MEMORANDO DE PLANEACIÓN INFORME RESULTADOS DE LA

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MEMORANDO DE PLANEACIÓN

INFORME RESULTADOS DE LA GESTION 2014 Y PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIAS 2015

OFICINA DE CONTROL INTERNO

BOGOTÁ D.C., Febrero 2015

http://www.presidencia.gov.co/


CONTENIDO 1. Aspectos Generales ......................................................................................................... 5

1.1 Objetivo general ............................................................................................................... 5

1.2 Objetivo especifico ........................................................................................................... 5

1.3 Marco Legal de la Presidencia de la República ...................................................... 5

2. Resultados vigencia 2014 ............................................................................................. 8

2.1 Estructura Actual del DAPRE ........................................................................................ 8

2.2 Organigrama 2014 ......................................................................................................... 10

2.3 Resultado de la Planeación Institucional .............................................................. 12

2.3.1 Resultados Metas Mapa Estratégico 2012 – 2014...................................... 12

2.3.2 Plan Operativo Anual ............................................................................................. 18

2.4 Resultados de Auditorias ............................................................................................. 26

2.4.1 Resultados Auditorías Externas ........................................................................ 26

2.4.2 Resultados Auditorías Internas ......................................................................... 31

2.5 Resultados de la Evaluación al SIGEPRE ............................................................... 40

2.5.1 Resultados de la evaluación de la Contraloría General de la República

.................................................................................................................................................. 40

2.5.2 Resultados de la evaluación del Departamento Administrativo de la

Función pública ................................................................................................................... 41

2.5.3 Resultado de la Encuesta al Sistema de Control Interno DAPRE .......... 41

2.6 Resultado de la Evaluación de la administración de los Riesgos del DAPRE

...................................................................................................................................................... 45

2.7 Resultados Evaluación Informes de ley ................................................................ 46

2.8 Resultado de la Evaluación de los Planes de Mejoramiento 2014 ............... 47

2.9 Resultado Evaluación Estrategia Rendición de Cuenta del DAPRE. ............ 51



2.10 Resultados Evaluación Ejecución Presupuestal .......................................... 53

3. Programar las Auditorias Vigencia 2014 ............................................................... 62

3.1 Objetivo .............................................................................................................................. 62

3.2 Alcance ............................................................................................................................... 62

3.3 Programación de las Auditorías a Realizarse ...................................................... 62

4. Proceso de Fortalecimiento Institucional ................................................................. 74

5. Concepto sobre el sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la

República .................................................................................................................................. 76

5.1 CONCEPTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL DAPRE ..................... 76

5.2 CONCEPTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD .................................. 76

6. Aprobación........................................................................................................................ 77



Introducción El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, Implementó el Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República denominado SIGEPRE, el cual contempla los sistemas de Gestión de la Calidad, de Desarrollo Administrativo y de Control Interno, para el cumplimiento de la gestión misional y operativa de la entidad y apoyar al Presidente de la República en desarrollo de sus funciones constitucionales y legales. El reto para la Presidencia de la República, consiste ser la entidad modelo del sector y referente internacional. Para la Oficina de Control Interno de la Presidencia de la República, el reto es avanzar con mayor decisión en apoyar la implementación, mantenimiento y mejoramiento Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República que le posibilite “Ser parte de la Solución y NO quedarse como parte del problema”, y generar valor agregado para contribuir, en su rol independiente, al mejoramiento de los procesos de la entidad. Dentro de estos retos como marco de referencia, se presenta, en este documento los resultados de la vigencia 2014 y programación de las auditorias para la vigencia 2015, con unos parámetros y criterios que nos darán alcance y referencia a cuales procesos y/o dependencias o proyectos de inversión debemos evaluar. Siguiendo los lineamientos establecidos en el Manual M-EM-01 y el procedimiento P-EM-01 de Auditorías, así como la Guía G-EM-02, se definen algunos conceptos, objetivos, alcance, marco legal de la Presidencia de la República, resultados, programa anual de auditorías y el concepto de la Oficina de Control Interno sobre el Sistema integrado de Gestión – SIGEPRE.



