Embed Size (px)
DESCRIPTION
Naskah Pedoman SIM Unkhair ternate
Citation preview
Naskah Pedoman Standar SIM
Universitas Khairun
PENGESAHAN DOKUMEN
Isi dokumen ini telah diterima, dipelajari dan disahkan
oleh nama-nama yang tercantum di bawah ini.
Nama dan Jabatan Tanda Tangan TanggalDisiapkan oleh
Diperiksa oleh
Disetujui oleh
ii
DAFTAR ISI
DAFTAR GAMBAR..................................................................................................................v
DAFTAR TABEL......................................................................................................................vi
BAB I..........................................................................................................................................1
PENDAHULUAN......................................................................................................................1
1.1. Latar Belakang ...............................................................................................................1
1.2. Kondisi Geografis............................................................................................................2
1.3. Kondisi Infrastruktur.......................................................................................................2
1.4. Kondisi Operasional........................................................................................................3
1.5. Kondisi SIMPATI...........................................................................................................5
1.6. Kondisi Organisasi..........................................................................................................8
BAB II.......................................................................................................................................11
KEBIJAKAN TIK.....................................................................................................................11
2.1. Pengantar.......................................................................................................................11
2.2. Prinsip TIK....................................................................................................................11
2.3. Layanan Unggulan TIK.................................................................................................13
2.4. Pengembangan Layanan TIK........................................................................................14
2.5. Manajemen Layanan TIK..............................................................................................16
2.6. Platform Teknologi........................................................................................................17
BAB III.....................................................................................................................................18
APLIKASI TIK.........................................................................................................................18
3.1. Arsitektur.......................................................................................................................18
3.2. Spesifikasi Fungsional...................................................................................................20
3.2.1. SI Akademik...............................................................................................................20
3.2.2. SI Kepegawaian..........................................................................................................25
3.2.3. SI Penelitian...............................................................................................................28
3.2.4. SI Sarana Prasarana....................................................................................................30
3.2.5. SI Alumni...................................................................................................................32
3.2.6. SI Keuangan...............................................................................................................33
iii
3.2.7. SI Perpustakaan..........................................................................................................40
3.2.8. SI Registrasi...............................................................................................................43
3.3. Pengguna Aplikasi.........................................................................................................45
BAB IV.....................................................................................................................................47
INFRASTRUKTUR TIK..........................................................................................................47
4.1. Internet...........................................................................................................................47
4.1.1. Penyedia Jasa Internet (ISP).......................................................................................47
4.1.1. Bandwidth Internet.....................................................................................................47
4.2. Intranet...........................................................................................................................48
4.2.1. Media Akses...............................................................................................................48
4.2.2. Konektivitas Antar Kampus.......................................................................................48
4.2.3. Server..........................................................................................................................51
4.2.4. Routing.......................................................................................................................52
4.3. Keamanan Jaringan.......................................................................................................52
4.5. Spesifikasi Teknis..........................................................................................................53
BAB V.......................................................................................................................................55
INTEGRASI SISTEM..............................................................................................................55
5.1. Arsitektur Informasi......................................................................................................55
5.2. Integrasi Informasi........................................................................................................56
5.3. Mekanisme Integrasi.....................................................................................................58
BAB VI.....................................................................................................................................61
STRATEGI IMPLEMENTASI.................................................................................................61
6.1. Kelembagaan TIK.........................................................................................................61
6.2. Framework Layanan TIK..............................................................................................63
6.3. Implementasi Bertahap..................................................................................................64
6.4. Partisipasi Aktif Pimpinan.............................................................................................68
6.5. Skema Insentif dan Disinsentif......................................................................................68
iv
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1: Skema Infrastruktur ..................................................................................................4
Gambar 2: Struktur Organisasi.................................................................................................10
Gambar 3: Lokasi Kampus Unkhair.........................................................................................49
Gambar 4: Skema Subnet Infrastruktur....................................................................................54
Gambar 5: Arsitektur Informasi................................................................................................55
Gambar 6: Arsitektur Integrasi Informasi.................................................................................57
Gambar 7: Framework Layanan TIK........................................................................................63
v
DAFTAR TABEL
Tabel 1: Distribusi Student Body................................................................................................1
Tabel 2: Matriks Manajemen Layanan TIK..............................................................................16
Tabel 3: Matriks Pengguna Aplikasi.........................................................................................45
Tabel 4: Mekanisme Integrasi...................................................................................................57
Tabel 5: Matriks Manajemen Layanan TIK dengan Tim Ad-Hoc............................................59
vi
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Universitas Khairun (untuk selanjutnya disingkat menjadi “Unkhair”) adalah
perguruan tinggi negeri yang berlokasi di pulau Ternate, Propinsi Maluku Utara.
Unkhair memiliki student body (jumlah mahasiswa aktif yang melakukan registrasi
pada semester Genap 2009/2010) sebesar 5.201 mahasiswa, serta menyelenggarakan
25 program studi di 7 fakultas. Jumlah mahasiswa mendominasi pada Fakultas
Keguruan dan Ilmu Pendidikan (44%) kemudian disusul oleh Fakultas Hukum (15%),
Fakultas Teknik (13%) dan Fakultas Ekonomi (10%). Selengkapnya distribusi student
body Unkhair sesuai tabel 1.1.
Melalui hibah I-MHERE, Unkhair ingin mengembangkan platform standar
pengembangan dan integrasi sistem informasi manajemen dalam bentuk naskah
pedoman. Naskah ini diharapkan menjadi acuan pengembangan dan implementasi
sistem informasi di Unkhair pada masa mendatang.
1
Tabel 1: Distribusi Student Body
No Fakultas %
1 Hukum 779 15%2 Ekonomi 536 10%3 Keguruan dan Ilmu Pendidikan 2.306 44%4 Pertanian 305 6%5 Perikanan dan Ilmu Kelautan 315 6%6 Sastra 275 5%7 Teknik 685 13%
5.201 100%
Jumlah Mahasiswa
Jumlah Student Body
1.2. Kondisi Geografis
Unkhair memiliki 2 kampus utama, yaitu Kampus Akehuda dan Gambesi,
masing-masing terletak di sisi timur dan barat pulau Ternate. Kedua kampus ini belum
terhubung dalam satu jaringan komputer, karena terpisah oleh dua bukit yang tinggi,
sehingga tidak dimungkinkan terhubung melalui wireless secara langsung (line of
sight). Berdasarkan kajian terhadap tipografi pulau Ternate, lokasi sentral yang dapat
diakses secara langsung oleh kampus Akehuda dan Gambesi adalah Bastiong. Lokasi
ini dapat menjadi alternatif lokasi untuk membangun repeater, jika antar kampus
tersebut akan dihubungkan melalui jaringan wireless.
Koneksi broadband tidak seluruhnya tersedia di Pulau Ternate. Layanan Speedy
dari Telkom hanya tersedia paket time-based, tidak tersedia paket unlimited. Layanan
VPN Telkom hanya tersedia di kota (Akehuda), namun tidak tersedia di Gambesi.
1.3. Kondisi Infrastruktur
Infrastruktur internet dan jaringan komputer telah terbangun di Kampus Gambesi.
Internet di Kampus Gambesi menggunakan VSAT yang disediakan oleh ISP
AnteroNet (bandwidth internet bersumber dari IPSTAR Thailand) dengan bandwidth
1024 KBps. Terminasi koneksi VSAT ini berada di Pusat Komputer (Gedung
Perpustakaan Lantai 4). Banyak pihak mengakui bahwa internet di Kampus Gambesi
sangat lambat, sementara perangkat Mikrotik telah terpasang. Akses hotspot di
Kampus Gambesi juga tidak ada pembatasan, sehingga memungkinkan untuk diakses
oleh pihak-pihak selain civitas akademik Unkhair. Hal-hal ini terjadi diduga belum
optimalnya konfigurasi Mikrotik.
Akses hotspot utamanya terkonsentrasi di Gedung Rektorat untuk memberikan
akses bagi pimpinan universitas.
2
Fasilitas akses terminal publik menggunakan lab universitas yang ada di Gedung
Perpustakaan, tidak tersedia terminal publik di setiap fakultas. Lab ini digunakan
untuk praktikum oleh seluruh fakultas, seperti: pengenalan komputer, pembuatan
proposal.
Server universitas juga diletakkan di Gedung Perpustakaan. Server ini utamanya
diperuntukkan sebagai server aplikasi SIMPATI, namun dalam pengamatan lapangan
ternyata server ini tidak terhubung ke jaringan.
Selengkapnya skema jaringan komputer Unkhair sesuai Gambar 1.1.
1.4. Kondisi Operasional
Proses administrasi akademik masih manual menggunakan Excel serta ada
keterbatasan jumlah SDM pengelola administrasi. Fakultas Hukum mempelopori
penggunaan Excel untuk mengolah data yang dientrikan di EPSBED. Pembuatan
laporan EPSBED cukup lama (1 bulan), dan laporan EPSBED selalu terlambat
dikirim ke DIKTI. Keterlambatan ini salah satunya dikontribusikan oleh keterbatasan
SDM pengelola administrasi. Operator EPSBED pada umumnya merangkap sebagai
staf administrasi akademik. Sebagai contoh, salah satu prodi di fakultas Teknik tidak
memiliki staf administrasi, sehingga ketua prodi juga mengurus administrasi
akademik, seperti: membuat dan mendistribusikan undangan, mengatur jadwal kelas.
Administrasi akademik yang masih manual juga menjadikan tidak adanya data primer
sebagai rujukan informasi utama. Ketiadaan data primer ini berkontribusi sebagai
salah satu penyebab munculnya insiden KHS palsu.
3
Gambar 1: Skema Infrastruktur
Kendala operasional yang diakui sering terjadi ada pada domain akademik,
kepegawaian dan penelitian. Kendala pada domain akademik diantaranya:
terlambatnya laporan dari prodi karena data dan proses administrasi yang belum rapi,
sulit untuk menghasilkan laporan berapa jumlah mahasiswa yang sudah lulus, jumlah
IPK, laporan beban mengajar dosen. Banyak keluhan dari dosen maupun pegawai
berkaitan pengurusan kepangkatan yang lama. Saat ini juga belum dapat diidentifikasi
bagaimana produktivitas yang berkaitan dengan penelitian.
1.5. Kondisi SIMPATI
Unkhair telah memiliki sistem informasi bernama SIMPATI (Sistem Informasi
Manajemen Pendidikan Terintegrasi), selesai dikembangkan oleh pihak ketiga pada
tahun 2008. SIMPATI terdiri dari 6 modul, yaitu:
1. SDM: data dosen, karyawan, administrasi
2. Akademik: kurikulum, perwalian, perkuliahan, ujian, nilai, tugas akhir,
semester pendek, bank soal, evaluasi PBM.
3. Dosen (modul mengajar, entri nilai, penelitian)
4. Keuangan: SPP, Anggaran
5. Aset
6. Portal Mahasiswa: informasi dosen, matakuliah, melihat KRS, KHS,
belum termasuk entri KRS Online.
SIMPATI belum diimplementasikan di Unkhair, walaupun telah selesai dilakukan
pelatihan pada tahun 2008. Para pengguna SIMPATI masih membutuhkan asistensi
teknis namun tidak mendapat dukungan dari vendor karena masa kontrak proyek
sudah berlalu sementara Unkhair tidak memiliki anggaran implementasi TIK.
