Obračun storitev osvežitveni seminar - SAOP · 2013. 8. 28. · Kontiranje Pravilno urejene nastavitve in šifranti Da bi v modulu Obračun storitev pravilno pripravili vknjižbe

2 8 . 8 . 2 0 1 3 O b r a č u n s t o r i t e v - o s v e ž i t v e n i s e m i n a r - 1 .

SEMINARSKO GRADIVO

Obračun storitev osvežitveni seminar

SAOP računalništvo Cesta Goriške fronte 46 5290 Šempeter pri Gorici

Slovenija Tel.: 05 393 40 00 Fax: 05 393 81 36

Spletna stran: http://www.saop.si


Vsebina

Nastavitve v OST .................................................................................................................. 4

Zavihek Račun ................................................................................................................... 4

Koledar za vrtec in šolo ...................................................................................................... 4

Šifranti v OST in povezave med njimi .................................................................................... 5

Prenos podatkov otrok v Stranke ....................................................................................... 5

Pregled koristnikov na določen dan ................................................................................... 5

Šifrant Občin doplačnic ...................................................................................................... 6

Ureditev šifranta storitev v Obračunu storitev zaradi novih stopenj DDV ............................ 8

Kontiranje .............................................................................................................................10

Pravilno urejene nastavitve in šifranti ................................................................................10

Predvidene storitve ...............................................................................................................12

Lista prisotnosti .................................................................................................................12

Prosta mesta in statistika za vrtce ........................................................................................14

Priprava obračuna ................................................................................................................16

Kaj moramo imeti urejeno pred pripravo obračuna ............................................................16

Prisotnost po otrocih .........................................................................................................17

Ponovna priprava obračuna za oskrbo v vrtcih..................................................................19

Obresti .................................................................................................................................22

Kako obračunavamo obresti, prikazujemo dolg in preplačilo? ...........................................22

Zaključek obračuna ..............................................................................................................27

Izpisi v OST ..........................................................................................................................28

Storitve po otrocih .............................................................................................................28

Doplačila oskrbnine ..........................................................................................................28

Zahtevki za občine ........................................................................................................28

Izpis Medmesečni vpisi in izpisi .....................................................................................28

Izpis Doplačila ustanoviteljice ........................................................................................30

Dobropisi/bremepisi ..........................................................................................................33

Računi/UPN ......................................................................................................................34

Shranjevanje v dogodke .......................................................................................................36

SEPA direktne bremenitve ...................................................................................................40

Priprava obrazca SDD soglasje ........................................................................................40

Vnos SDD SEPA direktne obremenitve na otroka/stranko ................................................45


Priprava datoteke SDD SEPA in oddaja na UJP ...............................................................46

Roki za oddajo trajnikov SDD na UJP in kontrola oddanega paketa .................................47

Kako pregledovati xml datoteko ........................................................................................48

Pošiljanje računov po e-pošti in e-računi ..............................................................................50

E-pošiljanje računov .........................................................................................................50

Priprava e-računov ...........................................................................................................53

Osnovni pojmi (povzeto po UJP) ...................................................................................53

Pogoji za uvedbo e-računov ..........................................................................................54

Vnos podatkov v iCenter - Obračun storitev ..................................................................55

Priprava temeljnice rednih in evidenčnih vknjižb za direkten prenos v Dvostavno

knjigovodstvo .......................................................................................................................59

Priprava vknjižb – izpis temeljnice .....................................................................................59

Priprava evidenčnih vknjižb...............................................................................................61

Stroškovna mesta .............................................................................................................63

Dopis z UPN obrazcem ........................................................................................................65

Priprava dopisov z UPN nalogom .....................................................................................65

Izvozi ....................................................................................................................................68

OLAP analize .......................................................................................................................69

Uvoz izpiska iz UJP ..............................................................................................................70

Priprava dobropisov v programu Obračun storitev ............................................................71

Zapiranje dobropisov v modulu Spremljanje plačil računov ...............................................73

Pregled računov iz OST, ki so v SPR ...................................................................................75

Izdaja opominov ...................................................................................................................76

Preknjiževanje računov v izvršbi ...........................................................................................79

Sprememba vrste računa ..................................................................................................79


Nastavitve v OST

Zavihek Račun

- Poimenovanje Tu nastavimo, kako se imenuje dokument, ki ga izdamo, torej

obračunamo strankam. Največkrat stranke izberejo naziv Račun, v primeru izdaje

dobropisa, bremepisa, predračuna, pa se ta naziv lahko tudi spremni

- Poimenovanje kolone doplačila če naše storitve sofinancirajo tudi drugi

doplačniki , se nam to izpiše tudi na samem računu. Če imamo samo enega

doplačnika lahko tu vpišemo Doplačilo občine ali MIZKS, kadar je doplačnikov več, je

smiselno uporabiti samo splošen termin Doplačilo

- Začetek, Končnica namenjena obveščanju strank, staršev. V Začetek se lahko

navedejo kontaktni podatki, podatki zavoda, obvestila o oddaji vlog, odločb…

Končnico pa lahko uporabimo za navedbo zakonske podlage za obračun obresti,

zaračunavanju DDVja. Starše lahko obvestimo o združenih položnicah…

- Prikaz dolga in preplačila izberemo eno izmed možnosti: dolg se na računu

prikazuje, se ne prikazuje, se prikazuje in se prišteva položnici ali pa dolg se samo

prikazuje, preplačilo pa se odšteva na položnici.

- Prikaz obresti izberemo eno izmed možnosti: obresti se na računu prikazujejo, se

ne prikazujejo ali pa se prikazujejo in se prištevajo položnici.

Koledar za vrtec in šolo

- Zavihek Vrtci in zavihek Povezave


Šifranti v OST in povezave med njimi

Prenos podatkov otrok v Stranke

Šifrant strank se avtomatično polni takrat, ko polnimo šifrant otrok, učencev, študentov,

dijakov, slušateljev, oskrbovancev… Oba šifranta sta povezana na naslednji način:

Ne glede na to, kdo je plačnik, se Priimek in ime otroka zapišejo v polje Ime za iskanje in

Skupina/razred v polje Prva gruča.

Pri isti obdelavi program tudi prenese Nazive skupin v Nazive prve gruče v Strankah.

Ažuriranje teh podatkov sprožimo v meniju Pripomočki – Prenos podatkov otrok v Stranke.

Odpre se okno:

• Izbira prenosa: lahko prenašamo Skupina in/ali Ime in priimek.

• Način prenosa: dodajanje in popravljanje ali samo dodajanje.

Prvi prenos tudi že vnesene podatke popravlja, drugi prenos pa samo dodaja manjkajoče

podatke.

Pregled koristnikov na določen dan

Nova funkcionalnost, ki omogoča pregled koristnikov na določen dan. Po domače, danes

imamo že vpisane podatke za skupino, ki bo veljala 01.09.2013 in želimo narediti en izpis iz

Otroci na ta dan. Najprej uporabimo ta pripomoček z datumom 01.09.2013, naredimo

potreben izpis iz otroci ali pregledamo pravilnost sprememb v preglednici Otroci, nato ali

ponovimo uporabo pripomočka na današnji dan ali zapustimo OST.


Šifrant Občin doplačnic

Preglednica občin doplačnikov je dopolnjena tako, da je dodana kolona Šifra občine SURS

(Statistični urad Republike Slovenije). To je šifra občine, ki se bo najverjetneje uporabljala

za prejemanje odločb o znižanem plačilu vrtca. Svetujemo, da preverite pravilnost vaših

šifer SURS glede na objavo na http://www.stat.si/doc/reg/Sifrant_obcine_210.xls

Kako preverite, ali imate vpisane prave šifre SURS?

V Šifranti – Šifranti vrtci – Občine doplačniki je v preglednico dodana nova kolona Šifra

občine SURS. Če stolpca »Šifra občine SURS« ne vidimo, desno kliknemo na preglednici

občin ter izberemo Privzeto, da se nam prikaže manjkajoči stolpec:

V skladu s šifrantom občin, ki ga dobite na Statističnem uradu Republike Slovenije

(http://www.stat.si/doc/reg/Sifrant_obcine_210.xls), morate preveriti stolpca, ki sta označena

na spodnji sliki (Šifra občine SURS in Naziv občine):

http://www.stat.si/doc/reg/Sifrant_obcine_210.xlshttp://www.stat.si/doc/reg/Sifrant_obcine_210.xls


PREVERITI MORATE PODATEK »ŠIFRA OBČINE SURS« (NE »OBČINA«!) IN »NAZIV

OBČINE«.

Če šifrant ni pravilno urejen (Šifra občine SURS manjka ali je napačna), potem v Šifranti –

Šifranti vrtci – Občine doplačniki kliknemo na gumb Vnesi zapis , odpre se nam okno

Postavimo se v polje , kliknemo , odpre se nam šifrant občin. Če

stolpca »Šifra občine SURS« ne vidimo, desno kliknemo na preglednici občin ter izberemo

Privzeto, da se nam prikaže manjkajoči stolpec:

V skladu s šifrantom občin, ki ga dobite na Statističnem uradu Republike Slovenije

(http://www.stat.si/doc/reg/Sifrant_obcine_210.xls), morate uskladiti stolpca, ki sta označena

na sledeči sliki:

Podatek »Šifra« ni pomemben, pomembno je, da sta usklajena »Naziv« in »Šifra SURS«.

http://www.stat.si/doc/reg/Sifrant_obcine_210.xls


Ureditev šifranta storitev v Obračunu storitev zaradi novih stopenj DDV

Po Zakonu o izvrševanju proračuna za leti 2013 in 2014 se za dokončane storitve oz.

dobavljeno blago po 1.7.2013 spreminjata stopnji DDV. Nižja stopnja se z 8,5% spremeni na

9,5%, splošna stopnja pa z 20% na 22%. Ob tem je nujna ureditev šifranta storitev v

programu Obračun storitev.

Da pa ne boste urejali storitev, ki jih ne uporabljate več, vam svetujemo, da si najprej te

storitve označite, da se ne obračunavajo:

Na ta način boste šifrant storitev uredili in imeli možnost pregledovati samo »aktivne«

storitve. Neaktivnih storitev se namreč ne sme brisati, tudi spreminjanje nazivov vam

odsvetujemo.


Ko »starim« storitvam določite, da se ne obračunavajo, jih še vedno lahko pregledujete z

obkljukanjem skupine storitev, ki jo želite pregledovati.

