Systemy elektronicznego obieg dokument³w - .Wsp³‚czesnym systemom wspomagania zarz…dzania firm…

  • View
    212

  • Download
    0

Embed Size (px)

Text of Systemy elektronicznego obieg dokument³w - .Wsp³‚czesnym systemom wspomagania...

raport

44 3/2017

E l e k t r o n i c z n y o b i e g d o k u m e n t w

Systemy elektronicznego obieg dokumentwWspczesnym systemom wspomagania zarzdzania firm stawia si wymagania w obszarach, ktre wczeniej naleay do domeny innych systemw.

Przedsibiorstwa stoj obecnie przed wyzwaniem efektywnego i zintegrowanego zarzdzania infor-macj i procesami biznesowymi przy olbrzymim wzrocie danych i dokumentw biznesowych. Nowo-czesne zarzdzanie przedsibiorstwem wymaga wspar-cia ze strony systemw informatycznych.

Aktualnie wymaga si, by operator mg pracowa w jednym, heterogenicznym rodowisku pracy. Aby poprawi efektywno pracy przedsibiorstwa, relacje z jej otoczeniem, konieczne jest wdroenie narzdzi wspierajcych prac grupow i skuteczn wymian in-formacji pomidzy czonkami danej organizacji. Takie zadania wspieraj rozwizania z obszaru dokumentw (w tym elektroniczny obieg dokumentw) i zarzdzania procesami (workflow).

Workflow to automatyzacja procesu biznesowego w caoci lub w czci, w trakcie ktrej dokumenty, in-formacje i zadania s przenoszone od jednego uczestni-ka do innych dla wykonania dziaania zgodnie ze zbio-rem sformuowanych zasad. System workflow wspiera obieg informacji w firmie i zarzdzanie procesami, ktre w niej zachodz. Kady pracownik w firmie ma dostp do terminarzy i zada, ktre ma realizowa. Kontrola nad tym, czy firma pracuje prawidowo, jest znacznie atwiejsza i bardziej usystematyzowana. Moduy plano-

wania i kontroli realizacji projektw pozwalaj na lep-sz kontrol i wzrost skutecznoci ich realizacji.

Wszystkie dokumenty w jednym miejscu

System skutecznie rozwizuje problemy z dostpem rnych uytkownikw do dokumentacji, ktra jest przechowywana w firmie. Elektroniczny obieg doku-mentw umoliwia uprawnionym uytkownikom dostp do wszystkich potrzebnych im dokumentw, niezalenie od formy w jakiej powsta dany dokument (pismo, ema-il, faks). Kada informacja jest atwa do odnalezienia i odpowiednio skojarzona.

Opisywane rozwizania umoliwiaj pracownikom firmy ewidencj rnego rodzaju dokumentw, jakimi operuje si w organizacji. Mog to by zarwno doku-menty zewntrzne (faktury zakupu, umowy, oferty), jak i dokumenty wewntrz firmowe (regulaminy, zarzdze-nia, dokumenty ds. jakoci, wnioski, podania itp.).

Kady dokument elektroniczny w ramach repozyto-rium jest opisany poprzez fiszk dokumentu. W ramach fiszki okrelany jest rodzaj dokumentu, tytu, segregator i wiele innych cech. Ze wzgldu na rodzaj dokumen-tu, mog by okrelane dodatkowe cechy, ktre pniej

Do najwaniejszych korzyci biznesowych opisywanych systemw zaliczy naley:

obnienie kosztw operacyjnych przedsibiorstwa, obnienie pracochonnoci i usprawnienie procesw biznesowych realizowanych w przedsibiorstwie zau-tomatyzowanie i zestandaryzowanie elektronicznego obiegu dokumentw, koordynacj przepywu dokumentw, zarzdzanie i bezproblemowe panowanie nad du iloci rnych dokumentw przedsibiorstwa, zapewnienie jednoznacznoci i bezbdnoci w opisie dokumentw, znaczne podwyszenie efektywnoci i jakoci pracy uytkownikw systemu, wyeliminowanie wielu dziaa nie wnoszcych wartoci dla klienta, np. przekazywanie pracy z rk do rk, oczekiwanie na dokumenty czy powtarzania tej samej prostej czynnoci z kadym przepywem pro-cesu, realizacj zada zwizanych z dokumentami niezalenie od fizycznej lokalizacji uytkownika (system do-stpny z poziomu przegldarki internetowej), cakowite zabezpieczenie i ochrona dokumentw i procesw biznesowych realizowanych w przedsibior-stwie, zapewnienie dostpu do odpowiednich informacji (profilowanych) dla kadego uytkownika, moliwo kompletnej analizy obiegu dokumentw, moliwo przechowywania i dostpu do praktycznie kadego typu dokumentw we wbudowanym elek-tronicznym repozytorium.

