VĮ TAURAGĖS MIŠKŲ URĖDIJA

Valstybės įmonė, Vytauto g. 125, LT-72211 Tauragė, tel./faks. (8 446 ) 61242El.p. info@taumu.lt

Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 179749752, PVM kodas LT-797497515________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Tiekėjams 2015-05-20 Nr. ISD-324

KVIETIMAS DALYVAUTI SUPAPRASTINTAME MAŽOS VERTĖS PIRKIME APKLAUSOS BŪDU

DOKUMENTŲ VALDYMO SISTEMOS PIRKIMO SĄLYGOS

1. BENDROSIOS NUOSTATOS

1.1. Perkančioji organizacija – VĮ Tauragės miškų urėdija, kodas 179749752, Vytauto g. 125, LT-72211 Tauragė, tel. (8 446) 61252, faks. (8 446) 61242, el. p. info@taumu.lt. (toliau vadinama – miškų urėdija arba perkančioji organizacija) numato įsigyti dokumentų valdymo sistemą.

1.2. Pirkimas vykdomas vadovaujantis Viešųjų pirkimų įstatymu, kitais teisės aktais bei konkurso sąlygomis.

1.3. Dokumentų valdymo sistemos mažos vertės apklausos raštu pirkimo sąlygos (toliau – pirkimo sąlygos) ir jų paaiškinimai bei papildymai skelbiami Centrinėje viešųjų pirkimų informacinėje sistemoje (toliau – CVP IS) adresu https://pirkimai.eviesiejipirkimai.lt/ kartu sus skelbimu apie pirkimą ir miškų urėdijos internetinėje svetainėje www.taumu.lt.

1.4. Pirkimas atliekamas laikantis lygiateisiškumo, nediskriminavimo, skaidrumo, abipusio pripažinimo ir proporcingumo principų ir konfidencialumo bei nešališkumo reikalavimų.

1.5. Perkančiosios organizacijos kontaktiniai asmenys: – informatikas Gediminas Venslauskas, fakso Nr. (8 446) 61 242, tel. Nr. (8 698) 82356, el. paštas gediminas.venslauskas@taumu.lt, vyr. buhalterio pavaduotojas Džeraldas Šimkūnas, tel. Nr. (8 698) 17304 el. paštas dzeraldas.simkunas@taumu.lt, adresas Vytauto g. 125, Tauragė.

1.6. Perkančioji organizacija yra PVM mokėtoja.

2. PIRKIMO OBJEKTAS

2.1. VĮ Tauragės miškų urėdija (toliau vadinama perkančioji organizacija) numato pirkti dokumentų valdymo sistemą (toliau – DVS).

2.2. DVS savybės ir apimtys nustatytos pateiktoje techninėje specifikacijoje (1 priedas).2.3. Šis pirkimas į dalis neskirstomas, todėl pasiūlymas turi būti teikiamas visam nurodytam kiekiui.

1

3. PASIŪLYMŲ RENGIMAS, PATEIKIMAS, KEITIMAS3.1. Pasiūlymus, kuriuose bus pateiktos mažesnės paslaugų apimtys, organizatorius atmes.3.2. Pasiūlymas turi būti pateiktas tik elektroninėmis priemonėmis, naudojant CVP IS priemones.

Popierinėje formoje ir vokuose pateikti pasiūlymai bus atmesti, kaip neatitinkantys pirkimo dokumentų reikalavimų.

3.3. Elektroninėmis priemonėmis pasiūlymus gali teikti tiktai tiekėjai, kurie yra registruoti CVP IS, pasiekiamoje adresu https://pirkimai.eviesiejipirkimai.lt. Registracija CVP IS yra nemokama.

3.4.Tiekėjo pasiūlymas bei kita korespondencija pateikiama lietuvių kalba. 3.5. Paslaugų kainos pateikiamos eurais. PVM turi būti nurodomas atskirai.3.6. Elektroninį pasiūlymą pateikti iki 2015-06-12 11.00 val. Lietuvos laiku. Vėliau gauti

elektroniniai pasiūlymai nenagrinėjami. Perkančioji organizacija neatsako už elektros tiekimo, CVP IS sutrikimus ar už pavėluotai gautą pasiūlymą.

3.7. Tiekėjas pasiūlymą privalo pateikti pagal pateiktą pasiūlymo formą ( 2 priedas). 3.8. Tiekėjas iki galutinio pasiūlymų pateikimo termino turi teisę pakeisti arba atšaukti savo

pasiūlymą. Toks pakeitimas arba pranešimas, kad pasiūlymas atšaukiamas, pripažįstamas galiojančiu, jeigu perkančioji organizacija jį gauna pateiktą raštu iki pasiūlymų pateikimo termino pabaigos.

3.9. Tiekėjai pasiūlyme turi nurodyti, kokia pasiūlyme pateikta informacija yra konfidenciali. Informacija, kurią viešai skelbti įpareigoja Lietuvos Respublikos įstatymai, negali būti tiekėjo nurodoma kaip konfidienciali.

4. KONKURSO SĄLYGŲ PAAIŠKINIMAS IR PATIKSLINIMAS

4.1. Perkančioji organizacija atsako į kiekvieną tiekėjo rašytinį ar žodinį prašymą paaiškinti konkurso sąlygas, jeigu prašymas gautas ne vėliau kaip prieš 4 darbo dienas iki pirkimo pasiūlymų pateikimo termino pabaigos. Tiekėjų klausimai ir perkančiosios organizacijos atsakymai pateikiami lietuvių kalba CVP IS susirašinėjimo priemonėmis.

4.2. Perkančioji organizacija neketina rengti susitikimų su tiekėjais dėl pirkimo dokumentų paaiškinimo.

4.3. Perkančioji organizacija į gautą prašymą paaiškinti konkurso sąlygas atsako ne vėliau kaip per 2 darbo dienas nuo jo gavimo dienos. Perkančioji organizacija, atsakydama tiekėjui, kartu siunčia paaiškinimus ir visiems kitiems tiekėjams, kuriems ji pateikė konkurso sąlygas, bet nenurodo, iš ko gavo prašymą duoti paaiškinimą. Atsakymas siunčiamas taip, kad tiekėjas jį gautų ne vėliau kaip likus 2 darbo dienoms iki pasiūlymų pateikimo termino pabaigos.

Visi konkurso sąlygų paaiškinimai ir patikslinimai bus patalpinti CVP IS adresu https://pirkimai.eviesiejipirkimai.lt/ kartu su skelbimu apie pirkimą.

4.4. Nesibaigus pirkimo pasiūlymų pateikimo terminui, perkančioji organizacija savo iniciatyva turi teisę paaiškinti (patikslinti) konkurso sąlygas. Paskelbta informacija tikslinama patikslinant skelbimą ir, vadovaujantis protingumo kriterijumi, nukeliant pasiūlymų pateikimo terminą.

4.5. Perkančioji organizacija, paaiškindama ar patikslindama pirkimo dokumentus, privalo užtikrinti tiekėjų anonimiškumą, t. y. privalo užtikrinti, kad tiekėjas nesužinotų kitų tiekėjų, dalyvaujančių pirkimo procedūrose pavadinimų ir kitų rekvizitų.

4.6. Jeigu perkančioji organizacija konkurso sąlygas paaiškina (patikslina) ir negali konkurso sąlygų paaiškinimų (patikslinimų) pateikti taip, kad visi kandidatai juos gautų ne vėliau kaip likus 2 darbo dienoms iki pasiūlymų pateikimo termino pabaigos, perkelia pasiūlymų pateikimo terminą laikui, per kurį tiekėjai, rengdami pirkimo pasiūlymus, galėtų atsižvelgti į šiuos paaiškinimus (patikslinimus). Apie pasiūlymų pateikimo termino pratęsimą pranešama patikslinant skelbimą. Pranešimai apie pasiūlymų pateikimo termino nukėlimą taip pat išsiunčiami visiems tiekėjams, kuriems buvo pateiktos konkurso sąlygos.

2

5. VOKŲ SU PASIŪLYMAIS (SUSIPAŽINIMO SU CVP IS PREIMONĖMIS GAUTAIS PASIŪLYMAIS) ATPLĖŠIMO PROCEDŪROS

5.1. Susipažinimas su CVP IS priemonėmis gautais pasiūlymais vyks 2015-06-12 11 val. 00 min. Lietuvos laiku VĮ Tauragės miškų urėdijoje, Vytauto g. 125, LT-72211 Tauragė, viešųjų pirkimų inžinierės Ingos Būdvytienės darbo kabinete (vieta dėl nenumatytų priežasčių gali būti patikslinta dalyviui atvykus prie viešųjų pirkimų inžinierės Ingos Būdvytienės darbo kabineto).

5.2. Susipažinime su CVP IS priemonėmis gautais pasiūlymais turi teisę dalyvauti visi pasiūlymus pateikę tiekėjai arba jų įgalioti atstovai, taip pat viešuosius pirkimus kontroliuojančių institucijų atstovai. Tiekėjams arba jų atstovams rekomenduojama turėti įgaliojimą pasirašyti pasiūlymą, įmonės spaudą.

5.3. Susipažinimo su CVP IS priemonėmis gautais pasiūlymais procedūroje dalyvaujantiems tiekėjams ar jų atstovams skelbiamas pasiūlymą pateikusio tiekėjo pavadinimas ir pasiūlyme nurodyta kaina. Susipažinimo su CVP IS gautais pasiūlymais procedūroje skelbiama pasiūlyta kaina. Tuo atveju, kai pasiūlyme nurodyta kaina, išreikšta skaičiais, neatitinka kainos, nurodytos žodžiais, teisinga laikoma kaina, nurodyta žodžiais. Ši informacija pateikiama ir posėdyje nedalyvavusiems, tačiau pageidavimą gauti informaciją raštu pareiškusiems tiekėjams. Kiekvienas susipažinimo su CVP IS priemonėmis gautais pasiūlymais procedūroje dalyvaujantis tiekėjas ar jo atstovas turi teisę asmeniškai susipažinti su viešai perskaityta informacija, tačiau supažindindama su šia informacija perkančioji organizacija negali atskleisti tiekėjo pasiūlyme esančios konfidencialios informacijos.

6. PASIŪLYMŲ NAGRINĖJIMAS IR PASIŪLYMŲ ATMETIMO PRIEŽASTYS

6.1. Konkursui pateiktus pasiūlymus nagrinėja ir vertina pirkimo organizatorius (toliau – Organizatorius), nedalyvaujant tiekėjams.

6.2. Iškilus klausimams dėl pasiūlymų turinio ir Organizatoriui paprašius, tiekėjai privalo pateikti papildomus paaiškinimus nekeisdami pasiūlymo. Paaiškinimai pateikiami CVP IS susirašinėjimo priemonėmis.

6.3. Organizatorius atmeta pasiūlymą, jeigu:6.3.1. pasiūlymas neatitiko konkurso sąlygose nustatytų reikalavimų;6.3.3. pasiūlyme nurodyta mažesnė paslaugų apimtis;6.3.3. pasiūlyme nurodyta bendra kaina neatitinka pateiktų jos sudėtinių dalių sumos.6.7. Apie pasiūlymo atmetimą ir jo atmetimo priežastis tiekėjas informuojamas nedelsiant.

7. PASIŪLYMŲ VERTINIMAS

7.1. Organizatoriaus neatmesti pasiūlymai vertinami eurais pagal mažiausios kainos kriterijų.

8. PASIŪLYMŲ EILĖ

8.1. Organizatorius įvertina pateiktus pasiūlymus ir nustato pasiūlymų eilę. Šioje eilėje pasiūlymai surašomi kainos didėjimo tvarka. Pasiūlymų eilė nesudaroma, jei buvo gautas tik vienas pasiūlymas.

8.2. Jeigu keli pasiūlymai pateikiami vienodomis kainomis, sudarant pasiūlymų eilę pirmesnis į šią eilę įrašomas tiekėjas, anksčiausiai pasiūlymą elektroninėmis priemonėmis pateiktęs pasiūlymą.

8.3. Apie sudarytą pasiūlymų eilę nedelsiant, bet ne vėliau kaip per 3 darbo dienas, pranešama teikėjams CVP IS susirašinėjimo priemonėmis.

9. PRETENZIJŲ IR SKUNDŲ NAGRINĖJIMO TVARKA

3

9.1. Tiekėjas, kuris mano, kad perkančioji organizacija nesilaikė Viešųjų pirkimų įstatymo reikalavimų ir tuo pažeidė ar pažeis jo teises ir teisėtus interesus, turi teisę iki pirkimo sutarties sudarymo pareikšti pretenziją perkančiajai organizacijai dėl perkančiosios organizacijos veiksmų ar priimtų sprendimų. Pretenzijos pateikimas yra privaloma ikiteisminė ginčo nagrinėjimo stadija.

PRIDEDAMA:1. Techninė specifikacija – 21 lapas. 2. Pasiūlymo pateikimo forma – 2 lapai.

Viešųjų pirkimų inžinierė Inga Būdvytienė

4

Mažos vertės pirkomo sąlygų 1 priedas

TECHNINĖ SPECIFIKACIJA

1. Pirkimo tikslai, apimtis ir rezultatai

1.1. Šio pirkimo tikslas – įdiegti ir parengti dokumentų valdymo sistemą (toliau – DVS, Sistema) Perkančiojoje organizacijoje.

2. Paslaugų etapai ir terminai

2.1. Visos paslaugos (išskyrus garantinę priežiūrą) turi būti suteiktos ne vėliau kaip per 7 mėnesius nuo sutarties pasirašymo dienos.

2.2. Sistemos diegimas turi apimti:2.2.1. Sistemos licencijų pateikimą;2.2.2. Sistemos instaliavimą Perkančiosios organizacijos pateiktoje techninėje įrangoje. Perkančioji organizacija

pateiks parengtą aplinką Windows Server pagrindu ir suteiks nuotolinio prisijungimo galimybę; 2.2.3. Sistemos diegimą šių dokumentų tipų valdymui:

2.2.3.1. Gautų dokumentų valdymas;2.2.3.2. Siunčiamų dokumentų valdymas2.2.3.3. Vidaus dokumentų valdymas;2.2.3.4. Sutarčių valdymas;Sistema turi būti įdiegta vadovaujantis reikalavimais Sistemai (žr. Techninės specifikacijos 7 sk.) ir analizės ir projektavimo etapų metu detalizuotus Perkančiosios organizacijos poreikius.

