MUNICIPALIDAD DE SAN JERÓNIMO, DEPARTAMENTO DE … · Guatemala, 27 de mayo de 2013 Señor Agustín Cuellar Marroquín (Unico Nombre) Alcalde Municipal Municipalidad de San Jerónimo,

GUATEMALA, MAYO DE 2013

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

MUNICIPALIDAD DE SAN JERÓNIMO,DEPARTAMENTO DE BAJA VERAPÁZ

AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA PERÍODO AUDITADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE

DICIEMBRE DE 2012

Guatemala, 27 de mayo de 2013 Señor Agustín Cuellar Marroquín (Unico Nombre)Alcalde MunicipalMunicipalidad de San Jerónimo, Departamento de Baja VerapázSu despacho Señor(a) Alcalde Municipal En mi calidad de Contralora General de Cuentas y en cumplimiento de lo reguladoen la literal k) del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General deCuentas, hago de su conocimiento de manera oficial el informe de auditoríarealizado por los Auditores Gubernamentales que oportunamente fueronnombrados para el efecto y quienes, de conformidad con el artículo 29 de laprecitada Ley Orgánica, son responsables del contenido y efectos legales delmismo.

Sin otro particular, atentamente.

Guatemala, 27 de mayo de 2013 Señor Agustín Cuellar Marroquín (Unico Nombre)Alcalde MunicipalMunicipalidad de San Jerónimo, Departamento de Baja VerapázSu despacho Señor(a) Alcalde Municipal En mi calidad de Subcontralor de Calidad de Gasto Público y en cumplimiento delo regulado en la literal k), del artículo 13 de la Ley Orgánica de la ContraloríaGeneral de Cuentas, conforme la delegación que oportunamente me fue otorgada,hago de su conocimiento de manera oficial, el informe de auditoría realizado porlos Auditores Gubernamentales que oportunamente fueron nombrados para elefecto y quienes, de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica,son responsables del contenido y efectos legales del mismo.


Guatemala, 27 de mayo de 2013 Señor Agustín Cuellar Marroquín (Unico Nombre)Alcalde MunicipalMunicipalidad de San Jerónimo, Departamento de Baja VerapázSu despacho Señor(a) Alcalde Municipal En mi calidad de Subcontralor de Probidad y en cumplimiento de lo regulado en laliteral k), del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas,conforme la delegación que oportunamente me fue otorgada, hago de suconocimiento de manera oficial, el informe de auditoría realizado por los AuditoresGubernamentales que oportunamente fueron nombrados para el efecto y quienes,de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica, son responsablesdel contenido y efectos legales del mismo.


GUATEMALA, MAYO DE 2013

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

MUNICIPALIDAD DE SAN JERÓNIMO,DEPARTAMENTO DE BAJA VERAPÁZ

AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA PERÍODO AUDITADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE

DICIEMBRE DE 2012

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ÍNDICE Página

1. INFORMACIÓN GENERAL

1.1 Base Legal

1.2 Función

2. FUNDAMENTOS DE LA AUDITORÍA

3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

3.1 Área Financiera

3.1.1 Generales

3.1.2 Específicos

4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA

4.1 Área Financiera

Limitaciones al Alcance

5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROSASPECTOS EVALUADOS

5.1 Información Financiera y Presupuestaria

Balance General

Estado de Resultados

Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos

5.2 Otros Aspectos

5.2.1 Plan Operativo Anual

5.2.2 Plan Anual de Auditoría

5.2.3 Convenios

5.2.4 Donaciones

5.2.5 Préstamos

5.2.6 Transferencias

5.2.7 Sistemas informáticos utilizados por la Entidad

6. ESTADOS FINANCIEROS

6.1 Balance General

6.2 Estado de Resultados

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116.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos

6.4 Notas a los Estados Financieros

7. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

8. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍAANTERIOR

9. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD DURANTE EL PERÍODOAUDITADO

10. COMISIÓN DE AUDITORÍA

11. INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA (ANEXOS)

11.1 Misión (Anexo 1)

11.2 Visión (Anexo 2)

11.3 Estructura Orgánica (Anexo 3)

11.4 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Contrato(Anexo 4)11.5 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Administración(Anexo 5)11.6 Reporte de Ejecución de Proyectos de Inversión Social (ActivoIntangible) (Anexo 6)11.7 Reporte de Ejecución de Obras por Convenios Suscritos con elConsejo Departamental de Desarrollo (Anexo 7)11.8 Reporte de Ejecución Presupuestaria de Egresos por Fuentede Financiamiento con Afectación Específica y Grupo de Gasto(Anexo 8)

1. 2. 3. 4.

Guatemala, 27 de mayo de 2013 Señor Agustín Cuellar Marroquín (Unico Nombre)Alcalde MunicipalMunicipalidad de San Jerónimo, Departamento de Baja VerapázSu despacho Señor(a) Alcalde Municipal El (Los) Auditor(es) Gubernamental(es) designados de conformidad con el (los)Nombramiento(s) No. (Nos.) DAM-0063-2013 de fecha 14 de febrero 2013 he(hemos) efectuado Auditoría Financiera y Presupuestaria, en la (el) Municipalidadde San Jerónimo, Departamento de Baja Verapáz con el objetivo de evaluar larazonabilidad de la información financiera, los resultados y la ejecuciónpresupuestaria de ingresos y egresos, correspondiente al período comprendido del01 de enero al 31 de diciembre de 2012. Nuestro examen incluyó la evaluación de la estructura de control interno de laMunicipalidad de San Jerónimo, Departamento de Baja Verapáz, la ejecuciónpresupuestaria de ingresos en sus diferentes conceptos y de egresos a nivel deprogramas, actividades, proyectos, grupos y renglones presupuestarios de gastos,cuentas de activo, pasivo, patrimonio y resultados, mediante la aplicación depruebas selectivas, de acuerdo a las áreas críticas, considerando la materialidad eimportancia relativa de las mismas, y como resultado del trabajo realizadose detectaron aspectos importantes que merecen ser mencionados, los cuales sedescriben a continuación: HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNOÁrea Financiera

Falta de creación de la Unidad de Auditoría InternaFalta de reclasificación de la cuenta Construcciones en ProcesoFalta de presentación de información y documentación requeridaAtraso en la Rendición de Cuentas

1. 2.

