Министерство образования и науки, молодежи и спорта Украины ДВНЗ «Мариупольский строительный колледж»

МЕТОДИЧЕСКАЯ РАЗРАБОТКА открытого практического занятия

«Автоматизация создания однотипных документов с разными

реквизитами. Слияние документов Word и Excel» по дисциплине

«Информатика и компьютерная техника»

специальность 5.03050901 « Бухгалтерский учет»,

5.03050801 «Финансы».

2012

- 2- Методическая разработка открытого занятия по дисциплине «Информатика и компьютер-

ная техника».

Подготовил Корюков И.В. – преподаватель Мариупольского строительного колледжа –

2012.

Изложена методика проведения практического занятия, направленного на то, чтобы

научить студентов создавать и редактировать сложные связанные документы, получить

практические навыки в формировании комплектов однотипных документов с помощью

механизма слияния документов Word.

Для преподавателей информатики и компьютерной техники высших учебных заведений 1-

2 уровней аккредитации.

Рецензенты:

Преподаватель Мариупольского техникума Донецкого национального университета эко-

номики и торговли имени Михаила Туган – Барановского, преподаватель высшей катего-

рии

_______________________ Ларина И.А.

Преподаватель ГВУЗ «Мариупольський строительный колледж», преподаватель

высшей категории

____________________ Коваленко С.И.

Рассмотрено и одобрено на заседании цикловой комиссии информационных дисциплин

(протокол № ___ от ___ ________ 2012 г.).

Председатель комиссии _____________________ Кучерявая Е.А.

- 3-

СОДЕРЖАНИЕ

Введение ............................................................................................................... 4

План открытого занятия ...................................................................................... 5

Ход занятия .......................................................................................................... 8

Практическая работа № 11, описание работы. ................................................. 15

Выводы. .............................................................................................................. 24

Литература .......................................................................................................... 24

ПРИЛОЖЕНИЯ .................................................................................................. 25

- 4-

Не учите детей так, как

учили вас, - они родились в

другие времена...

Введение

Информатика (информатика и компьютерная техника) – одна из немногих

дисциплин, которые быстро развиваются, совершенствуются. Появляются

новые программы, дорабатываются существующие. Еще несколько лет тому

ученики старших классов едва были знакомы с компьютером, и в колледже

надо было учить студентов с «азов» информатики. Сейчас компьютер есть

почти в каждом доме, и редактировать текст, выполнять небольшие расчеты

может каждый. А перед преподавателем стоит более сложная задача – по-

мочь студенту стать профессионалом. Научить его не просто пользоваться

компьютером, а уметь выполнять задачу простейшим, наилучшим способом,

используя все свои знания, умения и навыки.

Практическая работа, которая освещена в этой разработке, предназначена

помочь студентам вспомнить те знания и умения, которые они получили,

изучая информатику на первом курсе, подготовить их к изучению следую-

щих тем (программирование в MS Office, использование Visual Basic for

Applications, базы данных, СУБД MS Access) и показать, как совершенное

знание современного офисного программного обеспечения может значитель-

но облегчить выполнение рутинной работы, такой, например, как рассылки

похожих писем большому количеству адресатов, подготовка справок, грамот

и других документов, которые почти одинаковы по содержанию, но должны

будут выданы разным людям.

- 5-

План открытого занятия Дисциплина: «Информатика и компьютерная техника» Специальность: 5.03050801 – «Финансы и кредит»,

5.03050901 – « Бухгалтерский учет». Группа: БФ-21 Курс: 2 Дата: 04.12.2012 г. Вид занятия: практическое (комбинированный урок). Тема: Автоматизация создания однотипных документов с разными реквизитами. Сли-

яние документов Word и Excel. Цель занятия:

1. Методическая: усовершенствование методики организации и проведение практи-ческого занятия по дисциплине «Информатика и компьютерная техника».

2. Дидактическая: 1) Учебная:

а) закрепить понятие: - электронная таблица; - рабочая книга, письмо, каморка, блок, адрес каморки, имя ра-

бочего листа, строка, столбец, шаблон; б) сформировать понятие:

- функция пользователя, VBA, слияние документов; - автофильтр, пользовательский автофильтр, главный документ,

источник данных; в) рассмотреть:

- основные команды для редактирования, форматирования, ко-пирования ячеек электронной таблицы и данных в них;

- основные команды, которые организуют слияние документов; - преобразование обычных данных в «таблицу», действия, кото-

рые можно выполнять над данными, организованными как таблица (в Excel 2010).

