Modul Manajemen Arsip Modern

8/18/2019 Modul Manajemen Arsip Modern

1/87

DIKLAT ADMINISTRASI

PERKANTORAN MODERNTINGKAT DASAR

MODUL MANAJEMEN ARSIP MODERN

Penulis: C. ANDREY. I. NAPITUPULU.,M.Si


2/87

Badan Pengembangan Sumber Daya ManusiaHukum dan HAM

2014

Hak Cipta Pada : (isi dengan lembaga)

Edisi Tahun (isi dengan tahun)

Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia

Jl. Gandul Raya No. 4. Depok 16512

Manajemen Arsip Modern


3/87

iii

KATA PENGANTAR


4/87

iv


5/87

v

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR …………………………………………………………….. iii

DAFTAR ISI ………………………………………………………………………. v

BAB I PENDAHULUAN ........................................................................... 1

A. Deskripsi Singkat .................................................................... 3

B. Hasil Belajar ........................................................................... 3

C. Indikator Hasil Belajar ............................................................. 3

D. Pokok Bahasan ....................................................................... 3

E. Manfaat .................................................................................. 4

BAB II TATA NASKAH DINAS ................................................................ 5

A. Asas dan Tujuan Pengurusan Surat ....................................... 5

B. Prosedur Pengurusan Surat .................................................... 11

C. Latihan .................................................................................. 23

D. Rangkuman ............................................................................. 24

BAB III PENGERTIAN DAN JENIS ARSIP................................................ 25

A. Pengertian Arsip dan Tipologi Arsip ........................................ 25

B. Signifikansi dan Fungsi Arsip Dinamis .................................... 27

C. Sistem Arsip .......................................................................... 29

D. Latihan ................................................................................... 31

E. Rangkuman ............................................................................. 32

BAB IV PENATAAN BERKAS (FILING ) .................................................. 33

A. Organisasi dan Filing ............................................................... 33

B. Penataan Berkas (Filing ) ........................................................ 34

C. Peralatan Filing ....................................................................... 43

D. Penyimpanan (filing) dan Temu Balik Arsip ............................ 47

E. Latihan .................................................................................. 50

F. Rangkuman ............................................................................ 50

BAB V PENGAMANAN DAN PEMELIHARAAN ARSIP VITAL .............. 52

A. Pengertian Arsip Vital ............................................................ 53

B. Identifikasi Arsip Vital ............................................................ 53


6/87

vi

C. Bencana Alam dan Bencana Disebabkan oleh Manusia ....... 55

D. Pemeiiharaan Arsip Vital ......................................................... 56

E. Metode Perlindungan .............................................................. 58

F. Perlengkapan Tempat Penyimpanan Arsip Vital ..................... 59

G. Pencegahan terhadap Bencana .............................................. 60

H. Latihan ................................................................................... 61

I. Ringkasan ............................................................................. 62

BAB VI PENYUSUTAN ARSIP .................................................................. 63

A. Konsep Penyusutan Arsip ...................................................... 63

B. Jadwal Retensi dan Inventarisasi Arsip .................................. 65

C. Penilaian dan Nilai Guna Arsip ................................................ 66

D. Penetapan Jangka Simpan .................................................... 67

E. Latihan ................................................................................... 67

F. Rangkuman ............................................................................ 68

BAB V ARSIP ELEKTRONIK ……….……………………………………. 69

A. Pengertian Arsip Elektronik ..................................................... 69

B. Jenis Arsip Elektronik .............................................................. 71

C. Mengelola Arsip Elektronik…………………………………….. .. 74

D. Pengantar Tata Naskah Dinas Elektronik................................ 76

E. Latihan ……………………………………………………………. 77

F. Rangkuman ……………………………………………………... . 78

Daftar Pustaka…………………………………………………………………... 79


7/87

vii


8/87

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Deskripsi SingkatKetatalaksanaan pemerintah merupakan pengaturan cara melaksanakan

tugas danfungsi berbagai bidang kegiatan pemerintahan dan

pembangunan di lingkunganinstansi pemerintah, seperti sekretariat

lembaga tinggi negara, kementerian, danlembaga pemerintah

nondepartemen serta lembaga pemerintah lainnya di pusatdan daerah

khususnya di lingkungan Kementerian Hukum dan HAM.

Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan pemeritnahadalahUndang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Ruang

lingkup administrasi umum berdasarkan surat Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata NaskahDinas Instansi Pemerintah. Juga terdapat dalam Permenkumham NOMOR: 5 tahun 2012 meliputi jenis dan format, penyusunan naskah dinas, tatasurat dinas, penggunaan lambing Negara, logo dan cap dinas danperubahan, pencabutan, pembatalan dan ralat naskah dinas. Kedua,Permenkumham Nomor 6 Tahun 2012 tentang Pola Klasifikasi Arsip,meliputi Kode unit Utama, Kode Unit Kerjas, Kode Unit Kerja KantorWilayah, Kode masalah fasilitatif, Kode masalah substantive, MasalahFasilitatif dan Masalah Substantif. Dalam hal teknis pelaksanaan TataNaskah Dinas Elektronik terdapat pada buku panduan TNDE KemkumhamRI Tahun 2013 yangberisi tampilan awal TNDE, Tampilan Beranda danLink Kerja, Prosedur Penerimaan Surat Dinas, Dasar-dasarPengklasifikasian penomoran surat, contoh pembuatan naskah surat dinasdan Fitur Pencarian.

Pada masa sekarang ini, informasi telah menjadi kebutuhan mutlak bagi

setiaporganisasi, baik itu organisasi pemerintah pusat, daerah maupun

bisnis.Keseluruhan organisiasi pada dasarnya membutuhkan informasi.

Informasimenjadi bagian sangat penting untuk mendukung proses kerja

administratif danpelaksnanaan fungsi-fungsi manajemen birokrasi dalam

menghadapi perubahansituasi dan kondisi yang berkembang dengan

cepat.

Menurut Schwartz dan Hemon (1993), informasi pada saat sekarang

merupakansumber ekonomi yang memiliki nilai dan biaya produksi (value

and a cost ofproduction).Nilai ekonomi dapat dilihat dari semakin

komersialnya informasi,sehingga mempunyai nilai signifikan dan memberi

peluang untuk dapatdiperjualbelikan.Di samping itu, proses pengolahan

yang tepat, dan penemuankembali informasi dengan cepat, akurat dan

lengkap memiliki kuantitatif yangdapat dikukur secara ekonomi.


9/87


10/87

3

C. Andrey. I. Napitupulu.,M.Si

peningkatan efisiensi danperwujudan administrasi penyelenggaraan

pemerintahan dan pembangunan, sertapelayanan publik inilah yang

menjadi dasar pertimbangan diselenggarakannya.

B. Deskripsi Singkat

Diklat manajemen perkantoran modern ditujukan bagi jabatan fungsional

umum, khususnya mata Diklat Manajemen arsip modern ini, dimaksudkan

untuk meningkatkan pengetahuan, keterampilan, dansikap para jabatan

fungsional umum tentang manajemen kearsipan modern, yang ruang

lingkupnyaterdiri atas pengurusan surat baik surat masuk mapun surat

keluar; pengertian,tipologi dan fungsi arsip, penataan arsip (filing ),

pengamanan dan pemeliharaan,sera penyusutan arsip.

C. Hasil BelajarSetelah mempelajari Modul Manajemen kearsipan modern ini, peserta

diharapkan mampu untukmenata arsip sesuai peraturan perundangan

yang berlaku.

D. Indikator Hasil Belajar

Setelah pembelajaran selesai, peserta dapat:

1. Mengurus atau menangani surat masuk maupun surat keluar

2. Menjelaskan pengertian arsip, tipologi, dan fungsi arsip dinamis, dan

siklusarsip.3. Menjelaskan hubungan antara organisasi dan filing ;

4. Menjelaskan bebagai macam sistem filing ,

5. Melaksanakan prosedur filing ,

6. Menjelaskan serta menggunakan peralatan filing ,

7. Mem-file dan temu balik arsip secara efisien dan efektip,

8. Mengamankan dan memelihara arsip

9. Menyusutkan arsip

E. Pokok Bahasan

Setelah mempelajari Manajemen kearsipan ini, peserta diharapkan dapat:

1. Proses surat masuk maupun keluar ; dan siklus (daur hidup) arsip;

2. Pengertian arsip, tipologi, dan fungsi arsip dinamis, dan siklus arsip.

3. Hubungan antara organisasi dan filing;

4. Bebagai macam sistem filing,

5. Prosedur filing,

6. Peralatan filing dan penggunaannya

7. Mem-file dan temu balik arsip secara efisien dan efektip,

8. Penangamanan dan pemeliharaan arsip,

9. Penyusutan arsip


11/87

4


F. Manfaat

Peserta diklat dan pembaca dapat memperoleh pengetahuan

mengenai manajemen arsip modern dan pengenalan tentang arsipelektronik,

.


12/87

5


BAB II

TATA NASKAH DINAS

Setelah Anda mempelajari pengertian tata naskah dinas instansi

pemerintah, Anda diharapkan dapat : menjelaskan pengertian tata naskah

dinas instansi pemerintah dan pengurusan surat, menjelaskan tujuan

pengurusan surat, permasalahandalam pengurusan surat, pertimbangan

asas dalam pengurusan surat, dan menjelaskanprosedur pengurusan surat

masuk dan surat keluar

Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi

RI Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman Umum Tata Naskah

Dinasdisebutkan bahwayang disebut dengan surat dinas adalah sebagai acuan

penyelenggaraan tata naskah dinas pada instansi pemerintahdengan tujuan

menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang efektif dan efisien dalam

penyelenggaraan pemerintahan.Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah

mempunyai sasaran tercapainya kesamaan pengertian dan pemahaman dalam

penyelenggaraan tata naskah dinas di seluruh instansi pemerintah; terwujudnyaketerpaduan penyelenggaraan tata naskah dinas dengan

unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum;terwujudnya kemudahan dankelancaran dalam komunikasi tulis;tercapainya efektivitas dan efisiensipenyelenggaraan tata naskah dinas;berkurangnya tumpang-tindih danpemborosan penyelenggaraan tatanaskah dinas.

A. Asas Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah

Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah ini disusun berdasarkanasas sebagaiberikut.

1. Efektif dan EfisienPenyelenggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan secara efektif danefisiendalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas,spesifikasiinformasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yangbaik, benar, danlugas.

2. PembakuanNaskah dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yangtelahdibakukan.

3. PertanggungjawabanPenyelenggaraan tata naskah dinas dapat dipertanggungjawabkan darisegiisi, format, prosedur, kewenangan, dan keabsahan.


13/87

6


4. KeterkaitanKegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas dilakukan dalam satukesatuansistem administrasi umum.

5. Kecepatan dan Ketepatan

Naskah dinas harus dapat diselesaikan secara cepat, tepat waktu, dantepatsasaran dalam redaksional, prosedural, dan distribusi.

