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Monitoraggio e valutazione
Il monitoraggio e la valutazione che devono essere applicati a tutto il processo complessivo della gestione delle raccolte devono servire a misurare i risultati ottenuti, a validare o a modificare le scelte fatte, in modo che la politica documentaria della biblioteca e quindi la crescita delle raccolte risulti effettivamente congrua, organica e adeguata ai bisogni dell’utenza.
Monitoraggio e valutazione
Varie metodologie
Valutazione centrata sul posseduto
oppure sull’utente Valutazione di tipo quantitativo o
qualitativo
Monitoraggio e valutazione
Alcune definizioni Dati = derivano della misurazione di qualcosa,
risorse o attività (libri posseduti, personale in servizio, prestiti effettuati, volumi catalogati)
Misurazione = fase di raccolta delle informazioni e di elaborazione delle stesse sulla base dei parametri prescelti.
Indicatori = sono rapporti statistici che si ottengono incrociando dati disomogenei oppure elaborando un dato di partenza.
Monitoraggio e valutazione
Nel caso di una valutazione centrato sul posseduto saranno utili dal punto di vista quantitativo la costruzione di indicatori relativi ad esempio al tasso di incremento e a quello di rinnovamento (percentuale dei documenti deselezionati), ma anche l’indice di spesa (percentuale destinata al potenziamento delle raccolte), mentre dal punto di vista qualitativo sarebbero utili analisi comparative delle proprie raccolte rispetto a liste di riferimento (bibliografie, cataloghi di biblioteche simili alla nostra).
Monitoraggio e valutazione
Nel caso invece di una valutazione centrata sull’utente una valutazione di tipo quantitativo si baserà essenzialmente sugli indici di circolazione del documento, mentre dal punto di vista qualitativo occorrerà procedere ad indagini specifiche volte a stabilire la soddisfazione dell’utente.
Monitoraggio e valutazione
Indicatori d’uso Uno degli indicatori fondamentali è quello di
circolazione, che si calcola dividendo il numero dei libri prestati e di quelli dati in lettura per il numero totale dei volumi posseduti. E’ possibile costruire l’indicatore di circolazione sia rispetto all’intera raccolta, che rispetto a sezioni particolari (la narrativa, la sezione ragazzi, etc.), così come è possibile costruire indici di circolazione diverse a seconda dell’uso (prestito interno, prestito interbibliotecario, lettura in sede).
Monitoraggio e valutazione
L’indice di circolazione ci offre informazioni di massima, perché esistono una serie di variabili che possono influire:
Biblioteche a scaffale aperto Concentrazione di prestiti e lettura
in determinati settori (zone morte)
Monitoraggio e valutazione
Al puro dato numerico offerto dall’indice di circolazione è possibile aggiungere:
osservazione diretta da parte del bibliotecario
rilevazioni su settimane campione (periodi di massima e minima affluenza)
Acquisizione di dati su settori della biblioteca (quantitativi) non utilizzata
Monitoraggio e valutazione
Interpretazione dell’indice di circolazione un alto valore dell’indice di circolazione può
essere interpretato positivamente, perché indica una buona rispondenza fra raccolte ed esigenze del pubblico, ma un indice eccessivamente altro potrebbe indicare un sovrautilizzo.
un basso indice di circolazione può in genere essere letto negativamente, ma può anche indicare un uso diverso della biblioteca (lettura di libri propri, utilizzo di altri servizi, per esempio reference)
Monitoraggio e valutazione
Indicatori di gestione Sono costituiti da dati statistici relativi alle
procedure e alle risorse disponibili, letti come fonte di informazione sul peso assegnato alla crescita delle raccolte all’interno dell’intera attività della biblioteca.
Gli indicatori più importanti sono quelli relativi alla quota del bilancio destinata alle nuove acquisizioni e alla velocità dell’iter del processo di acquisizione.
Monitoraggio e valutazione Percentuale del budget complessivo
comparata con i valori medi internazioni (Biblioteche universitarie 25%; biblioteche pubbliche 10%)
Standard IFLA: per le biblioteche pubbliche l’acquisizione di 250-300 nuovi documenti all’anno ogni mille abitanti
Monitoraggio e valutazione
Altri indicatori utili sono relativi alle procedure di acquisizione e della messa in disponibilità del documento.