1. Aspectos Generales

1.1 Objetivo general

Presentar los resultados de la vigencia que terminó y elaborar el programa anual de Auditorías para la vigencia actual, con el fin de promover la mejora continua del Sistema Integrado de gestión de la Presidencia de la república, a través de: Las Auditorias Éticas : mediante el fortalecimiento de los principios rectores del actuar del funcionario público: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, y el ejercicio de evaluación independiente de la gestión que realiza la Oficina de Control Interno, para así avanzar con mayor decisión en la construcción de herramientas gerenciales que le permitan a esta Oficina ser parte de la Solución y no quedarse como parte del problema, generar valor agregado y lograr la ejecución de la Política Cero Hallazgos.

1.2 Objetivo especifico

Disponer de una herramienta para los responsables y sus equipos en los diferentes procesos de la Entidad y para los auditores de la Oficina de Control Interno, que facilite la revisión y evaluación de las políticas, procedimientos y prácticas habituales, en relación con el marco de excelencia ética que demanda la Entidad, con el fin de proponer las acciones de mejora y el logro de la efectividad de los planes establecidos.

Orientar la actuación del auditado y del auditor, con el propósito de verificar que la gestión se desarrolla en el marco de las normas vigentes, con el fin de contribuir a la gestión limpia, cero hallazgos.

1.3 Marco Legal de la Presidencia de la República

Dentro del Marco Legal del DAPRE, se tiene la siguiente documentación:

Ley 55 de 1990, por la cual se establece el objeto, funciones y principios de organización del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

Decreto 3443 del 17 de septiembre de 2010, por medio del cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.



Decreto 3445 del 17 de septiembre de 2010, por medio del cual se crean unas Altas Consejerías en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

Decreto 4679 del 17 de diciembre de 2010, por la cual se crean dos programas Presidenciales en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, uno para la formulación de estrategias y acciones para el desarrollo integral de las poblaciones Afrocolombianas y los pueblos indígenas. En el artículo 5° se establece que los dos Programas Presidenciales adelantaran sus funciones bajo la dirección y orientación del Vicepresidente de la República.

Decreto 4637 del 09 de diciembre de 2011, por medio del cual se suprime la Secretaria del Consejo de Ministros y se crea la Secretaria para la Transparencia y se suprime el Programa Presidencial de Lucha Contra la Corrupción en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

Decreto 394 de 2012, por medio de la cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y se conforma el sector presidencial.

Decreto 1887 de 2012, por medio del cual se crea el despacho del Ministro Consejero del Presidente de la República

Decreto 1960 de 2012, por medio del cual se crea la Alta Consejería Presidencial para Bogotá.

Resolución No. 0178 de 2011, Por la cual se Crean Los grupos de Trabajo de la Presidencia de la República.

Resolución No. 3255 de 2011, por la cual se crean los grupos de trabajo de Telecomunicaciones, Casas privadas y salones de Estado, Bienestar Social y Responsabilidad Social.

Resolución No. 1307 de 2012 por la cual se crea el Grupo de Atención al Usuario y Servicios compartidos.

Decreto 1397 de 2013 por el cual se fusionaron la Alta Consejería Presidencial para Bogotá en la Alta Consejería Presidencial para las Regiones y Participación Ciudadana y la dependencia del Alto Asesor de Seguridad Nacional en la Alta Consejería Presidencial para la Convivencia y Seguridad Ciudadana, que en adelante se denominará "Alta Consejería Presidencial para la Seguridad y Convivencia".

Decreto 2069 del 2013 con el cual se suprime la Alta Consejería Presidencial para el Buen Gobierno y la Eficiencia Administrativa y se crea La Alta Consejería Presidencial.

Decreto 2612 de 2013 por el cual se suprime la Alta Consejería Presidencial para la Gestión Pública y Privada y se crea la Alta Consejería Presidencial para la Competitividad y Proyectos Estratégicos.

Decretos 2615 de 2013 por el cual se crea el Programa Presidencial para el Desarrollo Espacial Colombiano

Decreto 2653 por el cual se crea la Subsecretaria Privada.



