2012

Modul Pelatihan PERENCANAAN PROYEK (LINGKUP, WAKTU, DAN BIAYA)

Disusun oleh:

Asrul Harun Ismail, ST, MT.

Jurusan Teknik Industri

Fakultas Teknik

Universitas Pancasila

1

Contents

I. MANAJEMEN LINGKUP PROYEK ................................................................................. 4

1.1. Mengumpulkan persyaratan-persyaratan (Collect Requirements) .............................. 5

1.2. Mendefinisikan Lingkup (Define Scope) ........................................................................ 9

1.3. Membuat WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS) ................................................... 12

II. MANAJEMEN WAKTU PROYEK .................................................................................. 18

2.1. Define Activities (Definisi Kegiatan berdasarkan WBS) .............................................. 18

2.2. Sequence Activities (Keterkaitan Kegiatan) ................................................................ 19

2.3. Estimate Resources (Estimasi Sumberdaya) ............................................................... 22

2.4. Estimate Duration (Estimasi Durasi) ........................................................................... 23

2.5. Develop Schedule (Membuat Jadwal)......................................................................... 24

III. MANAJEMEN BIAYA PROYEK ..................................................................................... 27

3.1. Estimasi Biaya .............................................................................................................. 27

3.2. Menentukan Budget/Anggaran .................................................................................. 28

2

PERENCANAAN PROYEK

(LINGKUP, WAKTU dan BIAYA)

Pemahaman:

Pentingnya mendefinisikan lingkup proyek

Persyaratan stakeholders

Deliverables & milestones proyek

Konsep dari Work Breakdown Structure

Pengembangan jadwal

Proses estimasi biaya dan anggaran

Pengembangan Skill:

Mengembangkan Work Breakdown Structure

Mengembangkan jadwal proyek

3

4

I. MANAJEMEN LINGKUP PROYEK

Semua yang diperlukan dalam sebuah proyek dari awal hingga akhir

Terkait dengan penjelasan dan pengendalian dan tidak dimasukkan ke dalam

proyek

LINGKUP DI DALAM KONTEKS PROYEK

Lingkup produk

Fitur dan fungsi yang merupakan karakteristik dari suatu hasil produk atau jasa

Lingkup Proyek

Define

Activities

Define Scope

Verify Scope

Collect

Requirements

Control Scope

Requirements

documentation

Requirements

traceability matrix

Requirements

documentation Project scope

statment

Pla

nnin

g P

roce

ssM

onito

ring

& C

ontro

lling

proc

ess

Gambar 1. Diagram Proses Alur Manajemen

Requirement/persyaratan berbeda dengan tujuan dan deliverable. Dalam manajemen

lingkup proyek menggambarkan bagaimana kita mengetetahuitujuan atau deliverable

yang sudah diselesaikan dengan baik. Contoh: jika kita melibatkan pembuatan mobil

medel baru, salah satu kebutuhannya adalah style atau warna cat. Seperti yang sudah

diperkirakan, kebutuhan selanjutnya adalah membuat breakdown deliverable.

Kebutuhan menguraikan karakteristik dari deliverable yang lebih spesifik secara rinci.

Contohnya, salah satu deliverable pembuatan mobil baru adalah sandaran kursi

5

berbentuk bulat. Requiremen-nya termasuk jenis pabrik, nomor model (apakah

sandaran kursi tersebut untuk mobil atau truk pick-up?),warna dari pabrik, apakah

dilengkapi dengan sandaran tangan yang bisa diatur secara elektronik, jenis

headrests, dll.

Satu deliverable bisa mempunyai requirement/persyaratan satu atau lebih, harus

dirincikan kebutuhan masing-masing deliverable. Manager proyek perlu menentukan

apakah informasi pada rincian deliverable dan requirement sudah cukup untuk

menghasilkan suatu produk atau jasa. Jika tidak, dilibatkan tim lebih lanjut (dalam

mendefinisikan persyaratan-persyaratan).

Devinisi deliverable dan requirement harus ada. Ini bukanlah sepenuhnya tanggung

jawab manager proyek. Reqirement merupakan fungsi utama dari user/pengguna atau

stakeholder. Manager proyek harus memfasilitasi proses tersebut, namun manajer

proyek perlu memberitahukan pada customer ataupun stakeholder mengenai apa yang

sedang dibuat.

MANAJEMEN LINGKUP PROYEK: darimana memulainya?

1.1. Mengumpulkan persyaratan-persyaratan (Collect Requirements)

Mendefinisikan dan mendokumentasikan kebutuhan stakeholder terhadap sasaran

proyek

Menjelaskan kondisi yang dipenuhi sehingga deliverable sesuai dengan kontrak,

spesifikasi, standar atau dokumen formal lainnya

Membuat breakdown deliverables

Mengapa requirement penting?

Merupakan wujud kebutuhan customer yang terukur

Sebagai dasar perencanaan proyek

Jika penetapannya salah atau buruk, maka perencanaan tidak akan berjalan

dengan baik.