Za vnaprej vam priporočamo, da si storitve tako poimenujete, da so uporabne pri več

obračunih brez spreminjanja naziva storitve (npr. da ni storitev poimenovana ozko

ampak širše, npr. samo »Izlet« ali pa morda »Izlet Volčji potok«, vsekakor pa brez datuma).

Šifrant storitev je namreč številčno omejen, poleg tega odpiranje vedno novih šifer povzroča

nepreglednost v šifrantu.

Ko šifrant storitev uredite, da so v njem samo aktivne storitve, ki se obračunavajo, jim morate

opredeliti še status DDV.

Oprostitev davka: določimo, ali je storitev oproščena davka ali ne. Če je storitev oproščena

davka, potem je cena brez davka enaka ceni z davkom.

Odstotek davka: določimo, pod katero davčno stopnjo je storitev razvrščena, upoštevaje

obdobje dokončanja storitev/dobave blaga, za katero izstavljamo račune (za storitve po

1.7.2013 uporabljamo stopnje 9,5% oz. 22%).

Na podlagi ustreznih nastavitev se bodo podatki pravilno izračunavali in poročali v evidenco

izdanih računov ter obrazec DDV-O.

2 8 . 8 . 2 0 1 3 O b r a č u n s t o r i t e v - o s v e ž i t v e n i s e m i n a r - 1 0 .

Kontiranje

Pravilno urejene nastavitve in šifranti

Da bi v modulu Obračun storitev pravilno pripravili vknjižbe je potrebno uredite konte. Glede

na želeno razdrobitev po kontih, nam program ponuja vnos kontov na treh nivojih. Najbolj

osnovna in »široka« je uporaba kontov, katere smo vnesli v Nastavitve OST, na zavihek

Konti. Bolj podrobno razdelimo konte, če jih vnesemo v sam šifrant Programov, za vsak

program svoj konto. Najpodrobnejšo delitev pa nam omogoča vnos kontov v šifrant Storitev,

kjer lahko za vsako storitev posebej nastavimo svoj konto in s tem dobimo zelo razdrobljeno

temeljnico.

1. Nastavitve OST

V Nastavitvah OST konte urejamo na zavihku Konti:

Za pravilno pripravo vknjižb in izpis temeljnice je potrebno vneseti Konto terjatev, Konto

prihodka, če obračunavate prehrano zaposlenim ali zunanjim odjemalcem vneste tudi Konto

davka osnovne in nižje stopnje, Konto terjatev za doplačila in Konto terjatev za doplačila

ministrstva. Doplačila ministrstva naj se knjižijo na ločen konto, saj je tako predvideno v

enotnem kontnem planu za javne zavode). Na Konto doplačil ministrstva se zbirajo vsa

doplačila vezana na podatke vpisane v:


• Nastavitve – zavihek Vrtci: na stranko vpisano v polju Šifra doplačnika ministrstva in

na storitev vpisano v Šifra storitve za oskrbo, Storitev za poračun ali Storitev za

medmesečno spremembo oskrbe.

• Nastavitve – zavihek Evidentiranje obrokov: na stranko vpisano v polju Obroke

subvencionira in na storitev, ki ima oznako v Šifranti - Storitve – storitev ima kljukico v polju

Subvencija malica ali Subvencija kosilo.

Izpolni se tudi Konto prihodka za doplačila. Same konte zapišite v dogovoru z računovodjo

vašega zavoda in v skladu s kontnim planom.

Za pripravo evidenčnih vknjižb je potrebno vnesti tudi Zbirni evidenčni konto.

2. Šifrant Programi

Vrtci lahko v šifrantu Programi na vsakem programu izpolnite tako Konto prihodka kot

Evidenčni konto prihodka. Konto izpolnite samo v primeru, da želite imeti oskrbo ločeno po

programih.

3. Šifrant Storitve

V šifranti Storitev lahko za vsako storitev

določimo konto, na katerega se bodo zbirali

prihodki in kasneje s plačili formirale evidenčne

vknjižbe. Konto prihodka za doplačila vnesemo

v primeru, ko želimo tudi delež storitve, ki ga

plačujejo doplačniki, voditi na svojem kontu. V

primeru, da je storitev brez zgoraj omenjenih

kontov, se prihodki in prihodki doplačil zbirajo

na kontih, ki smo ga določili v Uporabnik in

računalnik – Nastavitve – Nastavitve programa

– zavihek Konti, evidenčne vknjižbe te storitve pa se bodo formirale brez evidenčnega konta.


Predvidene storitve

Lista prisotnosti

V Obračunu storitev (OST) v meniju Šifranti izbereš meni Predvidene storitve:

Ko se odpre okno, kliknemo na gumb za Tiskanje in izberemo meni Predloga za skupino:

Odpre se nam spodnje okno, kjer izberemo v meniju Enota polje Za enoto, pod Šifra enote

vpišemo ali poiščemo želeno enoto (samo eno), saj se liste prisotnosti lahko tiskajo za vsako

posamezno enoto posebej. V Opis stolpca zapišemo npr. Št. prisotnih ali odsotnih dni,

odvisno kako ste dogovorjeni z

vzgojiteljicami in pod Opis liste se vpiše

npr. Prisotnost otrok ter mesec obračuna:


Nato pritisnemo gumb Tiskaj in odpre se spodnji meni:

S klikom na gumb Predogled lahko pregledamo liste pred samim tiskanjem.

Program razporedi vsak oddelek na svoj list, ki ga potem razdelite vzgojiteljicam.

Postopek ponovite nato še za druge enote.

Enak postopek le drugačno besedilo lahko uporabite tudi, kadar želite pripraviti kakšne druge

sezname za vzgojiteljice.


Prosta mesta in statistika za vrtce

Kaj je potrebno pred pripravo izpisa urediti?

Za pravilno pripravo vprašalnika je potrebno urediti šifrante otrok, skupin in programov. V te

šifrante so bila dodana tudi nova polja, kot je opisano v spodnjih alinejah, pri pripravi pa je

važen podatek tudi EMŠO oz. datum rojstva, saj je potrebno otroke v nekaterih delih

vprašalnika starostno razdeliti.

• Šifranti – Otroci – Vnos/urejanje podatkov – zavihek Vrtci: dodano je novo polje

Otrok s posebnimi potrebami. Podatek se uporablja pri pripravi Statistike za vrtce. Ob

instalaciji je privzeto, da so vsi otroci brez posebnih potreb, po potrebi ta podatek spremenite

z drugačno izbiro iz spustnega seznama.

• Šifranti – Skupine – Vnos/urejanje podatkov: dodano je novo polje Čas izvedbe.

Podatek se uporablja pri pripravi Statistike za vrtce. Ob instalaciji je privzeto, da so vsi

programi izvajajo Dopoldan, po potrebi ta podatek spremenite z drugačno izbiro iz spustnega

seznama.

• Šifranti – Šifranti za vrtce – Programi – Vnos/urejanje podatkov: dodano je novo

polje Trajanje programa. Podatek se uporablja pri pripravi Statistike za vrtce. Ob instalaciji

je privzeto, da so vsi programi izvajajo Dnevno, po potrebi ta podatek spremenite z drugačno

izbiro iz spustnega seznama.

Kje dobite izpis? Šifranti – Otroci – gumb Tiskanje – izpis Statistika za vrtce:

Odpre se vam spodaj prikazano okno:


Na dan – vpišete dan, na katerega boste pripravljali podatke, npr. 30.09.2011.

Od do šifra enote oz. Od do Šifra skupine - Velja enako pravilo kot za ročni vnos v

Statistični vprašalnik: izpolnijo ga samostojni vrtci, vrtci z enotami, in sicer za vsako enoto

vrtca posebej, vrtci kot organizacijske enote v okviru zavoda ali gospodarske družbe, vrtci kot

enote pri osnovni šoli. Če ima vrtec več enot oz. organizacijsko enoto ali dislocirano skupino,

se podatke pripravi za vsako enoto oz. skupino.

Po kliku na Tiskaj in nato na Predogled se bo pripravil naslednji izpis, ki vsebuje:

1. STATISTIKA ŠTEVILO OTROK, KI SO V VRTCU VKLJUČENI V PROGRAME

PREDŠOLSKE VZGOJE, PO TRAJANJU PROGRAMA IN DNEVNEM ČASU

NJEGOVE IZVEDBE

2. OTROCI, KI OBISKUJEJO VRTEC, PO DOPOLNJENIH LETIH STAROSTI

V tem delu izpisa lahko dobite sporočilo »OPOZORILO: Če skupno število otrok v tabeli 1,

stolpec 1 ni enako skupnemu številu otrok v tabeli 2, stolpec 1, potem nimajo vsi otroci

vpisanega datuma rojstva oz. EMŠO.«

3. VKLJUČENOST OTROK V ODDELKE VRTCEV GLEDE NA STAROSTNO

OBDOBJE

4. ŠTEVILO ODDELKOV, V KATERE SO VKLJUCENI OTROCI S POSEBNIMI

POTREBAMI, IN ŠTEVILO TEH OTROK V NJIH TER ŠTEVILO OTROK V

RAZVOJNIH ODDELKIH

5. PREHRANA V VRTCU

6. OTROCI, VKLJUČENI V VRTCE, PO OBČINI STALNEGA PREBIVALIŠČA


Priprava obračuna

Kaj moramo imeti urejeno pred pripravo obračuna

Pred pripravo novega obračuna moramo najprej popraviti podatke v Šifrantih:

vnesti nove koristnike v šifrant koristnikov (Otroci, Učenci, Dijaki, Oskrbovanci...),

popraviti njihove podatke, če so se spremenili (plačilni razred, program, starostno

obdobje, občino, naslov, plačnika, vlagatelja), vpisati trajnike oz. urediti združevanje

UPN oz. trajnikov

vnesti nove storitve oziroma jim popraviti cene ali količine,

urediti predvidene storitve,

pri kodi V (vrtci) vnesti rezervacije otrok (zdravstveno, počitniško, ostalo), če tovrstne

rezervacije vnašate preko šifranta Pregled odsotnosti, lahko pa jih vnesete tudi po

pripravi obračuna na Prisotnosti otrok

pri kodi za evidentiranje obrokov urediti evidenco obrokov - pravilno popisane prijave,

pravočasne in nepravočasne odjave, koriščenje obrokov

Vnos novega obračuna pričnemo v oknu Obračun skozi gumb Vnesi zapis, vnesemo leto in

naziv obračuna ter datume vezane na obračun in ga potrdimo.