5
Berdasarkan dokumentasi manual dan source code yang tersedia, dapat dilakukan
kajian mengenai kecukupan atas fungsionalitas sistem serta skalabilitas source code.
Skalabilitas source code berarti seberapa source code memiliki struktur yang baik
sehingga dapat ditingkatkan kemampuannya di masa mendatang.
Secara fungsionalitas, SIMPATI telah memiliki fungsionalitas dasar yang
diperlukan untuk pengelolaan kegiatan akademik. Beberapa fungsionalitas yang
belum dijumpai di SIMPATI adalah sebagai berikut:
1. Konfigurasi pembuatan transkrip, apakah nilai mahasiswa akan mengacu
ke kurikulum mahasiswa, kurikulum aktif, atau kurikulum sesuai
pengambilan.
2. Pengelolaan data mahasiswa: kurikulum mahasiswa, import (format csv)
data mahasiswa, data nilai transfer (mahasiswa pindahan).
3. Konfigurasi sesi semester, meliputi jenis semester, pendataan semester,
setting semester aktif, setting kurikulum default semester aktif
4. Pengelolaan status registrasi per semester mahasiswa meliputi data status
registrasi/ herregistrasi mahasiswa yang merupakan hasil akhir dari proses
registrasi/ herregistrasi di tiap semester (terlepas pembayaran itu lunas,
beasiswa, dll.), import (format csv) status per semester, mahasiswa cuti
5. Konfigurasi aturan kelas (ganjil/genap, per angkatan, dsb).
6. Setting semester acuan dalam pembuatan jatah sks maksimum, konfigurasi
input rencana studi dan perubahan rencana studi mandiri oleh mahasiswa
(rentang waktu, status aturan jatah sks maksimum, status aturan bentrok
jadwal, status aturan matakuliah prasyarat), pendataan jatah sks toleransi
7. Pengelolaan peserta kelas meliputi monitoring peserta kelas-kapasitas
peserta kelas (ketika dilakukan input secara mandiri oleh mahasiswa),
6
pindah peserta kelas, bagi peserta kelas (dg metoda: bagi genap ganjil,
ganjil genap, bagi rata, bebas), gabung peserta kelas
8. Konfigurasi input nilai akhir semester secara mandiri oleh dosen (dosen
yang bisa input nilai akhir semester di tiap kelas, rentang waktu)
9. Riwayat nilai per mahasiswa, input hasil studi manual (terkait migrasi data
non konversi, data hilang, dll)
10. Pengelolaan data transkrip, meliputi konfigurasi nilai diambil di transkrip
(terbaik/ terakhir), reset transkrip, update transkrip (karena nilai akhir
semester telah keluar), drop matakuliah di transkrip
11. Pengelolaan data yudisium, meliputi pendaftaran yudisium, hasil yudisium
(tanggal, gelar, no ijazah)
12. Pengelolaan data wisuda, meliputi pendataan sesi wisuda, peserta wisuda
per sesi
13. Laporan, meliputi
a) Daftar Rekapitulasi Peserta Kelas
b) Daftar Distribusi Indeks Prestasi
c) Daftar Distribusi Nilai
d) Daftar Distribusi Matakuliah
e) Daftar Distribusi Hasil Studi Semester
f) Daftar Distribusi Hasil Studi Kumulatif
Source code SIMPATI berbasis PHP dan diperkirakan sulit untuk dikembangkan
secara mandiri oleh Unkhair di masa mendatang. Beberapa catatan terhadap source
code SIMPATI adalah sebagai berikut:
1. Aplikasi yang dibangun dibuat berdasarkan multiple index, dengan
multiple include declaration dan multiple document type declaration. Hal
7
ini akan mempersulit proses development lebih lanjut dari aplikasi
terutama yang melibatkan file-file yang menjadi constraint sebuah modul.
2. Adanya definisi koneksi dan include di tiap-tiap modul mempersulit
konfigurasi dari aplikasi. Bahkan definisi koneksi inipun dalam 1 modul
bisa ada di dua file (conn.inc.php dan hubung.inc.php).
3. Kode PHP masih tercampur dengan HTML. Tidak diadopsinya konsep
MVC mengakibatkan tercampurnya antara tampilan dan query dari
aplikasi. Jika pada masa depan akan dilakukan perubahan dari sisi
pemodelan database, akan sangat susah untuk melakukan tracing query
yang melibatkan tabel tersebut. Demikian juga akan sangat sulit untuk
melakukan perubahan tampilan.
4. Aplikasi dibangun dengan ketergantungan yang sangat kuat dengan
MySQL, dimana tidak didapati adanya layer abstraksi. Sehingga akan
sangat sulit jika aplikasi ini dideploy ke dalam database yang lainnya.
5. Penamaan file yang tercampur antara huruf besar dan kecil tanpa aturan
yang jelas akan menimbulkan kemungkinan permasalahan jika nantinya
akan dilakukan deployment ke sistem berbasis Unix/Linux.
6. Jika tabel 'pemakai' adalah tabel untuk pengguna sistem, maka perlu
diperhatikan bahwa passwordnya tidak dienkripsi.
1.6. Kondisi Organisasi
TIK Unkhair ditangani oleh unit kerja BAAKPSI (Biro Administrasi
Akademik dan Pusat Sistem Informasi), yang bertanggung jawab kepada Pembantu
Rektor 3. TIK Unkhair dikelola oleh Sub Bagian Sistem Informasi, dibawah Bagian
Kemahasiswaan dan Perencanaan SIM.
8
Struktur organisasi ini berpotensi menjadi kendala pada saat pengembangan
dan implementasi layanan TIK. Salah satu ilustrasi kendala yang mungkin terjadi
adalah sebagai berikut:
• Pengelola TIK (kasubag Sistem Informasi) menghendaki server dari seluruh
aplikasi ditempatkan di data center (saat ini bertempat di Gedung
Perpustakaan Lt. 4), dengan pertimbangan memiliki kecukupan fasilitas fisik
(AC, listrik, teralis) yang lebih baik.
• Kabag Keuangan sebagai pemilik data SI Keuangan (SIKEU) menghendaki
data keuangan tidak keluar dari unit kerjanya, karena menganggap kasubag
Sistem Informasi tidak memiliki kewenangan untuk mengelola data dari unit
kerja selain BAAKPSI.
• Jika kondisi ini terus terjadi di unit kerja lainnya, bisa jadi setiap unit kerja
mengembangkan data center masing-masing. Tentu saja hal ini menjadi tidak
efisien, tidak hanya secara biaya, namun juga berkaitan dengan sumber daya
manusia yang akan mengelola setiap data center tersebut.
Selengkapnya struktur organisasi Unkhair sesuai Gambar 2.
9
Gambar 2: Struktur Organisasi
REKTOR
PR 2 PR 3PR 1 PR 4
DekanF.KIP
DekanF.Perikanan
DekanF.Ekonomi
DekanF.Pertanian
DekanF.Teknik
DekanF.Hukum
Kepala BAUK
KabagKeuangan &
KasubagTata Laksana
KasubagRumah Tangga &
KasubagTata Usaha
KabagUmum
KasubagAnggaran
KasubagDana Masyarakat
KasubagKepegawaian
DekanF.Sastra
Kepala BAAKPSI
KabagKemahasiswaan & Perencanaan SIM
KasubagKerjasama &
Humas
KasubagRegistrasi &
Statistik
KasubagPend & Evaluasi
KabagAdm Akademik &
Kerjasama
KasubagPerencanaan
KasubagKemahasiswaan
KasubagSistem Informasi
Kepala LPPM
Kepala Perpustakaan
SenatUniversitas
STRUKTUR ORGANISASI
UNIVERSITAS KHAIRUN
BAB II
KEBIJAKAN TIK
2.1. Pengantar
Berdasarkan amatan pendahuluan atas kondisi lapangan yang berkaitan dengan
implementasi TIK, Kebutuhan utama Unkhair ada pada area akademik, penelitian dan
kepegawaian. Area lainnya seperti aset, keuangan membutuhkan implementasi yang
lebih rigid/strict karena harus didasarkan atas tata laksana operasional yang baku.
Tiga area utama tersebut dipilih dengan mempertimbangkan kesiapan tata laksana
operasional, kesiapan SDM dan luasnya implikasi pada stakeholder inti (dosen dan
mahasiswa).
Unkhair perlu mengimplementasikan sistem informasi secara bertahap (satu per
satu, tidak bersamaan), karena perlu menunjukkan small wins agar membangkitkan
awareness seluruh stakeholder Unkhair secara luas atas manfaat nyata implementasi
TIK. Berdasarkan kondisi yang ada, merupakan suatu hal yang sangat baik jika
Unkhair berhasil mengimplementasikan 3 sistem informasi dasar ini dalam waktu 3
tahun. Small wins yang feasible untuk dicapai, akan menjadi bukti keberhasilan yang
penting bagi pimpinan universitas periode sekarang. keberhasilan ini merupakan
prasyarat agar implementasi TIK dapat terus berlanjut pada periode kepemimpinan
mendatang.
2.2. Prinsip TIK
Beberapa hal yang melatarbelakangi:
11
1. Unkhair tidak menjadikan TIK sebagai prioritas. Unkhair tidak
menganggarkan secara khusus untuk TIK, anggaran TIK hanya mengandalkan
hibah. Oleh karena itu, TIK Unkhair yang dikembangkan haruslah low-
maintenance dengan biaya operasional minimal.
2. Keterbatasan SDM TIK dan belum terbentuknya budaya TIK.
3. Unkhair tidak menjadikan TIK sebagai tools strategic untuk menciptakan
keunggulan kompetitif, namun hanya untuk membantu pengelolaan
administrasi akademik. Hal ini juga tercermin dari unit kerja pengelola TIK
dalam struktur organisasi Unkhair.
Sesuai kuesioner yang diisi oleh PR1, maka prinsip TIK yang sesuai dengan
keterbatasan anggaran dan SDM Unkhair adalah sbb:
1. Respond to governance requirements in line with board direction.
• Setiap pengembangan inisiatif TIK harus memenuhi kebutuhan tata kelola
perguruan tinggi serta sejalan dengan arahan pimpinan universitas.
• Pimpinan universitas harus dilibatkan dalam proses perencanaan dan
pengembangan inisiatif TIK.
2. Ensure that automated business transactions and information exchanges can
be trusted.
• Setiap transaksi harus dalam rangka membangun data yang akurat dan
dapat dipercaya.
• Pertukaran data harus didasarkan atas sumber data primer yang valid dan
dapat dipercaya.
• Setiap output informasi yang dihasilkan (mis: KHS) harus didasarkan atas
sumber data yang akurat, valid dan dapat dipercaya.
12
3. Ensure that IT demonstrates cost-efficient service quality, continuous
improvement and readiness for future change.
• TIK harus mendukung terselenggaranya layanan, serta dapat ditingkatkan
pada masa mendatang. Ini menjadikan platform sistem informasi TIK
Unkhair haruslah dibangun dengan framework yang skalabel.
