NTI MDOC FM · behov i sammenhæng med dette – F.eks. MDOC og MDOC FM. Denmark · Sweden · Norway · Germany Agenda for eftermiddagen 12:45 - MDOC – dokumenthåndtering 13:30

Denmark · Sweden · Norway · Germany

MDOC Dokumenthåndtering,

MDOC FM & Digital aflevering

Få mere tid til jeres forretning – MDOC og MDOC FM skaber overblik!

Vibeke Petersen & Anders TolstrupTorshavn 6. marts 2018


Hvem er vi ?

Konsulent og Product ownerMDOCIngeniørArbejdet hos RådgivereNTI 10 år, med bl.a. implementering af MDOC og MDOC FM

ChefkonsulentCand. MercSalg af IT systemer til ByggebranchenNTI 7 år, Salgsansvarlig i forhold til Bygherrer og Bygningsejere med særlig fokus på MDOC og MDOC FM

Udviklingshus i forhold til Produkter der supplerer Autodesk ogUnderstøtter vores kunders behov i sammenhæng med dette – F.eks. MDOC og MDOC FM


Agenda for eftermiddagen 12:45 - MDOC – dokumenthåndtering

13:30 - Kort pause

13:40 MDOC FM, Facility management, Helpdesk& Spacemanagement Digital aflevering

Opsamling og spørgsmål?

14:30 Kaffe og networking


NTI organisation og omsætning

Danmark År 2013 År 2014 År 2015 År 2016

Samlede Nettoomsætning i de seneste disponible regnskabsår i danske kroner excl moms.

164,1 mill 184,5 mill 180,0 mill 196,8 mill

Egenkapital de seneste disponible regnskabsår i danske kroner

16,2 mill 13,6 mill 13,8 mill 15,6 mill

Samlede aktiver de seneste disponible regnskabsår 59,1 mill 68,2 mill 70,5 mill 67,2 mill

Soliditetsgrad de seneste disponible regnskabsår på baggrund af følgende formel: Soliditetsgrad=egenkapital/samlede aktiver

27,3% 24,3% 19,6% 23,2%


Udviklingen af NTIs software MDOC og MDOC FM udvikles af NTI i Århus Udvikles i samarbejde med vores kunder MDOC er Microsoft Gold Independent Software Vendor (ISV)

Er skrevet i og efter nyeste Microsoft standarder. Bygger på Microsoft SQL .Net Følger alle Microsofts guidelines SharePoint løsninger/integrationer bygger på gældende Microsoft

standarder

NTIs udviklingsafdeling består af 50 personer. Derfor kan vi blandt andet tilbyde: Løsninger, der er tilpasset til den enkelte virksomhed Korte arbejdsgange fra idé til produkt Indgående kendskab til danske forhold og standarder som f.eks. IKT-

lovgivningen.


Dokumenthåndtering - overblik

6

Alle firmainterne dokumenterKræver firmalogin

Dokumenter pr. projektFælles adgang for projektets parter


MDOC Få mere tid til jeres forretning – MDOC skaber overblik!

Tjek mdoc.dk

Udviklet af NTIMDOC har 25 år på bagen Bruges af 130 virksomheder/kommuner i DKOver 10.000 brugere


Dokumenthåndtering – hvorfor?

Kan du finde kollegaens dokumenterHar du styr på navngivnings-koderne Er alle projekt e-mails tilgængelige for teametHvor er gældende versionHvor er revisionen, der var gældende dengangKan du åbne fx tegninger uden AutoCAD Er der forskel på tekster i tegningsliste og tegningshoved

9


Struktureret arkivering

Mappestruktur Filnavngivning Tegnings- og dokument-numre

10


Styring af revisioner og versioner

Dokument-status viser gyldighedAltid direkte adgang til nyeste version Tidligere versioner gemmes

11


Arkivering af e-mail

Fælles adgang til projekt korrespondanceOprydning i IndbakkenDokumentation for sendt/modtaget

12


Søgning og sortering

Find nemt relevante dokumenterGrupper på type, ansvarlig, … Forhåndsvisning

13


Brug af MDOC (TAdok) Sikring af Teknisk Anlægsdokumentation struktureret efter KKS Workflow styring af tegninger fra drift til projekter til drift Linker fra APIpro (vedligeholdelsessystem) til Mdoc Genforhandlingsdatoer på kontrakter Få brugere opretter, men mange anvender dokumentationen, f.eks. driftspersonalet


