Modul ke:

Fakultas

Program Studi

07Ekonomi dan

Bisnis

S1 Manajemen

Dosen : Fitria Nursanti, SE., MPd.

SALESMANSHIP

MENGHITUNG KEBUTUHAN SALES PADA BAGIAN PENJUALAN

Bagian Isi

PERENCANAAN PENEMPATAN TENAGA PENJUALPENARIKAN ( RECRUITMENT) TENAGA PENJUALBEBERAPA KESALAHAN DALAM SELEKSI.Penentuan Jumlah Wiraniaga Yang Di butuhkan

• proses perencanaan, terutama yang berkaitan dengan penarikan dan seleksi tersebut. Proses perencanaan ini meliputi :

• Analisis awal kebutuhan personil.• Analisis Jabatan (Job Analysis)• Meninjau atau menentukan Job description dan Job Qualification

/ spesification.Berdasarkan atas hasil analisis di atas maka ditetapkan sumber perekrutan dan prosedur seleksi yang harus direncanakan.

• Kebutuhan Personil.• Kebutuhan personil untuk tenaga penjual tergantung pada

beberapa faktor seperti :• Perubahan organisasi tenaga penjual.• Perputaran tenaga penjualan (turn Over)• Target pertumbuhan penjualan.• Strategi distribusi., dll

• Perputaran tenaga penjual merupakan persoalan yang memerlukan kebijakan manajemen yang bersifat komprehensif untuk menanganinya. Angka perputaran ini dapat dihitung dengan cara berikut :

Turn Over Rate =

Separations per Year

Average Size of Sales Force

X 100 %

• Diperlukan berbagai teknik dan metode yang digunakan di dalam menghitung kebutuhan ini. Adapun beberapa metode dalam menentukan kebutuhan tenaga penjual yaitu :

• Afordable Methode• Work Load Methode. (metode beban kerja)• Incremental Methode• Sales Potential Methode.• Afordable methode• merupakan pendekatan penentuan jumlah tenaga penjual

berdasarkan kemempuan keuangan perusahaan untuk membayar tenaga penjual sesuai dengan Anggaran yang disusun perusahaan. Perhitungan methode ini dilakukan dengan cara sebagai berikut.

• Jika jumlah tenaga kerja perusahaan masih berada di bawah angka 16, berarti perusahaan masih memilki kesempatan untuk merekrut tenaga penjual baru. Penggunaan metode ini memilki kelemahan yaitu perusahaan sangat tergantung pada ketersediaan dana, sehingga seakan-akan prestasi penjualan sanghat ditentukan sekali oleh kemampuan perusahaan dalam keuangan.

Affordability Approach

Expected Sales $35,000,000Field Sales Expense Ratio x .04Sales Budget $ 1,400,000Percent for Sales Force x .80

Available for Salespeople $1,120,000

$ Available = $1,112,000 = 16 (to be Wages & expenses/person $70,000

hired)

• Metode beban kerja• merupakan metode yang cukup ideal, karena penetapan jumlah tenaga kerja

disesuaikan dengan target perusahaan dalam perencanaan pemasaran/penjualan perusahaan. Sumber daya keuangan diharapkan harus dapat memenuhi kebutuhan tersebut. Jumlah tenaga total yang dibutuhkan nanti di kurang dengan jumlah tenaga yang sudah ada dan dapat juga dipertimbangkan tingkat perputaran tenaga kerja. Metode di atas merupakan pendekatan yang mudah untuk dilakukan namun memiliki kelemahan yaitu tidak memasukan pertimbangan keuntungan/laba yang akan diperoleh.