Menggambarkan obligasi tim proyek terhadap customer

Hati-hati dalam merincikan persyaratan, merupakan tanggung jawabjawab dari

tim.

Reference:Chapter 4 of Project Management Jump Start,by Kim Heldman,Sybex@2005

6

Pada proyek dibawah kontrak, persyaratannya secara spesifik tertulis sebagai

pernyataan pekerjaan

Persyaratan fungsional

Mendeskripsikan karakteristik deliverable secara umum, bahasa non-teknis,

Harus dimengerti oleh para customer,

Customer sebagai peran utama, mengarahkan aturan dalam pengembangannya.

Persyaratan Tekhnis

Menggambarkan fitur deliverable (misal: spesifikasi pencapaian dan dimensinya

secara fisik) dalam rincian pernyataan secara teknis.

Menawarkan pada staf mengenai cara apa yang harus mereka lakukan pada

proyek tersebut.

Collect

Requirements

Develop

project

management

plan

Verify Scope

Develop

project charter

Define Scope

Create WBSControl scope

Plan

Procurement

Identify

stakeholder

Stakeholder

register

Requirements

documentation

Project charter

Requirement

documentation

Requirements

documentation

Requirements

management

plan

Requirements

traceability matrix

Project Scope Management

Gambar 2. Collect Requirements

Tools & Techniques untuk pengumpulan requirements:

a. Interviews

Open-ended interview, sebuah survey melalui interview

b. Focus groups

Digunakan ketika mengembangkan sebuah produk untuk penggunaan secara

luas untuk mengetahui minat user/pengguna

7

Outcome bukanlah suatu keputusan yang telah disepakati, tapi lebih pada

beberapa ide sebagai pertimbangan tim proyek.

c. Facilitated Workshops

Merupakan key cross-functional stakeholders untuk merincikan requirement

produk

Pelaksanaan facilitated workshop yang baik dapat membangun kepercayaan,

mengembangkan relationship, dan mengembangkan komunikasi antar

partisipan

d. Group Creativity Techniques

Brainstorming

Nominal group technique

Delphi technique

Mind mapping

Affinity diagram

e. Group Decision Making Techniques

f. Kuesioner dan Survey

g. Observasi

h. Prototypes

Output Collect Requirement:

Requirements Documentation

Requirement Management Plant

Requirement Traceability Matrix

Output Requirements:

Dokumentasi requirements bisa meliputi hal-hal berikut ini (tapi bukan merupakan

suatu batasan):

a. Business need atau peluang yang akan digunakan

b. Sasaran-sasaran bisnis dan proyek

c. Persyaratan Fungsional

d. Persyaratan Non-fungsional

e. Persyaratan Kualitas/Mutu

f. Kriteria-kriteria

g. Persyaratan pendukung dan training

h. Asumsi dan batasan

i. Perencanaan Manajemen:

8

1) Mendokumentasikan bagaimana persyaratan-persyaratan tersebut akan

dianalisa, didokumentasikan dan diatur melalui proyek.

2) Bisa meliputi hal-hal berikut ini, namun bukan merupakan batasan:

Bagaimana kegiatan-kegiatan tersebut akan direncanakan, dilaksanakan

dan dilaporkan.

Konfigurasi kegiatan-kegiatan manajemen

Proses pemrioritas persyaratan

Product metrics yang akan digunakan dan dasar pemikiran rasional untuk

penggunaannya.

Traceability structure

j. Requirements Traceability Matrix

1) Merupakan sebuah tabel yang menghubungkan persyaratan-persyaratan dari

mana asalnya dan melacaknya melalui project life cycle (siklus hidup proyek)

2) Menghasilkan suatu struktur untuk mengatur perubahan-perubahan pada

lingkup produk

3) Atribut yang digunakan bisa meliputi:

Identifikasi secara unik, deskripsi requirement, masukan secara rasional,

owner, sumber, prioritas, versi, status saat ini, tanggal proyek terselesaikan.

Definisi Lingkup

Mengembangkan deskripsi proyek dan produk secara rinci

Penjelasan sasaran-sasaran proyek menjadi deliverable dan persyaratan

pekerjaan untuk membuat deliverable

Persiapan membuat pernyataan lingkup proyek secara rinci sangat kritis sehubungan

dengan pelaksanaan dan keberhasilan proyek atas deliverable yang besar/penting,

asumsi, dan batasan-batasan yang didokumentasikan saat inisiasi proyek sebelum

menyatakan lingkup proyek. Selama perencanaan, lingkup proyek didefinisikan dan

digambarkan dengan spesifikasi sebaik mungkin karena merupakan sebagian besar

informasi mengenai proyek yang sudah digambarkan. Kebutuhan, keinginan dan

harapan stakeholder dianalisa dan dikonbersi menjadi persyaratan-persyaratan.

