EVOLUT SZÁMLÁZÓ

NAV Online számlázás Sorozatszámlázás

Kezelői útmutatója

© Contorg Kft 2009-2019

Bevezető

Az Evolut programcsaládban a Számlázómodul önálló, teljes számlázási rendszert biztosító program, ami számláz forintban, devizában egyaránt és megfelel a NAV Online Számla követelményeinek. Az Evolut Főkönyvvel együtt integráltan is működik, ekkor a számlázómodulban készített számlák minden adata azonnal bekerül a főkönyvbe, és a partnerek folyószámla-nyilvántartásába. Egy speciális változata sorozat-számlázásra alkalmas.

Forintban, devizában egyaránt használható, fordított adót is kezelő, négy nyelven működő, nagy kapacitású számlázó program, esztétikus külalakban, grafikus cégembléma megjelenítéssel. Incoterms 2010 hivatkozásokat használja, képes gyűjtőszámlát készíteni, környezetvédelmi- és népegészségügyi termékdíjat megjeleníti. Sorozat-számlakészítő programszolgáltatást azoknak ajánljuk, akiknél állandó, ritkán változó díjakon, ugyanazon vevőkörben, rendszeres időközönként (pl. havonta) megismétlődő (tehát sorozatjelleggel) szolgáltatások kiszámlázására van szükség.

Rugalmasan beállítható a NAV Online Számlázás kivitelezésére, amely előírásaihoz igazodva, nem marad ki egyetlen bejelentési kötelezettség alá tartozó számla beküldése sem.

A program az Evolut Eco és Evolut7 (Pro) Főkönyvi-pénzügyi programokhoz kapcsolva a számlázási igények kielégítésére is megfelelő! Alkalmazása során nem csak a számviteli törvény által előírt követelményeket lehet vele kezelni, hanem az áfa- és egyéb pénzügyi stb. előírások szabályrendszereit is. Készít módosító számlát, előlegszámlát, visszáru-számlát, sorozatszámlát, gyűjtőszámlát, szállítólevélből, megrendelésből, stb. Felhőben is, és távolról is használható!

Az Evolut Számlázó program a Készletgazdálkodási programhoz integráltan kapcsolható, ezáltal Kereskedelmi Értékesítési rendszerként is képes működni. Ilyen esetben kapcsolható hozzá banki és pénztári funkció, a vevők tartozásainak, hátralékainak kimutatása ezzel biztosítható.

A számlázó program egycéges szoftver, azonban több cég számlázására is használható. Könyvelőirodák számlázási megbízottként használják ügyfeleik részére számlázási szolgáltatás nyújtására. Többcéges számlázóverzió esetén egy szoftver több ügyfél részére biztosít számlázási szolgáltatást, oly módon, hogy azok adatai a főkönyvi rendszerbe is átkerülnek. Használható az Evolut Eco és Evolut7 / Pro rendszerek mellett. A Számlázó program devizában is képes számlát készíteni. Az Evolut7 (Pro) rendszerekhez kapcsolt számlázó program tetszőleges devizában, négy nyelven, tétel- és bizonylatgyűjtővel, Incoterms 2010 kódokkal, akár több cég teljes körű (belföldi/export/szolgáltatás) számlázási feladatainak megoldására alkalmas. Mindez kiegészíthető szállítólevél– és pro forma számla-, vagy díjbekérő készítési funkciókkal. Az Evolut Kereskedelmi rendszerben használva a számlázó rendszer összekapcsolódik a készletkönyveléssel.

TARTALOMJEGYZÉK

Bevezető................................................................................................................................................................................. 2 Számlázás .............................................................................................................................................................................. 5

Az Evolut Számlázás helye főmenüben ................................................................................................................ 5 A számlázásnál szükséges alapértelmezett adatok beállítása ................................................................ 5

Ügyfél / Cégadatok pontosítása, kiegészítése a számlázás vonatkozásában ............................... 5 Számlázás adatai között beállítandó paraméterek ................................................................................. 5 Alapértelmezés adatai mögött beállítandó paraméterek ..................................................................... 6

Számlázáshoz szükséges törzskezelés .................................................................................................................. 7 Számlázáshoz szükséges törzsadatok áttekintése ........................................................................................... 7

Partner törzsadatok felvitele ................................................................................................................................ 8 Számlázásnál használt cikkrendszer törzsadatai ............................................................................................. 8 Cikktörzs kialakítása .................................................................................................................................................... 9

Cikkszám felépítése .................................................................................................................................................. 9 A cikkszám kialakításának sorrendje ................................................................................................................ 9 A cikk-főcsoport általános adatai ....................................................................................................................... 9 Típusok ....................................................................................................................................................................... 10 A cikkcsoport általános adatai .......................................................................................................................... 10 A cikkcsoport főkönyvi beállításai .................................................................................................................. 10 A cikk-alcsoport adatai ........................................................................................................................................ 11 A cikk alapadatai ..................................................................................................................................................... 12 A cikk adózási adatai ............................................................................................................................................. 12 Cikkcsoportos ÁFA- kulcsmódosítás .............................................................................................................. 13 A cikk értékesítésének adatai ............................................................................................................................ 14 Cikktörzs és az ÁFA- törzs kapcsolata ........................................................................................................... 14

Számlázási napló ......................................................................................................................................................... 16 Számlakészítés ................................................................................................................................................................. 17

Az Evolut Számlázó modul ...................................................................................................................................... 17 A számlázást előkészítő műveletek ................................................................................................................ 18 Alapadatok beállítása, a céglogó megadása ................................................................................................. 18 A számlázás képernyőjének felépítése .......................................................................................................... 18

Számlázási lehetőségek ........................................................................................................................................ 20 Online számlázás ...................................................................................................................................................... 21

Az adatszolgáltatás végrehajtása ..................................................................................................................... 21 Online NAV üzenetek ................................................................................................................................................ 23 On-line számla számlával végezhető műveletek ........................................................................................... 24 Partnerazonosítás ...................................................................................................................................................... 25 Adatszolgáltatás ellenőrzése .................................................................................................................................. 26 Könyvelő és ügyfele közösen dolgozhat ............................................................................................................ 26

Evolut Cloud – felhőben ............................................................................................................................................... 27 Szerverszolgáltatás .................................................................................................................................................... 27 Szoftverszolgáltatás ................................................................................................................................................... 27

Módosító számla készítése .......................................................................................................................................... 27 Előlegszámla készítése ............................................................................................................................................. 28

Első lépés ................................................................................................................................................................... 29 Második lépés .......................................................................................................................................................... 29 Harmadik lépés ....................................................................................................................................................... 30 A cikk adózási adatai ............................................................................................................................................. 30 Negyedik lépés ........................................................................................................................................................ 30

Sorozatszámla készítése .............................................................................................................................................. 34

A sorozatszámlázáshoz szükséges törzsadatok ............................................................................................. 34 A számla gyakorisága ........................................................................................................................................... 34 Partnerek sorozatszámlázási törzsadatai .................................................................................................... 35

Sorozatszámla indítása ............................................................................................................................................. 37 Sorozatszámlák kinyomtatása............................................................................................................................... 39

Evolut számlaadatok exportálása ....................................................................................................................... 40 Evolut számlaadatok importálása, a fájl elkészítése .................................................................................... 40

Az export elkészítés helye .................................................................................................................................. 40 Az import fájl felépítése ....................................................................................................................................... 41 Az adatbeolvasáshoz szükséges egyéb információk ................................................................................ 43 Partnertörzsben szükséges beállítás .............................................................................................................. 45 A vevőpartnerek import beolvasása .............................................................................................................. 45

Számlamásolat ............................................................................................................................................................... 47 PDF Számla készítése ................................................................................................................................................ 49

A számlanyilvántartás listái ........................................................................................................................................ 50 Egyéb törzsadatok .......................................................................................................................................................... 54

Cég, vállalkozás típusok ........................................................................................................................................... 54 Mennyiségi egység ..................................................................................................................................................... 55

Munkanapok ............................................................................................................................................................. 55 Megye .......................................................................................................................................................................... 56 Ország.......................................................................................................................................................................... 56 Régió ............................................................................................................................................................................ 57 Település .................................................................................................................................................................... 57 Közterület .................................................................................................................................................................. 57

Listák szótárai............................................................................................................................................................ 58 TEÁOR ......................................................................................................................................................................... 59 VTSZ ............................................................................................................................................................................. 59 SZJ ................................................................................................................................................................................. 60

SZÁMLÁZÁS

Az Evolut csomag részét képezi egy számlázó rendszer, amelyben a cikkek törzskezelésének joggal vetődnek fel a kérdései. Ezért az Evolut rendszer törzskezelési adatainak további ismertetését, ami itt most a cikkekre vonatkozik, a számlázó program részletes leírásával folytatjuk.