2.3. Layanan Unggulan TIK
Layanan TIK Unkhair terbagi menjadi 3 kelompok, yaitu: Layanan Umum dan
Layanan Fundamental. Layanan Umum merupakan layanan yang digunakan oleh
seluruh civitas academica Unkhair. Layanan Fundamental merupakan layanan dasar
untuk menciptakan keunggulan komparatif bagi Unkhair. Keunggulan komparatif
berarti Unkhair memiliki keunggulan yang setara dengan universitas pada umumnya,
karena memiliki layanan dasar yang umum dimiliki oleh universitas lainnya.
Layanan Umum yang disediakan oleh Unkhair adalah:
1. Web universitas dan fakultas/prodi yang dihostingkan.
2. Akses Internet bagi dosen dan mahasiswa, dengan rasio 1 Kbps per
mahasiswa.
3. Akses Hotspot pada setiap fakultas dan lokasi akses publik yang telah
ditentukan.
4. Layanan e-mail resmi dengan domain unkhair.ac.id. Seluruh staf pengajar
secara otomatis diberikan e-mail resmi. Mahasiswa dapat memiliki e-mail
resmi dengan mengajukan permohonan.
Layanan Fundamental yang disediakan Unkhair ditujukan untuk peningkatan
pengelolaan kegiatan operasional pada area akademik, kepegawaian dan penelitian.
Layanan fundamental yang disediakan oleh Unkhair adalah sebagai berikut:
13
1. Layanan bagi Mahasiswa
a) KRS dan KHS Online, melakukan KRS secara online, tanpa harus berada
di kampus.
b) Administrasi akademik yang lebih terstruktur dan akurat, mampu
menghasilkan berkas pelaporan akademik secara cepat.
2. Layanan bagi Karyawan
a) Administrasi kepegawaian yang lebih terstruktur dan akurat, mencakup
proses pendataan, pembaharuan data, mutasi, cuti, presensi, kepangkatan.
b) Administrasi penelitian dosen yang lebih terstruktur, mencakup proses
pengajuan, pendataan, pelaporan.
2.4. Pengembangan Layanan TIK
Unkhair tidak memiliki SDM TIK dengan kapabilitas rekayasa perangkat lunak
yang memadai, sehingga kebijakan pengembangan layanan TIK adalah pengadaan
atau pengembangan perangkat lunak melalui jasa pihak ke-3. Guna memastikan
keberlangsungan implementasi perangkat lunak dalam jangka panjang, kriteria yang
harus dipertimbangkan adalah sebagai berikut:
1. Mitra penyedia jasa harus merupakan perusahaan teknologi informasi dengan
reputasi telah mengimplementasikan sistem informasi di sedikitnya 5
perguruan tinggi nasional, serta memiliki kredibilitas dan eksistensi selama
tahun-tahun mendatang.
2. Pengadaan perangkat lunak harus memuat klausul kegiatan pelatihan dan
pendampingan dalam frekuensi yang memadai untuk mendukung setiap
kegiatan penting universitas, hingga pihak pengelola memiliki keyakinan
untuk mengoperasikan secara mandiri.
14
3. Sistem informasi dikembangkan berbasis jaringan. dimaksudkan agar sistem
mudah untuk diakses, pemeliharaan, dan dapat dengan mudah mengikuti
perkembangan TIK masa depan. Selain itu juga untuk memudahkan dalam
mengintegrasikan seluruh unit kerja dan unit akademik
4. System dengan penerapan terpusat ditujukan agar mudah dalam perawatan,
pembaharuan dan pergantian produk. Dengan sentralisasi sistem informasi,
potensi keberagaman bisnis proses juga dapat dicegah, untuk mengantisipasi
munculnya pulau-pulau data yang tersebar dan dengan aturan main yang
berbeda-beda.
5. Sistem informasi berbasis platform open source, dimana kode sumber sistem
informasi tersedia untuk disempurnakan lebih lanjut oleh universitas, serta
meniadakan ketergantungan terhadap mitra penyedia jasa.
15
2.5. Manajemen Layanan TIK
Dalam perspektif COBIT, pengelolaan layanan TIK terbagi menjadi 4 area, yaitu:
1). Perencanaan (Plan and Organize), 2). Pengadaan dan Implementasi (Acquire and
Implement), 3). Dukungan Operasional (Deliver and Support), 4). Pemantauan dan
Evaluasi (Monitor and Evaluate). Setiap area fungsional ini harus ditentukan
penanggungjawabnya agar seluruh layanan TIK dapat terjaga keberlangsungannya.
Selengkapnya manajemen layanan TIK disajikan dalam tabel Matriks Manajemen
Layanan TIK sebagai berikut:
No Area FungsionalKasubag Sistem
Informasi
Kasubag Perenca
naan
Kepala BAAKP
SIPR 3
PO Plan and OrganizePO6 Communicate management aims and
direction.R S
PO2 Define the information architecture. R I S I
PO5 Manage the IT investment. R S I
PO10 Manage projects. R S I
AI Acquire and ImplementAI7 Install and accredit solutions and
changes.R S I
AI6 Manage changes. R S I
AI4 Enable operation and use. R S I
AI5 Procure IT resources. R I S I
DS Deliver and SupportDS5 Ensure systems security. R S I
DS12 Manage the physical environment. R S I
DS4 Ensure continuous service. R S I
DS6 Identify and allocate costs. R S I
ME Monitor and EvaluateME2 Monitor and evaluate internal control. R S I
ME1 Monitor and evaluate IT performance. R S ITabel 2: Matriks Manajemen Layanan TIK
16
Makna Peranan:
• R (Responsible): pihak yang melakukan pekerjaan.
• S (Sponsor) : pihak pemilik pekerjaan, harus memberikan persetujuan atas
hasil pekerjaan yang sudah selesai.
• I (Informed) : pihak yang harus senantiasa diinformasikan atas perkembangan
pekerjaan, walaupun tidak berkontribusi secara langsung terhadap pekerjaan.
2.6. Platform Teknologi
Setiap pemilihan platform teknologi membawa konsekuensi yang luas, tidak
hanya pada SDM namun juga keuangan. Platform teknologi yang telah ditetapkan
menjadikan upaya rekruitmen SDM menjadi efisien (satu orang dapat menangani
lebih dari satu aplikasi dengan platform yang sama) serta pengembangan SDM
menjadi terarah, difokuskan untuk membangun kompetensi utama sesuai koridor
teknologi.
Setiap pemilihan teknologi juga membawa konsekuensi keuangan. Platform
teknologi tertentu mengharuskan penggunaan secara berbayar, sementara tidak pada
platform teknologi lainnya. Perguruan tinggi dapat memilih platform teknologi sesuai
dengan ketersediaan anggaran.
Perguruan tinggi menetapkan platform teknologi sebagai berikut:
• Bahasa Pemrograman: PHP
• Database: MySQL
• Sistem Operasi: Windows (workstation), Linux (server)
• Browser: Internet Explorer
• Protokol Komunikasi: TCP/IP
17
BAB III
APLIKASI TIK
3.1. Arsitektur
Portal Universitas merupakan gerbang akses utama publik dalam mengakses seluruh
informasi dan layanan universitas. Portal Universitas mengarahkan civitas akademik
untuk login sesuai sistem informasi yang dituju. Informasi yang umum tersaji dalam
Portal Universitas adalah berita, agenda, profil fakultas dan lembaga.
Akses SMS merupakan akses informasi yang dapat diakses melalui perangkat seluler,
sehingga dapat diakses setiap saat tanpa perlu mendapatkan akses internet. Umumnya
layanan SMS ini digunakan sebagai layanan informasi akademik, seperti: akses nilai,
informasi penerimaan mahasiswa baru, informasi beasiswa langsung kepada
mahasiswa.
SI Akademik merupakan Sistem informasi yang digunakan untuk mendukung
kegiatan administrasi akademik baik untuk para staf akademik, mahasiswa dan dosen.
18
INFRASTRUKTUR
DATABASE
SI K
epeg
awai
an
SI P
erpu
stak
aan
SI A
kade
mik
Portal Universitas
SI S
aran
a Pr
asar
ana
SI A
lum
ni
SI K
euan
gan
SI P
enel
itian
Akses SMS
SI R
egis
trasi
Sistem akan mendukung kegiatan pendataan kurikulum dan matakuliah, pembuatan
jadwal, pemilihan rencana studi secara mandiri oleh mahasiswa, pemberian nilai
secara mandiri oleh dosen, pengelolaan hasil studi mahasiswa, transkrip, serta
kelulusan mahasiswa.
SI Kepegawaian merupakan sistem informasi yang digunakan untuk pengelolaan
data pegawai (karyawan dan dosen), mutasi pegawai serta presensi. Pengelolaan data
pegawai disini termasuk didalamnya adalah atribut pegawai dan dosen yang berperan
dalam jenjang karirnya masing-masing.
SI Penelitian merupakan sistem informasi yang digunakan untuk mengelola dan
memonitor penelitian para dosen dan segenap civitas akademik yang ada, untuk
selanjutnya diimplementasikan dan diwujudkan dalam bentuk pengabdian
masyarakat.
SI Sarana Prasarana merupakan sistem informasi untuk pengelolaan invetaris aset
perguruan tinggi. Kodifikasi aset dan format pelaporan yang dapat dihasilkan oleh
aplikasi ini dirancang dengan standar Permendagri 17 Tahun 2007 (untuk barang dan
aset negara). Selain itu juga mampu menambahkan kode barang yang lokal digunakan
di institusi swasta.
SI Alumni merupakan sistem informasi yang mengelola data alumni sehingga
kampus mempunyai database alumni yang terstruktur dengan baik. Aplikasi ini juga
berfungsi sebagai media komunikasi antar alumni serta pusat informasi karir, menjadi
mediator dalam hal informasi dan komunikasi intens antara alumni dan penyedia
lowongan pekerjaan. Output yang diharapkan adalah perguruan tinggi dapat berperan
sebagai pusat informasi bagi alumni dalam mencari, melamar dan mendapatkan
pekerjaan.
19
SI Keuangan merupakan sistem informasi untuk mengelola penyusunan anggaran
hingga laporan keuangan. Aplikasi ini mendukung transparansi proses pencatatan,
pengelolaan dan pelaporan keuangan, sehingga pihak terkait yang berkepentingan
dapat dengan mudah mengetahui semua proses transaksi keuangan. Dengan adanya
standar sistem akuntansi, penyusunan laporan keuangan juga lebih akuntabel, cepat
dan mudah disajikan untuk para stakeholder perguruan tinggi.
SI Registrasi adalah aplikasi untuk mengelola proses registrasi & her-registrasi serta
pembayaran per semester untuk mahasiswa baru/lama. Aplikasi ini dilengkapi
pengaturan model pembayaran dan tarif yang fleksibel dan mudah, serta dapat
menghasilkan tagihan pembayaran sesuai kebijakan kampus. Aplikasi ini
menyediakan otomasi pencetakan KTM (Kartu Tanda Mahasiswa). Aplikasi ini
berperan sebagai penyedia data mahasiswa baru, sehingga tidak diperlukan lagi entri
data mahasiswa di aplikasi SI Akademik.
Seluruh sistem informasi mendayagunakan RDBMS (Relational Database
Management System) yang mengelola data secara terstruktur dan memungkinkan data
diakses secara cepat dan akurat, serta diakses oleh multi-user secara bersamaan
(simultan).
