Note – In line wit h T he Openness of Local Govern me nt B ... · Me mbers are re min de d of t heir resp o nsibility t o declare any discl osable pecuniary or n o n-pecuniary interest

T o: E x e c uti v e B o ar d Pr of e ss or St e v e n Br o o m h e a d

C hi ef E x e c uti v e T o w n H all

S a n k e y Str e et W arri n gt o n

W A 1 1 U H

E x e c uti v e B o ar d

D at e : T u e s d a y, 2 1 M a y 2 0 1 9 Ti m e: 1 8: 0 0 ( n ot e r e vi s e d ti m e) V e n u e: B a n k P ar k P a vili o n, Cr o sfi el d Str e et, W arri n gt o n W A 1 1 U P

( N ot e c h a n g e of v e n u e)

C o nt a ct - C hri sti n e Oli v er, D e m o cr ati c & M e m b er S er vi c e s, T el: 0 1 9 2 5 4 4 2 1 0 4, E m ail:

c oli v er @ w arri n gt o n. g o v. u k

N ot e – I n li n e wit h T h e O p e n n e ss of L o c al G o v er n m e nt B o di e s R e g ul ati o ns 2 0 1 4 t his m e eti n g m a y b e

r e c or d e d. A g ui d e t o r e c or di n g m e eti n gs h as b e e n pr o d u c e d b y t h e C o u n cil a n d c a n b e f o u n d at

htt p s:// w w w. w arri n gt o n. g o v. u k/i nf o/ 2 0 1 1 0 4/ c o u n cil _ c o m mitt e e s _ a n d _ m e eti n g s/ 1 0 0 3/ a c c es s _t o _ c o u n cil _ m

e eti n g s

A G E N D A

P art 1

It e m s d uri n g t h e c o n si d er ati o n of w hi c h t h e m e eti n g i s e x p e ct e d t o b e o p e n t o m e m b er s of t h e p u bli c (i n cl u di n g t h e pr e ss) s u bj e ct t o a n y st at ut or y ri g ht of e x cl u si o n.

1. C o d e of C o n d u ct – D e cl ar ati o n s of I nt er e st

R el e v a nt A ut h oriti e s ( Di s cl o s a bl e P e c u ni ar y I nt er e st s) R e g ul ati o n s

2 0 1 2.

M e m b er s ar e r e mi n d e d of t h eir r e s p o n si bilit y t o d e cl ar e a n y di s cl o s a bl e p e c u ni ar y or n o n -p e c u ni ar y i nt er e st w hi c h t h e y h a v e i n a n y it e m of b u si n e ss o n t h e a g e n d a n o l at er t h a n w h e n t h e it e m i s r e a c h e d.

2. Mi n ut e s 7 - 1 0

Mi n ut e s of t h e m e eti n g of t h e E x e c uti v e B o ar d h el d o n 8 A pril 2 0 1 9.

3. E x e c uti v e D e ci si o n s - F or w ar d Pl a n 1 1 - 2 0

R e p ort of H e a d of L e g al a n d D e m o cr ati c S er vi c e s a n d M o nit ori n g

mailto:[email protected]

https://www.warrington.gov.uk/info/201104/council_committees_and_meetings/1003/access_to_council_meetings

https://www.warrington.gov.uk/info/201104/council_committees_and_meetings/1003/access_to_council_meetings

Offi c er t o t h e C o u n cil.

4. E x e c uti v e B o ar d A p p oi nt m e nt s t o O ut si d e B o di e s 2 0 1 9 / 2 0 2 1 - 2 2

J oi nt R e p ort of t h e L e a d er a n d D e p ut y L e a d er of t h e C o u n cil. N B. A p p e n di x 1 – S c h e d ul e of O ut si d e B o di e s t o f oll o w.

5 . A n n u al r e p ort o n E x e c uti v e B o ar d T a s k Gr o u p s 2 0 1 9 / 2 0 a n d E x e c uti v e B o ar d T a s k Gr o u p s a n d C h a m pi o n s / A m b a s s a d or s 2 0 1 9 / 2 0

R e p ort of t h e L e a d er of t h e C o u n cil t o f oll o w.

6 . C h a n g e of C o ntr a ct A w ar d – W arri n gt o n B or o u g h C o u n cil C o m bi n e d C o ntr ol C e ntr e ( F or w ar d Pl a n N o 0 5 5 / 1 8)

2 3 - 2 6

R e p ort of E x e c uti v e B o ar d M e m b er, Hi g h w a ys, Tr a n s p ort ati o n a n d P u bli c R e al m.

7. W arri n gt o n B or o u g h C o u n cil C o m bi n e d C o ntr ol C e ntr e – Pr oj e ct U p d at e a n d St a g e 2 C o ntr a ct A w ar d ( F or w ar d Pl a n N o 0 5 9 / 1 8)

2 7 - 3 4

R e p ort of E x e c uti v e B o ar d M e m b er, Tr a n s p ort ati o n, Hi g h w a ys a n d P u bli c R e al m.

8. O m e g a L o c al Hi g h w a y s P h a s e 3 b – C o n str u cti o n C o ntr a ct A w ar d ( F or w ar d Pl a n N o 0 6 0 / 1 8)

3 5 - 4 6


9. T o w n C e ntr e R e g e n er ati o n ( F or w ar d Pl a n N o 0 4 7 / 1 8) 4 7 - 5 2

R e p or t of t h e L e a d er of t h e C o u n cil.

1 0. Str at e gi c Pr o p ert y I n v e st m e nt ( F or w ar d Pl a n N o 0 5 2 / 1 8) 5 3 - 5 6

R e p ort of t h e L e a d er of t h e C o u n cil .

1 1. Br a m pt o n L o d g e D a y C ar e S er vi c e t o P e o pl e wit h a Di a g n o si s of D e m e nti a ( F or w ar d Pl a n N o 0 5 8 / 1 8)

5 7 - 6 4

R e p ort of E x e c uti v e B o ar d M e m b er, St at ut or y H e alt h a n d A d ult S o ci al C ar e.

P art 2

It e m s of a “ c o nfi d e nti al or ot h er s p e ci al n at ur e ” d uri n g w hi c h it i s li k el y t h at t h e m e eti n g will n ot b e o p e n t o t h e p u bli c a n d pr e ss a s t h er e w o ul d b e a di s cl o s ur e of e x e m pt i nf or m ati o n a s d efi n e d i n S e cti o n 1 0 0I of t h e L o c al G o v er n m e nt A ct 1 9 7 2.

T h e f oll o wi n g i nf or m ati o n c o m pri s e s t h e f or m al n oti c e u n d er P ar a gr a p h 5( 4) of t h e L o c al A ut h oriti e s ( E x e c uti v e Arr a n g e m e nt s) ( M e eti n gs a n d A c c e ss t o I nf or m ati o n) ( E n gl a n d) R e g ul ati o n s 2 0 1 2 t h at a d e ci si o n h a s b e e n t a k e n t o h ol d t hi s p art of t h e m e eti n g i n pri v at e. I nf or m ati o n i s al s o pr o vi d e d a g ai n st e a c h it e m h e a di n g a b o ut t h e r e a s o n s f or h ol di n g t hi s p art of t h e m e eti n g i n pri v at e, a n y r e pr e s e nt ati o n s r e c ei v e d a n d t h e r e s p o n s e t o t h o s e r e pr e s e nt ati o n s.

1 2 . W arri n gt o n B or o u g h C o u n cil C o m bi n e d C o ntr ol C e ntr e – Pr oj e ct U p d at e a n d St a g e 2 C o ntr a ct A w ar d ( F or w ar d Pl a n N o 0 5 9 / 1 8)


R e a s o n s f or C o n si d eri n g i n Pri v at e:

E x e m pt I nf or m ati o n – C at e g or y 3, S c h e d ul e 1 2 A, L o c al G o v er n m e nt A ct 1 9 7 2.

R e pr e s e nt ati o n s R e c ei v e d:

Nil.

R e s p o n s e t o R e pr e s e nt ati o n s:

Nil.

1 3 . O m e g a L o c al Hi g h w a y s P h a s e 3 b – C o n str u cti o n C o ntr a ct A w ar d ( F or w ar d Pl a n N o 0 6 0 / 1 8)





Nil.


Nil.

1 4 . T o w n C e ntr e R e g e n er ati o n ( F or w ar d Pl a n N o 0 4 7 / 1 8)

R e p ort of L e a d er of t h e C o u n cil.




Nil.


Nil.

1 5. Str at e gi c Pr o p ert y I n v e st m e nt ( F or w ar d Pl a n N o 0 5 2 / 1 8)

R e p ort of t h e L e a d er of t h e C o u n cil.




Nil.


Nil.

1 6. Br a m pt o n L o d g e D a y C ar e S er vi c e t o P e o pl e wit h a Di a g n o si s of D e m e nti a ( F or w ar d Pl a n N o 0 5 8 / 1 8)

R e p ort of E x e c uti v e B o ar d M e m b er, St at ut or y H e alt h a n d A d ult S o ci al C ar e.




Nil.


Nil.

6

A g e n d a It e m 2

Mi n ut e s of t h e M e eti n g of t h e E x e c uti v e B o ar d – 0 8 A pril 2 0 1 9

Pr e s e nt: E x e c uti v e B o ar d M e m b er s: C o u n cill or :

L e a d er R B o w d e n D e p ut y L e a d er C Mit c h ell C hil dr e n’s S er vi c e s J C art er E n vir o n m e nt a n d P u bli c Pr ot e cti o n (i n cl u di n g cli m at e c h a n g e) J G ut hri e L ei s ur e a n d C o m m u nit y T Hi g gi n s P u bli c H e alt h a n d W ell -b ei n g M M c L a u g hli n Hi g h w a ys, Tr a n s p ort ati o n a n d P u bli c R e al m H M u n dr y P er s o n n el a n d C o m m u ni c ati o n s H P at el C ult ur e a n d P art n er s hi p s D Pri c e

E B 1 4 1 A p ol o gi e s

A p ol o gi e s w er e r e c ei v e d fr o m C o u n cill or P Wri g ht, E x e c uti v e B o ar d M e m b er, St at ut or y H e alt h a n d A d ult S o ci al C ar e .

E B 1 4 2 C o d e of C o n d u ct – D e cl ar ati o n of I nt er e st

N o C o d e of C o n d u ct d e cl ar ati o n s of i nt er e st w er e m a d e at t hi s m e eti n g .

E B 1 4 3 Mi n ut e s

D e ci si o n: T h at t h e mi n ut e s of t h e m e eti n g of t h e E x e c uti v e B o ar d h el d o n 1 1 M ar c h 2 0 1 9 w er e r e c ei v e d a n d si g n e d a s a c orr e ct r e c or d b y t h e L e a d er of t h e C o u n cil.

E B 1 4 4 E x e c ut i v e D e ci si o n s – F or w ar d Pl a n

T h e E x e c uti v e B o ar d c o n si d er e d a r e p ort of t h e H e a d of L e g al a n d D e m o cr ati c S er vi c e s a n d M o nit ori n g Offi c er t o t h e C o u n cil o n t h e c o nt e nt s of t h e E x e c uti v e D e cisi o n s - F or w ar d Pl a n c o v eri n g t h e p eri o d 1 M a y – 3 0 S e pt e m b er 2 0 1 9 .

D e ci si o n: T h e r e p ort w a s r e c ei v e d a n d n ot e d.

R e a s o n f or D e ci si o n – T h e r e p ort w a s s u b mitt e d f or i nf or m ati o n a n d c o m m e nt.

E B 1 4 5 H o u si n g I n v e st m e nt – Pl a c e s f or P e o pl e ( F or w ar d Pl a n N o 0 5 3 / 1 8)

E B 1 4 9 R ef er s .

7

Mi n ut es is s u e d o n T h urs d a y 1 1 A pril 2 0 1 9 . C all i n e x pir e s mi d ni g ht o n M o n d a y 1 5 A pril 2 0 1 9 . D e cisi o n s c a n b e i m pl e m e nt e d fr o m T u es d a y 1 6 A pril 2 0 1 9 .


E B 1 4 6 H o u si n g I n v e st m e nt – Ir w ell V all e y H o u si n g A s s o ci ati o n Li mit e d ( F or w ar d Pl a n N o 0 5 4 / 1 8)

E B 1 5 0 R ef er s .

E B 1 4 7 Ti m e S q u ar e D e v el o p m e nt – Pr o p ert y I n v e st m e nt ( F or w ar d Pl a n N o 0 5 6 / 1 8) *

E B 1 5 1 R ef er s .

* N ot e T his it e m a n d E B 1 5 1 ar e b ei n g d e alt wit h u n d er G e n er al E x c e pti o n Pr o c e d ur e R ul e 1 3 – A c c e ss t o I nf or m ati o n Pr o c e d ur e R ul e s i n t h e C o u n cil’s c o nstit uti o n a n d u n d er R e g ul ati o n 1 0 of t h e ( M e eti n gs a n d A c c e ss t o I nf or m ati o n) R e g ul ati o ns 2 0 1 2.

E B 1 4 8 E x cl u si o n of t h e P u bli c (i n cl u di n g t h e pr e s s)

D e ci si o n: T h at m e m b ers of t h e p u bli c (i n cl u di n g t h e pr e ss) b e e x cl u d e d fr o m t h e m e eti n g b y r e a s o n of t h e c o nfi d e nti al n at ur e of t h e f oll o wi n g it e m s of b u si n e ss t o b e tr a n s a ct e d b ei n g wit hi n c at e g or y 3 of S c h e d ul e 1 2 A L o c al G o v er n m e n t A ct 1 9 7 2 ( R ul e 1 0 of t h e A c c e ss t o I nf or m ati o n Pr o c e d ur e R ul e s) a n d t h e p u bli c i nt er e st i n di s cl osi n g t h e i nf or m ati o n i s o ut w ei g h e d b y t h e n e e d t o k e e p t h e i nf or m ati o n c o nfi d e nti al.

E B 1 4 9 H o u si n g I n v e st m e nt – Pl a c e s f or P e o pl e ( F or w ar d Pl a n N o 0 5 3 / 1 8)

T h e E x e c uti v e B o ar d c o nsi d er e d a r e p ort of t h e L e a d er of t h e C o u n cil, C o u n cill or R B o w d e n , w hi c h s o u g ht E x e c uti v e B o ar d a p pr o v al f or t h e C o u n cil t o i n cr e a s e a l o a n f a cilit y wit h Pl a c e s f or P e o pl e H o u si n g A ss o ci ati o n ( “ Pf P ”) w h er e b y, t h e C o u n cil pr o vi d e s Pf P wit h a fi v e y e ar, £ 5 0 m l o a n f a cilit y, i n a d diti o n t o t h eir c urr e nt l o a n f a cilit y .

D e ci si o n – T h at t h e E x e c uti v e B o ar d :

( 1) A p pr o v e d t h e C o u n cil e nt eri n g i nt o a £ 5 0 milli o n, fi v e y e ar l o a n f a cilit y wit h Pl a c e s

f or P e o pl e e xt e n di n g t h eir c urr e nt l o a n f a cilit y t o £ 1 0 0 milli o n.

( 2) D el e g at e d t o t h e Dir e ct or of C or p or at e S er vi c e s a n d t h e H e a d of L e g al a n d

D e m o cr ati c S er vi c e s, f oll o wi n g c o n s ult ati o n wit h t h e L e a d er of t h e C o u n cil, t h e

pr e p ar ati o n a n d c o m pl eti o n of t h e l e g al a gr e e m e nt b et w e e n t h e C o u n cil a n d Pf P

i n r e s p e ct of t h e l o a n.

( 3) D el e g at e d t o t h e Dir e ct or of C or p or at e S er vi c e s a n d t h e H e a d of L e g al a n d

D e m o cr ati c S er vi c e s t h e c o m pl eti o n of all a n cill ar y l e g al d o c u m e nt s r e q uir e d t o

gi v e eff e ct t o t h e l o a n.

8



( 4) D el e g at e d t o t h e Dir e ct or of C or p or at e S er vi c e s a n d t h e H e a d of L e g al a n d D e m o cr ati c S er vi c e s t h e gr a nti n g or r ef u s al of a p pr o v al s or c o n s e nt s r e q u e st e d or r e q uir e d u n d er t h e t er m s of t h e l o a n f a cilit y f or t h e d ur ati o n of t h e l o a n a gr e e m e nt.

( 5) A p pr o v e d t h e l o a n b e a d d e d t o t h e c a pit al pr o gr a m m e t o b e f u n d e d fr o m £ 5 0 m of pr u d e nti al b orr o wi n g.

R e a s o n f or D e ci si o n: T o i n cr e a s e h o u si n g r e g e n er ati o n i n W arri n gt o n a n d t h e s urr o u n di n g r e gi o n.

E B 1 5 0 H o u si n g I n v e st m e nt – Ir w ell V all e y H o u si n g A s s o ci ati o n Li mit e d ( F or w ar d Pl a n N o 0 5 4 / 1 8)

T h e E x e c uti v e B o ar d c o n si d er e d a r e p ort of t h e L e a d er of t h e C o u n cil, C o u n cill or R B o w d e n , w hi c h s o u g ht E x e c uti v e B o ar d a p pr o v al f or t h e C o u n cil t o e nt er i nt o a l o a n f a cilit y wit h Ir w ell V all e y H o u si n g A ss o ci ati o n Li mit e d (I V H A L) w h er e b y t h e C o u n cil pr o vi d e s I V H A L wit h a 2 5 y e ar f ull y s e c ur e d £ 3 0 m l o a n f a cilit y.


( 1) A p pr o v e d t h e C o u n cil e nt eri n g i nt o a £ 3 0 milli o n, 2 5 y e ar l o a n f a cilit y wit h Ir w ell

V all e y H o u si n g A ss o ci ati o n Li mit e d (I V H A L).

( 2) D el e g at e d t o t h e Dir e ct or of C or p or at e S er vi c e s a n d t h e H e a d of L e g al a n d D e m o cr ati c

S er vi c e s, f oll o wi n g c o n s ult ati o n wit h t h e L e a d er of t h e C o u n cil, t h e pr e p ar ati o n a n d

c o m pl eti o n of t h e l e g al a gr e e m e nt b et w e e n t h e C o u n cil a n d I V H A L i n r e s p e ct of t h e

l o a n.

( 3) D el e g at e d t o t h e Dir e ct or of C or p or at e S er vi c e s a n d t h e H e a d of L e g al a n d D e m o cr ati c

S er vi c e s t h e c o m pl eti o n of all a n cill ar y l e g al d o c u m e nt s r e q uir e d t o gi v e eff e ct t o t h e

l o a n.

( 4) D el e g at e d t o t h e Dir e ct or of C or p or at e S er vi c e s a n d t h e H e a d of L e g al a n d D e m o cr ati c S er vi c e s t h e gr a nti n g or r ef u s al of a p pr o v al s or c o n s e nt s r e q u e st e d or r e q uir e d u n d er t h e t er ms of t h e l o a n f a cilit y f or t h e d ur ati o n of t h e l o a n a gr e e m e nt.

( 5) A p pr o v e d t h e s c h e m e b e a d d e d t o t h e C a pit al Pr o gr a m m e t o b e f u n d e d fr o m Pr u d e nti al B orr o wi n g.

R e a s o n f or D e ci si o n: T o pr o vi d e a pr u d e nt s o ci al i n v e st m e nt o p p ort u nit y t o t h e C o u n cil a n d t h e p ot e nti al f or p art n er s hi p w or ki n g t h at will i n cr e a s e h o u s e b uil di n g n ati o n all y i n li n e wit h t h e G o v er n m e nt ’s r e c e nt W hit e P a p er o n H o u si n g.

E B 1 5 1 Ti m e S q u ar e D e v el o p m e nt – Pr o p ert y I n v e st m e nt ( F or w ar d Pl a n N o 0 5 6 / 1 8)*

9



* N ot e t his it e m is b ei n g d e alt wit h u n d er t h e r e q u est t o h ol d a m e eti n g, or p art of a m e eti n g, i n pri v at e w h er e n oti c e h a s n ot b e e n gi v e n u n d er R e g ul ati o n s 5( 2) or 5( 4) of t h e L o c al A ut h oriti es ( E x e c uti v e Arr a n g e m e nt s) ( M e eti n gs a n d A c c e s s t o I nf or m ati o n) ( E n gl a n d) R e g ul ati o n s 2 0 1 2.

T h e E x e c uti v e B o ar d c o nsi d er e d a r e p ort of t h e L e a d er of t h e C o u n cil, C o u n cill or R B o w d e n , w hi c h i nf or m e d t h e E x e c uti v e B o ar d of t h e h e a d s of t er m s f or a l e a s e c o ntr a ct wit h a l ei s ur e o p er a t or f or t h e Ti m e S q u ar e s c h e m e a n d t o s e e k a p pr o v al t o pr o gr e ss t o c o m pl eti o n of t h e l e a s e o n t h e t er m s s p e cifi e d.


( 1) A p pr o v e d t h e l e a s e t er ms s et o ut at 5. 3 i n t h e P art 2 r e p ort. ( 2) A ut h or i s ed t h e Dir e ct or of Gr o wt h t o m a k e a n y n e c e ss ar y d e ci si o n s i n t h e

a p pr o v al of a n y d et ail e d l e a s e t er m s a n d r e vi si o n s t o t h e t er m s s et o ut at 5. 3 i n t h e P art 2 r e p ort b ut o nl y f oll o wi n g c o n s ult ati o n wit h t h e L e a d er of t h e C o u n cil, t h e M o nit ori n g Offi c er a n d t he D e p ut y C hi ef E x e c uti v e a n d D ir e ct or of C or p or at e S er vi c e s.

( 3) A ut h ori s e d t h e M o nit ori n g Offi c er t o e nt er i nt o d o c u m e nt ati o n i n a c c or d a n c e wit h t h e t er m s a s s et o ut at 5. 3 i n t h e P art 2 r e p ort a s n e c e ss ar y a n d a p pr o pri at e f or t h e p ur p o s e s s et o ut at 1 0. 1(i) i n t h e P art 2 r e p ort.

R e a s o n f or D e ci si o n:

• T o s e c ur e a n ot h er c o m m er ci al o p er at or f or t h e Ti m e S q u ar e s c h e m e, t o e n a bl e a n d pr o vi d e a n i n c o m e str e a m a n d d eli v er p o siti v e r e g e n er ati o n of o ur t o w n c e ntr e.

• T h e off er r e pr e s e nt s t h e b e st v al u e a n d m ar k et v al u e a v ail a bl e.

• It d e m o n str at e s g o o d c o m m er ci al d e m a n d f or t h e Ti m e S q u ar e s c h e m e.

• T h e l e a s e d e al pr o vi d e s a d diti o n al fi n a n ci al r e sili e n c e t o t h e Ti m e S q u ar e f u n di n g m o d el.

• It i s c o n si d er e d pr u d e nt t o s e c ur e a g o o d, l ei s ur e u s e f or t h e pr o p ert y n o w.

• It i s c o n si d er e d pr u d e nt t o d e m o n str at e d e m a n d fr o m c o m m er ci al o p er at or s f or t h e Ti m e S q u ar e s c h e m e t o a ssi st i n pr o m oti n g t h e s c h e m e a h e a d of l a u n c h n e xt y e ar .

