ÜBERZEUGEND PRÄSENTIEREN · Sie haben Ihren Vortrag umfassend vorbereitet und jetzt ist es an der Zeit, dass Sie sich Ihrem Publikum präsentieren. Dabei sind wie bei jeder Begegnung

ÜBERZEUGEND PRÄSENTIERENUND DIE BESONDERHEITEN BEI ONLINE-PRÄSENTATIONEN

2 meet yoo | Whitepaper: Überzeugend präsentieren – die Besonderheiten bei Webcasts

Jeder von uns hat schon einmal Informationen vor Kollegen oder Kunden präsentiert. Und je nach Umfang des Teilnehmerkreises ist die Aufregung vor solch einer Präsentation entsprechend groß.

Findet die Präsentation online statt und wird dabei womöglich das eigene Videobild übertragen, ist die Aufregung noch größer.

Wie schaffen Sie es also, bei einer Präsentation vor einem größeren Online-Publikum souverän zu bleiben und außerdem die Inhalte verständlich, unterhaltsam und einprägsam zu übermitteln?

Wir zeigen Ihnen in unserem Whitepaper, wie Sie sich perfekt auf Ihren Vortrag vorbereiten, wie Sie Ihre Inhalte souverän präsentieren und was Ihnen im Notfall bei Lampenfieber hilft.

Am Ende unseres Whitepapers erfahren Sie noch, worauf Sie bei Online-Präsentationen im Besonderen achten sollten.

Einleitung1


2Die inhaltliche Vorbereitung Ihrer Präsentation„Gute Vorbereitung ist die halbe Miete“ oder in unserem Fall: die erste Hälfte einer erfolgreichen Präsentation.

Sie sollten ausreichend Zeit haben, Ihre Präsentation zu planen. Einen großen Anteil sollte dabei die inhaltliche Planung haben.

Sie müssen zum einen sicherstellen, dass der Inhalt Ihrer Präsentation auf Ihr Publikum zugeschnitten ist. Zum anderen müssen Sie prüfen, ob Ihre Präsentationsform dem aktuellen Stand der Technik entspricht und zeitgemäß ist. Die heutige Technik bietet viele kreative Möglich-keiten und diese sollten Sie ausschöpfen, um Ihr Publikum zu begeis-tern.

Inhalt meets Publikum

Stellen Sie sicher, dass die Präsentation Ihr Publikum wirklich inter-essiert. Steht das Thema bereits fest? Dann sollten Sie unbedingt in Erfahrung bringen, auf welchem Wissensstand die Teilnehmer sind, damit Sie sie während des Vortrags nicht langweilen – aber auch nicht überfordern.

Bitte keine PowerPoint-Schlachten

PowerPoint-Präsentationen haben in bestimmten Bereichen sicher-lich eine Daseinsberechtigung. Für Vorträge, die ein Publikum fesseln sollen, sind PowerPoints leider weniger geeignet. Die fertigen Folien verleiten den Vortragenden zum reinen Vorlesen. Das ist zu unkreativ – und selbst animierte Folien-Übergänge helfen dann nicht mehr, die Aufmerksamkeit der Teilnehmer zu erhalten.

Gestalten Sie bei Bedarf eine (!) Folie, um beispielsweise reine Zahlen zu zeigen – und dann erklären Sie die Zahlen mit eigenen Worten, nicht mit dazugeschriebenen Erläuterungen.Multimediale Inhalte vorbereiten

Nutzen Sie die umfangreichen Möglichkeiten, die Ihnen die heutigen Online-Präsentationstools bieten. Mit der Bandbreite multimedialer Formate können Sie beispielsweise Audiodateien einspielen, Video-ausschnitte zeigen, gemeinsam Webseiten besuchen und vieles mehr.

Überlegen Sie sich im Vorfeld, welche attraktiven Info-Materialien Sie in Ihren Vortrag einbauen können. Sie müssen natürlich nicht alle ver-fügbaren Dateiformate verwenden. Aber sie sollten so spannend oder informativ sein, dass sich der Einsatz für die Teilnehmer lohnt.