Seluruh sistem informasi berada dalam suatu jaringan komputer, sehingga setiap
komputer yang saling terhubung dapat mengakses sistem informasi setiap saat.
3.2. Spesifikasi Fungsional
3.2.1. SI Akademik
1. Modul Back Office
20
a. Fasilitas Administrator
1) Pengelolaan data grup
2) Pengelolaan data user
3) Pengelolaan data fakultas, jurusan, dan program studi
b. Fasilitas Data Pendukung Akademik
1) Pencatatan detail informasi program studi beserta akreditasinya
2) Monitoring data dosen, meliputi data sosial, data kepegawaian, riwayat
studi, serta publikasi per semester.
3) Monitoring data gedung, ruang, dan laboratorium yang nantinya akan
digunakan dalam pembuatan jadwal kuliah dan ujian
c. Fasilitas Setting Aturan Akademik
1) Konfigurasi jenis nilai akhir
2) Konfigurasi jatah sks maksimum
3) Konfigurasi pembuatan transkrip, meliputi mengacu ke kurikulum
mahasiswa, kurikulum aktif, atau sesuai pengambilan
4) Konfigurasi predikat kelulusan
5) Konfigurasi gelar kelulusan
d. Fasilitas Kurikulum
21
1) Kurikulum
2) Data mata kuliah
3) Data mata kuliah prasyarat
4) Pengelolaan kesetaraan mata kuliah antar kurikulum
e. Fasilitas Kemahasiswaan
1) Pengelolaan data mahasiswa
2) Pengelolaan dosen pembimbing akademik
f. Fasilitas Semester
1) Konfigurasi sesi semester, meliputi jenis semester, pendataan semester,
setting semester aktif, setting kurikulum default semester aktif
2) Pengelolaan status registrasi per semester mahasiswa
3) Penjadwalan
g. Fasilitas Akademik Mahasiswa
1) Pengelolaan data rencana studi mahasiswa
2) Pengelolaan nilai (dengan pembobotan)
3) Pengelolaan data hasil studi
4) Pengelolaan data transkrip
22
5) Pengelolaan data tugas akhir (TA)
6) Pengelolaan data yudisium
7) Pengelolaan data wisuda
h. Laporan Umum
1) Daftar Rekapitulasi Peserta Kelas
2) Daftar Distribusi Indeks Prestasi
3) Daftar Distribusi Nilai
4) Daftar Distribusi Matakuliah
5) Daftar Distribusi Hasil Studi Semester
6) Daftar Distribusi Hasil Studi Kumulatif
i. Pelaporan DIKTI
1) Fasilitas untuk melakukan eksport file yang ada di sistem ke file format
.dbf sehingga dapat digunakan lebih lanjut menggunakan software
yang disediakan oleh DIKTI-Epsbed sk-034
(http://www.evaluasi.or.id)
2) Laporan DIKTI yang data-nya tidak diakomodir di software ini bisa
diinputkan di software DIKTI-nya langsung (mis. luas ruang untuk
akademik xx m2).
2. Modul Portal Mahasiswa
23
a. Melihat informasi Daftar Kelas/Mata Kuliah ditawarkan (pada semester
aktif)
b. Melihat informasi jadwal tatap muka kuliah dan ujian semester aktif
c. KRS Online, disertai pengecekan validitas yang telah didefinisikan Modul
back office (jatah sks maksimum, matakuliah prasyarat, bentrok jadwal)
d. Melihat Informasi Hasil Studi & Transkrip Nilai
e. Melihat Pengumuman (Info Akademik dan Workshop)
f. Pengiriman pesan ke mahasiswa lain atau ke dosen
3. Modul Portal Dosen
a. Melihat informasi profil dosen
b. Melihat informasi daftar kelas/matakuliah ditawarkan semester aktif
c. Melihat informasi jadwal tatap muka kuliah dan ujian semester aktif
d. Melihat informasi daftar matakuliah diampu
e. Melihat informasi daftar mahasiswa bimbingan akademik
f. Melihat informasi hasil studi mahasiswa bimbingan akademik
g. Melihat informasi transkrip mahasiswa bimbingan akademik
h. Pengelolaan nilai akhir peserta kelas
24
3.2.2. SI Kepegawaian
1. Modul Personalia
a. Data Induk SDM
1) Mengelola data SDM
2) Mengelola data istri/suami
3) Mengelola data anak
4) Mengelola data orang tua
5) Mengelola data mertua
6) Mengelola data saudara kandung
7) Mengelola data saudara ipar
b. Data Mutasi SDM
1) mutasi unit kerja
2) mutasi penjenjangan (pangkat/golongan)
3) mutasi jabatan struktural
4) mutasi jabatan fungsional
5) mutasi kenaikan gaji berkala
6) mutasi penyesuaian masa kerja
25
7) mutasi pendidikan
8) mutasi pelatihan
9) mutasi penghargaan
10) mutasi hukuman
11) mutasi karya ilmiah
12) mutasi seminar
13) mutasi penetapan angka kredit
14) mutasi daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan
15) mutasi terminasi (pensiun, pemecatan)
16) mutasi kunjungan dinas
17) mutasi pegawai diperbantukan
18) mutasi bidang kepakaran
19) mutasi tugas tambahan
20) pengelolaan cuti
21) pengelolaan lembur
22) pengelolaan benefit (klaim asuransi)
c. Laporan
26
1) laporan urutan kepangkatan
2) laporan tenaga pengajar
3) laporan guru besar
4) laporan dosen
5) laporan pegawai administrasi
6) laporan tenaga fungsional
7) laporan pensiun
8) laporan kenaikan gaji
9) laporan kenaikan pangkat
10) laporan penilaian
11) laporan pertambahan SDM
12) laporan daftar riwayat hidup
2. Modul Penggajian
a. Perhitungan gaji pokok
b. Perhitungan tunjangan fungsional dan tunjangan struktural
c. Perhitungan tunjangan dan potongan lainnya
d. Perhitungan pph
27
3. Modul Portal Pegawai
a. Berita, agenda dan forum diskusi
b. Edit data pribadi
c. Pengajuan cuti
d. Pengajuan lembur
e. Klaim benefit (klaim asuransi)
f. Penambahan beberapa data mutasi
4. Modul Presensi
a. Import Rekap Data Presensi Per Bulan
b. Import Rekap Data Presaensi Per Hari
c. Data Presensi
3.2.3. SI Penelitian
1. Modul Administrasi
a. Pengelolaan data peneliti (profil dan history)
b. Pengelolaan data proposal penelitian
c. Pengelolaan data hasil penelitian (termasuk categorial search)
d. Pengelolaan data mitra kerjasama penelitian
28
e. Submit Informasi kegiatan lembaga penelitian
f. Submit informasi tawaran penelitian
g. Ekspor metadata penelitian ke digital library
h. Konfigurasi aplikasi
i. Statistik dan laporan
2. Modul Peneliti
a. Informasi berita dan tawaran penelitian
b. Pendaftaran dan pengiriman proposal
c. Submit hasil penelitian
d. Update otomatis history penelitian ke profil peneliti (curriculum vitae)
3. Modul Reviewer
a. Review proposal penelitian
b. Scoring dan penilaian akhir (diterima/tolak)
c. Monitoring proses penelitian (status tracking)
d. Publikasi hasil penelitian
e. Lihat statistik dan laporan penelitian
4. Modul Publik
29
a. Mencari (advanced search) hasil penelitian (terpublikasi)
b. Mencari profil peneliti
c. Statistik dan laporan
5. Modul Pengabdian Masyarakat
a. Tawaran Tema
b. Proposal
c. Verifikasi Proposal
d. Pengabdian
e. Publikasi
3.2.4. SI Sarana Prasarana
1. Modul Administrasi
a. Pengelolaan Grup Pengguna: fasilitas guna mendefinisikan
pengelompokan atas role tertentu dalam aplikasi untuk dapat mengakses
menu tertentu yang didefinisikan
b. Pengelolaan Account Pengguna (User Aplikasi); fasilitas yang digunakan
untuk mendefinisikan atau meregister user (baik menambah,
menonaktifkan, menghapus atau mengganti password)
c. Pengelolaan data referensi; fasilitas untuk melakukan tambah, ubah dan
hapus data referensi yang meliputi : fasilitas gedung, fasilitas ruang,
30
kodefikasi barang, jenis barang, jenis konstruksi, jenis ruang, kepemilikan
barang, kondisi barang, kepemilikan barang, penganggungjawab,
penguasaan barang, peruntukan bangunan, satuan barang, sumber dana,
tipe ruang dan unit kerja.
2. Modul Pengelolaan Gedung, Ruang dan Inventaris
a. Mengelola Gedung dan Ruang; fasilitas yang digunakan untuk
mendefinisikan gedung dan ruang, termasuk didalamnya informasi terkait
foto denah dan detail konstruksinya.
b. Pengelolaan inventaris; fasilitas yang digunakan untuk mendefinisikan
inventaris barang, cetak KIB (kartu inventaris barang), reinventarisasi
(mendata inventaris ulang), melihat history lokasi aset, melihat history
kondisi, serta mengupdate informasi aset yang editable.
c. Laporan Daftar Inventaris Ruang; laporan yang menyajikan informasi data
aset yang barada di sebuah ruangan
d. Laporan Buku Inventaris; laporan yang menyajikan data kekayaan yang
bersifat kebendaan, meliputi lokasi, jenis/merk type, jumlah, ukuran,
harga, tahun pembelian, asal barang dan kondisi barang.
e. Laporan Buku Induk Inventaris; laporan yang menyajikan data inventaris
secara menyeluruh, per unit pengelola barang/unit kerja
f. Laporan Mutasi Barang; laporan yang menyajikan data mutasi barang
antar unit pengelola barang
31
3.2.5. SI Alumni
1. Modul Administrasi Alumni
a. Registrasi Alumni (pendaftaran alumni, user portal alumni)
b. Direktori Alumni (pencarian, tambah, ubah , detail data alumni)
c. Info Beasiswa
d. Pengelolaan Agenda, Berita, Cerita
e. Mengelola Forum DIskusi (topic dan thread)
2. Modul Administrasi Karir
a. Pengelolaan Perusahaan (edit, approve keanggotaan perusahaan)
b. Pengelolaan Kategori Lowongan
c. Pengelolaan Lowongan yan g Dientry oleh Perusahaan
d. Pengelolaan Agenda, Berita dan Cerita
e. Pengelolaan Riwayat Hidup (CV) Alumni
3. Modul Portal Alumni
a. Registrasi Alumni & User Portal
b. Data Alumni (biodata dan riwayat pekerjaan)
c. Pencarian Alumni
32
d. Kirim Agenda, Berita, Cerita dan Lihat Info Beasiswa
e. Lihat Statistik Alumni dan Web alumni
f. Posting di Forum Diskusi
4. Modul Portal Karir untuk Perusahaan
a. Update Profil Perusahaan
b. Pengelolaan Lowongan
c. Pengelolaan Data Pelamar
5. Modul Portal Karir untuk Alumni
a. Mengelola Riwayat Hidup (CV)
b. Riwayat Lamaran Dikirim
c. Cari Perusahaan
d. Cari dan Apply Lowongan
e. Lihat Agenda, Berita, Cerita
f. Lihat Pesan dari Perusahaan
3.2.6. SI Keuangan
1. Modul Administrasi
33
a. Pengelolaan Grup Pengguna: fasilitas guna mendefinisikan
pengelompokan atas role tertentu dalam aplikasi untuk dapat mengakses
menu tertentu yang didefinisikan
b. Pengelolaan Account Pengguna (User Aplikasi); fasilitas yang digunakan
untuk mendefinisikan atau meregister user (baik menambah,
menonaktifkan, menghapus atau mengganti password)
2. Modul Budgeting/Anggaran
a. Mengelola Rentang Renstra; yaitu fasilitas untuk mencatat periode rentang
waktu renstra
b. Mengelola Periode Tahun; yaitu fasilitas untuk mencatat periode tahun
anggaran
c. Mengelola Kodifikasi Penerimaan; fasilitas yang digunakan untuk
mencatat kodefikasi mata anggaran penerimaan
d. Mengelola Jenis Belanja; fasilitas yang digunakan untuk mencatat jenis-
jenis belanja yang diselenggarakan
e. Mengelola Uraian Belanja; fasilitas yang digunakan untuk mendetailkan
jenis belanja yang diselenggarakan
f. Mengelola Program Kegiatan; yaitu fasilitas untuk menambah, mengubah,
menghapus dan melihat daftar data program/kegiatan/sub kegiatan
anggaran.
