OBIEG DOKUMENTÓW KOSZTOWYCH - ComBeeNutPLATFORMA DYSANT - OBIEG DOKUMENTÓW KOSZTOWYCH DYSANT.COM Na formularzu widoczne są również sekcje i zakładki znane już z formularza Zapotrzebowania,

P L A T F O R M A D Y S A N T

O B I E G D O K U M E N T Ó WK O S Z T O W Y C H

SPIS TREŚCI

1 WSTĘP 2

2 OBIEG ZAPOTRZEBOWAŃ 3

3 ZAMÓWIENIA 12

4 UMOWY 17

5 FAKTURY 20

5.1 Sekcja - Wyszukiwanie zamówienia źródłowego 21

5.2 Sekcja - Dane faktury 22

5.3 Sekcja - Pozycje faktury 23

5.4 Sekcja - Predekretacja 23

5.5 Sekcja - Osoba odpowiedzialna 24

6 DODATKOWE FUNKCJONALNOŚCI ROZWIĄZANIA 26

STR. 1

PLATFORMA DYSANT - OBIEG DOKUMENTÓW KOSZTOWYCH DYSANT.COM

1 WSTĘP

Obieg faktur lub szerzej, obieg dokumentów kosztowych to jeden z procesów, którychautomatyzacja jes najbardziej pożądana przez frmy i insytucje rozważające wdrożenie sysemówelektronicznego obiegu informacji.

Wdrożenie rozwiązania skutecznie realizującego potrzeby biznesowe danej organizacji wymagajasnego zdefniowania problemów, potrzeb i celów, co wbrew pozorom nie jes srawą łatwą.

Firmy wdrażają rozwiązania klasy ODK (Obieg Dokumentów Kosztowych) ponieważ:

• chcą skrócić obieg dokumentów kosztowych;

• chcą zintegrować i zoptymalizować uzupełnianie i dekretację kosztów w obiegu papierowymz księgowaniem kosztów w sysemach fnansowo-księgowych (FK);

• chcą wiedzieć o poniesionych kosztach w momencie ich powsania (zamówienia) lub nawetakceptacji wydatku, a nie dopiero w momencie rejesracji faktury (która nota bene możeutknąć w szufadzie pracownika);

• chcą uruchomić centrum usług wsólnych (tzw. CUW) dla wielu sółek działających w grupiekapitałowej.

Rozwiązania klasy ODK mogą przechodzić ewolucję zależną od poziomu świadomości i dojrzałościprocesowej danej organizacji.

Część z nich oczekuje rozwiązania umożliwiającego zwykłą rejesrację faktur wraz z towarzyszącąkoresondencją. Inne oczekują rozwiązania w pełni odwzorowującego zdefniowany obiegdokumentów kosztowych. Jeszcze inne koncentrują się dodatkowo na obsłudze zapotrzebowań izamówień, a dodatkowo na integracji z sysemem budżetowym oraz sysemem płatności.

W zależności od zdefniowanego zakresu wdrożenia aplikacja może składać się z jednej lub wielubaz danych, tj.:

• Organizacja (służy do defniowania modelu uprawnień / sruktury organizacyjnej dla aplikacjiprocesowych i ewentualnej integracji z sysemami i usługami trzecimi - Kadry, AciveDirecory, OpenLDAP, etc.).

• Kontakty (opcjonalne repozytorium Kontaktów dla sysemu aplikacji - może byćintegrowane z sysemami FK/ERP). Rejesracja dokumentów może opierać się również opobieranie danych z sysemów zewnętrznych w czasie rzeczywisym.

• Zapotrzebowania i zamówienia - obsługa procesów związanych z obsługą różnych typówzapotrzebowań (procesy wewnętrznej akceptacji wniosków o dokonanie różnego rodzajuzakupów) oraz zamówień (zesawień zamawianych produktów i usług wychodzących nazewnątrz organizacji). Moduł zawiera również funkcjonalność rejesracji umów wraz zpredekretacją kosztów z nich wynikających (umowa jes traktowana jako secjalna formazamówienia już isniejąca w sysemie).

STR. 2


• Faktury - rejesracja i obieg dokumentów księgowych (faktury, faktury pro-forma, notykorygujące, etc.).