г) сформировать умение: - работать с текстовым и табличным процессорами, создавать

сложные документы Word, которые содержат ссылку на от-дельные данные документов Excel;

- применять автофильтр, шаблоны документов Word и Excel, слияние документов.

2) развивающая: а) развитие привычек индивидуальной и групповой практической ра-

боты; б) развитие умений применять теоретические знания для решения

разного рода практических задач; в) развитие логического мышления студентов.

3. Воспитательная: 1) воспитывать у студентов познавательный интерес к дисциплине и выбран-

ной специальности путем использования активных методов и приемов обу-чения. Формировать уверенность в своих силах.

2) воспитание творческого подхода к работе, желания экспериментировать. 3) профессиональная ориентация и подготовка к дальнейшему самообразова-

нию, к будущей трудовой деятельности. Методы и формы проведения занятия:

− фронтальный опрос (тестирование), объяснение нового материала, самостоятель-ная работа под контролем и с помощью преподавателя.

Междисциплинарные связи: 1) обеспечивающие: математика, информатика.

- 6-

2) обеспечиваемые: информационные системы и технологии в финансово-кредитных учреждениях; экономика, бухгалтерский учет.

Материальное обеспечение: 1) Персональные компьютеры; 2) Мультимедийный проектор, экран; 3) Табличный процессор MS Excel 2010, текстовый процессор MS Word 2010; 4) Презентации, видеолекции, учебник (электронный) – материалы сайта преподава-

теля: http://msk.edu.ua/ivk , конспект лекций. 5) Программа MytestX и разработанный преподавателем тест для актуализации опор-

ных знаний; 6) Методическая разработка – практическая работа № 11: «Автоматизация создания

однотипных документов с разными реквизитами. Слияние документов Word и Excel».

7) Программа Netop School – программное обеспечение, предназначенное для повы-шения эффективности обучения с помощью компьютера. Netop School основан на передовых технологиях сетевого управления и дает возможность преподавателю вести занятие, проводить демонстрации, помогать студентам при выполнении задач на компьютерах, работая при этом на своем ПК.

ПЛАН ЗАНЯТИЯ 1. Организационная часть (2-3 мин)

- проверка отсутствующих и заполнение журнала; - проверка готовности к занятию студентов, аудитории и оборудование; - инструктаж по правилам техники безопасности.

2. Мотивация учебной деятельности (2-3 мин) 3. Актуализация опорных знаний и практического опыта студентов (8-10 мин)

- Фронтальное опрос (метод – «Гирлянда вопросов», студенты отвечают на вопро-сы устно). - Тестовый контроль знаний (тест выполнен в программе MytestX, два варианта, размещенные на сайте преподавателя:

http://msk.edu.ua/ivk/Informatika/2_kurs/Tests/Word-Excel-1.exe http://msk.edu.ua/ivk/Informatika/2_kurs/Tests/Word-Excel-2.exe)

4. Сообщение темы, цели занятия (2 мин) Тема занятия: «Автоматизация создания однотипных документов с разными рекви-зитами. Слияние документов Word и Excel.» Цель:

− Научиться создавать и редактировать сложные связанные документы, получить практические навыки в формировании комплектов однотипных документов с помощью механизма слияния документов Word.

5. Изложение нового материала (25 мин) Изложение нового материала сопровождается презентацией, видеофильмами:

1) Презентация «Автоматизация рутинной работы в Microsoft Word 2010». 2) Видеолекция «Сортировка и фильтрация данных» (проф., д.п.н. Макарова Н.В.) 3) Видеолекция «Автоматизация создания однотипных документов с разными рек-

визитами. Слияние документов Word и Excel» - фильм, показывающий, как пра-вильно выполнить работу (Корюков И.В.).

6. Первичное закрепление полученных знаний (5 мин) Самостоятельная работа с видеолекцией и презентацией.

7. Обобщение и систематизация полученных знаний (25 мин) Выполнение заданий студентами по вариантам и со своими индивидуальными исход-ными данными. Работа выполняется под руководством и с помощью преподавателя. В

- 7-

ходе работы формируются элементарные навыки на основе повторяющихся приёмов работы. Студенты решают следующие задачи:

1) Создание документа Word на основе шаблона справки. Шаблон должен быть подготовлен заранее в ходе выполнения задания на самостоятельную работу.