Asumsi-asumsi dan batasan-batasan dianalisa kelengkapannya, dengan

menambahkan asumsi dan batasan yang diperlukan. Tim proyek dan stakeholder

lainnya yang memberikan masukan sebelum membuat pernyataan lingkup proyek, bisa

melaksanakan dan mempersiapkan analisis. (PMBOK 3Rd ed)

9

Project Scope Management

Collect

Requirements

Create WBS

Project

Document

Project initiator or

sponsor

Project initiator or

sponsor

Define Scope

Project initiator or

sponsor

Project initiator or

sponsor

Project initiator or

sponsor

Project initiator or

sponsor

Project initiator or

sponsor

Project initiator or

sponsor

Organisational Process

Assets

Requirements documentation

Project Charter

Project

Document

Update

Project Scope

Statment

Define Scope

Gambar 3. Diagram Proses Alur Manajemen Mendefinisikan Lingkup

1.2. Mendefinisikan Lingkup (Define Scope)

Input:

Project Charter

Jika tidak digunakan, maka kebutuhan perbandingan informasi harus didapatkan

atau dikembangkan, dan digunakan untuk mengembangkan pernyataan lingkup

proyek lebih rinci.

Requirements Documentations

Organizational Process Assets

Kebijakan, prosedur, dan template untuk pernyataan lingkup proyek

Data dari proyek-proyek sebelumnya

Mempelajari tahapan atau proyek yang pernah berjalan sebelumnya

Translating Objectives Into Deliverables

Analisis Produk

Product breakdown structure (PBS) adalah breakdown secara hirarki dari

komponen yang membentuk produk tersebut

Value Analysis (VA) merupakan dasar dalam analisis komponen produk

Identifikasi Alternatif

10

Menjelaskan perbedaan pendekatan dalam pelaksanaan proyek

Tekhnik yang digunakan:

Brainstorming

Lateral thinking

Pair wise comparison

Product Breakdown Structure memperlihatkan hubungan antara produk dan sub-

produk dalam suatu proyek. Untuk membuat Product Breakdown Structure pertama-

tama identifikasi produk dari kebutuhan customer. Kemudian identifikasi kebutuhan

produk selanjutnya untuk membuat dan mendukung produk customer (produk

manajemen seperti perencanaan dan pelaporan). Menggunakan masukan-masukan

dari tim proyek, mempertimbangkan apakah sesuai untuk diterapkan pada Product

Breakdown Structure.

Ganbarkan pada struktur secara hirarki dari atas ke bawah (dari ringkasan hingga

detail kegiatannya) pada proyek secara keseluruhan. Itu bisa jadi berguna untuk

membuat breakdown produk menjadi lebih spesifik (missal: syaraf pembuatan sebuah

mobil, perencanaan dan pelapornya). Pada manajemen produk, jangan coba untuk

mengubah biaya yang berbeda hanya untuk membandingkan hasil akhirnya.

Produk tersebut disebut intermediate product dan menghasilkan produk spesialis

utama dari masing-masing kelompok produk. Produk pada cabang paling kecil/akhir

adalah produk/kegiatan yang paling sederhana.

Product Breakdown Structure termasuk dalam perencanaan proyek, rencana

pelaksanaan, perencanaan tim dan paket pekerjaan.

Output Define Scope

Pernyataan Lingkup proyek

Membuat penjelasan detail dari proyek & produk

Menerjemahkan sasaran proyek menjadi deliverables

Project Document Update

Meliputi: (namun bukan merupakan batasan)

Daftar stakeholder

Dokumen persyaratan

Requirement Traceability Matrix

Pernyataan Lingkup Proyek meliputi :

Reference” http://www.crazy colour.com/p2/?little=prosuct_Breakdown_Structure

11

a. Deskripsi Lingkup Produk

Karakteristik produk, jasa, atau hasil proyek yang diambil

Secara umum mempunyai detail yang lebilh sedikit pada tahap awal dan lebih

detail pada tahap selanjutnya.

b. Kriteria-kriteria produk

Proses dan kriteria-kriteria produk atau hasil

c. Deliverable proyek

Proses dan criteria-kriteria produk atau hasil

Deliverable proyek

Tangible/terukur, produk yang verifilable, jasa, atau hasil yang harus ada

pada proyek atau bagian dari suatu proyek

Meliputi produk antara, komponen atau jjasa dari kegiatan untuk memenuhi

hasil akhir

Merupakan bagian dari desain secara umum untuk memastikan definisi

yang sesuai dari produk

Selalu terukur

d. Project exclusions

Kegiatan yang dikeluarkan dari proyek

Membantu me-manage harapan-harapan stakeholders

e. Batasan-batasan proyek

Apapun yang membatasi kegiatan tim proyek

Tiga batasan-waktu, sumberdaya, dan kualitas

f. Asumsi Proyek

Peristiwa atau tindakan yang dipercaya kebenarannya

Asumsi harus didokumentasikan

Meliputi:

Keterbatasan anggota utama proyek; performance anggota tim proyek; skill

anggota tim proyek; waktu penyerahan vendor; performance Vendor;

ketelitian tanggal/hari dalam penjadwalan;Customer yang terlibat dalam

proyek; persetujuan Customer.