Az Evolut Számlázás helye főmenüben

A számlázás indítható a Főmenü második sorának Számlázás menüjéből, vagy az F8-as gyorsbillentyűvel az harmadik ikonos menüsorból

A számlázásnál szükséges alapértelmezett adatok beállítása

A számlázási feladatok a rá vonatkozó törzsadat-beállítási lehetőségek megismerésével, pontosításával, cégfüggő adatok megadásával kezdődnek.

Ügyfél / Cégadatok pontosítása, kiegészítése a számlázás vonatkozásában

Elérés: Állománykezelés Ügyfél / Cégadatok kezelése ott a kiválasztott cégre Módosítás

Az ügyfél / cégnyitás után meg kell adni a cégfüggő törzsadatokat: Ez a program helyes működéséhez nélkülözhetetlen. Az Evolut számlázó program nagyon részletes törzsadatokkal rendelkezik. E törzsadatok bevitele után működtetése kényelmes lesz, mert a törzsadatok között minden, a számlázást elősegítő, támogató, előre gondolkodó módon megtalálható. Számlázás közben szinte csak a számlázási tétel szövegét kell pontosítani, kiegészítő, vagy különösen fontosnak tartott jellemző adatokat, üzeneteket kell beírni.

Számlázás adatai között beállítandó paraméterek

1. Számlázásnál használt bankszámlánk számának kijelölése 2. Számlán használni kívánt logó beillesztése 200 x 85 pixel méretben 3. Sorozatszámlán alkalmazható aláírás + bélyegző JPG-formátum beillesztése 215 x 35 pixel

méretben 4. Számla láblécében szereplő szöveg beállítása

Ügyfélnyitás után a számlázásra vonatkozó adatokat ellenőrizni és pontosítani kötelező!

Az Ügyfél / cég megnyitása után a számlázásra vonatkozó adatok beállítását a Számlázás fül mögött ellenőrizni kell!

5. Teljesítés helyének megadása 6. Számla-készítési példányszám beállítása 7. Jövedéki elszámolás kezelésének bekapcsolása Alapértelmezésben ez a hely üres! 8. A cikkszám feltüntetése a számlán 9. A vevő adószáma, illetve a számlakibocsátó jövedéki engedélye száma 10. EDI számlázáshoz kapcsolódó adatok bejelölése

Ezek az adatok cégenként eltérőek is lehetnek. A számlázási példányszám a számla nyomtatás előtt külön is módosítható, függetlenül a itt beállított értékektől, kényelmesen. Csak a sorozatszámlázásnál használható! Képként kezelt bélyegző+aláírás a feltüntetett méretben szükséges!

Alapértelmezés adatai mögött beállítandó paraméterek

1. A számlázandó cég ÁFA tulajdonságainak beállítása 2. ÁFA bevallás-gyakoriság beállítása 3. Alapértelmezett előzetes ÁFA kulcs (25%-os előzetes ÁFA) 4. Alapértelmezett felszámított ÁFA kulcs (25%-os felszámított ÁFA) 5. Pénzügyi hivatkozások főkönyvi alapértékei 6. Fizetési mód (Alapértelmezett: átutalás) 7. Alapértelmezett bank és pénztár 8. Késedelmi kamat mértéke a rendszer egészére, alapértéke 20% 9. Pénztár szigorú elszámolás alá vonása 10. Készpénzfogalom 5-ös kerekítése 11. Utalványozó személy rögzítése

Az alapértelmezett adatok a program telepítése után az általunk ajánlott megoldásokkal fel vannak töltve, tehát ezeket főként ellenőrizni szükséges. Ezek a feltöltő alapadatok között található meg. Az alapértelmezett beállítások azt a célt szolgálják, hogy számlázás közben minél kevesebb adatot kelljen törzsből választani, minél egyszerűbb és gyorsabb legyen az adatbevitel, a számla kiállítása. A cégnyitás és törzsadat-kezelés után ezeket az adatokat ellenőrizni kell, szükség esetén választással beállítani az általunk eldöntött alapértéket. EVA-s számlakiállítók a fenti beállítási lehetőséggel azonnal árbevételként könyveltethetik a felszámított áfa összegét.

A számlát kiállító cég EVA alanyiságát itt kell beállítani. Ennek hatására a felszámított áfa-tartalom a 919-es főkönyvi számlára kerül. A cikkek törzskezelésénél lesz az itt látható felszámított áfakulcs beállításának jelentősége. EVA-s áfakulcs beállítása külön figyelmet érdemel, kérjük olvassa el az áfakulcsoknál írt ajánlásainkat is!

Számlázáshoz szükséges törzskezelés A számlázó program a rendszer telepítése után megnyitott adatállományokkal készen áll arra, hogy első lépésként megnyissuk a Törzskezelés menüben található, a számlázás által használt törzsadatokat. Ezek a cikkek, illetve a számlázásra vonatkozó alapértelmezett törzsadatot. A vevőpartnerek megnyitása nem ennek a kézikönyvnek a fő témája, mert azt részletesen ismertetjük a főkönyvi rendszernél, itt csak megemlítjük, hogy vevők nélkül nem lehet számlázni, ezért fontos, hogy a partnertörzset a szükséges adatokkal feltöltsük. Ezek törzsadatok a Törzskezelés ⇒ Partnerek menüpont mögött találhatók.

Számlázáshoz szükséges törzsadatok áttekintése Legfontosabb törzsadat-hely a Partnerek és a Partnerosztályok.

Partner törzsadatok felvitele

Fontos, hogy a partner illetősége, besorolása, ÁFA alanyisága, EVA alanyiság helyesen legyen beállítva, mert a program a számlázás menete közben figyeli ezeket a státuszokat, és a számlázás könyvelés tartalmát, valamint az adatbevitel igényét ehhez igazítja. A csillaggal jelölt adatok kitöltése kötelező, a program nem tárolja az adatokat, míg minden ilyen adat ki nincs töltve!

A partner besorolása vevőnek, szállítónak és annak illetősége a könyvelés tartalmát is eldönti! A partner helyes ÁFA besorolása a könyvelés módját és tartalmát befolyásolja! A partner helyes adójogi besorolása a könyvelés módját és tartalmát befolyásolja!

A részletek miatt a partnereknél írtakat is fontos átnézni! EVA-s számlakiállítók a fenti beállítási lehetőséggel azonnal árbevételként könyveltethetik a felszámított áfa összegét. Lásd még a Pénzügyi törzsadatok áfakulcsok részleteit!

Számlázásnál használt cikkrendszer törzsadatai Az alapértelmezett beállítások azt a célt szolgálják, hogy számlázás közben minél kevesebb adatot kelljen törzsből választani, minél egyszerűbb és gyorsabb legyen az adatbevitel, a számla kiállítása. A cégnyitás és törzsadat-kezelés után ezeket az adatokat ellenőrizni kell, szükség esetén választással beállítani az általunk eldöntött alapértéket.

A cikktörzs négyszintű felépítését kezelni képes törzsbeviteli helyek.

Cikktörzs kialakítása A cikktörzs kialakításánál a program lehetőségeit, beépített követelményeit kell figyelembe venni. Annak érdekében, hogy a későbbi programszolgáltatások növelésének semmi se álljon útjába a program már most négyszintű cikkszámrendszer kialakítására van kiépítve. Az egyszerűbb esetekre tekintettel háromszintű megoldást is lehetővé tettünk.

Cikkszám felépítése Cikkfőcsoport minimum 4K (Előtag) Első pozíció Fkvi csoport 2

Cikkcsoport minimum 4K (Középső tag) Második pozíció Fkvi szám

Cikk-alcsoport minimum 4K (Középső tag) Harmadik pozíció Fkvi számát a cikkcsoporttól hozza, mivel annak továbbtagolását jelenti

Egyedik cikk, termékszám maximum 12K (Utó tag) Negyedik pozíció Adott csoporton belül futó sorszámozás szerint

Cikk-alcsoport kihagyható, az adott helyzetben át lehet lépni, és a program a rá eső 4 karakternyi helyet nullával tölti fel. Törzskezelés során még el lehet dönteni a kérdést, hogy szükséges-e a használata vagy sem! Ezzel lényegében háromszintűvé tehető a cikktörzs. Kisebb cikktörzs, nem túl bonyolult rendszerek esetében nem javasoljuk a cikk-alcsoport használatát! A 4K azt jelenti, hogy az adott pozícióban hány karakter hosszúságú lehet. Mivel a cikkszámrendszernek használat közben stabilnak, kell lennie, a négy karakter hosszúságú pozícióhelyeket kötelezően alkalmazza a program. Ha csak kettő karaktert használunk fel, akkor a hiányzó helyekre a program automatikusan nullákat tölt fel jobbról balra.

A cikkszám kialakításának sorrendje

1. főcsoport 2. csoport 3. alcsoport (ha szükséges) 4. cikk

Vagyis első lépésként létrehozzuk a főcsoportokat, majd a csoportokat (alcsoportokat) s a legvégén a cikkeket. Az alábbi ábrák egy könyvelőirodai cikktörzs kialakítását mutatják, oly módon, hogy az adott könyvelőiroda EVA- alany. Az Evolut számlázás itt bemutatott változata csak szolgáltatás-típusú számlázásra alkalmas, vagyis készletet nem kezel. Ettől függetlenül termékértékesítés számlázására is lehet használni. Ebben az esetben típuskiválasztásnál az anyagot kell bejelölni. Ennek hatására a cikknél VTSZ is választható. Alapértelmezésben szolgáltatás van beépítve. Ehhez SZJ besorolási szám választható.