Poniżej omówiono funkcjonalność przykładowej aplikacji przeglądarkowej działającej wgnasępującego schematu logicznego (powiązanych procesów biznesowych):

1. Obsługa obiegu zapotrzebowań.

2. Obsługa obiegu zamówień (w tym umów) - generowanie zamówień w oparciu o pozycje zaakceptowanych zapotrzebowań.

3. Obsługa obiegu faktur.

2 OBIEG ZAPOTRZEBOWAŃ

Obsługa zapotrzebowań polega na obsłudze procesów rejesracji i akceptacji zapotrzebowań.W szczególności obsługa zapotrzebowania składa się z nasępujących kroków:

1. Wypełnienie zapotrzebowania.

2. Akceptacja zapotrzebowania przez przełożonego osoby wnioskującej (szefa działu).

3. Potwierdzenie kosztów / akceptacja przez komórkę merytorycznie odpowiedzialną za danyrodzaj kosztu (np. zapotrzebowania na komputery, oprogramowanie i peryferia trafają dowyceny / akceptacji szefa IT, zapotrzebowania na kursy i szkolenia trafają do działu kadr /zapotrzebowania na nową część do obrabiarki numerycznej trafą do szefa działu utrzymaniaruchu, etc.).

Przykładowy diagram obsługi procesu zapotrzebowania (charakter ogólny, bez secjalizacji naposzczególne typy zapotrzebowań).

STR. 3


W zależności od wartości zapotrzebowania możliwe jes takie serowanie procesem aby koniecznebyły uzyskanie dodatkowych zgód i akceptacji (np. Opiekuna Projektu, Dyrektora Finansowego,Skarbnika, czy Prezesa Zarządu, etc.).

Kluczową funkcjonalnością aplikacji jes możliwość konfguracji diagramu procesu serującegoobiegiem dokumentu w zależności od modelu biznesowego danej organizacji, np. różne defnicjeprocesów dla różnych procedur zakupowych w insytucjach publicznych, bądź różne defnicjeobiegów w zależności od typu zapotrzebowania, np.:

• materiały biurowe,

• srzęt informatyczny i oprogramowanie,

STR. 4


• wyposażenie,

• kursy i szkolenia,

• prace remontowe,

• utrzymanie ruchu,

• inwesycje produkcyjne,

• catering i sotkania z klientami,

• itd.

Rozwiązanie wykorzysuje komponent silnika workfow dosępny w ramach „wbudowanej” licencji platormy DYSANT, który wsiera międzynarodowe sandardy modelowania i wymiany defnicji procesów biznesowych:

▪ BPMN – Business Process Modeling Notation (także BPMN 2.0).

▪ XPDL – XML Process Defnition Language.

Dzięki zasosowaniu i wsarciu dla międzynarodowych sandardów rozwiązanie zapewnia wysoki poziom interoperacyjności z innymi narzędziami, a tym samym …. wysoki poziom bezpieczeńswa inwesycji.

STR. 5


Formularz rejesracji zapotrzebowania.

STR. 6


Defniowanie pozycji zapotrzebowania.

Przy niektórych polach (np. czy nowy pracownik?) widoczna jes ikonka znaku zapytania (tzw.tooltip). Kliknięcie na taką ikonkę wyświetla podpowiedzi, bądź dodatkowe informacje dlaużytkownika (tu: informacje ze sruktury organizacyjnej - kim jes i w jakiej komórce organizacyjnejpracuje dana osoba).

Po zdefniowaniu pozycji ukryty zosaje obszerny zesaw pól opisowych i widoczna jes jedynietabela pozycji zapotrzebowania z podsawowymi informacjami, które nadal mogą podlegać edycji.

STR. 7


Widok zapotrzebowania ze zdefniowanymi pozycjami.

Predekretacja - służy powiązaniu, przypisaniu danej pozycji zamówienia do różnych wymiarów /kont księgowych synchronizowanych opcjonalnie z sysemem FK.

Przykładowo pozycja może być opisywana przez:

• konto,

• Miejsce Powsawania Kosztu (MPK),

• produkt,

• kontrahent,

• projekt,

• obiekt,

• .... itd.

