NC_UT-06. Elaboracion informes normativa internacional.pdf

ELABORACIN DE INFORMES DE RESULTADOS DE LOS ENSAYOS DE NORMATIVA INTERNACIONAL PARA

PRODUCTOS CERMICOS

1. El informe de resultados de ensayo. ....................................................................................... 2

1.1 Definicin y caractersticas...................................................................................................... 2 1.2 Estructura de los informes ...................................................................................................... 3 1.3 Datos de control e identificacin ............................................................................................ 4 1.4 ndice de contenido ................................................................................................................ 5 1.5 Contenido del informe de resultados. .................................................................................... 6 1.6 Anexo ...................................................................................................................................... 6

2. Gestin de la informacin para la elaboracin de informes. .................................................. 7

2.1 Elaboracin, revisin y aprobacin de los documentos. ........................................................ 8 2.2 Acceso y control de la documentacin del laboratorio .......................................................... 9 2.3 Archivo: las bases de datos. .................................................................................................. 10 2.4 Organizacin del trabajo. ...................................................................................................... 11 2.5 Informacin necesaria para elaborar el informe de resultados. ........................................... 12 2.6 Informacin del solicitante y del producto. .......................................................................... 13 2.7 Informacin sobre las muestras y los mtodos de muestreo. .............................................. 14 2.8 Procedimiento de ensayo y resultados. ................................................................................ 15

3. Formato del informe de resultados. ..................................................................................... 16

3.1 Trabajando con estilo. Configurar las pginas. ..................................................................... 17 3.2 Trabajando con estilo. Encabezado y pie de pgina. ............................................................ 18 3.3 Trabajando con estilo. Dando formato a los ttulos y subttulos. ......................................... 19 3.4 Un ejemplo para definir la estructura del informe de resultados. ....................................... 20 3.5 Sigue el ejemplo: cambiando la estructura del informe. ...................................................... 21 3.6 Trabajando con estilo. Imgenes y tablas. ............................................................................ 22 3.7 Trabajando con estilo. ndices. .............................................................................................. 23

UNIDAD DE TRABAJO

6

Normativa cermica __ ________ ___ ___ __ ___ UT-6

______________________________________ ______________

Curso 2015-16 2/24

1. El informe de resultados de ensayo.

El contenido de los informes de resultados est normalizado. El prestigio de la empresa y la satisfaccin del cliente dependen en una parte importante de que los ensayos realizados sean fiables y que los resultados se expresen e interpreten correctamente.

La norma que habla de los requisitos que debe cumplir un laboratorio de ensayos es una norma internacional: la norma UNE EN ISO 17025.

1.1 Definicin y caractersticas.

DOCUMENTO: Es toda informacin (datos que poseen significado) y su soporte el cual puede ser papel, disco magntico u ptico, fotografa, videos o una combinacin de estos.

FORMATO: Plantilla prediseada que facilita la recogida de datos, es un tipo de documento.

REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desarrolladas.

INFORME: es el documento en el que se presentan los resultados de un trabajo, en nuestro caso, se presentan los resultados de un ensayo realizado en el laboratorio. Su propsito es informar, es decir, dar a conocer los resultados a alguien que no los conoce.

Un tcnico suele encontrarse en su trabajo con la necesidad de redactar informes. No debes subestimar la importancia de presentar un informe correcto. Dar la medida de la calidad de un trabajo bien hecho.

Un INFORME se redacta siguiendo unas reglas determinadas. Ha de presentarse de tal forma que la persona que lo lea pueda saber:

La razn por la que se ha realizado el ensayo. La forma en que se ha realizado. Los resultados que se han obtenido. Las consecuencias que se derivan de los resultados obtenidos.

Ha de ser: claro, exacto y conciso.

Te recomendamos que:

Evites las frases meramente decorativas. En las formas verbales usa la tercera persona y tiempo pasado.

Figura 1. Informe ITC

La NORMA UNE-EN ISO 17025, obliga a los laboratorios a emitir informes de los resultados de los ensayos:

Los resultados de cada ensayo realizado por el laboratorio se informan en un modo exacto, claro, inequvoco, y objetivo y de acuerdo con toda instruccin especfica en los mtodos de ensayo.


______________________________________ ______________

Curso 2015-16 3/24

Los resultados se informan en un informe de ensayo que incluye normalmente toda la informacin pedida por el cliente y necesaria para la interpretacin de los resultados de ensayo y toda la informacin requerida por el mtodo usado.

En el caso de ensayo realizado para los clientes internos, o en el caso de un acuerdo escrito con el cliente, los resultados se pueden informar de una manera simplificada, pero todos los datos estn disponibles y se guardan permanentemente en archivo.

Ya ves que hay dos tipos de informes de resultados de los ensayos:

Informe completo. Es el que emiten los laboratorios externos al cliente, a menos que se haya pactado un informe simplificado.

Informe simplificado. Se presenta un informe de este tipo sobre todo cuando se va a utilizar dentro de la propia empresa.

1.2 Estructura de los informes

Los datos que hay que incluir en el informe, se encuentran en la norma UNE-EN ISO 17025.

Siguiendo esta norma, los informes de ensayo deben incluir, al menos, la siguiente informacin:

Identificacin nica. Nombre del laboratorio. Resultados. Firma del responsable o seguridad

de haber sido emitido por l si se trata de un informe electrnico.

Una declaracin de que la informacin completa relativa a los ensayos est a disposicin del cliente.

Figura 2. Estructura de un informe

Este es el contenido mnimo, que se utiliza para los informes simplificados. Un informe completo incluir ms informacin. En la imagen te presentamos un esquema de la estructura habitual de los informes de resultados de ensayos. La ltima parte del informe suele ser un anexo, que incluye los datos ms importantes del ensayo y los resultados. Ten en cuenta que el cliente normalmente se dirigir al anexo, para encontrar lo que le interesa. El resto del informe tiene como objetivo aclarar los resultados y dar fiabilidad al ensayo, con la explicacin de todas las condiciones en que se ha realizado. El anexo es en realidad un informe simplificado.


