Noções de Arquivologia.pdf

Apostilas OBJETIVA - Tcnico Judicirio - Administrativa TRE PARAN - Concurso 2014

ndice

Pg.

Arquivstica: Princpios e Conceitos............................................................................... 02 Gesto de Documentos.................................................................................................. 05 Classificao e Documentos.......................................................................................... 08 Equipamentos e Acessrios........................................................................................... 13 Sistemas de Arquivos e Mtodos de Arquivamento........................................................ 15 Tipologia Documental.................................................................................................... 22 Suporte Fsico................................................................................................................ 24 Protocolo....................................................................................................................... 26 Tabela de Temporalidade............................................................................................. 29 Avaliao de Documentos............................................................................................ 31 Microfilmagem............................................................................................................... 36 Sinalticas...................................................................................................................... 41 Automao..................................................................................................................... 45 Preservao e Conservao de Documentos de Arquivos........................................... 48 Glossrio Termos arquivsticos................................................................................... 58 Legislao pertinente..................................................................................................... 67

Exerccios

Coletnea de Exerccios I ........................................................................................ 89 Coletnea de Exerccios II ....................................................................................... 104

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Arquivologia uma disciplina cientfica da Cincia da Informao. Com suas bases modernas fundamentadas na Revoluo Francesa, a Arquivologia cuida da informao que tem por objetivo se tornar evidncia, fator de prova de que algum evento ocorreu. Portanto, a Arquivologia a cincia que estuda teorias e mtodos de organizao e tratamento de documentos, e sua converso em potencial de informao. No Brasil existem cursos superiores em Arquivologia que formam bacharis, esses profissionais vm preencher uma lacuna que foi suprida por bibliotecrios, historiadores e outros que, na maioria das vezes, no observavam os princpios da Arquivologia no tratamento da informao arquivstica. Cabe ao profissional em Arquivologia o planejamento, implantao, organizao e direo dos arquivos de informao arquivsticas. O profissional deve conduzir a gesto da informao, o acompanhamento do processo documental e informativo, a identificao das espcies e tipologias documentais, o planejamento para o tratamento de novos documentos e o controle de meios de reproduo. O tratamento tcnico dos documentos arquivsticos fazem parte de etapas de trabalho, como o arranjo, a descrio, avaliao, conservao e restaurao de documentos. Inclui tambm como perfil a direo e organizao dos centros de informao constitudos de acervos arquivsticos, assim como servios de microfilmagem e de informatizao aplicados aos arquivos. ainda de sua competncia elaborar projetos, pareceres e demais trabalhos que tratem de assuntos arquivsticos, assim como o assessoramento aos trabalhos de pesquisa cientfica, jurdica, administrativa e tcnica. Trata-se do profissional gestor de processos documentais e dever estar apto a trabalhar as solues de tratamento funcional da documentao arquivstica, atendendo s demandas administrativas e tcnico-cientficas de instituies pblicas, privadas e organizaes no governamentais. Faz parte do perfil do profissional em Arquivologia o domnio e o acompanhamento da evoluo das tecnologias da informao, com vistas implementao de informao.

O gerenciamento da informao e a gesto de documentos Informao e documento so termos polissmicos to amplamente usados pelos mais diferentes segmentos sociais e profissionais que se torna quase uma obrigao indicar em que sentido esses termos esto sendo empregados, ainda que parea bvio o seu uso na rea de arquivos. Informao um termo de difcil definio porque permeia toda a estrutura social. tudo o que vemos, fazemos, inventamos, construmos, vestimos, falamos, escrevemos, desenhamos informao. Usaremos aqui, portanto, uma definio abrangente, porm menos ampla quanto dizermos que informao tudo, ou seja, informao so todos os dados que so organizados e comunicados. O Valor da Informao Como possvel admitir que a informao possua valor, preciso definir parmetros capazes de quantific-lo, o que no uma tarefa trivial. Uma das maneiras realizada por meio dos juzos de valor, que, apesar de serem indefinidos, consideram que o valor varia de acordo com o tempo e a perspectiva. Podem, em certos casos, ser negativos, como acontece na sobrecarga de informao. Sob esta perspectiva, o valor da informao pode ser classificado nos seguintes tipos:

valor de uso: baseia-se na utilizao final que se far com a informao; valor de troca: aquele que o usurio est preparado para pagar e variar de acordo com as leis de oferta e demanda, podendo tambm ser denominado de valor de mercado; valor de propriedade, que reflete o custo substitutivo de um bem;

Arquivstica: princpios e conceitos.

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valor de restrio, que surge no caso de informao secreta ou de interesse comercial, quando o uso fica restrito apenas a algumas pessoas.

Muitas vezes no possvel quantificar o valor da informao estabelecendo uma equivalncia a uma quantia em dinheiro. Por ser um bem abstrato e intangvel, o seu valor estar associado a um contexto. Assim, os valores de uso e de troca podero ser teis na definio de uma provvel equivalncia monetria. Por exemplo, uma empresa que atua em bolsa de mercadorias, mais especificamente no mercado futuro, ter grande interesse em informaes relativas produo agrcola de um determinado pas ou regio. Esta empresa, provavelmente, ir alocar recursos na busca sistemtica deste tipo de informao, que ser utilizada na determinao de indicadores de uma tendncia e que fundamentar decises sobre o tipo de investimento a ser realizado, caracterizando a importncia dos valores de uso e de troca. Considerando que, a partir delas, poder ser obtido algum tipo de vantagem competitiva ou de diferencial de mercado, estas informaes assumiro um valor de restrio, para que se possa preservar o sigilo da aplicao. Por outro lado, uma organizao governamental ou no que realize censos demogrficos, de estilo de vida ou algum outro tipo de pesquisa de acompanhamento, dever manter, por razes legais, o armazenamento de dados e sries histricas sem que haja explcita inteno de explorao ou de uso. Neste caso, a informao ter um valor de propriedade. O ponto principal perceber a informao pertencendo a dois domnios. No primeiro deles, ela deve atender s necessidades de uma pessoa ou de um grupo. Nesse caso, a disponibilizao da informao deve satisfazer os seguintes requisitos:

ser enviada pessoa ou ao grupo certos; na hora certa e no local exato; na forma correta.

O segundo domnio o da organizao, que introduz questes a respeito da determinao do valor da informao. Neste contexto, o valor da informao est relacionado ao seu papel no processo decisrio. A determinao do valor somente do contedo parece um corolrio natural do uso da informao como um insumo da tomada de deciso. Entretanto, ainda que a informao adquira seu valor a partir de seu papel na tomada de deciso, o produto informacional como um todo tambm agrega valor a outras atividades no processamento da informao. Cabe ento uma questo: a informao possui um valor econmico? Ela ter valor econmico quando levar satisfao dos desejos humanos. Uma pequena parcela da informao disponvel constitui-se em produtos finais, ou seja, aqueles que so consumidos diretamente pelas pessoas, cujo valor deriva-se da oferta e da procura. A poro majoritria, porm, cabe aos bens intermedirios, que so aqueles que conduzem a outros bens e servios. Neste caso, o valor estar diretamente relacionado ao dos bens e servios que deles se utilizam. Da mesma forma, a informao ter valor econmico para uma organizao, se ela gerar lucros ou for alavancadora de vantagem competitiva. De modo geral, a percepo de valor pode ser influenciada pelos seguintes fatores:

identificao de custos; entendimento da cadeia de uso; incerteza associada ao retorno dos investimentos em informao; dificuldade de se estabelecerem relaes causais entre os insumos de informao e produtos especficos; tradio de se tratar a informao como uma despesa geral; diferentes expectativas e percepes dos usurios; fracasso em reconhecer o potencial comercial e o significado da informao.

Para concluir, importante reconhecer que, de modo geral, poucas decises so tomadas com informao

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perfeita, devido a alguma insuficincia de informao e/ou uma sobrecarga de informao desnecessria. O valor da informao uma funo do efeito que ela tem sobre o processo decisrio. Se a informao adicional resultar em uma deciso melhor, ento ela ter valor. Caso contrrio, ela ter pouco ou nenhum valor. Documento um termo tambm polissmico, posto que se pode considerar documento qualquer suporte que registre informaes. So documentos as camadas da terra escavadas pelos gelogos, os vestgios materiais de civilizaes desaparecidas, investigados pelos arquelogos, os registros orais de grupos humanos estudados pelos antroplogos e socilogos ou a correspondncia, mapas, contratos privados ou pblicos que so pesquisadas pelos historiadores. A partir do momento em que se fortalece a ideia de que tudo histria, todos os registros, vestgios, marcas deixadas pela humanidade servem para orientar, provar, comprovar, informar, refletir sobre determinada coisa ou fato. Tal abrangncia de caractersticas fsicas e simblicas dos documentos, alguns mantidos no seu prprio local de produo (como as montanhas, solos e edificaes), outros reunidos em ambientes diversos do lugar onde foram produzidos como os museus, bibliotecas e arquivos, levou construo de referenciais tericos e prticos de organizao e preservao. Os documentos considerados documentos de arquivo, embora possam variar na forma como se apresentam, ou tecnicamente falando, no suporte em que a informao est registrada, apresentam algumas caractersticas que os diferem de outros documentos que podem conter informaes de valor cientfico, histrico e cultural. Em primeiro lugar so documentos produzidos e/ ou acumulados organicamente no decorrer das atividades de uma pessoa, famlia, instituio pblica ou privada. Ou seja, os documentos so criados uns aps os outros, em decorrncia das necessidades sociais e legais da sociedade e do prprio desenvolvimento da vida pessoal ou institucional. No caso da documentao privada, um cidado no ter uma carteira de identidade sem antes ter obtido uma certido de nascimento ou, no caso de uma empresa privada, realizar um contrato de prestao de servios sem antes ter registrado sua firma num cartrio. importante ressaltar a questo da organicidade dos documentos de arquivos porque isto significa que um documento no tem importncia em si mesmo (embora possa conter informaes valiosas), mas no conjunto de documentos do qual faz parte e que ajuda a explicar, demonstrar, comprovar, enfim, dar a conhecer a realidade que se busca compreender seja ela a vida de uma pessoa, as atividades de uma empresa pblica ou privada. Em segundo lugar, os documentos de arquivo so produzidos com finalidades especficas para atender vrias demandas de informaes. Embora alguns documentos possam no seu momento de criao, j ter um valor histrico como, por exemplo, a carta deixada pelo presidente Getlio Vargas em meados do sculo 20, no momento do seu suicdio ou um tratado celebrado pelo Brasil, Argentina e Uruguai para formar uma aliana contra o Paraguai no sculo 19, a produo da maioria dos documentos atende primeiramente as necessidades burocrticas, administrativas ou legais. Diviso de documentao por natureza: Sabemos que as organizaes desenvolvem diversas atividades de acordo com as suas atribuies e os documentos refletem essas atividades, porque fazem parte do conjunto de seus produtos. Portanto, so variados os tipos de documentos produzidos e acumulados, bem como so diferentes os formatos, as espcies, e os gneros em que se apresentam dentro de um Arquivo. Vamos conhec-los: NATUREZA COMERCIAL: quando a documentao principalmente organizada e utilizada pelas empresas e destina-se a fins extremamente comerciais. NATUREZA CIENTIFICA: a documentao est presente quando seu objetivo principal o de proporcionar informaes cientificas ou mesmo didticas, sem visar diretamente o lucro.