STR. 8


Predekretacja pozycji zapotrzebowania.

Zarówno na zapotrzebowaniach, zamówieniach jak i na fakturach możliwe jes:

• dodawanie innej pozycji do zdefniowanego predekretu (przykładowo jeśli pozycja laptopzosanie zadekretowana na dany MPK, pozosałe pozycje mogą zosać z łatwością dodanedo zdefniowanego predekretu);

• zmiana udziału pozycji w predekrecie - np. drukarka będzie wykorzysywana przez 4 działy, wzwiązku z czym koszt tej pozycji zosanie rozdzielony równomiernie na 4 różne MPK. Zmianyudziału pozycji w predekrecie mogą być wyrażane ilościowo, wartościowo lub procentowo.

W sysemie może znajdować się wiele dokumentów zapotrzebowań jednocześnie. Są tozapotrzebowania różnego typu, na różnych etapach akceptacji, które są widoczne dla różnych grupużytkowników. Wymaga to zasosowania efektywnych mechanizmów wyświetlania, grupowaniai fltrowania dokumentów w aplikacji.

STR. 9


Dzięki oparciu aplikacji o platormę DYSANT Framework możliwe jes wersjonowanie procesów i jednoczesna obsługa w aplikacji procesów tego samego typu, jednak serowanych różnymi wersjami defnicji obiegu (modeli procesu), tzw. wersjonowanie procesów.

Przykładowy widok - zapotrzebowania mojego działu, które znajdują się w obiegu (grupowane wgdaty złożenia wniosku).

Po prawej sronie widoków (zrzut ekranowy powyżej) znajdują się fltry umożliwiające zadawanieprecyzyjnych zapytań aplikacji np. - pokaż zapotrzebowania typu "Szkolenia i kursy" utworzone wprzedziale od 01.03.2014 do 30.03.2014, które znajdują się obecnie na etapie "Akceptacja SzefaDziału" lub "Akceptacja Szefa HR".

Dodatkowo, ponad widokiem (prawy-górny róg, pod logiem DYSANT) znajduje się wyszukiwarkapełnoteksowa umożliwiająca wyszukiwanie po dowolnym ciągu znaków znajdującym się wdokumencie zapotrzebowania.

Dodatkowo na dokumentach zapotrzebowań można gromadzić również tzw. "dokumentacjęmiękką" związaną z procesem obsługi zapotrzebowania. Chodzi tutaj o notatki (np. luźne uwagidotyczące secyfki zamawianych towarów), załączniki (np. oferty od potencjalnych dosawców),czy całe emaile (które można wczytać ze skrzynki odbiorczej - w przypadku skrzynek sozaplatormy DYSANT niezbędne są dodatkowe prace integracyjne).

STR. 10


Formularz Zapotrzebowania - zakładka Notes.

Załączniki można dodawać grupowo, również przez zwykłe przeciągnięcie i upuszczenie naformularz zapotrzebowania.

Formularz Zapotrzebowania - zakładka Załączniki.

STR. 11


3 ZAMÓWIENIA

Zamówienie jes dokumentem, który osoba uprawniona do zamawiania towarów i usług na zewnątrzorganizacji (Szef Centrum Kosztów) tworzy z jednego, bądź wielu zaakceptowanych zapotrzebowań.

Przykładowo:

1. Zamówienie może powsać gdy zaakceptowane zapotrzebowanie na nową drukarkę traf doszefa IT (Dział IT sanowi w tym przypadku Centrum Kosztów). Szef IT na bazie tej jednejpozycji zapotrzebowania tworzy Zamówienie, które wysyła do zewnętrznego dosawcy.

2. Zamówienie może jednak powsać również wtedy, gdy do szefa IT wpłynie 10zaakceptowanych zapotrzebowań na nowe laptopy wraz z monitorami. Wtedy szef IT możeutworzyć 2 zamówienia do 2 różnych dosawców - jedno na 10 laptopów, drugie na 10monitorów.

3. Może się jednak zdarzyć również tak, że szef IT będzie miał możliwość skorzysania z ofertypromocyjnej, w ramach której najlepszą cenę będzie w sanie uzyskać kupując tzw. "dubletgrafka", czyli dwa laptopy i dwa monitory w pakiecie. W takiej sytuacji, szef IT z 10 zamówieńna laptopy i monitory utworzy jedno zamówienie na 5 sztuk "dubletów grafka".

