1

PROGRAM DE EVIDEN|{ A IMOBILIZ{RILOR CORPORALE

MANUAL DE UTILIZARE

Permite eviden\a imobiliz[rilor corporale `I necorporale simultan a maximum 999 societ[\i comerciale sau unit[\i bugetare pl[titoare sau nu de T.V.A. (comer\, produc\ie, etc.). Actualizările se fac prin secvenţe de intrare / ieşire automate (NIR, donaţie, producţie proprie, casare, vanzare, dezasamblare), simultan în baza de date a imobilizărilor şi în nota contabilă aferentă (dacă este efectuată cuplarea cu EVCONT).

Se calculeaz[ lunar amortismentele aferente , cu ^nregistrarea ^n nota contabil[. Programul permite asamblari / dezasamblari, urmărirea imobiliz[rilor prin trei modalităţi de amortizare: liniară, degresivă, accelerată.

Se pot vizualiza sau lista: fişa imobilzare, intrările - ieşirile lunare/anuale, balanţa analitică, balanţa sintetică, totaluri pe grupe şi pe gestiuni, situaţia amortismentelor, listele de inventar, situaţia reevaluarilor.

@nregistr[rile contabile, la nivel de document primar `i de not[ sintetic[, sunt „importate” la dorin\[, ^n EVCONT, din modulul EVIMOB, dacă este efectuată cuplarea cu EVCONT.

2

CCUUPPRRIINNSS

1. GENERALIT{|I............................................................................................. 5

1.1 Introducere............................................................................................................... 5 1.2 Compatibilit[\i legislative....................................................................................... 5 1.3 Prezentarea sumar[ a utilit[\ii `i performan\elor programului ........................... 6 1.4 Posibile interconexiuni cu alte aplica\ii informatice ……………………………… 7

1.5

Cerin\e impuse la instalare…………………………………………………………….. 9 1.5.1 Cerin\e hardware………………………………………………………............. 9

1.5.2 Cerin\e hardware………………………………………………………............. 9

2. ACTUALIZ{RI.............................................................................................. 10

2.1 Elemente de ^nceput............................................................................................... 10 2.1.1 Cu ce ^ncepem ? Lansare program…………………………………………. 10 2.1.2 Dorim sa ‘‘\inem’’ eviden\a unei firme ? Cum o ad[ug[m ^n lista de

firme ? Cum ^i corect[m sau complet[m datele de identificare ? Cum o eliminam din calculatorul nostru ?........................................................

10

2.1.2.1 Firm[ existent[……………………………………………………… 10 2.1.2.2 Creare firm[ nou[…………………………………………………… 11 2.1.2.3 Completarea/corectarea datelor unei firme……………………. 12 2.1.2.4 Setare lun[ `i an ^ncepere eviden\[ pentru o firm[ nou[…….. 12 2.1.2.5 ~tergerea unei firme existente……………………………………. 13 2.1.3 Cum trecem de la o eviden\[ a unei firme la alta ?.................................. 13 2.2 Diverse set[ri…………………………………………………………………………….. 15 2.3 Stoc ini\ial………………………………………………………………………………… 15 2.3.1 Stoc ini\ial……………………………………………………………………….. 17 2.3.1.1 Imobiz[ri corporale…………………………………………………. 17 2.3.1.1.1 Ad[ugare imobiliz[ri corporale…………………….. 18 2.3.1.1.2 Modificare imobiliz[ri corporale……………………. 19 2.3.1.1.3 ~tergere imobiliz[ri corporale……………………… 20 2.3.1.1.4 Vizualizare imobiliz[ri corporale…………...………. 20 2.3.1.2 Imobiliz[ri necorporale…………………………………………….. 20 2.3.2 Reevaluare…………………………………………………………………........ 21 2.3.3 Inventariere……………………………………………………………………… 22 2.4 Intr[ri de imobiliz[ri…………………………………………………………………….. 22 2.4.1 Intr[ri prin cump[rare…………………………………………………………. 22 2.4.1.1 Elaborare ^nc[rcare recep\ie……………………………………… 23 2.4.1.1.1 Imobilizare propriu-zis[……………………………… 23 2.4.1.1.2 Recep\ie de component[……………………………. 25 2.4.1.2 ~tergere recep\ie……………………………………………………. 26 2.4.1.3 Core\ie cont[ri………………………………………………………. 26 2.4.2 Alte intr[ri……………………………………………………………………….. 26 2.4.2.1 ^nc[rcare alte intr[ri………………………………………………… 26 2.4.2.2 ~tergere…………………………………………………………… 26 2.4.2.3 Corec\ie cont[ri……………………………………………………… 27 2.5 Ie`iri de imobiliz[ri……………………………………………………………………… 27

3

2.5.1 Ie`iri prin casare……………………………………………………………….. 27 2.5.1.1 ^ncarcare proces verbal de casare……………………………….. 28 2.5.1.2 ~tergere cas[ri………………………………………………………. 29 2.5.1.3 Corec\ie cont[ri……………………………………………………… 29 2.5.2 Ie`iri prin v[nzare…………………………………………………………........ 29 2.5.2.1 ^nc[rcare date v]nzare…………………………………………….. 30 2.5.2.2 ~tergere v]nz[ri……………………………………………………... 31 2.5.2.3 Corec\ie cont[ri v]nzare…………………………………………… 31 2.5.3 Alte ie`iri…………………………………………………………………………. 31 2.6 Transferuri de imobiliz[ri………………………………………………………………. 31 2.6.1 ^nc[rcare transferuri…………………………………………………………… 31 2.6.2 ~tregere transferuri……………………………………………………………. 32 2.6.3 Corec\ie cont[ri………………………………………………………………… 32 2.7 Nota de amortismente………………………………………………………………….. 32 2.7.1 Generare not[ amortismente………………………………………………… 32 2.7.2 Vizualizare not[ la nivel de document primar……………………………... 33 2.7.3 Vizualizare not[ sintetic[ de imobiliz[ri………………………………........ 33

3. VIZUALIZ{RI................................................................................................ 34

3.1 Balan\a analitic[................................................................................................ 34 3.1.1 Balan\a integral[………………………….………………………………… 35 3.1.2 Balan\a pentru mijloace fixe de natura obiectelor de inventar……... 35 3.1.3 Balan\a pentru mijloace fixe propriu-zise……………………………… 35 3.1.4 Lista de inventar……………………………………………………………. 36 3.1.5 Reevaluare…………………………………………………………………… 36 3.2 Fi`a/date individuale………………………………………………………………... 36 3.2.1 Date generale………………………………………………………………... 37 3.2.2 Fi`a imobilizare……………………………………………………………... 37 3.2.2.1 Fi`[ imobilizare…………………………………………………... 37 3.2.2.2 Program amortizare……………………………………………... 38 3.3 Totaluri pe grupe……………………………………………………………………. 38 3.4 Totaluri pe gestiuni…………………………………………………………………. 39 3.5 Intr[ri de imobiliz[ri………………………………………………………………… 40 3.5.1 Intr[ri de imobiliz[ri prin cump[rare……………………………………. 40 3.5.2 Alte intr[ri de imobiliz[ri…………………………………………………... 41 3.5.3 Intr[ri de componente prin cump[rare…………………………………. 41 3.6 Ie`iri de imobiliz[ri………………………………………………………………….. 42 3.6.1 Ie`iri de imobiliz[ri prin casare…………………………………………... 42 3.6.2 Ie`iri de imibiliz[ri prin v]nzare………………………………………… 43 3.6.3 Alte ie`iri de imobiliz[ri……………………………………………………. 43 3.6.4 Alte ie`iri de componente…………………………………………………. 44 3.7 Diverse transferuri de imobiliz[ri ^ntre gestiuni………………………………. 44 3.8 Situa\ia amortismentelor…………………………………………………………... 45 3.9 NIR-uri aferente cumparare imobiliz[ri………………………………………….. 46

4. LIST{RI.......................................................................................................... 47

4.1 Balan\a analitic[................................................................................................ 47 4.2 Fi`[ program amortizare…………………….…………………………………….. 47

4

4.3 Situa\ie sintetic[…………………………………………………………………….. 47 4.4 Totaluri pe grupe……………………………………………………………………. 47 4.5 Totaluri pe gestiuni…………………………………………………………………. 47 4.6 Intr[ri de imobiliz[ri………………………………………………………………… 47 4.6.1 Intr[ri de imobiliz[ri prin cump[rare……………………………….…. 47 4.6.2 Alte intr[ri de imobiliz[ri………………………………………………….. 47 4.6.3 Intr[ri de componente prin cump[rare………………………………… 48 4.7 Ie`iri de imobiliz[ri…………………………………………………………………. 48 4.7.1 Ie`iri de imobiliz[ri prin casare…………………………………………. 48 4.7.2 Ie`iri de imobiliz[ri prin v]nzare………………………………………… 48 4.7.3 Alte ie`iri de imobiliz[ri…………………………………………………… 48 4.8 Diverse transferuri de imobiliz[ri………………………………………………… 48 4.9 Situa\ia amortismentelor…………………………………………………………… 48 4.10 NIR-uri aferente cump[r[rilor de imobiliz[ri…………………………………… 48

5. TERMINARE………........................................................................................ 49

5.1 Eviden\e anterior……........................................................................................ 49 5.2 Ce se poate consulta pe arhiv[….…………….…………………………………. 49 5.3 Cum se pot actualiza unele date pe arhiva……………………………………… 49 5.4 Trecere la luna urm[toare…………………………………………………………. 50

6. INTERCONEXIUNEA CU EVCONT............................................................... 51

6.1 Ce se administreaz[ ^n comun......................................................................... 51 6.2 Cum se trece la luna urm[toare….…………….…………………………………. 51 6.3 Cum se import[ o not[ contabil[ de imobiliz[ri……………………………….. 51

7. SALVAREA / RESTAURAREA DATELOR................................................... 52

7.1 Salvarea datelor .................................................................................................. 52 7.2 Restaurarea datelor………………………………………..…………………………. 54

8. REZUMAT FINAL........................................................................................... 55

8.1 Ce opera\ii sunt necesare ^n prima lun[………................................................. 55 8.2 Cum se realizeaz[ eviden\a imobiliz[rilor…..…………………………………… 55

ANEXA SCHEMA BLOC................................................................................... 56

5

1. GENERALIT{|I 1.1 Introducere Eviden\a `i contabilizarea imobiliz[rilor este o opera\iune important[ pentru orice societate comercial[, iar ^n situa\ia ^n care num[rul acestor imobiliz[ri este mare, se impune utilizarea de programe informatice, cu scopul u`ur[rii muncii `i al realiz[rii de situa\ii de sintez[ sau analitice c]t mai corecte.

Pe linia acestei simplific[ri a muncii de eviden\[, dar `i al corectei realiz[ri a contabilit[\ii amortiz[rilor acestor imobiliz[ri, se ^nscrie `i programul EVIMOB, util `i performant, at]t ^n varianta autonom[, c]t `i cuplat cu modulul de contabilitate EVCONT. Pachetul de programe realizează evidenţa multigestiune a imobilizărilor corporale şi necorporale. Actualizările se fac prin secvenţe de intrare / ieşire automate (NIR, donaţie, producţie proprie, casare, v]nzare, dezasamblare), simultan în baza de date a imobilizărilor şi în nota contabilă aferentă (dacă este efectuată cuplarea cu EVCONT).

Se calculează lunar amortismentele aferente, cu înregistrarea în nota contabilă. Programul permite asamblări/dezasamblări, urmărirea imobiliz[rilor prin trei modalităţi de amortizare: liniară, degresivă, accelerată.