34
g. Mengelola Rencana Kegiatan; fasilitas yang digunakan untuk menyusun
rencana kegiatan yang diselenggarakan masing-masing unit kerja
h. Mengelola Rencana Penerimaan; fasilitas yang digunakan untuk menyusun
rencana penerimaan di masing-masing unit kerja
i. Mengelola Rencana Pengeluaran; fasilitas yang digunakan untuk
menyusun rencana pengeluaran di masing-masing unit kerja
j. Approval; fasilitas yang digunakan untuk melakukan persetujuan/approval
atas kegiatan yang diusulkan unit oleh pusat
k. Pembalik Approval; fasilitas yang digunakan untuk melakukan pembatalan
atas persetujuan kegiatan yang diajukan unit oleh pusat dikarenakan ada
negosiasi dan terjadi perubahan
l. Rencana Realisasi Pencairan; fasilitas yang digunakan untuk menyusun
rencana realisasi pencairan atas usulan kegiatan yang diajukan dan
biayanya oleh unit kerja
m. Approval Pencairan; fasilitas yang digunakna untuk melakukan
persetujuan atas usulan rencana pencairan usulan biaya kegiatan yang
diajukan dan biayanya oleh pusat atas usulan unit kerja
n. Pembalik Approval Pencairan; fasilitas yang digunakan untuk melakukan
pembatalan atas persetujuan realisasi pencairan oleh unit kerja kepada
pusat dikarenakan adanya perubahan biaya
o. Laporan Rekap Unit Kerja; yaitu fasilitas untuk menampilkan data
kegiatan dengan nominal rupiah yang diusulkan dan yang disetujui per
35
unit/sub unit kerja; support fasilitas cetak format html dan eksport file
format .xls.
p. Laporan Rekapitulasi Anggaran Program Dan Kegiatan Unit; yaitu
fasilitas untuk menampilkan data program, kegiatan, sub-kegiatan beserta
nominal yang disetujui dari unit kerja tertentu; support fasilitas cetak
format html dan eksport file format .xls.
q. Laporan Realisasi Anggaran Program; yaitu fasilitas untuk menampilkan
data realisasi nominal diajukan, disetujui, diserap dan sisa per program
kegiatan sampai dengan sub kegiatan
r. Laporan Realisasi Anggaran Unit Kerja; yaitu fasilitas untuk menampilkan
data realisasi nominal diajukan, disetujui, diserap dan sisa per unit kerja.
s. Laporan Rekap Anggaran Program; fasilitas yang digunakan untuk
menampilkan rekap semua program sampai dengan sub kegiatan yang
diselenggarakan masing-masing unit kerja, dengan total nominal yang
disetujui per program
t. t. Laporan Rekap Anggaran Unit Kerja; fasilitas yang digunakan untuk
menampilkan rekap semua program sampai dengan sub kegiatan yang
diselenggarakan masing-masing unit kerja, dengan total nominal yang
disetujui per unit kerja
u. Laporan Rekap Program; fasilitas yang digunakan untuk menampilkan
nominal diusulkan dan nominal disetujui untuk setiap program yang
36
diselenggarakan setiap unit yang ada (unit yang menyelenggaran program
bersangkutan)
v. Laporan Rekap Unit Kerja; fasilitas yang digunakan untuk menampilkan
nominal yang diusulkan dan nominal yang disetujui untuk setiap unit kerja
berdasarkan program kegiatan yang mereka selenggarakan.
3. Modul Pembayaran SPP Mahasiswa
a. Pembayaran mahasiswa; yaitu fasilitas untuk melakukan setting tarif
mahasiswa, pembayaran, cetak kuitansi, validasi pembayaran yang sudah
dilakukan di bank dan entri data pembayaran mahasiswa (data dari bank
mitra) untuk di cocokkan dengan kuitansi terbayar mahasiswa.
b. Laporan Piutang mahasiswa; yaitu fasilitas untuk menampilkan piutang
yang dimiliki mahasiswa sampai dengan masa tercetak untuk bisa
ditagihkan.
c. Laporan Pembayaran Mahasiswa; yaitu fasilitas untuk menyajikan laporan
atas pembayaran mahasiswa berdasarkan kebutuhan fakultas, seperti
informasi penerimaan per prodi, per angkatan, per jenis biaya dan per jenis
pembayaran. Selain itu juga menyajikan laporan per kasir penerima kas.
4. Modul Akuntansi
a. Pengelolaan COA (Chart of Account atau Bagan Perkiraan Akuntansi);
yaitu pengelolaan daftar rekening akuntansi(support tampilan dalam
bentuk tree), dapat ditambah sesuai dengan kebutuhan.
b. Pengelolaan Tahun Pembukuan
37
1) Pengesetan saldo awal rekening; Saldo awal buku besar bisa
didefinisikan (jika sistem belum pernah dijalankan) dan jika tutup
buku maka akan terisi saldo akhir tahun pembukuan periode
sebelumnya.
2) Pengesetan tanggal periode keuangan yang akan dijalankan.
c. Pengelolaan skenario jurnal otomatis; yaitu bertujuan membuat jurnal
transaksi yang serupa secara kolektif untuk mempermudah proses
jurnaling
d. Pengelolaan transaksi; yaitu bertujuan untuk melakukan pencatatan
transaksi keuangan, kejadian yang mempengaruhi keuangan instansi
ataupun penyusutan barang termasuk di dalamnya pencatatan tanggal, tipe
transaksi (penerimaan, pengeluaran, dll.), informasi transaksi, nilai uang
dan penggunaan skenario jurnal otomatis.
e. Pengelolaan Jurnal
1) Jurnal Penerimaan; pembukuan atau jurnaling untuk transaksi-transaksi
jenis penerimaan kas perguruan tinggi.
2) Jurnal Pengeluaran; pembukuan atau jurnaling untuk transaksi-
transaksi jenis pengeluaran kas perguruan tinggi
3) Jurnal Umum; pembukuan jenis transaksi yang tidak terpengaruh atau
dependensi terhadap rekening kas.
38
4) Approval Jurnal; fasilitas untuk melakukan approval jurnal yang telah
dibuat oleh bendahara unit atau universitas. Dalam proses approval
disertai dengan penentuan jurnal yang mempengaruhi aliran kas atau
tidaknya.
5) Jurnal Balik; fasilitas untuk mengoreksi jurnal yang sudah diposting ke
dalam buku besar (dapat dilihat di laporan buku besar untuk COA
yang sama).
f. Posting Jurnal; fasilitas untuk memindahkan catatan jurnal keuangan ke
dalam buku besar. Jurnal yang diposting adalah jurnal yang telah di-
approve.
g. Laporan Neraca; fasilitas untuk mengetahui posisi keuangan.
h. Laporan Arus Kas; fasilitas untuk mengetahui arus kas operasional,
investasi dan pendanaan.
i. Laporan Surplus Defisit; fasilitas untuk mengetahui posisi surplus atau
defisit keuangan di akhir periode tertentu.
j. Laporan Buku Besar; fasilitas untuk mengetahui saldo buku besar dari
tiap-tiap buku yang ada.
k. Laporan Saldo Master; fasilitas untuk mengetahui saldo buku besar
berdasarkan transaksi keuangan yang mempengaruinya
l. Laporan Transaksi; fasilitas untuk mengetahui transaksi yang terjadi dalam
periode tertentu
39
m. Laporan Perubahan Ekuitas; fasilitas untuk mengetahui perubahan modal
yang terjadi selama periode tertentu.
3.2.7. SI Perpustakaan
1. Modul Administrasi
a. Setting identitas sistem
b. Setting data unit perpustakaan
c. Pengelolaan grup hak akses pengguna
d. Pengelolaan account pengguna (pustakawan, anggota)
e. Setting hak akses sebuah account pengguna
2. Modul Pengelolaan Anggota
a. Pengelolaan aktivasi anggota baru dan aktivasi anggota lama.
Fungsionalitas ini mendukung penggunaan teknologi smartcard dalam
pendataan data anggota
b. Personalisasi anggota, yaitu fasilitas untuk untuk menuliskan data ke chip
smartcard (kosong) bagi para anggota.
