Microsoft Word 2013 for all Level

Contents

เปดใชงานโปรแกรม Microsoft Office Word บน Windows 7 ....................................................................... 3

เปดใชงานโปรแกรม Microsoft Office Word บน Windows 8 ....................................................................... 3

สวนประกอบของหนาจอโปรแกรม ................................................................................................................. 4

การลงทะเบยนเพอเขาสเอกสารออนไลน ........................................................................................................ 5

เรมสรางงานใหมจากเทมเพลต ..................................................................................................................... 5

การเปดเอกสารเกา .................................................................................................................................. 5

การใชงาน Ribbon .................................................................................................................................... 6

การพมพขอความ ....................................................................................................................................... 6

การตกแตงขอความ .................................................................................................................................... 7

การบนทกเอกสาร ...................................................................................................................................... 9

การเกบบนทกเอกสารเปนชอไฟลอนหรอไดรฟอน ........................................................................................... 10

การปดแฟมงานเอกสาร ............................................................................................................................. 10

การเลอกชวงขอมลในเอกสาร ..................................................................................................................... 11

การเลอนต าแหนงในเอกสาร ....................................................................................................................... 11

การจดยอหนาเอกสาร (Paragraph) ........................................................................................................... 12

การจดรปแบบ Paragraph โดยก าหนดจากเสนไมบรรทด (Ruler) .................................................................... 12

การจดรปแบบ Paragraph โดยใชเมนค าสง.................................................................................................. 12

การใชงาน TAB ....................................................................................................................................... 13

การใสสญลกษณหวขอยอยและล าดบเลข ..................................................................................................... 14

การสรางงานพมพแบบคอลมน ................................................................................................................... 14

การแทรกรปภาพ และ Object ตางๆ ........................................................................................................... 16

การแทรกรปภาพจากแฟมงานอน ................................................................................................................ 16

การวาดรปเองโดยใชป มเครองมอตางๆ ......................................................................................................... 17

การจดการกบรปภาพ ................................................................................................................................ 17

การสรางไดอะแกรมและแผนผงโครงสรางองคกร (Organization chart) ........................................................... 18

การสรางกราฟ (Chart) ............................................................................................................................. 19

การสรางตาราง (Table) ............................................................................................................................ 20

การตกแตงตาราง ..................................................................................................................................... 20

การสรางสมการทางคณตศาสตร ................................................................................................................. 21

การแกไขสตร .......................................................................................................................................... 21

การก าหนดคณสมบตของไฟล .................................................................................................................... 22

การแทรกฟลด ......................................................................................................................................... 22

การใช Building Blocks Organizer ........................................................................................................... 22

การสราง Building Blocks Organizer ขนใชเอง .......................................................................................... 23

การเรยกใช Building Blocks Organizer ทสรางขน ...................................................................................... 25

การลบ Building Blocks Organizer ทไมตองการใชงาน ................................................................................ 25

การสรางจดหมายเวยน ............................................................................................................................. 27

การจดการกบเอกสารดวยสไตล (Style) ....................................................................................................... 30

การเปลยนรปแบบอกษรจากสไตล ........................................................................................................... 30

การเรยกใชค าสงสไตลจากกรอบค าสง ...................................................................................................... 30

การแกไขและปรบเปลยนสไตล ................................................................................................................ 31

การปรบเปลยนสไตลของยอหนา (Style Paragraph) ................................................................................. 32

การก าหนดสไตลของหวขอทมเลขล าดบหรอสญลกษณน าหนา ..................................................................... 34

การลบ Style ทไมตองการ ..................................................................................................................... 36

การก าหนดหวและทายกระดาษ (Header and Footer) ................................................................................. 37

การปองกนเอกสาร (Protect Document) .................................................................................................. 38

การตดตามการเปลยนแปลงเอกสาร ............................................................................................................ 38

การก าหนดงานแกไขครงสดทาย ................................................................................................................. 39

การพมพจดหมายธรกจ ............................................................................................................................. 40

ขนตอนการจดท าจดหมายธรกจแบบกงราชการ .......................................................................................... 41

Create a template ................................................................................................................................ 45

การสรางเอกสารแบบฟอรมทสามารถปอนขอมลได ......................................................................................... 46

3

โปรแกรมนใชส าหรบพมพงานเอกสารตางๆ เชน จดหมาย รายงาน หนงสอ วทยานพนธ และจดรปแบบใหดสวยงาม นอกจากนยงสามารถสรางงานพมพแบบคอลมน (คลายงานหนงสอพมพ) ไดดวย

เปดใชงานโปรแกรม Microsoft Office Word บน Windows 7

1. คลกป ม Start บนแถบ Task bar

2. เลอก All Programs Microsoft Office

3. เลอก Microsoft Office Word 2007 จะเปดใหใชงานไดทนท

เทคนคการเรยกใชโปรแกรม เพอใหท าการเปดโปรแกรมไดเรวขน ใหคลกป ม Start พมพชอโปรแกรมลงในชอง Search เชน winword แลว กดป ม Enter โปรแกรมทเ รยกใชกจะถกเปดขนทนท

เปดใชงานโปรแกรม Microsoft Office Word บน Windows 8

1. กดป ม windows บนคยบอรดเพอมายงหนาจอ Start

2. หา tiles สญลกษณโปรแกรม Microsoft word 2013

บทท 1 ความรเบองตน

เกยวกบงานเอกสาร

4

สวนประกอบของหนาจอโปรแกรม สงแรกทคณจะสมพนธไดเมอเรมเขาสการใชงานในโปรแกรม Word 2013 คอหนาจอแรกทมการเปลยนแปลงตาง