A cikk-főcsoport általános adatai A cikk főcsoport egy előosztályozó, legfontosabb főkönyvi csoportkapcsolatot jelentő és hordozó elsőszintű csoportismérv. Főkönyvi számlacsoportja meghatározza, hogy az alá nyitott cikkcsoportok milyen főkönyvi készletszámlákkal állhatnak kapcsolatban, illetve azt, hogy az ide tartozó cikkek milyen típusúak lesznek. Első helyen a szolgáltatás típus áll, ehhez nem lehet készletfőkönyvi számlát rendelni.

Típusok A szolgáltatás-típus bejelölése esetén az összes cikk, ami ebben a főcsoportba kerül besorolásra SZJ-vel lesz azonosítható. Azok a cikkek, melyek anyag-típusúak, azoknak az azonosításához VTSZ lesz hozzárendelhető. Annak ellenére, hogy nem vezet készletet, lehet vele anyag típusú jelölést hatásosan kezelni.

A főcsoport kialakítása. A főcsoport számában a 4 karaktert egy kötőjel alkalmazásával oldottuk meg. Ha ezt nem írtuk volna be, a program ennek helyére nullát adott volna. A főcsoport szolgáltatás-típusú, vagyis az ebbe besorolt cikknél csak SZJ lesz választható.

A cikkcsoport általános adatai A cikkcsoport legfőbb jellemzője, hogy valamelyik főcsoport alá tartozik. A főcsoport hozzárendelésével megkapja annak típusát a hozzá tartozó összes tulajdonsággal együtt. A cikkcsoport tartalmazza a főkönyvi kapcsolatokat. Alatta van a cikk alcsoport és a cikk, amik a cikkcsoport tulajdonságait, főkönyvi kapcsolatait kapják. Ennek a felépítési logikának köszönhetően kézben tartható módon lehet szabályozni, vagy áttekinteni a cikkrendszer főkönyvi és műveleti kapcsolatait. A csoport szintjén lehet meghatározni azt, hogy később készletkönyvelés folyik-e a csoportba sorolt cikkek nyilvántartó kartonján.

A cikkcsoport általános adatai. A csoportszám – SZ- felépítésével megoldottuk a kötelezően négy karakter hosszúságú csoportszám kikerülését. Főcsoportba besorolása kötelező! Tekintettel arra, hogy a szolgáltatásoknál nincs készletkönyvelés, a besorolás további pontosítása elmaradhat.

A cikkcsoport főkönyvi beállításai Az alábbi képen látható, hogy egy cikkcsoportot milyen gazdálkodással összefüggő főkönyvi kapcsolatokkal lehet felszerelni. Ezek megadása akkor lehetséges, ha az anyaggazdálkodási-, értékesítési-, könyvelési műveletek mindegyikét képes a rendszer kezelni. Ezek közül a szolgáltatások aktívak, a többi csak akkor használható, ha anyagkönyvelés is folytatható a rendszerben.

A szolgáltatás cikkcsoport törzsében elegendő csak az árbevételi helyet bekapcsolni ahhoz, hogy az adatintegráció létrejöjjön.

A cikk-alcsoport adatai A cikkcsoporton belül további csoportosítási lehetőség van. Ez azonban kihagyható! Az alábbi példa mutatja azt, hogy egy könyvelőirodai szolgáltatásnál milyen szempontok vehetők a cikkcsoport struktúrákon belül figyelembe.

Az alcsoportok alkalmazása egy csoporton belüli készletek további elkülönítését szolgálják

A cikk alcsoport kialakítása lényegében csak a csoport további tagolását teszi lehetővé. A 4 karakter helyet egy kötőjel beírásával egyszerűsítettük

A cikk alapadatai Amikor a cikkbővítést indítjuk, akkora az alábbi képernyő jelentkezik be. A kurzor a Megnevezés mezőre áll, és várja a cikk nevének megadását. Ezt követő lépésként a Cikkcsoportot válasszuk ki, ahova besorolni kívánjuk az éppen megnyitás alatt álló cikket. Ha nincs alcsoport, lépjünk rajta át. Eközben a program a legelső sorban létrehozza a cikkszámot, azon gondolkodni a bővítést végzőnek nem kell. A másodlagos cikkszám egy olyan belső nyilvántartási szám, amire házon belül keresni lehet, de a számlán nem látszik. A beszállítói cikkszám olyan jelölés, ami a vevő számára fontos, ezért a számlán megjelenik. A gyártási szám itt még nem működik! Ahogyan ezekkel az adatokkal végeztünk, lépjünk át (egérrel) az egyedi azonosítók adatfülre.

A megnevezéssel kezdjük, másra nincs is szükség, hiszen a többit a program maga végzi el, vagyis a besorolások kijelölése után automatikusan állapítja meg a cikkszámot.

A cikk adózási adatai Az adózással kapcsolatos adatok, mint a cikk egyedi azonosítói elengedhetetlenül fontos adatok, ugyanis a számlán az itt kiválasztott és bejelölt paraméterek jelennek meg, illetve a program ezekkel számol. Az SZJ szám a besoroláshoz ablakból nyílik, vagy a száma szerint, vagy a neve alapján lehet választani. Mivel a programba beépített SZJ törzsadattár nem teljes körű, csak a legfontosabb tételeket vettük fel, elképzelhető, hogy éppen az Ön által használni kívánt SZJ szám hiányzik. Az SZJ tételek a Törzskezelés Egyéb törzsadatok menüpontban tovább bővíthetők, ilyen esetben kérjük bővítse igénye szerint. Amennyiben a cikk főcsoportnál szolgáltatás került bejelölésre, úgy ebben a funkcióban a program már csak az SZJ besorolást kínálja fel.

A mennyiségi egységek közül többet is képes a program kezelni. Amennyiben több, illetve másodlagos mennyiségi egységek kezelése lenne szükséges, akkor ezek között fennálló váltószámot, meg kell adni. Törzskezelés Egyéb törzsadatok menüpontban bővíthetők a mennyiségi egységek is. Annak érdekében, hogy automatikus áfaalkalmazásról lehessen beszélni, a cikkeket fel kell szerelni az értékesítési irányoknak megfelelő áfakulcsokkal. Ezek hatására a különböző értékesítési ügyletekre indított számlák áfatartalma külön beállítás vagy választás nélkül helyes lesz. Ezzel a megoldással nem a számlázóra bízzuk az áfakulcs-választást, illetve jogszabály-alkalmazást, hanem a programba előre beállított paraméterek segítségével automatikusan érvényesítjük azokat. Ezért a cikktörzs kialakítása fontos munka, célszerű ezt a munkát egyeztetés alapján, ellenőrzés mellett elvégezni! Lásd még az ÁFA törzsadatokról szóló ismertetést!

A választást a program gyorskereső funkciókkal minden sor végén lenyíló gördülő menüvel támogatja. A kinyitott ablakban az első karakterek beírása után a kereső rááll, illetve megközelíti a keresett kifejezést, vagy számot, amit enterrel, vagy a bal egérgombbal fogadunk el.

Cikkcsoportos ÁFA- kulcsmódosítás Erre a funkcióra az utóbbi években megfigyelhető áfakulcs-módosítások kényelmes kezelése érdekében került sor. A kiválasztott cikkcsoport minden cikkelemére érvényesen a változtatás egy gombnyomásra átvezethető.

A gyors módosításhoz az alábbi táblázat sorait kell kitölteni. Előtte már az áfakulcs-törzset módosítani kellett. Ez a táblázat onnan veszi az adatokat. Ide azokat az új kulcsokat kell beállítani, melyeket a kiválasztott cikkcsoport minden elemére érvényesnek tekintünk.

A rögzít gomb megnyomása után a művelet lefut, és a megjelölt cikkcsoportban minden cikknél kicseréli ezekre az adatokra az áfa hivatkozásokat. Az ezt követő számlázásnál, mert ezek az új áfakulcsok kerülnek a számlába.

A cikk értékesítésének adatai A szolgáltatás-számlázó funkció esetében az értékesítési ár (listaár) alkalmazása indokolt. Az itt beírt adatot, mint a cikk eladási egységárát fogja a program használni, ami a számlakészítésekor felülírható. Az elszámoló ár és beszerzési ár a készletkönyvelési modul beindulása után lesz használható.

Az itt megadható értékesítési árat a rendszer számlázás közben felkínálja, amit ott enterrel lehet elfogadni, miután tovább lehet lépni, vagy megváltoztatási szándékkal felül lehet írni.