2) Редактирование документа (справки) для подготовки к созданию на её основе серии однотипных документов.

3) Создание таблицы Excel на основе шаблона, подготовленного преподавателем. 4) Выбор из таблицы Excel данных, соответствующих заданным в варианте. 5) Подготовка таблицы – источника данных для слияния с документом Word. 6) Слияние документов Word и Excel 7) Создание документа, включающего справки для всех сотрудников предприятия,

отобранных согласно условию, указанному в варианте 8) Печать одной справки (первой страницы документа) на сетевом принтере.

8. Подведение итогов занятия (5 мин) − анализ и оценка работы группы в целом, каждого студента отдельно (студенты

при этом заполняют карточки для самоанализа и дают свою оценку занятию); − разъяснение отдельных задач, с которыми студенты не справились или совер-

шили ошибки. Резюме: В будущей профессиональной деятельности важное значение имеет хорошее зна-ние персонального компьютера и пакета офисных программ, ведь они применяют-ся во всех сферах человеческой деятельности для оформления деловой документа-ции, для создания отчётов, справок и т.д. Применение полученных знаний и прак-тических навыков помогут решить эти задачи быстро и на высоком профессио-нальном уровне.

9. Задание на дом (2 мин) − Ответить на контрольные вопросы к практической работе; − Подготовить отчет.

- 8-

Ход занятия

1. Организационная часть: - проверка отсутствующих и заполнение журнала; - проверка готовности к занятию студентов, аудитории и оборудование; - инструктаж по правилам техники безопасности.

2. Мотивация учебной деятельности. В практической деятельности довольно часто приходится встречаться с необходи-мостью создания документов, которые имеют общее содержание, но различаются реквизитами адресата. Например, при необходимости провести рассылку докумен-та нескольким адресатам по электронной почте или при заготовке наклеек на кон-верты с адресами получателей, или при выдачи однотипных справок сотрудникам предприятия и т.д. Используя текстовый процессор Word, подобную задачу решают путем слияния основного документа и источника данных. В роли источника дан-ных может выступать таблица Excel. Мы заканчиваем изучать Word, и ваша задача – показать все свои умения для ре-шения тех задач, которые возникнут перед вами. Что касается Excel, то вы уже умеете выполнять вычисления, строить диаграммы и графики, применять матема-тические, статистические, финансовые, текстовые и другие функции, пользоваться подбором параметра для решения уравнений. На этом занятии мы разберем, как выбирать из таблицы необходимые данные с помощью автофильтра, как может по-мочь при расчётах или подготовке результата программа, созданная встроенным в Office языком программирования – Visual Basic for Applications. Нам еще предстоит познакомиться более тесно с этим языком программирования, с базами данных и системами управления базами данных, поэтому можно сказать, что сегодняшнее занятие - это мостик между прошлым и будущим, который поможет закрепить то, что вы уже знаете и подготовить почву для изучения новых тем.

3. Актуализация опорных знаний и практического опыта студентов: - Фронтальное опрос (метод – «Гирлянда вопросов», студенты отвечают на вопро-сы устно).

Вопросы: 1) Для чего предназначен табличный процессор?

− создание электронных таблиц, их обработка, автоматическое вычисление, корректирование, хранение и печать;

− построение диаграмм и графиков, их модификация; − работа с электронными таблицами как с базами данных (сортировка, выбор-

ка по запросу); − решение задач путем подбора параметров; − статистическая обработка данных и прочее.

2) Для чего предназначен текстовый процессор? − Текстовый процессор (англ. word processor) — компьютерная программа-

приложение, текстовый редактор с расширенными возможностями для компью-терной подготовки полноценных документов, от личных писем до официаль-ных документов. Функции текстовых процессоров обычно включают редакти-рование и форматирование текста, широкие возможности работы с содержани-ем и страницами, расширенный набор доступных символов, проверку орфогра-фии, внедрение в документ гиперссылок, графики, формул, таблиц и других объектов. Некоторые текстовые процессоры имеют собственный встроенный скриптовый язык для автоматизации операций по обработке документов.