จากเวอรชนเกาๆ

เมอเขาสหนาโปรแกรม จะแสดงค าถามใหเลอกสรางงานจากแมแบบส าเรจรป หรอค าสงจากแถบดานขวาเพอท าการเปดไฟลงานเกา และทมมบนขวาจะมการลงทะเบยนการใชงานออนไลนเพอใหไดแมแบบจากทางเวบไซคขอ ง Microsoft อกดวย

หลงจากเลอกแบบเอกสารแลว จะเขาสหนาจอเอกสารโดยคงรปแบบของแถบค าสงในแบบรบบอนเหมอนกบ เวอรชน 2007 ตางกนตรงทมเมน File เพมขนมาเหมอนเวอรชน 2010

5

การลงทะเบยนเพอเขาสเอกสารออนไลน

ในชดโปรแกรม Office 2013 ทกโปรแกรมบรเวณมมบนดานขวาของหนาจอโปรแกรม จะมป มค าสงเพอเขาส Microsoft Office Host ใหคณสามารถพดคยแลก เปลยนขอคดของงานไดทนทหรอจดเกบงานเอกสารเขาส SkyDrive สวนพนทขอมลสวนบคคลบนอนเตอรเนตกได ส าหรบในการจดเกบงานท SkyDrive นนจะท าใหคณสามารถน างานไปใชไดในทก Plate from อาท Mobile , Tablet or PC Other ผานค าสง Office Web App

หนาจอในสวนของการลอกอนเขาใชงานทอปกรณอนๆ

เรมสรางงานใหมจากเทมเพลต เปนการงายกวาทจะสรางเอกสารใหมโดยใชเทมเพลตแทนการเรมตนดวยหนาเปลา จาก Word

การเปดเอกสารเกา ในทกครงทคณเรม Word จะเหนรายการเอกสารทใชงานลาสดในคอลมนดานซาย ถาไมมเอกสารทคณก าลงคนหาอย ใหคลกเปดเอกสารอนๆ (Open Other Documents) จากนนระบทแหลงจดเกบไฟล คลกเมน ไฟล > เปด (File > Open)

6

การใชงาน Ribbon

แถบ Ribbon เปนแถบทรวบรวมค าสงหรอทลบารตางๆ ใหคณเลอกใชงานได นอกจากการใชงานปกตแลว คณยงสามารถเรยกใชเมนลดของแถบ Ribbon ขนมาใชงานได มขนตอนดงน 1. คลกขวาทป มใดกไดบนแถบ Ribbon

2. จะปรากฏเมนค าสงใหเลอกดงน

เทคนคการเรยกใชทลบารทตองการท างานบอยๆ ใหเพมป มเครองมอไปไวใน Quick Access Toolbar (อยมมบนซายสดของหนาตางโปรแกรม) โดยคลกทป มทางดานขวาของแถบค าสง แลวเลอกค าสง Add to Quick Access Toolbar แคนคณกสามารถคลกป มทลบารทตองการใชงานไดเลย

การพมพขอความ เมอเปดโปรแกรม Microsoft Office Word ขนมาแลว ตองการพมพงานในเอกสาร มขนตอนดงน 1. คลกเปน cursor ต าแหนงทตองการในเอกสาร พมพขอความไดเลย

7

การตกแตงขอความ

เมอพมพขอความในเอกสารเรยบรอยแลว เพอใหขอความนนดสวยงามขน สามารถจดตกแตงเพมได มขนตอนดงน 1. Drag เมาสคลมขอความทตองการตกแตง จะปรากฏทลบารขนโดยอตโนมตใหคณเลอกใชไดเลย

รายละเอยดของค าสงบนแถบเครองมอดวน

2. หรอเลอกใชป มค าสงจากแทบรบบอนเมน Home ในกลมค าสง Font

8

ทแทบ Font ใชก าหนดชนดของตวอกษร Latin text : เลอกชอ Font ทตองการ ใชกบ Font ภาษาองกฤษ

Complex Script : เลอกชอ Font ทตองการ ใชกบ Font ภาษาไทย

Font style : เลอกรปแบบของตวอกษร

Size : เลอกขนาดของตวอกษร

Font color : สของตวอกษร

Underline style : เลอกรปแบบของตวขดเสนใต

Underline color : สของเสนใต

Effects : เทคนคพเศษของตวอกษร Strikethrough ขดกลางตวอกษร Double Strikethrough ขดกลางตวอกษร 2 เสน Superscript ตวยกขน Subscript ตวหอย Shadow ตวอกษรแบบมเงา Outline ตวอกษรแบบโปรง Emboss ตวนน Engrave ตวบม Small caps ตวพมพใหญทมขนาดเลก All caps ตวพมพใหญทมขนาดเทากน Hidden ซอนตวอกษร

Preview : แสดงตวอยาง Font ทเลอกไว

ทแทบ Character Spacing ใชก าหนดระยะหางระหวางตวอกษรโดยมรายละเอยดดงน Scale : ปรบอตราสวนของตวอกษร ปกตเปน 100%

Spacing : ปรบระยะหางระหวางตวอกษร Normal แบบปกต Expanded ขยายระยะหางระหวางตวอกษรใหกวางขน Condensed บบระยะหางระหวางตวอกษรใหแคบลง

Position : ต าแหนงของการวางขอความ Normal วางแบบปกต Raised วางแบบเหลอมขน Lowered วางแบบเหลอมลง

3. เมอก าหนดรายละเอยดตางๆ เสรจแลว คลกป ม OK

ปรบทชอง By

ปรบทชอง By

9

การบนทกเอกสาร

1. คลกป ม Save บนแถบ Quick Access Toolbar 2. หรอคลกทรบบอนเมน File เลอกค าสง Save หรอ Save As กได

