MIT001 - Metodologia de Implementação TOTVS

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

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MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

01/06/2014 METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS Sumrio

Sumrio21.1Projeto Definio41.2Projeto Papel do Gerente de Projeto42.1Estrutura da Metodologia de Implementao TOTVS62.2Metodologia de Implementao TOTVS - Implementao62.3Metodologia de Implementao TOTVS Como o PMO Corporativo pode ajudar72.4Fluxo e Etapas da Metodologia de Implementao TOTVS72.5Descrio das Fases e Atividades da Metodologia8F1 FASE DE INICIAO8A Reconhecimento da Entrada do Projeto9B Alinhamento do Projeto11F2 FASE DE PLANEJAMENTO15C Desenvolvimento dos Planos do Projeto16F3 FASE DE EXECUO43I - Prottipos48I1 Preparar Dados do Ambiente de Prottipo49F4 FASE DE ENCERRAMENTO57F5 FASE DE MONITORAMENTO E CONTROLE60

Este Guia de Referncia parte integrante do Sistema TOTVS de Garantia de Qualidade TOTVS e Franquias.

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1 GERENCIAMENTO DE PROJETOSO conhecimento em gerenciamento de projetos vem a cada dia sendo mais difundido e requisitado pelas empresas aos profissionais. Atualmente so raras as empresas que no utilizam Gerenciamento de Projetos e que conseguem fazer sucesso sem desperdcio de tempo e dinheiro.O conhecimento das tcnicas e melhores prticas existentes no PMBOK aliadas a ferramenta de gerenciamento de projetos e uma metodologia de implementao elaborada para atender as caractersticas dos projetos da empresa trazem a garantia de melhor qualidade no gerenciamento dos projetos.Um gerenciamento de projetos adequado garante a satisfao do cliente atendendo o escopo, prazo e custos do projeto tornando os projetos rentveis.Projeto DefinioSegundo o PMBOK:Um projeto um esforo temporrio realizado para criar um produto ou servio nico.Temporrio significa que todo projeto tem um incio e um fim definidos.nico significa que o produto ou servio produzido de alguma forma diferente de todos os outros produtos ou servios semelhantes j realizados.Segundo NBR ISO 1.006 (ABNT)Um projeto um processo que consiste de um grupo de atividades coordenadas e controladas com datas para incio e trmino, empreendido para alcance de um objetivo conforme requisitos especficos, incluindo limitaes de tempo, custo e recursos. Projeto Papel do Gerente de ProjetoDentre os principais papis de um Gerente de Projetos, podem ser citados: Planejador Deve ser capaz de assegurar a preparao do projeto, com garantia de qualidade tcnica, recursos aprovados e consenso de todos os stakeholders relevantes Organizador Deve prever e mobilizar os meios, especialmente as pessoas, para realizar o projeto. Deve trabalhar na montagem da estrutura organizacional do projeto Administrador de pessoas Deve lidar com as competncias da equipe. o diretor de equipe, trabalhando nas dimenses humana e comportamental, lidando com as pessoas como pessoas e no como recursos do projeto. Administrador de interfaces Deve administrar e articular acordos. A administrao eficaz das interfaces, entre pessoas, departamentos ou organizaes, uma das maneiras de elevar a probabilidade de xito do projeto. Administrador de tecnologia Deve fornecer conhecimentos tcnicos para a realizao do projeto e capacitao da equipe, orientar as atividades da equipe, manter-se atualizado nas reas tecnolgicas relevantes para o projeto e conhecer a relao entre o resultado final e as tecnologias necessrias para alcan-los. Implementador Deve fazer acontecer, predominando tarefas de executar e corrigir planos, cuidar do suprimento de recursos, fornecer informaes, avaliar o desempenho e cobrar providencias. Apesar de exigido na fase de execuo, este papel tambm de extrema importncia no planejamento do projeto Formulador de mtodos Deve formular metodologias, procedimentos, estruturas e sistemas de administrao de projetos.2 METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVSA metodologia de implementao TOTVS tem como objetivos servir de instrumento de orientao e controle do projeto de implementao dos produtos da marca TOTVS a todos os interessados no projeto. Sua efetiva utilizao assegurar maior qualidade e sucesso no processo de implementao. Visa tambm proporcionar a todos os envolvidos um padro de trabalho e comunicao durante o projeto.Esta metodologia dever ser aplicada para a implementao dos produtos TOTVS, em todas as situaes, podendo sofrer algumas adaptaes com relao s etapas a serem seguidas. Recomenda-se, no entanto, que no sejam feitas adaptaes profundas, para que seja mantido um padro de conduo e controle em todos os projetos e em caso de no atendimento do material de apoio, contate imediatamente o Comit da Metodologia.Sero realizadas auditorias peridicas para identificar possveis melhorias em todos os pontos tratados pela metodologia, bem com identificar o grau de sua utilizao. As auditorias sero realizadas pelos membros designados pelo PMO Corporativo e, ao final de cada levantamento, as melhorias sugeridas sero analisadas e se necessrio a metodologia ser alterada. A MIT Srie T dividida em 5 nveis de complexidade, os quais foram definidos por intermdio do MIT014 Definio de Complexidade. Esta definio pode ser realizada pela equipe Comercial e revisada no momento de transio do projeto.Quando um projeto for definido como complexidade 5, fica estabelecido que um projeto de alta complexidade e pode ser tratado como um projeto PRIVATE. Para esses projetos, a metodologia foi aprofundada nos temas de Infra-estrutura, Gesto da Mudana e Gesto da Integrao.Estes tpicos devem ser abordados de acordo com o escopo comercializado em contrato, o qual exigir uma quantidade de horas especificas para o desenvolvimento destes servios.A metodologia de implementao est dividida em 5 fases e 12 etapas, subdivididas em 57 tarefas, detalhadas a seguir. Cada etapa deve ser cuidadosamente planejada e documentada por intermdio do material de apoio, o qual pode ser adaptado de acordo com o tipo de projeto.Estrutura da Metodologia de Implementao TOTVS

Metodologia de Implementao TOTVS - Implementao

A implementao da metodologia de implementao TOTVS obter sucesso: Com a colaborao de todos, mas nomeando responsveis Em etapas, atentos as reaes dos envolvidos Piloto, roll-out Medindo e mostrando os resultados dos projetos e a satisfao dos envolvidos Com treinamento, em diferentes nveis Sofrendo ajustes, flexibilizando dentro do possvel Ganhando a confiana e o interesse dos envolvidos Tendo um plano de migrao adequado para os novos projetos

Metodologia de Implementao TOTVS Como o PMO Corporativo pode ajudar

Contribuir na implementao da metodologia de implementao TOTVS da seguinte forma: Sendo o guardio da metodologia Treinando e motivando os envolvidos Apoiando com ferramentas Prestando suporte Avaliando os resultados e ajustando a metodologia Estando perto dos envolvidos e ouvindo o seu feedback Garantindo a qualidade dos projetos Garantindo uma base de informaes para a empresa Melhoria contnua

Fluxo e Etapas da Metodologia de Implementao TOTVS

Descrio das Fases e Atividades da MetodologiaF1 FASE DE INICIAOEsta fase tem como objetivo compreender todos os processos relacionados iniciao dos trabalhos de reconhecimento de entrada do projeto junto rea de servios e cliente. Para tanto, ser necessrio amplo conhecimento sobre a situao corrente do cliente, sua viso, objetivos, metas e necessidades. Esta Fase deve ser realizada imediatamente aps o fechamento do contrato com o Cliente, podendo, entretanto, ser antecipada a partir do aceite pelo cliente da proposta comercial, evoluindo seu incio juntamente com a formalizao do referido contrato.

A Reconhecimento da Entrada do Projeto

Comunicar a rea de servios sobre a entrada do projeto e da demanda por recursos que o projeto vai exigir da rea. Esta informao permite o planejamento e montagem de estratgia para atendimento, de forma a implementar o projeto no prazo e dentro do cronograma. Potenciais variaes de prazo e recursos devero ser estimadas para posterior negociao com o cliente.Obter junto rea comercial todas as bases do contrato firmado com o cliente onde dever existir o escopo do projeto: mdulos negociados, prazos de implementao, concesses comerciais, horas de analistas a alocar e despesas relacionadas (deslocamento, hospedagem, quilometragem, alimentao, etc.). O coordenador do projeto TOTVS deve se certificar que os analistas de implementao esto utilizando os documentos da metodologia atualizados.

A1 Incluso do ProjetoEnvolvidosGestor de Portflio TOTVSAnalista PMOOuvidoria

Recursos NecessriosProposta / Contrato

SadasEstrutura TOTVS disponibilizada para apoiar a entrega do projetoCoordenador de Projetos definidoProjeto includo nos sistemas CFP, PMS, TFS e Milestones

Comunicar para as reas envolvidas a incluso do cliente ou projeto e o incio das atividades ligadas prestao de servios. Sero iniciados os trabalhos de entrega de mdias, monitoramento da satisfao do cliente e comunicaes de realizao de eventos, novos conceitos e produtos.O Gestor de Portflio TOTVS dever definir quem ser o Coordenador de Projetos deste cliente, dever tambm solicitar ao Analista PMO a incluso do projeto nos sistemas CFP Controle financeiro de projetos, PMS Sistema de Gerenciamento de Projetos, Configurao dos Milestones deste projeto e abertura da pasta do projeto no TFS.Caso o projeto possua um projeto de Fabrica de Software o coordenador de Projetos receber um e-mail referente a este projeto e a informao sobre quem ser o lder de Fabrica deste projeto

A2 Reunio de Transio ComercialEnvolvidosGestor de Portflio TOTVS Coordenador de Projetos TOTVSExecutivo de ContaArquiteto de SoluoLder da Fabrica de Software (quando necessrio)PMO Local (quando necessrio)Analistas de Implementao (quando necessrio)

Recursos NecessriosProposta / Contrato

SadasMIT014 Definio de ComplexidadeMIT021 Termo de AberturaMIT005 Ata de Reunio

Em reunio, o Coordenador de Projetos TOTVS, o Executivo de Conta, Arquiteto de Soluo devero analisar os aspectos da negociao efetuada com o cliente baseados na Proposta / Contrato e complementar o MIT021 Termo de Abertura de forma a definir o plano de abordagem a ser seguido na prxima etapa.Buscar entender as necessidades, expectativas e metas do projeto, por intermdio das explanaes do time comercial e da documentao apresentada. Procurar tambm captar o ponto central que representar o sucesso do projeto, por exemplo, uma empresa cuja atividade "core" a distribuio de produtos, ter como fator crtico de sucesso uma tima implementao nos seus processos de armazenamento, transporte, giros de estoque, modelo dos pontos de distribuio etc.Devero ser identificadas as premissas e restries organizacionais para o projeto, transferir as informaes obtidas no processo de negociao, levantamento das necessidades e expectativas gerais do cliente. Ter claro o que poderiam ser os "riscos fatais" do projeto, se no for entregue a soluo ao cliente, e verificar como ser a soluo para que no ocorram os mesmosProvidenciar a MIT005 - Ata de Reunio e a reavaliao conjunta do MIT014 Definio de Complexidade, que so os documentos de sada desta atividade.Caso existam customizaes previstas em contrato avaliar a necessidade de participao da equipe de Fbrica de Software na reunio de Transio Comercial.Lembre-se de efetuar o registro de todas as Lies aprendidas at o momento no projeto atravs da MIT060 Lies Aprendidas.

