Nyheter i AMEa WEb 2.0

När du loggar in i AMEa efter att vi gjort uppdateringen kommer du märka en hel del skillnader

direkt. Det har nämligen hänt mycket både ”under ytan” och i gränssnittet, det du ser på skär-

men. Då det är en hel del nyheter och förändringar rekommenderar vi verkligen att du läser ige-

nom denna lathund. Det kommer både underlätta en hel del och hjälpa dig igång snabbare med

AMEa WEb 2.0 som vi valt att kalla denna version.

Alla förändringar som är gjorda finns inte med i denna lathund då det helt enkelt inte funnits tid

till att få med dem ännu, men vi tror att du som användare av systemet kommer att upptäcka och

förstå tanken bakom flera förändringar som ännu inte finns med här.

Startsidan

Redan när du loggar in i AMEa och kommer till startsidan märker du tydliga förändringar. I grun-

den är det precis samma upplägg som förut men utseendet har ändrats (förhoppningsvis till det

bättre) och några nya funktioner finns.

Ny bevakningstyp samt symboler för olika bevakningstyper

Det finns nu en ny typ av bevakning, bevakning av delmål. Denna kan du använda för att bevaka

datum för uppföljning av ett delmål i en handlingsplan. Den visas bland övriga bevakningar på

startsidan.

Vi har även ändrat på hur de olika bevakningstyperna markeras i listan. Numera finns det fyra

symboler som anger vilken typ av bevakning som avses. Symbolerna ser ut såhär:

Period Insats Egen Delmål

Visa andras bevakningar.

På startsidan ser du liksom tidigare dina egna bevakningar när du loggar in men kan nu också

välja att se bevakningar för någon av dina kollegor. Du väljer helt enkelt ett namn i listan och då

visas bevakningar för den kollega du valt. Bilden nedan visar både detta och de nya symbolerna

för olika bevakningstyper.

Genom att välja namn i rutan

kan du se dina kollegors

bevakningar.

Färre menyer och ny ”verktygslåda”

Vi har tagit bort ett par menyer som fanns förut, nämligen ”Förhandsregistrerade” och ”Aktivi-

teter” och ersatt dessa med nya ikoner som du hittar i verktygslådan uppe till höger på skärmen.

Vi har också tagit bort några alternativ på de menyer som är kvar, t.ex. ”Registrera ny person”,

även denna funktion når du via verktygslådan.

Den utökade verktygslådan ser ut såhär:

Längre lösenord

Hittills har längden på ett lösenord i AMEa WEb varit begränsat till 8 tecken. I den nya versionen

är det möjligt att ha längre lösenord än så, däremot inte kortare. Även kravet på att lösenordet ska

innehålla minst två små bokstäver, två stora bokstäver, två siffor och två specialtecken finns kvar.

Genom att öka möjligheten till länge lösenord så kan det dock bli lättare (tro det eller ej) att skapa

egna och ännu säkrare lösenkoder än hittills. Begränsningen till åtta teckan gjorde det svårt att

använda det kanske bästa knepet för att skapa säkra lösenord, minnesramsor.

Genom att skapa en ramsa som är lätt att komma ihåg och byta vissa ord i den mot andra tecken

kan du skapa nästan vattentäta lösenord som dessutom är irrationella och inte kan kopplas till dig.

Genom att kunna använda fler tecken så underlättas detta. Nedan följer ett exempel på hur ett

säkert lösenord kan skapas.

Krav på säkra lösenord

För att ett lösenord ska kunna betraktas som säkert brukar man anse att följande kriterier ska vara

uppfyllda.

1. Det ska vara minst åtta tecken långt, helst mer.

2. Det ska inte gå att koppla till dig direkt eller indirekt, alltså inga namn på barn, partner,

husdjur eller liknande som kan kopplas till dig.

3. Det ska innehålla alla olika typer av tecken, d.v.s. små (gemener) och stora (versaler)

bokstäver, siffror och andra typer av tecken.

4. Det ska vara helt irrationellt.

Hur i hela världen uppnår man detta? Ett relativt enkelt sätt som för de flesta fungerar bra är att

skapa en ramsa (ju mer barnförbjuden desto bättre – hjärnan minns av någon anledning detta

bättre) och utgå från denna när man bygger upp sitt lösenord. Nedan följer ett bartillåtet exempel

på hur man kan gå tillväga.