Si g n e d … … … … … … … … … … … … … …

D at e d … … … … … … … … … … … … … …..

1 0



W A R RI N G T O N B O R O U G H C O U N CI L

E X E C U TI V E B O A R D – 2 1 M a y 2 0 1 9

R e p ort of : H e a d of L e g al a n d D e m o cr ati c S er vi c e s a n d M o nit ori n g Offi c er t o t h e C o u n cil

E x e c uti v e Dir e ct or : St e v e n Br o o m h e a d , C hi ef E x e c uti v e

S e ni or R e s p o n si bl e Br y a n M a g a n , H e a d of D e m o cr ati c a n d M e m b er S er vi c e s Offi c er :

C o nt a ct D et ail s: E m ail A d dr e s s: T el e p h o n e: b m a g a n @ w arri n gt o n. g o v. u k 0 1 9 2 5 4 4 2 1 2 0

K e y D e ci si o n N o. N/ A

W ar d M e m b er s: All

TI T L E O F R E P O R T: E X E C U TI V E D E CI SI O N S - F O R W A R D P L A N

1. P U R P O S E

1. 1 T o c o n si d er t h e c urr e nt E x e c uti v e D e ci si o n s F o r w ar d Pl a n c o v eri n g t he p eri o d 1 J u n e 2 0 1 9 – 3 1 O ct o b er 2 0 1 9.

2. C O N FI D E N TI A L O R E X E M P T

2. 1 T h e r e p ort i s n ot c o nfi d e nti al or e x e m pt.

3. I N T R O D U C TI O N A N D B A C K G R O U N D

3 . 1 K e y D e ci si o n s ar e E x e c uti v e d e ci si o n s of t h e a ut h orit y w hi c h ar e d e cisi o n s of t h e E x e c uti v e B o ar d or a n Offi c er u n d er d el e g at e d p o w er s w hi c h ar e li k el y t o –

• R e s ult i n W arri n gt o n B or o u g h C o u n cil i n c urri n g e x p e n dit ur e, m a ki n g s a vi n gs or vir e i n g £ 2 5 0, 0 0 0 or m or e h a vi n g r e g ar d t o t h e L o c al A ut h orit y b u d g et f or t h e s er vi c e or f u n cti o n s t o w hi c h t h e d e ci si o n r el at e s, or

• B e si g nifi c a nt i n t er m s of it s eff e ct s o n c o m m u niti e s li vi n g or w or ki n g wit hi n W arri n gt o n B or o u g h C o u n cil’s ar e a c o m pri si n g t w o or m or e W ar d s.

3. 2

1 1

T o c o m pl y wit h t h e l e gi sl ati o n ' L o c al A ut h oriti e s ( E x e c uti v e Arr a n g e m e nt s) ( M e eti n gs a n d A c c e ss t o I nf or m ati o n) ( E n gl a n d) R e g ul ati o n s 2 0 1 2', t h e C o u n cil i s r e q uir e d –



( 1) t o gi v e 2 8 d a ys’ n oti c e of k e y d e ci si o n s.

( 2) t o p u bli s h a n oti c e of it s i nt e nti o n t o di s c u ss c o nfi d e nti al or e x e m pt it e ms at l e a st 2 8 d a ys i n a d v a n c e of t h e m e eti n g; a n d

( 3) t o p u bli s h a f urt h er n oti c e at l e a st fi v e cl e ar d a ys’ b ef or e a pri v at e m e eti n g w hi c h m u st i n cl u d e a st at e m e nt of t h e r e a s o n s f or t h e m e eti n g t o b e h el d i n pri v at e, d et ail s of a n y r e pr e s e nt ati o n s r e c ei v e d a n d a st at e m e nt of its r e s p o n s e t o a n y s u c h r e pr e s e nt ati o n s.

4. T H E R E P O R T

4. 1 T h e c urr e nt E x e c uti v e D e ci si o n s - F or w ar d Pl a n i s att a c h e d at A p p e n di x A.

4. 2 T h e f oll o wi n g a m e n d m e nt s/ c h a n g e s t o t h e F or w ar d Pl a n ar e r e p ort e d f o r i nf or m ati o n:

N E W I T E M S – 2 1 M A Y 2 0 1 9

0 6 1 / 1 8 R e g e n er ati o n A c q ui siti o n.

U P D A T E S – 2 1 M A Y 2 0 1 9

0 6 1/ 1 8 R e g e n er ati o n A c q ui siti o n – it e m m o v e d fr o m 2 1 M a y t o 1 0 J u n e 2 0 1 9 E x e c uti v e B o ar d m e eti n g. R E A S O N: it e m d ef err e d t o all o w f urt h er o n g oi n g d u e dili g e n c e.

N E W I T E M S – 1 0 J U N E 2 0 1 9

0 6 4/ 1 8 A d o pti o n of Pl a yi n g Pit c h Str at e g y.

0 6 8/ 1 8 Pr o p ert y I n v e st m e nt ( 1)

0 6 9/ 1 8 Pr o p ert y I n v e st m e nt ( 2)

N E W I T E M S – 8 J U L Y 2 0 1 9

0 6 2/ 1 8 B u d g et M o nit ori n g 2 0 1 8 -1 9 Q 4 U p d at e a n d Pr o visi o n al O utt ur n

0 6 3/ 1 8 C a pit a l Pr o gr a m m e 2 0 1 8-1 9 O utt ur n

0 6 5/ 1 8 W arri n gt o n M e a n s B u si n e ss

0 6 6/ 1 8 T o w n C e ntr e M a st er pl a n

N E W I T E M S – 9 S E P T E M B E R 2 0 1 9

0 6 7/ 1 8 L o c al H o u si n g C o m p a n y.

0 7 0/ 1 8 B u d g et M o nit ori n g 2 0 1 9/ 2 0 – Q u art er 1

0 7 1/ 1 8 C a pit al Pr o gr a m m e M o nit ori n g 2 0 1 9/ 2 0 - Q u art er 1 -

I nf or m ati o n It e m

P erf or m a n c e R e p ort 2 0 1 9/ 2 0 - Q u art er 1

5. FI N A N CI A L C O N SI D E R A TI O N S

5 . 1

1 2

N o n e .


6. RI S K A S S E S S M E N T

6 . 1 N/ A .

7. E Q U A LI T Y A N D DI V E R SI T Y / E Q U A LI T Y I M P A C T A S S E S S M E N T

7 . 1 T h er e ar e n o s p e cifi c e q u aliti e s i ss u e s i n r el ati o n t o t h e c o nt e nt of t hi s r e p ort.

8. C O N S U L T A TI O N

8 . 1 N/ A .

9. R E A S O N S F O R R E C O M M E N D A TI O N

9 . 1 T h e r e p ort i s s u b mitt e d f or i nf or m ati o n a n d c o m m e nt .

1 0. R E C O M M E N D A TI O N

1 0 . 1 T h at t h e E x e c uti v e B o ar d r e c ei v e s t h e c o nt e nt s of t h e E x e c uti v e D e ci si o n s - F or w ar d Pl a n a n d m a k e c o m m e nts a s a p pr o pri at e .

1 1 . B A C K G R O U N D P A P E R S

P a p er s h el d wit hi n D e m o cr ati c a n d M e m b er S er vi c e s a b o ut it e m s f or i n cl usi o n a n d c h a n g e s t o t h e F or w ar d Pl a n .

C o nt a ct f or B a c k gr o u n d P a p er s:

N a m e E -m ail T el e p h o n e

C hri sti n e Oli v er c oli v er @ w arri n gt o n. g o v. u k 0 1 9 2 5 4 4 2 1

1 3

0 4


1 4



U p d at e d 1 3 M a y 2 0 1 9

E X E C U TI V E D E CI SI O N S – F O R W A R D P L A N

1 J u n e 2 0 1 9 – 3 1 O ct o b er 2 0 1 9

R e p ort of t h e H e a d of L e g al & D e m o cr ati c S er vi c e s a n d M o nit ori n g Offi c er t o t h e C o u n cil

T hi s i s f or m al n oti c e u n d er t h e L o c al A ut h oriti es ( E x e c uti v e Arr a n g e m e nt s) ( M e eti n gs a n d A c c e ss t o I nf or m ati o n) ( E n gl a n d) R e g ul ati o n s 2 0 1 2 of K e y D e ci si o n s d u e t o b e t a k e n b y t h e A ut h orit y a n d t h at t h o s e p art s of t h e E x e c uti v e B o ar d m e eti n g i d e ntifi e d i n t hi s F or w ar d Pl a n will b e h el d i n pri v at e b e c a u s e t h e a g e n d a a n d r e p ort s f or t h e m e eti n g will c o nt ai n c o nfi d e nti al or e x e m pt i nf or m ati o n a s d efi n e d i n t h e R e g ul ati o n s.

C o nt a ct I nf or m ati o n: D e m o cr ati c & M e m b er S er vi c e s T o w n H all W arri n gt o n W A 1 1 U H E m ail: c oli v er @ w arri n gt o n. g o v. u k

1 5

T el: 0 1 9 2 5 4 4 2 1 0 4



W h at i s t h e F or w ar d Pl a n ? T h e F or w ar d Pl a n c o nt ai n s all t h e k e y d e cisi o n s t h e C o u n cil e x p e ct s t o t a k e o v er t h e n e xt f o ur m o nt h s. It will b e r efr es h e d r e g ul arl y a n d will gi v e at l e a st 2 8 d a y s’ n oti c e of a n y K e y D e ci si o n s a n d, if a p pli c a bl e, t h e E x e c uti v e B o ar d’ s i nt e nti o n t o dis c u s s a n it e m i n pri v at e a n d t h e r e a s o n f or t his.

W h at i s a K e y D e ci si o n ? K e y D e cisi o n s ar e E x e c uti v e d e cisi o n s of t h e a ut h orit y w hi c h ar e d e ci si o n s of t h e E x e c uti v e B o ar d or a n Offi c e r u n d er d el e g at e d p o w ers w hi c h ar e li k el y t o –

• R es ult i n W arri n gt o n B or o u g h C o u n cil i n c urri n g e x p e n dit ur e or t h e m a ki n g of s a vi n g s of £ 2 5 0, 0 0 0 or m or e, h a vi n g r e g ar d t o t h e L o c al A ut h orit y b u d g et f or t h e s er vi c e or f u n cti o n t o w hi c h t h e d e cisi o n r el at es, o r

• B e si g nifi c a nt i n t er m s of it s eff e ct s o n c o m m u niti es li vi n g or w or ki n g wit hi n W arri n gt o n B or o u g h C o u n cil’ s ar e a c o m prisi n g t w o or m or e W ar d s.

F or i nf or m ati o n, t h e F or w ar d Pl a n als o i n cl u d es s o m e ot h er m att er s e x p e ct e d t o c o m e b ef or e t h e E x e c uti v e B o ar d or t h at t h e E x e c uti v e B o ar d is li k el y t o r e c o m m e n d t o f ull C o u n cil w h et h er or n ot t h e y m a y gi v e ris e t o K e y D e ci si o n s.

W h at d o e s t h e F or w ar d Pl a n t ell m e ? T h e Pl a n gi v es i nf or m ati o n a b o ut:

• w h at k e y d e cisi o n s ar e t o b e m a d e i n t h e n e xt f o ur m o nt h s;

• t h e m att er i n r e s p e ct of w hi c h t h e d e cisi o n is t o b e m a d e;

• w h o will m a k e t h e k e y d e ci si o n s;

• w h e n t h o s e k e y d e cisi o n s ar e li k el y t o b e m a d e;

• w h at d o c u m e nt s will b e c o n si d er e d;

• w h o y o u c a n c o nt a ct f or f urt h er i nf or m ati o n.

W h o t a k e s K e y D e ci si o n s ? U n d er t h e A ut h orit y’ s C o n stit uti o n, K e y D e cisi o n s ar e t a k e n b y t h e E x e c uti v e B o ar d or i n di vi d u al offi c er s a cti n g u n d er d el e g at e d p o w ers.

M o st K e y D e ci si o n s ar e t a k e n at p u bli c m e eti n g s of t h e E x e c uti v e B o ar d. E x e c uti v e B o ar d m e et s o n c e a m o nt h o n a M o n d a y at 6. 3 0 p m ( e x c e pt A u g u st) at t h e T o w n H all, W arri n gt o n.

F urt h er I nf or m ati o n a n d R e pr e s e nt ati o n s a b o ut it e m s pr o p o s e d t o b e h e ar d i n Pri v at e N a m es of c o nt a ct offi c er s ar e i n cl u d e d i n t h e Pl a n a n d c a n b e r e a c h e d vi a ( 0 1 9 2 5) 4 4 2 1 0 4. If y o u ar e u n s ur e, pl e a s e c o nt a ct D e m o cr ati c & M e m b er S er vi c es o n t h e s a m e n u m b er a n d st aff t h er e will b e a bl e t o a ssi st y o u. If y o u wis h t o m a k e r e pr es e nt ati o n s a b o ut a n it e m pr o p o s e d t o b e h e ar d i n pri v at e, y o u s h o ul d c o nt a ct D e m o cr ati c a n d M e m b er S er vi c es b y n o l at er t h a n si x cl e ar w or ki n g d a y s b ef or e t h e m e eti n g.

T h e ar e a s of r e s p o n si bilit y of t h e ni n e m e m b er s of t h e E x e c uti v e B o ar d ar e:

L e a d er

D e p ut y L e a d er / C or p or at e R e s o ur c e s

E n vir o n m e nt a n d P u bli c Pr ot e cti o n

L eis ur e a n d C o m m u nit y

St at ut or y H e alt h a n d A d ult S o ci al C ar e

H o u si n g, P u bli c H e alt h a n d W ell -b ei n g

Tr a n s p ort ati o n , Hi g h w a y s a n d P u bli c R e al m

Tr a n sf or m ati o n

1 6

C hil dr e n’ s S er vi c e s


L a st f or w ar d pl a n e ntr y N o. 0 7 1 / 1 8 If y o u h a v e a n y q u e sti o n s a b o ut a n y of t h e it e m s li st e d pl e a s e c o nt a ct C hri sti n e Oli v er o n 0 1 9 2 5 4 4 2 1 0 4.

D e ci si o n R ef er e n c e N u m b er

D at e a d d e d t o t h e F or w ar d Pl a n

It e m £ s t o b e s p e nt / s a v e d / vir e d

St at e m e nt of R e a s o n w h y t h e it e m of b u si n e ss i s pri v at e

W ar ds Aff e ct e d L e a d E x e c uti v e B o ar d M e m b er

Li st of P oli c y / R ef er e n c e D o c u m e nt s

Dir e ct or at e a n d C o nt a ct f or F urt h er

I nf or m ati o n

K e y D e ci si o n

( Y / N)

K e y D e ci si o n s – 1 0 J u n e 2 0 1 9 0 5 7/ 1 8 1 8/ 0 3/ 1 9 Pr o c ur e m e nt of n e w I nt e gr at e d

S e x u al H e alt h S er vi c e f or W arri n gt o n ( c oll a b or ati v e wit h H alt o n)

C £ 1. 4 8 m * P art 2 c o nfi d e nti al ( s e e n ot e b el o w)

All * E x e c uti v e B o ar d (s e e a b o v e)

H o usi n g, P u bli c H e alt h a n d W ell -b ei n g

F a mili es a n d W ell b ei n g D a v e Br a d b ur n T el: 0 1 9 2 5 4 4 3 0 5 0 d br a d b ur n @ w arri n gt o n. g o v. u k J uli a C art er T el: 0 1 9 2 5 4 4 3 0 5 8 J uli a. c art er @ w arri n gt o n . g o v. u k

Y es

0 6 1/ 1 8 1 2/ 0 4/ 1 9 R e g e n er ati o n A c q uisiti o n > £ 2 5 0 k * P art 2 c o nfi d e nti al ( s e e n ot e b el o w)


C o u n cill or R B o w d e n L e a d er

Gr o wt h St e v e P ar k T el: 0 1 9 2 5 4 4 3 9 4 0 s p ar k @ w arri n gt o n. g o v. u k

Y es

0 6 4/ 1 8 1 8/ 0 4/ 2 0 1 9 A d o pti o n of Pl a yi n g Pit c h Str at e g y N/ A N / A All E x e c uti v e B o ar d (s e e a b o v e)

L eis ur e a n d C o m m u nit y

E n vir o n m e nt a n d Tr a ns p ort D a v e C ott erill T el: 0 1 9 2 5 4 4 2 7 1 1 d c ott erill @ w arri n gt o n. g o v. u k

Y es

0 6 8/ 1 8 1 0/ 5/ 1 9 Pr o p ert y I n v est m e nt ( 1) > £ 2 5 0 k * P art 2 c o nfi d e nti al ( s e e n ot e b el o w)




Y es

0 6 9/ 1 8 1 0/ 5/ 1 9 Pr o p ert y I n v est m e nt ( 2) > £ 2 5 0 k * P art 2 c o nfi d e nti al ( s e e n ot e b el o w)




Y es

N o n K e y D e ci si o n s –

1 7

1 0 J u n e 2 0 1 9












Nil.

I nf or m ati o n It e m s – 1 0 J u n e 2 0 1 9 P erf or m a n c e R e p ort 2 0 1 8/ 1 9

Q u art er 4

N / A All * E x e c uti v e B o ar d (s e e a b o v e)

Tr a nsf or m ati o n

C or p or at e S er vi c e G ar et h H o p ki ns T el: 0 1 9 2 5 4 4 3 9 3 2 G h o p ki ns 1 @ w arri n gt o n. g o v. u k

N o

Str at e gi c Ris k E n vir o n m e nt at

Q u art er 4 2 0 1 8 -1 9



C or p or at e S er vi c es J e a n Gl e a v e T el: 0 1 9 2 5 4 4 2 3 5 4 J e a n. gl e a v e @ w arri n gt o n. g o v. u k

N o

K e y D e ci si o n s – 8 J ul y 2 0 1 9 0 6 2/ 1 8 1 5/ 0 4/ 1 9 B u d g et M o nit ori n g 2 0 1 8 -1 9 Q 4

U p d at e a n d Pr o visi o n al O utt ur n N / A All * E x e c uti v e B o ar d (s e e

a b o v e) C o u n cill or R B o w d e n

L e a d er

C or p or at e S er vi c es L y nt o n Gr e e n T el: 0 1 9 2 5 4 4 3 9 2 5 l gr e e n @ w arri n gt o n. g o v. u k

Y es

0 6 3/ 1 8 1 5/ 0 4/ 1 9 C a pit al Pr o gr a m m e 2 0 1 8 -1 9 O utt ur n N / A All * E x e c uti v e B o ar d (s e e a b o v e)



Y es

0 6 5/ 1 8 3 0/ 0 4/ 2 0 1 9 W arri n gt o n M e a ns B usi n ess > £ 2 5 0 k N / A All * E x e c uti v e B o ar d (s e e a b o v e)



Y es

0 6 6/ 1 8 3 0/ 0 4/ 2 0 1 9 T o w n C e ntr e M ast er pl a n > £ 2 5 0 k N / A All * E x e c uti v e B o ar d (s e e a b o v e)



Y es

N o n K e y D e ci si o n s – 8 J ul y 2 0 1 9 Nil.

I nf or m ati o n It e m s – 8 J ul y 2 0 1 9

1 8

Nil














A U G U S T – N O M E E TI N G

K e y D e ci si o n s – 9 S e pt e m b er 2 0 1 9 0 6 7/ 1 8 3 0/ 0 4/ 2 0 1 9 L o c al H o usi n g C o m p a n y > £ 2 5 0 k * P art 2 c o nfi d e nti al ( s e e n ot e

b el o w) All * E x e c uti v e B o ar d (s e e

a b o v e) H o usi n g, P u bli c

H e alt h a n d W ell -b ei n g

Gr o wt h Dir e ct or at e J o n at h a n S mit h J o n at h a n. s mit h @ w arri n gt o n a n d c o. c o m

Y es

0 7 0/ 1 8 1 3/ 0 5/ 1 9 B u d g et M o nit ori n g 2 0 1 9/ 2 0 – Q u art er 1


C o u n cill or C Mit c h ell D e p ut y

L e a d er/ C or p or at e R es o ur c es


Y es

0 7 1/ 1 8 1 3/ 0 5/ 1 9 C a pit al Pr o gr a m m e M o nit ori n g 2 0 1 9/ 2 0 – Q u art er 1


C o u n cill or C Mit c h ell D e p ut y

L e a d er/ C or p or at e R es o ur c es


Y es

N o n K e y D e ci si o n s – 9 S e pt e m b er 2 0 1 9 Nil.

I nf or m ati o n It e m s – 9 S e pt e m b er 2 0 1 9 P erf or m a n c e R e p ort 2 0 1 9/ 2 0

Q u art er 1



C or p or at e S er vi c e G ar et h H o p ki ns T el: 0 1 9 2 5 4 4 3 9 3 2 G h o p ki ns 1 @ w arri n gt o n. g o v. u k

N o

K e y D e ci si o n s – 1 4 O ct o b er 2 0 1 9

N o n K e y D e ci si o n s – 1 4 O ct o b er 2 0 1 9 Nil.

I nf or m ati o n It e m s –

1 9

1 4 O ct o b er 2 0 1 9










Nil

2 0

* N ot e: P art 2 c o nfi d e nti al E x e m pt I nf or m ati o n – S c h e d ul e 1 2 A, L o c al G o v er n m e nt A ct 1 9 7 2: It i s li k el y, i n vi e w of t h e n at ur e of t h e b u si n e s s t o b e tr a n s a ct e d or t h e n at ur e o f t h e pr o c e e di n g s, t h at if m e m b er s of t h e p u bli c w er e pr e s e nt d uri n g t h at it e m, c o nfi d e nti al i nf or m ati o n w o ul d b e di s cl o s e d t o t h e m i n br e a c h of t h e o bli g ati o n of c o nfi d e n c e




R e p ort of E x e c uti v e L e a d er a n d D e p ut y L e a d er of t h e C o u n cil B o ar d M e m b er s:

E x e c uti v e Dir e ct or: Pr of e ss or St e v e n Br o o m h e a d, C hi ef E x e c uti v e

S e ni or R e s p o n si bl e S h ar o n P ar k er , D e m o c r ati c S er vi c e s M a n a g er Offi c er:

C o nt a ct D et ail s: E m ail A d dr e s s: T el e p h o n e: s z p ar k er @ w arri n gt o n. g o v. u k 0 1 9 2 5 4 4 2 1 6 1

K e y D e ci si o n N o. N/ A


TI T L E O F R E P O R T: E X E C U TI V E B O A R D A P P O I N T M E N T S T O OU T SI D E B O DI E S 2 0 1 9- 2 0 2 0

1. P U R P O S E

1. 1 T o s e e k E x e c uti v e B o ar d a p pr o v al t o a p p oi nt E l e ct e d M e m b er s t o r e pr e s e nt t h e A ut h orit y o n t h o s e O ut si d e B o di e s d et ail e d i n A p p e n di x 1 ( t o f oll o w).


2. 1 T h e r e p ort i s n ot c o nfi d e nti al or e xe m pt.