3. จะปรากฏไดอะลอกบอกซของ Save As ใหก าหนดรายละเอยด

4. ทชอง Save in เลอกต าแหนงไดรฟและโฟลเดอรทตองการเกบขอมล

10

เทคนคการเปดไดอะลอกบอกซ Save as อยางรวดเรว กดป ม Ctrl+S บนคยบอรด

การเกบบนทกเอกสารเปนชอไฟลอนหรอไดรฟอน

เมอคณท าการเพมเตมรายละเอยดในแฟมงาน หรอท าการแกไขขอมลในเอกสารแลว คลกป ม Save บน Quick Access

Toolbar จะท าการบนทกลงแฟมงานเดมทนท ถาตองการ Save เปนแฟมงานอนหรอไดรฟอน มขนตอนดงน

การปดแฟมงานเอกสาร เมอคณท าการบนทกแฟมงานเสรจแลว และตองการปดไฟลงาน คลกทรบบอนเมน File > Close

11

การเลอกชวงขอมลในเอกสาร

การเลอกชวงขอมลมความส าคญมาก เพราะไมวาคณจะท าอะไรกตามในไฟลเอกสาร จะตองท าการเลอกชวงขอมลนนๆ กอน มาท าความรจกกบการเลอกชวงขอมลแบบตางๆ

สญลกษณของเมาส วธท า ผลลพธ เปนรปตว I น าเมาสไปวางในขอมลทตองการ เปนรปตว I

แลว drag คลมชวงขอมลนน เปนการเลอกขอมลแบบเปนชวง

เปนรป น าเมาสไปวางหนาบรรทดของขอมลทตองการ

ใหเปนรป แลวคลก เปนการเลอกขอมลแบบทงบรรทด

เปนรป น าเมาสไปวางหนาบรรทดของขอมลทตองการ

ใหเปนรป แลวดบเบลคลก เปนการเลอกขอมลแบบทงยอหนา

เปนรป น าเมาสไปวางหนาบรรทดของขอมลทตองการ

ใหเปนรป แลว drag

เปนการเลอกขอมลแบบทงหลายบรรทด

เปนรป น าเมาสไปวางหนาบรรทดของขอมลทตองการ

ใหเปนรป แลวกดเมาสป มซาย 3 ครง ตดตอกน

เปนการเลอกขอมลหมดทงเอกสาร

เทคนคการเลอกขอมลทงหมด กดป ม Ctrl+A บนคยบอรด

การเลอนต าแหนงในเอกสาร

ถาคณตองการเลอน cursor ไปท างานยงต าแหนงตางๆ ในเอกสาร การใชป มบนคยบอรดสามารถท าใหเลอน cursor ไดอยางรวดเรว ดงน

ป มบนคยบอรด ผลลพธ Home เปนการเลอน cursor ไปต าแหนงแรกสดของบรรทดนน

End เปนการเลอน cursor ไปต าแหนงทายสดของบรรทดนน Ctrl+Home เปนการเลอน cursor ไปต าแหนงแรกสดของเอกสาร Ctrl+End เปนการเลอน cursor ไปต าแหนงทายสดของเอกสาร

กดป ม F5 แลวพมพหมายเลขหนา ทตองการ เสรจแลวกดป ม Enter

เปนการเลอน cursor ไปยงหนาทระบไว

บทท 2 การจดการ

เกยวกบ Paragraph

12

การจดยอหนาเอกสาร (Paragraph)

โปรแกรม Microsoft Office Word จะสามารถท าการจดรปแบบยอหนา กนหนา กนหลง ได 2 วธ คอ วธท 1 จดรปแบบโดยก าหนดจากเสนไมบรรทด (Ruler)

วธท 2 จดรปแบบโดยการใชเมนค าสง

การจดรปแบบ Paragraph โดยก าหนดจากเสนไมบรรทด (Ruler)

เปนวธทปรบตงระยะการพมพ คอ กนหนา ยอหนา และกนหลง ท าไดอยางรวดเรว มขนตอนดงน 1. เลอกชวงขอมลทตองการจดรปแบบ 2. น าเมาสไปชทสญลกษณบนไมบรรทด แลว drag ไปวางต าแหนงทตองการ

เทคนคการซอนและแสดงเสนไมบรรทด คลกแทบ View

เลอก Ruler

การจดรปแบบ Paragraph โดยใชเมนค าสง นอกจากการตงคาจากเสนไมบรรทดแลว คณยงสามารถก าหนดคาอนๆ จากแถบ Ribbon ได มขนตอนดงน 1. เลอกชวงขอมลทตองการจดรปแบบ 2. คลกแทบ Page Layout ก าหนดรายละเอยดในแทบ Paragraph

First Line Indent - ปรบยอหนา

Left Indent - ปรบกนหนา Right Indent - ปรบกนหลง

13

หรอ ก าหนดระยะหางระหวางบรรทด คลกเลอกจากป ม Line spacing บนทลบารกได

การใชงาน TAB

ในงานเอกสารทตองเวนระยะแตละชวงใหเทากน คณสามารถก าหนดระยะการพมพ (TAB) ได มขนตอนดงน 1. คลกเปน cursor ในต าแหนงทตองการตง TAB 2. ทเสนไมบรรทด (Ruler) มสญลกษณของ TAB อยดานซาย 3. คลกเลอกแบบของ TAB ทตองการ แลวคลกวางต าแหนงบนเสนไมบรรทด

Left Tab แทบชดซาย Center Tab แทบกงกลาง

Right Tab แทบชดขวา Decimal Tab แทบทศนยม

4. หลงจากตงระยะของ TAB แลว พมพขอมล ตองการเลอนไปยงต าแหนงทตงไว กดป ม Tab ทคยบอรด

การยกเลก TAB ทก าหนดไวในเสนไมบรรทด น าเมาสไปวางตรงสญลกษณของ TAB ทตองการยกเลก กดเมาส