HALLAZGOS RELACIONADOS CON CUMPLIMIENTO DE LEYES YREGULACIONES APLICABLESÁrea Financiera

Falta de control de bienes inventariablesConciliaciones bancarias no elaboradas

La comisión de auditoria nombrada se integra por los auditores: Lic. FedericoMendez Palomo (Coordinador) y Lic. Otto William Orozco De Leon (Supervisor). El (Los) hallazgo(s) contenido(s) en el presente informe, fue (fueron) discutido(s)por la comisión de auditoria con las personas responsables. Los comentarios y recomendaciones que se determinaron se encuentran en elinforme de auditoría adjunto. Atentamente, ÁREA FINANCIERA

Lic. FEDERICO MENDEZ PALOMO

Coordinador Gubernamental

Lic. OTTO WILLIAM OROZCO DE LEON

Supervisor Gubernamental

Contraloría General de Cuentas1

Sistema de Auditoría Gubernamental -SAG-

Auditoría Financiera y Presupuestaria

Municipalidad de San Jerónimo, Departamento de Baja VerapázPeríodo auditado del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012

1. INFORMACIÓN GENERAL 1.1 Base Legal El municipio es una institución autónoma del derecho público, tiene personalidadjurídica y capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones, para elcumplimiento de sus fines en los términos legalmente establecidos y deconformidad con sus características multiétnicas, pluriculturales y multilingües. La autoridad del municipio, en representación de sus habitantes, es ejercidamediante el Concejo Municipal, el cual está integrado con el Alcalde, Síndicos yConcejales, electos directamente por sufragio universal y secreto para un períodode cuatro años, pudiendo ser reelectos. El Alcalde es el encargado de ejecutar y dar seguimiento a las políticas, planes,programas y proyectos autorizados por el Concejo Municipal. La municipalidad con sus dependencias administrativas, es el ente encargado deprestar y administrar los servicios públicos municipales. Su ámbito jurídico se encuentra regulado en la Constitución Política de laRepública, artículos 253, 254, 255 y 257 y el Decreto 12-2002 del Congreso de laRepública de Guatemala, Código Municipal. 1.2 Función El municipio, para la gestión de sus intereses, en el ámbito de sus competencias,puede promover toda clase de actividades económicas, sociales, culturales,ambientales, y prestar cuantos servicios contribuyan a mejorar la calidad de vida,a satisfacer las necesidades y aspiraciones de la población del municipio.

Entre las competencias propias del municipio se citan las siguientes: Formular ycoordinar políticas, planes y programas relativos al abastecimiento domiciliario deagua; alcantarillado; alumbrado público; mercados; rastros; administración yautorización de cementerios; limpieza y ornato; al tratamiento de desechos yresiduos sólidos; pavimentación de vías urbanas y su mantenimiento; regulacióndel transporte; gestión de biblioteca, parques y farmacias municipales; servicio depolicía municipal; generación de energía eléctrica; delimitación de áreas para elfuncionamiento de ciertos establecimientos comerciales; reforestación para laprotección de la vida, salud, biodiversidad, recursos naturales, fuentes de agua yluchar contra el calentamiento global; y otras que le sean trasladadas por elOrganismo Ejecutivo.





2. FUNDAMENTOS DE LA AUDITORÍA La auditoría se realizó con base en: La Constitución Política de la República de Guatemala, según lo establecido ensus artículos 232 y 241. El Decreto Número 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas,artículos 2 Ámbito de Competencia y 4 Atribuciones.

Las Normas Internacionales de Auditoría, Normas de Auditoría del SectorGubernamental y las Normas Generales de Control Interno. Nombramiento DAM-0063-2013 de fecha 14 de febrero 2013 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA 3.1 Área Financiera 3.1.1 Generales Evaluar la razonabilidad de los Estados Financieros correspondientes al BalanceGeneral, Estado de Resultados, Notas a los Estados Financieros y Estado deLiquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos del ejercicio fiscal 2012, asícomo la estructura del control interno y el cumplimiento de normas, leyes,reglamentos y otros aspectos aplicables. 3.1.2 Específicos Evaluar la estructura de control interno establecida en la entidad aplicable alproceso contable, presupuestario y de tesorería. Verificar la razonabilidad de los saldos que presenta el Balance General en lascuentas de activo, pasivo y patrimonio de acuerdo a la materialidad o importanciarelativa. Verificar la razonabilidad de los ingresos y gastos corrientes revelados en elEstado de Resultados. Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya ejecutadorazonablemente atendiendo a los principios de legalidad, economía, eficiencia yeficacia.





Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya ejecutado de acuerdoal Plan Operativo Anual -POA- y de conformidad con los clasificadorespresupuestarios establecidos, cumpliendo con las leyes, reglamentos, normas ymetodologías aplicables.

