1

Načrtovanje v visokošolskih knjižnicah: oblikovanje

strateškega dokumenta CMK

mag. Anamarija Rožić-Hristovski, dr.med. Centralna medicinska knjižnica

2

Vsebina predstavitve• Uvod• Vloga strateškega

načrtovanja• Cilji projekta• Proces strateškega

načrtovanja

• Okolje CMK• Načrtovanje v CMK• Oblikovanje strateškega

dokumenta• Zaključek

3

Uvod

• Novi izzivi za visokošolske knjižnice

• Strateško usmerjanje energije in sredstev

• Pomen strateškega načrtovanja v knjižnicah– Doseganje zastavljenih ciljev– Sistematični razvoj ponudbe

4

Vloga strateškega načrtovanja

• Omogoča delovanje v spremenjenih okoliščinah– Prevrednotenje nalog in ciljev

• Pomoč pri izoblikovanju najpomembnejših nalog

• Povečanje učinkovitosti

• Orodje za komunikacijo znotraj in zunaj knjižnice

5

Cilji projekta

• Opredelitev pomena in pristopov k strateškemu načrtovanju v knjižnicah

• Analiza okolja CMK in sedanjega načrtovanja

• Oblikovanje strateškega dokumenta CMK

6

Ravni načrtovanja

• Strateško: 3-5 let

• Taktično: 1-2 let

• Operativno: do 1 leta

7

Koraki pri načrtovanju

• Priprava načrta

• Izdelava načrta

• Uresničevanje načrta

8

Priprava

• Razjasniti namen

• Opredeliti ključne udeležence

• Kdo bo razvijal plan

• Opredeliti ovire

• Razjasniti vloge in odgovornosti

• Orisati proces komunikacije

9

Izdelava načrta

• Pripraviti izjavo o poslanstvu

• Pripraviti izjavo o viziji

• Oceniti notranje in zunanje okoliščine

• Oceniti potrebe uporabnikov

• Zastaviti naloge

• Zastaviti cilje

10

Uresničevanje načrta

• Zasnovati delovne korake in časovni potek

• Dodeliti odgovornosti

• Izdelati krizni načrt

• Razviti strategijo obveščanja

• Opredeliti merila za vrednotenje načrta

11

Okolje CMK

• Organiziranost in položaj

• Zaposleni

• Ponudba virov in storitev

• Uporabniki

12

Načrtovanje v CMK

• Nestabilne razmere

• Taktično in operativno načrtovanje– Različni povodi za načrtovanje– V proces vključeni vsi vpleteni sodelavci– Načrti predstavljeni na sestankih oddelkov in

knjižnice– Določene odgovorne osebe in izvajalci

13

Načrtovane dejavnosti CMK

• Avtomatizacija izposoje• Izgradnja knjižničnih zbirk• Izobraževanje uporabnikov• Izobraževanje knjižničnih delavcev• Marketing knjižničnih storitev• Izgradnja digitalne knijžnice• Pridobivanje dodatnih finančnih sredstev• Letne naloge oddelkov in knjižnice

14

Razlogi za strateško načrtovanje v CMK

• Priprave na uvedbo problemsko naravnanega pouka na MF

• Povečevanje potreb uporabnikov

• Finančne omejitve

15

Priprava na načrtovanje

• Sodelovanje vseh udeležencev procesa: dekan in tajnik MF, Kurikularna komisija, Knjižnični odbor, skupine uporabnikov z MF ter zaposleni v knjižnici

• Ustanovitev Komisije za načrtovanje

16

Namen strateškega načrtovanja

• Izdelava uporabnega strateškega načrta• Izboljšati čut za vlogo knjižnice• Pridobiti povratne informacije • Upoštevanje medsebojnih odvisnosti• Opredeliti splošne potrebe po virih• Uresničiti čut za skupno vizijo• Izboljšati komunikacijo na ravni fakultete• Zagotoviti podporo zunaj knjižnice

17

Izdelava in uresničevanje načrta

• Izdelava po opisanem postopku: 6-12 mesecev

• Uresničevanje:– Dinamika odvisna od virov– 3 leta

18

Zaključek

• Strateško planiranje:– Prevrednotenje odnosov s pripadajočo skupnostjo– Sprememba pogleda skupnosti na knjižnico in

dostop do neizkoriščenih virov

• Povezovanje knjižnice z notranjimi in zunanjimi strukturami

• Vloga povezovanja, sodelovanja in tekočega obveščanja za širšo podporo