คางไวแลว drag สญลกษณนนออกจากเสนไมบรรทด

ถาตองการยกเลก TAB ทงหมด กดป ม Ctrl+Q บนคยบอรด

สญลกษณของ TAB

14

การใสสญลกษณหวขอยอยและล าดบเลข

ถางานเอกสารของคณตองการก าหนดหวขอใหญ หวขอยอย มขนตอนดงน 1. เลอกชวงขอมลทตองการ 2. แทบ Home หวขอ Paragraph คลกเลอกป มทลบารทจะใชงาน

เทคนคการเลอก Font ทเปนสญลกษณ ไมวาจะเปนการใชป ม Symbol หรอป ม Bullets Define New

Bullet Font ทใชเปนสญลกษณ คอ Font ชอ Symbol, Webdings, Wingdings,

Wingdings 2, Wingdings 3

การสรางงานพมพแบบคอลมน

เปนการจดรปแบบงานเอกสารคลายงานหนงสอพมพ มการแบงขอมลในเอกสารออกเปนหลายๆ คอลมน นอกจากงานหนงสอพมพแลว จะเหนลกษณะงานแบบนในนตยสาร หรอจะใชในการท าโบรชวรกได มขนตอนดงน 1. เลอกชวงขอมลทตองการจดรปแบบ หรอคลกเปน cursor ต าแหนงทตองการจดรปแบบ 2. ทแทบ Page Layout

15

3. การก าหนดรายละเอยดเพมเตม คลกเลอกค าสง More Columns

เทคนคการตดขอมลขนคอลมนใหม คลกเปน cursor ต าแหนงทตองการขนคอลมนใหม กดป ม

Ctrl+Shift+Enter บนคยบอรด

16

การแทรกรปภาพ และ Object ตางๆ การน ารปภาพและวตถ (Object) ตางๆ มาใสในงานเอกสารของคณ จะท าใหงานนนมความสวยงามและสมบรณแบบมากขน มขนตอนดงน คลกแทบ Insert จะปรากฏหวขอ Illustrations

เลอกประเภทของรปภาพทตองการ Picture เปนการแทรกรปภาพจากแฟมงานอน

ClipArt เปนการแทรกรปภาพจากโปรแกรมทมอยแลว คอ Microsoft ClipArt Gallery

Shapes เปนการวาดรปเองโดยเลอกป มเครองมอตางๆ

SmartArt เปนการสรางไดอะแกรมและแผนผงโครงสรางองคกร (Organization Chart)

Chart เปนการสรางกราฟแบบตางๆ

การแทรกรปภาพจากแฟมงานอน

1. คลกแทบ Insert เลอกค าสง Picture

2. จะปรากฏไดอะลอกบอกซ Insert Picture

3. เลอกไดรฟและโฟลเดอรทเกบไฟลรปภาพ เลอกรปภาพทตองการแลวคลกป ม Insert หรอดบเบลคลกทไฟล รปภาพนน

** Microsoft Word 2013 ไมมค าสงแทรกรปภาพจาก clipart อกแลวเมอตองการไดรปภาพฟรตองตออนเนตและดาวนโหลดภาพจากเวบไซคของ Microsoft โดยการคลกเมน Insert > Online Picture **

บทท 3 การสรางงาน

ดานกราฟฟก

17

การวาดรปเองโดยใชป มเครองมอตางๆ

1. คลกแทบ Insert เลอกค าสง Shapes

2. คลกเลอกรปทตองการวาด แลว drag ลงบนพนทในงานเอกสารของคณ

การจดการกบรปภาพ

ดบเบลคลกทรปภาพทสรางไว จะปรากฏแถบ Ribbon ใหก าหนดรายละเอยด

18

การสรางไดอะแกรมและแผนผงโครงสรางองคกร (Organization chart)

1. คลกแทบ Insert เลอกค าสง SmartArt

2. เลอกประเภทและรปแบบยอยของไดอะแกรม คลกป ม OK

3. คลกเปน cursor แตละชองแลวพมพขอความทตองการ 4. ขณะทท างานกบไดอะแกรมหรอ Organization chart จะปรากฏแถบ Ribbon ชอ SmarArt Tools

5. การตกแตงขอความใหคลกแทบ Format และจดรปแบบของไดอะแกรมใหคลกแทบ Design จะปรากฏป มทลบารตางๆ ใหเลอกใชงานไดทนท

19

การสรางกราฟ (Chart)

1. คลกแทบ Insert เลอกค าสง Chart

2. เลอกประเภทและรปแบบยอยของกราฟ คลกป ม OK

3. พมพขอความและตวเลขลงในตาราง

4. จะไดผลลพธดงรป

5. ตองการแกไขกราฟ ดบเบลคลกทรปกราฟ จะปรากฏแถบ Ribbon ชอ Chart Tools คลกเลอกป มเครองมอจากแทบ Design , Layout , Format

0

10000

20000

30000

Income Expense

Jan

Feb

Mar

20

การสรางตาราง (Table)

1. คลกแทบ Insert เลอกค าสง Table เลอกจ านวนคอลมนและแถวทตองการ

2. พมพขอความแตละชอง แลวกดป ม Tab เพอเลอนชองถดไป

เทคนคการสรางตารางอตโนมต พมพเครองหมาย +-+-+-+ แลวกดป ม Enter ทคยบอรด จะไดตาราง ดงรป

ดานบน

การตกแตงตาราง

1. เลอกชวงขอมลในตารางจะปรากฏแถบ Ribbon ชอ Table Tools

2. การตกแตงตารางใหคลกแทบ Design และการปรบโครงสรางตารางใหคลกแทบ Layout จะปรากฏป มทลบารตางๆ ใหเลอกใชงานไดทนท

21

การสรางสมการทางคณตศาสตร ในโปรแกรม Microsoft Word 2007 มเครองมอใหคณใชในเรองของการสรางสตร (สมการ) ทางคณตศาสตรได อยางรวดเรว โดยมขนตอนดงน คลกแทบ Insert เลอกลกศรลงของป ม Equation

