MICE 기획 및 실무 온라인 교육

강 사 : 김 승 미 대표

㈜ 인세션

14강: 국제행사와 의전

We are In Session for you

공항영접 및 영송

1. 업무개요

목적: 대회 참가자의 입국 수속 및 교통편의 제공, 기타 필요한 정보제공

공항 영접

기간: 대회 개최 2일 전부터 대회 개최일 까지, VIP 경우 입국 일정에 따라

장소: 인천국제공항 (1층 입국장내 안내 데스크 또는 CIQ내 VIP Room) 호텔(인천국제공항 제주, 부산 등 지방공항 호텔/행사장)

교통 수단 (행사에 따라 변경):- 초청연사: 임대 승용차- 일반참가자: KAL 리무진, 호텔 셔틀 버스, 택시

※ CIQ : Customs, Immigration and Quarantine(세관,출입국관리 및 검역)

1. 업무개요

목적: 대회 참가자의 출국 수속 및 교통편의 제공, 기타 필요한 정보 제공

공항 영송

기간: 대상자 출국 일정에 따라 운영

장소: 호텔 인천국제공항 (VIP 경우, CIQ내 VIP Room)

교통 수단 (행사에 따라 변경):- 초청연사: 임대 승용차- 일반참가자: KAL 리무진, 호텔 셔틀 버스, 택시

2. 업무 흐름도

공항영접 계획 수립

일반 영접 VIP 영접 (VIP Room 사용)

공항영접 안내데스크 신청 공문 발송

데스크 사용 승인확인 및 사용비 입금

공항 현장 진행 계획 수립

수송 차량 임대

공항영접요원 확보 및 교육

제작물 및 사인물 제작

참가자들에게 공항영접 안내문 발송

공항영접데스크 설치

실행

VIP flight 일정 확인

외교부 통해 VIP 의전협조 요청 공문발송

수송 차량 임대

CIQ 출입증 신청

기사 및 차량 번호 의전실에 접수

실행

전문의전업체

활용가능

3. 세부업무

안내데스크 설치 – 공항 입국장 (1층) 안내데스크 사용 신청 협조공문 발송

www.airport.kr 참조

공항 영접 (일반참가자의 경우)

공항에 요청 사항- 입국장내 안내데스크 및 의자 사용 (기간에 따라 비용 청구)- 유도사인물 설치- 참가자 수속시 문제가 발생할 경우 즉시 조치

시설물 설치 및 준비물- 시설물: 유도사인보드, 안내데스크, 의자, 단기전화, 무전기, 피켓 등- 준비물: 공항영접 및 수송대상자 리스트, 리무진 운행시간표, 호텔셔틀

운행시간표, 현장 사무국 및 호텔 연락처 등

인원배치 : 1일 2교대 (안내요원, 데스크요원, 차량 안내요원)

3. 세부업무

공항 영송

공항영접 데스크 운영은 요즘 일반화 되어가는 반면, 아직 공항 영송은

조직위원회에서 특별한 케어를 제공해야 할 필요 외에는 제공되지 않고

있으나, 추후에도 집중 관리해야할 대상인 경우에는 공항 영송에 대한

계획이 필수, 일반 학술 대회보다는 정부 행사에서는 특별히 고려해야 함.

일반 참가자 에게는 일반적으로 영송서비스 제공이 없고 호텔 자체 리무진서비스에 대한 안내를 대회 프로그램북 등을 통해 전달함.

VIP 참가자의 경우

개별적인 출국 일정에 따라 차량 준비참가자에게 사전 영송 차량이 준비되었다는 것과 본인의 항공일정에변경이 없는지 확인을 요청하는 안내문을 개별적으로 전달.

※ 공항의전 대행 전문업체 활용※ 공항영접데스크: 사전 신청 및 사용 후 사인물 철거 확인

We are In Session for you

의 전

국제회의/행사 참가자중

입국부터 회의사교행사 참여이동 및 출국에 이르기까지

별도의 특별Care가 필요한 대상을 위한 일체의 행위를 말하며, 특히 정부행사나 기업 행사 등에는 VIP의전이 매우 중요한 위치를차지하는 업무임.