S klikom na "Priprava" določimo za koga bomo delali obračun. Odkljukamo ustrezno enoto,

skupino ali otroka. V primeru uporabe predvidenih storitev ali storitev, ki se avtomatsko

obračunajo vsem, ali če želimo obračun za evidenco obrokov, kliknemo na gumb Priprava s

storitvami, drugače pa Priprava brez storitev (v primeru vrtca se oskrba vedno obračuna).

Kadar želimo popravljati ali dodajati količine oziroma cene storitev posameznemu otroku

kliknemo na gumb Storitve. V primeru vrtcev izberemo enoto, nato skupino v enoti in skozi

gumb Prisotnost po otrocih vnašamo dneve prisotnosti oziroma odsotnosti, rezervacije

otrokom v izbrani skupini.

Opozorila pred pripravo obračuna

Pred pripravo obračuna moramo imeti urejene vse osnovne podatke o koristnikih.

Nove otroke, učence, dijake, oskrbovance… moramo vnesti pred pripravo obračuna, če

želimo tudi za njih pripraviti obračun storitev. Zaključek obračuna osveži le podatke iz šifranta

Strank, torej ime, naslov plačnika in TR račun.

Opozorilo za vrtce

Pri pripravi obračuna se prepišejo podatki o programu v datoteko, pomembno za obračun

oskrbe. V kolikor se cena programa po pripravi obračuna spremeni, je potrebno pripravo

ponoviti, sicer bo obračun narejen na osnovi starih podatkov.


Opozorilo glede storitev

Pri pripravi obračuna se upošteva davek - Oprostitev davka in Odstotek davka iz šifranta

Storitve. V kolikor se podatka po pripravi obračuna spremenita, je potrebno pripravo ponoviti,

sicer bo obračun narejen na osnovi starih podatkov.

Opozorilo glede datuma izpisa

Pri pripravi obračuna se upošteva Datum izpisa iz podatkov o otroku na zavihku Vrtec

oziroma na zavihku Domovi. Če je datum izpisa vnesen in je manjši od datuma opravljene

storitve pri obračunu, tega otroka priprava obračuna ne upošteva. To velja samo v primeru,

da pripravimo obračun brez nobenih omejitev (na primer, če izločimo kakšnega otroka ali

kakšno skupino iz priprave, potem program Datuma izpisa ne bo upošteval). Zato otroka ni

potrebno brisati iz šifranta otrok, ampak vnesemo Datum izpisa. Če pripravljamo obračun z

omejitvami (na primer samo za eno enoto), je bolje, da si odpremo enoto in skupino Izpisani,

v katero bomo selili otroke, ki se bodo izpisali.

Prisotnost po otrocih

Gumb , ki ga najdemo na Obračunu – Storitve – Skupine v enoti, je

aktiven samo, če uporabljamo program OST za obračun oskrbe v vrtcih (koda vrtec). Po kliku

na ta gumb, se odpre okno Medmesečne spremembe in poračuni za skupino.

Sedaj lahko na podlagi predlog vnesemo dejanske dneve vpisa, prisotnosti, odsotnosti,

poletne rezervacije, zdravniške odsotnosti ali druge vrste rezervacije, dni SPS in dni SPS

odsoten.

Program OST pri otrocih, ki imajo označeno, da imajo delno ali v celoti sofinanciran vrtec s

strani MIZKS, vpiše dni SPS enako številu dni vpisa in podobno kot dni SPS odsoten enako

število dni kot je vpisano v koloni odsoten. Ta dva zadnja podatka spremenimo, če otroku

pripada manj dni v primeru, da smo na otroku pozabili obkljukati kljukico, da je ta otrok mlajši

otrok, lahko tu dneve SPS ročno vpišemo, program pa nas po vnosu št. dni vpraša po

odstotku SPS.


V primeru, da ima otrok dni SPS enake dni vpisa, potem program ne dopusti vnosa poletne

rezervacije, zdravniške odsotnosti ali druge vrste rezervacije.

Prikažejo se še datum vpisa in izpisa otroka in datum izpisa starejšega otroka (če je starejši

otrok na mlajšem otroku vnesen). V primeru, da bo starejši otrok izpisan v času pred

datumom »opravljanja storitve do«, bo program pri mlajšem otroku, ki ima vpisane dni SPS

na to opozoril z rdečo barvo pisave v vrstici.

Z miško oziroma s tabulatorjem se premaknemo na ustrezen zapis in popravljamo število

dni. V vrsticah se pisava rdeče obarva, če je na otroku vpisan datum vpisa otroka in/ali

datum vključitve in/ali datum izpisa ter je vsaj eden od teh datumov znotraj datuma

»opravljanja storitve od do«.

V preglednici so tudi stolpci Datum od in Datum do, Mesec in Leto. Mesec je lahko razdeljen

na dva ali več delov, datumi od do pa vam dajo informacijo, od kdaj do kdaj kakšna

sprememba velja.

Za boljšo preglednost so posebnosti označene tudi z različnimi barvami pisave, katerih

razlage najdete levo spodaj v legendi :

- Rdečo pisavo, če je vpisan datum vpisa otroka in/ali datum vključitve in/ali datum izpisa

ter je vsaj eden od teh datumov znotraj datuma »opravljanja storitve od do«. Rdeča barva

opozori tudi na vpis, izpis starejšega otroka.

- Zeleno pisavo, če je prišlo do medmesečne spremembe - mesec je razdeljen na dva ali

več delov, datumi od do pa vam dajo informacijo, od kdaj do kdaj kakšna sprememba

velja.


- Modro pisavo, če delamo poračun za nazaj in tukaj je prikazana vrstica glede na

podatke, ki jih je imel program ob pripravi obračuna. V tej vrstici so Datumi od starejši od

datuma opravljanja storitve.

- Rdečo pisavo na sivi podlagi, če je prišlo do poračuna in tukaj je prikazana vrstica glede

na podatke, ki jih je imel program v starem obračunu, to je vrstica, ki se bo stornirala.

OPOZORILO: Ker lahko prihaja do poračunov tudi zaradi spremembe dni rezervacije,

odsotnosti, prisotnosti, ki jih lahko vnašate na dva načina (neposredno na vnosu

prisotnosti in preko Datumskih odsotnosti), je ta vrstica namenjena kontroli in usklajevanju

podatkov v modri vrstici. Če npr. delate poračun zaradi spremembe plačilnega razreda,

morajo biti dnevi v rdeči in modri vrstici za enako datumsko obdobje in za istega otroka

enaki! Če temu ni tako, ustrezno popravite dni prisoten, dni odsoten in dni rezervacije v

modri vrstici!

Ponovna priprava obračuna za oskrbo v vrtcih

Od verzije 6.23 dalje je v modulu Obračun storitev v vrtcu dodana nova funkcionalnost, ki

omogoča, da se naredi ponovna priprava za posameznega otroka na osnovi trenutnih

zapisov v pregledu zgodovine otroka in datumske odsotnosti.

Ponovna priprava nam bo koristila, kadar pripravimo obračun za oskrbnino in ugotovimo, da

smo se pri kakšnem otroku zmotili oz. smo dobili za njega novo odločbo o višini plačilnega

razreda ali kak drug podatek bistven za obračun. V takem primeru nam ni potrebno več

brisati celotnega obračuna ali za tega otroka pripravljati naslednji mesec poračun, enostavno

lahko ponovimo pripravo le za tega otroka.

Ta funkcionalnost se nahaja na gumbu Storitve – Skupine v enoti – Prisotnost po otrocih:


Na Prisotnosti po otrocih je dodan nov gumb Ponovna priprava:

Ko pripravimo obračun in dobimo podatek, kateri spremeni sam obračun za določenega

otroka ali več njih in želimo ta podatek vključiti v obračun, moramo najprej na temu otroku oz.

otrocih popraviti zapis v zgodovini s tem novim podatkom. Zapis v zgodovini mora biti torej

zelen.

Primer:

Za deklico Ajdin Ajdo smo po pripravi obračuna oskrbnine za mesec marec, dobili podatek,

da je prejela novo odločbo s 1. 1. 2013 in da se ji je spremenil plačilni razred. Ta podatek

seveda želimo upoštevati že v tem obračunu, da stranka ne bo dobila naslednji mesec še

večjega poračuna.

Trenutno je na prisotnosti otrok v skupini v kateri je ta deklica takšno stanje:

Sedaj moramo na Zgodovini te deklice popravit zapise, da bodo ustrezali podatkom z nove

odločbe. Stanje zapisov v Zgodovini pred popravkom je takšno:


Na novi odločbi z veljavnostjo od 1. 1. 2013 je plačilni razred določen na 35% višine plačila

vrtca. Dodam podatek v zgodovino in sedaj je stanje takšno:

Ponovno se vrnemo na Obračun, na Prisotnost otrok v tej skupini in se z miško postavimo na

to deklico (na katerokoli polje v vrstici s podatki te deklice) ter kliknemo na gumb Ponovna

priprava. Program nas opozori:

Prisotnost otrok se spremeni in stanje je sedaj takšno:

Deklica je dobila poračunske vrstice za mesec januar in februar, na katerih lahko popravimo

tudi število dni, če bi bilo to potrebno.

Kot nas program opozori, je potrebno ponoviti Zaključek obračuna, da bodo popravljeni

podatki vidni na računih za starše in doplačnike.


Obresti

Kako obračunavamo obresti, prikazujemo dolg in preplačilo?

V oknu Obračun se nam s klikom na gumb odpre spodnje okno, kjer

obračunavamo obresti za določeno obdobje za vse neplačane in prepozno plačane račune.

Tudi v primeru, da obresti ne želite obračunavati, ampak želite samo prikazovati dolg oz.

preplačilo na računu oz. ta dva podatka upoštevati pri izračunanemu znesku na UPN, potem

morate uporabiti to obdelavo.