2017-03 d.indd 44 2017.07.21 00:57

raport

453/2017

E l e k t r o n i c z n y o b i e g d o k u m e n t wmog by wykorzystane np. w procedurach automatycz-nego ksigowania, jak np. kontrahent, kwota netto, pro-jekt i inne, dowolne cechy.

Do fiszki dokumentu doczony moe by plik stano-wicy obraz elektroniczny dokumentu. Moe to by plik edytora tekstu typu Word, arkusz kalkulacyjny, czy te plik z obrazem dokumentu zeskanowego, otrzymanego mailem. Program sam zarzdza organizacj plikw na dysku. Pliki mog by przechowywane w okrelonym repozytorium dokumentw, ktre moe przyj posta wspdzielonego katalogu, serwera FTP lub katalogu w usudze Google Drive. Do jednej fiszki moe by zaczone wiele plikw (dokumenty wieloczciowe). System zarzdza takimi czynnociami, jak pobranie pli-ku do redakcji, blokowanie redakcji przez innych opera-torw itd. Zarzdza rwnie uprawnieniami do odczytu i zapisu poszczeglnych dokumentw. Pliki mog by pobrane z dysku, lub utworzone na podstawie szablo-nw dokumentw aplikacji zewntrznych. Umoliwia to szybkie tworzenie ofert lub umw z kontrahentami i pracownikami. Mona take skanowa dokumenty pa-pierowe i zamienia je na wersje elektroniczne. Skano-wanie moe si odbywa podobnie jak doczanie doku-mentu do folderu lub poprzez wywoanie automatycznej funkcji skanowania. Wwczas zeskanowany dokument mona obejrze w systemie i zapisa go w formie elek-tronicznej. Aplikacja moe obsugiwa urzdzenie ska-nujce bezporednio, oraz poprzez import z katalogw wspdzielonych z tym urzdzeniem.

Wszystkie dokumenty pogrupowane s w segregatory, ktre tworz struktur hierarchiczn, co pozwala na ich uporzdkowanie oraz przejrzyste nadawanie uprawnie. Drzewo segregatorw mona importowa ze struktury katalogw na dysku. Istnieje take moliwo zbiorcze-go importu dokumentw z plikw dyskowych.

Wbudowane narzdzia wizania dokumentw elek-tronicznych z innymi dokumentami w systemie (np. zamwienia, faktury, oferty) pozwalaj na wdroenie spjnej polityki archiwizacji i elektronicznego obiegu dokumentw w firmie. Oczywicie, przy poszanowaniu zasad bezpieczestwa i dostpu wycznie do okrelo-nych materiaw.

Obieg dokumentw

W ramach moduu elektronicznego obiegu dokumen-tw istnieje moliwo inicjowania i obsugi obiegu dokumentu rozumianego jako lista realizowanych kolej-no zada przez rnych operatorw w ramach danego procesu biznesowego. rdem inicjacji obiegu jest za-zwyczaj wprowadzenie do systemu nowego dokumentu, ktry nastpnie powinien by obsuony przez wie-le osb w firmie. Np. w przypadku faktury kosztowej

Funkcjonalnoci opisywanych rozwiza:

elektroniczne archiwum dla wszystkich doku-mentw kosztowych, obsuga wielu rde wejcia dokumentw (fax, email, skan, upload), rozpoznawanie tekstu i automatyczna indeksa-cja (OCR z silnikiem uczcym si), elektroniczny workflow dokumentw, sowniki biznesowe, monitoring terminw i powiadomienia mailo-we, integracja z wewntrznymi i zewntrznymi systemami firmy (np. klasy ERP).