3 . 1 T h e E x e c uti v e B o ar d i s r e q uir e d t o c o n si d er t h e c urr e nt s c h e d ul e of re pr e s e nt ati o n o n O ut si d e B o di e s a n d t o m a k e a p p oi nt m e nt s a c c or di n gl y . I n c o n si d eri n g t h e s c h e d ul e E x e c uti v e B o ar d i s i n vit e d t o c o n si d er w h et h er t h er e ar e a d diti o n al b o di e s t o w hi c h it w o ul d wi s h t o m a k e a p p oi nt m e nt s.

4.

2 1

FI N A N CI A L C O N SI D E R A TI O N S



4 . 1 T h e b u d g et f or att e n d a n c e at O ut si d e B o di e s, i n cl u di n g tr a v el a n d s u b si st e n c e i s h el d wit hi n D e m o cr ati c a n d M e m b er S er vi c e s .


5 . 1 N/ A .


6 . 1 T h er e ar e n o e q u alit y a n d di v er sit y i ss u e s ari si n g fr o m t hi s r e p ort.


7 . 1 C o n s ult ati o n will t a k e pl a c e wit h t h e L e a d er s .


8 . 1 T h e a p p oi nt m e nt of re pr e s e nt ati v e s t o O ut si d e B o di e s a n d a ss o ci at e d r e c o m m e n d e d pr o c e d ur e s will f a cilit at e t h e b u si n e ss of t h e C o u n cil.

9. R E C O M M E N D A TI O N

9. 1 T h e E x e c uti v e B o ar d i s r e c o m m e n d e d t o :

(i) A p pr o v e t h e sc h e d ul e of E l e ct e d M e m b er R e pr e s e nt ati o n o n t h e E x e c uti v e B o ar d A p p oi nt m e nt t o O ut si d e B o di e s 2 0 1 9- 2 0 a s d et ail e d i n A p p e n di x 1 t o t h e r e p ort .

(ii) D el e g at e a n y i n -y e ar a m e n d m e nt s t o t h e s c h e d ul e of O ut si d e B o di e s t o t h e C hi ef E x e c uti v e, f oll o wi n g c o n s ult ati o n wit h t h e L e a d er.


N/ A

2 2

.




R e p ort of E x e c uti v e E x e c uti v e B o ar d M e m b er, Tr a n s p ort ati o n , Hi g h w a ys B o ar d M e m b er: a n d P u bli c R e al m

Dir e ct or : D a vi d B o y er, Dir e ct or, E n vir o n m e nt a n d Tr a n s p ort

S e ni or R e s p o n si bl e T o m S h uttl e w ort h, I nfr a str u ct ur e D eli v er y S er vi c e M a n a g er Offi c er:

C o nt a ct D et ail s: E m ail A d dr e s s: T el e p h o n e: x- t s h uttl e w ort h @ w arri n gt o n. g o v. u k 0 1 9 2 5 4 4 2 3 5 3 r w a g g ett @ w arri n gt o n. g o v. u k 0 1 9 2 5 4 4 2 6 3 0

K e y D e ci si o n N o. 0 5 5/ 1 8

W ar d M e m b er s: A ll

TI T L E O F R E P O R T: C H A N G E O F C O N T R A C T A W A R D – W A R RI N G T O N B O R O U G H C O U N CI L C O M BI N E D C O N T R O L C E N T R E

1. P U R P O S E

1. 1 T o n otif y E x e c uti v e B o ar d t h at a N oti c e of A d mi nistr ati o n w a s r e c ei v e d b y t h e C o u n cil o n 1 2 M ar c h 2 0 1 9 i n r es p e ct of Cl o v e m e a d Lt d, t h e C o ntr a ct or pr e vi o u sl y a w ar d e d t h e c o n str u cti o n c o ntr a ct f or t h e C o m bi n e d C o ntr ol C e ntr e (r ef er e n c e K e y D e ci si o n 0 0 1/ 1 8 J ul y 2 0 1 8).

1. 2 T o a d vi s e E x e c uti v e B o ar d of t h e pr o c e d ur e t h at w a s f oll o w e d u p o n r e c ei pt of t hi s n oti c e i n or d er t o m ai nt ai n t h e pr o gr e ss of t h e w or ks wit h mi ni m al di sr u pti o n w hil st s e e ki n g t o pr ot e ct l o c al b u si n e ss e s i n v ol v e d i n t h e pr oj e ct fr o m l o ss.

1. 3 T o s e e k a p pr o v al fr o m E x e c uti v e B o ar d i n r e s p e ct of t h e a cti o n t a k e n t o n o v at e t h e c o n str u cti o n c o ntr a ct t o a n alt er n ati v e pr o vi d er t o c o m pl et e t h e c o n str u cti o n w or ks u n d er t h e s a m e c o ntr a ct u al t er m s a n d c o n diti o n s.


2. 1

2 3

T h e r e p ort i s n ot c o nfi d e nti al or e x e m pt.





3 . 1 T h e E x e c uti v e B o ar d a p pr o v e d t h e a w ar d of t h e c o n str u cti o n c o ntr a ct f or t h e C o u n cil’s c o m bi n e d c o ntr ol c e ntr e i n J ul y 2 0 1 8.

3. 2 T h e c o n str u cti o n w or ks i n cl u d e d: a) R ef ur bi s h m e nt of e xi sti n g c o ntr ol c e ntr e a n d r e ali g n m e nt of i nt er n al s p a c e b) Fit o ut of h e ati n g, c o oli n g, el e ctri c al a n d s e c urit y s yst e m s a s r e q uir e d c) Pr o vi si o n of a d e q u at e w elf ar e f a ciliti e s t o a c c o m m o d at e i n cr e a s e d st aff n u m b er s d) R e pl a c e m e nt of r o of t o e n s ur e w e at h er ti g ht n e ss a n d i nt e grit y

3. 3 F oll o wi n g a w ar d of pl a n ni n g c o n s e n t f or t h e w or ks, c o n str u cti o n c o m m e n c e d o n sit e i n J a n u ar y 2 0 1 9 wit h c o m pl eti o n d u e i n J u n e 2 0 1 9, all o wi n g s uffi ci e nt ti m e ( wit h a s uit a bl e ri s k all o w a n c e) f or st aff t o b e f ull y a c c o m m o d at e d i n a d v a n c e of t h e m o v e t o Ti m e S q u ar e i n F e br u ar y 2 0 2 0 .

3. 4 D u e t o t h e criti c al n at ur e of t h e s er vi c e s c arri e d o ut i n t h e c o ntr ol c e ntr e b uil di n g it w a s n e c e ss ar y t o m ai nt ai n o c c u p ati o n d uri n g t h e c o n str u cti o n w or ks. Criti c al s er vi c e ar e a s i n cl u di n g t h e C o u n cil’s pri m ar y d at a c e ntr e, t el e c ar e a n d o ut of h o ur s c o nt a ct f u n cti o n t h at u s u all y o c c u p y t h e b uil di n g r e m ai n i n sit u.

3. 5 O n 1 2 M ar c h 2 0 1 9 a N oti c e of A d mi ni str ati o n p ert ai ni n g t o Cl o v e m e a d Lt d w a s r e c ei v e d b y t h e C o u n cil. All w or ks o n t h e b uil di n g c e a s e d a n d t h e sit e w a s s e c ur e d p e n di n g a d e ci si o n o n n e xt st e p s.

4. P R O P O S E D R E S O L U TI O N

4. 1 F oll o wi n g r e c ei pt of t h e N oti c e of A d mi ni str ati o n, c o n str u cti o n pr oj e ct m a n a g er s, l e g al a n d pr o c ur e m e nt offi c er s di s c u ss e d a v ail a bl e o pti o n s wit h t h e a p p oi nt e d A d mi ni str at or.

4. 2 T h e C o u n cil’s pri oriti e s i n t hi s pr o c e ss w er e:

a) T o s e c ur e t h e s af et y a n d w elf ar e of t h e st aff still i n o c c u p ati o n of t h e b uil di n g b) T o m ai nt ai n t h e pr o gr a m m e of w or ks n oti n g t h e r e q uir e m e nt f or t h e b uil di n g

t o b e f ull y o c c u pi e d w ell i n a d v a n c e of F e br u ar y 2 0 2 0 c) T o e n s ur e b e st fi n a n ci al v al u e i s o bt ai n e d f or t h e C o u n cil t o c o m pl et e t h e

pr oj e ct d) T o e n s ur e t h at t h e hi g h q u alit y of c o n str u cti o n i s m ai nt ai n e d f or t h e r e m ai n d er

of t h e w or ks e) T o e n s ur e t h e s e c urit y a n d i nt e grit y of t hi s criti c al b uil di n g wit h o ut i nt err u pti o n f)

2 4

T o e n s ur e, a s f ar a s p o ssi bl e, t h at t h e l o c al b u si n e ss e s e m pl o y e d i n t h e c o n str u cti o n pr oj e ct ( p arti c ul arl y t h o s e e m pl o y e d a s s u b c o ntr a ct or s t o Cl o v e m e a d Lt d ) d o n ot s uff er u n d u e l o ss e s a s a r e s ult of t h e A d mi ni str ati o n


4. 3 F oll o wi n g d et ail e d di s c u ssi o n of alt er n ati v e o pti o n s, t h e A d mi ni str at or r e c o m m e n d e d n o v ati o n of t h e c o ntr a ct t o a n alt er n ati v e l o c al c o ntr a ct or, n a m el y S K E B uil di n g Pr oj e ct s Lt d. T hi s c o ntr a ct or h a s c o m mitt e d t o:

a) Utili s e t h e s a m e c o n str u cti o n/ sit e m a n a g e m e nt st aff i n or d er t o m ai nt ai n c o nti n uit y a n d q u alit y

b) Utili s e t h e s a m e s u b c o ntr a ct or c o m p a ni e s t o m ai nt ai n q u alit y li k e wi s e c) F ull y di s c h ar g e t h e c urr e nt li a biliti e s of t h e c o ntr a ct wit h r e g ar d t o

s u b c o ntr a ct or p a y m e nt s f or w or ks a n d m at eri al s d eli v er e d t o d at e d) C o m pl et e t h e w or k t o a n a gr e e d pr o gr a m m e wit hi n t h e b u d g et e d c o ntr a ct r at e

4. 4 T hi s pr o p o s al i s c o n si d er e d t o off er b e st v al u e t o t h e C o u n cil i n t h at it m e et s all of t h e C o u n cil’s pri oriti e s a n d pr o vi d e s t h e m o st e x p e di e nt r o ut e t o m ai nt ai ni n g pr o gr e ss o n t hi s vit al pr oj e ct.

4. 5 I n p arti c ul ar, Cl o v e m e a d Lt d i s a l o c al b u si n e ss, a s ar e t h e m aj orit y of t h eir s u b c o ntr a ct or s. T h e C o u n cil ar e e xtr e m el y k e e n t o e n s ur e t h at l o c al b u si n e ss e s ar e pr ot e ct e d a s f ar a s p o ssi bl e i n a n y r e -l etti n g of t h e c o ntr a ct, w h er e t hi s c a n b e a c hi e v e d wit h o ut a n y a d diti o n al c o st or ri s k t o t h e C o u n cil.

5. N O V A TI O N P R O C E D U R E

5 . 1 N o v ati o n of t h e c o ntr a ct t o a n e w c o ntr a ct or pr o c e e d s i n t h e s a m e m a n n er a s a w ar d of a n e w c o ntr a ct a n d d u e t o t h e v al u e of t h e c o ntr a ct, r e q uir e s E x e c uti v e B o ar d a p pr o v al.

5 . 2 D u e t o t h e criti c al n at ur e of t h e s er vi c e s p erf or m e d i n t hi s b uil di n g, it i s e ss e nti al t h at t h e c o n str u cti o n w or ks b e c o m pl et e d a s s o o n a s p o ssi bl e. T h e b uil di n g i s c urr e ntl y i n a st at e of c o n str u cti o n t h at c o ul d p o s e a ri s k t o lif e a n d li m b a s w ell a s a s e c urit y ri s k. T h er e i s al s o a d e sir e t o f a cilit at e a r a pi d r e s ol uti o n t o pr e v e nt f urt h er l o ss e s a n d u n c ert ai nt y f or t h e l o c al b u si n e ss e s i n v ol v e d.

5. 3 It w a s t h er ef or e pr o p o s e d t o u s e t h e C R 8 w ai v er r e g ar di n g e m er g e n c y a w ar d:

“ W h er e a w ai v er is n e c ess ar y b e c a us e of a n u nf or es e e a bl e e m er g e n c y i n v ol vi n g i m m e di at e ris k t o p ers o ns, pr o p ert y or s eri o us disr u pti o n t o c o u n cil s er vi c es, t h e C hi ef E x e c uti v e a n d t h e r el e v a nt E x e c uti v e Dir e ct or m a y j oi ntl y a p pr o v e t h e w ai v er b ut t h e y m ust pr e p ar e a r e p ort f or t h e n e xt E x e c uti v e B o ar d t o s u p p ort t h e a cti o n t a k e n. ”

5. 4 Bri efi n g s f or t h e C hi ef E x e c uti v e, t h e L e a d er of t h e C o u n cil , M o nit ori n g Offi c er a n d t h e S e cti o n 1 5 1 Offi c er w er e u n d ert a k e n a n d t his pr o c e d ur e w a s a p pr o v e d.

5. 5 T h e c o ntr a ct n o v ati o n w a s d u l y c o m pl et e d o n 9 A pril 2 0 1 9.


6 . 1

2 5

T h er e ar e n o a d diti o n al b u d g et ar y c o n si d er ati o ns i n t hi s m att er a s t h e C o ntr a ct or h a s c o m mitt e d t o di s c h ar gi n g t h e ori gi n al c o ntr a ct wit hi n t h e ori gi n al c o ntr a ct v al u e.



7 . 1 T h e pr o c e d ur e o utli n e d i n t hi s r e p ort h a s b e e n s e l e ct e d t o mi ni mi s e ri s k t o c o st, q u alit y a n d ti m e, a s w ell a s t h e ri s k t o w elf ar e a n d s af et y of all c o n c er n e d.


8 . 1 T h er e ar e n o e q u alit y a n d di v er sit y a s p e ct s i m p a ct e d b y t hi s m att er.

9. C O N S U L T A T I O N

9 . 1 C o n s ult ati o n wit h t h e A d mi ni str at or s f or Cl o v e m e a d Lt d, c o ntr a ct or r e pr e s e nt ati v e s, l e g al a n d pr o c ur e m e nt r e pr e s e nt ati v e s a n d wit h s er vi c e l e a d s h a s b e e n u n d ert a k e n a s a p pr o pri at e.

1 0 . R E A S O N S F O R R E C O M M E N D A TI O N

1 0 . 1 I n li n e wit h C o ntr a ct Pr o c e dur e R ul e C R 8 a n d t h e criti c al n at ur e of t h e b uil di n g t o t h e C o u n cil’s s er vi c e s, a w ai v er r e g ar di n g e m er g e n c y a w ar d h a s b e e n a p pr o v e d.

1 0. 2 T h e pr o c e d ur e t o n o v at e t h e c o ntr a ct t o S K E B uil di n g Pr oj e ct s Lt d pr o vi d e s t h e b e st v al u e m et h o d t o a c hi e v e t h e C o u n cil’s pri oriti e s i n t hi s m att er.

1 0. 3 T h e n o v ati o n pr o vi d e s t h e b e st a ss ur a n c e a v ail a bl e t h at l o c al c o n str u cti o n st aff a n d S M E s u b c o ntr a ct or s will b e pr ot e ct e d fr o m l o ss e s a n d c o nti n u e t h eir hi g h q u alit y w or k o n t hi s pr oj e ct.

1 1 . R E C O M M E N D A TI O N

1 1 . 1 T h e E x e c uti v e B o ar d i s r e c o m m e n d e d t o e n d or s e t h e e m er g e n c y a w ar d m a d e b y t h e C hi ef E x e c uti v e i n c o n s ult ati o n wit h t h e L e a d er of t h e C o u n cil, M o nit ori n g Offi c er, S 1 5 1 Offi c er a n d Dir e ct or E n vir o n m e nt a n d Tr a n s p ort i n n o v ati n g t h e C o ntr a ct t o a n alt er n ati v e l o c al pr o vi d er, S K E B uil di n g Pr oj e ct s Lt d, u n d er t h e s a m e t er m s, c o n diti o n s, b u d g et c o st a n d pr o gr a m m e d ur ati o n a s pr e vi o u sl y c o ntr a ct e d.


2 6

N o n e.




R e p ort of E x e c uti v e E x e c uti v e B o ar d M e m b er , Tr a n s p ort ati o n, Hi g h w a ys a n d P u bli c

B o ar d M e m b er: R e al m

Dir e ct or: D a vi d B o y er, E n vir o n m e nt & Tr a n s p ort

S e ni or R e s p o n si bl e T o m S h uttl e w ort h , Infr a str u ct ur e D eli v er y S er vi c e M a n a g er

Offi c er:

C o nt a ct D et ail s: E m ail A d dr e s s: T el e p h o n e : x- t s h uttl e w ort h @ w arri n gt o n. g o v. u k

0 1 9 2 5 4 4 2 3 5 3 r w a g g ett @ w arri n gt o n. g o v. u k 0 1 9 2 5 4 4 2 6 3 0

K e y D e ci si o n N o. 0 5 9/ 1 8

W ar d M e m b er s: A ll

TI T L E O F R E P O R T: W A R RI N G T O N B O R O U G H C O U N CI L C O M BI N E D C O N T R O L C E N T R E

– P R OJ E C T U P D A T E A N D S T A G E 2 C O N T R A C T A W A R D

1. P U R P O S E

1. 1 T h e p ur p o s e of t hi s r e p ort i s t o:

( 1) U p d at e E x e c uti v e B o ar d M e m b er s o n t h e o ut c o m e of a r e c e nt pr o c ur e m e nt

e x er ci s e t o i d e ntif y a s u p pli er t o d eli v er, s u p p ort a n d m ai nt ai n a n e w C o u n cil

C o m bi n e d C o ntr ol C e ntr e f or T o w n C e ntr e C C T V a n d Ur b a n Tr affi c

M a n a g e m e nt C e ntr e ( U T M C) t e a m s , a s w ell a s v ari o u s pri orit y r e pl a ce m e nt s

t o a g ei n g T o w n C e ntr e, U T M C, a n d T o w n H all c a m er a s yst e m s.

( 2) T o s e e k d el e g at e d a p pr o v al t o a w ar d a n d e nt er i n t o t h e s ur v eill a n c e

u p gr a d e s c o ntr a ct f or st a g e 2 of t h e pr oj e ct.


2. 1

2 7

P art 2 of t h e r e p ort ( a g e n d a it e m 1 2 ) i s t o b e c o n si d er e d a s a P art 2 it e m b ei n g

e x e m pt b y virt u e of c at e g or y 3 L o c al G o v er n m e nt A ct 1 9 7 2, s c h e d ul e 1 2 A.




2. 2 T h e l o c ati o n of t h e C o u n cil’s C o m bi n e d C o ntr ol C e ntr e i s c o n si d er e d a P art 2 it e m o n

t h e b a si s of e n s uri n g t h e s e c urit y of b u si n e ss criti c al C o u n cil f u n cti o n s. T h e l o c ati o n

i d e ntifi e d i n P art 2 will b e r ef err e d t o a s “t h e E xi sti n g C o ntr ol C e ntr e ” h er e aft er.

3. P R OJ E C T A N D P R O C U R E M E N T U P D A T E

3. 1 T h e C o m bi n e d C o ntr ol C e ntr e pr oj e ct w a s a p pr o v e d b y E x e c uti v e B o ar d i n J ul y 2 0 1 8.

A s i n di c at e d i n t h e J ul y 2 0 1 8 r e p ort, t h e d eli v er y of t h e pr oj e ct h a s b e e n br o k e n

d o w n i nt o t w o p h a s e s:

St a g e O n e: T hi s i n v ol v e s all p h ysi c al b uil di n g alt er ati o n/r ef ur bi s h m e nt w or k t o

C o u n cil offi c e s at t h e E xi sti n g C o ntr ol C e ntr e, i n cl u di n g t h e n e c e ss ar y s e c urit y a n d

r esili e n c e u p gr a d e s t o f a cilit at e a c cr e dit ati o n of a n e w C o ntr ol C e ntr e a s a C at e g or y I

Al ar m R e c ei vi n g C e ntr e. T hi s st a g e h a s pr e vi o u sl y c o m m e n c e d a n d s u b s e q u e ntl y t h e

a p p oi nt e d c o ntr a ct or Cl o v e m e a d Lt d w e nt i n t o a d mi ni str ati o n. T h e n o v ati o n of t h at

c o ntr a ct i s t h e s u bj e ct of a se p ar a t e r e p ort al s o t o t h e M a y 2 0 1 9 E x e c uti v e B o ar d .

B a s e d o n t h e r e vi s e d ti m e s c al e s a n d d u e t o t h e sli g ht d el a y i n d e ali n g wit h t h e

a d mi ni str ati o n t h e b uil di n g r ef ur bi s h m e nt w or ks s h o ul d b e c o m pl et e d b y J ul y 2 0 1 9.

At t h at p oi nt th e C o ntr ol C e ntr e will b e r e a d y f or t h e p h ysi c al kit o ut of t h e n e w

C o m bi n e d C o ntr ol R o o m t o b e d eli v er e d b y St a g e T w o.

St a g e T w o : I n v ol v e s a pr o c ur e m e nt e x er ci s e t o i d e ntif y a s uit a bl e p art n er t o d eli v er

t h e n e w s p e ci ali st C o ntr ol R o o m e q ui p m e nt a n d t h e r e pl a c e m e nt of v ari o u s a g ei n g

C o u n cil C C T V s yst e m s. T h e c a m er a r e pl a c e m e nt i n cl u d e s t h e m aj orit y of T o w n C e ntr e

C C T V c a m er a s a n d a n u m b er of Tr affi c C a m er a s, m o st of w hi c h ar e n o w b et w e e n 1 0 -

1 5 y e ar s ol d a n d b e y o n d t h eir ori gi n al lif e e x p e ct a n c y. It al s o co v er s n e w a n d

u p gr a d e d c a m er a n et w or k c o n n e cti vit y a cr o ss t h e B or o u g h t o pr o vi d e i m pr o v e d

c a p a cit y a n d r e sili e n c e f or s er vi c e s.

3. 2 T h e s c o p e of t h e a b o v e pr o c ur e m e nt h a s als o b e e n wi d e n e d t o in cl u d e t h e

r e pl a c e m e nt of t h e T o w n H all C C T V s yst e m, w hi c h h a s b e e n i d e ntifi e d as n ot fit f or

t h e p ur p o s e of eff e cti v el y d et erri n g or d et e cti n g cri m e i n a n d ar o u n d t h e T o w n H all

a n d it s gr o u n d s. P art of t h e u p gr a d e will b e f o c u s e d o n i m pr o vi n g t h e C o u n cil’s

a bilit y t o m o nit or a n d s af el y o v er s e e l ar g e s c al e ci vi c e v e nt s, s u c h a s W al ki n g D a y,

w hi c h c urr e ntl y l a c ks C C T V c o v er a g e ar o u n d n u m er o u s k e y e v e nt ar e a s.