Comprobar que los registros presupuestarios de ingresos y egresos, transaccionesadministrativas y financieras sean confiables, oportunos y verificables de acuerdoa las normas presupuestarias y contables aplicables y se encuentren debidamentesoportados con la documentación legal correspondiente. Verificar que las modificaciones presupuestarias se hayan sometido al procesolegal establecido y contribuyan al cumplimiento de los objetivos y metas de laentidad. Verificar que las obras de inversión en infraestructura física ejecutadas cumplancon los aspectos legales, administrativos y financieros. 4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA 4.1 Área Financiera El examen comprendió la evaluación de la estructura de control interno y larevisión de las operaciones, registros y documentación de respaldo presentadapor los funcionarios y empleados de la Municipalidad de San Jerónimo,Departamento de Baja Verapáz, correspondiente al período comprendido del 01de enero al 31 de diciembre de 2012, de conformidad con la muestraseleccionada; con énfasis en las Cuentas de Balance General siguientes: Bancos,Construcciones en Proceso, Gastos del Personal a Pagar y Transferencias yContribuciones de Capital Recibidas. Del Estado de Resultados, en el área de Ingresos, las siguientes cuentas: Ventade Servicios y Transferencias Corrientes del Sector Publico y del área de gastos,las cuentas Remuneraciones, Bienes y Servicios.

Del Estado de Liquidación de la Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos,del área de Ingresos, los siguientes rubros: Transferencias Corrientes del SectorPúblico de la Administración Central y Transferencias de Capital del SectorPúblico de la Administración Central. Del área de Egresos, los Programassiguientes: 01 ACTIVIDADES CENTRALES, 12 SALUD Y AMBIENTE, 14 REDVIAL y 15 URBANISMO, considerando los eventos relevantes de acuerdo a losGrupos de Gasto siguientes: Del 01 Actividades Centrales el 011 PersonalPermanente; 015 Complementos específicos al personal permanente; 062 Dietas





para cargos representativos; 196 Servicios de atención y protocolo; 211 Alimentospara personas; 262 Combustibles y lubricantes; 299 Otros materiales ysuministros, mediante la aplicación de pruebas selectivas. Asimismo, se verificaron los documentos legales que respaldan las modificacionespresupuestarias para establecer el presupuesto vigente aprobado para losprogramas presupuestarios y se verificó el Plan Operativo Anual así como el PlanAnual de Auditoría. Limitaciones al Alcance De acuerdo a comentario de las autoridades municipales, por situacioneseconómicas, no fue posible contratar un Auditor Interno durante el año 2012, razónpor la cual no se pudo determinar la razonabilidad de los Estados Financieros, por

Verlo que se solicitó Sanción Económica contra la Corporación Municipal. hallazgo No. 1 de Control Interno. 5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROS ASPECTOSEVALUADOS 5.1 Información Financiera y Presupuestaria Balance General

De acuerdo con el alcance de auditoría se evaluaron cuentas del Balance Generalque por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes: BancosAl 31 de diciembre de 2012, la Cuenta No. 1112, Bancos, presenta disponibilidades deefectivo por un valor de Q.737,704.64, integrado por una cuenta bancaria como se resumea continuación: Una Cuenta única del Tesoro (Pagadora).El saldo individual de la cuenta bancaria según los registros contables de lamunicipalidad, fue conciliado con los estados de cuenta emitidos por el banco al31 de diciembre de 2012. AnticiposAl 31 de diciembre de 2012, la Cuenta Anticipos, presenta en el Balance Generalel saldo de Q245,064.06, correspondientes a anticipos a contratistas para laejecución de proyectos, los cuales no se amortizaron al cierre del ejercicio fiscal,siendo los siguientes:ANTICIPO DEL 20% AL PROYECTO MODULO DE VESTIDORES Y SANITARIOS DEL CAMPO

DE FUTBOL BARRIO ABAJO, SAN JERONIMO Q22,320.00; ANTICIPO DEL PRYECTO





CONSTRUCCION SISTEMA DE AGUA POTABLE CASERIO EL HORNITO, SAN JERONIMO,

BAJA VERAPAZ Q5,598.15; PAGO DEL ANTICIPO DEL PROYECTO MEJORAMIENTO DEL

SISTEMA DE TRATAMIENTO DE AGUA POTABLE, (UNIDAD CLORINACION) COMUNIDADES:

LOS CERRITOS EL CASTAÑO, EL JICARO, EL DURAZNO II, EL ASTILLERO, CUMBRE SANTA

ELENA Y MATANZAS, SAN JERONIMO, B.V. Q32,800.00; ANTICIPO DEL 20% DEL PROYECTO

CONSTRUCCION PUENTE VEHICULAR ALDEA EL CACAO DE SAN JERONIMO, B.V.

Q83,587.91; ANTICIPO DEL 20% DEL PROYECTO AMPLIACION SISTEMA DE AGUA POTABLE

ALDEA SANTA BARBARA, SAN JERONIMO, B.V. Q100,758.00

Transferencias y Contribuciones de Capital recibidasAl 31 de diciembre de 2012, la cuenta 3111 Transferencias y Contribuciones deCapital Recibidas, presentan un saldo acumulado de Q47,691,456.84.

Resultado del EjercicioEl Resultado del Ejercicio 2012, ascendió a la cantidad de Q6,508,315.36. Estado de Resultados De acuerdo con el alcance de auditoría, se evaluaron cuentas del Estado de Resultados

que por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes: Ingresos y Gastos Ingresos

5142 Venta de Servicios haciende a la cantidad de Q 455.996,31. Y en lo que respecta a

los Impuestos Indirectos recibidos por la municipalidad en el ejercicio fiscal 2012, y

registradas en la Cuenta No. 5112, ascienden a la cantidad de Q202,249.50. Otros Ingresos No Tributarios

La cuenta Otros Ingresos no Tributarios recibidos por la municipalidad en el ejercicio fiscal

2012, y registradas en la Cuenta No. 5129, ascienden a la cantidad de Q173,998.93. Transferencias Corrientes Recibidas

Las Transferencias Corrientes del Sector público Recibidas por la municipalidad en el

ejercicio fiscal 2012, y registradas en la Cuenta No. 5172 Transferencias Corrientes del

Sector Público ascienden a la cantidad de Q1,809,361.32. Gastos Remuneraciones

Los Gastos de consumo se integran por remuneraciones y bienes y servicios. Las

remuneraciones registradas en la Cuenta 6111 en el ejercicio fiscal 2012, ascendieron a la

cantidad de Q4,473,224.52.