Celem Zamówienia jes:

• utrzymywanie dokumentacji elektronicznej zesawiającej pozycje zapotrzebowań i pozycjefaktycznie zamówione na zewnątrz organizacji;

• ujednolicenie dokumentacji służącej do komunikacji z otoczeniem (generowanie formularzazamówienia) wraz z numerem, który umożliwi powiązanie danego zamówienia z przyszłąfakturą kosztową;

• śledzenie satusu zamówień.

STR. 12


Formularz Zamówienia.

W sekcji „Pozycje” należy zdefniować pozycje z zaakceptowanych zapotrzebowań, które znajdą sięw danym zamówieniu oraz ich osateczne brzmienie (oraz predekretacja, która później może zosaćod razu przepisana na koresondującą fakturę).

STR. 13


Po wskazaniu pozycji, które mają zosać umieszczone na danym zamówieniu użytkownikklika przycisk OK. Pozycje zosają przepisane jako pozycje źródłowe (oryginały pochodzącez zapotrzebowań) oraz pozycje docelowe (te które mają się znaleźć na zamówieniu, któremogą być jeszcze edytowane). Pozycje docelowe możemy również łączyć lub dzielić nazamówieniu.

STR. 14


Przy tak uzupełnionym formularzu możemy wygenerować sandardowy dokument zamówienia wPDF (przycisk Drukuj i wyślij).

STR. 15


Po wybraniu przycisku Wyślij zosaje utworzona wiadomość email z nowoutworzonym dokumentemzamówienia w załączniku, które wysarczy uzupełnić treścią, zaadresować i wysłać.

STR. 16


4 UMOWY

W związku z tym, że koszty mogą powsawać także z tytułu umów - aplikacja ODK umożliwiarównież ich rejesrowanie wraz z określaniem predekretacji dla umowy jako całości, bądź dlaposzczególnych jej pozycji.

Formularz rejesracji umowy.

STR. 17


Pozycje umowy są tworzone analogicznie do pozycji zapotrzebowań, przy czym w przypadku umówmożemy generować harmonogram płatności za pomocą przycisku "Zapisz i wygeneruj płatności"(zrzut ekranowy powyżej).

Spowoduje to otwarcie okna umożliwiającego zdefniowanie cykl powtarzania płatności (np. w 20.dniu każdego miesiąca lub w 3 środę, co drugi miesiąc, etc.).

STR. 18


Zosaną automatycznie wygenerowane przyszłe płatności, do których mogą odnosić się przyszłefaktury. Domyślnie każda z tych płatności może oferować tę samą konfgurację predekretacji,jednak isnieje opcja zdefniowania osobnej predekretacji dla każdej płatności wynikającej z umowy.

Zarejesrowane umowy są dosępne w różnych zesawieniach z możliwością wyszukiwaniapełnoteksowego i fltrowania w widoku.

Liczba i rodzaj widoków mogą być dososowane do potrzeb klienta podczas wdrożenia.

STR. 19


5 FAKTURY

Podsawowym założeniem aplikacji jes fakt isnienia zamówienia, z którym może zosaćpowiązana rejesrowana faktura kosztowa.

Aplikacja umożliwia wyszukanie zamówienia, którego dana faktura dotyczy zarówno po jegonumerze, jak i po szeregu innych parametrów.

Formularz rejesracji faktury składa się z kilku sekcji:

• Wyszukiwanie źródłowego dokumentu - sekcja ta oferuje zesaw mechanizmów i narzędziumożliwiających wyszukanie koresondującego zamówienia (również w przypadku pomyłkiw numerze zamówienia, pomyłki w zakresie odbiorcy, itd.). Jeśli zosanie odnalezionewłaściwe zamówienie, dalsze sekcje zosaną uzupełnione automatycznie.

• Dane faktury - sekcja ta zawiera szczegółowe dane dokumentu księgowego, tj. numer, data,od kogo, dla kogo, itd.

• Pozycje faktury - sekcja do szczegółowego defniowania pozycji faktury.