3. จะปรากฏแบบของสมการใหคลกเลอกใชไดเลย

(𝑥 + 𝑎)𝑛 =∑(𝑛

𝑘) 𝑥𝑘𝑎𝑛−𝑘

𝑛

𝑘=0

การแกไขสตร ถาตองการเปลยนแปลงรายละเอยด คลกต าแหนงของสมการทแกไข แลวพมพขอมลใหม

(𝑥 + 𝑦)𝑛 =∑(𝑛

𝑘) 𝑥𝑘𝑦𝑛−𝑘

𝑛

𝑘=0

หรอเลอกจากแถบ Ribbon ชอ Equation Tools คลกแทบ Design เลอกรายละเอยดจากป มทลบาร

บทท 4 การสรางสมการ

คณตศาสตร

22

การก าหนดคณสมบตของไฟล เมอสรางงานเอกสารเสรจแลว ตองการก าหนดคณสมบตเพมเตมใหกบไฟลนน มขนตอนดงน

คลกแทบ Insert เลอกป ม น าเมาสไปชทค าสง และคลกเลอกคณสมบตทตองการก าหนด ในทน เลอก Author (ชอผแตง) 4. พมพขอความในกรอบ Author เชน Somluk

การแทรกฟลด

ในงานเอกสารทสรางไวแลว ถาตองการแทรกหวขอฟลดเพมเตม ใหท าตามขนตอนดงน

คลกแทบ Insert เลอกป ม เลอกค าสง

คลกชอฟลดทตองการแทรก เชน Author กจะแสดงขอความทก าหนดคณสมบต (Property) ไว

การใช Building Blocks Organizer

เปนแบบส าเรจรปของสวนงานตางๆ ใหเลอกใช เชน AutoText, Equations, Footer, Page Number มขนตอนดงน

คลกแทบ Insert เลอกป ม

เลอกค าสง จะปรากฏไดอะลอกบอกซใหคลกเลอกแบบทตองการ แลวคลกป ม Insert

บทท 5 การสราง

Quick Parts

23

การท าปกรายงาน คณสามารถเลอกแบบพนสวยๆ จาก Building Blocks Organizer น าไปใชงานได

จะแสดงผลทหนาแรก

การสราง Building Blocks Organizer ขนใชเอง คณสามารถสรางแบบส าเรจรปของสวนงานตางๆ ขนมาใชเองกได โดยมขนตอนดงน

Drag เมาสคลมขอมลทตองการน ามาสราง Building Block Organizer

คลกแทบ Insert เลอกป ม

เลอกค าสง จะปรากฏไดอะลอกบอกซ Create New Building

Block ใหพมพชอใหมในชอง Name จากตวอยางใชชอ Chapter 5 เสรจแลวคลกป ม OK

25

การเรยกใช Building Blocks Organizer ทสรางขน หลงจากทสราง Building Blocks Organizer แลว ตองการน ามาใชงาน มขนตอนดงน

คลกแทบ Insert เลอกป ม จะปรากฏแบบทสรางในสวนของ General ใหคลกเลอกใชไดเลย

การลบ Building Blocks Organizer ทไมตองการใชงาน ส าหรบ Building Blocks Organizer ทสรางขน ถาไมตองการใชแลว ตองการลบออก มขนตอนดงน

คลกแทบ Insert เลอกป ม

เลอกค าสง จะปรากฏชอ Building Blocks Organizer ทสรางไว ใหคลกเลอกแบบทตองการลบ ในทนเลอก Chapter 5 แลวคลกป ม Delete

26

เทคนคของการใช Building Blocks Organizer ถาตองการแกไขรปแบบใหม ทไดอะลอกบอกซของ

Building Blocks Organizer ใหคลกป ม จะปรากฏรายละเอยดใหแกไขไดทนท

27

จดหมายเวยน (Mail Merge) คอการท าจดหมายหลาย ๆ ฉบบโดยมเนอความเหมอนกน แตมชอและทอยของผ รบทไมเหมอนกนเทานน ซงแทนทจะตองพมพจดหมายแตละฉบบส าหรบผ รบแตละราย กเพยงสรางไฟลทเกบชอและทอยไวกอน และสรางไฟลทเกบขอความในจดหมายไวอกไฟลหนงแยกจากกน แลวจงน าขอมลทงสองไปรวมหรอผนวกกน ท าใหไดจดหมายทมรปแบบและขอความทเหมอนกนหมด เวนแตชอและทอยของผ รบเทานน เมอตองการท าจดหมายในลกษณะนอก เชน บตรเชญ รายการผลประกอบการ เพยงสรางไฟลทเกบขอความในจดหมายใหม แลวน าไฟลรายชอของผ รบทไดสรางไวแลวมาใชอก ชวยใหท าจดหมายรวดเรวขน หรอน าไปใชกบอเมลเพอสงจดหมายขาวใหกบสมาชกกได

การสรางจดหมายเวยน 1. เรมตนดวยสรางจดหมายตนฉบบขนมากอน (โดยเวนในต าแหนงของชอ/ทอย หรอรายละเอยดอน ๆ ทจะเปลยนแปลง

เพอเปนส าเนาสงตอ) 2. สรางไฟลขอมลทเกบรายชอ/ทอย รายละเอยดอนๆ ทตองน าไปใสในเอกสารตนฉบบไวอกไฟล โดยขอมลตองอยใน

รปแบบตารางทสรางจากโปรแกรม Excel หรอ Word กได แตตองก าหนดชอ Column ตามขอมลทตองการใชในจดหมายเวยน เชน ชอ ทอย ฯลฯ

3. กลบมาท Word คลกเลอกแทบ Mailings เลอกป มค าสง "Start Mail Merge"