3) Из каких объектов состоит Рабочая книга? (из листов)

- 9-

4) Что такое шаблон в Word и Excel? (Шаблон - это документ, на основе которого со-здаются другие документы, которые потом можно редактировать, не изменяя при этом первичный).

5) С чего начинается ввод формул в ячейку электронной таблицы? (Со знака равенства) 6) Как ввести формулу в таблицу Word 2010? (выбрать ячейку таблицы, где будет фор-

мула, на ленте появится контекстный вкладыш «Работа с таблицами» с двумя други-ми вкладышами – «Конструктор» и «Макет». Нужно выбрать «Макет», а там, в груп-пе команд «Данные» - нажать кнопку «Формула»)

7) Сколько строк и столбцов у электронной таблицы MS Excel 2010? (1048576 строк и 16384 столбцов, то есть 220 и 214 )

Тестовый контроль знаний тест выполнен в программе MytestX, два варианта, размещенные на сайте преподавате-ля: http://msk.edu.ua/ivk/Informatika/2_kurs/Tests/Word-Excel-1.exe

Профессиональная работа в Word и Excel.

Описание: Тест предназначен для проверки базовых знаний студентов по темам "Текстовый процес-сор" и "Системы обработки табличной информации". Задание #1 Вопрос: Укажите операцию форматирования, которую можно выполнить при помощи кнопки

в среде текстового процессора Word. Выберит е один из 4 вариант ов от вет а: 1) Установить межстрочный интервал 2) Уменьшить отступ 3) Установить направление текста 4) Увеличить отступ Задание #2 Вопрос: Укажите тип диаграммы, изображённой на рисунке. Изображ ение:

Выберит е один из 4 вариант ов от вет а: 1) Круговая 2) Лепестковая 3) График 4) Гистограмма Задание #3 Вопрос:

- 10- Укажите правильное окончание утверждения: "Выравнивание средствами текстового про-цессора задаёт..." Выберит е один из 4 вариант ов от вет а: 1) положение начала первой строки абзаца относительно его левой границы. 2) способ размещения строк абзаца относительно его левой и правой границ. 3) расстояние между строками абзаца. 4) отступ всех строк абзаца от от границы левого и правого полей страницы. Задание #4 Вопрос: Укажите объекты, которые могут быть размещены в ячейке электронной таблицы: Выберит е несколько из 5 вариант ов от вет а: 1) Формулы 2) Диаграммы 3) Текстовые данные 4) Числовые данные 5) Изображения Задание #5 Вопрос: Укажите тип диаграммы, изображённой на рисунке: Изображ ение:

Выберит е один из 4 вариант ов от вет а: 1) круговая 2) гистограмма 3) лепестковая 4) график Задание #6 Вопрос: Укажите действия, которые можно выполнять над листами рабочей книги электронной таблицы. Выберит е несколько из 5 вариант ов от вет а: 1) перемещать или копировать 2) изменять цвет ярлыка 3) создавать новые 4) удалять все листы 5) переименовывать Задание #7 Вопрос:

- 11- Укажите среди перечисленных программ те, которые относятся к программам обработки текстов. Выберит е несколько из 5 вариант ов от вет а: 1) MS Word 2) Paint 3) WinRar 4) MS WordPad 5) Notepad Задание #8 Вопрос: Укажите объект текстового документа MS Word, который имеет такие параметры: стиль начертания, размер, цвет текста. Выберит е один из 4 вариант ов от вет а: 1) абзац 2) страница 3) шрифт 4) список Задание #9 Вопрос: Укажите клавишу, которую нужно нажать и удерживать для выделения несмежных диапа-зонов ячеек электронной таблицы. Выберит е один из 5 вариант ов от вет а: 1) Alt 2) Scroll Lock 3) Tab 4) Ctrl 5) Shift Задание #10 Вопрос: Установите соответствие между режимами просмотра документа и их назначением в сре-де текстового процессора MS Word. Укаж ит е соот вет ст вие для всех 5 вариант ов от вет а: 1) для форматирования документа 2) для работы над планом документа 3) для ввода текста и простого редактирования документа 4) для чтения документа с экрана 5) для просмотра документа