1. 업무개요

3. 세부 업무

공항 및 의전관련 유관 정부기관 업무협조

회원국 및 국제기구에 대한 외교강화 및 아국홍보 지원

국내ㆍ외 VIP에 대한 의전업무 지원

- 대리수속 요청 및 의전관 영접

- 공항 귀빈실 사용 협조 및 의전 차량 제공 (국빈급)

외교통상부

항공운항청, 인천 및 한국공항공사 업무협조

국내외 항공편 증설 (특히, 제주에서 개최 시

인천-제주 증편)

공항 영접상황실 사용 및 참가자 라운지 설치 협조

국토해양부

행사 참가자에 대한 신속한 비자발급

무비자 입국자에 대한 비자 현장발급

참가자 전용 입국심사대 설치 및 신속한 출입국절차

참가자 출입국 현황정보 제공

법무부

공항 출입국 검역, 동식물 검역 및 방역 활동 (SARS 등)

위생 및 식품 안전 대책 강화 및 지도 감독

총회장, 외부 행사장 등에 대한 응급의료 체계 지원

보건복지가족부

국정원 주관 출입국 안전대책반 수립

대리수속 관련 업무협조

임시출입증 발급 협조 관련

행사 시 정보 및 보안관련업무 지원

국가정보원

공항 입출국, 상황실, 라운지 안전 및 보안

VIP등 주요 요인 경호 및 Convoy 요청

공항경찰대 업무협조, 공항내 교통관리 협조

경찰청

3. 세부 업무

공항공사

이벤트 카운터 – 시설운영팀

각종 홍보제작물 설치 및 부착 - 시설운영팀

영접상황실 임대 - 시설운영팀

귀빈실, 동편 귀빈주차장 사용 협조 – 의전팀

임시출입증 – 보안운영팀(국정원, 법무부, 세관 협조공문)

LAN, 전화, 전기시설등 – 정보통신시설팀, 시설운영팀, KT, 건축팀

여객터미널내 공사관련 – 건축팀

공항내 교통 및 주차 관련 – 교통운영팀, 공항경찰대 교통계

공항내 안전 및 보안 – 공항경찰대 경비계

항공기 게이트 변경 – 계류장운영팀, 서울지방항공청 항공운항과

전세 및 전용항공기 관련 업무 – 서울지방항공청 항공운항과

※ 상황에 따라 각 조직의 명칭 및 업무가 변동될 수 있슴

3. 세부 업무

입국절차 고려사항

VIP 구분: 국가원수급, 수상급, 3부요인 및 외상급, 일반귀빈

의전행사: 예우기준, 준비일정, 점검사항(초청장, 비표)

안내절차: 귀빈실 사용(대상, 절차), 귀빈안내절차, 출입증

상호협조: 의전요원교육, 무전기 사용계획 등

일반절차: 귀빈탑승 항공기가 도착하면 의전요원은 영접인사,대리수속자를 탑승구 입구로 안내

영접인사는 귀빈을 귀빈실로 안내하고

대리소속자는 여권, 검역신고서, 입국카드, 세관신고서, 수하물표 등을인수 받아 입국절차를 대행

3. 세부 업무

출국절차 고려사항

영접단계별 협조 사항에 준함

호텔체크아웃과 호텔출발시간에 유의-교통체증 등 비상사태에 대비

일부 수행원과 수하물을 사전도착 시킴

일반절차: 항공사에서 탑승수속이 끝나면 의전요원은 귀빈의 출국수속을 대행

영송인사는 귀빈을 귀빈실로 부터 바로 해당 탑승대로 안내

대리소속자는 여권, 출국신고서, 항공권, 수하물, 공항사용료, 세관신고서등 점검

3. 세부 업무

총기류 수속절차

귀빈 일행이 경호상의 목적으로 총기를 휴대했을 때 사전에 관계기관에서반입을 허용한 경우에는 휴대반입하고 사전예고가 없거나 휴대반입이 불허된 경우에는 유치 하여야 한다.