2.2.4. Mokymus;2.2.5. Bandomąją eksploataciją;2.2.6. Garantinę priežiūrą.

3. Reikalavimai licencijoms

3.1. Turi būti pateikta siūlomos Sistemos naudojimo licencija ne mažiau kaip 15 naudotojų. Licencijas turintys asmenys turi teisę atlikti visus veiksmus sistemoje: kurti dokumentus, juos siųsti derinti, pasirašyti ir atlikti visas sistemos funkcijas;

3.2. Pateikiamoms licencijoms turi būti užtikrintas ne trumpesnis kaip 12 mėnesių garantinis aptarnavimas, pradedant skaičiuoti nuo Sistemos veikimo pradžios darbinėje aplinkoje.

3.3. Pateikiamos licencijos turi būti nuolatinės, o ne nuomos ar panašiu teisiniu pagrindu ar kitaip laiku apribotos: jų galiojimas turi būti nuolatinis ir be pabaigos.

4. Reikalavimai mokymams

4.1. Turi būti atlikti mokymai šioms tikslinėms naudotojų grupėms:4.1.1. Administratorių / registratorių mokymai: turi būti apmokyta 1 grupė, jai skiriant ne mažiau 6 valandas.

Mokymų programa turi būti orientuota į administratorių / registratorių specifiką: dokumentų įkėlimas, registravimas, skenavimas, vykdymo kontrolė ir pan.

4.1.2. Bendri mokymai darbuotojams : turi būti apmokytos 2 grupės, kiekvienai skiriant po ne mažiau kaip 4 valandas. Mokymų programa turi būti orientuota į kasdieninius darbuotojų atliekamus veiksmus: dokumentų projektų rengimą, darbą su užduotimis ir pan.

4.1.3. IT administratorių mokymai: turi būti apmokyta 1 grupė, jai skiriant ne mažiau kaip 4 valandas. Mokymų programa turi būti orientuota į DVS administravimą ir plėtrą: sistemos kasdieninę priežiūrą, pakeitimų valdymą, procesų kūrimą/modifikavimą, naujų funkcionalumų kūrimo ir esamų modifikavimo aspektus, atsarginių kopijų kūrimą ir t.t.

5

4.2. Mokymai turės būti vykdomi Perkančiosios organizacijos patalpose, naudojant Perkančiosios organizacijos pateikiamą techninę įrangą.

5. Reikalavimai bandomajai eksploatacijai

5.1. Turi būti numatytas ne trumpesnis kaip 1 savaitės trukmės bandomosios eksploatacijos etapas, kurio metu Perkančioji organizacija pradės dirbti „švarioje“, išvalytoje po mokymų sistemoje, atitinkančioje visus techninius reikalavimus ir sukelti pagrindiniai dokumentai, reglamentuojantys Perkančiosios organizacijos veiklą.

5.2. Bandomosios eksploatacijos metu turi būti užtikrintas operatyvus Vykdytojo atstovų reagavimas į Perkančiosios organizacijos paklausimus.

6. Reikalavimai garantinei priežiūrai

Siūlomai Sistemai turi būti suteikiama 12 mėnesių garantija, pradedant skaičiuoti nuo Sistemos veikimo pradžios darbinėje aplinkoje. Garantija turi užtikrinti:

6.1. Neribotas konsultacijas naudojimosi klausimais telefonu, el. paštu ir prisijungus per nuotolį (remote). Turi būti priskiriamas dedikuotas konsultantas, išmanantis įdiegto sprendimo specifiką. Numatoma, kad Perkančioji organizacija turės vieną ar kelis asmenis, kurie filtruos kasdienius tiesioginių naudotojų paklausimus, kuriems atsakyti užteks „key user“ kompetencijos, gautos mokymų metu.

6.2. Reakcijos laikus į konsultacijas el. paštu:6.2.1. Reakcija* – ne ilgiau kaip per 12 darbo valandų (toliau visur operuojama darbo valandomis);6.2.2. Atsakymo pateikimas – 12 val.;

6.3. Reagavimas į Kritines klaidas** ir jų sprendimas:6.3.1. Sprendimas – 8 val. po klaidos registracijos klientų aptarnavimo portale.

6.4. Reagavimas į sistemos klaidas ir jų sprendimas6.4.1. Reakcija – 12 val.6.4.2. Sprendimas – 2 sav.

* Reakcija – laikas, per kurį Vykdytojas po pranešimo gavimo atlieka preliminarią problemos analizę, nustato klaidos prioritetą, priskiria konsultantui užduotį.**Kritinė klaida – DVS defektas,

neleidžiantis prisijungti / naudotis DVS (ar dažniausiai naudojama jos dalimi / funkcija: registravimas, formos kortelės ar prisegto failo atidarymas, užduočių vykdymas) visiems vartotojams;

DVS (ar dažniausiai naudojama jos dalis / funkcija: registravimas, formos kortelės ar prisegto failo atidarymas, užduočių) visiems vartotojams veikia nestabiliai (t. y. virš 50% atliekamų veiksmų yra neįvykdomi, vykdomi daugiau nei 30 sek.);

Rodomi sisteminiai klaidos pranešimai arba reikalaujama pakartotinio prisijungimo prie DVS dažniausiai naudojamiems veiksmams;

neteisingai atliekamos dažniausiai naudojamos operacijos (skaičiavimai); neteisingai išsaugomi svarbūs duomenys; dingsta (ištrinami) svarbūs duomenys (jų dalis).

***Klaida - DVS defektas, turintis priimtiną alternatyvą, neapribojantį funkcionalumo ir darbo našumo, negadinantį ir nepateikiantį klaidingų duomenų sprendimą.

7. Reikalavimai Sistemai

1. BENDRIEJI REIKALAVIMAI1.1. DVS turi apimti šiuos organizacijos dokumentų rengimo, tvarkymo ir valdymo procesus:

a) dokumentų (organizacijos parengtų ir su organizacijos veikla susijusių gautų dokumentų) registravimą bei paskirstymą vadovo nustatyta tvarka;b) atsakingų darbuotojų paskyrimą su organizacijos veikla susijusiems darbams vykdyti bei jų vykdymo kontrolę;c) bendruosius darbo su dokumentais bei užduotimis principus: dokumentų suradimą ir jų peržiūrą, ataskaitų rengimą ir spausdinimą;d) organizacijos rengiamų dokumentų kaupimą ir saugojimą, derinimo su organizacijos darbuotojais, vizavimo bei pasirašymo etapus;e) dokumentų archyvavimą, archyvuotų dokumentų saugojimą.

1.2. Kartu su DVS privalo būti pateikti šie dokumentai lietuvių kalba:a) sistemos administratoriaus vadovas;

6

b) naudotojo vadovas 1.3. DVS turi atitikti šių teisės aktų reikalavimus:

1. Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymą (Žin., 2012, Nr.44-2147)2. Lietuvos Respublikos elektroninio parašo įstatymą (Žin. 2000, Nr. 61-1827; 2002, Nr. 64-

2572).3. Lietuvos Respublikos Vyriausybės 1997 m. rugsėjo 4 d. nutarimą Nr. 952 „Dėl duomenų

saugos valstybės ir savivaldybių informacinėse sistemose“ (Žin., 2007, Nr. 49-1891).4. Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos 2011 m. liepos 4d. įsakymą Nr. V-118 „Dėl

Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“ (Žin., 2011, Nr. 88-4230)5. Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos 2011 m. gruodžio 29d. įsakymą Nr. V-158 „Dėl

Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių patvirtinimo“ (Žin., 2012, Nr. 3-104)6. Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos 2011 m. liepos 4d. įsakymą Nr. V-117 „Dėl

dokumentų rengimo taisyklių patvirtinimo“ (Žin., 2011, Nr. 88-4229, 2012, Nr.15-683)7. Kompiuterizuotų dokumentų valdymo sistemų derinimo tvarkos aprašas, patvirtintas

Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2006 m. gruodžio 22 d. įsakymu Nr. V-105 (Žin., 2007, Nr. 1-44)

8. Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2008 m. spalio 9 d. įsakymu Nr. V-119 „Dėl Elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikacijos reikalavimų aprašo patvirtinimo“ (Žin., 2008, Nr.118-4488 2009, Nr. 108-4573, 2010, Nr. 136-6972).

9. Informacinės visuomenės plėtros komiteto prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės direktoriaus 2004 m. spalio 15 d. įsakymą Nr. T-131 „Dėl valstybės informacinių sistemų kūrimo metodinių dokumentų patvirtinimo“ (Žin., 2004, Nr. 155-5679; 2005, Nr. 34-1134; 2010, Nr.81-4264).

10. 2006 m. vasario 28 d. Informacinės visuomenės plėtros komiteto prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės direktoriaus įsakymas Nr. T-17 „Dėl rekomendacijų dėl atvirųjų elektroninių dokumentų standartų naudojimo teikiant viešąsias paslaugas gyventojams, valstybės institucijoms ir įstaigoms elektroninėmis priemonėmis keičiantis informacija patvirtinimo“ (Žin., 2006, Nr.28-959; 2010, Nr.81-4266).

11. 2006 m. gruodžio 7 d. Informacinės visuomenės plėtros komiteto prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės direktoriaus įsakymas Nr.T-152 „Dėl rekomendacijų įstaigų darbo reglamentų, vidaus darbo tvarkų keitimui ir organizavimui diegiant elektroninį parašą, pereinant prie elektroninių dokumentų naudojimo patvirtinimo“ (Žin., 2006 Nr.137-5260; 2010, Nr.81-4269).

12. 2006 m. gruodžio 7 d. Informacinės visuomenės plėtros komiteto prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės direktoriaus įsakymas Nr. T-153 „Dėl rekomendacijų dėl elektroninio dokumento turinio, pasirašyto elektroninio dokumento turinio ir elektroninio dokumento formatų naudojimo valstybės institucijoms ir įstaigoms elektroninėmis priemonėmis keičiantis oficialiais elektroniniais dokumentais patvirtinimo“ (Žin., 2006, Nr.137-52612010, Nr.81-4270).

13. 2009 m. rugsėjo 7 d. Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės direktoriaus įsakymas Nr. V-60 „Elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikaciją ADOC-V1.0“ (Žin., 2009, Nr. 108-4574).

1.4. DVS turi būti informacijos paieškos ir peržiūros instrumentai.1.5. DVS paieškos mechanizmas turi grąžinti tik tą informaciją, kuri paiešką vykdančiam naudotojui

yra prieinama pagal saugumo nustatymus (prieigos teises).1.6. DVS turi leisti klasifikuoti dokumentus pagal organizacijos nustatytas taisykles.1.7. Turi būti realizuota galimybė peržiūrėti DVS patalpintų dokumentų (MS Office bylų, PDF

dokumentų, atvaizdų) turinį tiesiogiai naršyklės lange, neatidarant specialių dokumentų redagavimui ar peržiūrai skirtų programų.

1.8. Turi būti realizuota galimybė dokumento turinį (*.doc, *.xls, *.ppt, grafinio formato bylas) konvertuoti į vieną ar atskiras *.pdf bylas; taip pat turi būti galimybė konvertavimo į PDF metu

7

perkelti informaciją iš dokumento aprašo, pagal numatytus šablonus ir įkelti elektroninį dokumento „spaudą“ PDF formato dokumentams su svarbiausiais atributais iš numatyto ruošinio.

2. DVS FUNKCINIAI REIKALAVIMAI:

2.1. Dokumentų registravimas, kaupimas ir valdymas

2.1.1. DVS turi realizuoti dokumentų registravimo funkciją, kuria būtų galima užfiksuoti visus dokumentą identifikuojančius duomenis.

2.1.2. DVS turi leisti registracijos metu į dokumento kortelėje esantį skenuotą dokumento atvaizdą PDF formate automatiškai įdėti dokumento gavimo žymą (elektroninis dokumento „spaudas“).

2.1.3. DVS turi leisti susieti registruojamą dokumentą su kitais, sistemoje jau užregistruotais, dokumentais.

2.1.4. DVS turi leisti susieti registruotą dokumentą su neribotu kiekiu kitų dokumentų, pasirenkant norimus sieti dokumentus iš sąrašo.

2.1.5. DVS turi leisti registruojant dokumentą pridėti ir į sistemą įvesti išorinėse (ne sistemos viduje) kompiuterinėse duomenų laikmenose *.doc, *.xls, *.ppt, *.html grafiniame formate įrašytus dokumentus arba skenuotus dokumentus grafiniais formatais *.jpg, *.gif, *.png, *.tiff,*.pdf.

2.1.6. DVS turi leisti tiesiai iš sistemos skenuoti dokumentus (be būtinybės atidaryti atskirą programą ir išsaugoti skenuotą dokumentą darbo vietos kompiuteryje) ir juos automatiškai patalpinti į sistemą PDF formatu.

2.1.7. DVS turi leisti sukurti visus organizacijoje naudojamus dokumentų registrus.2.1.8. DVS dokumentų registrų skaičius turi būti neribojamas.2.1.9. DVS registruojant dokumentą turi būti galimybė pasirinkti reikiamą registrą iš konkrečiam

padaliniui priskirto registrų sąrašo.2.1.10. DVS turi būti realizuota funkcija automatiškai generuoti dokumento registracijos numerį. 2.1.11. DVS turi būti realizuota funkcija, leidžianti sistemos administratoriui aprašyti dokumento

registracijos numerio generavimo taisykles (formatą), įskaitant registracijos numerio sufikso, registracijos numerio prefikso naudojimą ir galimybę rankiniu būdu nurodyti registracijos numerio skaitliuko reikšmę.

2.1.12. DVS turi užtikrinti bet kurių dviejų ar daugiau pasirinktų atributų kombinacijos unikalumą DVS ribose (Pvz., sistema turi kontroliuoti dokumento numerio ir dokumento siuntėjo kombinacijos unikalumą).