4. คลกเลอก Step-by-Step Mail Merge Wizards จะปรากฏหนาตาง Mail Merge

บทท 6 การสราง

จดหมายเวยน

28

7. เขาสหนาจอ Step 2 of 6 คลกเลอกหวขอค าสง Use the current document จากนนคลกทค าสงดานลางของกรอบค าสง “Next : Select recipients

8. เขาสหนาจอ Step 3 of 6 คลกเลอกหวขอค าสง Use an existing list > จากนนคลกค าสง Browse เพอเลอกทอยทเกบไฟลรายชอทจะน ามาเปลยนในเอกสาร

29

13. เมอเลอกไฟลแลวใหไปต าแหนงทตองการใหแสดงขอความ จากนนไปทแทบรบบอนเมน Mailings ในสวน Ribbon

“Write & Insert Fields” คลกป ม "Insert Merge Field" จะเหนวามให Field ใหเลอกตาม Column ทเราก าหนดใน Excel เชน Name, Address ใหเลอก Field ทตองการ เชน Name หวขอ เรยน จะมค าวา "<<Name>>" ซงเราเรยกวา "Field Name" แสดงใหเหน

30

การจดการกบเอกสารดวยสไตล (Style)

ในการตกแตงเอกสารจะพบวามสงตองท าซ าๆ กนอยเรอยๆ นนคอการจดรปแบบใหกบยอหนาและรปแบบตวอกษรหรอขอความตาง ๆ ทอยในเอกสาร เชน ยอหนาทเปนค าอธบายใตภาพ จะตองจดใหมขนาดของตวอกษรเลกกวาขอความปกต เปนตวเอยง และอยกงกลางใตภาพ ซงตองท าถง 3 ขนตอนในการตกแตง ถามคาอธบายใตภาพมากเทาใดกจะท าใหเสย เวลามากเทานน วธหนงทชวยใหท างานไดสะดวกและรวดเรวขน คอ การใช Style หรอลกษณะมาชวย ซง MS

Word ไดจดไวหลายกลมดวยกน เชน สไตลทใชกบยอหนา ขอความ และรายการทมเลขล าดบหรอ Bullet นอกจากน สไตลยงชวยในการควบคมรปแบบของยอหนาเหลานนใหเปนมาตรฐานเดยวกน เมอมการเปลยนแปลงใด ๆ ในสไตล เชน เปลยนฟอนตหรอขนาดตวอกษรของหวเรอง ซงจะมผลใหทกยอหนาทเปนหวเรองมฟอนตหรอขนาดตวอกษรเปลยนไปโดยอตโนมต ท าใหเปลยนรปแบบไดบอยโดยไมเสยเวลาเลย

การเปลยนรปแบบอกษรจากสไตล

1. คลกแทบรบบอนเมน Home > กรอบค าสง Styles

2. คลกทรปแบบอกษรตวอยางทโปรแกรมก าหนดมาให

การเรยกใชค าสงสไตลจากกรอบค าสง

1. คลกแทบรบบอนเมน Home > เลอกทกรอบค าสง Styles

2. คลกทป มแสดงกรอบรายละเอยด

บทท 7 Style

31

การแกไขและปรบเปลยนสไตล

3. เมอท าการเปดกรอบค าสงสไตลไวแลว ท าการเลอกขอความทตองการเปลยนรปแบบ

4. ทกรอบ Style คลกทป ม ทางดานขวาสไตลทตองการเปลยน

5. คลกทค าสง Modify

32

10. ก าหนดรายละเอยดตวอกษร ไดแก o Strikethrough เลอกเพอขดเสนทบตวอกษรเปนเสนเดยว

o Double Strikethrough เลอกเพอขดเสนทบตวอกษรแบบเสนค o Superscript ตวอกษรจะปรบใหเลกลงและลอยเหนอขอความปกตเหมอนการยกก าลง

o Subscript ตวอกษรจะปรบใหเลกลงและอยใตขอความปกต ตวอยาง H2O

o Small caps เปลยนลกษณะตวอกษรภาษาองกฤษเปนตวพมพเลก

o All caps เปลยนลกษณะตวอกษรภาษาองกฤษเปนตวพมพใหญ

o Hidden เมอเลอกค าสงจะเปนการซอนขอความ

การปรบเปลยนสไตลของยอหนา (Style Paragraph)

1. เลอกขอความใดขอความหนงทตองการจะก าหนดใหเปน Style ใหม 2. ทกรอบ Style คลกทป ม ทางดานขวาสไตลทตองการเปลยน

3. คลกทค าสง Modify

4. เมอปรากฏกรอบค าสง Modify Style คลกทป ม Format จากนนคลกค าสง Paragraph

33

5. จะปรากฏกรอบค าสง Paragraph คลกเลอกแทบ Indent and Spacing 5.a. Alignment ก าหนดการจดวางขอความในหนาเอกสาร

Left : ขอความจะเรยงชดซายหนากระดาษ Right : จดขอความจะเรยงชดขวาหนากระดาษ

Center : จดขอความใหอยกงกลางหนากระดาษ

Justified : จดขอความในแตละบรรทดเรยงดานซายและขวาตรงกน โดยเพมระยะชองวางไปทตวอกษร

Thai Distributed : จดขอความในแตละบรรทดเรยงดานซายและขวาตรงกน โดยเพมระยะชองวางไปทมการเคาะเวนวรรค

5.b. Indentation จดขอความใหเลอนหางออกจากขอบกระดาษดานฝงซายและขวาเพมจากการตงระยะขอบเพมเตม (Margin)

5.c. Spacing ก าหนดระยะหางระหวางยอหนาและระยะหางระหวางขอความแตละบรรทด

5.d. Set As Default คลกทป มจะเปนการน าคาทเราแกไขไปเปนคาเรมตนส าหรบสรางเอกสารใหม

34

การก าหนดสไตลของหวขอทมเลขล าดบหรอสญลกษณน าหนา 1. การก าหนดสไตลใหกบหวขอจะเรมตนเหมอนกบการเปลยนแปลงสไตลของตวอกษร โดยเรยกใชค าสงจากเมน Home