Interaktion mit dem Publikum einplanen

Geben Sie Ihrem Publikum die Gelegenheit, mit Ihnen zu interagieren und Fragen zu stellen. Selbst bei einer Online-Präsentation stehen Ihnen dafür verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung wie Chat, Fra-ge-Antwort-Runden oder ein Umfragetool.

Mehr Informationen dazu finden Sie unten im Bereich „Besonderhei-ten bei einer Online-Präsentation“.


3Der wichtigste Bestandteil Ihrer Präsentation: SUCCESS

S U C C E S (S)Simplicity – „Einfachheit ist der Schlüssel zum Erfolg. Schon immer.“

Bleiben Sie einfach in Ihren Erklärungen und Darstellungen. Bei komplexen Themen versuchen Sie das Wichtigste herauszuarbeiten und gönnen Sie sich und Ihren Zuhörern auch mal den „Mut zur Lücke“.

Sie müssen die Mehrheit abholen. Bei Detailfragen bieten Sie immer Ihre Kontaktmöglichkeiten an. Weisen Sie darauf hin, dass es noch mehr zum Thema zu sagen gibt, aber dass das Format (und die Zeit) eine umfassende Behandlung aller Komponenten nicht erlaubt.

Zur Einfachheit gehört auch der Verzicht auf unnötige Fremdwörter und komplizierte Schachtelsätze.

SimplicityEinfachheit

UnexpectednessÜberraschungen

ConcretenessKonkretes sagen

CredibilityGlaubwürdigkeit und Souveränität

EmotionsGefühle

StoriesGeschichten

SUCCESS (Erfolg) ist das Ziel jeder Präsentation.

Inhalte sollen erfolgreich beim Publikum ankommen, verstanden und am besten auch behalten werden. SUCCES(S) steht dabei für:

Unexpectedness – Überraschungen (Unerwartetes) regen die Aufmerksamkeit an.

Überraschen Sie Ihr Publikum, zum Beispiel mit einer gewagten These, einem komplett neuen Blickwinkel oder auch einfach durch den Einsatz unerwarteter Medien oder Präsentationsformen.

Holen Sie Ihr Publikum aus der Lethargie des reinen Konsumierens von Inhalten heraus und regen Sie seine Fantasie an.

Concreteness – Konkretes sagen

Ihre Zuhörer wollen etwas aus Ihrer Präsentation mitnehmen. Konzentrieren Sie sich daher auf konkrete und greifbare Aussagen, statt zu abstrakt zu werden.


Credibility – Glaubwürdigkeit und Souveränität

Jeder Vortrag kann noch so gut vorbereitet sein – wenn Sie nicht glaubwürdig sind, verlieren Sie die Aufmerksamkeit des Publikums.

Der Gesamteindruck muss passen: Halten Sie den Vortrag wenn möglich frei, lesen Sie so selten wie möglich von einem vorbereiteten Skript ab. Wenn Fehler passieren, wird Ihnen das Ihr Publikum verzeihen, weil das menschlich ist und Sie dadurch für Ihr Publikum nahbarer sind.

Emotions – Gefühle erreichen das Publikum schnell und nachhaltig.

Sprechen Sie die Gefühle Ihrer Teilnehmer an. Egal um welches Thema es geht, mit reinen Zahlen und Fakten erreichen Sie selten, dass der Inhalt im Gedächtnis bleibt.

Über Emotionen erreichen Sie Ihr Publikum schnell und Inhalte werden besser aufgenommen.

Stories – Fesseln Sie Ihr Publikum mit Geschichten.

Menschen lieben Geschichten! Wenn Sie Ihre Produkte oder Dienstleistungen mit einer glaubwürdigen Geschichte verbinden, bleiben sie lange im Gedächtnis Ihres Publikums.

Und wenn die Story auch noch spannend oder besonders originell ist, ist es umso wahrscheinlicher, dass sie weitererzählt wird und Sie damit eine noch größere Reichweite erzielen.


4Zeit für die Bühne: So präsentierenSie sich ideal vor Ihrem PublikumSie haben Ihren Vortrag umfassend vorbereitet und jetzt ist es an der Zeit, dass Sie sich Ihrem Publikum präsentieren. Dabei sind wie bei jeder Begegnung bereits die ersten Sekunden entscheidend.