Glede na nastavitve programa, omogoča obdelava izračun obresti, ampak samo v povezavi

OST – SPR, in dolga/preplačila (ta je v povezavi OST – SPR ali OST – DK). V primeru, da

imate vodenje terjatev strank v DK, potem je mogoč prepis obresti obračunanih v OBR na

sam račun stranke, ki ga pripravljate v OST tako, da povežete OST in OBR (OST

Nastavitve programa zavihek Povezave polje Številka uporabnika OBR). Pri obračunu

obresti je potrebno izpolnit vse podatke:

Datum zapadlosti od do se ujema z datumom opravljanja storitve obračuna, kar pa

lahko ročno popravimo. OPOZORILO: v primeru prepisa obračunanih obresti iz OBR,

mora biti obdobje obračuna obresti v OBR enako ali znotraj teh datumskih mej;


Šifro storitve za obresti: šifro storitve vpišemo le, če želimo, da se bodo obresti

prikazale kot vrstica računa, znesek obresti bo prištet v znesek računa in znesek, ki

se prenaša v SPR (znesek terjatev) bo vseboval obresti. V primeru, da to želimo, šifro

poiščemo v šifrantu Storitev (če še nimamo vnešene jo v šifrant vnesemo na novo).

Če smo podatek vnesli v Nastavitve – zavihek Povezave – Šifra storitve za obresti,

nam program polje sam izpolni;

v primeru, da obračunavate obresti in jih prikazujete kot vrstico na računu, lahko

dodate na račun tudi strošek opomina. V šifrantu Storitve poiščemo Šifro storitve za

stroške opomina (oziroma jo vnesemo na novo);

iz šifranta Vrste računov izberemo za katere vrste računov želimo zaračunavati

obresti in vnesemo Šifro vrste računa za SPR od do, pomembno je, da ta vrsta

računa obstaja v šifrantu Vrste računov v programu Spremljanje plačil računov (SPR

Šifranti Vrsta računa);

pod Šifro konta od do vnesemo šifro konta, na katerem imamo knjižene terjatve v

DK, za katere bomo prikazali dolg/preplačilo. Lahko izberemo tudi več zaporednih

šifer kontov;


pri Metodi obračuna izberemo Proporcionalna ali Konformna. V primeru, da smo

obresti prepisali iz OBR, bo program kot metodo obračuna zapisal »Prepis obresti iz

OBR«;

lahko določimo tudi Dneve zamika plačila, torej število dni, ki se bodo prišteli

datumu zapadlosti računa,

v spustnem oknu Vse, Dolg, Preplačilo pa izberemo ali želimo na računih

prikazovati vse ali le dolg ali le preplačilo.

Izbiramo lahko med obračunom Realnih ali Revalorizacijskih obresti. Pod izbrane obresti

vnesemo Odstotek in Dneve. V pomoč pri temu izpolnjevanju nam je lahko spletna stran

Sodstva Republike Slovenije: http://izo.sodisce.si/izo-

web/spring/obrestneMere?execution=e7s1, kjer lahko vnesemo želeno obdobje in se nam

izpiše odstotek obresti, dnevi pa so enaki številu dni v letu.

Ko izpolnimo vse te podatke, kliknemo še na gumb , da se obresti izračunajo.

Če si medtem premislimo in obresti ne želimo obračunati, kliknemo na gumb Zapri.

Izračunane obresti lahko izpišemo tudi na papir s klikom na gumb Tiskaj.

Če obresti ne želimo obračunavati, želimo pa prikazovati samo dolg, preplačilo ali oboje

skupaj je dovolj, da izpolnimo polji Datum zapadlosti od do in Šifro vrste računa za SPR

(ali Šifra konta od do), izberemo med Vse, Dolg, Preplačilo, ostala polja pa pustimo

prazna in kliknemo na Obračunaj.

Poleg tega je potrebno v primeru prikaza obresti, dolga oziroma preplačil, še v Nastavitvah

OST v zavihku Račun določiti ali želimo dolg, preplačilo ali obresti le prikazovati ali tudi

prištevati položnici.

Prikaz obresti in dolga na računu

Če v okunu Saldo, obresti vpišemo šifro storitve za obresti je na tem mestu Šifra storitve

za obresti vpisana, se bodo obresti prikazale kot vrstica računa, znesek obresti bo prištet

v znesek računa. Znesek, ki se prenaša v SPR (znesek terjatev) bo vseboval obresti.

http://izo.sodisce.si/izo-web/spring/obrestneMere?execution=e7s1http://izo.sodisce.si/izo-web/spring/obrestneMere?execution=e7s1


V primeru, da podatek ni izpolnjen, se bodo obresti prikazale na način izbran na zavihku

Računi – prikaz obresti. Znesek obresti ne bo prištet v znesek računa, prištet pa bo v

znesek za plačilo. Znesek, ki se prenaša v SPR (znesek terjatev) ne bo vseboval obresti.

V Nastavitvah na zavihku Račun naprej določimo:

· Prikaz dolga in preplačila – izberemo eno izmed možnosti: dolg se na računu prikazuje,

se ne prikazuje, se prikazuje in se prišteva položnici ali pa dolg se samo prikazuje, preplačilo

pa se odšteva na položnici.

· Prikaz obresti – izberemo eno izmed možnosti: obresti se na računu prikazujejo, se ne

prikazujejo ali pa se prikazujejo in se prištevajo položnici.

Primer 1: Znesek, ki se prenaša v SPR (znesek terjatev) ne vsebuje obresti in dolga, obresti

in dolg sta prikazana samo informativno.

· Nastavitve programa: Zavihek Povezave: Šifra storitve za obresti – polje je prazno,

· Zavihek Račun: Prikaz dolga = Se prikazuje in Prikaz obresti = Se prikazuje


Primer 2: Znesek, ki se prenaša v SPR (znesek terjatev) ne vsebuje obresti in dolga, obresti

so prikazane samo informativno, dolg povečuje znesek na položnici, preplačilo zmanjšuje

znesek na položnici.


· Zavihek Račun: Prikaz dolga = Dolg se prikazuje in prišteva položnici in Prikaz obresti = Se prikazuje

Primer 3: Znesek, ki se prenaša v SPR (znesek terjatev) ne vsebuje obresti in dolga, dolg in

obresti so prikazane samo informativno, preplačilo zmanjšuje znesek na položnici.



· Zavihek Račun:

Zaključek obračuna

Z gumbom "Zaključek" zaključimo obračun, ki ga lahko večkrat ponovimo. Pozorni pa

moramo biti, da zaključka ne ponavljamo, ko smo že natisnili obrazce UPN, poslali datoteko

za bremenitev trajnikov in obračun poknjižili v modul Spremljanje plačil računov ali

Dvostavno knjigovodstvo.


Izpisi v OST

Storitve po otrocih

Na izpisu je za vsako storitev prikazan seznam otrok s količinami in vrednostmi te storitve

(izpišemo seznam učencev, ki koristijo določeno storitev). Na vsaki strani izpisa je ena

storitev.

· Leto obračuna, Številka obračuna - če

želimo pripraviti izpis storitev po otrocih za daljše

obdobje, lahko to določimo s pomočjo polj Leto

obračuna od do in Številka obračuna od do.

· Enota – izberemo med Vse enote ali Za

enoto. V primeru, da smo v polju Enota izbrali

možnost Za enoto, je polje Šifra enote aktivno

in lahko v šifrantu izberemo enoto, za katero

bomo pripravili izpis.

· Šifra storitve od do – določimo meje izpisa storitev oziroma pustimo polja prazna za izpis

vseh storitev.

· Šifra skupine od do - določimo meje izpisa storitev oziroma pustimo polja prazna za izpis

vseh skupin.

· Opis liste – vpišemo besedilo, ki se bo izpisovalo v glavi liste.

Doplačila oskrbnine

Zahtevki za občine

Za vsako občino se pripravi izpis (vsaka nova občina na novi strani). Otroci, katerim del

oskrbe plačuje občina, so razvrščeni po enotah in po programih. Doplačilo občine je

razdeljeno na razliko med ekonomsko ceno programa in ceno programa, od katere se

izračunava prispevek staršev in na razliko med ceno programa in plačilom staršev.

Upoštevana je samo storitev Oskrba, v primeru uporabe dodatne kode za medmesečne

spremembe in poračune, je pri otrocih, kjer je prišlo do medmesečnih vrstic prikazano več

dodatnih vrstic z zeleno barvo. Izpis je mogoče oblikovati.

Izpis Medmesečni vpisi in izpisi

V vrtcih med letom večkrat prihaja do medmesečnih vpisov in izpisov otrok. V Pravilniku o

plačilih staršev, v 23. členu VI. poglavja z imenom Polno plačilo, je zapisano: Vrtec vsak

mesec posreduje občini iz drugega odstavka 2. člena tega pravilnika seznam vključenih


otrok, za katere starši niso uveljavljali znižanega plačila, in vključenih otrok, ki niso

upravičenci do javnih sredstev iz 2. člena tega pravilnika. Seznam vsebuje ime in priimek

otroka, naslov njegovega stalnega prebivališča in program, v katerega je vključen. Vrtec vsak

mesec posreduje občini tudi seznam otrok, ki so se iz vrtca v preteklem mesecu izpisali.

Zaradi poročanja občini in lažje sledljivosti tem medmesečnim spremembam je v modulu

OST na Obračunu izpis Vpisi in izpisi.

Natančneje ga najdemo na Obračuni, ikoni Tiskanje :

Tu izberemo možnost Doplačila oskrbnine:

Vpišemo podatke željenega obračuna ter izberemo kriterij Občina, skupina.

Izpiše se nam več možnih izpisov, vendar za sam prikaz medmesečnih vpisov in izpisov

izberemo OST_DoplacilaOskrbnineVpisIzpis.qr2 z imenom Vpisi in izpisi:


S klikom na ikono Predogled se nam izpiše takšen izpis:

Podatke o novo vpisanih in izpisanih otrocih, program razbere iz datumov katere vnesemo v

šifrantu Otroci, na otroku, zavihek Vrtec:

Če sta datum vpisa ali izpisa otroka znotraj datuma opravljene storitve na obračunu, bo

program otroka zajel na tem izpisu ter preračunal število vpisanih dni otroka na sami

Prisotnosti otrok, hkrati pa bo tu tudi zapisal datume, ter otroka obarval z rdečo barvo:

Izpis Doplačila ustanoviteljice

V 10. členu Pravilnika o metodologiji za oblikovanje cen programov v vrtcih, ki izvajajo javno

službo, je zapisano: »Če je število otrok v oddelkih manjše od števila, ki je določeno kot


najvišji normativ za oblikovanje posamezne vrste oddelka, je lokalna skupnost ustanoviteljica

vrtca dolžna vrtcu zagotavljati sredstva v višini cene programa brez živil za število otrok, ki

predstavlja razliko med dejanskim številom otrok v oddelku in najvišjim normativnim

številom.« Zaradi lažje priprave zahtevka za doplačilo občine je v modulu OST na Obračunu

izpis Doplačila ustanoviteljice.