3. 3

2 8

T h e pr o c ur e m e nt e x er cis e t o i d e ntif y a s u p pl y/i n st all/ m ai nt ai n C C T V p art n er f or t h e

a b o v e k n o w n r e q uir e m e nt s h a s al s o b e e n str u ct ur e d t o all o w f or t h e s u c c e ssf ul

s u p pli er t o b e c all e d off i n f ut ur e, at t h e C o u n cil’s di s cr eti o n, f or a n y a d diti o n al C C T V

r e q uir e m e nt s t h at t h e C o u n cil m a y h a v e d uri n g t h e c o ntr a ct t er m. T h e m ai n b e n efit

of t hi s i s t h at a n y f ut ur e s ur v eill a n c e r e q uir e m e nt s m a y b e s er vi c e d b y t hi s c o ntr a ct,

r at h er t h a n a m ultit u d e of s e p ar at e pr o c ur e m e nt s d eli v eri n g v a stl y diff er e nt

i n st all ati o n s a cr o ss t h e est at e, a n d wit h littl e c ert ai nt y t h at a n y of t h e s e s yst e m s h a v e

t h e p ot e nti al t o b e vi e w e d b a c k at t h e C o m bi n e d C o ntr ol C e ntr e if r e q uir e d i n f ut ur e.


3. 4 A s p art of t h e pr o c ur e m e nt e x er ci s e offi c er s g a v e c o n si d er ati o n t o a n u m b er of

pr o c ur e m e nt r o ut e s. I n or d er t o mi ni mi s e c ost s a n d st aff r e s o ur c e t o r u n t h e

pr o c ur e m e nt, o n e of t h e Cr o w n C o m m er ci al S er vi c e n ati o n al fr a m e w or ks ( R M 1 0 4 5 –

N et w or k S er vi c e s) w a s c h o s e n a s s uit a bl e t o m e et o ur r e q uir e m e nt s .

3. 5 T h e R M 1 0 4 5 fr a m e w or k i s a n OJ E U c o m pli a nt fr a m e w or k a d mi ni st er e d b y Cr o w n

C o m m er ci al S er vi c e s. T h e pr ef err e d r o ut e vi a t hi s fr a m e w or k w a s e st a bli s h e d a s

G e n er al F urt h er C o m p etiti o n. T hi s i n v ol v e d i ss ui n g a n i n vit ati o n t o t e n d er t o all 2 5

s u p pli er s o n t hi s fr a m e w or k.

3. 6 T h e s c o p e of w or ks u n d er t h e i n vit ati o n t o t e n d er (I T T) i n cl u d e d t h e s u p pl y,

i n st all ati o n a n d o n-g oi n g f ut ur e m ai nt e n a n c e of a n e ntir el y n e w C o m bi n e d C o ntr ol

C e ntr e , r e pl a c e m e nt c a m er a s a n d tr a n s mi ssi o n f or t h e T o w n C e ntr e, t h e p arti al

u p gr a d e of U T M C c a m er a s a n d tr a n s mi ssi o n, a n d all T o w n H all C a m er a s. T h e C o u n cil

will n ot b e u n d er a n y o bli g ati o n t o u s e t h e c o ntr a ct or f or f ut ur e C C T V r el at e d

r e q uir e m e nt s b ut m a y d o s o dir e ctl y u n d er t h e pr o p o s e d c o ntr a ct d e p e n di n g o n t h e

i n di vi d u al r e q uir e m e nt s of b u d g et h ol d er s.

3. 7 T h e C o u n cil’s s p e cifi c ati o n t o s et o ut it s r e q uir e m e nt s f or t h e a b o v e s er vi c e s w a s

dr a w n u p b y e xt er n al s e c urit y c o n s ult a nt s fr o m W S P, f ull y i nf or m e d b y e n d u s er

r eq uir e m e nt s e st a bli s h e d b y W B C s er vi c e l e a d s a n d t h eir o p er ati o n al st aff. T h e

o ut c o m e w a s a c o m pr e h e n si v e s et of r e q uir e m e nt s t o m at eri all y i m pr o v e a n d f ut ur e

pr o of t h e eff e cti v e n e ss of s ur v eill a n c e e q ui p m e nt pr o vi di n g i m p ort a nt p u bli c s er vi c e s

ar o u n d t h e B or o u g h. A n e v al u ati o n m o d el w a s al s o d e vi s e d wit h s u p p ort fr o m W S P

a n d t h e w ei g hti n g f or Pri c e / N o n Pri c e w a s s et at 6 0/ 4 0.

3. 8 T h e pr o p o s e d i niti al c all off t er m w a s a d v erti s e d a s 5 y e ar s, wit h o pti o n s t o e xt e n d

f or a f urt h er 1 2 + 1 2 m o nt h s at t h e e n d of t h e 5 y e ar p eri o d. T e n d er e d c o st s w er e

t h er ef or e r e q u e st e d o n t h e b a si s of t h e m a xi m u m 7 y e ar c o ntr a ct p eri o d, wit h t h e

c o ntr a ct v al u e s pr e a d b et w e e n u pfr o nt c a pit al c ost s f or t h e s u p pl y a n d i n st all ati o n of

n e w/ u p gr a d e d e q ui p m e nt, a n d a n n u al m ai nt e n a n c e/ s u p p ort c o st s t o b e m et fr o m

wit hi n e xi sti n g s er v i c e b u d g et s f or T o w n C e ntr e C C T V, T o w n H all C C T V a n d U T M C. A n

a m biti o n t o r e d u c e t h e c urr e nt r e v e n u e e x p e n dit ur e a ss o ci at e d wit h T o w n C e ntr e

C C T V a n d U T M C o p er ati o n s, c o v eri n g it e m s s u c h a s s u p p ort/ m ai nt e n a n c e f or

e q ui p m e nt a n d li n e l e a s e s, w a s m a d e cl e ar i n t h e i n vit ati o n t o t e n d er p a c k.

3. 9

2 9

T h e C o u n cil r e c ei v e d o n e t e n d er r et ur n i n r e s p o n s e t o it s i n vit ati o n t o t e n d er a n d t hi s

w a s j u d g e d t o b e c o m pl ai nt wit h t h e t e n d er i nf or m ati o n. H a vi n g r e c ei v e d o nl y o n e

r e s p o n s e a n d t hi s bi d b ei n g e v al u at e d a s a s uit a bl e pr o p o s al i n r el ati o n t o t h e

C o u n cil’s Q u alit y crit eri a , d u e c o n si d er ati o n w a s gi v e n t o eit h er pr o c e e di n g t o

r e c o m m e n d t h e a w ar d t o t h e o nl y bi d d er or a b a n d o ni n g t h e pr o c ur e m e nt a n d r e -

t e n d eri n g t h e o p p ortu nit y vi a a n alt er n ati v e r o ut e.


3. 1 0 T h e pri n ci pl e c o n si d er ati o n h er e h a s b e e n o n e of e n s uri n g t h at t h e C o u n cil i s s ati sfi e d

t h at t h e r et ur n e d bi d r e pr e s e nt s a c o m p etiti v e, e c o n o mi c all y a d v a nt a g e o u s s ol uti o n.

Gi v e n t h at t h er e ar e a r a n g e of s u p pli er s o n t h e R M 1 0 4 5 fr a m e w or k c a p a bl e of

d eli v eri n g t h e C o u n cil’s r e q uir e m e nt s, offi c er s h a v e c o n cl u d e d t h at w hil e s uffi ci e nt

c o m p etiti o n a p p e ar s t o e xi st i n t er m s of t h e s u p pli er s li st e d, t h er e m a y n ot h a v e

b e e n s uffi ci e nt v al u e i n t h e c o ntr a ct t o i nt er e st m or e bi d d er s. I n r e alit y s u p pli er s will

h a v e al s o c o n si d er e d a r a n g e of ot h er f a ct or s i n d e ci di n g w h et h er t o bi d, i n cl u di n g

t h eir a v ail a bl e r e s o ur c e t o pr e p ar e a bi d, e xi sti n g/ u p c o mi n g c o ntr a ct u al

c o m mit m e nt s, a n d c o m p etiti o n fr o m ot h er s u p pli er s.

3. 1 1 O n t hi s b a si s, a n d i n c o n s ult ati o n wit h pr o c ur e m e nt c oll e a g u e s a n d ori gi n al c o st pl a n s

fr o m f e a si bilit y w or k, t h e pr oj e ct t e a m ar e s ati sfi e d t h at t h e r e c ei v e d bi d r e pr e s e nt s

g o o d v al u e f or m o n e y a n d c a n b e s h o w n t o b e wit hi n t h e all o c at e d b u d g et s f or

s er vi c e u p gr a d e s a n d a ss o ci at e d o n -g oi n g c o st s.

3 . 12 T h e r e c ei v e d t e n d er w a s e v al u at e d a g ai n s t t h e a bilit y of t h e c o ntr a ct or t o m e et

stri n g e nt q u alit y s p e cifi c ati o n s. T h e t e n d er, i n c o m pli a n c e wit h t h e s e r e q uir e m e nt s,

w a s t h e n e v al u at e d a g ai n st t e n d er c o st, t h e r e s ult s of w hi c h ar e pr o vi d e d i n t h e P art

T w o r e p ort.

4. P R O G R A M M E

4 . 1 St a g e o n e of t h e pr oj e ct, t h e r ef ur bi s h m e nt of t h e E xi sti n g C o ntr ol C e ntr e offi c e s, i s

pr o gr a m m e d f or c o m pl eti o n b y J ul y, i n r e a di n e ss f or t h e C o m bi n e d C o ntr ol R o o m fit

o ut. T h e offi c e r ef u r bi s h m e nt h a s b e e n sli g htl y d el a y e d d u e t o t h e m ai n w or ks

c o ntr a ct or f alli n g i nt o a d mi ni str ati o n f oll o wi n g c o m m e n c e m e nt of t h e c o ntr a ct.

R ef ur bi s h m e nt w or ks r ec o m m e n c e d at t h e e n d of -A pril 2 0 1 9 .

4. 2 S u bj e ct t o E x e c uti v e B o ar d a p pr o v al, t h e s ur v eill a n c e c o ntr a ct or c a n b e m o bili s e d t o

fit o ut t h e C o m bi n e d C o ntr ol C e ntr e fr o m ar o u n d A u g u st 2 0 1 9, all o wi n g f or T o w n

C e ntr e C C T V a n d U T M C st aff m o v e s t o t h e C o ntr ol R o o m s h ortl y aft er.

4. 3 T h e m o st pr e ssi n g ti m e s c al e f or t h e pr oj e ct i s e arl y s pri n g 2 0 2 0, b y w hi c h ti m e U T M C

will n e e d t o h a v e f ull y v a c at e d N e w T o w n H o u s e d u e t o t h e Ti m e S q u ar e N e w C o u n cil

Offi c e m o v e. T h e C o m bi n e d C o ntr ol Pr oj e ct i s o n tr a c k t o r el o c at e U T M C w ell a h e a d

of t hi s d at e.

4. 4 R e pl a c e m e nt c a m er a i nfr a str u ct ur e i s a nti ci p at e d t o b e a r olli n g r e pl a c e m e nt of e xi sti n g c a m er a st o c k, a cr o ss t h e T o w n C e ntr e a n d T o w n H all c o m pl e x, c o m m e n ci n g s u m m er 2 0 1 9.

5.

3 0

FI N A N CI A L C O N SI D E R A TI O N S


5 . 1 T h e a p pr o v e d c a pit al b u d g et f or t h e S ur v eill a n c e R e pl a c e m e nt el e m e nt of t hi s

s c h e m e ( P h a s e T w o) i s a s s et o ut i n T a bl e 1 b el o w , w hi c h w a s a gr e e d b y t h e

E x e c uti v e i n a r e p ort i n J ul y 2 0 1 8 .

T a bl e 1: W B C S ur v eill a n c e U p gr a d e s C a pit al I n v est m e nt B u d g et

It e m C o st ( £)

C C T V St a n d ar di s ati o n a n d S ur v eill a n c e U p gr a d e s

S p e cifi c ati o n & F e a si bilit y C o n s ult a n c y

3 7, 0 0 0

S ur v eill a n c e U p gr a d e s C o ntr a ct - ( N e w C o m bi n e d C o ntr ol

R o o m & U p gr a d e s f or T o w n C e ntr e, U T M C, a n d T o w n H all

C a m er a S yst e m s) – S U BJ E C T T O T E N D E R

3 5 0 , 0 0 0

I C T E n a bli n g w or ks 1 8, 6 0 0

W B C Cli e nt F e e s 1 7, 0 0 0

Q u a ntifi e d Ri s k A ss e ss m e nt 2 5, 0 0 0

T ot al S ur v eill a n c e U p gr a d e s S c h e m e C a pit al B u d g et £ 4 4 7, 0 0 0

5 . 2 S e e t h e P art 2 r e p ort f or f urt h er i nf or m ati o n o n t h e c a pit al i nfr a str u ct ur e c o st s

a ss o ci at e d wit h t h e r e c o m m e n d e d c o ntr a ct a w ar d, w hi c h f all wit hi n t h e £ 3 5 0 k

b u d g et a s n ot e d a b o v e a n d c o nt ai n e d i n t h e C o u n cil’s c a pit al pr o gr a m m e .

5. 3 A s t h e pr o p o s e d c o ntr a ct f or a w ar d al s o i n cl u d es a n n u al m ai nt e n a n c e a n d n et w or k

l e a s e el e m e nt s, a c o m mit m e nt t o u s e e xi sti n g r e v e n u e b u d g et s t o c o v er t h e s e

el e m e nt s i n t h e n e w c o ntr a ct i s r e q uir e d f or a p pr o v al. T h e e xi sti n g c o ntr a ct s

a ss o ci at e d wit h t hi s s p e n d w o ul d b e t er mi n at e d at t h e a p p oi nt m e nt of t h e n e w

s u p pli er .

5. 4 E xi sti n g C o u n cil s p e n d o n t h e s e el e m e nt s i s cir c a £ 5 9, 9 0 0 p er a n n u m. T his i s br o k e n

d o w n i n t er m s of p a y m e nt s t o diff er e nt pr o vi d er s all of w hi c h w o ul d c e a s e a n d b e

r e pl a c e d b y t h e pr o p o s e d c o ntr a ct arr a n g e m e nt. T h e v al u e f or c o m p ari s o n a ss u mi n g

a f ull s e v e n y e ar c o ntr a ct t er m i s £ 4 1 9 , 3 0 0. T h e t e n d er e d c o st of t h e a n n u al c o st s

f all s b el o w t hi s b u d g et fi g ur e a n d t h er ef or e c a n b e a c c o m m o d at e d wit hi n e xi sti n g

r e v e n u e b u d g et s h el d b y t h e T o w n C e ntr e C C T v s er vi c e.

5. 5

3 1

T h e P art 2 r e p ort s et s o ut t h e n e g oti at e d b e st a n d fi n al off er f or b ot h t h e c a pit al a n d

o n g oi n g r e v e n u e el e m e nt s of t hi s c o ntr a ct. B ot h of t h e s e t e n d er e d v al u e s f all wit hi n

t h e b u d g et s a v ail a bl e.


5. 6 N oti n g t h e a b o v e it i s n o w pr o p o s e d t o m o v e t o a w ar di n g t h e c o ntr a ct t o T e n d er er A,

a s s et o ut i n t h e P art 2 r e p ort.


6 . 1 T h e c o st of s er vi c e s t o b e pr o vi d e d b y t h e pr o p o s e d c o ntr a ct w o ul d b e m et b y b ot h

C o u n cil c a pit al e x p e n dit ur e ( a p pr o v e d J ul y 2 0 1 8) a n d e xi sti n g r e v e n u e b u d g et s fr o m

t h e s er vi c e s c o n c er n e d. T h e s u c c e ss of t h e c o ntr a ct will r el y o n a n o n -g oi n g

c o m mit m e nt t o t h e f u n di n g of T o w n C e ntr e C C T V a n d U T M C s er vi c e s.

6. 2 T h e C o u n cil will b e e x p os e d t o s o m e fi n a n ci al li a bilit y if t h e c o ntr a ct i s t er mi n at e d b y

it s elf b ef or e t h e i niti al 5 y e ar t er m e x pir e s. T hi s will b e c e ntr e d ar o u n d t h e r e v e n u e

el e m e nt s of o n g oi n g m ai nt e n a n c e of t h e C C T V st o c k.

6 . 3 M u c h of t h e C o u n cil C C T V i nfr a str u ct ur e pr o p o s e d t o b e u p gr a d e d or r e pl a c e d a s p art

of t hi s a w ar d i s b e y o n d it s ori gi n al e x p e ct e d lif es p a n a n d li a bl e t o f ail if n ot r e pl a c e d.

T h e p o or r eli a bilit y of a g ei n g C C T V ri s ks cr e ati n g s er vi c e o ut a g e s t h at l e a v e i m p ort a nt

C o u n cil s er vi c e s wit h ‘ bl a c k s p ot s’ or i n m or e s eri o u s s c e n ari o s n o s ur v eill a n c e

c o v er a g e at all.

6 . 4 T h er e i s a ri s k of c o n c er n fr o m t h e p u bli c i n t er m s of e n h a n ci n g a n d/ or e x p a n di n g

C o u n cil C C T V c a m er a n et w or ks f or t h e p ur p o s e s of s ur v eill a n c e. T h e c urr e nt pl a n s f or

u p gr a d e d s yst e m s t h er ef or e f o c u s o n r e pl a ci n g c a m er a s at e xi sti n g l o c ati o n s r at h er

t h a n e x p a n di n g c o v er a g e of p u bli c r e al m ar e a s. T h e s c h e m e h a s al s o r ul e d o ut at a n

e arl y st a g e i n c or p or ati n g a ut o m ati c f a ci al r e c o g niti o n, w hi c h at t h e pr e -t e n d er st a g e

h a s b e e n n ot e d a s hi g hl y c o ntr o v er si al a n d u nli k el y t o b e c o n si d er e d pr o p orti o n at e u s e

of s ur v eill a n c e f or a n y of t h e p ot e nti al u s e s l o c all y.


7 . 1 T h er e ar e n o p arti c ul ar E & D c o n si d er ati o n s f or t hi s r e p ort. A n EI A i s c o n si d er e d n ot

a p pli c a bl e.


8 . 1 T h er e i s n o p arti c ul ar r e q uir e m e nt t o c o n s ult wit h t h e p u bli c r e g ar di n g t h e pr o p o s e d

c o ntr a ct a w ar d.

8. 2 C o n s ult ati o n wit h st aff h a s b e e n u n d ert a k e n t hr o u g h o ut St a g e 1 a n d 2 of t h e

C o m bi n e d C o ntr ol C e ntr e pr oj e ct.

8 . 3

3 2

T h e e n h a n c e m e nt s t o v ari o u s C C T V s yst e m s wil l cr e at e a n e e d f or s o m e s er vi c e s t o

c arr y o ut n e w S ur v eill a n c e S p e cifi c Pri v a c y I m p a ct A ss e ss m e nt s, w hi c h i n cl u d e s a


r e q uir e m e nt t o c o n s ult. T hi s a ss e ss m e nt will b e c arri e d o ut b ef or e u p gr a d e d

e q ui p m e nt g o e s ‘li v e’.


9. 1 C o ntr a ct Pr o c e d ur e R ul e C R 6 0 r e q uir e s t h e E x e c uti v e B o ar d t o a p pr o v e e x p e n dit ur e

gr e at er t h a n £ 2 5 0, 0 0 0. T h e v al u e of t h e f u n di n g p a c k a g e f or t h e n e xt st a g e of

d e v el o p m e nt of t h e pr oj e ct e x c e e d s t hi s li mit.

9. 2 A n i niti al c a pit al i n v e st m e nt h a s alr e a d y b e e n m a d e a n d w or k i s n e ari n g c o m pl eti o n

t o r ef ur bi s h offi c e s at t h e E xi sti n g C o ntr ol C e ntr e i n pr e p ar ati o n f or t h e i n st all ati o n

of c o ntr ol r o o m e q ui p m e nt u n d er t hi s c o ntr a ct. T h e s e c o n d st a g e of t h e pr oj e ct t o

s u p pl y a n e w C o m bi n e d C o ntr ol C e ntr e will pr o vi d e a m o d er n, fit f or p ur p o s e

f a cilit y w hi c h i s a p pr o pri at el y f ut ur e-pr o of e d .

9. 3 T h e pr oj e ct will all o w f or gr e at er l e v el s of o p er ati o n al effi ci e n c y a n d o v er all r e sili e n c e

f or t h e b or o u g h t o b e e x pl or e d a n d r e ali s e d b y h a vi n g b ot h t h e U T M C a n d C C T V

s er v i c e s l o c at e d o n o n e sit e. T hi s i s i n a d diti o n t o t h e a bilit y t o i n v e st a n d pr o m ot e

n e w w a ys of w or ki n g as p art of t h e b uil d , f or e x a m pl e e x pl ori n g w h at a d diti o n al

c a m er a a n d/ or al ar m m o nit ori n g r e v e n u e str e a m s m a y b e a v ail a bl e t o s er vi c e s

w or ki n g fr o m a m o d er n, di git al c o ntr ol r o o m pl atf or m.


1 0. 1 T h e E x e c uti v e B o ar d i s r e c o m m e n d e d t o:

(i) A p pr o v e ‘ St a g e 2’ of t h e C o m bi n e d C o ntr ol C e ntr e pr oj e ct, t o t a k e f or w ar d

t h e s u p pl y a n d fit o ut of a n e w C o m bi n e d C o ntr ol, t o g et h er wit h t h e u p gr a d e

of T o w n C e ntr e, U T M C, a n d T o w n H all c a m er a s yst e m s.

(ii) N ot e t h at t h e r e q uir e d c a pit al i n v e st m e nt f or St a g e 2 r e m ai n s a s i n di c at e d i n

t h e ori gi n al J ul y 2 0 1 8 E x e c uti v e B o ar d re p ort, b ut t h at t h e v al u e of t h e

c o ntr a ct pr o p o s e d f or a w ar d i s o v er all a gr e at er s u m o w i n g t o t h e n e e d t o

c o m mit, o v er a m a xi m u m of s e v e n y e ar s of t h e c o ntr a ct, e xi sti n g r e v e n u e

b u d g et s t o f u n d t h e o n -g oi n g m ai nt e n a n c e/ s u p p ort of s er vi c e e q ui p m e nt.

(iii)

3 3

Gi v e d el e g at e d a p pr o v al t o t h e Dir e ct or, E n vir o n m e nt a n d Tr a n s p ort,

f oll o wi n g c o n s ult ati o n wit h t h e D e p ut y C hi ef E x e c uti v e a n d Dir e ct or of

C or p or at e S er vi c e s, H e a d of L e g al a n d D e m o cr ati c S er vi c e s , a n d t h e P ortf oli o

H ol d er t o a w ar d a n d e nt er t h e c o ntr a ct wit h T e n d er er A, a s s et o ut i n t h e P art

2 r e p ort.


(i v) N ot e t h at t h e c o ntr a ct a w ar d will d e si g n at e T e n d er er A a s t h e C o u n cil’s

pr ef err e d, b ut n ot e x cl usi v e, s u p pli er of C C T V r el at e d d e si g n, s u p pl y, i nst all

a n d m ai nt ai n s er vi c e s.