12

1.3. Membuat WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS)

Develop

project

management

plan

Estimate Cost

Project

Document

update

Project

Document

Determine

budget

Define

Activities

Plan Quality

Identify Risk

Plan

Procurements

Define ScopeCollect

Requirement

Create WBS

Enterprise

OrganisationProject scope

statement

Requirements

documentation

Organisational

Process

Assets Scope

Baseline

Project Scope Management

Work Breakdown Structure (WBS)

Merupakan penguraian pekerjaan yang dilakukan oleh tim secara hirarki yang

berorientasi pada deliverable

Berdasarkan pada sasaran, serta hasil proyek berupa produk ataupun jasa.

Menjelaskan definisi lingkup pekerjaan secara menyeluruh

Memastikan elemen pekerjaan, didefinisikan dan dihubungkan oleh satu

pekerjaan yang spesifik sehingga tidak ada pekerjaan yang sama/ berulang.

Digunakan sebagai framework dalam mendefinisikan kegiatan-kegiatan dalam

proyek

13

WBS: (PMBOK 4th ed)

Adalah dekomposisi hirarki yang berorientasi pada deliverable dari suatu pekerjaan

yang dilakukan oleh tim proyek, untuk memenuhi deliverable dan sasaran-sasaran

proyek.

WBS mengorganisir dan menggambarkan lingkup proyek secara keseluruhan

WBS men-sub-kan kegiatan-kegiatan dalam pekerjaan hingga yang terkecil,

untuk lebih dapat dikendalikan, pada masing-masing levelnya yang merupakan

definisi secara rinci dalam suatu proyek.

Pekerjaan yang direncanakan dari level yang paling rendah/kecil di WBS, yang

disebut Work packages, bisa dijadwalkan, diperkirakan biayanya, diawasi dan

dikendalikan.

Pada WBS terdapat pekerjaan secara lebih spesifik. Komponen-komponen dalam

WBS membantu stakeholder dalam mengamati deliverables dalam suatu proyek.

PENTINGNYA PERANAN WBS

Peranan WBS:

Menguraikan keseluruhan lingkup proyek menjadi deliverable dan mendukung

definisi kebutuhan effort kerja yang effektif

Menggambarkan dengan jelas lingkup suatu proyek dalam kaitannya dengan

deliverable sehingga tim proyek dan stakeholder dapat memahaminya

Mendukung pendokumentasian akuntabilitas dan tanggung jawab

Deliverables yang mengarahkan gubungan antara elemen-elemen WBS

dihubungkan dengan Organizational Breakdown Structure (OBS) diidentifikasikan

melalui Responsibility Assigment Matrix (RAM)

Menyediakan suatu struktur untuk mengorganisir informasi kemajuan proyek,

status secara berkala, dan performance proyek, dimana project manager yang

bertanggung jawab

Mendukung dalam menghadapi resiko untuk membantu project manager dalam

mengidentifikasi dan menerapkan tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil

yang diinginkan

The Importance of WBS

Reference:Practice Standar for Work Breakdown Structures, Second Edition

14

INITIATING

PROCESS

GROUP

MO

NIT

OR

ING

&C

ON

TR

OL

LIN

G

PR

OC

ES

S

GR

OU

P

Develop

Project

Management

Plan

3.2.2.1

(4.3)

Scoope

Planning

3.2.2.2

(5.1)

Scope

Definition

3.2.2.3

(5.2)

Activity

Devinition

3.2.2.5

(6.4)

Activity Duration

Estimating

3.2.2.8

(6.3)

Activity

Sequencing

3.2.2.6

(6.2)

Schedule

Development

3.2.2.9

(6.5)

Activity

Resource

Estimating

3.2.2.7

(6.3)

Create WBS

3.2.2.4

(5.3)

Cost

Estimating

3.2.2.10

(7.1)

Cost Budgeting

3.2.2.11

(7.2)

Quality Planning

3.2.2.12

(8.1)

Comunication

Planning

3.2.2.14

(10.1)

Risk

Responese

Planning

3.2.2.19

(11.5)

Risk

Management

Planning

3.2.2.15

(11.1)

Risk

Identification

3.2.2.16

(11.2)

Qualitative

Risk Analysis

3.2.2.17

(11.3)

Qualitative

Risk Analysis

3.2.2.18

(11.4)

Plan

Purchaces &

regulations

3.2.2.20

(12.1)

Human

Resource Planning

3.2.2.13

(9.1)

Planning Contracting

3.2.2.21

(12.2)

EXECUTING

PROCESS

GROUP

CLOSING

PROCESS

GROUP

Dua Aturan Penting dalam Mengembangkan WBS

1. The 100 percent rule

Level kecil dalam WBS ( child level) harus 100% selesai untuk bisa melengkapi

level berikutnya yang lebih tinggi (parent level).