______________________________________ ______________

Curso 2015-16 4/24

1.3 Datos de control e identificacin Cuando se emite un informe de resultados de un ensayo, se le tiene que asignar un NMERO DE REFERENCIA, que sirve de identificacin nica, que no cambiar nunca y que asegura su localizacin y puesta a disposicin del cliente que lo solicit. Esta es una condicin indispensable y exigida por la norma UNE-EN ISO 17025, tanto para informes completos como simplificados.

En la primera pgina del informe, que puede corresponder a la portada o no, dependiendo del formato del laboratorio, debe incluir adems del nmero de referencia:

Datos de control Datos de identificacin

DATOS DE CONTROL.

Los ms habituales son los siguientes:

Fecha de recepcin de la muestra. Nmero de registro de la muestra. Fecha de inicio del ensayo. Fecha de fin del ensayo. Fecha de emisin del informe.

Figura 3. Datos de control

DATOS DE IDENTIFICACIN.

Los ms habituales son los siguientes:

Identificacin del solicitante del ensayo. Identificacin de la muestra. Tipo de ensayo, especificando la caracterstica a

medir y la norma que se aplica.

Tambin se incluyen en esta pgina, las firmas de las personas responsables, que suelen ser el jefe o jefa del laboratorio y en algunos casos, tambin el personal tcnico que ha realizado el ensayo.

La primera pgina termina indicando el nmero total de pginas que tiene el informe y en su caso, las pginas del anexo.

Ya sabes lo que hay que incluir, ahora falta disear un formato adecuado. Normalmente el formato se mantendr para todos los informes en forma de plantilla.

Figura 4. Pginas y firma


______________________________________ ______________

Curso 2015-16 5/24

1.4 ndice de contenido Un informe de resultados es un documento tcnico y es importante que puedas encontrar lo que realmente te interesa y hacerlo de forma sencilla. Ya hemos comentado que para facilitar el acceso rpido a los datos ms importantes se incluye un anexo al final del informe de resultados. Pero adems es necesario que exista un ndice de contenido en el que se defina la estructura del informe y la pgina donde est cada apartado. El NDICE DE CONTENIDO refleja la estructura de un documento y contiene los ttulos de los apartados y subapartados que lo forman. Un ndice de contenidos puede contener o no el nmero de pgina (te aconsejamos que los incluya) y tambin puede establecerse un enlace directo a los puntos contenidos en el ndice. El ndice de contenido es un esquema numerado del informe. Los procesadores de textos lo hacen de forma automtica, siempre que trabajes con la opcin de men estilo. Los procesadores ms habituales son el Word de Microsoft Office o el Writer de Libre Office. En ambos programas la forma de elaborar el ndice de contenidos es muy similar. Primero se escribe todo el documento, lo ltimo ser

insertar el ndice. Al escribir el documento has de etiquetar los ttulos: ves

seleccionando cada ttulo de apartado o subapartado y aplica el estilo correspondiente. Para hacerlo: Selecciona con el ratn el ttulo. Elige en el men desplegable de estilo (para localizarlo

fjate en la imagen, es el men donde pone predeterminado) el nivel que corresponda: para los apartados ser ttulo 1 y para lo subapartados ttulo 2. Se pueden aadir ms niveles si es necesario.

Cuando tengas el documento terminado ves al principio para insertar el ndice de contenido. Abre el men insertar y elige la opcin ndices y tablas. Si usas el procesador Word lo que nosotros llamamos ndice, se llama tabla de contenido. Se abrir un men en el que te preguntan las caractersticas del ndice que quieres aadir. No tienes ms que elegirlo y aceptar. El ndice se genera automticamente a partir de las etiquetas que has puesto a los ttulos.

ACTIVIDAD 1.

Practica la creacin del ndice de un documento que tiene los siguientes apartados:

1. Objeto del ensayo (pgina 1). 2. Solicitante (pgina 2). 3. Preparacin de la muestra (pgina 3). 4. Normas (pgina 3)

Crea un documento y escribe cada ttulo en la pgina que corresponde etiquetndolo como ttulo 1. Despus inserta el ndice de contenido al principio del documento.

Solucin a la actividad 1: NDICE

Figura 5. Seleccin estilo


______________________________________ ______________

Curso 2015-16 6/24

1.5 Contenido del informe de resultados.

Vamos a ver como debes estructurar el contenido del informe. Recuerda que la norma UNE-EN ISO 17025 dice que el informe de resultados ha de incluir toda la informacin pedida por el cliente y necesaria para la interpretacin de los resultados de ensayo y toda la informacin requerida por el mtodo usado. En cuanto a la informacin pedida por el cliente, lo normal es que solicite que se realice un ensayo, de acuerdo con la normativa aplicable y que se le comuniquen los resultados y su interpretacin. A continuacin, la norma pide la informacin necesaria para la interpretacin de los resultados de ensayo y toda la informacin requerida por el mtodo usado. Esta va a ser por tanto la estructura del informe que vamos a redactar.

No hay ningn esquema obligatorio, cada laboratorio tiene sus formatos propios y sus costumbres. Lo que si podemos hacer es orientarte para hacer un esquema de los contenidos. Puede ser como el siguiente:

1. Objeto del ensayo. 2. Solicitante. 3. Normas relacionadas. 4. Materiales y equipos. 5. Procedimiento de ensayo. 6. Resultados. 7. Interpretacin de los resultados.

PRESENTACIN 1: Contenido del Informe de resultados

1.6 Anexo

El anexo ser la ltima pgina, pero es muy importante. En ella vas a resumir los datos de identificacin y los resultados del ensayo. Tambin incluyes en esta pgina la firma de los responsables del informe.

El ANEXO es como un informe simplificado, la norma UNE-EN ISO 17025 dice que la informacin mnima de estos informes es la siguiente.

Identificacin nica. Nombre del laboratorio. Resultados. Firma de la persona responsable o seguridad de haber sido emitido por l, o ella, si se

trata de un informe electrnico. Una declaracin de que la informacin completa relativa a los ensayos est a disposicin del cliente.


______________________________________ ______________

Curso 2015-16 7/24

Te proponemos un esquema del contenido del anexo al informe de resultados:

Nmero de referencia del ensayo. Cliente. Caracterstica medida. Norma aplicada. Fecha del ensayo. Descripcin de la muestra. Resultados. Fecha del informe. Firmas.