c. Pengelolaan registrasi tamu (kartu masuk dan kartu baca)
d. Pengelolaan bebas pinjam anggota dan non anggota
e. Pengelolaan pencetakan kartu anggota
40
f. Pengelolaan data pengunjung dan sudah support penggunaan smart card
g. Mengelola pencetakan kartu masuk dan kartu baca (tamu)
h. Mengelola pencetakan surat bebas pinjam pustaka anggota dan non
anggota
3. Modul Pengelolaan Koleksi
a. Pengadaan Buku
b. Pengelolaan Koleksi buku, eksemplar, dan file digital
c. Generate gambar barcode
d. Pengelolaan Koleksi majalah/jurnal (berkala)
4. Modul Pengelolaan Sirkulasi Buku
a. Pengelolaan Peminjaman dan Pengembalian Buku. Fungsionalitas ini
mendukung penggunaan teknologi smart card dalam hal pencatatan
identitas peminjam
b. Pengelolaan Perpanjangan Peminjaman
c. Pendataan pembacaan buku, weeding buku, buku hilang, dan buku
diperbaiki
d. Riwayat Sirkulasi: Buku dan Anggota
e. Data Buku Dipesan
41
f. Pengelolaan Denda
5. Modul Laporan
a. Pendaftaran Anggota
b. Jumlah Anggota
c. Laporan Bebas Pinjam
d. Buku Terpinjam
e. Rekap Peminjaman
f. Pengolahan Buku
g. Pembayaran Denda
h. Anggota Baru
i. Bebas Pinjam, Buku Dipinjam, Buku Dikembalikan, Buku Dipinjam
Anggota
j. Peminjam, Pengunjung, Tamu
k. Buku Baru, Buku Dibaca, Buku Hilang
l. Perbaikan Buku
m. Denda
n. Weeding Buku
42
3.2.8. SI Registrasi
1. Modul Administrator
a. Manajemen group: feature aplikasi yang digunakan untuk mendefinisikan
group calon pengguna aplikasi
b. Manajemen pengguna: feature aplikasi yang digunakan untuk
mendefinisikan user calon pengguna sistem
c. Pengaturan bank: feature aplikasi yang digunakan untuk mendefinisikan
bank yang menjadi mitra universitas dalam pelaksanan registrasi dan
herregistrasi (registrasi mahasiswa lama)
d. Manajemen rekening: feature aplikasi yang digunakan untuk
mendefinisikan rekening bank yang menjadi mitra untuk pembayaran
e. Pengaturan rekening: feature yang digunakan untuk merelasikan rekening
bank dengan program studi sebuah fakultas
2. Modul Petugas
a. Setting periode: feature yang digunakan untuk mendefinisikan atau
mengaktifkan periode yang akan dijalankan dalam siklus administrasi
akademik
b. Pengaturan tarif: feature yang digunakan untuk mendefinisikan tarif
pembayaran mahasiswa dalam 1 periode tertentu, yang diberlakukan per
program studi
43
c. Eksport Data: feature yang digunakan untuk mengeksporkan data tarif
mahasiswa dalam periode tertentu untuk bisa dimanfaatkan oleh pihak
bank
d. Import Data: feature yang digunakan untuk mengimportkan data
mahasiswa yang sudah melakukan pembayaran melalui sistem mitra
(misal: dengan bank)
e. Generate Nomor Induk Mahasiswa
f. Cetak berkas (surat pernyataan)
g. Verifikasi status dari calon mahasiswa menjadi mahasiswa
h. Status herregistrasi: feature yang digunakan untuk mengetahui status
registrasi mahasiswa lama (herregistrasi)
i. Pembatalan kuitansi: feature yang digunakan untuk melakukan pembatalan
kuitansi yang sudah dikeluarkan
j. Nego Biaya: feature yang digunakan untuk melakukan nego akan biaya
yang seharusnya dibayarkan oleh mahasiswa
44
3.3. Pengguna Aplikasi
Pengguna AplikasiSIA SIPEG SIPEL SIPRAS SIMNI SIKEU SIPUS SIREG PORTAL
Rektor E E E
Fakultas: Dekan E
Fakultas: Staf Akademik O
Fakultas: Dosen O
Fakultas: Mahasiswa O
BAUK: Kepala E
BAUK: Staf Kepegawaian O
BAUK: Staf Rumah Tangga O
BAUK: Staf Dana Masyarakat O
BAUK: Staf Anggaran O
BAAKPSI: Kepala E E E
BAAKPSI: Sistem Informasi A A A A A A A A
BAAKPSI: Kemahasiswaan O O
LPPM: Kepala E
LPPM: Staf O
Perpustakaan: Kepala E
Perpustakaan: Staf OTabel 3: Matriks Pengguna Aplikasi
Penamaan Aplikasi:
• SIA : SI Akademik
• SIPEG : SI Kepegawaian
• SIPEL: SI Penelitian
• SIPUS : SI Perpustakaan
• SIPRAS : SI Sarana Prasarana
• SIMNI : SI Alumni
• SIKEU : SI Keuangan
• SIREG: SI Registrasi
• PORTAL: Portal Universitas
Makna Hak Akses:
• A (Administrator): pihak yang melakukan konfigurasi sistem dan aplikasi,
tidak berkaitan dengan pengoperasian aplikasi.
• O (Operator): pihak yang mengoperasikan aplikasi, bersifat transaksional
harian.
• E (Eksekutif): pihak yang berkepentingan terhadap informasi laporan, tidak
terlibat dalam entri transaksi harian.
46
BAB IV
INFRASTRUKTUR TIK
4.1. Internet
4.1.1. Penyedia Jasa Internet (ISP)
Pemilihan penyedia jasa koneksi internet sangat penting untuk memperoleh
reliabilitas koneksi yang prima, meminimalkan permasalahan koneksi, dan layanan
dukungan yang cepat.
4.1.1. Bandwidth Internet
Untuk menunjang aktivitas universitas terutama yang berhubungan dengan
internet diperlukan bandwidth yang memadai agar layanan yang diberikan melalui
internet dapat terakses dengan optimal dan kebutuhan untuk mengakses internet di
lingkungan universitas dapat terpenuhi. Rasio ideal untuk jumlah bandwidth adalah
1:1, yaitu 1 Kbps untuk setiap mahasiswa. Dengan mempertimbangkan besaran
student body, jumlah bandwidth internet yang ideal adalah 5 Mbps.
Pengadaan bandwidth internet perlu disertai dengan manajemen bandwidth
yang baik agar tercipta layanan internet yang stabil dengan performa yang merata
pada setiap penggunanya. Implementasi manajemen bandwidth juga memungkinkan
pengaturan yang lebih spesifik pada pengguna tertentu, contoh: rektor beserta
jajarannya mendapatkan kecepatan akses yang lebih besar daripada pengguna
mahasiswa.
47
4.2. Intranet
4.2.1. Media Akses
Jaringan komputer menggunakan topologi star, dimana setiap komputer
terhubung satu sama lain melalui perangkat distribusi sentral (switch). Konektivitas
antar komputer dapat dibangun dengan media kabel atau wireless, sesuai dengan
pertimbangan estetika. Jika performa akses menjadi pertimbangan, maka media akses
harus menggunakan kabel ketimbang wireless, dimana kecepatan media kabel dapat
mencapai 100Mbps (untuk jenis kabel UTP Cat 5) dan 1000Mbps (untuk jenis kabel
UTP Cat 6) dalam jarak 100 meter antara 2 titik. Media akses kabel harus digunakan
untuk menghubungkan server dengan perangkat distribusi switch, agar tidak terjadi
bottleneck (hambatan) jika server diakses secara simultan. Jika tidak terdapat batasan
anggaran, dapat menggunakan media akses fiber optic yang mampu memberikan
performa akses terbaik antara dua titik yang jauh.
4.2.2. Konektivitas Antar Kampus
Saat ini Unkhair memiliki area kampus yang tersebar di 3 lokasi geografis
yang berbeda, yaitu: Kampus Akehuda, Gambesi, Sofifi. Seluruh kampus ini perlu
dihubungkan dalam suatu WAN (Wide Area Network), dimana antar kampus akan
berada dalam satu network sehingga memungkinkan terjadinya pertukaran data.
Dalam koneksi antar kampus ini, pada prinsipnya yang disediakan hanya jalur data
saja tanpa koneksi internet. Dengan adanya jalur data ini, koneksi internet yang telah
tersedia di Kampus Gambesi dapat dialirkan dan diakses oleh pengguna di kampus
lainnya. Ilustrasi lokasi kampus secara geografis sesuai gambar berikut:
48
Gambar 3: Lokasi Kampus Unkhair
Kampus Gambesi
BTS Saba
Kampus Sofifi
Kampus Akehuda
Berdasarkan kajian pendahuluan terhadap teknologi konektivitas yang
tersedia, terdapat 2 alternatif yang memungkinkan, yaitu:
1. Antar kampus terhubung dengan menggunakan teknologi VPN IP (MPLS)
yang disediakan oleh PT. Telkom. Teknologi ini mengkombinasikan media
terestrial kabel (jaringan fisik yang telah dimiliki PT. Telkom) dan satelit
(melalui perangkat VSAT, karena sarana switching PT. Telkom di kampus
Gambesi belum mendukung teknologi VPN).
2. Antar kampus terhubung dengan menggunakan teknologi wireless yang
dibangun dan dimiliki sendiri oleh Unkhair. Penggunaan teknologi ini
mengharuskan adanya BTS di daerah Saba (Cobo) karena adanya bukit yang
menghalangi transmisi gelombang dari kampus Gambesi ke Akehuda.
Berdasarkan perbandingan biaya terhadap masing-masing teknologi tersebut, dapat
disimpulkan bahwa teknologi wireless memiliki keunggulan berikut:
1. Biaya setup lebih murah 50% dibandingkan teknologi VPN IP. Biaya setup
teknologi wireless diperkirakan membutuhkan Rp. 125 juta dibandingkan
teknologi VPN IP yang membutuhkan Rp. 250 juta.
2. Teknologi wireless tidak membutuhkan biaya berlangganan bulanan,
sementara biaya berlangganan teknologi VPN IP untuk seluruh kampus
membutuhkan Rp. 113 juta per bulan.
3. Performa konektivitas yang relatif sama dengan teknologi VPN IP, namun
seluruh infrastruktur wireless menjadi milik Unkhair.
50
4.2.3. Server
Dengan mempertimbangkan student body, jumlah sistem informasi yang
dikembangkan serta ketersediaan SDM TIK, dalam tahap awal cukup diperlukan
sebuah server tunggal untuk menangani seluruh sistem informasi.
Guna mengantisipasi peningkatan akses di masa mendatang, perlu
dikembangkan formasi server yang ideal. Formasi ideal ini memberikan kinerja yang
lebih baik pada saat kondisi beban puncak. Jumlah server yang ideal adalah 3,
masing-masing berfungsi sebagai:
1. Application Server: seluruh sistem informasi tersimpan di server ini. Sistem
informasi yang hanya dapat diakses melalui dalam jaringan intra universitas
sebaiknya dipisahkan dari server yang dapat diakses dari internet untuk
pertimbangan keamanan yang lebih baik.
2. Database Server: Server ini digunakan untuk penyimpanan database MySQL
dari seluruh sistem informasi.
3. Backup Server: Server ini berperan sebagai media penyimpan backup atas
database seluruh sistem informasi. Backup server akan secara otomatis
melakukan backup harian terhadap seluruh database yang tersimpan di
Database Server.
4.2.4. Routing
Jaringan komputer perlu dilakukan subnetting (pengelompokan komputer
secara logic). Berdasarkan topologi geografis kampus, subnetting yang diusulkan
51
adalah: subnet Rektorat, Barat, Timur, Akehuda. Usulan skema infrastruktur sesuai
Gambar 3.
Manfaat dengan adanya subnetting diantaranya sebagai berikut:
1. Meningkatkan performa jaringan, memudahkan pengelolaan kelompok
komputer,
2. Mengisolasi masalah yang disebabkan oleh virus atau kerusakan komputer.
Dengan subnetting, masalah yang terjadi pada suatu kelompok jaringan tidak
mempengaruhi kelompok jaringan lainnya.
3. Skalabilitas terhadap pengembangan jaringan di masa depan, dimana
pengembangan jaringan baru akan mengikuti pengaturan subnetting yang telah
ditentukan, sehingga membantu pengelolaan jaringan yang lebih teratur.
4.3. Keamanan Jaringan
Jaringan komputer perlu diamankan dari serangan yang bersumber dari
internet, dengan perangkat yang kapabilitas firewalling, IPS (Intrusion Preventing
System) atau IDS (Intrusion Detection System).