B Alinhamento do Projeto

Contextualizar informaes, expectativas e conceitos de gesto de projetos junto ao cliente para incio dos trabalhos de forma alinhada e sem desvios.

B1 Alinhamento de Expectativa com o ClienteEnvolvidosGestor de Portflio TOTVS Coordenador de Projetos TOTVSExecutivo de ContaArquiteto de SoluoLder da Fabrica de Software (quando necessrio)Patrocinador do ProjetoCoordenador de Projetos Cliente

Recursos NecessriosProposta / ContratoMIT001 Metodologia de Implementao TOTVSMIT021 Termo de Abertura

SadasMIT021 Termo de Abertura (atualizado)MIT005 Ata de Reunio

Validar com os representantes do cliente, preferencialmente com a participao do patrocinador do projeto: As metas do projeto As necessidades e expectativas e estratgias do cliente em relao ao projeto Indicadores do projeto Restries Prazos para alcance dos resultados Seqncia de implementao Disponibilidade de usurios Escopo do projeto constante na proposta comercial (escopo funcional) Interfaces e importaes

Revisar todos os pontos possveis de dvidas em relao ao contrato atualizando o MIT021 Termo de Abertura.Demonstrar os resultados a serem atingidos pelo projeto, buscando a concordncia e apoio do Cliente para os mesmos, alinhando, dessa forma, as expectativas entre a TOTVS e o cliente. muito importante que o MIT021 - Termo de Abertura seja revisado a 4 mos entre o Coordenador de Projetos TOTVS e o Coordenador de Projetos do cliente ou Patrocinador do cliente, que assim se integra e se compromete com as definies gerais, desde o princpio. Este trabalho facilitar o entendimento e homologao do planejamento do projeto com o cliente no trmino da fase de planejamento. O MIT021 - Termo de Abertura o documento simplificado que tem as definies gerais e estrutura do projeto e pode ser utilizado sempre que necessrio, para orientao e dar entendimento aos nveis executivos envolvidos no projeto. importante colher com a equipe comercial o mximo de detalhes e informaes, para um bom entendimento, evitando repetir ao cliente as mesmas perguntas j feitas durante a fase de qualificao.Caso existam customizaes previstas em contrato avaliar a necessidade de participao da equipe de Fbrica de Software do alinhamento da expectativa com o cliente.Lembre-se de efetuar o registro de todas as Lies aprendidas at o momento no projeto atravs da MIT060 Lies Aprendidas.

B2 Apresentao de Gesto de ProjetosEnvolvidosCliente Patrocinador do ProjetoCoordenador de Projetos ClienteGestor de Portflio TOTVSCoordenador de Projetos TOTVS

Recursos NecessriosMIT023 Apresentao de Gesto de Projetos

SadasMIT005 Ata de Reunio

Realizar reunio com o Coordenador de Projetos do cliente e contextualizar informaes de gesto de projetos (PMI, PMBOK, PMO, PMP, reas de Conhecimento, Projetos), metodologia de implementao (Fluxo, Etapas e Atividades da Metodologia de Implementao TOTVS), Comit do Projeto (Formalizar papel dos envolvidos) e Polticas de Atendimento TOTVS (Ordem de Servio, Sala de Treinamento, Backup, Atualizaes). o momento apropriado para apresentar ao cliente a MITe Milestones, ferramentas que sero utilizadas para apoiar a implementao, convencendo-o da importncia de se seguir mtodos e da formalizao dos trabalhos realizados, esclarecendo tambm as responsabilidades das partes (cliente e equipe TOTVS), alm de buscar conquistar o comprometimento irrestrito do cliente para com o Projeto.Esta apresentao, quando possvel, pode ser realizada na TOTVS e aproveitar para apresentar a estrutura da TOTVS e os contatos das reas em que o cliente ter envolvimento direto.

B3 - Definio da Equipe e Recursos do ProjetoEnvolvidosGestor de Portflio TOTVSCoordenador de Projetos TOTVSCoordenador de Projetos ClienteRMO Local

Recursos NecessriosProposta / ContratoMIT021 Termo de Abertura

SadasRecursos disponibilizados para o projeto

Definir o perfil dos recursos necessrios avaliando o perfil em funo das exigncias das tarefas e abrir solicitaes para RMO LocalOs recursos sero identificados pela Central de Recursos e disponibilizados para o projeto de acordo com agenda, perfil do recurso e projeto e caractersticas das tarefas.Estes profissionais trabalharo em conjunto com os Lderes e Usurios Chaves do cliente. Os Analistas indicados devem ter suas agendas planejadas para todo o projeto.O Coordenador de Projetos do cliente tambm dever definir os participantes do Comit do Projeto que sero co-responsveis pela implementao do projeto e providenciar os recursos de ambiente fsico necessrios para a realizao do projeto de acordo com o que foi definido no MIT021 Termo de Abertura.

B4 Reunio de Abertura do ProjetoEnvolvidosGestor de Portflio TOTVSCoordenador de Projetos TOTVSComit do Projeto Executivo e OperacionalExecutivo de conta (quando necessrio)

Recursos NecessriosMIT021 Termo de Abertura

SadasMIT024 Apresentao de Abertura do ProjetoMIT005 Ata de Reunio

Esta uma das mais importantes atividades do projeto, principalmente por ser um momento de conquista de aliados para o projeto, bem como o momento de legitimao do projeto para todos os envolvidos do cliente, identificando os participantes e atribuio de poderes aos responsveis do projeto. altamente recomendvel mensagem do patrocinador do projeto, demonstrando as estratgias e objetivos gerais do projeto para a empresa, com o objetivo de obter comprometimento de todos os envolvidos. muito importante conseguir que as pessoas chaves dos processos envolvidos participem da reunio, agendando a reunio com antecedncia suficiente para uma boa audincia. Sempre que necessrio envolver o cliente para viabilizar a reunio e as convocaes.Ministrar uma apresentao da metodologia de trabalho a ser adotada. Discutir cada etapa e as principais atividades, salientando a necessidade da participao de cada integrante nas atividades que lhes sero atribudas e no cumprimento dos prazos que sero definidos.Seja qual for o tamanho do projeto, importante elaborar uma apresentao resumindo o planejamento e organizao do projeto, que tenha no mnimo: Mensagem do Patrocinador (mesmo no sendo presencial, importante) Objetivos, Metas e Resultados esperados do Projeto, baseado no MIT021 Termo de Abertura Resumo do Cronograma (Durao e datas marcos do Projeto) Institucional TOTVS, se aplicvel Metodologia de Implementao TOTVS MITRegistrar em ata (MIT005 Ata de Reunio) todas as definies, orientaes e questionamentos relevantes da reunio.Lembre-se de efetuar o registro de todas as Lies aprendidas at o momento no projeto atravs da MIT060 Lies Aprendidas.

B5 Verificao da Estrutura / SizingEnvolvidosAnalista de Infra-estrutura TOTVSCoordenador de Projetos TOTVS Analista de Infra-estrutura ClienteCoordenador de Projetos Cliente

Recursos NecessriosProposta ComercialMIT021 Termo de Abertura

SadasMIT005 Ata de Reunio MIT025 Check list SizingMIT026 Recusa Ambiente ComputacionalMIT027 Estrutura de Sizing

Caso o cliente tenha recebido uma proposta de Sizing de Ambiente, no processo de Comercializao, deve ser analisada a proposta tecnolgica de hardware e sizing da TOTVS e verificar se o cliente atendeu aos requisitos apresentados. Caso o cliente tenha atendido, efetuar o de acordo no documento MIT025 Check list Sizing, neste documento existe informaes especificas caso o cliente possua ASP com a TOTVS.Caso contrrio, informar o cliente sobre os requisitos que no foram atendidos. Nesse caso, negociar um prazo para o completo atendimento, desde que o mesmo seja complementado antes dos prottipos. Se o cliente recusar-se a atender aos requisitos de estrutura, solicite a emisso do documento MIT026 Recusa Ambiente Computacional.No caso que o cliente tambm no aceite assinar o MIT026 Recusa Ambiente Computacional, necessrio registrar a recusa em Ata de Reunio.Se o cliente no recebeu a proposta de sizing de ambiente e necessrio elaborar este dimensionamento, deve ser utilizado o formulrio MIT027 Estrutura de Sizing, o qual tem o objetivo de trazer o maior nmero de informaes para determinar a melhor plataforma de trabalho, assim como o hardware necessrio para o bom funcionamento dos Produtos TOTVS. Para os casos nos quais o cliente/prospect j possui uma plataforma que deseja trabalhar pode ser utilizado este formulrio para avaliar o que necessrio melhorar, em hardware e software. A avaliao ser feita em funo do uso dos produtos da TOTVS S.A.. Outros produtos devem ser avaliados com seus respectivos fornecedores.Aps o preenchimento da MIT027 Estrutura de Sizing a mesma deve ser encaminhada equipe de Infra-estrutura TOTVS para elaborar a proposta de hardware para o cliente (e-mail).Dever ser informada, neste momento, ao cliente a necessidade de configurao referente criao de bases de Teste, Homologao e Produo.F2 FASE DE PLANEJAMENTOEsta fase tem como objetivo compreender todas as etapas do desenvolvimento do Planejamento do Projeto. Certamente, a fase mais importante, pois permite determinar o sucesso ou fracasso do projeto. O planejamento deve representar cerca de 20% do tempo total do projeto e deve ser considerado como economia de tempo e investimento na qualidade do projeto. Investir em planejamento reduzir incertezas.Para os projetos definidos como complexidade 5, ou PRIVATE, podem ser acrescentadas as etapas E Planejamento da Gesto da Mudana e F Planejamento da Gesto da Integrao, as quais devem ser desenvolvidas de acordo com escopo negociado comercialmente.

C Desenvolvimento dos Planos do Projeto

Esta etapa abrange o detalhamento, o planejamento de treinamento e a elaborao do MIT030 - Plano do Projeto.Define e refina os objetivos e planeja a ao necessria para alcanar os objetivos do projeto, assim como a entrega do escopo para os quais o projeto foi contratado. So contempladas todas as 9 reas de conhecimento de acordo com o PMBOK: Escopo, Tempo, Custo, Qualidade, Recursos Humanos, Comunicao, Riscos, Aquisies e Integraes.Os documentos referentes s reas de conhecimento a serem gerados devem seguir a obrigatoriedade do MIT014 Definio de Complexidade.Para os projetos de Alta e Altssima complexidade (nveis 4 e 5), ter os planos complementares bem definidos e aplicados pode ser o diferencial para obter projetos bem sucedidos sendo, portanto obrigatria sua gerao.Mudanas significativas aprovadas, que venham a ocorrer durante todo o ciclo de vida do projeto, faro com que seja necessrio reexaminar um ou mais processos do planejamento, assim como atualizar o MIT030 Plano do Projeto.A concluso da fase de Planejamento ocorrer quando da validao e apresentao do Plano junto ao cliente.