Figura 6. Anexo ITC

Informe de resultados de un laboratorio acreditado

2. Gestin de la informacin para la elaboracin de informes.

Normalmente no somos conscientes de la cantidad de informacin que es necesario manejar en cualquier trabajo. En un laboratorio de control se maneja una gran cantidad de informacin, as que lo mejor ser aclarar algunos conceptos sobre los tipos de documentos que hay en l.

DOCUMENTACIN INTERNA es la documentacin elaborada, revisada y aprobada por el laboratorio. Incluye, por lo menos, los siguientes documentos.

Manual de calidad: documento que especifica el sistema de gestin de la calidad del laboratorio. Establece la poltica de calidad y explica qu debe hacerse (funciones y organizacin) y quin lo debe hacer (responsabilidades y competencia).

Procedimientos generales: documentos de carcter organizativo en el que se describe cmo se desarrolla un proceso o actividad.

Procedimientos de ensayo: documentos de referencia para un ensayo, en los que se describe, con el nivel de detalle necesario, el desarrollo del mismo.

Instrucciones de trabajo: documentos de carcter especfico, en los que se describe con el nivel de detalle necesario, el desarrollo de cualquier actividad incluida en un procedimiento, y que complementa a aqul. Por ejemplo cmo se maneja un equipo.

Formato: Impreso o formulario tipo con espacios en blanco para incluir datos, que una vez relleno pasa a ser el registro de alguna actividad del laboratorio.

Registro: es el documento en el que se anota una informacin. Esta anotacin puede realizarse de forma escrita en un impreso o bien puede hacerse en un sistema informtico, normalmente en una base de datos. En el laboratorio hablamos de registro de datos cuando nos referimos al documento en el que hemos anotado los datos referentes a un determinado ensayo.


______________________________________ ______________

Curso 2015-16 8/24

DOCUMENTACIN EXTERNA es la documentacin elaborada por organizaciones ajenas al laboratorio. Por ejemplo, en el caso de un laboratorio de control, las normas de producto y ensayo.

2.1 Elaboracin, revisin y aprobacin de los documentos.

El proceso para disear un documento puede ser el siguiente.

Analizar la necesidad de informacin, es decir, aclarar que datos tendrn que incluirse en el documento.

Ordenar esta informacin siguiendo el criterio de la sencillez para el usuario. Lo mejor ser que informacin similar se estructure en un cuadro o en una tabla.

Hacer un borrador del documento.

Revisar que efectivamente el documento cumple los requisitos necesarios, es decir, que contiene toda la informacin necesaria y que es manejable.

Disear el documento definitivo.

Aprobar el documento para su uso. Ten en cuenta que la persona o grupo responsable de la aprobacin puede que no tengan nada que ver con las personas que han elaborado el documento.

Cuando necesitas manejar distintos documentos, los documentos deben tener una misma estructura. Definir esa estructura comn no es sencillo. Y una vez conseguida esa estructura hay que mantenerla. No debes introducir ningn cambio en los documentos que te proporcionen y los debes rellenar siguiendo las instrucciones que te darn. Normalmente todos los documentos tienen en comn:

Una PORTADA en la que se incluye el ttulo del documento, quien lo ha elaborado y quien lo ha validado. En su caso, si el documento es producto de la revisin de otro que ya exista y si es un documento vigente u obsoleto. Ten en cuenta que todos los documentos obsoletos tienen que retirarse del uso y ser sustituidos por el documento vigente.

Un NDICE DE CONTENIDO en el que figuran ordenados los apartados y subapartados del documento y la pgina en la que se encuentran.

El propio CONTENIDO que se recoge en hojas que normalmente tienen un encabezado en el que se identifica al laboratorio y consta el ttulo del documento y un pie de pgina con la numeracin de las pginas. El contenido del documento est estructurado en apartados y subapartados numerados, de acuerdo con el ndice de contenido.


______________________________________ ______________

Curso 2015-16 9/24

2.2 Acceso y control de la documentacin del laboratorio Toda la informacin que necesitas debe estar a tu alcance y adems en el formato adecuado. Si la documentacin que utilizas no es la correcta tendrs muchos problemas. Imagina que al realizar el ensayo has utilizado un procedimiento obsoleto, las consecuencias sern graves: hay que repetir nuevamente el ensayo o imagina que has hecho un ensayo y has utilizado para el registro de los datos un formato que est anticuado y que ha sido modificado posteriormente. Cuando vas a introducirlo en la base de datos te vas a encontrar con problemas.

La DOCUMENTACIN es muy importante para el buen funcionamiento del laboratorio. Las normas exigen que exista un procedimiento para la gestin y el control de la documentacin y una persona responsable de que toda la documentacin est actualizada y disponible.

Cuando ests trabajando en un laboratorio tendrs acceso a una lista de la documentacin interna que est en vigor. Ser parecida a la siguiente tabla.

ndice de documentos en vigor

Edicin Fecha de aprobacin Documento Observaciones

Tambin tendrs acceso a una lista de toda la documentacin externa que se maneja en el laboratorio. Ser parecida a la siguiente tabla.

ndice de documentos externos en vigor

Documento Organismo emisor Archivo Observaciones

As que, cuando necesites alguna informacin, consulta estos ndices, as podrs localizar lo que necesitas en el archivo que le corresponda.

Cada empresa tiene un sistema de control y acceso a la documentacin. Seguro que es el primero que te interesa conocer cuando empieces a trabajar. As conocers cmo se gestiona la documentacin en tu laboratorio.

En el siguiente enlace encontrars un procedimiento para el control de la documentacin con aclaraciones que te pueden interesar.

Procedimiento para el control de la documentacin.

http://www.gestion-calidad.com/archivos%20web/pc-01-control-documentacion.pdf


______________________________________ ______________

Curso 2015-16 10/24

2.3 Archivo: las bases de datos. En el laboratorio, la informacin est organizada y almacenada en un sistema informtico. Toda la documentacin se maneja utilizando un gestor de base de datos. El sistema de gestin de bases de datos (SGBD) es un software que permite introducir, organizar y recuperar la informacin de las bases de datos. Una de las grandes ventajas de las bases de datos es que podemos tener toda la informacin que necesitamos almacenar en varias tablas, relacionadas entre ellas, en lugar de una nica tabla enorme con toda la informacin. El funcionamiento de la BASE DE DATOS es la siguiente:

Las bases de datos organizan la informacin en varias entidades que tienen una serie de caractersticas. Por ejemplo, una entidad puede ser un cliente, que puede tener datos como nombre, CIF, direccin, telfono, etc.