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NATUREZA OFICIAL: quando sua organizao e utilizao tm por finalidade auxiliar e assessorar a administrao pblica atual e futura, pressupondo a coleta e a classificao de documentos oficiais, como por exemplo: leis, decretos, portarias e demais atos normativos prprios da administrao, Federal, Estadual ou Municipal.

1. Formato: a configurao fsica de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado: Exemplos: formulrios, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha, rolo, tira de microfilme, mapa. 2. Espcie: a configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nesse contidas. Exemplos: ata, relatrio, carta, ofcio, proposta, diploma, atestado, requerimento, organograma) 3. Gnero: configurao que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicao de seu contedo. Exemplos: audiovisual (filmes); fonogrfico (discos, fitas); iconogrfico (obras de arte, fotografias, negativos, slides, microformas; textual (documentos escritos de uma forma geral); tridimensionais (esculturas, objetos, roupas); magnticos/informticos (disquetes, cd-rom,) 4.Tipo de documento: a configurao que assume um documento de acordo com a atividade que a gerou. Exemplos: Ata de Posse; Boletim de Notas e Frequncia de Alunos, Regimento de Departamento, Processo de Vida Funcional, Boletim de Atendimento de Urgncia, Pronturio Mdico, Tabela Salarial.

A gesto de documentos arquivsticos um procedimento fundamental na vida de uma empresa pblica ou privada. Para tomar decises, recuperar a informao e preservar a memria institucional preciso estabelecer um conjunto de prticas que garanta a organizao e preservao dos arquivos. Administrar ou gerenciar documentos arquivsticos, a partir da aplicao de conceitos e teorias difundidas pela Arquivologia, garante s empresas pblicas ou privadas obter maior controle sobre as informaes que produzem e/ou recebem, racionalizar os espaos de guarda de documentos, desenvolver com mais eficincia e rapidez suas atividades, atender adequadamente clientes e cidados. Conforme a Lei Federal n 8.159, que se refere aos arquivos pblicos, mas tambm aos arquivos privados constitudos por pessoas fsicas ou jurdicas, gesto de documentos "o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Tanto esta Lei quanto a NBR ISO 9001/2000, indicam a necessidade de alguns requisitos para o gerenciamento de documentos nos arquivos pblicos e privados. A gesto de documentos aplicada nas empresas uma atividade estratgica na constituio do acervo arquivstico, pois define o ciclo vital dos documentos, estabelecendo aqueles que aps o uso administrativo pelos setores das empresas podem ser eliminados, os que sero transferidos ao arquivo, a temporalidade de guarda e sua destinao final: eliminao ou guarda permanente. Contudo, a operacionalizao da gesto de documentos, isto , a organizao interna do trabalho, conta

GESTO DE DOCUMENTOS: Administrao da produo, tramitao, organizao, uso e avaliao de documentos, mediante tcnicas e prticas arquivisticas, visando a racionalizao e eficincia dos arquivos.

Gesto de Documentos

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muito nos resultados obtidos. Por trs das metodologias escolhidas e das normas implantadas deve existir um conjunto de pessoas com competncias e habilidades variadas, pensando e atuando juntas para que o fluxo e a tramitao dos documentos, os assuntos selecionados, os prazos definidos, os cuidados de conservao estabelecidos e o arquivamento final espelhem a realidade institucional ou contribuam para a sua interpretao. NVEIS DA DOCUMENTAO NA ORGANIZAO comum considerarmos trs nveis de responsabilidade e autoridade, a saber: o estratgico, o ttico e o operacional. Documentao de Nvel Estratgico a documentao que retrata as preocupaes de longo prazo, de mais alto nvel e que deve conter as informaes mais gerais e abrangentes da organizao, cujos efeitos so direcionados aos nveis hierrquicos da alta gerncia. Documentao de Nvel Ttico a documentao de nvel intermedirio, tanto em termos hierrquicos, quanto em termos de gesto da organizao. Estes documentos determinam "como, quem, quando e onde" para cada grande atividade determinante da organizao (por exemplo: compras, treinamento etc.). Como exemplos de documentos de nvel ttico, podemos citar: Procedimentos (ou Manuais de Procedimentos), Plano de Metas, Plano de Cargos e Salrios, entre outros. Documentao de Nvel Operacional a documentao de nvel mais baixo, onde esto as preocupaes imediatas, do curto prazo. Ela contm todos os detalhes e informaes tcnicas, padres, especificaes, tabelas etc., para a operao segura dos processos de trabalho. Como exemplo de documentos de nvel operacional, podemos citar: Instrues de Trabalho, Especificaes, Guias de Trabalho, entre outros. VALORES DOS DOCUMENTOS Os documentos apresentam duas espcies de valores inerentes: VALOR PRIMRIO - estabelecido em funo do grau de importncia que o documento possui para a entidade que o acumulou e; VALOR SECUNDRIO - estabelecido em funo do grau de importncia que o documento possui para outras entidades e pesquisadores. O VALOR PRIMRIO de um documento manifesta-se sob trs diferentes tipos, ou seja: 1. Valor Administrativo - documentos que envolvem poltica e mtodos e que so necessrios para a execuo das atividades do rgo. Ex: Planos, Programas de Trabalho, Relatrios etc.; 2. Valor Jurdico Ou Legal - documentos que envolvem direitos a curto ou a longo prazo do Governo ou dos cidados, e que produzem efeito perante os tribunais. Ex: Acordos, Contratos, Convnios etc.; 3. Valor Fiscal - documentos que se referem a operaes financeiras e comprovao de receitas e despesa geradas para atender s exigncias governamentais. Ex: Notas Fiscais, Receitas, Faturas etc. O VALOR SECUNDRIO subdivide-se em: 1. Valor Histrico Probatrio - documentos que retratam a origem, organizao, reforma e histria de uma administrao. Ex: Atos Normativos, Exposio de Motivos etc.;

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2. Valor Histrico Informativo - documentos que, embora recebidos por uma determinada entidade em funo de suas atividades, so valiosos pelas informaes que contm retratando pessoas, fatos ou pocas. Ex: Tabelas de Recenseamento, Documentos sobre Servio Militar, ndices de Preos, Indicadores Econmicos etc. Equipe de trabalho A gesto de documentos deve ser realizada no apenas por um grupo de trabalho, mas por uma equipe integrada nos seus objetivos com cada componente compreendendo claramente o seu papel e a contribuio profissional que os outros esperam dele. Ou seja, uma equipe em que o todo maior que a soma das partes. Se no partirmos deste pressuposto qualquer resultado em gesto de documentos estar, com certeza, aqum do desejvel. importante observar que embora em cada momento prevaleam aspectos tcnicos relativos a uma ou outra rea do conhecimento, todos os profissionais envolvidos devem participar das discusses e definies para todas as fases de vida do documento. Por exemplo, quando se trata da produo, tramitao e uso corrente dos documentos, podemos supor que maior a influncia do administrador, que identifica competncias, subordinaes e os fluxos de trabalho; e do tcnico de informtica, que prope alternativas eletrnicas para a produo de formulrios e fluxogramas. Mas, neste momento, importante tambm a presena do documentalista, o qual detendo noes de diplomtica pode sugerir a forma e a estrutura dos documentos. Um advogado oferece significativa contribuio para que as normativas legais e processuais sejam atendidas. O historiador, que tambm integra a equipe de gesto de documentos, participa destas definies, pois orienta quanto ao valor histrico das informaes registradas, valor este nem sempre considerado na anlise de profissionais de outras reas. O conservador, cuja formao est voltada para a preservao fsica dos suportes da informao, prope os cuidados necessrios desde o momento da produo do documento, tendo em vista a necessidade da sua preservao ao longo do tempo. E o arquivista j pode elaborar mtodos de arquivamento que facilitem a recuperao das informaes contidas nos documentos sobre as quais se define a produo, o trmite e o uso. A avaliao constitui uma etapa essencial da gesto de documentos. a fase em que se define a eliminao ou a guarda, temporria ou permanente, de um documento. o momento em que tambm, mais do que em qualquer outro, deve ser levada em conta a formao multidisciplinar da equipe. Toda e qualquer observao de um componente da equipe merece respeito e ateno dos demais. Uma avaliao documental inadequada, por menor que seja, pode causar prejuzos administrativos, financeiros e histrico-culturais e, sob determinadas circunstncias, irreparveis. Desta forma, a equipe de gesto de documentos pode e deve contar, na fase da avaliao documental, com outros profissionais especializados nos assuntos pertinentes. Outro aspecto fundamental para o adequado desenvolvimento da gesto de documentos a noo, por parte de todos os profissionais envolvidos na gesto, do ciclo vital dos documentos, ainda que cada um deles atue somente numa fase do ciclo vital. O arquivo intermedirio da empresa, que guarda os documentos que j no so de uso corrente nos setores, mas que por motivos de ordem legal ou administrativa ainda so preservados, recebe a documentao conforme as normas estabelecidas pela gesto, dentro dos prazos previstos na tabela de temporalidade de documentos e de acordo com os procedimentos de transferncia: cronograma, acondicionamento, descrio e relao dos documentos a serem transferidos. Este conjunto de orientaes s pode ser definido por uma consonncia entre os setores produtores/acumuladores e a administrao do arquivo intermedirio. A construo deste elo, na verdade um feixe de relaes que primordialmente devem ser institucionais e administrativas, mas que no perdem a sua dimenso humana e pessoal, se faz por meio da equipe de gesto.