6. KeamananTata naskah dinas harus aman dalam penyusunan, klasifikasi,penyampaiankepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan, dandistribusi.Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah Mempunyai Ruang lingkup meliputipengaturan tentang jenis dan format naskah dinas; penyusunannaskahdinas; pengurusan naskah dinas korespondensi; pejabat penanda

Pengertian umum dalam tata naskah dinas antara lain.1. Administrasi umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yangmeliputi

tata naskah dinas, penamaan lembaga, singkatan dan

akronim,kearsipan, serta tata ruang perkantoran.2. Naskah dinas adalah komunikasi tulis sebagai alat komunikasikedinasan

yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yangberwenang dilingkungan instansi pemerintah dalam rangkapenyelenggaraan tugaspemerintahan.

3. Tata naskah dinas adalah penyelenggaraan komunikasi tulisyangmeliputi pengaturan jenis, format, penyiapan,pengamanan,pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas,serta mediayang digunakan dalam komunikasi kedinasan.

4. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkantataletak dan redaksional, serta penggunaan lambang negara, logo, dancapdinas.

5. Penanda tangan naskah dinas adalah pejabat yangmenandatanganinaskah dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawabkedinasan padajabatannya.

6. Instansi pemerintah adalah kementerian, lembagapemerintahnonkementerian, sekretariat lembaga negara, lembagasetingkat menteridan lembaga lain, lembaga nonstruktural, sertapemerintah provinsi dankabupaten/kota.

7. Lambang Negara adalah Garuda Pancasila dengan semboyanBhinnekaTunggal Ika.

8. Logo adalah gambar dan/atau huruf sebagai identitasinstansipemerintah.

Jenis naskah dinas terdiri atas dua macam, yaitu naskah dinas arahan dannaskah dinas korespondensi. Kedua jenis naskah dinas tersebut dijelaskansebagai berikut.

A. Naskah Dinas ArahanNaskah dinas arahan merupakan naskahdinas yang memuatkebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaanyang harus dipedomani dandilaksanakan dalam penyelenggaraantugas dan kegiatan setiap instansipemerintah yang berupa produkhukum yang bersifat pengaturan,penetapan, dan penugasan.


14/87

7


B. Naskah Dinas PengaturanNaskah dinas yang bersifat pengaturanterdiri atas peraturan, pedoman,petunjuk pelaksanaan, StandarOperasional Prosedur (SOP), dan suratedaran.

a. PeraturanKetentuan lebih lanjut tentang pengertian,

kewenangan, format, dantata cara penulisan peraturan diaturdengan peraturan perundangundangan.

b. Pedoman1) Pengertian

Pedoman adalah naskah dinas yang memuat acuan yangbersifatumum di lingkungan instansi pemerintah yangperlu dijabarkanke dalam petunjuk operasional danpenerapannya disesuaikandengan karakteristikinstansi/organisasi yang bersangkutan.

2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pedoman

dibuat dalam rangka menindaklanjuti kebijakan yanglebihtinggi dan pengabsahannya ditetapkan denganperaturanpejabat yang berwenang.

1. Pengorganisasian dalam pengurusan surat

Agar kegiatan pengurusan surat dapat berjalan efektif dan efisien, perlu

diatursistem pengendalian yang tepat. Untuk itu, mengingat bahwa

pada dasarnyakegiatan pengurusan surat tidak dapat sama

dilaksanakan pada semua instansi,ada beberapa asas pengurusan

surat yang dapat dipertimbangkan untukditerapkan pada organisasi

yang bersangkutan. Penentuan asas tersebut, tentusaja harus

mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut :

a. Ruang lingkup dan fungsi organisasi yang bersangkutan

b. Beban kerja serta volume surat

c. Jumlah pegawai

d. Bangunan fisik (satu atap/terpencar)

Yang dimaksud dengan asas pengurusan surat adalah penentuan

kebijakanpengorganisasian kegiatan pengurusan surat secara baku

pada suatu instansi.Pada prinsipnya, ada dua asas dalam

pengendalian surat, yaitu :

a. Asas Sentralisasi

Yaitu apabila pengendalian kegiatan pengurusan surat, baik surat

masukmaupun surat keluar, sepenuhnya dibebankan

dandipertanggungjawabkan secara terpusat pada suatu unit

organisasi.

Keuntungan dari asas ini adalah :

1) Dimungkinkan adanya keseragaman sistem dan prosedur

sertaperalatannya;


15/87

8


2) Pengendalian terhadap pelaksanaannya lebih mudah karena

kegiatanpengurusan surat dilaksanakan serta diawasi oleh

satu unit kerja.

Dengan asas sentralisasi ini maka :

1) Penerimaan dan pengiriman surat, penggolongan serta

pengendaliandan penyimpanan surat dilaksanakan

sepenuhnya oleh unitkearsipan;

2) Surat masuk yang diterima oleh unit pengolah harus

disampaikanterlebih dahulu kepada unit kearsipan dan baru

boleh diterima olehunit pengolah setelah dilakukan pencatatan

oleh unit kearsipansesuai dengan tugasnya;

3) Penggunaan sarana pencatatan surat lebih efisien, baik kartu

kendalimaupun lembar pengantar karena cukup dengan

rangkap dua.Pengendalian surat dengan asas sentralisasi hanya akan tepat

apabiladilaksanakan oleh suatu organisasi yang lingkup kerjanya

sempit danunit-unit kerjanya ada pada satu lokasi (satu atap), dan

volume suratnyarelatif kecil. Mengapa?karena kecenderungan

bahwa organisasi kecilmemiliki struktur organisasi yang

sederhana, jumlah pegawainya sedikit,serta volume suratnya

sedikit. Organisasi semacam ini cocok untukmenerapkan asas

sentralisasi dalam pengendalian surat-suratnya.

Organisasi yang ruang lingkupnya luas, dan struktur

organisasinyakompleks, asas tersebut kurang tepat untuk

diterapkan. Penerapan asassentralisasi pada organisasi yang

besar akan menimbulkan berbagaimasalah, di antaranya adalah

surat akan lambat sampai ke unit kerja sertakesulitan dalam

pengendalian pekerjaan.

b. Asas Desentralisasi

Asas desentraliasi yaitu apabila pengendalian kegiatan

pengurusan surat,baik surat masuk, maupun surat keluar

sepenuhnya dilaksanakan olehmasing-masing unit kerja dalam

suatu organisasi. Masing-masing unitkerja dalam organisasi

melaksanakan dan mempertanggungjawabkanpengelolaan

suratnya masing-masing, dari penerimaan, pencatatansampai

dengan pengiriman surat keluar. Asas desentralisasi

dapatdilaksanakan pada instansi yang mempunyai ruang lingkup

dan volumekerja yang besar.

Dengan asas desentralisasi ini, maka:


16/87

9


1) Pengelolaan, pengarahan dan pengendalian surat

dilaksanakansepenuhnya oleh unit pengolah;

2) Fungsi dan wewenang unit kearsipan terbatas pada

penerimaan danpengiriman surat keluar dan pengelolaan,

serta penyimpanan arsipinaktif;

3) Penggunaan sarana pencatatan surat, baik kartu kendali

maupunlembar pengantar surat, cukup dengan rangkap dua.

Keuntungan dari diterapkannya asas ini adalah, penyampaian

surat kemeja-meja kerja semakin cepat, dan kecepatan

pemrosesan surat jugaakan semakin meningkat. Kekurangan dari

asas ini adalah kemungkinanterjadinya ketidak seragaman sistem

dan prosedur, termasukperalatannya, akan semakin besar.

Dengan demikian, asas desentralisasi hanya akan dapat berjalansecarabaik, apabila terdapat satu kebijakan pengelolaan surat

yang tunggal.Dengan cara demikian, keseragaman dapat

diusahakan/ dimungkinkandengan pengawasan yang

dilaksanakan secara terpusat. Untukmelaksanakan hal tersebut,

perlu adanya unit kerja yang diberi tugasuntuk

melaksanakannya.Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa

untuk menetapkan asaskebijakaan tersebut sangat bergantung

pada kondisi dan karakteristikorganisasi yang bersangkutan.

Faktor-faktor yang harus dipertimbangkandalam pemilihan asas iniadalah :

1) Besar kecilnya rentang tugas organisasi yang bersangkutan;

2) Kompleksitas tugas dan fungsi organisasi;

3) Lokasi gedung kantor, satu atap atau terpencar;

4) Jumlah pegawai yang ada dalam suatu organisasi;

5) Jumlah surat yang dikelola.

Karena kedua asas tersebut memiliki kelebihan dan

kekurangannyamasing-masing, maka sebuah organisasi yang

besar dapat menerapkanasas desentralisasi terkendali. Asas ini

merupakan gabungan dari asassentralisasi dan desentralisasi, di

mana masing-masing unit kerja dapatmelaksanakan pengurusan

suratnya sendiri-sendiri, namunpengendaliannya dilakukan secara

terpusat. Dengan cara demikian,sungguh pun masing-masing unit

kerja melaksanakan pengurusansuratnya sendiri, namun masih

dimungkinkan adanya keseragamanprosedur dan tata kerja, serta

lebih mudah dalam pengendalian danpembinaannya.


17/87

10


2. Prosedur Kerja dan Tata Kerja

Sesuai dengan tujuan pengurusan surat, yaitu agar surat sampai ke

alamatyang dituju dengan cepat, tepat dan aman, maka harus dibuat

suatu rencanaprosedur kerja yang baku, sehingga apabila terjadi

pergantian pimpinan ataustaf, tidak terjadi perubahan prosedur dalam

pengurusan surat.Untuk menyusun prosedur kerja yang baik, perlu

dipertimbangkan beberapafaktor sebagai berikut :

a. Pengelompokan surat

Merupakan cara seleksi surat guna memperoleh surat-surat

penting sajayang perlu dicatat dan dikendalikan. Surat yang

bersifat rutin hanyasekedar untuk diketahui, tidak perlu dicatat

b. Pencatatan surat

Maksud dilakukan pencatatan surat adalah dalam rangka

pengendalianinformasi. Dengan demikian, surat yang perlu dicatatadalah surat yangdikategorikan sebagai surat penting saja,

sedangkan surat yanginformasinya tidak penting dan bersifat rutin,

tidak perlu dicatat. Halyang demikian dengan pertimbangan

bahwa surat yang informasinyatidak penting, jika terlambat atau

hilang tidak akan mengganggu aktivitasorganisasi. Dengan cara

demikian, efisiensi dapat dicapai.

c. Penanganan surat keluar

Di muka telah diuraikan, bahwa pemilihan asas pengurusan surat

dapatdilakukan dengan mempertimbangkan kondisi dankarakteristik masing-masingorganisasi.

Dengan pertimbangan bahwa jumlah surat keluar relatif banyak,

makasuatu organisasi besar dapat juga menerapkan asas

desentralisasi dalampengelolaan dan pencatatan surat keluarnya.

Dengan demikian,pencatatan surat keluar dan penyiapan

kelengkapan lain, dapat dilakukanoleh masing-masing unit kerja

sedang untuk pengiriman dapat dilakukanbersama-sama (satu

pintu). Dengan asas desentralisasi dalam pengelolaansurat

keluar, suatu organisasi yang besar dengan volume surat

keluaryang relatif banyak, dapat mengurangi kemungkinan

terjadiketerlambatan dalam pemrosesannya.