Se pot vizualiza sau lista: fişa imobiliz[rii, intrările-ieşirile lunare / anuale, balanţa analitică, balanţa sintetică, totaluri pe grupe şi pe gestiuni, situaţia amortismentelor, listele de inventar, situaţia reevalu[rilor. 1.2 Compatibilit[\i legislative

EVIMOB respect[: • Legea contabilit[\ii nr.82/1991; • Legea nr. 15/1994; • HG 266/iulie 1992 `i HG 500/august 1994; • Ordonan\a Guvernului Rom]niei pentru modificarea `i completatea Legii nr.15/1994

privind amortizarea capitalului imobilizat ^n active corporale `i necorporale, publicat[ ^n Monitorul oficial al Rom]niei nr.225/30.08.1997;

• Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 3.055/2009 pentru aprobarea Reglement[rilor contabile conforme cu directivele europene;

• regulamentul privind aplicarea Legii contabilit[\ii; • principiile contabilit[\ii;

De asemenea EVIMOB respect[ criteriile minimale privind programele informatice utilizate ^n activitatea financiar[ `i contabil[ (a`a cum sunt ele detaliate ^n Anexa1 la OMEF nr. 3512/2008 privind documentele financiar-contabile). Astfel:

• se asigur[ cuprinderea ^n procedurile de prelucrare a prevederilor reglement[rilor ^n vigoare precum `i posibilitatea actualiz[rii acestora ^n func\ie de modific[rile intevenite ^n legisla\ie;

• se asigur[ protec\ia pachetelor de produse – program ^mpotriva accesului neautorizat, realiz]ndu-se confiden\ialitatea datelor ^n sistemul informatic prin parole;

• datele de intrare, intermediare sau de ie`ire sunt p[strate pe harddisc, ^n format normal sau arhivat, precum `i pe dischete, memorii stick (pen-drive), CD, ^n format arhivat;

• se asigur[ prin diverse forme de colaborare cu firma produc[toare, interven\ie operativ[ pentru solu\ionarea eventualelor erori care pot s[ apar[ ^n func\ionarea sistemului (prin telefon / Internet / deplasare la sediul Infostar sau la sediul clientului);

6

• se asigur[ posibilitatea unui control extern eficient cu privire la modul de func\ionare al procedurilor de prelucrare `i al opera\iunilor economico – financiare ^nregistrate ^n contabilitate;

• se precizeaz[ clar sursa, con\inutul `i apartenen\a fiec[rei date, aceasta reg[sindu-se ^n con\inutul unui document scris, accesibil la dorin\[;

• opera\iunile efectuate sunt bazate pe documente justificative numerotate ^n ordine cronologic[; • se asigur[ conservarea datelor pe o perioad[ de timp care respect[ articolul 25 din Legea

Contabilit[\ii nr. 82/1991; • datele sunt arhivate pe harddisc sau unit[\i externe, de exemplu de tip „pen-drive” de diverse

capacit[\i, grupate pe ani, cu posibilitate de reintegrare ^n sistem, la dorin\[; • se asigur[ preluarea elementelor constitutive ale ^nregistr[rilor contabile: data efectu[rii

^nregistr[rii, jurnalul (nota contabil[) de origine ^n care se reg[sesc ^nregistr[rile contabile, num[rul curent al ^nregistr[rii ^n jurnalele de origine, num[rul documentului justificativ sau contabil;

• se asigur[ list[ri clare, inteligibile `i complete, care s[ con\in[ urm[toarele elemente de identificare, ^n antet sau pe fiecare pagin[, dup[ caz: tipul documentului, denumirea unit[\ii, perioada la care se refer[ informa\ia, datarea list[rilor, paginarea cronologic[, precizarea programului informatic `i a versiunii utilizate;

• se asigur[ respectarea con\inutului de informa\ii prev[zute ^n machetele formulalelor aprobate de Ministerul Finan\elor;

• sistemul de prelucrare poate fi de tip monopost sau multipost, monosocietate sau multisocietate, eventual ^n re\ea de calculatoare;

• tipul de organizare pentru culegerea datelor este pe loturi, cu control ulterior; • se permite culegerea unui numar nelimitat de documente primare; • la livrare se ofer[ posibilit[\i de colaborare, inclusiv prin „Contract de mentenan\[„ pentru

^ntre\inerea, adaptarea legislativ[, dezvoltarea produsului program. Procedurile de prelucrare a datelor nu pot fi modificate de c[tre utilizatori. 1.3 Prezentarea sumar[ a utilit[\ii `i performan\elor programului

EVIMOB poate fi utilizat pentru eviden\a imobiliz[rilor corporale si necorporale la una sau mai multe firme (maximum 999) , indiferent de dimensiune. Se urm[re`te ca ^n cursul opera\iunilor de intrare-ie`ire s[ se realizeze at]t actualizarea bazelor de date a imobiliz[rilor, c]t generarea ^nregistr[rilor contabile aferente.

@n tinpul ^nc[rc[rii imobiliz[rilor corporale/necorporale ini\iale, dar `i ^n cadrul ^nregistr[rii ulterioare a intr[rilor de imobiliz[ri s-au prev[zut chei de control care s[ ^mpiedice erorile `i totodat[ diverse instrumente de u`urare a muncii, cum ar fi deducerea automat[ a grupei din simbolul codului de clasificare sau chiar numerotare automat[ a imobiliz[rilor (numere de inventar). @n timpul ^nregistr[rii opera\iilor de intrare/ie`ire s-a prev[zut generarea de cont[ri automate, ^n concordan\[ cu opera\iunea efectuat[ `i cu setul de conturi prestabilit pentru utilizare.

S-a prev[zut acces la datele individuale ale fiec[rei imobiliz[ri, inclusiv cele legate de amortizare. Orice modificare determin[ actualizarea corespunz[toare a raport[rilor ce se pot ob\ine pe ramurile de vizualiz[ri sau list[ri.

Arhivarea datelor, cu posibilitatea consult[rii ulterioare a arhivelor permite efectuarea de analize sau compara\ii utile.

Situa\ia analitic[ poate fi listat[ la sf]r`it de an sau la dorin\[. Ea joac[ rolul unui adev[rat registru de inventar al imobiliz[rilor deoarece, la sf]r`itul fiec[rei grupe s-au prev[zut un num[r de linii ,,albe” (propor\ional cu num[rul de imobiliz[rilor din aceea grup[), cu scopul de a putea fi consemnate manual de c[tre gestionari ^n intervalul dintre dou[ list[ri.

Totalurile pe grupe sau pe gestiuni ofer[ chei de control `i situa\ii de sintez[ globale , la fel de utile ca `i situa\ia amortismentelor.

7

1.4 Posibile interconexiuni cu alte aplica\ii informatice ale firmei Infostar Comprod S.R.L. - Pite`ti

Acolo unde se dore`te, eviden\a imobiliz[rilor corporale `i necorporale furnizat[ de pachetul de programe EVIMOB poate fi completat[, alc[tuindu-se un sistem integrat, cu urm[toarele programe (vezi fig.1):

1. EVCONT – EViden\[ CONTabil[

EVCONT poate fi utilizat pentru eviden\a contabil[ a unei singure societ[\i comerciale / regii autonome / unit[\i bugetare mari , sau pentru contabilitatea simultan[ a maxim 999 firme cu caracter divers, indiferent de dimensiune.

Se propune organizarea contabilit[\ii prin gruparea tuturor documentelor primare pe note contabile (jurnale), fiecare not[ (jurnal), av[nd o caracteristic[ specific[, documentele astfel reunite av]nd o semnifica\ie comun[. Fiecare document prime`te în cadrul fiec[rei note un num[r curent (pozi\ie document), fiind asigurat[ astfel o cheie de reg[sire u`oar[ pentru orice înregistrare contabil[.

Documentele care nu se încadreaz[ în nici una din notele “specializate”, sau care reprezint[ `torn[ri, regl[ri, corec\ii se vor include ^n ultima not[, denumit[ de exemplu Înregistr[ri diverse. Simbolul numeric `i numele acestor note poate fi diferit, în special pentru unit[\ile mari, dep[`ind cadrul celor `ase note predefinite pentru opera\iile standard de : cas[, banc[, cump[r[ri, v]nz[ri, salarii, diverse.

La înc[rcarea documentelor primare se solicit[ un num[r maximal de informa\ii generale despre document `i apoi formulele contabile compuse asociate acestuia. Se vor completa, doar at]tea informa\ii c]te se vor considera suficiente în scopul ob\inerii unor rapoarte finale clare `i u`or de analizat. Prin maniera de ^nc[rcare se urm[re`te reg[sirea u`oar[ a oric[rei ^nregistr[ri ^n documentele ce rezult[ ca rapoarte finale, precum `i posibilitatea dezvolt[rii de situa\ii de sintez[ sau analitice specifice. Pentru opera\iile cu T.V.A. programul de înc[rcare con\ine ramuri automate de mare productivitate.

Datele înc[rcate pot fi vizualizate `i corectate în form[ “brut[“ sau se pot vizualiza pentru control diverse situa\ii de sintez[ (registru de cas[, extrase de cont, fi`e de cont, note sintetice, balan\a de verificare, balan\e analitice, corela\ii diverse).

Imediat dup[ înc[rcare sau în urma unor prelucr[ri specifice se pot vizualiza / lista urm[toarele documente:

• balan\a de verificare a conturilor, notele sintetice rezultate, centralizatoarele aferente notelor, registrul jurnal general , jurnalele pentru cump[r[ri cu detaliere pe cote de T.V.A.;

• jurnalul pentru v]nz[ri, cu detalierea pe cote deT.V.A.; • balan\ele analitice, pentru conturile urm[rite analitic pe parteneri sau pe gestiuni (în

balan\a de verificare apare totalul acestor conturi); • fi`ele de cont analitice multilunare, în mai multe variante, fi`ele sintetice lunare / anuale,

fi`ele `ah lunare / anuale, inclusiv CARTEA MARE; • registrul de cas[, extrasele de cont; • formularul “Decont T.V.A.” (declara\ia 300); • formularul “Declara\ie anual[ pentru impozitul pe profit” , formularele de “Bilan\”(F10),

“Contul de profit `i pierderi” (F20), ”Date informative” (F30), „Active imobilizate” (F40) . Cuplajul cu EVCONT determin[ administrarea comun[ a codific[rilor de parteneri

(pentru conturile urm[rite pe parteneri), a codurilor de gestiuni, a planului de conturi. Modulul poate func\iona “în timp real”, ceea ce poate determina un decalaj al lunii curente de lucru fa\[ de programul de contabilitate. @nregistr[rile contabile aferente opera\iunilor de intrare-iesire, precum `i nota de amortismente sunt “importate” în EVCONT din modulul EVIMOB la dorin\[, originea importului

8

fiind în datele lunii curente (dac[ programele sunt în sincronism) sau în arhiva programelor EVIMOB.

2. EVGECO – EViden\[ `i GEstiune stocuri `i COmercial

Pachetul de programe permite evidenţa cantitativ-valorică a gestiunilor de materii prime, materiale, obiecte de inventar, produse finite, mărfuri (la preţ de achiziţie sau la preţ cu am[nutul).

Intr[rile şi iesirile în / din gestiuni pot fi efectuate pe diverse căi: NIR, factur[ fiscal[, bon de consum, raport de producţie, aviz de însoţire, proces verbal de modificare preţ, bonuri (note) de transfer, proces verbal de casare, ş.a. Se pot vizualiza sau lista următoarele documente: recepţii, note de transfer, facturi fiscale, avize de însoţire, bonuri de consum, centralizatoare de intrari / ieşiri, fişe de magazie (pe orice interval, pe unul sau mai multe produse), balanţa analitic[ a produselor, situaţii stocuri, oferte, liste de inventar, numeroase rapoarte statistice ş.a.

Cuplajul cu EVCONT determin[ administrarea comun[ a codific[rilor de parteneri (pentru conturile urm[rite pe parteneri), a codurilor de gestiuni, a planului de conturi. Modulul poate func\iona “în timp real”, ceea ce poate determina un decalaj al lunii curente de lucru fa\[ de programul de contabilitate. @nregistr[rile contabile aferente opera\iunilor de v]nz[ri – cump[r[ri, altor opera\iuni implicate în eviden\a cantitativ – valoric[ a stocurilor sunt “importate” în EVCONT din modulul EVGECO la dorin\[, originea importului fiind în datele lunii curente (dac[ programele sunt în sincronism) sau în arhiva programelor EVGECO.

3. EVPERS – EViden\[ PERSonal `i salarizare.

Pachetul de programe permite evidenţa personalului salariat cu carte de muncă sau cu

convenţie civilă. Se generează : statele de plată (de avans sau lichidare), centralizatoarele statelor, borderourile reţinerilor, fluturaşii de salarii, nota contabilă de salarii ş.a., grupate pe oricâte subunităţi . Se calculează automat diverse elemente salariale: vechimea şi sporul de vechime, indemnizaţiile CO si CM, impozitul, diverse reţineri şi sporuri, se pot face indexări. Programul este actualizat cu prevederile ordonanţei 7/2002 privind impozitul pe venitul global, preluând şi afişând, la dorinţă , informaţiile cu privire la fişele fiscale, cu posibilitatea depunerii la sfârşit de an a rezultatului înregistrărilor (în format electronic) la organele fiscale, cu prevederile Legii 19/2000 cu privire la modul de calcul, evidenţiere, declarare (format electronic) a CAS, precum şi cu prevederile legale privind modul de calcul şi raportare a fondului de şomaj : 1 şi 2,5% (în format electronic) şi cu prevederile Ord.158/17.11.2005 privind indemnizaţiile de asigurări sociale de sănătate. Se poate utiliza pentru maxim 999 societăţi, indiferent de dimensiune, autonom sau în cuplaj cu EVCONT (caz in care exportă nota contabilă).

Cuplajul cu EVCONT determin[ administrarea comun[ a codific[rii persoanelor retribuite (dac[ în EVCONT exist[ conturi urm[rite analitic pe o list[ de persoane fizice), a codurilor de subunit[\i (pentru defalcarea cheltuielilor aferente), a planului de conturi. ~i acest modul func\ioneaz[ “în timp real”, ceea ce poate determina un decalaj al lunii curente fa\[ de programul de contabilitate. Înregistr[rile contabile aferente statelor de plat[ sunt defalcate analitic pe persoane dac[ anumite conturi implicate sunt urm[rite pe persoane, respectiv pe subunit[\i, dac[ conturile de cheltuieli sunt urm[rite pe subunit[\i, fiind generate sub form[ de înregistr[ri specifice documentelor primare. Totodat[ se genereaz[ nota contabil[ sintetic[, ceea ce permite eviden\ierea obliga\iilor unit[\ii în leg[tur[ cu salariile personalului. Aceste înregistr[ri, la nivel de document primar `i de not[ sintetic[, sunt “importate” la dorin\[, în EVCONT, din modulul EVPERS. Importul are ca origine datele lunii curente sau arhiva programelor EVPERS. Aceast[ arhiv[ poate fi consultat[ pentru luni anterioare (se permit chiar reelabor[ri de state, consult[ri de date individuale, list[ri).