Cada conjunto de entidades se guarda en una tabla. Una base de datos puede tener muchas tablas, una para cada tipo de entidad. Cada tabla puede contener varios ndices, que sirven para poder recuperar la informacin ms rpidamente. Como por ejemplo al consultar nombres de clientes, podemos buscarlos por nombre o por CIF. Cada tabla tiene una clave primaria, un identificador nico. Para establecer una relacin entre dos tablas es necesario incluir, en forma de columna, en una de ellas la clave primaria de la otra.

La ESTRUCTURA DE ESTA BASE DE DATOS depende de la empresa, pero en un laboratorio de ensayo siempre existirn por lo menos los siguientes archivos.

DATOS DE CLIENTES. Se graban los datos del cliente y se le asigna un identificador (id), as cuando hay un pedido de ese cliente, todos sus datos se recuperan utilizando el identificador. Los datos recogidos en esta base de datos sern parecidos a los de la siguiente tabla:

Tabla con datos de clientes.

Id cliente Empresa Domicilio Telfono Fax Correo

electrnico Persona de

contacto Observaciones

DATOS DE PRODUCTOS. En este archivo estarn codificados todos los productos que pueden ser objeto de ensayo. Los datos recogidos en esta base de datos sern parecidos a los de la siguiente tabla.

Datos de productos

Id producto Nombre producto Normativa Descripcin producto

ENSAYOS. En este archivo se codifican y describen los ensayos que el laboratorio puede realizar. Por

ejemplo, puede tener una estructura similar a la siguiente.


______________________________________ ______________

Curso 2015-16 11/24

Procedimientos de ensayo

Id tcnica Nombre Caracterstica medida Normativa Metodologa de ensayo

2.4 Organizacin del trabajo.

En el apartado sobre las bases de datos, hemos hablado de los archivos, en los que est la informacin bsica. Estos archivos se configuran antes de empezar a trabajar. Su contenido depende de las caractersticas del laboratorio.

En el laboratorio de ensayos de normativa cermica el trabajo se organiza del siguiente modo:

Cuando llega una solicitud de ensayo, se recibe o se recoge la muestra que se va a ensayar.

Se asigna la realizacin del ensayo a una persona, a la que se proporciona el formato en el que tiene que recoger los datos.

La persona encargada, realiza el ensayo, recogiendo todos los datos en el formato correspondiente.

Se elabora el informe de resultados del ensayo.

Esquema del proceso de recogida de datos


______________________________________ ______________

Curso 2015-16 12/24

Cada una de las operaciones del proceso de realizacin del ensayo ha de registrarse. El men de esta BASE DE DATOS puede ser, por ejemplo, como el siguiente:

PLANIFICACIN. Sirve para registrar la planificacin del ensayo: persona encargada, toma de muestras en su caso, duracin estimada del ensayo, fecha prevista de inicio, etc.

ALTA DE MUESTRAS. En este men se registran las muestras que entran en el laboratorio para ser ensayadas.

RDENES DE TRABAJO. Se asigna el trabajo a una persona y se imprime el formato para la recogida de datos y resultados correspondientes al ensayo.

ENTRADA DE RESULTADOS. La persona encargada realiza el ensayo y rellena el formato asignado. Una vez finalizado el ensayo, registra los resultados en este men.

INFORME DE RESULTADOS. La elaboracin del informe de resultados puede ser manual: el responsable recupera todos los registros pertinentes y redacta el informe. La elaboracin tambin puede ser automtica: el sistema informtico consulta que informacin se debe incluir, la recupera y la plasma en un informe que tiene un formato predefinido.

Este no es un mdulo de informtica, pero el uso de software especfico para la gestin de la informacin en los laboratorios es cada vez ms frecuente. Te recomendamos que visites el siguiente enlace. Es la pgina de una empresa dedicada al diseo de software para la gestin de laboratorios de anlisis. Podrs encontrar en Internet informacin sobre otros programas de gestin. Este es solo un ejemplo.

Software para la gestin de laboratorios de anlisis:

http://www.spuch.com/descargas/Dossier%20Veolab.pdf

2.5 Informacin necesaria para elaborar el informe de resultados. Cuando tienes que hacer un informe necesitas saber previamente toda la informacin que vas a necesitar y como localizarla. El control de la documentacin es algo fundamental. El mejor trabajo puede no servir para nada si la documentacin no es correcta y est controlada. En un laboratorio trabajan varias personas, cada una de ellas tiene una responsabilidad distinta, aunque comparten informacin y medios de trabajo. Cada uno de ellos es responsable de mantener la informacin referente a su trabajo actualizada y disponible para que pueda ser recuperada en el momento en que es necesaria.

No debes olvidar que toda la informacin contenida en el informe es CONFIDENCIAL, as que debes preocuparte de salvaguardarla.


______________________________________ ______________

Curso 2015-16 13/24

La informacin necesaria para elaborar el INFORME DE RESULTADOS debe contener los siguientes resultados:

Datos del solicitante. Datos de identificacin del producto. Datos de la muestra. Materiales, equipos y procedimiento de ensayo. Datos del ensayo. Clculos para el tratamiento de los datos medidos. Expresin de resultados. Interpretacin de resultados.

2.6 Informacin del solicitante y del producto. El primer apartado corresponde a los datos del solicitante. Estos datos, junto a los datos de identificacin del producto, te permitirn definir claramente el objetivo del informe.

Recuerda que la primera informacin bsica que debe contener es la razn por la que se ha realizado el ensayo.

INFORMACIN DEL SOLICITANTE

El laboratorio realiza un ensayo por uno o los dos motivos siguientes.

Porque hay una solicitud de un cliente para que se realice.

Porque se sigue un plan de control, diseado por los responsables del sistema de calidad y en la aplicacin de este plan corresponde realizar el ensayo.

Hay dos tipos de clientes por lo que los datos necesarios para su identificacin sern distintos dependiendo de quin solicite el informe de resultados.

