1. GESTIN DE LA COMUNICACINGua 1. FundamentosPresentado por ASENETH MENESES CHITIVA Presentado aJOANNA PAOLA PRIETO RUIZUNIVERSIDAD EANFACULTAD DE ESTUDIOS A DISTANCIA MERCADEO OCTUBRE 14 DE 2012 BOGOT

2. TABLA DE CONTENIDOINTRODUCCINOBJETIVOSRESUMENABSTRACTPALABRAS CLAVESKEY WORDSACTIVIDAD 1 Resumen en ingles y Reflexin CrticaACTIVIDAD 2Cuadro comparativo: transformacin de la comunicacin en laorganizacin.ACTIVIDAD 3Qu es un modelo de comunicacin y para qu nos sirve?Cules son los elementos fundamentales y/o caractersticas de todomodelo?Conoce otros modelos que no se hayan referenciado en el material?Cul? Descrbalo brevemente.Caso de aplicacin (grupal)CONCLUSIONESBIBLIOGRAFA 3. INTRODUCCINA lo largo de la historia, la comunicacin al interior de las organizaciones, hatenido una evolucin, favorable. Sus primeras apariciones se dieron a finales delsiglo XIX y principios del siglo XX, con la revolucin industrial, esto debido alincremento y diversificacin de organizaciones. Aunque sus comienzos nofavorecan la comunicacin como la conocemos hoy en da, la escuela Clsicatuvo aportes importantes en los lineamientos que se manejan hoy en da en lasorganizaciones. Aportes como una jerarqua definida, el desarrollo de normas,procedimientos, reglas, estndares de operacin, especificacin de los derechos ydeberes de cada empleado, fueron algunos de los aportes de esta escuela;aunque era impersonal y demasiado formal y no tena en cuenta el recursohumano. Luego vino la escuela humanista, la cual quiz compensar la desatencindel recurso humano que se vea en la escuela clsica, pero fue bastante criticadapor exagerar la importancia del elemento humano por encima de los costos ysimplificar los requisitos de una buena administracin, sin embargo complementaa la teora clsica. Luego vinieron la teora de sistemas y la teora contingente, lascuales son utilizadas mayormente en la actualidad, ya que mejoraron de unacomunicacin vertical a una comunicacin transversal y horizontal e integranelementos externos a la organizacin, los cuales consideran factores importantesen el cumplimiento de objetivos de la organizacin. En la actualidad se renenestas cuatro escuelas y toman lo mejor de cada una para una buenaadministracin, pero aun no existe un modelo que permita una comunicacineficaz al interior de las organizaciones; aunque hay muchas empresa que ya estncambiando sus modelos de comunicacin y esto debe ser una prioridad, para lasorganizaciones que deseen estar a la vanguardia y conquistar a sus pblicos. 4. OBJETIVOSComprender el proceso evolutivo de la comunicacin humana, social yorganizacional, as como en paralelo, el comportamiento del ser humano, el cualse ve impactado por el entorno, por su manera de asociarse y de comunicarse; enotras palabras, comprender la importancia de la comunicacin en la vida social delhombre y comercial de las empresas. 5. RESUMENLa comunicacin en las organizaciones, no debe ser vista como algo aislado dela organizacin en s; estos dos conceptos se complementan el uno al otro, debidoa esto no debemos ver a la organizacin como una simple estructuras decemento, las organizaciones son manifestaciones visibles de la actividad humanay su comunicacin, as mismo la comunicacin no debe ser vista, como el simplehecho de enviar mail, correo, comunicaciones escritas, videoconferencia,reuniones,estos dos concepto son un solo. En este sentido la organizacin debehablar el mismo lenguaje, su mensaje debe ser transmitido y debe ser recibidode la misma manera por cada integrante.Al interior de cada organizacin es fundamental que cada directivo sea un ldercomunicador, quien sea el que fomente la comunicacin eficaz entre suscolaboradores. Lo que le da significado a la organizacin son cada una de laspersonas que la conforman, ya que son estas son las que interactan, serelacionan, concretan negocios, permiten un cambio en la organizacin con susaptitudes y actitudes y las TICs son las herramientas que soportan los procesospara el cumplimiento de sus objetivos; es realmente el talento humano lo que leda un significado a las estructuras de cemento y a las tecnologas. Lacomunicacin abarca cuatro aspectos importantes a desarrollar por parte delcomunicador: informacin, identificacin, integracin e imagen. La informacinhace parte del conocimiento que debe tener cada colaborador del estado en elcual se encuentra su empresa internamente y como es vista externamente portodos los pblicos que la rodean, la identificacin