Dalam pengurusan surat keluar, penyiapan kelengkapan seperti

misalnya: penggunaan sampul, penggunaan stempel, wewenang

penandatanganandan sebagainya dilakukan sesuai dengan

standar Tata Persuratan Dinas(Correspondence Management )

d. Pendisposisian

Adakalanya, sebuah surat harus disampaikan kepada lebih d satu

unitkerja atau pejabat. Dalam keadaan demikian, perlu

dipertimbangkanprosedur pendisposisian yang akan digunakan.


18/87

11


Apakah semua suratbeserta disposisi perlu difotokopi atau tidak.

Pertimbangan yangdemikian perlu dilakukan mengingat

penggandaan melalui fotokopi akanberakibat bertambahnya

duplikasi serta kurang terjaminnya keamananinformasi yang

terdapat dalam surat tersebut.

3. Pedoman Kerja

Agar semua yang diuraikan tersebut di atas dapat terlaksana dengan

baik,maka suatu organisasi memerlukan suatu pedoman kerja yang di

dalamnyamemuat penjelasan mengenai prosedur kerja dan tata kerja

yang diterapkanpada instansi / organisasi tersebut.

Pedoman kerja tersebut akan memuat hal-hal sebagai berikut :

a. Kebijaksanaan pengurusan surat yang berlaku bagi organisasi

Penjelasanyang lengkap dan tererinci, mengenai asaspengorganisasian, prosedurkerja dan tata kerja.

b. Tugas dan tanggung jawab pengorganisasain suratSesuai dengan

asas yang telah ditetapkan untuk dipergunakan padaorganisasi

yang bersangkutan, maka tanggung jawab pengorganisasiandan

tanggung jawab dan tugas dari unit kerja harus jelas.

Keterangan yang terperinci mengenai prosedur pengurusan

surat,termasuk didalamnya mengenai tata cara pencatatan,

pengarahan dansebagainya.

4. Sumber Daya Manusia

Peningkatan kualitas Sumber Daya Manusia dalam upaya

meningkatkankemampuan kerja dapat dilakukan dengan

mengikutsertakan pegawai yangbertugas dalam Diklat-diklat

Kerasipan.Hal ini perlu dilakukan untukmendudkung efektifitas dan

keberhasilan pekerjaan.

B. Prosedur Pengurusan Surat

1. Prosedur Surat Masuk

Sebelumnya telah dibahas bahwa tujuan pengurusan surat masuk

adalah agarsurat masuk dapat sampai pada alamat yang dituju dengan

cepat, tepat, amandan lengkap.

Untuk mencapai tujuan tersebut, maka perlu disusun perencanaan

rancangansurat masuk, dengan mempertimbangkan hal-hal sebagai

berikut:

a. Asas yang akan dianut dalam prosedur surat masuk

b. Cara/prosedur apa yang akan diterapkan untuk meningkatkan

efisiensikerja dan penghematan


19/87

12


c. Jenis surat-surat apa saja yang harus dikendalikan dan prosedur

apa yangharus ditempuh untuk mengendalikannya

d. Cara apa yang akan ditempuh untuk mengurangi resiko hilangnya

suratketika sedang diproses

Perencanaan yang tepat, khususnya yang berkaitan dengan arus surat

masuk;yang mencakup penetapan penyaluran surat masuk dan

pengarahan suratmasuk pada unit kerja yang tepat, akan mewujudkan

tujuan pengurusan surat.

Untuk mewujudkan tujuan tersebut, beberapa prinsip dasar

dapatdipergunakan sebagai pedoman dalam merencanakan prosedur

pengurusansurat masuk.

Prinsip-prinsip tersebut adalah sebagai berikut :

a. Penerimaan surat masuk

Telah diuraikan pada pembahasan sebelumnya, bahwa pemilihan

asaspengurusan surat harus mempertimbangkan kondisi dan

karateristikorganisasi yang bersangkutan. Hal ini penting dilakukan,

mengingatmasing-masing organisasi memiliki fungsi dan tugas serta

kompleksitasmasing-masing.

Dengan pertimbangan di atas, sebuah organisasi kecil denganstrukturorganisasi yang sederhana, beban kerja dan volume surat relatif

sedikit,dan pada umumnya hanya memiliki sejumlah kecil pegawai,

bisamenerapkan asas sentralisasi. Dengan pertimbangan yang sama,

sebuahorganisasi besar dapat menerapkan asas desentralisasi dalam

pengelolaansurat masuknya. Hal ini dilakukan mengingat organisasi

yang besar, padaumumnya memiliki beban kerja dan volume surat

yang cukup banyak,serta kemungkinan unit kerjanya juga tidak berada

dalam satu lokasi.

b. Penyampaian surat secara langsung

Yang dimaksud dengan penyampaian surat secara langsung adalah

suratdisampaiakan kepada alamat yang dituju dalam keadaan masih

terutup(belum dibuka lebih dahulu). Surat yang dapat disampaikan

secaralangsung kepada unit-unit kerja tersebut adalah surat yang

tidakmemerlukan pengendalian (pencatatan) dan tidak memerlukan

proseslebih lanjut. Surat-surat semacam ini, bisa dlihat dari sampulnya.

Suratyang dapat digolongkan dalam jenis ini antara lain adalah surat-

surat pribadi yang tidak mengatasnamakan jabatan dan surat-surat

rutin. Suratyang bersifat rutin biasanya informasinya sekedar untuk


20/87


21/87

14


formulir (lembar)disposisi. Tujuan lain adanya lembar disposisi adalah

untuk menjagaagar surat terhindar dari corat-coret.

Surat yang memerlukan koordinasi dengan unit kerja lain tidak

harusselalu menggunakan lembar disposisi, tetapi cukup dengan

mengkopisurat tersebut, dan memberikan stempel disposisi. Yang

perludiperhatikan dalam pembuatan fotokopi, harus ada pembatasan

jumlahfotokopi, sebab akan terjadi penggandaan yang cukup banyak,

biayafotokopi cukup mahal dan juga kemungkinan kebocoran informasi

akanlebih besar. Contoh Format Lembar Disposisi dapat dilihat pada

halamanselanjutnya.


22/87

15


Gambar 2-1. Lembar Disposisi


23/87

16


Kolom masalah disisi dengan masalah pokok isi surat sesuaidengan

kode klasifikasiKolom kode diisi dengan kode klasifikasi masalah dari

suratSifat rahasia, penting, biasa diisi dengan tanda cek (v)

sesuaidengan klasifikasi surat.Tanggal/Nomor , diberi tanggal dan

nomor yang terdapat dalamsurat Asal diisi dengan instansi/pengirim

surat.Isi Ringkas diisi sesuai dengan maksud dalam suratKolom tanggal

penyelesaian diisi dengan tanggal yangmerupakan batas waktu

pelaksanaan disposisi.

Lampiran-lampiran dari surat yang didisposisi.Kolom instruksi/informasi

diisi dengan disposisi itu sendiriKolom diteruskan kepada, diisi dengan

nama pejabat (danjabatannya) yang ditugasi melaksanakan

disposisiSelanjutnya, lembar disposisi yang kedua disimpan ke dalam

kotaklembar disposisi sesuai dengan batas waktu penyelesaiannya.

Gambar 2-2. Kotak Lembar Disposisi

f. Mildex

Untuk menghindari kemungkinan kesalahan dalam menetapkan

arahsurat serta kesalahan dalam penggolongan surat, perlu disusun

Mildex.Mildex merupakan pedoman yang dipakai oleh petugas

untukmenetapkan surat mana yang perlu dikendalikan, surat yang

perluformulir/lembar disposisi, dan sebagainya. Sebuah Mildex

yangsederhana dapat dibuat dengan mencantumkan sebuah daftar

subjek yangdisusun secara abjad. Subjek tersebut akan memberikan

gambaran fungsiunit kerja masing-masing organisasi. Daftar subjek

tersebut sekurangkurangnyaberisi nama subjek, nama unit kerja yang

mengelola sertaperlu atau tidaknya surat tersebut dikendalikan.


24/87

17


Contoh Mildex

Dari uraian yang telah disampaikan di atas, maka dapat

disimpulkansecara singkat bahwa Prosedur surat masuk dilakukan

sebagai berikut :1) Penerimaan surat masuk melalui pos atau kurir

2) Memeriksa kemungkinan surat salah alamat.

3) Menyortir surat. Kegiatan ini dilakukan untuk membedakan

suratdinas dengan bahan penerbitan, majalah, leaflet, dan

sebagainya.

4) Menggolongkan surat menjadi surat tertutup (rahasia,terbatas)

dansurat terbuka (surat yang dapat dibuka).

5) Surat terbuka penggolongannya didasarkan atas

derajatpengirimannya, seperti kilat, segera, biasa.

2. Prosedur Surat Keluar

Agar surat keluar dapat disampaikan kepada yang dituju dengan cepat,

perludisusun sebuah prosedur surat keluar yang harus dirancang

secara cermat.Untuk keperluan itu, maka perlu dipertimbangkan hal-hal

sebagai berikut

a. Asas yang akan diterapkan

Untuk sebuah organisasi kecil, asas satu pintu yang relatif

lebihsederhana untuk dapat diterapkan. Dengan perrtimbangan

volume suratyang lebih banyak, sebuah organisasi besar sebaiknya

menggunakan asasdesentralisasi untuk menghindari keterlambatan

dalam pengurusan suratkeluar. Untuk mencapai hasil yang

maksimal, perlu diatur kewenanganmasing-masing terminal surat

yang berada di unit kerja maupun terminalpusat.Pembagian tugas

tersebut dapat dilakukan sebagai berikut

1) Terminal surat di unit kerja

2) Menyiapkan surat, yaitu sejak dari konsep sampai surat itu

diketik,pemberian nomor dan tanda tangan


25/87

18


3) Pencatatan surat dan penyampulan

4) Terminal Pusat

a) Menerima surat dari unit kerja

b) Memeriksa kelengkapan surat seperti tanggal dan tanda

tangan

c) Menggolongkan surat berdasarkan sifat clan deraja

pengirimannya. Misalnya Surat rahasia, terbatas, biasa,

segera,kilat clan sebagainya.

d) Menstempel surat clan mengirimkannya.

b. Batas waktu dalam menjawab surat

Penetapan batas waktu dalam menjawab surat sangat mebantu

dalamkecepatan proses surat keluar. Unsur-unsur yang terkait

langsung dengankegiatan ini adalah :

1) Keterlibatan unit kerja yang meproses surat.2) Sifat surat : kilat, biasa

3) Tingkat penting tidaknya informasi yang ada

c. Pendelegasian wewenang

Pendelegasian wewenang penandatanganan surat selayaknya

dilakukanpimpinan kepada bawahannya. Dengan cara demikian

pimpinan tidakperlu menandatangani semua surat keluar. Surat-

surat keluar yangbersifat tehnis operasional, penandatanganannya

dapat didelegasikankepada bawahannya. Pimpinan dapatmenandatangani surat-surat yanginformasinya berisi kebijaksanaan

an hal-hal penting lainnya. Dengancara demikian, kesibukan

pimpinan untuk menandatangani surat-suratkeluar dapat dikurangi.

d. Penulisan tanggal surat

Yang harus diperhatikan dalam penulisan tanggal surat adalah

janganmenuliskan tanggal surat lebih awal daripada

tanggalpenandatanganannya. Tanggal surat harus ditentukan

sesuai dengantanggal penandatanganannya. Hal ini dimaksudkan,

agar ketika surattersebut sampai kepada alamat yang dituju, waktu

yang ditempuh surattersebut dari saat pengiriman sampai dengan

yang berhak adalah "waktuyang sebenarnya". Cara yang demikian

untuk menghindarikesalahpahaman, bahwa surat tersebut sampai

kepada alamat yang ditujujauh lebih lama daripada waktu yang

seharusnya.

e. Faktor pengamanan

Faktor pengamanan perlu diperhatikan mengingat sering

terjadikebocoran informasi karena kurangnya kehati-hatian


26/87

19


petugas. Untukmengatasi masalah tersebut maka pengamanan

surat, sejak daripembuatan kosep sampai pengetikannya harus

diperlakukan denganhati-hati. Perlakuan khusus diperlukan bagi

surat-surat yang bersifatrahasia dan terbatas. Untuk keperluan

tersebut , pimpinan dapatmemproses surat itu sendiri atau

mempercayakan kepada seorang sta`yang dapat dipercaya.

f. Pengiriman Surat

Dalam merancang pengelolaan surat keluar, pengiriman surat

perlumendapat perhatian yang besar. Masalah- masalah dalam

pengirimansurat yang memerlukan pertimbangan adalah yang

berkaitan denganvolume surat keluar, tenaga yang harus

disediakan dan sarana sertaprasarana yang diperlukan.