Intereses y Comisiones

Los Intereses y Comisiones registradas en la Cuenta 6121 en el ejercicio fiscal 2012,

ascendieron a la cantidad de Q63,039.36.

Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos El Presupuesto de Ingresos y Egresos de la Municipalidad, para el ejercicio fiscal 2012,

fue aprobado mediante Acuerdo del Concejo Municipal de Fecha 12 de diciembre de

2011, mediante Acta No.70-2011.

Ingresos El Presupuesto de Ingresos asignado para el ejercicio fiscal 2012, ascendió a la cantidad

de Q.10,673,814.00, el cual tuvo una ampliación de Q.7,131,061.03, para un presupuesto

vigente de Q.17,804,875.03, ejecutándose la cantidad de Q.14,311,411.65 (80%), en las

diferentes clases de ingresos específicas siguientes: Ingresos Tributarios Q347,864.95,

Ingresos no Tributarios Q.308,873.93, Venta de Bienes y Servicios de la Administración

Pública Q.46,006.72, Ingresos de Operación Q.450,729.65, Rentas de la

Propiedad Q.6,732.07, Transferencias Corrientes Q.1,809,361.32, Transferencias de

Capital Q.10,693,194.01, este rubro representa un 75% de los ingresos percibidos en el

ejercicio fiscal, y Endeudamiento Público Interno Q648,649.00.

Egresos El Presupuesto de Egresos asignado para el ejercicio fiscal 2012, ascendió a lacantidad de Q.10,673,814.00, el cual tuvo una ampliación de Q.7,131,061.03, paraun presupuesto vigente de Q.17,804,875.03, ejecutándose la cantidad deQ.13,616,030.64 (77%) a través de los programas específicos siguientes: En elPrograma 01 Actividades Centrales, la cantidad de Q.2,919,336.63; en elPrograma 11 Servicios Públicos Municipales, la cantidad de Q.4,000.00; en elPrograma 12 Salud y Ambiente, la cantidad de Q1,628,572.39; en el Programa 13Educación, la cantidad de Q.298,445.95; en el Programa 14 Red Vial, la cantidadde Q1,456,335.90; en el Programa 15 Urbanismo, la cantidad de Q.4,244,030.57;en el Programa 16 Desarrollo urbano y Rural Q.564,740.00; en el Programa 17Atención a Servicios Sociales, Culturales y Deportivos, Q.949,467.43 en elPrograma 99 Partidas no asignables a programas (deuda) Q.1,551,101.77; de loscuales el programa 15 es el más importante con respecto a la ejecución yrepresente un 31% de los mismos.La liquidación de la ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos del ejerciciofiscal 2012, fue aprobada conforme Acuerdo del Concejo Municipal de fecha 29 deenero 2013 mediante Acta No. 08-2013.





Modificaciones Presupuestarias La Municipalidad realizó Ampliaciones y Transferencias presupuestarias por un valor deQ7,131,061.03, verificándose que las mismas fueron autorizadas por el Concejo Municipaly registradas adecuadamente en el Módulo de Presupuesto del Sistema Contable. 5.2 Otros Aspectos 5.2.1 Plan Operativo Anual Se comprobó que el Plan Operativo Anual, fue actualizado por las ampliaciones ytransferencias presupuestarias realizadas en el período auditado, así mismo se verificóque se cumplió con presentar el mismo a la Contraloría General de cuentas, en el plazoestablecido para el efecto. 5.2.2 Plan Anual de Auditoría El Plan Anual de Auditoría Interna, fue autorizado por la máxima autoridad de laMunicipalidad y trasladado a la Contraloría General de Cuentas, en el plazocorrespondiente. 5.2.3 Convenios La Municipalidad reportó que al 31 de diciembre 2012, no tiene convenios vigentes. 5.2.4 Donaciones La Municipalidad reportó que durante el ejercicio 2012, no recibió ninguna donación. 5.2.5 Préstamos La Municipalidad reportó que durante el ejercicio 2012, no recibió ningun préstamo. 5.2.6 Transferencias La Municipalidad no reportó transferencias o traslados de fondos a otras entidades uorganismos durante el período 2012.





5.2.7 Sistemas informáticos utilizados por la Entidad Sistema de Contabilidad Integrada La Municipalidad utiliza el Sistema de Contabilidad Integrada, SICOIN GL. Sistema de Información de Contrataciones y AdquisicionesSe verificó que la municipalidad publicó y gestionó en el Sistema de Información deContrataciones y Adquisiciones del Estado, denominado GUATECOMPRAS, en el cual sereflejan los concursos siguientes: adjudicados 47, finalizados desiertos 7, y publicados sinconcurso 273 según reporte de Guatecompras generado de fecha 28 de febrero 2013. Sistema Nacional de Inversión PúblicaLa municipalidad cumplió en su totalidad con registrar mensualmente, en el Módulo deSeguimiento Físico y Financiero del Sistema nacional de Inversión Pública (SNIP), elavance físico y financiero de los proyectos a su cargo.