__ режим чтения __ веб-документ __ обычный __ разметка страниц __ структура

Ответы: 1) (1 б.) Верные ответы: 3; 2) (1 б.) Верные ответы: 4; 3) (1 б.) Верные ответы: 2; 4) (2 б.) Верные ответы: 1; 3; 4; 5) (1 б.) Верные ответы: 1; 6) (2 б.) Верные ответы: 1; 2; 3; 5; 7) (2 б.) Верные ответы: 1; 4; 5; 8) (1 б.) Верные ответы: 3; 9) (1 б.) Верные ответы: 4; 10) (3 б.) Верные ответы: 4; 5; 3; 1; 2;

- 12-

http://msk.edu.ua/ivk/Informatika/2_kurs/Tests/Word-Excel-2.exe

Профессиональная работа в Word и Excel, вариант 2 Задание #1 Вопрос: Укажите, что необходимо указать для сохранения текстового документа в определенном формате в среде текстового процессора MS Word. Выберит е один из 4 вариант ов от вет а: 1) параметры абзаца 2) тип файла 3) размер шрифта 4) параметры страницы Задание #2 Вопрос: Укажите абсолютные ссылки на ячейку электронной таблицы табличного процессора MS Excel. Выберит е один из 4 вариант ов от вет а: 1) A1 2) $D7 3) C3 4) $B$5 Задание #3 Вопрос: Укажите правильное окончание утверждения: "Межстрочный интервал задаёт ..." Выберит е один из 4 вариант ов от вет а: 1) расстояние между строками абзаца 2) способ размещения строк абзаца относительно его левой и правой границ 3) отступ всех строк абзаца от границы левого и правого полей страницы 4) положение начала первой строки абзаца относительно его левой границы Задание #4 Вопрос: Укажите правильное окончание утверждения: "Многоуровневый список - это список, в котором ..." Выберит е один из 4 вариант ов от вет а: 1) каждый абзац сначала помечается некоторым специальным символом 2) каждый абзац начинается с новой строки 3) вначале каждого абзаца указан его номер 4) абзацы пронумерованы по их иерархической структуре Задание #5 Вопрос: Укажите тип диаграммы, которая изображена на рисунке. Изображ ение:

- 13-

Выберит е один из 4 вариант ов от вет а: 1) с областями 2) график 3) гистограмма 4) круговая Задание #6 Вопрос: Укажите выражения, которые записаны правильно в среде табличного процессора MS Ex-cel Выберит е несколько из 5 вариант ов от вет а: 1) 2)

3) 4) 5) Задание #7 Вопрос: Укажите режимы просмотра документа в среде текстового процессора MS Word. Выберит е несколько из 5 вариант ов от вет а: 1) разметка страницы 2) веб-документ 3) сортировщик страниц 4) структура 5) обычный Задание #8 Вопрос: Укажите причины, по которым в среде текстового процессора MS Word слово отобража-ется как ошибочное. Выберит е несколько из 5 вариант ов от вет а: 1) слово написано без ошибки, но отсутствует в электронном словаре 2) слово написано без ошибок, но содержит апостроф (имеется в виду украинский язык) 3) слово написано без ошибок, но оно иноязычного происхождения 4) слово написано без ошибок, но было введено в другой раскладке клавиатуры 5) слово написано с ошибкой Задание #9

- 14- Вопрос: Укажите формулы, при помощи которых можно вычислить сумму значений диапазона ячеек от B2 до B4 в среде табличного процессора MS Excel. Выберит е несколько из 5 вариант ов от вет а:

1) 2) 3) 4) 5) Задание #10 Вопрос: Установите соответствие между названиями объектов окна табличного процессора и но-мерами, указанными на рисунке. Изображ ение:

Укаж ит е соот вет ст вие для всех 5 вариант ов от вет а: 1) поле имени 2) строка формул 3) параметры автозаполнения 4) вставка функции 5) автозаполнитель

__ 2 __ 3 __ 4 __ 1 __ 5

Ответы:

1) (1 б.) Верные ответы: 2; 2) (1 б.) Верные ответы: 4; 3) (1 б.) Верные ответы: 1; 4) (1 б.) Верные ответы: 4; 5) (1 б.) Верные ответы: 1; 6) (2 б.) Верные ответы: 2; 3; 5; 7) (2 б.) Верные ответы: 1; 2; 4; 5; 8) (2 б.) Верные ответы: 1; 3; 4; 5; 9) (2 б.) Верные ответы: 1; 3; 10) (3 б.) Верные ответы: 4; 2; 5; 1; 3;

- 15- 4. Сообщение темы, цели занятия.