หรอ เลอกค าสงจากกรอบสไตล

2. ในกรอบค าสงสไตลคลกทป ม Format > เลอกค าสง B

35

6. จะปรากฏกรอบค าสง Numbering and Bullet

7. กรณทไมตองการไดเปนตวเลขน าหนาหวขอ ใหคลกทแทบค าสง Bullet กสามารถก าหนดเปนสญลกญณตางๆ ได

การสราง Style ขนเอง 1. เลอกขอความใดขอความหนงทตองการจะก าหนดใหเปน Style ใหม 2. เลอกเมน Home ทรบบอนในกลมค าสง Style คลกทป ม Drop Down

3. จากนนเลอกค าสง Create a Style

36

4. ตงชอ Style ตามตองการแลวคลกป ม OK

การลบ Style ทไมตองการ 1. ท างานทกรอบหนาตางค าสง Style

2. เลอกชอ Style ทไมตองการแลว คลกขวาแลวเลอก Delete

3. ยนยนการลบแลวการคลกป ม Yes

37

การก าหนดหวและทายกระดาษ (Header and Footer)

เมอท างานกบเอกสารเสรจแลว ตองการก าหนดขอความหรอรปภาพ เชน Logo ของหนวยงาน ใหปรากฏหวหรอทายกระดาษของเอกสารทกหนา ท าไดโดยก าหนดทสวนของ Header และ Footer มขนตอนดงน 1. คลกแทบ Insert จะปรากฏแถบ Ribbon หวขอ Header & Footer

2. เลอกต าแหนงของงานเอกสารทจะใสขอความหรอรปภาพ

3. ถาตองการก าหนดระยะหางระหวางขอความหวกระดาษ-ทายกระดาษจากขอบกระดาษ ใหคลกแทบ Page Layout ป ม เลอกค าสง Custom Margins จะปรากฏไดอะลอกบอกซ

Page Setup ทแทบ Layout ปรบต าแหนงจากสวนของ From edge : Header,

Footer (คาปกตจะเปน 0.5”)

เทคนคการใชงาน Page Number ถาตองการจดรปแบบหมายเลขหนากระดาษ คลกทป ม เลอกค าสง Format Page Numbers

ถาตองการลบหมายเลขหนากระดาษ เลอกค าสง Remove Page Numbers

Header ใสขอความหวกระดาษ

Footer ใสขอความทายกระดาษ

Page Number ใสหมายเลขหนา

บทท 8 การจดการ

เอกสาร

38

การปองกนเอกสาร (Protect Document)

ในงานเอกสารทมขอมลส าคญ คณสามารถปองกนการเปลยนแปลงขอมลในเอกสารได มขนตอนดงน 1. คลกแทบ Review เลอกป ม เลอกค าสง Restrict Formatting and Editing จะปรากฏแถบ

คลกเครองหมาย ในสวนของ Formatting restrictions และ Task Pane ดานขวา ใหEditing restrictions

2. ในสวนของ Groups: เลอก Everyone และคลกป ม ขนหนาจอใหก าหนด

รหสผาน Password จะใสหรอไมใสกได แลวคลกป ม OK

3. ทแถบ Task Pane จะแสดงขอความวาเอกสารของคณถก Protect เรยบรอยแลว

การตดตามการเปลยนแปลงเอกสาร

เมอมการสงงานเอกสารใหคนอนแกไข คณสามารถตรวจสอบไดวา ใครท าการเปลยนแปลงขอมลในเอกสารอะไรบาง มขนตอนดงน

1. ทแถบ Ribbon คลกแทบ Review ป ม เลอกค าสง Track Changes 2. เมอมการเปลยนแปลงแกไขขอมล เชน ท าการลบชวงขอมล (Delete), พมพขอมลเพม (Insert), จดรปแบบ เชน

ตวหนา ตวเอยง (Format) จะแสดงเสนขดหนาบรรทดและบงบอกชวงขอมลทมการเปลยนแปลง

39

3. น าเมาสไปชชวงขอมลทมการเปลยนเปลง จะแสดงชอ user ทท าการแกไขขอมล

4. คลกป ม หรอ เพอเลอนไปยงต าแหนงทมการแกไข จากนนคณสามารถเลอกวาตองการยอมรบหรอปฏเสธการเปลยนแปลงได โดยคลกป มบนทลบาร

คลกป ม เปนการยอมรบการเปลยนแปลง หรอ

คลกป ม เปนการปฏเสธการเปลยนแปลงเมอเลอกป มค าสงนจะไดเอกสารเดมกลบมา

การก าหนดงานแกไขครงสดทาย

คณสามารถก าหนดใหงานเอกสารเปน Final (ไมมการเพมเตมหรอแกไขใดๆ อก) โดยคลกเลอกค าสงจากเมน File

40

การพมพจดหมายธรกจ

จดหมายธรกจ เปนจดหมายทตดตอไปมาระหวางหนวยงานธรกจดวยกน หรอหนวยงานธรกจกบหนวยงานราชการ ซงจะแตกตางจากจดหมายสวนตวทวไปตรงลกษณะของค าขนตน หรอค าลงทาย จดหมายจะมรปแบบทเปนมาตรฐานคลายหนงสอราชการ เพยงแตเปลยนแปลงสวนหวกระดาษจากตราสญลกษณครฑเปนโลโกสญลกษณของบรษทแทน รวมถงชอและทตงจะถกยายต าแหนงไปพมพไวทสวนลางของจดหมาย

บทท 9 การพมพจดหมาย

ธรกจ

41

ขนตอนการจดท าจดหมายธรกจแบบกงราชการ

1. เรมตนสรางเอกสารใหม คลกเมน File > New > Blank Document

2. เมอเขาสหนาจอโปรแกรมแลวจะท าการตงคาหนากระดาษ โดยคลกเมน Page Layout หรอดบเบลทไมบรรทดกได

3. ในกรอบค าสง Page Setup ก าหนดรายละเอยดใหกบหนากระดาษ เรมจากคลกทแทบ Margin

ตงระยะหางของของขอความจากขอบกระดาษ ดงน Top = 3 cm. Button = 2 cm. Left = 3 cm. Right = 2 cm.

