Miring računalniški inženiring d.o.o.

Zrkovska cesta 85, 2000 Maribor

Telefon: (02) 480-10-43

NAVODILA ZA UPORABO PROGRAMA

EVIDENCA PRISOTNOSTI

2

3

VNOSI IN EVIDENCE....................................................................................................................................... 5

PREGLED PRISOTNOSTI ................................................................................................................................ 5 IZPIS PODATKOV ............................................................................................................................................ 6 PRIJAVE/ODJAVE ............................................................................................................................................ 7

ŠIFRANTI ............................................................................................................................................................. 8

ZAPOSLENI ......................................................................................................................................................... 10 VRSTE PRIJAV .................................................................................................................................................... 10 UPORABNIKI ...................................................................................................................................................... 11 PODATKI O PODJETJU ......................................................................................................................................... 11 STROŠKOVNI NOSILCI ......................................................................................................................................... 12

VZDRŽEVANJE ................................................................................................................................................. 12

OPTIMIZACIJA PODATKOVNIH BAZ ..................................................................................................................... 12 POSODOBITEV PROGRAMA ................................................................................................................................. 12 ARHIVIRANJE PODATKOV ................................................................................................................................... 12

O PROGRAMU................................................................................................................................................... 13

4

5

Pred vami so navodila za uporabo programa Evidenca prisotnosti, ki omogoča zajem,

pregled in izpis evidence opravljenih ur po osebah. Evidentirane ure lahko služijo pregledu

in nadzoru, lahko pa tudi avtomatiziranemu prenosu v Obračun plač.

Po vnosu uporabniškega imena in gesla se odpre osnovno okno programa - zavihek

'Vnosi in evidence'.

VNOSI IN EVIDENCE

PREGLED PRISOTNOSTI

Ob kliku gumba 'Pregled prisotnosti' se odpre okno za pregled ter vnos podatkov.

Program ponudi tekoče leto in mesec. Če želite dostopati do podatkov preteklega meseca,

lahko mesec spremenite. Po potrebi vnesite stroškovni nosilec na katerega je zaposleni

razporejen, nato izberite še zaposlenega, za katerega boste pregledovali oziroma dopolnjevali

podatke.

Pri vnosu šifriranih podatkov je na voljo pomoč. Če pustite polje 'Zaposleni' prazno,

program ponudi vse zaposlene. Izmed njih nato lahko izberete ustreznega. Bolj smiselno je,

da izbor omejite, tako da vnesete prvih nekaj črk priimka in pritisnete tipko 'Enter'. Če je

ustreznih več, izmed njih izberete pravega.

Ker je program povezan z elektronskim sistemom za evidentiranje prijav na delo in

odjav z dela, se podatki o prijavah in odjavah samodejno prenašajo v podatkovno bazo. Ob

kliku gumba 'Odpri' se prikaže tabela, v kateri so podatki o evidentiranih urah. Podatki so

prikazani po dnevih v vrsticah.

6

Desno zgoraj je legenda, ki pojasnjuje oznake stolpcev. Z drsnikom na desni strani se

po legendi lahko pomikate gor in dol, da vidite vse oznake z razlago.

Čas prisotnosti je v posameznih rubrikah lahko prikazan v urah v decimalni obliki ali

preračunan v ure in v minute, kar izberete v orodni vrstici (Prikaz ur). V polju 'Prijave/odjave'

lahko vidite čase prijav na delo in odjav z dela za vsak dan.

Vrednosti ur v tabeli lahko po potrebi tudi popravljate, vendar pozor! Za pretekle dni

lahko preprosto vnesete pravilno število ur ali ure prerazporedite v duge stolpce. Za tekoči

dan (in za prihodnje dni) pa bo elektronska prijava in odjava povzročila še naknadno

spremembo - prištetje ur od zadnje prijave do odjave. Zato bolj priporočamo, da naredite

morebitne popravke v oknu 'Prijave/odjave'.

Po potrebi lahko dopišete opombe.

IZPIS PODATKOV

Evidentirane ure prisotnosti lahko izpišete s klikom ikone tiskalnika v orodni vrstici

v 'Pregledu prisotnosti'. Izpiše se mesečna prisotnost po dnevih za izbranega zaposlenega.

Izpišete lahko tudi tabelarično poročilo o urah prisotnosti za vse zaposlene (takrat mora biti

polje zaposleni prazno).