hace parte de la culturaorganizacin, de todos aquellos factores que identifican y caracterizan a suscolaboradores, sus cualidades, fortalezas, principios y valoresas como elsentido de pertenencia, la integracin hace referencia a la comunicacin entrecada uno de sus integrantes, su correcta interaccin y creacin de grupos detrabajo; la imagen hace referencia a la identificacin de la empresa tanto 6. internamente como externamente, como desea ser vista, su imagen corporativa,planta fsica, uniformes, entre otros.Los modelosde comunicacin permiten realizar un cambio en la estructuraorganizacional, con respecto a su cultura, principios, valores, la cual va dirigida ala comunicacin entre todos lo pblicos que la rodean, internos y externos. Susprincipales caractersticas son el emisor, el canal, el mensaje, el ruido, elreceptor. ABSTRACTCommunication in organizations should not be viewed in isolation from theorganization itself, these two concepts are complementary to each other, becauseof this we should not see the organization as a simple concrete structures,organizations are visible manifestations of human activity and communication, andcommunication itself should not be seen as simply sending mail, email, writtencommunications, videoconferencing, meetings, these two are a single concept. Inthis sense, the organization must speak the same language, your message mustbe transmitted and should be received in the same way for each member.Within each organization is essential that every manager is a leader communicator,who is the one that promotes effective communication between colleagues. Whatgives meaning to the organization are each of the people who make it, as they arethese that interact, relate, business materialize, allow a change in the organizationwith their skills and attitudes and technologies are the tools processes that supportfor the achievement of its objectives; human talent is really what gives meaning toconcrete structures and technologies. Communication covers four importantaspects to be developed by the communicator: information, identification, andimage integration. The information is part of the knowledge that each employeeshould have the state in which your company is located internally and externally as 7. seen by audiences all around it, the identification is part of the organization culture,of all the factors that identify and characterize their employees, their qualities,strengths, values and principles and a sense of belonging, integration refers to thecommunication between each of its members, good interaction and creation ofworking groups, the image refers to the identification of the company both internallyand externally, and wants to be seen, its corporate image, physical plant, uniforms,among others.Communication models allow for a change in the organizational structure withrespect to their culture, principles, values, which is intended for communicationbetween all the surrounding public, internal and external. 8. PALABRAS CLAVESComunicacin en las organizacionesEstructurasActividad humanaLenguajeMensajeTransmitidoLder comunicadorActitudesAptitudesTICSObjetivosTalento humanoInformacinIdentificacinIntegracinImagenPblicosCulturaCualidadesFortalezasPrincipiosValoresSentido de pertenenciaModelos de comunicacinEmisorCanal 9. RuidoReceptor KEY WORDSCommunication in organizationsstructureshuman activitylanguagemessageAiringleader communicatorattitudesskillsICTSobjectiveshuman talentinformationidentificationintegrationimagepublicculturequalities 10. strengthsbeginningvaluesSense of belongingCommunication Modelstransmitterchannelnoisereceiver 11. ACTIVIDAD1.LA COMUNICACIN Y EL COMPORTAMIENTO HUMANO1.1. Revise el siguiente video y hgase una idea de lo qu significa la comunicacin dentro de las organizaciones.1.2. En mnimo dos o tres prrafos haga un resumen en ingls del video y adjunte a la gua.Currently, communication in organizations is seen as simply sending mail,circulars, memoranda, videoconferences, meetings and apparently is seen asseparate from the organization. An alternative approach to communication can beassimilated with a container and the liquid. The container refers to the organizationand communication liquid is flowing into it and takes the form of organization.In this sense, the organization must speak the same language, and that themessage should be treated in the same manner for all its members, and it isnatural that each person interprets a