C1 Planejamento do TreinamentoEnvolvidosCoordenador de Projetos TOTVSCoordenador de Projetos Cliente

Recursos NecessriosContrato/PropostaMIT021 Termo de Abertura

SadasProgramao dos treinamentos realizada.MIT005 Ata de Reunio

Devem ser definidos os usurios que participaro do treinamento de cada aplicativo, assim como as datas e horrios. Esses usurios sero replicadores de conhecimento no Cliente. O treinamento em questo realizado em sala de aula e est previsto para as funcionalidades padro do produto. A atividade deve ser realizada para o produto que predispe a necessidade desse treinamento.Esta atividade no obrigatria. A mesma ocorre quando o cliente contrata o treinamento padro no escopo comercial da proposta e recomendada,principalmente, quando o cliente deseja assumir o suporte local do ERP.

C2 Elaborao do Plano do ProjetoEnvolvidosGestor de Portflio TOTVSCoordenador de Projeto TOTVSCoordenador de Projeto ClienteAnalistas de Implementao


SadasMIT030 - Plano do ProjetoMIT005 Ata de Reunio

O plano de projeto o documento que rene e organiza todos os documentos da fase de planejamento da metodologia, devendo ser elaborado pela equipe de gerenciamento do projeto e aprovado pelo patrocinador. O plano de projeto define como o projeto ser executado, monitorado, controlado e encerrado e planeja a ao necessria para alcanar os objetivos e o escopo para os quais o projeto foi aprovado.Durante o planejamento, a equipe do projeto deve envolver todas as partes interessadas adequadas dependendo da influncia delas no projeto e nos seus resultados, criando um ambiente no qual as partes interessadas possam contribuir de forma adequada. sempre muito importante que as definies do projeto sejam feitas e/ou validadas em conjunto com o Gestor do projeto do Cliente, o que facilitar muito o entendimento e homologao do planejamento do projeto com o cliente no trmino da fase de planejamento.O contedo do escopo funcional deve ser o mesmo escopo definido na proposta comercial. O MIT021 - Termo de Abertura deve ser consultado para observao das diretrizes gerais para o projeto.O MIT030 - Plano do Projeto, o MIT032 - Cronograma do Projeto e o MIT036- Matriz de Riscos sero as principais ferramentas utilizadas para o gerenciamento do projeto. Devem ser os principais documentos consultados, complementados e revisados em toda a fase de planejamento do projeto. Os mesmos tambm orientaro as fases de execuo sendo, portanto documentos que devem estar sempre alinhados com o Coordenador de projetos do Cliente.Uma vez aprovado sempre que houver alteraes, dever ser amplamente divulgado s partes interessadas no projeto, gerando novas verses do documento.Caso existam customizaes previstas em contrato o lder da Fabrica de Software ira encaminhar o Plano de Projetos do projeto da Fabrica para que o Coordenador de Projetos inclua o mesmo no MIT030 - Plano do Projeto.Lembre-se de efetuar o registro de todas as Lies aprendidas at o momento no projeto atravs da MIT060 Lies Aprendidas.

C3 EscopoEnvolvidosGestor de Portflio TOTVSCoordenador de Projetos TOTVSCoordenador de Projetos ClienteAnalistas de Implementao

Recursos NecessriosContrato/PropostaMIT021 Termo de AberturaMIT030 Plano do Projeto

SadasMIT031 Solicitao de Mudana

O gerenciamento do escopo visa garantir a entrega do que foi contratado, somente o que foi contratado, e que qualquer alterao ser renegociada com o cliente.Contempla tambm o papel do coordenador de projetos de influenciar os fatores geradores de mudana, o processo para analisar impacto e integrar mudanas do escopo a outros processos de controle e tambm o processo e regras para a aceitao das entregas do projeto.O documento gerado para planejamento e controle de escopo o MIT031 Solicitao de Mudana, este documento formaliza as regras para que todas as mudanas solicitadas, aes corretivas e preventivas recomendadas sejam processadas e aprovadas pelo cliente. As alteraes devero ser identificadas como alterao de escopo de produto que se refere s mudanas necessrias nos sistemas e alteraes no escopo de projeto que se referem s alteraes de escopo nos processos definidos no levantamento de processos. As alteraes de escopo de projeto podem demandar alteraes de quantidade de horas ou alteraes que no impactem em contratao de mais horas, porm demandaro mais tempo para concluso do projeto as duas situaes devero ser identificadas, documentadas e aprovadas.Caso exista projeto de desenvolvimento junto a Fbrica de Software contemplar e formalizar a alterao de escopo.

C4 TempoEnvolvidosGestor de Portflio TOTVSCoordenador de Projetos TOTVSCoordenador de Projetos ClienteAnalistas de Implementao


SadasMIT032 Cronograma do Projeto (PMS)

O gerenciamento do tempo visa garantir que o projeto ser entregue dentro do prazo acordado com o cliente.O principal produto do gerenciamento de tempo o cronograma que dever identificar as atividades, seqncia das atividades, estimativa de recursos, estimativa de durao.O cronograma deve ser definido junto com o cliente, destacando as tarefas que sero executadas pelo cliente, de forma que seja efetuado o planejamento da disponibilidade dos seus recursos.Dever ficar claro qual ser a carga de trabalho do cliente e qual ser a carga de trabalho da TOTVS. O coordenador de projeto TOTVS dever apresentar e explicar o cronograma aos Analistas de implementao que participaro do projeto. Este procedimento permitir aos Analistas de implementao uma viso global do projeto que esto inseridos e assim tomaro conhecimento formal dos prazos que foram estabelecidos para o seu cumprimento.As regras de paralisao ou reduo das atividades em funo de atrasos ou no pagamento de faturas da TOTVS devero ser definidas.Decidir sobre a utilizao de tcnicas de compresso do cronograma por incluso de mais recursos (crashing) ou por realizar atividades em paralelo (fast-tracking).Para as possveis customizaes e projetos junto a Fbrica de Software, inclu-las no cronograma, definindo os prazos para disponibilizao, testes e liberao para uso no ambiente do cliente. Informar para cada tarefa os responsveis pelo projeto do lado do Cliente e da TOTVS.O cronograma ser gerado atravs da ferramenta PMS de acordo com informaes de escopo de produto gerado no CRM e WBS padro da Metodologia de Implementao a ser aplicada.O analista de implementao dever seguir rigorosamente os prazos estabelecidos no cronograma e, em caso de divergncias, o coordenador do projeto TOTVS dever ser comunicado.Os prazos podero ser alterados quando ocorrerem as seguintes situaes: Alterao de escopo, solicitao do cliente ou solicitao do coordenador de projeto TOTVS.As reunies de avaliao do projeto sero utilizadas para anlise da necessidade de alterao de prazo e para a definio de novas datas. O cronograma dever ser atualizado com as novas datas e encaminhado aos envolvidos na execuo do projeto. necessrio avaliar o impacto da mudana do prazo nas demais variveis do projeto.

C5 CustoEnvolvidosGestor de Portflio TOTVSCoordenador de Projetos TOTVSCoordenador de Projetos ClienteAnalistas de Implementao


SadasOramento (PMS)

O gerenciamento do custo visa garantir que o custo contratado com o cliente seja cumprido e que a TOTVS tenha o resultado esperado.Inicialmente o controle de custos ser efetuado a partir da quantidade de horas de implementao estabelecida no contrato. Caso haja divergncia entre a quantidade de horas do contrato e a necessidade apurada no levantamento de dados, caber ao departamento comercial realizar nova negociao junto ao cliente. Dever ser realizada uma estimativa de custos para cada atividade do projeto e elaborar um oramento geral para o projeto, deve-se utilizar da ferramenta PMS para elaborar este oramento.Para controle de custo precisam ser avaliados os seguintes pontos: Regras para paralisao ou reduo das atividades do projeto em funo de limites de custos em projetos de investimento ou projetos abertos. Processo para comparar andamento do projeto com o pagamento das faturas do projeto. Avaliao de custo hora de todos os recursos disponveis. Custo de plano de resposta aos riscos do projeto. Atividades externas equipe do projeto como fbrica de software ou de outras empresas contratadas Custos que no debitam o projeto como de analistas em treinamento e acompanhamento, horas de retrabalho, erros de produto ou horas improdutivas para apurar o custo total do projeto. Custos das atividades e entregas de gerenciamento do projeto como reunies, preenchimento de documentos, coleta de validaes, comunicao do projeto s partes interessadas. Regras para aprovao de mudana nos custos dos projetos de investimento ou projetos fechados em que o patrocinador a TOTVS. Regras para aprovao de mudanas nos custos dos projetos, horas abertas ou banco de horas em que o patrocinador do projeto o cliente. Reduo dos custos de viagens ou despesas para aumentar os recursos para as atividades do projeto.A rentabilidade do projeto ser acompanhada e avaliada com relatrio de rentabilidade a ser extrado da ferramenta PMS.

C6 QualidadeEnvolvidosGestor de Portflio TOTVSCoordenador de Projetos TOTVSCoordenador de Projetos ClienteAnalistas de Implementao


SadasMIT033 Requisitos de EntregaMIT037 Roteiro de CapacitaoMIT053 Roteiro de ConversoMIT055 Roteiro de InterfaceMIT045 Roteiro de Prottipo

O gerenciamento da qualidade visa garantir formalmente que os processos contratados foram efetivamente implantados.A qualidade ser atestada quando cada processo for simulado e validado junto ao cliente e os documentos de validao assinados.Sero criados vrios documentos para a garantia da qualidade: MIT033 Requisitos de entrega - que dever conter a lista de entregas e requisitos para atender a qualidade e considerar o projeto como entregue MIT037 Roteiro de Capacitao que serve como uma definio quanto ao processo para planejamento e execuo dos treinamentos. MIT053 Roteiro de Converso - define as regras para o sucesso da converso/carga dos dados de legado ou outras fontes de informao para o novo sistema. MIT055 Roteiro de Interface - planeja e demonstra a interao entre os produtos TOTVS e produtos legados. MIT045 Roteiro de Prottipo - registra como sero realizados os testes, o que ser testado e tambm documenta aspectos globais relacionados a testes. Isso possibilitar uma bem-sucedida coordenao e conduo de testes no projeto.Para controle da qualidade precisam ser avaliados os seguintes pontos: Padres de qualidade relevantes para as entregas e determinar como satisfaz-los Auditoria nos processos para garantir que a metodologia est sendo seguida Plano de treinamento e capacitao dos usurios chave, plano de testes pelos analistas, plano de testes pelos usurios chave e testes mnimos obrigatrios para as rotinas do sistema inclusive de Fabrica de Software caso no projeto exista um projeto de Fabrica de Software Custos da qualidade (investimento em preveno e em avaliao ou testes) devem ser inferiores aos benefcios, custos da no qualidade (retrabalho, satisfao do cliente, impacto nas operaes do cliente, impacto nos negcios do cliente) Lista de verificao para mudanas de fase, virada do sistema e para aprovao das entregas. Comunicao da poltica de qualidade s partes interessadas. Documentao das decises do cliente com impacto na qualidade das entregas do projeto. Relatrio de desempenho da qualidade das entregas do projeto. Registro de todos os erros e problemas, aes corretivas escolhidas, causas identificadas e lies aprendidas.Monitoramento da Maturidade em ProjetosSer realizado o trabalho de Monitoramento de Maturidade em Projetos pela equipe do PMO atravs de anlise da documentao gerada e aprovada pelo cliente e entrevista com o coordenador de projetos TOTVS e cliente quando necessrio.As informaes obtidas atravs deste trabalho serviro para a constante evoluo da metodologia e as no conformidades detectadas sero registradas atravs de orientaes e plano de ao ao coordenador de projetos.Reunies no cliente podero ser realizadas desde que sejam agendadas com a equipe de servios e aceitas pelo cliente.

