Monitoring dan Evaluasi

Jaka Suryanajakasuryana@yahoo.com

Jakarta, 3 Oktober 2019

Kementerian

Pertanian

READSI

Rural Empowerment and Agricultural Development

Scaling-up Initiative

10

9

8

7

6 5

4

3

2

1 Referensi

Pedlak

Rancang SME

Pedoman M&E

Pelatihan M&E

Daring SME

Progress LF

Lap. READSI

Lap. Konsultan

Dashboard

RURAL EMPOWERMENT AND AGRICULTURAL DEVELOPMENT SCALING UP INITIATIVE

(READSI)

No 14Kegiatan (Ruang Lingkup)

Tahun 2019 Tahun 2020 Tahun 2021

Agu Sep Okt Nov Des Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Agu Sep Okt Nov Des Jan Feb Mar Apr

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21

1 Identifikasi dan Studi Referensi READSI X

2Membantu penyiapan Pedoman Pelaksanaan READSI

X X X X

3 Merancang Sistem M&E X X4 Menyusun Pedoman pelaksanaan M&E X X X X

5Menyusun kurikulum dan materi pelatihan/penyegaran M&E

X X X X

6Merancang format standar pelaporan (dashboard)

X

7Merancang Sistem Informasi Manajemen (MIS)

X X X X

8

Berkolaborasi dengan Tenaga Ahli IT menyusun daring sistem untuk M&E on line

X X X

9

Menyiapkan alat/instrumen untuk mengukur keluaran dan hasil (logframe)

X X

10Membantu menyiapkan laporan READSI

a. Laporan Triwulan X X X X X X Xb. Laporan Semester X X Xc. Laporan Tahunan X X X X

11

Membantu READSI dalam menyiapkan rencana kerja (bulanan, triwulan, tahunan)

X X X X X X X X

12Laporan lainnya yang relevan dan sesuai penugasan NPMO:

a. AOS – Annual Outcome Survey X X X X X Xb. Penyiapan AWPB Nasional X Xc. Laporan kemajuan logframe X X X X

14

Penyusunan laporan individual Konsultan M&E (Pendahuluan,Bulanan, Triwulan, Semester, Tahunan, Draft, Akhir)

X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

JADWAL KEGIATAN

SIM DAN M&E READSI

NATIONAL PROGRAM MANAGEMENT OFFICE

(NPMO)

Konsolidasi Data dan Pengambilan

Keputusan tingkat Nasional

Diseminasi Lap. untuk semua

stakeholder tkt. Nasional dan

IFAD

Konsolidasi Data dan Pengambilan

Keputusan tingkat Propinsi

Diseminasi Lap. untuk semua

stakeholder tkt. Propinsi

PROVINCIAL PROGRAM SUPPORT UNIT (PPSU)

DISTRICT PRROGRAM MANAGEMENT OFFICE (DPMO)

M&E OFFICER KABUPATEN

OPERATOR KOMPUTER

Pengolahan dan Analisis Data (Konsolidasi

data)

Diseminasi per Kecamatan, desa

dan Kelompok untuk stakeholder

Kab. Ke bawah

-Simpan Pinjam-On farm

-Simpan Pinjam-On farm

-Simpan Pinjam-On farm

- Off farm

-Simpan Pinjam-Prod Ternak

Kel Tani(T. Pangan dan

Horti)

Kel. Tani (T. Perkebunan)

Kel. Lahan Pekarangan

Terpadu

Kel Tani Ternak

Monitoring dan Evaluasi Mandiri secara

Partisipatif (PME)

Tingkat

Nasional

Tingkat

Propinsi

Tingkat

Kab.

Tingkat

Desa

Kegiatan

KETERANGAN:

Aliran data ME (Bulanan)

Umpan Balik/Refleksi

Laporan

TIM PENGARAH

KABUPATEN

TIM PENGARAH

PROVINSI

TIM PENGARAH

NASIONAL

Pencatatan data Bulanan dan Triwulan

PPL (Penyuluh) dan FD (Fasilitator Desa)(Data input dengan Smartphone/ Tablet/ Laptop)

NoKegiatan M&E Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Agu Sep Okt Nov Des Jan

Kegiatan M&E di tingkat NPMO

1Penyusunan laporan semester dan

tahunan

2Pertemuan evaluasi pencapaian

Program

3 Pertemuan tim pengarah pusat

4

Rekapitulasi data lapangan

(kelembagaan, keuangan, demo, SL,

prasarana, pelatihan, dll)

5 Penyiapan AWPB Nasional

6FGD dan wawancara informan kunci

(per tema atau output based)

7Pertemuan rutin bulanan (staf READSI

Pusat)