• Adapun rumus metode ini yaitu :

Workload Approach

[(NECt + NPCt) x IFCt] x LCST

NSP =

where:NSP = Number of SalespeopleNEC = Number existing customersNPC = Number of potential customersIFC = Ideal frequency of callsLC = Length of callST = Selling time available for one persont = Customer size or type class

• Methode incremental• Untuk mempertimbangkan laba maka metode incremental

merupakan metoda yang cocok. Metode ini dapat dipahami melalui konsep ekonomi mikro/manajerial. Dalam metode ini diperhatikan dua faktor yang berubah akibat penambahan/pengurangan tenaga penjualan yaitu :

• Penghasilan Tambahan (incremental revenue)• Biaya Tambahan (incremental Cost)• Asumsi-asumsi yang digunakan di dalam pendekatan ini adalah :• Terdapat kaitan yang erat antara usaha-usaha penjualan yang

dilakukan penjual dengan volume penjualan yang dicapai.• Volume penjualan cukup sensitif terhadap perubahan jumlah

tenaga penjualan.• Personal selling merupakan alat utama dalam penjualan.• Bagaimana bentuk perhitunganya dan hubungan masing-masing

dapat dilihat pada tabel berikut.•

n

Tambahan Tenaga penjual

ke

Tambahan

Volume Penjualan Harga Pokok Laba Kotor

11 1.450.000 797.500 652.500

12 1.125.000 618.750 506.250

13 1.000.000 550.000 450.000

14 375.000 206.250 168.750

• Pada tabel terlihat bahwa perusahaan bermaksud untuk menambah tenaga penjual yang ke 11 s/d 14 yang mengakibatkan terjadinya tambahan penjualan, harga pokok dan laba. Harga pokok adalah 55 % dari penjualan.

• Masing-masing penjual menerima gaji tetap sebesar 20.000 per bulan/orang atau 240.000 per tahun dan tambahan komisi sebesar 5 % dari volume penjualan yang dicapai. Biaya perjalanan 25.000 per tahun. Jika penambahan tenaga penjual dilakukan maka dapat dihitung kontribusi laba bersih yang diberikan oleh tambahan tenaga penjual tersebut, seperti tabel berikut.

• Pada tabel terlihat bahwa penambahan tenaga penjual dapat dilakukan hanya sampai tenaga penjual ke 13, karena setelah itu akan terdapat kontribusi laba bersih yang minus.

•

Tambahan Tenaga

penjual ke

Tambahan

Laba Kotor Gaji Komisi Biaya Perjalanan Kontribusi

Laba bersih

11 652.500 240.000 72.500 25.000 315.000

12 506.250 240.000 56.250 25.000 185.000

13 450.000 240.000 50.000 25.000 135.000

14 168.750 240.000 18.750 25.000 -115.000

Metode potensi penjualan (Sales Potential Methode)

adalah metode yang dipakai untuk menentukan jumlah tenaga penjualdengan mempertibangkan potensi yang dimiliki tenaga penjual, dengan rumus sebagai berikut :

• Atau dengan rumus :

J =

V

P

+ T ( V / P )

J =V

P

( 1 - T )

• Dimana :• V = Jumlah Tenaga Penjual Yang diperlukan.• V = Volume Penjualan yang diramalkan• P = Produktivitas penjualan yang diperkirakan dari seorang tenaga penjual.• T = Tingkat perputaran tenag penjual yang diperkirakan

Setelah dihitung maka jumlah tenaga penjual yang akan direkrut adalah selisih antara tenaga yang ada dengan hasil perhitungan di atas.

• Analisis Jabatan ( Job Analysis).• Sebelum manajer melakukan penarikan dan seleksi, maka perlu

untuk memahami dengan jelas aktifitas, tugas dan tanggung jawab tenaga penjual yang akan dipekerjakan nanti. Analisis jabatan (job analysis) adalah suatu cara yang sistematis untuk menggambarkan bagaimana suatu jabatan tenaga penjualan yang akan diterima oleh tenaga penjual. Analisis jabatan dilakukan terhadap jabatan (Job) bukan orangnya. Analisis ini akan menghasilkan dua hal yaitu :

• Job description.• Job Qualification/specification.

• Job Description.• Merupakan gambaran secara detil tentang suatu jabatan. Job

description dari jabatan salespersons terdiri dari penjelasan tentang :

• Kepada siapa tenaga penjual tersebut melapor.• Bagaimana hubungan kerja dan interaksi tenaga penjual dengan

staf pemasaran lainnya.• Pelanggan yang menjadi tanggung jawabnya dan yang akan

dikunjungi.• Tugas tugas khusus yang harus dilakukan.• Tuntutan fisik dan mental yang dibutuhkan pekerjaan.• Tipe produk yang harus dijual.• Dan lainnya.