Los CLIENTES INTERNOS. Hablamos de este tipo de clientes cuando los ensayos se realizan en tu propia empresa. Tus clientes sern internos si trabajas en una empresa de fabricacin de productos cermicos, que tiene un laboratorio de control del producto acabado. Lo ms habitual en este caso, es que el funcionamiento de laboratorio siga un plan de control de producto acabado.

Los CLIENTES EXTERNOS. Recuerda que adems de los laboratorios de la propia empresa de fabricacin de productos cermicos, tambin hay otro tipo de laboratorios: los laboratorios externos acreditados. Estos laboratorios actan como parte independiente de la empresa de fabricacin. La empresa es el cliente (externo) del laboratorio y normalmente solicitar el informe para la certificacin de sus productos. Lo habitual en este caso, es que el trabajo del laboratorio dependa de las solicitudes de ensayo.

Figura 7. Datos solicitante


______________________________________ ______________

Curso 2015-16 14/24

INFORMACIN DEL PRODUCTO

En cuanto al producto objeto de ensayo, los datos necesarios para su identificacin los encontrars en la normativa de producto que se le aplica, lo habitual es que tengas que utilizar los datos del marcado, que normalmente se encuentran en el embalaje del producto.

Aunque para cada producto puede haber ligeras diferencias, los datos bsicos son los siguientes.

Tipo de producto. Clasificacin del producto segn la normativa aplicable. Datos ms relevantes sobre su proceso de fabricacin. Dimensiones. Fabricante. Pas de fabricacin. Fecha o ao de fabricacin. En todo caso, ante la duda, consulta la norma de producto

que corresponda.

Figura 8. Informacin producto

2.7 Informacin sobre las muestras y los mtodos de muestreo. Imagina que llega una muestra al laboratorio, tienes que registrarla y para ello tienes que utilizar la informacin de los archivos. Vamos a ver cmo hacerlo a partir de un ejemplo. La empresa ALSERCAS solicita a tu laboratorio que realice un ensayo de resistencia mecnica a unas baldosas cermicas. As que lleva a tu laboratorio, 10 baldosas del modelo Iris de formato 30x30, que segn declara la empresa, pertenecen al grupo BIII definido en la norma UNE-EN 14411. T tienes delante el ordenador y abres el programa de gestin para introducir estos datos con el objeto de que la muestra quede registrada. Para realizar el REGISTRO DE LAS MUESTRAS se utiliza el programa de gestin, en el men principal se elige el que corresponde a alta de muestras, se abre una pantalla en la que tienes campos para introducir la informacin.

El primer campo es cliente. Abres el men desplegable y buscas la empresa ALSERCAS. Ests utilizando el archivo de clientes.

Ahora el campo es producto, as que abres el men desplegable y seleccionas baldosas BIII. Ests utilizando el archivo productos.

El siguiente campo es ensayos. Vuelves a abrir el men desplegable y seleccionas resistencia mecnica. Ests utilizando el archivo ensayos.

Por ltimo has de rellenar el campo descripcin de la muestra. Ahora s, tienes que escribir, no tienes ningn men desplegable, as que pones que el cliente suministra 10 piezas de baldosas del modelo Iris formato 30x30 y todas las observaciones que consideres oportunas.

Ejercicios. Pulsa en el enlace, acceders a una hoja de ejercicios.

Hoja 10. El informe de resultados de ensayo


______________________________________ ______________

Curso 2015-16 15/24

En este caso, el cliente ha aportado las muestras y por tanto el laboratorio no ha intervenido en la eleccin ni en la toma de las muestras, pero en otros casos es el propio laboratorio el encargado del muestreo y los mtodos para la eleccin y la toma de muestras deben constar en el informe. Para definir el plan de muestreo debes tener en cuenta que la seleccin de la muestra se realiza entre los productos pertenecientes a un mismo lote.

Figura 9. Lote

Definimos LOTE como el conjunto de productos, de un mismo fabricante, producidos en las mismas condiciones y con propiedades presuntamente uniformes. La muestra se elige de tal forma que todos los productos del lote tienen la misma probabilidad de ser escogidos, es decir se eligen al azar.

Recuerda los datos necesarios para definir un PLAN DE MUESTREO:

TIPO DE MUESTREO: los habituales son el simple, en el que se toma una sola muestra y el doble en donde se toman dos muestras.

TAMAO DE LA MUESTRA: Si el muestreo es simple, ser un solo nmero y si es doble, habr dos nmeros: muestra 1 y muestra 2. En el muestreo doble, las dos muestras deben tomarse al mismo tiempo y ser embaladas por separado. El laboratorio determina el tamao de la muestra a partir de la normativa aplicable al producto.

En algunos productos, hay que hacer un tratamiento previo de las muestras. Si es tu caso, tambin tendrs que incluirlo en el informe.

2.8 Procedimiento de ensayo y resultados. En el caso de los informes de resultados de ensayos de normativa cermica, existe una norma escrita que define como debe hacerse el ensayo y en donde se detallan los materiales, equipos y procedimientos. Es importante que incluyas en el informe la norma que has aplicado para realizar el ensayo. No hace falta una descripcin exhaustiva, lo correcto es hacer un resumen de los datos ms relevantes, de tal forma que se demuestre que cumplen los requisitos exigidos en la norma. Ya sabes que en las normas de ensayo, la descripcin de los equipos necesarios se refiere frecuentemente a un aparato que sea capaz de medir la caracterstica, con una precisin determinada, debes entonces describir el equipo que has utilizado y demostrar que cumple las condiciones. Lo mismo ocurre con el procedimiento de ensayo, en el informe debes escribir el fundamento del mtodo de medida y las principales operaciones realizadas.

Preparacin de la muestra. Condiciones del recinto en que se realiza el ensayo. Esto solo es necesario en algunos

casos. Consulta la norma por si tienes que anotar la temperatura, la humedad o cualquier otra variable que pueda influir en los resultados.

Realizacin de la medida.


______________________________________ ______________

Curso 2015-16 16/24

Los laboratorios tienen procedimientos normalizados para la realizacin de ensayos. Son documentos internos imprescindibles. Los procedimientos se basan en las normas y son la adaptacin de las condiciones exigidas a las condiciones particulares del trabajo en un laboratorio concreto. Estos documentos se llaman Procedimientos Normalizados de Trabajo (PNT).