หวขอ Orientation เลอกการจดวางกระดาษแบบแนวตง (Portrait)

หวขอ Multiple Pages = เปนการระบใหสงพมพเอกสารแบบหนาเดยว (Normal)

42

4. เรมสรางหวจดหมายคลกทเมน Insert > คลกป มค าสง เลอกรปแบบ Blank (Three Column)

เปนหวกระดาษทมการแบงออกเปนสามสวน

5. น าเมาสคลกเลอกในสวนหวกระดาษทบรเวณคอลมนทสองตรงกลาง สงเกตวาเมอท าการเลอกในสวนหวกระดาษแลวจะมแทบรบบอนเมนเพมมาอยดานขวาสด

43

หลงแทรกรปภาพแลวจะมสญลกษณ Wrap Text ปรากฏขนทางดานขวาของรปเพอใชส าหรบก าหนดรปแบบการวางขอความกบรป

6. เมอก าหนดรายละเอยดในสวนของหวกระดาษเสรจเรยบรอยแลวใหคลกทป มค าสง Close Header and Footer ทอยในรบบอนเมน Design หรอเลอนเมาสมาวางดานลางสวนหวกระดาษและดบเบลคลกกได เพอใหเคอรเซอรไปทสวนพมพเนอความเอกสาร

44

7. กดป ม Enter หนงครงเพอขนบรรทดใหม 8. จากนนคลกเมน Home > กลมค าสง Paragraph เลอกค าสง Line and Paragraph Spacing > Add Space

Before Paragraph เพอเพมระยะหางระหวางขอความ

9. พมพค าวา “เรอง” จากนนกดป ม Enter เพอขนบรรทดใหม 10. พมพค าวา “เรยน” จากนนกดป ม Enter เพอขนบรรทดใหม 11. ในสวนทจะใชพมพเนอความจดหมายจะเวนไวเปนพนทวาง และจะน าจดหมายกลบมาใชเพอพมพเนอความ

จดหมายกอนสงจรง 12. สวนสดทายของจดหมายจะเปนค าลงทาย ทประกอบดวยลายมอชอ ชอเตม และต าแหนง ซงจะตองก าหนดต าแหนง

ค าลงทายใหตรงกบวนท ในสวนของ ลายมอชอ ชอเตมและต าแหนงจดใหเสมอกงกลาง

12.a. กดป ม Enter 1 ครงเพอขนบรรทดใหม 12.b. พมพขอความลงทาย ตวอยางเชน “ขอแสดงความนบถอ” จากนนใหกดป ม Enter ตดกนสามครง แลวพมพ

ชอเตมใสลงไป จากนนกดป ม Enter อกหนงครง 12.b. บรรทดสดทายพมพต าแหนง

12.c. จากนนเลอกขอความตงแตค าลงทายถงบรรทดทพมพต าแหนงไว น าเมาสเลอนป ม Indent มาทกงกลางหนากระดาษ

12.d. คลกเมน Home > ทกลมค าสง Paragraph > คลกทป มค าสง Center

45

Create a template 1. click File > Save As. 2. Double-Click Computer. 3. Type a name for your template in the File name box. 4. For a basic template, click Word Template in the Save as type list.

5. Click Save.

<Tip> เราสามารถก าหนดต าแหนงการจดเกบหรอเปดแหลงทเกบไฟลแมแบบ (templates) ของเราไดโดย, click menu

File > Options > Save > Default personal templates location box. Word will save any new templates in that folder, and when you click File > New > Personal, Word will show you the templates in that folder.

Edit your template To update your template, open the file, make the changes you want, and then save the template.

1. Click File > Open. 2. Double-click Computer. Browse to the Custom Office Templates folder that’s under My

Documents. 3. Click your template, and click Open. 4. Make the changes you want, then save and close the template.

Use your template to make a new document To start a new document based on your template, click File > New > Personal, and click your template.

46

การสรางเอกสารแบบฟอรมทสามารถปอนขอมลได เมอตองการสรางฟอรมใน Word ทใหบคคลอนสามารถกรอกขอมลได ใหเรมตนดวยเทมเพลตและเพมตวควบคม

เนอหา ตวควบคมเนอหาประกอบดวยสงตางๆ เชน กลองกาเครองหมาย กลองขอความ ตวใชเลอกวนท และรายการดรอปดาวน ถาคณคนเคยกบฐานขอมลอยแลว ตวควบคมเนอหาเหลานยงสามารถเชอมโยงกบขอมล ไดดวย ขนตอนการเรมสรางแบบฟอรมมดงน

Step 1: Show the Developer tab 1. Click the File tab. 2. Click Options. 3. Click Customize Ribbon. 4. Under Customize the Ribbon, in the list under Main Tabs,

select the Developer check box, and then click OK.

Step 2: Create Document Form 1. Click the File tab. 2. Click New. Click Blank document. 3. On the Developer tab, click Design Mode,

and then insert the controls that you want.

4. On the Developer tab, click Properties, and change the properties that you want.

Step 3: Add protection to a form If you want to limit how much others can edit or format a form, use the Restrict Editing command:

1. Open the form that you want to lock or protect. 2. Click Home > Select > Select All, or press CTRL+A. 3. Click Developer > Restrict Editing.