Untuk organisasi yang lokasinya satu atap, pengiriman suratdapatdilakukan secara terpusat. Hal ini akan lebih efisien dan

efektif karena

3. Sarana Dan Prasarana

Dalam kegiatan pengurusan surat ada beberapa sarana yang

digunakan dalampencatatan, yaitu buku agenda, formulir (takah) dan

kartu (kartu kendali).Ketiga bentuk sarana pencatatan ini satu sama lain

ada keuntungan dankerugiannya serta dapat digunakan sesuai dengan

kepentingan instansi yangbersangkutan.

a. Buku Agenda

Buku Agenda adalah suatu daftar yang berisi keluar masuknya

suratsecara urut nomor. Pencatatan yang pertama baik surat

masuk atau punsurat keluar ada di dalam buku ini.

Keuntungan clan kekurangan mengguna~fan buku agenda adalah :

1) Dengan penggunaan buku agenda akan terjadi pencatatan

yangberulang-ulang.

2) Buku agenda sukar untuk dilakukan penataan.

3) Buku agenda tidak dapat membantu da'am penelusuran

lokasipenyimpanan dan penemuan kembali.

4) Buku agenda tidak dapat digunakan untuk instansi yang

volumesurat serta organisasinya besar.

5) Buku agenda dapat digunakan untuk instansi yang volume

surat sertaorganisasinya kecil.


27/87

20


b. Formulir (Takah)

Pengurusan surat yang prasarana dan sarananya menggunakan

formulirtakah, adalah bila organisasi tersebut menggunakan sistem

tata naskah(takah) di dalam kegiatan administrasinya. Sistem ini

dipakai oleh MabesTNI.

Sarana takah adalah :

1) Map Takah

Dipakai untuk memberkaskan dan memproses suatu

persoalantertentu. Map takah memiliki dua penjepit naskah. Di

bagian kananuntuk menjepit naskah, sedangkan di bagian kiri

dipakai untuklembar catatan.

2) Buku Indeks PersoalanBentuk buku ini adalah semacam pola klasifikasi dan

disusunberdasarkan fungsi-fungsi organisasi, tidak berdaarkan

strukturorganisasi.

3) Buku Takah

Digunakan sebagai tempat untuk mencatat tulisan dinas yang

sedangdiproses dengan takah, baik untuk tulisan dinas yang

masuk maupunkeluar.

4) Lembar Catatan

Dipakai untuk mencatat disposisi, pengarahanpimpinan,tanggapan/saran dari staf, mencatat pembicaraan

mengenaipenyetesaian suatu tulisan dinas.

5) Buku Harian Takah

Digunakan untuk membuat catatan harian atas semua takah

yangdibuka, diedarkan dan dikendalikan oleh

sekretaris /tatausaha /pembuka takah serta tanggal

pengembaliannya. Oleh sebabitu, jumlah buku harian takah

disesuaikan dengan hari kerja yangada

6) Kartu Pemeriksaan Peredaran Takah (KPPT)

Digunakan untuk mencatat dan mengenda(ikan peredaran

takah.

7) Buku Ekspedisi Takah

Dipakai sebagai sarana untuk mengirimkan takah

8) Buku Daftar Pembukaan Takah

Digunakan untuk mencatat pembukaan takah setiap harinya.

9) Sampul Takah Rahasia

Dipakai ssebagai sampul pertama pengiriman takah

rahasia.Selanjutnya sampul takah rahasia dimasukkan lagi

kedalam suatumap, sehingga ciri-ciri rahasia tidak terlihat lagi.


28/87

21


Keuntungan dan kekurangan menggunakan

1) Digunakan untuk surat-surat yang mempunyai informasi tinggi

sertaberkesinambungan

2) Terlalu banyak formulir pengendalian yang meliputi buku

takah,lembar pengendalian takah sampai dengan lembar

catatan takah.

c. Kartu Kendali

Sistem kartu kendali diperkenalkan oleh Arsip Nas;onal RI (ANRI)

dan Lembaga Administrasi Negara (LAN). Sarana yang digunakan

adalah :

1) Kartu kendali rangkap 3 (tiga)

Dipakai untuk mencatat surat-surat penting.baik saat masukmaupunkeluar. Kartu ini berfungsi sebagai pengganti buku

agenda atau kartukorespondensi, pengganti surat yang sedang

diproses di unitpengolah, sehingga ada pengendalian di unit

kearsipan. Kartu

Kendali dapat berfungsi sebagai pengganti buku ekspedisi,

sebagaisarana kontrol untuk unit kearsipan dimana surat

sedang diproses.

Gambar 2-3. Kartu Kendali

Keuntungan dan kekurangan menggunakan kartu kendali

a) Mudah ditata sesuai dengan tipe dan kegunaan

karenabentuknya kecil dan luwes

b) Pemberkasan tidak tergantung pada nomor agenda


29/87

22


c) Mengurangi pencatatan yang berulang-ulang

d) Membantu dalam penelusuran lokasi penyimpanan surat

e) Dapat berfungsi sebagai arsip pengganti

f) Apabila kurang hati-hati, bisa hilang.

2) Lembar Pengantar

Surat biasa dan rahasia dicatat pada lembar pengantar surat

biasa danrahasia rangkap dua, baik untuk surat masuk maupun

surat keluar.

Gambar 2-4 Lembar Pengantar Surat Biasa

Pengurusan surat tertutup (surat rahasia) berbeda dengan

penanganansurat penting terbuka. Surat tertutup harus tetap

tertutup sampai padayang berhak menerimanya. Dengan demikian,

juga tidak meungkinmencatat berdasarkan informasi yang

terkandung di dalam surat. Yangpaling utama ialah agar surat-surat

tertutup tersebut penyampaiannyadapat

dipertanggungjawabkanSurat tertutup pad aumumnya surat-surat

rahasia, dan biasanya teridriatasdua sampul (amplop). Yang

pertama ( di luar) tidak terdapat tanda-tandakerahasiannya. Tanda-

tanda tersebut lazimnya terdapapt pada sampulyang kedua

(dalam), yang dibubuhi stempel dengan tulisian “Rahasia”(RHS)

yang dibubuhkan pada ujung kiri atas sampul dalam.

Pengurusansekanjutnya seperti pdalam pengurusan surat biasa.


30/87

23


Contoh Lembar Pengantar Surat Rahasia sebagai berikut:

Gambar 2-5 Lembar Pengantar Surat Rahasia.

C. Latihan

1. Surat dinas adalah informasi kedinasan berupa pemberitahuan,

pernyataan,permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang kepadapihak lain di luarinstansi/ organisasi yang bersangkutan. Pengertian surat

di atas tertuang/terdapat dalam :

a. UU No. 43 Tahun 2009

b. Keputusan Menpan No. 72 Tahun 2013

c. Keputusan Ka. ANRI No. 26 Tahun 2007

d. Peraturan Pemerintah RI No. 34 Tahun 2008

e. Surat Edaran No. SE/01/Tahun 2012

2. Kegiatan-kegiatan dalam pengurusan surat, kecuali :

a. Menerima surat

b. Menyortir surat

c. Menetapkan dan menentukan arah surat

d. Mencatat surat keluar

e. Memberkaskan surat

3. Dalam daur hidup arsip pengurusan surat termasuk mengelola :

a. Penciptaan (Creation)

b. Penggunaan dan Pemeliharaan (Maintenance & Use)

c. Penyusutan (Disposal )

d. Referensi

e. a dan b. benar


31/87

24


4. Pada umumny,a ada dua asas dalam pengendalian surat, yaitu :

a. Asas Sentralisasi

b. Asas Dekosenralisasi

c. Asas Desen:ralisasi

d. Asas Otomatisasi

e. a dan c. benar

5. Penerimaan. pengarahan, pencatatan serta pengelolaan adalah

merupakankegiatan prosedur pengurusan surat :

a. Surat masuk

b. Surat penting

c. Surat keluar

d. Surat biasa

e. Surat rahasia

D. Rangkuman

1. Surat merupakan pernyataan tertulis dalam berbagai bentuk yang dibuat

olehorganisasi sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan

infomrasikedinasan kepada pihak lain.

2. Surat-surat yang berisi informasi kedinasan ini harus dikelola secara

efektifdan tepat.

3. Pengurusan surat adalah merupakan kegiatan menerima dan

mengirimkansurat masuk dan surat keluar serta juga mengarahkan sertamenyalurkan suratke unit-unit dalam lingkungan suatu organisasi.

4. Asas Sentralisasi yaitu asas pengendalian kegiatan pengurusan surat,

baiksurat masuk maupun surat keluar sepenuhnya dibebankan

dandipertanggungjawabkan secara terpusat pada suatu unit organisasi.

5. Asas Desentralisasi yaitu suatu asas pengendalian pengurusan surat,

baik suratmasuk maupun surat keluar sepenuhnya dilaksanakan oleh

masing-masingunit kerja dalam suatu organisasi.

6. Selain itu, pengurusan surat harus dirancang sedemikian rupa

sehinggamemberi kemungkinan untuk mempercepat proses

pendistribusian informasi.

Hal yang penting dalam proses ini adalah memperhatikan bobot

informasiyang ada dalam surat dinas, sehingga kegiatan pengurusan surat

juga meliputipengarahan serta menyalurkan surat ke unit-unit kerja dalam

lingkungan suatuorganisasi.


32/87

25


BAB III

PENGERTIAN DAN JENIS

ARSIP

Penyimpanan informasi dalam (bentuk) arsip sering kurang begitu diperhatikan,

danmenjadi pekerjaan yang kurang menarik di kantor. Padahal, arsip tersebut

fungsinyasangat penting bagi kelancaran kegiatan, karena sebagai bahan bagi

pimpinan dalammelaksanakan fungsinya yaitu perencanaan, pengorganisasian,

penggerakan, danpengawasan.