• Predekretacja - sekcja umożliwiająca wymiarowanie poszczególnych pozycji faktury dlacelów księgowych.

• Osoba odpowiedzialna - sekcja oferująca narzędzia wyszukiwania właściciela kosztu(osoby, która odpowiada za powsanie i zafakturowanie kosztu).

Formularz rejesracji faktury - sekcje zwinięte.

STR. 20


Na formularzu widoczne są również sekcje i zakładki znane już z formularza Zapotrzebowania, tj.:

• pasek komend z przyciskami Odczyt, Zapisz, Zapisz i Zamknij, itd.;

• sekcja metadanych, zawierająca informacje o typie dokumentu i jego bieżącym satusieobiegu;

• sekcje z przyciskami akcji (przyciski obiegu umożliwiające wykonywanie akcji wzdefniowanym procesie);

• zakładka Notes (umożliwia dodawanie notatek i e-maili);

• zakładka Załączniki (w niej znajdują się dokumenty skanów, jak i inne powiązane z fakturązałączniki).

Poniżej omówiono zawartość poszczególnych sekcji formularza Faktury.

5.1 SEKCJA - WYSZUKIWANIE ZAMÓWIENIA ŹRÓDŁOWEGO

Sekcja ta oferuje zesaw narzędzi umożliwiających wyszukanie dokumentu źródłowegosanowiącego prawdopodobną podsawę do wysawienia faktury.

W najprosszej wersji faktura zawiera numer zamówienia, który prowadzi wpros do właściwegodokumentu źródłowego.

Można również wyszukać zamówienia:

• o tej samej wartości,

• kierowane do tego samego dosawcy,

• z określonego przedziału czasu,

• ze wskazanego przedziału wartości,

• określonego rodzaju,

• zawierające określone słowa w pozycji zamówienia.

STR. 21


Zrzut ekranowy sekcji - wyszukiwanie zamówienia źródłowego.

Warunki wyszukiwania w sekcji „Wyszukiwanie zaawansowane” (powyżej) łączy warunek logiczny„i”. Przykładowo możemy wyszukać dokumenty sełniające nasępujące kryteria - Zamówieniakierowane do frmy ABC, których wartość mieści się w przedziale od 12 000 zł do 14 000 zł i którezosały wysłane do dosawcy w poprzednim miesiącu.

5.2 SEKCJA - DANE FAKTURY

Zawiera podsawowe informacje rejesrowe dotyczące faktury.

STR. 22


5.3 SEKCJA - POZYCJE FAKTURY

Służy do uzupełnienia poszczególnych pozycji faktury.

Zawiera funkcjonalność Szablonów, umożliwiającą tworzenie i wczytywanie danych z gotowychszablonów faktur, składających się z wielu pozycji (np. faktura za telefony komórkowe, energięelektryczną, itd.).

5.4 SEKCJA - PREDEKRETACJA

Umożliwia wymiarowanie poszczególnych pozycji faktury.

Po zdefniowaniu predekretu można dodać inne pozycje (bądź ich części) do isniejącychpredekretów. Isnieje również możliwość zmiany udziału danej pozycji w predekrecie (podziałwartościowy, ilościowy i procentowy).

STR. 23


5.5 SEKCJA - OSOBA ODPOWIEDZIALNA

Sekcja służy do wskazywania osób lub działów potencjalnie odpowiedzialnych za kosztdokumentowany przez fakturę (po wskazaniu zamówienia, którego dana faktura dotyczy pola Osobaodpowiedzialna, Dział odpowiedzialny są uzupełniane automatycznie). Osoba taka ma za zadaniepotwierdzić, że towar zosał dosarczony i jes zgodny z zamówieniem.

W przypadku braku zamówienia należy znaleźć osobę, która odpowiada za dany koszt. Osoba takamusi wsecznie sworzyć zamówienie, które będzie sanowić dokument źródłowy dla danej faktury.O zamówieniach tworzonych wsecznie powiadamiany jes dział controllingu.