• Sales dominan :• Pendekatannya mengandung persiangan dan tekanan tinggi.• Umumnya bukan perencana;ingin disertakan dalam mengambil

tindkaan• Berusaha secepatnya memegang kendali• Berasumsi mereka mengetahui apa yang dibutuhkan prospek• Informasi terorganisir dengan baik tapi mungkin tidak

berhubungan langsung dengan kebutuhan prospek• Tujuan jarang dianalisa• Penutupan mencapai kesepakatan) meruapkan kekuatan mereka• Informasi dan catatan jarang terorganisisr dan diperbaiki• Pertemuan lanjutan jarang dilakuakn dan dangkal• Tidak suka menganalisa diri sendiri, namun tidak ingin mengalami

kehilangan lebih lanjut.

• Membaca peluang pasar• Suatu perusahaan perlu menganalisa atau

membaca peluang pasar yang dapat dimanfaatkan. Perusahaan dapat mengetahui apakah produk yang diciptakan mempunyai peluang untuk dipasarkan dan dengan membaca peluang pasar perusahaan juga dapat mengetahui apa yang sedang dibutuhkan oleh konsumen.

• PERAMALAN PENJUALAN•• Peramalan penjualan adalah perkiraan atau proyeksi secara

teknis permintaan konsumen potensial untuk suatu waktu tertentu dengan berbagai asumsi.

• ramalan penjualan adalah suatu aktivitas yang makin penting dan merupakan suatu faktor yang harus diperhatikan dalam perencanaan perusahaan (business planning). Ramalan penjualan bukan hanya merupakan sebuah perkiraan tentang penjualan (sates estimate) tetapi merupakan tindakan penyesuaian kesempatan yakni pemintaan aktual dan potensial dengan usaha-usaha pemasaran yang diperlukan, agar tujuan dapat diperoleh suatu manfaat dari padanya.

• TEORI PERAMALAN• Peramalan adalah penggunaan data atau informasi untuk

menentukan kejadian pada masa depan, dalam bentuk perhitungan atau prakiraan dari data yang laludan informasi lainnya untuk penelitian terlebih dahulu prakiraannya.

• - Menurut Hery prasetya dan Fitri Lukiastuti ( 2009 : 43 ) Peramalan merupakan suatu usaha untuk meramalkan keadaan dimasa yang akan datang melalui pengujian keadaan dimasa lalu.

• - Menurut Jay Heizer dan Barry Render ( 2006 : 136 ) Peramalan ( forecasting ) adalah seni atau ilmu untuk memperkirakan kejadian dimasa depan.

• - Sedangkan menurut Tim pengembangan Laboratorium Manajemen MenengahForecasting diartikan sebagai kegiatan analisis untuk memperkirakan magnitude dan direction perubahan suatu variabel ekonomi bisnis ( permintaan barang dan jasa ) dimasa datang berdasarkan past data dan present data

Cara membaca peluang pasar perekonomian:• Menentukan jenis usaha.

Terkadang peluang usaha dilihat baru kemudian jenis usahanya ditentukan. Tetapi terkadang hal tersebut juga berlaku sebaliknya. Yang artinya, jenis usaha ini adalah jenis usaha bersifat tren, bersifat intuis dan lain sebagainya.

• Melihat produk. Selain sifat jenis usaha, kita juga harus melihat produk yang akan kita pasarkan. Teliti dan kaji baik-baik karena kita akan mendapatkan keuntungan hanya dari produk yang terjual.

• tentukan target pasar. Jadi seperti yang kita ketahui bahwa produk bisa terjual jika terdapat di pasar yang mana produk yang akan terjual. Tentukan pasar atau daerah yang akan dimasuki, jika memungkinkan kita bisa menargetkan untuk mengekspor produk.

• usaha di sekitar kita. • Jika di sekitar usaha kita sudah ada usaha sejenis, kita harus

mengkaji ulang produk.

