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ESCUELA SUPERIOR TECNOLÓGICA DE ARTES DÉBORA ARANGO
PROCESO DE GESTIÓN DE RECURSOS TECNOLÓGICOS Y DE APOYO ACADÉMICO
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
Código: GT-CP-01 Versión: 2
Fecha de aprobación: 17/03/2016
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OBJETIVO: ALCANCE: RESPONSABLE:
Suministrar los recursos tecnológicos, pedagógicos y bibliográficos para la prestación del servicio de docencia, extensión y la investigación en la Escuela Superior de Artes Débora Arango.
Desde la identificación, adquisición, administración, organización, preservación, marcación, inventario, mantenimiento, préstamo, solicitud, suministro hasta la evaluación y descarte de los recursos tecnológicos, bibliográficos e instrumentos musicales, recursos escénicos y de visuales que sirven de apoyo a la docencia, investigación y extensión.
Líder del proceso y gestores
INDICADORES:
Eficacia / Operativos Soporte mesa de ayuda: (Cantidad de ticket realizados / Cantidad de ticket solicitados) * 100 Proporción de volúmenes por alumno: Número de volúmenes existentes / Total de alumnos matriculados
Eficiencia Prestamos Bibliográficos: (Total recursos prestados / Total de recursos existentes) * 100 Porcentaje de cumplimiento del plan de renovación tecnológica Prestamos recursos Pedagógicos: (Total recursos prestados / Total de recursos existentes) * 100 Porcentaje de cumplimiento del plan de actualización de recursos bibliográficos.
Efectividad/Impacto Dotación de Aulas: (Aulas dotadas / total de aulas aptas para su dotación) * 100 Consultas Bibliográficas (Consultas bibliográficas efectivas / Total de consultas) *100 Mantenimiento Porcentaje de cumplimiento del plan de mantenimiento preventivo.
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PROCESO DE GESTIÓN DE RECURSOS TECNOLÓGICOS Y DE APOYO ACADÉMICO
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
Código: GT-CP-01 Versión: 2
Fecha de aprobación: 17/03/2016
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PROVEEDOR ENTRADA Etapa Ciclo PHVA
ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDAS CLIENTE
Proceso de direccionamiento y planeación institucional
Plan estratégico Lineamientos institucionales DP-PR-01 Procedimiento para la Formulación, Seguimiento y Evaluación de Planes de Acción
P
Elaborar el plan de acción del proceso de acuerdo con el plan estratégico y los lineamientos institucionales
Jefe de recursos tecnológicos y de apoyo académico
Plan de acción del proceso para la vigencia
Proceso de direccionamiento y planeación institucional
Proceso de direccionamiento y planeación institucional
DP-PR-02 Procedimiento para la Formulación, Seguimiento y Evaluación de los Mapas de Riesgo.
P
Establecer el mapa de riesgos del proceso de acuerdo con los lineamientos institucionales.
Jefe de Recursos Tecnológicos, Profesional Especializado, Jefe de Adquisiciones y Bienes
Mapa de riesgos del proceso
Proceso de direccionamiento y planeación institucional
Direccionamiento y planeación Institucional, Ministerio de Educación Nacional.
Normatividad vigente
Lineamientos Institucionales, lineamientos C.N.A.
P Formular estrategias y políticas para el manejo de los recursos tecnológicos, académicos y bibliográficos en la Institución.
Líder del proceso P.E.I: Políticas y Lineamientos para el manejo de los recursos tecnológicos, académicos y bibliográficos en
Comunidad Académica Comunidad en general
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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
Código: GT-CP-01 Versión: 2
Fecha de aprobación: 17/03/2016
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ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDAS CLIENTE
la Institución.
Ejes misionales Direccionamiento Estratégico
Plan de renovación tecnológica, plan de renovación de recursos bibliográficos y plan de recursos pedagógicos.
P
Se identifican las necesidades de recursos para la adecuada prestación del servicio.
Jefe de recursos tecnológicos y de apoyo académico
GT-PO-01 Política Recursos Bibliográficos GT-PO-02 Política Recursos Pedagógicos GT-PO-03 Política Recursos Tecnológicos Reglamento sobre uso de tecnologías
Todos los procesos
Proceso tecnológico
GT-PO-01 Política Recursos Bibliográficos GT-PO-02 Política Recursos Pedagógicos GT-PO-03 Política Recursos Tecnológicos
P
Proyectar las actividades a desarrollar para suministrar los recursos.