Wenn Sie auf der Bühne, dem Podium oder dem Bildschirm Ihrer (Online-)Teilnehmer erscheinen, fangen Sie schon an zu kommunizieren – bekanntermaßen selbst dann, wenn Sie nichts sagen.

Über 80 % der Kommunikation erfolgen nonverbal, also durch Körpersprache wie Gestik und Mimik und auch Sprache selbst (wie Betonung, Sprechtempo, Klang der Stimme etc.).

Das heißt, der geniale Inhalt, den Sie vorbereitet haben, macht tatsächlich nur 20 % der Kommunikation aus. Aber den Teil haben Sie ja bereits perfektioniert. Der sollte Ihnen kein Kopfzerbrechen mehr bereiten.

Bei dem Rest helfen die nachfolgenden Tipps, um Ihr Publikum durch den Einsatz der richtigen (Körper-)Sprache zu überzeugen.


Sprache/Stimme

Hier geht es um die Verwendung der eigenen Stimme. Trainieren Sie Ihre Sprechtechnik, um Ihre Atmung, die Artikulation, die Lautstärke, das Sprechtempo und auch die Sprechpausen bewusst einzusetzen.

Lautstärke: Es muss Sie jeder Teilnehmer verstehen können, also sollten Sie laut genug sprechen, um gehört zu werden. Ideal ist es, wenn Sie die Lautstärke beim Sprechen variieren. So erzeugen Sie Spannung und Aufmerksamkeit und sorgen damit für ausreichend Dynamik und Abwechslung bei Ihrem Vortrag.

Sprechtempo: Variieren Sie Ihr Sprechtempo je nach Kontext, um die Aufmerksamkeit zu erhalten. Und bedenken Sie, dass wichtige Inhalte besser verstanden werden, wenn dabei langsam gesprochen wird.

Sprechpausen: Ebenso wichtig wie das Sprechen sind ausreichende Sprechpausen. Geben Sie dem Publikum Zeit, das Gehörte zu verarbeiten, und gönnen Sie sich auch eine kurze Pause zum Durchatmen. Sprechpausen eignen sich auch für den Aufbau eines Spannungsbogens.

Aussprache: Eine klare Aussprache ist das Mindeste, was Sie Ihrem Publikum bieten sollten. Sprechen Sie die Wörter sauber aus, ohne Silben zu verschlucken und ohne „in den Bart zu nuscheln“. Das eine erzeugt Unmut, das andere zeugt oft von Unsicherheit und kann Ihre Position gegenüber den Teilnehmern schwächen.

Tipp: Das ideale Sprechtempo liegt bei 100 bis 130 Wörtern pro Minute.


Mimik und Gestik

Ein großer Anteil nonverbaler Kommunikation entfällt auf die Körperhaltung und die Mimik.

Eine positive Mimik und Gestik wirken positiv auf Ihr Publikum – und auch positiv auf Sie selbst.

Wenn Sie beispielsweise gerade stehen und das Publikum anlächeln, tragen Sie ein ganz anderes Gefühl in sich, als wenn Sie mit gebeugtem Rücken konzentriert auf einen Monitor starren (um zum Beispiel Ihren Vortrag von dort abzulesen).

Die allgemeine Regel ist daher: Achten Sie auf die Signale, die Sie aussenden. Und versuchen Sie, so oft wie möglich folgende Punkte zu beachten:

Lächeln Sie. Und meinen Sie Ihr Lächeln ehrlich. Mit einem ehrlichen Lächeln können Sie Herzen gewinnen.

Entspannen Sie Ihr Gesicht. Es gibt Menschen, die haben einen fast bösen Gesichtsausdruck, wenn sie konzentriert sind. Versuchen Sie, das beim Vortrag abzuschalten. Oder klären Sie Ihr Publikum im Vorfeld scherzhaft auf, indem Sie darauf hinweisen, dass Ihre Mimik nicht persönlich gemeint ist ...