2.1.13. Skirtingiems dokumentų tipams turi būti galimybė konfigūravimo būdu nustatyti atskiras unikalumo kontrolės taisykles, nurodant:

a) Informacinio pranešimo tekstą, kuris atvaizduojamas vartotojams bandant registruoti dokumentą, tenkinantį sukonfigūruotas unikalumo taisykles;

b) Dokumento tipus;c) Pasirenkant metaduomenis/atributus, kurių unikalumas tikrinamas.

2.1.14. Konfigūruojant atskiras unikalumo kontrolės taisykles, turi būti galimybė administratoriui papildomai aprašyti papildomas duomenų išrinkimo/filtravimo sąlygas su galimybėmis įtraukti konkrečių atributų/ metaduomenų reikšmes, jas lyginant su fiksuotomis ar dinamiškai išskaičiuojamomis reikšmėmis ir kt.

2.1.15. Turi būti galimybė sukurti neribotą kiekį unikalumo kontrolės taisyklių, kiekvienai taisyklei nurodant galiojimo požymį.

2.1.16. DVS turi būti galima papildyti dokumento aprašą šia informacija:a) tema,b) turinys (prisegti failai),c) pastabos,d) dokumento lapų skaičius,e) lapų skaičius prieduose,f) dokumento rūšis (raštas, įsakymas, potvarkis, sutartis ir kt.),g) dokumento rengėjas,h) dokumento bendraautoriai;i) darbuotojų, vizavusių dokumentą, sąrašas,j) darbuotojų, susipažinusių su dokumentu, sąrašas,k) dokumento siuntėjas ir gavėjas.

2.1.17. DVS turi būti realizuota galimybė užregistravus siunčiamą dokumentą išsiųsti jį gavėjui 8

elektroniniu paštu.2.1.18. Siunčiant dokumentą el. paštu, turi būti galimybė pasirinkti gavėją iš sąrašo, siunčiant žinutę

gavėjo kortelėje nurodytu el. pašto adresu/2.1.19. Siunčiant dokumentą el. paštu, turi būti galimybė naudotojui pasirinkti, kuriuos dokumento turinį

sudarančius failus (pdf, docx ir pan.) siųsti el. paštu.2.1.20. Siunčiant dokumentą el. paštu, turi būti galimybė DVS priemonėmis automatiškai konvertuoti

pasirinktus dokumento turinį sudarančius failus (docx, xlsx ir pan.) į PDF formatą,2.1.21. DVS turi būti realizuota galimybė nukreipti gautus arba vidaus registruotus dokumentus

rezoliucijai užrašyti.2.1.22. DVS rezoliucijos rašymo metu turi būti nurodyta ši informacija:

a) rezoliucijos tekstas,b) kontroliuojantis asmuo (darbuotojas, užrašęs rezoliuciją bei kontroliuojantis užduoties įvykdymą);c) atsakingi vykdytojai (darbuotojai, atsakingi už rezoliucijos vykdymą);d) kiti vykdytojai (darbuotojai, esant reikalui, vykdantys užduotį);įvykdymo terminas.

2.1.23. DVS turi būti realizuota galimybė atšaukti rezoliuciją.2.1.24. DVS turi būti realizuota galimybė įvesti kelias rezoliucijas lygiagrečiai.2.1.25. DVS turi būti realizuota galimybė rezoliucijoje nurodyti daugiau kaip vieną atsakingą

vykdytoją.2.1.26. DVS turi būti galimybė sukurti rezoliucijos projektą (nurodant tokią pačią informaciją kaip ir

rezoliucijai) ir nusiųsti vadovui tvirtinti.2.1.27. Vadovas, gavęs rezoliucijos projektą, turi turėti galimybę jį vienu veiksmu patvirtinti (tokiu

atveju sistema automatiškai nusiunčia rezoliuciją vykdytojui (-ams)) arba atmesti.2.1.28. Rezoliucijos vykdytojas turi turėti galimybes:

a) Atmesti rezoliuciją (gavus per klaidą);b) Persiųsti rezoliuciją kitiems asmenims pagal pavaldumą ar kitus kriterijus;c) Priimti rezoliuciją, taip pažymėdamas, kad yra galutinis vykdytojas.

2.1.29. Persiunčiant rezoliuciją, neturi būti ribojamas persiuntimų kiekis.2.1.30. DVS turi būti realizuota galimybė elektroniniu paštu informuoti rezoliucijos vykdytoją (-us)

apie perduotą dokumentą.2.1.31. DVS turi būti realizuota galimybė elektroniniu paštu informuoti rezoliucijos užrašymo metu

įvardintus asmenis, kuriems reiks vykdyti rezoliucijoje nurodytas užduotis, apie rezoliucijos užrašymą.

2.1.32. Visa rezoliucijų vykdymo istorija turi būti atvaizduojama grafiškai, medžio tipo grafike, kuriame aiškiai matytųsi visos rezoliucijos šakos ir išsami jų vykdymo informacija.

2.1.33. Turi būti galimybė suglausti ir išplėsti konkretaus lygio rezoliucijų vykdymo istoriją.2.1.34. DVS turi būti realizuota darbuotojų supažindinimo su dokumentu funkcija. Funkcijos

inicijavimo metu turi būti nurodomas darbuotojų ir (arba) jų grupių, kuriems reikia susipažinti su dokumentu, sąrašas.

2.1.35. DVS turi būti realizuota galimybė darbuotojui pažymėti susipažinimą su dokumentu ir (arba) susipažinimo faktą pasirašyti elektroniniu parašu. DVS turi leisti konfigūruoti, ar reikalaujamas susipažinimo fakto tvirtinimas elektroniniu parašu.

2.1.36. DVS turi būti realizuota galimybė matyti konkretaus darbuotojo susipažinimo su dokumentu faktą ir susipažinimo datą.

2.1.37. DVS turi būti realizuota galimybė užregistravus dokumentą, laukuose „rengėjas“, „derino“, „vizavo“, „pasirašė“ nurodytiems naudotojams automatiškai suteikti skaitytojo teises į tą dokumentą.

2.1.38. DVS turi būti realizuota galimybė elektroniniu paštu informuoti padalinio, kuriam perduodamas dokumentas, atsakingus darbuotojus.

2.1.39. DVS turi būti realizuota galimybė atlikti gautų elektroninių dokumentų, pasirašytų elektroniniu parašu, elektroninio parašo patikrinimą ir užregistruoti atpažįstamus ir tinkamus dokumentus sistemoje.

2.1.40. DVS turi būti galimybė administratoriaus nustatytu periodiškumu automatiškai importuoti dokumentus, gautus į administratoriaus nurodytą el. pašto dėžutę.

2.1.41. El. pašto dėžučių, iš kurių vykdomas automatinis dokumentų importavimas, skaičius neturi būti ribojamas.

9

2.1.42. Turi būti galimybė individualiai nustatyti bylas, į kurias automatiškai importuojami dokumentai, gauti iš skirtingų el. pašto dėžučių.

2.1.43. DVS turi būti realizuota galimybė automatiškai importavus dokumentą iš nurodytos el. pašto dėžutės automatiškai paleisti pasirinktą procesą („workflow“) be jokių naudotojo atliekamų veiksmų.

2.1.44. Turi būti galimybė nustatyti skirtingus automatiškai pasileidžiančius procesus individualiai kiekvienai el. pašto dėžutei, iš kurios automatiškai importuojami dokumentai.

2.2. Užduočių valdymas2.2.1. DVS turi būti užduočių kūrimo funkcija.2.2.2. DVS kuriant užduotį turi būti fiksuojama bent ši informacija:

a) užduoties pavadinimas,b) įvykdymo terminas;c) atsakingas(-i) vykdytojas(-ai);d) kontroliuojantis asmuo (kuratorius);e) užduoties prioritetas.

2.2.3. Jei užduoties vykdytojas DVS neturi reikiamų teisių į dokumentą, su kuriuo susijusi sukurta užduotis, sistema turi automatiškai suteikti užduoties vykdytojui trūkstamas teises užduoties vykdymo laikotarpiui (pabaigus užduotį suteiktos teisės turi būti atimamos automatiškai). Trūkstamos teisės automatiškai turi būti suteikiamos tik tada, jei užduoties kuratorius turi teises keisti dokumento prieigos teises.

2.2.4. DVS turi būti galimybė nustatyti, ar atlikus užduotis turės būti pašalintos minimalios teisės, kurios buvo reikalingos paskirtai užduočiai įvykdyti.

2.2.5. DVS turi būti realizuotas funkcionalumas, leidžiantis keletui užduočių pakeisti vykdytoją vienu veiksmu.

2.2.6. Kuriant užduotį turi būti galimybė nurodyti požymį, ar užduotis gali būti perduota kitiems vykdytojams. Priklausomai nuo pasirinkto požymio, DVS turi leisti arba uždrausti užduotį perduoti kitam naudotojui išvykstant iš biuro (žr. reikalavimų grupę „Pavadavimai“).

2.2.7. DVS turi būti galimybė užduočiai nurodyti daugiau negu vieną atsakingą vykdytoją, pasirenkant:a) Grupę (užduotis siunčiama visiems grupės nariams);b) Įstaigą (užduotis siunčiama visiems įstaigos darbuotojams);c) Organizacinės struktūros elementą (departamentą, padalinį, funkicjją) – tokiu atveju

užduotis siunčiama visiems konkrečiai org. struktūrai priklausantiems darbuotojams.

Turi būti galimybė pasirinkti daugiau kelis vykdytojus (pvz. asmenį, grupę ir org. struktūros elementą) vienai užduočiai, taip pat turi būti galimybė keisti pasirinktų vykdytojų eiliškumą.

2.2.8. Pasirinkus kelis vykdytojus, turi būti galimybė vieną vykdytoją pažymėti pagrindiniu.2.2.9. DVS turi būti realizuota galimybė kuriant užduotį susieti ją su sistemoje užregistruotu

dokumentu arba dokumento projektu.2.2.10. DVS turi būti realizuota galimybė informuoti elektroniniu paštu atsakingą vykdytoją,

kontroliuojančius ir informuojamus asmenis apie užduoties sukūrimą.2.2.11. DVS turi būti realizuota galimybė užduoties gavėjui atmesti užduotį2.2.12. DVS turi būti realizuota galimybė informuoti vykdytoją elektroniniu paštu apie užduoties

paskyrimą.2.2.13. DVS turi būti realizuota galimybė automatiškai informuoti vykdytoją elektroniniu paštu apie

artėjantį ar pasibaigusį užduoties įvykdymo terminą.2.2.14. DVS turi būti realizuota galimybė vykdytojui užfiksuoti užduoties įvykdymo duomenis.2.2.15. DVS užduoties įvykdymo užfiksavimo funkcija turi išsaugoti šią informaciją:

a) užduoties įvykdymo rezultato aprašymą,b) nuorodą į parengtus dokumentus (jei buvo reikalaujama parengti dokumentą),c) užduoties įvykdymo datą ir kt.

2.2.16. DVS turi būti numatyta užduoties įvykdymo patvirtinimo funkcija.2.2.17. DVS turi būti realizuota galimybė peržiūrėti užduotis pagal:

a) būseną,b) kontroliuojantį asmenį,c) atsakingą vykdytoją,d) padalinį, e) įvykdymo terminą.

10

2.2.18. DVS turi būti realizuota galimybė peržiūrėti tik konkrečiam naudotojui skirtas ar jo inicijuotas užduotis.

2.2.19. DVS turi būti realizuota srautinio užduočių įvykdymo funkcija, leidžianti vienu veiksmu pažymėti daugiau negu vienos užduoties atlikimą.

2.2.20. Turi būti realizuota galimybė DVS automatiškai stebėti grupės narių pasikeitimus sukūrus užduotį, į ją įtraukus naudotojų grupę ir užduočiai suteikiant specialų kontrolės požymį. Papildžius grupę naujais nariais, sistema turi automatiškai sukurti užduotis naujiems nariams be jokio naudotojų atliekamų veiksmų.

2.2.21. Turi būti realizuota galimybė DVS automatiškai stebėti su užduotimi susijusio dokumento versijų pasikeitimus, užduotį išsiuntus įtraukus naudotojų grupei ir užduočiai suteikus specialų kontrolės požymį. Sukūrus naują tokio dokumento versiją, sistema turi automatiškai sukurti užduotis naujiems nariams be jokio naudotojų atliekamų veiksmų.

2.3. Informavimas 2.3.1. DVS turi būti galimybė kurti neribotą kiekį informavimo šablonų, pagal kuriuos DVS

automatiškai vykdys naudotojų informavimą siunčiant pranešimus el. paštu ir atvaizduojant pranešimus DVS lange.

2.3.2. Turi būti galimybė kurti naujus ir koreguoti esamus informavimo šablonus šiems objektų tipams:a) Dokumentacijos plano sritis;b) Byla;c) Registras;d) Dokumentas;e) Užduotis;f) Asmuo;g) Organizacija;h) Grupė;i) Padalinys, departamentas;j) Funkcija (org. struktūroje).

2.3.3. Kuriant ir koreguojant informavimo šablonus visiems objektų tipams turi būti galimybė pasirinkti bent iš šių veiksmų, apie kuriuos bus informuojama:

a) Sukuriamas naujas objektas;b) Redaguojamas esamas objektas;c) Keičiamos objekto prieigos teisės;d) Pašalinamas esamas objektas.

2.3.4. Kuriant ir koreguojant informavimo šablonus byloms, turi būti galimybė pasirinkti bent šiuos papildomus veiksmus, apie kuriuos bus informuojama:

a) Bylos uždarymas arba atidarymas;b) Bylos kopijavimas;c) Bylos priskyrimas kitai sričiai.