9

Fig.1

1.5 Cerin\e impuse la instalare 1.5.1 Resurse hardware necesare pentru func\ionarea programelor EVIMOB sunt:

a) calculator de performantele Pentium III sau mai bun cu:

- harddisc cu capacitate liber[ de cel pu\in 1 GB; - memorie intern[ (RAM) de cel pu\in 256 MB - pentru Sistemul de operare Windows

98,Windows XP) sau cel pu\in 512 MB (preferabil 1 GB)-pentru Windows Vista, Windows 7;

- preferabil port USB, pentru salv[rile pe PEN-DRIVE / memorie stick.

b) imprimant[ matriciala A3 / A4 (preferabil A3 cu factor de compresie de 20 cpi in sistemul de operare MS-DOS); dac[ se folosesc imprimante A4/A3 cu jet de cerneal[ cu cablu paralel, se impune ca acestea s[ aib[ drivere pentru a func\iona ^n sistemul de operare DOS, preferabil s[ aib[ `i posibilitatea de „Landscape” ^n S.O. MS-DOS, lucru ^nt]lnit mai ales la imprimantele de tip HP, cum ar fi HP 920, 3820, 5550, 5652, 1210 etc.); pentru imprimantele cu port U.S.B. (jet de cerneala sau laser) se va impune achizi\ionarea suplimentar[ a unei licen\e a programului DOS-PRN, care permite utilizarea ^n MS-DOS a imprimantelor care ^n mod normal nu mai au aceast[ facilitate. Consulta\i firma Infostar ^nainte de achizi\ionarea unei imprimante cu destina\ia de a lista rapoarte ale programului EVIMOB.

c) Un suport de memorie externa de tip memorie-stick, denumit si PEN-DRIVE.

1.5.2 Cerin\e software:

a) Sistem de operare: Windows 98, XP, Vista, Windows 7 etc.

b) Alte elemente soft : programul DOS-PRN, dac[ este utilizat[ o imprimant[ f[r[ facilit[\i implicite de listare ^n S.O. MS-DOS.

10

2. ACTUALIZ{RI 2.1 Elemente de ^nceput 2.1.1. Cu ce ^ncepem? Lansare program. Programele EVIMOB sunt lansate din fereastra de baz[ a sistemului de operare (cea care con\ine “butonul” de START) prin pozi\ionarea MOUSE – ului pe “icoana” sub care scrie “Eviden\[ contabil[“ `i realizarea unui “dublu clic” pe butonul st]nga al MOUSE –ului sau prin realizarea unui “ clic” simplu pe butonul st]nga al MOUSE, urmat de ap[sarea tastei <Enter>.

În momentul lans[rii, apare un prim ecran de prezentare a programului EVIMOB, cuprinz]nd numele acestuia, numele firmei produc[toare, versiunea de program etc.. În continuare se ajunge la prima decizie: fixarea sau alegerea numelui pentru “operator calculator”. Fereastra de selec\ie con\ine la prima intrare în program imaginea (vezi fig.2):

Fig.2

Se tasteaz[ <Enter> `i se înlocuiesc punctele cu numele (eventual `i func\ia) celui care va înc[rca datele. Acest nume va ap[rea ulterior la rubrica “@ntocmit” din subsolul listelor cu centralizatoarele documentelor primare, respectiv al listelor cu notele sintetice. Un nou <Enter> va declan`a trecerea la secven\a urm[toare a programului. 2.1.2 Dorim s[ “\inem” eviden\a unei firme. Cum o ad[ug[m în lista de firme ? Cum îi corect[m sau complet[m datele de identificare ? Cum o elimin[m din calculatorul nostru ? 2.1.2.1 În momentul dep[`irii etapei de selec\ie a operatorului, programul intr[ în prima fereastr[ de op\iuni, cu patru ramuri (vezi fig. 3):

Fig.3 În toate ferestrele de acest fel, alegerea c[ii dorite se face în cele trei moduri: • se deplaseaz[ linia mobil[ de selec\ie (cu ajutorul tastelor direc\ionale verticale , )

p]n[ la op\iunea dorit[ `i se tasteaz[ <Enter> sau,

11

• se tasteaz[ direct litera de lansare a comenzii sau, • se pozi\ioneaz[ MOUSE –ul pe linia comenzii `i se tasteaz[ “clic” pe butonul st]nga al

MOUSE – ului. 2.1.2.2 Dac[ dorim s[ \inem evidentei unei firme noi, evident vom alege op\iunea: “FIRM{ NOU{“ (vezi fig.3). Aceast[ selec\ie ne introduce într-o fereastr[ de scriere cu mai multe linii orizontale în care se completeaz[ datele esen\iale de identificare a firmei noi, pe care în acest moment o ad[uga\i în lista de firme (vezi fig.4).

Fig.4 C]teva observa\ii cu privire la modul de completare a elementelor de identificare a firmei

respective vor fi utile `i în alte secven\e asem[n[toare ale programului: * Cod firm[: ese un simbol numeric de la 1 la 999. Odat[ ales, define`te numele subdirectorului

în care se vor reg[si datele de contabilitate ale firmei nou create. Cu observa\ia c[ EVC1R este numele directorului “r[d[cin[“ al programului EVIMOB, orice firm[ cu codul i (alocat în momentul cre[rii acesteia pe ramura FIRM{ NOU{) se va reg[si pe subdirectorul EVCi al directorului principal. Apare astfel în organigrama intern[ a programului arborescen\a: EVC1R EVC1 - firma cu cod 1 EVC2 - firma cu cod 2 … EVCi - firma cu cod i EVC999 - firma cu cod 999

Codul poate fi alocat la înt]mplare, dup[ o logic[ fixat[ de utilizator. Programul nu permite îns[ repetarea unui cod deja alocat unei firme existente.

* Numele firmei: identificarea u`oar[ a unei firme, în special în listele de selec\ie în care aceasta apare ordonat[ alfabetic, a determinat subdivizarea denumirii acesteia în trei elemente distincte:

a) tip firm[, este de fapt prefixul a`ezat înaintea denumirii propriu-zise. Acest prefix poate fi selectat f[r[ dactilografierea efectiv[ a numelui s[u (vezi mesajul ajut[tor de pe ultima linie a ecranului), prin coduri numerice înlocuitoare. Astfel, prefixele uzual înt]lnite au fost identificate prin 0 = “SOC.COM.”, 1 = “AS. FAM”. Separarea prefixului din denumire determin[ ca, într-o ordonare

12

alfabetic[ dup[ denumiri, firmele s[ nu apar[ în majoritatea lor la litera S (cele mai multe fiind societ[\i comerciale), ci fiecare la litera cu care începe denumirea propriu-zis[;

b) numele firmei se introduce c]t mai complet, pentru a preveni confuziile în cazul existen\ei a dou[ firme cu nume asem[n[toare;

c) localitatea firmei se completeaz[ în aceea`i manier[, codificat[ ca `i tipul firmei (exemplu: 0 = Pite`ti, 1 = Bucure`ti, 2 = C]mpulung, `.a.).

OBSERVA|IE: Prin aceast[ divizare a denumirii firmei se asigur[, în situa\ia unei complet[ri a celor trei

elemente, identificarea f[r[ erori a firmei dorite. Se pot distinge firme cu nume identice dac[ este completat[ `i localitatea. Exempu: Soc. Com. Europa Pite`ti, A.S. FAM. Europa Pite`ti, Soc. Com. Europa T]rgovi`te, vor fi corect identificate, în timp ce completarea par\ial[ doar a numelui propriu-zis ar crea evident confuzii;

* Celelalte elemente de identificare a firmei se vor completa în concordan\[ cu mesajele ajut[toare aferente. Ele pot fi completate `i ulterior, dac[ nu se cunosc în momentul înfiin\[rii firmei noi. 2.1.2.3 Completarea / corectarea datelor de identificare a firmei se face în dou[ moduri:

a) Parcurg]nd secven\a (cu punct de plecare din fereastra ini\ial[ a programului):

MODIFIC{RI / ~TERGERI FIRM{ MODIFIC{RI

b) Parcurg]nd secven\a (cu punct de plecare în ecranul principal “EVCONT”):

VIZUALIZ{RI + COREC|II ALTE VIZUALIZ{RI DATE PERSONALE FIRM{

Ambele metode plaseaz[ utilizatorul în aceea`i fereastr[ de scriere a datelor de identificare a firmei (v. fig.4) cu posibilitatea efectu[rii unor corec\ii / complet[ri, acolo unde este cazul.

OBSERVA|IE: se parcurg succesiv liniile de scriere a datelor de identificare a firmei

utiliz]nd tastele <Enter>, `i chiar (pentru a reveni la o linie superioar[ deja parcurs[). 2.1.2.4. Luna, anul începerii eviden\ei pentru noua firm[.

ATEN|IE: este elementul cel mai important , care trebuie corect completat. Este vorba de luna c]nd eviden\a firmei începe s[ fie realizat[ prima oar[ cu programele EVIMOB (deci nu se refer[ `i nu are leg[tur[ cu luna de înfiin\are a firmei) . Dac[ totu`i acest element este introdus eronat `i se trece `i de întrebarea de confirmare de corectitudine a datelor introduse, se revine în prima fereastr[ de selec\ie a programului `i se `terge firma din eviden\[. 2.1.2.5. Eliminarea firmei din eviden\[ se realizeaz[ pe secven\a:

MODIFIC{RI / ~TERGERI FIRM{ ~TERGERI

13

Apoi se revine pe ramura “FIRM{ NOU{“ `i se recreeaz[ structura ini\ial[ a acestei firme, re^nc[rc]ndu-i toate elementele de identificare. Aceea`i secven\[ se va utiliza ori de c]te ori se dore`te `tergerea complet[ din eviden\[ a unei firme (un patron c[ruia i-am \inut p]n[ acum eviden\a este “r[u platnic” sau este vorba de o eviden\[ ocazional[ efectuat[ doar la nivel de balan\[, în beneficiul unui coleg `.a.). ~tergerea fiind în general un element dintre cele mai distructive, programul cere în mai multe etape confirmarea corectitudinii op\iunii de `tergere. Datele acelei firme pot fi, în prealabil, salvate pe dischet[ sau pe un alt suport. În acest caz confirmarea restaur[rii datelor salvate se poate face numai dac[ codul alocat firmei `terse este rezervat (nu este ulterior alocat altei firme). În acest caz restaurarea se face astfel: se creaz[ din nou firma ca “Firm[ nou[“, aloc]ndu-i acela`i cod firm[ `i stabilind ca lun[ `i an curent pentru firma nou[ chiar luna `i anul din momentul `tergerii firmei. Apoi se introduce discheta sau un alt suport pe care s-a efectuat salvarea `i se parcurge secven\a:

SET{RI / SALVARI + RESTAUR{RI RESTAUR{RI 2.1.3. Cum trecem de la o eviden\[ a unei firme la alta?

Dup[ crearea firmei noi `i confirmarea corectitudinii datelor de identificare ale acesteia, programul trece în fereastra principal[ de selec\ie a modulului dorit (fig.1). Aleg]nd op\iunea IMOBILIZ{RI DIVERSE, se intr[ ^n meniul principal al modulului EVIMOB (fig. 6).

De aici se porne`te în oricare din direc\iile prioritare (înc[rcare date, prelucr[ri, vizualiz[ri, list[ri, eviden\e anterioare) `i aici se revine de pe oricare din ramurile secundare ale arborescen\ei programului, atunci c]nd se dore`te schimbarea ramurii (vezi schema bloc a EVIMOB ). Alegerea op\iunii TERMINARE din fereastra principal[ de selec\ie a modulelor (fig.1), determin[ posibilitatea ie`irii c[tre sistemul de operare Windows (p[r[sire efectiv[ a aplica\iei EVIMOB ) sau trecerea la o ALT{ FIRM{ , pentru a efectua opera\iuni într-o alt[ eviden\[ (vezi fig.5). Pe varianta ALT{ FIRM{ se revine la selec\ia OPERATOR CALCULATOR – v.fig.2 (dac[ sunt mai mul\i) sau direct la fereastra ini\ial[ de selec\ie (fig. 3), cu op\iunile : firm[ existent[, firm[ nou[, modific[ri / `tergeri, set[ri/salv[ri+restaur[ri.

Select]nd op\iunea FIRM{ EXISTENT{, apare o fereastr[ de selec\ie a firmelor deja create, pentru care se pot realiza eviden\e distincte. Fereastra ofer[ informa\ii sumare despre modulele ^n func\iune `i situa\ia lunii curente, respectiv a arhivelor:

Fig.5

14

Se alege firma dorit[. Apoi tast]nd <Enter> se p[trunde în ecranul de selec\ie modulului dorit.

Se intr[ in modulul EVIMOB select]nd ramura <Imobilizari diverse>

2.ELEMENTE DE @NCEPUT 2.1. Intrarea / ie`irea din aplica\ie

Fig. 1

Fig. 6

Dup[ terminarea opera\iunilor legate de imobiliz[ri se alege din meniul ,,TERMINARE” subsecven\a ,,Sistem de operare” sau ,,Meniu anterior“ (caz ^n care se trece ^n meniul principal al programului). Secven\a se poate apoi relua pentru o alt[ firm[ la care dorim s[ efectu[m opera\iuni de eviden\[ imobiliz[ri.