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O acervo de valor histrico, a ser guardado no arquivo permanente, tambm fruto das elaboraes tcnicas da gesto de documentos. Como vimos acima, o historiador deve fazer parte de uma equipe de gesto, sobretudo nas instituies pblicas. Sua funo garantir que documentos de valor histrico, alguns imbudos deste valor j na sua produo, outros que o adquirem ao longo de sua existncia, aps cumprirem os prazos de guarda no arquivo corrente e/ou intermedirio, sejam recolhidos ao arquivo permanente, permitindo ao arquivo o cumprimento de sua funo de preservao da memria documental da instituio qual pertence. Nesta tarefa o relacionamento com o responsvel pelo arquivo permanente que, no Brasil, em geral um historiador deve ser constante, pois este supostamente tem a experincia das demandas atuais no campo da pesquisa histrico-social e, especificamente, dos documentos ou assuntos pesquisados no acervo sob seus cuidados. Faz-se necessrio tambm uma constante atualizao destes profissionais para que o avano dos mtodos e o surgimento de novos objetos do conhecimento histrico sejam incorporados nos pressupostos de seu trabalho. A gesto de documentos ainda se relaciona internamente com a rea de conservao, pois muitas das definies da gesto so o ponto de partida para o desenvolvimento do trabalho de conservao, que ir hierarquizar suas prioridades de acordo com o suporte da informao, o seu volume fsico e o tempo de guarda dos documentos. Portanto, as estratgias da conservao se do a partir e em conjunto com o trabalho da gesto. Alm das unidades internas ao arquivo com as quais se relaciona, uma equipe de gesto de documentos interage constantemente com os diversos setores produtores/acumuladores de documentos. A qualidade desta relao com a estrutura da empresa essencial para o bom desempenho da gesto. Ela inicia-se com a sensibilizao dos dirigentes para os benefcios da gesto - agilidade na recuperao das informaes, racionalizao da massa documental, economia de espaos fsicos destinados guarda de documentos e reduo dos custos operacionais -, demonstrando os ganhos financeiros, funcionais, ambientais e na melhoria da imagem institucional. Uma vez implementada a gesto de documentos, a estratgia a ser seguida a disseminao dos seus objetivos para os diferentes nveis hierrquicos e das vantagens para todos da aplicao dos princpios arquivsticos no trato das informaes registradas. A maior dificuldade no decorrer do processo de implantao da gesto de documentos se encontra na resistncia s mudanas, nos hbitos arraigados, cuja justificativa se perdeu no tempo. Considere-se ainda que, no campo especfico da gesto, frequentemente o domnio fsico de um conjunto de documentos ou o domnio de informaes que permitam a sua localizao no caos dos "arquivos", geram ou so usados nas disputas de poder interno na empresa. Neste momento, outras qualidades, alm da formao tcnica dos profissionais da equipe de gesto, devem se fazer presente: a pacincia e a percepo das relaes interpessoais e da assimilao ou no das polticas administrativas pelo conjunto dos funcionrios.

Arquivamento e ordenao de documentos de arquivo.

Arquivo

Documentos de qualquer instituio pblica ou privada, considerados de valor, merecendo preservao permanente para fins de referncia e pesquisa, tendo sido depositado ou selecionado para depsito num

arquivo de custdia permanente. (Schellenberg,2004); Conjunto de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblicas e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica,

qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos (lei 8.159/91)

A no intencionalidade e as contingncias na produo dos documentos, a ampla burocratizao e o uso massivo de tecnologias de reproduo, assim como o crescente interesse na preservao da memria,

Classificao de documentos de arquivo

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levaram a uma definio arquivstica dos ciclos de vida dos documentos e dos valores que lhe so relacionados em cada ciclo. Esquematicamente se apresentam trs fases da vida do documento:

Teoria das Trs Idades Teoria baseada no ciclo vital dos documentos, segundo a qual os arquivos podem ser correntes,

intermedirios e permanentes.

o primeiro ciclo ou primeira idade, denominado corrente, corresponde ao valor administrativo; o segundo ciclo ou segunda idade, denominado intermedirio, corresponde ao valor probatrio

e/ou legal do documento e, o ltimo ciclo ou terceira idade, denominado permanente, quando o valor histrico e cientfico se

sobrepe ao demais valores. Caso no se reconhea esse valor permanente, o conjunto documental ser eliminado.

A funo de um arquivo guardar a documentao e principalmente fornecer aos interessados as informaes contidas em seu acervo de maneira rpida e segura. Neste sentido, a classificao dos documentos de arquivos deve ser feita a partir de um mtodo de arquivamento a ser definido, levando em considerao a estrutura da empresa, suas funes e a natureza de seus documentos. No h um nico mtodo vlido para arquivar documentos. Na prtica, inclusive, faz-se uso da combinao de um ou mais mtodos. Os mtodos mais comuns so os que classificam os documentos por assunto, seguidos de uma classificao secundria por ordem alfabtica, cronolgica ou geogrfica. O agrupamento dos documentos por assunto, entretanto, deve atender s necessidades da empresa, suas caractersticas e prioridades. O mtodo de arquivamento adotado pela empresa pblica ou privada, assim como os cuidados de conservao e os procedimentos de eliminao, transferncia e recolhimento, quando for o caso, devem ser repassados para todas as unidades administrativas, para que estas fiquem cientes, possam se adequar ao mtodo e efetivamente implant-lo pois a organizao dos arquivos, como foi exposto aqui, inicia-se com a produo dos documentos, assim como a responsabilidade pela organizao das informaes, em diferentes graus, diz respeito a todos os funcionrios. SIGNIFICADO E IMPORTNCIA Arquivo o instrumento principal para servir de controle ao administrativa de qualquer instituio, empresa, pblica ou privada. , por assim dizer, um "Centro Ativo de Informaes". Abriga os documentos resultantes de uma atividade, os quais so conservados como comprovantes. O arquivo deve adaptar-se ao rgo pblico, empresa ou instituio obedecendo a um plano racional e tecnicamente orientado. Arquivos organizados, sem orientao tcnica se transformam em verdadeiros depsitos de documentos. O arquivo, quando bem organizado, transmite ordens, evita repeties desnecessrias de experincias, diminui a duplicidade de trabalho, revela o que est para ser feito, o que j foi feito e o resultado obtido. Constitui fonte de pesquisa para todos os ramos administrativos e auxilia o administrador na tomada de decises. CLASSIFICAO: Segundo o estgio de sua evoluo em: ARQUIVO CORRENTE - Conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de *atividades-meio e *atividades-fim e que se conservam junto aos rgos produtores em razo de sua vigncia e da frequncia com que so por eles consultados. Portanto, os documentos esto na fase corrente quando a atividade que os originou est em andamento. Nessa fase, os documentos so usados com maior frequncia e normalmente ficam localizados prximo aos locais de trabalho. Tambm conhecido como de Primeira Idade ou Ativo.

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* ATIVIDADES-MEIO - conjunto de operaes que uma instituio leva a efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas atribuies especficas e que resulta na acumulao de documentos de carter instrumental e acessrio. * ATIVIDADES-FIM - conjunto de operaes que uma instituio leva a efeito para o desempenho de suas atribuies especficas e que resulta na acumulao de documentos de carter substantivo para o seu funcionamento. Portanto, a administrao dos arquivos correntes tem por objetivo fazer com que os documentos sirvam s finalidades para as quais foram criados, da maneira mais eficiente e econmica possvel, e concorrer para a destinao adequada dos mesmos, depois que tenham servido a seus fins. Os documentos so eficientemente administrados quando:

a) uma vez necessrios podem ser localizados com rapidez e sem transtorno ou confuso; b) quando conservados a um custo mnimo de espao e manuteno enquanto indispensveis s

atividades correntes; c) e quando nenhum documento reservado por tempo maior do que o necessrio a tais atividades, a menos que tenham valor contnuo para pesquisa e outros fins. Os objetivos de uma administrao eficiente de arquivos s podem ser alcanados quando se dispensa ateno aos documentos desde a sua criao at o momento em que so transferidos para um arquivo de custdia permanente ou so eliminados. A administrao de arquivos preocupa-se com todo o perodo de vida da maioria dos documentos, lutando para limitar sua criao, de tal forma que possa determinar os que devem ser destinados ao "inferno" do incinerador, ou ao "cu" de um arquivo permanente, ou ao "limbo" de um depsito intermedirio. A consulta aos documentos guardados nos arquivos correntes costuma exigir rapidez e preciso na sua localizao, e um arquivamento que permita at mesmo sua recuperao individual. Os tipos de busca, entretanto, podem variar - desde a busca pontual (em relao a um documento especfico, cuja data, local de produo e emitente so conhecidos), at a tipolgico-cronolgica (exemplo: todos os contratos de trabalho do ltimo exerccio), ou mesmo "temtica", no sentido de se referir ao contedo estrito do documento (exemplo: todos os documentos que versam sobre um mesmo projeto, ou funcionrio, ou departamento etc.). Muito embora a ordenao atribuda aos documentos, na fase corrente, deva atender satisfatoriamente s demandas de seus usurios (essencialmente, os funcionrios da prpria entidade), no deve deixar de ser adequada, igualmente, s necessidades do processo de avaliao. ARQUIVO INTERMEDIRIO - Na fase intermediria, a atividade de origem dos documentos se encerrou. Por isso, estes sofrem uma utilizao menos frequente e podem ser mantidos em arquivos centralizados, aguardando o cumprimento de prazos legais. Findos esses prazos, que devem estar devidamente especificados em uma tabela de informaes sobre o ciclo de vida de cada tipo de documento em uma organizao (tabela de temporalidade), os documentos possuidores de valor para a organizao geradora (valor primrio), ou algum valor remanescente (valor secundrio) depois de cumprido o valor primrio, devem ser permanentemente preservados, podendo ter os seguintes destinos:

so recolhidos a um arquivo para guarda permanente; so microfilmados e ento recolhidos a um arquivo para guarda permanente; so microfilmados e digitalizados e depois recolhidos para guarda permanente.