Hal ini tidak lepas kaitannya dengan peran kantor sebagai unit penunjang

dalam suatuorganisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta, yang

fungsinya mengelolainformasi. Peranannya semakin terasa penting dengan

meningkatnya kebutuhanpenyediaan informasi yang tepat waktu, lengkap,

cepat, dan akurat untuk kepentinganorganisasi tersebut.Hal ini yang menjadi

salah satu sebab perlunya sistem penyediaandan penyimpanan informasi yang

efektif.Sistem penyimpanan dan penyimpananinformasi tersebut disebut pula

filing.

A. Pengertian Arsip dan Tipologi Arsip

Banyak konsep dasar diberikan tentang arsip atau records. Dalam subbab

ini akandikemukakan tiga pendapat tentang pengetian arsip (records) ialh

dari Lundgrendan Lundgren dan Milburn D. Smith III, serta Undang-undang

No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Baiklah kita bahan terlebih dahulu pengertian arsip menurut Ludgren

danLundgren (1989), dalam bukunya Record Management in TheComputer Age,arsip merupakan buti dari suatu kejadian atau kegiatan yang

direkam dalam bentuknyata atau bersifat tangible , sehingga

memungkinkan untuk ditemukan kembali.

Dari pengertian ini dapat diambil beberapa kesimpulan dasar.Pertama,

arsip itu merupakan bukti (evidence) dari suatu kejadian, tetapi

buktitersebut merupakan bukti bagi lebih dari satu orang. Dengan kata lain,

suatu arsipharus berisi data yang mempunyai arti sesara sosial. Dalam

konteks ini, arsipseringkali diartikan sebagai dasar untuk pegambilan

Setelah Membacabab ini, peserta diklat dapat

menjelaskan pengertian, tipologi, fungsi arsip dinamis dan

siklus arsip


33/87

26


keputusan, pengukuran danpenghitungan.Data yang telah diproses

sehingga lebih bermakna dapat diartikansebagai informasi.

Kedua, arsip harus disimpan dalam bentuk yang nyata.Tiga bentuk atau

mediasecara umum terdiri atas kertas ( paper ), film dan media magnetik

(magneticmedia).Arsip berbasis kertas berupa data, gambar atau teks yang

disimpan dalamsesuatu yang tekomposisi kimiawi tanpa melihat ukuran,

warna atau beerat kertas.Arsip film merupakan data, gambar atau teks

yang disimpan dalam film, termasukSetelah Anda mempelajari Bab III ini,

Anda diharapkan dapat menjelaskan pengertian arsip,tipologi, dan fungsi

arsip dinamis, dan siklus arsippula bentuk khusus film, seperti microfilm.

Sementara arsip media magnetic merupakan data, gambar atau teks yang

disimpan dan ditemubalikkan (retrival )melalui penulisan kode secara

magnetik dan khusus berkaitan dengan komputer.

Ketiga, adalah bahwa arsip dapat ditemubalikkan (retrievable).Setiap

bentuk arsipbaikapakah berbasis kertas, film, maupun media magnetik

harus dapatditemubalikkan secara fisik maupun informasinya.Arsip dapat

dibedakan dengannonarsip (nonrecord ), karena nonarsip merupakan

keseluruhan informasi dalambentuk yang tidak nyata.Salah satu contoh

nonarsip adalah percakapan biasa.

Nonarsip ini dalam kondisi lingkungan tertentu dapat menjadi “arsip”MilburnD. Smith III (1986) memberikan pengertian arsip hampir sama

sepertiLundgren, dia menyatakan bahwa arsip (record ) merupakan

keseluruhan bentukinformamsi terekam. Media arsip yang menurut Smith III

dapat berupa kertas,mikrofilm, media magnetik atau disk optic. Pendapat

Smith III ini agak berbedadengan Lundgern dan Lundgern,

mengapa?Karena media optik telah dimasukkansebagai salah satu media

arsip.

Lebih lanjut, Smith III membagi media arsip ke dalam beberapa

kategori.Pertama, arsip-arsip dengan media elektronik (electronic media)

yang meliputidisk magnetik, diskettes, pita magnetik dan disk

optik.Umumnya, mediaelektronik digunakan untuk meyimpan informasi

arsip dalam jenis dan jumlahyang besar.Kedua, media mikrofotografik

(microphotographic media) yangmeliputi mikrofilm atau microfiche dan

computer output microforms (COM).

Media ini digunakan untuk menyimpan informasi yang membutuhkan akses

cepatatau penyimpanan yang sangat lama.Bentuk media yang ketiga,

adalah arsip-arsip dengan basis kertas. Arsip iniUmumnya berbentuk hard-


34/87

27


copy seperti memo-memo, surat, kontrak-kontrak danberkas projek.

Keuntungan bentuk ini adalah dapat menyediakan informasi untukreferensi

jangka pendek dan sering digunakan untuk arsip vital (vital records).Bentuk

media terakhir adalah media video dan suara atau biasa dikenal

sebagaiaudio-visual media.Media ini digunakan untuk menyimpan arsip-

arsip gambarbergerak dan suara seperti kaset, audio kaset, dan video

tape.Kecenderunganterakhir mengarah kea media digital seperti laser disk,

video compact disk (VCD)yang menyimpan arsip-arsip multi data, teks,

gambar, grafik dan suara.

Berdasarkan pada dua pengertian di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa

apapunjenis arsip harus memiliki unsur-unsur (1), arsip merupakan

informasi terekam,(2), memiliki bentuk media yang nyata dalam arti dapat

dilihat dan dibaca, dirabadan didengar, dan yang terakhir (3) arsip memilikifungsi dan kegunaan. Kegunaanini dapat merupakan evidence atau

memiliki suatu legalitas tertentu yang dapatdigunakan dalam rangka

menunjang proses pelaksanaan kegiatan administrative dan fungsi-fungsi

manajemen birokrasi pemerintahan dan juga bisnis.

Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Pokok-pokok

Kearsipanmemberikan batasan : Arsip ialah naskah-naskah yang dibuat

dan diterima olehlembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah,

swasta ataupun perorangandalam bentuk corak apapun dalam keadaantunggal maupun kelompok, yangdigunakan untuk kegiatan administrasi

sehari-hari.(Pasal 1 , UU No. 43 Tahun 2009).

Secara lebih sederhana, arsip dapat diartikan sebagai segala bentuk

naskah yangmengandung berbagai macam informasi/fakta yang relevan

bagi organisasi, dandiputuskan untuk disimpan karena kemungkinan ada

kegunaan pada masa yangakan datang.

B. Signifikansi dan Fungsi Arsip Dinamis

Informasi yang terekam pada dasarnya merupakan darah kehidupan

bagiorganisasi (Smith III, 1986).Karena keseluruhan aktivitas di dalam

organisasi,baik itu pemerintahan atau bisnis, membutuhkan informasi.

Tanpa informasisebagai masukan, suatu oorganisasi tidak dapat

beradaptasi dengan lingkungan,maka pada gilirannya organisasi tersebut

akan cenderung menuju ke negativeentrophy atau kematian, atau tidak

akan berfungsi secara optimal.

Di Indonesia, dilihat dari segi fungsinya, arsip sebagai informasi

terekam,mempunyai pengertian peranan yang dapat dibedakan atas dua


35/87

28


yaitu arsip dinamisdan arsip statis (Ndang-undang No. 43 Tahun

2009tentang Pokok-pokokKearsipan). Hal ini agak berbeda dengan

pengertian arsip dinamis di Amerikayang disebut sebagai records,

sedangkan arsip statis merupakan pengalihan artidari archives. Arsip

dinamis adalah arsip yang dapat dipergunakan secara langsung di dalam

perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan

danpemerintahan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung di

dalampenyelenggaraan administrasi negara. Sementara itu, arsip statis

tidak lagidipergunakan dalam fungsi-fungsi manajemen organisasi pencipta,

tetapi dapatdimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian.

Arsip dinamis, berdasarkan pada kepentingan penggunaannya dapat

dibedakanmenjadi dua, yaitu arsip dinamis aktif (active records) dan inaktif

(inactiverecords).Arsip dinamis aktif merupakan arsip yang secaralangsung dan terusmenerus dibutuhkan dan dipergunakan dalam

penyelenggaraan administrasi.Sedangkan, arsip dinamis inaktif merupakan

arsip-arsip di mana frekuensipenggunaannya untuk penyelenggaraan

administrasi sudah semakin berkurangatau berkurang.

Menurut Betty R. Ricks (1992), suatu arsip dapat dipertimbangkan menjadi

arsipinaktif jika dipergunakan kurang dari 10 kali dalam satu tahun.

Frekuensi

penggunaan ini sebenarnya bergantung pada kebutuhan organisasimasing-masing.Setiap organisasi dapat memiliki tingkat frekuensi

penggunaan terhadap arsipberbeda-beda meskipun mungkin jenis arsipnya

sama.

Serara umum, setiap organisasi baik itu pemerintahan maupun

perusahaanmemiliki arsip aktif dan inaktif. Persentase kuantitas arsip

dinamis yang disimpanatau dimusnahkan, secara umum terdiri atas:

1. 25% arsip dinamis disimpan dalam bentuk arsip aktif.28

2. 30% arsip disimpan dalam berkas arsip inaktif.

3. 35% arsip dinamis dapat dimusnahkan.

4. Hanya 10% arsip dinamis yang memiliki nilai permanen dan dapat

disimpandi Arsip Nasional sebagai arsip statis.

Kehadiran arsip pada dasarnya karena adanya kegiatan organisasi,

kelompok atauindividu. Tanpa adanya suatu kegiatan atau aktifitas, maka

arsip tidak akantercipta. Arsip dinamis dengan demikian dapat merupakan

informasi keseluruhanproses dalam organisasi. Oleh karenanya arsip

dinamis ini memiliki beberapafungsi yang dapat dimanfaatkan sebagai

sumber informasi bagi organisasi.


36/87

29


Fungsiarsip ialah:

1. Mendukung proses pengambilan keputusan

Dalam proses pengambilan keputusan, pimpinan dalam tingkat

manajerialmanapun pasti membutuhkan informasi. Informasi yang

dibutuhkanmerupakan rekaman proses kegiatan yang telah dilakukan.

1nformasi inisesungguhnya berasal dari arsip dinamis.

2. Menunjang proses perencanaan

Perencanaan merupakan suatu proses kegiatan untuk memperkirakan

kondisiyang akan datang yang akan dicapai. Upaya pencapaian ini akan

dilaksanakanmelalui serangkaian kegiatan yang telah ditentukan dalam

rencana-rencana.

Untuk menyusun perencanaan dibutuhkan banyak informasi yang

mendukungperkiraan yang akan dicapai. Informasi ini dapat diperoleh dariarsip dinamis.

3. Mendukung pengawasan

Dalam melakukan pengawasan, dibutuhkan informasi terekam

tentangrencana yang telah disusun, apa yang telah dilakukan, dan apa

yang belumdilaksanakan. Kesemua ini dapat direkam dalam bentuk arsip

dinamis.