Hantera

bevakningar

Lista inmatade personer Närvaro/frånvaro Rapporter

Lista inmatade

platser

Förhandsregistrering

Registrera

person

Registrera plats

Hantera

aktiviteter

Logga ut Matcha

platser

Min ramsa för att skapa ett lösenord är: Jag var i Paris 1998, det var kul!

Det kommer att leda till lösenordet JviPAris1998dv:)!

Jag antar att du redan anar hur det går till men här kommer det steg för steg:

1. Jag tar första bokstaven i varje ord och använder stor bokstav i meningens första ord

samt stadsnamet Paris, det ger följande: JviPdvk

2. Nu väljer jag att skiva ut Paris helt och lägga till årtalet som ju också ingår i ramsan men

årtalet skriver jag som siffror, detta ger följande: JviParis1998dvk

3. Jag lägger även till utropstecknet på slutet, det är ju också med i ramsan om jag väljer att

skriva ut den, då har vi: JviParis1998dvk!

4. När jag tänker på Paris så tänker jag på Eiffeltornet, stiliserat kan man tänka sig det som

ett stort A. Detta ger: JviPAris1998dvk!

5. Slutligen ersätter jag ordet ”kul” i ramsan (som ju nu är ett k) med en smiley :) det vill

säga ett kolon : och en högerparentes ) och får på så sätt mitt lösenord, lätt för mig att

komma ihåg men i stort sett omöjligt att knäcka: JviPAris1998dv:)!

Totalt 17 tecken fördelat på 3 versaler, 7 gemener, 4 siffror och 3 specialtecken.

Det var en liten utvikning vad gäller lösenord som egentligen inte har med AMEa att göra men

som går att tillämpa i många sammanhang. Ett svagt lösenord är nämligen lika effektivt som inget

lösenord alls om någon skulle vilja knäcka det. Ett lösen av den här karaktären är i sig så pass

komplext att enbart det (utan andra faktorer) är mycket svårknäckt även för duktiga hackare.

Nu åter till den nya versionen av AMEa … på nästa sida hittar du mer om personlistan.

Personlistan

I personlistan är det mesta sig likt men det har tillkommit en del nyheter som vi tror ska uppskattas, se bilden nedan.

När SMS-funktionen aktiveras efter sommaren

kan du skicka meddelanden till en eller flera

personer i din lista genom att kryssa för vilka

som ska ha meddelandet, skriva det och sända

iväg det med ett klick.

Nu finns en ruta för att göra urval på taggnin-

gar. Mer om taggningar längre fram men tan-

ken är att kunna ”märka” personer med nyckel-

ord och därefter behandla dem som en grupp,

t.ex. för att skicka SMS.

Nu visas antal personer du har i

listan, det ändras beroende på

vilka val du gör vad gäller taggar

och handläggare.

Personbilden

I personbilden har det skett en del förändringar. Dels märker du det direkt när du hämtar fram en person,

men det har också hänt en del under de olika flikarna.

Grundläggande persondata och

kontaktinformation visas överst

på skärmen och med större och

tydligare typsnitt. Även visningen

av adresser är ändrad.

Handläggare/konsulenter visas i

en lista, ni slipper ”bläddra”

mellan dem som tidigare.

En ny funktion ”taggar” hanteras

här. Mer om dem senare.

För nyanlända personer kan ”väg

in” anges, en möjlighet att klassi-

ficera hur/varför individen

kommit.

Flikarna i personbilden

Periodfliken

Det har tillkommit möjlighet att ange er kostnad (månadskostnad),

d.v.s. lön, eller lön + övriga kostnader samt eventuell subvention ni

får för en deltagare.

Vid avslut av period finns också möjligheten att ange vilken

ersättning personen får efter avslut, d.v.s. den ersättning

hen ”går till” efter avslut hos er.

Insatsfliken

Noteringsfliken

Nu visas mer information: handledare,

telefon samt avdelning finns nu direkt

synlig på insatsfliken.

Nu visas mer text på varje notering direkt i fliken. Nya noteringar

skapas via knappen för detta. De hanteras i en egen dialogruta

(se nästa sida). Utskrift av noteringar sker på samma sätt som

tidigare.