Jefe de recursos tecnológicos y de apoyo académico
GT-PR-01 Backups Institucionales GT-PR-02 Inventario De Software y Hardware GT-PR-03 Soporte Técnico GT-PR-04 Mantenimiento Preventivo
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Código: GT-CP-01 Versión: 2
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ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDAS CLIENTE
GT-PR-05 Manejo Salas De Computo GT-PR-06 Infraestructura Tecnológica GT-PR-07 Administración de Tintas GT-PR-08 Recursos Pedagógicos
Profesional Especializado Bibliotecólogo
Bibliografía asociada
P
Definir políticas y reglamentos para el manejo de la Biblioteca y acceso a los servicios y recursos bibliográficos por parte de la comunidad académica
Profesional Especializado
Política de selección, adquisición y gestión de colecciones GT-PR-09 Biblioteca Reglamento para la prestación del servicio de la biblioteca GT-PO-01 Política Recursos
Todos los procesos
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ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDAS CLIENTE
Bibliográficos
Requisitos de ley y de norma
Normatividad para el mantenimiento preventivo
P Planificar el mantenimiento preventivo.
Recursos pedagógicos.
GT-PR-10 Mantenimiento preventivo de los recursos tecnológicos y de apoyo.
Todos los procesos-
Proceso gestión de recursos tecnológicos y de apoyo académico
Procedimiento Administración Infraestructura Tecnológica
H
Desarrollar las actividades para la optimización de la infraestructura de servidores y redes de voz y datos de acuerdo con el procedimiento correspondiente.
Jefe de Recursos Tecnológicos y de Apoyo Académico Técnico Auxiliar en Sistemas
Documentación de Infraestructura Tecnológica, Archivo de Chequeo de Conectividad
Proceso gestión de recursos tecnológicos y de apoyo académico
Proceso gestión de recursos tecnológicos y de apoyo académico
GT-PR.02 Procedimiento Inventario de Software y Hardware
H
Recibir y registrar el Hardware y Software adquiridos y mantener actualizados los inventarios.
Jefe de Recursos Tecnológicos y de Apoyo Académico, Técnico Auxiliar en Sistemas
GT-FO-04 Inventario de software y hardware usuarios GT-FO-05 Inventario de software Institucional
Comunidad académica
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ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDAS CLIENTE
Proceso de gestión jurídica y contratación
Hardware y Software adquirido
H
Preparar y asignar el equipo antes de su entrega con la verificación de licenciamiento e instalaciones correspondientes según los requerimientos del usuario.
Jefe de Recursos Tecnológicos y de Apoyo Académico. Jefe de Adquisiciones y Bienes, Técnico Auxiliar en Sistemas
GT-FO-06 Responsabilidad de software instalado
Formato con el usuario responsable del equipo
Proceso gestión de recursos tecnológicos y de apoyo académico
GT-PR-02 Inventario De Software y Hardware
H
Realizar el mantenimiento preventivo de los recursos de tecnología
Técnico Auxiliar en Sistemas
Formato mantenimiento preventivo de los recursos de tecnología GT-FO-16 Mantenimiento preventivo
Comunidad académica
Proceso gestión de recursos tecnológicos y de apoyo académico
GT-PR-04 Mantenimiento Preventivo Realizar el mantenimiento preventivo de los recursos de tecnología
H
Desarrollar las actividades de mantenimiento preventivo o correctivo de acuerdo con las actividades planeadas.