• Untuk menyusun ramalan penjualan, tentu ada bermacam-macam metode yang dapat digunakan. Ada metode yang sulit dan ada pula metode yang tidak begitu sulit. Setiap perusahaan dapat memanfaatkan beberapa metode yang sesuai dengan keinginannya.

Adapun cara-cara menyusun ramalan penjualan yang dikemukakan oleh Winardi (1991; 222) adalah sebagai berikut:

a. Survei tentang keinginan Pembeli ( Survei of Buyer Intention ).b. Pengumpulan pendapatan para karyawan bidang penjualan. (

Pool of Sales Force Opinion ) c. Pandangan para ahli ( Expert opinion )d. Metode pengetesan pasar ( Market Test Method)e. Proyeksi penjualan masa lampau ( Proyeksi of Past Sales)

f. Ramalan tentang industri dan prosentase pangsa pasar (Industry Forecast and share of the market percentage)

g. Analisa tentang produk yang sedang di gunakan ( Product In Use Analysis)

h. Analisa seri waktu (Time Series analysis)i. Analisa permintaan secara statistic (Statistical Demand

Analysis).j. Peralatan secara eksponensial ( Exponential Smoothening )k. Analisa korelasi (Correlation. analysis)l. Konstruksi Model Econometric (Econometric Model Building )

• Tipe- tipe Peramalan• Dalam segi peramalan banyak sekali tipe nya namun menurut

pandangan dari Hery Prasetya dan Fitri Lukiastuti ( 2009 : 44 ) dapat kita ambil beberapa yaitu :

• - Peramalan ekonomiPeramalan yang menjelaskan siklus bisnis dengan memprediksi tingkat inflasi, ketersediaan uang, dana yang dibutuhkan untuk membangun perumahan dan indikator perencanaan lain nya.- Peramalan teknologi

Peramalan yang memeperhatikan tingkat kemajuan teknologi yang dapat meluncurkan produk baru yang menarik, membutuhkan pabrik dan peralatan baru. Peramalan ini biasanya memerlukan jangka waktu yang panjang dengan memperhatikan tingkat kemajuan teknologi.

• - Peramalan permintaan• Proyeksi permintaan untuk produk atau layanan suatu perusahaan

peramalan ini disebut juga peramalan penjualan yang mengendalikan produksi, kapasitas seta sistem penjadwalan dan menjadi input bagi perencanaan keuangan pemasaran dan sumber daya manusia.

• Teknik-Teknik Dalam Peramalan Penjualan• Banyak alat dan cara yang digunakan untuk meramalkan

penjualan, menurut sifatnya, cara atau metode untuk melakukan penaksiran atau peramalan tersebut dapat dibedakan menjadi dua dikemukakandalam buku M Munandar dengan judul “Budgeting :Perencanaan Kerja, Pengkoordinasian Kerja, Pengawasan Kerja” yaitu“ (1) Bersifat Kualitatif ; (2) Bersifat Kuantitatif.” (2000 : 52-82)

• Adapun penjelasan dari cara atau metode untuk melakukan penaksiran atau peramalan penjualan di atas adalah sebagai berikut:

• 1. Bersifat Kualitatif• Merupakan cara penaksiran yang menitikberatkan pada

pendapat seseorang. Cara penaksiran semacam ini mempunyai kelemahan yang menonjol, yaitu bahwa pendapat seseorang seringkali banyak diwarnai oleh hal-hal yang bersifat objektif. Dengan demikian ketepatan hasil taksiran menjadi diragukan..

2. Bersifat KuantitatifMerupakan cara penaksiran yang menitikberatkan pada perhitungan-perhitungan angka yang menggunakan berbagai metode statistik.