6. ESTADOS FINANCIEROS6.1 Balance General





6.2 Estado de Resultados





6.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos





6.4 Notas a los Estados Financieros7. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO Área Financiera Hallazgo No. 1 Falta de creación de la Unidad de Auditoría Interna CondiciónSe determinó que en la Municipalidad no existe la unidad de Auditoría Interna,debido a que no hay Auditor Interno contratado. CriterioEl Decreto 12-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipaly sus reformas, en el artículo 88 especifica: Auditor Interno. Las municipalidadesdeberán contratar un auditor interno, quien deberá ser guatemalteco de origen,ciudadano en el ejercicio de sus derechos políticos, contador público y auditorcolegiado activo, quien, además de velar por la correcta ejecución presupuestaria,deberá implantar un sistema eficiente y ágil de seguimiento y ejecuciónpresupuestaria, siendo responsable de sus actuaciones ante el Consejo Municipal.El auditor interno podrá ser contratado a tiempo completo o parcial. Lasmunicipalidades podrán contratar en forma asociativa, un auditor interno. Susfunciones serán normadas por el reglamento interno correspondiente. CausaLa falta de interés de las autoridades municipales, no han permitido laimplementación de la unidad de auditoria interna, para el fortalecimiento delcontrol interno. EfectoLa falta del Auditor Interno provoca que no se tenga el dictamen sobre los EstadosFinancieros, con el propósito de determinar la razonabilidad de los mismos. RecomendaciónEl Concejo Municipal debe implementar la Unidad de Auditoría Interna, como loestablece el Decreto Número 12-2002 del Congreso de la República deGuatemala, Código Municipal, en su Articulo 88.





Comentario de los ResponsablesEn Acta número 037-2013 de fecha 11 de abril de 2013, manifestaron lo siguiente: Debidoa la falta de asignación presupuestaria para el ejercicio fiscal dos mil doce, no había sidoposible contratar los servicios de un auditor interno para la fiscalización de procesos en ladirección financiera, pero a partir de la presente fecha ya se encuentra uno contratado quevelara por cumplir las funciones específicas asignada a su cargo. Comentario de Auditoría

ión de auditoría confirma el hallazgo por la falta de implementación de laLa comisunidad de auditoria interna. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, Artículo 39,Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesALCALDE MUNICIPAL AGUSTIN (S.O.N.) CUELLAR MARROQUIN 5,000.00CONCEJAL I LESTER OLIVERIO SALVATIERRA RUIZ 5,000.00CONCEJAL II HENRY MOISES GARCIA GALVAN 5,000.00CONCEJAL III ROBERTO RENE MORALES GONZALEZ 5,000.00CONCEJAL IV MOISES ROMAN CANAHUI MORENTE 5,000.00SINDICO I OSCAR ABEL TEJEDA ENRIQUEZ 5,000.00SINDICO II SANTOS (S.O.N.) CRUZ CATALAN 5,000.00Total Q. 35,000.00

Hallazgo No. 2 Falta de reclasificación de la cuenta Construcciones en Proceso CondiciónAl revisar la integración de la cuenta Construcciones en Proceso al 31 dediciembre 2012, se determinó que existen obras concluidas que corresponden aperíodos anteriores y que no han sido trasladados a la cuenta final que lescorresponde CriterioEl Acuerdo Interno No. 09-03 del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, de

as fecha 8 de julio 2003, que aprueban l Normas Generales de Control InternoGubernamental en las Normas Aplicables a los Sistemas de AdministraciónGeneral, en el numeral 2.4 especifica: “Cada entidad pública debe establecer porescrito, los procedimientos de autorización, registro, custodia y control oportuno detodas las operaciones.”Los procedimientos de registro, autorización y custodia son aplicables a todos los





niveles de organización, independientemente de que las operaciones seanfinancieras, administrativas u operativas, de tal forma que cada servidor públicocuente con la definición de su campo de competencia y el soporte necesario pararendir cuenta de las responsabilidades inherentes a su cargo. CausaFalta de depuración de la cuenta construcciones en proceso, por parte de losresponsables de la Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal. EfectoEl Balance General refleja un saldo no real de la cuenta 1234 Construcciones enProceso. RecomendaciónQue el Alcalde Municipal gire instrucciones al Director Municipal de Planificación ya la Directora de AFIM, para coordinar el trabajo de liquidación de proyectos y quela cuenta Construcciones en Proceso quede debidamente depurada. Comentario de los ResponsablesEn Acta No. 037-2013 del libro L2 21020 de la Contraloría General de Cuentas, de fecha11 de abril de 2013, manifiestan lo siguiente: A la fecha que se inicio la auditoríafinanciera para esa municipalidad, se está en el proceso de depuración de la cuentaConstrucciones en proceso ya que la ley nos autoriza realiza realizad los ajustescontables necesarios durante el período del 1 de Enero al 31 de Marzo del siguiente año,por lo que a la presente fecha ya se encuentra depurada en su totalidad la cuentacontable, para la cual adjunto el balance general que demuestra el saldo real y depurado yactualmente ya se encuentra entregado a la Contraloría General de Cuentas, cumpliendocon el plazo estipulado en la ley. Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo en virtud que los responsables no aportan ninguna base quejustifique su desvanecimiento. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, Artículo 39,Numeral 20, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesDIRECTOR AFIM EDVIN MARGARITO CHE ENRIQUEZ 4,000.00DIRECTOR AFIM OTTO RENE DEONICIO ALVAREZ 4,000.00Total Q. 8,000.00