7

Ob kliku ikone za izpis se odpre naslednje okno:

Če je na razpolago več tiskalnikov, izberete ustreznega. Odločite se lahko med pokončnim in

ležečim izpisom. Izberete lahko tudi strani, ki se izpišejo, število kopij izpisa, ter določite levi

rob. Z izbiro ‘Vrsta izpisa’ lahko še dodatno izbirate oblike izpisa, ki so na voljo.

Namesto izpisa na tiskalnik lahko izberete zaslonski pregled, zapis v datoteko tipa .csv ali

podatke prenesete v MS-Excel.

PRIJAVE/ODJAVE

V oknu 'Prijave/odjave zaposlenih' lahko za izbrani dan ali obdobje v pregledni tabeli

vidite prijave in odjave za zaposlene.

Tukaj lahko tudi hitro opazite, če je v kateri vrstici polje 'Odjava' prazno. To pomeni,

da se je nekdo prijavil in pozabil odjaviti.

Za takšne in drugačne primere napak je omogočeno ročno popravljanje prijav in

odjav. Pred popravkom je potrebno nad tabelo izbrati zaposlenega ter datum (drugače v tabeli

popravki niso omogočeni). Po morebitnih popravkih je potrebno s klikom gumba 'Posodobi

prijave/odjave' zapisati spremembe tudi v tabelo 'Pregled prisotnosti'.

8

ŠIFRANTI

Tehnična uporaba šifrantov in nastavitev je zelo preprosta.

Poenotena je uporaba najpogostejših funkcij v tabelah s podatki, kot so Novi vnos, Brisanje,

Iskanje, Urejanje(Sortiranje), Tiskanje, Prenos v MS Excel. V orodni vrstici nad tabelo so

nanizane ikone, ki prožijo ustrezne funkcije.

Za nov vnos uporabimo ikono Dodaj (po navadi v preprostih šifrantih v tabelah), ki

odpre novo vrstico v tabeli ali ikono Novi , ki odpre okno za vnos novih podatkov (pri

vsebinsko obsežnejših šifrantih).

S klikom ikone V podatke pridemo v okno za popravljanje podatkov (pri vsebinsko

obsežnejših šifrantih).

Po večjih tabelah podatke iščemo tako, da kliknemo v stolpec, v katerem želimo iskati. V

polje zraven ikone za Iskanje vnesemo podatek, ki ga iščemo. Nato kliknemo ikono

Iskanje .

Urejanje (Sortiranje) po posamezni koloni dosežemo tako, da kliknemo v glavo kolone. Npr.

če želimo sortirati po nazivu, kliknemo v glavo tabele v 'Naziv'. Če kliknemo še enkrat, se

izbor obrne (iz naraščajočih vrednosti v padajoče).

Brisanje zapisa izvedemo s klikom ikone Brisanje .

Ikona Excel nudi možnost zapisa podatkov v MS Excel .

9

Ikona Čitanje-Pisanje omogoča zaščito podatkov pred naključnim spreminjanjem. Ikona ob

kliku spremeni obliko. Če je vklopljeno Čitanje , spreminjanje podatkov v tabeli ni

možno. Če je vklopljeno Pisanje , lahko podatke v tabeli popravljamo.

Pri vnosu podatkov, ki so podprti s šifrantom, lahko šifre izbiramo v spustnem menuju

(kliknemo puščico ob polju vnosa). Kadar je na voljo mnogo podatkov (npr. pri vnosu

partnerja) lahko izbor omejimo, tako da vnesemo začetek naziva in pritisnemo tipko Enter. V

izbor se ponudijo ustrezni.

Kadar je ob polju za vnos gumb , nas pripelje v ustrezni šifrant, ki ga lahko

popravljamo in dopolnjujemo.

Ikona Tiskanje nam omogoča izpis na tiskalnik.

V tabelah je omogočeno tudi filtriranje podatkov. Postavimo se na polje, na katerem želimo

postaviti filter ter pritisnemo desni miškin gumb. Odpre se priročni menu, v katerem

izberemo 'Filter glede na vsebino'.

Filter odstranimo tako, da kliknemo desni gumb miške in izberemo 'Odstrani filter'.

Oglejmo si šifrante še z vsebinskega vidika:

10

Zaposleni

V šifrant zaposlenih vnesete samo najosnovnejše podatke, kot so številka

zaposlenega, priimek, ime, stroškovni nosilec. Stroškovni nosilec mora obstajati v šifrantu

stroškovnih nosilcev. (Če stroškovnih nosilcev nimate, vnesite v šifrant stroškovnih nosilcev

1 v polje 'Strm' in naziv podjetja v 'Opis')

Za sistem za elektronsko spremljanje prihodov in odhodov z dela, je potreben še vnos

kode za prijavo (PIN).