Gdy osoba zajmująca się dekretacją faktury, do której brak zamówienia nie potraf wskazać działu,którego może dotyczyć dana faktura, może w takim przypadku wybrać opcję „Wybierz szefówwszyskich działów”. Spowoduje to, że wszyskie osoby przypisane do tej roli otrzymająpowiadomienie o konieczności weryfkacji faktury oraz uzyskają czasowe uprawnienia dodokumentu danej faktury. W momencie, gdy jedna z tych osób „przyzna się” do faktury (wybierzeprzycisk „To moja faktura”), pozosałe osoby przypisane do roli „Szef działu” utracą uprawnienia doodczytu danej faktury (po kliknięciu na link powiadomienia zobaczą komunikat – „Faktura zosałajuż zadekretowana. Nie musisz nic więcej robić”),

STR. 24


Faktury są dosępne w szerokim wachlarzu widoków - zesawień. W widokach dosępne są fltryumożliwiające defniowanie złożonych zapytań dotyczących faktur.

STR. 25


6 DODATKOWE FUNKCJONALNOŚCI ROZWIĄZANIA

• Każdy wymieniony dokument zawiera pełną hisorię obiegu (kto i kiedy jaką akcję obiegowąwykonał, kto i kiedy uruchomił proces, kto i kiedy zaakceptował dokument. etc.).

• Możliwe jes uruchomienie i zapisywanie w hisorii dokumentu wszyskich zmianwykonanych przez użytkowników na poszczególnych polach (tj. wpisanie wartości, zmianawartości, usunięcie wartości).

• Z poziomu otwartego dokumentu możliwy jes podgląd diagramu procesu serującego jegoobiegiem, w którym zaznaczony jes etap procesu, na którym obecnie znajduje się danydokument.

• Aplikacja jes resonsywna - dynamicznie dososowuje wyświetlaną treść do rozdzielczościurządzenia, na którym jes wyświetlana.

• Uprawnienia w procesach są serowane przez bazę organizacji, w której możliwe jesdefniowanie sruktury organizacyjnej i/lub sała jej integracja z zewnętrznymi źródłamidefnicji uprawnień.

• Baza organizacji obsługuje sruktury korporacyjne, holdingowe, procesowe orazwieloetatowe (jedna osoba na różnych sanowiskach w różnych sółkach grupy).

• Aplikacja wsiera i wykorzysuje sandardy w zakresie modelowania i wymiany defnicjiprocesów biznesowych (BPMN 2.0, XPDL).

• Aplikacja może być integrowana z różnymi sysemami i usługami zewnętrznymi (AciveDirecory, OpenLDAP, sysemami budżetowymi, sysemami kadrowymi, sysemami klasy ERP– SAP, Dynamics, Simple, Symfonia, BaaN, IFS; innymi serwerami aplikacyjnymi).

• Otwarte i udokumentowane API.

• Otwarta komunikacja przy wykorzysaniu m.in. protokołu REST.

• Isnieje możliwość rozbudowy aplikacji przez własne siły programisyczne, jak równieżautomatyzacja kolejnych procesów biznesowych (zależne od posiadanej licencji naoprogramowanie DYSANT).

• Isnieje możliwość łączenia aplikacji z innymi aplikacjami procesowymi dosarczanymi naplatormie DYSANT (Delegacje, Dokumenty, Kontakty, Aktywności, Projekty, Timesheety ….)(zależne od licencji].

• Interfejs portalowy umożliwiający dosęp do wielu aplikacji z poziomu jednego oknaprzeglądarki.

• Zintegrowane logowanie do wielu aplikacji DYSANT i sysemów zewnętrznych (SSO – SingleSign On).

• Możliwość rozszerzania o dodatkowe komponenty platormy DYSANT bazujące narozwiązaniach IBM (zunifkowana komunikacja, konferencje internetowe, raportowanie ianalizy, komponenty sołecznościowe).

• Aplikacja oferuje wielojęzyczną architekturę umożliwiającą dodanie tłumaczenia wdowolnym języku (w sandardzie dosępna jes wersja angielska i polska).

STR. 26


Documents

OBIEG DOKUMENTÓW KOSZTOWYCH - ComBeeNutPLATFORMA DYSANT - OBIEG DOKUMENTÓW KOSZTOWYCH DYSANT.COM Na formularzu widoczne są również sekcje i zakładki znane już z formularza Zapotrzebowania,