Natančneje ga najdemo na Obračuni, ikoni Tiskanje :

Tu izberemo možnost Doplačila oskrbnine:

Vpišemo podatke željenega obračuna ter izberemo kriterij Občina, skupina.

Izpiše se nam več možnih izpisov, vendar za sam prikaz doplačil ustanoviteljice izberemo

OST_DoplacilaOskrbnineSU.qr2 z imenom Doplačila ustanoviteljice:

S

klikom na ikono Predogled se nam izpiše takšen izpis:


Za pravilen izpis pa je potrebno urediti podatke na šifrantu Skupine/Razredi:

Na vsaki skupini je potrebno vpisati Normativ števila otrok v posamezni skupini:

Program bo pri zaključku obračuna

preveril koliko otrok je bilo znotraj

datuma opravljene storitve na

obračunu vključenih v posameznih

skupinah in razliko med dejanskim in

normativnim številom zabeležil na

izpisu. To razliko pomnoži s

povprečno ceno programa in na

koncu sešteje vse zneske za izračun

doplačila ustanoviteljice.


Dobropisi/bremepisi

Izpis je aktiven samo v programu za vrtce z dodatno kodo za obračun medmesečnih

sprememb oskrbe in poračunom oskrbe. Na voljo so trije različni izpisi: eden za pripravo

podatkov za občine in dva za MIZKŠ. Za vsako občino se pripravi izpis (vsaka nova občina

na novi strani). Upoštevana je samo storitev poračun oskrbe. Izpis je mogoče oblikovati.

· Leto obračuna, Številka

obračuna - če želimo pripraviti

izpis doplačil oskrbnine za daljše

obdobje, lahko to določimo s

pomočjo polj Leto obračuna in

Številka obračuna od do.

· Od do šifre enota – v šifrantu izberemo enote, za katero bomo pripravili izpis.

· Od do šifre skupine – omejimo izpis s skupine. Če pustimo polja prazna, se upoštevajo vse skupine.

· Opis liste – vpišemo besedilo, ki se bo izpisovalo v glavi liste.

Omejimo izpis in kliknemo na gumb Tiskaj. Odpre se spodaj prikazano okno:

Označimo izpis in kliknemo na gumb Predogled. Če si medtem premislimo in izpisa ne

želimo natisniti, kliknemo na gumb Zapri in zapremo predogled izpisa.

Vzorec Dobropis/bremepis MIZKŠ (DobropisBremepisMSS.qr2) je spremenjen v skladu s

spremenjenim zahtevkom na portalu MIZKŠ. Na izpis je dodan razlog spremembe

(Sprememba % pl. razreda…) in v primeru, da je bo izračun odsotnosti v OST drugačen od

izračuna, kot ga predpostavlja MIZKŠ, potem se prikaže na izpisu rdeč znesek.

OPOZORILO: vsi, ki dobite na izpisu rdeč znesek MIZKŠ, morate podatke v excel dokument

Zahtevek za poracun-v2.00 vpisati ročno, ostali lahko dobljen izpis iz OST shranite preko

Predogleda v pdf in uvozite na portal MIZKŠ (namesto excella oddate pdf).


Računi/UPN

Univerzalne plačilne naloge (UPN) lahko tiskamo samo, če smo pripravili ustrezen zaključek

obračuna. Izpolnjena koda namena, kot je prikazan primer na spodnji sliki:

UPN tiskate sami s laserskim tiskalnikom na predtiskan obrazec ali z matričnim na neskončni

papir. Izpišemo lahko tudi univerzalne plačilne naloge za tiste otroke, ki imajo v osnovnih

podatkih vpisana podatka Banka in Sklic (plačujejo preko tekočega računa), vendar je na teh

računih UPN spodaj prazen.

OPOZORILO: vsi vzorci UPN so pripravljeni tako, kot da je Izjava o izdajanju obrazca

Univerzalni plačilni nalog z izpolnjeno OCR vrstico podpisana. Če izjave niste podpisali,

potem si naredite nov vzorec in križec iz polja izjava umaknite.

Izdajatelji obrazca UPN z OCR za vsak podračun, ki ga želijo vključiti v poslovanje z

obrazcem UPN z vrstico OCR, izpolnijo Izjavo o izdajanju obrazca Univerzalni plačilni

nalog z izpolnjeno OCR vrstico (v nadaljevanju Izjava UPN). Izjavo UPN natisnejo ter

opremijo z žigom in podpisom zakonitega zastopnika proračunskega uporabnika ter

posredujejo pristojni območni enoti UJP. Že podpisano Izjavo UPN lahko proračunski

uporabniki tudi prekličejo. Podpis Izjave UPN ni obvezen, je priporočljiv saj uporabniki s

podpisom Izjave UPN svojemu plačniku zagotovijo, da bo v primeru gotovinskega plačila na

podlagi obrazca UPN z vrstico OCR na bančnem okencu lahko enostavno in hitro plačeval.

Hkrati je s podpisom Izjave UPN zagotovljeno izvrševanje Zakona o preprečevanju pranja

denarja in financiranja terorizma (Uradni list RS, št. 60/2007, s spremembami in

dopolnitvami).


V primeru, da imamo licenco za program OST s kodo V in v Nastavitvah programa na

zavihku Vrtci potrjeno polje Izpis režija in prehrana, se v končnici računa na UPN ločeno

prikažeta zneska Prehrana in Režija.

V primeru, da imamo licenco za program OST s kodo VE (ekonomska cena) in v Nastavitvah

programa na zavihku Vrtci potrjeno polje Izpis ekonomska cena, se v končnici računa na

položnici prikažete še besedilo Ekonomska cena in znesek, ki ga poleg doplačila plača

občina.

V primeru, da imamo na otroku določeno, da gre za sofinanciranje plačila staršev, potem se

v končnici računa na položnici prikažete še besedilo Doplačilo: občina in znesek, ki ga

plača občina; MIZKŠ in znesek, ki ga plača MIZKŠ.

Opozorilo glede števila obračunanih storitev! Število storitev, ki jih lahko izpišemo na

računu z UPN, je odvisno od vrste tiskalnika. Ocenjujemo, da je število maksimalno izpisanih

storitev 14.

Omejimo izpis položnic za ves obračun, za enoto, skupino, otroka, plačnika ali sklic.


Shranjevanje v dogodke

V Obračunu storitev lahko račune in UPN naloge shranite v tako imenovane »Dogodke« na

koristnikih oz. strankah. Takšno shranjevanje vam omogoča, da s klikom na koristnika v

šifrantu Koristnikov (otroci, učenci, dijaki, oskrbovanci…) oz. Strank na enem mestu

pregledate katere račune oz. UPN naloge ste mu izdali.

Najprej je potrebno urediti Nastavitve, kjer na zavihku Povezave, obkljukate polje »Shrani se

kopija dokumenta qrd v pdf« ter vnesete šifro v »Dogodek UPN«:

Šifro na Dogodek UPN vnesete tako da kliknete na in dodate nov zapis , odpre se

vam okno kjer vpišete npr. pod Šifro: UPN in pod Naziv: Univerzalni plačilni nalog


Ko imamo pripravljen obračun in želimo natisnit UPN naloge oz. račune, se postavimo na

obračun, kliknemo na ikono tiskalnika ter izberemo želeno možnost, torej tiskanje

Računov ali Univerzalnih plačilnih nalogov:

Odpre se nam okno z nastavitvami za tiskanje, če želimo vse kar bomo natisnili shraniti tudi

na koristnike, obkljukamo možnost Shranjevanje v dogodke in kliknemo na gumb Tiskaj:

Odpre se nam okno z izbiro tiskalnika, kjer izberemo kam želimo natisniti naše UPN naloge

oz. račune.

Opozorilo:

Predogled dokumenta ni mogoč, zato izberite možnost Shranjevanje v dogodke, ko ste

račune oz. UPN naloge že pregledali in jih ne boste več spreminjali!

V šifrantu Koristnikov, z dvoklikom na koristnika odprete okno za urejanje in kliknite na ikono

Dogodki oz. v šifrantu Strank na zavihek Dogodki:


Odpre se vam okno, kjer vidite vse dogodke katere ste shranili na tem koristniku:

Z dvoklikom na posamezni dogodek se vam odpre spodnje okno, kjer lahko zabeležite

opombe, dogodek preimenujete, pošljete po e-pošti ali s klikom na ikono Odpri odprete samo

priponko.


Priponka se vam odpre v pdf obliki, kjer lahko pogledate kateri dokument ste shranili med

Dogodke:


SEPA direktne bremenitve

Priprava obrazca SDD soglasje

V Obračunu storitev lahko v šifrantu koristnikov (Otroci, Učenci, Dijaki…) pripravite obrazec

za odprtje trajnega naloga oz. od 1.1.2013 dalje se podpis tovrstnega obrazca imenuje SDD

soglasje.

Najprej je potrebno urediti Nastavitve modula OST, kjer na zavihku Povezave, obkljukate

polje »Shrani se kopija dokumenta qrd v pdf« ter vnesete šifro v »Dogodek UPN«:

Šifro na Dogodek UPN vnesete tako da kliknete na in dodate nov zapis , odpre se

vam okno kjer vpišete npr. pod Šifro: UPN in pod Naziv: Univerzalni plačilni nalog.


V šifrantu koristnikov se postavimo na tistega koristnika, kateri želi v vašem zavodu odpreti

direktno bremenitev in kliknemo na ikono Popravi zapis:

V spodnjem delu okna se nahaja ikona Dogodki in kliknemo nanjo:

Odpre se nam preglednica, kjer imate lahko že zapisane pretekle dogodke, torej dokumente,

katere ste izdali temu otroke (račune, opomine…) ali zabeležene klice oz. druge oblike

dogovarjanj. Kliknemo na ikono Vnesi zapis:


Odpre se vnosno okno dogodka, kjer po želji izpolnimo polja. Svetujemo, da vpišete vsaj

šifro dogodka.