4. Sebagai alat pembuktian

Dalam proses pengadilan, banyak dibutuhkan informasi yang

mendukungpembuktian. Kegiatan di dalam pengadilan itu sendiri akanbanyakmenghasilkan informasi terekam, yang nantinya dapat digunakan

kembalioleh pengadilan. Seluruh informasi ini merupakan arsip dinamis

yang dapatdigunakan dalam proses pembuktian.

5. Memori organisasi/perusahaan

Keseluruhan kegiatan organisasi atau perusahaan, baik itu berupa

transaksi,aktifitas internal organisiasi/perusahaan atau keluaran yang dibuat

olehorganisiasi/perusahaan dapat direkam dalam bentuk arsip dinamis.

Informasiterekam ini nantinya dapat digunakan oleh organisasi/ perusahaan

dalammenjalankan kegiatannya di masa yang akan datang.

6. Arsip untuk kepentingan Politik dan Ekonomi

Kegiatan politik dan ekonomi akan banyak menghasilkan dan

membutuhkaninformasi. Beragam informasi ini dapat diperoleh dari

berbagai sumber, dansalah satunya adalah berasal dari arsip dinamis.

C. Sistem Arsip

1. Tujuan Kearsipan

Tujuan kearsipan ialah menyelamatkan bahan pertangungjawaban

nasionaltentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan

kehidupankebangsaan.


37/87

30


Jika dikaitkan dengan tujuan arsip, maka secara umum suatu sistem

kearsipanmempunyai sasaran : Memberikan pelayanan dalam

penyimpanan arsip danmampu menyediakan informasi yang tepat,

lengkap, akurat, relevan, dan tepatwaktu secara efisien.

2. Siklus Hidup Arsip

Untuk mencapai sasaran sistem kearsipan di atas, tidak dapat lepas

kaitannyadengan siklus hidup arsip. Umumnya, setiap jenis arsip akan

melewati siklushidup sebagai berikut:

a. Tahap Penciptaan

Pada tahap ini, arsip diciptakan/dibuat, kemudian digunakan

sebagaimedia penyampai informasi, sebagai dasar

perencanaan,pengeorganisaisan, pengambilan keputusan,

pengawasan dan lainsebagainya.

Ada dua cara arsip diciptakan. Pertama, diterima dari organisasiatauseseorang yang berasal luar organisasi.Kedua, dapat

diciptakan secarainternal oleh satu orang atau lebih. Penciptaan

arsip eksternal sepertisurat, laporan, formulir, tidak dalam kontrol

dan kendali suatuorganisasi/perusahaan, karena arsip diciptakan

oleh orang lain. Namundemikian, penciptaan arsip dari dalam

dapat dikontrol dan dikendalikanberdasarkan pada kebutuhan

organisasi/perusahaan

c. Tahap Pemanfaatan Arsip (Fil ing )

Pada tahap ini, arsip dapat dikategorikan sebagai arsip dinamis,yaituarsip yang masih digunakan secara langsung dalam

penyelenggaraanadministrasi sehari-hari.Selanjutnya, arsip

dinamis dapat dikategorikanlagi menjadi arsip dinamis aktif , yaitu

arsip yang frekuensipenggunaannya masih sangat tinggi dalam

penyelenggaraan administrasi sehari-hari (terus-menerus).

Sedangkan arsip dinamis inaktif ialah arsip dinamis yang

frekuensi penggunaannya sudah menurun (jarang)

dalampenyelenggaran administrasi sehari-hari.

d. Tahap penyimpanan dan penemuan kembali

Arsip disimpan untuk tujuan digunakan kembali sewaktu-

waktudibutuhkan di kemudian hari.Ingat to file and to find.

e. Tahap pemindahan

Dalam kurun waktu penyimpanan selembar arsip mungkin saja

arsipdicari dan digunakan secara terus-menerus.Dalam hal ini

arsipdinamakan “dinamis aktif”.Namun demikian, arsip tidak selalu

secaraterus-menerus digunakan, maka perlu dimusnahkan atau

dipindahkan.Perlu dipertimbangkan pertama, arsip dapat

dipindahkan dari status aktifmenjadi inaktif, tetapi masih dalam

ruang lingkup kantor


38/87

31


f. Tahap pemusnahan

Tahap terakhir dari lingkaran adalah penghapusan. Beraneka

ragam caradapat digunakan untuk menghilangkan arsip, dari yang

sederhana yaitudengan menghancurkan arsip dan melemparkan

ke dalam tempat sampahsampai dengan cara yang kompleks

dengan menggunakan mesin yangmahal.

Gambar 3.1. Siklus Hidup Arsip

Keempat tahap tersebut seyogyanya dilalui oleh setiap jenis

arsip.Jikasalah satu atau beberapa tahap kurang ditangani secaraserius/tidakefektif, maka sistem kearsipan secara keseluruhan

menjadi tidak efektif.Gejala kurang efektifnya sistem kearsipan

dapat dilihat antara lainberupa:

1) Sulitnya mencari kembali arsip pada saat diperlukan;

2) Hilangnya arsip yang penting;

3) “Banjir arsip”, arsip-arsip yang sama disimpan di

beberpalokasi/tempat penyimpanan, atau arsip yang

sebenarnya sudah tidakberguna tetapi masih disimpan;

4) Ruang kantor tersita untuk tempat penyimpanan arsip.

Dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem kearsipan

dalampengertian luas tidak dapat lagi diartikan hanya

menyangkut carapenyimpanan arsip, tetapi mencakup hal-hal

mulai dari penciptaan, carapenyimpanan sampai dengan

pemusnahan arsip.

D. Latihan

Petunjuk : Pilihlah salah satu jawaban yang menurut pendapat Anda paling

benardengan cara melingkari huruf a, b, c, atau d.


39/87

32


1. Arsip yang masih digunakan dengan frekuuensi tinggi untuk

kebutuhanperencanaan pengambilan keputusan dan pengawasan

disebut arsip...

a. Aktif

b. Inaktif

c. Vital

d. Statis

2. Salah satu sifsat arsip dinamis adalah

a. Intangible

b. Tangeble

c. Invisible

d. Imposible

3. Arsip dapat dibedakan dengan perlustakaan, karena arsip

memilikikarakteristik, kecuali:a. Bersifat unit

b. Tidak dapat ditemukan di tempat lain

c. Bersifat akumulatif

d. Tercetak

4. Sekitar 25% keseluruhan arsip yang ada dalam suautu organisasii

merupakanarsip..

a. Aktif

b. Inaktif

c. Yang dapat dimusnahkand. Semi aktif

5. Pada dasarnya, manajemen arsip dinamis merupakan pengelolaan

terhadapkeseluruhan daur hidup arsip yang dapat disederhanakan

dalam tigatahap/fase, yakni..

a. Penciptaaan,dan pendistribusian, penyimpanan dan penyusutan

b. Penciptaan, pendistribusian, penyimpanan dan pemindahan

c. Penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, dan penyusutan

d. Penciptaan, penggunaan dan penyimpnan dan penyusutan

E. Rangkuman

Arsip adalah salah satu sumber informasi terekam, pada dasarnya memiliki

fungsidan kegunaan yang signifikan dalam menunjang kegiatan

administrasi negara danpelaksanaan fungsi-fungsi manajemen.Karena

pentingnya informamsinya, arsipharus dikelola di dalam suatu sistem yang

disebut dengan manajemen arsipdinamis.Manajemen arsip dinamis

merupakan pengelolaan tehadap keseluruhandaur hidup (life cycle) arsip.


40/87

33


BAB IV

PENATAAN BERKAS (FILING)

A. Organisasi dan Filing

“Sangat diperlukan” adalah kata yang cermat untuk menggambarkan

fungsifiling baik dalam organisasi pemerintah maupun

swasta.Organisasi/perusahaanbanyak mengalami kegagalan, karenaorganisasi/perusahaan tersebut tidakmengakui adanya kenyataan tersebut.

Di sisi lain, organisasi/perusahaan banyakdipuji keberhasilannya, karena

menghargai adanya kenyataan bahwa komunikasidan pengambilan

keputusan organisasi/perusahaan yang penting dapat dibuatdengan mudah

dan cepat, sebab informasi yang penting serta merta tersedia padasaat

dibutuhkan.

Banyak kegiatan dalam suatu organisasi/perusahaan tergantung pada

filing .Pentingya filing secara visualisasi dapat digambarkan, yaitu jika

seorang pimpinanyang sangat sibuk, sedang berbicara melalui pesawat

telepon, dan tiba-tibamemerlukan informasi tentang sebuah kontrak yang

datang beberapa hari yanglalu dalam suatu surat. Ia mengingat-ingat

kembali bahwa perjanjian penawaranlebih dari 3 milyard rupiah, tetapi

jumlah yang pasti ada dalam file-nya. Beberapakalimat dilontarkan kepada

sekretarisnya memintanya untuk menemukan surattersebut, sementara ia

melanjutkan terus percakapannya melaui pesawat telepon.

Dapat dibayangkan bagaimana jadinya, jika surat tersebut tidak dapatditemukanoleh sekretaris tersebut, paling tidak untuk digunakan selama

percakapan melaluitelepon tersebut.Oleh karena suatu filing yang tepat

merupakan suatu tempat penyimpanan bahanbahandengan aman, maka

filing dapat dianggap sebagai “pusat ingatanorganisasi”.Dan oleh karena

orang biasanya tidak selalu mungkin mengingatsegala sesuatu tentang

kejadian-kejadian, peristiwa-peristiwa, maka filing merupakan bagian yang

sangat penting, dan oleh karenanya filing harus disusundengan sempurna

dalam suatu organisasi.

Setelah membaca bab ini peserta diklat diharapkan

mengerti tentang Organisasi dan filing, Penataan berkas,

Peralatan filing dan Penyimpanan filing


41/87

34


Mengingat sangat pentingnya tugas filing dalam suatu organisasi, maka

seorangSekretaris yang berperan sebagai pembantu pimpinan harus

memiliki sifat-sifattertentu agar dalam melaksanakan tugas filing dengan

efisien dan efektif. Sifatsifattersebut anatara lain :ketelitian, kerapihan,

serta menguasi bidangnya.Mengingat hal tersebut, seorang Sekretaris

harus mempunyai pengetahuandasar f i l ing , yaitu di mana dia harus

menyimpan semua catatan, menyiapkansemua catatan setiap kali

diperlukan, serta mengumpulkan atau menyatukan semua

Organisasi dalam segala bentuk dan jenisnya, baik pemerintah, swasta

atau punprofesional, besar atau kecil pasti perlu untuk menyimpan arsip

untuk acuan dimasa yang akan datang. Kenyataan penting mengenai

produk; data statistik,informasi tentang pegawai, pelanggan dan pemasok;

dan tidak terbilang rincianlain harus dengan cepat tersedia melalui prosedurfiling yang sistematis. Arsip iniharus disimpan tidak hanya untuk disimpan

dengan aman, tetapi juga harus dapatditemukan dengan segera.