Hallazgo No. 3 Falta de presentación de información y documentación requerida CondiciónMediante pruebas de auditoría aplicadas en el área de Caja y Bancos al 31 dediciembre 2012, se detectó que el Director de la AFIM no envió a la ContraloríaGeneral de Cuentas la certificación del acta que documenta el corte de caja yarqueo de valores municipales. CriterioEl Acuerdo Interno No. 09-03 del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, defecha 8 de julio 2003, que aprueban Las Normas de Control InternoGubernamental, modificado por el acuerdo A-57-2006 de fecha 8 de julio de 2006,establece en el numeral 2.4 Autorización y Registro de Operaciones, indica quecada entidad pública debe establecer por escrito, los procedimientos deautorización, registro, custodia y control oportuno de todas las operaciones.El Decreto 12-2010 del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal,reformado por el Decreto 22-2010 en su Artículo 98 establece: Competencia y funcionesde la Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal.La Dirección deAdministración Financiera Integrada Municipal tendrá las atribuciones siguientes: “….. e)Remitir a la Contraloría General de Cuentas, certificación del acta que documenta el cortede caja y arqueo de valores municipales, a más tardar cinco (5) días hábiles después deefectuadas esas operaciones. CausaInobservancia a la normativa de Control Interno, en lo que respecta al envío de lacertificación del acta que documenta el corte de caja y arqueo de valores municipales. EfectoProvoca que se desconozca en determinado momento la situación económica de laMunicipalidad. RecomendaciónQue el Alcalde Municipal gire instrucciones a la Directora de AFIM, para que realice losenvíos correspondientes de los cortes de caja a la Contraloría General de Cuentas. Comentario de los ResponsablesEn Acta No. 037-2013 del libro L2 21020 de la Contraloría General de Cuentas, de fecha11 de abril de 2013, manifiesta la Directora de AFIM lo siguiente: Derivado a que lapersona que ocupaba el cargo de Director de la Afim hasta el mes de Agosto del año2012 no había rendido cuentas conforme la ley, tuve la necesidad de actualizar todas





las operaciones en el sistema, razón por la cual no fue posible enviar las respectivascertificaciones en su tiempo correspondiente. Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo debido a que lo manifestado por las autoridades municipales nodesvanecen el mismo. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, Artículo 39,Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesDIRECTOR AFIM EDVIN MARGARITO CHE ENRIQUEZ 2,000.00DIRECTOR AFIM OTTO RENE DEONICIO ALVAREZ 2,000.00DIRECTOR AFIM MERCI PAOLA VILLATORO RECINOS 2,000.00Total Q. 6,000.00

Hallazgo No. 4 Atraso en la Rendición de Cuentas CondiciónAl evaluar la entrega de la rendición de cuentas de la municipalidad en laContraloría General de Cuentas, se estableció que durante el ejercicio fiscal 2012de los meses de enero a agosto específicamente, no se cumplió con presentar larendición en el tiempo estipulado en la Ley. CriterioEl Decreto 12-2002 del Congreso de la República de Guatemala, CódigoMunicipal, artículo 138 Fiscalización y Rendición de Cuentas establece: Lamunicipalidad deberá rendir cuentas conforme lo establece la Ley Orgánica de laContraloría General de Cuentas.El Acuerdo Interno de la Contraloría General de cuentas A-37-06 del Subcontralorde Probidad y encargado del Despacho, indica en el artículo 2º Plazos, períodos ycontenido de la información. Todas las municipalidades y sus empresas deberánpresentar la información en los formatos electrónicos definidos por MFP, Segeplanla Contraloría General de Cuentas, conforme las siguientes disposiciones. I.., II..,IIIen los primeros cinco días de cada mes. A).., b) Las municipalidades y susempresas que operan SIAF MUNI Y SIAFITO MUNI deberán entregar b,1).., b.2)..,b.3) copia de la base de datos, encriptada inmediatamente después de habergenerado la caja municipal de movimientos diarios (Reporte Pgrito 3 y Pgrito 4), enun medio magnético u óptico debidamente rotulado, con el código y nombre de laentidad y período a que corresponde la información.” Inciso c) Para las





municipalidades y sus empresas que operan con el Sistemas de ContabilidadIntegrada en modalidad WEB (SICOIN WEB) deberán entregar su información dela Caja Consolidada (Reporte PGRITO 1) y caja de Movimiento Diario (ReportePGRITO 2) generada por el sistema y en forma electrónica en un medio magnéticou óptico. CausaFalta de interés del Director de AFIM en el registro oportuno delas operacionesfinancieras y presupuestarias del giro municipal. EfectoEsta situación impide tener a tiempo el cierre mensual de la cuenta de la entidadpara su rendición y presentación en forma oportuna ante la Contraloría General deCuentas. RecomendaciónEl Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Director de AFIM, a efecto que setome en cuenta el plazo establecido en la normativa para la rendición de cuentas ala Contraloría General de Cuentas. Comentario de los ResponsablesEn Acta No. 037-2013 del libro L2 21020 de la Contraloría General de Cuentas,de fecha 11 de abril de 2013, manifiesta la Directora de AFIM lo siguiente A lafecha de mi toma de posesión se encontraba la problemática de no estar al día lasoperaciones financieras en el sistema Sicoin GL, por lo que me vi en la necesidadde operar todas las transacciones contables que a la fecha se encontraban fueradel sistema, según lo hice ver en mi acta de toma de posesión número cuatro defecha dieciséis de Agosto del año dos mil doce, recurrí a la mesa de ayuda ytécnico del SIAF para que nos pudieran habilitar estos meses pendientes deregistrar lo cual dedique mi tiempo a partir de mi contratación para poner al día las operaciones financieras en el sistema Sicoin GL, que al treinta y uno dediciembre del dos mil doce, que abarca esta fiscalización ya se encuentra al día. Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo debido a que en la respuesta de los responsables seacepta el atraso en la rendición de cuentas a la entidad fiscalizadora.





Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, Artículo 39,Numeral 12, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesDIRECTOR AFIM EDVIN MARGARITO CHE ENRIQUEZ 3,000.00DIRECTOR AFIM OTTO RENE DEONICIO ALVAREZ 3,000.00Total Q. 6,000.00

HALLAZGOS RELACIONADOS CON CUMPLIMIENTO A LEYES YREGULACIONES APLICABLES Área Financiera Hallazgo No. 1 Falta de control de bienes inventariables CondiciónAl evaluar el almacén municipal se estableció que no se efectúa toma física deinventarios en forma periódica, lo que sirve para fortalecer los controles internosy ayudar en la toma de decisiones a las autoridades correspondientes. Criterio

en elEl Manual de Administración Financiera Integrada Municipal, Versión 1,módulo IV, Numeral 1, Procedimientos para el Control de Almacén de Bienes ySuministros, numeral 1.4 Reportes de Almacén, tercer párrafo: “Mientras seimplanta en la Municipalidad el SIAF MUNI, el tesorero debe llevar un libro ensistema de cuenta corriente, para registrar en forma global el movimiento dealmacén, para el efecto deberá verificar el movimiento de ingresos y salidas dealmacén, que envía el guardalmacén adjunto al informe mensual”. CausaSe estableció mediante cuestionario de control interno, la no realización deinventarios físicos de bienes y suministros existentes en el almacén. EfectoLa falta de inventarios periódicos es una deficiencia que no permite llevar uncontrol adecuado sobre la existencia de bienes, materiales y suministros en elárea de almacén.





Recomendación

para que efectúeEl Director de la AFIM, debe designar al personal idóneoinventarios periódicos, con el objeto de mantener control sobre los ingresos ysalidas de almacén. Comentario de los ResponsablesEn Acta número 037-2013 de fecha 11 de abril de 2013, manifestaron lo siguiente: Referente a la falta de control de Bienes inventariables, hago de su conocimiento que enla municipalidad si se cuenta con el registro de la compra y distribución de los materialesutilizados en los proyectos ejecutados por administración en un archivo Excel, no así enlas tarjetas kardex que debieron estar autorizadas por la Contraloría General de Cuentasdebido a que la persona que ocupaba el cargo de director de Afim no realizo las gestionesnecesarias para obtenerlas, a la presente fecha se cuenta con la implementacióncompleta de la bodega municipal. Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo debido a que lo manifestado por las autoridadesmunicipales no desvanece el mismo. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, Artículo 39,Numeral 21, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesDIRECTOR AFIM EDVIN MARGARITO CHE ENRIQUEZ 4,000.00DIRECTOR AFIM OTTO RENE DEONICIO ALVAREZ 4,000.00Total Q. 8,000.00

Hallazgo No. 2 Conciliaciones bancarias no elaboradas CondiciónSe comprobó que las conciliaciones bancarias no se encuentran actualizadascorrespondientes al periodo 2012. CriterioEl Manual de Administración Financiera Municipal –MAFIN- versión I, en el ModuloII Numeral 3 indica: Libro de Bancos. Libro de cuatro columnas utilizado para elcontrol y registro del movimiento bancario que se dé por medio de las cuentas dedepósitos monetarios con que cuente la municipalidad. Su movimiento se realiza





por el procedimiento de cuenta corriente, en él se anotará: a) para los ingresos:fecha y número de la boleta de depósito o transferencia, el monto se anotará en lacolumna del debe (segunda columna) y b) para egresos: fecha, nombre delproveedor número de cheque, (que se consigna en la primera columna) y montoen la columna del haber y saldo.Estas operaciones deben realizarse diariamente para tener el saldo bancarioactualizado. Al finalizar cada mes se concilia el saldo con el estado bancario,indicándose en ella los cheques en circulación, depósitos en tránsito, notas dedébito y crédito no operadas. Si existieran varias cuantas bancarias, deberánexistir igual número de libros. CausaEl modulo de contabilidad del sistema no se está utilizando para la realización delas conciliaciones bancarias. EfectoLa falta de seguimiento para requerir la colaboración necesaria ante el personal dela mesa de ayuda del SIAF, provoca que las conciliaciones se sigan llevando enlos libros autorizados por la Contraloría de Cuentas para el efecto. RecomendaciónQue la Directora de AFIM, realice los requerimientos procedentes ante la mesa de ayudadel SIAF, para que le envíen un técnico del sistema y se pueda utilizar el módulo de lasConciliaciones Bancarias. Comentario de los ResponsablesEn Acta No. 037-2013 del libro L2 21020 de la Contraloría General de Cuentas, de fecha11 de abril de 2013, manifiesta la Directora de AFIM lo siguiente: Dentro de los registroscontables de esta municipalidad se encuentran operadas al día las ConciliacionesBancarias mensuales, de forma manual en el libro numero Ñ-15-497-2008 habilitado eltreinta de Abril del dos mil ocho, autorizado por la Contraloría General de Cuentas, no asíen el Sistema Sigoin GL bebido a que nunca se ha implementado el proceso dedepuración de conciliaciones bancarias en el sistema desde la implementación de SicoinGL en el año dos mil ocho. Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo debido a que las conciliaciones bancarias no se realizaron pormedio del sistema contable Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, Artículo 39,





Numeral 10, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesDIRECTOR AFIM EDVIN MARGARITO CHE ENRIQUEZ 2,000.00DIRECTOR AFIM OTTO RENE DEONICIO ALVAREZ 2,000.00Total Q. 4,000.00

8. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA ANTERIOR Se dio seguimiento a las recomendaciones de la auditoría anterior correspondientes alejercicio fiscal 2011, con el objeto de verificar su cumplimiento e implementación por partede las personas responsables, estableciéndose que se le dio cumplimiento a las mismas. 9. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD DURANTE EL PERÍODO AUDITADO

Los funcionarios y empleados responsables de las deficiencias encontradas, seincluyen en el desarrollo de cada hallazgo contenido en el presente informe.