1 1 B A C K G R O U N D P A P E R S

E x e c uti v e B o ar d r e p ort – W arri n gt o n B or o u g h C o u n cil, C o m bi n e d C o ntr ol C e ntr e Pr oj e ct

U p d at e a n d St a g e 1 C o ntr a ct A w ar d, J ul y 2 0 1 8 .

C o nt a ct s f or B a c k gr o u n d P a p er s:


R a c h el W a g g ett r w a g g ett @ w arri n gt o n. g o v. u k 0 1 9 2 5

3 4

4 4 2 6 3 0





R e p ort of E x e c uti v e E x e c uti v e B o ar d M e m b er, Tr a n s p ort ati o n , Hi g h w a ys B o ar d M e m b er: a n d P u bli c R e al m

Dir e ct or : D a vi d B o y er, E n vir o n m e nt a n d Tr a n s p ort

S e ni or R e s p o n si bl e T o m S h utt l e w ort h, I nfr a str u ct ur e D eli v er y S er vi c e M a n a g er Offi c er:

C o nt a ct D et ail s: E m ail A d dr e s s: T el e p h o n e: x- t s h uttl e w ort h @ w arri n gt o n. g o v. u k 0 1 9 2 5 4 4 2 3 5 3

K e y D e ci si o n N o. 0 6 0/ 1 8

W ar d M e m b er s: C o u n cill or s J H art, D Pri c e a n d T Willi a m s – Gr e at S a n k e y N ort h & W hittl e H all

TI T L E O F R E P O R T: O M E G A L O C A L HI G H W A Y S P H A S E 3 b – C O N S T R U C TI O N C O N T R A C T A W A R D

1. P U R P O S E

1. 1 T o u p d at e E x e c uti v e B o ar d M e m b er s o n t h e o ut c o m e of t h e r e c e nt p u bli c c o n s ult ati o n e x er ci s e u n d ert a k e n t o i nf or m t h e s c h e m e s c o p e.

1. 2 T o s et o ut t h e s o ur c e of t h e f u n di n g f or t h e pr oj e ct.

1. 3 T o s e e k a ut h orit y t o a w ar d t h e c o n str u cti o n c o ntr a ct f or t h e O m e g a L o c al Hi g h w a ys P h a s e 3 b pr oj e ct i n or d er t o m e et t h e a nti ci p at e d c o m m e n c e m e nt d a t e of S e pt e m b er 2 0 1 9 .

1. 4 T o a d vi s e E x e c uti v e B o ar d M e m b er s of t h e o ut c o m e of t h e r e c e nt pr o c ur e m e nt e x er ci s e u n d ert a k e n f or t h e c o n str u cti o n c o ntr a ct .

1. 5 T o r e c o m m e n d a n d s e e k a p pr o v al f or a c c e pt a n c e of t h e t e n d er f or t h e c o n str u cti o n w or ks b eli e v e d t o off er b e st v al u e f or t hi s w or k t o b e u n d ert a k e n a n d t o e nt er i n t o t h e c o n str u cti o n c o ntr a ct.


2. 1

3 5

P art 2 of t h e r e p ort ( a g e n d a it e m 1 3 ) i s t o b e c o n si d er e d a s a P art 2 it e m b ei n g e x e m pt b y virt u e of c at e g or y 3 L o c al G o v er n m e nt A ct 1 9 7 2, s c h e d ul e 1 2 A.




3. 1 O m e g a L o c al Hi g h w a y P h a s e 3 i s a s eri e s of hi g h w a y i m pr o v e m e nt s t o k e y j u n cti o n s

ar o u n d t h e O m e g a sit e. Pri or t o F e br u ar y 2 0 1 8 t h e y w er e a n O m e g a W arri n gt o n Lt d

(t h er e aft er r ef err e d t o a s O W L) o bli g ati o n t o d eli v er a s p art of t h eir O utli n e Pl a n ni n g

P er mi ssi o n f or t h e Z o n e s 3 -6 r e si d e nti al, a p pr o xi m at el y 1 1 0 0 h o m e s.

3. 2 F oll o wi n g a ri g or o u s d u e dili g e n c e e x er ci s e i n F e br u ar y 2 0 1 8 t h e E x e c uti v e a p pr o v e d

t h e r e c o m m e n d ati o n f or t h e C o u n cil t o t a k e o n t h e deli v er y of t h e P h a s e 3 s c h e m e

s u bj e ct t o t h e f ull p a y m e nt of £ 8. 2 m fr o m O W L , pl u s a n o bli g ati o n t o d eli v er pr o p ert y

ri g ht s t o e n a bl e t h e s e s c h e m e s w h er e v er t h e y h el d a n i nt er e st. T hi s w a s b a s e d o n

t h e f oll o wi n g r e a s o ni n g:

• All o w e d t h e C o u n cil t o d eli v er a s uit e of s c h e m e s o n t h e hi g h w a y n et w or k i n t hi s

ar e a, wit hi n t h e £ 8. 2 m b u d g et s et, a n d m o dif y a n d e xt e n d t h e pr e vi o u sl y

a p pr o v e d O W L s c h e m e s t o e n s ur e t h at a n y i n v est m e nt w o ul d d eli v er m a xi m u m

tr affi c b e n efit s.

• It all o w e d t h e C o u n cil t o dr a w d o w n l a n d a n d £ nil c o st t o e n a bl e ot h er pr oj e ct s –

s p e cifi c all y O m e g a L o c al Hi g h w a ys P h a s e 2 a ( B urt o n w o o d t o Ki n gs w o o d r o a d

wi d e ni n g)

• It h a s a n d will c o nti n u e t o all o w t h e C o u n cil t o c o ntr ol t h e pr o gr a m m e of

i n v e st m e nt w or ks t o t h e hi g h w a y i n t hi s ar e a, i n it s c a p a cit y a s Hi g h w a y

A ut h orit y, t o miti g at e a n d r e d u c e tr affi c di sr u pti o n f or r e si d e nt s a n d b usi n e ss e s

vi a cl o s e c o -or di n ati o n a n d w h er e a p pr o pri at e o v erl a p pi n g pr oj e ct s t o mi ni mi s e

t h e o v er all c o n str u cti o n d ur ati o n.

3. 3 T h e p a y m e nt of t h e £ 8. 2 m fr o m O W L w a s r e c ei v e d i n f ull i n D e c e m b er 2 0 1 8.

3. 4 P h a s e 3 s c h e m e s f or m o n e p art of t h e wi d er str at e g y f or i n v e st m e nt i n t h e hi g h w a ys

i nfr a str u ct ur e i n t h e W est of W arri n gt o n a n d s u p p orti n g t h e d e v el o p m e nt sit e s t h at

ar e n o w w ell e st a bli s h e d i n t h e ar e a. A r e p ort t o A pril 2 0 1 8 E x e c uti v e B o ar d s et o ut

t h e wi d er pr o gr a m m e f or t hi s i n v e st m e nt i n hi g h w a ys a n d tr a n s p ort ati o n

i nfr a str u ct ur e a n d it s f u n di n g m a k e u p. A n u p t o d at e m a p i n di c ati n g t h e i n v e st m e nt

i n hi g h w a ys a n d tr a n s p ort ati o n i nfr a str u ct ur e i n t h e w e st of t h e b oro u g h is c o nt ai n e d

i n A p p e n di x A f or M e m b er s i nf or m ati o n.

3. 5 T h e P h a s e 3 s c h e m e i s br o k e n d o w n i n t o t h e f oll o wi n g c o n stit u e nt p art s:

•

3 6

P h a s e 3 a i s t h e c o nti n u ati o n of t h e s o ut h b o u n d wi d e ni n g of B urt o n w o o d R o a d

b et w e e n Ki n gs w o o d R o a d a n d t h e W hittl e A v e n u e/ W e st br o o k W a y

r o u n d a b o ut. T hi s s c h e m e h a s alr e a d y b e e n s u c c e ssf ull y d eli v er e d a n d o p e n e d


t o tr affi c i n mi d-M ar c h 2 0 1 9, f oll o w e d b y it s offi ci al o p e ni n g o n 8 t h A pril. T h e

f or e c a st fi n al c o st of t hi s i n v e st m e nt t o b e t a k e n fr o m t h e £ 8. 2 m o v er all

b u d g et i s £ 1. 6 5 m.

• P h a s e 3 b w hi c h i s t h e s u bj e ct of t hi s r e p ort i s t h e pr o p o s e d i m pr o v e m e nt of

t h e r o u n d a b o ut j u n cti o n of Li n gl e y Gr e e n A v e n u e / W hittl e A v e n u e. T h e

pr o p o s al s ar e ill u str at e d i n t h e pl a n c o nt ai n e d i n A p p e n di x B of t hi s r e p ort.

• Offi c er s ar e c urr e ntl y w or ki n g u p p r o p o s al s f or s u b s e q u e nt p h a s e s w hi c h will

b e t h e s u bj e ct of f ut ur e r e p ort s t o t h e E x e c uti v e i n d u e c o ur s e.

3. 6 A p u bli c c o n s ult ati o n o n t h e pr o p o s al s w a s u n d ert a k e n i n A pril 2 0 1 9 t h e r e s ult s of

w hi c h ar e c o nt ai n e d i n S e cti o n 9 of t hi s r e p ort.

3. 7 T a bl e 1 b el o w o utli n e s t h e pr oj e ct e d e c o n o mi c b e n efit s t h at t h e O m e g a L o c al

Hi g h w a ys P h a s e 3, of w hi c h P h a s e 3 b i s a c or e p art, will s u p p ort t h e d eli v er y of:

T a bl e 1 : E c o n o mi c b e n efit s

S c h e m e S c h e m e will s u p p ort t h e d eli v er y of:

O m e g a L o c al

Hi g h w a ys P h a s e 3

O v er 1, 5 0 0 n e w h o m e s at O m e g a, Li n gl e y M er e a n d a dj a c e nt

d e v el o p m e nt sit e s t o b e d eli v er e d o v er t h e n e xt 3 -5 y e ar s

O v er 1 2, 0 0 0 n e w j o b s at O m e g a a s w ell a s s u p p orti n g 7, 0 0 0 e xi sti n g j o b s

o n O m e g a a n d Li n gl e y M er e.

T h e r e m ai ni n g c o m m er ci al d e v e l o p m e nt wit hi n O m e g a, Li n gl e y M er e a n d

G e mi ni R et ail sit e s.

I n cr e a s e d r e sili e n c e, r eli a bilit y a n d h e n c e j o ur n e y ti m e i m pr o v e m e nt s of

t h e hi g h w a y n et w or k s p e cifi c all y ar o u n d W e st W arri n gt o n.

R e d u c e d p e d e stri a n a n d c y cli st s e v er a n c e b et w e e n t h e e m er gi n g O m e g a

r e si d e nti al sit e s a n d t h e s urr o u n di n g c o m m u niti es.

3. 8 I n a d diti o n t o t h e e c o n o mi c b e n efit s li st e d a b o v e, it i s a nti ci p at e d t h at t h e c o u n cil

w o ul d b e n efit fr o m i n cr e a s e d c o u n cil t a x a n d b usi n e ss r at e r et ur n s a s a r e s ult of t h e

si g nifi c a ntl y i m pr o v e d tr a n s p ort n et w or k sti m ul ati n g d e v el o p m e nt a n d i n v e st m e nt i n

t h e ar e a.

4. S C H E M E D E V E L O P M E N T A N D P R O G R A M M E

4. 1

3 7

T h e e arl y st a g e s c h e m e d e v el o p m e nt f or P h a s e 3 b w er e pr e vi o u sl y u n d ert a k e n b y

O m e g a W arri n gt o n Lt d a n d t h eir c o n s ult a nt p art n er s.


4. 2 F oll o wi n g t h e a p pr o v al of t h e r e p ort t o t h e E x e c uti v e i n F e br u ar y 2 0 1 8 Offi c er s h a v e

u n d ert a k e n a r e vi e w of t h e s c h e m e s a s it w a s d et ail e d a n d s u b s e q u e ntl y i d e ntifie d a

n u m b er of ar e a s w h er e effi ci e n ci e s c o ul d b e m a d e i n cl u di n g:

• F urt h er m o d el t e sti n g t o o pti mi s e t h e s c h e m e b e n efit s wit h r e- d e si g n of

pr o p o s e d ali g n m e nt s t o r e m o v e t h e n e e d t o di v ert s er vi c e s a n d h e n c e

g e n er at e a c o st s a vi n g.

• R e -d e si g n of pr o p o s e d ali g n m e nt s t o r e d u c e t h e n e e d f or e art h w or ks a n d

e n vir o n m e nt al miti g ati o n.

• I n cr e a si n g t h e s c o p e of t h e s c h e m e i n s p e c ifi c ar e a s t o r e ali s e a d diti o n al

tr affi c b e n efit s

• I nt e gr ati o n of a d diti o n al c y cl e a n d p e d e stri a n f a ciliti e s a n d li n ki n g t h e s e wit h

e xi sti n g e st a bli s h e d i nfr astr u ct ur e al o n g t h e hi g h w a y n et w or k i n t hi s ar e a.

4. 3 A s t hi s a n d s u b s e q u e nt s u b -p h a s e s of t h e wi d er s ch e m e ar e d e v el o p e d t hr o u g h t h e

v ari o u s st a g e s of d et ail r e g ul ar c h e c ks will b e u n d ert a k e n t o e n s ur e t h at t h e y r e m ai n

d eli v er a bl e wit hi n t h e o v er all a gr e e d f u n di n g e n v el o p e.

A s u m m ar y of t h e k e y mil e st o n e s c o nt ai n e d wit hi n t h e pr oj e ct ar e d et ail e d b el o w i n T a bl e 2 :-

T a bl e 2 : S u m m ar y of K e y Mil e st o n e s

A cti vit y / T a s k / D e s cri pti o n K e y Mil e st o n e s

Pr o c ur e m e nt ( c o m pl et e) 3 0 t h A pril 2 0 1 9 (4 w e e k d ur ati o n)

E x e c uti v e B o ar d – a p pr o v al t o a w ar d 2 1 st M a y 2 0 1 9

M ai n c o ntr a ct a w ar d J u n e 2 0 1 9

Tr affi c R e g ul ati o n Or d e r s ( c o m pl et e) J ul y 2 0 1 9

A d v a n c e e n a bli n g w or ks J u n e – S e pt e m b er 2 0 1 9

M ai n c o ntr a ct or m o bili s ati o n t o sit e c o m m e n c e s

S e pt e m b er 2 0 1 9

C o n str u cti o n c o m m e n c es O ct o b er 2 0 1 9 ( d ur ati o n cir c a 1 8 -2 0 w e e ks)

Pr a cti c al c o m pl eti o n M ar c h 2 0 2 0

5. P R O C U R E M E N T

5. 1 T h e C a pit al W or ks Fr a m e w or k C o ntr a ct 2 0 1 6 – 2 0 1 9, L ot 1 ( a p pr o v e d b y E x e c uti v e B o ar d A pril 2 0 1 6, k e y d e ci si o n E B N o 1 4 3) h a s b e e n u s e d a s t h e pr o c ur e m e nt r o ut e f or t h e s e w or ks.

5. 2

3 8

T h e t e n d er w a s a d v ertis e d o n T h e C h e st a n d c o ntr a ct or s w er e i n vit e d t o t e n d er a g ai n st t h e d et ail e d d e si g n s p e cifi c ati o n vi a a mi ni c o m p etiti o n pr o c e ss . A t ot al of f o ur c o m pli a nt t e n d er pri c e s w er e r e c ei v e d .


5. 3 R e c ei v e d t e n d er s w er e e v al u at e d a g ai n st t h e a bilit y of t h e c o ntr a ct or s t o m e et t h e stri n g e nt q u alit y s p e cifi c ati o n s. T h o s e t e n d er s i n c o m pli a n c e wit h t h e s e r e q uir e m e nt s w er e t h e n e v al u at e d i n t er m s of l o w e st t e n d er c ost. D et ail s of t h e pri c e d t e n d er s ar e pr o vi d e d i n t h e P art T w o r e p ort.

5. 4 It i s pr o p o s e d t o a p p oi nt t h e l o w e st c o st t e n d er er ( T e n d er er A ) t o c arr y o ut t h e w or ks t o c o n str u ct t h e P u bli c R e al m i niti ati v e s .

5. 5 F urt h er pr o c ur e m e nt h as b e e n u n d ert a k e n t o s e c ur e pr ef err e d s u p pli ers f or ot h er el e m e nt s of t h e c o n str u cti o n w or k, h o w e v er all of t h e s e f all w ell u n d er t h e £ 2 5 0 k E x e c uti v e B o ar d t hr e s h ol d f or a p pr o v al.

6. FI N A N C I A L C O N SI D E R A TI O N S

6 . 1 T ot al c o st s f or t h e pr oj e ct ar e a s hi g hli g ht e d i n T a bl e 3 .

T a bl e 3 : S c h e m e c o st br e a k d o w n

A cti vit y A s s o ci at e d C o st s (r o u n d e d t o n e ar e st £ 1 0 0 0)

S ur v e ys, C o n s ult ati o n s & I niti al D e si g n £ 2 4, 0 0 0

C o n str u cti o n £ 7 4 5 , 0 0 0

St at ut or y U n d ert a k er pl a nt di v er si o n s £ 8 0 5 , 0 0 0

W B C Pr of e ssi o n al F e e s £ 1 1 0 , 0 0 0

Mi s c ell a n e o u s £ 5 , 0 0 0

Ri s k All o w a n c e £ 3 1 0, 0 0 0

T O T A L £ 1, 9 9 9 , 0 0 0

6. 2 T h er ef or e t h e e sti m at e d c o st t o c o m pl et e all of t h e s c h e m e w or ks i n cl u si v e or a ri s k all o w a n c e f or t h e c o n str u cti o n p h a s e i s £ 1.9 9 9 m.

6. 3 All of t h e f u n di n g f or t h es e i m pr o v e m e nt w or ks w a s s e c ur e d vi a a n £ 8. 2 m S 1 0 6 c o ntri b uti o n fr o m O m e g a W arri n gt o n Lt d, w hi c h w a s t h e s u bj e ct of a n a p pr o v al fr o m t h e E x e c uti v e i n F e br u ar y 2 0 1 8 a n d h a s n o w b e e n pl a c e d i n t h e C o u n cil’s c a pit al pr o gr a m m e. T h e s e m o ni e s w er e r e c ei v e d i n f ull i n D e c e m b er 2 0 1 8. T h er ef or e t h e b orr o wi n g i m pli c ati o n s of t hi s i n v e st m e nt ar e alr e a d y c o n si d er e d a s p art of t h e C o u n cil’s M e di u m T er m Fi n a n ci al Pl a n ( M T F P).

6. 4 At t h e pr e s e nt ti m e a t ot al of £ 1. 65 m h a s b e e n s p e nt i n d eli v eri n g t h e r e c e ntl y c o m pl et e d O m e g a L o c al Hi g h w a ys P h a s e 3 a ( B urt o n w o o d R o a d s o ut h b o u n d wi d e ni n g) s c h e m e.

6. 5

3 9

A s s u c h n oti n g t h e pr oj e ct e d t ot al o ut t ur n c o st s s h o w n i n T a bl e 2 a n d t h e s p e n d t o d at e a g ai n st t h e b u d g et of £ 8. 2 m a v ail a bl e i n t h e C o u n cil’s c a pit al pr o gr a m m e, it i s pr o p o s e d t o m o v e t o a w ar di n g t h e c o n str u cti o n c o ntr a ct a n d c o m mi ssi o ni n g all of t h e n e c e ss ar y a d v a n c e e n a bli n g w or ks a n d st at ut or y u n d ert a k er s di v er si o n s r e q uir e d t o s u c c e ssf ull y d eli v er t h e pr oj e ct.



7 . 1 A ri s k a ss e ss m e nt h a s b e e n c arri e d o ut a n d ri s ks h a v e b e e n b uilt i nt o t h e q u a ntifi e d b u d g et c o st. Ri s ks of t hi s c o n str u cti o n pr oj e ct h a v e b e e n mi ni mis e d b y t h e pr o gr a m mi n g of t h e w or ks t o m a n a g e t h e c o n str ai nt s of ot h er c o n str u cti o n pr oj e ct s pr o gr e ssi n g t hr o u g h o ut t h e ar e a, i n cl u di n g o n t h e Hi g h w a ys E n gl a n d str at e gi c r o a d n et w or k . Pr o gr a m mi n g of t h e c o n str u cti o n w or ks will b e m a n a g e d t o mi ni mi s e di sr u pti o n t o t h e l o c al c o m m u nit y .

7. 2 T h e t ot al v al u e of ri s k all o w a n c e f or t h e pr oj e ct ’s re m ai ni n g a d v a n c e w or ks, st at ut or y u n d ert a k er’s di v er si o n s a n d s u b s e q u e nt m ai n c o nstr u cti o n p h a s e i s £ 3 1 0 k.


8 . 1 T hi s pr oj e ct will e n h a n c e t h e str e et s c e n e a n d c o ntri b ut e s t o w ar d s a d dr essi n g o n e of t h e k e y c o n g e sti o n h ot s p ot s wit hi n t h e b or o u g h a s s et o ut i n t h e C o u n cil’s L o c al Tr a n s p ort Pl a n.

8 . 2 A n E q u alit y I m p a ct A ss e ss m e nt i s n ot r e q uir e d i n t hi s i n st a n c e.


9 . 1 Pr o p o s al s f or j u n cti o n i m pr o v e m e nt s at W hittl e A v e n u e/ Li n gl e y Gr e e n A v e n u e w er e

a p pr o v e d a s p art of t h e pl a n ni n g c o n s e nt gr a nt e d f or t h e O m e ga z o n e s 3 -6

d e v el o p m e nt i n 2 0 1 6. T h e i m pr o v e m e nt s c o m pri s e d :

• L o c al wi d e ni n g o n Li n gl e y Gr e e n A v e n u e o n t h e a p pr o a c h t o t h e j u n cti o n;

• L o c al wi d e ni n g o n W hittl e A v e n u e s o ut h o n t h e a p pr o a c h t o t h e j u n cti o n;

• Pr o vi si o n of a t o u c a n cr ossi n g o n Li n gl e y Gr e e n A v e n u e.

• N e w s h ar e d f o ot/ c y cl e w a y o n Li n gl e y Gr e e n A v e n u e b et w e e n S o p hi a Dri v e a n d

W hittl e A v e

Mi n or m o difi c ati o n s t o t h e s c h e m e h a v e b e e n m a d e a s a dir e ct r e s ult of t h e C o u n cil

i n it s c a p a cit y a s hi g h w a y a ut h orit y n o w h a vi n g r es p o n si bilit y f or it s d eli v er y. T h e s e

c h a n g e s ar e t o m a xi mi s e t h e tr affi c a n d a cti v e tr a v el b e n efit s t h at t h e s c h e m e will

off er.