Dup[ selectarea aplica\iei sau modulului IMOBILIZ{RI DIVERSE, pe ecran apare meniul principal al programului (vezi fig.7):

Fig. 7

D

15

2.2. Set[ri diverse Pentru aceasta se coboar[, ^n cadrul meniului vertical intitulat ,,ACTUALIZ{RI”, utiliz]nd

tasta , p]n[ c]nd bara de selec\ie se pozi\ioneaz[ pe ,,Diverse set[ri” `i se tasteaz[ <Enter>. @n cotinuare, se fixeaz[ principalele elemente care individualizeaz[ programul ^n raport cu firma selectat[ (vezi fig.8):

Fig. 8 a) Num[rul notei pentru imobiliz[ri. Se completeaz[ num[rul corespunz[tor alocat ^n cadrul programului de contabilitate, ^n vederea unei corecte prelu[ri a ^nregistr[rilor contabile ^n EVCONT. Dac[ nu exist[ o not[ special dedicat[ imobiliz[rilor, se aloc[ num[rul ce corespunde notei de ,,@nregistr[ri diverse”. b) Conturi utilizate pentru grupele de imobiliz[ri corporale. Se recomand[ utilizarea analiticelor corespunz[toare definite ^n planul de conturi standard, oricum ^n concordan\[ cu EVCONT c) Numerele de inventar urm[toare pentru imobiliz[rile corporale din cadrul fiec[rei grupe. Aceste numere se completeaz[ astfel:

(I) Cu cel mai mic num[r din cadrul fiec[rei grupe (adic[ 1000,2000,3000 ………….) DAC{ se dore`te ca imobiliz[rile s[ fie numerotate (renumerotate) automat, odat[ cu ^nc[rcarea situa\iei ini\iale a acestora ^n calculator. @n acest caz, la ^nc[rcarea situa\iei ini\iale a imobiliz[rilor nu se completeaz[ num[rul de inventar ci doar codul de clasificare. Programul va deduce din cod grupa, apoi va prelua num[rul de inventar care urmeaz[, ^n cadrul acelei grupe. Acela`i mecanism va fi utilizat pentru numerotarea automat[ a imobiliz[rilor ini\iale.

(II) Dup[ ^nc[rcarea tuturor imobiliz[rilor se completeaz[ cu (num[rul cel mai mare din fiecare grup[)+1 d) Conturile utilizate pentru categoriile de imobiliz[ri necorporale

Se recomand[ utilizarea analiticelor corespunz[toare definite ^n planul de conturi standard (oricum, definirea va fi ^n concordan\[ cu EVCONT ) e) Num[r de inventar urm[tor pentru imobiliz[rile necorporale din cadrul fiec[rei grupe. Aceste numere se completeaz[ ^n mod asem[n[tor cu modul de completare a numerelor pentru imobiliz[rile corporale.

16

f) Conturile utilizate pentru amortismentele imobiliz[rolor corporale Se recomand[ utilizarea analiticelor corespunz[toare definite ^n planul de conturi standard

(oricum, definirea va fi ^n concordan\[ cu EVCONT ) (vezi fig.9)

Fig. 9

g) Conturi utilizate la amortismentele imobiliz[rolor necorporale Se recomand[ utilizarea analiticelor corespunz[toare definite ^n planul de conturi standard

(oricum, definirea va fi ^n concordan\[ cu EVCONT )

h) Alte conturi utilizate la cont[rile asociate imobilizarilor. Sunt conturile implicate ^n ^nregistr[rile contabile aferente intr[rilor / ie`irilor de imobiliz[ri. Ele vor fi ^n concordan\[ cu modul ^n care sunt declarate ^n EVCONT (^n planul de conturi) (vezi fig.10). Sunt utile pentru construc\ia cont[rilor ,,automate”.

Fig. 10

i) Cotele de TVA : Cotele de TVA pot fi setate sau modificate de c[tre utilizator 6n eventualitatea c[ acestea se modific[.

17

j) Valoarea pragului de diferen\iere ^ntre mijloace fixe `i obiectele de inventar a variat ^n timp. La momentul actual este de 1800 RON.

k) Import ^n EVCONT : Aceast[ ramur[ are dou[ op\iuni : DA, care genereaz[ cont[ri `i posibilitatea de import a acestora ^n contabilitate `i NU, care determin[ s[ nu mai apar[ cont[ri `i nu se mai poate face nici importul ^n contabilitate (vezi fig.11).

Fig. 11 2.3. Stoc ini\ial Secven\a apar\ine meniului cu titlul ACTUALIZ{RI `i con\ine submeniul din fig.12

Fig. 12

2.3.1 Stoc ini\ial Pe aceast[ ramur[ apar alte dou[ subramuri ^n func\ie de natura imobilizarilor ce se doresc a fi

introduse ^n stocul ini\ial: corporale `i/sau necorporale (vezi fig.13). 2.3.1.1 Imobiliz[ri corporale

Pentru imobiliz[rile corporale pot fi efectuate trei tipuri de opera\ii : ad[ugare, modificare `i/sau `tergere.

18

Fig. 13

2.3.1.1.1 Ad[ugare imobiliz[ri corporale

Este opera\iunea care se efectueaz[ ^n prima lun[ de utilizare a programului (la firma curent[) cu scopul ^nc[rc[rii ^n calculator a principalelor date ale imobiliz[rilor existente la ^nceputul lunii.

Eviden\a imobiliz[rilor se face ,,pe gestiuni”. Dac[ firma nu are mai multe gestiuni, se define`te una singur[, aloc]ndu-i-se un cod `i un nume adecvat (vezi fig.14).

Fig. 14

Este util ca ^n situa\ia ^n care firma are un num[r considerabil de imobiliz[ri, s[ se preg[teasc[ ^n prealabil datele de identificare ale acestora, grupate pe gestiuni. Iat[ elementele esen\iale cerute de program la ^nc[rcarea ini\ial[:

• cod gestiune; • nr. inventar (se completeaz[ manual dac[ nu se dore`te renumerotarea automat[); • cod de clasificare (stabilit conform normelor de aplicare a legii 15/1994 ; este suficient[

completarea doar a primei cifre a grupei, se d[ <Enter>, iar apoi se poate selecta din list[ grupa si subgrupa exacte);

• numele complet al mijlocului fix; • durata de servicii normal[ (DSN) (cf. legii 15/1994); • data intr[rii ^n func\iune (cel pu\in luna,an);

19

• valoarea de inventar (valoarea de intrare sau valoarea dup[ ultima reevaluare); • durata de func\ionare r[mas[ (DFR) (exprimat[ ^n luni); • tip amortizare (linir[, accelerat[, degresiv[); • amortizarea total[ ^nregistrat[ pe cheltuieli p]n[ la sf]r`itul lunii trecute (cel mai u`or este

din punct de vedere al acestui parametru ca s[ se ^nceap[ eviden\a cu luna ianuarie); • norma anual[ (este calculate[ ^n mod automat de program, dar poate fi modificat[ manual

dac[ se dore`te); • amortizarea pe anul curent ^nregistrat[ deja pe cheltuieli p]n[ la sf]r`itul lunii trecute (=0,

dac[ eviden\a ^ncepe cu luna ianuarie); • norma lunar[ de amortizare (este calculat[ ^n mod automat de program, dar poate fi

modificat[ manual dac[ se dore`te); • amortizarea pe luna curent[ (este calculat[ ^n mod automat de program, dar poate fi

modificat[ manual dac[ se dore`te) (vezi fig.15)

Fig. 15 Pe baza acestor elemente, ^n timpul ^nc[rc[rii ini\iale, programul mai stabile`te o serie de

caracteristici cum ar fi: grupa, durata de func\ionare r[mas[, norma de amortizare anual[ valoric[, amortizarea pentru luna curent[ (dedus[ pe baza normei anuale/12). Unele pot fi utile ca chei de control ale corectitudinii ^nc[rc[rii, iar amortizarea pe luna curent[ este un parametru important care poate fi modificat, cu scopul efectu[rii unor corec\ii la amortismentele alocate ^n lunile anterioare.

NOT{: - Amortizarea este alocat[ lunar pe baza metodei de amortizarea liniar[/ degresiv[/

accelerat[ aleas[ de utilizator. - Programul parcurge o bucl[ pe aceea`i gestiune p]n[ c]nd se ^ncheie ^nc[rcarea, cu

afi`area situa\iei imobiliz[rilor ^nc[rcate la un moment dat ^n acea gestiune. - Nu sunt permise ^nc[rc[ri f[r[ cod de clasificare, denumire, durat[ de serviciu, data

intr[rii, valoare de inventar. Dac[ ^nc[rcarea este eronat[, ea NU trebuie s[ se salveaze. Se poate abandona continuarea ^nc[rc[rii, tast]nd <Esc>.

2.3.1.1.2. Modificare imobiliz[ri corporale

Stocurile ini\iale pot fi ^nc[rcate cu unele erori. Corec\ia acestor erori se face pe subramura ,,Modificare” a secven\ei de ,,Stoc ini\ial” (vezi fig.16). ~i aici se pot parcurge ^n bucl[, pe gestiuni, imobiliz[rile, ^n ordinea ^n care au fost ^nc[rcate. Dup[ selec\ia imobiliz[rii a c[rei corec\ie se dore`te, din list[ culisant[, se poate interveni asupra oric[rei caracteristici, cu respectarea condi\ion[rilor de la ,,Ad[ug[ri”.

20

Fig. 16 NOT{: - @n mod excep\ional, ramura poate fi utilizat[ `i ^n lunile urm[toare primei luni, cu

scopul de a efectua corec\ii asupra amortiz[rii alocate lunii curente. La trecerea la luna urm[toare se realoc[ automat, ca amortizare a lunii curente, norma de amortizare lunar[=norma anual[/12. - Imobiliz[rile asupra c[rora se poate interveni cu modific[ri pe aceast[ secven\[ sunt cele existente ^n gestiune la ^nceputul lunii (actualizarea intr[rilor / ie`irilor din lun[ se va face pe ramurile corespunz[toare din meniul ACTUALIZ{RI).

2.3.1.1.3. ~tergere imobiliz[ri corporale

Secven\a ac\ioneaz[ asupra imobiliz[rilor ini\iale (^n prima lun[) sau asupra imobiliz[rilor de la ^nceputul lunii curente.

2.3.1.1.4. Vizualizare imobiliz[ri corporale

Verificarea corectitudinii imobiliz[rilor ^nc[rcate ini\ial se poate face prin diverse chei de control globale (vezi cap. 3.1., 3.1.4, 3.1.5), dar `i prin vizualizarea propriu-zis[ a listei imobiliz[rilor ^nc[rcate ca stoc ini\ial. imobiliz[rile ini\iale pot fi vizualizate grupate pe gestiuni, ^n ordinea ^n care au fost ^nc[rcate (^n prima lun[). Secven\a se poate utiliza `i ^n urm[toarele luni pentru a vizualiza imobiliz[rile existente la ^nceputul lunii. @n acest caz lista culisant[ este ordonat[ alfabetic.

2.3.1.2 Imobiliz[ri necorporale

Ramurile de ,,Ad[ugare’’, ,,Modificare’’ `i ,,~tergere’’ func\ioneaz[ asem[n[tor ca la imobiliz[rile corporale. Deosebirile constau ^n faptul c[ nu mai apare codul de clasificare ca la imobiliz[rile corporale, ci categoria `i c[ aici durata de servicii normale (DSN) se ^ncarc[ ^n luni, nu ^n ani, ca la imobiliz[rile corporale (vezi fig.17).

Fig.17

21

2.3.2 Reevaluare

Pe parcusul timpului poate aparea necesitatea reevalu[rii imobiliz[rilor din diverse motive.

Reevaluarea se face, de obicei, la imobiliz[rile corporale. ~i pentru reevaluare se pot realiza trei tipuri de opera\ii : ,, @nc[rcare reevalu[ri’’, ,,Modificare reevalu[ri’’ `i ,,~tergere reevalu[ri’’.

Fig. 18 Pentru ^nc[rcarea reevalu[rii (vezi fig.18) se solicit[ urm[torele elementele esen\iale:

-tipul `i num[rul documentului pe baza c[ruia se realizeaz[ reeveluarea; -data realiz[rii reevalu[rii; -gestiunea si mijlocul fix a c[rui reevaluare se realizeaz[; -valoarea reevaluat[ a mijlocului fix respectiv; -nota (nota de imobiliz[ri) `i pozi\ia reevalu[rii respective; -cont[rile aferente reevalu[rii respective, care pot fi manuale sau automate. (vezi fig.19)

Fig. 19

22

Ramura de ,, Modificare reevalu[ri’’ func\ioneaz[ aseman[tor cu ,, @nc[rcare reevalu[ri’’, iar pentru ramura de ,,~tergere reevalu[ri’’ se pot realiza `tergeri de reevalu[ri fie pentru un num[r anume de reevaluare, fie pentru ultima reevaluare operat[.

2.3.3 Inventariere

@n urma inventarierii pot ap[rea diferen\e ^ntre imobiliz[rile care exist[ faptic `i ^nregistr[rile existente ^n eviden\[, adic[ scriptic. Aceast[ situa\ie poate aparea at]t pentru imobiliz[rile corporale, c]t `i pentru imobiliz[rile necorporale. De aceea apar doua ramuri, care func\ioeaz[ similar, at]t pentru imobiliz[rile corporale, c]t `i pentru imobiliz[rile necorporale. Se selecteaz[ mai ^nt]i gestiunea pentru care se dore`te inventarierea, apoi apar ^ntreb[rile premerg[tore ferestrei defilante ^n care se pot ^nc[rca diferen\ele constatate ^ntre imobiliz[rile existente faptic `i cele existente scriptic (vezi fig.20). @ntrebarea ,,Dori\i repunere elemente faptice egale cu elementele scriptice ? ’’ permite modificarea valorii faptice `i a cantit[\ii faptice (din ferestra defilant[), iar ^ntrebarea ,,Dori\i anulare elemente faptice (cantitate sau valoare) ?’’ pemite punerea automat[ prin program a valorii faptice `i a cantit[\ii faptice pe zero pentru toate imobiliz[rile din gestiunea selectat[.

