de situaii financiare i documente de sintez necesare

conducerii operative a unitii;

m) s asigure respectarea coninutului de informaii prevzut pentru formulare;

n ) s permit, n orice moment, reconstituirea coninutului conturilor, listelor i

informaiilor supuse verificrii; toate soldurile conturilor trebuie s fie rezultatul unei

liste de nregistrri i al unui sold anterior al acelui cont; fiecare nregistrare trebuie saib la baz elemente de identificare a datelor supuse prelucrrii;

o) s nu permit:

- deschiderea a dou conturi cu acelai simbol;

- modificarea simbolului de cont n cazul n care au fost nregistrate date n acel cont;

- suprimarea unui cont n cursul exerciiului financiar curent sau aferent exerciiului

financiar precedent, dac acesta conine nregistrri sau sold;

- editarea a dou sau a mai multor documente de acelai tip, cu acelai numr i

coninut diferit de informaii;

p) s permit suprimarea unui cont care nu are nregistrri pe parcursul a cel puin 2 ani

(exerciii financiare), n mod automat sau manual;

r ) s prevad n documentaia produsului informatic modul de organizare i tipul

sistemului de prelucrare:

- monopost sau multipost;

- monosocietate sau multisocietate;

- reea de calculatoare;

- portabilitatea fiierelor de date;

s) s precizeze tipul de organizare pentru culegerea datelor:

- preluri pe loturi cu control ulterior;

- preluri n timp real cu efectuarea controlului imediat;

- combinarea celor dou tipuri;

t ) s permit culegerea unui numr nelimitat de nregistrri pentru operaiunile

contabile;

u) s posede documentaia tehnic de utilizare a programelor informatice necesarexploatrii optime a acestora;

v) s respecte reglementrile n vigoare cu privire la securitatea datelor i fiabilitatea

sistemului informatic de prelucrare automat a datelor.

60. Elaboratorii de programe informatice au obligaia de a prevedea, prin contractele

de livrare a programelor informatice, clauze privind ntreinerea i adaptarea produselor

livrate, precum i clauze privind eliminarea posibilitilor de modificare a procedurilor de

prelucrare automat a datelor de ctre utilizatori.

Unitile de informatic sau persoanele care efectueaz lucrri cu ajutorul sistemului

informatic de prelucrare automat a datelor poart rspunderea prelucrrii cu exactitate a

informaiilor din documente, iar beneficiarii rspund pentru exactitatea i realitatea

datelor pe care le transmit pentru prelucrare.

61. Utilizatorul trebuie:

- s se asigure de perenitatea documentaiei, a diferitelor versiuni ale produsuluiprogram;

- s organizeze arhivarea datelor, programelor sau produselor de prelucrare astfel nct

informaiile s poat fi reprocesate;

- s dein la sediul su, pe perioad neprescris, manualul de utilizare complet i

actualizat al fiecrui produs-program utilizat.

6 2. Pe perioada neprescris se va organiza o gestiune a versiunilor, modificrilor,

corecturilor i schimbrilor de sistem informatic, produse-program i sistem de calcul.

Dac unitatea, n cursul acestei perioade, a schimbat sistemul de calcul, respectiv de

prelucrare a datelor, trebuie s se efectueze o reconciliere ntre datele arhivate i

versiunile noi ale produselor-program i ale echipamentelor de calcul.

A rhivele pe suport magnetic trebuie "mprosptate" periodic pentru a asigura

accesibilitatea datelor.

63. Responsabilitile ce revin personalului unitii cu privire la utilizarea sistemului

informatic de prelucrare automat a datelor se stabilesc prin regulamente interne.

H. Condiiile n care se pot ntocmi, edita i arhiva electronic documentele financiarcontabile

64. Din punct de vedere al bazei de date trebuie s existe posibilitatea reconstituirii n

orice moment a coninutului documentelor financiar-contabile.

65. Documentele financiar-contabile, care se arhiveaz pe suport WORM (Write Once

Read Many), trebuie s fie semnate de persoana care le ntocmete, n conformitate cu

prevederile Legii nr. 455/2001 privind semntura electronic.