MDOC hos Frederikssund Kommune

Styr på tegningsarkivet, hvad er de gældende tegningerMulighed for at søge relevante tegninger frem hurtigt Skabe PDFér til brug for driftspersonalet Sikre at Kommunen lever op til deres dokumentationskrav

Gevinst – sparer tid og øger kvaliteten


MDOC hos TVIS Samtlige dokumenter arkiveres i MDOCMDOC bruges i alle afdelinger Outlook integration til dokumentation

af kommunikationWord skabeloner og skabeloner til

tegningshoveder, til brug for standardisering af materiale og kommunikationBrugerstyring i forhold til afdelinger og

brugergrupper


Udvalgte referencer Frederikssund Kommune Gladsaxe Kommune DONG ARC Odense Universitets Hospital Hundsbæk & Henriksen Herning Vand Air Team Tvis Nordsjællands Hospital Hillerød EKJ Rådgivende Ingeniører

Babcock & Wilcox Vølund Region Nordjylland A2SEA A/S Syddjurs Spildevand HTK Forsyning Fredensborg Forsyning TDC NIRAS NCC


Kort pause til kl. 13:30


De samlede udgifter til et byggeri under hele dets levetid

Design 1%

Opførelse 10%

Drift og Vedligehold 89%

Her ses tydeligt hvor mange ressourcer der bruges i drift og vedligeholdelsesfasen af byggeriet. Hele 89% afudgifterne ligger i Drift og Vedligehold, hvor kun 1% i designfasen og 10% i opførelsen af byggeriet.Kilde: Det Digitale Byggeri


Facility Management – hvorfor?

Er der overblik over ejendomsporteføljenBliver alle bygninger udnyttet optimaltHvor stort burde D&V budgettet væreHvilke D&V opgaver skal prioriteres ift. budgetHvordan håndteres Helpdesk / akut vedligehold Er der styr på data, for at kunne træffe de rigtige beslutninger

21


Facility Management - overblik

22

Alle firmainterne dokumenter Dokumenter pr. projektFælles adgang for projektets parter

FM information (og dokumenter) FM information pr. projektFælles adgang for projektets parter

Digital Aflevering


Portefølje og arealanvendelse

Ejendomme og bygninger er udgangspunktetArealer og etageplaner

fra BIM modeller Info om Klassifikation,

Bruger/Lejer, Rengøring, …

23


D&V opgaver og økonomi

Ejendomme og bygninger er udgangspunktet Systemer, hovedkort og evt. bygningsdele fra BIM modellerBygningssyn ved brug af app

24

Bygninger:Systemer,

Hovedkort,(Bygningsdele)

D&V opgaverm.

beskrivelse, prioritet,frekvens, økonomi

Økonomiskoverblik

Konsekvens v. manglende

bevilling

Opgaver løsesinternt ellereksternt via rekvisition

Ikke udførteopgaver blivertil efterslæb


Bygningssyn via app


Integration til Økonomisystemerf.eks. Opus Informationsudveksling sker via elektroniske fakturaer Status kan gennem hele forløbet følges i MDOC FM

26


Helpdesk / Akut vedligehold

Alle kan indberette opgaver (via link)Opgaver kan håndteres centralt, eller

fordeles f.eks. efter ”type”Helpdesk-opgaver kan omdannes til

planlagte opgaverHelpdesks kan løses internt eller sendes til

eksterne håndværkere

27


Digital aflevering Kvalitetssikring inden levering til FM-system Web portal til indsamling/indtastning af driftsinformationer i forbindelse med

afleveringen af et byggeri, når det går fra Projekt til Drift Fordeling af bygningsdele til relevante aktører Oplysninger om vedligeholdelsesintervaller & Priser Vedligeholdelses vejledninger og produktblade


Københavns Kommune har klare mål for digitaliseringen af Ejendomsdriften og gevinsterne ved indførelsen af MDOC FM (KASA)

Linked in 28. februar 2018KASA Helpdesk gik live medio marts 2017 i Københavns Ejendomme & Indkøb – og det gik rigtig godt! 24 sager blev oprettet i KASA Helpdesk på den første dag, det nye system gik live. KEIDs superbrugere var på pletten og hjalp kunder og kollegaer, mens medarbejdere fra Digitalisering fulgte slagets gang tæt for at samle op på forbedringsmuligheder.