Cikktörzs és az ÁFA- törzs kapcsolata A cikktörzsben minden cikkhez, ügylettípusonként hozzá kell rendelni a vonatkozó ÁFA törvény szerinti termékbesorolás szabályai szerint alkalmazandó áfakulcsot. Az áfakulcsokról az alábbiakban egy kisebb ismertetést adunk, azzal a megjegyzéssel, hogy a számlázás a cég számviteli rendjéért felelős vezetője által jóváhagyott és ellenőrzött kulcsokat alkalmazhat, mert a cikktörzshöz rendelés dönti el az áfa alkalmazás jövőbeni tartalmát. A programcsomag ügyletenként előre tervezhető fontosabb áfakulcsokkal felszerelve kerül forgalomba. Ezeken változtatni a felhasználó maga is tud, azonban az éves rendszerkövetés keretein belül aktualizált program mindezt biztosítja. Az áfakulcs törzsállomány lényege, hogy minden áfakulcshoz hozzá rendelünk egy főkönyvi számlát, mégpedig olyant, amelyiken magát az általános forgalmi adó összegét könyveljük, és ezt a főkönyvi számla tulajdonságai között be is jelöltük. Ebből nem sok van, általában a 4661 és a 4671.

A bejelölt áfa-tulajdonságú főkönyvi számlákat be lehet az áfakulcsok eléréséhez közvetlenül alapértelmezettként állítani annak érdekében, hogy áfatörzs-kezeléskor ezeket ajánlja fel a program. Ennek helye: Állománykezelés Ügyfél / Cégadatok kezelés Kiválasztott ügyfél Módosítása Alapértelmezések és ott a baloldalon található áfa adatok alsó blokkjában. Ugyanitt még az is beállítható, hogy melyik áfakulcs az adott cégnél a leggyakrabban használt, és könyvelésnél ezt a tételnél bekészíti. Választani csak akkor kell, ha az általánosan használt kulcstól eltérőt kell éppen alkalmazni.

A beépített áfakulcsok törzsadatai

A 27%-os Belföldi felszámított áfakulcs törzsadat-beállítása

A program cikktörzs-bővítés közben a fenti áfakulcs-táblából teszi a választást lehetővé, a hozzárendelést elvégezni.

Számlázási napló A program alapértelmezésben több könyvelési naplót tartalmaz, ezek között a számlázásnak külön naplója van. A naplók – így a számlázási naplónak is - a számozási rendszere a számlázás megkezdése előtt szabadon módosítható. Ezek mellett további naplók is nyithatók, de a kezelés egyszerűségének megtartása miatt csak nagyon indokolt esetben javasoljuk.

Vevő- és számlázás közös naplója

A vevő napló mellett található a számlázás iktatónaplója. Ebben lehet a számla sorszámának előtagját kívánság szerint átírni. A számlázás megkezdése után ez már nem módosítható!

A belső könyvelési számlasorszámozás formája a számlázás megkezdése előtt az ajánlott „S”formától eltérő módon is kialakítható. A sorszámozás utótagja azonban mindig az aktuális évszám, ezen változtatni nem lehet. A fenti példa alapján a számlaszám így fog kinézni: CON-000152/2010.

A számlázó programban kiállított számlák is a vevő könyvelési naplón belül a számlázási naplóra kerülnek. A számlasorszámozásában szereplő előtag a számlázás megkezdése előtt itt írható át tetszés szerint.

Számlakészítés

Az Evolut Számlázó modul A rendszer indulása után látható az alábbi képernyő. A jobb felső sarokban látható a verziószám, melynek ismerete minden felhasználónk számára ajánlott. A számlázómodul két helyről is indítható. A rendszer bejelentkezése után látható képernyő

A számlázó modul F8 billentyűvel is indítható

A számlázást előkészítő műveletek

Alapadatok beállítása, a céglogó megadása A számlázási alapadatok beállítása fontos művelet, mert a számlán rendszeresen ismétlődő adatok kézi bevitelétől kíméli meg a számlázót. Itt lehet a céglogót is felvinni.

A számlázási törzsadatok alapértelmezett adataiként előre be lehet állítani a teljesítési helyet, a nyomtatandó példányszámot, a céglogót, a számla alsó részének információs szövegét. A céglogót JPG vagy BMP formátumban 200 × 70 pixel méreten belül, másolás után, a fenti képernyőn a beillesztés gomb megnyomásával lehet. A képfájl helyét a Tallózás gomb segítségével is ki lehet választani. A sorozatszámlánál a számlára a program kinyomtatja az aláírást bélyegzővel, de ennek a mérete 215 pixel × 35 pixel lehet csupán. A beillesztés ugyanúgy történik, mint a logónál leírtak. A művelete elérési helye: Állománykezelés Ügyfél / Cégadatok kezelése Kiválasztott ügyfél módosítása Számlázás

A számlázás képernyőjének felépítése A programcsomag minden moduljában egységes adatbeviteli képernyőkkel történik az adatrögzítés. Az Evolutban minden adatbeviteli képernyő – így a számlázás is – induláskor vízszintesen két területre osztott részből áll. Minden esetben a felső rész a bizonylat nyilvántartás, az alsó rész pedig az egy-egy bizonylatnak, számlának a tételeit tartalmazza. Ez a felosztás a bizonylat-feldolgozás sajátosságához igazodik. A számlabizonylat kiállításához szükséges képernyő is két részből áll. A felső rész a számlafejléc, ami a számlabizonylathoz kapcsolódó általános és azonosító adatokat, az alsó rész a kiválasztott számlabizonylat tételeit tartalmazza.

A nyomtatási példányszám beállítása, amit minden nyomtatás előtt módosíthatunk.

A fejlécben van a számla bizonylatszáma, a címzett érintett partner neve, a számla kelte, teljesítés helye- és időpontja, a devizanem, a fizetés módja, az esetleges hivatkozás, a szállító és vevő minden, ide vonatkozó jogszabályban előírt adószáma, uniós adószáma, bankszámlaszáma, stb. A számlatételek a képernyő alsó részében láthatók a felső részben kiválasztott számlához tartozó tételek felsorolásával. Az alsó rész tartalma tételenkénti cikkmegnevezéssel, mennyiséggel, mennyiségi egységgel, egységárral, engedménnyel, nettóértékkel, áfakulccsal, áfaösszeggel, és a tétel bruttó összeggel látható. Gyakorlatilag a felső részben látható számlák tartalmát át lehet tekintetni úgy, hogy kurzorral végigsétálunk ezeken, alul pedig megjeleníti a számla tételeit és végösszegét. A számla fejlécét a felső képernyőn vihetjük fel, amikor ez készen van enterrel tovább lehet lépni a tételek bevitelére. Egy számlához tartozó tételek száma nincs korlátozva. A visszakeresés is ebben az ablakrendszerben történik. Ha számlafejlécben kiválasztjuk a keresett számlát, akkor az ahhoz tartozó számlatételeket az alsó tételmezőben nézhetjük meg. Ezzel a módszerrel lehet visszakeresni, majd módosítani, törölni egy bizonylatot, vagy bizonylathoz tartozó tételt. A számlázási képernyő felépítése ugyanolyan, mint minden más modul adatbeviteli képernyője!

Az ábra a számlázás főképernyőjét mutatja. Ebből indul a számlakészítés, illetve itt lehet a számlázási iktatónapló választani, majd az

adott számlához tartozó tételeket megnézni.

Termékdíj-nyilatkozat, fordított adózásra vonatkozó nyilatkozat a számla készítése során elkészíthető!

Visszakeresésnél a keresett számla számát, mint szűrési feltételt ide kell beírni.

Felső ablakrész: Számlák adatai (számla-fejléc!)

A végezhető számlázási műveletek vezérlő gombjai.

A keresett számla kiválasztása: egérrel

Több számlázási napló esetén a naplóválasztás

Nyomtatás-vezérlő gombok

Alsó ablakrész: A felső ablakrészben kiválasztott számla tételei.

A számlák exportálásának indítása

Számlázási lehetőségek A normál számla kiállítása azzal indul, hogy a felső ablakrész alsó szélén lévő nyomógombok közül a normál számla feliratú gombot megnyomjuk. A gombnyomás történhet egérrel, és az ENTER billentyűvel is.

Normál számla beviteli képernyője. A számlázás fejlécbevitele a partnerválasztási ablakkal. Minden adat törzsből jön fel, de azokat felül lehet írni. Ha kész a fejlécbevitel, a tételbeviteli részre áll át a program és enterrel indítható a tételbevitel. A tételeket az előzőleg kialakított cikktörzsből lehet választani. Számla fejlécbevitel:

Számla tételbevitel

Az előkészített cikktörzsből a gyorskeresővel lehet könnyen a számlázandó tételek között válogatni, majd enterrel behívni a tételt, a mennyiséget, egységárat megadva a következő tételre lépni

Online számlázás A szabályokat követve az Evolut számlázó rendszerbe is bekerült az online számlázás funkció, a NAV Online Számlázási rendszer útmutatója szerint, ám oly módon, hogy a kezelés egyszerű, vagyis logikus maradjon, és minél nagyobb legyen az automatizáltsága.