Fig. 20

2.4 Intr[ri de imobiliz[ri

2.4.1 Intr[ri prin cump[rare Secven\a este prima din meniul ACTUALIZ{RI `i con\ine urm[toarele submeniuri (vezi fig.21, 22):

Fig. 21

23

Fig. 22

2.4.1.1 Elaborare / ^nc[rcare recep\ii La elaborarea / ^ncarc[rcarea recep\iilor apare o diferen\iere ^n func\ie de natura recep\iei: dac[

este o imobilizare propriu-zis[ sau este o component[ a unei imobiliz[ri (vezi fig.22).

2.4.1.1.1 Imobilizare propriu-zis[ @n cazul elabor[rii / ^nc[rc[rii recep\iei pentru o imobilizare propriu-zis[ se introduc datele cu

privire la imobiliz[rile recep\ionate, urm[rindu-se realizarea simultan[ a urm[toarelor efecte: -elaborarea NIR (dac[ acesta nu a fost deja ^ntocmit el va putea fi listat la sf]r`itul secven\ei); -^nc[rcarea bazei de date pentru eviden\a imobiliz[rilor; -generarea ^nregistr[rilor contabile aferente intr[rilor de imobiliz[ri prin cump[rare. Etape: 1) Se ^ncarc[ elemente de antet NIR. Num[rul NIR-ului este modificabil. Programul

afi`eaz[ ultimul num[r de NIR (utilizat la gestiunea curent[) m[rit cu 1, lucru util ^n special dac[ se lucreaz[ ^n cuplaj `i cu modulul EVGECO. Furnizorul este ales dintr-o list[ de parteneri condifica\i, comun[ cu EVCONT. Se poate face selec\ia prin intermediul codului partenerului, sau tast]nd c]teva litere de ^nceput ale numelui furnizorului sau tast]nd <Enter> `i aleg]nd partenerul din lista alfabetic[ a partenerilor. Ap[sarea tastei \ `i apoi <Enter> determin[ introducerea unui furnizor nou ^n list[. Membri comisiei de recep\ie se completeaz[ pentru fiecare gestiune o singur[ dat[, apoi ei r[m]n memora\i. Observa\ia recep\iilor se completeaz[ doar dac[ se dore`te consemnarea ^n NIR-ul listat a unor constat[ri efectuate cu prilejul recep\iei imobiliz[rilor. @n sf]r`itul, explica\ia aferent[ cont[rilor este generat[ automat prin preluarea numelui primei imobiliz[ri. Ea poate fi ^ns[ modificat[ dup[ dorin\[, put]nd fi chiar individualizat[ pentru fiecare contare. 2) @nc[rcare produse (imobiliz[ri) (vezi fig.23, 24): Num[rul de inventar va fi generat de c[tre program ca efect al complet[rii codului de clasificare corespunz[tor `i al set[rii corespunz[toare a numerelor de inventar care urmeaz[ ^n fiecare grup[ (vezi cap. 2.2., c). Pre\ul unitar f[r[ TVA va fi de fapt valoarea de intrare (de inventar) a imobiliz[rii curente. Completarea cantit[\ii cu o cifr[ n>1 determin[ alocarea de numere de inventar succesive pentru cele n imobiliz[ri identice recep\ionate (se ^ncarc[ simultan toate ^n baza de imobiliz[ri, ca produse individualizate doar prin num[rul de inventar). Normele de amortizare corespund unei amortiz[ri liniare. Imobiliz[rii nou intrate

24

i se va calcula `i ^nregistra pe cheltuieli amortizarea ^ncep]nd cu luna urm[toare celei ^n care acesta a intrat.

Fig. 23

Dup[ fiecare produs sunt afi`ate succesiv dou[ liste: cea a imobiliz[rilor intrate ^n luna curent[ ^n gestiunea curent[ `i cea a con\inutului NIR-ului curent. La aceste chei de control ale corectitudinii ^nc[rc[rii, se adaug[ la sf]r`itul fiec[rui NIR totaluri cu privire la NIR `i la factura pe baza c[ruia acesta a fost ^ntocmit.

Fig. 24

Se pot ^nc[rca mai multe elemente ale unei recep\ii, putand alterna imobiliz[ri corporale cu necorporale (vezi fig. 25). 3) Se accept[ sau se corecteaz[ num[rul de not[ `i pozi\ia NIR-ului ^n cadrul acestei. De asemenea se poate modifica componen\a facturii, complet]ndu-se cu valoarea eventualelor servicii (parte facultativ[, pur informativ[).

4) Se accept[ sau se corecteaz[ nota `i pozi\ia, scaden\a (dac[ este cazul), procent penalizare (dac[ este cazul).

25

Fig. 25 5) Se confirm[ sau se modific[ cont[rile generate automat(vezi fig. 26).

Fig. 26 6) Dac[ se dore`te, NIR-ul generat se listeaz[ la imprimant[ `i apoi se continu[

^nc[rcarea de NIR-uri sau se iese din bucl[ ^n meniul principal.

2.4.1.1.2 Recep\ie de component[

@n cazul elabor[rii / ^nc[rc[rii unei recep\ii de componente a unei imobiliz[ se ^ncarc[ datele de antet similar intrarii de imobilizare propriu-zis[ (vezi cap.2.4.1.1.1., pct.1), apoi ^n fereastra de ^nc[rcare produse se efectueaz[ selectarea imobiliz[rii c[reia i se asociaz[ componenta respectiv[, numele componentei respective a imobiliz[rii, pre\ul, cantitatea `i valoarea acesteia, precum `i valoarea ramas[ de amortizat, norma de amortizare anaul[ `i amortizarea lunar[, care sunt calculate automat prin program, dar la care exist[ acces `i posilitatea de a fi modificate dac[ se dore`te acest lucru (vezi fig. 27)

26

Fig. 27

2.4.1.2 ~tergere recep\ie de imobiliz[ri

Pe aceasta ramur[ se poate desfiin\a o recep\ie ^nc[rcat[ eronat. ~tergerea se poate face pentru ultima recep\ie tocmai generat[ sau, pe num[r de recep\ie (caz ^n care se solicit[ `i codul gestiunii). Efectul `tergerii ^l constituie desfiin\area din memorie a NIR-ului, a ^nregistr[rilor din baza de date pentru eviden\a intr[rilor de imobiliz[ri `i desfiin\area cont[rilor aferente.

2.4.1.3 Corec\ie cont[ri

Se efectueaz[ pe secven\a:

ACTUALIZ{RI NOTA DE AMORTISMENTE VIZUALIZARE DOCUMENTE PRIMARE Pe aceast[ secven\[ se pot face interven\ii asupra ^nregistr[rilor contabile aferente intr[rilor de imobiliz[ri. Sunt afi`ate ^n scopul eventualelor corec\ii cont[rile aferente mi`c[rilor din luna curent[. Se pot face `i `tergeri sau chiar ad[ug[ri (^n acest caz se solicit[ ^n plus documentul c[ruia ^i este ata`at[ contarea).

NOT{: Situa\ia intr[rilor de imobiliz[ri din luna curent[ se reflect[ ^n orice moment ^n vizualiz[rile / list[rile situa\iilor analitice, ^n totalurile pe grupe sau pe gestiuni . De asemenea se pot vizualiza / lista intr[rile aferente oric[rei perioade din anul curent `i cel anterior (vezi cap. 3. `i 4).

2.4.2 Alte intr[ri

Calea spre aceast[ op\iune este eviden\iat[ ^n fig.21. Pe aceast[ ramur[ se ^ncarc[, se `terg sau se corecteaz[ orice alte forme de intr[ri de imobiliz[ri, cum ar fi: din produc\ie proprie, primite ca aport ^n natur[, intrare prin plus la inventar, prin dona\ie, prin loca\ie de gestiuni, prin ^nchirieri sau prin alte forme.

2.4.2.1. @nc[rcare alte intr[ri.

Secven\a determin[ introducerea datelor pentru aceste imobiliz[ri intrate, urm[rindu-se realizarea simultan[ a 2 efecte: -^nc[rcarea bazei de date pentru eviden\a imobiliz[rilor; -generarea ^nregistr[rilor contabile aferente intr[rilor de imobiliz[rilor pe alte c[i dec]t prin cump[rare.

27

Etape: 1) Antet intrare Se selecteaz[ varianta de ,,alt[ intrare” : imobilizare sau component[. Apoi se precizeaz[ gestiunea de intrare, num[rul documentului de intrare `i data. Se completeaz[ eventual secven\a de explica\ii contare.

2) @nc[rcarea produselor va fi aproape identic[ `i ca form[ `i ca efect cu accea`i secven\[ de la intr[rile prin cump[rare.

3) Se precizeaz[ pozi\ia documentului `i num[rul notei `i se trece la ^nc[rcarea ^nregistr[rilor contabile, care se va face ,,manual”. Explica\iile se pot adapta pentru fiecare contare.

2.4.2.2. ~tergere alte intr[ri.

Pe aceasta ramur[ se poate desfiin\a o “alt[ intrare” ^nc[rcat[ eronat. ~tergerea se poate face pentru ultimul document tocmai generat sau, pe num[r de document.

2.4.2.3. Corec\ie cont[ri.

Aceast[ ramur[ are aceea`i func\ionare cu aceea descris[ la 2.4.1.3. pentru intr[rile prin cump[rare. NOT{: Situ\ia ,,altor intr[ri” de imobiliz[ri din luna curent[ se reflect[ ^n orice moment ^n vizualiz[rile/list[rile situa\iilor analitice, ^n totalurile pe grupe sau pe gestiuni, ^n vizualizarea datele individuale. De asemenea se pot utiliza secven\e descrise la cap. 3.5 `i 4.6 pentru a vizualiza / lista totalitatea ,,altor intr[ri” pe orice perioad[ aferent[ anului curent `i celui anterior. 2.5 Ie`iri de imobiliz[ri

Ie`irile de imobiliz[ri pot fi de mai multe tipuri: ie`iri prin casare, prin v]nzare sau alte ie`iri (vezi fig. 28).

Fig. 28 2.5.1 Ie`iri prin casare Se pot realiza cas[ri at]t pentru imobiliz[rile corporale, c]t `i imobiliz[ri necorporale. Secven\a apar\ine meniului ACTUALIZ{RI `i con\ine subsecven\ele (vezi fig.29).

28

Fig. 29

2.5.1.1 @nc[rcare proces verbal de casare.

Este ramura principal[, ea permi\]nd efectuarea simultan[ a 1 sau mai multe cas[ri aferente unui proces verbal.

Etape: 1) Antet casare. Se ^ncarc[ num[rul procesului verbal `i data cas[rii;

2) Selec\ie imobiliz[rilor casate: se precizeaz[ gestiunea, apoi num[rul de inventar al imobiliz[rii supuse cas[rii. Ambele pot fi eventual selectate din liste defilante. Se afi`eaz[ principalele date ale imobiliz[rii supuse cas[rii. Confirmarea opera\iunii de casare determin[ afi`area unei liste cu imobiliz[rile supuse cas[rii, aferent[ documentului curent. Observa\ie: lista ini\ial[ din care se poate selecta imobilizarea casat[ este cea de la ^nceputul lunii, actualizat[ de mi`c[ri ale lunii curente. La ie`irea din bucla de continuare a cas[rilor pentru documentul curent se afi`eaz[ totalul documentului (vezi fig.30).

Fig. 30 3) Se precizeaz[ pozi\ia documentului `i num[rul notei `i se trece la ^nc[rcarea ^nregistr[rilor contabile. Sunt realizate dou[ tipuri de cont[ri automate (vezi fig.31), parcurg]ndu-se ^n

29

bucl[, prin cont[ri distincte, toate imobiliz[rile aferente documentului curent: imobiliz[rile amortizate `i imobiliz[rile par\ial amortizate. Dup[ epuizarea ,, cont[rilor automate” se mai pot face un num[r oarecare de ,,cont[ri manuale”.

Fig. 31

2.5.1.2 ~tergere cas[ri efectuate

Se face analog 2.4.2.2.

2.5.1.3 Corec\ie cont[ri Func\ioneaz[ analog 2.4.1.3.

NOT{: Cas[rile influen\eaz[ situa\iile analitice/sintetice, datele individuale, totalurile pe gestiuni sau grupe. Totalitatea cas[rilor dintr-un interval dat se pot vizualiza / lista pe secven\ele descrise la cap. 3.6.1 `i 4.7.1.

2.5.2 Ie`iri prin v]nzare

Pot ie`i prin v]nzare at]t imobiliz[ri corporale, c]t `i imobiliz[ri necorporale (vezi fig.32).

Fig. 32

30

2.5.2.1 @nc[rcare date v]nzare

Secven\a este asem[n[toare cu 2.4.1.1.1. Se urm[re`te crearea ^nregistr[rii de ie`ire din baza de date a imobiliz[rilor `i simultan realizarea ^nregistr[rilor contabile (vezi fig.33).

Etape: 1) Se ^ncarc[ elemente de antet document: num[rul documentului de v]nzare (factura),

gestiunea de ie`ire, data, datele cump[r[torului, explica\ia cont[rilor. Cump[r[torul se alege dintr-o list[ de codific[ri analog selec\ia furnizorului ^n procesul de cump[rare.