2.3.5. Kuriant ir koreguojant informavimo šablonus dokumentams, turi būti galimybė pasirinkti bent šiuos papildomus veiksmus, apie kuriuos bus informuojama:

d) Dokumento kopijavimas;e) Dokumento išsiuntimas el. paštu;f) Dokumento atmetimas (pvz. derinimo procesuose);g) Dokumento patvirtinimas (pvz. derinimo procesuose);h) Dokumento paėmimas („check-out“) ir dokumento grąžinimas („check-in“);i) Dokumento priskyrimas bylai;j) Dokumento registravimas;k) Rezoliucijos paskyrimas dokumentui;l) Dokumento įtraukimas į dažniausiai naudojamus objektus („favourites“);m) Dokumento išsiuntimas peržiūrai, patvirtinimui, suderinimui ir kt. veiksmams;n) Proceso („workflow“), susijusio su dokumentu, inicijavimas.

2.3.6. Kuriant ir koreguojant informavimo šablonus užduotims, turi būti galimybė pasirinkti bent šiuos papildomus veiksmus, apie kuriuos bus informuojama:

a) Užduoties atlikimas;11

b) Užduoties atlikimo patvirtinimas;c) Užduoties atmetimas;d) Užduoties atšaukimas;e) Užduotis paskyrimas kitam naudotojui;f) Užduoties vėlavimas.

2.3.7. Kuriant ir koreguojant informavimo šablonus asmenims, turi būti galimybė pasirinkti bent šiuos papildomus veiksmus, apie kuriuos bus informuojama:

a) Asmuo pažymimas kaip išvykęs iš biuro;b) Asmuo pažymimas kaip grįžęs iš biuro;c) Asmeniui sukuriamas naudotojas, suteikiamas prisijungimas prie Sistemos;d) Asmeniui pašalinamas naudotojas, panaikinamas prisijungimas prie Sistemos;e) Asmuo susiejamas su jo įrašu LDAP šaltinyje (pvz. pvz. Active Directory);f) Asmuo atsiejamas su jo įrašu LDAP šaltinyje (pvz. pvz. Active Directory).

2.3.8. Kuriant ir koreguojant informavimo šablonus organizacijoms, turi būti galimybė pasirinkti bent šiuos papildomus veiksmus, apie kuriuos bus informuojama:

a) Organizacijos struktūroje sukuriamas naujas padalinys, departamentas arba funkcija;b) Organizacijos struktūroje pašalinamas padalinys, departamentas arba funkcija;c) Organizacija susiejama su jos įrašu LDAP šaltinyje (pvz. Active Directory);d) Organizacija atsiejama su jos įrašu LDAP šaltinyje (pvz. Active Directory).

2.3.9. Kuriant ir koreguojant informavimo šablonus grupėms, turi būti galimybė pasirinkti bent šiuos papildomus veiksmus, apie kuriuos bus informuojama:

a) Į grupę įtraukiami nauji nariai;b) Iš grupės pašalinami esami nariai;c) Grupė susiejama su jos įrašu LDAP šaltinyje (pvz. Active Directory);d) Grupė atsiejama su jos įrašu LDAP šaltinyje (pvz. Active Directory).

2.3.10. Kuriant ir koreguojant informavimo šablonus padaliniams, departamentams ir funkcijoms turi būti galimybė pasirinkti bent šiuos papildomus veiksmus, apie kuriuos bus informuojama:

a) Susiejama su jos įrašu LDAP šaltinyje (pvz. Active Directory);b) Atsiejama su jos įrašu LDAP šaltinyje (pvz. Active Directory).

2.3.11. Turi būti galimybė skirtingiems informavimo šablonams naudoti skirtingas pranešimų el. paštu formas, priklausomai nuo objekto tipo, su kuriuo susijęs informavimo šablonas.

2.3.12. Teisė kurti ir koreguoti esamus naujus informavimo šablonus turi turėti tiek sistemos administratorius, tiek kiekvienas naudotojas atskirai.

2.3.13. Kiekvienas naudotojas gali kurti naujus ir koreguoti esamus informavimo šablonus tik tuo atveju, jeigu jiems yra suteiktos atitinkamos teisės. Kiekvienas naudotojas (ne administratorius) gali koreguoti tik tuos informavimo šablonus, kuriuos jis pats yra sukūręs.

2.3.14. DVS turi leisti naudoti skirtingas pranešimų el. paštu formas skirtingiems informavimo šablonams, į pranešimo tekstą įkeliant informaciją iš dokumento ar užduoties formos (pvz. dokumento pavadinimą, užduoties terminą ir kt.). Pranešimų formos turi palaikyti HTML formatą.

2.3.15. DVS turi būti galimybė informavimo šablonams nustatyti pranešimų siuntimo pabaigą.2.3.16. DVS turi būti galimybė informavimo šablonuose aprašyti objektų išrinkimo sąlygas, naudojant

įvairius parametrus, pvz.: objekto metaduomenų/atributų reikšmės ir pan. 2.3.17. DVS turi būti galimybė informavimo šablonams nustatyti pranešimų siuntimo dažnumą,

pasirenkant bent iš šių galimybių:a) Siunčiama iškart įvykus veiksmui;b) Siunčiama kartą dienoje (įtraukiami visi įvykiai, įvykę tą dieną);c) Siunčiam kartą savaitėje (įtraukiami visi įvykiai, įvykę tą savaitę).

2.3.18. DVS turi būti galimybė sistemos administratoriui pačiam vartotojui nusistatyti informavimo el. paštu bei sistemoje taisykles, nurodant pranešimų, dažnumą, veiksmus (apie kuriuos turi būti informuojama), pranešimų siuntimo pabaigą.

2.3.19. DVS turi leisti administratoriui nustatyti kitų vartotojų informavimo el. paštu bei sistemoje taisykles. Nustatymai būti atliekami tiek atskiram vartotojui, tiek jų grupei.

2.4. Pavadavimai

12

2.4.1. DVS turi būti realizuota automatinio dokumentų ir užduočių perdavimo pavaduojančiam asmeniui (ligos, atostogų, komandiruočių ir pan. atvejais) funkcija („išvykimas iš biuro“), kuri automatiškai perduoda pavaduojamojo darbuotojo užduotis ir darbus pavaduojančiam darbuotojui.

2.4.2. Darbuotojo išvykimo iš biuro požymį turi galėti pakeisti tik pats darbuotojas, jo vadovas ir sistemos administratorius.

2.4.3. Nurodytas pavaduojantis asmuo turi būti informuotas el. paštu, jog jis yra paskirtas.2.4.4. Išvykimo iš biuro būsenos keitimo metu turi būti galimybė vienu veiksmu grąžinti paimtus

redagavimui dokumentus („srautinis dokumentų grąžinimas“).2.4.5. Vienu veiksmu grąžinant paimtus redagavimui dokumentus, turi būti galimybė vieną kartą

nurodyti grąžinimo veiksmo pagrindimą (komentarą) ir komentaras turi būti atvaizduojamas visiems grąžintiems dokumentams.

2.4.6. Išvykimo iš biuro būsenos keitimo metu turi būti galimybė vienu veiksmu perduoti darbuotojo vykdomas užduotis kitam darbuotojui („srautinis užduočių perdavimas“). Turi būti galimybė sužymėti taip perduodamas užduotis ir perduoti ne visas, o tik pasirinktas užduotis.

2.4.7. Išvykimo iš biuro būsenos keitimo metu, atliekant srautinį užduočių perdavimą, turi būti galimybė nurodyti skirtingus darbuotojus (kuriems perduodamos užduotys) skirtingoms užduotims.

2.4.8. Išvykimo iš biuro būsenos keitimo metu, atliekant srautinį užduočių perdavimą, turi būti galimybė perduoti tik tas užduotys, kurių kūrimo metu buvo pažymėtas požymis, leidžiantis užduotis deleguoti kitiems darbuotojams.

2.4.9. Grįžusiam darbuotojui pirmojo prisijungimo metu sistema turi automatiškai pasiūlyti pasikeisti išvykimo iš biuro būseną.

2.4.10. Turi būti galimybė grįžusiam darbuotojui pamatyti užduotis ir dokumentus, kurie jam nesant buvo perduoti pavaduojančiam asmeniui.

2.4.11. Turi būti galimybė kitiems naudotojams kuriant užduotis matyti, kurie darbuotojai yra šiuo metu išvykę iš biuro.

2.4.12. DVS turi būti galimybė darbuotojui išėjus iš darbo darbuotojui automatizuotai, vienu veiksmu perkelti jam skirtas užduotis kitam darbuotojui.

2.5. Dokumentų rengimas, vizavimas, pasirašymas, tvirtinimas2.5.1. DVS turi būti realizuota rengiamo dokumento projekto sukūrimo funkcija.2.5.2. DVS rengiamo dokumento projekto sukūrimo funkcija turi užfiksuoti šiuos dokumento projektą

identifikuojančius duomenis:a) dokumento pavadinimą,b) dokumento turinį,c) temą, kuriai priskiriamas rengiamas dokumentas,d) rengiamo dokumento rūšį,e) adresatą (jei rengiamas siunčiamas dokumentas),f) su rengiamu dokumentu susijusius dokumentus,g) dokumento rengėjus,h) dokumentą vizuojančius asmenis,i) dokumentą pasirašančius asmenis,j) dokumentą tvirtinančius asmenis,k) pastabas.

2.5.3. DVS turi būti dokumentų projektų šablonų (ruošinių) kūrimo funkcijos. 2.5.4. DVS turi būti realizuota galimybė sukurti naują dokumentą iš sistemoje registruoto šablono

(ruošinio). Kuriant dokumentą iš dokumento projekto šablono, turi būti perkeltos iš projekto šablono jame nurodytų laukų reikšmės, įskaitant ir pradinį būsimo dokumento projekto turinį.

2.5.5. DVS turi leisti sudaryti, redaguoti ir išsaugoti kompleksinius (sudėtinius) dokumentus, sudarytus iš skirtingų MS Office dokumentų tipų (Word, Excel, Power Point), OpenOffice, skenuotų dokumentų (grafiniai failai), Adobe Acrobat (*.pdf) ir *.html failų.

2.5.6. DVS turi būti realizuota galimybė iš anksto nurodyti, kas turi derinti, vizuoti, pasirašyti, tvirtinti, susipažinti, registruoti dokumento projektą.

2.5.7. DVS turi būti galimybė kurti, išsaugoti ir peržiūrėti dokumentų projektų versijas. Sistema neturi riboti kuriamų ir saugomų dokumentų projektų versijų skaičiaus. DVS turi leisti kurti naują projekto versiją senos pagrindu tokiu būdu perkeliant visus ar dalį senos dokumento versijos metaduomenų.

13

2.5.8. DVS turi būti realizuotos nuoseklaus ir lygiagretaus dokumentų derinimo būdų funkcijos.2.5.9. DVS turi neleisti vienu metu redaguoti tą patį sistemoje saugomą dokumento projektą keliems

naudotojams (check-in/check-out funkcija).2.5.10. DVS turi būti realizuota galimybė iš sistemos aplinkos (pvz., MS Word) išsaugoti rengiamo

dokumento turinį tiesiai DVS neatliekant papildomų veiksmų, susijusių su dokumento išsaugojimu darbo vietos kompiuteryje.

2.5.11. DVS turi būti realizuota dokumentų siuntimo derinti/vizuoti funkcija.2.5.12. DVS dokumentų siuntimo derinti/vizuoti funkcija turi leisti:

a) nurodyti darbuotojus, su kuriais reikia suderinti/vizuoti rengiamą dokumentą,b) nurodyti derinimo/vizavimo tipą (lygiagretus, nuoseklus),c) pažymėti, ar derinimo/vizavimo metu galimas dokumento turinio keitimas, ar tik komentarų rašymas rengiamam dokumentui,d) galimybė nurodyti komentarą/pastabą perduodant dokumentą derinti/vizuoti.

2.5.13. DVS turi būti realizuota galimybė informuoti elektroniniu paštu derinantį/vizuojantį (nuoseklaus derinimo/vizavimo atveju) ar derinančius/vizuojančius (lygiagretaus derinimo/vizavimo atveju).

2.5.14. Naudodamas DVS, derinantis/vizuojantis turi galėti:a) rašyti komentarus rengiamam dokumentui, b) keisti rengiamo dokumento derinimui/vizavimui skirtos kopijos turinį arba ankstesnio derinančiojo/vizuojančiojo redaguotos dokumento kopijos turinį priklausomai nuo siuntimo derinimui/vizavimui metu nurodyto požymio,c) inicijuoti papildomą derinimo ciklą,d) pažymėti rengiamo dokumento derinimo/vizavimo pabaigą,e) neigiamai vizuoti dokumentą nurodant komentarą/pastabą.

2.5.15. Papildomų derinimo ciklų skaičius neturi būti ribojamas.2.5.16. DVS turi būti realizuota galimybė vienu metu vizuoti daugiau negu vieną dokumentą.2.5.17. DVS turi leisti konfigūruoti, ar reikalaujamas vizavimo tvirtinimas elektroniniu parašu.2.5.18. Naudodamas DVS, dokumento rengėjas turi turėti galimybę nutraukti rengiamo dokumento

derinimo/vizavimo procesą.2.5.19. DVS dokumentų siuntimo pasirašyti funkcija turi leisti nurodyti darbuotojus, kurie turi

pasirašyti rengiamą dokumentą.2.5.20. DVS turi būti realizuota galimybė informuoti elektroniniu paštu pasirašančius asmenis apie

dokumento išsiuntimą pasirašyti.2.5.21. DVS turi būti realizuota galimybė vienu metu pasirašyti daugiau negu vieną dokumentą

(„srautinis“ pasirašymas) vieno PIN kodo įvedimu.2.5.22. Pasirašius dokumentų paketą sistema turi automatiškai užbaigti pasirašymo užduotį ir

automatiškai pereiti prie kito proceso žingsnio.2.5.23. Pasirašius dokumentų paketą sistema turi automatizuotai užregistruoti pasirašytus dokumentus ir

automatiškai pasirašyti registracijos metaduomenis, jeigu taip buvo nurodyta procese (pvz. derinimo ir pasirašymo darbų sekoje).

2.5.24. Prieš pasirašant daug dokumentų vienu veiksmu, turi būti galimybė atfiltruoti dokumentų sąrašą pagal pasirinktus laukelius (reg. data, pavadinimas ir kt.) ir juos sužymėti.

2.5.25. DVS dokumentų siuntimo tvirtinti funkcija turi leisti nurodyti darbuotojus, kurie turi patvirtinti rengiamą dokumentą.