Kegiatan M&E di tingkat PPSU

1Penyusunan laporan semester dan

tahunan

2Pertemuan evaluasi pencapaian

Program

3 Pertemuan tim pengarah provinsi

4

Rekapitulasi data lapangan

(kelembagaan, keuangan, demo, SL,

prasarana, pelatihan, dll)

5 Penyiapan AWPB Provinsi

6FGD dan wawancara informan kunci

(per tema atau output based)

7Pertemuan rutin bulanan (staf READSI

Provinsi)

Usulan Kegiatan M&E Tahunan

Usulan Kegiatan M&E Tahunan

No Kegiatan M&E Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Agu Sep Okt Nov Des Jan

Kegiatan M&E di tingkat DPMO

1 Penyusunan laporan semester dan tahunan

2 Pertemuan evaluasi pencapaian Program

3 Pertemuan tim pengarah kabupaten

4Rekapitulasi data lapangan (kelembagaan,

keuangan, demo, SL, prasarana, pelatihan)

5 Penyiapan AWPB Kabupaten

6FGD dan wawancara informan kunci (per

tema atau output based)

7 Pengumpulan data monitoring

8Pertemuan rutin bulanan (staf READSI,

PPL, Fasdes dan Konsultan)

Kegiatan M&E di Tingkat Desa

1 Pencatatan pemb. prasarana desa

2 Rekapitulasi kegiatan demo Poktan se desa

3 Rekapitulasi kegiatan SL se desa

4 Rekapitulasi pembukuan keuangan Poktan

5Rekapitulasi kegiatan usaha individu dan

Poktan (farm recording) se desa

6

Pertemuan kajian kemajuan kelembagaan

dan usaha Poktan (analisis form monitoring

Poktan)

Kegiatan M&E di Tingkat Poktan

1 Pencatatan kegiatan Pertemuan Poktan

2 Pencatatan kegiatan Teknis Poktan

3 Pencatatan pembukuan Poktan

4Pencatatan kegiatan usaha individu dan

kelompok (farm recording)

5Pengisian form monitoring (kelembagaan

dan usaha) Poktan

33%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

0 2 4 6 8 10 12 14

Kemajuan READSI (TOTAL) - Simulasi

Rencana Realisasi

Monitoring dan Evaluasi

Partisipatif

Menggali,

menganalisis &

menggunakan

informasi

Pengambilan

Keputusan

Kemampuan:

• Manajemen

• Masyarakat

Rasa percaya diri & rasa memiliki

masyarakat terhadap program

Sistem M&E - READSI

• Manajemen Program:

Three in One AWPB

• Pemberdayaan:

M&EP(Monitoring Dan Evaluasi Partisipatif)

Three in One AWPB

• AWPB Perencanaan

• AWPB Monitoring

• AWPB Pelaporan

M&EP

• Monitoring

• Dari, oleh dan untuk Pemanfaat

• Evaluasi

• Dari, oleh dan untuk Pemanfaat

Apa itu Monitoring & Evaluasi?

Monitoring adalah:

proses mengumpulkan dan mengelola data/informasi secara teratur dan rutin terhadap intervensi program,

Apa itu?

(i) Input,

(ii) Output,

(iii) Kegiatan,

(iv) Proses.

Evaluasi adalah: proses mengumpulkan dan menganalisis informasi secara periodik tentang sejauh mana program telah memiliki efek/ pengaruh dan dampak yang diinginkan,

Apa itu?

(i) Hasil (Outcome),

(ii) Tujuan akhir program (Goal),

DUA TINGKATAN KEGIATAN

MONITORING DAN EVALUASI

Outputs

Activities

Inputs

Impact (Dampak)

Outcomes (Hasil)

Outputs

Monitoring Results and Impact(strategic management)

Assess whether outputs produce the expected results « Are we doing the right things? »

Monitoring Process and Operations(operational management)

How are inputs used to produce outputs« Are we doing things right? »

Monitoring proses dan operasional

(manajemen operasional)

Bagaimana input digunakan untuk

menghasilkan output

Evaluasi Hasil dan Dampak

(strategi manajemen)

Menilai apakah output

menghasilkan Outcome dan

Dampak yang diharapkan?

Siklus M&E

Merancang

Sistem M&E

Pengumpulan data

dan mengelola

informasi

Refleksi secara kritis

untuk perbaikan aksi

Mengkomunikasikan

dan melaporkan hasil

PERENCANAAN DAN KEGIATAN

M&E

RencanaRencana

Tindakan

Monitor

EvaluasI Tindakan

Monitor

Evaluasi

Mengapa M&E program Diperlukan?