C7 Recursos HumanosEnvolvidosGestor de Portflio TOTVSCoordenador de Projetos TOTVSCoordenador de Projetos ClienteAnalistas de Implementao


SadasMIT034 Matriz de Responsabilidades

O gerenciamento de recursos humanos visa garantir que a equipe do projeto seja alocada de forma otimizada, identificando e documentando as responsabilidades e as relaes hierrquicas entre os envolvidos no projeto.O coordenador de projetos TOTVS e o coordenador de projetos cliente devem evitar a troca de integrantes da equipe evitando assim retrabalho e retreinamento.Em caso de substituio de recursos da TOTVS: o coordenador de projetos TOTVS definir o substituto e comunicar ao cliente. Em caso de substituio de recurso do cliente: o coordenador de projetos TOTVS dever avaliar impactos (tempo e custos) que podero ocorrer no desenvolvimento do projeto e tambm comunicar formalmente ao cliente.Dever ser atualizado o documento a ser gerado para gerenciamento de recursos humanos, o MIT034 Matriz de Responsabilidades que proporcionar entendimento claro de funes e responsabilidades por parte dos recursos humanos TOTVS e cliente.Para gerenciamento de recursos humanos precisam ser avaliados os seguintes pontos: Riscos de sada de membros da equipe ou de partes interessadas chave para o projeto Diretrio com informaes sobre os membros do projeto (nome, empresa/cargo, telefone e e-mail) Responsabilidades j atribudas nos planos de riscos, qualidade e comunicao. Comprometimento dos usurios chave com as atividades agendadas para o projeto Necessidades e grau de especializao dos recursos para o projeto Compartilhamento de informaes para aumentar a coeso atravs do trabalho em equipe. Agrupar os membros da equipe do projeto em uma sala ou mesmo local fsico para aumentar sua capacidade de atuar como equipe Acompanhamento do desempenho dos membros da equipe, fornecer feedback. Necessidade de treinamento para os membros da equipe do projeto Plano de reconhecimento e premiao Avaliaes individuais ou em grupo.

C8 ComunicaoEnvolvidosGestor de Portflio TOTVSCoordenador de Projetos TOTVSCoordenador de Projetos ClienteAnalistas de Implementao


SadasMIT035 Matriz de Comunicaes

O gerenciamento da comunicao visa garantir que todas as informaes relacionadas ao projeto cheguem s pessoas corretas no tempo certo. O mesmo, nesse ponto, menos abrangente que a atividade de comunicao realizada na etapa de G - Planejamento da Gesto da Mudana.O principal produto do planejamento de comunicao e o MIT035 Matriz de Comunicaes: Dever deixar claros os eventos de comunicao do projeto.Deve constar na matriz de comunicao os itens de comunicao, objetivos, freqncia, prazos, formato, meio, nome do responsvel e destinatrio.Um dos itens de comunicao do plano so as reunies, todas as reunies devem possuir uma Ata e algumas so destacadas abaixo: Reunio de Transio Comercial tem como objetivo a transio das informaes de negociao comercial. Reunio de Alinhamento de expectativas com o cliente tem como objetivo alinhar as expectativas do cliente no momento da aquisio do projeto e passar as informaes conduo do projeto. Reunio de Apresentao de Gesto de Projetos tem como objetivo contextualizar o coordenador de projetos do cliente com as prticas de mercado em relao gesto de projetos. Reunio de Abertura de Projetos tem como objetivo apresentar o plano de projeto concludo e buscar o comprometimento da equipe com o projeto. Reunio de Validao do Prottipo tem como objetivo validar a conduo e os objetivos alcanados na realizao do prottipo. Reunio de Preparao para Entrada em Produo tem como objetivo acompanhar e validar as ltimas atividades e aes necessrias para entrada do produto em produo. Reunies de Acompanhamento tem como objetivo registrar e acompanhar a evoluo do projeto, os resultados parciais obtidos, a avaliao do cronograma e a qualidade obtida. Reunio de Encerramento tem como objetivo formalizar o encerramento do projeto, bem como apresentar os resultados obtidos, discutir os desvios ocorridos fornecendo dados e experincias sobre o gerenciamento de projetos.Para gerenciamento de comunicao precisam ser avaliados os seguintes pontos: Identificao de todos os interessados que participam do projeto. Identificao das necessidades de informaes das partes interessadas e estabelecer formato e freqncia adequada para cada parte interessada. Definio dos meios de comunicao adequados para a situao (e-mail, relatrio formal, pessoalmente, reunies, eventos) Previso de eventos de comunicao no cronograma (reunio de abertura, avaliao de equipe, avaliao dos planos do projeto, encerramento) Planejamento de comunicao dos problemas resolvidos s partes interessadas.

C9 RiscosEnvolvidosGestor de Portflio TOTVSCoordenador de Projetos TOTVSCoordenador de Projetos ClienteAnalistas de Implementao


SadasMIT036 Matriz de Riscos

O gerenciamento de riscos visa garantir que sejam identificados, qualificados e quantificados e definidas respostas para riscos identificados no projeto.Com base na anlise dos documentos j elaborados at esta atividade, nas entrevistas e reunies com o cliente, com o coordenador de projetos do cliente, com a equipe comercial e a equipe do projeto, fazer a identificao dos riscos j conhecidos, qualificando e listando-os no MIT036 Matriz de Riscos, descrevendo tambm as aes mais adequadas para trat-los. Este um importante instrumento de apoio a gesto do projeto e ser base de controle dos riscos durante todo o projeto, sendo atualizado quando necessrio. Tambm ser utilizado como base para o desenvolvimento das instrues e estratgias para a gesto de riscos no documento "Gerenciamento de Riscos", quando aplicvel. Todo projeto envolve riscos, com maior ou menor impacto e probabilidade de ocorrer. Sendo assim, a identificao dos mesmos obrigatria a partir do nvel 3 de complexidade e desejvel para projetos considerados de baixa complexidade, pois o coordenador de projetos TOTVS pode elaborar facilmente uma lista e realizar as anlises correspondentes, aumentando as chances de um projeto bem gerenciado.Para gerenciamento de riscos precisam ser avaliados os seguintes pontos: Os riscos devem ser agrupados em categorias (tcnicos, gerencial, poltico, legal, externos, organizacional) Processo, freqncia e pblico envolvido nos ciclos para identificao de novos riscos, mudanas nos riscos medida que as fases do projeto so concludas. Riscos devido a incertezas das premissas. Riscos Negativos: Definio de aceitar porque no pode ser eliminado. Riscos Positivos: Definio de explorar eliminar a incerteza e aproveitar a oportunidade, compartilhar atribuir a terceiros para utilizar a oportunidade em benefcio do projeto, melhorar aumentar o tamanho da oportunidade pela maximizao dos principais acionadores de risco. Riscos residuais ou que permanecem mesmo aps a realizao de respostas planejadas Riscos secundrios que surgem como resultado direto da implementao de uma resposta a riscos.

C10 AquisiesEnvolvidosGestor de Portflio TOTVSCoordenador de Projetos TOTVSCoordenador de Projetos ClienteAnalistas de Implementao


SadasSolicitaes de Aquisies / emprstimos

O gerenciamento de aquisies visa garantir que o projeto foi analisado e identificadas quais necessidades podem ser melhor atendidas pela compra ou aquisio de produtos ou servios de terceiros ou de reas internas da TOTVS.A solicitao de aquisies no projeto de implementao a contratao de terceiros para conduo de partes ou toda a implementao junto ao cliente, pode ser tambm a contratao da fbrica de software para personalizaes identificadas no processo.Para solicitao e acompanhamento de todo o processo de aquisies ser utilizada a ferramenta PMS.Para gerenciamento de aquisies precisam ser avaliados os seguintes pontos: Processo para contatar, solicitar respostas e selecionar fornecedores Processo para administrar e encerrar os contratos Documentos de requisitos dos produtos e servios ou resultados esperados (relacionar com os requisitos do projeto) Nvel de formalizao para cada aquisio (pedido, proposta, contrato) Cronograma do projeto ajustado para considerar o cronograma de entregas do fornecedor ou negociar com o fornecedor prazos limite para as entregas, em funo de marcos de cronograma j assumidos com o cliente Definir qual ser a relao entre cliente e subcontratado Considerar fornecedor contratado na anlise de partes interessadas Impacto da contratao dos fornecedores nos planos de escopo, comunicao, riscos, custos, qualidade, cronograma.Para encerramento dos contratos precisam ser avaliados os seguintes pontos: Processo para gerenciar a execuo, monitoramento e encerramento dos servios prestados ou produtos adquiridos para o projeto Requisitos de entrega e de desempenho especificados dentro dos contratos Processo para garantir que o desempenho do fornecedor atenda aos requisitos contratuais e termos do contrato Autorizao do trabalho da contratada no tempo adequado Monitoramento do custo, cronograma e desempenho tcnico da contratada Inspeo e verificao da qualidade das entregas do fornecedor Mudanas aprovadas divulgadas corretamente Gerenciamento dos pagamentos pelos produtos e servios do contrato (comparar evoluo dos servios com os pagamentos) Plano de comunicao para comunicao do andamento do trabalho Anlise de desempenho, auditoria e inspeo de acordo com o estabelecido no contrato Garantia que todas as entregas e trabalhos foram aceitos antes do encerramento dos contratos Observao de termos ou condies no contrato para o seu encerramento Resciso, caso houver, documentar os motivos Formalizao do encerramento do contrato

C11 IntegraesEnvolvidosGestor de Portflio TOTVSCoordenador de Projetos TOTVSCoordenador de Projetos ClienteAnalistas de Implementao