Resolución No. 6346 de 2013, por la cual se funcionas algunos grupos y se crea otro del Área Administrativa.

Decreto 1649 de 2014, por la cual se modifica la Estructura del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.



2. Resultados vigencia 2014

Durante la vigencia 2014 la Oficina de Control Interno, realizó y presentó los informes respectivos, producto de las auditorías integrales de gestión, las auditorías de calidad, los subcomités de control interno, la evaluación a la Política Administración de los Riesgos y a las acciones de Mejoras, a continuación se presentan los resultados de la vigencia anterior:

2.1 Estructura Actual del DAPRE

El Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica, de acuerdo con el decreto 1649 de 2014 art. 5°, presenta la siguiente estructura:

1. Despacho del Presidente de la República.

2. Despacho del Vicepresidente de la República.

3. Despacho del Director del Departamento.

3.1 Secretaría Privada.

3.1.1. Secretaría para la Seguridad Presidencial. 3.1.2. Casa Militar. 3.1.3. Dirección de Eventos. 3.1.4. Dirección de Discursos.

3.2 Secretaría Jurídica 3.3 Secretaría de Transparencia. 3.4 Consejería Presidencial para la Equidad de la Mujer. 3.5. Dirección para Asuntos Políticos. 3.6 Dirección del Sistema Nacional de Juventud "Colombia Joven".

4. Despacho Ministro Consejero para el Gobierno y el Sector Privado.

4.1 Consejería Presidencial para la Primera Infancia. 4.2 Consejería Presidencial del Sistema de Competitividad e Innovación. 4.3. Dirección para la Ejecución de Gobierno y Áreas Estratégicas.



4.4. Dirección para las Políticas Públicas. 4.5 Dirección para las Regiones.

5. Despacho Ministro Consejero para el Post-Conflicto, Derechos Humanos y

Seguridad.

5.1 Consejería Presidencial para los Derechos Humanos.

5.2 Dirección para la Acción Integral contra Minas Antipersonales.

5.3 Dirección de Seguridad.

5.4 Dirección para el Postconflicto.

6. Despacho Ministro Consejero de Comunicaciones.

6.1 Dirección para la Estrategia de Comunicación.

6.2 Dirección para la Relación con los Medios.

7. Oficina del Alto Comisionado para la Paz. 8. Para el apoyo de las funciones asignadas al Vicepresidente de la República contará con las siguientes direcciones:

8.1 Dirección para Proyectos Especiales.

8.2 Dirección para la Coordinación de Infraestructura.

8.3 Dirección para la Coordinación de Vivienda.

9. Para el apoyo de las funciones asignadas a la Oficina del Alto Comisionado para la Paz contará con la siguiente dirección:

9.1 Dirección Temática.

10. Subdirección de Operaciones.

10.1. Oficina de Planeación.

10.2. Oficina de Control Interno.



10.3. Oficina de Control Interno Disciplinario.

10.4. Área Administrativa.

10.5. Área Financiera.

10.6. Área de Contratos.

10.7. Área de Talento Humano.

10.8. Área de Información y Sistemas.

11. Órganos de Asesoría y Coordinación.

11.1. Comité Ejecutivo de la Presidencia. 11.2. Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno. 11.3. Comisión de Personal.

2.2 Organigrama 2014



De acuerdo con el Decreto 1649 Art. 52. “Ministros Consejeros, Directores, Consejerías Presidenciales y otras dependencias. El Gobierno Nacional podrá, de conformidad con el artículo 54 de la Ley 489 de 1998, crear, fusionar o suprimir los Despachos de Ministros Consejeros, las Consejerías Presidenciales, las Secretarías, Direcciones y otras dependencias, al igual que los cargos de Ministro Consejero, Consejeros, Alto Comisionado y Directores, así como asignarles sus funciones”. La estructura de la Presidencia de la República presento las siguientes modificaciones:

Se suprimieron las siguientes dependencias. Los Programas Presidenciales

Afrocolombiano, Indígenas y el Desarrollo Espacial Colombiano, Despacho Ministro

Consejero, Subsecretaría Privada, Alta consejería Presidencial.