2.5.26. DVS turi būti realizuota galimybė informuoti elektroniniu paštu tvirtinančius asmenis apie dokumento išsiuntimą tvirtinti.

2.5.27. DVS turi būti realizuota galimybė inicijuoti pasirašytų (priimtų) dokumentų registravimą.2.5.28. DVS registruojant pasirašytą dokumentą sistema dokumento registracijos kortelėje turi

automatiškai išsaugoti dokumento kūrimo, derinimo, vizavimo, pasirašymo cikle suformuotus dokumento rekvizitus bei turinį (pavadinimas, sudarytojas, derino, vizavo, ir kt.).

2.6. Sutarčių sumų kontrolė2.6.1. DVS turi būti galimybė įvesti maksimalią sutarties vertę.2.6.2. DVS turi būti galimybė įvesti gautą tiekėjo sąskaitą-faktūrą, nurodyti jos pagrindinius rekvizitus

(tiekėjas, numeris, data, apmokėjimo terminas ir kt.) ir sąskaitą-faktūrą susieti su DVS jau užregistruota sutartimi. DVS neturi riboti nei įvedamų sutarčių, nei sąskaitų-faktūrų skaičiaus.

2.6.3. DVS sutarties kortelėje turi atvaizduoti visas su ja susijusias sąskaitas-faktūras, automatiškai sumuoti šių sąskaitų-faktūrų vertes ir gautą vertę lyginti su maksimalia sutarties verte ir šį skirtumą eurais atvaizduoti sutarties kortelėje.

14

2.6.4. DVS turi būti galimybė kiekvienai sutarčiai individualiai nurodyti informavimo apie pasiektą sutarties sumą dydį. Šį dydį pasiekus (t.y. užregistravus su sutartimi susietas sąskaitas-faktūras, kurių bendra suma lygi arba viršija šį dydį), DVS automatiškai turi informuoti nurodytus asmenis el.paštu ir informuojant DVS lange.

2.7. Procesų (“workflows”) valdymas2.7.1. DVS turi būti realizuota galimybė konfigūravimo būdu (be programavimo) kurti dokumentų

procesų ruošinius ir juos redaguoti. Dokumentų procesai ir jų ruošiniai turi būti rengiami ir redaguojami integruotoje grafinėje DVS sąsajoje, išvengiant papildomos programinės įrangos diegimo darbo vietos kompiuteriuose;

2.7.2. DVS turi būti galimybė kiekvienam dokumento tipui individualiai pasirinkti procesus, kurie galimi atitinkamam dokumento tipui.

2.7.3. Turi būti galimybė individualiai nustatyti proceso ruošinio galiojimo pradžios datą. Procesų ruošinius galima vykdyti tik tada, kai ateina nustatyta data.

2.7.4. Sistemoje sukūrus dokumentą ar jo projektą (pirmą kartą išsaugojus dokumento kortelę), turi būti galimybė automatiškai pradėti/startuoti numatytą procesą be jokių naudotojo atliekamų veiksmų.

2.7.5. DVS turi būti galimybė kiekvienam dokumento tipui individualiai nustatyti procesą, kuris bus automatiškai pradėtas/startuotas kai pirmą kartą išsaugojama dokumento kortelė.

2.7.6. Procesų ruošinių kūrimas turi būti realizuotas grafinėje aplinkoje (UML flowchart tipo grafike), konstruojant proceso eigą drag-and-drop principu. Programavimo aplinka (pvz., Visual Studio) nėra tinkama aplinka dokumentų procesų šablonų konstravimui.

2.7.7. Vykdant procesą, turi būti galimybė iš dokumento (kuriam vykdomas procesas) kortelės peržiūrėti vykdomo proceso eigą grafinėje aplinkoje aplinkoje (UML flowchart tipo grafike), aiškiai išskiriant tuo metu vykdomą(-us) žingsnį (-ius).

2.7.8. Proceso žingsnių vykdotojai ir kuratoriai turi turėti galimybė sustabdyti ir atšaukti procesą, jeigu jiems tokia teisė buvo suteikta konstruojant atitinkamą proceso šabloną.

2.7.9. Proceso žingsnių vykdotojai ir kuratoriai turi turėti galimybę praleisti proceso žingsnį (-ius), jeigu jiems tokia teisė buvo suteikta konstruojant atitinkamą proceso šabloną.

2.7.10. Kuriant procesų ruošinius grafinėje aplinkoje, DVS turi pateikti galimus proceso konstravimui panaudoti veiksmus:

a) Nurodyti proceso pradžią ir pabaigą;b) Naudotojų atliekamus žingsnius - užduotis;c) Automatinius sistemos atliekamus žingsnius;d) Proceso eigos išsišakojimus ir susijungimus.

2.7.11. Kuriant procesų ruošinius grafinėje aplinkoje ir aprašant proceso eigos išsišakojimus, turi būti galimybė aprašyti išsišakojimo sąlygas, priklausančias nuo dokumento (kuriam vykdomas procesas) metaduomenų reikšmių (pvz. sutartis turi būti nukreipiama vienu iš kelių galimų kelių priklausomai nuo atributo „Sutarties suma“ reikšmės; arba turi būti sugeneruojama automatinė užduotis teisininkui, jeigu dokumento kortelėje yra pažymėtas požymis „Derinti su teisininku“ ir kt.)

2.7.12. Aprašant išsišakojimo sąlygas, priklausančias nuo dokumento metaduomenų reikšmių, turi būti galimybė aprašyti sudėtines sąlygas, naudojant šiuos duomenis:

a) Imant kelių atributų reikšmes;b) Imant žingsnio vykdymo metu esančias datos/laiko reikšmes;c) Imant bet kurias kitas DVS saugojamas reikšmes, nebūtinai susijusias su konkretaus

dokumento (kuriam vykdomas procesas) reikšmėmims. Pvz. žingsnį vykdančio asmens priklausomybė org. struktūros vienetui ir pan.

Turi būti galimybė sudėtines sąlygas tarpusavyje sujungti naudojant loginius operatorius IR („and“) , ARBA („or“).

2.7.13. Aprašant naudotojo atliekamus žingsnius – užduotis, turi būti galimybė nurodyti žingsnio pavadinimą. Turi būti galimybė žingsnio pavadinimą imti iš dokumento metaduomenų reikšmių – t.y. dokumento, kuriam vykdomas procesas, pasirinkto atributo reikšmės.

2.7.14. Aprašant naudotojo atliekamus žingsnius – užduotis, turi būti galimybė užduoties gavėjams pateikti papildomą tekstinę informaciją (pvz. detalesnį žingsnio aprašymą ir pan.).

2.7.15. Aprašant naudotojo atliekamus žingsnius – užduotis, turi būti galimybė nurodyti žingsnio – užduoties terminą darbo valandomis.

2.7.16. Nurodžius terminą darbo valandomis ir vykdant procesą, DVS turi automatiškai apskaičiuoti

15

užduoties terminą, atsižvelgiant į:a) Perkančiosios organizacijos darbo pradžios ir pabaigos valandas;b) Papildomai administratoriaus nurodytas švenčių dienas, kurių metu Perkančioji

organizacija nedirbs.2.7.17. Aprašant naudotojo atliekamus žingsnius – užduotis, turi būti galimybė nurodyti žingsnio –

užduoties terminą, kuris priklauso nuo konkrečiame dokumente (kuriam vykdomas procesas) užpildytos metaduomenų reikšmės (pvz. atributo „Atsakyti iki“ reikšmės)

2.7.18. Aprašant naudotojo atliekamus žingsnius – užduotis, turi būti galimybė nurodyti atsakingus vykdytojus:

a) Grupę (užduotis siunčiama visiems grupės nariams);b) Visą organizaciją (užduotis siunčiama visiems organizacijos darbuotojams);c) Organizacinės struktūros elementą (departamentą, padalinį, funkicjją) – tokiu atveju

užduotis siunčiama visiems konkrečiai org. struktūrai priklausantiems darbuotojams.

Turi būti galimybė pasirinkti daugiau kelis vykdytojus (pvz. asmenį, grupę ir org. struktūros elementą) vienam proceso žingsniui - užduočiai, taip pat turi būti galimybė keisti pasirinktų vykdytojų eiliškumą.

2.7.19. Aprašant naudotojo atliekamus žingsnius – užduotis ir pasirinkus daugiau negu vieną vykdytoją, turi būti galimybė pažymėti, ar užduotys bus vykdomos nuosekliai ar lygiagrečiai.

2.7.20. Aprašant naudotojo atliekamus žingsnius – užduotis, turi būti galimybė nurodyti pagalbininkus, t.y. asmenis, kurie matys visą proceso vykdymo eigą, tačiau tiesiogiai procese nedalyvaus.

2.7.21. Aprašant naudotojo atliekamus žingsnius – užduotis, turi būti galimybė rankiniu būdu nurodyti kuratorių – asmenį, kuris kontroliuos užduoties vykdymą.

2.7.22. Aprašant naudotojo atliekamus žingsnius – užduotis, turi būti galimybė nurodyti kuratorių ne rankiniu būdu, bet automatiškai, t.y. išskaičiuojant pagal dokumente (kuriam vykdomas procesas) užpildytą metaduomenų reikšmę (pvz. atributo „Dokumento rengėjas“ reikšmė)

2.7.23. Aprašant naudotojo atliekamus žingsnius – užduotis, turi būti galimybė nurodyti požymį, ar užduotis gali būti perduota kitiems vykdytojams. Priklausomai nuo pasirinkto požymio, DVS turi leisti arba uždrausti užduotį perduoti kitam naudotojui išvykstant iš biuro (žr. reikalavimų grupę „Pavadavimai“).

2.7.24. Aprašant naudotojo atliekamus žingsnius – užduotis, turi būti galimybė nurodyti, ar konkretų žingsnį (užduotį) vykdantys darbuotojai turi teisė koreguoti ir taisyti vykdomą procesą.

2.7.25. Aprašant naudotojo atliekamus žingsnius – užduotis, turi būti galimybė nurodyti, ar konkrečiai žingsniui įvykdyti yra būtinas kvalifikuotas el. parašas. Proceso vykdymo metu vykdytojams nepasirašius žingsnio el. parašu, sistema neturi leisti įvykdyti žingsnio.

2.7.26. Aprašant automatinius sistemos atliekamus žingsnius, DVS turi leisti į į proceso žingsnių vykdymo seką įtraukti automatinį dokumento registravimo žingsnį. Vykdant procesą su tokiu žingsniu, dokumentas turi būti automatiškai užregistruojamas be jokių naudotojo atliekamų veiksmų.

2.7.27. Aprašant automatinius sistemos atliekamus žingsnius, DVS turi leisti į į proceso žingsnių vykdymo seką įtraukti automatinį el. pašto žinutės siuntimo žingsnį. Vykdant procesą su tokiu žingsniu, el. pašto žinutė turi būti automatiškai išsiunčiama be jokių naudotojo atliekamų veiksmų.

2.7.28. Skirtinguose procesuose kiekviename automatinio el. pašto žinutės siuntimo žingsnyje turi būti galimybė nurodyti:

a) El. laiško pavadinimą („subject“);b) Gavėjus;c) Žinutės tekstą („Body“);d) Požymį, ar siųsti el. laišką su pridėtais priedais („attachments“), ar siųsti be priedų.

2.7.29. Proceso šablone nurodžius automatiškai siunčiamą el. pašto žinutę, žinutės tekste („body“) turi būti galimybė konfigūruoti turinį, į tekstą įtraukiant dokumento metaduomenis/rekvizitus (pvz. registracijos numeris, registracijos data, dokumento pavadinimas, dokumento rengėjas, dokumentą pasirašęs asmuo ir kt.).

2.7.30. DVS turi būti galimybė į proceso ruošinį įtraukti automatinį elektroninio dokumento ADOC-V1.0 registracijos metaduomenų pasirašymą nekvalifikuotu el. parašu. Vykdant procesą su tokiu žingsniu, el. dokumentas ADOC-V1.0 formatu turi būti automatiškai papildomas sisteminiu

16

nekvalifikuotu el. parašu, pasirašant dokumento registracijos metaduomenis.2.7.31. Grafinė procesų modeliavimo sąsaja turi leisti proceso vykdymo grafinę seką eksportuoti į

grafinio formato failą (jpg, tiff arba lygiavertį formatą).2.8. Elektroninių dokumentų valdymas2.8.1. Turi būti realizuota galimybė rengti oficialius GeDOC elektroninių dokumentų grupės, pagal

Elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikacijos reikalavimų aprašą, patvirtintą Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2008 m. spalio 9 d. sakymu Nr. V-119, elektroninius dokumentus, pasirašyti juos elektroniniu parašu, vizuoti, tikrinti elektroninį parašą ir parengti elektroninius dokumentus perdavimui ilgalaikiam saugojimui.

2.8.2. DVS turi būti realizuota galimybė pasirašyti dokumentus elektroniniu būdu, identifikuoti parašus paremtus XAdES formatais ir juos atpažinti, visa tai atliekant tiesiogiai DVS ir nenaudojant jokios papildomos programinės įrangos.

2.8.3. DVS turi būti galima elektroniniu parašu pasirašyti šias operacijas:a) vizavimą;b) pasirašymą;c) tvirtinimą;d) registravimą (sistemos parašu);e) rezoliuciją;f) susipažinimą.

2.8.4. DVS turi leisti užregistruoti gautą elektroninį dokumentą ADOC formatu.2.8.5. DVS turi leisti sukurti vidaus ar siunčiamo dokumento projektus ADOC formatu.2.8.6. DVS turi leisti užregistruoti siunčiamus ir vidaus dokumentų projektus ADOC formatu po to,

kai jie yra pasirašomi. DVS turi būti realizuota galimybė dokumento el. pasirašymo metu DVS priemonėmis automatiškai pasirašyti dokumentą registravimo metaduomenis nekvalifikuotu el. parašu.