Pentingnya filing dapat diilustrasikan oleh suatu studi di Amerika Serikat

yangmenunjukkan bahwa 43 persen organisasi/perusahaan yang arsipnya

musnah olehkebakaran atau oleh sebab yang lain, tidak mampu untuk

melakukan kegiatannya.Penyimpnan arsip harus dapat mencegah dari

kehilangan adalah sangat penting,dan merupakan bagian dari proses filing .

Dalam beberapa kasus, arsip memerlukan perlindungan yang khusus

terhadapkebakaran, pencurian, kerusakan, dan terhadap keadaan

cuaca.Namun demikian,dalam semua kasus tersebut, semua arsip yang

disimpan harus dicegah terhadapresiko salah menempatkan.Salah memfile

arsip dapat menyebabkan kerugianorganisasi/ perusahaan beratus-ratus

ribu rupiah.Kesempatan untuk memperolehkeuntungan dapat saja lenyap,

karena arsip tidak dapat ditemukan; penjualanbesar tidak dapat diperoleh

jika spesifikasi yang perlu, dokumen, atau kontraktidak siap sedia.Waktu

terbuang, karena tidak dapat mencari arsip yang disimpansecara tepat

dapat bernilai beratus-ratus ribu rupiah.

B. Penataan Berkas (Fil ing )

1. Definisi Fil ing

Filing dapat diberikan definisi sebagai berikut:

Filing adalah proses mengklasifikasi, mengatur, dan menyimpan arsip,

agararsip tersebut dapat secara cepat ditemukan pada saat dibutuhkan.

Kemudian, dapat dikatakan bahwa yang menjadi fungsi dasar

filing:menyimpan arsip dalam suatu tempat yang aman, dan dengan

suatu cara yangmemungkinkan penemuan arsip dengan cepat.


42/87

35


Organisasi yang sistematis harus mengkarateristikkan file tersebut.

“File tofind” , adalah suatu ungkapan klise, yang paling tepat.

Tanpapengorganisasian yang cermat, filing dapat menjadi sesuatu

kegiatanpencarian terhadap sesuatu yang tersembunyi , yang tidak ada

tempat lagidalam dunia organisasi/ perusahaan yang modern.

Pencarian materi yangdisimpan secara tidak baik dan ceroboh dapat

merupakan suatu pemborosanyang jumlahnya dapat mencapai

beratus-ratus juta rupiah.Apa yang lebihbermakna penting bahwa

organisasi/perusahaan dapat berhasil atau gagal,tergantung pada

derajad efisiensi yang dicapai dalam kegiatan filing .

Kegiatan dan perlengkapan filing memang cukup mahal. Untuk

biayamemelihara filing pada tingkat minimal, keputusan yang baikharus dilakukandalam memilih arsip yang akan disimpan. Tidak semua

harus di-file, hanyaarsip yang penting untuk kegiatan

organisiasi/perusahaan yang efisien. Materiyang akan disimpan dalam

file berasal dari dua sumber : (1) arsip yangberasal dari luar

organisasi/perusahaan, seperti surat masuk, laporan, kontrak,katalog,

pernyataan, tagiahan; dan (2)arsip yang berasal

dalamorganisasi/perusahaan, seperti surat keluar, laporan, kontrak,

tagihan dansemacamnya. Materi/bahan dari luar organisasi/perusahaan

biasanya kopiyang asli, arsip tersebut dalam organisasi/perusahaanbiasanya kopikarbon/tembusan atau foto kopi dari yang asli.

2. Kantor dan Fil ing

Oleh karena arsip sangat penting dalam setiap organisasi/ perusahaan,

arsiptersebut mempunyai pengaruh dengan berbagai macam cara

terhadap kegiatansetiap pegawai dalam organisasi/perusahaan

tersebut. Pekerjaan dalamkantor khususnya berkepentingan dengan

arsip menciptakannya dankemudian menemukan dan

menggunakannya.

Seorang Sekretaris misalnya, tanpa pemahaman tentang filing dan

sistemfiling akan menemui hambatan yang sangat besar pada dirinya

sendiri. Lebihsering kemudian ia tidak bertanggung jawab dalam

menyimpan file-filepribadi pegawai. Sering ia diminta untuk

menciptakan sistem filing yanglengkap untuk organisasi/perusahaan

atau untuk memahami sistem yangsudah ada.

“Saudar i Gaharani, berikan saya selembar kopi surat yang kami tulis

kepadaDepartemen Pekerjaan Umum tentang barang-barang marterial

GedungPerpustakaan yang baru.,” adalah permintaan yang biasanya

diminta dariseorang Sekretaris. Tidak hanya ia diharapkan untuk


43/87

36


mengetahui bagaimanauntuk menemukan, tetapi juga diharapkan untuk

menemukannya dengancepat. Tidak ada seorangpun Sekretaris yang

telah menyelesaikan DiklatSekretaris tanpa pengetahuan yang

mendalam tentang prosedur filing, teknik,dan manajemen arsip.

Banyak pegawai dalam suatu organisasi/perusahaan, filing adalah

kegiatanpurna waktu.Karena organisasi/perusahaan tumbuh, fungsi

filing menjadilebih kompleks dan menuntut.File sering disimpan dalam

lokasi sentral,terutama dalam organisasi/perusahaan yang lebih besar,

sebab adakeuntungan-keuntungan tertentu. Dari lokasi sentral ini, arsip

dapat lebihmudah dicari oleh berbagai macam bagian/bidang yang

membutuhkan merekauntuk tujuan referensi/acuan. Pegawai yang

spesialis dalam filing menjadiorang yang penting dalam kegiatan dalam

kantor. Supervisor file, tentu saja.diperlukan untuk mengawasi filepegawai.

Sebelum Anda mulai dengan belajar sistem filing secara resmi, Anda

telahmulai mengenal konsep dasar filing . Setiap saat Anda mencari

sebuah namadalam Direktori Telepon, atau sering kita kenal dengan

buku telepon, Andasedang memilih informasi dalam suatu buku yang

terorganinisir yangmenerapkan prinsip-prinsip filing . Nama-nama

tersebut diatur secaraalpabetis, dan pengetahuan Anda tentang abjad

membantu Anda untukmenemukan suatu nama yang Anda inginkan.Buku telepon adalah sebuahcontoh salah satu dari dua konsep dasar

mengatur arsip agar dengan mudahdisimpan berdasarkan nama.

Metode lain berdasarkan pada nomor. Sebuahcontoh adalah suatu

sistem filing di sebuah rumah sakit di mana arsip dimintaberdasarkan

nomor.

3. Sistem Filing

Sebagai kesimpulan, arsip dapat disimpan berdasarkan 1) nama , 2)

angka 3)nama tempat, 4) masalah, 5) kronologis. Namun demikian,

alpabet adalahdasar dari semua sistem filing , bahkan walaupun arsip

disimpan berdasarkannomor.

Ada lima dasar pokok sistem untuk menyelenggarakan filing , yaitu

a. Sistem Alphabetis

Sistem abjad adalah dasar dari sistem-sistem yang lain.

Dinamakansistem abjad, karena dasar pengaturan arsip

berdasarkan abjad. Arsipdiklasifikasikan berdasarkan nama

perusahaan, nama orang, namainstansi, nama tempat atau nama

barang.


44/87

37


Sistem abjad adalah sistem yang tertua, langsung, dan yang

palingbanyak digunakan. Sistem ini langsung, karena tidak

menggunakanrelatif indeks yang digunakan sebagai petunjuk jika

akan menyimpandan menemukan selembar arsip. Manfaat utama

adalah langsung dansederhana, sesederhana kita mengucapkan

a, b, dan c.

Walaupun ada kecenderungan menggunakan sistem

nomor/angka,karena adanya prosesing melalui komputer, tetapi

jenis-jenis arsipdiklasifikasikan secara abjad , misalnya surat-

surat, formulir-formulir,laporan, daftar alamat, arsip kepegawaian,

arsip kesehatan, hal-hal yangberkaitan dengan segi hukum dan

masih banyak lagi yang lain. Melaluisistem abjad, arsip-arsip ini

dapat diberkaskan baik secara tunggalmaupun berkelompok,sehingga arsip tersebut dapat ditemukan dengancepat bilamana

dibutuhkan.

1) Mengabjadkan

Dengan tidak memperhatikan jenis arsip, agar

pelaksanaannyasistem abjad dapat berjalan dengan lancar,

maka harus dibakukanperaturan untuk diikuti oleh setiap

pegawai dalam organisasitersebut. Susunan dalam sistem

penataan berkas berdasarkan abjaddengan mengikuti urutanhuruf latin a sampai z, tetapi dibutuhkanaturan yang standar

dalam menangani berbagai jenis nama, sepertinama orang,

perusahaan, departemen dan lembaga

pemerintahnondepartemen.

Unit adalah setiap bagian nama yang digunakan dalam

mengindeks.Seperti tyang akan diuraikan bahwa mengindeks

ialah memilih judul(caption) di bawah mana arsip akan

diberkaskan.

2) Kata Tangkap (Caption ) dan Aturan mengindeksIstilah

mengindeks, yang digunakan dalam filing , mencakup

duakegiatan pertama, memilih kata tangkap (Capt ions ) di

mana arsipharus difile; dan kedua, menentukan urutan yang

sesuai kata-katadalam kata tangkap itu. Jelas, aturan standar

harus diamati olehsetiap siapa saja dalam menyeleksi dan

mengatur kata tangkap.

Jikasetiap orang yang melaksanakan filing membuat sendiri

aturan,mengakibatkan kekacauan; hanya orang yang

melaksanakan benarbenar filing dapat menemukan arsip

tersebut.


45/87

38


Kata tangkap (Caption) adalah suatu nama atau nomor

yangdigunakan untuk mengidentifikasi dokumen /arsip untuk

tujuanFiling, jika ditentukan bahwa suatu surat disimpan

dalam file PTSemen Batu Raja, nama perusahaan adalah kata

tangkap.

Dalam Sistem Abjad, kata tangkap adalah nama-nama orang

danorganisasi, dalam sistem geografis, nama-nama tempat.

Dalamsistem subyek, kata tangkap adalah nama-nama

subyek/masalah,sedangkan sistem kronologis kata tangkap

ialah tanggal.Paling tidak, ada 20 standar aturan mengindeks

yang digunakan.Dalam Bab ini akan dibicarakan beberapa

saya yang dianggappenting.

3) Istilah MengindeksDalam aturan mengindeks menggunkan dua istilah yang Anda

harusmemahami alphabet dan unit.Mengabjad adalah

pengaturan nama-nama sesuai urutan alpabetisdari surat,

Nama Achmad, Chairuddin, dan Damayanti diatur

dalamurutan alpabetis yang benar, karena dalam albabet, A

mendahului C,dan C mendahului D. Darmanto, Dewayanti,

Dimyati diatur dalamurutan alpabetis yang benar; meskipun

huruf yang pertama dalammasing-masing nama adalah sama,

huruf yang kedua, yang berbedadalam masing-masing nama,adalah urutan alpebetis yang benar,huruf a dalam Darmanto

mendahului e dalam Dewayanti, dan edalam Dewayanti

mendahului i dalam Dimyati. Dan seterusnya,untuk huruf yang

ketiga, keempat, dan kelima .