Los PROCEDIMIENTOS NORMALIZADOS DE TRABAJO son los documentos escritos que nos describen la secuencia especfica de las operaciones y mtodos que se aplican en el laboratorio para una finalidad determinada y nos proporcionan una manera nica segn la cual se deber realizar las operaciones cada vez que se repitan en el laboratorio.

La organizacin del trabajo mediante PNT facilita y homogeneiza el trabajo del personal y proporciona un mecanismo para asegurar mejor la calidad de los datos que se obtienen.

Una vez descrito el procedimiento de ensayo, tienes que tratar los datos medidos. La informacin que necesitas para elaborar el INFORME es la siguiente.

DATOS DE ENTRADA Y SALIDA DEL ENSAYO. Tendrs un formato, en el que has registrado todos los datos del ensayo. Por ejemplo, si el ensayo es de absorcin de agua, los datos de entrada son la masa inicial de las probetas y los de salida la masa final, despus de impregnarlas con agua.

CLCULOS PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS MEDIDOS. As es como los datos medidos se convierten en resultados. Siguiendo con el ejemplo de la absorcin de agua, tendrs que aplicar la frmula de clculo, para, a partir de los datos de entrada y salida, conocer el resultado de la absorcin de agua de cada probeta.

EXPRESIN DE RESULTADOS. Ahora hars el tratamiento estadstico de los resultados, como pueden ser el clculo del valor medio, o la desviacin porcentual. Recuerda que tienes que seguir lo indicado en la norma de ensayo para la expresin de resultados.

INTERPRETACIN DE RESULTADOS. Ahora es cuando comparars los resultados obtenidos con los requisitos exigidos en la norma.

Figura 10. Resultados

3. Formato del informe de resultados. Para elaborar un informe de resultados de un ensayo puedes utilizar un procesador de textos, que puede ser el Writer Open Office, el Word de Microsoft o cualquier otro programa similar. Las instrucciones sern similares. Si tienes problemas busca la ayuda del programa, seguro que te las resuelve. El formato deseado lo conseguirs trabajando con la ventana estilo.


______________________________________ ______________

Curso 2015-16 17/24

3.1 Trabajando con estilo. Configurar las pginas. Para configurar las pginas con estilo, en Open Office Writer existen los "estilos de pgina". Estos estilos permiten agrupar configuraciones y preferencias que se aplican a toda la pgina. Ejemplos de estas preferencias son: el tamao del papel, la orientacin del papel, los mrgenes, el color de fondo, la manera de numerar las pginas, los encabezamientos y pies de pgina, los bordes de las pginas, la cantidad de columnas, etc. Podremos configurar:

Todas las pginas con el mismo estilo. Aplicar distintos estilos de pgina a las pginas de un mismo documento.

Para configurar el ESTILO DE PGINA sigue este procedimiento:

Selecciona en la barra de mens: formato.

En el cuadro de dilogo selecciona estilo y formato.

Dentro de estilo y formato elige formato y haz clic en el icono estilo de pgina.

Aparece una lista. Para la elaboracin de informes vamos a considerar solo dos: primera pgina y predeterminado. Selecciona el tipo de pgina que quieres configurar.

Con el botn derecho del ratn haz clic sobre el estilo y elige la opcin modificar si te quieres basar en el estilo predefinido por el programa o nuevo, si quieres crear uno con un nombre distinto.

Se abrir un men en donde podrs definir el formato que prefieras.

Para configurar las pginas siguientes debes posicionarte al final de la primera pgina. Abre el men insertar y seleccionar salto manual. Aparecer una pgina en blanco. Ahora sigue las instrucciones anteriores para entrar en el tipo de pgina y selecciona predeterminado. Con el botn derecho del ratn, aparece el men modificar estilo. Ahora ya sabes cmo hacerlo.

ACTIVIDAD 2.

Practica con un ejemplo, define el formato de la primera pgina del informe.

Te proponemos el siguiente formato: Pgina vertical. Mrgenes de 4 centmetros. Fondo azul. Encabezamiento de color amarillo. Pie de pgina de color verde. Borde con cuadro y lnea de 0,5 puntos.

Solucin a la actividad 2: PRESENTACIN 2: Primera pgina


______________________________________ ______________

Curso 2015-16 18/24

3.2 Trabajando con estilo. Encabezado y pie de pgina.

Tanto los encabezados como los pies de pgina sirven para aadir informacin al documento. Se puede poner: el ttulo del documento, el ttulo del captulo, los cdigos, las referencias, etc.

El encabezado o pie de pgina se sita fuera de los mrgenes que se establecen para el texto del documento, es decir, entre el extremo del papel y el lmite del margen de escritura.

En los informes de resultados de los ensayos, debes utilizar encabezados y pies de pgina.

Normalmente el encabezado de la primera pgina es distinto al del resto del documento y adems la primera pgina no suele ir numerada, aunque si se incluye en el nmero total de pgina del informe.

En el encabezado has de incluir obligatoriamente el nmero de referencia del informe y adems puedes incluir el logotipo del laboratorio.

En cuanto al pie de pgina, el campo obligatorio es la numeracin. Recuerda que debes incluir tanto el nmero de pgina como el total de pginas del informe. Adems puedes incluir cualquier informacin adicional que se considere que debe aparecer en todas las pginas.

Para configurar el ENCABEZADO en las hojas de tu informe, debes hacer lo siguiente:

Sitate en una de las pginas que has definido como predeterminadas, son todas menos la primera.

Ahora, en el men insertar selecciona encabezamiento, te preguntar si quieres aplicarlo a todos, la primera pgina o predeterminada. Escoge predeterminada.

Para incluir el logotipo del laboratorio (o el tuyo personal) abre el men insertar y elige imagen. Te aparecer la opcin a partir de archivo, seleccinala.

Aparecer un cuadro que te permitir buscar el archivo donde est la imagen que quieres insertar. Cuando la encuentres, haz doble clic sobre ella y se insertar en el documento.

Aumenta el tamao del encabezado aadiendo espacios en blanco y ahora ajusta el tamao de la imagen y arrstrala dentro.

