Normas e Procedimentos para o gerenciamento de

processos administrativos – baseados na cultura

Fiocruz e nas Portarias nº 05 de 19/12/02 e nº 03

de 16/05/2003, ambas do Ministério do

Planejamento, Orçamento e Gestão/MPOG.

Classificação de ProcessosProcesso Judicial

Processo Legislativo

Processo Administrativo

É um documento ou conjunto de documentos que exige(m) um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres técnicos, anexos ou, ainda, instrução para pagamento de despesas; assim, o documento é protocolado e autuado pelos órgãos autorizados a executar tais procedimentos

Classificação de Processos

A FIOCRUZ é um dos Órgãos autorizados a realizarem o procedimento de abertura de processos, obedecendo a

faixa numérica de codificação de Unidades Protocolizadoras.

Faixa numérica do Ministério

da Saúde

25000 a 27999

Unidades protocolizadoras da Fiocruz

UNIDADE PREFIXO

DIRAD 25380

CPQRR 25381

CPQAM 25382

CPQGM 25383

IFF 25384

INCQS 25385

BIO-MANGUINHOS 25386

FAR-MANGUINHOS 25387

ENSP 25388

DIRAC 25389

CPQLMD 25792

DIREB 25027

Autuação e/ou formação de Processo

É o termo que caracteriza a abertura do processo.

Na formação do processo, deverão ser observados os documentos cujo conteúdo esteja relacionado a ações e operações contábeis financeiras, ou requeira análise, informações, despachos e decisões de diversas Unidades organizacionais de uma Instituição;

Observações sobre a autuação de Processo

• As mensagens e documentos resultantes de transmissão via

fax não poderão constituir-se em peças de processos, salvo

nos casos de processo de compras, onde a confirmação do

fornecedor é imprescindível, neste caso, sendo a folha do fax

fina, recomendamos a troca do mesmo por cópia em papel A4

ou Oficio, a fim de resguardar as informações;

• Não serão autuados os documentos que não devam sofrer

tramitação, tais como convites para festividade, comunicação

de posse, remessa para publicação, pedido de cópia de

processo, desarquivamento de processo e outros que, por sua

natureza, não devam constituir processo;

Observações sobre a autuação de Processo

• O processo deve ser autuado preferencialmente, por um

documento original, no entanto, pode ser autuado

utilizando-se uma cópia de documento, considerando-se

que o servidor tem fé publica para autenticar documentos

e fazer reconhecimento de firma.

• Processos de outras Instituições deverão,

impreterivelmente, ser encaminhados à Seção de

Protocolo da DIRAD para sofrer registro, a fim de

possibilitar a tramitação do mesmo através do

Sistema de Processos na WEB.

Constituição do Processo• O processo será constituído por sua capa, pelos documentos

iniciais, organizados em ordem cronológica e por despachos.

• A capa do processo é desenhada pelo Sistema e se apresenta em papel Off Set 240g, na cor branca e conterá as seguintes informações:

• Data de abertura;• Número de registro do processo no sistema;

• Interessado, se houver;• Procedência (instituição ou pessoa legitimamente responsável pela

produção do documento);• Código do Assunto do Processo

• Referencia ao assunto• Primeiro destino do processo

Capa do Processo•Toda vez que exceder os espaços destinados a movimentação dos processos ou se identificar algum tipo de rasura ou dano na capa, o usuário deverá se dirigir a Seção de Protocolo para solicitar a confecção de uma nova capa.

•Não escreva na capa de processo, principalmente nas etiquetas, pois além comprometer o arquivamento, descaracteriza a estrutura original da capa.

Numeração do Processo

• As folhas dos processos serão numeradas em ordem crescente,

sem rasuras, devendo ser utilizado carimbo próprio para

colocação do número, apondo no canto superior direito da página.

• A numeração é iniciada nos protocolos descentralizados e

Protocolo da DIRAD, recebendo, a primeira folha, o número “1”,

as peças subseqüentes serão numeradas pelos setores que as

adicionarem.

• Nenhum processo poderá ter duas peças com a mesma

numeração, não sendo admitido diferenciar pelas letras “A” e “B”.

Observações sobre a numeração do Processo

•   Quando por falha ou omissão for constatada a necessidade da

correção de numeração de qualquer folha dos autos, inutilizar a

anterior, apondo um “X” sobre o carimbo a inutilizar, renumerando as

folhas seguintes sem rasuras, em seguida, o usuário deverá informar

em despacho sobre a ocorrência.

Observações sobre a numeração do Processo

Nos casos em que a peça do

processo estiver em tamanho

reduzido, será colada em folha

de papel branco, apondo o

carimbo da numeração de

peças de tal forma que o

carimbo atinja seus cantos

superiores direito e esquerdo,

Tramitação de Processo Tramitação é a atividade de circular um processo entre as Unidades ou entre os Órgãos externos à Fiocruz, para dar conhecimento, bem como receber informes e pareceres para subsidiarem a tomada de decisões.

Sempre que utilizada, a Guia Oficial de Movimentação deverá ser emitida em 3 vias: a primeira: Emitente, a segunda: Destinatário e a terceira: Seção de Protocolo

Guia oficial de Movimentação de Processos

Observações sobre a tramitação de Processo

• Tramitação interna (entre as Unidades Fiocruz) – utilizar o

Sistema de Processos da WEB, e, caso haja necessidade,

emitir recibo de entrega de processo, extraído do próprio

Sistema. Em caso extremo de impossibilidade de uso do

Sistema, ou ainda falta de energia, a movimentação deverá

ser apontada através da Guia Oficial de Movimentação.