6 6. Trebuie s existe un plan de securitate al sistemului informatic, cuprinznd

surile tehnice i organizatorice care s asigure urmtoarele cerine minimale:

a) confidenialitatea i integritatea comunicaiilor;

b) confidenialitatea i nonrepudierea tranzaciilor;

c) confidenialitatea i integritatea datelor;

d) restricionarea, detectarea i monitorizarea accesului n sistem;

e ) restaurarea informaiilor gestionate de sistem n cazul unor calamiti naturale,

evenimente imprevizibile, prin:

- arhivarea datelor utiliznd tehnologia WORM, care s permit inscripionarea o

singur dati accesarea ori de cte ori este nevoie a informaiilor stocate;

- nregistrarea datelor din documentele financiar-contabile n timp real, n alt sistem de

calcul, cu aceleai caracteristici, care s fie amplasat ntr-o alt locaie.

67. Trebuie s se asigure listarea tuturor documentelor financiar-contabile solicitate de

organele de control.

ANEXA 2

NORMELE SPECIFICE DE NTOCMIRE I UTILIZARE A DOCUMENTELOR FINANCIAR-CONTABILE

NOMENCLATORUL

documentelor financiar-contabile

______________________________________________________________________________

|Nr. | Denumire formular | Cod |

|crt.| |_______________________|

| | | baz | variant |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 0 | 1 | 2 | 3 |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| | I. REGISTRELE DE CONTABILITATE | | |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 1.| Registrul-jurnal | 14-1-1 | |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 2.| Registrul-jurnal de ncasri i pli | | 14-1-1/b |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 3.| Registrul-inventar | 14-1-2 | |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 4.| Registrul Cartea mare | 14-1-3 | |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 5.| - Registrul Cartea mare (ah) | | 14-1-3/a |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| | II. MIJLOACE FIXE | | |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 6.| Registrul numerelor de inventar | 14-2-1 | |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 7.| Fia mijlocului fix | 14-2-2 | |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 8.| Bon de micare a mijloacelor fixe | 14-2-3A | |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 9.| - Proces-verbal de scoatere din funciune a | | 14-2-3/aA |

| | mijloacelor fixe/de declasare a unor bunuri | | |

| | materiale | | |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 10.| Proces-verbal de recepie | 14-2-5 | |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 11.| - Proces-verbal de recepie provizorie | | 14-2-5/a |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 12.| - Proces-verbal de punere n funciune | | 14-2-5/b |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| | III. BUNURI DE NATURA STOCURILOR | | |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 13.| Not de recepie i constatare de diferene | 14-3-1A | |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 14.| Bon de primire n consignaie | 14-3-2 | |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 15.| Bon de predare, transfer, restituire | 14-3-3A | |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 16.| Bon de consum | 14-3-4A | |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 17.| - Bon de consum (colectiv) | | 14-3-4/aA |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 18.| - Fi limit de consum | | 14-3-4/bA |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 19.| - List zilnic de alimente | | 14-3-4/dA |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 20.| Dispoziie de livrare | 14-3-5A | |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 21.| Aviz de nsoire a mrfii | 14-3-6A | |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 22.| Fi de magazie | 14-3-8 | |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 23.| - Fi de magazie (cu dou uniti de msur) | | 14-3-8/a |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 24.| Fi de eviden a materialelor de natura | 14-3-9 | |

| | obiectelor de inventar n folosin | | |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 25.| Registrul stocurilor | 14-3-11 | |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 26.| - Registrul stocurilor | | 14-3-11/a |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 27.| List de inventariere | 14-3-12 | |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 28.| - List de inventariere | | 14-3-12/b |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 29.| - List de inventariere (pentru gestiuni | | 14-3-12/a |

| | global-valorice) | | |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| | IV. MIJLOACE BNETI I DECONTRI | | |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 30.| Chitan | 14-4-1 | |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 31.| - Chitan pentru operaiuni n valut | | 14-4-1/a |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 32.| Proces-verbal de pli | 14-4-3A | |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 33.| Dispoziie de plat/ncasare ctre casierie | 14-4-4 | |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 34.| Registru de cas | 14-4-7A | |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 35.| - Registru de cas | | 14-4-7/bA |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 36.| - Registru de cas (n valut) | | 14-4-7/aA |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 37.| - Registru de cas (n valut) | | 14-4-7/cA |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 38.| Borderou de achiziie | 14-4-13 | |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 39.| - Borderou de achiziie (de la productori | | 14-4-13/b |