Ker bomo pripravili obrazec SDD je smiselno odpreti novo šifro dogodka s tem imenom, zato

kliknemo na tri pikice in odpre se nam šifrant dogodkov, kjer kliknemo na Vnesi zapis:

V polje šifra lahko vnesemo npr. SDD in v polje naziv Soglasje SDD. S klikom na

zapustimo okno:


Nato v šifrantu Dogodkov izberemo ta dogodek s klikom na :

Na dogodku imamo tako vpisano šifro dogodka, sedaj pa kliknemo na gumb Pripravi

dokument:

Odpre se tabela z izpisi z WORD vzorci, kjer izberemo izpis Soglasje SDD in kliknemo na

gumb Predogled:

V Wordu se nam odpre dokument, kjer so izpisani podatki plačnika upravičenca in podatki

vašega zavoda. Prazna polja poljubno izpolnete že v Wordu ali pa dokument natisnete in

ročno dopišete manjkajoče podatke.


Obrazec je narejen po predlogi, katero je objavila Uprava RS za javna plačila (UJP) in jo

najdete na njihovi spletni strani http://www.ujp.gov.si/dokumenti/dokument.asp?id=408.

Dokument torej

poljubno oblikujete,

dopolnujete. Ko se

vrnete v iCenter,

zaprete okno z izpisi

s klikom na Zapri,

nato pa zapustite

Dogodek še s klikom

na Potrdi:

http://www.ujp.gov.si/dokumenti/dokument.asp?id=408


V šifrantu dogodkov se vam ustvari nova vrstica, kjer je zabeleženo, da ste temu

upravičencu pripravili obrazec SDD soglasje:

Ko imate obrazec izpolnjen in podpisan s strani stranke ga shranite v svoj arhiv ter na

upravičencu izpolnite polja vezana na Tekoči račun na zavihku splošno, da boste lahko

pričeli z izdajanjem računov preko trajnega naloga:

Vnos SDD SEPA direktne obremenitve na otroka/stranko


Priprava datoteke SDD SEPA in oddaja na UJP

Leto obračuna, Številka obračuna - določimo leto in številko obračuna, za katerega bomo

pripravljali datoteko z bremenitvami TR.

Šifra banke – vpišemo šifro banke, za katero bomo pripravili datoteko, oziroma jo poiščemo

v šifrantu Stranke. Če se polje šifra banke obarva rdeče, v izbranem obračunu ni nobene

bremenitve TR za to banko. Praviloma pri pripravi SDD banke ne izpolnjujemo.

Številka paketa – če v enem dnevu pripravimo več SDD datotek, potem svetujemo uporabo

različnih številk paketov.

Datum soglasja do za prvo oddajo – velja, da prva plačilna navodila za SDD, pripravljena

na podlagi migriranih soglasij, prejemnik plačila označi z oznako »FRST« (prva SDD). Za

kasnejše priprave velja, da se s statusom »FRST« (prva SDD) označi samo tiste zapise

plačnikov, za katere prvič pripravljamo SDD. Za pomoč pri določanju statusov vpišete Datum

soglasja do za prvo oddajo in program bo vsa soglasja vpisana z mlajšim datumom od tega

datuma označil s statusom »FRST«. V primeru, da vam datumska določitev ne nudi dovolj

dobro določitev statusa, lahko preko gumba spremenite status

posameznih zapisov.

Referenčna oznaka soglasja prejemnika plačila – Ta oznaka prejemnika plačila je

obvezna v vseh transakcijah SDD in je določena s strani banke prejemnika plačila. Program

bo naslednjič predlagal zadnji vnos.

Oznaka prejemnika iz pogodbe – Ta identifikacijska oznaka prejemnika plačila je obvezna

v vseh transakcijah SDD in je za prejemnika plačila nespremenljiva, če tekom trajanja

pogodbe ne pride do statusnih sprememb pri prejemniku plačila. Program bo naslednjič

predlagal zadnji vnos.


Mapa za datoteko SDD – v polje vpišemo področje, kjer se oblikuje datoteka TR. Področje

se predlaga iz nastavitev (zavihek Povezave).

Ime datoteke – v polje vpišemo ime datoteke. Program predlaga ime sestavljeno iz SDD-

ImeOperaterja-datum in čas priprave datoteke.

Kliknemo na gumb v primeru, če želimo pregledati podatke

vezane na bančne račune in ki naj bi se prepisali v datoteko SDD. V datoteko se ne

prepišejo zapisi, ki so zapisani z rdečo pisavo, ker:

- Manjka SWIFT na bančnem računu plačnika, ali

- Manjkajo podatki soglasja

V koloni Status lahko spreminjamo status, ostalih podatkov pa ni mogoče spremeniti.

Kliknemo na gumb Izvajaj.

Roki za oddajo trajnikov SDD na UJP in kontrola oddanega paketa

Trajnike lahko proračunski uporabniki oddate na UJP največ 30 dni pred datumom

izvršitve.

UJP za izvršitev trajnikov sprejema pakete v elektronski obliki (posredovana prek UJPnet ali

predložena na zgoščenki ali USB ključu), in sicer: Zadnji rok za oddajo

Prva/enkratna SDD (status FRST)

Periodična/zadnja SDD (status

RCUR)

Trajniki v Sloveniji 5 delovnih dni pred valuto do 9. ure 2 delovna dneva pred valuto do 9. ure

Trajniki v tujini 6 delovnih dni pred valuto do 10. ure 3 delovne dni pred valuto do 10. ure

Preklic trajnika 1 delovni dan pred valuto do 10. ure 1 delovni dan pred valuto do 10. ure

Izjema:

Raiffeisen Krekova banka d.d. je vključena le v čezmejno poravnavo SDD. Pakete v breme

transakcijskih računov pri Raiffeisen banki d.d. je treba predložiti skladno z urnikom za

trajnike v tujini.


Kako pregledovati xml datoteko

Velikokrat se soočate pri različnih izvozih, ki jih omogoča program, da se pripravi xml

datoteka. Vsak mesec zagotovo pri pripravi sepa direktnih bremenitev. Včasih želite zaradi

večje kontrole ali pregleda napak pregledati tovrstno datoteko, pa ne veste kako.

Zato si na primeru datoteke SDD SEPA direktne bremenitve poglejmo nekatere

funkcionalnosti, katere vam bodo olajšale pregled tovrstnih datotek.

Ko program pripravi datoteko na Obračuni Izvoz podatkov SDD SEPA direktne

bremenitve, nam jo shrani na področje katerega imamo zapisanega v polju Mapa za

datoteko SDD:

Poiščemo to področje v Raziskovalcu in tu se nam pokaže ta datoteka:

Z dvoklikom na to datoteko se nam le ta odpre kot spletna stran:


Vendar, ker jo v takšni obliki težje pregledujemo, vam svetujemo, da raje v Raziskovalcu

uporabite desen klik z miško na to datoteko ter možnost »Za odpiranje uporabi«, kjer

izberemo Beležnico (Notepad):

Datoteka se nam tako odpre v txt obliki, kjer lahko uporabimo možnosti katere nam ponuja

program Beležnica (Notepad):

Predvsem je uporaben meni Uredi, kjer lahko z različnimi možnostmi najdemo ter uredimo

zapise v datoteki:

Več nasvetov o sami uporabi Beležnice najdete na meniju Pomoč ter Ogled pomoči.

1. V polje Najdi vnesite znake ali besede, ki jih želite najti. 2. V polju Smer kliknite Gor, če želite iskati od trenutnega položaja

kazalca do vrha dokumenta, ali kliknite Dol, če želite iskati od trenutnega položaja kazalca do dna dokumenta.

3. Kliknite Nadaljuj iskanje.

Določeno vrstico v dokumentu v Beležnici lahko najdete, tudi če v dokumentu številke vrstic niso prikazane. Vrstice se preštevajo od vrha navzdol ob levem robu dokumenta. V polje Številka vrstice vnesite številko, kamor želite, da skoči kazalec, in kliknite Pojdi na.


Pošiljanje računov po e-pošti in e-računi

E-pošiljanje računov

Od verzije 6.22 dalje je dodana nova funkcionalnost, ki omogoča pošiljanje računov v obliki

pdf priponke z e-sporočilom na e-naslov plačnika.

Pred pošiljanjem morate vnesti e-naslove na plačnika računa. To storimo v šifrantu

koristnikov (otroci, učenci, dijaki, oskrbovanci…), tako da na plačniku, katerega imamo

označenega kliknemo na ikono stik:

Odpre se nam spodnje okno, kjer izpolnimo polje E-mail. Če se polje »Šifra« obarva rdeče,

pomeni da te šifre nimate vnesene v šifrantu Strank. Pojdite na šifrant Strank, se postavite

na katerokoli stranko, jo odprite ter pojdite na

zavihek Stik. Kliknite na ikono Vnesi zapis ter

na pri polju Šifra .

Ponovno kliknite na ikono Vnesi zapis ter

vnesite Tip stika (primer spodaj) in kliknite na

gumb Potrdi:

Enako naredite še za šifro MATI in SKRBNIK.


Ko pripravimo obračun v oknu Obračuni kliknemo na ikono Izvoz podatkov in izberemo

možnost E-pošiljanje računov:

Odpre se nam okno, kjer vpišemo

potrebne podatke in s katerimi se

lahko omejimo. Če ne želimo pošiljati

računov z zneskom nič ali pa želimo

poslati le tistim plačnikom, ki plačujejo

s trajniki lahko to nastavimo na filtrih

Pošiljanje za znesek ter Način plačila.

Izločimo lahko tudi prejemnike e-

računov, če poslujete tudi v takšni

obliki. Program bo vse poslane račune

poslal preko vašega poštnega

naslova, katerega nastavite na

samem operaterju

(AdministracijaUporabnik in

računalnikOperaterji in geslaz dvoklikom izberemo operaterja ter vpišemo elektronski

naslov) in račune shranil v vašo mapo poslanih sporočil v programu za elektronsko pošto.