Skapa notering

Redigera notering

Knappen ”Ny notering”

När en notering sparas visas ett antal nya

knappar som ger dig möjlighet att bläddra

mellan gjorda noteringar, skapa ännu en

ny eller i förekommande fall ta bort en

notering.

Dokument, Brev och SMS

Denna flik har fått nytt namn, den hette förut ”Dokument och brev” men har i och med denna version som även hanterar SMS fått nytt namn. Dokument-

hanteringen (att ladda upp filer) liksom brev fungerar precis som förut och dessutom har en SMS-del tillkommit där skickade och mottagna SMS till deltaga-

ren visas. Observera! SMS-tjänsten startas upp i september månad och för att ta del av denna ska ni kontakta INVID.

Registrering av person

Det allra mesta är sig likt när man registrerar en ny deltagare. Det som har ändrat sig är följande.

Nu kan man ange vad en deltagare får i ersättning per månad som ett

belopp. Ni kan också ange hur mycket ni eventuellt erhåller per

månad.

Dels är detta allmän information som kan vara bra att hitta i AMEa och

dels kommer det ligga till grund för en enkel ekonomisk rapport kring

förväntade in- och utbetalningar.

Anhöriginformation registreras här vilket

minskar risken för att det glöms bort.

Man kan numera ange ”väg in” eller

anledning till att någon är nyanländ.

Ikon i verktygslådan för att

registrera ny person.

Registrering av person, fortsättning

Även i det sista steget vid inmatning av en ny person har ett par små ändringar skett.

Genom att klicka på kryssrutan när du lägger in en

utbildning så talar du om för AMEa att denna ska

användas för statistiken till Kolada, SKL:s system för att

sammanställa statistik från arbetsmarknadsenheter.

Rutan där du skriver in arbetslivserfarenhet har breddats

så att du nu ser mer text när du skriver in.

Taggar

Som redan nämnts vid ett par tillfällen i texten så finns det nu en

funktion för att ”tagga” personer i AMEa. Som väl är har ju begreppet

rent allmänt blivit populärt vilket gör att jag tror de flesta har en bra

uppfattning vad det hela handlar om. Tanken är att du ska kunna

märka en person med ett eller flera nyckelord och därefter använda

dessa för att dels skapa grupper av personer som har samma märkning

(taggning) men också för att söka fram personer med en viss tag.

Du ska INTE använda taggar när det redan finns andra begrepp i

AMEa som du kan nyttja för att hitta personer utan idén är att de

kommer till nytta när inget av de vanliga begreppen (program, anvisare,

insats m.m.) passar. Du märker upp en person genom att ange en eller

flera taggar, du hittar dessa mitt på skärmen i höjdled och på den högra

sidan, under rutan ”Allmän information”.

Här väljer du bland de befintliga taggar som redan är

upplagda. När du väljer en tagg så ”hoppar” den ned

och visas under listrutan, som ”USK-utb.” i detta

exempel.

I den tomma rutan till höger om listan med befintliga

taggar kan du skapa egna. Dessa gäller endast för dig

och kan inte ses av dina kollegor. Du sparar dina egna

taggar med diskettsymbolen till höger om rutan.

Klickar du på knappen ”Taggvård”

visas en dialogruta där du kan se

dina taggar och ta bort de du inte

använder mer.

Lite mer om taggar

En tagg gäller så länge du anger den. När du lägger till

en tagg på en person så börjar den att gälla och när

du raderar den (med soptunnan till höger om

namnet) så slutar den att gälla.

Det finns två typer av taggar, allmänna och egna.

De taggar du själv skapar är dina ”egna” som ingen

annan ser och som du själv kan använda efter eget

huvud. Allmänna taggar ser alla och de läggs till av en

administratör på samma sätt som övriga ”grunddata”

(program, insats m.fl.).

Registrera platser

En av de delar där det verkligen är skillnad på denna version och

föregående är vid registrering av platser. Nedan beskrivs i några bilder

vilka ändringarna är och hur ni går tillväga för att lägga in en ny plats. I

de första två stegen finns inga nyheter men då ni ska mata in

kontaktpersoner och placeringsmöjligheter finns flera ändringar. När ni

kommer till bilden för att registrera ansvarig ser den lite annorlunda ut

än förut.