출입증(CIQ 지역 내 출입)

- 행사용 임시출입증은 일반출입증, 공용출입증, 귀빈용출입증, 보도용출입증, 휘장, 행사용 비표 등으로 분류

- 출입증은 건설교통부에서 제작발급하여, 그 발급대상은 공항상주 정부기관, 한국공항공단, 항공사, 업체 Press 보도, 외교관 등으로 구분

3. 세부 업무

의전요원 숙지사항

사무국 사전준비- 영접 세부계획 수립- 공항시설 사용- 전용심사대 사용- CIQ 임시 출입증이 필요한 경우- 관계기관 협의사항

영접요원 준비사항

- 기본적 영접준비- CIQ 조치사항- 대리수속 조치사항- 귀빈실 조치사항

3. 세부 업무

공항영접 총괄표

구 분 VIP / 대표단장 일반참석자 / 수행원

1단계

입국확인 / 로딩브릿지 대기

- 의전대상자의 입국확인(편명, 시간)

- 지정된 해당 영접요원 사전숙지사항통보

- 최종 입출국 사항 확인

- 로딩브릿지 대기

- 의전대상자 영접 및 기본사항 파악

- 입국심사 안내

개별입국

- 입국규모파악(입국검사.세관검사)

- 공항정보 및 주요 안내물 사전편의제공

- 집중 입국 시간대에 현장안내인원 투입

- 돌발상황 발생시 긴급조치(무비자 등)

2단계

전용입국심사대 이용

- 전용입국심사대 안내 및 대리수속

- 원활한 입국심사도모 및 돌발상황대처

- 세관검사 안내

전용입국심사대 이용

- 전용입국심사대 안내 및 대리수속

- 원활한 입국심사도모 및 돌발상황 대처

- 세관검사 안내

- 안내표지판 활용

3. 세부 업무

공항영접 총괄표

구 분 VIP / 대표단장 일반참석자 / 수행원

3단계

수하물 수취대행

- 해당 캐로셀 안내

- 세관검사에 대한 사전정보 제공

- 신속 정확한 수하물 수취도모 (픽업대행)

- 해당 수하물에 대한 표지물 부착

개별수하물 수취

- 해당 캐로셀 안내

- 세관검사에 대한 사전정보 제공

- 신속 정확한 수하물 수취도모 (픽업대행)

- 해당 수하물에 대한 표지물 부착

- 픽업안내 및 분실물 해결

4단계

전용 세관검사대 이용

- 전용세관 검사대 안내

- 신속한 세관검사도모 및 돌발상황 대처

- 입국장 안내

전용 세관검사대 이용

- 전용세관 검사대 안내

- 신속한 세관검사도모 및 돌발상황 대처

- 입국장 안내

- 안내표지판 활용

- 초청장 소지자 전원

3. 세부 업무

공항영접 총괄표

구 분 VIP / 대표단장 일반참석자 / 수행원

5단계

귀빈실 안내

- 귀빈실 사용 또는 차량이동 여부확인

- 사전요청자는 사전 심사- 귀빈실 사용시 해당 귀빈실 위치 사전확인- 영접완료후 공항상황실 통보

안내데스크 이용

- 입국장 최단거리의 안내데스크 사용 안내

- 각종 정보 현장 제공 (행사, 차량, 관광 등)

- 돌발상황에 대한 대처

6단계

의전차량 안내

- 전용주차장 확인(귀빈실)

- 의전차량 대기확인(에쿠스)- 최종 목적지 및 필요수량 최종확인- 해당수하물 차량 적재- 특이사항에 대한 사전 통보- 향발후 출발 통보

해당수송차량 이용

- 전용 정차구역 확인

- 대형버스(리무진)- 상황에 따라 대중교통 (택시 등)