Sadas

O gerenciamento das integraes visa garantir a integrao e coordenao de todos os planos auxiliares e possibilitar a orientao da equipe para a execuo das atividades do projeto, para o monitoramento e controle dos resultados.Para gerenciamento da integrao precisam ser avaliados os seguintes pontos: As mudanas de etapas do projeto devem ser encerradas atravs de validaes do cliente. Os motivos que levaram o cliente a no aceitar as entregas devem ser examinados e entendidos. Quanto mais cedo os problemas e reclamaes forem tratados e resolvidos, menores os impactos no resultado final do projeto. Liberar acesso e vincular analistas as tarefas do projeto no PMS. O apontamento das horas no projeto para garantir a execuo das atividades com detalhes suficientes para o coordenador de projetos avaliar o andamento fsico. Documentao do projeto preenchida e com a assinatura e validao do cliente. Lies aprendidas coletadas durante todo o projeto. Metodologia de implementao aplicada. Necessidade de documentos que o usurio precisa providenciar para prottipos. Conscientizao do Usurio Chave da importncia da realizao de suas atividades. Avaliao do escopo, qualidade das entregas de requisitos e da situao de todas as mudanas solicitadas, aes corretivas, aes preventivas, lista de tarefas e pendncias e registro de riscos antes da entrada em produo. Garantia de aes corretivas ou preventivas tomadas no momento certo. Avaliao de medies e anlise de tendncias para ter uma viso clara da sade do projeto. Comparao do desempenho real com as linhas de base e com o Plano de Projeto para determinar se so indicadas aes preventivas ou corretivas e recomendar estas aes conforme necessrio. No implementar mudanas, aes corretivas ou preventivas sem formalizao ou aprovao. No deixar de implementar mudanas aes corretivas ou preventivas j formalizadas e aprovadas. Avaliao se as atividades do projeto foram concludas Requisitos de aprovao atendidos e entregas aceitas Documentao do projeto preenchida Documentar motivo e atividades realizadas em caso de cancelamento ou interrupo do projeto. Reunio de encerramento no cliente e TOTVS e formalizao das lies aprendidas. Entrega da documentao do projeto ao PMO para arquivamento Encerramento do projeto sistemicamente (CFP, PMS) Encerramento do contrato associado ao projeto.Caso o cliente possua projetos de desenvolvimento junto rea de Fbrica de Software ou projeto de investimento em produto junto equipe de Inteligncia de Produto e estes projetos estejam integrados ao projeto de implementao do produto dever ser contemplado no processo de gerenciamento de integraes.O coordenador de projetos TOTVS dever acompanhar o andamento dos diversos projetos no cliente, ajustar o cronograma de acordo com as integraes dos projetos e garantir a integrao dos projetos.D - Modelagem dos Processos

Nesta etapa o objetivo , utilizando-se de todo o planejamento do projeto, fazer o levantamento necessrio das informaes do cliente, dos processos de negcio envolvidos, e se necessrio, revisar e ajustar os planos j feitos, firmar o cronograma, preparando-se para homologao de todo o contedo do planejamento com o Cliente.Efetuar o levantamento dos processos existentes no cliente, coletando informaes e transformando-as em conhecimento. O resultado final um documento que servir de ajuda para a parametrizao do sistema. O levantamento permite a definio do escopo detalhado para a implementao de cada aplicativo.Fornecer a base de apoio a todos os envolvidos, para conhecer os processos do cliente durante a realizao do prottipo, deve atender as seguintes exigncias: Tem que ser construdo com qualidade e ser entendido como a fase mais importante do planejamento para a implementao. O documento gerado tem que ser aprovado pelo cliente aps a apresentao a todos os participantes do comit. Deve estar disponvel no local, onde os Analistas de implementao realizaro seus treinamentos, para que seja consultado em cada visita e seguido como roteiro de implementao. Servir de apoio aos coordenadores como documento de verificao sobre as atividades executadas pelos Analistas de implementao. O levantamento deve ser atualizado cada vez que so identificadas diferenas em relao ao definido originalmente, para planejar potenciais mudanas no escopo do projeto. O Fluxograma dos processos deve destacar a importncia ou o peso que cada processo tem no contexto do cliente, de forma que este peso possa ser indicado na MIT051 - Matriz de Conhecimento a ser aplicada nas fases de prottipo. No levantamento dos processos, as no aderncias do produto ao processo do cliente devem ser registradas no MIT006 Lista de Tarefas e Pendncias.

D1 LevantamentoEnvolvidosAnalistas de ImplementaoLderes de ProcessoUsurios Chave

Recursos NecessriosMIT021 Termo de AberturaMIT030 Plano do ProjetoMIT031 Solicitao de MudanaMIT032 Cronograma do ProjetoMIT033 Requisitos de EntregaMIT037 Roteiro de CapacitaoMIT053 Roteiro de ConversoMIT055 Roteiro de InterfaceMIT045 Roteiro de ProttipoMIT034 Matriz de ResponsabilidadesMIT035 Matriz de ComunicaoMIT036 Matriz de RiscosMIT048 Apresentao Especificao Processo

SadasLevantamento do processo e caractersticas do cliente.

A partir da agenda fechada com o Cliente, efetuar as entrevistas com cada um dos usurios responsveis apontados para os respectivos processos, coletando as informaes necessrias sobre as funes existentes em seus processos, as entradas, o trabalho realizado e as correspondentes sadas, gerando assim, o fluxo do processo / funes. Esse detalhamento deve ser feito em nvel suficiente para que seja possvel definir o processo implementado com o uso dos produtos TOTVS. Deve ser a base de apoio para que o Analista de Implementao conhea o ambiente do Cliente, assim como para a realizao dos prottipos.Caso sejam identificados itens de potencial no aderncia do produto ao processo do Cliente, os mesmos devem ser detalhados. Para cada potencial no aderncia encontrada, o Analista de Implementao deve procurar apresentar uma soluo utilizando o produto, evitando personalizaes.Devem ser entendidas as necessidades de personalizaes somente daqueles processos especficos do Cliente para as quais tenham sido esgotadas todas as possibilidades e formas do produto.D2 DocumentaoEnvolvidosAnalistas de Implementao

Recursos NecessriosMIT021 Termo de AberturaMIT030 Plano do ProjetoMIT031 Solicitao de MudanaMIT032 Cronograma do ProjetoMIT033 Requisitos de EntregaMIT037 Roteiro de CapacitaoMIT053 Roteiro de ConversoMIT055 Roteiro de InterfaceMIT045 Roteiro de ProttipoMIT034 Matriz de ResponsabilidadesMIT035 Matriz de ComunicaoMIT036 Matriz de Riscos

SadasMIT041 Especificao de ProcessoMIT042 Fluxograma de ProcessoMIT043 Especificao de ParametrizaoMIT044 Especificao de PersonalizaoMIT006 Lista de Tarefas e PendnciasMIT046 Anlise de GAPSMIT045 Roteiro de Prottipo

Define as fases a serem executadas, fazendo com que somente os processos que interessam ao cliente sejam simulados, evitando ter que percorrer todas as funcionalidades que produto oferece. Devem atingir um nvel de detalhe que permita fornecer informaes sobre o grau de complexidade do processo, pontos crticos e seqncia de atividades.A documentao ser o roteiro de trabalho para toda a implementao. de extrema importncia que nesta documentao estejam consideradas as necessidades de definies para a correta parametrizao do produto e que estas definies estejam disponveis no momento requerido pela etapa de Implementao.Nesta atividade devero ser gerados os seguintes documentos: MIT041 Especificao de Processo: Dever registrar o processo proposto, tal como ser efetivamente implantado. Dever registrar tambm o processo atual do cliente, para registrar a mudana no processo. MIT042 Fluxograma de Processo: Contm a representao grfica da descrio de cada processo. O Fluxograma indispensvel, pois substitui a descrio textual do processo e facilita a compreenso do usurio quanto ao processo que ser implantado. MIT043 Especificao de parametrizao: Fornece ao analista de implementao as parametrizaes necessrias para que os processos levantados no cliente funcionem nos produtos que sero implantados. Este documento necessrio no caso de produto com alto nvel de parametrizao. No caso de produto Datasul este documento de especificao de parametrizao pode ser preenchido no momento da realizao da capacitao. MIT044 Especificao de personalizao: Contm o detalhe funcional da personalizao identificada como necessria no cliente. Este documento deve ser encaminhado para a equipe de Arquitetos de Soluo atravs da Central de Solues, os quais faro a estimativa de horas e proposta para ser apresentada ao cliente. Caso seja necessrio a Central de Solues envolver a Fabrica de Software para estimar o projeto. MIT006 Lista de Tarefas e Pendncias Documento de Controle que pode ser aberto nesta atividade para registrar as pendncias de informaes do cliente e tambm Chamado abertos para desenvolvimento de personalizaes identificadas. MIT046 Anlise de GAPS Documento utilizado para registrar e controlar os itens divergentes entre o escopo original contratado e as necessidades levantadas durantes as entrevistas com os usurios chave. Neste documento ser registrada a lista de GAPs para tomada de deciso. MIT045 Roteiro de Prottipo Deve ser confeccionado em reunio do coordenador do projeto TOTVS com os Analistas de implementao. Este documento servir como roteiro para o cliente e Analistas de implementao, quais as atividades importantes e necessrias a serem executadas no prottipo integrado. Precisa-se ter claro neste momento o papel dos seguintes documentos: MIT006 Lista de Tarefas e Pendncias Tem como objetivo o registro das atividades e pendncias que servir como ferramenta nas reunies de acompanhamento do projeto para verificar prazos e responsveis das pendncias que esto impactando no andamento do projeto. Ter um nvel de detalhe que no precisa ser includo no cronograma.

MIT032 Cronograma do Projeto Tem como objetivo o acompanhamento do andamento do projeto atravs da Estrutura Analtica de Projeto padro para anlise gerencial e detalhada no nvel de pacotes de trabalho, entregveis para anlise do coordenador de projetos TOTVS e cliente atravs dos apontamentos das horas aplicadas e progresso fsico das mesmas.

D3 Avaliar Aderncia do Processo no SistemaEnvolvidosAnalistas de ImplementaoComit do Projeto

Recursos NecessriosMIT041 - Especificao de ProcessoMIT042 - Fluxograma de ProcessoMIT043 - Especificao de ParametrizaoMIT044 - Especificao de PersonalizaoMIT046 - Anlise de GAPS

SadasMIT041 - Especificao de ProcessoMIT042 - Fluxograma de ProcessoMIT046 - Anlise de GAPS

Um dos objetivos desta etapa validar todos os desenhos de processos levantados e documentados. Recomenda-se, para uma boa prtica, utilizar a dinmica na qual o consultor de sistemas realiza a demo do processo documentado. Entretanto, fundamental que o mesmo seja realizado no nvel de rotina de sistema. Esta atividade lhe permite, ao cliente, um maior nvel de conforto em relao soluo a ser implantada e, TOTVS, definir e fechar o escopo do projeto detalhado.O outro objetivo corresponde aprovao de GAPs. Caso a mesma no tenha sido negociada no momento da venda, deve ser feita neste momento.A realizao desta atividade depender da complexidade do projeto. Caso a complexidade seja 5, ou PRIVATE, poder ser realizada.