• Mendukung staf program dengan menyediakan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan (NPMO, PPSU, DPMO);

• Menyediakan informasi kepada pejabat senior program dan pemerintah tentang kemajuan program, efek dan dampak (laporan kemajuan dan presentasi pada COSOP - IFAD);

• Mendeteksi kecenderungan perubahan dengan tepat waktu yang dapat mencegah kegagalan program dan memfasilitasi penyesuaian yang diperlukan untuk perbaikan kegiatan dan strategi program (bentuk sederhana MIS di Excel atau “Software custom”);

• Sebagai "pembelajaran“ dalam memperbaiki pelaksanaan dan meningkatkan kemungkinan untuk mencapai dampak yang diharapkan (penilaian outcome tahunan & manajemen pengetahuan).

• Akuntabilitas untuk negara donor (kontrol keuangan).

Siapa pemangku kepentingan langsung &

utama dan pengguna M&E?

Stakeholder program langsung

► Pemanfaat utama (Anggota Kelompok Tani)

► Tim manajemen program (NPMO, PPSU, DPMO)

► Instansi/mitra pelaksana (Bappeda, Dinas,

Mars, BPTP, .....)

Pemanfaat lain informasi M&E adalah:

► Pejabat Pemerintah

► Lembaga Kerjasama

► IFAD

► Negara Anggota IFAD

► Lembaga penyandang dana (Co-financiers)

St-holder Peranan dalam READSI Peranan dalam M&E

NPMO

Koordinasi, manajemnen,

Pelaksanaan.

Pelatihan & dukungan pelaksanaan M&E,

Pengambil keputusan untuk penyesuaian

kedepan dan berbagi informasi/ laporan

kemajuan dengan para mitra.

PPSU

Berpartisipasi dalam

pengembangan

kapasitas

Memfasilitasi

pelaksanaan semua

kegiatan program di

wilayah provinsinya.

Mengawasi kegiatan monev, mengumpulkan

informasi, memasukkan data dalam sistem

pelaporan, analisis data,

Berbagi informasi dengan petugas

pelaksana komponen tentang kemajuan

kegiatan dan mengidentifikasi masalah.

DPMO

Menyediakan fasilitas

untuk penerima manfaat

program.

Melaporkan bulanan / triwulanan kepada PPSU

tentang kegiatan dan penerima manfaat

program.

Peran Stakeholder dalam Prrogram dan M&E

Stakeholder Peranan dalam READ Peranan dalam M&E

Penyedia

Jasa

Mobilisasi

Masyarakat

Memastikan pengelolaan

Kelompok Tani berjalan/berfungsi

secara berkelanjutan .

Melaporkan bulanan dan triwulan kepada

DPMO kegiatan yang dilakukan di desa-desa

dampingan, masalah yang dihadapi dan saran

untuk perbaikan.

DINAS

TERKAIT

Menjamin hubungan antara

penerima manfaat dan lembaga

pemerintah, mentransfer

pengetahuan tentang praktek-

praktek pertanian,

mengembangkan peluang pasar,

serta advokasi dalam perumusan

kebijakan.

Memonitor kegiatan di lapangan, menganalisis

data/informasi, mengintegrasikan dengan

kegiatan Dinas, dan memberikan masukan /

saran kepada DPMO / PPSU untuk perbaikan

manajemen dan pelaksanaan READSI

kedepan.

PEMANFAATMenjamin adanya pelaksanaan

kegiatan program di desa-desa.

Mencatat kegiatan kelompok (SL, demo,

simpan pinjam, kegiatan lain), berdiskusi untuk

menganalisis kemajuan kelompok

Melalui FD, meberikan masukan dan

mengusulkan kepada DPMO tentang

kemajuan kelompok untuk perbaikan kedepan.

Sistem PelaporanDari -

ke

Bln Tri Sem Thn AWPB/

LFr

AOS PCR

NPMO –

IFAD - - V V V V V

NPMO –

SC- - V V V V V

NPMO –

LPA V V V V V V V

PPSU –

NPMO V V V V V - -

DPMO –

PPSU V V V V V - -

DESA –

DMU V - - - - - -

Poktan –

DESA V - - - - - -

KAIDAH PELAPORAN

Triw-1 Triw-2 Triw-3 Triw-4

Jan-Mar Apr-Jun Jul-Sep Okt-Des

Semester-1 Semester-2

Jan-Jun Jul-Des

Tahunan

Bulanan-1 Bulanan - 12

Jan Des

Pelaksanaan M&E

dalam Siklus Program

eksternal

internal

2019 2020 2021 2022 2023

AOS/AWPB/LF

BaselineEvaluasi Akhir

Program (PCR)

Evaluasi

Akhir

Program

Monitoring dan Pelaporan Bulanan

Evaluasi dan Pelaporan Semester & Tahunan

MTR

AOS/AWPB/LF AOS/AWPB/LFAOS/AWPB/LF

25