communication in different ways by thisreason the correct information must reach the right person. You would think thenthat the information used within some organizations is not ideal.The alternative approachof communication with the organizations considercommunication as a fundamental process that shapes social reality of eachindividual. Communication should not be seen as simply transmit data, is a processof continuous creation of meanings and interpretations, likewise organizationsshould not be seen as mere man-made structures, are visible manifestations ofhuman activity and its communication. To understand the approach ofcommunication in organizations, it is necessary to consider each individualinherent aspects such as power, identity, gender, ideology, ethnicity, culture andmore. In view of the above should not separate the meaning of communication andorganization, because even in our mind the organization is seen as somethingmaterial (building, branch), which really gives a meaning to this term are the peoplewho and integrate the interaction that occurs between each of the membersthereof. Keep in mind that it is not only the communication within the organization 12. and its employees, it is also essential that the interaction occurs with the differentaudiences that surround it.1.3. Haga una reflexin crtica con base en las lecturas sobre el impacto y/oinfluencia que tiene el comportamiento humano en la comunicacinorganizacional.El comportamiento de cada individuo al interior de una organizacin esfundamental, para el buen desarrollo de las funciones, el cumplimiento de objetivo,el buen clima laboral al interior de su estructura; por ello que es fundamental queexistan lideres, profesionales encargados de estructurar la comunicacin, alinterior de la organizacin, ya que lo que se busca es fomentar en loscolaboradores sentido de pertenencia, la cual permitir a cada colaborador tomarun rumbo a sus actividades diarias. Es muy importante que cada organizacincuente con una gua que dirija, ensee, promueva y facilite cada aspectoimportante de la comunicacin; esta gua hace referencia al comunicador alinterior de cada grupo de trabajo. Una buena comunicacin entre los miembros deun equipo y su cabeza, permitir llevar a cabo los objetivos planteados, un buenclima laboral, trabajo en equipo y satisfaccin personal, por esta razn es urgenteque cada gerente sea un comunicador organizacional, que sea profesional, concapacidades de ensear, dirigir, retroalimentar; esta urgencia se debe a que latendencia de las organizaciones con respecto al mercado, es y ser lacomunicacin.Las organizaciones que desean estar a la vanguardia, deben buscare implementar modelos avanzados al interior de sus organizaciones, que lespermita cambiar su cultura organizacional rgida, de control, produccin yautoridad, a un modelo de relaciones, conocimiento, que se encargue de lagestin de la comunicacin y la informacin. La comunicacin abarca cuatroaspectos importantes a desarrollar por parte del comunicador: informacin,identificacin, integracin e imagen. La informacin hace referencia alconocimiento mnimo, con el cual debe contar cada funcionario acerca de suempresa, el entorno que la rodea y su trabajo, todos los aspectos informativos querodean la organizacin; la identificacin hace referencia a la cultura de la 13. organizacin, todos aquellos factores de la misin, visin, valores que identifican acada funcionario, los cuales deben estar acorde a los objetivos de la organizaciny los cuales deben ser coherentes con la realidad de la misma; la integracin hacereferencia a la buena comunicacin que debe existir entre los diferentes niveles dela organizacin, sin importar las jerarquas, la organizacin debe ser vista como unconjunto; finalmente la imagen permite identificar a cada colaborador y en generaltodos aquellos aspectos de la organizacin, que permite que esta sea reconocidapor el pblico en general.ACTIVIDAD 2. TEORAS Y COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONALElabore un cuadro comparativo donde analice la transformacin de lacomunicacin en la organizacin desde la estructura organizacional. Tengaen cuenta la poca, el autor, su aporte y caracterstica de la comunicacin.Incluya audio al cuadro.Ver link:http://www.youtube.com/watch?v=x2Mf5Fiuq-UACTIVIDAD3. FUNDAMENTOSY MODELOSDECOMUNICACINORGANIZACIONAL3.6. Responda las siguientes preguntas:Qu es un modelo de comunicacin y para qu nos sirve?Un modelo de