Načrtovanje projektov

Matej Cepin

Prva od treh faz

• Načrtovanje

• Izvedba

• Vrednotenje

Načrtovanje

Analiza okolja

Naloge za izvedbo

poslanstvo

Faze načrtovanja

• Analiza stanja

• Definiranje potreb

• Definiranje namenov

• Postavljanje ciljev (& rezultatov)

• Izbira metodologije

• Razvoj načrta dejavnosti

Analiza stanja

• Notranja

• Zunanja

ZUNANJA ANALIZA STANJAZgodovina okoljaKultura v okoljuGospodarske razmereVladni programiSocialno stanje...

NOTRANJA ANALIZA STANJA

Kdo smo?Kaj imamo?Kakšne so naše želje?Kakšne so naše sposobnosti?V čem smo dobri, v čem šibki?...

Zunanja analiza stanja

• Prejšnja vrednotenja

• Mnenja različnih ciljnih skupin

• Objavljeni podatki (knjige, raziskave, institucije, ...)

Notranja analiza stanja

• Evalvacija organizacije

• Srečevanja ljudi

SWOT analiza

• Močne točke

• Šibke točke

• Priložnosti

• Grožnje

Analiza stanja - napotki

• Vključite različne vire!• Ni je potrebno delati za vsak projekt

posebej! Morda je bolje narediti obširnejšo analizo stanja enkrat na leto ali dve in nato pri posameznih projektih izhajati iz nje.

• Smiselno jo je povezati z bazo znanja (know-how-om) organizacije, ki se neprestano obnavlja.

Definiranje potreb

• Kaj je potrebno narediti?

• Poslanstvo!

Definiranje potreb - napotki

• Upoštevati je potrebno prioritete organizacije.

• Poiskati pravo ravnovesje med »zunanjimi« in »notranjimi« potrebami.

Definiranje namenov

namen

začetnostan je

cilj

Namen (1)• Je poved, ki povzema odgovor na

najpomembnejše potrebe, ki smo jih opazili.

• Formuliran naj bo tako, da bi bili, če bi ga izpolnili, stoodstotno zadovoljni.

• Predstavlja nek ponavadi nedosegljiv ideal, ki pa je kljub svoji neizvedljivosti vseeno izzivalen.

Namen (2)

• Preširoko zastavljen namen je že zelo podoben poslanstvu organizacije in s postavitvijo takega namena nismo naredili ničesar.

• Preozko zastavljen namen pa nas omejuje in nam ne pušča dovolj “maneverskega prostora” za načrtovanje.

Nameni - vprašanja

• Zakaj projekt obstaja?• Kakšne spremembe želimo s

projektom doseči na socialnem področju?

• Kako je v skladu z namenom organizacije, katere del je?

• Kaj bi s projektom dosegli, če bi bil ta 100% uspešen?

Kaj je metodologija?

• Kakšna je razlika med metodologijo in metodo?

Metodologija : metoda

• Metodologija je proces, preko katerega uresničujemo svoje cilje. Predstavlja jo trditev: “tako delamo ves čas!”

• Metoda je način, kako izvedemo določeno nalogo.

Methodologija : metoda

metodologija

metoda

Metodologija

Določena s:• sredstvi, ki jih imamo na voljo za uporabo• izkušnjami organizacije in posameznikov (v

čem smo dobri?)• filozofijo in vrednotami organizacije (npr.

individualni pristop ali masovne prireditve)• koledarjem in časom, ki je na voljo• ciljno skupino in socialnim okoljem, v

katerem delamo.

Metodologija

Pomembno pri določanju metodologije je:• koherenca: posamezne dejavnosti morajo

biti povezane med seboj.• Naj bo v skladu s poslanstvom in

vrednotami: dejavnosti morajo biti v skladu s tem, kar mi kot organizacija mislimo, da je prav in kar so vrednote organizacije.

• učinkovitost:– Pri doseganju ciljev– Pri porabi virov.

Postavljanje ciljev

• S = specific - natančen

• M = measureable - merljiv

• A = achieveable - dosegljiv

• R = relevant - skladen

• T = time bounded – časovno omejen

Cilji (1)

• Pogosto se cilji zamenjujejo z dejavnostmi.

• Pri ciljih se ne smemo spraševati: »Kaj bomo storili?«, ampak: »Kakšen bo končni rezultat naših dejanj?«

Cilji (2)

• Cilj bo izpolnjen, če se bo nekaj spremenilo v svetu okoli nas, ne pa če bomo mi nekaj izvedli.

• Tako razmišljanje vključuje tudi učinkovitost. Na tak način ne bomo le zagotovili, da bo projekt izveden, ampak da bo prinesel dobre rezultate.

Načrt dejavnosti

• Kaj je potrebno storiti?

• Kdo bo to storil?