9. 2 T h e C o u n cil i s c urr e ntl y u n d ert a ki n g p u bli c c o n s ult ati o n o n t h e wi d er hi g h w a y i nfr a str u ct ur e i m pr o v e m e nt s pr o p o s e d f or W e st W arri n gt o n, s p e cifi c all y f or O m e g a L o c al Hi g h w a ys P h a s e 1 a s d et ail e d o n t h e pl a n i n A p p e n di x A. D et ail s of t h e P h a s e 3 b s c h e m e will al s o b e i n cl u d e d i n t h e c o n s ult ati o n lit er at ur e f or i nf or m ati o n . T hi s wi d e r p u bli c e n g a g e m e nt p eri o d e n d s o n t h e 2 0 t h

4 0

M a y 2 0 1 9, a st at e m e nt of c o m m u nit y i n v ol v e m e nt r e p ort will b e a v ail a bl e o n t h e C o u n cil w e b sit e i n J u n e 2 0 1 9 i n t h e f oll o wi n g l o c ati o n:


htt p s:// w w w. w arri n gt o n. g o v. u k/i nf o/ 2 0 1 3 6 2/ w arri n gt o n _ w e st/ 2 3 9 9/ o m e g a _l o c al _ h i g h w a ys _ p h a s e _ 3

9. 3 S c h e m e n otifi c ati o n s will b e u n d ert a k e n t hr o u g h o ut t h e c o n str u cti o n p h a s e wit h sc h e m e b o ar d s a n d a d v a n c e w or ks n otifi c ati o n s b ei n g di s pl a y e d t o i nf or m t h e tr a v elli n g p u bli c of t h e pr o gr e ss of t h e w or ks a n d a n y f ort h c o mi n g tr affi c m a n a g e m e nt r e stri cti o n s.

9. 4 Si mil arl y a n d h a s w or k e d eff e cti v el y o n ot h er si mil ar tr a n s p ort ati o n pr oj e ct s t h e pr oj e ct t e a m will b e r e s p o n si bl e f or r e g ul arl y u p d ati n g all r e gi st er e d st a k e h ol d er s vi a a v ari et y of m e di u m s i n cl u di n g e m ail, l ett er a n d m e di a r el e a s e s w h er e a p pr o pri at e.

1 0 . R E A S O N S F O R R E C O M M E N D A TI O N

1 0 . 1 C o ntr a ct Pr o c e d ur e R ul e C R 6 0 r e q uir e s t h e E x e c uti v e B o ar d t o a p pr o v e t e n d er s gr e at er t h a n £ 2 5 0, 0 0 0. T h e v al u e s a ss o ci at e d wit h t h e v ari o u s l e v el s of f u n di n g, a gr e e m e nt s a n d c o ntr a ct a w ar d s f or w hi c h a p pr o v al i s s o u g ht i s a b o v e t his fi g ur e.

1 1 . R E C O M M E N D A TI O N

1 1. 1 T h e E x e c uti v e B o ar d i s r e c o m m e n d e d t o:

(i) N ot e t h e pr o p o s e d s c o p e a n d ti m e s c al e s t o d eli v er t h e pr oj e ct.

(ii) N ot e t h e f u n di n g p a c k a g e f or t h e s c h e m e a n d a p pr o v e t h e o v er all b u d g et .

(iii) Gi v e d el e g at e d a p pr o v al t o t h e Dir e ct or of E n vir o n m e nt a n d Tr a n s p ort , f oll o wi n g c o n s ult ati o n wit h t h e Dir e ct or of C or p or at e S er vi c e s a n d H e a d of L e g al a n d D e m o cr ati c S er vi c e s a n d M o nit ori n g Offi c er t o t h e C o u n cil a n d t h e E x e c uti v e B o ar d M e m b er, Tr a n s p ort ati o n , Hi g h w a ys & P u bli c R e al m t o a w ar d a n d e nt er t h e c o n str u cti o n c o ntr a ct f or t h e O m e g a L o c al Hi g h w a ys P h a s e 3 b pr oj e ct t o T e n d er er A, a s o utli n e d i n t h e r e p or t c o nt ai n e d in t h e P art 2 a g e n d a.


O m e g a L o c al Hi g h w a ys P h a s e 3 - F u n di n g A gr e e m e nt, E x e c uti v e B o ar d R e p ort – F e br u ar y 2 0 1 8



T o m S h uttl e w ort h x -t s h uttl e w ort h @ w arri n gt o n. g o v. u k

4 1

0 1 9 2 5 4 4 2 3 5 3

https://www.warrington.gov.uk/info/201362/warrington_west/2399/omega_local_highways_phase_3

https://www.warrington.gov.uk/info/201362/warrington_west/2399/omega_local_highways_phase_3

A g e n d a It e m

4 2

8


4 3

A P P E N DI X A

W E S T W A R RI N G T O N T R A N S P O R T I N V E S T M E N T P L A N


4 4


A P P E N DI X B

4 5

O M E G A L O C A L HI G H W A Y S P H A S E 3 b

S C H E M E M A S T E R P L A N

4 6

P M S 0 3 A

P M S 0 4

3 5 6 9 1 0. 0 7 6 m E3 8 9 7 0 5. 1 6 1 m N1 8. 4 4 9 m H

3 5 6 9 8 5. 5 5 3 m E3 8 9 9 1 4. 9 5 5 m N1 7. 7 9 8 m H

F-P

Drai

n

WHI

TTL

E A

VE

NU

E

44

Drai n

40

52

SO

PHI

A D

RIV

E

3 2

62 1 6

8

15

K E T T E RI N G H A M D RI V E

1 25

Dr ai n

23

17

15

M A L V E R N C L O S E

SO

PHI

A D

RIV

E

2 5

3 5

5 5

6 1

P at h

Dr ai n

15

69

11 W

HITTL

E A

VE

NU

E

4 5 9 8

W E N S L E Y D A L E C L O S E 1 0 6

5

82

18 7 2

Dr ai n

16 N O T E S

K E Y P o n d

N e w T ar m a c F o ot w a y / C y cl e w a y ( mi ni m u m wi dt h 3. 5 m)

N e w Wi d e n e d C arri a g e w a y

R e pl a c e m e nt L a n d s c a pi n g A d diti o n al L eft T ur n L a n e ( 1 4 0 m)

1. 4 m Hi g h Ti m b er P o st a n d R ail F e n c e

11

N e w P e d e stri a n / C y cl e Cr o s si n g ( T o u c a n)

Ó Cr o w n c o p yri g ht a n d d at a b a s e ri g ht 2 0 1 9. Or d n a n c e S ur v e y 1 0 0 0 2 2 8 4 8.

N e w F o ot w a y / C y cl e w a y

A d diti o n al L eft T ur n L a n e ( 1 1 5 m) U p gr a d e d F B

P e d e stri a n / C y cl e Cr o s si n g ( T o u c a n)

R e v n. R e vi si o n D et ail s R e v b y C h k b y D at e:

LI N G L E Y G R E E N A V E N U E

A d diti o n al L eft T ur n L a n e ( 1 0 0 m)

E n vi r o n m e n t a n d T r a n s p o r t Di r e c t o r a t e N e w T o w n H o u s e, B u t t e r m a r k e t S t r e e t, W a r ri n g t o n W A 1 2 N H

Pr oj e ct

O M E G A L O C A L HI G H W A Y S P H A S E 3 b P o n d

Dr a wi n g Titl e

C O N S U L T A TI O N P L A N El S u b St a

Dr a w n b y e- m ail @ w arri n gt o n. g o v. u k

A p pr o v e d b y T el e p h o n e 0 1 9 2 5 4 4

F a x 0 1 9 2 5 4 4 S h e et of 1 D at e M A R C H 2 0 1 9 1

S c al e s Dr a wi n g N o. P h a s e / R e vi si o n

N T S P o n d T 1 8- 0 2 5- C O N S U L T A TI O N W/ A

A ut o C A D Fil e R ef: T 1 8- 0 2 5- C O N S U L T A TI O N. d w g

AutoCAD SHX Text

TAC PAVING

AutoCAD SHX Text

T' PAV

AutoCAD SHX Text

TAC

AutoCAD SHX Text

T' PAV

AutoCAD SHX Text

TAC PAV

AutoCAD SHX Text

TAC PAV

AutoCAD SHX Text

TACTILE PAVING

AutoCAD SHX Text

TAC PAV

AutoCAD SHX Text

TACTILE PAVING

AutoCAD SHX Text

TAC PAV

AutoCAD SHX Text

TAC PAV

AutoCAD SHX Text

TARMAC

AutoCAD SHX Text

TARMAC

AutoCAD SHX Text

TARMAC

AutoCAD SHX Text

TARMAC

AutoCAD SHX Text

TARMAC

AutoCAD SHX Text

TARMAC

AutoCAD SHX Text

TARMAC

AutoCAD SHX Text

TARMAC

AutoCAD SHX Text

TARMAC

AutoCAD SHX Text

GRASS

AutoCAD SHX Text

GRASS

AutoCAD SHX Text

GRASS

AutoCAD SHX Text

GRASS

AutoCAD SHX Text

GRASS

AutoCAD SHX Text

GRASS

AutoCAD SHX Text

18.402

AutoCAD SHX Text

18.423

AutoCAD SHX Text

18.540

AutoCAD SHX Text

18.484

AutoCAD SHX Text

18.649

AutoCAD SHX Text

18.464

AutoCAD SHX Text

18.444

AutoCAD SHX Text

18.316

AutoCAD SHX Text

18.024

AutoCAD SHX Text

BT/IC

AutoCAD SHX Text

T/IC

AutoCAD SHX Text

BLOCK PAVING

AutoCAD SHX Text

BLOCK PAVING

AutoCAD SHX Text

T/IC

AutoCAD SHX Text

T/IC

AutoCAD SHX Text

T/IC

AutoCAD SHX Text

UNUSED

AutoCAD SHX Text

SOLAR POST

AutoCAD SHX Text

17.792

AutoCAD SHX Text

17.925

AutoCAD SHX Text

18.047

AutoCAD SHX Text

18.039

AutoCAD SHX Text

18.036

AutoCAD SHX Text

18.075

AutoCAD SHX Text

18.128

AutoCAD SHX Text

18.053

AutoCAD SHX Text

18.068

AutoCAD SHX Text

18.057

AutoCAD SHX Text

18.099

AutoCAD SHX Text

18.019

AutoCAD SHX Text

TP

AutoCAD SHX Text

18.188

AutoCAD SHX Text

18.216

AutoCAD SHX Text

18.255

AutoCAD SHX Text

18.222

AutoCAD SHX Text

18.239

AutoCAD SHX Text

18.296

AutoCAD SHX Text

18.527

AutoCAD SHX Text

18.504

AutoCAD SHX Text

18.431

AutoCAD SHX Text

18.400

AutoCAD SHX Text

18.338

AutoCAD SHX Text

18.247

AutoCAD SHX Text

18.166

AutoCAD SHX Text

18.209

AutoCAD SHX Text

18.154

AutoCAD SHX Text

T/IC

AutoCAD SHX Text

COMMS

AutoCAD SHX Text

18.005

AutoCAD SHX Text

18.061

AutoCAD SHX Text

17.943

AutoCAD SHX Text

17.954

AutoCAD SHX Text

17.882

AutoCAD SHX Text

PAVING

AutoCAD SHX Text

COMMS

AutoCAD SHX Text

T/IC

AutoCAD SHX Text

T/IC

AutoCAD SHX Text

17.481

AutoCAD SHX Text

17.472

AutoCAD SHX Text

17.623

AutoCAD SHX Text

17.617

AutoCAD SHX Text

17.707

AutoCAD SHX Text

17.758

AutoCAD SHX Text

17.780

AutoCAD SHX Text

17.769

AutoCAD SHX Text

17.794

AutoCAD SHX Text

17.775

AutoCAD SHX Text

17.834

AutoCAD SHX Text

17.748

AutoCAD SHX Text

18.447

AutoCAD SHX Text

18.121

AutoCAD SHX Text

18.138

AutoCAD SHX Text

18.109

AutoCAD SHX Text

18.171

AutoCAD SHX Text

18.203

AutoCAD SHX Text

18.150

AutoCAD SHX Text

18.143

AutoCAD SHX Text

18.160

AutoCAD SHX Text

18.108

AutoCAD SHX Text

18.054

AutoCAD SHX Text

17.929

AutoCAD SHX Text

GRASS

AutoCAD SHX Text

GRASS

AutoCAD SHX Text

TARMAC

AutoCAD SHX Text

18.011

AutoCAD SHX Text

18.262

AutoCAD SHX Text

18.303

AutoCAD SHX Text

GRASS

AutoCAD SHX Text

18.524

AutoCAD SHX Text

18.582

AutoCAD SHX Text

18.566

AutoCAD SHX Text

CONCRETE

AutoCAD SHX Text

GRASS

AutoCAD SHX Text

BLOCK PAVING

AutoCAD SHX Text

T/IC

AutoCAD SHX Text

17.826

AutoCAD SHX Text

17.823

AutoCAD SHX Text

17.722

AutoCAD SHX Text

17.673

AutoCAD SHX Text

17.702

AutoCAD SHX Text

17.804

AutoCAD SHX Text

18.337

AutoCAD SHX Text

18.506

AutoCAD SHX Text

GRASS

AutoCAD SHX Text

T/IC

AutoCAD SHX Text

17.813

AutoCAD SHX Text

18.040

AutoCAD SHX Text

17.641

AutoCAD SHX Text

17.514

AutoCAD SHX Text

17.503

AutoCAD SHX Text

17.440

AutoCAD SHX Text

17.382

AutoCAD SHX Text

17.290

AutoCAD SHX Text

17.241

AutoCAD SHX Text

19.102

AutoCAD SHX Text

19.148

AutoCAD SHX Text

19.181

AutoCAD SHX Text

19.067

AutoCAD SHX Text

19.134

AutoCAD SHX Text

19.083

AutoCAD SHX Text

18.914

AutoCAD SHX Text

18.933

AutoCAD SHX Text

18.747

AutoCAD SHX Text

18.566

AutoCAD SHX Text

19.515

AutoCAD SHX Text

19.425

AutoCAD SHX Text

19.624

AutoCAD SHX Text

19.508

AutoCAD SHX Text

19.391

AutoCAD SHX Text

FLAGS

AutoCAD SHX Text

PAV

AutoCAD SHX Text

T/IC

AutoCAD SHX Text

T/IC

AutoCAD SHX Text

SIGN




R e p ort of E x e c uti v e L e a d er of t h e C o u n cil B o ar d M e m b er:

E x e c uti v e Dir e ct or: St e v e P ar k, Dir e ct or of Gr o wt h & M a n a gi n g Dir e ct or W arri n gt o n & C o

S e ni or R e s p o n si bl e St e w art Br o w n, Pr o p ert y & E st at e M a n a g e m e nt Offi c er:

C o nt a ct D et ail s: E m ail A d dr e s s: T el e p h o n e : s _ br o w n @ w arri n gt o n. g o v. u k 0 1 9 2 5 4 4 2 8 5 0

K e y D e ci si o n N o. 0 4 7/ 1 8


TI T L E O F R E P O R T: T O W N C E N T R E R E G E N E R A TI O N

1. P U R P O S E

1. 1 T o s e e k E x e c uti v e B o ar d a p pr o v al t o :

• T h e d e m oliti o n a n d r e d e v el o p m e nt of t h e N e w T o w n H o u s e a n d Q u attr o pr o p ert y f oll o wi n g v a c ati o n b y t h e C o u n cil i n 2 0 2 0.

• T er mi n ati n g e xi sti n g pr o p ert y a n d l e g al i nt er e st s at t h e pr o p ert y t o e n a bl e t hi s.


2. 1 T hi s r e p ort i s n ot e x e m pt or c o nfi d e nti al b ut t h e ot h er r e p ort o n t hi s s u bj e ct o n t hi s

a g e n d a i s t o b e c o n si d er e d a s a P art 2 it e m b ei n g e x e m pt b y virt u e of c at e g or i e s 3

a n d 5, L o c al G o v er n m e nt A ct 1 9 7 2, s c h e d ul e 1 2 A.

3. I N T R O D U CTI O N A N D B A C K G R O U N D

3. 1 T h i s pr o p o s al i n i n li n e wit h t h e C o u n cil ’s p oli c y fr a m e w or k . T hi s i n cl u d es d o c u m e nt s

s u c h a s W arri n gt o n C o m m er ci al Str at e g y 2 0 1 7 -2 0 2 0 , W arri n gt o n M e a n s B u si n e ss a n d

( T o w n C e ntr e/ H o u si n g Gr o wt h p oli c y d o c u m e nt s).

3. 2

4 7

T h e N e w T o w n H o u s e a n d Q u attr o pr o p ert y (r ef err e d t o a s N e w T o w n H o u s e wit hi n

t hi s r e p ort) i s 4 5 y e ar s ol d.



3. 3 I n D e c e m b er 2 0 1 4 t h e C o u n cil a c q uir e d N e w T o w n H o u s e. T h e r e a s o n s f or t h e

a c q ui siti o n at t h e ti m e w er e:

• T o e n s ur e t h e C o u n cil h a s c ert ai nt y i n k e y offi c e a c co m m o d ati o n a n d r e d u c e

fi n a n ci al a n d o p er ati o n al ri s ks.

• A bilit y t o c o n s oli d at e ot h er C o u n cil offi c e s ( R yl a n d s Str e et) i nt o t h e pr e s e ntl y

v a c a nt s p a c e at n o c o st i n Q u attr o a h e a d of o ur m o v e t o t h e n e w Ti m e S q u ar e

offi c e s .

• A s t h e C o u n cil w o ul d h a v e n e e d e d to n e g oti at e a n e xt e n si o n of t h e l e a s e s at N e w

T o w n H o u s e, w e w o ul d h a v e s p e nt c o n si d er a bl y m or e o n r e nt a n d l e as e c o st s

t h a n it c o st t o a c q uir e t h e pr o p ert y.

• Str at e gi c o w n er s hi p of ass et s i n t h e t o w n c e ntr e – t h e sit e will e v e nt u all y b e t h e

li n k b et w e e n Ti m e S q u ar e a n d f ut ur e d e v el o p m e nt p ot e nti al a r o u n d S c otl a n d

R o a d a n d T o w n Hill a n d w e w o ul d b e i n c o ntr ol of t h e n at ur e of d e v el o p m e nt of

t h e sit e.

3. 4 T h e a c q ui siti o n of N e w T o w n H o u s e h a s s a v e d t h e C o u n cil m o n e y a n d mi ni mi s e d ri s k.

It i s e n a bli n g a str u ct ur e d r el o c ati o n t o o ur n e w offi c e s a s p art of Ti m e S q u ar e t h at i s

wit hi n o ur c o ntr ol, r at h er t h a n t h e c o ntr ol of a pri v at e l a n dl or d. T hi s r e as o n f or t h e

a c q ui siti o n h a s b e e n a c hi e v e d.

3. 5 T h e C o u n cil i s m o vi n g t o n e w offi c e s a s p art of t h e Ti m e S q u ar e d e v el o p m e nt i n t h e

t o w n c e ntr e a s ori gi n all y a ut h ori s e d b y t h e E x e c uti v e B o ar d i n S e pt e m b er 2 0 1 0 . N e w

T o w n H o u s e will b e v a c at e d i n S pri n g 2 0 2 0. T h er e ar e n o o p er ati o n al r e as o n s t o k e e p

t h e b uil di n g i n C o u n cil u s e or o c c u pi e d b e y o n d t his p oi nt.

4. F U T U R E O P T I O N S F O R N E W T O W N H O U S E

4. 1 N e w T o w n H o u s e w a s b uilt i n t h e 1 9 7 0 s. It h a s p o or e n er g y effi ci e n c y, hi g h s er vi c e

c o st s a n d i s i nfl e xi bl e f or m o d er n offi c e a n d b usi n e ss w or ki n g. B uil di n g s ur v e y a n d

c o st r e p ort s i n di c at e t h at t h er e ar e r ef ur bi s h m e nt a n d r e p air, dir e ct a n d i n dir e ct

c o st s of £ 5 milli o n t o k e e p t h e b uil di n g o p er ati o n al a s offi c e a c c o m m o d ati o n i nt o t h e

f ut ur e. T hi s i n cl u d e s r o of r e p air, wi n d o w r e pl a c e m e nt, n e w m e c h a ni c al a n d el e ctri c al

i n st all ati o n a n d e n er g y effi ci e n c y. E v e n wit h a r ef ur bi s h m e nt a n d r e p air s c h e m e, t h e

b uil di n g w o ul d still h a v e li mit ati o n s f or fl e xi bl e m o d er n w or ki n g pr a cti c e s a n d e n er g y

effi ci e n c y.

4. 2

4 8

T h e C o u n cil w a s a w ar e of t hi s at t h e ti m e of p ur c h a s e a n d o nl y e v er i nt e n d e d t o

a c q uir e f or a fi v e t o si x y e ar o c c u p ati o n – t hi s w a s a c h e a p er a n d b ett er o pti o n f or

t h e C o u n cil t h a n c o nti n ui n g t o r e nt a n d s e e ki n g t o e xt e n d or r e n e w t h e l e a s e s wit h a

pri v at e l a n dl or d.


4. 3 A s i n di c at e d i n t h e 2 0 1 4 E x e c uti v e B o ar d r e p ort a n d s et o ut at 3. 3 a b o v e, it w a s

al w a ys i nt e n d e d t h at t h e C o u n ci l w o ul d s e e k d e m oliti o n a n d r e d e v el o p m e nt of t h e

sit e a s p art of o ur r ol e i n str at e gi c r e g e n er ati o n a n d s e e ki n g t o i m pr o v e o ur t o w n.

4. 4 T h er e ar e ot h er o pti o n s t h e C o u n cil h a s c o n si d er e d:

• R e nti n g o ut N e w T o w n H o u s e a s offi c e s p a c e. T hi s h a s b e e n di s c o u nt e d a s t h er e

i s n o d e m a n d f or offi c e s p a c e of t hi s s c al e a n d q u alit y i n t hi s l o c ati o n a n d t h e

m a n a g e m e nt c o st s a n d fi n a n ci al ri s ks of o p er ati n g t hi s a p pr o a c h d o n ot m a k e

c o m m er ci al s e n s e.

• S elli n g t h e b uil di n g. T his h a s b e e n di s c o u nt e d f or a n u m b er of r e a s o ns . Fir st,

m ar k et d e m a n d i s n ot si g nifi c a nt. T h er e i s al s o a si g nifi c a nt ri s k t h at t h e b uil di n g

w o ul d r e m ai n u n s ol d a n d a fi n a n ci al li a bilit y o n t h e C o u n cil. E v e n if a b u y er w er e

f o u n d, it i s q uit e p o ssi bl e t h at t h e b uil di n g w o ul d r e m ai n u n u s e d, c o n v ert e d f or

i n a p pr o pri at e u s e s or si m pl y l eft u n o c c u pi e d a n d v a c a nt. W e w o ul d wi s h t o b e

a bl e t o h a v e s o m e c o ntr ol o v er e n a bli n g p o siti v e r e d e v el o p m e nt of a hi g h pr ofil e

sit e i n t h e t o w n c e ntr e .