Fig. 33

2) Se precizeaz[ procent TVA practicat la v]nzare `i se aleg succesiv imobiliz[rile v]ndute, asem[n[tor procesului de casare. Se precizeaz[ ^n plus valoarea cu care se vinde fiecare imobilizare. Selec\ia se face din lista de imobiliz[ri de la ^nceputul lunii, actualizat[ de mi`c[rile de imobiliz[ri din acea lun[, anterioare v]nz[rii. La ie`irea din bucla de continuare a v]nz[rilor pentru documentul curent se afi`eaz[ totaluri aferente acestuia (cheia de control!) 3) Etapa urm[toare este asem[n[toare cas[rilor. Cont[rilor automate sunt cele specifice unor v]nz[ri de imobiliz[ri `i ele pot fi completate de oric]te cont[ri manuale. Se diferen\iaz[ cazurile: produs ^n curs de amortizare, respectiv produs total amortizat ^n momentul v]nz[rii (vezi fig.34).

Fig. 34

31

2.5.2.2 ~tergere v]nz[ri efectuate

Se face analog 2.4.2.2.

2.5.2.3 Corec\ie cont[ri v[nzare.

Principiul de func\ionare al secven\ei este identic cu 2.3.1.3.

NOT{: V]nz[rile influen\eaz[ situa\iile analitice / sintetice, datele individuale, totalurile pe gestiuni sau grupe. Totalitatea v]nz[rilor dintr-un interval dat se pot vizualiza / lista pe secven\ele descrise la cap. 3.6.2 `i 4.7.2

2.5.3 Alte ie`iri

Op\iunea apar\ine c[ii generale a ie`irilor de imobiliz[ri (vezi fig.28). Pe aceast[ ramur[ se ^ncarc[ sau se `terg orice alte forme de ie`ire de imobiliz[ri, cum ar fi: prin lips[ la inventar, prin dona\ie, prin loca\ie de gestiune `.a.

Structura `i utilizarea acestei ramuri sunt asemanatoare cu aceea denumit[ ,,alte intr[ri” (v.cap.2.4.2). Totalitatea ,,altor ie`iri” dintr-un interval dat se pot vizualiza / lista pe secven\ele descrise la cap. 3.6.3 `i 4.7.3. Cont[rile de acest[ dat[ sunt cont[ri manuale, nu mai exist[ posibilitatea select[rii cont[rilor automate.

2.6 Transferuri de imobiliz[ri ^ntre gestiuni

Secven\a permite eviden\ierea mut[rii unei imobiliz[ri de la o gestiune la alta, ^n cadrul aceleia`i unit[\i economice, simultan cu ^nregistrarea contabil[ aferent[. 2.6.1. @nc[rcare transferuri

Subsecven\a permite selectarea celor dou[ gestiuni: de plecare `i de sosire, precizarea

documentului de transfer `i a datei, apoi se selecteaz[ dintre imobiliz[rile gestiunii de plecare pe acelea supuse transferului prin documentul curent, cu afi`area final[ a valorii totale transferate (vezi fig. 35, 36).

Fig. 35

@n ultima parte se define`te contarea specific[ transferului (automat sau manual).

32

Fig. 36 2.6.2. ~tergere transferuri

Se face analog 2.4.2.2.

2.6.3. Corec\ie cont[ri Se face analog secven\ei de la cap. 2.4.1.1.1. NOT{: Situa\ia transferurilor se reflect[ ^n vizualiz[rile / list[rile situa\iilor analitice, ^n

totalurile pe grupe `i pe gestiuni, ^n datele individuale (imobilizarea dispare din gestiunea de plecare `i apare la gestiunea de sosire). Dac[ imobilizarea este ^n curs de amortizare, ^n luna transferului amortismentul se calculeaz[ tot la gestiunea de plecare. Se pot vizualiza / lista totalitatea ,,transferurilor” dintr-o lun[ pe secven\ele 3.7 `i 4.8.

2.7 Nota de amortismente

2.7.1. Generarea notei de amortismente

Se bazeaz[ pe seturile de conturi definite de secven\a de set[ri (v.cap.2.2). Se genereaz[, la nivel de ^nregistrare primar[, cont[rile prin care sunt incluse ^n cheltuielile de exploatare, amortismentele lunii curente, defalcate pe grupe de imobiliz[ri `i pe gestiuni (dac[ conturile implicate sunt definite analitic ca ,,urm[rite pe gestiuni” ^n cadrul EVCONT).

Formula utilizat[ este de forma: 6811 = 281x / gestiunea j, unde: x=1…8, iar j este codul gestiunii. Generarea se poate repeta, fiecare nou[ asemenea ac\iune anul]nd rezultatele anterioare.

@nregistr[rile contabile rezultate se al[tur[ celor realizate cu ocazia intr[rilor / ie`irilor lunare, alc[tuindu-se ^mpreun[ nota contabil[ de imobiliz[ri, care urmeaz[ s[ fie importat[ ^n EVCONT. Din ^nregistr[rile contabile primare se genereaz[ `i nota sintetic[ de imobiliz[ri, ^n timpul gener[rii notei de amortismente.

Observa\ie: Nota contabil[ va putea fi considerat[ finalizat[ dac[ generarea acesteia se face dup[ terminarea tuturor opera\iilor de intrare, ie`ire, transfer, aferente lunii curente.

33

2.7.2. Vizualizarea notei de imobiliz[ri la nivel de documente primare

Are ca scop posibilitatea verific[rii modului detaliat de generare al acestei note. Se pot efectua corec\ii sau chiar `tergeri ale unor ^nregistr[ri. @n acest caz, la ie`irea din vizualizare se reprelucreaz[ nota de amortismente.

2.7.3. Vizualizarea notei de imobiliz[ri la nivel de not[ sintetic[

Dup[ generare, nota sintetic[ poate fi vizualizat[, ocazie cu care, dac[ este forma definitiv[, se completeaz[ eventuale explica\ii. Dac[ este necesar, nota sintetic[ poate fi listat[ (vezi fig.37).

Fig.37

34

3. VIZUALIZ{RI

Toate imobiliz[rile din acest[ ramur[ se pot vizualiza distinct pe imobiliz[ri corporale `i/sau imobiliz[ri necorporale.

Fig. 38 3.1 Balan\a analitic[

Este principalul document de analiz[, con\in]nd ^ntr-o form[ detaliat[, situa\ia la un moment dat a tuturor imobiliz[rilor din unitate. Balan\a analitic[ se poate ob\ine diferen\iat pentru imobiliz[ri corporale sau necorporale, pentru fiecare dintre aceste tipuri de imobilizari se pot pot ob\ine balan\a integral, balan\a imobiliz[rilor de natura mijloacelor fixe, balan\a mijloacelor fixe propriu-zise, lista de inventar `i situa\ia reevalu[rilor. Situa\ia poate fi realizat[ la o anumit[ data dorit[, de obicei ultima zi a lunii respective. Imobiliz[rile sunt grupate pe gestiuni, iar ^n cadrul acestora pe grupe, ordonate dup[ unul dintre criteriile: alfabetic, pe num[r de inventar sau dup[ codul de clasificare (vezi fig. 39).

Fig. 39

35

3.1.1 Balan\a integral[

Situa\ia prezint[ pentru fiecare imobilizare urm[toarele informa\ii: num[rul de inventar, denumirea, codul de clasificare, data intr[rii ^n func\iune, durata normala de utilizare, valoarea de inventar (total[, supus[ sau nu amortiz[rii), durata de utilizare r[mas[, norma de amortizare anual[ (valoric[ `i procentual[ = cota medie de amortizare anual[), amortizarea total[ ^nregistrat[ pe costuri p]n[ la sf]r`itul lunii curente (total, din care valoarea ^n anul curent), amortismentul ramas dup[ luna curent[, amortizarea evaluat[ pentru anul curent, amortizarea evaluat[ pentru anul urm[tor.

Imobiliz[rile unei gestiuni sunt cele existente la ^nceputul lunii, mai pu\in cele ie`ite prin diverse procedee din gestiune (inclusiv transferuri la alte gestiuni). Imobiliz[rile pentru care s-au ^nregistrat deja transferurile vor apare ^n situa\ia analitic[, la gestiunea de sosire. Imobilizarile care au suferit ^n cursul acelei`i luni mai multe tipuri de ,,mi`c[ri” (de exemplu: intrare+v]nzare, transfer+casare, transfer+v]nzare etc.) vor apare sau nu ^n situa\ie ca efect al ultimei opera\iuni ^nc[rcate ^n calculator. De aceea este important s[ se ^ncarce intr[rile, ie`irile ^n ordinea ^n care au avut loc (vezi fig.40). La sf]r`itul situa\iei analitice a fiec[rei gestiuni se alc[tuie`te o situa\ie de sintez[ a acesteia, cu totaluri pe grupe.

Fig. 40 3.1.2 Balan\a pentru mijloacele fixe de natura obiectelor de inventar Aceast[ ramur[ func\ioneaz[ identic cu ramura 3.1.1, doar c[ filtreaz[ acele imobiliz[ri corporale care au valoarea mai mic[ dec]t valorea pragului peste care un produs achizi\ionat devine mijloc fix (la momentul actual valoarea pragului este de 1800 lei). 3.1.3 Balan\a pentru mijloacele fixe propriu-zise Aceast[ ramur[ func\ioneaz[ identic cu ramura 3.1.1, doar c[ filtreaz[ acele imobiliz[ri corporale care au valoarea mai mare dec]t valorea pragului peste care un produs achizi\ionat devine mijloc fix (la momentul actual valoarea pragului este de 1800 lei).

36

3.1.4 Lista de inventar Aceast[ ramur[ func\ioneaz[ cu acelea`i criterii de ca `i ramura 3.1.1 `i eviden\iaz[, ^n func\ie de criteriile selectate, imobiliz[rile existente la data la care se dore`te lista de inventar. Lista cuprinde denumirea, num[rul de inventar, unitatea de masur[, cantitatea scriptic[ `i faptic[, pretul unitar, valoarea contabil[ `i valoarea de inventar (vezi fig.41).

Fig. 41

3.1.5 Reevaluare Aceast[ ramur[ afi`eaz[ tabelar rezultatul opera\iilor de reevaluare realizate pe secven\a descris[ ^n capitolul 2.3.2.

3.2 Fi`a/date individuale

Se pot vizualiza principalele elemente caracteristice ale unei anumite imobiliz[ri existente la un moment dat ^n firm[, ^n cadrul unei anumite gestiuni (vezi fig.42).

Fig. 42

37

3.2.1 Date generale Pe aceast[ ramur[ se permite vizualizarea datelor generale ale unei anumite imobiliz[ri corporale sau necorporale identificat[ printr-un num[r de inventar pentru o anumit[ gestiune. Se pot vizualiza succesiv mai multe imobiliz[ri (vezi fig. 43).

Fig. 43 3.2.2 Fi`[ imobilizare/program de amortizare Aceast[ ramur[ permite pentru o anumit[ imobilizare corporal[ sau necorporal[ a fi`ei imobiliz[rii (vezi fig.44, 45) sau a programului de amortizare (vezi fig.46). 3.2.2.1 Fi`[ imobilizare

Fig. 44 Pe fi`a de imobilizare de la o dat[ anume p]n[ la zi apar num[rul de inventar, numele imobiliz[rii, codul de clasificare, data punerii ^n func\iune, durata de func\ionare, valoarea de inventar

38

ini\ial[ `i tipul de amortizare, iar apoi apar desfa`urat pe fiecare lun[ a perioadei solicitate valorea de inventar, amortizarea lunar[, amortizarea cumulat[ `i valoarea r[mas[ (vezi fig.45).

Fig. 45 3.2.2.2 Programul de amortizare Lista programului de amortizare cuprinde pentru perioada de existen\[ a imobilizarii respective valorile anuale pentru valoarea de amortizat, amortizarea anual[ `i valoarea ramas[ de amortizat

Fig. 46 3.3 Totaluri pe grupe

Situa\ia vizualizat[ prezint[ o sintez[ a valorilor de inventar `i a amortismentelor pe ^ntreaga

unitate economic[, subdivizate pe grupe de imobiliz[ri, la data dorit[ `i cu/f[r[ ie`iri (vezi fig. 47 `i 48).

39

Fig. 47 Lista con\ine pentru fiecare grup[ totalurile imobiliz[rilor grupei respective, valoare supus[ amortiz[rii, valoarea amortizat[, amortismentul ^nregistrat la data list[rii, valoarea ramas[ de amortizat dup[ luna curent[, amortizarea evaluat[ pentru anul curent `i amortizarea evaluat[ pentru anul urm[tor (vezi fig.49).

Fig. 48

3.4 Totaluri pe gestiuni Situa\ia vizualizat[ prezint[ o sintez[ a valorilor de inventar `i a amortismentelor pe ^ntreaga

unitate economic[, subdivizate pe gestiuni (vezi fig.49).

40

Fig. 49

3.5 Intr[ri de imobiliz[ri Se pot ob\ine detalii despre intr[rile de imobiliz[ri at]t corporale, c]t `i necorporale.

3.5.1 Intr[ri de imobiliz[ri prin cump[rare Se poate vizualiza situa\ia tuturor intr[rilor de imobiliz[ri prin cump[rare, eviden\iindu-se

urm[toarele elemente: nume produs, cod gestiune, cod grup[, num[r inventar, cod de clasificare, data intr[rii, durata normal[ de utilizare, valoarea de inventar, norma de amortizare anual[, documentul de intrare, furnizorul, nota contabil[ `i pozi\ia documentului ^n cadrul acesteia.