Ahora escribe el texto, nmero de referencia del informe. Para configurar el PIE DE PGINA es muy parecido. La diferencia est en que seleccionas la opcin pie de pgina en el men insertar. Ahora vamos a numerar las pginas.

Sitate en el pie de pgina y abre el men insertar. Elige la opcin campos.

Ahora selecciona la opcin nmero de pgina, al hacer clic se numeraran automticamente todas las pginas, menos la primera.


______________________________________ ______________

Curso 2015-16 19/24

Como tambin has de indicar el nmero total de pginas, escribe la palabra de despus del nmero de pgina y vuelve a abrir el men insertar, elige campos y haz clic sobre total de pginas.

Si tambin tienes un anexo, escribe despus (+ 1 Anexo).

PRESENTACIN 3: Encabezado y pie de pgina

3.3 Trabajando con estilo. Dando formato a los ttulos y subttulos. Los ttulos y subttulos en un documento tcnico-cientfico se utilizan para dar un sentido de organizacin al texto. El propsito es desarrollar el documento dentro de una estructura lgica y coherente facilitando su lectura y comprensin.

El esquema de tu informe de resultados podra ser como el siguiente:

OBJETO DEL ENSAYO.

Descripcin del producto. Descripcin de la muestra. Caracterstica a determinar.

SOLICITANTE. Datos de la empresa. Datos de la persona de contacto.

NORMAS RELACIONADAS.

Norma de producto. Norma de ensayo.

MATERIALES Y EQUIPOS.

Materiales. Equipos.

PROCEDIMIENTO DE MEDIDA.

Fundamento del procedimiento. Realizacin del ensayo.

RESULTADOS.

Datos medidos. Tratamiento de los datos medidos. Valor medio. Desviacin porcentual.

INTERPRETACIN DE LOS RESULTADOS.

Comparacin con los lmites de especificacin. Clasificacin segn la normativa.


______________________________________ ______________

Curso 2015-16 20/24

Si trabajas con estilo, los ttulos de estos apartados principales deben tener un mismo formato y este formato debe destacar su importancia. Adems, dentro de cada apartado principal, puedes incluir subapartados. stos se definen en el esquema previo a la elaboracin del documento. Puedes hacer esquemas de muchas formas y numerarlos siguiendo distintos modelos. Te aconsejamos que utilices el modelo decimal. En este modelo, los apartados principales se marcan con un nmero entero, que empieza en el 1 y va aumentando. Los subapartados se marcan con dos nmeros: el primero indica el apartado al que pertenece y el segundo, separado del primero por un punto, el orden que tiene dentro de este apartado.

3.4 Un ejemplo para definir la estructura del informe de resultados. Primero tienes que definir los formatos que quieres utilizar para cada ttulo y subttulo. El procesador de textos tiene predefinidos estos formatos, pero los puedes cambiar a tu gusto. No tienes ms que elegir el estilo de prrafo que vas a aplicar, una vez seleccionado, haz clic con el botn derecho de tu ratn y aparecen las opciones: nuevo o modificar. Elige la opcin que te interese y define el formato a tu gusto.

ACTIVIDAD 3.

Practica el formato de ttulos y subttulos con el esquema del informe. Para los ttulos principales, es decir, el formato encabezado 1 si utilizas Open Office, debes definir el siguiente formato:

Esquema y numeracin: nivel 1 Fuente: Arial 16, negrita Alineacin: izquierda Interlineado sencillo con espacio antes prrafo de 0,4 cm y espacio despus de

prrafo 0,2 cm Estilo siguiente: predeterminado. Para los ttulos de los subapartados, es decir, encabezado 2, debes definir el

siguiente formato: Esquema y numeracin: nivel 2 Fuente: Arial 14, negrita Alienacin: izquierda Interlineado sencillo con espacio antes de prrafo de 0,4 cm y espacio despus de

prrafo 0,2 cm Estilo siguiente: predeterminado. Para los ttulos de los sub-subapartados, es decir, encabezado 3, elige el siguiente

formato: Esquema y numeracin: nivel 3 Fuente: Arial 10, negrita Alienacin: izquierda Interlineado sencillo con espacio antes de prrafo de 0,4 cm y espacio despus de

prrafo 0,2 cm Estilo siguiente: predeterminado.

Solucin a la actividad 3: PRESENTACIN 4: Ttulos


______________________________________ ______________

Curso 2015-16 21/24

Ya tienes la estructura de tu informe, as que ahora solo te falta aadir la informacin. Es muy sencillo.

Coloca el cursor al final del ttulo. Aprieta la tecla intro. Ya puedes escribir el contenido en el formato de prrafo predeterminado.

3.5 Sigue el ejemplo: cambiando la estructura del informe. Cuntas veces tienes claro un plan, pero sobre la marcha te das cuenta de que hay que introducir en l cambios para mejorarlo? Se trata de que no tengas que empezar desde el principio y volver a hacerlo todo. Lo ideal es que esas modificaciones al ser introducidas actualicen automticamente el plan y lo dejen tal como nosotros queremos con poco trabajo. Es muy posible que cuando ests redactando tu informe quieras hacer cambios en la estructura.

ACTIVIDAD 4.

Te proponemos un ejemplo de los cambios que puedes introducir en el esquema de informe de resultados que te proponemos en el apartado: Trabajando con estilo. Dando formato a los ttulos y subttulos.

En el apartado 2: Datos del solicitante, quieres eliminar los subapartados.

Quieres aadir un subapartado nuevo dentro del apartado 3: Normas relacionadas, que se llame normas generales

Quieres unir los apartados 4: Materiales y equipos y 5: Procedimiento del ensayo.

No te preocupes, no tienes que numerar nuevamente todos los apartados. Cuando cambies los ttulos, la numeracin se actualizar automticamente. Intenta hacer los cambios que te hemos propuesto sobre la estructura del informe que estamos utilizando como ejemplo.

Utiliza el esquema y sita el cursor sobre los ttulos que quieres eliminar. Selecciona el ttulo y suprime. Para insertar los nuevos ttulos, coloca el cursor en una lnea en blanco. Escribe el ttulo y seleccinalo, activa ahora el formato encabezado 2.

La estructura del informe ya ha cambiado.