4. 5 It i s t h er ef or e pr o p o s e d t h at t h e b uil di n g i s d e m oli s h e d a n d t h e sit e cl e ar e d wit h t h e

i nt e nti o n t o cr e at e a l a n d s c a p e d o p e n p u bli c s p a c e. T h e sit e will b e r et ai n e d i niti all y

b y t h e C o u n cil f or s u b s e q u e nt str at e gi c r e g e n er ati o n p ur p o s e s . T hi s will i n cl u d e a

m a st er pl a n a p pr o a c h t o wi d er S c otl a n d R o a d, T o w n Hill a n d C o c k h e d g e ar e a. It i s

t h e n e n vi s a g e d t h at t h e sit e i s li k el y t o b e s ol d t o e n a bl e p o siti v e r e g e n er ati o n of o ur

t o w n c e ntr e. At t hi s st a g e t h e m o st li k el y c o m m er ci all y vi a bl e f ut ur e d e v el o p m e nt

u s e i s f or a r e si d e nti al s c h e m e.

5. P R O P E R T Y & L E G A L I M P LI C A TI O N S

5. 1 T h er e ar e a s m all n u m b er of ot h er l e g al a n d pr o p ert y i nt er e st s i n N e w T o w n H o u s e

b e y o n d t h e C o u n cil. T h e d et ail of t h e s e o c c u pi ers a n d t h eir t er m s a n d c o n diti o n s ar e

s et o ut i n t h e p art t w o r e p ort o n t hi s a g e n d a.

5. 2 It will b e n e c e ss ar y t o t er mi n at e t h e o c c u p ati o n a gr e e m e nt s f or t h e s e i nt er e st s t o

c oi n ci d e wit h v a c ati o n of t h e b uil di n g a n d i n pr e p ar ati o n f or d e m oliti o n. T hi s d et ail i s

al s o s et o ut i n t h e p art t w o r e p ort o n t hi s a g e n d a.

6. P R O P O S A L

6. 1 It i s pr o p o s e d t h at t h e C o u n cil:

6. 1. 1

4 9

T er mi n at e s t h e o c c u p ati o n a gr e e m e nt s f or ot h er i nt er e st s at N e w T o w n H o u s e.


6. 1. 2 Pr e p ar e s a s p e cifi c ati o n a n d pr o c ur e s a c o ntr a ct f or d e m oliti o n w or ks t o t a k e pl a c e i n

e arl y s u m m er 2 0 2 0 a n d cr e ati o n of a p u bli c o p e n s p a c e . T h e t e n d er pr o c e ss a n d bi d s

t o b e r e p ort e d ba c k t o E x e c uti v e B o ar d f or a p pr o v al.

6. 1. 3 Pr e p ar e s a m a st er pl a n a n d d e v el o p m e nt str at e g y f or t h e N e w T o w n H o us e, S c otl a n d

R o a d, T o w n Hill a n d C o c k h e d g e ar e a t o s e e k t h e m o st a p pr o pri at e, c o m m er ci all y

vi a bl e a n d p o siti v e r e g e n er ati o n of t h e sit e a s p art of a c o -or di n at e d a p pr o a c h f or o ur

t o w n c e ntr e. T hi s will i n v ol v e a n e vi d e n c e d b a s e d, m ar k et l e d a p pr o a c h t o a

c o m m er ci all y vi a bl e d e v el o p m e nt t o s u p p ort W arri n gt o n M e a n s B u si n ess a n d t h e

T o w n C e ntr e M a st er pl a n. T h e m a st er pl a n a n d d e v el o p m e nt str at e g y f or t h e sit e t o

b e r e p ort e d b a c k t o E x e c uti v e B o ar d f or a p pr o v al o n c o st a n d vi a bilit y.

7. FI N A N CI A L I M P LI C A TI O N S

7 . 1 T h e fi n a n ci al i m pli c ati o ns of l e g al a n d d e m oliti o n c o st s ar e s et o ut i n t h e p art t w o

r e p ort o n t hi s a g e n d a.

7 . 2 A n y c a pit al fi n a n c e b orr o wi n g c o st s f or t hi s pr o p o s al ar e i n cl u d e d i n t h e c urr e nt

C a pit al Pr o gr a m m e.


8 . 1 T h e ri s k of t hi s pr o p o s al i n v ol v e s a ti m e d el a y o n t er mi n ati n g e xi sti n g o c c u p ati o n a gr e e m e nt s a n d pr o c uri n g a n a p pr o pri at e, c o m pli a nt d e m oliti o n c o ntr a ct . T hi s pr o c e ss h a s c o m m e n c e d a n d will b e m a n a g e d o n t h e b a si s of s e e ki n g m a xi m u m v al u e f or m o n e y a n d fi n a n ci al b e n efit f or t h e C o u n cil i n mi ni mi si n g t h e s e ri s ks.

8. 2 T h er e ar e s o m e mi n or ri s ks ar o u n d a c o -or di n at e d d e v el o p m e nt str at e g y f or t h e wi d er ar e a a n d diff er e nt l a n d o w n er s hi p s. B ut t h e C o u n cil will r et ai n c o ntr ol a n d t h e d e v el o p m e nt pl a n f or t h e sit e.


9 . 1 T h er e ar e n o e q u alit y a n d di v er sit y i ss u e s a ss o ci at e d wit h t hi s r e p ort.

1 0 . C O N S U L T A TI O N

1 0 . 1 T h er e h a s b e e n n o e xt er n al c o n s ult ati o n b e y o n d pr of e ssi o n al a d vi s ors a ss o ci at e d wit h t h e c o nt e nt s of t hi s r e p ort.

1 1.

5 0

R E A S O N F O R R E C O M M E N D A TI O N S


1 1 . 1 It i s r e c o m m e n d e d t o pr o c e e d wit h t er mi n ati n g e xi sti n g l e g al a n d pr o p ert y i nt er e st s at N e w T o w n H o u s e , pr o c uri n g a d e m oliti o n c o ntr a ct a n d pr e p ari n g a m a st er pl a n f or t h e i m m e di at e ar e a f or t h e f oll o wi n g r e a s o n s:

• Mi ni mi si n g fi n a n ci al ri s k t o t h e C o u n cil • Str at e gi c a n d p o siti v e r e g e n er ati o n of o ur t o w n c e ntr e


1 2 . 1 T h e E x e c uti v e B o ar d i s r e c o m m e n d e d t o:

(i) A ut h ori s e t er mi n ati o n of l e g al a n d pr o p ert y i nt er e st s at N e w T o w n H o u s e.

(ii) A ut h ori s e pr o c ur e m e nt of d e m oliti o n c o ntr a ct a n d cr e ati o n of i niti al p u bli c o p e n s p a c e f or N e w T o w n H o u s e a n d r e q u e st a f ut ur e r e p ort b a c k o n t h e t e n d er a n d c o st i n a c c or d a n c e wit h 6. 1. 2 a b o v e.

(iii) C o m m e n c e m a st er pl a n w or k i n a c c or d a n c e wit h 6. 1. 3 a b o v e t o e n a bl e p o siti v e a n d fi n a n ci all y vi a bl e r e g e n er ati o n of t h e N e w T o w n H o u s e sit e f or o ur t o w n c e ntr e a n d r e q u e st a f ut ur e r e p ort b a c k o n c o st a n d vi a bilit y .

(i v) A p pr o v e t h e c o st of t h e a b o v e b e f u n d e d fr o m pr u d e nti al b orr o wi n g a n d wit hi n t h e C a pit al Pr o gr a m m e a s i d e ntifi e d i n t h e p art 2 r e p ort o n t hi s a g e n d a.

(v) A ut h ori s e t h e M o nit ori n g Offi c er t o e nt er i nt o a n y n e c e ss ar y c o ntr a ct a n d fi n ali s e a n y r el at e d d o c u m e nt s t o c o m pl et e it e m s (i), (ii) a n d ( iii) a b o v e.


5 1

N o n e

A g e n d a It e m

5 2

9

A g e n d a It e m 1 0



R e p ort of E x e c uti v e L e a d er of t h e C o u n cil B o ar d M e m b er:

Dir e ct or: St e v e P ar k, Dir e ct or of Gr o wt h & M a n a gi n g Dir e ct or W arri n gt o n & C o

S e ni or R e s p o n si bl e St e w art Br o w n, Pr o p ert y & E st at e M a n a g e m e nt Offi c er:

C o nt a ct D et ail s: E m ail A d dr e s s: T el e p h o n e : s _ br o w n @ w arri n gt o n. g o v. u k 0 1 9 2 5 4 4 2 8 5 0

K e y D e ci si o n N o. 0 5 2/ 1 8


TI T L E O F R E P O R T: S T R A T E GI C P R O P E R T Y I N V E S T M E N T

1. P U R P O S E

1. 1 T o i nf or m E x e c uti v e B o ar d of t h e o p p ort u nit y t o a c q uir e a pr o p ert y a n d , s e e k

a p pr o v al t o p ur c h a s e t h e pr o p ert y, i n a c c or d a n c e wit h t h e C o u n cil’s Pr o p ert y

I n v e st m e nt Str at e g y a s a gr e e d b y t h e E x e c uti v e B o ar d i n J ul y 2 0 1 7.


2. 1 T hi s r e p ort i s n ot e x e m pt or c o nfi d e nti al b ut t h e ot h er r e p ort o n t hi s s u bj e ct o n t hi s

a g e n d a i s t o b e c o n si d er e d a s a P art 2 it e m b ei n g e x e m pt b y virt u e of c at e g or i e s 3

a n d 5, L o c al G o v er n m e nt A ct 1 9 7 2, s c h e d ul e 1 2 A.


3. 1 T h e pr o p o s al i n i n li n e wit h t h e C o u n cil ’s p oli c y fr a m e w or k. T hi s i n cl u d e s d o c u m e nt s

s u c h a s t h e E nt er pri si n g W arri n gt o n C o m m er ci al Str at e g y 2 0 1 7 -2 0 2 0 , Pr o p ert y

I n v e st m e nt Str at e g y, Tr e a s ur y M a n a g e m e nt Str at e g y a n d C a pit al Str at e g y.

3. 2

5 3

T h e C o u n cil’s r e c ent pr o p ert y i n v e st m e nt a cti vit y h a s i n cl u d e d a n u m b er of hi g h

pr ofil e a n d s u c c e ssf ul a c q ui siti o n s. H o w e v er, t h er e r e m ai n o n g oi n g r e a s o n s t o s e e k

f urt h er o p p ort u niti e s:



• T o i n v e st i n c o m m er ci al m ar k et o p p ort u niti e s g e n er ati n g a c o m m er ci al i nt er n al

r at e of r et ur n t o t h e C o u n cil.

• T o t a k e a d v a nt a g e of c urr e nt pr o p ert y v al u e s a n d s e e k l o n g t er m ( 2 0 y e ar s)

c a pit al gr o wt h

3. 3 T h e pri n ci pl e s of t h e Pr o p ert y I n v e st m e nt Str at e g y i n cl u d e i n di vi d u al b u si n e ss c a s e s

f or e a c h a c q ui siti o n, a p pr o pri at e d u e dili g e n c e a n d a cl e ar p ur p o s e f or a cti n g. T h e s e

ar e s et o ut i n t h e p art 2 r e p ort o n t hi s a g e n d a.

4. P R O P E R T Y M A R K E T O P P O R T U NI T Y

4. 1 T h e C o u n cil m ai nt ai n s a v er y cl o s e w at c h o n e c o n o mi c a n d pr o p ert y m ar k et a cti vit y.

Usi n g e xi sti n g st aff, pr of e ssi o n al t e a m s, e xt er n al a g e nt s a n d p art n er or g a ni s ati o n s w e

ar e a w ar e of m a n y pr o p ert y tr a n s a cti o n s c o mi n g t o t h e m ar k et.

4. 2 A pr o p ert y i n v e st m e nt a n d r e g e n er ati o n o p p ort u nit y i s o utli n e d i n t h e p art 2 r e p ort

o n t hi s a g e n d a.

5. L E G A L I M P LI C A TI O N S

5. 1 T h e C o u n cil i s a bl e t o r el y o n s p e cifi c l a n d a c q ui siti o n, i n v e st m e nt a n d b orr o wi n g

p o w er s t o e n a bl e t hi s pr o p o s al. T h e s e p o w er s ar e s et o ut i n d et ail i n t h e p art 2 r e p ort

o n t hi s a g e n d a.

5. 2 It i s c o nfir m e d t h at t h e C o u n cil h a s t h e p o w er t o p ur c h a s e t h e pr o p ert y.

6. FI N A N CI A L I M P LI C A TI O N S

6 . 1 T h e pr o p o s e d pr o p ert y a c q ui siti o n w o ul d b e a n i n v e st -t o-s a v e s c h e m e. T h e s c h e m e g e n er at e s a c o m m er ci al r et ur n t o t h e C o u n cil.

6 . 2 T h e C o u n cil h a s h a d r e g ar d t o t h e CI P F A Pr u d e nti al C o d e, Mi ni str y of H o u si n g C o m m u niti e s a n d L o c al G o v er n m e nt ( M H C L C) I n v e st m e nt a n d Mi ni m u m R e v e n u e Pr o vi si o n ( M R P) G ui d a n c e i n it s a ss e ss m e nt of p ur c h a si n g t h e a ss et.


7 . 1

5 4

T h e ri s k of t hi s i n v e st m e nt i s i n t h e q u alit y of a t e n a nt a n d t h e a bilit y t o p a y t h e r e nt a n d pr o p ert y o ut g oi n gs.


7 . 2 T h e ri s ks a n d miti g ati o n f a ct or s ar e s et o ut i n t h e p art 2 r e p ort o n t hi s a g e n d a a d dr e ssi n g t h e q u alit y of t h e t e n a nt c o v e n a nt, alt er n ati v e i n v e st m e nt o pti o n s a n d e xit str at e g y f or t h e C o u n cil.


8 . 1 T h er e ar e n o e q u alit y a n d di v er sit y i ss u e s a ss o ci at e d wit h t hi s r e p ort.


9 . 1 T h er e h a s b e e n n o e xt er n al c o n s ult ati o n b e y o n d pr of e ssi o n al a d vi s ors a ss o ci at e d wit h t h e c o nt e nt s of t hi s r e p ort d u e t o t h e c o m m er ci al n at ur e of t h e pr o p o s al.

1 0 . R E A S O N F O R R E C O M M E N D A TI O N

1 0 . 1 It i s r e c o m m e n d e d t o pr o c e e d wit h a n a c q ui siti o n of t h e pr o p ert y f or t h e f oll o wi n g r e a s o n s:

• T hi s will pr o vi d e a n et i n c o m e str e a m f or t h e C o u n cil • T o e n a bl e t h e C o u n cil’s a m biti o n t o b e c o m e fi n a n ci all y s u st ai n a bl e t hr o u g h

l o n g er t er m pla n ni n g • T o a ssi st i n d eli v eri n g t h e r ai s e d t ar g et f or pr o p ert y i n c o m e .



(i) A p pr o v e t h e pri n ci pl e of a c q ui siti o n of t h e pr o p ert y.

(ii) A p pr o v e t h e p ur c h a s e b e f u n d e d fr o m pr u d e nti al b orr o wi n g a n d m a k e pr o vi si o n i n t h e C a pit al Pr o gr a m m e a s i d e ntifi e d i n t h e p art 2 r e p ort o n t hi s a g e n d a.

(iii) D el e g at e t o t h e Dir e ct or of Gr o wt h, f oll o wi n g c o n s ult ati o n wit h t h e M o nit ori n g Offi c er, D e p ut y C hi ef E x e c uti v e & Dir e ct or of C or p or at e S er vi c e s a n d t h e L e a d er of t h e C o u n cil , r e s p o n si bilit y f or t h e fi n al a c q ui siti o n t er m s, b a s e d o n t h e pri n ci pl e s a n d c o st s s et o ut t h e p art 2 r e p ort t o t hi s a g e n d a.

(i v) A p pr o v e a w ai v er i n r e s p e ct of t h e C o u n cil’s r e q uir e m e nt s t o c o m p etiti v el y pr o c ur e s er vi c e s a s s et o ut i n t h e p art 2 r e p ort t o t hi s a g e n d a.

( v) A ut h ori s e t h e M o nit ori n g Offi c er t o e nt er i nt o t h e c o ntr a ct a n d fi n ali s e a n y r el at e d d o c u m e nt s t o c o m pl et e t h e tr a n s a cti o n i n a c c or d a n c e wit h t h e a b o v e.

( vi) Dir e ct t h at all fi n a n ci al s ur pl u s e s ari si n g fr o m t h e pr o p ert y b e all o c at e d t o off -

5 5

s et t h e fi n a n c e c o st s of t h e C o u n cil’s r e g e n er ati o n a n d e c o n o mi c gr o wt h c a pit al pr o gr a m m e a s s et o ut i n t h e p art 2 r e p ort o n t hi s a g e n d a.



5 6

N o n e




R e p ort of E x e c uti v e E x e c uti v e B o ar d M e m b er, St at ut or y H e alt h a n d A d ult S o ci al C ar e B o ar d M e m b er:

E x e c uti v e Dir e ct or : St e v e P e d di e, E x e c uti v e Dir e ct or, F a mili e s a n d W ell b ei n g

S e ni or R e s p o n si bl e C at h eri n e J o n e s, O p er ati o n al Dir e ct or, A d ult S o ci al C ar e, F a mili e s Offi c er: a n d W ell b ei n g

C o nt a ct D et ail s: E m ail A d dr e s s: T el e p h o n e C at h eri n e.j o n e s @ w arri n gt o n. g o v. u k 0 1 9 2 5 4 4 4 2 5 1

K e y D e ci si o n N o. 0 5 8/ 1 8


TI T L E O F R E P O R T: B R A M P T O N L O D G E D A Y C A R E S E R VI C E T O P E O P L E WI T H A DI A G N O SI S O F D E M E N TI A

1. P U R P O S E

1. 1 T h e p ur p o s e of t hi s r e p ort i s t o pr e s e nt t h e f ut ur e c o m mi ssi o ni n g a n d c o ntr a ct o pti o n s f or t h e S p e ci ali st ( D e m e nti a) D a y C ar e S er vi c e s b a s e d at Br a m pt o n L o d g e. I n pr o vi di n g o pti o n s f or a w a y f or w ar d f or t h e d a y c ar e s er vi c e, it i s n e c e ss ar y t o c o n si d er all t h e s er vi c e s w hi c h C ar e C o n c e pt s A p pl et o n pr o vi d e s t o W arri n gt o n B or o u g h C o u n cil ( d et ail e d i n cl a u s e 3. 2 b el o w).

1. 2 T o s e e k a p pr o v al f or a dir e ct a w ar d of a c o nt r a ct f or t h e pr o vi si o n of S p e ci ali st D a y S er vi c e s f or P e o pl e wit h ( a d v a n c e d) D e m e nti a at Br a m pt o n L o d g e t o C ar e C o n c e pts A p pl et o n.

1. 3 T h e pr o p o s e d c o ntr a ct a w ar d i s f or a p eri o d of u p t o t hr e e y e ar s. T h e v al u e of t h e pr o p o s e d c o ntr a ct i s £ 1 8 9, 2 8 0 p er a n n u m - t h e t ot al c o ntr a ct v al u e will b e £ 5 6 7, 8 4 0 k. D u e t o pr o p o s e d v al u e of t h e c o ntr a ct E x e c uti v e B o ar d a p pr o v al i s r e q uir e d.

1. 4

5 7

T h e r e p ort s et s o ut t h e s uffi ci e n c y, q u alit y a n d c o st r ati o n al e f or t h e pr o p o s e d a p pr o a c h a n d o utli n e s t h e l at e st p o siti o n i n r el ati o n t o t h e s er vi c e t o b e c o m mi ssi o n e d.



2. 1 P art 2 of t h e r e p ort ( a g e n d a it e m 1 6) i s t o b e c o n si d er e d a s a P art 2 it e m b ei n g e x e m pt b y virt u e of c at e g or y 3 L o c al G o v er n m e nt A ct 1 9 7 2, s c h e d ul e 1 2 A.

3. I N T R O D U C TI O N A N D B A C K G R O U ND

3 . 1 C ar e C o n c e pt s A p pl et o n w a s s u c c e ssf ul , f oll o wi n g a c o m p etiti v e t e n d eri n g pr o c e ss i n 2 0 0 9 , g ai ni n g a c o ntr a ct fr o m W arri n gt o n B or o u g h C o u n cil, t o b uil d a n e w 6 0 b e d c ar e h o m e a n d 2 0 pl a c e m e nt d a y c e ntr e o n t h e pr e vi o u s C h e st n ut L o d g e sit e. T h e c ar e h o m e a n d d a y c e ntr e ar e b uilt o n l a n d w hi c h b el o n gs t o t h e C o u n cil a n d b ot h p arti e s e nt er e d i nt o a l e a s e h ol d a gr e e m e nt.

3. 2 W arri n gt o n B or o u g h C o u n cil c urr e ntl y h a s t h e f oll o wi n g c o ntr a ct s f or s er vi c e s i n pl a c e wit h C ar e C o n c e pts A p pl et o n:

• Br a m pt o n L o d g e R e si d e nti al a n d N ur si n g (Fr a m e w or k A gr e e m e nt );

• Br a m pt o n L o d g e D a y S u p p ort S er vi c e s Bl o c k C o ntr a ct; a n d

• Br a m pt o n L o d g e I nt er m e di at e C ar e Bl o c k C o ntr a ct.

3. 3 W arri n gt o n B or o u g h C o u n cil al s o h a s a l e a s e h ol d a gr e e m e nt i n pl a c e wit h C ar e C o n c e pt s A p pl et o n f o r t h e l a n d o n w hi c h Br a m pt o n L o d g e i s b uilt o n. D et ail s of t h e le a s e a gr e e m e nt i s pr e s e nt e d i n p art 2 of t hi s r e p ort.

4. C U R R E N T B R A M P T O N L O D G E D A Y S E R VI C E

4. 1 T h e C o u n cil h a s a bl o c k c o ntr a ct wit h C ar e C o n c e pt s A p pl et o n f or S p e ci alist D a y C ar e S er vi c e s at Br a m pt o n L o d g e f or p e o pl e w h o h a v e a di a g n o si s of d e m e nti a or ot h er m e m or y l o ss. T h e s er vi c e s ar e pri m aril y ai m e d at s u p p orti n g p e o pl e wit h m or e c o m pl e x n e e d s t o m ai nt ai n i n d e p e n d e n c e li vi n g i n t h e c o m m u nit y. T h e c o ntr a ct i s i n pl a c e u ntil 3 0 J u n e 2 0 1 9 .

4. 2 T h e ori gi n al c o ntr a ct r e q uir e d t h e C o u n cil t o bl o c k p ur c h a s e 9 0 f ull d a y or 1 8 0 h alf d a y pl a c e m e nt s p er w e e k at Br a m pt o n L o d g e D a y C e ntr e.

4. 3 I n M ar c h 2 0 1 6 t h e C o u n cil a n d C ar e C o n c e pt s a gr e e d t o v ar y t h e c o ntr a ct t o r e d u c e t h e n u m b er of bl o c k p ur c h a s e d pl a c e s. Bl o c k p ur c h a s e arr a n g e m e nt s ar e c o m m o nl y b e n efi ci al f or b ot h c o ntr a cti n g p arti e s b y e n a bli n g t h e pr o vi d er t o h a v e c ert ai nt y o v er i n c o m e a n d t h er ef or e st affi n g m o d el s b ut al s o off eri n g t h e c o m mi ssi o n er b e n efi ci al r at e s c o m p ar e d t o s p ot or si n gl e p ur c h a s e arr a n g e m e nt s.