• Kaj ta oseba potrebuje?

• Do kdaj bo naloga izpolnjena?

Cilji in načrt dejavnosti

cilji Načrt dejavnosti

Načrt dejavnosti (1)

Upoštevaj:

• Začetni in končni čas projekta

• Skladnost med cilji in aktivnostmi

• Kako so aktivnosti povezane med seboj? Kako lahko rezultate ene aktivnosti uporabiš kot vhodne podatke druge aktivnosti?

Načrt dejavnosti (2)

• Ali katera od aktivnosti potrebuje kakšno pripravo? Bi bilo bolje, če bi bila priprava definirana kot samostojna aktivnost?

• Ali koledar upošteva okolje? Je v skladu s prazniki, šolskimi počitnicami, bolj z ostalimi aktivnostmi napolnjenimi meseci, roki za oddajo finančnih poročil?

Načrt dejavnosti (3)

• Smo upoštevali priporočila prejšnjih projektov in možne zamude?

• Smo predvideli kakšne alternative? Kaj, če ena aktivnost ne uspe?

• Pustimo si časovno rezervo!

• Pozorni na čas pa bodimo tudi pri zaključevanju projekta.

Ganttov diagram (1)

• Grafična oblika

• Horizontalno: dejavnosti

• Vertikalno: časovne enote

Ganttov diagram (2)

• Izdelamo: v fazi načrtovanja

• Uporaba: v fazi izvedbe

Ganttov diagram (2)Prednosti:• napoved končnega časa projekta,• razvrščanje dejavnosti,• zaporedna in vzporedna odvisnost med

nalogami v projektu,• pregled nad sredstvi, ki jih potrebujemo za

projekt,• nadzor nad opravljenim delom.• vidimo, kje se je projekt časovno ali

finančno zataknil in prestavimo predviden konec projekta.

• pohitritev bodočih nalog, dokler je za to še čas.

Ganttov diagram (3)Omejitve:• Medsebojna odvisnost med dejavnostmi ni

prikazana.• Ne prikaže posledic zgodnjega ali poznega

začetka posamezne dejavnosti.• Če z nekaj dejavnostmi pri projektu

prehitevamo in z drugimi zaostajamo, je težko ugotoviti status v celotnem projektu.

• Ne prikazuje negotovosti, vezane na izvedbo posamezne dejavnosti, s tem pa tudi ne najkrajšega in najdaljšega predvidenega časa izvedbe.

PERT graf

• Kritična pot

• Lahko še mnogo drugih podatkov

• Identifikacija ozkih grl

PERT graf – uporaba (1)

• Določi vse dejavnosti projekta.• Določi dejavnost, ki jo je potrebno izvesti

najprej.• Določi dejavnosti, ki so lahko izvedene

hkrati s prvo dejavnostjo.• Določi dejavnosti, ki so lahko izvedene

takoj, ko je končana ena od začetnih dejavnosti.

PERT graf – uporaba (2)

• Nadaljuj s tem procesom za vsako dejavnost.

• Poveži dejavnosti v graf.• Dejavnostim določi trajanje (in ostale

atribute).• Določi kritično pot. To so dejavnosti, ki

morajo biti dokončane v roku, da se bo projekt zaključil kar najhitreje.

Logični okvir

• Zbere projektni namen, cilj, rezultate in dejavnosti v skupni tabeli.

• Omogoča prepoznavanje potencialnih tveganj.

• Lajša spremljanje rezultatov.

Vertikalna hierarhija

NAMEN Dolgoročni učinek projekta.

CILJ Merljiv kratkoročni učinek projekta (ob njegovem zaključku)

REZULTATI Rezultati oz. izhodi projekta, za katere lahko koordinator garantira.

DEJAVNOSTI Ključne dejavnosti, s katerimi bomo prišli do rezultatov.

Horizontalna hierarhija

OPIS Kratek opis z besedami.

INDIKATORJI Meritve, s katerimi preverimo, ali je opisana entiteta izpolnjena.

SREDSTVA EVALVACIJE

Viri podatkov, iz katerih dobimo informacije za meritve.

PREDPOSTAVKE Pogoji (tudi tveganja!), na katere nimamo vpliva.

Logični okvir

OPISINDIKATORJ

ISREDSTVA

PREDPOSTAVKE

NAMEN

CILJ

REZULTATI

DEJAVNOSTI

OPISINDIKATORJ

ISREDSTVA

PREDPOSTAVKE

NAMEN

CILJ

REZULTATI

DEJAVNOSTI

OPISINDIKATORJ

ISREDSTVA

PREDPOSTAVKE

NAMEN

CILJ

REZULTATI

DEJAVNOSTI

OPISINDIKATORJ

ISREDSTVA

PREDPOSTAVKE

NAMEN

CILJ

REZULTATI

DEJAVNOSTI