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第 2 章 工作簿与工作表初相识2
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2 工作簿与工作表
初相识第 2 章
Excel 中的数据都是在工作表中进行输入、编辑和管理的,一个工作簿中包含多个工作表。因
此要真正学会使用 Excel 来完成日常的工作,就必须先掌握 Excel 工作簿以及工作表对象的基本操
作,为下一步学习在 Excel 中操作数据打下坚实的基础。本章将讲解加密工作表、新建工作簿、退
出 Excel 程序、修复受损工作簿、插入工作表、重命名工作表以及移动和复制工作表等内容。
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Excel 高效办公实战秘技
我每天都要录入大量的数据,而每次按 Enter 键后其定位的方向都是同列的下
一个单元格,要想切换至其他方向的单元格时,就需要使用鼠标,很不方便,** 您
能教教我如何修改按 Enter 键后活动单元格的移动方向吗?
Q
A 没问题,其实很简单的,您只要在“Excel 选项”对话框中对 Enter 键进行重
新定位即可实现。
014招式 修改按Enter键后活动单元格的移动方向
1. 选择“高级”选项 2. 修改按 Enter 键后的定位方向
A选择“文件”选项卡中的“选项”命令,
B弹出“Excel 选项”对话框,在左侧列表框中
选择“高级”选项。
A在右侧列表的“编辑选项”选项区中单
击“方向”下三角按钮,展开其下拉列表,选择“向
右”选项,B单击“确定”按钮,即可修改按
Enter 键后的定位方向。
知识拓展
在通过 Enter 键定位活动单元格的移动方向时,除了可以定位向右的方向外,还可以定位向
下、向上和向左的方向。只要在“编辑选项”选项区中的“方向”下拉列表框中选择合适的选项即可
实现。
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第 2 章 工作簿与工作表初相识2
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我在编辑好人事类的工作簿后,不想让其他人看到其中的内容,以防止员工的资
料外传,** 您能教教我如何为工作簿加密吗?
Q
A 没问题。您只要使用“保护工作簿”功能即可为工作簿添加密码,而其他人没
有密码则不能打开该工作簿。
015招式 为员工档案表加密
1. 选择“信息”命令 2. 输入密码
A在右侧列表中,单击“保护工作簿”下三
角按钮,展开其下拉列表,选择“用密码进行加
密”选项,B弹出“加密文档”对话框,输入密码。
A打开本书配备的“素材 \ 第 2 章 \ 招式 15
为员工档案表加密 .xlsx”工作簿,B在“文件”
选项卡中选择“信息”命令。
3. 加密工作簿
A单击“确定”按钮,弹出“确认密码”对话框,再次输入相同的密码,B单击“确定”按钮,
即可为工作簿加密,并显示已加密的信息。
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Excel 高效办公实战秘技
知识拓展
工作簿的保护功能十分强大,除了可以
为工作簿设置密码外,还可以将工作簿标记
为最终状态。A在“文件”选项卡中选择“信
息”命令,在右侧列表中单击“保护工作簿”
下三角按钮,展开其下拉列表,选择“标记
为最终状态”选项,B弹出提示框,单击“确
定”按钮,C再次弹出提示框,单击“确定”
按钮,即可将工作簿标记为最终状态。2
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启动 Excel 程序后,发现默认情况下是没有建立工作簿的,** 您能教教我如何
通过模板新建工作簿吗?
Q
A 没问题。您可以在 Excel 启动界面的“新建”列表中,根据自己的需要选择各
种模板进行创建。
016招式 通过模板新建课程表工作簿
1. 单击“创建”按钮 2. 通过模板创建工作簿
A启动 Excel 程序后,在“新建”列表中
选择“课程表 (6 天,包括课程分类 )”图标,
B弹出“课程表 (6 天,包括课程分类 )”对话框,
单击“创建”按钮。
这样即可通过模板完成课程表工作簿的创
建,得到最终效果。
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专家提示
除了可以通过上述方法新建工作簿外,还可以在电脑桌面上右击,在弹出的快捷菜单中选择“新
建”|“Microsoft Excel 工作表”命令,或者按快捷键 Ctrl + N,快速创建工作簿。
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第 2 章 工作簿与工作表初相识2
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知识拓展
除了可以通过模板创建工作簿外,
还可以直接创建空白的工作簿。在 Excel
启动界面的“新建”列表中,单击“空
白工作簿”图标即可。
使用完 Excel 程序后,想退出该程序,以免占用计算机的运行内存,** 您能教教我
如何快速退出 Excel 程序吗?
Q
A 没问题。下面将为您介绍几种退出 Excel 程序的方法。
017招式 快速退出Excel 程序
1. 按钮退出法 2. 快捷菜单退出法
在 Excel 工作簿界面的标题栏上右击,弹出
快捷菜单,选择“关闭”命令,即可快速退出
Excel 程序。
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将鼠标指针移至 Excel 工作簿界面的右上
角,单击“关闭”按钮 ,即可快速退出 Excel
程序。
单击
单击
选择
专家提示
除了可以用上述方法快速退出 Excel 程序外,还可以按快捷键 Alt + F4 快速退出。
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Excel 高效办公实战秘技
知识拓展
在 Excel 中,除了可以通过直接退出 Excel 程序关闭工作簿外,还可以使用“关闭”命令将工作簿
关闭而不退出 Excel 程序。A在“文件”选项卡中选择“关闭”命令,B即可直接关闭工作簿,而不退
出 Excel 程序。2
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在编辑工作簿中的数据时,有时需要打开多个工作簿进行数据对比,但是每次
都通过任务栏在这些工作簿之间切换很麻烦,且很浪费时间,** 您能教教我如何在
多个 Excel 工作簿之间快速切换吗?