D4 Validao e AprovaoEnvolvidosAnalistas de ImplementaoComit do Projeto

Recursos NecessriosMIT021 - Termo de AberturaMIT041 - Especificao de ProcessoMIT042 - Fluxograma de ProcessoMIT043 - Especificao de ParametrizaoMIT044 - Especificao de PersonalizaoMIT006 - Lista de Tarefas e PendnciasMIT046 - Anlise de GAPS

SadasMIT021 - Termo de AberturaMIT041 - Especificao de ProcessoMIT042 - Fluxograma de ProcessoMIT043 - Especificao de ParametrizaoMIT044 - Especificao de PersonalizaoMIT006 - Lista de Tarefas e PendnciasMIT046 - Anlise de GAPSMIT045 Roteiro de ProttipoMIT005 - Ata de Reunio

Em reunio com a presena de todos os integrantes do Comit do Projeto e quando necessrio o Executivo da Conta TOTVS responsvel pelo cliente, devem ser apresentados os levantamentos de processos, processos propostos e relao de personalizaes para que o Comit promova sua anlise e aprovao.Caso sejam aprovadas as personalizaes identificadas avaliar a necessidade de solicitar a participao da equipe da Fbrica de Software para elaborar o levantamento detalhado e oramento para apresentao ao cliente.Se aprovado um projeto de desenvolvimento junto a Fbrica de Software o coordenador de projetos TOTVS ser responsvel pela integrao dos dois projetos atuando como canal de comunicao junto ao cliente. Lembre-se de efetuar o registro de todas as Lies aprendidas at o momento no projeto atravs da MIT060 Lies Aprendidas.

E Planejamento da Gesto da Mudana

O planejamento da gesto da mudana tem como objetivo garantir que o ritmo e a profundidade da mudana sejam gerenciados com eficcia, proporcionando o alcance dos resultados desejados com a realizao do projeto.Esta etapa abrange o planejamento da equipe de gesto da mudana do projeto e da comunicao interna, o mapeamento dos stakeholders, o levantamento das premissas de comunicao e capacitao, a definio da estratgia de gesto da mudana e a identificao dos impactos organizacionais.A concluso da fase de Planejamento da Gesto da Mudana ocorre quando da validao e apresentao da estratgia de Gesto de Mudana junto ao cliente.

E1 Planejar a Equipe de Gesto da Mudana e Comunicao InternaEnvolvidosCoordenador de Projeto TOTVS


SadasEquipe de Gesto da Mudana DefinidaMIT035 Matriz de Comunicao Interna

O planejamento da equipe da gesto da mudana visa garantir que os integrantes sejam alocados de forma otimizada, identificando e documentando as responsabilidades, assim como as relaes hierrquicas entre os envolvidos no projeto.A composio da Equipe da Gesto da Mudana deve levar em considerao o escopo do projeto e a complexidade da mudana proposta, a disperso geogrfica do cliente e a maturidade cultural do mesmo. Todos estes elementos serviro de entrada para a tomada de deciso sobre as disciplinas de gesto da mudana a serem adotadas no projeto e, conseqentemente, do tamanho da equipe e especializao de seus integrantes.O coordenador de projetos TOTVS e o coordenador de projetos do cliente devem evitar a troca de integrantes da equipe evitando assim retrabalho e novas necessidades de treinamento.Em caso de substituio de recursos da TOTVS: o coordenador de projetos TOTVS definir o substituto e far a respectiva comunicao ao cliente. Em caso de substituio de recurso do cliente: o coordenador de projetos TOTVS dever avaliar os impactos (tempo e custo) que podero ocorrer no desenvolvimento do projeto e tambm comunicar, formalmente, ao cliente.Dever ser atualizado o documento a ser gerado para gerenciamento da equipe do projeto:MIT034 Matriz de Responsabilidades: proporciona o entendimento claro das funes e responsabilidades por parte dos recursos humanos TOTVS e clientes.Para a realizao do planejamento da equipe de gesto da mudana precisam ser avaliados os seguintes pontos: Escopo do projeto e complexidade da mudana proposta Disperso geogrfica do cliente e necessidade de atuao em outras filiais, cidades, etc. Riscos de sada de membros da equipe ou de partes interessadas chave para o projeto Necessidades e grau de especializao dos recursos para o projeto Responsabilidades j atribudas nos planos de riscos, qualidade e comunicao Comprometimento dos usurios chave com as atividades agendadas para o projeto.Aps o planejamento da equipe, os seguintes itens devem ser providenciados: Diretrio com informaes sobre os membros do projeto (nome, empresa/cargo, telefone e e-mail) Agrupar os membros da equipe de gesto da mudana em uma sala ou mesmo local fsico para aumentar sua capacidade de atuar como equipe Necessidade de treinamento para os membros da equipe de gesto da mudana Compartilhamento de informaes para aumentar a coeso atravs do trabalho em equipe.Para o ltimo item, deve ser definido todo o processo de comunicao interna do projeto.A comunicao interna toda a informao trocada entre os principais envolvidos no projeto por parte da TOTVS (na figura dos analistas, gerentes, consultores, etc.) e do cliente (na figura do comit executivo, gestores e facilitadores, etc.). A troca de e-mails sobre agendamento de reunies, validao de entregveis e envio das principais atividades do projeto a serem realizadas na semana exemplo de comunicao interna.Portanto, o plano de comunicao interna deve ser criado de forma a garantir que a comunicao entre todas as pessoas envolvidas no projeto seja efetiva, sem distoro e atingindo somente o pblico necessrio. Para isso, o plano de comunicao interna deve considerar os seguintes pontos: Pblico a ser envolvido. Devem-se definir quais pessoas (cliente e TOTVS) sero envolvidas em cada tipo de comunicao enviada internamente. Canais de comunicao Fluxo de aprovaes necessrias Tipo e contedo das mensagens PeriodicidadeA criao do plano de comunicao tem como sada a MIT035 Matriz de Comunicao (interna), a qual dever ser atualizada de acordo com as mudanas que possam ocorrer no plano de comunicao interna.E2 Mapear StakeholdersEnvolvidosCoordenador de Projetos TOTVSLder da equipe de Gesto da MudanaCoordenador de Projetos do Cliente


SadasMIT056 Mapeamento Stakeholders

O mapeamento dos stakeholders a etapa onde sero identificadas todas as pessoas ou grupos que, de alguma forma, sero impactadas pelas mudanas. Esse mapeamento possibilita a identificao do nvel e do tipo de influncia que determinado pblico afetado exerce no projeto, proporcionando dados para a criao de um plano de ao, caso necessrio.Para iniciar o mapeamento dos stakeholders, primeiramente deve-se definir a abrangncia do mesmo. Caso no seja possvel o mapeamento de todos os impactados, devem-se definir, juntamente com o cliente, quais grupos sero mapeados. Aps a definio do universo de indivduos a serem mapeados, deve-se garantir que os seguintes pontos sero contemplados: Cargo Nvel de entendimento do projeto Capacidade de influenciar outras pessoas na organizao Nvel de resistncia ao projeto Grau de participao no projetoPara os stakeholders avaliados com alto nvel de resistncia e capacidade de influncia deve ser traado um plano de ao.A sada da etapa de mapeamento dos stakeholders corresponde ao MIT056 Mapeamento Stakeholders, o qual deve ser validado junto ao cliente, assim como toda e qualquer alterao realizada ao longo do projeto.Essa atividade deve ser repetida periodicamente, ao longo do projeto, para acompanhar e minimizar as resistncias ao projeto e potencializar a influncia positiva.

E3 - Levantar Premissas de ComunicaoEnvolvidosCoordenador de Projeto TOTVSCoordenador de Projeto Cliente Lder da equipe de Gesto da Mudana

Recursos NecessriosContrato/PropostaMIT021 Termo de AberturaMIT056 Mapeamento Stakeholders

SadasMIT057 Estratgia de Comunicao

O levantamento das premissas de comunicao deve ser realizado de forma a garantir que a estratgia de comunicao contemple aes que promovam o envolvimento dos lderes, patrocinadores e integrantes impactados pelas mudanas, garantindo que todos os envolvidos no processo estejam regularmente comunicados. Alm disso, a estratgia de comunicao deve contemplar aes para avaliar a efetividade da comunicao e monitorar o processo de mudana por parte dos envolvidos.Para isso, o levantamento das premissas de comunicao deve conter os seguintes pontos: Princpios da comunicao - Devem ser definidos de forma a garantir a efetividade do processo de comunicao. Portanto, questes como o grau de transparncia da comunicao, apoio da alta gerncia, gerenciamento de expectativas, identidade visual do projeto entre outros aspectos devem ser levantados e serviro de subsdio para o detalhamento do plano de comunicao. Stakeholders O mapeamento dos stakeholders consolida todas as pessoas, ou grupos de pessoas que sero impactados pelas mudanas, devidamente classificadas em relao ao nvel de influncia no projeto. Este mapeamento orienta o envio de mensagens durante o projeto de acordo com o pblico alvo e o nvel de envolvimento dos mesmos. Canais de comunicao e custos envolvidos Devem ser levantados os possveis canais de comunicao a serem utilizados, os quais podem no envolver custos como os emails e reunies peridicas, ou envolver algum custo como eventos especiais, caf da manh, etc. A efetividade destes canais deve ser avaliada juntamente com o custo de utilizao de cada um deles para compor o mix de canais de comunicao do projeto. Ferramentas de feedback A comunicao do projeto deve contar com um mecanismo de feedback. Este mecanismo pode ser realizado por intermdio de um canal de retorno, pelo qual os colaboradores possam enviar suas dvidas e qualquer outro feedback relacionado ao projeto e at mesmo avaliaes quanto efetividade da comunicao realizada no projeto. Fluxo de comunicao Deve ser definido um fluxo de aprovao para todos os tipos de comunicao a ser realizados durante o projeto. Este fluxo deve garantir que a comunicao esteja correta, que ser enviada na hora certa e somente para o pblico necessrio.As premissas de comunicao serviro de entradas para a gerao da MIT057 Estratgia de Comunicao, a qual deve ser validada juntamente com o cliente durante a validao da estratgia de gesto da mudana. Qualquer alterao realizada no plano de comunicao ao longo do projeto tambm deve ser validada com o cliente.