La sf]r`itul situa\iei, este realizat[ o sintez[ a intr[rilor pe grupe+gestiuni. Criteriile de ordonare a datelor din list[ sunt: alfabetic (pe nume produs), dup[ data intr[rii, pe

gestiuni (vezi fig.50).

Fig. 50

41

Se pot efectua vizualiz[ri ale acestei situa\ii pentru orice interval de timp din anul curent `i cel anterior. Lista arat[ astfel (vezi fig.51) :

Fig. 51 3.5.2 Alte intr[ri de imobiliz[ri

Se poate vizualiza situa\ia tuturor intr[rilor de imobiliz[ri prin alte metode dec]t prin

cump[rare, eviden\iindu-se acelea`i elemente ca `i la cap.3.5.1 (vezi fig.52).

Fig. 52 3.5.3 Intr[ri de componente prin cump[rare

Se poate vizualiza situa\ia tuturor intr[rilor de componente de imobiliz[ri prin alte metode dec]t prin cump[rare, eviden\iindu-se acelea`i elemente ca `i la cap.3.5.1.

42

3.6 Ie`iri de imobiliz[ri Se poate vizualiza situa\ia tuturor ie`irilor de imobiliz[ri corporale `i/sau necorporale, ie`iri prin casare, prin v]nzare sau alte tipuri de ie`iri, intr-un anumit interval de timp, ordonate dup[ nume produs, dup[ data intr[rii sau dup[ codul de gestiune pentru una sau mai multe gestiuni (vezi fig.53).

Fig. 53

3.6.1 Ie`iri de imobiliz[ri prin casare

Se poate vizualiza situa\ia tuturor ie`irilor de imobiliz[ri prin casare, eviden\iindu-se urm[toarele elemente: nume produs, cod gestiune, cod grup[, num[r inventar, cod de clasificare, data intr[rii, durata normal[ de utilizare, valoarea de inventar, amortizarea p]n[ la casare, documentul de casare, data cas[rii, nota contabil[ `i pozi\ia documentului ^n cadrul acesteia (vezi fig.54).

La sf]r`itul situa\iei, este realizat[ o sintez[ a cas[rilor pe grupe `i pe gestiuni. Criteriile de ordonare a datelor din list[ sunt: alfabetic (pe nume produs), dup[ data ie`irii, pe

gestiuni. Se pot efectua vizualiz[ri ale acestei situa\ii pentru orice interval de timp din anul curent `i cel

anterior.

Fig. 54

43

3.6.2 Ie`iri de imobiliz[ri prin v]nzare

Se poate vizualiza situa\ia tuturor ie`irilor de imobiliz[ri prin v]nzare, eviden\iindu-se urm[toarele elemente: nume produs, cod gestiune, cod grup[, num[r inventar, cod de clasificare, data intr[rii, durata normal[ de utilizare, valoarea de inventar, amortizarea p]n[ la v]nzare, documentul de v]nzare, data v]nz[rii, numele cump[r[torului, nota contabil[ `i pozi\ia documentului ^n cadrul acesteia.

La sf]r`itul situa\iei, este realizat[ o sintez[ a v]nz[rilor pe grupe `i pe gestiuni. Criteriile de ordonare a datelor din list[ sunt: alfabetic (pe nume produs), dup[ dat[, pe

gestiuni. Se pot efectua vizualiz[ri ale acestei situa\ii pentru orice interval de timp din anul curent `i cel

anterior (vezi fig.55).

Fig. 55

3.6.3 Alte ie`iri de imobiliz[ri

Se poate vizualiza situa\ia tuturor ie`irilor de imobiliz[ri prin alte metode dec]t prin casare sau v]nzare, eviden\iindu-se elemente asem[n[toare cu acelea de la cap. 3.6.1 (vezi fig.56).

Fig. 56

44

3.6.4 Alte ie`iri de componente de imobiliz[ri Se poate vizualiza situa\ia tuturor ie`irilor de componente de imobiliz[ri prin alte metode dec]t prin casare sau v]nzare, eviden\iindu-se elemente asem[n[toare cu acelea de la cap. 3.6.1 (vezi fig.57).

Fig. 57 3.7 Transferuri de imobiliz[ri ^ntre gestiuni

Se poate vizualiza situa\ia tuturor transferurilor de imobiliz[ri ^ntre gestiuni, eviden\iindu-se

urm[toarele elemente: nume produs, cod gestiune din care iese imobilizarea, cod grup[, num[r inventar, cod de clasificare, data intr[rii, durata normal[ de utilizare, valoarea de inventar, amortizarea p]n[ la transfer, documentul de transfer, data transferului, codul gestiunii ^n care intr[ imobilizarea, nota contabil[ `i pozi\ia documentului ^n cadrul acesteia (vezi fig.58).

Fig. 58 La sf]r`itul situa\iei, este realizat[ o sintez[ a transferurilor pe grupe `i pe gestiuni.

45

Criteriile de ordonare a datelor din list[ sunt: alfabetic (pe nume produs), dup[ data transferului, pe gestiunile din care ies imobiliz[rile.

Se pot efectua vizualiz[ri ale acestei situa\ii pentru orice interval de timp din anul curent `i cel anterior (vezi fig.59).

Fig. 59 3.8 Situa\ia amortismentelor

Se poate vizualiza situa\ia amortismentelor aferente lunii curente, ^ntr-o situa\ie de sintez[, pe gestiuni `i pe grupe (v.fig.60).

Fig. 60

46

3.9 NIR-uri aferente cump[r[rii imobiliz[rilor

Raportul este sub forma unei liste defilante care arat[ ca ^n figura de mai jos, fig. 61.

Fig. 61

Prin pozi\ionarea liniei albastre cu ajutorul s[ge\ilor de pozitionare sus-jos pe o ^nregistrare, ca ^n figura de mai sus, prin apasarea tastei <Enter> apare imaginea NIR-ului respectiv (vezi fig. 62).

Fig. 62

47

4. LIST{RI

4.1 Balan\a analitic[ Con\inutul acestei liste a fost descris la cap. 3.1. NOT{: -Aceste situa\ii se vor lista anual sau la dorin\[, ele fiind un instrument eficace pentru

efectuarea inventarelor; - Pentru a putea fi utile `i gestionarilor ^n intervalul dintre dou[ list[ri, la sf]r`itul fiecarei grupe de imobiliz[ri se pot lista un num[r de linii albe, num[r propor\ional cu num[rul de imobiliz[ri din acea grup[ (pentru a fi completate manual cu diverse intr[ri); - Mecanismul de listare permite precizarea mai multor gestiuni pentru care se dore`te listarea succesiv[ a acestor situa\ii.

4.2 Fi`[/program amortizare Lista cuprinde de fapt ceea ce a fost descris la capitolul 3.2.2.

4.3 Situa\ia sintetic[

Cuprinde de fapt listarea succesiv[ a tuturor situa\iilor de sintez[ listate pentru fiecare gestiune dup[ situa\iile analitice, adic[ sinteza pe grupe a fiec[rei gestiuni, ceea ce a fost descris la capitolul 3.3. 4.4 Totaluri pe grupe

Lista prezint[ o sintez[ a valorilor de inventar `i a amortismentelor pe ^ntreaga unitate

economic[, subdivizate pe grupe de imobiliz[ri, ceea ce a fost descris la capitolul 3.3. 4.5 Totaluri pe gestiuni

Lista prezint[ o sintez[ a valorilor de inventar `i a amortismentelor pe ^ntreaga unitate

economic[, subdivizate pe gestiuni, ceea ce a fost descris la capitulul 3.4

4.6 Intr[ri de imobiliz[ri

4.6.1 Intr[ri de imobiliz[ri prin cump[rare Lista este imaginea la imprimant[ a situa\iei prezentate la cap.3.5.1.

4.6.2 Alte intr[ri de imobiliz[ri Lista este imaginea la imprimant[ a situa\iei prezentate la cap.3.5.2.

48

4.6.3 Intr[ri de componente de imobiliz[ri prin cump[rare Lista este imaginea la imprimant[ a situa\iei prezentate la cap.3.5.3.

4.7 Ie`iri de imobiliz[ri 4.7.1 Ie`iri de imobiliz[ri prin casare

Lista este imaginea la imprimant[ a situa\iei prezentate la cap.3.6.1.

4.7.2. Ie`iri de imobiliz[ri prin v]nzare

Lista este imaginea la imprimant[ a situa\iei prezentate la cap.3.6.2.

4.7.3. Alte ie`iri de componente de imobiliz[ri

Lista este imaginea la imprimant[ a situa\iei prezentate la cap.3.6.3.

4.8 Diverse transferuri de imobiliz[ri ^ntre gestiuni Lista este imaginea la imprimant[ a situa\iei prezentate la cap.3.7

4.9 Situa\ia amortismentelor Lista este imaginea la imprimant[ a situa\iei prezentate la cap.3.8

4.10 NIR-uri aferente cump[r[rii imobiliz[rilor

Lista este imaginea la imprimant[ a situa\iei prezentate la cap.3.9

49

5. TERMINARE 5.1 Eviden\e anterioare

Dup[ ^nchiderea lunii curente, datele de eviden\[ ale imobiliz[rilor sunt arhivate. Ele devin accesibile, pentru orice lun[ anterioar[ din anul curent `i din anii anteriori, servind pentru diverse vizualiz[ri / list[ri din situa\iile anterioare sau chiar pentru a interveni cu modific[ri asupra datelor arhivate, gener]nd astfel alte date `i situa\ii adiacente, care vor ^nlocui ^n arhiv[ datele anterior existente acolo, dac[ se dore`te acest lucru.

a) Dac[ versiunea este monopost (pe un singur calculator) la intrarea pe eviden\e anterioare se solicit[ luna `i anul din arhiv[, iar ^n acel moment se poate lucra ^n luna respectiv[ exact cum se lucreaz[ ^n luna curent[. La revenirea din arhiv[ ^n luna curent[ la ^ntrebarea: S-au efectuat actualiz[ri? select]nd Nu se revine ^n luna curent[ f[r[ salvarea eventualelor modific[ri f[cute, iar select]nd Da apare o nou[ ^ntrebare: Salv[m modific[ri?, care ne permite s[ salv[m eventualele modific[ri realizate ^n luna respectiv[.Totodat[ se realizeaz[ o propagare a stocurilor modificate c[tre luna curent[.

b) Dac[ este instalat[ versiune de re\ea, la intrarea pe eviden\e anterioare se solicit[ luna `i anul din arhiv[ `i apoi apar dou[ ramuri distincte: Vizualiz[ri / list[ri sau Corec\ii / propagare.

Pe ramura Vizualiz[ri / list[ri se intr[ numai pentru a vizualiza sau lista din luna respectiv[ din arhiv[, revenirea la luna curent[ realiz]ndu-se direct f[r[ a mai face vreo salvare a eventualelor modific[ri f[cute.

Dac[ ^ns[ se dore`te realizarea unor modific[ri ce trebuie salvate se intr[ pe ramura Corec\ii / propagare, se realizeaz[ modific[rile dorite, apoi la revenirea din arhiv[ ^n luna curent[ la ^ntrebarea: S-au efectuat actualiz[ri? select]nd Nu se revine ^n luna curent[ f[r[ salvarea eventualelor modific[ri f[cute, iar select]nd Da apare o nou[ ^ntrebare: Salv[m modific[ri?, care ne permite s[ salv[m eventualele modific[ri realizate ^n luna respectiv[ select[nd ^nc[ odat[ Da. Aici se solicit[ declararea, dac[ se dore`te, a unor op\iuni pentru ca modific[rile s[ se salveze: parol[ anterioar[, parol[ nou[ `i confirmare parol[ nou[. Aceste parole nu sunt obligatorii a fi completate, ci se completeaz[ numai dac[ se dore`te restric\ionarea accesului la modificarea datelor din arhiv[ pentru anumi\i utilizatori. Dac[ nu sunt definite parole se tasteaz[ de trei ori succesiv tasta <Enter>. 5.2 Ce se poate consulta pe arhiv[ ?

Pe arhiv[ se pot consulta orice fel de date: intr[ri sau ie`iri de imobiliz[ri corporale sau

necorporale sau de component de imobiliz[ri, reevalu[ri de imobiliz[ri coporale sau necorporale, inventarieri, transferuri de imobilizari corporale sau necorporale, balan\e analitice etc. La intrarea ^n arhiv[ se solicit[ luna `i anul dorite, apoi se poate lucra ^n mod obi`nuit, ca `i cum ar fi luna curent[. 5.3 Cum se pot actualiza unele date pe arhiv[ ?

Se intr[ pe luna anterioar[, secven\a corespunz[tore modific[rilor ce se doresc a fi efectuate `i

se fac modific[rile. Dup[ efectuarea pe arhiv[ a modific[rilor, se listeaz[ acele liste afectate de modific[rile efectuate (tot pe arhiv[), se genereaz[ `i listeaz[ nota sintetic[ de amortismente. Apoi se iese cu cei doi de <Da> care determin[ salvarea `i propagarea.

Pentru ca nota de imobiliz[ri s[ ajung[ ^n EVCONT, se realizeaz[ din acest modul importul corespunz[tor lunii modificate (vezi fig.63).