• Tramitação externa (entre outros Órgãos Públicos) – proceder

o envio através da Seção de Expedição da DIRAD, utilizando

envelope devidamente identificado com o(s) número(s) do(s)

processo(s), acompanhado da Guia Oficial de Movimentação,

identificando no campo pertinente da Guia, a descrição do

Órgão destinatário.

Folha de Despacho

• Qualquer solicitação ou informação inerente ao processo

será feita por intermédio de despacho no próprio

documento ou, na folha de despacho, a ser incluída ao

final do processo, utilizando tantas folhas quanto

necessário. Utilizar somente a frente da folha de

despacho, não permitindo a inclusão de novas folhas até o

seu total aproveitamento. No caso de inserção de novos

documentos no processo, inutilizar o espaço em branco da

última folha de despacho, apondo um traço diagonal ou

um carimbo “EM BRANCO”.

Retirada de Folha de Processo

• O processo que tiver folha ou peça retirada conservará a

numeração original de suas folhas ou peças, permanecendo

vago o número de folha(s) correspondente(s) a retirada

• O responsável pela retirada, deverá informar na folha de

despacho, o(s) número(s) da(s) folha(s) retirada(s) e ainda,

o motivo pelo qual foi feita a retirada, datando e assinado

sob carimbo

• É vedada a retirada da folha inicial do processo.

Desmembramento de Folha de Processo

• É a separação de parte da documentação de um processo,

para formar outro, ocorrerá mediante despacho da

autoridade competente

• O processo que tiver peças desmembradas

conservará a numeração original de suas folhas, e

no local de onde se retirou o documento original

deverá ser colocado as cópias do documento,

devidamente autenticadas.

Reconstituição de ProcessoQuando constatado o extravio ou destruição acidental de um processo original, no

âmbito da Unidade, é necessário:

• Dar ciência à chefia imediata;• Apurar imediatamente do fato, podendo, inclusive, instaurar sindicância ou

processo administrativo disciplinar;• Divulgar no âmbito da Unidade ou Lista L Fiocruz o ocorrido, para que todos se

empenhem na busca. Caso não haja sucesso, a Reconstituição de Processo ocorrerá da seguinte forma:

• A Unidade providenciará cópias de documentos de que dispuser e também informará através de despacho o motivo pelo qual o processo esta sendo reconstituído e o número do processo extraviado;

• A Seção de Protocolo atribuirá uma nova numeração ao processo reconstituído e registrará no Sistema a ocorrência, fazendo um Apenso ao número do processo extraviado;

Após a reconstituição, caso o processo original seja localizado, este deverá ser anexado ao processo reconstituído.

Juntada de Processos

A juntada de processos poderá ser feita no âmbito de qualquer Unidade Fiocruz, desde que sigam fielmente as instruções necessárias.

A juntada ocorrerá somente quando houver dependência entre os processos a serem anexados. A dependência será caracterizada quando for possível definir um processo como principal e um ou mais como acessórios (secundários).

Processo principal é aquele que contém o assunto de maior interesse ou predominância, independentemente da sua data de abertura;

O processo principal fica à frente e o acessório é anexado a ele.

Observações sobre a Juntada de Processos

Exemplos que caracterizam os processos

principais e acessórios:

Processo Principal Processo Secundário

Inquérito Administrativo Recurso contra decisão de

Inquérito e etc

Aquisição de Material Prestação de Contas

Licença sem vencimentos Cancelamento de Licença

Observações sobre a Juntada de Processos

•Por AnexaçãoCaráter definitivo;

Constitui peça única;

Renumeração das

folhas do processo;

Movimentação única

•Por ApensaçãoCaráter provisório;

Mantém a identidade

de cada processo;

Mantém a numeração

de cada processo;

Mantém a

movimentação de cada

processo

Observações sobre a Juntada de Processos

É imprescindível, após a juntada física de processos, tanto por anexação, quanto por

apensação, o envio do formulário Juntada de Processos, disponível na intranet da

DIRAD/Serviço de Informação/Formulários/Manuais

Juntada ou Anexação de Documentos

É o ato de anexar fisicamente num determinado processo, documentos

relevantes. É imprescindível, após anexação física do documento ao processo, o registro no

Sistema de Processos.

Processos com Letras e Volumes:

•LetrasCaracteriza

processos de

pagamento e cada

letra de um mesmo

número de processo,

representa um

fornecedor

•VolumesCaracteriza a

continuidade de um

determinado processo,

ou seja, é a

fragmentação de um

processo em função da

quantidade de suas

peças processuais

anexadas a ele.

Obrigado!

Cláudia Simone Pinto da SilvaLíder da equipe da Seção de Protocolo da

DIRADGestora do Sistema de Processos

Tel. 3836-2153simoninha@fiocruz.br

Seção de Protocolo – Pavilhão Quinino, sala 107

Equipe SEPROT/DIRAD

Aline Guimarães – 3836-2151

Helber Ferreira – 3836-2004

Nelson dos Santos – 3836-2005