E4 - Levantar Premissas de CapacitaoEnvolvidosCoordenador de Projeto TOTVSCoordenador de Projeto Cliente Lder da equipe de Gesto da Mudana


SadasMIT058 Estratgia de Capacitao

A capacitao dentro de um projeto deve ser capaz de desenvolver o indivduo, tornando-o apto para entender as mudanas propostas e realizar um conjunto de responsabilidades que sero utilizadas no novo modelo de atuao proposto pelo projeto.Portanto, quando falamos em capacitao, estamos falando de um processo e no apenas de um evento de capacitao, o qual atende a um ciclo de formao, que envolve o desenvolvimento tcnico e comportamental do indivduo.Sendo assim, as premissas de capacitao devem conter os seguintes pontos: Pblico alvo Deve ser mapeado de forma a quantificar o universo de pessoas a serem capacitadas. Metodologia de Capacitao Deve ser definida de acordo com a quantidade de pessoas a serem capacitadas e sua disperso geogrfica. Dependendo do nmero de pessoas envolvidas torna-se necessria a capacitao de multiplicadores, que sero as pessoas responsveis por replicar as capacitaes recebidas para as pessoas de sua rea de atuao. Treinamentos relevantes para o negcio Devem ser definidas quais capacitaes sero realizadas para suportar os novos papis e responsabilidades que surgiro aps as mudanas. Responsvel pela elaborao das capacitaes A elaborao das capacitaes pode ficar sob a responsabilidade da TOTVS ou do cliente, podendo algumas vezes ser realizada conjuntamente. Logstica das capacitaes A definio da logstica deve contemplar questes como tipo de capacitao (presencial, vdeo conferncia, e-learning, TOTVS Ocean), dimensionamento das turmas, despesas, salas, coffe break e computadores. Ambiente de capacitao Deve ser definido o ambiente a ser utilizado para a realizao das capacitaes. Verificar a criao de base de dados especfica para esta atividade.As premissas de capacitao serviro de entrada para o detalhamento do MIT037 Roteiro de Capacitao, o qual deve contemplar os seguintes pontos: Agenda de capacitao, indicando as capacitaes a serem realizadas separadas por grupos especficos ou reas do cliente Descrio das capacitaes Cronograma Locais de realizao das capacitaes.Alm disso, os seguintes pontos devem ser considerados para a criao e execuo do MIT058 Estratgia de Capacitao: O planejamento preliminar pode sofrer modificaes, mas necessrio atualiz-lo ao final de cada dia para que no se perca o controle do andamento das capacitaes. Os funcionrios devem estar motivados para participar das capacitaes. essencial faz-los entender a importncia de cada capacitao, assim como o motivo pelo qual eles so convocados. Um contedo incompleto ou desatualizado pode comprometer a qualidade das capacitaes. O material de capacitao deve ser preparado com antecedncia e validado pelos gestores de cada rea. As impresses de provas e documentos de apoio precisam ser providenciadas com antecedncia. Os materiais utilizados em dinmicas tambm devem ser solicitados anteriormente.A sada da etapa de levantamento das premissas de capacitao o MIT058 Estratgia de Capacitao, a qual deve ser validada juntamente com o cliente durante a validao da estratgia de gesto da mudana. Qualquer alterao realizada no plano de capacitao ao longo do projeto tambm deve ser validada com o cliente.

E5 Definir Estratgia da Gesto da MudanaEnvolvidosCoordenador de Projeto TOTVSCoordenador de Projeto Cliente Lder da equipe de Gesto da Mudana

Recursos NecessriosContrato/PropostaMIT021 Termo de AberturaMIT057 Estratgia de ComunicaoMIT058 Estratgia de Capacitao

SadasMIT059 Estratgia de Gesto da Mudana

O MIT059 Estratgia de Gesto da Mudana visa minimizar o impacto e a resistncia s mudanas, garantindo o sucesso da implementao do projeto e capacitando os impactados nas competncias e habilidades necessrias para desempenhar funes do seu dia-a-dia.Para que isso acontea, o MIT059 Estratgia de Gesto da Mudana deve conter os seguintes pontos: Aes de envolvimento, de acordo com as necessidades do cliente, como a Rede de Mudana (ou seja, a escolha das disciplinas de Gesto da Mudana a serem aplicadas no projeto) Estratgia de monitoramento do processo de mudana, como a criao de canais para feedback, mapeamento e acompanhamento dos stakeholders, visitas a outras unidades a empresa etc. Plano de comunicao Plano de Capacitao Oramento necessrio para realizao das atividades propostasA sada da etapa de estratgia de gesto da mudana o MIT059 Estratgia de Gesto da Mudana, a qual deve ser validada juntamente com o cliente, assim como toda e qualquer alterao necessria realizada ao longo do projeto.

E6 - Identificar os Impactos OrganizacionaisEnvolvidosCoordenador de Projeto TOTVSCoordenador de Projeto Cliente Lder da equipe de Gesto da Mudana


SadasMIT066 Anlise de Impactos

O impacto organizacional pode ser entendido como a diferena entre a situao atual em que a empresa se encontra e a nova situao, aps as mudanas oriundas do projeto. Nesta etapa, estes impactos sero identificados e analisados e, a partir disso, sero propostas recomendaes e aes com o propsito de preparar as reas/processos para as mudanas referentes implementao das mudanas, assegurando a realizao dos benefcios propostos pelo projeto. Alm disso, essa etapa gera uma base de informaes que auxiliar a determinao das necessidades de mobilizao, treinamento e comunicao do projeto com todos os envolvidos.A identificao dos impactos organizacionais deve conter os seguintes pontos: Descrio do processo como ele realizado na situao atual da empresa

Descrio de como o processo ser realizado na situao futura Descrio do impacto, detalhando, quando aplicvel, o envolvimento de sistemas, estrutura organizacional ou cultura organizacional Pblico impactado Data a partir da qual o impacto poder ser observado Plano de ao para a minimizao/mitigao do impactoA sada da etapa de identificao dos impactos organizacionais ser a MIT066 Anlise de Impactos. Ela deve ser validada juntamente com o cliente, assim como toda e qualquer alterao necessria realizada ao longo do projeto.

F Planejamento da Gesto de Integrao

A Gesto de Integrao se prope a uma abordagem mais robusta, principalmente nas grandes corporaes. A mesma tem o objetivo de atender requisitos adicionais e diferenciados de uma entrega padro TOTVS, se aplicando, principalmente, numa entrega PRIVATE.A camada de Gesto de Integrao ser responsvel por planejar e coordenar toda a execuo das atividades de converso de dados, interfaces e testes, principalmente nas atividades que normalmente so de responsabilidade do cliente.Estas atividades, normalmente crticas em projetos PRIVATE, tm de ter um acompanhamento rigoroso a fim de garantir que os dados a serem migrados tiveram o tratamento adequado e que os sistemas legados funcionaro adequadamente com o novo ERP. Finalmente, uma gesto dos testes (unitrio, montagem, integrado) ser fundamental para que a tomada de deciso de entrada do novo sistema sea realizada com base em fatos comprovados por mtricas e passveis de auditoria quando estas forem necessrias.

F1 Definir Estratgia de ConversoEnvolvidosCoordenador de Projetos TOTVSCoordenador de Projetos ClienteLder de Integrao TOTVS

Recursos NecessriosContrato/PropostaMIT021 Termo de AberturaLista preliminar das converses

SadasMIT038 Estratgia de Converso

O objetivo dessa atividade determinar a estratgia de converso para os cadastros e movimentaes previstas no projeto, alm de determinar quais e quantos ambientes sero necessrios para este processo, assim como as ferramentas a serem utilizadas no projeto para converso.

Tambm necessrio definir: Requisitos para a converso de dados Meta para saneamento de dados Critrios de prioridade Definio de complexidade de cada converso Formato e composio de cada converso Forma de atuao da equipe de converso Quantos cenrios de teste esto previstos para os ciclos de converso Como sero acompanhados Quais mtricas existiro durante o processo de converso e Lista preliminar dos objetos de converso

Este documento tem como objetivo descrever como ser organizado o trabalho de converso, as ferramentas a serem utilizadas e os procedimentos a serem adotados no projeto. Posteriormente, ser realizado o detalhe da anlise comparativa de campos para os cadastros e movimentaes a serem convertidas no projeto.

F2 Definir Estratgia de InterfaceEnvolvidosCoordenador de Projetos TOTVSCoordenador de Projetos ClienteLder de Integrao TOTVS

Recursos NecessriosContrato/PropostaMIT021 Termo de AberturaLista preliminar do mapa de sistema

SadasMIT040 Estratgia de Interface

Visa fornecer os detalhes do mtodo que ser utilizado para efetuar as interfaces, a infra-estrutura necessria, as etapas do processo de interface e a gesto dos testes e simulaes pr-produo e a necessidade e grau de envolvimento de terceiros no projeto. O documento MIT040 - Estratgia de Interface no tem como objetivo descrever como ser cada uma das interfaces.Esse detalhamento ser realizado no MIT055 Roteiro de Interface.

F3 Definir Estratgia de TestesEnvolvidosCoordenador de Projetos TOTVSCoordenador de Projetos Cliente


SadasProgramao dos treinamentos realizada.MIT005 Ata de Reunio MIT039 Estratgia de Teste

A estratgia de teste deve demonstrar, de forma clara para o projeto, quais e quantas etapas de teste sero realizadas, se necessrio o uso de ferramentas adicionais para controle ou execuo dos testes e como ser o formato da equipe de projeto nesta atividade.

F4 Inventariar Objetos de Converso e SaneamentoEnvolvidosCoordenador de Projetos TOTVSCoordenador de Projetos Cliente


SadasMIT055 Roteiro de InterfaceMIT005 Ata de Reunio

Durante a fase inicial de projeto, o Lder de Integrao deve iniciar as atividades de converso. recomendvel realizar um Kick-Off junto aos envolvidos nesta atividade para alinhar o plano de trabalho, papis e responsabilidades.Todos os objetos de converso devero ser inventariados com base no novo sistema (ERP) a ser implantado. O produto a ser gerado o MIT055 Roteiro de Interface. To logo seja finalizado o inventrio de objetos de converso deve ser iniciada, o mais rpido possvel, a atividade de saneamento, principalmente o tipo de saneamento manual que consome muitas horas de esforo do lado do cliente. Apesar de que a execuo de responsabilidade do cliente, o Lder de Integrao deve realizar o monitoramento dessa atividade e comunicar, ao Gerente de Projetos, os desvios de cronograma e problemas ocorridos.

F5 Especificar Interfaces e ConversoEnvolvidosCoordenador de Projetos TOTVSCoordenador de Projetos Cliente


SadasMIT049 Plano de Governana com FSW

Uma vez definidos os objetos a ser convertidos, assim como quais interfaces sero necessrias, deve ser elaborado um documento para que o programa de carga, ou a interface, seja criado. Esta atividade definir, fundamentalmente, o modelo de governana a ser criado com a Fbrica de Software envolvida no projeto.

G Homologao do Planejamento

A meta principal desta fase atingir o consenso entre a TOTVS e o Cliente sobre o projeto a ser implementado e os respectivos planejamentos e controles necessrios para alcanar o sucesso da referida implementao. Nesta etapa fundamental reforar o entendimento e o alinhamento das expectativas entre a TOTVS e o Cliente e ainda, ter uma definio clara dos produtos finais a serem entregues, assim como as responsabilidades envolvidas. Esta etapa muito importante, principalmente para que o cliente perceba as solues propostas atendem as suas necessidades e que as mesmas adicionam valor aos seus processos e negcios.