| | individuali) | | |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 40.| Decont pentru operaiuni n participaie | 14-4-14 | |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| | V. SALARII I ALTE DREPTURI DE PERSONAL | | |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 41.| - Stat de salarii | | 14-5-1/a |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 42.| - Stat de salarii (f elementele componente | | 14-5-1/b |

| | ale salariului total) | | |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 43.| - Stat de salarii (f elementele componente | | 14-5-1/c |

| | ale salariului total) | | |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 44.| - Stat de salarii | | 14-5-1/k |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 45.| - List de avans chenzinal | | 14-5-1/d |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 46.| Ordin de deplasare (delegaie) | 14-5-4 | |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 47.| - Ordin de deplasare (delegaie) n strintate | | 14-5-4/a |

| | (transporturi internaionale) | | |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 48.| Decont de cheltuieli (pentru deplasri externe) | 14-5-5 | |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 49.| Decont de cheltuieli valutare (transporturi | | 14-5-5/a |

| | internaionale) | | |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| | VI. CONTABILITATE GENERAL | | |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 50.| Not de debitare-creditare | 14-6-1A | |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 51.| Not de contabilitate | 14-6-2A | |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 52.| Extras de cont | 14-6-3 | |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 53.| Jurnal privind operaiunile de casi banc | 14-6-5 | |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 54.| Jurnal privind decontrile cu furnizorii | 14-6-6 | |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 55.| Situaia ncasrii-achitrii facturilor | 14-6-7 | |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 56.| Jurnal privind consumurile i alte ieiri de | 14-6-8 | |

| | stocuri | | |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 57.| Jurnal privind salariile, contribuia pentru | 14-6-10 | |

| | asigurri sociale, protecia social a omerilor| | |

| | i asigurri sociale de state | | |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 58.| Borderou de primire a obiectelor n consignaie | 14-6-14 | |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 59.| Borderou de ieire a obiectelor din consignaie | 14-6-15 | |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 60.| Jurnal privind operaiuni diverse (pentru | 14-6-17 | |

| | conturi sintetice) | | |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 61.| Fi de cont analitic pentru cheltuieli efective| 14-6-21 | |

| | de producie | | |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 62.| - Fi de cont analitic pentru cheltuieli | | 14-6-21/a |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 63.| Fi de cont pentru operaiuni diverse | 14-6-22 | |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 64.| - Fi de cont pentru operaiuni diverse (n | | 14-6-22/a |

| | valuti n lei) | | |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 65.| Document cumulativ | 14-6-24 | |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 66.| - Document cumulativ | | 14-6-24/b |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 67.| Balan de verificare (cu patru egaliti) | 14-6-30 | |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 68.| - Balan de verificare (cu patru egaliti) | | 14-6-30/A |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 69.| - Balan de verificare (cu cinci egaliti) | | 14-6-30/a |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 70.| - Balan de verificare (cu cinci egaliti) | | 14-6-30/b1|

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 71.| - Balan de verificare (cu cinci egaliti) | | 14-6-30/b2|

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 72.| - Balan de verificare (cu ase egaliti) | | 14-6-30/b |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 73.| - Balan analitic a stocurilor | | 14-6-30/c |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| | VII. ALTE SUBACTIVITI | | |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 74.| Situaia activelor gajate sau ipotecate | 14-8-1 | |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 75.| - Situaia bunurilor sechestrate | | 14-8-1/a |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 76.| Decizie de imputare | 14-8-2 | |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

| 77.| - Angajament de plat | | 14-8-2/a |

|____|_________________________________________________|__________|____________|

GRUPA I

REGISTRELE DE CONTABILITATE

REGISTRUL-JURNAL

(Cod 14-1-1)

1. Servete ca document contabil obligatoriu de nregistrare cronologici sistematica modificrii elementelor de activ i de pasiv ale unitii.

2. Se ntocmete de ctre persoanele prevzute la art. 1 din Legea contabilitii nr.

82/1991, republicat, ntr-un singur exemplar.

Numerotarea filelor registrelor se va face n ordine cresctoare, iar volumele se vor

numerota n ordinea completrii lor.

Se ntocmete lunar, prin nregistrarea cronologic a documentelor n care se reflectmicarea elementelor de activ i de pasiv ale unitii.

n cazul n care unitatea folosete jurnale auxiliare, totalul lunar al fiecruia se poate

trece n registrul-jurnal.