La Alta Consejería Presidencial para la Seguridad y Convivencia, se transformó en

Dirección de Seguridad.

El Programa Presidencial para a los Derechos Humanos y DIH se transformó en

Consejería Presidencial.

La Alta Consejería para la Competitividad y Proyectos Estratégicos se transformó en Consejería Presidencial del Sistema de Competitividad e innovación

La alta Consejería para al Regiones y Participación Ciudadana se transformó en Dirección para las Regiones.

La Alta Consejería Presidencial para Asuntos Políticos se transformó en Dirección para Asuntos Políticos.

El Programa Presidencial para la Acción Contra Minas Antipersonal se transformó en Dirección para la Acción Contra Minas Antipersonales.

La Secretaría de Prensa se transformó en Dirección para la Relación con los Medios.

Se crearon las siguientes dependencias:

Dirección para el Post conflicto Dirección para las Políticas Públicas Dirección Temática Dirección para la Coordinación de Vivienda Dirección para la Coordinación de Infraestructura Dirección para Proyectos Especiales Dirección de Eventos Dirección de Discursos

Se crearon los siguientes Despachos:

Ministro Consejero para el Gobierno y el Sector Privado Ministro Consejero para el Post-Conflicto, Derechos Humanos y Seguridad Ministro Consejero de Comunicaciones



2.3 Resultado de la Planeación Institucional

Para la evaluación de la planeación de la Presidencia de la República, se tiene en cuenta los reportes por dependencia presentados por los auditores de la Oficina de Control Interno, la Información que reporta el Aplicativo SIGEPRE – módulo de planes y la información que presenta la Oficina de Planeación en los Comités de Desarrollo Administrativo y Coordinación del Sistema de Control Interno. A continuación se presenta el siguiente esquema de reporte de resultados:

Resultado Metas del Mapa Estratégico 2012 - 2014 Resultado de los Planes Operativos 2014

2.3.1 Resultados Metas Mapa Estratégico 2012 – 2014

Para la verificación del cumplimiento de las metas del 2014 del Mapa Estratégica del DAPRE, a continuación se presenta el reporte de los indicadores que miden los resultados alcanzados en las metas propuestas:



*Consejería para la Primera Infancia: Se encuentran en etapa de revisión y en 4 se continúan los trabajos en obra, se espera que a finales del mes de febrero de 2015 estén terminados y se pueda hacer el recibo.



Casa Militar efectúo un análisis de la encuesta basados en la cartilla misional, considerando que las preguntas fueron extraídas con base en los principios de oportunidad, confianza, confiabilidad etc , teniendo en cuenta que el indicador no cumplió la meta establecida, se establecieron 3 mejoras de autocontrol, con el fin de alcanzar las expectativas de satisfacción del cliente.



Nivel de satisfacción Institucional frente a la Prestación del servicio: Con base en el análisis realizado a la encuesta, se observó en la evaluación de las 5 primeras preguntas que el 82.63% de los funcionarios calificó entre muy satisfecho y satisfecho el servicio prestado, este resultado, se presentará en la formulación del Plan anual de bienestar y salud ocupacional, de tal manera que se adopten las acciones que permitan mejorar y brindar satisfacción a los funcionarios, es de anotar que ya se han realizado algunas actividades que los funcionarios plantean como mejora así: certificación laboral expedida por correo electrónico, reporte de nómina por la intranet y oportunidad de mejora en cuanto a la Evaluación del desempeño. Cabe resaltar que se está formulando la mejora con las acciones requeridas para mejorar la satisfacción de los servicios prestados por el Área de Talento Humano.



• Proporción de Planes de mejoramiento aprobados por autocontrol: Frente a la metas propuesta de 30% del total Planes de Mejoramientos formulados y aprobados , se obtuvo 24,80% Meta establecida para el primer semestre 23% Porcentaje de cumplimiento frente a la meta fue del 82,68% Se determina que se ha logrado un mejoramiento continuo en los procesos y/o dependencias incrementándose de 65 planes aprobados por autocontrol en el 2013 a 157 en el 2014.