Q
A 没问题。您可以使用“切换窗口”功能,在打开的下拉列表中选择需要查看的
工作簿选项,即可快速切换。
018招式 在多个Excel 工作簿之间快速切换
1. 单击“切换窗口”下三角按钮 2. 切换工作簿
A打开两个工作簿,B切换至“视图”选
项卡,在“窗口”面板中单击“切换窗口”下
三角按钮。
A在展开的下拉列表中选择合适的工作簿,
B即可快速切换至选择的工作簿,且该工作簿
处于当前激活状态。
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第 2 章 工作簿与工作表初相识2
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知识拓展
在 Excel 中,不仅可以快速切换 Excel 工作簿,还可以将多个工作簿并排查看,这样就可以同时浏
览多个工作簿。打开多个工作簿,在“视图”选项卡的“窗口”面板中单击“全部重排”按钮即可。
单击
在打开已经编辑好的工作簿时,发现工作簿已经被损坏,无法打开,** 您能教
教我如何修复受损的工作簿吗?
Q
A 没问题,其实很简单,您只要在打开已经被损坏的工作簿时,使用“打开并修复”
功能就可以快速恢复损坏的工作簿。
019招式 修复受损的加班记录工作簿
1. 单击“浏览”按钮 2. 选择“打开并修复”选项
A在 Excel 工作界面的“文件”选项卡中
选择“打开”命令,B在右侧列表中选择“计
算机”选项,并在展开的列表中单击“浏览”
按钮。
A弹出“打开”对话框,选择需要打开的
工作簿,B单击“打开”下三角按钮,展开其
下拉列表,选择“打开并修复”选项。
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Excel 高效办公实战秘技
3. 修复工作簿
A弹出提示框,提示是否修复,单击“修复”按钮,B打开 Excel 工作簿,并弹出“修复到”对话
框,单击“关闭”按钮,C关闭对话框,完成工作簿的修复操作。
知识拓展
Excel 中的“恢复”功能也十分强大,除了可以恢复被损坏的工作簿外,还可以在“C:\ 用户 \Administrator\
AppDate\Local\microsoft\OFFICE\Unsavefiles”文件夹下,恢复未保存的工作簿。A在“文件”选项卡
中选择“打开”命令,在右侧列表中单击“恢复未保存的工作簿”按钮,B弹出“打开”对话框,选择
合适的文档,单击“打开”按钮即可。
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在编辑好工作簿中的数据后,有时需要将数据发送给其他人看,但是其他人的计
算机中并没有安装 Excel 程序,** 您能教教我如何解决这个问题吗?
Q
A 没问题。您可以将编辑好的工作簿另存为 PDF 格式的文件,这样只需要使用简
单的 PDF 程序软件就可以查看工作簿数据了。
020招式 将出勤表工作簿另存为PDF文档★★★★★
第 2 章 工作簿与工作表初相识2
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1. 选择“另存为”命令 2. 选择 PDF(*.pdf) 选项
A在右侧列表中选择“计算机”选项,再
次展开列表,单击“浏览”按钮,B弹出“另
存为”对话框,单击“保存类型”下三角按钮,
展开其下拉列表,选择 PDF(*.pdf) 选项。
A打开本书配备的“素材 \ 第 2 章 \ 招式 20
将出勤表工作簿另存为 PDF 文档 .xlsx”工作簿,
B在“文件”选项卡中选择“另存为”命令。
3. 将工作簿另存为 PDF格式
A修改文件名和保存路径,
B单击“保存”按钮,C即可将
工作簿另存为 PDF 格式的文件。
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在将工作簿另存为 PDF 格式的文件时,如果工作簿中包含多张工
作表,则可以通过“选项”功能调整工作簿的发布内容。A在“另存为”
对话框中单击“选项”按钮,B弹出“选项”对话框,在“发布内容”
选项区中选中“整个工作簿”单选按钮,单击“确定”按钮,即可发布
整个工作簿中的内容。
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Excel 高效办公实战秘技
保存一个工作簿后,有时候会忘记该工作簿的保存路径,以致于不敢关闭该工
作簿,** 您能教教我如何查看工作簿的保存路径吗?
Q
A 没问题。您可以在“信息”界面中查看到打开工作簿的保存路径。
021招式 查看员工档案工作簿的保存路径★★★★★
1. 选择“信息”命令 2. 显示工作簿保存路径
A打开本书配备的“素材 \ 第 2 章 \ 招式 21
查看员工档案工作簿的保存路径 .xlsx”工作簿,
B在“文件”选项卡中选择“信息”命令。
展开“信息”界面,将显示打开工作簿的
保存路径。
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知识拓展
在看到工作簿的保存路径后,用户也可以使用“打开文件位置”功能打开工作簿文件所在的窗口。
A在工作路径上单击鼠标左键,弹出下拉菜单,选择“打开文件位置”命令,B即可打开文件所在的窗口。
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