Em todos os casos, devem ser permanentemente preservados. Para conservao do acervo permanente, as instituies arquivsticas podem adotar medidas preventivas e corretivas objetivando minimizar a ao do tempo sobre o suporte fsico da informao, assegurando sua disponibilidade. Importante salientar que a forma de uso do documento na sua fase corrente e intermediria exerce influncia sobre os trabalhos de preservao na sua fase permanente. Ao Setor de Arquivo Intermedirio compete: I. avaliar, receber, descrever, arranjar e custodiar os documentos transferidos; II. organizar, em colaborao com os rgos de origem, Tabelas de Temporalidade dos vrios tipos de documentos; III. encaminhar ao arquivo permanente os documentos a serem preservados; IV. atender a consultas e prestar informaes;

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V. propor a programao anual da Seo. ARQUIVO PERMANENTE - Os arquivos permanentes constituem-se de materiais selecionados, que so escolhidos de uma grande massa de documentos produzidos e recebidos por um governo, devido ao seu valor comprobatrio e informativo. So escolhidos tomando-se por base no a apreciao de certos documentos em particular, mas devido ao seu significado no conjunto da documentao de um determinado assunto ou atividade, ou, em termos mais amplos, na documentao de um rgo, de um governo, ou mesmo da sociedade em certo estgio de desenvolvimento. O trabalho de recolhimento de documentos a arquivos permanentes tem um duplo objetivo: preserv-los e torn-los disponveis para serem usados. Os documentos pblicos devem ser reconhecidos por lei como propriedade pblica. O direito a tais documentos ser exclusivamente do governo que os criou e sero conservados para a perpetuidade. Qualquer lei que diga respeito administrao de documentos pblicos deve incluir no seu texto normas para a sua reobteno no caso de terem sido indevidamente alienados ou retirados da repartio. O princpio bsico nullum tempus occurrit regi, que foi traduzido como "contra o rei no h prescrio". A legislao sobre os documentos pblicos, alm disso, deve definir claramente as responsabilidades de custdia do arquivista. O conceito de custdia pode ser explicado em relao ao conceito de propriedade pblica. Os documentos pblicos podero ser conservados sob a custdia de qualquer rgo da administrao, sem, contudo, ser de sua propriedade. Quando os documentos pblicos so transferidos da custdia de um rgo para a de outro no h transferncia de propriedade, pois os documentos eram e continuam a ser propriedade do Estado. Legalmente, ento, o arquivista deve ter a custdia dos documentos que esto sob a sua guarda fsica, no que diz respeito ao seguinte: Primeiro, deve o arquivista ter sobre os documentos os mesmos direitos e privilgios que tinha a entidade que os criou, relativamente reproduo e autenticao de cpias. Segundo, deve ter, em relao aos documentos, certos direitos e privilgios adicionais que no so comumente exercidos pelas entidades criadoras. Referem-se estes ao arranjo, descrio e publicao para fins que no aqueles para os quais foram originariamente criados - para servir a usos secundrios de outras reparties e de particulares. Esses direitos e privilgios so necessrios ao arquivista para o bom cumprimento de seus deveres. Deve haver disposies legais regulamentando o problema da destruio de documentos pblicos. Essa regulamentao h que proibir a destruio de qualquer documento pblico por qualquer funcionrio sem a devida aprovao da autoridade responsvel pelos arquivos. Mesmo os documentos histricos de hoje podem tornar-se novamente administrativos amanh, por diversas circunstncias, devido sua utilizao. Os princpios que se aplicam ao arranjo de documentos pblicos num arquivo de custdia devem ser distintos dos princpios expostos at agora, que se aplicam ao arranjo dos mesmos nas prprias reparties de origem. A administrao de arquivos permanentes bem mais complexa que a dos arquivos corrente e intermedirio. Classificam-se em quatro grupos distintos as atividades do arquivo permanente: arranjo reunio e ordenao adequada dos documentos;

descrio e publicao acesso aos documentos para consulta e divulgao; conservao medidas de proteo aos documentos e, consequentemente do local de sua

guarda, visando a impedir sua destruio;

Arranjo: aps a identificao, os documentos so agrupados em fundos, sries e sub-sries, obedecida a provenincia e tentando-se recuperar o arranjo original. Dentro de cada srie ou sub-srie os processos so ordenados cronologicamente.

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referncia poltica de acesso e uso dos documentos. Para organizar os documentos de arquivo de carter permanente, necessrio, primeiramente, estudar a histria, a estrutura e o funcionamento da entidade, e a partir disso elaborar uma classificao para os documentos (classificao que, na fase permanente, como j foi mencionado, costuma ser denominada "arranjo"). Ou seja: em suas linhas gerais, a classificao obedece, na fase permanente, aos mesmos procedimentos adotados para a classificao dos documentos na fase corrente. Se os documentos de arquivo j tiverem sido classificados na fase corrente, de acordo com as diferentes estruturas/atividades ou funes/atividades da entidade produtora, a tarefa dos arquivistas, na fase permanente, ser facilitada - s precisaro rever e adaptar a classificao adotada, sobretudo em funo das eliminaes realizadas na passagem dos documentos correntes para o arquivo intermedirio (transferncia) e dos documentos que se encontravam no arquivo intermedirio para o arquivo permanente (recolhimento). Segundo as Entidades criadoras/mantenedoras os Arquivos podem ser classificados em: Pblicos (federal, estadual, municipal); Institucionais (escolas, igrejas sociedades, clubes, associaes); Comerciais (empresas, corporaes, companhias); e Pessoais (fotos de famlia, cartas, originais de trabalhos, etc.) Temos tambm os arquivos que guardam e organizam documentos cujas informaes so registradas em suportes diferentes do papel: discos, filmes, fitas e so chamados de Especiais. Estes podem fazer parte de um Arquivo mais completo. Existem aqueles que guardam documentos gerados por atividades muito especializadas como os Arquivos Mdicos, de Imprensa, de Engenharia, Literrios e que muitas vezes precisam ser organizados com tcnicas e com materiais especficos. So conhecidos como Arquivos Especializados. Contedo da Documentao em: Administrativos ou Tcnicos. Acesso em: Abertos ou Restritos. (Sigilosos) Quanto a Estrutura Os estgios evolutivos do arquivo dentro de um rgo pblico, instituio ou empresa, (corrente, intermedirio e permanente) devem ser planejados de forma que funcionem harmonicamente, auxiliando a instituio na consecuo de seus objetivos. Neste momento, deve-se definir a posio que o arquivo ocupar em sua hierarquia e tambm a estrutura organizacional que deseja dar a seus documentos, pois, como j vimos, o arquivo a fonte de informaes que agiliza a consecuo dos objetivos. Os arquivos dentro dessas organizaes, podem estar dispostos segundo as seguintes estruturas: 1) Centralizados: quando renem em um nico local fsico todos os documentos produzidos e recebidos, centralizando as atividades de recebimento, registro, distribuio, movimentao e expedio. Apresentam como vantagens: Reduo de custos operacionais. Economia de espao, material e equipamentos. Padronizao de normas e procedimentos. Treinamento mais eficiente do pessoal envolvido.

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Uniformidade na realizao de tarefas. Apresentam como desvantagens: Deslocamento para consultas. Tratamento mais cuidadoso com documentos sigilosos. 2) Descentralizados: estabelecem a organizao de arquivos descentralizados, ou departamentais, conforme a estrutura do rgo, instituio ou empresa. Os arquivos so criados para atender s necessidades especficas de departamentos, sees, divises etc. Muito cuidado deve ser observado com esta modalidade, para que no se criem arquivos desnecessrios. O desejvel, na descentralizao, a organizao de arquivos ao nvel de departamentos, onde os documentos so arranjados por reas comuns de interesse, evitando-se as duplicaes. As vantagens e desvantagens desta estrutura de arquivo so exatamente o oposto da centralizao. Cada instituio, respeitando suas atividades operacionais, tamanho, localizao fsica e geogrfica de suas instalaes, bem como os recursos humanos disponveis, deve planejar estruturas de arquivo que melhor atendam suas necessidades de trabalho. Vale lembrar ainda que, a maioria dos arquivos correntes so departamentais e que s uma pequena parcela dessas organizaes, providas de infraestrutura material e pessoal, mantm arquivos correntes centralizados. O mesmo j no ocorre com os arquivos permanentes, cuja caracterstica de "memria do rgo, instituio ou empresa" exige que sejam organizados de forma centralizada.

Pastas Convencionais: PASTAS REGISTRADORAS - "A" a "Z" - so confeccionadas em papel forte, de grande durabilidade, possui um lombo largo com dois orifcios prximos s extremidades, providas internamente de um gancho de metal ou plstico, que se mantm fechado por fora de mola de presso. PASTAS SANFONADAS - tambm chamadas de "Follow-Up" confeccionadas em papel carto mais flexvel e revestida com percalina. Possui uma tampa e um amarrio ao meio e divises em ordem alfabtica e/ou numrica de 01 31. PASTAS SUSPENSAS - confeccionadas em papel carto forte e possuem em ambas as partes uma barra que poder ser metlica ou de plstico, com dois encaixes nas extremidades e que ficam apoiadas no suporte do fichrio ou arquivo, permitindo o seu deslizamento. GUIA - retngulo de carto forte que serve para separar as partes ou sees dos arquivos ou fichrios reunindo em grupos as respectivas pastas ou fichas. GUIA-FORA - folha de papel carto ou cartolina, colocada no lugar de um documento retirado. PROJEO - salincia na parte superior da guia ou pasta que recebe as notaes determinadas pelo mtodo escolhido. TIRAS DE INSERO - tiras de papel gomado ou de cartolina, picotadas, onde so escritas as notaes e inseridas nas projees das partes ou das guias. NOTAO - inscrio feita na projeo, podendo ser alfabtica, numrica ou alfanumrica. A notao pode ser aberta ou fechada. Simples ou Composta. A aberta quando indica somente o incio da seo e fechada quando indica o incio e o fim. A posio o local que a projeo ocupa ao longo da guia. O comprimento pode corresponder metade da guia, a um tero, um quarto ou um quinto.