Na koncu s kljukico označite, ali je delavec aktiven. (Če delavec zapusti podjetje,

kljukico zbrišete).

Če imate Miring Obračun Plač, je šifrant zaposlenih že vnesen, dopolniti ga je

potrebno s kodami za prijavo. Kode za prijavo, naj imajo vse enako število mest, predlagamo

4 mestne kode.

Vrste prijav

V šifrantu 'Vrste prijav' definirate različne vrste prisotnosti, ki jih želite evidentirati.

Polje 'Zap' določa zaporedje prikazanih kolon v oknu 'Pregled prisotnosti'. 'Šifre' ne

spreminjajte (VP01 …VP15; D01 ..D07). Vnesite pa svoje lastne 'Oznake' ter 'Opise' vrste

prisotnosti. Če se bodo evidentirane opravljene ure avtomatizirano prenašale v Miring

Obračun plač, navedite še šifro 'Vrste plačila' v programu Obračun Plač. 'Vrsta' je

informativna oznaka in trenutno nima pomena, kljukica v polju 'Aktivno' pa povzroči, da se

kolona prikaže v oknu 'Pregled prisotnosti'.

11

Uporabniki

Dostop v program je po želji uporabnikov lahko zaščiten z uporabniškim imenom in

geslom. Dokler v šifrant uporabnikov ne vnesete nobenega uporabnika, je dostop v program

prost.

Poleg vnosa uporabniškega imena in gesla vnesete tudi nivo. Vsaj en uporabnik mora

imeti najvišji nivo, to je '00'. Le ta nivo omogoča vnos novih uporabnikov ter spreminjanje

gesel.

Ko enkrat v šifrant uporabnikov vnesete uporabniško ime in geslo, vstop v program

brez njiju ni več mogoč, zato je zelo pomembno, da si ju zapomnite.

Podatki o podjetju

V ta šifrant vnašamo podatke o podjetju, kot je razvidno iz spodnje slike:

12

Šifrant je skupen vsem Miring programom, za program 'Evidenca prisotnosti' pa je

pomemben le vnos naziva podjetja v polje 'Naziv' in v polje 'Naslov za izpise'. Če že

uporabljate kak drug Miring program, so podatki najbrž že vnešeni.

Stroškovni nosilci

Kadar je podjetje organizacijsko razdeljeno na stroškovne nosilce, vnesite šifre in opis

stroškovnih nosilcev v šifrant stroškovnih nosilcev. V nasprotnem primeru vnesite 1 v polje

'Strm' in naziv podjetja v polje 'Opis'. Tudi ta šifrant je skupen vsem Miring programom.

VZDRŽEVANJE

Optimizacija podatkovnih baz

Optimizacija podatkov obnovi podatke ob morebitnih okvarah zaradi izpada

električnega toka, izpada delovanja računalnika ali mreže. Do okvar prihaja relativno redko in

v večini primerov s klikom gumba 'Optimizacija podatkovnih baz' rešimo okvaro.

Posodobitev programa

Uporabniki lahko s klikom gumba 'Posodobitev programa' avtomatizirano in nadvse

preprosto preko interneta sami naložijo zadnjo posodobljeno različico programa in izpisov.

Arhiviranje podatkov

Ob inštalaciji programa se dogovorimo o načinu arhiviranja podatkov. Običajno se

uporabniki odločijo za arhiviranje podatkov na drug disk v lokalnem omrežju ali na zunanji

disk ali na USB ključek. Tako povežemo gumb 'Lokalno arhiviranje podatkov' z akcijo

arhiviranja na izbrani medij.

Za arhiviranje na CD ali DVD morajo uporabniki občasno poskrbeti sami. Na

CD ali DVD je priporočljivo shraniti vsebino delovnega imenika, ki je razviden v

zavihku 'O programu'.

'Arhiv na Miring FTP' je dodatna, plačljiva opcija, zagotavlja pa dodaten zunanji

arhiv podatkov (na našem strežniku).

13

O PROGRAMU

V zavihku 'O programu' so vidni podatki o različici programa, namestitvi in o

registraciji. Če program še ni registriran (dokončna registracija se izvrši po dokončnem

plačilu), ga registrirate s klikom na gumb 'Registracija'.

Nato pokličete Miring ter sporočite serijsko številko. Prejmete registrsko številko, ki

jo vnesete v polje 'Registrska številka'. Tako je registracija opravljena in program bo

neomejeno deloval.