Тема занятия: «Автоматизация создания однотипных документов с разными рекви-зитами. Слияние документов Word и Excel.» Цель:

− Научиться создавать и редактировать сложные связанные документы, получить практические навыки в формировании комплектов однотипных документов с помощью механизма слияния документов Word.

5. Изложение нового материала Изложение нового материала сопровождается презентацией, видеофильмами:

1) Презентация «Автоматизация рутинной работы в Microsoft Word 2010» (см. при-ложение 2).

2) Видеолекция «Сортировка и фильтрация данных» (проф., д.п.н. Макарова Н.В.) 3) Видеолекция «Автоматизация создания однотипных документов с разными рек-

визитами. Слияние документов Word и Excel» - фильм, показывающий, как пра-вильно выполнить работу (Корюков И.В., см. Приложение 3)

6. Первичное закрепление полученных знаний Самостоятельная работа с видеолекцией и презентацией.

7. Обобщение и систематизация полученных знаний Студенты выполняют работу, используя видеолекцию и методические указания к проведению практической работы, разработанные преподавателем:

Практическая работа № 11. Тема: Автоматизация создания однотипных документов с разными рек-

визитами. Слияние документов Word и Excel. Цель: Научиться создавать и редактировать сложные связанные документы, получить прак-

тические навыки в формировании комплектов однотипных документов с помощью механизма слияния документов Word.

Время: 80 мин. Задание: Создайте шаблон по заданному образцу и документ на его основе. Подготовьте

данные в виде таблицы Excel для вставки в документ Word. Используя «Мастер слияния», осуществите слияние документов Word и Excel. Сохраните получен-ные документы на файловом сервере и распечатайте их на сетевом принтере.

Литература: 1. конспект 2. http://msk.edu.ua/ivk/Informatika/informatika_2k_1s.html 3. Мирошниченко П.П., Голицын А.И., Прокди Р.Г. Word 2010. Создание

и редактирование текстовых документов. – СПб.: Наука и Техника., 2010.

Содержание отчёта: - ответы на вопросы, поставленные в пунктах описания последовательно-

сти выполнения работы; - краткое описание последовательности выполнения работы; - выводы по работе.

Последовательность выполнения работы: 1. Включите компьютер, войдите в систему и запустите текстовый процессор Microsoft

Word. − Запустить Word можно командой Пуск → Все Программы → Microsoft Office → Mi-

crosoft Word.

- 16- 2. Подготовьте файл-источник исходных данных, это будет таблица Excel, содержащая

часть данных из заданной таблицы (table.xltm), подготовленной заранее и сохранённой в виде шаблона. − Загрузите с сайта (сервера) файл table.rar, откройте архив и выполните двойной

щелчок мышью по файлу table.xltm. − Так как это учебная таблица, для заполнения её данными использовалась функция

«СЛУЧМЕЖДУ», которая возвращает случайное целое число, находящееся в диапазоне между двумя заданными числами. При каждом вычислении листа возвращается новое случайное целое число.

− Нажмите «F9» для пересчёта, потом выделите всю таблицу, выполните команду «Ко-пировать», затем – Вставить → Вставить значения (см. рис. 1).

− Для того, чтобы выделить всю таблицу, установите курсор в ячейку A1 и нажмите клавиши Shift + Ctrl + End.

− После вставки случайных чисел в таблице не будет, и её можно использовать для от-бора значений.

− Для снятия выделения нажмите Esc. − Сохраните полученную таблицу в своём каталоге на сервере и в папке «Мои докумен-

ты»

Рис. 1

3. Выберите из таблицы сотрудников согласно своего варианта, условие отбора запиши-те в отчёт:

Вариант № 1 Выберите людей пенсионного возраста (тех, кому на сегодняшний день исполнилось 60 лет)

Вариант № 2 Из заданного списка выберите тех, чья фамилия начинается с «Б» или «Г»

Вариант № 3 Выберите людей в возрасте от 20 до 35 лет Вариант № 4 Из заданного списка выберите мужчин Вариант № 5 Из заданного списка выберите тех, чья средняя зарплата находится

в диапазоне от 3000 до 4000 грн. − Для выбора заданных данных исходную таблицу нужно подготовить. Сначала её нуж-

но преобразовать в «таблицу» - так в Excel 2010 называются данные, организованные на листе таким образом, чтобы не было полностью пустых строк и столбцов, объ-единённых ячеек. «Таблицы» можно использовать для быстрой сортировки, отбора, суммирования или публикации (экспорт в список SharePoint), при этом в каждый столбец автоматически добавляется значок автофильтра.