Precis som förut så registrerar ni namn- och kontakt-

uppgifter för den som är huvudansvarig för platsen här.

För att spara dem använder ni den nya knappen som

heter ”Spara ansvarig”.

När denna klickas läggs den ansvarige för platsen in och

uppgifterna sparas.

Ikon i verktygslådan för att

registrera ny plats.

Registrera platser, övriga kontaktpersoner

När ansvarig sparats undan så fortsätter ni att lägga in övriga

kontaktpersoner i samma bild. Ni gör alltså inte kopplingen mellan

personen och arbetsuppgifterna (bransch/befattning) här utan det

kommer i nästa steg. Varje kontaktperson som läggs upp sparas undan

med ”Spara handledare”-knappen.

Alla kontaktpersoner för platsen, oavsett om de är

ansvariga eller ej sparas undan här. Uppgifterna för den

ansvarige, som läggs in först, visas överst på skärmen.

Du sparar uppgifterna för respektive handledare på

knappen för detta.

Registrera platser, övriga kontaktpersoner

Vartefter du lägger in handledare så visas dessa till höger i bilden.

Du sparar undan alla kontaktpersoner med denna

knapp.

Vartefter de läggs in så visas för- och efternamn till

höger om inmatningsfälten.

När du är klar med registrering av samtliga

kontaktpersoner/handledare så går du vidare

till nästa steg med knappen ”Nästa >>”.

Registrera placeringsmöjligheter

När alla personer som ska knytas till platsen är inlagda så ska dessa

knytas mot de olika placeringsmöjligheter som finns på platsen. På de

flesta platserna kanske man enbart har en placeringsmöjlighet men det

finns ju liksom tidigare möjlighet att knyta flera olika ”underplatser”,

eller placeringsmöjligheter, till en plats. För varje sådan ska det finnas

en handledare utpekad och det är nu vi ska göra denna koppling.

I detta steg ska alltså platsens möjligheter att ta emot personer

beskrivas och varje sådan möjlighet ska kopplas mot en handledare på

platsen. Precis som hittills beskrivs placeringsmöjligheten via

begreppen bransch och befattning och precis som i föregående version

kan man tala om vilken facklig organisation som är samtalspartner samt

hur många personer som beräknas kunna placeras och ifall körkort är

ett krav.

Skillnaden mot tidigare är att ni nu pekar ut vem som är handledare ur

en lista med de kontaktpersoner som finns registrerade på platsen. När

du sparar placeringsmöjligheten så visas informationen du lagt in längst

ner på skärmen.

Du börjar med att ange vilken bransch, befattning och facklig part som

gäller. Du kan också ange antal personer som kan tas emot och ifall körkort

är ett krav.

Nu kopplar du ansvarig handledare till den nya placeringsmöjligheten

och sparar undan den på knappen ”Spara” till höger.

OBS! Ansvarig är en ny funktion som vi återkommer till senare. Symbolen * betyder att fältet är obligatoriskt.

Registrera placeringsmöjligheter

För varje placeringsmöjlighet platsen har fyller du i fälten i skärmens övre

del och sparar undan dem med knappen ”Spara”.

När en placeringsmöjlighet sparats undan så visas informationen i fönstrets

nedre del

Platsbilden

När alla placeringsmöjligheter är inlagda och sparats undan visas platsbilden, som också har ändrat utseende en del. Det finns en rad nyheter vilka

översiktligt pekas ut nedan.

Nytt fält för datum med tillhörande informationsruta som

kan användas till ”bevakning”, uppföljning eller liknande.

Det kommer en rapport där platser kan listas som har

datum inom valt intervall.

Även den nedre delen av platsbilden innehåller en tabell med information.

Här visas vilka deltagare som är placerade på platsen vid en viss tidpunkt.

Nu är denna del tom eftersom platsen är nyregistrerad.

Ny layout för att visa placeringsmöjligheter för en plats.

All platsinformation visas nu i en lista med mer och

tydligare information än förut.

Jämfört med förut visas nu även:

- Handledare samt telefon till denne

- I förekommande fall ”ansvarig” och telefon till denne

- Ev. avdelning som placeringsmöjligheten tillhör med

möjlighet att filtrera information på detta begrepp