Yang dipertanyakan dalam setiap level:

a. Apakah jumlah total kegiatan yang dihasilkan child level sudah memenuhi

100%

b. Apakah ada kegiatan yang terlewatkan?

2. Manajemen proyek harus dirincikan dalam WBS.

Merupakan overhead dari suatu proyek.

Reference: The Work Breakdown Structure in Government Contracting by Gregory T.Haugan,

Management Conceps @ 2003

15

5 Jenis Elemen WBS: (Haugan 2003)

Product Breakdown-Bagian yang berdasarkan pada struktur fisik suatu produk yang

dikirimkan (sebagai capital asset) adalah dasar paling umum untuk WBS dan yang

paling mudah dalam pengembangannya.proyek tersebut mempunyai output produk

yang terukur, missal: software, bangunan, bendungan, pesawat. Dll,: semuanya

mempunyai struktur yang alami. Sebagai alternative, mungkin ada beberapa hasil

produk seperti system pengawasan di airport, system IT untuk pendaftaran, system

deepwater, atau system orbiting space laboratory.

Service Project Breakdown-Proyek jasa tidak bisa diukur, merupakan deliverable yang

terstruktur. Outputnya adalah penggambaran pekerjaan yang dilakukan untuk pihak

lain, misal: konferensi, pesta, pernikahan, perjalanan liburan, dll. WBS merupakan

kumpulan kegiatan-kegiatan yang terhubung secara logis.

Result Project Breakdown-Hasil proyek tidak punya ukuran, merupakan deliverable

yang terstruktur. Output adalah konsekuensi dari suatu proses yang dihasilkan dalam

suatu produk atau hasil: penelitian penyakit kanker, pengembangan obat-obatan baru,

perubahan budaya, dll.WBS merupakan rangkaian langkah-langkah yang diterima.

Cross-Cutting Element-Merupakan item breakdown dari suatu produk, seperti design

arsitektur, perakitan, atau system test. Hal ini pada umumnya mendukung secara

tekhnis. Mungkin lebih dari satu elemen dalam karakteristik pada level 2. Saat tidak

ada pembatasan, jenis ini jarang digunakan dalam proyek.

Project Management-Merupakan breakdown tanggungjawab manajerial dan proyek

kegiatan manajerial. Meliputi item-item seperti; laporan-laporan, review proyek, dan

kegiatan lain dari project manager atau staf-nya. (secara konseptual, hal ini merupakan

proyek yang overhead) Normalnya, hanya ada satu WBS jenis ini, tapi ada pada

semua proyek sebagai level pada suatu level (sebagai Child level).

TOTAL

1. PRODUCT

BREAKDOWN

ELEMENTS

2. SERVICE

BREAKDOWN

ELEMENTS

3. RESULT

BREAKDOWN

ELEMENT

5. PROJECT

MANAGEMENT

ELEMENTS

4. CROSSCUTTING

ELEMENTS LEVEL 2

LEVEL 1

16

1. Project Start & Finish

Contract Award

Complete Project

2. Meeting & Review

Kick-off Meeting

Monthly/Quarterly Project Reviews

Corporate Reviews

In-Process Review

Close-out Meeting

Action Item Tracking System

3. Reports

Monthly Progress Report

Annual Report

Budge/Financial Status Report

4. Plants

Project Charter

Master Schedule

Project Plant (Current and Future Phases)

Risk Management and Other Plants

Project Financing and Budget

5. Control

Schedule Tracking

Cost Tracking

Eamed Value Management Analysis

Variance Analysis

Corrective Action

Work- Around

PROJECT

MANAGEMENT

ELEMENTS

PROJECT

STARS &

FINISH

CONTROL MEETINGS

& REVIEW

REPORTS PLANS ADMINIST

RATIVE

PROJECT

SUPPORT

17

6. Administrative

Project Management Office

Space/Relocation

Correspondence Control System

7. Project Support

Procurement/purchasing

Subcontract Management

Contract Management

WORK PACKAGES

Merupakan level terendah dalam WBS

Menggambarkan keterkaitan dalam mendefinisikan kegiatan serta tanggung jawab

keterlibatan seseorang atau organisasi

Perlu ada seseorang untuk mengidentifikasi dan bertanggungjawab terhadap

pencapaian proyek

Masuk jadwal kegiatan dan millestones jadwal diperlukan untuk melengkapi deliverable

paket pekerjaan atau komponen proyek

WBS, Work Package, dan Hubungan antar kegiatan

18

II. MANAJEMEN WAKTU PROYEK

2.1. Define Activities (Definisi Kegiatan berdasarkan WBS)

Menguraikan (rencana) project Work packages menjadi komponen yang lebih kecil

yang disebut kegiatan-kegiatan yang sudah terjadwal sebagai dasar estimasi,

penjadwalan, dan pengawasan & pengendalian pelaksanaan proyek.