comunicacin es el que permite realizar un cambio al interior de lasorganizaciones, con respecto a su cultura, misin, visin, valores, dirigida a lacomunicacin entre todos los pblicos posibles tanto internos como externos de lamisma. Este modelo exige un cambio en la manera retrograda como algunasorganizaciones vienen manejando las relaciones al interior, la cual tiene que vercon su rigidez, autoritarismo, produccin, control, entre otros aspectos. SegnBunge (1972,p.2), son construcciones terico-hipotticas de la realidad; pretenden 14. representar la realidad descrita simplificndola, teniendo en cuenta las variablesmas importantesCules son los elementos fundamentales y/o caractersticas de todomodelo?Emisor: es quien tiene la informacin y el objetivo de lacomunicacinCodificacin: es el proceso de conversin de la informacin ensmbolosMensaje : lo que espera comunicar el emisorCanal : es el medio por el cual se va a hacer llegar el mensaje.Ejemplo de esto son las reuniones, los comunicados, carteleras, memosentre otrosDecodificacin: es el proceso de desconversin de los smbolo, paraque el mensaje llegue satisfactoriamente al receptorReceptor: es la persona que recibe el mensaje decodificadoRetroalimentacin : es la respuesta al mensaje recibido, si se recibisatisfactoriamente, si cumpli con su objetivoRuido : son todas aquellas interrupciones que distorsionan larecepcin o el cumplimiento del objetivo de la comunicacin. 15. Conoce otros modelos que no se hayan referenciado en el material? Cul?Descrbalo brevemente.Gibson (1996) propone en su estudio el modelo de comunicacin organizacionaldel Banco Santander:El modelo anterior propone un enfoque sistmico de la comunicacin en lasorganizaciones, ya que la organizacin es una estructura autnoma, la cual debepermitir integrar todas las partes del sistemas organizacional de la empresa odebe permitir construir un modelo en el cual todos los miembros de laorganizacin, puedan hacer parte activa del sistema y que permite una interaccindinmica con su ambiente, para el logro de los objetivos.MODELO PLANTEADO POR EL INVESTIGADOR COLOMBIANO DANIELLOPEZ 2007 gobernantesgobernados 16. informacionmediopublicaentretenimiaudiencia entomedio periodismo audienciamensajelenguajeaudiencia 17. espacio tiempo medioaudienciaempresasociedadEste modelo permite apreciar, el papel especfico de la comunicacin desde losmarcos sociales; este modelo tambin plantea a la comunicacin como unsistema. Desde la perspectiva de la comunicacin al interior de las organizacionesel emisor y el receptor entran en interaccin con la informacin que comparte, lacual permite que los componentes del sistema se integren o que se pueda definirel cliente interno y externo de la organizacin. Este modelo conduce a crear unared interactiva organizacional acorde con la informacin o conocimiento que secomparte, lo cual se define como empresa inteligente. 18. 7.Trabajo GrupalIntegrantes:Aseneth Meneses ChitivaLuz Mery MartnezDiana Aleidy MalangnMediante el siguiente caso de estudio se pretende que aplique lo aprendido.Lea y analice el caso y desarrolle la actividad requerida.La empresa Soluciones en Sistemas Una empresa dedicada a la fabricacin ycomercializacin de equipos de cmputo y software especializados para empresasde comunicaciones, ha decidido lanzar una nueva lnea de productos como sonvideo juegos para un nuevo mercado objetivo.La empresa cuenta con una estructura organizacional en la cual se encuentran: unGerente general y unos gerentes de departamento: un gerente financiero, unoadministrativo, uno de operaciones y un gerente comercial.Cada gerencia cuenta con unos departamentos definidos, segn la naturaleza desus funciones como son: cartera, tesorera y caja, recursos humanos, logstica,telemercadeo, ventas y servicio al cliente, respectivamente.En los ltimos meses la empresa ha tenido una gran rotacin de su personaldebido a que han registrado errores en la realizacin de actividades, lo cual hagenerado equivocaciones en la forma de trabajo, manifestadas en errores enfabricacin de productos, pedidos, despachos, horarios, y atencin a clientes,entre otros.Una de las razones que se ha detectado al interior de la compaa y que generanestas fallas es un grave problema de comunicacin interna y externa debido a:Los departamentos no se encuentran integrados, cada uno es autnomo ademsno le interesa comentar sus planes a los dems miembros de la organizacin, por 19. temor a las crticas o a que se involucren