Račune lahko posredujete tudi ostalim osebam v vednost, katere navedete na spodnjem

delu okna. Vpišete tudi Zadevo ter vsebino sporočila:

S klikom na gumb Pošlji program posreduje račune na vse elektronske naslove, ki ste jih

izpolnili na plačniku računa ter je zanj pripravljen obračun. Po končanem pošiljanju nam

program pripravi Dnevnik prenosa, kjer je zapisano kateri računi so bili poslani na katere

naslove:


Plačnik računa dobi elektronsko pošto iz katere je razviden pošiljatelj (elektronski naslov

vašega zavoda), sama Zadeva sporočila, vsebina sporočila ter priponka z računom:

Račun, ki ste ga posredovali je v pdf obliki:


Priprava e-računov

V Obračunu storitev imate možnost priprave e-računov. To pomeni, da vašim strankam kot

možnost načina plačila poleg običajnih UPN nalogov in direktnih bremenitev, ponudite da

račun prejmejo kar v svojo spletno banko, kjer ga na hiter in enostaven način plačajo.

Vi pri tem prihranite stroške pošiljanja, saj staršu lahko račun pošljete v pdf obliki na

elektronski naslov, hkrati pa prihranite na času, ker bodo plačila knjižena avtomatično, saj ne

bo prihajalo do napak pri sklicih in zneskih, kar se dogaja ko starši sami pretipkavajo

podatke.

Osnovni pojmi (povzeto po UJP)

E-račun je račun, izdan v standardni elektronski obliki v skladu s tehničnimi in drugimi pogoji,

določenimi s posebnimi predpisi, ki enakovredno zamenjuje račun v papirni obliki, ki ga

izdajatelj računa posreduje prejemniku računa za opravljeno storitev ali dobavljeno blago.

Zahtevek je vrsta dokumenta, ki ima enak pomen kot e-račun in vsebuje vse elemente e-

računa, s tem, da je v polju »Vrsta dokumenta« oznaka 382.

E-SLOG je enotna standardizirana oblika e-računa oziroma standard e–računa, ki ga je

definirala Gospodarska zbornica Slovenije in je dostopen na spletni strani Gospodarske

zbornice Slovenije.

Ovojnica e-računa je osnovni dokument izdajatelja e-računa, na podlagi katerega se izvaja

izmenjava e-računov s prilogami.

Izmenjava e-računa je proces posredovanja e-računa od izdajatelja e-računa do prejemnika

e-računa.

Prejemnik e-računa je fizična ali pravna oseba ali proračunski uporabnik, ki mu je namenjen

e-račun.

Izdajatelj e-računa je proračunski uporabnik ali pravna oseba, ki izda e-račun in ima s

prejemnikom e-računa sklenjeno poslovno razmerje.

Register izdajateljev e-računov je seznam vseh izdajateljev, ki ga vodi Bankart.

http://www.ujp.gov.si/DocDir/e-racuni/Struktura%20ovojnice%20ICL%20%20Bankart.dochttp://www.bankart.si/si/ponudba/simp/register-e-racunov/


Pogoji za uvedbo e-računov

Za samo uvedbo e-računov v vašem zavodu, morate vi kot proračunski uporabnik sprejeti

pogoje katere narekuje Uprava za javna plačila Republike Slovenije (UJP). UJP je namreč

enotna vstopna oziroma izstopna točka za izmenjavo računov in spremljajočih dokumentov v

elektronski obliki. To pomeni, da proračunski uporabniki lahko pošiljate ali prejemate e-

račune le prek UJP.

UJP trenutno zagotavlja:

izmenjavo e-računov med proračunskimi uporabniki ter pravnimi in fizičnimi osebami

oziroma med javnim in zasebnim sektorjem;

izmenjavo zahtevkov med proračunskimi uporabniki,

proračunskim uporabnikom prejemanje e-računov iz naslova obračunov stroškov

plačilnih storitev Banke Slovenije, stroškov izvajanja plačilnih storitev z uporabo novih

plačilnih instrumentov, stroškov plačilnih storitev iz naslova javnofinančnih prihodkov

in stroškov posredovanja izdanih e-računov.

UJP določa pogoje poslovanja prek spletne aplikacije UJPnet prek katere poteka izmenjava

e-računov. Za vključitev v poslovanje prek UJPnet morate proračunski uporabnik sprejeti

pogoje spletnega poslovanja. Postopki vključitve v storitev izmenjave e-računov prek UJPnet

so opisani na spletni strani http://www.ujp.gov.si/dokumenti/dokument.asp?id=87 v poglavju

E-račun.

Proračunski uporabnik, ki se želi vključiti v storitev posredovanja izdanih e-računov mora:

sprejeti Splošne pogoje posredovanja izdanih e-računov med proračunskimi uporabniki

in Upravo Republike Slovenije za javna plačila (http://www.ujp.gov.si/DocDir/e-

racuni/pogoji_poslovanja_e-racuni_10092012_objavljeno.pdf);

izpolniti Vlogo za posredovanje izdanih e-računov (http://www.ujp.gov.si/DocDir/e-

racuni/vloga%20za%20posredovanje%20izdanih%20e-

racunov_objavljeno_08112012.doc), ki jo opremljeno z žigom in podpisom zastopnika

proračunskega uporabnika posreduje pristojni območni enoti UJP, in sicer osebno, po

pošti ali skenirano prek elektronske pošte.

Stroške pošiljanja izdanih e-računov plača izdajatelj, strošek provizije pri plačilu pa poravna

plačnik e-računa.

http://www.ujp.gov.si/DocDir/Delovna%20podrocja/Spletna%20aplikacija%20UJPnet/Pogoji%20spletnega%20poslovanja_UJPnet_objavljeno_27-03-2012.pdfhttp://www.ujp.gov.si/dokumenti/dokument.asp?id=87http://www.ujp.gov.si/DocDir/e-racuni/pogoji_poslovanja_e-racuni_10092012_objavljeno.pdfhttp://www.ujp.gov.si/DocDir/e-racuni/pogoji_poslovanja_e-racuni_10092012_objavljeno.pdfhttp://www.ujp.gov.si/DocDir/e-racuni/vloga%20za%20posredovanje%20izdanih%20e-racunov_objavljeno_08112012.dochttp://www.ujp.gov.si/DocDir/e-racuni/vloga%20za%20posredovanje%20izdanih%20e-racunov_objavljeno_08112012.dochttp://www.ujp.gov.si/DocDir/e-racuni/vloga%20za%20posredovanje%20izdanih%20e-racunov_objavljeno_08112012.doc


Vnos podatkov v iCenter - Obračun storitev

Vi kot izdajatelj e-računov morate pridobite soglasje plačnika, da želi prejemate račune v

elektronski obliki v svojo spletno banko. Takšno soglasje je najbolje pridobiti, tako da za

stranke pripravite obrazec, katerega izpolnijo, na koncu obrazca pa še podpišejo izjavo, da

se strinjajo s takšnim posredovanjem računa ter se zavežejo, da vam bodo posredovali

informacijo, če se kateri od navedenih podatkov spremeni.

Obvezni podatki za odprtje e-računa, katere morate pridobiti so:

- ime in priimek plačnika;

- naslov plačnika;

- številka tekočega računa plačnika in

- banka pri kateri ima plačnik odprt tekoči račun.

Poljubno lahko starš še zapiše elektronski naslov, če želi prejeti račun tudi v pdf obliki na

svoj mail. Kako račun pošljete po elektronski pošti je opisano v navodilih na tej povezavi:

http://www.icenter.si/podpora/brezplacni-nasveti-za-delo/knjigovodstvo-482/obracun-storitev-

492/#9138.

Ko pridobite zgoraj naveden podatke, jih morate vnesti v program. To storite na Obračunu

storitev v šifrantu Strank:

V šifrantu Strank poiščemo plačnika, kateri želi prejemati e-račun ter s klikom na ikono

Popravi zapis uredimo podatke:

Najprej na zavihku Trgovski podatki obkljukate kljukico Prejemnik eRačunov:

http://www.icenter.si/podpora/brezplacni-nasveti-za-delo/knjigovodstvo-482/obracun-storitev-492/#9138http://www.icenter.si/podpora/brezplacni-nasveti-za-delo/knjigovodstvo-482/obracun-storitev-492/#9138


Nato na zavihku Bančni računi vnesete nov bančni račun s klikom na ikono Vnesi zapis.

Vpišete šifro banke ali jo poiščete s klikom na tri pikice , pod naziv bančnega računa lahko

vnesete poljubni tekst ter prepišete še tevilko tekočega računa. Okno zapustite s klikom na

gumb Potrdi:


Po pripravi obračuna, ko želimo e-račune poslati na UJP, to storimo na Obračunu s klikom

na ikono izvoz podatkov, kjer izberemo Priprava e-računov:

Izpolnimo nastavitveno okno, tako da:

Določimo vrsto računa, najbolj običajna je 380 -

račun

Če imamo v končnici računa klavzulo o oprostitvi DDVja, obkljukamo vrstico v kateri

imamo to vpisano (katera vrstica je to, lahko preverimo na Nastavitvah, zavihek Račun,

Končnica)

Izberemo mapo, kjer se formirajo datoteke in iz te mape jih kasneje uvažamo na UJP

Izberemo ustrezno obliko – naziv izpisa,

ki bo osnova za PDF

Kljukica Samo v datoteko – računi, ki so

za e-Račune, se ne natisnejo sočasno


Kljukica Pošlji pošto – če imate nastavljen elektronski naslov, se odpre okno v vašem

programu za elektronsko pošto in pripnejo se že vse tri datoteke elektronskega računa,

tako da jih lahko posredujete svoji banki tudi na tak način

Kljukica Podatek podjetja samo davčna številka – vedno ko se pripravijo pravi e-Računi.

Polje Opis – omogočen dodaten opis k e-Računom

Na Potrdi se pripravijo datoteke in sledi samo še okno – informacija, da je postopek končan

in dalje nadaljujemo v bančnem programu oz. na UJP.


Priprava temeljnice rednih in evidenčnih vknjižb za direkten prenos v Dvostavno

knjigovodstvo

Priprava vknjižb – izpis temeljnice

Po zaključenem obračunu, ko izdamo račune, naredimo tudi Pripravo vknjižb obračuna, da

poknjižimo temeljnico v Dvostavno knjigovodstvo. Temeljnico izpišemo v oknu Obračuni, s

klikom na ikono Izvoz podatkov in izbiro gumba Priprava vknjižb obračuna.

Odpre se nam okno, kjer izberemo Leto obračuna in Številko obračuna ter vpišemo šifro

Temeljnice in Dogodka v dvostavnem knjigovodstvu. Nato pritisnemo na gumb Izvajaj.