Tekniker Jan Bech Jensen fra Service & Kunder, BUF/ØKF var den første til at oprette en sag på vegne af en kunde, han havde i røret: - Det er nemt at gå til, og jeg tror, vi bliver glade for det, især når vi får økonomidelen med.

Digitaliseringschef Janni Nordstrøm Conradsen konkluderer om denne første dags forløb:- Det har været en god dag. Det er gået stille og roligt. Superbrugerne siger, at deres kollegaer og kunderne synes, at systemet er nemt at bruge. Der er selvfølgelig nogle opmærksomhedspunkter, som vi skal have løst, men brugerne har taget rigtig fint i mod systemet. Alt i alt en stor dag for projektet samt forretningen og alle de medarbejdere, som har arbejdet hårdt på at få den nye helpdesk i luften.


Gevinster ved brug af MDOC FM

Københavns Lufthavne CPH For CPH har Spacemanagement det største fokus i første omgang, men også

systematisering af bygningers tilstandsvurderinger samt en hurtig og nem arbejdsgang ved brug af mobile enheder har høj prioritet.

MDOC FM skal med Spacemanagement være med til at sikre optimeringen af de mange udlejede arealer i CPH. Der er penge at tjene ved at have bedre overblik over lejemålenes størrelse, løbetider, tilstande og kvalitet, således at arealerne hele tiden er udlejede til optimale priser. Desuden er der brug for ad hoc at kunne finde ledige områder til særlige behov. Mdoc FM tager udgangspunkt i CPH’s eksisterende MicroStation tegninger.

CPH har 700.000 kvm. som er underlagt konstant ombygning, tilbygning og renovering. Disse ændringer registreres løbende i MDOC FM, hvorfra CPH’s samlede Spacemanagement håndteres. Digitaliseringen med Mdoc FM, skal sikre genbrug af data og optimering af arbejdsgange og tidsbesparelser.

Alt i alt forventes det at MDOC FM kommer til at betyde penge sparet i forbindelse med optimering af indtjeningen på udlejningsforretningen, samt en standardiseret opsamling af bygningers tilstande


Professionshøjskolerne vil udvikle fælles system til Facility Management

”Med det nye fælles system kan professionshøjskolerne drive sine bygninger mere effektivt. Systemet giver også mulighed for at benchmarke på udvalgte nøgletal eksempelvis på drift og vedligehold og energi på tværs af sektoren. I forhold til de kommende års besparelser på uddannelsesområdet er det helt afgørende at vi kan effektivisere på bygningsdriften, så der er flest mulige midler til kerneydelserne” siger Nicolai Kragh Petersen, professionshøjskoledirektør Metropol, og sektorens projektejer for udvikling af det fælles FM-system.

MDOC FM skal understøtte en række opgaver Med det nye fælles system vil professionshøjskolerne kunne understøtte styring og optimering af de daglige facility-

serviceopgaver samt drift og vedligeholdelse af campusserne. Professionshøjskolerne har opstillet følgende mål for, hvilke typer af opgaver det valgte digitale FM-system skal understøtte:

Styring og optimering af indvendige og udvendige drifts- og vedligeholdelsesopgaver på de mange bygninger samt det tilhørende terræn

Styring og optimering af forsyningsleverancer, renhold, miljø og materiel Projektledelsesopgaver ved ny- og ombygninger såvel som vedligehold af bygninger Effektiv arealudnyttelse, styring af inventar, lokaler og arbejdspladsindretning samt flytninger Styring og optimering af facility-serviceopgaver, herunder servicedesk, kantine, reception, sikkerhed og vagt,

undervisnings- og kontorservice samt datanetværk Troværdig leverance af transparent information, budgetter og nøgletal til professionshøjskolernes ledelse.

http://mdocfm.dk/professionshoejskolerne-vil-udvikle-faelles-system-til-facility-management/

http://mdocfm.dk/professionshoejskolerne-vil-udvikle-faelles-system-til-facility-management/


Odsherred KommuneLæs mere her:http://bips.dk/nyhed/odsherred-kommune-

klassificerer-150000-m2-bygningsmasse

http://bips.dk/nyhed/odsherred-kommune-klassificerer-150000-m2-bygningsmasse



Spørgsmål

Documents

NTI MDOC FM · behov i sammenhæng med dette – F.eks. MDOC og MDOC FM. Denmark · Sweden · Norway · Germany Agenda for eftermiddagen 12:45 - MDOC – dokumenthåndtering 13:30