G1 - Apresentao Interna do ProjetoEnvolvidosGestor de Portflio TOTVSCoordenador de Projeto TOTVSAnalistas de Implementao

Recursos NecessriosMIT030 - Plano do ProjetoMIT032 Cronograma do Projeto

SadasEquipe do projeto alinhada.MIT005 Ata de Reunio

A apresentao interna do projeto tem como objetivo alinhar todos os participantes da equipe com o plano do projeto para garantir a qualidade, aplicabilidade e comprometimento com os objetivos traados.Deve esclarecer a equipe toda documentao necessria e regras estabelecidas para conduo do projeto.Reunir-se com o time do projeto repassando-lhes: O plano geral do projeto, premissas, escopo, riscos, dependncias entre atividades e a importncia de suas execues nos prazos planejados As atividades programadas para cada participante Destacar as atividades de treinamento, parametrizao e cadastramento do software, demonstrando-lhes a forma com que os dados sero inseridos (converso, importao ou digitao), bem como apresentar os grupos de usurios que sero treinados.G2 Validao do Plano do Projeto com o ClienteEnvolvidosCoordenador de Projeto TOTVSCoordenador de Projeto ClientePatrocinador do projeto

Recursos NecessriosMIT030 - Plano do Projeto

SadasMIT047 Apresentao do Plano do ProjetoMIT005 Ata de Reunio

Nesta validao com o cliente ser apresentado e validado todo o plano de projeto desenhado e os planos das reas do projeto (escopo, tempo, custo, qualidade, recursos humanos, comunicao, riscos, aquisies e integrao).Deve-se apresentar a estrutura da rea de servios para entendimento da equipe de apoio no processo de implementao do projeto.Dever ser formalizado junto ao cliente: Atividades o que ser desempenhado e o resultado esperado de cada atividade Recursos quem estar envolvido em cada atividade tanto pela TOTVS como pelo cliente Responsabilidades definir os limites de atuao para cada funo do projeto. Esclarecer as atividades de cada recurso alocado ao projeto (Comit diretivo, coordenadores, Tecnologia da informao, Analistas de implementao, lideres de processo e usurios chave) Utilizao de base de dados teste para a realizao de prottipos, reduzindo problemas com falhas de programas e parametrizaes erradas e no prejudicando a base de produo. Instalao do produto.Dever ser alinhado com o coordenador de projeto do cliente que informaes devero ser apresentadas na reunio de validao do plano para todo o comit.Poder ser apresentado o fluxo do processo de gerenciamento do projeto, o cronograma, o comit do projeto, matriz de responsabilidades, metodologia de implementao, plano de comunicaes, como ser efetuado o acompanhamento do progresso do projeto, reunies de comit executivo.Lembre-se de efetuar o registro de todas as Lies aprendidas at o momento no projeto atravs da MIT060 Lies Aprendidas.

G3 Reunio de Validao do PlanoEnvolvidosComit do Projeto Executivo e Operacional

Recursos NecessriosMIT047 Apresentao do Plano do Projeto

SadasMIT030 Plano do Projeto (validado)MIT047 Apresentao do Plano do Projeto (realizada)MIT005 Ata de Reunio

Apresentao do plano do projeto para todo o Comit do Projeto de acordo com a validao efetuada junto ao coordenador do projeto do cliente.Nesta atividade realizada a apresentao do plano do projeto utilizando o MIT047 Apresentao do Plano do projeto ao comit do projeto. Apresentar a estratgia traada para o projeto envolvendo escopo, cronogramas, responsabilidades e resultados esperados.

Demonstrar ao cliente e equipe do projeto os planejamentos finais para incio da fase de Execuo, destacando os pontos fundamentais para a busca do sucesso na implementao Destacar a importncia e a essencialidade de cada membro participante do projeto, destacando que a no disponibilidade dos recursos representar prejuzos no projeto. Informar ao cliente que algum marcos do projeto dever ter o seu de acordo, para que possa ser dada continuidade no mesmo. Detalhar o que estar contido no projeto e o que no estar contido no escopo do projeto Destacar as funes / processos que no so aderentes aos produtos TOTVS. Nestes casos, sugerir possveis solues customizadas ou mudana de procedimento nas atividades do Cliente. Caso nenhuma das alternativas atenda ao Cliente, deixar claro no plano de projeto. O baseline deve ser registrado no cronograma de projeto para futuros comparativos

Caso a etapa de Levantamento dos processos do cliente se estenda por um perodo maior que 3 semanas deve-se avaliar a necessidade de aprovao de um plano de projeto preliminar para garantir o conhecimento das regras e responsabilidades dos participantes com o projeto.Efetuar nos planejamentos as possveis e necessrias alteraes solicitadas pelo cliente, desde que no resultem em mudanas do escopo, prazos e custos projetados e obtenha o de acordo do cliente.Caso haja divergncia entre os planejamentos apresentados daquele contratado pelo cliente, nveis de responsabilidade ou as solicitaes de mudana pelo cliente resultem em mudanas do escopo, prazos e custos, deve-se retornar a informao a rea comercial para reavaliao e contatos com o cliente e equipe de projeto, at que se obtenha o de acordo para incio da prxima Fase.Dependendo do porte ou da complexidade do projeto, nem todos os planos mencionados so obrigatrios, mas recomenda-se para uma boa gesto, o mximo de formalizao em documentos do planejamento.

F3 FASE DE EXECUO

Nesta fase realizada a etapa de Implementao onde ocorre a instalao, parametrizao e capacitao no produto e tambm as atividades de prottipos dos processos da empresa. Alm disso, efetua-se a preparao para entrada em produo contemplando todas as atividades para entrada do produto em produo e prev os acompanhamentos das atividades iniciais e fechamentos.

H Parametrizao e Cadastros

A diretriz da etapa de Parametrizao e Cadastramento a de gerar condies para inicializao dos processos de utilizao e insero dos parmetros e cadastros do software tanto no que tange ao ambiente fsico de operacionalizao do sistema, bem como no que se refere aplicao dos dados colhidos nas fases anteriores desta metodologia.

H1 Instalao dos ProdutosEnvolvidosAnalista de Infra-estrutura TOTVSEquipe tcnica do cliente.

Recursos NecessriosMIT021 - Termo de AberturaMIT041 - Especificao de ProcessoMIT042 - Fluxograma de ProcessoMIT043 - Especificao de ParametrizaoMdia do Produto

SadasMIT050 Lista de tarefas para instalao

Instalao do produto nos servidores e estaes do cliente. Devem existir dois bancos de dados em operao (um para base oficial e outro para fazer os testes e simulao) para assegurar o processo de implementao sem perdas de informao.Nesta atividade ser realizada a instalao e tambm o treinamento de um representante da equipe tcnica cliente na administrao do sistema e banco de dados. O representante da equipe tcnica do cliente j dever realizar a liberao de uma senha para cada Usurio Chave a ser treinado.

Certificar-se, com o representante da equipe tcnica do cliente, se as demais instalaes esto concludas (impressoras, estaes de trabalho, servidores, etc.).Aps a instalao o tcnico dever validar o MIT050 Lista de tarefas para instalao com o cliente e entregar uma cpia ao coordenador do projeto TOTVS.Deve-se avaliar se o cliente possui contrato com o Datacenter TOTVS Infra e seguir o procedimento necessrio de autorizao do cliente para instalao e configurao do produto. Lembre-se de efetuar o registro de todas as Lies aprendidas at o momento no projeto atravs da MIT060 Lies Aprendidas.

H2 - Parametrizao do SistemaEnvolvidosAnalistas de Implementao

Recursos NecessriosMIT021 - Termo de AberturaMIT041 - Especificao de ProcessoMIT042 - Fluxograma de ProcessoMIT043 - Especificao de Parametrizao

SadasMIT072 Manual de Operao do ProttipoProduto parametrizado

Caso o produto exija, cada analista de implementao de posse de suas especificaes de processos e das informaes passadas pelo coordenador do projeto TOTVS, como a carga horria disponvel a ser aplicada para todo o projeto e das atividades especificadas no cronograma dever elaborar a construo do MIT072 Manual de Operao do Prottipo. Este manual dever conter cpia de todas as telas dos programas a serem treinados e praticados no prottipo.De acordo com o plano de projeto e especificaes de processos aprovados, efetuar parametrizao das funes e cadastros bsicos do produto, identificados pelos modelos das especificaes dos processos aprovados.Ser a transformao das especificaes dos processos do cliente em parmetros respeitando estritamente o definido no plano do projeto.Lembre-se de efetuar o registro de todas as Lies aprendidas at o momento no projeto atravs da MIT060 Lies Aprendidas.

H3 Desenvolvimento de Especficos e CustomizaesEnvolvidosCoordenador de Projetos TOTVSFbrica de Software

Recursos NecessriosMIT006 - Lista de Tarefas e PendnciasMIT044 - Especificao de PersonalizaoMIT046 - Analise de GAPS

SadasEspecficos e Customizaes desenvolvidosProduto parametrizado

Orientar a Fbrica de Software para realizar os possveis programas especficos (funcionais, intefaces com outros sistemas, programas de converso) que fizeram parte da proposta aprovada e/ou daqueles que foram definidos e aprovados na fase de planejamento.

Desenvolvimento de especficos ou customizaes so solues de software que, independentemente da linguagem utilizada, atendem os requisitos prprios e caractersticos de um determinado cliente, os quais no so atendidos pelo produto. Caso os mesmos no forem atendidos, exigem um esforo significativo dos usurios do produto para a realizao de suas atividades.

H4 - CapacitaoEnvolvidosAnalistas de ImplementaoLderes de ProcessosUsurios Chave

Recursos NecessriosMIT041 - Especificao de ProcessoMIT042 - Fluxograma de ProcessoMIT072 - Manual de Operao do ProttipoMIT037 Roteiro de Capacitao

SadasUsurio Chave CapacitadoMIT010 Validao de Processos MIT051 Matriz de Conhecimento

Consolidao dos processos definidos e documentados anteriormente. A equipe de projeto deve proporcionar aos usurios chave o entendimento das rotinas implantadas e os procedimentos para utiliz-las.Caso o projeto tenha complexidade 5, ou PRIVATE, o processo de capacitao se tornar mais completo, podendo abranger at os usurios finais. Esta abrangncia definida na etapa E - Planejamento da Gesto da Mudana, a qual ser desenvolvida, ou no, no projeto de acordo com o Escopo Comercial contratado pelo cliente.Caso o projeto contenha um projeto de Fabrica de Software o coordenador dever prever a necessidade da capacitao a ser feita pelos analistas da Fabrica do produto entregue por eles.Ministrar a capacitao de acordo com o MIT037 - Roteiro de Capacitao, se houver, e obedecendo a diviso dos grupos de acordo com suas respectivas reas de atuao e processos. Capacit-los para a execuo via digitao, informando os cadastros que devero ser manutenidos manualmente ou via importao de dados, instruindo-os para as APIs que devem ser utilizadas, bem como via converso de dados, orientando-os sobre cada um dos conversores criados.Durante o processo de capacitao o analista dever fazer an

Documents

MIT001 - Metodologia de Implementação TOTVS