A regisztrációs során kapott adatokat az Állománykezelés Ügyfél/Cégadatok NAV Online számla adatfülön lehet beírni, ezzel a kapcsolat létrehozását, és a program/felhasználó azonosítását beállítani. Itt lehet azt is beállítani, hogy a számla-adatszolgáltatás automatikus legyen, vagyis a kezelő utasítása nélkül kerüljön online beküldésre az értékhatárt elérő számla.

Az adatszolgáltatás végrehajtása Állománykezelés Ügyfél/Rendszer beállításai NAV Online számla adatfülön lehet megadni a beküldési értékhatárt, illetve azt az időtartamot, amely alatt a program megnézi és beküldi a rögzített, végleges számlákat.

Az online számlázás bevezetése miatt módosultak az alapbeállítási lehetőségek. Állománykezelés Felhasználók és jogosultságok kezelése Alapbeállítások menüponton belül „NAV Online automatikus számlaküldés háttérben” funkció bekapcsolható kényelmi szolgáltatásként!

Az adatszolgáltatás addig nem tekinthető teljesítettnek, amíg a kliens az aszinkron feldolgozás sikerességéről meg nem győződött és az adott számlához tartozó nyugtaüzenetet meg nem kapta.

A NAV Online számla események a számlázási képernyőn is megtekinthetőek!

Online NAV üzenetek (Elméletben 3-5 perc alatt jönnek vissza)

1. RECIEVED (befogadott bizonylat) 2. PROCESSING (a bizonylat feldolgozás megkezdődött) 3. DONE (sikeresen feldolgozott bizonylat) 4. ABORTED (adathiba) adatszolgáltatás NEM teljesítése

DONE OK típusú visszajelzés (nyugta) INFO típusú visszajelzés csak tájékoztató információk lehetnek (nem dokumentált) WARN típusú visszajelzés (figyelmeztető üzenet) okai lehetnek

- Az eladó és vevő adószáma nem lehet azonos - Az eladó és vevő bankszámlaszáma nem lehet azonos - Az eladó ÁFA kódja nem lehet xxxxxxxx-4-xx - Ha az eladó ÁFA kódja xxxxxxxx-5-xx, akkor a csoportazonosító kitöltése kötelező. - Nem érvényes megyekód - Az irányítószám és a településnév nem helyes. - Termékdíj átvállalási szabályokkal kapcsolatos üzenetek. (A termékdíj jelentése nem kötelező

információ egyenlőre) - Nem létező VTSZ szám - A számla kelte nem lehet kisebb, mint az egyes teljesítések dátuma. - Nincs a vevő adószám kitöltve, pedig jelenteni kell a számlát. - Számlán szereplő tétel(eknek) nincs megnevezése - Számlán belüli összeghibák (tételek nettó értéke és a számla nettó értéke nem egyezik meg.

ABORTED adathiba ERROR típusú visszajelzés, az adatszolgáltatás befogadása NEM lehetséges, és ennek okai lehetnek

- Kódolási, titkosítási, csomagolási hibák (felhasználó nem tudja javítani) - Az eladó adószáma eltér a regisztrálttól - Az adott számlasorszámon már teljesített adatszolgáltatást - Kötelező adatok hiánya (számla kelte, teljesítés dátuma) - A módosító számla által hivatkozott eredeti számláról korábban nem szolgáltattak adatot - A módosító számla nem hivatkozik az eredeti számlára

On-line számla számlával végezhető műveletek Ez a funkció a számlázás naplón érhető el, jobbra csúsztatva a pozíciót. Ez kétféle lehet: automatikus és manuális művelet. 1. NAV Online kézzel feltöltve beállítása 2. NAV Online transactionId módosítása A funkció lényege: A NAV honlapján rögzített számla adminisztrációja. Az így megjelölt számlákat a program nem küldi el többé. 1. NAV Online feltöltés/ellenőrzés indítása a kiválasztott számlára 2. NAV Online feltöltés/ellenőrzés indítása az összes számlára A funkció lényege: A program 5 percenként (300 mp) ellenőrzi, hogy van-e küldésre kötelezett számla. Ha nem akarjuk kivárni, akkor kézzel is indítható adott vagy az összes számlára 1. NAV Online lekérdezés indítása a kiválasztott számlára, számlaszám alapján A funkció lényege: A NAV üzenetének letöltése – elvileg automatikus, de lehetséges egyedi lekérdezést is indítani. 1. NAV Online hibásan feltöltött számla ismételt küldése (ABORTED üzenet esetén) A funkció lényege: Nem teljesült a kötelező adatszolgáltatás.

Partnerazonosítás Az online számlázás miatt fontos lett, hogy a partnertörzsbe kerülő adatok megbízhatóak, és helyesek legyenek. Erre két segítő megoldás is született. A partner neve után látható OPTEN logó egy nyomógomb, amelynek megnyomása után az Evolut program belép az Opten Kft adatbázisába, és a törzsbe beírt adószám alapján behívja a partner adatai közül annak nevét, adószámának érvényességét, székhelyét, és bankszámláit. Ezeket gombnyomásra rögzíti a törzsadatok között. Ez a szolgáltatás nem része az alaprendszer, külön fizetős szolgáltatás. A másik (ingyenes!) szolgáltatás az adószám-ellenőrzést támogatja, az Adószám adatmező után látható ellenőrzés gomb a NAV adatbázisából ellenőrzi az adószámot, és annak helyessége esetén enterrel lehet tárolni a törzsadatok között. Abban az esetben, ha magánszemélynek állítunk ki számlát, akkor a Partner Név mező után a magánszemély kategória bepipálható. Ebben az esetben a program nem kéri az adószámot,és nincs adatszolgáltatás sem!

Adatszolgáltatás ellenőrzése Új funkcióként került be a LOG funkciók bővítéseként az adatszolgáltatás bekapcsolása, kikapcsolása, módosítása felhasználó, dátumrögzítéssel. On-line számla események rögzítése nem törölhető, nem módosítható, csak megtekinthető!

Könyvelő és ügyfele közösen dolgozhat Az Evolut rendszerek felhő alapú megoldásai alkalmasak arra, hogy egy cég székhelyén és különböző telephelyein folynak az egyes adminisztrációs, könyvelési műveletek, de egy közös adatbázisban lesz minden adat megtalálható, a főkönyvi, pénzügyi, stb. adatok egyidejűleg kerülnek be az adatok közé. Ugyanez a munkamegosztás Könyvelőiroda és ügyfelei között is működik, főként a számlázási rendszer használata miatt került ez a megoldás előtérbe. Ez a megoldás a felhő alapú ügyviteli rendszer használatával lehetséges.

Evolut Cloud – felhő alapú ügyviteli szoftver Az Evolut program felhő alapú verziója szolgáltatásait tekintve megegyezik a normál saját gépre telepített programverzióval.

Szerverszolgáltatás A felhőalapú program lényege, hogy az Evolut program az Ön gépén van, azonban a számítási kapacitást jelentő szerver, illetve az adatok tárolását, lekérdezhetőségét biztosító adatbázis-kezelő egy nagybiztonságú szerveren van. Ez a szerver biztosítja az adatok archiválását és mentését is.

Szoftverszolgáltatás (SaaS – Software as a service) A teljes szoftveres-hardveres infrastruktúra fizikailag nem az igénybe vevőnél, hanem a Contorg Kft-én keresztül a „felhőt” szolgáltatónál található, melyhez díj ellenében csatlakozhatnak a felhasználók számítógépei.

Módosító számla készítése A számlázás szigorú szabályai a program működésébe be vannak építve, ezért csak szabályos számlázási gyakorlat folytatható a rendszerrel. Ezek megismeréséhez kérjük, olvassa át az alábbi tájékoztatást.

Módosító számla készítését ennek a gombnak a segítségével indíthatjuk. A módosító számla az elrontott számla kijavítására szolgál. Tekintettel a számlázás szigorú szabályaira, az elrontott számlát módosító számlával kell kijavítani. A módosító számla az Evolut programban úgy működik, hogy ki kell választani a módosítani kívánt számlát, majd a Módosító számla gombot meg kell nyomni. Ennek hatására beindul a folyamat, amely az eredeti számla minden értékét mínusz előjellel kínálja fel. Ezeken az adatokon változtatni nem lehet, csak a dátumokon. Visszáru számlát például mínusz előjelű mennyiséggel normál számlázási funkcióban kell elkészíteni.

Sorozat számlázást a gomb megnyomásával indíthatjuk. A sorozatszámlához szükséges törzsadatokat a partnertörzsben kell előkészíteni!

A gomb arra az esetre szolgál, ha egy számlát még nem nyomtattunk ki, tehát nincs rögzítve, nincs sorszáma, és ennek a számlának az adatait kívánjuk módosítani.