Če pripravo vknjižb ponavljate oz. je ne pripravljate prvič, se pojavi opozorilo, ki nam pove,

da datoteka PROMET.W-1 že obstaja in nam ponudi, da jo zbrišemo in ustvarimo novo

( ) ali pa samo dodamo nove vknjižbe v obstoječo datoteko ( ).


Ker smo pravilno nastavili konte se nam izpiše lepo urejena temeljnica:

Ko zapremo temeljnico program pripravi še datoteko DDV.W-1 z enakim opozorilom kot pri

temeljnici, če ne gre za prvo pripravo datoteke.

Izpiše pa se nam tudi Priprava vknjižb DDV, če imamo vpisane konte na Nastavitvah OST.

Če želite na izpisu temeljnice imeti prikazane ločene doplačnike, morate na Nastavitvah

OST, zavihku Konti, označiti tudi kljukico pri Posameznem prenosu doplačila ter

Posameznem prenosu konta prihodka za doplačila:


Temeljnica se potem izpiše tako:

Priprava evidenčnih vknjižb

Pripravo evidenčnih vknjižb prav tako pripravimo na oknu Obračuni, ikoni Izvoz podatkov s

klikom na gumb Priprava evidenčnih vknjižb.

Pojavi se nam okno kjer izpolnimo podatke o poslovnem letu v modulu Spremljanje plačil

računov (SPR), šifro vrste računa ter vpišemo datume plačila od do. Hkrati vpišemo tudi šifro

Temeljnice in Dogodka v dvostavnem knjigovodstvu ter kliknemo na gumb Izvajaj.


Pripravljajo se podatki v obliki temeljnice za knjiženje v dvostavno knjigovodstvo tako, da

program OST za izbrano obdobje in izbrano vrsto računa v SPR pregleda kaj je plačano in

za te plačane sklice računov poišče ustrezne račune v OST. Na posameznih računih so

zavedene storitve, ki so bile obračunane in na podlagi te informacije, ustrezno izračuna

zneske evidenčne vknjižb za posamezne storitve. V primeru delnega plačila ali preplačila, se

znesek plačila računa premosorazmerno porazdeli na vse obračunane storitve.

Če pripravo vknjižb ponavljate oz. je ne pripravljate

prvič, se pojavi opozorilo, ki nam pove, da datoteka

PROMET.W-1 že obstaja in nam ponudi, da jo

zbrišemo in ustvarimo novo ( ) ali pa samo

dodamo nove vknjižbe v obstoječo datoteko ( ).

Izpišejo se nam evidenčne vknjižbe:


Stroškovna mesta

Konte lahko vodimo tudi po stroškovnih mestih katere lahko nastavimo v Nastavitvah OST ali

na nivoju enot v šifrantu Enote.

1. Stroškovna mesta v Nastavitvah OST

Stroškovna mesta lahko uredimo v Nastavitah OST na zavihku Konti, kjer izpolnemo spodnje

polje Šifra SM. S klikom na v šifrantu Stroškovna mesta vnesemo stroškovna mesta, ki jih

uporabljate pri poslovanju.

2. Stroškovna mesta v šifrantu Enote

Druga možnost je ureditev

stroškovnih mest v šifrantu

Enote, kjer na vsaki posamezni

enoti vnesemo stroškovno

mesto iz šifranta Stroškovnih

mest. Če stroškovna mesta

izpolnimo na vsaki enoti, potem

ni potrebno izpolnjevanje v

nastavitvah programa.


Pri izpisu temeljnice se nam bodo tako konti razdelili tudi na stroškovna mesta.

Prav tako se nam bodo pri izpisu evidenčnih vknjižb evidenčni konti izpisali po stroškovnih

mestih:


Dopis z UPN obrazcem

Priprava dopisov z UPN nalogom

V modulu Obračun storitev imate od verzije 6.22 dalje novo funkcionalnost, ki omogoča

pripravo UPN obrazca s podatki plačnika in s spremnim dopisom. Sami imate možnost

oblikovanja sklica in določanja zneska na UPN. Funkcionalnost naj bi se predvsem

uporabljala za zbiranje sredstev za šolski oz. vrtčevski sklad. Po pojasnilih revizorjev za

šolski sklad ne smemo vzpostavljati terjatev do plačnikov, torej zanje ne smemo pripravljati

obračuna, niti knjižiti terjatev v modul Spremljanje plačil računov in Dvostavno knjigovodstvo.

S tem izpisom zadostimo temu pogoju.

Funkcionalnost se nahaja v šifrantu upravičencev (Otroci, Učenci) in sicer na ikoni tiskalnika

, kjer izberemo možnost Dopis z UPN:

Odpre se nam okno, kjer izpolnimo naslednje podatke:


Od do enote – omejimo izpis izbrane enote. Če podatka ne izpolnimo, bomo izpisovali vse

enote.

Od do šifre skupine – omejimo izpis od do šifre skupine.

Od do šifre otroka, učenca – omejimo izpis glede na otroka.

Razvrstitev – izberemo med možnostmi v spustnem seznamu:

Sklic – oblikujemo tako, da ga sestavimo iz 5-mestne ali 3-mestne predpone (lahko obdržite

tudi ničle) in dodane šifre otroka ali šifre enote in šifre otroka. Program bo sam dodal 13

kontrolno številko v sklic.

Namen nakazila – vpišemo namen, ki bo del UPN naloga.

Rok plačila – vpišemo rok plačila, ki je obvezni del UPN obrazca.

Znesek – vpišete znesek, lahko pustite tudi 0 in v tem primeru se plačnik odloči, kakšen

znesek bo nakazal

Dopis – v polje lahko vnesemo besedilo, ki se bo izpisalo v osrednji 2/3 dokumenta.

Zapišete ga v obliki dopisa, nagovora potencialnim plačnikom.

Ko vnesemo želene podatke kliknemo na ikono Tiskaj. Odpre se nam okno z izpisom Dopis z

UPN, s klikom na ikono Predogled ga lahko pregledamo in kasneje natisnemo oz.

neposredno natisnemo s klikom na ikono Tiskaj.

Svetujemo, da se pri formiranju sklica posvetujete z računovodjo, da bodo na podlagi

ustreznega sklica pravilno evidentirani prihodki v glavno knjigo, saj se v Spremljanje plačil

računov ta plačila ne knjižijo.


Če smo izbrali ikono Predogled se nam odpre dopis v takšni obliki:


Izvozi

V zgornjem desnem delu okna Obračuni kliknemo na gumb Izvoz podatkov. Odpre se okno

Izvoz podatkov, kjer imamo več oblik izvoza:


OLAP analize

Podatke o otrocih in obračunani oskrbnini lahko v program OST analiziramo preko OLAP

komponente. Na teh analizah dobite različne za vsakega posameznika, ki mu je bila storitev

zaračunana.

V primeru analize za vrtec je mogoča omejitev Od do številke obračuna, Od do občine… Po

kliku na Potrdi, se prikaže analiza, ki jo je mogoče izvoziti v Excel, Grafično prikazati ali

izpisati na papir.

Analizo je mogoče tudi dopolniti z razpoložljivimi podatki, ki so nanizani nad preglednico.

Tako pripravljeno analizo lahko tudi shranite in kasneje kadarkoli uporabite.


Uvoz izpiska iz UJP


Knjiženje plačil, preplačil in zapiranje

dobropisov

Priprava dobropisov v programu Obračun storitev

Ko moramo stranki zmanjšati njihovo obveznost do nas (našo terjatev do njih) v obračunu

storitev pripravimo dobropis.

Po pripravi obračuna kliknemo na gumb Storitve:

Izberemo gumb Storitve po otrocih:

Poiščemo otroka kateremu želimo pripraviti dobropis, ter šifro storitve, katero smo mu

napačno obračunali v preteklem obdobju:


Po pritisku na tipko enter se nam prikaže količina in cena storitve, kot imamo vneseno v

šifrant Storitve:

Ker želimo temu otroku odšteti to dejavnost, mu spremenimo količino v -1 in kliknemu na

gumb Potrdi:

Zavrtimo zaključek obračuna in preverimo položnico otroka. Če smo naredili prav, se mora

na položnici prikazati negativna vrednost storitve in odšteti od končnega zneska:


Zapiranje dobropisov v modulu Spremljanje plačil računov

Ko iz programa Obračun storitev v Spremljanje plačil računov prenesemo račune z

negativnim zneskom za plačilo (dobropise oz. storno dokumente), jih moramo zapirati tako

kot račune.

Primer dobropisa, ki smo ga prenesli v Spremljanje plačil računov:

Primer zapiranja računa, na katerega se dobropis nanaša, z dobropisom (v dveh delih)

1. del: zapiranje dobropisa: dobropis zapiramo na datum izdaje dobropisa in v celotnem

znesku dobropisa (z negativnim predznakom!)


2. del: zapiranje računa: račun zapiramo na datum izdaje dobropisa in v višini zneska

dobropisa (s pozitivnim predznakom!)

Izpis dnevnika plačil za ta primer pa je tak:

Po zapiranju je situacija odprtih postavk taka: dobropis je v celoti zaprt in za znesek

dobropisa je zaprt račun, za katerega smo delno pripravili dobropis. Odprt ostaja še znesek

računa, ki ga z dobropisom nismo zaprli.


Pregled računov iz OST, ki so v SPR

Za pregledovanje plačanih storitev v Spremljanju plačil računov pa vam predlagamo

Spremljanje plačil računov – Izpisi in pregledi – Pregled računov iz OST. Omejite se na

podatke, ki jih želite pregledovati ter si prikažite preglednico:

Odpre se vam OLAP analiza. Podatke si prikažite tako, kot vas zanimajo, saj imate nešteto

možnosti za prikaz, izvoze, pripravo grafikonov itd. Ena od možnosti za pregled

plačanih/neplačanih storitev je npr:

Ker je bil pri prvem otroku račun št. 162 v znesku 37,54 EUR delno plačan z 20,00 EUR, je

program znesek plačila sorazmerno razdelil na vse storitve, zaračunane na tem računu, ter

dodal oznako, da gre za Delno plačan račun. Na tak način si lahko prikažemo samo račune,

ki so bili delno plačani in brez se odločati, katero storitev bomo z del

Documents

Obračun storitev osvežitveni seminar - SAOP · 2013. 8. 28. · Kontiranje Pravilno urejene nastavitve in šifranti Da bi v modulu Obračun storitev pravilno pripravili vknjižbe