Finger weg vom Gesicht. Wenn Sie sich zu oft ins Gesicht fassen, könnte das negativ interpretiert werden (denn zur Ablenkung neigen beispielsweise Lügner dazu, sich oft ins Gesicht zu fassen).

Suchen Sie Blickkontakt. Bauen Sie eine Verbindung zu Ihrem Publikum auf. Auch bei einer Online-Präsentation heißt das: Blicken Sie so oft, wie Sie können, direkt in die Kamera (nicht auf den Bildschirm oder auf Ihre Tastatur/Unterlagen).


Stehen Sie offen. Eine offene, entspannte Körperhaltung steht auch für ein entspanntes Inneres. Damit unterstützen Sie sich selbst beim Vortrag und geben außerdem Ihrem Publikum ein gutes, unverkrampftes Gefühl.

Zu einer offenen Körperhaltung gehören auch geöffnete Arme, also keine dauerhaft vor dem Körper verschränkten Arme.

Verinnerlichen Sie diese Grundregeln und versuchen Sie, sich selbst so oft wie möglich zu beobachten, also eine Achtsamkeit sich selbst gegenüber zu entwickeln.

Filmen Sie in sinnvollen Sequenzen, also beispielsweise die Begrüßung und die Einleitung. Die Aufzeichnungen sollten zwei bis drei Minuten nicht überschreiten, damit Sie das Material sinnvoll auswerten können.

Sie können natürlich auch vor dem Spiegel üben, aber da ist Ihre Aufmerksamkeit auf sich selbst in der Regel größer und Sie werden Ihre typischen Fehler vermeiden. Das wird während Ihres Vortrags nicht so sein – daher wäre die Spiegelvariante lediglich die zweite Wahl.

Tipp: Um Unsicherheiten beim Vortragen zu vermeiden, üben Sie den ganzen Vortrag vorab für sich allein. Filmen Sie sich dabei selbst mit Ihrem Smartphone. Zoomen Sie weit genug heran, damit auch Ihre Mimik zu erkennen ist, aber halten Sie genug Distanz, um auch die Körperbewegungen einzufangen.


4Der kleine Erste-Hilfe-Kofferbei Lampenfieber

1. Aufregung annehmen: Es ist absolut normal, dass man vor einer Präsentation aufgeregt ist. Akzeptieren Sie das als unabänderliche Tatsache – dann ist der erste wichtige Schritt bereits getan.

2. Fehler zulassen: Wenn Ihnen ein Fehler passiert, zeigen Sie Ihre menschliche Seite. Lachen Sie und bleiben Sie entspannt. Behalten Sie diesen Joker im Hinterkopf und Sie gehen automatisch entspannter in Ihren Vortrag.

3. Den Körper atmen lassen: Wenn Sie voller Anspannung sind, gönnen Sie sich eine kleine (Atem-)Pause. Atmen Sie entspannt aus und warten Sie, bis der Körper von sich aus wieder Luft holt. Das entspannt Ihren Körper und Ihren Geist, weil Sie sich Sekunden der Ruhe gönnen.

4. Innere und äußere Ruhe: Unruhige Bewegungen nach außen verstärken die Unruhe im Inneren. Zappeln Sie daher nicht herum, halten Sie die Hände ruhig, fassen Sie sich nicht ständig in die Haare, wackeln Sie nicht mit den Füßen/den übergeschlagenen Beinen und drehen Sie auch nicht ständig den Stift in Ihren Händen.


5Besonderheitenbei einer Online-Präsentation

Bei einer Online-Präsentation sollte man sich rechtzeitig Gedanken über das Setting und die eingesetzte Technik machen. In welchem Rahmen wird Ihr Vortrag stattfinden? Wo und wie werden Sie agie-ren? Welche Technik ist im Einsatz?

Wenn die Möglichkeit besteht, sollten Sie sich den Veranstaltungs-ort für die Übertragung vor dem Termin anschauen. Prüfen Sie vor-ab (gegebenenfalls bei einer „Generalprobe“), wie die Lichtverhält-nisse und die Akustik sind und wie Sie sich ins rechte Bild setzen.