• Oportunidad en la atención de solicitudes de modificación a planes operativos: se recibieron 5 solicitudes de modificación a los planes operativos, 1 estuvo por encima del tiempo establecido por la Oficina de Planeación para la revisión, análisis y aprobación.



• Presupuesto ejecutado: la Ejecución Presupuestal general fue de $254.954.9 millones equivalente al 92.03% sobre la Apropiación Definitiva; indicador que no cumplió la meta establecida por la Alta Dirección que era del 93.98%, lo anterior teniendo en cuenta que durante el periodo de transición se efectuaron reducciones a los compromisos presupuestales, como en Gastos de Personal por los recursos no utilizados por cargos vacantes, así mismo en Gastos Generales, Transferencias e Inversión se efectuaron disminución de compromisos de las constituciones de cajas menores los cuales ascendieron a la suma de $1.646.2 millones correspondientes a los reintegros y disminución de compromisos de acuerdo a las autorizaciones recibidas por los diferentes ordenadores de gasto.

Cabe anotar que la ejecución presupuestal en Funcionamiento fue del 90.62% e Inversión del 94.06%.



2.3.2 Plan Operativo Anual

A continuación se presentan los reportes de los resultados obtenidos en los planes operativos de la entidad:

Fuente: Aplicativo: reporte seguimiento Oficina de planeación.

De acuerdo con este reporte, el Plan operativo consolidado se encuentra en el nivel sobresaliente, con un cumplimiento promedio de sus indicadores y gestión de planes del 98.34%.



Secretaría de Transparencia: El indicador de proactividad para la mejora y eficiencia en la utilización de recursos quedaron por debajo de la meta

Consejería Presidencial para la Primera Infancia: el indicador Infraestructura para la atención integral a la primera infancia, en modalidades de educación inicial (Frisco) no alcanzó la meta establecida para el período. Las siguientes estrategias quedaron pendiente por aprobar: E 2

G.- Hacer entrega de los proyectos de infraestructura PPC

E 4

- C. Proveer elementos que permitan brindar atención integral de calidad aportando a la promoción del desarrollo social, emocional y cognitivo de los niños en primera infancia, de acuerdo con los lineamientos establecidos por la Estrategia de Cero a Siempre. - D. Apoyar el diseño y realización de estudios (estructural, hidráulico, eléctrico, sanitario o los que se requieran) para la construcción de infraestructuras para atención a Primera Infancia. - F.- Hacer entrega de los Centros de desarrollo infantil temprano construidos para atención integral a la primera infancia (PPC)



Dirección para la Acción Integral contra minas antipersonales: El indicador - Eficiencia en la

utilización de los recursos asignados – no alcanzó la meta logrando solo el 70,23%. En el mes de noviembre se solicitó una reducción de recursos (PGN $451.546.051,02 y UE $2.172.194.109,39) pero no fue posible debido a que los proyectos están marcados con la leyenda de proyectos de inversión enfocados a temas de víctimas. De la estrategia 1. Apoyar la descentralización y el fortalecimiento de la capacidad técnica de la Acción Integral contra Minas Antipersonal a través de la articulación de ejes de gestión territorial, gestión de información, comunicaciones y cooperación. 2 actividades no se cumplieron. De la estrategia 2 . Coordinar el proceso de desminado en el territorio nacional, con el propósito de apoyar los procesos de restitución de tierras y entrega de áreas libres de sospechas de Minas Antipersonal – 1 actividad no se cumplió. De la estrategia 3. Sensibilizar a la comunidad con sospecha y/o amenaza de Minas Antipersonal. 1 actividad no se cumplió. De la estrategia 4. Coordinar la asistencia integral a victimas de Minas Antipersonal. 2 actividades no se cumplieron. De la estrategia 6. Fortalecer la mejora continua del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la Republica SIGEPRE . 1 actividad no se cumplió.