Solucin a la actividad 4: ESTRUCTURA DEL INFORME 2 Ya ves que la estructura del informe es dinmica, la puedes cambiar mientras incluyes el contenido. Te aconsejamos que primero hagas un esquema, con los apartados y subapartados. Sobre este esquema haz un borrador del informe, incluyendo la informacin que necesitas para completar cada apartado. Una vez hecho este borrador, ha llegado el momento de dar a tu informe el formato definitivo.


______________________________________ ______________

Curso 2015-16 22/24

3.6 Trabajando con estilo. Imgenes y tablas.

El apartado en donde casi siempre se incluye una imagen es en el de identificacin del producto, tambin son oportunas las imgenes del equipo de medida y en algunos casos, las que corresponden al resultado del ensayo, en donde una fotografa del estado final de las probetas, aclara los efectos del ataque.

Una vez tomadas las fotografas pertinentes las tienes que grabar en el ordenador, seguro que ya sabes cmo hacerlo. Una vez estn grabadas en un archivo, las incluirs en tu documento.

Para INSERTAR UNA IMAGEN en el documento sigue estas instrucciones: Abre el men insertar y selecciona imagen. Aparecen dos opciones: a partir de archivo y escanear. Elige la opcin a partir de

archivo. Aparece un men que te permite buscar tu imagen. Una vez localizada, selecciona y haz doble clic. La imagen se insertar en tu documento. Con el botn derecho de tu ratn abrirs el men contextual. Selecciona la opcin

imagen y ajusta las caractersticas de tu imagen. Adems de imgenes, tendrs que insertar tablas, sobre todo para la presentacin de los datos medidos y resultados. Elige un formato de tabla y utiliza el mismo formato a lo largo de todo el documento, merece la pena perder un poco de tiempo al definir un formato de las tablas.

Para INSERTAR UNA TABLA sigue estas instrucciones: Abre el men tabla y elige insertar tabla. Aparece un cuadro de dilogo en donde tienes que incluir el nmero de columnas y

filas de tu tabla. Si tu tabla tiene encabezado y en el caso de tablas que pasen de una hoja, si quieres que ese encabezado se repita en la pgina siguiente.

En ese mismo cuadro puedes marcar si deseas borde y tambin si quieres utilizar un formato automtico de los predefinidos en el programa.

No te preocupes por definir exactamente todos los parmetros de la tabla, podrs cambiarlos siempre que quieras.

En las tablas que incluyas en tu informe, debes poner: un ttulo de tabla y un encabezado que distinga la primera fila de las restantes.

Si utilizas Open Office, al insertar una tabla, aparece en la pantalla un men contextual, que incluye las opciones ms utilizadas habitualmente en el diseo de las tablas. Ese men permanece activo siempre que el cursor est dentro de la tabla. Puede que en tu informe de resultados haya muchas imgenes y tablas, si es as tendrs que numerarlas e incluir un ndice de imgenes y de tablas, al final del documento. En el siguiente apartado aprenders como hacerlo.

Ejercicios.

Pulsa en el enlace, acceders a una hoja de ejercicios.

Hoja 11. Formato del informe de resultados


______________________________________ ______________

Curso 2015-16 23/24

3.7 Trabajando con estilo. ndices. Los ndices y tablas de contenidos sirven para ayudar al lector a encontrar lo que est buscando. Si el documento est bien planificado y estructurado podemos extraer un ndice de contenidos que facilite enormemente la localizacin rpida de algn punto importante del documento. Recuerda que la segunda hoja se reserva para incluir un ndice de contenido. Adems, las imgenes y tablas deben ir numeradas y se debe incluir un ndice de imgenes y de tablas al final del informe.

Un NDICE DE CONTENIDOS es una lista ordenada que muestra los ttulos de los apartados y subapartados de un informe, indicando la pgina donde aparecen.

Un NDICE DE TABLAS es una lista ordenada que muestra los ttulos de las tablas y la pgina donde aparecen.

Un NDICE DE IMGENES es una lista ordenada de las imgenes insertadas en el documento y la pgina donde aparecen.

Hacer ndices manualmente es laborioso y adems requiere mucha atencin si no nos queremos equivocar. Para evitar esto lo mejor es que el trabajo lo haga el ordenador y para eso tenemos que trabajar con estilo, es decir, tenemos que haber marcado el formato de los ttulos como encabezado 1, encabezado 2, etc.

Para insertar un ndice de contenido sigue este procedimiento. Coloca el cursor al inicio del documento. Abre el men insertar y elige la opcin insertar salto manual. Selecciona salto de pgina. Sita el cursor al inicio de la pgina en blanco y abre el men insertar. Selecciona la opcin ndices. Aparece un cuadro con varias pestaas que te permiten definir el formato que desees

para tu ndice. Define el formato y acepta.

ACTIVIDAD 5.

Vamos a seguir con el ejemplo de estructura de informe y vamos a aadir un ndice de contenido. Te proponemos que lo hagas con los tres primeros apartados de la estructura de tu informe.

Solucin a la actividad 5: PRESENTACIN 5. ndice del contenido El procedimiento para insertar ndice de tablas o de imgenes es similar al seguido para insertar el ndice de contenido. La diferencia est en que las tablas y las imgenes tienen que nombrarse con etiquetas. De esta forma podremos poner el ttulo y la numeracin ser automtica. En el ndice se indicar la numeracin que le corresponde y la pgina donde aparece.


______________________________________ ______________

Curso 2015-16 24/24

Para poner el TTULO A LAS TABLAS Y A LAS ILUSTRACIONES sigue estas instrucciones. Despus de insertar la imagen, haz clic con el botn derecho del ratn. Aparecer un

men contextual. Elige la opcin: ttulo. Se abre la ventana etiqueta. Escribe el nombre de la tabla o imagen y la categora. Acepta y la numeracin y el ttulo aparecern automticamente.

Para hacer el ndice de tablas e ilustraciones tienes que seguir los mismos pasos que para insertar el ndice de contenido, pero ahora en la opcin ndice elegirs en tipo: ndice de tablas o ndice de ilustraciones. Recuerda que estos ndices suelen ir al final del documento.

Documents

NC_UT-06. Elaboracion informes normativa internacional.pdf