Equipamentos e Acessrios

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Guia-fora a que tem como notao a palavra Fora e indica a ausncia de uma pasta do arquivo. Tira de insero uma tira de papel gomado ou de cartolina, picotada, onde se escrevem as notaes. Tais tiras so inseridas nas projees das pastas ou guias. Pasta miscelnea aquela onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou diversas

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pessoas em ordem alfabtica e dentro de cada grupo, pela ordenao cronolgica. REFERNCIA CRUZADA OU REMISSIVA - indicao de um documento em dois ou mais lugares. De acordo com o modo de guardar os documentos podemos classificar os arquivos em HORIZONTAIS e VERTICAIS. Como o nome indica, os Horizontais guardam horizontalmente, dispostos uns sobre os outros, sendo que a margem inferior recebe a notao e os Verticais, verticalmente. Os arquivos Verticais podem ser: frontal e lateral. No frontal os documentos so dispostos uns atrs dos outros, com a frente voltada para o arquivista, ou seja, a projeo. No lateral, os documentos so dispostos uns ao lado dos outros, com a parte lateral voltada para o arquivista. Resumindo, podemos dizer que a escolha do mvel, atentaremos aparncia, resistncia, capacidade de expanso, convenincia do servio e economia do espao, enfim a funcionalidade e racionalidade. DIRETO - aquele em que a recuperao da informao feita diretamente ao arquivo onde ela est armazenada. INDIRETO - o que depende de um ndice ou cdigo para localizar a informao. SEMI INDIRETO - onde pode ou no haver necessidades de uso de um ndice. A natureza dos documentos e a estrutura da entidade so as determinantes do mtodo de arquivamento. Estes podem ser divididos em dois grupos: Bsicos e Padronizados. MTODOS BSICOS Mtodo Alfabtico - um mtodo direto, onde as filas ou pastas so dispostas em ordem alfabtica rigorosa, separadas por guias. As notaes nestas guias podem ser abertas ou fechadas. aberta uma pasta para cada correspondncia efetiva e, dentro desta, os documentos so organizados em ordem cronolgica. Para os correspondentes eventuais devem ser preparadas as pastas miscelneas, uma para cada letra, podendo ser arquivadas antes ou depois das pastas individuais. Na projeo desta pasta aparece o smbolo "M", seguido da letra de sua diviso. Dentro da pasta miscelnea a ordem alfabtica deve ser rigorosamente mantida, assim como a ordem cronolgica, dentro da alfabtica. REGRAS DE ALFABETIZAO Para efeitos de arquivo, deve ser usado o alfabeto de 26 letras, em funo das muitas palavras em nomes estrangeiros que circulam em nosso pas. As regras de alfabetizao podem ser alteradas, desde que sejam sempre seguidos os mesmos critrios e feitas as remissivas necessrias para evitar dvidas futuras. Tato o critrio letra por letra quanto o de palavra por palavra podem ser adotados para ordenao dos itens, sendo que a escolha de um deles implica na completa excluso de outro. Exemplos: letra por letra palavra por palavra Nova Friburgo Nova Friburgo Novais, Ademir Alves Nova York Nova York Novais, Ademir Alves

Sistemas de Arquivos

Mtodos de Arquivamento

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a) nos nomes individuais, considerado primeiramente o ltimo nome e depois o prenome. Quando houver nomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome. Exemplos: Joaquim Oliveira, Anbal Barbosa. Barbosa, Anbal Oliveira, Joaquim b) os nomes representados por letras devem preceder os de iniciais iguais, escritos por extenso. Exemplos: M.E.S., Marlia Saraiva. S., M.E. Saraiva, Marlia c) as partculas D', Da, de, Del, Des, Di, Du, La, Le, Les, Mac, Mmc, O', Van, Vanden, Van der, Von, Vonder, se escritas com letras maisculas, so consideradas como parte integrante do nome. Porm, quando escritas com letras minsculas no devem ser consideradas. Exemplos: Carlos de Oliveira, George O'Brien, Henrique Du Pont. Du Pont, Henrique - O'Brien, George - Oliveira, Carlos de d) os nomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no so separados. Exemplos: Srgio Castelo Branco, - Ester Vila Lobos. Castelo Branco, Sergio - Vila Lobos, Ester e) os nomes com Santa, Santo e So seguem a regra dos formados por um adjetivo e um substantivo. Exemplos: Walter Santa Rita, Bonifcio So Tiago. Santa Rita, Walter - So Tiago, Bonifcio f) os nomes orientais, japoneses, chineses, rabes, etc..., so registrados como aparecem. Exemplos: Al Ben Hur, - Li Yutang. Al Ben Hur - Li Yutang g) os nomes que exprimem o grau de parentesco, abreviados ou no, como Filho, Junior, Neto, Sobrinho, so considerados parte integrante do ltimo nome, mas no so considerados na ordenao alfabtica. Exemplos: Alcides Freitas Junior, Henrique Vasconcellos Sobrinho. Freitas Junior, Alcides ou Freitas, Alcides (Junior) Vasconcellos Sobrinho, Henrique ou Vasconcellos, Henrique (Sobrinho) h) os ttulos honorficos, pronomes de tratamentos e artigos so colocados entre parnteses, depois do nome. Exemplos: O Estado de So Paulo, Dr. Antonio Eduardo Pinto, General Paulo Arajo, Professor Adroaldo Mesquita. Arajo, Paulo (General) - Mesquita, Adroaldo (Professor) Estado de So Paulo (O) - Pinto, Eduardo Antonio (Dr.) i) os nomes ligados por apstrofo devem ser lidos como uma s palavra. Exemplo: Armindo Sant'Anna deve ser lido "Santanna".

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j) os sinais grficos como crase, til, cedilha, etc., no so considerados. Exemplos: Campanha, Clodoaldo - Campanha, Raul k) os nomes espanhis so registrados pelo penltimo nome que corresponde ao da famlia do pai. Exemplos: Carlos de Ovideo Y. Baos, Juan Gonzales Rodrigues Gonzales Rodrigues, Juan - Ovideo Y. Baos, Carlos de l) as empresas devem ser consideradas conforme se apresentam. Exemplos: Alvaro Costa & Cia - Barbosa Lessa Ltda - Casas Bahia m) as expresses muito comuns no comrcio como Sociedade, Companhia, Associao, etc., devem, ser consideradas na alfabetao. Exemplos: Associao Paulista de Medicina Companhia Vale do Rio Doce n) os nomes das empresas ou instituies que usam siglas, com ou sem ponto entre as letras, devem ser alfabetados como se o conjunto de letras que formam as siglas representassem uma palavra Exemplos: DASP, D.N.A.E.E, so arquivadas como Dasp e Dnaee. o) a correspondncia oriunda da seo, diviso, departamento, etc., de uma empresa ou instituio deve ser arquivada pelo nome da empresa ou instituio e no pela seo, diviso, departamento, etc. p) as diversas filiais de determinada empresa so alfabetadas pelo nome da empresa, seguido dos Estados em que se encontram as filiais e, finalmente, dos nomes das cidades e ainda, se estiverem localizadas na mesma cidade, so colocados seus endereos. Exemplos: Comercial Silva, Pernambuco, Recife Comercial Silva, Rio Grande do Sul, Porto Alegre, Andradas 123 Comercial Silva, Rio Grande do Sul, Porto Alegre, Jos Bonifcio,456 Comercial Silva, So Paulo, campinas q) os nomes de instituies ou rgos governamentais, em portugus so considerados como se apresentam. Exemplos: Banco Central do Brasil Fundao Getulio Vargas r) os nomes de instituies ou rgos governamentais de pases estrangeiros devem ser precedidos pelo nome do pas. Exemplos: Estados Unidos - Army Medical Corps s) nos ttulos de Congressos, Conferncias, Reunies, Assembleias, etc., os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devem aparecer, entre parnteses, no final. Exemplo: Congresso de Arquivologia (II)

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MTODO GEOGRFICO o sistema direto preferido quando o principal elemento a ser considerado em um documento a procedncia. As ordenaes geogrficas mais usadas so: a) nome do Estado, Cidade e correspondente. Exemplo: Rio Grande do Sul - Palmares - Silvia, J. Quando o arquivo organizado por Estados, as capitais devem anteceder s outras cidades, independendo da ordem alfabtica. Exemplos: Rio Grande do Sul - Porto Alegre... Rio Grande do Sul - Caxias do Sul... Rio Grande do Sul - Palmares b) nome da Cidade, Estado e correspondente. Exemplo: Palmares - Rio Grande do Sul - Silvia, J. Neste caso deve ser obedecido a ordem alfabtica das cidades, incluindo as capitais, rigidamente. imprescindvel que sejam colocados os nomes dos Estados em segundo lugar, porque h cidades com o mesmo nome em diferentes Estados. c) quando for correspondncia vinda do estrangeiro, o nome do Pas aparece em primeiro lugar, seguido da cidade e correspondente. Exemplo: Estados Unidos - Los Angeles - George Segall MTODO NUMRICO sempre indireto, havendo necessidade do uso de um ndice alfabtico. Tem como vantagem - sigilo e a menor possibilidade de erros por ser mais fcil lidar com nmeros do que com letras. Pode ser simples ou cronolgico. MTODO NUMRICO SIMPLES Neste mtodo atribudo um nmero a cada correspondente efetivo. Alm de um ndice alfabtico feito um registro (tombo), em livro ou ficha, das pastas ocupadas, para evitar que sejam abertas duas ou mais pastas com o mesmo nmero. aconselhvel que este registro seja feito em fichas pois, alm de oferecer maior elasticidade, permitindo fazer observaes a respeito de cada correspondente. marcado em cada novo documento, em ordem crescente, em sua margem superior, o nmero da respectiva pasta e, separado por um trao, o nmero que este documento deve receber dentro da pasta, por ordem de entrada, facilitando o rearquivamento e evitando o extravio. Os correspondentes eventuais, tem a sua correspondncia arquivada nas pastas miscelneas, que devem conter no mximo dez correspondentes. Podem ser usados dois tipos de notao: M-1, M-2 ou M1 - 10, M11 - 20, etc. As fichas do ndice alfabtico e as de registro numrico contm as mesmas informaes: - nome e endereo do correspondente e nmero que recebeu a pasta a ser arquivada.