2017-03 d.indd 45 2017.07.21 00:57

raport

46 3/2017

powinna ona by zatwierdzona przez osob uprawnio-n, zweryfikowana pod ktem formalnym, a na kocu zaksigowana w systemie ksigowym.

Dekretacja okrelonego dokumentu w wersji elek-tronicznej polega na przypisaniu okrelonych zada, jakie w danym dokumencie maj wykona pracownicy wybranych dziaw i pozostae osoby, w zalenoci od rl penionych w organizacji. Dziki zdefiniowaniu rl moliwe jest okrelenie zastpstw operatorw. Przeka-zywanie okrelonego dokumentu do dekretacji moe si odbywa na dwa sposoby. Pierwszy polega na tym, e dokument mona przekaza operatorowi do wiado-moci, a ten odnotuje fakt zapoznania si z nim. Drugi sposb polega na wykonaniu zadania przez przypisan do niego osob (np. ocena dokumentu, akceptacja, opis merytoryczny).

Elektroniczny obieg dokumentw oznacza, e doku-mentacja oraz informacje przekazywane s w danej or-ganizacji lub w systemie w formie elektronicznej. Ofe-rowane aktualnie przez rynek rozwizania zapewniaj

spjne i skuteczne zarzdzanie dokumentami oraz zwi-zanymi z nimi procesami biznesowymi. Przedsibior-stwo zyskuje moliwo rejestracji dokumentw nie-zalenie od ich formatu, bezpieczn archiwizacj oraz szybki dostp do zawartoci, zwaszcza w kontekcie zada wynikajcych z przebiegu procesu biznesowego.

W wikszoci przypadkw dokumenty krce po po-szczeglnych dziaach, pokojach czy te osobach pracu-jcych w danej instytucji/ przedsibiorstwie maj form papierow, co sprzyja ich zagubieniu lub zniszczeniu. Dodatkowo osoby odpowiedzialne za akceptacj, lub zaj-mujce si danym dokumentem czsto potwierdzaj za pomoc podpisu lub piecztki fakt przyjcia do wiadomo-ci. Sporo osb umieszcza take wasne notatki na doku-mentach. Takie postpowanie moe powodowa problemy, gdy jest ono podatne na bdy, najczciej wynikajce z braku odpowiedzialnoci, lub te z braku powicenia niewystarczajcej iloci uwagi dokumentom.

Aby jak najbardziej zminimalizowa moliwo po-penienia wyej wymienionych bdw oraz poprawi komfort uytkowania archiwum zawierajcego wszelk dokumentacj na rynku istnieje szereg firm, ktre specja-

lizuj si m. in. w opracowywaniu systemw obiegu do-kumentw. Gwnym celem tego typy wdroenia s mi-dzy innymi zminimalizowanie czasu obiegu dokumentu, usprawnienie procedur obiegu dokumentw, moliwo kontroli obiegu dokumentw, stworzenie centralnego archiwum, zmniejszenie czasu dostpu do dokumentw, zwikszenie efektywnoci pracy z dokumentami oraz zmniejszenie czasu potrzebnego na lokalizacj dokumen-tu. Dobrze zaplanowany oraz wdroony system obiegu dokumentw znacznie poprawia organizacj pracy sekre-tariatw, biur podawczych oraz innych komrek przed-sibiorstwa odpowiedzialnych w duej mierze za spraw-ny oraz kontrolowany przepyw dokumentw.

Dziki zastosowaniu centralnego repozytorium, w kt-rym rejestrowane s wszystkie dokumenty wpywajce, wychodzce oraz krce po terenie przedsibiorstwa moliwe jest rejestrowanie wszelkich zdarze dotycz-cych danego dokumentu oraz tworzenie historii zmian (wersjonowanie) wprowadzanych w jego treci. Wyko-rzystujc mechanizmy kontroli dostpu oraz uprawnie uytkownicy posiadajcy odpowiednie kompetencje mog udostpnia dokumenty przychodzce zewnt