Előlegszámla készítése Az Online számlázás miatt vázlatosan úgy működik a folyamat, amelyben van szó, hogy 1. Először készül egy Előlegszámla, amihez a számla fejlécében kapcsolni kell adatszolgáltatásra kötelezett jelölést, majd 2. Készül egy „végszámla” (amit ilyen néven nem ismer a jogszabály), amiben az előleget levonjuk számla tételei között és az előleg visszavétele tételnél jelölni kell, hogy melyik számlából, milyen összeggel történik a levonás. Az alábbi képernyőképen „végszámla”-készítésnél az előleg visszavétele tétel látszik, ahol az alsó adatmezőben ki lehet listából választani az érintett előlegszámlát, ami az adatszolgáltatáshoz kapcsolódó eredeti számla beküldését fogja végrehajtani.

Az összes többi művelet a korábban már megszokott lépésekben, alábbiak szerint történik:

Az előlegszámla kezelése jól szemlélteti az integrált elméletből eredő eljárás sajátosságát, amit az alábbi leírásban ábrák segítségével mutatunk be. Az előlegszámla csak annyiban számít különleges számlának, hogy kiállítójának a számlában felszámított áfa befizetését a számlán feltüntetett fizetési határidőre készíti be a program adóanalitikája, illetve e fizetési határidő előtti fizetés esetén, a pénzügyi rendezés időpontjára hozza befizetendő adónak. Ezen túlmenően külön figyelmet érdemel az az eljárás, ahogyan ez a program a főkönyvi integráció miatt ez a kérdést kezeli. Ugyanis a vevőktől kapott előleget a 45-ös számlacsoportban kell könyvelni, ami miatt

Az előlegszámla normál számlának minősül, ezért a normál számlázás indítását követően ebből a legördülő ablakból lehet előlegszámlának minősíteni az éppen elkészítés alatt álló számlát.

az előlegszámlában külön „Előleg” nevű és ennek megfelelően paraméterezett, (a helyzethez kívánt kiegészítő szövegű) cikket kell felvenni. Mivel a vevői előleget a 45-ös számlákon a követel oldalra kell könyvelni, ezért az árbevételi analitikában létre kell hozni egy „Előleg” elnevezésű árbevételi kódot, ami mögé az előleghez igazodó 453-as főkönyvi számlát kell hozzárendelni. Ehhez az „előleg” nevű „cikkhez” azt az áfakulcsot kell hozzárendelni, amilyen tevékenységgel összefüggésben ezt az előleget felszámítják. Ha a szóban forgó előleg 25%-os áfakulcs alá tartozik, akkor ezt az előleget is 25 %-os kulccsal kell felszerelni. Az előlegszámlával összefüggésben nézzük át azokat a fontosabb műveleteket, amiket a helyes gyakorlat során el kell végezni.

Első lépés Fel kell venni az árbevételi analitikában egy előleg elnevezésű elszámolási elemet, amihez a számviteli szabályok szerinti főkönyvi számlákat kapcsoljuk.

Létre kell hozni egy előleg elnevezésű árbevételi helyet, aminek főkönyvi kapcsolatai a 453-as főkönyvi számlára mutatnak.

Második lépés Létre kell hozni egy Előlegek cikkcsoportot, amihez az előbb megnyitott árbevételi helyet kapcsoljuk.

A cikkcsoport árbevételi helyének hozzárendelése

Harmadik lépés Hozzunk létre egy „cikket”, amit az előlegek cikkcsoportba sorolunk be, kihagyva a cikk alcsoportot. A cikkalcsoport egyébként sem kötelező! A cikk alapadatai

A cikk (előleg elnevezéssel) létrehozása

A cikk adózási adatai

A cikk egyedi azonosítóin látszik, hogy milyen tevékenységgel összefüggésben fogják alkalmazni.

Negyedik lépés Indítsuk el a számlázást, és a számlát jelöljük meg előleg számlának. A program a számla fejlécében feltünteti az előleg megjelölést és a fizetési határidőhöz kapcsolja az áfafizetési kötelezettséget.

Az előlegszámla tételének adatai

Csak a mennyiséget kell beírni, az egységárat már törzsadatból hozza a program. Ezt át lehet írni számlázás közben. A megjegyzéshez a számla kiállítása során beírt szöveg megjelenik a számlán.

A számla adatbeviteli képernyő a rögzítése után így néz ki. A fizetési határidő szerinti áfabevallásban jelenik meg a fizetendő áfa.

Az elkészült számlát kinyomtatjuk. Csak nyomtatást követően lesz a számla rögzítve, kap sorszámot, és kerül be a számlanyilvántartásba. Kinyomtatás nélküli számla csak számla-előkészítő iratnak tekinthető. Amikor az előleget visszavesszük, akkor egyik tételben le kell számlázni azt a tevékenységet, vagy cikket, amire a vevő előleget fizetett, második tételében pedig el kell az előleggel számolni, vagyis le kell vonni a végszámla összegéből. Ha ezt elvégezzük, akkor a végszámla adatbeviteli képernyője a rögzítés (nyomtatás) előtt így néz ki:

Ahhoz, hogy az előleget levonhassuk, negatív mennyiséggel visszük fel a számla utolsó tételeként a levont előleget.

Bármikor lehet mínusz előjellel számlát kiállítani, ha valami miatt módosítani kell egy korábbi számlázásunkat! A mennyiséget kell mínusszal megadni, a többi érték ezt követve szintén mínusz lesz!

Ennek az eljárásnak az eredményképpen a számla mögött álló főkönyvi számlákon betartottuk számviteli elvek közül a bruttó elszámolás elvét, az áfa teljesítéséhez szükséges szabályokat, ledokumentált nyilvántartás vezettünk az előlegről, mert számlát adtunk róla és nyilvántartásba vettük azt. Ezt az elvet nevezzük integráltságnak. A háttérben futó, a rendszer integrált jellege miatt a könyvelés rögzülése a következők szerint történik: 1. Az előlegszámla rögzítésekor könyvelt tétel T: 311 93.750 K:453 75.000 K: 4671 18.750 2. A „végszámla” rögzítésekor könyvelt tételek Végszámla 1. értékesítési tétele: T: 311 93.750 K:911-01 75.00 K: 4671 18.750 Végszámla 2. előleg levonás tétele: T: 311 -93.750 K:453 -75.00 K: 4671 -18.750 A végszámla teljesítési időpontja szerinti áfabevallásban fizetendő áfa nem marad. A bruttó elv miatt a vevőpartner folyószámláján összevontan csak az előleg után fennmaradó összeget mutatnánk ki fizetendőként, ha e példa szerint lenne az előleg és a végszámla értéke között különbözet. Az árbevételre viszont a végszámlával került fel az értékesítés összege, ugyanakkor az előlegszámla egyenlege nulla lesz.

Sorozatszámla készítése Ez a programszolgáltatás arra a célra készült, a rendszeres időközökben esedékessé váló szolgáltatásokat az azokat igénybevevő partnerek részére esedékességkor automatikusan, jóval kisebb emberi időráfordítással, gyorsan, rövid idő alatt el lehessen készíteni, lehetőleg emberi kéz érintése nélkül. Ilyen rendszeres számlázandó az előfizetési díj, könyvelési díj, bérleti díj, kommunális hulladék-szállítási díj, stb. Az e felsorolásban megnevezett szolgáltatásokat nyújtó vállalkozások kiválóan tudják használni ezt a programfunkciót, s mint ahogyan a példa mutatja ennek ügyviteli folyamatát sikerült viszonylag kényelmessé, valóban kevesebb időt igénylő módon elkészítenünk. Ennek a megoldásnak az az elméleti alapja, hogy a cikktörzsben létrehozott elemeket hozzárendeljük az azt igénybevevő partnerhez, és ennek a hozzárendelésnek a kapcsán azt is meghatározzuk, hogy ezt a szolgáltatatást milyen gyakorisággal és milyen összegben számlázzuk ki számára. A program ezt követően „figyeli” a számlázási gyakoriságot, ügyel arra, hogy a beállított esetek számát ne lépje túl a kezelő, mindemellett lehetőség van a díjak módosítására. Azért, hogy a nagy tömegben elkészített számlákat ne kelljen kézzel aláírni, lehetőség van a számlaaláíró aláírását, bélyegzőjét képben törzsadatként megadni, amit aztán a program minden kinyomtatott számlára ráhelyez. Cégemblémát is használatunk, a nyomtatás színesben is történhet. A sorozatszámlázás elnevezést a Contorg Főkönyvi 2000 rendszerben még 1995-ben vezettük be ezen a néven.

A sorozatszámlázáshoz szükséges törzsadatok A sorozatszámlázáshoz szükséges van kifejezetten az e funkciót szolgáló olyan segédelemekre, melyek a normál számlázásnál nem jelentkeznek. Ezek a többletadatok a többletszolgáltatás igénybe vételéhez szükségesek. Ezeket az elsőként beállítandó adatokat a Törzskezelés Pénzügy Sorozatszámla blokkban találjuk meg.

A számla gyakorisága A számlázás gyakorisága meghatározza az egy-egy alkalommal kiszámlázandó összeget.