7단계회의기간중 의전수행

- 회의기간중 전담수행인력- 전담 의전차량 지원

3. 세부 업무

공항영송 총괄표

구 분 VIP 참고사항

1단계

공항향발

- Ticketing등 사전 서비스 포함

- 숙박지(행사장)에서 공항향발 확인

- 출국정보 예상시간에 영송인원 투입준비

- 운전기사와의 수시 연락 및 확인

2단계

공항도착

- 영접당시 영접인원 위주 영송 실시

- 해당 인사와 만남

- 행사 소감 수집 및 출국 정보 재확인

3단계

출국수속

- 이용 항공사별 출국수속 보조

- 별도 요청사항 및 지원사항 확인

3. 세부 업무

공항영송 총괄표

구 분 VIP 참고사항

4단계

귀빈실 이용

- 공항귀빈실 재사용 요청시 안내

- 의전관계자와 인사

- 출국장 입장시 까지 편안한 분위기 조성

5단계

출국장 입장

- 해당 출국장 안내 및 입장 확인

- 돌발상황시 긴급대처(출발지연 등)

- 영송인사

6단계

출국최종확인

- 해당 편명 출항여부 확인

- 출항 최종 확인 후 상황실 보고

3. 세부 업무

VIP 수송의전

국제행사 수송업무

구분 단계 주요 조치 사항

입출국

수송

공항주차장

- 내빈 차량 대기 상태 확인 (VIP승용차, 일반참석자 버스)

- 운전기사 대기 상태 확인

- 내빈 출발후 영접 본부로 보고

숙소이동

- 이동전 인원 점검 및 수하물 확인

- 공항 로비에서 차량으로 이동

- 보행시 및 탑승시 예절준수

- 차량 출발전 간단한 소개

- 공항에서 호텔로 이동

- 이동과정 중의 한국에 대한 소개

- 자기소개 및 지역소개

- 호텔도착

- 차량에서 호텔 내부로 안내

숙소분리경우- 호텔들을 구역별로 묶어 운행계획을 수립

- 예상 못한 수요 발생시 공항리무진 티켓발급 등

3. 세부 업무

VIP 수송의전

국제행사 수송업무

구분 단계 주요 조치 사항

행사장

수송

회의장 수송- 호텔 차량활용

- 사무국 차량활용

행사장 수송- 동시 탑승인원이 최대한이 되도록 배차

- 행사도중에 귀가하는 참가자들에 대한 배려

VIP

수송

의전차량 준비

- 자동차 회사와 협력하는 방안

- 대사관 차량 등 자체적으로 이용하는 경우

- 행사에 따라서 양자를 병행하는 경우

수송계획- VIP 일정변동을 사전에 파악하는 체제확립

- 의전대상 아닌 참석자의 차량요구 빈번

3. 세부 업무

VIP 수송의전

수송과 의전의 협조관계

구분 주요 조치 사항

의전요원의

상황실 배치

- 의전 전담요원을 상황실에 배치하여 현장 수송전담요원과 수시 연락

- 사무국의 의전총괄담당관의 지휘아래 상황변동에 따른 유기적인 대처

- 상황실 설치상황 (공항, 숙소, 행사장)에 따라 순환근무 또는 고정근무

VIP 수송

별도계획

- 수송의전업무를 단위업무 중심으로 접근하면 한계가 있음

- VIP중심의 접근방법 즉, VIP 별도일정을 파악하여 대처 해야 함

- VIP 일정은 사무국 또는 의전전담요원이 일괄 파악하여 부분별로 통보

- 이를 위하여 VIP 예우기준에 의한 사전적인 준비기 필요함

- VIP 수송은 공식일정 또는 협의된 일정으로 제한 하는 등 기준 마련

- 경호관계관, 의전수행요원과의 협력체제 확립

- 수송안내 책자에 VIP수송에 대한 내용을 명기