Project Management:

1.1. Project Star And Complete

1.1.1. Go Ahead

1.1.2. Complete Project

1.2. Project Meetings

1.2.1. Prepare For Kick-Off Meeting

1.2.2. Start Kick-Off Meeting

1.3. Project Reports

1.3.1. Prepare Interim Progress Report

1.3.2. Deliverinterim Progress Report

Karakteristik Kegiatan-kegiatan/Activities:

Terlaksananya pekerjaan

Seseorang atau organisasi bertanggungjawab terhadap suatu pekerjaan

Mendefinisikan dimulai dan diakhirinya suatu pekerjaan

Biasanya, ada output atau produk yang terukur

PROJECT X

Project

Management Documentation

PERSONAL

KOMPUTER

System

Analisys System Test

structure Subsystem Test Assembly Power Supply Hard Disk CIRCUIT

BOARD

Level 2

Level 3

Level 1

19

Sesuai dengan WBS

Ukuran dan durasi yang cukup dalam pelaksanaan proyek

Status jadwal actual

Data biaya actual (orang/jam)

Tenaga kerja dan kebutuhan biaya

Output kegiatan yang diketahui atau bisa diidentifikasi

Kegiatan-kegiatan usaha yang sangat penting dalam mendukung proyek

Aktifitas yang berdurasi 0 (nol) merupakan milestone atau merupakan suatu

penyelesaian kegiatan lain

2.2. Sequence Activities (Keterkaitan Kegiatan)

Sequence

Activities

Project

Document

Define

Activities

Develop

Scedule

Enterprise I

organization

Activity list

Activity attributes

Milestone list

Project scope

statment

Organisational

Process Assets

Project

Schedule

update

Project schedule

Network diagram

Project Time Management

Define

scope

Keterkaitan Kegiatan

Keterkaitan kegiatan adalah proses mengidentifikasi dan mendokumentasi

hubungan kegiatan-kegiatan dalam proyek

Kegiatan-kegiatan dihubungkan menggunakan hubungan logika.

Setiap kegiatan dan milestone, ada awal dan akhir, yang terhubung setidaknya

satu predecessor dan satu successor

Mungkin diperlukan lead atau lag time diantara kegiatan untuk mendukung jadwal

proyek yang realistic dan terjangkau

20

Mengaitkan kegiatan-kegiatan dapat dilakukan dengan menggunakan software

manajemen proyek secara manual atau otomatis

Project Network Diagrams

Project Network Diagrams adalah tekhnik yang disarankan untuk menunjukkan

urutan dalam kegiatan.

Project Network Diagrams adalah tampilan skematik tentang hubungan logika

antar kegiatan proyek.

Precedence Diagram Method (PDM)

Start

FED

CBA

Finish

Arrow diagramming Methode (ADM)

A

B

D

C

E

F

Start Finixh

Tools & Technique Untuk Keterkaitan Antar Kegiatan:(PMBOK 2008)

1. Precedence diagramming Techniques: (PMD)

PMD adalah metode yang digunakan dalam Critical Path Method (CPM) untuk

membuat network diagram penjadwalan proyek yang menggunakan kotak-kotak,

yang biasa disebut nodes, untuk menyajikan kegiatan-kegiatan, dan

menghubungkannya dengan panah yang memperlihatkan hubungan logika yang

ada diantaranya.

2. Dependency Determination

Mandatory dependency:

21

Merupakan hal yang diperlukan atau tidak terpisahkan dalam suatu pekerjaan.

Tim proyek menentukan ketergantungan mana yang wajib/penting selama

proses berjalannya kegiatan.

Discretionary dependencies:

Biasanya lebih disukai sebagai hubungan logika yang lebih sederhana

External dependencies

Melibatkan hubungan antara kegiatan-kegiatan di dalam proyek dan yang

bukan termasuk dalam proyek. Pada umumnya hal tersebut di bawah kendali

tim proyek.

3. Applying Leads and Lags:

Lead: terdapat akselerasi kegiatan

Lag; terdapat penundaan kegiatan

4. Schedule Network Templates:

Template standardized schedule network diagram bisa digunakan untuk

mempercepat persiapan kegiatan dalam proyek

5. precedenceDiagramming Method (PDM)

PDM meliputi empat jenis ketergantungan atau hubungan predesesor:

Finish to start (FS) -Start to Finish (SF)

Start to start (SS) -Finish to Finish (FF)

A

A B

A

B

B

A

A

B

22

2.3. Estimate Resources (Estimasi Sumberdaya)

Estimate

Activity

Resources

Define

Activities

Estimate

Activity

Duration

Define

Scope

Develop

Schedule

Project

Document

Identify Risks

Enterprise/

Organisation

Conduct

Procurement

Acquire

Project team

Activity duration

estimate

Project

document

update

Activity resource

requirement

Activity list

Activity

attributes

Organisation

al process

Assets

Enterprise

environment

facture

Resource

calender

Project

Scope

statement

Estimasi kegiatan sumberdaya merupakan proses estimasi jenis dan kuantitas

material, orang, peralatan, atau persediaan yang diperlukan untuk melaksanakan

kegiatan.