A sorozatszámla egységei

Konkrét egység bevitele. Nyilván való, hogy negyedévből egy adóévben négy (4) van, hónapból pedig 12.

A sorozatszámla osztály azt a közös ismérvet tartalmazza, hogy kiknek kell egy sorozatban számlát kiállítani. Azoknak, akiknek havonta, vagy negyedévente. Ez alapján vonja a program be a vevőket a sorozatszámla címzettjei közé.

Partnerek sorozatszámlázási törzsadatai A sorozatszámlázáshoz még a partneradatok között is van adat, ami a partnereink közül azokat azonosítja, akiknek sorozatszámlázással küldjük meg a számlánkat. Egyrészt ezt jelölni kell az adott partner adatai között, másrészt itt kell pontosan meghatározni azt vevőt, (vevőket), akiknek különböző gyakorisággal állítunk ki automatikusan számlát. A Törzskezelés Partnerek belső törzsében adhatók meg a speciális sorozatszámlázási adatok.

A partnerosztály típusok a partnerek csoportba rendezését szolgálja, aminek lekérdezésére különböző lehetőségek kínálkoznak. A partnerosztály típusnak a sorozatszámlázásnál nincs jelentősége.

A partner törzsben beállítandó sorozatszámla-jelölések

Az előzőleg már felvett partner törzsadatait utólag módosítjuk a sorozatszámlázás adataival. Ehhez azonban már előzőleg meg kell nyitni a sorozatszámla osztályokat, hogy a hozzárendelés elvégezhető legyen.

A partnertörzsben beállítandó tételek bekapcsolása

Itt kell megadni, hogy az kiválasztott partnerhez milyen, rendszeresen kiszámlázandó tételeket rendelünk. Ezek a tételek a megadott gyakoriságban, automatikusan kerülnek a számlába.

Az itt felvitt adatok bármikor módosíthatók. A hozzárendelés és a sorozatszámla osztályok tartalmát lehet ellenőrizni, sőt szükséges is, mert a számlát módosítani csak a szigorú számlázási szabályok betartása mellett lehet, ami eléggé kényelmetlen.

Egy sorozatszámla-osztály kiválasztása,

és a lista tartalma:

Sorozatszámla indítása A sorozatszámlázás indításához külön indítóparancs tartozik, melyet az alábbi gomb megnyomásával hozhatunk működébe.

A fenti gomb megnyomása után megjelenik a sorozatszámla beviteli képernyője. A fejlécben első sorban a szokásos vevő helyen a sorozatszámla osztályt kell kiválasztani, vagyis azt, hogy kiket vonunk be az éppen most megkezdett számlázásba. A dátumokat pontosan meg kell adni. Az itt megadott adatok minden számlára felkerülnek. A program azt is megmutatja, hogy kik lesznek ebben a körben indított számlák vevői, nekik az adóév során hány darab számla készült el az összesen készíthetőből.

Ha leellenőriztük, akkor az F9 gomb megnyomásával indítható a sorozat.

Sorozatszámlák kinyomtatása Az automatikus művelettel elkészített számlákat ki kell nyomtatni. Ehhez a listák között található a megfelelő menüpont, ahonnan a szabályoknak megfelelő számla papírra nyomtatható.

Az elkészített számlák kinyomtatását itt lehet elindítani. A sorozatszámlák adatai szintén itt érhetők el, külön lekérdezési csoportból.

A sorozatszámla fejlécének megfelelő sorozatosztály adatait meg kell adni. A vevő adatain, a hozzá rendelet tételeken, a számlaszámon és a fizetési határidőn kívül, az egyszerre indított sorozatszámlák minden más adata egyforma lesz, tehát a számla kelte, teljesítés időpontja, stb. azonos lesz. Ezekből a nyomtatást szűrők segítségével végezhetjük el.

A számlanyomtatás tartalma így állítható be.

A számlák kérhetők a számlázási törzsadatok között megadott aláírás-kép használatával együtt. A nyomtatás indítása előtt a szokásos példányszám beállítására van lehetőség.

Evolut számlaadatok exportálása A Contorg Evolut Pénzügyi és Számviteli Rendszer Főkönyvi Könyvelési Programja egy integrált elven működő egységes és komplex rendszer, amelynek vevőnyilvántartó modulja más rendszerekben készült számlák adatainak beolvasására képes. Ha a másik rendszer képes az itt bemutatott tartalmú Excel tábla előállítására, akkor az Evolut Főkönyvi adatai közé ezek a számlák egy gombnyomásra bekerülnek. Ezek után természetes, ha ugyanabban a rendszerben, de másik gépen, másik telephelyen készül számla, hogy annak adatait a könyvelés adatbeviteli munkáit elkerülendő szintén beolvassa a program. Ha Ön az Evolut Számlázó rendszerrel dolgozik, akkor is ezen elvek szerint kell az adatimport-, export lehetőségeit kezelni. Abban az esetben, ha Ön nem az Evolut rendszerben készíti számláit, akkor lehetőség van egy Excel fájl segítségével egy másik rendszerben készített számlák importálására. Ezt a műveletet a vevőnyilvántartás modulban, az alábbi képernyő szerint lehet elvégezni.

A számlaadatok importálásához az alábbi ablakokban látható (Excel) fájlfelépítésnek kell, megfelelni. Ez egyúttal azt is jelenti, hogy a rendszerbe importálni kívánt számlaadatok bárhonnan származhatnak, ha az alábbi szerkezetű és tartalmú Excel táblát állítják elő.

Evolut számlaadatok importálása, a fájl elkészítése

Az export elkészítés helye

Első lépés, a számlázó programban az export elindítása.

A vevőnyilvántartó program van a beolvasás (import) helye. A megfelelő fájlformátum beolvasása itt indítható el, ennek következtében a beolvasott adatok bekerülnek a főkönyvbe.

A számlázási funkcióban itt indítható el az importálható fájl készítése

Az import fájl felépítése A sorok elején álló betűk, az adatmozgatáshoz szükséges Excel tábla oszlopait jelöli.

Egy ilyen oszlop felépítésű és tartalmú Excel táblát akár kézzel is elkészíthetünk, ha az adott oszlopokban a megfelelő adatok lesznek, a program a beolvasást bármikor elvégzi. A K-oszlop devizanem kódja azt jelenti, hogy a főkönyvi rendszerben megadott deviza kódokhoz kell megfeleltetni a beolvasandó adatokat. Az alábbi kódolás a főkönyvi rendszer alapértelmezett kódjai.

D-oszlop Fizetési mód kódja a főkönyvi rendszerben felvett fizetési módok megfeleltetésének célját szolgálja. Az adatok főkönyvi rendszerbe való sikeres beolvasásának feltétele, hogy az ott megadott fizetési módokra hivatkozzon az beolvasandó adat. (Mivel ez a funkció utólag került a programba, ezért a főkönyvi rendszerben is utólag kell az alább látható módon bekódolni a fizetési módokat. Ez egy sorszám csupán)

Q-oszlop Áfa kulcs kódja főkönyvi rendszerben felvett áfakulcsokhoz való megfeleltetés célját szolgálja. Az importált adatok főkönyvi rendszerbe való sikeres beolvasásának feltétele, hogy az ott megadott áfakulcsokra hivatkozzon az beolvasandó adat. (Mivel ez a funkció utólag került a programba, ezért a főkönyvi rendszerben is utólag kell az alább látható módon bekódolni az áfakulcsokat. Ne gondoljunk bonyolult összefüggésekre, ez egy sorszám csupán!)

A jobb oldalon álló oszlopban van az áfakód, ami az Evolut könyveléshez közvetíti az áfakulccsal számított áfaösszeget.

Amennyiben pontosan ezeket az adatokat tartalmazó oszlopokból álló Excel táblát hozzák létre, úgy az Evolut Főkönyvi rendszer vevőkönyvelési moduljában ezek az adatok beimportálhatók. Tekintettel

arra, hogy a főkönyvi rendszer adja az áfanyilvántartást, a pénzügyi- és folyószámla nyilvántartást, az oszlopokat adatokkal kötelező feltölteni. Ezt a feltöltést (adat-kiegészítést) akár kézzel is el lehet végezni, a végeredmény lényegében a fentiekben látott Excel tábla előállítása! A vevő modul a főmenüben itt indítható el.

Az import fájlt az adatok ellenőrzésével kell kezdeni.

Az ablakban látható az import árbevételi helynek kiválasztása.