− Для преобразования выделите любую ячейку в диапазоне данных и выполните команду Вставка → Таблица (рис. 2):

- 17-

Рис. 2

− Появится диалоговое окно «Создание таблицы» с автоматически определённым диа-пазоном, нажмите «ОК»:

Рис. 3

− Автоматически будет отображена контекстная вкладка Работа с таблица-ми/Конструктор.

− Выберите стиль для оформления таблицы, для этого на вкладке «Конструктор» в группе «Стили таблиц» распахните весь список кнопкой «Дополнительные парамет-ры»:

Рис. 4

− Выберите стиль «Светлый 1» или «Нет»:

Рис. 5

− Для примера рассмотрим случай, аналогичный 3-му варианту, выберем сотрудников, возраст которых в диапазоне от 20-и до 30-и лет. Сначала нужно рассчитать, в каком диапазоне дат находятся дни рождения наших сотрудников. И поможет нам в этом, конечно, Excel. Нажмите Ctrl+N для открытия новой книги, в ячейку A1 введите фор-мулу: «=СЕГОДНЯ ()». В ячейки A2 и A3 «=A1-20*365» и «=A1-30*365» соответствен-но. Полученные значения запишите или скопируйте в другой редактор. Рис. 6 показывает результат этих действий, выполненных 5 ноября 2012 года.

- 18-

Рис. 6

− Щёлкните по значку раскрывающегося списка столбца «Дата рождения» и выполните команду Фильтр по дате → между и заполните пользовательский автофильтр по образцу:

Рис. 7

Рис. 8

4. Выделите выбранные строки и скопируйте на новый лист. Сохраните книгу. Источник исходных данных подготовлен. Теперь подготовьте для слияния документ Word. − На основе ранее подговленного шаблона создайте новый документ, удалите ненужные

теперь поля и числа, приведите его к виду:

- 19-

Рис. 9

− Наименование предприятия – любое, по вашему усмотрению, фамилия и инициалы ди-ректора – ваши, телефон – любой. Остальные данные будут подставляться из таб-лицы Excel.

5. Выполните слияние документа Word и таблицы Excel. − Выполните команду Рассылки → Начать слияние → Пошаговый мастер слияния:

Рис. 10

− Справа появится область задач с этапами процесса слияния. − Первый этап – «Выбор типа документа», можно выбрать «Письмо»; − Второй этап – «Выбор документа», выбираем ;

- 20-

− Третий этап – Выбор получателей, выбираем , нажимаем ссылку «Обзор…»

Рис. 11

и выбираем таблицу Excel с исходными данными:

Рис. 12

− После нажатия на кнопку «Открыть» появится диалоговое окно «Выделить таблицу», в котором нужно выбрать лист с данными – «Лист1» (туда вы должны были скопиро-вать отфильтрованные значения):

Рис. 13

− В следующем окне, «Получатели слияния», ничего менять не нужно, нажмите «ОК». − Теперь можно переходить к четвёртому этапу, «Создание письма». − Установите курсор туда, куда нужно вставить поле из таблицы данных (сначала это

будет место после слов «видана особі » и нажмите ссылку «Другие элементы»:

- 21-

Рис. 14

− Выберите нужное поле и нажмите «Вставить», затем – «Закрыть»:

Рис. 15

− Повторите эти действия столько раз, сколько потребуется для вставки всех нужных полей в документ. Должно получиться так:

Рис. 16

- 22-

− Переходим к 5-му этапу – «Просмотр писем». Нажимая на кнопки «>», «<», можно про-смотреть сведения о всех отобранных сотрудниках:

Рис. 17

Рис. 18

− Заключительный, 6-й этап – «Завершение слияния». Выберите команду «Изменить

часть писем…», затем в следующем диалоговом окне - . В результа-те будет создан новый документ, содержащий столько страниц, сколько было записей (строк) в исходной таблице Excel.