Técnico Auxiliar en Sistemas
GT-FO-16 Mantenimiento preventivo
Comunidad académica
Proceso gestión de recursos
GT-PL-01 Plan anual de
H Desarrollar las actividades de
Jefe de Adquisiciones y
Registro de prestación del
Proceso de gestión de
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ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDAS CLIENTE
tecnológicos y de apoyo académico
mantenimiento preventivo de los recursos
mantenimiento preventivo o correctivo de acuerdo con el plan establecido ya sea con personal interno o contratado según las necesidades
Bienes. servicio por parte del proveedor del equipo o del servicio de mantenimiento interno
tecnologías y recursos pedagógicos
Todos los procesos Proceso de Gestión de Recursos Tecnológicos y de Apoyo Académico
Solicitudes de los usuarios GT-PR-03 Soporte Técnico 04-03-2014
H
Desarrollar las actividades de soporte técnico para el funcionamiento adecuado de los equipos según sus capacidades
Técnico Auxiliar en Sistemas
Reporte del soporte realizado en el software de mesa de ayuda
Comunidad académica
Todos los procesos
Información contenida en los equipos de cómputo GT-PR-01 Backups Institucionales
H
Realizar las copias de seguridad de la información de los equipos de acuerdo con el procedimiento correspondiente
Jefe de Recursos Tecnológicos y de Apoyo Académico, Técnico Auxiliar en Sistemas
Copia de seguridad realizada en servidores GT-FO-03 Registro de backups
Proceso gestión de recursos tecnológicos y de apoyo académico
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ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDAS CLIENTE
Comunidad Académica
Solicitud de datos de acceso GT-FO-11 Formato solicitud de cuentas de acceso
H
Recordar datos de acceso al sistema académico, a la plataforma virtual o al correo electrónico, se entrega personalmente al usuario en admisiones
Recursos tecnológicos y Oficina de Admisiones y registro
Formato diligenciado
Comunidad académica
Profesional Especializado Bibliotecólogo, docentes y decanos
GT-PR-09 Procedimiento de Biblioteca
H
Identificar y analizar las necesidades de los recursos bibliográficos a partir de las solicitudes realizadas
Profesional Especializado Decanos Profesores
GT-FO-25 Solicitud material bibliográfico Política de selección, adquisición y gestión de colecciones
Proceso de Gestión Jurídica y Contratación Comunidad Académica
Profesional Especializado Bibliotecólogo
Política de selección, adquisición y gestión de colecciones
H
Recibir, acusar recibido, evaluar, y registrar los recursos bibliográficos y mantener actualizados los inventarios
Profesional Especializado Decanos Profesores
SIABUC Sistema Integral Automatizado de Bibliotecas de la Universidad de Colima
Comunidad Académica
Proceso Jurídico y de Contratación
Recursos bibliográficos
Entes gubernamentales, entidades o particulares
Donaciones
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ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDAS CLIENTE
Proceso Jurídico y de Contratación
Recursos bibliográficos
H
Catalogar, clasificar, analizar, digitar, procesar técnicamente los recursos bibliográficos de acuerdo con el procedimiento de Biblioteca y las normas para tal fin (LC, Sistema Decimal Dewey), ponerlos a disposición de usuarios para uso y préstamo
Profesional Especializado
SIABUC Sistema Integral Automatizado de Bibliotecas de la Universidad de Colima, Software integrado
Proceso gestión de recursos tecnológicos y de apoyo académico
Profesional Especializado Bibliotecólogo
Novedades bibliográficas
H
Difundir a la comunidad académica las novedades bibliográficas
Profesional Especializado
Exhibición de las nuevas adquisiciones Publicación en cartelera de las novedades bibliográficas
Proceso de Gestión de las comunicaciones.
Profesional Especializado Bibliotecólogo
SIABUC Módulo de Inventarios, asesoría y orientación en la búsqueda y uso de las
H
Préstamo y consulta de recursos bibliográficos a los estudiantes, docentes y egresados de acuerdo con disponibilidad y lineamientos del
Profesional Especializado
Registro en el SIABUC (módulo de préstamos) de acuerdo con los datos del estudiante extraídos del
Proceso gestión de recursos tecnológicos y de apoyo académico
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ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDAS CLIENTE
fuentes de información
reglamento de la biblioteca
sistema integrado y de docentes que hagan uso del servicios de préstamo
Jefe de Adquisiciones y Bienes
Solicitudes de profesores y alumnos
H Préstamo de recursos tecnológicos de apoyo a clases presenciales
Jefe de Adquisiciones y Bienes y auxiliares de almacén
GT-FO-19 Control salida de almacén
Comunidad académica
Proceso gestión de recursos tecnológicos y de apoyo académico
Procedimiento mantenimiento preventivo
V
Verificar el cumplimiento del plan de mantenimiento anual
Jefe de Recursos Tecnológicos y de Apoyo Académico
GT-FO-16 Mantenimiento preventivo
Vicerrectoría Administrativa y Financiera
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ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDAS CLIENTE
Profesional Especializado Bibliotecólogo
SIABUC Módulo de Inventarios, asesoría y orientación en la búsqueda y uso de las fuentes de información
V Verificar anualmente el inventario de la biblioteca
Profesional Especializado
Resultado del inventario que genera el módulo de inventario del SIABUC
Rectoría, Planeación y Vicerrectoría Administrativa y Financiera
Proceso gestión de recursos tecnológicos y de apoyo académico
Inventario de Hardware y Software
V
Verificar semestralmente el inventario de Hardware y Software
Jefe de Recursos Tecnológicos y de Apoyo Académico
Inventario de Hardware y Software actualizado
Vicerrectoría Administrativa y Financiera, Control Interno.