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No mtodo numrico simples, no havendo mais interesse por um determinado correspondente possvel dar baixa a esse nmero, aproveitando-o para outro cliente. Neste caso feita uma anotao, nos ndices, com a data em que se deu este fato e a quem foi cedido o nmero. Exemplos de Mtodo Numrico Simples: - Campos, Alex - 1 - Bartolomeu, Carlos - 2 MTODO NUMRICO CRONOLGICO Nesta variante do numrico, alm da ordem, observada a data. Alm do ndice alfabtico, existem os ndices de procedncia e de assunto. Neste mtodo, quando anulado um registro, o nmero s aproveitado por outro documento com a mesma data. MTODO POR ASSUNTO um dos mtodos mais difceis de arquivamento pois, consiste em agrupar os documentos por assunto, apresenta dificuldades na escolha do melhor termo ou expresso que defina o contedo das informaes. Podem ser Alfabtico, Numrico, etc. ALFABTICO - em ordem dicionria, quando os assuntos isolados so dispostos alfabeticamente, sendo obedecida somente a sequncia das letras. Exemplos: Impostos Material de Consumo Pessoal, etc... As projees podem ser assim divididas: guias principais em 1 posio - guias secundrias em 2 posio - e finalmente, em 3 e 4 posies, as projees das pastas. - em ordem enciclopdia, quando os assuntos correlatos, agrupados sob um ttulo geral, so dispostos alfabeticamente. Exemplo: Imveis Casas Stios Terrenos Loteamentos Vendas, etc... MTODO ALFABTICO NUMRICO Este mtodo no pertence nem a classe dos mtodos bsicos e nem a dos padronizados. considerado semi-indireto. conhecido tambm pelos nomes de Numeralfa e Alfanumrico. Consiste no uso de nmeros agindo concomitantemente com a ordenao alfabtica dos documentos pelo nome. feito um planejamento prvio das divises do alfabeto e, a seguir, a numerao, em ordem crescente, de cada diviso. Sua desvantagem est exatamente nesta determinao prvia do nmero de divises e, para isso, deve ser feito um estudo pormenorizado sobre o grau de incidncia de nomes, por letra. Exemplo: Aa ...... A1 = 1 Am ...... Az = 2

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Ba ...... B1 = 3 Bm ....... Bz = 4 Ca ...... C1 = 5 Cm ....... Cz = 6 e assim sucessivamente at a letra Z. So usadas notaes fechadas, pois uma vez numeradas as divises, no mais possvel ampli-las, a no ser que todos os documentos sejam renumerados. As projees das guias devem estar em primeira e segunda posies, alternadamente, ficando todas as guias impares em primeira posio e pares, em segunda posio. Em terceira posio aparecem as pastas em cujas projees so escritos os nomes dos correspondentes ou assuntos precedidos dos nmeros das divises a que pertencem. Estas pastas so colocadas em rigorosa ordem alfabtica dentro de suas divises. Em quarta posio aparecem as guias-fora e miscelnea. CRITRIOS E CUIDADOS NO ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS Recomenda-se aos que trabalham com arquivos observar os seguintes passos ao arquivarem documentos que contribuiro decisivamente para que as informaes solicitadas posteriormente sejam localizadas e entregues com eficincia. 01) VERIFICAO INICIAL: Consiste na verificao de cada documento quanto ao seu destino, pois este pode chegar seo de Arquivo por diversos motivos: a) para arquivamento; b) para solicitar uma informao; c) para verificar a existncia de antecedentes, ser anexado a outro, etc. d) em obedincia a uma rotina. importante que a pessoa que arquiva os documentos, regularmente, ao fazer essa inspeo, verifique se os documentos possuem autorizao para serem arquivados (Ok, arquive-se). Aqueles que no apresentarem a autorizao no podero ser arquivados, devendo retornar ao setor de origem. Nessa inspeo tambm ser verificado se os documentos possuem anexos e se esses esto no documento. 02) LEITURA: Cada documento deve ser lido cuidadosamente afim de verificar o seu contedo e sob que notao dever ser arquivado. 03) SELEO: Selecionar o material que ser realmente arquivado daquele que poder ser descartado. A manuteno de um arquivo dispendiosa e ocupa muito espao. Portanto esse trabalho de seleo requer conhecimento, critrio e cuidado para no deixar de arquivar o que necessrio, nem entulhar o arquivo de papis desnecessrios. O selecionador deve conhecer as exigncias que determinam a conservao de documentos, tanto por lei como por necessidade de servio. 04) REGISTROS: Registrar diariamente, em um livro, os documentos que do entrada no arquivo, possibilitando, assim estabelecer uma estatstica diria de arquivamentos efetuados. Marcar data e hora de entrada de documento no arquivo a fim de anular todas as possveis controvrsias sobre a chegada do mesmo no arquivo. 05) CLASSIFICAO: Determinar como ser arquivado o documento, de acordo com o mtodo adotado pela organizao. Deve-

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se ento sublinhar em cada documento a palavra (ou palavras) que determinou a sua classificao e preparar, quando o mtodo assim o exigir, os ndices necessrios recuperao do documento. 06) CODIFICAO: a colocao no alto do documento, direita, de smbolos (letras ou nmeros) de acordo com a classificao e o mtodo de arquivamento adotados. Existem documentos que tratam de dois assuntos ao mesmo tempo, ou se referem a mais de uma pessoa. Nesse caso codifica-se o documento de acordo com o nome principal (se for arquivo de nome), ou com o assunto que mais interessar a organizao (se for arquivo de assunto) e faz-se uma ficha de referncia para o segundo nome ou assunto. Essas fichas sero guardadas na pasta a que se refere a sua codificao. Outra soluo ser tirar cpias dos documentos. 07) ORDENAO: a separao e agrupamento de um conjunto de documentos, de acordo com a codificao dada. A ordenao tem por objetivos: a) acelerar o arquivamento; b) diminuir o nmero de erros de arquivamento. Os documentos devero estar em perfeita ordem antes de serem arquivados. Desta forma, aqueles referentes a uma mesma pessoa ou um mesmo assunto estaro todos juntos. a) o arquivamento feito de uma s vez; b) cada pasta ser aberta apenas uma vez; c) o movimento feito em uma s direo; d) o trabalho racionalizado; 0 os erros de arquivamento so reduzidos. 08) ARQUIVAMENTO: Guardar os documentos nas respectivas pastas e estas, por sua vez, no arquivo, de acordo com o mtodo de classificao. 09) RETIRADA E CONTROLE: Essa operao ocorre quando se retira um documento ou uma pasta para emprstimo aos usurios, bem como para prestar informaes. Nessa fase, de grande importncia a aplicao de controles especficos de emprstimo, assegurando, a perfeita movimentao dos documentos do arquivo. 10) VERIFICAO FINAL: Periodicamente, deve ser feita uma verificao total nos arquivos para correo de possveis falhas de arquivamento ou rearquivamento. Para que os arquivos se mantenham sempre em ordem e com bom desempenho necessrio que sigam as seguintes normas: a) Colocar os papis nas pastas, apoiando na margem esquerda, com o timbre do papel voltado para frente e para a esquerda. b) Os documentos rasgados ou dilacerados devem ser consertados com fita adesiva transparente prpria antes de arquivados. c) No deixar acumular documentos. Arquiv-los diariamente. d) No deixe documentos espalhados sobre os arquivos ou engavetados. e) Fechar as gavetas imediatamente aps o uso. f) Utilizar os lados das guias para dar busca nas pastas e nunca pelas projees. g) No abarrotar as gavetas ou pastas evitando assim inmeros erros perda de tempo, dilaceramento de documentos, alm de obter mais flexibilidade.

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h) Ao se tornar responsvel por um arquivo j organizado, NO FAA MODIFICAES IMEDIATAS, estude-o primeiro. i) Redija uma nota explicando o funcionamento e organizao de seu arquivo, estabelecendo regras e normas para sua utilizao, distribuindo-as entre as pessoas que o utilizam. j) Manter os arquivos absolutamente limpos (dentro e fora), no permitindo a presena de nenhum outro elemento alm da documentao.

Tipologia Documental, como o prprio nome indica (tipo), diz respeito multiplicidade da produo documental. So documentos produzidos por uma atividade que obedece a uma funo especfica estando regulados por um procedimento ou trmite e que contenha formatos, contedos e suportes semelhantes. De acordo com esta definio, de cada atividade e/ ou funo se deriva uma srie de documentos. Como exemplo, podemos dizer que da funo contbil, gera-se documentos como os livros dirio, razo, balancete, etc. Da atividade policial, so gerados documentos tais como, exames de corpo de delito, ordens de servios, peritagens, boletins de ocorrncias, etc. Do poder Judicirio, intimaes, citaes, etc. Portanto, por srie documental tipolgica entendemos o agrupamento de espcies documentais especficas dentro das respectivas funes geradoras. A tipologia documental hoje um dos mais instigantes e importantes temas para uma renovao terica da arquivstica. Como indicativo dessa transformao tem-se a prpria evoluo do conceito de tipo documental, anteriormente encontrado na literatura com inmeras variaes conceituais entre diversos autores. As definies aproximavam-se daquilo que hoje denominamos gnero, espcie, formato etc., ou uma mescla desses conceitos. No entanto, os estudiosos que se preocuparam com esse tema sempre estiveram buscando uma conceituao que definisse o documento em sua essncia arquivstica, isto , enquanto parte integrante de um conjunto de outros documentos gerados naturalmente no exerccio das mesmas atividades. A particularidade do documento arquivstico, que ao mesmo tempo nico e mltiplo (quando inserido na srie documental), representou um desafio a ser superado na tentativa de conceituao do tipo documental. O texto da Prof. Helosa Bellotto, publicado em 1990, pode ser considerado um marco da literatura arquivstica nacional sobre tipologia documental. Os conceitos ali desenvolvidos so a reformulao de um texto seu anterior, de 1982, e acabaram por ser incorporados ao Dicionrio de terminologia arquivstica. A definio proposta de tipo documental passa a ser, ento, a espcie documental somada funo que a produziu, criando sries tipolgicas, isto , cada tipo documental equivale a uma srie documental. Essa nova conceituao, apesar de aparentemente modesta, fundamental para uma renovao dos procedimentos arquivsticos adotados no Brasil e para a soluo de muitos problemas, frente aos quais os mtodos tradicionais j comeavam a apresentar sinais de esgotamento. O avano dessa problemtica - e a importncia dos estudos de tipologia documental -, pode ser notado nos arquivos municipais espanhis que, desde meados da dcada de 1980, fazem um trabalho conjunto buscando padronizar um arranjo documental tipolgico. A proposta de elaborar arranjos tipolgicos requer o estabelecimento prvio de tipologias documentais especficas a cada modalidade de acervo, de acordo com sua prpria natureza; assim, por exemplo, os partidos e associaes polticas devero ter um instrumento metodolgico prprio, que ser diferente daqueles destinados, por exemplo, organizao dos acervos das entidades sindicais ou dos arquivos pessoais. A confeco de tal instrumento complexa. Supe uma identificao preliminar das funes desempenhadas, principalmente no nvel formal/legal, para, a partir da, identificar nos documentos as espcies presentes em cada funo principal, bem como determinar outras funes alm do nvel formal/legal; com a conjuno desses elementos pode-se elaborar a tipologia documental e, por extenso, sries tipolgicas.