50

5.4 Trecerea la luna urm[toare

Secven\a apar\ine meniului principal ,,TERMINARE - ÎNCHIDERE LUN{”. Trecerea la luna urm[toare determin[ : -arhivarea tuturor datelor esen\iale cu referire la imobiliz[rile lunii curente, ceea ce ulterior va

permite accesul la orice vizualizare sau listare (v.cap. 3, 4) din luna trecut[, pe ramura EVIDEN|E ANTERIOARE

-transformarea situa\iei imobiliz[rilor la sf]r`itul lunii curente ^n situa\ie ini\ial[ a lunii urm[toare ;

-golirea bazelor de date care stocheaz[ mi`c[rile din luna curent[, respectiv nota contabil[, pentru a preg[ti primirea unor noi ,,mi`c[ri” (respectiv pentru generarea unei alte note contabile). Dac[ se trece de la un an la altul, datele lunii tocmai ^nchise se arhiveaz[, devenind date ale anului precedent.

51

6. INTERCONEXIUNI CU PROGRAMUL DE EVIDEN|{ CONTABIL{ <EVCONT> 6.1 Ce se administreaz[ ^n comun ?

Cele dou[ module administreaz[ ^n comun urm[toarele baze de date maximale: planul de conturi, num[rul notei contabile pentru imobiliz[ri (nota contabil[ generat[ ^n EVIMOB va avea num[rul alocat ^n EVCONT), lista codificat[ a furnizorilor (^n rela\ie cu conturile 401, 404), respectiv lista clien\ilor (^n rela\ie cu contul 461), lista codificat[ a gestiunilor. 6.2 Cum se trece dintr-un program ^n cel[lalt ?

La ^ncheierea opera\iunilor din cadrul EVIMOB se poate trece ^n modulul de contabilitate, utiliz]nd op\iunea ,, Meniu anterior” din cadrul meniului principal ,,TERMINARE”, opera\iune care face trecerea c[tre fereastra ^n care se poate selecta modulul EVCONT. Din EVCONT se poate reveni ^n EVIMOB prin ramura ,,Terminare <EVCONT>”, opera\iune care face trecerea c[tre fereastra ^n care se poate selecta modulul EVIMOB.

Dac[ se dore`te selectarea unei alte firme se parcurge secven\a: ,,Terminare – Meniu anterior – Terminare `i ie`ire – Alt[ firm[’’ `i apoi se selecteaz[ firma dorit[. 6.3 Cum se ,,import[“ nota contabil[ de imobiliz[ri? La ^ncheierea opera\iunilor lunii curente din cadrul EVIMOB , dup[ definitivarea notei contabile de imobiliz[ri, aceasta poate fi ,,importat[“ ^n cadrul EVCONT. Sunt importate at]t ^nregistr[rile contabile primare, c]t `i nota sintetic[ aferent[, utiliz]nd subramura corespunz[toare a meniului ,,@NCHIDERE LUN{, ALTE OPERA|IUNI” din cadrul EVCONT (vezi fig.63).

Fig.63 Importul poate fi repetat, caz ^n care se anuleaz[ ^nregistr[rile anterior importate. @n EVCONT, pot fi ad[ugate la ^nregistr[rile primare importate `i alte ^nregistr[ri contabile, caz ^n care se va reprelucra nota sintetic[ aferent[. ATEN|IE : Importul aduce in EVCONT datele din EVIMOB aferente lunii curente din EVCONT. Importul se poate realiza `i pe arhiva EVCONT.

52

7. SALVAREA / RESTAURAREA DATELOR 7.1 Salvarea

Este indicat[ salvarea periodic[ a informa\iilor introduse (zilnic, s[pt[m]nal sau lunar ^n

func\ie de volumul de date ^nc[rcate), preferabil pe unit[\i de memorie portabile de tip PEN-DRIVE („memorie stick”). Salvarea se poate face `i pe diverse parti\ii ale HDD (hardiscului), sau chiar pe alte loca\ii din re\ea, „mapate” corespunz[tor, dar cel mai sigur este s[ se salveze datele pe un suport extern. Salvarea se face conform fig. 64 `i 65, de mai jos.

Fig.64

Fig.65

53

Scopuri pentru care se face salvarea datelor:

• Pentru ne a proteja munca. Calculatoarele se pot virusa, hardiscurile se mai `i stric[, au loc c[deri de tensiune sau alte calamit[\i care determin[ pierderea datelor ^nc[rcate ^n calculator. Pentru aceste cauze `i nu numai, ESTE OBLIGATORIE SALVAREA PERIODIC{ A DATELOR. C]t de des merit[ s[ efectu[m salvarea datelor ? De c]te ori ne pare r[u de munca f[cut[ !!!

• pentru a putea readuce ^n calculator arhive ale unor firme ^ntre timp desfiin\ate sau ^n caz de distrugere a datelor;

• pentru a putea transporta datele de la un utilizator al programelor EVCONT/EVIMOB c[tre altul. Dac[ se dore`te acest lucru, se efecueaz[ urm[torii pa`i:

- se salveaz[ datele de pe calculatorul surs[ (de la care dorim s[ ducem datele c[tre cel[lalt), pe suportul extern de tip memorie-stick. Dac[ modulele programului sunt pe ani diferi\i sau dac[ s-au mai efectuat modific[ri pe anii preceden\i, este obligatorie salvarea at[t a perioadei curente c]t `i a arhivelor.

- Se introduce suportul extern pe care s-a efectuat salvarea ^n calculatorul destina\ie, dup[ care se alege op\iunea de restaurare , select]nd aceea`i firm[ `i restaur]nd at[t perioada curent[ c]t `i arhivele existente. Codul firmei ^n cele 2 calculatoare: surs[ / destina\ie este esen\ial s[ fie acela`i !!!

Scopul transportului de date poate fi pentru a le avea `i ^n alt calculator, pentru efectuare de analize periodice, dar poate fi `i acela de a lucra c]nd pe un calculator, c[nd pe cel[lalt, cu realizarea succesiv[ de opera\ii de salvare-restaurare pentru transport.

Fig.66 Secven\a de alegere a op\iunilor de salvare / restaurare este cuprins[ ^n fereastra din fig. 65, iar detaliile legate de opera\iunea de salvare sunt vizibile ^n fig. 66.

Aleg[nd op\iunea „Perioada curent[” se vor salva toate datele anului curent, sub forma unei arhive. Este vorba despre anul curent al modulului EVCONT. Se realizeaz[ pe aceast[ secven\[ salvarea datelor din toate modulele, chiar dac[ eventual aceste module sunt pe ani diferi\i. De exemplu: EVCONT este cu anul curent ^n 2010, cu EVGECO pe 2009, cu EVPERS `i EVIMOB pe 2009. Se vor arhiva practic datele anului curent al fiec[rui modul.

Aleg[nd op\iunea „Arhive existente” se vor salva toate datele preceden\ilor ani ale tuturor modulelor, sub forma unei arhive.

54

Numele fi`ierului de arhiv[ este atribuit automat de c[tre program `i el nu trebuie cu nici un chip s[ fie schimbat. Pentru perioada curent[, el are sintaxa: „EVC”+<an salvare>+<Cod firm[> (Ex. EVC1022.zip, pentru salvarea firmei cu codul 22, aflat[ cu EVCONT pe anul 2010) Loca\ia ^n care are loc salvarea este la dispozi\ia utilizatorului `i este determinat[ de:

• numele unit[\ii ^n care are loc salvarea: A (pentru dischete), C/D… pentru parti\ii ale harddiscului, F/G….. pentru memorii-stick;

• numele directorului ^n care se face salvarea. Aici se poate pune orice denumire sugestiv[, care s[ permit[ u`or recunoa`terea locului ^n care a fost efectuat[ salvarea (exemplu: dac[ dorim s[ avem ultimele 7 zile de salv[ri-pentru protec\ie maxim[, se pot defini, func\ie de ziua ^n care are loc salvarea, numele directoarelor distincte ca: LUNI, MAR|I,….) Dac[ se d[ <Enter> f[r[ a completa un nume de <cale>, programul aloc[ directorului de salvare o denumire implicit[ sugestiv[: „EVC”+<An pe care se afl[ EVCONT) (Ex. EVC2010)

7.2. Restaurarea Permite reconstituirea datelor ^n prealabil salvate, cu con\inutul lor din momentul salv[rii (dac[

a ap[rut un incident major `i s-au distrus datele curente). Metoda de restaurare are acelea`i variante ca `i la cap. 7.1, cu deosebirea c[ se va folosi

op\iunea de RESTAURARE din fig. 65. @n situa\ia restaur[rii, programul este protejat de o parol[ op\ional[ `i de o solicitare

suplimentar[ a unei confirm[ri a restaur[rii. OBSERVA|II 1) Restaurarea poate fi distructiv[, deoarece ^nlocuie`te ^n totalitate datele din calculator ale

firmei implicate, cu datele de pe suportul extern. Precau\ia maxim[ ar cere ca ^nainte de restaurare s[ se efectueze o salvare a datelor din calculator ale firmei curente, ^ntr-o loca\ie diferit[ de aceea ^n care se afl[ datele de restaurat;

2) Salvarea nu este suficient[ ! Este important ca s[ ne asigur[m c[ pe suportul ales salvarea s-a finalizat cu succes. Este posibil ca din diverse cauze s[ se lanseze opera\ia de salvare, iar aceasta s[ nu se execute. Iat[ c]teva mostre de cauze: discheta/stick-ul sunt defecte, spa\iul de pe suportul extern este insuficient, etc. De aceea este esen\ial[ vizualizarea con\inutului suportului extern, verific]nd dac[ ^n loca\ia aleas[ exist[ o salvare, cu denumirea cunoscut[, av]nd data `i ora salv[rii conform[ cu dat `i ora la care a avut loc salvarea;

3) Dimensiunea arhivelor este ^n general sub dimensiunea unei dischete, pentru firme de dimensiuni potrivite (c]teva sute de documente primare pe lun[);

4) Arhiva perioadei curente ^nglobeaz[ ^n permanen\[ toate datele pe anul curent. Astfel, salvarea din Ianuarie con\ine luna Ianuarie, cea din Martie con\ine Ianuarie+Februarie+Martie, cea din Decemnrie con\ine toate datele din Ianuarie p]n[ ^n Decembrie inclusiv, de aceea dimensiunea spa\iului ocupat de arhive se m[re`te c[tre finalul anului. Este posibil ca ^n situa\ia salv[rii pe dischete, arhiva s[ nu mai ^ncap[ pe o dischet[, caz ^n care se vor introduce succesiv 2-3 dischete. Acestea trebuie ca ^n prealabil s[ fie golite de informa\ie.

5) @nainte de <Restaurare> este util s[ se verifice c[ avem ce restaura, adic[ faptul c[ pe suportul extern se g[se`te arhiva pe care dorim s[ o restaur[m.

FOARE IMPORTANT: @nainte de RESTAURARE este esen\ial ca s[ se verifice c[

LUNA CONTABILIT{|II este aceea`i ^n cele 2 calculatoare: cel SURS{ `i cel DESTINA|IE. Nu restaura\i ^n nici un caz ^nainte de respectarea acestei condi\ii, pentru c[ ve\i pierde datele de arhiv[ ale modulelor asociate contabilit[\ii.

55

8. REZUMAT FINAL 8.1 Ce opera\iuni sunt necesare ^n prima lun[ @n luna ini\ial[ ^n care se demareaz[ eviden\a sunt necesare c]teva opera\ii specifice lunii ini\iale.

• @n primul r]nd trebuie setate, pe ramura de ,,Diverse set[ri’’, descris[ ^n capitolul 2.2, num[rul notei de imobiliz[ri, conturile utilizate pentru grupele de imobiliz[ri corporale, numerele de inventar pentru imobiliz[rile corporale din cadrul fiecarei grupe, conturile utilizate pentru imobiliz[rile necorporale, numerele de inventar pentru imobilizarile necorporale din cadrul fiec[rei grupe, conturile utilizate pentru amortismentele imobiliz[rilor corporale, c]t `i conturile utilizate pentru amortismentele imobiliz[rilor necorporale, precum `i alte conturi utilizate la cont[rile asociate imobiliz[rilor, cotele de TVA, valoarea pragului de diferen\iere ^ntre mijloace fixe `i obiectele de inventar (care la momentul actual este de 1800 RON) `i dac[ se dore`te importul ^n contabilitate a notei de amortismente. Toate aceste set[ri odat[ realizate se p[streaz[ de la o lun[ la alta, far[ a mai fi necesar[ parcurgerea lor ulterioar[ dec]t dac[ este cazul a fi modificate.

• Se vor ^nc[rca stocurile ini\iale cu care se demareaz[ eviden\a ini\ial[ a`a cum este descris ^n capitolul 2.3. 8.2 Cum se realizeaz[ eviden\a imobiliz[rilor

Se pot realiza lunar sau cand este necesar: • ^nc[rcare intr[ri de imobiliz[ri corporale sau necorporale sau de componente de

imobiliz[ri (vezi capitolul 2.4); • ie`ire de imobiliz[ri corporale sau necorporale sau de componente de imobiliz[ri (vezi

capitolul 2.5); • transferuri de imobiliz[ri corporale sau necorporale (vezi capitolul 2.6); • reevaluari de imobilizari corporale sau necorporale (vezi capitolul 2.3.2). • Dup[ ce s-au finalizat datele luni respective se poate genera nota de amortismente (vezi

capitolul 2.7); • se import[ nota de amortismente ^n EVCONT (vezi capitolul 6.3); • se pot realiza la dorin\[ diverse vizualiz[ri (vezi capitolul 3), respectiv list[ri (vezi

capitolul 4); • se realizeaz[ ^nchiderea de lun[, ^n momentul ^n care apare necesistatea de a ^nc[rca

datele lunii urm[toare.

@n ^ncheiere, mult succes ^n utilizarea cu eficien\[ a programelor EVIMOB.