• Berikut ini beberapa cara penaksiran yang bersifat kuantitatif adalah sebagai berikut :

• a. Cara yang berdasarkan dari pada data historis dari suatu variabel saja, yaitu variabel yang ditaksir itu sendiri misalnya :

1. Metode Trend Bebas (Free Hand Method)2. Metode Trend Setengah Rata-Rata (Semi Average Method)3. Metode Trend Moment (Moment Method)4. Metode Kuadratik (Parabolic Method)5. Metode Trend Last Square (Last Square Method)• b. Cara yang mendasarkan diri pada data historis dari variabel yang akan ditaksir

serta hubungannya dengan data historis dari variabel lain yang diduga mempunyai pengaruh yang cukup kuat terhadap perkembangan variabel yang akan ditaksir tersebut

• c. Cara penaksiran yang menggunakan metode dan statistik (trend ataupun regresi) yang ditetapkanpada berbagai analisis khusus

Adapun tahapan-tahapan dalam suatu peramalan yaitu :a. Pengumpulan data

Pengumpulan data dan menyarankan penting nya perolehan data yang sesuai dengan meyakinkan kebenarannya.

b. Pemadatan atau pengurangan dataSeringkali diperlukan karena mungkin saja terjadi kelebihan data dalam proses peramalan, atau sebaliknya terlalu sedikit.beberapa data mungkin tidak relevan dengan masalah dan hal ini dapat mengurangi keakuratan peramalan.

c. Penyusunan dan Evaluasi Modalmeliputi pencocokan data terkumpul kedalam modal yang sesuai dalam hal meminimasi.

d. Ekstrapolasi Model ( peramalan aktual )Terdiri dari model peramalan aktual yang dihasilkan serta begitu data yang sesuai telah terkumpul dan kemungkinan dikurangi akan menghasilkan model peramalan yang sesuai model peramalan yang dipilih.

e. Evaluasi peramalanEvaluasi peramalan melibatkan dan membandingkan nilai peramalan dengan nilai histories actual. Dalam proses ini beberapa nilai data terkini kemudian diambilkan dari himpunan data yang sedang dianalisa.

• Forecast ( perkiraan atau peramalan ) merupakan perkiraan penjualan pada waktu yang akan datang dalam keadaan tertentu dan dibuat berdasarkan data-data yang pernah terjadi atau mungkin akan terjadi.

• Forecast peramalan adalah perkiraan atau proyeksi secara teknis permintaan konsumen potensial untuk suatu waktu tertentu dengan berbagai asumsi untuk memperoleh suatu forecast dan peramalan.

Tentang kegunaan peramalan dalam ekonomi dapat dibagi menjadi beberapa bagian yaitu

• 1. Mengkaji kebijakan perusahaan yang berlaku saat ini dan dimasa lalu, serta melihat sejauh mana pengaruhnya dimasa datang.

• 2. Dengan adanya peramalan maka dapat dipersiapkan program dan tindakan perusahaan untuk mengantisipasi keadaan dimasa datang sehingga resiko kegagalan bisa diminimalkan.

• 3. Peramalan merupakan dasar penyusunan rencana bisnis perusahaan, sehingga dapat meningkatkan efektivitas suatu rencana bisnis.

• 4. Peramalan juga digunakan dalam pembuatan keputusan, karena hasil peramalan merupakan informasi yang mendasari keputusan para manajer perusahaan dalam berbagai tingkatan manajemen perusahaan.

• Proses peramalan• Peramalan adalah suatu usaha untuk meramalkan keadaan dimasa

mendatang melalui pengujian dimasa lalu. Esensi peramalan adalah perkiraan peristiwa – peristiwa di waktu yang akan datang atas dasar pola – pola di waktu yang lalu dan penggunaan kebijakan, sedangkan proyeksi fungsi mekanikal.

• Proses peramalan biasanya terdiri dari langkah – langkah sbb:1. Penentuan tujuan• Analisis membicarakan dengan para pembuat keputusan untuk mengetahui

apa kebutuhan – kebutuhan mereka, dan menentukan :a. Variabel apa yang akan di estimasi.b. Siapa yang akan menggunakan hasil peramalan.c. Untuk tujuan – tujuan apa hasil peramalan digunakan.d. Estimasi jangka panjang atau jangka pendek yang diinginkan.e. Derajat ketepatan estimasi yang diinginkan.2. Pengembangan model3. Pengujian model4. Penerapan model5. Revisi dan evaluasi

• Tujuan dan fungsi peramalan• Tujuan daripada diadakannya peramalan adalah untuk

memperoleh informasi mengenai perubahan dimasa yang akan datang yang akan mempengaruhi terhadap implementasi kebijakan serta konsekuensinya, berikut adalah langkah-langkah dengan adanya peramalan yaitu :

• 1. Untuk menentukan kebijaksanaan-kebijaksanaan dalam persoalan menyusun suatu anggaran-anggaran.