en sus asuntos propios.Se registran instrucciones poco claras para adelantar laslabores.No hay un medio definido para consultar los procedimientos, no existen nivelesclaros de empoderamiento.No se cuenta con un canal o medio establecido para recibir las inquietudes declientes. Algunos de los funcionarios no estn capacitados para atender a losclientes internos y externos ya que los trminos que utilizan son muy tcnicos, porlo tanto no hay fcil comprensin.Si usted fuera contratado para hacer una asesora a dicha institucin en materiade comunicacin organizacional y brindar solucin a los problemas planteados,elabore una propuesta escrita para la gerencia de la empresa, en la cual desarrollelos siguientes puntos:7.1. Explique cules son los factores de la comunicacin humana queinfluyen en laempresa.Dentro de la organizacin la comunicacin debe ser planificada hacia todos losdepartamentos buscando generar motivacin y explicando claramente losobjetivos de la compaa, para impulsar a todos los departamentos hacia unmismo fin, la comunicacin debe ser humanista haciendo participativos a losfuncionarios para la creacin de nuevas ideas, con comunicacin horizontal lo cualno anula la jerarqua pero exige a nivel gerencial encontrar un mtodo de liderazgoy pertenencia sin afectar la comunicacin informal y la confianza de sussubordinados.Eseficienteimplementarunacomunicacinhorizontal7.2. Determine 5 aspectos que pueden mejorar al interior de la empresa.Explicarlosbrevemente. Mejorar la interrelacin entre las gerencias de todas las reasEfectividad en la ejecucin de los planes propuestos al lograr que todos losdepartamentos tengan y entiendan la misma informacin. 20. El sentido de pertenencia, con el compromiso de los funcionarios al poder participar y aportar ideas a la organizacin, siendo escuchado y sintindose parte de un equipo. Mejorar el nivel de conviccin de los funcionarios, disfrutando alcanzar sus objetivos. Implementarprocesos, estrategias, tcticas queentreguen responsabilidades a todos los departamentos y se convierta en una comunicacin informal, con planeacin y liderazgo.7.3. Determine qumodelode comunicacinpodra implementar.Decidimos partir de los modelos generales de la comunicacin (aspectos macro),hasta llegar a los meramente organizacionales, a fin de darnos una idea global delas razones de falla en la compaa Soluciones y SistemasPartiendo de modelos macro de comunicacin, encontramos algunos que cuentancon un nfasis en los procesos mentales de las personas, destacamos el de Berlo,ya que, sin desconocer los aspectos fsicos de la comunicacin (fuente, mensaje,medios, receptor), resalta caractersticas psicosociales existentes, en la actualidadHumanizar la comunicacin, la hace realmente cercana y permite comprender afondo sus falencias. Figura 1. Modelo Berlo 21. Lo anterior, sin desconocer modelos de orden socio-psicolgico como el deRuesch y Bateson, que incorpora cuatro niveles de comunicacin: Interpersonal,Intrapersonal, Cultura y Grupal, sin duda, un acercamiento mucho ms prximo ala realidad de la comunicacin de las organizaciones.En cuanto a los modelos de comunicacin organizacional objeto de nuestroestudio, encontramos valiosos aportes como los de Redding y Sanborn,mencionando en el campo de comunicacin interna, las relaciones humanas, lasrelaciones administrador trabajador y comunicaciones de orden ascendente,descendente y horizontal. Witkin y Stephens, mencionan la interaccin einterdependencia entre subsistemas, a travs del acto de comunicacin que buscaalcanzar los objetivos de la organizacin. Gibson, quien estudi el modelo decomunicacin del Banco Santander incorpora conceptos como la retroinformaciny el ruido.Sin embargo, encontramos en la teora de Luhmann, en donde la sociedad estcompuesta de comunicaciones y no de seres humanos, una realidad determinantepara establecer el modelo de Soluciones en Sistemas, en donde es necesario,que el sistema sea autoreferente y en que si mismo, constituya un modelo quepermita corregir los errores que sobre la comunicacin estn generando el fracasoen todos sus procesos y resultados. Crearlo al interior de la organizacin, contipos de comunicacin horizontal e integral, retomando aspectos fundamentales delos modelos mencionados, haciendo nfasis en la humanizacin de lacomunicacin, permitirn que existan cambios fundamentales y existe nuevamenteun enfoque en bloque hacia el alcance de los objetivos organizacionales. 22. 