Tipologia Documental

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Os arquivos devem ser reveladores das atividades efetivamente desenvolvidas pelas instituies (ou pessoas) ao longo da sua existncia, revalorizando, para isto, os elementos informais, ao lado dos normativos, como nico meio de inserir corretamente os documentos no seu contexto de produo. Deste modo a tipologia tambm destaca o formato como uma soluo para explicitar sua diferena em relao s espcies documentais, j que essas caractersticas, muitas vezes, tendem a se assemelhar, podendo causar alguma confuso na organizao arquivstica. Assim, por exemplo, panfleto refere-se a uma espcie e no a um formato. Este ltimo pode variar desde um folheto, um cartaz a, at mesmo, um livro. Tome-se como exemplo um manifesto contra a carestia, assinado por algum comit municipal de Partido X, que foi amplamente difundido em uma folha de papel ofcio mimeografada. Qual a espcie de tal documento? Panfleto?... volante?... folheto?... ou ser manifesto? Segundo o Dicionrio do livro, folheto apenas o formato documental ("documento constitudo por uma folha simples ou dobrada" ou "publicao impressa, no peridica, (...) constituda por poucas folhas"); volante, to-somente uma pea do maquinrio da grfica; porm nada impede, ainda de acordo com o Dicionrio, que um manifesto ("escrito de natureza expositiva ou doutrinria que pode assumir carter polmico" ou "programa poltico ou religioso") possa ser tambm um panfleto ("pequeno folheto, normalmente de natureza controversa, poltica e escrito em tom satrico ou injurioso"). Esse exemplo serve para demonstrar que dado o fato de a tipologia documental para arquivos de organizaes poltico-partidrias ser especfica, as espcies documentais (do mesmo modo que as funes) tambm sero, o que levou a um trabalho de definio terminolgica de espcies documentais tpicas de tais acervos. No caso especfico dos arquivos de partidos e associaes polticas optamos por considerar o documento do exemplo citado acima como um folheto (formato) cuja espcie, manifesto ou panfleto, ser determinada de acordo com a funo documental. Assim poderemos ter, se for o caso, um panfleto de agitao poltica (tipo documental) cujo contedo um manifesto. A tipologia documental a que chegamos compe-se de duas partes: um quadro de funes de partidos e associaes polticas complexas, hierarquizado por nveis de atuao; e uma relao das funes e espcies documentais encontradas. O quadro de funes uma mescla das possibilidades arroladas no nvel terico, somadas s verificadas empiricamente durante a coleta, a anlise dos dados e o arranjo dos documentos de um acervo documental especfico. O resultado mais significativo do estabelecimento do quadro de funes a possibilidade de visualizar o modo de implantao da tipologia documental nas atividades de arranjo e descrio de um fundo arquivstico. O quadro permite traar a correspondncia entre a entidade e o fundo, entre o nvel hierrquico e o grupo, entre o organismo e o subgrupo e, por fim, entre o tipo documental e a srie. Exemplos de Tipologias Documentais Correspondncias prestando ou solicitando informaes denominadas:

memorandos; ofcios; circulares.

Processos administrativos referentes:

doao de equipamentos; certido de subsdios de deputados. Registro tcnico e poltico denominado: dossi de atividades e/ou avaliao referente s contas da Prefeitura.

Correspondncias prestando ou solicitando informaes denominadas:

ofcios. Processos administrativos referentes:

convnios

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cesso de equipamentos. Processos administrativos referentes:

cesso de instalaes para eventos. Registros tcnicos e polticos denominados:

moo; voto aberto e tico.

Formulrios de gesto administrativa interna denominados:

controle de trmite de processos. Processos administrativos referentes:

prestao de contas ao TCT; ao pedido de inconstitucionalidade pelo STF;

Processos administrativos referentes:

cesso de equipamentos e instalaes. Processos legislativos denominados:

mensagens. Registros tcnicos e polticos:

dossis de atividades e/ou de avaliao referentes s contas do governo do Estado.

a parte visvel e manipulvel do documento, ou o documento propriamente dito, no senso comum. a sua coisificao ou expresso fsica como produto, mas que compreende todas as caractersticas constitutivas j discutidas anteriormente. Um mesmo documento original - digamos uma tese - pode apresentar-se em diferentes suportes, como sejam no suporte impresso, na microficha, no CD-ROM ou, mais recentemente, em rede eletrnica. comercializvel, armazenvel, transfervel e sujeito a todos os procedimentos administrativos, legais e demais consideraes institucionalizantes prprias do mercado editorial. Tradicionalmente, mensagem e meio sempre estiveram intimamente relacionados. Desde a antiga Roma afirma-se que as palavras ditas voam e as escritas permanecem. O suporte fsico mais largamente utilizado o papel (antigamente o pergaminho e anteriormente o barro cozido). Sobre ele so registradas informaes (mensagem) diversas. Os diferentes suportes da informao Neste ponto pode valer pena chamar a ateno para o aspecto da existncia de diferentes meios ou suportes materiais da informao. No se pode pensar apenas em documentos de papel. H muitos outros tipos de suportes, como fotografia, vdeo, gravaes de udio, etc. Embora se pense mais comumente em documentos sob a forma de papel, importante lembrar que h

SUPORTE Material sobre o qual as informaes so registradas: papel, filme, fita magntica, disco tico, disquete etc.

SUPORTE FSICO (Meio e Mensagem)

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informaes que so mais adequadamente registradas sob outras formas. Uma gravao em vdeo ou em udio de uma aula contm muitas informaes sobre a aula que no esto contidas em um mero texto escrito: todo o modo de falar do professor, as reaes dos alunos, etc. Uma fotografia de uma aparelhagem no pode ser substituda por uma descrio em palavras. Portanto, outras formas de registro material, alm de documentos verbais em papel, podem ser extremamente importantes. Existe pouco cuidado em registrar informaes sob forma de fotografias, udio, vdeo ou outras semelhantes, nos rgos pblicos ou mesmo em universidades. Instituies e empresas. Apenas quando a prpria imagem far parte de um produto acabado (por exemplo, ilustraes que sero impressas em um trabalho) que o pesquisador se preocupa com as mesmas Mas no h muita preocupao em registrar a rotina de trabalho, as aulas, as reunies, as discusses, as etapas do trabalho de construo de um aparelho, as tentativas intermedirias, o grupo de trabalho, etc. Algumas vezes, faz-se gravaes em vdeo de situaes muito especiais (como cerimnias ou eventos). Mas se algum quiser saber, daqui a 50 ou 100 anos, como era o ambiente de trabalho, aulas em nossas universidades, como os professores interagiam com seus estudantes, etc., ser impossvel encontrar mesmo uma pequena amostra de gravaes das aulas ministradas em nosso pas. importante chamar a ateno, especialmente, para um tipo de suporte que ainda no tem sido trabalhado adequadamente pelos arquivistas: os registros digitais (informtica). claro que um arquivista bem informado j est ciente de que deve procurar estabelecer bancos de dados informatizados para a organizao de seus arquivos. Mas ele ainda no pensa nas informaes digitais como um objeto a ser preservado pelo arquivista. No entanto, em todas as grandes instituies, universidades e empresas, o papel da informatizao cada vez maior, e se no houver uma preservao das informaes registradas maior, e se sob essa forma, sero totalmente perdidas muitas informaes que no existem sob outra forma. Suponhamos que um dado rascunho de um trabalho existe sob a forma de um arquivo digital em um disquete e tambm sob a forma de uma listagem, impressa, em papel. As duas formas contm as mesmas informaes, nos seus respectivos suportes. Mas o disquete permite a localizao e manipulao de informaes de uma forma que o papel no permite. Atravs de diversos tipos de programas, as palavras-chave de um texto digital podem ser indexadas e servir para a localizao quase instantnea das informaes buscadas. Essas informaes podem ser transmitidas com grande facilidade de um local para o outro; podem ser copiadas e conservadas a baixo custo. Atravs de fitas magnticas de "back up", pode-se armazenar atualmente um volume muito grande de informaes (centenas de megabytes) em um nico cartucho, a um preo de uma frao de dlar por megabyte. Um megabyte , aproximadamente, o equivalente a 500 pginas de texto datilografado. Portanto, o custo da conservao das informaes em fita magntica j bastante inferior ao preo do papel em que essas informaes poderiam ser escritas. Pode-se questionar se a conservao de registros digitais cabe dentro do conceito da arquivologia, que se dedica essencialmente a documentos nicos. Um arquivo digital copiado em uma fita magntica ou CD pode parecer no ser mais um objeto digno da ateno de um arquivista, pois uma mera cpia (como uma fotocpia). De fato, a comparao com a fotocpia bastante boa e pode ser utilizada. A fotocpia de um livro, por exemplo, no tem muito valor. Mas a fotocpia de um manuscrito perdido pode ter valor inestimvel. Da mesma forma, a cpia de uma fita magntica onde est gravada uma entrevista pode parecer "apenas" uma cpia, sem importncia. Mas se o original desaparecer, essa "mera" cpia pode perfeitamente substituir o original. O mesmo se aplica a fotografias. E ningum questiona a validade de preservao arquivstica de cpias de fotografias e de fitas magnticas. Certamente a preservao de cpias de registros digitais ser uma das principais atividades arquivsticas do futuro prximo. A preservao de registros digitais exigir uma estratgia adequada de cpia peridica dos contedos dos microcomputadores e dos computadores de grande porte dos rgos pblicos, das universidades e instituies, e sua conservao, eliminando-se os arquivos duplicados (aqueles que no foram alterados entre duas operaes de "back up" sucessivas).