2.8.7. DVS turi leisti patikrinti bet kurį elektroniniame dokumente esantį elektroninį parašą.2.8.8. DVS turi leisti patikrinti saugomo dokumento atitikimą ADOC specifikacijai.2.8.9. DVS turi leisti pateikti naudotojui visą ir detalią informaciją apie:

a) elektroninį dokumentą sudarančius failus;b) pridedamus elektroninius dokumentus;c) elektroninius parašus;d) metaduomenis.

2.8.10. DVS turi gebėti su Perkančiąja organizacija suderintus, ADOC specifikacijos reikalavimų neatitinkančius turinio formatus, prieš sukuriant ADOC elektroninį dokumentą, automatizuotai konvertuoti į PDF (ar PDF/A) formatą.

2.8.11. DVS turi leisti atlikti elektroninio dokumento sudarymo, pasirašymo ir patikrinimo funkcijas naudojantis interneto naršykle. Šioms operacijoms atlikti neturi būti reikalinga instaliuoti darbo vietose jokios programinės įrangos (išskyrus pasirašymo įrangos įrenginių tvarkykles).

2.8.12. DVS turi būti realizuota galimybė elektroninių parašų patvirtinimui naudoti visų elektroninio parašo paslaugas teikiančių Lietuvoje įregistruotų kvalifikuotus sertifikatus sudarančių sertifikavimo paslaugų tiekėjų sudarytus kvalifikuotus sertifikatus.

2.8.13. DVS turi būti realizuota galimybė pasirašymui naudoti elektroninio parašo paslaugas teikiančių, Lietuvoje įregistruotų kvalifikuotus sertifikatus sudarančių sertifikavimo paslaugų tiekėjų naudojamą saugią parašo formavimo įrangą: lustines korteles (valstybės tarnautojo pažymėjimas, asmens tapatybės kortelė), kriptografinius USB raktus, mobilųjį elektroninį parašą.

2.8.14. DVS turi būti realizuota galimybė DVS automatinėmis priemonėmis suformuoti/papildyti elektroninių dokumentų elektroninius parašus iki XAdES-EPES, XAdES-T, XAdES-C ir XAdES-X-L formatų.

2.8.15. Turi būti galimybė spausdinti elektroninių dokumentų nuorašus ir išrašus pagal visas Elektroniniu dokumentu nuorašų išrašų spausdinimo rekomendacijas, patvirtintas Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2013 m. gruodžio 4 d. įsakymu Nr.V-67.

2.8.16. Pasirašyti ir nepasirašyti elektroniniu parašu dokumentai turi skirtis vizualiai.2.8.17. DVS turi būti realizuotas laiko žymų uždėjimo ir tikrinimo funkcionalumas.2.8.18. DVS turi būti galimybė nurodyti:

a) ar turi būti dedamos laiko žymos;

17

b) ar el. parašai formuojami nenaudojant laiko žymų.2.8.19. DVS turi būti galimybė administratoriui konfigūravimo būdu nurodyti laiko žymų serverio

adresą.2.8.20. DVS turi galimybė administratoriui konfigūravimo būdu nurodyti parašų patvirtinimo serverio

adresą (OCSP)2.8.21. Įkeliant gautą elektroninį dokumentą ADOC formatu, dokumento kortelė turi būti automatiškai

užpildoma metaduomenimis, esančiais elektroninio dokumento pakuotėje (su galimybe juos koreguoti), taip pat turi būti realizuota galimybė automatiškai susieti siuntėją DVS su ADOC konteineryje nurodytu siuntėju.

2.8.22. Turi būti galimybė sistemoje konfigūravimo būdu (be programavimo) kurti, išsaugoti ir naudoti daugiau negu vieną ADOC metaduomenų automatinio užpildymo šabloną, kuriame aprašomas ADOC konteinerio laukų siejimas su DVS esančiais metaduomenimis/atributais.

2.8.23. DVS nei techninėmis galimybėmis, nei licencinėmis galimybėmis neturi riboti pasirašymų kvalifikuotu elektroniniu parašu skaičiaus.

2.1. Informacijos paieška ir peržiūra2.1.1. DVS turi būti realizuota pilnatekstės paieškos funkcija tiek tarp rekvizitų, tiek ir dokumentų

turinyje (tame tarpe ir MS Office, OpenOffice formatu paruoštose bylose).2.1.2. DVS turi būti realizuota galimybė atlikti dokumentų paiešką pagal šią dokumentų registravimo

informaciją:a) registravimo numerį,b) dokumento registravimo datą,c) žodžius antraštėje,d) dokumento numerį,e) dokumento datą,f) dokumento būseną,g) dokumento rūšį,h) dokumento temą,i) registrą,j) bylą,k) dokumentų siuntėją/gavėją.

2.1.3. DVS turi būti realizuota galimybė sukurti paieškos formas:a) pažymėti standartinius paieškos kriterijus kaip naudojamus ar nenaudojamus,b) pridėti papildomus kriterijus pagal sistemoje naudojamus papildomus laukus,c) nustatyti paieškos formos pavadinimą.

2.1.4. DVS turi būti realizuota galimybė atlikti paiešką be diakritinių simbolių.2.1.5. DVS turi būti realizuota galimybė naudotojams išsisaugoti paieškos kriterijus ir vėliau galimybė

jais pasinaudoti.2.1.6. Turi būti galimybė eksportuoti atvaizduojamų rodinių informaciją į išorines rinkmenas XLS arba

lygiaverčiu redaguojamu formatu, išorinėje rinkmenoje atvaizduojant rodinio turinį. Eksportuojant neturi būti atsižvelgiama į puslapiavimo parametrus, t.y. eksportuotame faile turi būti matomi visi įrašai nepriklausomai nuo to, kiek įrašų atvaizduojama ekrane.

2.1.7. Turi būti galimybė prieš eksportuojant rodinių informaciją į išorines laikmenas pasirinkti rodinio eksportavimo šabloną, pagal kurį bus atvaizduojami eksportuoti duomenys.

2.1.8. DVS turi būti galimybė saugoti neribotą kiekį rodinių eksportavimo šablonų ir galimybė kiekvienam rodiniui pasirinkti šiuos šablonus pagal poreikį.

2.1.9. DVS turi būti galimybė versijuoti ir redaguoti rodinių eksportavimo šablonus MS Excel arba lygiavertėmis priemonėmis, leidžiančiomis modifikuoti eksportavimo šablono dizainą, stulpelių išdėstymą, šriftus ir kitus parametrus intuityvioje naudotojo sąsajoje be programavimo.

2.1.10. DVS turi būti realizuota galimybė sudaryti dokumentacijos planą raštvedybiniams metams. Dokumentacijos planas turi būti formuojamas iš registrų bei bylų.

2.1.11. Turi būti galimybė sudaryti būsimų raštvedybinių metų dokumentacijos planą, atsižvelgiant į EAIS specifikacijas.

2.1.12. Turi būti galimybė peržiūrėti tiek einamųjų metų dokumentacijos planą, tiek būsimų metų dokumentacijos planą.

2.1.13. DVS turi būti realizuota galimybė sudaryti dokumentacijos planą raštvedybiniams metams.

18

Dokumentacijos planas turi būti formuojamas iš registrų bei bylų.2.1.14. DVS turi būti galimybė raštvedybinių metų pabaigoje automatiškai vienu veiksmu uždaryti

visas bylas, turinčias atitinkamą požymį. 2.1.15. Vienu veiksmu uždarius visas bylas, DVS turi automatiškai sukurti ir atidaryti naujų

raštvedybinių metų bylas, turinčias atitinkamus požymius.2.1.16. DVS turi būti galimybė raštvedybinių metų pabaigoje automatiškai vienu veiksmu uždaryti

visus registrus, kurių pildymo laikotarpis yra nurodytas „metų“ tipo.2.1.17. DVS turi būti galimybė kiekvienam registrui nurodyti registro pildymo parametrus, t.y.

nurodant tipą – „metų“ ar „tęstinis“. Turi būti galimybė nurodyti požymį, ar registras turi būti automatiškai uždaromas ir atidaromas.

2.1.18. Raštvedybinių metų pabaigoje automatiškai uždarius „metų“ tipo registrus, turi būti automatiškai atidaromi atitinkami nauji. Šis reikalavimas taikomas tiems registrams, turintiems automatinio uždarymo/atidarymo požymį.

2.1.19. Uždarytos bylos DVS turi būti pateikiamos ekrane atvaizduojant ir jų raštvedybinius metus.2.1.20. DVS turi būti galimybė kiekvienam naudotojui individualiai pačiam nusistatyti:

a) Ar bus matomos visos bylos, įskaitant ir uždarytas;b) Ar bus matomos tik atidarytos bylos;c) Ar bus matomos tik būsimų metų bylos.

2.2. Ataskaitos2.2.1. DVS turi būti realizuota ataskaitų (dokumentų sąrašai ir statistinės ataskaitos) formavimo

galimybė pateikiant ir instrumentą savo ataskaitoms paruošti ir įdėti į sistemą.2.2.2. DVS pateiktas ataskaitų paruošimo instrumentas turi leisti administratoriui konfigūruoti

pageidaujamas ataskaitas, nurodant atrenkamų dokumentų kriterijus, ataskaitose pateikiamus atributus ir ataskaitų išvaizdą. Ataskaitų instrumento naudotojo sąsaja gali būti realizuota anglų k.

2.2.3. Turi būti realizuota galimybė ataskaitas formuoti XLS, DOC, PDF, HTML formatais.2.3. Dokumentų archyvavimas ir naikinimas2.3.1. DVS turi būti įgyvendinta galimybė automatizuoti dokumentų archyvavimo procesus bei

archyvuotų dokumentų saugojimo valdymą.2.3.2. Turi būti galimybė nurodyti datą ir laiką, kada bus vykdomas dokumentų archyvavimas ir

naikinimas 2.3.3. DVS turi būti galimybė susieti dokumentą su archyvuotu dokumentu.2.3.4. DVS turi būti galimybė iš archyvuotų dokumentų sudaryti ataskaitas.2.3.5. DVS turi būti įgyvendinta automatinio elektroninių dokumentų perkėlimo į elektroninį

dokumentų archyvą funkcija.2.3.6. Elektroninių dokumentų perkėlimo metu turi būti užtikrinta, kad:

a) nepakis dokumentų turinys ir struktūra;b) visi dokumento elementai bus perkelti kaip integralus vienetas;c) bus išsaugoti visi ryšiai tarp bylų, jų tomų ir jiems priskirtų dokumentų;d) bus išsaugoti visi ryšiai tarp bylų, jų tomų ir dokumentų metaduomenų.

2.3.7. DVS turi būti galimybė automatiniam archyvavimui atrinkti ir suformuoti bylų sąrašą.2.3.8. DVS turi būti galimybė naudotojui naikinimui atrinkti ir suformuoti bylų sąrašą.2.3.9. DVS turi būti galimybė aprašyti dokumentų archyvavimo ir jų šalinimo iš archyvo taisykles.2.3.10. Turi būti galimybė automatizuotai perkelti saugojimui sutvarkytas bylas į archyvavimo

komponentą.2.3.11. DVS turi būti įgyvendinta nesaugotinos informacijos pašalinimo iš archyvo funkcija. Atlikus šią

funkciją, turi būti:a) fiziškai ištrinami įrašai iš duomenų bazės;b) fiziškai ištrinamas dokumentų turinys (failai).

2.3.12. DVS turi būti galimybė sistemos administratoriui koreguoti dokumentų archyvavimo taisykles.2.4. Administravimas ir informacijos apsauga2.4.1. Visos sistemos administravimo galimybės turi būti pasiekiamos per internetinės naršyklės

sąsają. Išimtis gali būti taikoma atsarginių kopijų kūrimui ir atstatymo mechanizmui.2.4.2. DVS turi galėti automatiškai sinchronizuotis su Perkančiosios organizacijos naudojama Active

Directory sistema arba kitais LDAP šaltiniais: kuriant naujus naudotojus, grupes, hierarchines struktūras bei atnaujinant šią informaciją Active Directory sistemoje, visa informacija turi

19

automatiškai būti atnaujinta DVS.2.4.3. DVS turi būti galimybė nustatyti informacijos sinchronizavimo su Active Directory (ar kitu

LDAP šaltiniu) dažnumą.2.4.4. Turi būti galimybė rankiniu būdu įvykdyti informacijos sinchronizavimą su Active Directory (ar

kitu LDAP šaltiniu) 2.4.5. DVS turi būti galimybė išsaugoti neribotą kiekį sinchronizacijos su LDAP šaltiniu

konfigūracijų, nurodant konfigūracijos pavadinimą, šaltinio adresą, prisijungimo duomenis bei detaliai aprašant sinchronizuojamas savybes.

2.4.6. DVS turi būti realizuota galimybė bylas ir registrus administruoti padalinių lygmeniu.2.4.7. DVS turi būti realizuota galimybė aprašyti organizacijos struktūrą, įskaitant jos elementus:

padalinius, skyrius, funkcijas, asmenis. 2.4.8. Aprašant organizacinę struktūrą turi būti naudojama grafinė „medžio“ tipo sąsaja, leidžianti

kurti/modifikuoti/šalinti organizacinės struktūros elementus neribojant nei struktūros pločio, nei ilgio.

2.4.9. Turi būti galimybė suglausti ir išplėsti konkretaus lygio organizacinę struktūros atvaizdavimą.2.4.10. DVS turi būti saugojama organizacinės struktūros istorija, įskaitant galimybę peržiūrėti org.

struktūrą konkrečiai datai.2.4.11. DVS turi būti realizuota galimybė administruoti organizacinę struktūrą padalinių lygmeniu.2.4.12. DVS turi būti realizuota galimybė administratoriui kurti naudotojus, naudotojų grupes, roles.2.4.13. DVS turi būti realizuota galimybė administratoriui priskirti naudotojus naudotojų grupėms.2.4.14. DVS turi būti realizuota galimybė įtraukti grupę į kitą grupę, t.y. kurti neribotą grupių

hierarchiją.2.4.15. DVS turi užtikrinti, kad asmens duomenys, susiję su konkrečiu dokumentu, turi būti

atvaizduojami tokie, kokie buvo asmens susiejimo su dokumentu metu. Tai turi veikti nepriklausomai nuo to, ar asmens duomenys vėliau nebuvo atnaujinti.