Az adatbeolvasáshoz szükséges egyéb információk A számlaadatok beolvasása a könyvelésben felveti a megfelelő árbevételi hely alkalmazásának kérdését. Az importfunkció úgy működik, hogy árbevételi helyenként kell az adatbeolvasást elvégezni. Ez azt is jelenti egyúttal, hogy az adatexportot előállító rendszernek képesnek kell lennie az árbevételi helyenkénti exportfájl elkészítésére. Tehát az árbevételi főkönyvi számlaszámokhoz kell az import adatokat összeállítani, csoportosítani. Amennyiben három árbevételi helyet érint a havi számlák beolvasása, akkor mind a három árbevételi helyre külön import fájlt kell készíteni! Ennek magyarázatát az adja, hogy az exportáló rendszer kezeli elsődlegesen az számlázandó tételekhez kapcsolva az árbevételi helyeket, nem pedig az adatokat befogadó könyvelési rendszer. A könyvelési rendszer ez esetben alkalmazkodik az exportáló számlázórendszer adatkezeléséhez, de természetesen itt is ugyanolyan árbevételei helyeket kell nyitni, mint amelyek a számlázásban találhatók. Az Evolut főkönyvi rendszerben az árbevételek törzskezelésének elérése:

Az árbevételi hely, mint analitikus törzsadat tartalmazza az adott tevékenység árbevételének főkönyvi számla számát.

Az itt látható esetben, az adatimport a Könyvelőirodai szolgáltatás árbevételi helyre teszi a beolvasott adatokat, melynek könyvelési helye a 911-01 árbevétel főkönyvi számla.

Az alábbi ablakban az az eset látható, amikor a Könyvelőirodai szolgáltatás árbevételéhez a C:\ elérési útvonalról a szamlak.xls nevű fájl van kijelölve beolvasásra. Az elérési út, mappa, illetve fájlnév tetszés szerinti lehet!

Az ellenőrzés után az Import gombbal lehet indítani az adatbeolvasást.

A havi gyakorisággal elvégzendő adatimportáláshoz javasoljuk, hogy ehhez jelöljenek ki és nyissanak meg egy állandó helyet, egy adatkönyvtárt. Ez lehet a műveletet elvégző munkaállomás C:\ jelű meghajtóján is. Az importfájlokat jelöljék az árbevételi hely számával (nevével) és az adott időszak (hónap) számával, jelével. A beolvasás után a vevőnaplón a beolvasott tételek módosítható, törölhetők. Ez már a vevőnyilvántartásnál ismertetett eljárás szerint történik. Az importfájl tartalmának ellenőrzése az alábbi táblázat adatai szerint történik. A beolvasás soronként fut, melyet a kezelő művelet közben ellenőrizhet.

Az ábrán sajnos üres a táblázat, de értelemszerűen kell kezelni.

Partnertörzsben szükséges beállítás

A rendszer Törzsadatok> Partner>Partnerek törzsben meg lehet adni az adott vevőpartner másik rendszerben használt

azonosítóját. Külön vevőként és külön szállítóként. Ez a beállítás az adatimport működését teszi lehetővé!

A vevőpartnerek import beolvasása A számlaadatok beolvasása közben az Evolut program a vevőpartnereket is átveszi. Az eltérő számlázó és a főkönyvi rendszerek közötti különbség azt is jelenti, hogy nem azonos ugyanannak a partnernek mindkét rendszerben a nyilvántartási száma. A főkönyvi rendszer partnertörzse „Könyvelés” adatfülének adatsorai között meg lehet adni a partner azonosítói más rendszerben boxban azt a hivatkozási számot, ami a két rendszer közötti összekötő kapocsként az adott partnert a másik rendszerben azonosítja vevőként és szállítóként egyaránt. Például a főkönyvben 311-0001 a vevő száma, a másik rendszerben

Az adatimportnál lehet komoly szerepe a partnert a másik rendszerben azonosító jelzés (szám) megadásának

pedig 00152, akkor a másik rendszerben az import fájl J oszlopában szereplő 00152 partnerszám a főkönyvbe a 311-0001 folyószámlára fogja hozni a számlázás adatait. Az Evolut rendszer ezzel a módszerrel megkíméli Önt a nagy mennyiségű számlák kézi adatbevitelétől.

Számlamásolat Egyre gyakoribb igény, hogy az elkészült számlát elektronikus úton továbbítsák a partner felé, ezzel is meggyorsítva a könyvelés és pénzügyi rendezés folyamatát. Erre a számlázó program alkalmas. Miután kész a számla, vagyis ki van nyomtatva, lehetőség nyílik a számlakép [F9] megtekintésére, ami már önmagában egy elektronikus számlamásolat.

Az elektronikus számlamásolatot lehetőség van ennek az ikonnak a segítségével pdf-formátumba lementeni.

A PDF-ben lementett fájl elektronikus levélben, csatolt mellékletként azonnal továbbítható. Felhívjuk a figyelmet, hogy az áfatörvény és a számviteli törvény szerint azonban ez kevés, a számlát hitelesítve, papíron meg kell kapnia a vevőnek, tehát az elektronikus másolat a törvényi előírást nem elégíti ki. Ez a megoldás nem azonos az elektronikus számlával!

PDF Számla készítése A program beállítható oly módon is, hogy minden rögzített számláról automatikusan, a kezelő beavatkozása nélkül PDF-számla készüljön. Ennek elérése: Állománykezelés Cégadatok kezelése Elektronikus számla Számlák mentése PDF-be automatikusan

A mentés könyvtára a programba be van építve, a fenti képernyőképen látható helyet ki lehet tallózni (nem kell kézzel beírni), és onnan a PDF-ben mentett számla bármikor kivehető, nyomtatható.

PDF számlák tárolásának a helye. Programba beépítve, készen kapható!

A számlanyilvántartás listái Az Evolut számlázó rendszerrel készített számlákról a program egymástól különböző, a szűrési lehetőségek által különböző, a programba beépített tartalmú nyilvántartás készíthető. Ezeknek az a legfontosabb jellemzője, hogy sokféle szempont szerint szűrhető további listák készülhetnek.

A számlanyilvántartást az alábbi szűrőkkel készíthetjük el.

A nyomtatási dátum a kinyomtatott okmány elkészítési időpontja!

A számlanyilvántartás tartalma Mindegy, hogy milyen szűrőre kérjük a listát elkészíteni, a lista oszlopai ezek lesznek, csak a tartalom változik a szűrésnek megfelelően. Minden lista vége összesítve van.

A teljesítés időpontja az áfatörvény szerinti!

Egy adott vevő számláinak kinyomtatása

A listán a kiválasztott vevőpartner a megadott időszakhatáron belül számlái lesznek felsorolt összesítésben láthatók.

A lista tartalma:

A teljesítés időpontja az áfatörvény szerinti!

Egy sor szerepel az összesítőn a megadott számlázási módra vonatkoztatva.

A számlázási irányon és a megadott időszakhatáron belül, a kiválasztott vevőnek a kiválasztott cikkből készül lista, ami vagy a számlaszámra, vagy a termék számára van a listában rendezve.

A lista tartalma

Az eladási ár nettó, áfa nélküli, az árbevétel összegét jelenti!

A szűrt lista tartalma

Az eladási ár nettó, áfa nélküli, az árbevétel összegét jelenti!

A számlázó program folyamatosan bővül, fejlődik, ezért a kezelői útmutatót is időről időre aktualizáljuk. Kérjük, hogy a www.contorg.hu weboldalunkon a Tudástárba időnként ellátogatni szíveskedjen, mert ott – e termék vonatkozásában is – hasznos információk szerezhetők be kizárólag regisztrált ügyfeleink számára.

Egyéb törzsadatok Az itt megadható adatok teszik kényelmesebbé a program használatát. Ezek természetesen módosíthatók, törölhetők, bővíthetők.

Ennyiféle háttér adatbázis támogatja a könyvelőt.

Cég, vállalkozás típusok

Statisztikai jelentőségük van ezeknek az adatoknak.

Mennyiségi egység

Előfordulhat, hogy ez egy-egy felhasználónál nem elegendő, ezért új vihető fel, régi módosítható! Arra vigyázni kell, hogy a már használatban lévőt ne módosítsuk át másra, mert a cikktörzsben a változás követésre kerül!

Munkanapok

Tájékoztató jelleggel csupán!

Megye

Ország

Az Európai Unió tagállamai nem törölhetők!

Régió

Amíg újabb nem lesz, ez lesz

Település Külföldi partnerek székhelyeit az Új település felvitelével lehet megoldani.

Közterület

A KSH szerinti közterület elnevezések

Listák szótárai

A kifejezéseket az adott nyelvterület szakembereinek segítségével fordítottuk le. Ha ettől eltérő fogalomhasználatot tartanak jobbnak, akkor itt a módosítások között átírhatók.

TEÁOR A 2008-as TEÁOR egy részét felvittük a programba. Tetszés szerint bővíthető, mert az alábbi adatok nem teljes körűek.

A számmezők felett a számra keresés, a megnevezés felett pedig a névre keresés mezői találhatók.

VTSZ A leggyakrabban használt VTSZ számok, melyek köre bővíthető, illetve módosíthatók.

A számmezők felett a számra keresés, a megnevezés felett pedig a névre keresés mezői találhatók.

SZJ A leggyakrabban használt SZJ számok. Bővíthetők, törölhetők, módosíthatók.

A számmezők felett a számra keresés, a megnevezés felett pedig a névre keresés mezői találhatók.