Proceso gestión de recursos tecnológicos y de apoyo académico
Plan de acción del proceso para la vigencia
V
Hacer seguimiento al menos trimestral a las actividades e indicadores establecidos en el plan de acción del proceso
Profesional Especializado Jefe de Recursos Tecnológicos y de Apoyo Académico, Jefe de Adquisiciones y Bienes
Informe de gestión del proceso Seguimiento y monitoreo realizados
Proceso de direccionamiento y planeación institucional
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ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDAS CLIENTE
Proceso gestión de recursos tecnológicos y de apoyo académico
Mapa de riesgos del proceso
V
Hacer seguimiento semestral al mapa de riesgos del proceso de acuerdo con las acciones planteadas para su mitigación
Profesional Especializado Jefe de Recursos Tecnológicos y de Apoyo Académico, Jefe de Adquisiciones y Bienes
Mapa de riesgos con seguimiento
Proceso de direccionamiento y planeación institucional
Proceso de gestión de tecnologías y recursos de apoyo académico
Plan de actualización de reglamentos, normas y políticas de biblioteca, sistemas y recursos pedagógicos
A
Actualizar las políticas de tecnología, Recursos pedagógicos y manejo de la biblioteca
Profesional Especializado Jefe de Recursos Tecnológicos y de Apoyo Académico, Jefe de Adquisiciones y Bienes
Políticas actualizadas
Todos los procesos
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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
Código: GT-CP-01 Versión: 2
Fecha de aprobación: 17/03/2016
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PROVEEDOR ENTRADA Etapa Ciclo PHVA
ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDAS CLIENTE
Proceso de
evaluación y
control
Resultados de
auditorías
internas y
externas
A
Identificar e
implementar acciones
correctivas y
preventivas del proceso
Líder de Gestión
de las
Comunicaciones
Plan de
mejoramiento
EC-FO-08
Proceso de
evaluación y
control
Informe de
gestión del
proceso
Seguimiento y
monitoreo
realizados en
el formato
Proceso de
Gestión de
Recursos
Tecnológicos y
de Apoyo
Académico
Mapa de
riesgos con
seguimiento
MC-FO-01
Formato de
Acciones
Correctivas,
preventivas y de
mejora.
Proceso de calidad y mejoramiento continuo
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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
Código: GT-CP-01 Versión: 2
Fecha de aprobación: 17/03/2016
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REQUISITOS APLICABLES AL PROCESO
LEY MECI NTCGP 1000:2009 ISO 9001:2008
DE LA INSTITUCIÓN
LEGISLACIÓN COLOMBIANA: Constitución Política de Colombia: Articulo 69. LEYES: Ley 30 de 1992 Educación Superior Ley 1273 de 2009 Protección de datos Ley 603 del 2000 Software Ley 23 de 1982 Derechos Autor y conexos. Ley 397 de 1997 DECRETOS Decreto 1075 de 2015 "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Educación". Decreto 1075 de 2015 Decreto 1078 de mayo de 2015 ACUERDOS: Acuerdo 02 de 2012
2.3 Componente Planes de Mejoramiento 3. Información y Comunicación
6.3 Infraestructura 7.5.5 Preservación del producto 7.6 Control de dispositivos 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos 8.5.2 Acciones correctivas 8.5.3 Acciones preventivas
PEI Plan Estratégico
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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
Código: GT-CP-01 Versión: 2
Fecha de aprobación: 17/03/2016
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REQUISITOS APLICABLES AL PROCESO
LEY MECI NTCGP 1000:2009 ISO 9001:2008
DE LA INSTITUCIÓN
Apreciación de Condiciones iniciales de acreditación de programas académicos. Acuerdo 03 de 2014 Lineamientos para acreditación Institucional. LINEAMIENTOS: Lineamientos para la Acreditación de programas de Pregrado-Consejo Nacional de Acreditación –CNA–2013 Indicadores Para La Autoevaluación Con Fines De Acreditación Institucional GUÍAS: Guía CNA tercera edición. Circulares del MEN .