2.4.16. DVS turi užtikrinti, kad organizacijos duomenys, susiję su konkrečiu dokumentu, turi būti atvaizduojami tokie, kokie buvo organizacijos susiejimo su dokumentu metu. Tai turi veikti nepriklausomai nuo to, ar organizacijos duomenys vėliau nebuvo atnaujinti.

2.4.17. Turi būti saugoma asmenų ir organizacijų duomenų keitimo istorija ir visi komponentai turi naudoti duomenis tokius, kurie egzistavo duomenų įvedimo metu (pvz. dokumentą pasirašiusio asmens pareigybė arba pavardė turi būti atvaizduojama tokia kokia buvo veiksmo atlikimo metu nepriklausomai nuo to, kad darbuotojo pareigybė arba pavardė jau yra pasikeitusi).

2.4.18. DVS turi būti realizuota galimybė administratoriui riboti/leisti prieigą prie nurodytų dokumentų nurodytiems naudotojams, naudotojų grupėms arba organizacinės struktūros elementams (padaliniui, departamentui, funkcijai).

2.4.19. DVS turi būti realizuota galimybė riboti/leisti prieigą prie pasirinktų sričių, bylų ir dokumentų nurodytiems naudotojams, naudotojų grupėms arba organizacinės struktūros elementams (padaliniui, departamentui, funkcijai).

2.4.20. Riboti/leisti prieigą prie pasirinktų sričių, bylų ir dokumentų nurodytiems naudotojams, naudotojų grupėms arba organizacinės struktūros elementams (padaliniui, departamentui, funkcijai) turi teisę turėti tik sistemos administratorius arba individualiai kiekvienai sričiai, bylai ar dokumentui nustatyti naudotojai, grupės ar organizacinės struktūros elementai.

2.4.21. DVS turi būti realizuota galimybė nustatyti prieigos teises nurodytiems naudotojams, naudotojų grupėms arba organizacinės struktūros elementams (padaliniui, departamentui, funkcijai) dokumentacijos plano lygmenyje, nustatant prieigos teises šiuose lygmenyse:

a) įstaigos;b) srities;c) bylos;d) dokumento.

2.4.22. Prieigos teises dokumentacijos plano lygmenyse turi turėti galimybė nustatyti sistemos administratorius arba atskirai nurodyti darbuotojai ar grupės. Turi būti galimybė administruoti skirtingas sritis, bylas ar dokumentus skirtingiems asmenims.

2.4.23. DVS turi būti realizuotas prieigos teisių propagavimo mechanizmas hierarchiniuose įstaigos, srities ir bylos lygmenyse, leidžiantis žemiau esantiems elementams automatiškai paveldėti aukštesnio lygio elementų prieigos teises.

2.4.24. DVS prieigos teisių propagavimo mechanizmas turi leisti vienu veiksmu įtraukti naujus (papildomus) prieigos teisių įrašus visiems žemiau hierarchijoje esantiems lygmenims, paliekant

20

ir nekeičiant žemiau esančių lygmenų prieigos teisių nustatymų.2.4.25. DVS prieigos teisių propagavimo mechanizmas turi leisti vienu veiksmu pašalinti pasirinktus

esamus prieigos teisių įrašus visiems lygmenims, esantiems hierarchijoje žemiau. 2.4.26. DVS prieigos teisių propagavimo mechanizmas turi leisti vienu veiksmu pakeisti visus prieigos

teisių įrašus žemiau hierarchijoje esantiems lygmenims, neatsižvelgiant į tai, kokios yra nustatytos žemesnių hierarchinių lygmenų elementų prieigos teisės.

2.4.27. Turi būti galimybė nustatyti individualius prieigos teisių nustatymus kiekvienai įstaigai, sričiai, bylai ar dokumentui, nepriklausomai nuo to, ar prieigos teisės buvo paveldėtos, naudojant saugos propagavimo mechanizmą.

2.4.28. Nustačius prieigos teises įstaigos lygmenyje ir kuriant naują sritį, naujai kuriamai sričiai turi būti automatiškai nustatomos įstaigos lygmenyje nurodytos prieigos teisės. Turi būti galimybė keisti naujos srities prieigos teises.

2.4.29. Nustačius prieigos teises srities lygmenyje ir kuriant naują bylą, naujai kuriamai bylai turi būti automatiškai nustatomos srities lygmenyje nurodytos prieigos teisės. Turi būti galimybė keisti naujos bylos prieigos teises.

2.4.30. Nustačius prieigos teises bylos lygmenyje ir kuriant naują dokumentą toje byloje, naujai kuriamam dokumentui turi būti automatiškai nustatomos bylos lygmenyje nurodytos prieigos teisės. Turi būti galimybė keisti naujai kuriamo dokumento prieigos teises.

2.4.31. Turi būti galimybė nustatyti prieigos teises sričių, bylų ir dokumentų lygmenyse taip, kad naudotojui neturint prieigos teisių prie dokumento, jis nematys nei to dokumento, nei dokumento aprašo (formos), kuriame surašyti dokumento registracijos atributai.

2.4.32. Turi būti galimybė nustatyti prieigos teises sričių, bylų ir dokumentų lygmenyse taip, kad naudotojas galėtų matyti dokumento aprašą (formą) , kuriame surašyti dokumento registracijos atributai, tačiau negalėtų matyti pačio dokumento turinio (pdf, docx ir pan. failai)

2.4.33. DVS turi būti užduočių peržiūros galimybė pagal hierarchinę struktūrą (aukštesnėje hierarchijoje esantis DVS naudotojas turi matyti žemesnėje hierarchijoje esančių DVS naudotojų užduotis).

2.4.34. DVS turi būti realizuota galimybė administratoriui išsiųsti užduotį arba pranešimą visiems sistemos naudotojams (vienu metu).

2.4.35. DVS turi būti realizuota galimybė naudotoją priskirti daugiau nei vienai grupei.2.4.36. DVS keisti naudotojų arba grupių aprašymų atributus turi galėti tik administratorius arba

individualiai kiekvienai naudotojui ar grupei nustatyti naudotojai.2.4.37. DVS turi būti galimybė konfigūravimo būdu (be programavimo) sukurti neribotą kiekį

dokumentų tipų, kiekvienam tipui nurodant:a) Pavadinimą, apibūdinimą;b) naudojamą ekrano formą (registracijos kortelę);c) naudojamą įrankių juostą;d) dokumento tipui galimus naudoti procesus;e) požymį, ar šio tipo dokumentai registruojami;f) požymį, ar šio tipo dokumentai turi būti automatiškai užregistruoti, išsaugojus

dokumento kortelę (pvz. naudojama gautiems dokumentams);g) dokumento tipui galimus PDF antspaudo konfigūracijas.

2.4.38. DVS turi būti galimybė konfigūravimo būdu (be programavimo) sukurti neribotą kiekį dokumentų formų, kiekvienai formai nurodant:

a) Pavadinimą, apibūdinimą;b) Atributus (metaduomenis);c) Korteles (angl. „tabs“), atributų išdėstymą juose.

2.4.39. DVS turi būti galimybė kopijuoti dokumentų formas su jose įtrauktais atributais2.4.40. Dokumentų formose turi būti galimybė atributus skirtyti į korteles (angl. „tabs“). Turi būti

galimybė kortelėms nustatyti pavadinimus, į jas įtraukti visus arba dalį pasirinktų atributų.2.4.41. Turi būti galimybė tos pačios formos skirtingose kortelėse (angl. „tabs“) panaudoti tuos pačius

atributus.2.4.42. Turi būti galimybė konfigūruoti kortelių (angl. „tabs“) matomumą, nustatant, ar kortelė bus

rodoma arba slepiama tam tikroms naudotojų rolėms.2.4.43. Turi būti galimybė konfigūruoti kortelių (angl. „tabs“) matomumą, nustatant, ar kortelė bus

rodoma arba slepiama esant pasirinktiems veiksmams procese (t.y. kortelė rodoma arba slepiama priklausomai nuo to, kuris proceso žingsnis yra vykdomas).

2.4.44. Turi būti galimybė konfigūruoti kortelių (angl. „tabs“) matomumą, nustatant, ar kortelė bus

21

rodoma arba slepiama tam tikroms naudotojų rolėms pagal administratoriaus rankiniu būdu aprašytas sąlygas (pvz. esant tam tikrai atitinkamo atributo reikšmei ir pan.).

2.4.45. DVS turi būti galybė konfigūravimo būdu (be programavimo) sukurti neribotą kiekį naujų atributų (metaduomenų).

2.4.46. Kuriant naujus atributus, turi būti nurodoma bent ši informacija:a) Atributo pavadinimas, apibūdinimas;b) Pasirinkimas iš atributo tipų;c) Pradinė reikšmė (“default”).

2.4.47. Kuriant naujus atributus, turi būti galima pasirinkti iš bent šių atributų tipų:a) Tekstas;b) Skaičius;c) Data / laikas;d) Loginis;e) Išskaičiuojamas laukas (aprašomos sąlygos, kokia informacija atvaizduojama);f) El. pašto adresas;g) Pasirinktis (“lookup”). Turi būti galimybė pasirinkti iš įvairių sąrašų (dokumentai,

užduotys, kontaktai ir kt.);h) Dagybinė pasirinktis (“multiselect”). Galimybė pasirinkti kelias reikšmes, pagal atributo

kūrimo metu administratoriaus nurodytus parametrus;i) Lentelė. Turi būti galimybė pagal administratoriaus apršytus parametrus ir užklausas

pateikti bet kokią DVS saugomą informaciją, saugomą DVS duomenų bazėje;2.4.48. DVS turi būti galimybė konfigūravimo būdu (be programavimo) sukurti neribotą kiekį

dokumentų rodinių, kiekvienam rodiniui nurodant:a) Pavadinimą, apibūdinimą;b) Duomenų išrinkimo / filtravimo sąlygas;c) Duomenų rūšiavimo / rikiavimo sąlygas;d) Atributų (metaduomenų) sąrašą, pagal kurį atvaizduojami informacijos stulpeliai

rodinyje.2.4.49. DVS turi būti galimybė konfigūravimo būdu (be programavimo) sukurti neribotą kiekį užduočių

rodinių, kiekvienam rodiniui nurodant:a) Pavadinimą, apibūdinimą;b) Duomenų išrinkimo / filtravimo sąlygas;c) Duomenų rūšiavimo / rikiavimo sąlygas;d) Atributų (metaduomenų) sąrašą, pagal kurį atvaizduojami informacijos stulpeliai

rodinyje.2.4.50. DVS turi būti galimybė konfigūravimo būdu (be programavimo) sukurti neribotą kiekį kontaktų

(fizinių ir/arba juridinių asmenų) rodinių, kiekvienam rodiniui nurodant:a) Pavadinimą, apibūdinimą;b) Duomenų išrinkimo / filtravimo sąlygas;c) Duomenų rūšiavimo / rikiavimo sąlygas;d) Atributų (metaduomenų) sąrašą, pagal kurį atvaizduojami informacijos stulpeliai

rodinyje.2.4.51. Įtraukiant atributus į rodinį, turi būti galimybė nurodyti:

a) Stulpelio pavadinimą, atvaizduojamą rodinyje. Nurodytas pavadinimas gali skirtis nuo pačio atributo pavadinimo (pvz. esant poreikiui naudoti trumpinius);

b) Eiliškumą, kaip atributas bus atvaizduojamas rodinyje;c) Kitus atvaizdavimo elementus: stulpelio plotį, maksimalų rodomą simbolių kiekį ir pan.

2.4.52. Turi būti galimybė kiekvienam rodiniui individualiai nurodyti puslapiavimo parametrus, t.y. koks yra galimas maksimalus įrašų pateikimas viename puslapyje.

2.4.53. DVS turi būti galimybė konfigūravimo būdu (be programavimo) sukurti neribojamą kiekį įrankių juostų (meniu) ir sukurtas įrankių juostas priskirti pasirinktiems dokumentų tipams.

2.4.54. DVS turi būti realizuotas dinaminis prieigos prie dokumentų valdymas, kai prieiga prie konkretaus dokumento nustatoma pagal to dokumento atributų reikšmes.

2.4.55. DVS turi būti galimybė nustatyti vartotojų informavimo el. paštu sąlygas kiekvienam dokumento tipui atskirai, t.y. sistema turi leisti administratoriui nurodyti, kokiame dokumento tipe (pvz. gautas dokumentas, įsakymas, sutartis ir kt.) kokius kortelės datos atributus (pvz. sutarties pabaigos data) reikia sekti, kokį el. pašto žinutės šabloną naudoti ir prieš kiek dienų iki nurodyto atributo esančios datos vartotojai automatiškai gaus el. pašto žinutę.

22

2.4.56. DVS turi būti galimybė nustatyti papildomas ne darbo dienas, administratoriui pasirenkant datą ir pateikiant aprašymą. Į papildomas ne darbo dienas turi DVS atsižvelgti automatiškai skaičiuojant užduočių terminus, nurodytus procesų šablonuose.

2.4.57. DVS turi būti galimybė nustatyti darbo dienos pradžios ir pabaigos valandas. Į šias valandas DVS turi atsižvelgti automatiškai skaičiuojant užduočių terminus, nurodytus procesų šablonuose.

2.4.58. DVS turi būti galimybė kurti ir modifikuoti skirtingus elektroninio dokumento „spaudus“ PDF formato dokumentams ir jų konfigūracijas. Turi būti galimybė skirtingus „spaudus“ priskirti skirtingiems dokumentų tipams individualiai.

2.4.59. Kuriant ir modifikuojant skirtingus elektroninio dokumento „spaudus“ PDF formato dokumentams, turi būti galimybės:

a) Nurodyti „spaudo“ pavadinimą;b) Nurodyti spaudo šriftą ir jo dydį, spalvą, vietą PDF dokumente ir kitus parametrus,

apibrėžiančius spaudo išvaizdą ir vietą.2.4.60. Kuriant ir modifikuojant skirtingus elektroninio dokumento „spaudus“ PDF formato

dokumentams, turi būti galimybė aprašyti duomenų pateikimo struktūras, nurodant tiek statinį tekstą, tiek galimybę gauti duomenis iš konkretaus dokumento metaduomenų (pvz. registracijos numeris, registracijos data ir kt.)