4.5. Spesifikasi Teknis
Untuk mendukung kesuksesan dan kelancaran berjalannya sistem, maka
dibutuhkan persyaratan perangkat keras minimal sebagai berikut :
No Nama perangkat keras Spesifikasi
1 Server Aplikasi Xeon 3.0 GHz c/2MB, 1GB DDR2-400 ECC Reg, Dual Channel U320 SCSI, 2x 73GB HDD 10K SCSI Hot Swap, 48x CD, 2x GbE NIC, 6x HotSwap Drive Cage, Tower Case with Redundant PSU
2 Server backup Xeon 3.0 GHz c/2MB, 1GB DDR2-400 ECC Reg, Dual
52
Channel U320 SCSI, 2x 73GB HDD 10K SCSI Hot Swap, 48x CD, 2x GbE NIC, 6x HotSwap Drive Cage, Tower Case with Redundant PSU
3 Workstation Pentium4 530, 256MB DDR, 40GB HDD PATA, 48x CD-ROM, FDD, Audio, NIC, VGA Intel Extreme2 64MB (shared), 15" CRT Monitor
4 Perangkat jaringan antar gedung (Wireless)
Acces point, antena bidirectional, tower, perangkat pendukung (kabel utp, box dan antipetir). Booster diperlukan apabila jarak antar titik cukup jauh
5 Perangkat jaringan lokal (LAN)
Kabel utp cat 5, Rj45, switch 8-16 port
6 UPS Smart UPS min 750VA, Extended runtime with battery pack, USB/Serial Connect
53
Gambar 4: Skema Subnet Infrastruktur
BAB V
INTEGRASI SISTEM
5.1. Arsitektur Informasi
Perguruan tinggi mengelola berbagai domain (kelompok) informasi. Setiap
domain informasi memiliki atribut informasi tersendiri. Setiap domain informasi ini
merupakan sumber data primer, setiap domain harus dikelola sistem informasi yang
spesifik guna menghindarkan terjadinya duplikasi (redundansi) informasi. Berbagai
domain informasi ini harus merupakan satu kesatuan yang terpadu, sehingga menjadi
informasi yang akurat.
Gambar berikut adalah arsitektur informasi di Unkhair.
Gambar tersebut merepresentasikan delapan domain informasi yang tunggal
55
Gambar 5: Arsitektur Informasi
PENELITIAN
§ NIP Peneliti§ Penelitian§ Proposal§ Mitra Donor§ Pengabdian Masyarakat§ Publikasi§ Penerbitan§ Pelatihan§ Workshop§ Pengkajian
§ NIP§ Biodata§ Jabatan§ Mutasi§ Angka Kredit§ Kenaikan Gaji Berkala§ Tunjangan§ Potongan§ Presensi Pegawai§ Ijin/Cuti
AKADEMIK
§ Mahasiswa§ NIP Dosen§ Mata Kuliah§ Kurikulum§ Semester§ Kelas§ Rencana Studi§ Hasil Studi§ Presensi Mahasiswa§ Jadwal§ Tugas Akhir§ Kelulusan§ Wisuda
KEPEGAWAIAN
SI KEPEGAWAIANSI PENELITIAN
SI AKADEMIK
Domain Informasi
Atribut Informasi
Sistem Informasi
REGISTRASI
§ Biodata§ Pembayaran§ Fakultas§ Program Studi§ Kartu Tanda Mahasiswa§ Registrasi Mahasiswa
SI REGISTRASI
ASET
§ Gedung/Bangunan§ Tanah§ Ruang§ Inventaris§ Barang Bergerak§ Pengadaan§ Persediaan§ Penggunaan Aset
SI ASET
PERPUSTAKAAN
§ Anggota§ Koleksi§ Sirkulasi§ Kunjungan
SI ASET
KEUANGAN
§ Program dan Kegiatan§ Anggaran Belanja§ Anggaran Penerimaan§ Transaksi Keuangan§ Transaksi Akuntansi§ Penggajian§ Pembayaran SPP
Mahasiswa§ Laporan Keuangan
SI KEUANGAN
ALUMNI
§ Biodata Alumni§ CV Alumni§ Beasiswa§ Mitra Perusahaan§ Lowongan Pekerjaan
SI ALUMNI
Domain Informasi
Atribut Informasi
Sistem Informasi
Domain informasi kepegawaian menjadi domain sentral yang akan diacu oleh
domain informasi Akademik dan Penelitian. Domain Akademik dan Penelitian tidak
akan menyimpan informasi kepegawaian, namun hanya akan mengacu pada NIP
(Nomor Induk Pegawai). Seiring dengan berkembangnya pembaharuan informasi
pada domain Kepegawaian, secara otomatis domain lainnya akan mendapatkan
informasi terkini dan konsisten.
5.2. Integrasi Informasi
Setiap sistem informasi membutuhkan data yang dikelola oleh sistem
informasi lainnya, oleh karena itu diperlukan integrasi antar domain informasi.
Gambar berikut menggambarkan integrasi yang terjadi antar domain informasi.
56
Gambar 6: Arsitektur Integrasi Informasi
SI KEPEGAWAIAN SI AKADEMIK
SI PENELITIAN
§ Data Dosen
§ Data Dosen Peneliti
§ Data Publikasi
§ Kelebihan Jam Mengajar§ Jatah SKS Mengajar Dosen
SI REGISTRASI§ Status Bayar§ Biodata
SI KEUANGAN
§ Pembayaran SPP Mahasiswa
SI ASET
§ DataRuangKuliah
SI ALUMNI§ Data Mahasiswa Lulus
SI PERPUSTAKAAN
§ Status Bebas Pinjam
§ Nilai Aset Tetap
§ Mata Anggaran Belanja Aset
Dalam gambar tersebut, relasi panah dibaca sebagai “mengambil ke”. Titik integrasi
yang teridentifikasi diantaranya sebagai berikut:
1. SI Kepegawaian mengambil data dari SI Akademik berupa kelebihan jam
mengajar dan jatah sks mengajar dosen. Data ini diperlukan dalam proses
penggajian yang dilakukan oleh SI Kepegawaian setiap bulannya. Data ini
berperan sebagai input data tunjangan.
2. SI Akademik mengambil data dari SI Kepegawaian berupa data dosen. Master
data dosen pada SI Akademik akan bersumber dari SI Kepegawaian, disatukan
oleh NIP yang tunggal.
3. SI Akademik mengambil data dari SI Penelitian berupa data publikasi
penelitian. SI Akademik memiliki fitur menghasilkan laporan EPSBED, dan
data ini merupakan salah satu yang harus dilaporkan dalam EPSBED.
4. SI Penelitian mengambil data dari SI Kepegawaian berupa data dosen. Master
data peneliti pada SI Akademik akan bersumber dari SI Kepegawaian,
disatukan oleh NIP yang tunggal.
5.3. Mekanisme Integrasi
Mengingat bahwa sistem informasi dikembangkan secara bertahap (tidak
sekaligus secara bersamaan), maka setiap sistem informasi dapat memiliki master data
yang seharusnya dikelola sistem informasi lainnya. Contoh: SI Akademik dapat
dikembangkan dengan fasilitas entri data pegawai dosen (seharusnya fasilitas ini ada
di SI Kepegawaian). Hal ini perlu agar sistem informasi dapat berfungsi seperti
seharusnya tanpa perlu menunggu pengembangan sistem informasi lainnya.
58
Catatan penting yang perlu diperhatikan agar tercipta integrasi antar domain
informasi adalah adanya standarisasi tipe data. Penentuan tipe data dari setiap atribut
informasi haruslah terstandarisasi, atau minimal kompatibel dengan tipe data yang
nantinya digunakan oleh domain informasi lainnya. Sesudah tipe data ini terdefinisi
dengan baik, maka pertukaran informasi dapat terjadi melalui mekanisme integrasi.
Integrasi antar sistem informasi dapat terjadi melalui salah satu atau lebih
mekanisme berikut:
1. Akses langsung database
2. Webservices
3. Ekspor-Impor
Setiap mekanisme ini memiliki peruntukan yang sama, namun pemilihannya
tergantung dari beberapa kondisi. Mekanisme akses langsung dapat dipilih jika
terdapat kesatuan platform teknis sistem informasi, antar sistem informasi telah
terhubung dalam jaringan dengan reliabilitas yang tinggi, serta seluruh sistem
informasi dikembangkan oleh mitra penyedia jasa yang sama (dengan demikian
menggunakan framework pengembangan yang sama). Mekanisme Webservices
merupakan pendekatan yang lebih modular, mengakomodasi pertukaran data antar
sistem informasi yang saling terhubung dalam jaringan walaupun sistem informasi
dikembangkan oleh penyedia jasa yang berbeda (dengan platform teknis yang berbeda
pula). Mekanisme Ekspor-Impor merupakan mekanisme paling klasik yang tersedia,
cocok digunakan dalam kondisi tidak tersedia konektivitas jaringan yang reliabel.
Dalam contoh diatas, SI Kepegawaian akan mengekspor data dosen dalam suatu file,
59
kemudian file ini akan diimport masuk kedalam database SI Akademik. Secara
ringkas panduan pemilihan mekanisme ini sesuai tabel berikut.
Mekanisme IntegrasiKeseragaman
Platform TeknisReliabilitas
Konektivitas JaringanAkses Langsung Database
Webservices
Ekspor-Impor Tabel 4: Mekanisme Integrasi
Dalam contoh diatas, jika SI Kepegawaian telah selesai dikembangkan, maka
SI Akademik perlu dilengkapi dengan fasilitas pengambilan data dari SI Kepegawaian
sesuai dengan mekanisme integrasi yang disepakati.
60
BAB VI
STRATEGI IMPLEMENTASI
6.1. Kelembagaan TIK
Sesuai dengan cakupan pengguna sesuai yang telah didefinisikan dalam
Matriks Pengguna Aplikasi, TIK menjadi sebuah layanan yang menjangkau ke
beragam unit kerja di berbagai tingkatan. Sesuai dengan sifat dasar yang ada dalam
setiap organisasi, kewenangan setiap unit kerja telah digariskan dengan baku dalam
struktur organisasi. Seringkali layanan TIK tidak terselenggara dengan optimal karena
adanya benturan kewenangan unit pengelola TIK dengan unit kerja lainnya.
Idealnya, unit pengelola TIK memiliki rentang kewenangan yang menjangkau
berbagai unit kerja. Sesuai yang telah dijabarkan dalam subbab 1.6, unit pengelola
TIK di Unkhair tidak memiliki kewenangan yang memadai untuk mengkoordinasikan
seluruh layanan TIK di berbagai unit kerja. Unkhair perlu menyediakan sebuah
bentuk kelembagaan TIK dengan kewenangan yang cukup. Jika sub bagian Sistem
Informasi tidak dapat ditingkatkan kelembagaannya menjadi setara biro dibawah
Pembantu Rektor, maka alternatif lain yang memungkinkan adalah pembentukan tim
ad-hoc TIK (dapat juga disebut “Dewan TIK”).