No. NOMBRE CARGO PERIODO1 JOSE BRIGIDO LUNA PELAEZ ALCALDE MUNICIPAL 01/01/2012 - 14/01/20122 AGUSTIN CUELLAR MARROQUIN ALCALDE MUNICIPAL 15/01/2012 - 31/12/20123 ELMER ORLANDO GIRON FLORES CONCEJAL I 01/01/2012 - 14/01/20124 LESTER OLIVERIO SALVATIERRA RUIZ CONCEJAL I 15/01/2012 - 31/12/20125 CESAR WILFREDO CHACON RAMOS CONCEJAL II 01/01/2012 - 14/01/20126 HENRY MOISES GARCIA GALVAN CONCEJAL II 15/01/2012 - 31/12/20127 JORGE ALFREDO TRINIDAD GARCIA CONCEJAL III 01/01/2012 - 14/01/20128 ROBERTO RENE MORALES GONZALEZ CONCEJAL III 15/01/2012 - 31/12/20129 VICTOR MANUEL MARTINEZ REYES CONCEJAL IV 01/01/2012 - 14/01/201210 MOISES ROMAN CANAHUI MORENTE CONCEJAL IV 15/01/2012 - 31/12/201211 RIGOBERTO ORDOÑEZ SUCHITE SINDICO I 01/01/2012 - 14/01/201212 OSCAR ABEL TEJEDA ENRIQUEZ SINDICO I 15/01/2012 - 31/12/201213 CARLOS MARTIN SOLOMAN TATUL SINDICO II 01/01/2012 - 14/01/201214 SANTOS CRUZ CATALAN SINDICO II 15/01/2012 - 31/12/201215 EDVIN MARGARITO CHE ENRIQUEZ DIRECTOR AFIM 01/01/2012 - 02/03/201216 OTTO RENE DEONICIO ALVAREZ DIRECTOR AFIM 14/03/2012 - 15/08/201217 MERCI PAOLA VILLATORO RECINOS DIRECTOR AFIM 16/08/2012 - 31/12/201218 EMPERATRIZ EDNA MARIA LANZA MEJIA SECRETARIA MUNICIPAL 15/01/2012 - 31/12/2012





10. COMISIÓN DE AUDITORÍAÁREA FINANCIERA

Lic. FEDERICO MENDEZ PALOMO

Coordinador Gubernamental

Lic. OTTO WILLIAM OROZCO DE LEON

Supervisor Gubernamental

GESTIÓN CONOCIDA POR: De conformidad con lo establecido en el Decreto 31-2002 del Congreso de laRepública, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 29,los Auditores Gubernamentales nombrados son los responsables del contenido yefectos legales del presente informe, el Director y Subdirector únicamente firmanen cumplimiento al proceso de oficialización que en ley corresponde.





11. INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA (ANEXOS)11.1 Misión (Anexo 1) Lograr la credibilidad del vecino hacia un buen gobierno local, optimizando elgasto público de forma transparente para garantizar la calidad de los servicios y mejorar las condiciones de vida de la población. 11.2 Visión (Anexo 2) Ser un gobierno local que administrará de forma transparente los bienes y servicios, garantizando mejorar la calidad de vida de los habitantes en base a lasnecesidades priorizadas, mediante el compromiso social, mandato legal y gestióneficiente. 11.3 Estructura Orgánica (Anexo 3) El gobierno del municipio corresponde al Consejo Municipal, el cual se integra porel Alcalde, los Síndicos y Concejales, electos directamente por sufragio universalpara un período de cuatro años, pudiendo ser reelectos. El representante de la municipalidad y del municipio es el Alcalde, quien seconstituye como el jefe del órgano ejecutivo del gobierno municipal, preside elConcejo y dirige la administración municipal. Los síndicos y concejales son los miembros del órgano de deliberación y dedecisión. El Concejo organiza comisiones para el estudio y dictamen de los asuntos queconocerá durante todo el año, siendo obligatorias las siguientes:

1. Educación, educación bilingüe intercultural, cultura y deportes;2. Salud y asistencia Social;3. Servicios, infraestructura, ordenamiento territorial, urbanismo y vivienda;4. Fomento económico, turismo, ambiente y recursos naturales;5. Descentralización, fortalecimiento municipal y participación ciudadana;6. De finanzas;7. De probidad;8. De los derechos humanos y de la paz;9. De la familia, la mujer y la niñez, la juventud, adulto mayor o cualquier otra forma

de proyección social. El Concejo Municipal y el Alcalde cuentan con un Secretario.





La municipalidad cuenta con dependencias administrativas de apoyo para lafunción municipal, siendo las siguientes:Dirección Municipal de planificación

2. Oficina Municipal de la Mujer3. Administración Financiera Integrada Municipal.

Asimismo, la municipalidad deberá contar con un Auditor Interno, quien ademásde velar por la correcta ejecución presupuestaria, deberá implantar un sistemaeficiente y ágil de seguimiento y ejecución presupuestaria, quien reporta ante elConcejo Municipal.





11.4 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Contrato (Anexo 4)





11.5 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Administración (Anexo 5)





11.6 Reporte de Ejecución de Proyectos de Inversión Social (ActivoIntangible) (Anexo 6)





11.7 Reporte de Ejecución de Obras por Convenios Suscritos con el ConsejoDepartamental de Desarrollo (Anexo 7)





11.8 Reporte de Ejecución Presupuestaria de Egresos por Fuente deFinanciamiento con Afectación Específica y Grupo de Gasto (Anexo 8)

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MUNICIPALIDAD DE SAN JERÓNIMO, DEPARTAMENTO DE … · Guatemala, 27 de mayo de 2013 Señor Agustín Cuellar Marroquín (Unico Nombre) Alcalde Municipal Municipalidad de San Jerónimo,