- 23-

Рис. 19

6. Сохраните полученные файлы в своём каталоге на сервере, оформите отчёт о работе. Студентам, успешно справившимся с заданием, предлагается дополнительное задание:

- в таблице Excel измените заработную плату сотрудников так, чтобы были начислены ко-пейки, сделайте слияние документов. В документе Word справка окажется «испорчен-ной», вместо 2-х знаков после запятой окажется 8… Предложите способ решения этой за-дачи (самый простой выход - перед слиянием документов все числа в ячейках Excel пред-ставить в текстовом формате).

8. Подведение итогов занятия. − анализ и оценка работы группы в целом, каждого студента отдельно (студенты

при этом заполняют карточки для самоанализа и дают свою оценку занятию); − разъяснение отдельных задач, с которыми студенты не справились или совер-

шили ошибки. Резюме: В будущей профессиональной деятельности важное значение имеет хорошее зна-ние персонального компьютера и пакета офисных программ, ведь они применяют-ся во всех сферах человеческой деятельности для оформления деловой документа-ции, для создания отчётов, справок и т.д. Применение полученных знаний и прак-тических навыков помогут решить эти задачи быстро и на высоком профессио-нальном уровне.

9. Задание на дом − Ответить на контрольные вопросы к практической работе; − Подготовить отчет.

Контрольные вопросы 1. Какие функции возлагаются на главный документ? 2. Для чего формируют источник данных, когда организуют слияние документов? 3. Как в таблице Excel найти нужные данные (например, заданную фамилию в списке

сотрудников предприятия)? 4. Как в таблице Excel отобразить только те данные, которые удовлетворяют задан-

ному условию, и скрыть остальные? 5. Как правильно использовать Пошаговый мастер слияния при подготовке к рас-

сылке документов? 6. Как создаётся список рассылки во время формирования письма?

- 24-

7. Как откорректировать набор полей, которые предлагает программа слияния при создании собственной базы данных?

8. Как создать письмо для рассылки на основе готового шаблона? 9. Какие действия следует осуществить с готовым шаблоном, чтобы добиться вклю-

чения новых полей и удаление лишних полей из шаблона?

Выводы. На этом практическом занятии студенты закрепили знания, полученные ранее при изуче-нии текстового процессора Word и табличного процессора Excel и научились создавать сложные комплексные документы, осуществлять слияние документов Word и Excel. Были рассмотрены также такие вопросы, как преобразование диапазона ячеек Excel в «табли-цу», применение автофильтра, выборка данных по заданному условию, использование функций, созданных пользователем. Таблица Excel рассматривалась как «база данных», что должно было подготовить студентов к изучению в следующем семестре новой темы – «системы управления базами данных».

Литература

1. Костриба О.В., Лещук Р.І. «Усі уроки інформатики. 10 клас. Академічний рівень».- Х.: Вид. група «Основа», 2010. – 224с.

2. Костриба О.В., Лещук Р.І. «Усі уроки інформатики. 11 клас. Рівень стандарту». - Х.: Вид. група «Основа», 2010. – 240с.

3. Свістунова Т.М. Інформатика. 11 клас. Академічний рівень. – Х.: Вид. група «Ос-нова», 2011. – 152с. – (Серія «Мій конспект»).

4. Михеева Е.В. Практикум по информационным технологиям в профессиональной деятельности: Учеб. пособие для сред. проф. образования. – М.: Издательский центр «Академия», 2005.- 256 с.

5. Угринович Н. Д. Практикум по информатике и информационным технологиям. Учебное пособие для общеобразовательных учреждений. Изд. 2-е, испр./Н. Д. Угринович, Л. Л. Босова, Н.И. Михайлова - М.: БИНОМ. Лаборатория знаний, 2004. 394 с.: ил.

- 25-

ПРИЛОЖЕНИЯ Приложение 1

Из книги Туманцовой О.А. «Мастер-класс: Разработки уроков», издательство «Ранок», 2010 год:

- 26-

- 27-

- 28-

- 29-

- 30-

Приложение 2. Презентация «Автоматизация рутинной работы в Microsoft Word 2010»

- 31-

- 32-

- 33-

- 34-

- 35-

- 36-

Приложение 3 Фрагменты видеолекции к практической работе № 11

- 37-

- 38-

- 39-

- 40-