Tim ad-hoc TIK ini dibentuk setiap tahun dengan SK Rektor yang
beranggotakan pimpinan universitas (rektor beserta jajarannya), pimpinan unit kerja
(dekan, kepala biro, kepala LPPM, kepala perpustakaan). Prinsip dari dibentuknya tim
ini, adalah adanya pejabat struktural dengan kewenangan puncak (pimpinan
universitas) yang dapat membuat keputusan-keputusan yang mengikat di berbagai unit
kerja, berdasarkan masukan dari anggota tim. Tim ini juga memiliki peranan sentral
61
dalam aktivitas perencanaan, pengawasan dan evaluasi terhadap seluruh inisiatif TIK
dalam organisasi. Dengan adanya tim ad-hoc ini, Matriks Manajemen Layanan TIK
dalam subbab 2.5 dapat disempurnakan menjadi sebagai berikut:
No Area Fungsional Kasubag Sistem Informasi
Tim Ad-Hoc
PO Plan and OrganizePO6 Communicate management aims and direction. R
PO2 Define the information architecture. R
PO5 Manage the IT investment. R
PO10 Manage projects. R
AI Acquire and ImplementAI7 Install and accredit solutions and changes. R S
AI6 Manage changes. R S
AI4 Enable operation and use. R S
AI5 Procure IT resources. R S
DS Deliver and SupportDS5 Ensure systems security. R S
DS12 Manage the physical environment. R S
DS4 Ensure continuous service. R S
DS6 Identify and allocate costs. R S
ME Monitor and EvaluateME2 Monitor and evaluate internal control. R
ME1 Monitor and evaluate IT performance. RTabel 5: Matriks Manajemen Layanan TIK dengan Tim Ad-Hoc
Tugas dari tim ad-hoc kemudian dapat didefinisikan berdasarkan matriks
tersebut. Dalam tim ad-hoc dapat dibuat komisi atau satgas seperti: perencanaan
(mengelola arsitektur informasi, layanan TIK aktif dan layanan TIK mendatang),
sosialisasi (mengkomunikasikan tujuan organisasi dan arahan TIK) dan monev
(memantau bagaimana kinerja layanan TIK terhadap pemenuhan kebutuhan
penggunanya).
62
6.2. Framework Layanan TIK
Setiap layanan TIK perlu dilakukan upaya implementasi yang komprehensif
guna menciptakan keberlanjutan layanan TIK. Upaya-upaya ini terangkum dalam
Framework Layanan TIK seperti gambar berikut:
Setiap layanan TIK akan melalui tahapan berikut:
1. Exist, ditujukan untuk mengembangkan apa yang sebelumnya tidak ada
menjadi ada. Aktivitas yang dilakukan mencakup pengembangan infrastruktur
fisik, perangkat lunak, persiapan entri data atau migrasi data, serta penunjukan
SDM atau PIC yang akan terlibat selama proses pengembangan.
2. Live, ditujukan untuk membangun kompetensi dan keyakinan dari operator
sistem agar dapat mengoperasikan apa yang telah selesai dikembangkan.
Aktivitas yang dilakukan mencakup pelatihan, simulasi atau uji-coba,
pendampingan operasional oleh mitra penyedia jasa, forum sharing antar
operator, helpdesk, alih teknologi kepada SDM pengelola TIK.
3. Routine, ditujukan untuk menjadikan layanan menjadi rutinitas, menjadi
bagian dari operasional keseharian organisasi. Aktivitas yang dilakukan
mencakup merumuskan kebijakan, mendefinisikan kewenangan operasional
63
Gambar 7: Framework Layanan TIK
Layanan TIK
Pengembangan Infrastruktur Software Content SDM
Implementasi Pelatihan Simulasi Pendampingan Transfer
Knowledge
Tata Kelola Kebijakan Kewenangan Workflow
“Exist” “Live” “Routine”
sistem (misal: siapa yang berhak entri nilai,siapa yang harus bertanggung
jawab jika ada virus), serta membuat prosedur operasional yang baku.
Setiap organisasi memiliki tingkat adopsi yang berbeda-beda untuk melakukan
keseluruhan upaya ini, tergantung dari kesiapan dan kultur organisasi. Aktivitas dalam
tahapan Live seringkali tidak dapat dilakukan hanya satu kali saja, namun harus
berulang kali agar kepercayaan diri operator meningkat. Demikian juga aktivitas
dalam tahapan Routine mengharuskan partisipasi seluruh pihak, tidak hanya operator
namun juga pihak pengelola, dibutuhkan diskusi yang berkelanjutkan untuk
senantiasa mengevaluasi layanan TIK, merumuskan tata kelola TIK sehingga pada
tingkatan organisasi dapat merasakan manfaat yang optimal dengan adanya layanan
TIK.
6.3. Implementasi Bertahap
Sering sekali berbagai pihak belum dapat membayangkan bagaimana manfaat
sistem informasi. Kekuatiran terhadap resiko atas perubahan cara kerja merupakan
sesuatu yang wajar. Oleh karena itu, implementasi sistem informasi perlu dilakukan
secara bertahap, dimulai dari unit kerja atau unit akademik dalam jumlah yang
terbatas (pilot project).
Pendekatan pilot project memberikan beberapa keuntungan. Kesuksesan
implementasi pada unit kerja pilot project akan menciptakan small wins, suatu impresi
yang positif, menunjukkan bahwa perubahan cara kerja memberikan manfaat yang
lebih baik, sehingga akan menghilangkan keenganan pada unit kerja lain untuk
berpartisipasi. Pendekatan ini juga sesuai diterapkan dalam kondisi terbatasnya
jumlah SDM TIK universitas. Jumlah unit kerja pilot project yang terbatas
64
menjadikan proses implementasinya dapat dikendalikan oleh jumlah SDM TIK yang
terbatas pula.
Unit kerja yang akan menjadi pilot project dapat ditentukan melalui beberapa
kriteria evaluasi. Sesudah unit kerja ini ditentukan, maka secara otomatis aplikasi unit
kerja tersebut akan menyertai untuk diimplementasikan. Beberapa kriteria yang dapat
dipertimbangkan dalam menentukan unit kerja yang dapat menjadi pilot project
implementasi TIK adalah sebagai berikut:
1. IT Literacy yang memadai, dimana sebagian besar pengguna dalam suatu unit
kerja telah terbiasa dengan penggunaan komputer beserta aplikasi
produktivitas untuk menunjang pekerjaan keseharian.
2. Kompleksitas proses bisnis unit kerja yang rendah hingga menengah. Bagi unit
kerja akademik, salah satu indikator kompleksitas proses bisnis adalah jumlah
student body atau jumlah program studi. Bagi unit kerja non-akademik, salah
satu indikatornya adalah domain proses bisnis yang tidak sentral (non-core),
tidak berpotensi menghasilkan terhentinya pelayanan operasional jika terjadi
kegagalan aplikasi. Contoh domain proses bisnis yang tidak sentral adalah:
kemahasiswaan, alumni, sarana prasarana.
3. Ketersediaan perangkat TIK, dimana terdapat perangkat komputer yang
memadai dalam suatu unit kerja. Ketersediaan yang cukup menjadikan
implementasi TIK tidak mengganggu kegiatan operasional keseharian.
4. Ketersediaan konektivitas jaringan komputer yang cukup dan stabil antara unit
kerja dengan data center.
65
5. Komitmen dan kesediaan dari pimpinan unit kerja beserta seluruh jajaran
pelaksana dalam unit kerja, mengingat perubahan cara kerja menjadi berbasis
TIK akan menjadi suatu masa transisi dimana didalamnya membutuhkan
tambahan upaya (effort) sebelum terwujud efisiensi pekerjaan.
Pendekatan tersebut diatas merupakan pendekatan berdasarkan kesiapan unit
kerja, sementara terdapat pendekatan lain yang didasarkan atas urgensi sesuai yang
telah dijabarkan dalam Bab 1. Berdasarkan kondisi tersebut, implementasi sistem
informasi disarankan mengikuti urutan kegiatan berikut:
1. Tahun Pertama
a. Membangun pemahaman seluruh elemen universitas bahwa TIK
merupakan faktor pendorong dalam rangka membangun keunggulan
kompetitif, berupa kegiatan-kegiatan seminar dengan tema berbagi
pengalaman dan best practice implementasi TIK yang dipaparkan oleh
narasumber dari berbagai perguruan tinggi.
b. Melengkapi formasi tim teknis pengelola TIK yang minimal terdiri dari
programmer (sejumlah aplikasi), administrator (pengelola server),
helpdesk (sejumlah unit kerja pengguna aplikasi).
c. Meningkatkan kapasitas setiap pihak yang terlibat dalam implementasi
TIK, melalui kegiatan-kegiatan pelatihan.
d. Menuangkan seluruh visi, impian dan komitmen atas implementasi TIK ke
dalam suatu masterplan TIK.
2. Tahun Kedua
66
a. Implementasi Pilot Project SI Akademik
b. Implementasi SI Kepegawaian
c. Implementasi SI Penelitian
d. Forum komunikasi antar operator, yang berperan tidak hanya sebagai
media informasi, belajar dan berbagi kisah sukses antar sesama operator,
namun juga sebagai media penyaluran aspirasi, sehingga membangkitkan
rasa kepemilikan atas aplikasi (sense of ownership) dalam diri operator.
Forum ini terus dilaksanakan rutin, sedikitnya 1x setiap bulan.
e. Forum kebijakan dan prosedur, guna merumuskan kebijakan dan prosedur
terkait agar aplikasi dapat digunakan dalam jangka panjang serta menjadi
rutinitas keseharian penggunanya. Forum ini terus dilaksanakan rutin,
sedikitnya 1x setiap semester.
3. Tahun Ketiga
a. Implementasi SI Akademik (pada unit selain pilot project)
b. Implementasi SI Registrasi
c. Implementasi SI Perpustakaan
4. Tahun Keempat
a. Implementasi SI Alumni
b. Implementasi SI Sarana Prasarana
67
c. Implementasi SI Keuangan
6.4. Partisipasi Aktif Pimpinan
Mengingat pihak pelaksana akan menjalani proses perubahan yang mungkin
mengharuskan lebih banyak aktivitas dan rintangan, maka pimpinan diharapkan dapat
membimbing staf, menata tugas dan formasi staf yang saling mendukung dalam
proses perubahan, menekankan kembali komitmen serta membangun motivasi.
Pimpinan harus menunjukkan dukungan terhadap perubahan secara nyata dan terus
menerus. Contoh tindakan nyata yang mendukung perubahan adalah:
mengkomunikasikan pentingnya perubahan, manfaat perubahan bagi staf serta
organisasi, memotivasi staf serta memberikan teladan. Dukungan terus-menerus dari
pimpinan akan berimbas pada tumbuhnya antusiasme pelaksana untuk menyambut
perubahan. Tanpa adanya antusiasme, pelaksana akan resisten atau enggan untuk
berubah. Tanpa adanya dukungan dari pelaksana, proyek atau perubahan apapun
berpotensi besar untuk gagal.
6.5. Skema Insentif dan Disinsentif
Perubahan dilakukan utamanya melalui upaya persuasif kepada para pihak
terkait. Upaya ini akan menekankan manfaat yang akan dicapai melalui perubahan.
Namun demikian, upaya persuasif perlu disertai dengan mekanisme insentif dan
disinsentif secara formal. Mekanisme ini merupakan upaya untuk membangun
atmosfer yang kondusif para pihak memiliki sikap dan perilaku yang positif dalam
menyambut perubahan.
68
Mekanisme ini perlu diberlakukan pada tingkatan unit kerja, dan pelaksana
(operator). Contoh insentif bagi pelaksana adalah: honor entri data, honor validasi
data. Contoh insentif bagi unit kerja: diberikan server dan komputer kerja.
69