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Isso perfeitamente factvel, com tecnologia atual e baixo custo. Como no caso de documentos em papel (suporte papel), tambm necessrio um trabalho (que no automtico) de triagem dos arquivos digitais, destruio de uma parte deles, organizao e preservao dos demais.

Recebimento, registro, distribuio, tramitao e expedio de documentos.

Tabela de temporalidade de documentos de arquivo. Arquivo Corrente e Protocolo Voc j sabe que arquivo corrente aquele formado por documentos de uso frequente e que funciona na prpria empresa ou em locais de fcil acesso, prximos a ela. Mas como encaminhamos documentos para o arquivo corrente? Como analisamos suas atividades? Para analisarmos suas atividades vamos trabalhar com uma situao e mostrar o encaminhamento dado a alguns documentos em uma empresa. Ana Maria encarregada de analisar a documentao que a empresa recebe e dar-lhe o devido encaminhamento. Hoje chegaram s suas mos: - uma carta para um empregado da diretoria financeira, com a etiqueta de pessoal; - vrios exemplares de um jornal do sindicato da classe, para os funcionrios; - dois envelopes endereados assessoria jurdica e entregues por um mensageiro de outra empresa. Agora pense: que tratamento voc acha que Ana Maria deve dar a cada um desses documentos? Anote seu pensamento em uma folha de papel e, depois, compare-o com o que apresentamos. Ana Maria no vai abrir e nem registrar a carta porque contm a anotao pessoal, indicando tratar-se de uma correspondncia particular. A carta ser encaminhada diretamente a quem se destina, na Diretoria Financeira. Nesse caso, portanto, no h qualquer preocupao com o seu arquivamento. Quanto aos jornais, Ana Maria tambm no precisa registr-los, porque no so documentos oficiais. Eles devem ser distribudos aos funcionrios e, aps serem lidos, podem ser jogados fora. J os envelopes entregues pelo mensageiro so correspondncias oficiais. Eles precisam ser abertos, os documentos registrados e encaminhados, no caso, Assessoria jurdica, de acordo com os procedimentos adotados pela administrao. Todo o andamento desses documentos dentro da empresa controlado e, s aps cumprirem suas finalidades, que so arquivados. Muitos deles at podem aguardar decises e prazos j nos arquivos. E dependendo das normas da empresa e da natureza dos documentos arquivados, eles podem ser emprestados ou consultados no prprio local do arquivo. Desde a chegada dos documentos empresa j deve haver uma preocupao com o seu possvel arquivamento. O tcnico de arquivo precisa estar atento a isso e determinar a classificao que cada documento recebe no momento do seu registro, pois ela se repetir mais tarde, quando for arquivado. Portanto, num sistema de arquivos correntes, os servios de recebimento, registro, controle de tramitao (distribuio / movimentao) e expedio da correspondncia, no podem ser desvinculados dos servios de arquivamento e emprstimo ou consulta de documentos. As atividades de recebimento de documentos, registro, controle de tramitao e expedio de correspondncias constituem os servios de protocolo. E as atividades de arquivamento e emprstimo de documentos so os servios de arquivo.

Protocolo

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Ento, no podemos separar os servios de protocolo dos servios de arquivo. Da ser comum, na estrutura organizacional das instituies, a existncia de setores, normalmente denominados Arquivo e Protocolo, ou Arquivo e Comunicao ou outro nome parecido, que respondem tanto pelo protocolo como pelo arquivamento. Em relao aos servios de arquivo e protocolo, importante destacarmos que as rotinas e procedimentos para sua execuo devem ser criados pela prpria instituio, obedecendo a um critrio adequado s suas caractersticas. No podemos predeterminar e nem impor qualquer rotina ou procedimento a uma empresa, mas apenas sugerir. Servios de Protocolo Observe este ofcio: Para: Banco do Estado S.A. Diretoria Financeira Senhor Diretor, Encaminhamos em anexo, para seu conhecimento e anlise, cpia do Balano Patrimonial de nossa empresa... Este ofcio, ao ser recebido pelo banco, foi registrado de acordo com os procedimentos adotados na empresa. Depois foi distribudo, sendo encaminhado ao Diretor Financeiro. Na diretoria, a secretria recebeu o documento, registrou-o na entrada nos controles especficos do rgo e encaminhou-o ao diretor. Esse, aps conhecer o teor do ofcio, despachou-o para um dos assessores, solicitando-lhe anlise e parecer. Concluda a solicitao, o assessor retornou o documento com o parecer sua chefia que, aps analisar, pediu algumas providncias, dentre as quais a expedio de uma resposta Andes Turismo S.A. Finalmente, ele devolveu a documentao sua secretria - ofcio, despachos, parecer -, solicitando-lhe o arquivamento. A secretria registrou a sada do documento em seus controles e depois encaminhou-o ao Setor de Arquivo da empresa. Veja que o ofcio passou por vrios setores dentro do Banco do Estado S.A., envolvendo tarefas que constituem o servio de protocolo de uma empresa: recebimento; registro; distribuio e movimentao; expedio de correspondncia. Protocolo a denominao atribuda aos setores encarregados do recebimento, Registro, distribuio e movimentao e expedio de documentos. tambm o nome atribudo ao nmero de registro dado ao documento ou, ainda, ao livro de registro de documentos recebidos e expedidos. E como esses servios de protocolo funcionam? Que procedimentos so adotados para que eles cumpram suas finalidades com eficincia? Rotinas de recebimento e classificao Cada instituio precisa criar suas prprias rotinas de trabalho, tendo em vista suas particularidades. Mas, de um modo geral, as rotinas de recebimento e classificao de documentos so: - Recebimento da correspondncia chegada empresa pelo malote, - Correios ou entregue em mos. - Separao da correspondncia oficial da, particular. - Distribuio da correspondncia particular. - Separao da correspondncia oficial de carter ostensivo das de carter sigiloso. - Encaminhamento da correspondncia sigilosa aos seus destinatrios. - Abertura da correspondncia ostensiva.

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- Leitura da correspondncia para tomada de conhecimento do assunto, verificando a existncia de antecedentes. - Requisio dos antecedentes ao arquivo. Se eles no estiverem l, o setor encarregado de registro e movimentao informar onde se encontram e os solicitar, para ser feita a juntada, isto , agrupar, por exemplo, dois ou mais documentos, ou processos. - Interpretao da correspondncia e sua classificao de acordo com o cdigo adotado pela empresa e definido pelo arquivista. - Carimbo do documento no canto superior direito (de preferncia com um carimbo numerador datador do protocolo). Abaixo da data e do nmero, escrevemos para onde o documento ser encaminhado (destino) e o cdigo atribudo a ele, quando foi classificado. - Elaborao do resumo do assunto tratado no documento. - Encaminhamento dos papis ao setor responsvel pelo registro e movimentao. Rotinas de registro e movimentao Esse servio funciona como um centro de distribuio e redistribuio de documentos. Ali os documentos chegam e so encaminhados aos setores, so devolvidos e reencaminhados aos outros setores ou ao arquivo. Mesmo que algumas de suas rotinas possam variar de uma empresa para outra, de modo geral, elas compreendem: - Preparao da ficha de protocolo, em duas vias, que podem ser de diferentes modelos, dentre os quais selecionamos trs para seu conhecimento e verificao de como so preenchidas. Observe que nos trs modelos, h espao para escrevermos o mesmo cdigo ou nmero de classificao colocado no documento, quando foi registrado no protocolo. E tambm h uma parte denominada distribuio, andamento ou carga, onde anotamos cada etapa da tramitao do documento (desde o momento de sua sada do setor de protocolo at o seu arquivamento). Desse modo, quando desejamos saber algo sobre um documento, basta verificarmos seu andamento na ficha de protocolo. Se, por exemplo, a destinao dele estiver para o arquivo, possvel sabermos sob que notao ele est arquivado, que a mesma atribuda ao documento. - Acrscimo da segunda via da ficha de protocolo ao documento j carimbado e encaminhamento ao seu destino. Se existirem antecedentes, eles e suas respectivas fichas, com registro e anotaes, devem ser anexados ao documento. Quando o documento chegar ao seu destino, o responsvel naquele setor precisa retirar a ficha de protocolo, que s anexada novamente ao documento quando ele seguir para outro setor. Essa passagem do documento de um setor a outro, a redistribuio, deve ser feita atravs do setor responsvel pelo registro e movimentao. - Registro dos dados constantes da ficha de protocolo para as fichas de procedncia e de assunto, rearquivando-as em seguida. Essas fichas so preenchidas no s para controlar a documentao que passa pelos servios de protocolo como tambm, para facilitar a pesquisa do documento, quando necessrio. Eis um exemplo de ficha de procedncia - Arquivamento das fichas de protocolo obedecendo ordem dos nmeros de protocolo. - Recebimento, dos vrios setores da empresa, dos documentos a serem redistribudos e anotao do novo destino nas respectivas fichas. - Encaminhamento dos documentos aos respectivos destinos. Rotinas de expedio Em geral, so adotadas estas rotinas nos servios de expedio de uma empresa: - Recebimento da correspondncia a ser expedida: o original, o envelope e as cpias, nas cores e quantidades determinadas pela empresa. Os setores que desejarem manter uma coleo de cpias em suas unidades, para consulta imediata, devem prepar-las em papel de cor diferente. Essas cpias so devolvidas ao setor de origem, aps a expedio. - Verificao da falta ou no de folhas ou anexos nas correspondncias a serem expedidas. - Numerao e complementao de data, tanto no original como nas cpias. - Separao do original das cpias.

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- Expedio do original com os anexos, se existirem, pelos Correios, malotes ou em mos. - Encaminhamento das cpias ao setor de arquivamento, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram orige

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