7.4. Seale las caractersticas que podrareunir elcomunicadororganizacional.El papel del comunicador organizacional, se ha transformado y ha ganado valor enlos ltimos tiempos, toda vez, que finalmente las organizaciones avanzan en la vaque el mundo lo exige y la comunicacin es su pilar fundamental. Lascaractersticas del mismo deben ser: Liderazgo, simpata, sensibilidad, empata,carisma, sencillez, autoestima, debe tener aptitudes de observador, abstraccin,lucidez, claridad, orden, coherencia, concisin, precisin, dominio del idioma,creatividad, entre otros.Dentro de la organizacin es fundamentalmente: Un facilitador de los procesos comunicativos entre las reas. Un regulador, revisa el establecimiento de los objetivos de la comunicacin y su aprovechamiento mximo, tomando acciones correctivas. Un punto de conexin que permite el flujo informativo. Un ente integrador de la organizacin con y entre los colaboradores Un creador de la imagen de la organizacin al interior y exterior de la misma. 23. 7.5. Cmo podra influir esta propuesta de comunicaciones en la relacincon los clientes, los empleados, la gerencia y el lanzamiento de los nuevosproductos.Teniendo en cuenta la propuesta planteada podramos afirmar que la implantacinde este modelo, permitir la integracin entre cada uno de los departamentos.Esta integracin hace referencia a mejorar la comunicacin a nivel global, alinterior de la organizacin, entre cada una de las reas; pero tambin hacereferencia a la implementacin de mecanismos de comunicacin eficientes, paraque los clientes, puedan comunicarse eficazmente y as mismo ofrecerles unexcelente servicio. El modelo permitir replantear la cultura, principios, valores,que se haban llevado a cabo hasta ahora, por una cultura dirigida a las personasy basada en la comunicacin, la cual permitir en el mediano y largo plazo, daruna identidad de la organizacin a todos los pblicos internos y externos, quepermitir que sus colaboradores se sientan a gusto con su empresa, sientansentido de pertenencia y se sientan comprometidos con el cumplimiento deobjetivos de la misma. Tambin permitir establecer polticas,normas yprocedimientos, para la toma de decisiones en cada departamento, las cualesafianzaran aun mas las relaciones, el respecto, la cordialidad entre cada reainvolucrada. Por otra parte, la gerencia se debe sentir satisfecha, debido a que elmodelo permitir la integracin de todos los departamentos, lo cual permitir,mejorar los tiempos de respuesta en la produccin, productos de calidad, entregaoportuna a los clientes, disminucin en la rotacin de personal por erroresderivados de la deficiente comunicacin, desempeo eficaz en cada reainvolucrada, lo anterior generara rentabilidad a los accionistas y satisfaccin delcliente. Debido a lo anterior el lanzamiento de nuevos ser mas fcil, por la mayorcredibilidad en la empresa, ya que sus productos sern coherentes con la realidadde la organizacin. 24. CONCLUSIONESEsta actividad nos permiti conocer la importancia de la comunicacin al interior delas organizaciones, la cual no debe ser un concepto aislado de la organizacin,sino por el contrario se complementan entre s.El ser humano es el motor de las organizaciones y su comunicacin; son susactitudes, conocimientos, las que enriquecen y le dan valor a las organizaciones ysus buenas relaciones con los diferentes pblicos, son las que determinan elfracaso o el xito en el cumplimiento de sus objetivos.Conocimos las escuelas mas relevantes en el desarrollo de la comunicacin atravs de la historia, as como sus teoras y sus principales exponentes, los cualesson las bases de los modelos que se manejan actualmente en las empresasPudimos conocer acerca de los diferentes modelos de comunicacin, los cualesestn siendo implementado por varias organizaciones cuyo objetivo principal esestar a la vanguardia, de las exigencias que presentan los mercados. 25. BIBLIOGRAFAFernndez Collado, Carlos. 2009. La Comunicacin en las Organizaciones.Mxico: Editorial Trillas.RodrguezHernndez, Reina. 2010. Introduccin a la comunicacin.Comunicacin Empresarial. Plan Estratgico como Herramienta Gerencial.Centro de Investigaciones de la Comunicacin Corporativa OrganizacionalCICCO. 2007.http://www.razonypalabra.org.mx/anteriores/n32/mvalle.htmlhttp://journal.ean.edu.co/index.php/revistai/article/viewFile/410/360http://isabelmateriales.blogspot.com/2011/08/modelos-de-comunicacion.htmlhttp://es.wikipedia.org/wiki/Frederick_Winslow_Taylorhttp://es.wikipedia.org/wiki/Elton_Mayo