Registrul-jurnal se editeaz la cererea organelor de control sau n funcie de necesitile

unitii.

n cazul n care o unitate are subuniti dispersate teritorial care conduc contabilitatea

pn la balana de verificare, registrul-jurnal se poate conduce de ctre subuniti, cu

condiia nregistrrii acestuia la nivelul subunitii.

n coloana 1 se nscrie numrul curent al operaiunilor nregistrate ncepnd de la 1

ianuarie, sau de la nceputul activitii, pn la 31 decembrie, sau ncetarea activitii.

n coloana 2 se trece data (anul, luna, ziua) cnd se efectueaz nregistrarea n registru.

n coloana 3 se trece felul documentului (factura, chitana, jurnalul privind operaiunile

de cas i banc, jurnalul decontrilor cu furnizorii etc.), precum i numrul i data

acestuia.

n coloana 4 se trece felul operaiunii, dndu-se explicaiile n legtur cu operaiunea

respectiv. Aceast coloan se completeaz numai atunci cnd este cazul.

n coloanele 5 i 6 se trece simbolul conturilor debitoare i, respectiv, creditoare.

n coloanele 7 i 8 se trec sumele totale, debitoare i creditoare din documentul

respectiv (bon, factur, jurnal auxiliar, not de contabilitate etc.).

Lunar se totalizeaz sumele debitoare i sumele creditoare.

3. Nu circul, fiind document de nregistrare contabil.

4. Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil.

n condiiile conducerii contabilitii cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare

automat a datelor, fiecare operaiune economico-financiar se va nregistra prin articole

contabile, n mod cronologic, dup data de ntocmire sau de intrare a documentelor n

unitate.

REGISTRUL-JURNAL DE NCASRI I PLI

(cod 14-1-1/b)

1. Servete ca:

- document de nregistrare a ncasrilor i plilor;

- document de stabilire a situaiei financiare a contribuabilului care conduce evidena

contabil n partid simpl;

- prob n litigii.

2 . Se ntocmete ntr-un singur exemplar de ctre contribuabili, fcndu-se

nregistrarea operaiunilor efectuate pe baza documentelor justificative, distinct, pe

fiecare operaiune, f a se lsa rnduri libere, dup ce a fost numerotat, nuruit, parafat

i nregistrat la organul fiscal teritorial.

Pentru fiecare asociaie f personalitate juridic se va ntocmi cte un registru-jurnal

de ncasri i pli.

n Registrul-jurnal de ncasri i pli se nregistreaz nu numai operaiunile n

numerar, ci i cele efectuate prin contul curent de la banc.

Contribuabilii pltitori de tax pe valoarea adugat vor nregistra sumele ncasate sau

pltite, exclusiv taxa pe valoarea adugat.

Operaiunile nregistrate n Registrul-jurnal de ncasri i pli se totalizeaz anual.

Numerotarea filelor se va face n ordine cresctoare, iar dup completarea integral se

deschide un nou registru nregistrat i parafat, care va fi numerotat n ordine cresctoare.

Acest registru se parafeaz de ctre organul fiscal teritorial la nceperea i la ncetarea

activitii.

n condiiile conducerii evidenei contabile n partid simpl cu ajutorul tehnicii de

calcul, fiecare operaiune economico-financiar se va nregistra n ordine cronologic, n

funcie de data de ntocmire sau de intrare a documentelor. n aceast situaie Registruljurnal

de ncasri i pli se editeaz lunar, iar paginile vor fi numerotate pe msura

editrii lor.

Registrul-jurnal de ncasri i pli parafat i nregistrat la organul fiscal teritorial va fi

completat lunar, prin preluarea totalului sumelor din Registrul-jurnal de ncasri i pli

obinut cu ajutorul tehnicii de calcul.

Practicienii n insolven, persoane fizice sau juridice, care i desfoar activitatea n

conformitate cu prevederile Ordonanei de urgen a Guvernului nr. 86/2006 privind

organizarea activitii practicienilor n insolven, cu modificrile i completrile

ulterioare, completeaz registrul-jurnal de ncasri i pli dup ce a fost numerotat,

nuruit, parafat i nregistrat n evidena unitii.

3. Nu circul, fiind document de nregistrare contabil.

4. Se arhiveaz mpreun cu documentele justificative care au stat la baza ntocmirii

lui.