2.4.61. DVS turi būti realizuotas kiekvienos dienos automatinis kopijų kūrimas ir atkūrimas iš jų. Šis funkcionalumas gali būti realizuotas ir iš Duomenų bazių valdymo sistemos aplinkos.

2.5. DVS integralumas2.5.1. DVS turi būti galimybė Perkančiosios organizacijos naudojamoje MS Outlook el. pašto

programoje peržiūrėti aktualias naudotojo užduotis iš jų sąrašą, užduotis filtruoti, rūšiuoti, pažymėti įvykdymą/atmetimą ir atlikti visus kitus veiksmus, kurie gali būti atliekami su užduotimis jungiantis prie DVS naudojant naršyklę.

2.5.2. Administratoriui turi būti galimybė konfigūravimo būdu (be programavimo) aprašyti Perkančiosios organizacijos naudojamoje MS Outlook matomų užduočių rodinį, nurodant bent šią informaciją:

a) Duomenų išrinkimo / filtravimo sąlygas (t.y. pagal kokias sąlygas turi būti atvaizduojamos užduotys);

b) Duomenų rūšiavimo / rikiavimo sąlygas;c) Atributų (metaduomenų) sąrašą, pagal kurį atvaizduojami informacijos stulpeliai

rodinyje.2.5.3. Įtraukiant atributus į rodinį, kuris atvaizduomas Perkančiosios organizacijos naudojamoje MS

Outlook programoje turi būti galimybė nurodyti:a) Stulpelio pavadinimą, atvaizduojamą rodinyje. Nurodytas pavadinimas gali skirtis nuo pačio atributo pavadinimo (pvz. esant poreikiui naudoti trumpinius);b) Eiliškumą, kaip atributas bus atvaizduojamas rodinyje;c) Kitus atvaizdavimo elementus: stulpelio plotį, maksimalų rodomą simbolių kiekį ir pan.

2.5.4. DVS turi būti galimybė Perkančiosios organizacijos naudojamoje MS Outlook el. pašto programoje peržiūrėti su aktualiomis naudotojo užduotimis susijusius dokumentus (įskaitant dokumentų turinį) ir atlikti visus kitus veiksmus, kurie gali būti atliekami su dokumentais jungiantis prie DVS naudojant naršyklę.

2.5.5. DVS turi būti galimybė Perkančiosios organizacijos naudojamose biuro programose MS Office specialaus meniu pagalba surasti ir atidaryti DVS patalpintus dokumentus, neatidarant naršyklės lango

2.5.6. DVS turi būti galimybė Perkančiosios organizacijos naudojamose biuro programose MS Office specialaus meniu pagalba išsaugoti dokumentą į DVS, neatliekant jokių veiksmų, reikalaujančių dokumento išsaugojimo tarpinėse vietose.

2.5.7. DVS turi būti galimybė Perkančiosios organizacijos naudojamose biuro programose MS Office specialaus meniu pagalba paimti / grąžinti DVS patalpintus dokumentus.

2.5.8. Turi būti galimybė Perkančiosios organizacijos naudojamoje MS Outlook el. pašto programoje įkelti į DVS gautus elektroninius laiškus (įskaitant prikabintus failus („attachments“)), pasirenkant įkėlimo vietą sistemoje ir užpildant reikiamus dokumento registracijos kortelės rekvizitus.

2.5.9. Įkeliant į DVS gautus elektroninius laiškus Perkančiosios organizacijos naudojamoje MS

23

Outlook el. pašto programoje, turi būti galimybė pasirinkti norimus įkelti failus („attachments“)2.5.10. DVS turi būti galimybė iš operacinės sistemos naršyklės (pvz.: MS Explorer ar kt.) panaudojant

kontekstinį meniu įkelti pasirinktą bylą į sistemą kaip dokumentą.2.6. DVS naudotojo sąsaja2.6.1. Turi būti realizuotas paprastas autentikavimo mechanizmas (naudotojo vardas/slaptažodis).2.6.2. DVS privalo turėti lietuvišką naudotojo sąsają – visi sistemos taikomųjų programų dialogai,

meniu, pranešimai apie klaidas, pagalbos ekranai turi būti pateikiami lietuvių kalba. 2.6.3. DVS pradinis naudotojo langas turi būti parengtas taip, kad kiekvienam naudotojui būtų

pateikiama suasmeninta, t. y. konkrečiai jam aktuali informacija:a) naudotojo redaguojami dokumentai;b) naudotojo vykdomos, vėluojančios ir kontroliuojamos užduotys;c) skelbimai;d) naudotojo individualiai pasirinkti dažniausiai naudojami objektai („favourites“);

2.6.4. DVS turi būti galimybė kiekvienam naudotojui pačiam pasirinkti jam individualius dažniausiai naudojamus objektus („favourites“):

a) Dokumentacijos plano sričių lygmenyje, t.y. konkrečias sritis;b) Bylų lygmenyje, t.y. konkrečias bylas;c) Registrų lygmenyje, t.y. konkrečius registrus;d) Dokumentų lygmenyje, t.y. konkrečius dokumentus.

2.6.5. DVS turi būti realizuota galimybė administratoriui nurodyti, kokia informacija bus rodoma naudotojų pradiniame lange ir keisti šios informacijos išdėstymą.

2.6.6. Naudotojų pradiniame lange turi būti galimybė talpinti informaciją bent į ne mažiau kaip du tarpusavyje atskirus blokus.

2.6.7. DVS turi būti realizuota galimybė naudotojams pasinaudoti kontekstinės pagalbos sistema (help).

2.6.8. Visų DVS modulių naudotojo sąsaja privalo būti vieninga:a) vizualiai,b) navigacijos dialogai, meniu, naudotojų ekranų langai ir rodiniai turi būti sudaryti naudojant vieningas taisykles.

2.6.9. DVS taikomųjų programų pranešimai naudotojams apie sistemos sutrikimus ir naudotojų klaidas turi būti lietuvių kalba, informatyvūs, kartu su patarimais ir nurodymais naudotojams.

2.7. Mobilumas2.7.1. DVS turi turėti išmaniesiems telefonams („smart phones“) pritaikytas DVS kliento aplikacijas

(„app“), veikiančias išmaniuosiuose telefonuose. Turi būti sukurtos ir publikuotos klientų aplikacijos, skirtos bent 2 operacinėms sistemoms iš šių: Android, iOS, Windows Phone.

2.7.2. Aplikacijų vartotojo terpė turi būti specialiai pritaikyta ir optimizuota mobiliajam telefonui (ekrano dydis, valdymas pirštu ir t.t.). Išmaniųjų telefonų interneto naršyklės nėra laikomos DVS klientų aplikacijomis.

2.7.3. Kliento aplikacijos turi būti publikuota ir nemokamai pasiekiama iš oficialių aplikacijų talpyklų (bent 2 iš šių: Google Play, Apple AppStore, Windows Store)

2.7.4. Kliento aplikacijos turi turėti galimybę atvaizduoti naudotojo užduočių skaičių.2.7.5. Kliento aplikacijos turi turėti galimybę atidaryti ir peržiūrėti užduoties kortelę.2.7.6. Kliento aplikacijos turi turėti galimybę pakeisti užduoties duomenis ir išsaugoti užduoties

kortelę.2.7.7. Kliento aplikacijos turi turėti galimybę perduoti (deleguoti) užduotį kitiems asmenims.2.7.8. Kliento aplikacijos turi turėti galimybę pažymėti užduotį kaip sėkmingai įvykdytą.2.7.9. Kliento aplikacijos turi turėti galimybę atmesti užduotį.2.7.10. Kliento aplikacijos turi turėti galimybę peržiūrėti užduoties istoriją (log).2.7.11. Kliento aplikacijos turi turėti galimybę atidaryti ir peržiūrėti dokumento kortelę, jos priedus bei

turi būti galimybė juos parsisiųsti2.7.12. Kliento aplikacijos turi turėti galimybę pakeisti dokumento metaduomenis ir išsaugoti

dokumento kortelę.2.7.13. Kliento aplikacija turi turėti galimybę peržiūrėti dokumento istoriją (log).2.8. Naudotojų veiksmų protokolavimas2.8.1. DVS visi veiksmai, atliekami su dokumentais, jų projektais, užduotimis, kontaktais turi būti

protokoluojami (fiksuojami sistemoje).2.8.2. DVS turi būti galimybė peržiūrėti dokumento istoriją bent šiais pjūviais:

24

a) Veiksmai, atlikti su dokumentu (pvz. sukurta, registruota ir kt.);b) Dokumento projekto versijos (įsk.dokumento turinio versijas);c) Užduotys, susijusios su dokumentu.

2.8.3. DVS turi būti kaupiama tokia informacija apie veiksmus:a) veiksmas, kuris buvo atliktas sistemoje,b) naudotojas, kuris atliko šį veiksmą,c) data ir laikas, kada veiksmas buvo atliktas.

2.8.4. DVS veiksmų protokole informacija turi būti neprieinama bet kokiam modifikavimui nepaisant naudotojų teisių.

2.9. Žinynai / klasifikatoriai2.9.1. DVS turi būti šie žinynai:

a) struktūriniai padaliniai,b) darbuotojai,c) bylos,d) registrai,e) dokumentų rūšys,f) dokumentų temos,g) korespondentai (asmenys ir organizacijos),h) pareigybės

2.9.2. DVS turi būti realizuota galimybė sukurti neribotą kiekį žinynų / klasifikatorių.2.9.3. DVS administratoriui turi būti galimybė pildyti, koreguoti iš šalinti įvairius žinynus.2.9.4. DVS administratoriui turi būti suteikta galimybė kurti naujus žinynus ir klasifikatorius2.9.5. DVS turi būti galimybė kurti hierarchinius ryšius tarp klasifikatorių.3. DVS architektūra3.1. DVS turi būti trijų lygių architektūros: duomenų bazės lygis, logikos lygis ir prezentacijos lygis.

Prezentacijos lygis pateikiamas interneto naršyklėje.3.2. DVS privalo būti sudaryta iš atskirų funkcinių modulių. Turi būti galimybė atskirus modulius

įdiegti skirtingose tarnybinėse stotyse.3.3. DVS programų moduliai privalo būti tarpusavyje integruoti – kiekvieno modulio duomenys turi

būti susieti su kitų modulių duomenimis (atitinkami pakeitimai, atlikti viename modulyje, turi atsispindėti ir kituose moduliuose).

3.4. Tiekėjas turės įdiegti DVS Perkančiosios organizacijos pateiktoje techninėje įrangoje. 3.5. Tiekėjas privalo į savo pasiūlymą įtraukti visas DVS veikimui reikalingas licencijas.3.6. DVS turi būti pritaikyta darbui su šiomis naudotojų darbo vietų operacinėmis sistemomis: MS

Windows XP/VISTA/Windows7/Windows8.3.7. DVS turi dirbti su šia naudotojų darbo vietose naudojama programine įranga:

a. MS Internet Explorer 7.x ir su ja suderinamomis vėlesnėmis versijomis,b. Mozilla Firefox 12.0 ir su ja suderinamomis vėlesnėmis versijomis,c. Opera 7 ir su ja suderinamomis vėlesnėmis versijomis,d. MS Office 2007/2010,2013,e. OpenOffice 3.0 ir su ja suderinamomis vėlesnėmis versijomis.

3.8. Duomenų mainams tarp darbo vietų ir tarnybinių stočių turi būti naudojami šie protokolai:a. TCP/IP,b. HTTP/HTTPS.

4. KITI REIKALAVIMAI4.1. Įdiegus DVS, Perkančiajai organizacijai turi būti pateikti sistemos naudotojo ir sistemos

administravimo vadovai lietuvių kalba elektronine forma.

25

Mažos verės pirkimo sąlygų 2 priedas

PASIŪLYMASDĖL DOKUMENTŲ VALDYMO SISTEMOS PIRKIMO

____________ Nr.______(Data)

_____________(Sudarymo vieta)

Tiekėjo pavadinimas, įmonės kodas Tiekėjo adresas Už pasiūlymą atsakingo asmens vardas, pavardėTelefono numerisFakso numerisEl. Pašto adresas

Šiuo pasiūlymu pažymime, kad sutinkame su visomis kvietimo sąlygomis.

Atsižvelgdami į pirkimo dokumentuose išdėstytas sąlygas, teikiame savo pasiūlymą. Eil. Nr.

Pirkimo (prekės, paslaugos) pavadinimas Mato vnt. Kaina už 1 vnt EUR be PVM

PVM 21 proc.

Viso kaina (už 1 vnt.) EUR su PVM

Pasiūlymas galioja iki _______ m. ______________ mėn. ______ d.

Kartu su pasiūlymu pateikiami šie dokumentai:Eil. Nr.

Pateiktų dokumentų pavadinimas Dokumento puslapių skaičius

26

Eil. Nr.

Pateiktų dokumentų pavadinimas Dokumento puslapių skaičius

Šiuo pasiūlymu pažymime, kad sutinkame su visomis apklausos sąlygomis nurodytomis Kvietime dalyvauti supaprastintame mažos vertės pirkime apklausos būdu.

Taip pat patvirtiname, kad visa mūsų pasiūlyme pateikta informacija yra teisinga ir kad mes nenuslėpėme jokios informacijos, kurią buvo prašoma pateikti pirkimo dokumentuose. Taip pat patvirtiname, kad nedalyvavome rengiant pirkimo dokumentus, o taip pat nesame susiję su jokia kita šiame konkurse dalyvaujančia įmone ar kita suinteresuota šalimi.

Suprantame, kad išaiškėjus aukščiau nurodytoms aplinkybėms, būsime pašalinti iš šios apklausos ir mūsų pateiktas pasiūlymas bus atmestas.

Atsižvelgdami į 2015-05-28 Kvietime dalyvauti supaprastintame mažos vertės pirkime apklausos būdu išdėstytas sąlygas, teikiame savo pasiūlymą.

__________________________________________(Tiekėjo arba jo įgalioto asmens vardas, pavardė, parašas)

27