• 2. Untuk melakukan pengawasan terhadap persediaan suatu produk yang akan dijual.

• 3. Untuk membantu kegiatan perencanaan dan pengawasan terhadap reproduksi barang dan jasa.

• 4. Untuk melakukan pengawasan untuk pembelanjaan perusahaan.

• 5. Untuk menyusun kebijaksanaan-kebijaksanaan yang efektif dan efisien.

• Adapun fungsi lain yang bisa mengarah pada peramalan yaitu :• 1. Untuk atau mengkaji kebijakan perusahaan yang berlaku

saat ini dan dimasa lalu, serta melihat sejauh mana pengaruhnya dimasa datang.

• 2. Peramalan diperlukan karena adanya time_lag antara saat suatu kebijakan peruasahaan di tetapkan dengan saat implementasi.

• 3. Dengan adanya peramalan, maka dapat dipersiapkan program dan tindakan perusahaan untuk mengantisipasi keadaan dimasa datang sehingga resiko kegagalan bisa diminimalkan.

• Karakteristik Peramalan Yang BaikPeramalan yang baik mempunyai beberapa kriteria yang penting, antara lain akurasi, biaya,dan kemudahan. Penjelasan dari kriteria-kriteria tersebut adalah sebagai berikut :

1. Akurasi.• Akurasi dari suatu hasil peramalan diukur dengan hasil kebiasaan dan

kekonsistensian peramalan tersebut. Hasil peramalan dikatakan bisa bila peramalan tersebut bila terlalu tinggi atau rendah dibandingkan dengan kenyataan yang sebenarnya terjadi. Hasil peramalan dikatakan konsisten bila besarnya kesalahan peramalan relatif kecil. Peramalan yang terlalu rendah akan mengakibatkan kekurangan persediaan, sehingga permintaan konsumen tidak dapat dipenuhi segera akibatnya perusahaan dimungkinkan kehilangan pelanggan dan kehilangan keuntungan penjualan. Peramalan yang terlalu tinggi akan mengakibatkan terjadinya penumpukan persediaan, sehingga banyak modal yang terserap sia –sia. Keakuratan dari hasil peramalan ini berperan penting dalammenyeimbangkan persediaan yang ideal.

2. Biaya.• Biaya yang diperlukan dalam pembuatan suatu peramalan adalah

tergantung dari jumlah item yang diramalkan, lamanya periode peramalan, dan metode peramalan yang dipakai. Ketiga faktor pemicu biaya tersebut akan mempengaruhi berapa banayak data yang dibutuhkan, bagaimana pengolahan datanya ( manual atau komputerisasi), bagaimana penyimpanan datanya dan siapa tenaga ahli yang diperbantukan.

3. Kemudahan• Penggunaan metode peramalan yang sederhana, mudah dibuat, dan

mudah diaplikasikan akan memberikan keuntungan bagi perusahaan. Adalah percuma memakai metode yang canggih, tetapi tidak dapat diaplikasikan pada sistem perusahaan karena keterbatasan dana, sumber daya manusia, maupun peralatan teknologi.

DAFTAR PUSTAKAAllan Peace (2004), : Bahasa Tubuh, Interaksara, JakartaDavid Lieberman (2007), Agar siapa saja mau melakukan apa saja

untuk Anda, Elekmedia, JakartaCron, W.L.& Decarlo, T.E. (2010), Sales Management, 10th

Edition, John Wiley & Sons, Inc.NewYork.Johnston, M. W., & Marshall, G. W. (2006). Sales force

management. New York: McGraw-HillSiswanto Sutojo (2003), Salesmanship Damar Mulia Pustaka,

JakartaTracy Brian, (2007), The Psychology of Selling, Bhuana Ilmu

Populer, Jakarta

Terima KasihDosen : Fitria Nursanti, SE., MPd.