Masing-masing bagian nama orang atau organisasi

digunakandalam mengindeks adalah suatu unit. Nama

Sondang P. Siagianteridiri dari tiga unit: (1) Sondang; (2)

P.dan (3) Siagian. Namainstansi: Lembaga Administrasi

Negara, tiga unit. PerusahaanBatubara Bukit Asam, empat

unit.


46/87

39


Aturan Mengindeks

Urutan Alpabetis

Nama-nama diurutkan abjad dengan membandingkan unit

pertamadalam setiap nama, huruf demi huruf. Unit kedua

dipertimbangkanhanya jika unit pertama sama. Unit yang ketiga

dipertimbangkanhanya jika huruf pertama dan kedua sama, dan

sebagainya.

Nama Orang

Balikkan dan kemudian abjadkan nama-nama orang dalam

urutanini: nama keluarga, marga atau nama akhir , pertama; nama

pertama,dan nama tengah; kedua, kalau ada ;yang ketiga.Contoh

: Lisa Nurena, SE ? Nurena, Lisa, SE

Nama yang menggunakan nama keluarga, marga

Suatu nama yang menggunakan nama keluarga, marga, makanamamarga sebagai urutan pertama.

Contoh : Risson P. Sihotang ? Sihotang, Risson, P.

Nama Instansi/Perusahaan

Nama perusahaan instansi lembaga yang menggunakan nama

orangdisusun dalam urutan sama seperti pada waktu mengindeks

namaperorangan yang lengkap. Di samping itu ada pula nama

bukannama orang.

Contoh : Adnan Buyung Nasution & Ass ? Nasution,

Adnan,Buyung (&), AssociatesPT. PUSRI Jakarta ? PUSRI,Jakarta, Perseroan TerbatasMasih banyak aturan yang lain, yang

tidak sempat dibahas di sini,misalnya nama orang yang bergelar,

mempunyai nama suci, wanitayang sudah menikah dan lain

sebagainya.

b. Sistem Filing Subjek/Perihal

Jika Anda menerapkan sistem lain selain sistem abjad, karena

organisasiAnda melaksanakan kegiatan yang berkenaan dengan

masalah-masalahyang berkenaan dengan organisasi Anda, maka

Anda dapat menerapkanfiling sistem subjek dalam menyimpan

arsip-arsipnya.

Untuk menerapkan sistem subyek ini, Anda harus menentukan

terlebihdahulu masalah-masalah apa yang pada umumnya

dipermasalahkandalam surat-surat setiap hari. Masalah-masalah

tersebut kemudiandikelompokkan menjadi satu subjek. Misalnya,

masalah yang berkenaandengan kepegawaian dikelompokkan

dalam satu subyek di bawah“kepegawaian”, masalah-masalah

yang berkenaan dengan keuangankeuangan dikelompokkan

dalam satu subyek “keuangan”. Selanjutnya,masalah--masalah itu

dijadikan subyek dari pokok masalah (subjek)misalnya:


47/87

40


Kepegawaian

Cuti

Kenaikan pangkat

Lamaran

dsb.

Keuangan

Gaji

Hadiah Lembaran

Lembur

dsb.

Demikian seterusnya, semua pokok masalah dijadikan subyek,

dansemua masalah yang berkenaan dengan pokok masalah

dijadikansubsubyek. Seandainya di kemudian hari Andamemperkirakan bahwamasalah-masalah berkembang, maka Anda

dapat mengembangkanmasalah-masalah yang dijadikan

subsubyek itu menjadi sub-subsubyek,misalnya untuk subsubyek

“kenaikan pangkat” dapat dikembangkanlebih lanjut menjadi sub-

subsubyek “Kenaikan pangkat golongan I”,sub-subsubyek

“kenaikan pangkat golongan II”, dan seterusnya.

c. Sistem Filing Nomor (Numeric )

Sistem filing surat/arsip berdasarkan pada kode nomor sebagai

penggantinama orang atau instansi, sehingga disebut sistemnomor (numeric filingsystem). Pada prinsipnya, sistem

penyimpanan surat/arsip sama dengansistem abjad, hanya saja

nama-nama orang atau isntansi digantidengan kode nomor .

Misalnya, surat-surat dari dan kepada ArsipNasional Republik

Indonesia akan disimpan pada map bernomor 2000,atau Kartu

Nama Nilasari diberi nomor 27451. Nomor tersebut akanberlaku

selamanya, tidak diubah.

Banyak instansi pemerintah yang menerapkan sistem filing

nomor,seperti di rumah sakit, puskesmas, asuransi, bank, dan

lain-lain, karenasudah memahami tata caranya, serta keuntungan

dan kerugiannya dalampenerapannya. Tetapi, masih banyak juga

instansi yang menerapkansistem filing nomor hanya beranggapan

bahwa sistem nomor lebihmudah dibandingkan dengan sistem

abjad.

Namun demikian, sebenarnya sistem nomor lebih sukar

diingatdibandingkan dengan nama. Misalnya nasabah Tabanas,

pasien sebuahPuskesmas atau Trumah Sakit, pasti akan lebih

ingat namanya dasripadanomor Tabanas atau nomor pasien

Rumah Sakit. Oleh karena itu, untukmengingat kode nomornya


48/87

41


digunakan alat bantu yang disebut denganindeks, yaitu kartu kecil

yang memuat nomor dan nama nasabah, ataupasien yang dalam

penyusunannya berdasarkan urut abjad. Karena itu,sistem nomor

disebut sistem penyimpanan tidak langsung (indirect filingsystem),

lain dengan sistem abjad disebut sistem filing langsung (directfiling

system).

Jika kita cermati, masih banyak instansi yang menerapkan sistem

filing nomor yang tidak melengkapi dengan indeks. Oleh kasrena

itu, hal iniakan menimbulkan masalah jika pada suatu saat

nasabah atau si pasienlupa nomor kodenya, sebagai akibatnya

dokumennya sangat susah dicaridengan cepat. Sehingga yang

dilayani dapat dirugikan, baik dari segiwaktu, tenaga, bahkan

uang.Pelayanan mengecewakan, hanya karenasistem nomor tidak

diterapkan secara benar.Dalam filing sistem nomor ada tiga unsur, yaitu file utama, indeks,

danbuku nomor dapat berupa buku register/buku induk/buku

besar.

1) Buku Besar

Untuk memfile surat/arsip diperlukan dua map, yaitu

mapcampuran dan map perorangan. Pengunaan map

campuran inibertujuan untuk menghemat pemakaian map.

Surat masuk dankeluar dari dan kepada koresponden yang

belum lebih dari dari limaakan dicampur menjadi satudengan surat-surat yang berasal darikoresponden lain di

dalam satu file. File ini disebut file campuran.

Surat masuk dan surat keluar satu koresponden yang

juml;ah sudahmencapai lima surat akan dipindah ke dalam

map perorangan, dandisimpan dalam file nomor (file utama)

2) Indeks

Yang dimaksud dengan indeks di sini adalah alat bantu

untukmengetahui nomor file yang diberikan kepada

suatukoresponden atau nama, jika nomor yang

bersangkutanbelum/tidak diketahui. Indeks tersebut disusun

secara urut abjad,agar mudah dicari. Indeks dibuat dalam

bentuk kartu ( dibuat darikertas karton manila dengan

panjang 12,5,cm dan lebar 7,5 cm) dandilengkapi dengan

kotak untuk menyimpan kartu, sehingga dapatluwes dalam

menambah, maupun dalam mengurutkan abjadnya.

3) Buku Nomor

Buku nomor adalah buku yang memuat nomor-nomor yang

sudahdigunakan sebagai nomor koresponden (nama)

dalam file nomor.


49/87

42


Koresponden yang suratnya belum mencapai lima, tentu saja

belumdicantumkan pada buku nomor ini. Untuk memfile

kartu, makasetiap kartu dari setiap nama langsung diberi

nomor.Setiap koresponden (nama) mempunyai sebuah kartu

indeks. Jadisetiap nama dibuatkan kartu indeksnya.

Sedangkan untuk file surat,kartu indeksnya ada dua macam,

yaitu kartu indeks campuran dankartu indeks nomor. Untuk

koresponden yang suratnya baru sedikit(kurang dari 5),

maka kartu indeksnya belum diberi nomor, tetapidiberi tanda

berupa huruf C, singkatan dari Campuran. Selanjutnya,jika

suratnya sudah mencapai lima. maka karti indeks C

digantidengan nomor yang diambil dari buku nomor

(register ).

Dalam sistem filing nomor, ada tiga cara untukmenyimpanarsip/dokumen, dengan susunan penyimpangan

sebagai berikut :

1) Nomor Berurutan (Consecutive)

2) Nomor Tengah ( Middle Digit )

3) Nomor Akhir (Terminal Digit )

d. Sistem Geografis

Jika Anda menghendaki menyimpan arsip atau surat menurut

daerahwilayah atau geografis, maka Anda dapat menggunakan

sistem georafis.Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalamorganisasi di mana sistemgeografis dapat digunakan, biasanya

adalah kegiatan yang mencakupdaerah-daerah wilayah lebih dari

satu tempat. Organisasi-organisasi yangmempunyai beberapa

kantor cabang juga dapat menggunakann sistemgeografis.

Dalam pelaksanaan filing sistem geografis ini Anda dapat

menggunakannama daerah wilayan sebagai kata tangkap

(caption), kemudian katatangkap tersebut dapat dikembangkan

menjadi daerah-daerah yaitu kotakota(kalau perlu sampai ke

kelurahan) yang ada dalam daerah tersebut,dan selanjutnya baru

dapat mengembangkannya lebih jauh dengan namanamainstansi,

perusahaan atau orang yang ada dalam setiap kota didaerah

wilayah tersebut.

e. Sistem Fil ing Kronologis

Sistem filing ini digunakan untuk filing arsip yang disusun

menuruturutan tanggal masuk dan keluarnya arsip atau surat itu.

Surat-surat atauarsip yang masuk lebih akhir ditempatkan dalam

filing yang palingdepan, sekretaris tanpa melihat masalah atau

perihal surat/arsip.


50/87

43


Selanjutnya Anda hanya mengelompokkan surat-surat atau arsip

yangdifile itu dalam bulan-bulan setiap tahun.Sekretaris dapat

menggunakan sistem ini untuk menyederhanakan filing, jika

kegiatan surat-menyurat dalam organisasi jumlahnya belum

banyak,sehingga masih dapat disatukan segala macam masalah

dalam satu filedalam setiap bulan. Tetapi, jika kegiatan atau

aktivitas pimpinan ituberkembang demikian cepat, sehingga

menyangkut banyak masalah,maka sebaiknya Anda

menggunakan sistem lain yang lebih memadai.

Di antara sistem yang telah diuraikan, maka sistem abjad

selaludigunakan sebagai pelengkap sistem yang lain yang dipilih.

Artinya,meskipun Anda memilih sistem subyek, sistem angka

maupun sistemgeografis, Anda harus selalu menyusunnya

kembali menurut urutanabjad. Mencermati hal tersebut, Andaharus memahami secaramendalam, jka karena sistem ini akan

banyak membantu Anda dalammelaksa

Documents

Modul Manajemen Arsip Modern