Nel primo caso si tratta di misurare il tempo che intercorre tra la data di pubblicazione del documento e il suo arrivo in biblioteca: un tempo breve fra questi due momenti cronologici garantisce l’aggiornamento e indica buona capacità della biblioteca di raccogliere informazioni e selezionare il materiale utile al suo servizio.
Monitoraggio e valutazione
Un tempo più alto può anche non dipendere dal bibliotecario responsabile degli acquisti (l’incertezza del bilancio, lentezza del libraio a soddisfare l’ordine, etc.).
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Monitoraggio e valutazione
L’altro indicatore misura invece il tempo che intercorre fra l’arrivo del libro e la sua completa disponibilità sugli scaffali: misura dunque i tempi medi in cui la biblioteca riesce ad esaurire tutte le procedure relative al trattamento biblioteconomico del documento. E’ dunque un ottimo indicatore per misurare anche l’efficienza del lavoro in biblioteca e individuare i punti deboli dell’iter del libro.
Monitoraggio e valutazione
Indicatori di qualità Sono sicuramente gli indicatori più
complessi da utilizzare: sono pensati per misurare sia il valore della copertura bibliografica delle raccolte e il grado di profondità di informazione garantito, per consentire al bibliotecario di valutarne l’adeguatezza rispetto alla mission della biblioteca.
Monitoraggio e valutazione I metodi per avere una valutazione sulla qualità delle
raccolte possono essere diversi:
L’osservazione diretta del bibliotecario o di esperti nei vari settori delle raccolte.
Questo metodo empirico, presuppone in chi osserva lo scaffale ed analizza la progressione dei documenti
abbia una buona conoscenza dell’ambito/ soggetto che il segmento delle collezioni che sta esaminando rappresenta;
non sia lo stesso che cura l’incremento di quel segmento (potrebbe essere poco obiettivo).
Monitoraggio e valutazione
Vantaggi facile da applicare in biblioteche
piccole, a scaffale aperto (molto meno altrove)
mette l’osservatore in condizione di vedere lo scaffale come lo vede il lettore
Scopo far emergere la presenza/assenza di
titoli importanti, l’aggiornamento, lo stato di conservazione e quindi di uso
Monitoraggio e valutazione
Confronto del posseduto di un determinato segmento con bibliografie o liste di riferimento specifiche dell’ambito di copertura del segmento stesso.
Monitoraggio e valutazione
La soddisfazione degli utenti Un altro approccio per la valutazione può
essere la misurazione della soddisfazione dell’utente (customer satisfaction).
Solitamente è rivolta a rilevare la soddisfazione sul servizio nel suo complesso (quindi anche lo spazio, gli orari, l’efficacia del catalogo, i servizi di prestito, reference, etc.) ma può anche essere utilizzata come parametro aggiuntivo ai precedenti per il monitoraggio e la valutazione del processo di gestione delle raccolte.
Monitoraggio e valutazione
Fattori che possono influenzare il giudizio dell’utente:
catalogo non strutturato al meglio per l’individuazione di risorse che pure esistono
l’utente che non è sufficientemente autonomo nella ricerca
Monitoraggio e valutazione Per la verifica del livello di soddisfazione,
dovremo quindi tener conto di una molteplicità di elementi
Completezza delle raccolte varietà e aggiornamento facile disponibilità cortesia e competenza del bibliotecario facilità di uso del catalogo tempi di attesa chiarezza dei criteri di collocazione, soprattutto
quando la biblioteca è organizzata a scaffale aperto.
Monitoraggio e valutazione
Se facciamo valutare i vari aspetti all’utente su base decimale, (da 1 a 10), per avere un risultato positivo le risposte dovrebbero collocarsi attorno ad un valore del 7.50.
Monitoraggio e valutazione
Gli strumenti per rilevare e misurare la soddisfazione
degli utenti sono vari: rilevazioni dirette, in genere questionari informazioni raccolte sul campo da parte del
personale che lavora a contatto con il pubblico
analisi dei reclami, dei desiderata, dei suggerimenti, delle richieste inevase e delle transazioni non andate a buon fine.
Monitoraggio e valutazione
Interviste mirate
Individuazione di un numero limitato di persone, che sia però rappresentativo delle categorie di utenti
Ripetizione casuale delle interviste in più giorni, cambiando le persone, in modo da avere un campione statistico attendibile