REGISTRUL-INVENTAR

(Cod 14-1-2)

1. Servete ca document contabil obligatoriu de nregistrare a rezultatelor inventarierii

elementelor de activ i de pasiv.

2. Se ntocmete de ctre persoanele prevzute la art. 1 din Legea contabilitii nr.

82/1991, republicat, ntr-un singur exemplar, dup ce a fost numerotat, nuruit, parafat i

nregistrat n evidena unitii.

Se completeaz la nceputul activitii, la sfritul exerciiului financiar sau cu ocazia

ncetrii activitii, ftersturi i f spaii libere, pe baza datelor cuprinse n listele de

inventariere i respectiv n procesele-verbale de inventariere a elementelor de activ i de

pasiv, prin gruparea acestora pe conturi sau grupe de conturi, dup caz.

Registrul-inventar se completeaz pe baza inventarierii faptice a elementelor de activ i

de pasiv grupate dup natura lor, conform posturilor din bilan. n cazul n care

inventarierea are loc pe parcursul anului, datele rezultate din operaiunea de inventariere

se actualizeaz cu intrrile i ieirile din perioada cuprins ntre data inventarierii i data

ncheierii exerciiului financiar, datele actualizate fiind apoi cuprinse n registrulinventar.

Operaiunea de actualizare a datelor rezultate din inventariere se va efectua

astfel nct la sfritul exerciiului financiar s fie reflectat situaia real a elementelor de

activ i de pasiv.

C reanele i obligaiile fa de teri sunt supuse inventarierii pe baza confirmrii

extraselor soldurilor conturilor analitice debitoare i creditoare, sau a punctajelor

reciproce, n funcie de necesiti.

n cazul ncetrii activitii, registrul-inventar se completeaz cu valoarea elementelor

de activ i de pasiv inventariate faptic la acea dat.

n cazul n care o unitate are subuniti dispersate teritorial care conduc contabilitatea

pn la nivel de balan de verificare, registrul-inventar se poate conduce de ctre

subuniti, n condiiile nregistrrii acestuia n evidena subunitii.

n coloana 1 se nscrie numrul curent al fiecrei operaiuni nregistrate n ordine

cronologic, de la deschiderea acestuia pn la epuizarea filelor sau ncetarea activitii.

n coloana 2 vor fi recapitulate elementele inventariate, detaliat pe fiecare cont de activ

i de pasiv, conturile de valori materiale putnd fi defalcate pe gestiuni.

n coloana 3 se nscrie valoarea contabil a elementelor inventariate.

n coloana 4 se nscrie valoarea de inventar a elementelor de activ i de pasiv, stabilitde membrii comisiei de inventariere (pe baza listelor de inventariere i a proceselorverbale

de inventariere).

n coloana 5 se trec diferenele din evaluare, calculate ca diferen ntre valoarea

contabili valoarea de inventar.

n coloana 6 se menioneaz cauzele diferenelor (deprecieri, dezmembrri, dezasortri,

calamiti, teri neidentificai etc.).

3. Nu circul, fiind document de nregistrare contabil a rezultatelor inventarierii.

4 . Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil, mpreun cu documentele

justificative care au stat la baza ntocmirii lui.

REGISTRUL CARTEA MARE

(Cod 14-1-3)

1. Servete:

- la stabilirea rulajelor lunare i a soldurilor pe conturi sintetice, la unitile care aplicforma de nregistrare "pe jurnale";

- la verificarea nregistrrilor contabile efectuate;

- la ntocmirea balanei de verificare.

2 . Se ntocmete ntr-un exemplar, n cadrul compartimentului financiar-contabil,

lunar, pentru debitul i respectiv pentru creditul fiecrui cont sintetic, pe msura

nregistrrii operaiunilor.

S e completeaz pe baza documentelor justificative, documentelor cumulative

centralizatoare i jurnalelor, dup caz, astfel:

- rulajul creditor se reporteaz din jurnalul contului respectiv, ntr-o singur sum, fdesfurarea pe conturi corespondente;

- sumele cu care a fost debitat contul respectiv n diverse jurnale se reporteaz din

acele jurnale, obinndu-se defalcarea rulajului debitor pe conturi corespondente;

- soldul debitor sau creditor al fiecrui cont se stabilete n funcie de rulajele debitoare

i creditoare ale contului respectiv, inndu-se seama de soldul de la nceputul anului

(care se nscrie pe rndul destinat n acest scop).