Tools & Techiques untuk Estimasi Kegiatan Sumberdaya:

Expert judgement

Seseorang atau kelompok dengan pengetahuan khusus dalam perencanaan

sumberdaya

Alternative analysis

Banyak jadwal kegiatan yang mempunyai metode alternatif

Published estimating data

Biaya unit dan nilai produksi sumberdaya yang diterbitkan untuk seluruh tenaga

kerja, material, dan peralatan untuk Negara yang berbeda atau Negara dengan

keadaan geografi yang berbeda

Bottom-up estimating

Ketika suatu kegiatan tidak dapat diperkirakan kepastiannya, kegiatan tersebut

bisa diuraikan lebih detail. Sumberdaya memerlukan estimasi/perkiraan.

Perkiraan-perkiraan tersebut kemudian ditotal secara kuantitatif untuk masing-

masing kegiatan yan dilakukan sumberdaya

23

Project management software

Project management software membantu dalam perencanaan, mengorganisir,

dan mengatur wilayah kerja sumberdaya

2.4. Estimate Duration (Estimasi Durasi)

Estimate

Activity

Resources

Define

Activities

Estimate

Activity

Duration

Define

Scope

Develop

Schedule

Project

Document

Identify Risks

Enterprise/

Organisation

Conduct

Procurement

Acquire

Project team

Activity duration

estimate

Project

document

update

Activity resource

requirement

Activity list

Activity

attributes

Organisation

al process

Assets

Enterprise

environment

facture

Resource

calender

Project

Scope

statement

Estimasi durasi merupakan proses memperkirakan jumlah periode pekerjaan yang

dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan dengan perkiraan sumberdaya yang

dibutuhkan. Proses tersebut menggunakan informasi pada lingkup pekerjaan, jenis

sumberdaya, jumlah perkiraan sumberdaya, dan tanggal/kalender.

Tools & Techniques untuk Estimasi Durasi:

Expert Judgement

Seseoran atau kelompok dengan pengetahuan khusus dalam perencanaan dan

estimasi durasi/waktu

Analogous estimating

Menggunakan parameter seperti durasi, budget, ukuran, berat, dan lainnya,

proyek yang serupa, sebagai dasar untuk perkiraan pengukuran atau parameter

untuk proyek yang akan datang.

Parametric Estimating

Menggunakan hubungan statistik antara data sebelumnya dan variable lain

untuk mengkalkulasi perkiraan parameter kegiatan, seperti biaya, anggaran, dan

durasi.

24

Three-point Estimates

a) Most likely(LM)

b) Optimistic (Lo)

c) Pesisimistic (tp)

Reserve Analysis

Project management software membantu dalam perencanaan, mnengorganisir, dan

mengatur wilayah kerja sumberdaya.

2.5. Develop Schedule (Membuat Jadwal)

Define

Activities

Estimate Activity

Resourches

Activity List

Activity attributes

Activity Resourches

requirements

Sequence

Activities

Estimate Activity

Duration

Project schedule

network diagrams

Activity Resourches

requirements

Develop Schedule

Control

Schedule

Project

schedule

Enterprise/

Organization

Organizational

Process Assets

Enterprise

Environmental

factors

Conduct

Procurements

Reourches

Calendar

Acquire

Project Team

Define Scope

(PMBOK 2008)

Project

Document

Develop Project

Management Plan

Estimate Cost

Determine

Budget

Plan Quality

Plan

Procurements

Schedule

data

Project

document

update

Schedule Baseline

Pengembangan jadwal merupakan proses menganalisa urutan kegiatan, durasi,

kebutuhan sumberdaya, dan batasan jadwal untuk membuat jadwal proyek.

Tools & Techniques untuk Pengembangan Jadwal:

Schedule Network Analysis

Merupakan tekhnik yang menghasilkan suatu proyek dengan memanfaatkan

tekhnik analisa seperti metode jalur kritis, metode rangkaian kritis, analisa

25

sebab-akibat, dan tingkatan semberdaya untuk memperhitungkan tanggal

dimulai dan diakhirinya suatu pekerjaan

Critical Path Method (CPM)

Memperhitungkan teori early dan finish dates, late start and finish dates, untuk

seluruh kegiatan tanpa terkecuali untuk pembatasan sumberdaya, dengan

menggunakan forward dan backward pass analysis melalui penjadwalan

Contoh: Precedence Diagram

B

4

C

6

F

8

D

5

E

2

ES A EF

LS 2 LF

ES= Early Star

EF=Early Finish

LS=Late Star

LF=Late Finish

A=Activity

2=duration

Critical Path Method

Critical Path Method (CPM) merupakan teknik analisa yang digunakan untuk

memprediksi durasi total suatu proyek

Jalur kritis suatu proyek merupakan rangkaian aktifitas yang menentukan waktu

tercepat suatu proyek terselesaikan

Jalur kritis merupakan jalur terpanjang dalam network diagram.