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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
Código: GT-CP-01 Versión: 2
Fecha de aprobación: 17/03/2016
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RECURSOS FÍSICOS NECESARIOS PARA EL PROCESO DOCUMENTOS ASOCIADOS AL PROCESO
Equipos de cómputo Servidores Redes físicas de datos Instrumentos musicales Herramienta para aulas especializada Impresoras Herramientas especializadas Fibra óptica Recursos bibliográficos Software integrado de gestión Software especializados
CARACTERIZACIÓN GT-CP-01 Gestión de Recursos Tecnológicos y de Apoyo Académico 04-03-2014 PROCEDIMIENTOS GT-PR-01 Backups Institucionales 04-03-2014 GT-PR-02 Inventario De Software y Hardware 04-03-2014 GT-PR-03 Soporte Técnico 04-03-2014 GT-PR-04 Mantenimiento Preventivo 04-03-2014 GT-PR-05 Manejo Salas De Computo 04-03-2014 GT-PR-06 Infraestructura Tecnológica 04-03-2014 GT-PR-07 Administración de Tintas 04-03-2014 GT-PR-08 Recursos Pedagógicos GT-PR-09 Biblioteca POLÍTICAS GT-PO-01 Recursos Bibliográficos 01-09-2013 GT-PO-02 Recursos Pedagógicos 04-03-2014 GT-PO-03 Recursos Tecnológicos 04-03-2014 PLANES: PL-01 Plan anual de mantenimiento preventivo de los recursos MANUALES GT-MA-01 Manual Uso Apoyos Académicos 04-03-2014 GT-MA-02 Manual Uso de Tecnología 04-03-2014
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PROCESO DE GESTIÓN DE RECURSOS TECNOLÓGICOS Y DE APOYO ACADÉMICO
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
Código: GT-CP-01 Versión: 2
Fecha de aprobación: 17/03/2016
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Este documento impreso se considera copia no controlada
GT-MA-03 Reglamento uso de Sala de Computo 04-03-2014 GT-MA-04 Reglamento uso de la Biblioteca 02-08-2012
REGISTROS ASOCIADOS AL PROCESO
FORMATOS GT-FO-01 Seguimiento a backups 04-03-2014 GT-FO-02 Solicitud de soporte técnico sin garantía 04-03-2014 GT-FO-03 Registro de backups 04-03-2014 GT-FO-04 Inventario de software y hardware usuarios 04-03-2014 GT-FO-05 Inventario de software Institucional 04-03-2014 GT-FO-06 Responsabilidad de software instalado 04-03-2014 GT-FO-07 Inventario de hardware Institucional 04-03-2014 GT-FO-08 Solicitud garantías externas y correctivos 04-03-2014 GT-FO-10 Mantenimiento cuentas de usuario 04-03-2014 GT-FO-11 Formato solicitud de cuentas de acceso 04-03-2014 GT-FO-12 Inventario entrega de tintas 04-03-2014 GT-FO-14 Relación de ingreso 04-03-2014 GT-FO-15 Inventario 04-03-2014 GT-FO-16 Mantenimiento preventivo 04-03-2014 GT-FO-17 Descarte 04-03-2014 GT-FO-18 Requerimientos para eventos 04-03-2014 GT-FO-19 Control salida de almacén 04-03-2014 GT-FO-20 Evaluación y descarte de material bibliográfico 04-03-2014 GT-FO-21 Estadísticas de préstamos consultas y/o servicios 04-03-2014 GT-FO-22 Encuesta de satisfacción del usuario de biblioteca 04-03-2014
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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
Código: GT-CP-01 Versión: 2
Fecha de aprobación: 17/03/2016
Página 18 de 18
Este documento impreso se considera copia no controlada
GT-FO-23 Envío de material bibliográfico para encuadernación 04-03-2014 GT-FO-24 Listado de títulos requeridos 04-03-2014 GT-FO-25 Solicitud material bibliográfico 04-03-2014 GT-FO-26 Paz y salvo biblioteca 04-03-2014 GT-FO-27 Convenio de préstamo interbibliotecario 04-03-2014 GT-FO-28 Solicitud de préstamo interbibliotecario 04-03-2014 GT-FO-29 Lista de canje Biblioteca 01-06-2015
REGISTRO DE MODIFICACIONES
VERSIÓN FECHA ITEM MODIFICADO DESCRIPCIÓN
2 17/03/2016 Inclusión de actividades Inclusión del PL-01 Plan anual de mantenimiento preventivo de los recursos. Ajuste al objetivo y el alcance del proceso.