3. Registrul Cartea mare poate fi nlocuit cu Fia de cont pentru operaiuni diverse.

4. Nu circul, fiind document de nregistrare contabil.

5. Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil.

REGISTRUL CARTEA MARE

(AH - Cod 14-1-3/a)

1. Servete:

- la inerea contabilitii sintetice a operaiunilor economico-financiare n unitile care

utilizeaz forma de nregistrare contabil "maestru-ah";

- la ntocmirea balanei de verificare a conturilor sintetice.

2 . Se ntocmete ntr-un exemplar, n cadrul compartimentului financiar-contabil,

lunar, separat pentru debitul i separat pentru creditul fiecrui cont sintetic, pe msura

nregistrrii operaiunilor.

S e completeaz pe baza documentelor justificative, documentelor cumulative

centralizatoare i a notelor de contabilitate.

L a nceputul anului, la deschiderea fielor, pe primul rnd al coloanei "Suma" se

nregistreaz soldul iniial, pe baza balanei conturilor sintetice ncheiat la finele anului

precedent. Soldul nscris n fi se bareaz i apoi se efectueaz nregistrarea

operaiunilor lunii ianuarie.

La sfritul lunii, se adiioneaz pe vertical sumele pe conturi corespondente i se

bareaz. Totalul sumelor din coloanele "Conturi corespondente", adunate pe orizontal,

trebuie s fie egal cu totalul sumelor din coloana "Suma" adunate pe vertical.

Cartea mare (ah) poate fi folosit pentru o perioad mai mare (trimestru, semestru,

an), dac numrul operaiunilor economico-financiare este prea mare. n acest caz, este

necesar s se stabileasc totalul sumelor separat pentru fiecare lun.

n cazul balanei cu patru egaliti, n Cartea mare (ah), pe lng rulajele lunare, este

necesar s se stabileasc i rulajele cumulate de la nceputul anului (inclusiv soldurile

iniiale).

3 . Registrul Cartea mare (ah) poate fi nlocuit cu Fia de cont pentru operaiuni

diverse.

4. Nu circul, fiind document de nregistrare contabil.

5. Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil.

GRUPA a II-a

MIJLOACE FIXE

REGISTRUL NUMERELOR DE INVENTAR

(Cod 14-2-1)

1. Servete ca document de atribuire a numerelor de inventar mijloacelor fixe existente

n unitate, n vederea identificrii lor.

2 . Se ntocmete de ctre compartimentul financiar-contabil prin nregistrarea

cronologic a mijloacelor fixe intrate n unitate.

Se poate folosi fie cte un registru pentru fiecare grup de mijloace fixe, fie un registru

pentru mai multe grupe, n funcie de numrul mijloacelor fixe existente i al celor care

urmeaz a intra n unitate.

n scopul asigurrii controlului asupra existenei mijloacelor fixe, se atribuie fiecrui

mijloc fix, care constituie obiect de eviden, un numr de inventar n momentul intrrii

n unitate prin achiziionare, construire, confecionare, transfer etc. (cu excepia celor

luate cu chirie), care se consemneaz n registrul numerelor de inventar. Numerele de

inventar atribuite mijloacelor fixe care circul prin schimb (tuburi pentru oxigen, butoaie

etc.) nu se imprim pe acestea.

N umerotarea mijloacelor fixe n cadrul registrului se face, de regul, n ordinea

succesiv a numerelor i/sau pe grupe de mijloace fixe.

Numrul de inventar atribuit unui mijloc fix urmeaz s fie trecut n toate documentele

care privesc mijlocul fix respectiv.

N umrul de inventar atribuit se imprim direct pe obiect (cu vopsea sau prin

poansonare) sau se graveaz pe o plcu ce se fixeaz pe mijlocul fix respectiv sau prin

alte mijloace care s asigure identificarea mijlocului fix respectiv.

Pe fiecare obiect este obligatoriu s se imprime i iniialele unitii creia i aparin

mijloacele fixe respective.

Pentru mijloacele fixe complexe (formate din mai multe obiecte componente) i pentru

mijloacele fixe a cror eviden se ine pe tronsoane (conducte de distribuie gaz metan,

drumuri, linii electrice etc.), pe fiecare obiect se indic numrul de inventar atribuit. n

aceste cazuri, este necesar ca, pe lng numrul de inventar respectiv, s se foloseas