Free Float & total Float

Free Float (FF) atau Free Slack adalah jumlah waktu dimana kegiatan bisa

ditunda tanpa menunda dimulainya kegiatan yang lainnya.

Total Float (TF) atau Total Slack adalah jumlah waktu yang bisa ditunda tanpa

menunda waktu terselesaikannya proyek.

26

Contoh: Total Float, Free Float & Critical path

2 B 6

2 4 6

6 C 12

6 6 12

12 F 20

12 8 20

2 D 7

5 5 10

7 E 9

10 2 12

0 A 2

0 2 2

TF = 0

FF = 0

TF = 0

FF = 0 FF = 0

TF = 0

TF = 0

FF = 0

TF = 3

FF = 0

TF = 3

FF = 3

CASE STUDY

PROSEDUR:

Berdasarkan contoh, lakukan latihan secara individu:

Critical path, Free Float & Total Float

27

III. MANAJEMEN BIAYA PROYEK

3.1. Estimasi Biaya

Estimate

Costs

Determine

Budget

Create

WBS

Develop

Schedule

Develop Human

Resourche Plan

Identify Risks

Enterprise/

Organisation

Scope

baseline

Project

schedule

Human

resourches

plan

Organisational

Process Assets

Enterprise

environmental

factors

Project

document

updates

Basis of

Estimates

Project Cost Managements

Project

Document

Plan

Procurement

Idetify RiskRisk Register

Activity

Cost

estimates

Activity

cost

estimates

(PMBOK 2008)

Estimasi Biaya

Estimasi biaya meliputi mengidentifikasi dan mempertimbangkan berbagai

alternatif biaya

Proses Estimasi biaya mempertimbangkan apakah dana yang diharapkan

mencukupi rencana kerja yang dibuat

Tools & Technique untuk Estimasi Biaya:

Expert judgement

Seseorang ataupun kelompok orang yang dengan pengetahuan khusus dalam

estimasi dan perencanaan sumberdaya dapat memberikan pandangan

mengenai informasi atau keadaan pada proyek-proyek serupa

Analogous estimating

Menggunakan parameter seperti durasi, budget, ukuran, dan kompleksitas

proyek serupa sebelumnya, sebagai dasar estimasi untuk proyek ke depan.

Parametric Estimating

Menggunakan hubungan statistic antara data sebelumnya dan variable lain

untuk mengkalkulasi estimasi kegiatan, seperti biaya, budget, dan durasi

Three-point Estimates

1. Most likely (CM)

28

2. Optimistic (CO)

3. Pessimistic(CP)

Project Management Estimating Softwares

Mpenggunaan PM cost estimating software, computerized spreadsheets,

simulasi, dan statistic.

3.2. Menentukan Budget/Anggaran

Estimate

Costs

Determine

Budget

Create

WBS

Develop

Schedule

Acquire Project

Team

Conduct

Procurement

Enterprise/

Organisation

Activity cost estimates

Basis of estimates

Scope

baseline

Project

schedule

Resourches

calendar

Contracts

Organisational

Process Assets

Control

Cost

Project document

updates

Cost performance

baseline

Project funding

requirements

Project Cost Managements

Project

Document

Plan

Procurement

Plan Quality

Develop Project

Management

Plan

(PMBOK 2008)

Cost Budgeting

Cost Budgeting melibatkan persetujuan estimasi biaya dari jadwal kegiatan individu

atau work packages untuk menetapkan total biaya untuk mengukur project

performance.

Pada project scope statement terdapat summary budget.

29

Estimasi biaya jadwal kegiatan atau work package dipersiapkan terlebih dahulu

menjadi permintaan budget secara rinci dan otorisasi pekerjaan.

Tools & Techniques untuk Menentukan Budget:

Expert judgement

Diberikan oleh tenaga ahli di bidangnya, bidang pengetahuan, disiplin, industry, dll,

sebagai pihak yang akan melakukan kegiatan harus menggunakannya dalam

menentukan budget.

Historical Relationships

Bila ada hubungan proyek sebelumnya dengan karakteristik serupa yang terdapat

pengembangan estimasi parametrik atau perkiraan yang sama digunakan untuk

pengembangan model matematikal untuk memprediksi biaya total proyek

Funding limit recincilitation

Penbelanjaan dana harus dicocokkan dengan batas dana yang sudah menjadi

komitmen dalam proyek. Perbedaan antara batas dana dan rencana kadang

mengharuskan adanya penjadwalan ulang pada kegiatan untuk mengatur

pembelanjaan. Hal ini bisa terpenuhi bila diberikan batasan/tanggal pekerjaan ke

dalam jadwal proyek.