Die wichtigsten Punkte bei der Vorbereitung Ihrer Online-Präsen-tation:

Setting vor Ort

Suchen Sie für sich selbst die richtige Position und prüfen Sie, wie die Kamera(s) steht/stehen müssen, um Sie ideal ins Bild zu bekommen.

Testen Sie alle Kameraeinstellungen, wenn es neben Ihnen ei-nen weiteren Präsentator gibt oder wenn Sie Gäste präsentie-ren wollen.

Achten Sie auf den Hintergrund der Szenerie und wählen Sie zum Termin ein Outfit, das sich gut vom Hintergrund abhebt.

Versuchen Sie, sich so wenig wie möglich zu bewegen (ohne unnatürlich zu wirken). Zu starke Bewegungen irritieren Ihre On-line-Zuschauer.

Stellen Sie in jedem Fall sicher, dass während des Vortrags nie-mand ins Bild läuft.


Präsentation testen

Testen Sie, ob Sie Ihre Präsentation fehlerfrei starten können.

Wird Ihr Videobild ruckelfrei übertragen?

Planen Sie, parallel Ihr Video-Livebild und eventuelle Folien zu übertragen? Dann testen Sie auch diesen Übertragungsmodus, um bei der Live-Veranstaltung keine bösen Überraschungen zu erleben.

Interaktion mit dem Publikum durchspielen

Bieten Sie Ihrem Publikum die Möglichkeit, Fragen live zu stellen oder die eigene Meinung zu äußern (zum Beispiel Fragestellung per Chat, Beantwortung von Online-Umfragen oder auch richtige Frage-Antwort-Runden per Audioleitung)

Testen Sie den Ablauf während der Generalprobe, damit es während des Vortrags keine Unsicherheiten gibt.

Die meetyoo Webcast-Lösung bietet Ihnen verschiedene Möglich-keiten, wie Sie mit Ihrem Publikum interagieren.

Selbstverständlich stehen Ihnen unsere spezialisierten Event-Operatoren jederzeit für Fragen und technische Hilfestellung zur Verfügung – und das vor, während und nach Ihrer Veranstaltung.


Technik muss begeistern

Bei einer Online-Präsentation kommt neben der physikalischen Umgebung auch der Faktor Technik ins Spiel. Der ist zwar leider für viele Menschen nicht sehr spannend, aber doch einer der wichtigsten Punkte einer Online-Präsentation, denn die Übertragung des Vortrags erfolgt über das Medium Internet an das Publikum. Und das kann bei einer instabilen Plattform zu einer Herausforderung für Sprecher und Teilnehmer werden.

Machen Sie sich mit der Technik vertraut und sprechen Sie den Ablauf mit der Assistenz vor Ort durch, die Sie eventuell während der Präsentation begleitet.

„Bei Fragen zur optimalen technischen Umsetzung Ihrer Online-Präsentation steht Ihnen das Team von meetyoo sehr gerne zur Verfügung!“

Schicken Sie die Präsentation nach Ihrer Veranstaltung noch einmal an Ihre Teilnehmer oder weisen Sie darauf hin, wo die Unterlagen (als Download) zu finden sind.

Nutzen Sie die Gelegenheit, um auf Fragen einzugehen, für deren Beantwortung während des Vortrags keine Zeit war.

Weisen Sie auf zusätzliche Informationen hin, die beispielsweise auf Ihrer Website und/oder in Ihren Social-Media-Kanälen verfügbar sind.

Tipps für die ideale Nachbereitung Ihrer Veranstaltung

14 meetyoo | Whitepaper: Überzeugend präsentieren – die Besonderheiten bei Webcasts

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Die meetyoo conferencing GmbH mit Sitz in Berlin ist Ihr professio-neller Dienstleister für Telefonkonferenzen, Webkonferenzen und virtuelle Events.

Für über 3.000 Kunden aller Branchen koordinieren wir über 10 Mil-lionen Konferenzminuten jeden Monat. Dabei sind wir als einziger deutscher Konferenzanbieter seit über 10 Jahren in Folge für Quali-tätsmanagement TÜV-zertifiziert. Konferenzen – Made in Germany.

Dafür steht meetyoo seit 1999.

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