4. 4 T h e C o u n cil c urr e ntl y bl o c k p ur c h a s e s 1 8 s p e ci ali st d a y s er vi c e s pl a c e s p er d a y ( 9 0 pl a c e s p er w e e k) . A f u ll br e a k d o w n of s er vi c e c o st s ar e pr e s e nt e d i n p art 2 of t hi s r e p ort.

4 . 6

5 8

Si n c e t h e c o ntr a ct c o m m e n c e d i n 2 0 1 0 t h e f e e s h a v e h a d j u st o n e i nfl ati o n ar y i n cr e a s e (i n J a n u ar y 2 0 1 8).


4. 7 U n d er t h e c o ntr a ct t er ms t h e C o u n cil i s c urr e ntl y r e s p o n si bl e f or p a yi n g ‘ v oi d s’, f or e x a m pl e a b s e nt s er vi c e u s er s d u e t o si c k n e ss , at t h e a gr e e d r at e.

5. S E R VI C E U TI LI S A TI O N

5 . 1 Si n c e t h e Br a m pt o n L o d g e sp e ci ali st d a y c ar e c e ntr e o p e n e d i n 2 01 0 it h a s pr o vi d e d s er vi c e s f or 4 0 0 s er vi c e u s er s , t h e m aj orit y of w hi c h ar e c o nti n ui n g t o li v e i n t h e c o m m u nit y b ut ar e si g nifi c a ntl y fr ail a n d h a v e d e m e nti a.

5. 2 T h e a v er a g e a g e of s er vi c e u s er s a c c e ssi n g t h e s er vi c e i s 8 5 , wit h t h e a v er a g e l e n gt h of st a y b ei n g 2 4 4 d a ys , al b eit t h er e ar e s o m e s er vi c e u s er s w h o h a v e b e e n att e n di n g t h e s er vi c e f or o v er 4 ½ y e ar s.

5. 3 F or ar o u n d 3 5 % of all att e n d e e s t h er e i s a n i m m e di at e ri s k of a d mi ssi o n t o 2 4 h o ur , c ar e. F or t h e ot h er 6 5 % t h eir att e n d a n c e i s , al o n gsi d e ot h er s er vi c e s s e e n a s r e d u ci n g ri s k of n e e d s i n cr e a si n g.

5. 4 D at a c oll e ct e d s h o ws t h at t h e s er vi c e u s er’s att e n d a n c e oft e n i n cr e a s es o v er ti m e. O n a v er a g e, att e n d a n c e h a s i n cr e a s e d b y 1 d a y p er p er s o n fr o m t h e st arti n g p oi nt.

5. 5 A s m all er n u m b er of u s er s wit h c o m m o nl y m or e c o m pl e xit y h a s a ff e cte d v oi d s . F or e x a m pl e, a s er vi c e u s er wit h 3- 5 d a ys c ar e, w h o m m a y s u d d e nl y b ut t e m p or aril y b e a d mitt e d t o h o s pit al or a r e si d e nti al h o m e (f or r es pit e), will cr e at e 3- 5 v oi d d a ys o v er t h eir ti m e a w a y. If s o m e o n e l e a v e s t h e pr o vi si o n w h o m h a d pr e vi o u sl y att e n d e d 3 -5 d a ys it c a n t a k e a littl e ti m e t o fill t h e v a c a nt sl ot s wit h n e w e ntr a nt s w h o m oft e n n e e d o nl y 1 or 2 d a ys c ar e t o b e gi n wit h.

5. 6 T h e d at a i n di c at e s t h at t h e t o p t hr e e r e a s o n s ( 6 2 %) w h y s er vi c e u s er s l e a v e t h e Br a m pt o n L o d g e D a y S er vi c e ar e:

( 1) A d mi ssi o n t o 2 4 h o ur c ar e ( 4 5 %); ( 2) N o l o n g er w a nt s t h e s er vi c e ( 1 0 %); a n d ( 3) A d mi ssi o n t o h o s pit al ( 7 %).

5. 7 Wit h o v er h alf ( 5 3 %) of t h e a d mi ssio n s l e a vi n g f or 2 4 h o ur c ar e or a d mi ssi o n t o h o s pit al, t hi s s er vi c e c a n al s o b e c o n si d er e d i n t er m s of o ut c o m e s f or t h e att e n di n g i n di vi d u al s a n d al s o i n t er m s of p ot e nti al c o st a v oi d a n c e.

5. 8

5 9

T h e (C o u n cil ’s) u s u al r at e f or a r e si d e nti al d e m e nti a c ar e h o m e b e d i n W arri n gt o n i s £ 5 5 1 p er p er s o n p er w e e k. F or e v er y p er s o n s u p p ort e d i n R e si d e nti al C ar e, t h e c o st w o ul d b e £ 2 8, 6 5 2 p er y e ar. T h e a v er a g e l e n gt h of st a y i n a r e si d e nti al h o m e i s n e arl y 2 y e ar s t h er ef or e t h e p ot e nti al c o st t o t h e C o u n cil f or a n a d mi s si o n t o r e si d e nti al c ar e c o ul d b e £ 5 7, 3 0 4 p er i n di vi d u al. I n c o m p ari s o n, t h e m a xi m u m c o st f or a n i n di vi d u al t o att e n d d a y c ar e at Br a m pt o n L o d g e f or 5 d a ys i s £ 2 6 0 p er w e e k/ £ 1 3, 5 2 0 p er y e ar. T hi s i s a diff er e n c e of £ 1 5, 1 3 2 p er y e ar p er i n di vi d u al.


5. 9 T h er e h a v e b e e n 1 4 0 i n di vi d u al s i d e ntifi e d a s pr es e nti n g wit h an i m m e di at e ri s k of 2 4 h o ur c ar e si n c e t h e d a y s er vi c e c o m m e n c e d i n 2 0 1 0 , Br a m pt o n L o d g e S p e ci ali st D a y C ar e h el p e d t h e s er vi c e u s er s a n d f a mil y m ai nt ai n t h e c ar e p a c k a g e i n t h e c o m m u nit y f or o n a v er a g e 2 4 4 d a ys (3 5 w e e ks) . If t h e s e i n di vi d u al s h a d m o v e d i nt o r e si d e nti al c ar e, t h e e q ui v al e nt c o st of r e si d e nti al c ar e f or t h e 1 4 0 i n di vi d u al s w o ul d h a v e b e e n £ 2, 6 9 9, 9 0 0 f or t h e 3 5 w e e ks. Br a m pt o n L o d g e s p e ci ali st d a y s er vi c e c ost s f or 1 4 0 i n di vi d u als b a s e d o n att e n di n g t h e m a xi m u m of 5 d a ys p er w e e k at £ 5 2 p er d a y i s £ 1, 2 7 4, 0 0 0 f or t h e 3 5 w e e ks. T h e ‘ p ot e nti al ’ c o st a v oi d a n c e i s t h er ef or e £ 1, 4 2 5, 9 0 0 f or t h e 3 5 w e e ks.

6. M A R K E T T E S T

6 . 1 I n F e br u ar y 2 0 1 8 t h e O p er ati o n al C o ntr a ct s a n d C o m mi ssi o ni n g T ea m u n d ert o o k a m ar k et t e st of t hi s s er vi c e t o u n d er st a n d a n d i n v esti g at e m ar k et i nt er e st i n d eli v eri n g a si mil ar s er vi c e a n d t o a ssi st i n t h e e v al u at i o n of v al u e f or m o n e y of t h e c urr e nt s er vi c e .

6. 2 T h e m ar k et t e st w a s a d v erti s e d o n t h e c h e st , w hi c h c o v e r s t h e w h ol e of t h e U K, a n d cl o s e d o n 6 A pril 2 0 1 8. T w o or g a ni s ati o n s r e s p o n d e d a n d d et ail e d t h eir c o st s f or pr o vi di n g t h e s er vi c e.

6. 3 T h e r e s p o n d e nt s pr o vi d e d a st at e m e nt of 1 0 0 0 w or d s d et aili n g h o w t h e y i nt e n d e d t o pr o vi d e t h e s er vi c e a n d w h at r e s o ur c e s t h e y w o ul d u s e. T h e r e s p o n s e als o r e q uir e d d et ail s of t h eir e x p eri e n c e i n pr o vi di n g t h e s e s er vi c e s.

6. 4 T h e c o st s u b mitt e d b y Pr o vi d er 1 w a s si g nifi c a ntl y hi g h er at o v er 1 3 % a b o v e t h e c urr e nt c o st of t h e s er vi c e pr o vi d e d b y C ar e C o n c e pt s.

6. 5 W hil st t h e c o st s u b mitt e d b y Pr o vi d er 2 w a s 4 % b el o w t h e c urr e nt s er vi c e c o st aft er cl arifi c ati o n it w a s n ot e d n ot t o c o v er tr a n s p ort. F ull d et ail s r el ati n g t o t h e m ar k et t e st s u b mi ssi o n s i s c o m m er ci all y s e n siti v e a n d i s t h er ef or e pr e s e nt e d i n p art 2 of t hi s r e p ort.

6. 6 T h e c o st a ss e ss m e nt of r e s p o n s e s w h e n all f a ct or s w e r e c o n si d er e d di d n ot i n di c at e a n i m m e di at e n e e d t o r e -t e n d er t h e s er vi c e t o a c hi e v e b ett er v al u e.

6. 7 I n t er m s of u nit c o st, t h e M ar k et T e st pr o vi d ed a ss ur a n c e t h at t h e C o u n cil i s r e c ei vi n g a q u alit y s er vi c e at a r e a s o n a bl e f e e.

6. 8 T h e v ul n er a bl e n at ur e of t h e s er vi c e u s er s att e n di n g t hi s s er vi c e m e a ns t h er e will al w a ys b e u n pl a n n e d a n d u nf or e s e e n a b s e n c e s, a n d t h e pr o vi si o n of s u c h a s p e ci ali st off er will al w a ys n e e d t o a ss ur e st affi n g f or t h e pl a n n e d l e v el of s er vi c e.

6. 9

6 0

F urt h er t o t h e o ut c o m e of t h e m ar k et t e st a n d t a ki n g a c c o u nt of p ar a 6. 8 o ffi c er s h a v e r e vi e w e d t h e c urr e nt c o ntr a ct a n d s p e cifi c ati o n . A d dr e ssi n g t h e s p e n di n g o n v oi d s a n d a b s e n c e s e n c o u nt er e d u n d er t hi s c o ntr a ct w a s n ot e d a s ar e a f or c h a n g e


a n d i s c o n si d er e d wit hi n t h e f ut ur e c o m mi ssi o ni n g o pti o n s a n d r e c o m m e n d ati o n s i n s e cti o n 7 b el o w.

7. F U T U R E C O M MI S SI O NI N G A N D C O N T R A C TI N G O P TI O N S

7. 1 T h e r e vi e w of t hi s s er vi c e c o n si d er e d i n d et ail t h e f oll o wi n g o pti o n s i n r el ati o n t o f ut ur e c o m mi ssi o ni n g a n d c o ntr a cti n g of t h e s er vi c e:

7 . 1. 1 O pti o n O n e: C o nti n u e t o c o m mi ssi o n a n d c o ntr a ct a s w e d o (i n a bl o c k) f or 1 8 pl a c e s wit h C ar e C o n c e pt s A p pl et o n . T hi s o pti o n w a s di s c o u nt e d foll o wi n g t h e a n al ysi s of v oi d a n d att e n d a n c e d at a pr e s e nt e d i n S e cti o n 5 of t h e p art 2 r e p ort.

7. 1. 2 O pti o n T w o : T e n d er t h e s er vi c e a s a bl o c k c o ntr a ct of 1 8 pl a c e s. T hi s o pti o n w a s di s c o u nt e d f urt h er d u e t o t h e a n al ysi s of m ar k et a n d v oi d/ att e n d a n c e d at a pr e s e nt e d i n s e cti o n s 5 a n d 6 of t h e p art 2 r e p ort .

7 . 1. 3 O pti o n T hr e e: T e n d er t h e s er vi c e a s a ‘ p a y a s y o u g o’ m o d el. T hi s o pti o n w a s di s c o u nt e d t o pr ot e ct t h e c o nti n uit y of s er vi c e t o s er vi c e u s er s a n d e n a bl e t h e s er vi c e t o m ai nt ai n st affi n g at a p pr o pri at e l e v el s. On a s p ot c o ntr a ct arr a n g e m e nt if t h e u s er g o e s i nt o r e s pit e/ h o s pit al a n d t h e pl a c e i s n ot p ai d f or, t h e n it will b e fill e d b y a n ot h er s p ot pl a c e m e nt. T h e a b s e nt s er vi c e u s er w o ul d t h e n m o v e t o a w aiti n g li st f or r e-a d mi ssi o n t o t h e s er vi c e. Gi v e n t h e c o m pl e xit y of n e e d s t his m a y h a v e d etri m e nt al aff e ct t o t h e p er s o n a n d t h eir f a mil y a n d d el a y a di s c h ar g e fr o m h o s pit al or r e s ult i n a l o n g er st a y i n (r e s pit e) r e si d e nti al c ar e. It m a y al s o l e a d t o a c ar er br e a k d o w n a n d a p er m a n e nt a d mi ssi o n t o 2 4 h o ur c ar e.

7. 1. 4 O pti o n F o ur: D e c o m mi ssi o n t h e s er vi c e. T hi s w o ul d a c hi e v e a n i m m e di at e s a vi n g of £ 2 4 3, 3 6 0 p er y e ar. T hi s s a vi n g will b e off s et a n d r e d u c e d b y t h e l o ss of i n c o m e f r o m c h ar gi n g a n d o ur pr ofili n g of i m p a ct s u g g e st s t h at s o m e of t h e c urr e nt s er vi c e u s er s m a y r e q uir e a d mi ssi o n t o 2 4 h o ur c ar e - r e s ulti n g i n a l o ss of i n d e p e n d e n c e a n d si g nifi c a ntl y gr e at er c o sts p er w e e k. D e m a n d f or i n cr e a s e d d o mi cili ar y c ar e m a y al s o r e s ult a n d w hil st t hi s i s a l o w er c o st t h a n r e si d e nti al c ar e t h e c o m pl e xit y of s o m e u s er s w o ul d li k el y s e e hi g h p a c k a g e s of s u p p ort b ei n g n e e d e d.

7. 1. 5 O pti o n Fi v e: T h e r e c o m m e n d e d o pti o n i s t o Dir e ct A w ar d a n e w c o ntr a ct vi a E x e c uti v e B o ar d f or t h e c urr e nt c or e s er vi c e s b ut t o a dj u st t h e c o ntr a ct t er m s. T h e a dj u st m e nt t o t h e c urr e nt t er m s w o ul d r e d u c e t h e bl o c k t o 1 4 pl a c e s wit h a n o pti o n of u p t o F O U R f urt h er pl a c e s at t h e s a m e r at e as t h e bl o c k t o t h e C o u n cil b ut o n a s p ot p ur c h a s e b a si s or t o b e s ol d pri v at el y b y C ar e C o n c e pt s A p pl et o n. A br e a k d o w n of pr o p o s e d f e e r at e s i s pr e s e nt e d i n s e cti o n 7, cl a u s e 7. 1 of t h e p art 2 r e p ort.


8 . 1

6 1

T h e c urr e nt c o st t o t h e C o u n cil u n d er t h e ( bl o c k) c o ntr a ct wit h C ar e C o n c e pt s A p pl et o n i s £ 2 4 3, 3 6 0 p er a n n u m.


8 . 2 If t h e r e c o m m e n d ati o n c o nt ai n e d i n s e cti o n 1 2 b el o w i s a gr e e d b y E x e c uti v e B o ar d t h e a n n u al v al u e of t hi s s er vi c e t o t h e C o u n cil will r e d u c e t o £ 1 8 9, 2 8 0 m e a ni n g a s a vi n g of £ 5 4, 0 8 0 p er a n n u m.

8 . 3 T h e gr o ss c o st t o t h e C o u n cil will c o nti n u e t o b e off s et b y i n c o m e r e c ei v e d t hr o u g h t h e a ss e ss e d c h ar gi n g pr o c e ss. T h e c h ar g e s t h at s er vi c e u s er s c urr e ntl y p a y will r e m ai n t h e s a m e, s o t h er e will b e n o a d v er s e eff e ct t o t h eir c h ar g e s.


9. 1 T h e ri s ks ar e diff er e nt d e p e n di n g o n w h et h er t h e pr o p o s al f or t h e dir e ct a w ar d of t h e n e w c o ntr a ct i s a p pr o v e d or n ot. If t h e dir e ct a w ar d of t h e n e w c o ntr a ct is a p pr o v e d, t h e m ai n ri s ks ar e a ss o ci at e d wit h ( a) r e d u cti o n i n pr o vi si o n t o v ul n er a bl e s er vi c e u s er s ( b) t h e r e d u c e d p ot e nti al f or s a vi n gs vi a a pr o c ur e m e nt pr o c e ss, a n d ( c) t h e p ot e nti al f or c h all e n g e fr o m ot h er s u p pli er s t h at m a y b e i nt er e st e d i n t hi s ar e a w h o m h a v e n ot h a d c h a n c e t o t e n d er.

9. 2 F urt h er i nf or m ati o n o n r el e v a nt l e g al a n d pr o c ur e m e nt ri s ks a n d c o n si d er ati o n s ar e s et o ut i n S e cti o n 7 of t h e p art 2 r e p ort.

9. 3 T h e ri s ks a ss o ci at e d wit h n ot a p pr o vi n g t h e dir e ct a w ar d of a n e w c o ntr a ct ar e a ss o ci at e d wit h u n c ert ai nt y f or c urr e nt a n d f ut ur e s er vi c e u s er s . T hi s r e p ort c o v er s i m p ort a nt s er vi c e s a n d a s n ot e d, ai m s t o e n s ur e t h e c o nti n uit y of c ar e f or c urr e nt u s er s a n d n ot e s t h at:

a) T h er e i s a c o nti n ui n g n e e d a n d d e m a n d f or s u c h s er vi c e s,

b) T h er e m a y b e ri s ks t o v ul n er a bl e a n d fr ail p e o pl e i n c h a n gi n g pr o vi si o n a n d

l o c ati o n, a n d

c) T hi s a p pr o a c h r e d u c e s fi n a n ci al ri s ks a ss o ci at e d wit h v oi d s a n d m o vi n g us er s t o

alt er n ati v e/ n e w s etti n gs.

1 0 . E Q U A LI T Y A N D DI V E R SI T Y / E Q U A LI T Y I M P A C T A S S E S S M E N T

1 0 . 1 T h e i m p a ct of dir e ct a w ar di n g a n e w c o ntr a ct a n d r e d u ci n g t h e bl o c k arr a n g e m e nt s h a s b e e n c o n si d er e d i n li g ht of t h e A ut h orit y’s E q u alit y r e s p o n si biliti e s a n d n o a d v er s e i m p a ct h a s b e e n i d e ntifi e d i n li g ht of t h e i nt e nti o n t o m ai nt ai n t h e c or e of t h e e xi sti n g s er vi c e. T hi s p o siti o n will b e k e pt u n d er r e vi e w vi a o n g oi n g c o ntr a ct m o nit ori n g arr a n g e m e nts .

1 1. C O N S U L T A TI O N

1 1 . 1

6 2

C o n s ult ati o n u n d ert a k e n a n d f e e d b a c k fr o m r e vi e ws wit h s er vi c e u s er s a n d f a mili e s h a s c o n si st e ntl y i n di c at ed t h at t h e s er vi c e i s v al u e d.


1 1. 2 C o n s ult ati o n wit h t h e e xi sti n g pr o vi d er h a s i n di c at e d a willi n g n e ss t o c o nti n u e it s w or k wit h t h e C o u n cil o n r e vi s e d t er m s a n d t h at t h e s er vi c e w o ul d r e m ai n s u st ai n a bl e a n d i m pr o v e a c hi e v e s v al u e f or m o n e y.

1 2. R E A S O N S F O R R E C O M M E N D A TI O N

1 2 . 1 A s n ot e d i n s e cti o n 6 (M ar k et T e st ), t h e p ot e nti al c o st s a vi n gs fr o m o p e n t e n d eri n g w h e n c o n si d er e d al s o al o n gsi d e ot h er f a ct or s d o n ot a p p e ar t o b e s uffi ci e nt t o w arr a nt a r e-t e n d er. T h e pr o p o s e d a p pr o a c h f or a dir e ct a w ar d u n d er diff er e nt c o ntr a c t t er m s ar e a nti ci p at e d t o pr o vi d e g o o d v al u e. I n li n e wit h t h e C o u n cil’s Fi n a n ci al R e g ul ati o n s a dir e ct a w ar d of a c o ntr a ct t o C ar e C o n c e pt s s h all:

a) E n s ur e c o nti n u e d pr o vi si o n of s p e ci ali st d a y s er vi c e s f or p e o pl e wit h d e m e nti a t h at s u p p ort i n d e p e n d e n c e;

b) Pr o vi d e a s a vi n g of £ 5 4, 0 8 0 p er a n n u m f or t h e C o u n cil;

c) E n s ur e c o nti n u e d pr o vi si o n of r e s pit e t o c ar er s a n d f a mili e s of c urr e nt a n d f ut ur e u s er s ;

d) M ai nt ai n c o st a v oi d a n c e t hr o u g h pr e v e nti n g a d mi ssi o n s t o st at ut or y r esi d e nti al a n d n ur si n g c ar e; a n d

e) M ai nt ai n c o st a v oi d a n c e t hr o u g h r e d u c e d l e v el s of st at ut or y d o mi cili ar y c ar e w hi c h m a y ot h er wi s e b e n e e d e d if t h e s er vi c e u s er di d n ot att e n d d a y s er vi c e s.



(i) A gr e e t o d ir e ct a w ar d a n e w c o ntr a ct t o C ar e C o n c e pt s A p pl et o n f or t h e

pr o vi si o n of S p e ci ali st D a y C ar e S er vi c e s f or P e o pl e wit h D e m e nti a at

B r a m pt o n L o d g e f or a p eri o d of 3 y e ar s fr o m 1 J ul y 2 0 1 9 t o 3 0 J u n e 2 0 2 2. I n or d er t o a c hi e v e t h e a b o v e, a gr e e t o a w ai v er of t h e C o u n cil’s C o n stit uti o n r eq uir e m e nt s a s s et o ut at C R 2 7 r e q uiri n g t h e i n vit ati o n of c o m p etiti v e t e n d er s f or t h e n a m e d s er vi c e s.


R e p ort t o C o ntr a ct s B o ar d d at e d 5 O ct o b er 2 0 1 8 – Br a m pt o n L o d g e D a y S er vi c e M ar k et T e st R e p ort. M ar k et T e st d o c u m e nt ati o n a n d s u b mi ssi o n s.



Ri c k H o w ell r h o w ell @ w arri n gt o n. g o v. u k

6 3

0 1 9 2 5 4 4 2 9 7 9


A g e n d a It e m

6 4

1 1

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Note – In line wit h T he Openness of Local Govern me nt B ... · Me mbers are re min de d of t heir resp o nsibility t o declare any discl osable pecuniary or n o n-pecuniary interest