Grupo de Atención al Usuario y Servicios Compartidos : El indicador Proactividad de la mejora de la dependencia AU, no se cumplió. El indicador Nivel de satisfacción de los usuarios, frente a la atención recibida a través de los canales de atención alcanzó el 67,05% frente a una meta del 80%. Del indicador Satisfacción de los usuarios frente a los trámites y otros procedimientos administrativos que presta el DAPRE, se tendrán resultados en febrero. De la estrategia 1. Desarrollar acciones para el mejoramiento de la calidad del servicio que se brinda a la ciudadanía. 4 actividades no se realizaron . De la estrategia 3. Mejorar la eficacia en las respuesta a las peticiones, sugerencias, quejas y/o reclamos recibidos. 1 actividad no se realizó. De la estrategia 4. Fortalecer la mejora continua del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la Republica SIGEPRE. 1 actividad no se realizó.



Informe de Oportunidad y calidad Planes Operativos 2014

NOMBRE DEPENDENCIA O

GRUPO DE TRABAJO PLANES INDICADORES

OBSERVACIONES OPORTUNIDAD CALIDAD OPORTUNIDAD CALIDAD

DESPACHO DEL

DIRECTOR DEL

DEPARTAMENTO

Secretaría Privada Por fuera del

tiempo Oficina de Planeación

Bueno Por fuera del


Deficiente

En la gestión del Plan se cerró la actividad "Administrar los riesgos a cargo de la dependencia ", sin realizar el monitoreo del riesgo "Incumplimiento de compromisos durante la prestación del servicio de coordinación de la agenda y su ejecución" En los indicadores falto el análisis de los datos de 4 indicadores.

Secretaría para la Seguridad Presidencial

A tiempo Bueno A tiempo Bueno

La dependencia registró la información dentro de las fechas establecidas; en cuanto a la calidad los comentarios realizados están orientados al cumplimiento de las tareas con los soportes correspondientes

Casa Militar A tiempo Bueno A tiempo Bueno

La dependencia registró la información en el tiempo debido en cuanto a la calidad los comentarios realizados están orientados al cumplimiento de las tareas con los soportes correspondientes

Oficina del Alto Comisionado para la Paz

A tiempo Excelente A tiempo Excelente

La dependencia registró la información en el tiempo debido en cuanto a la calidad los comentarios realizados están orientados al cumplimiento de las tareas con los soportes correspondientes

Secretaría Jurídica A tiempo Bueno Por fuera del


Bueno

La dependencia registró la información en el tiempo debido con excepción del indicador "Porcentaje de fallos a favor en procesos judiciales en los que haga parte la entidad". En cuanto a la calidad los comentarios realizados están orientados al cumplimiento de las tareas con los soportes correspondientes

Secretaría de Transparencia A tiempo Bueno A tiempo Bueno

El indicador de Proactividad no generó avance durante el semestre quedando en rojo y el análisis de los datos no reflejan la justificación del incumplimiento.

Consejería Presidencial para la Equidad de la Mujer

A tiempo Bueno Por fuera del


Bueno El registro de los datos de los indicadores se realizó dentro del tiempo establecido, sin embargo el análisis de los mismos se realizó por fuera del tiempo.

Dirección para Asuntos Políticos

A tiempo Bueno A tiempo Bueno



Dirección del Sistema Nacional de Juventud

A tiempo Excelente A tiempo Bueno

Para el último semestre se recomendó diligenciar el análisis de información de 2 indicadores que se habían cumplido en el mes de septiembre. La recomendación fue acogida.

Fondo de Programas Especiales para la Paz

Por fuera del tiempo

Oficina de Planeación

Aceptable Por fuera del


Aceptable

Las descripciones, análisis y soportes de las actividades de los planes e indicadores se deben fortalecer y mejorar ya que estas no detallan el seguimiento y evolución de la información, Está pendiente el envío del correo de retroalimentación.

NOMBRE DEPENDENCIA O

GRUPO DE TRABAJO PLANES INDICADORES

OBSERVACIONES OPORTUNIDAD CALIDAD OPORTUNIDAD CALIDAD

DESPACHO MINISTRO

CONSEJERO PARA

EL GOBIERNO Y EL SECTOR PRIVADO

Consejería Presidencial para la

Primera Infancia A tiempo Bueno

Por fuera del

tiempo Oficina de

Planeación Excelente

La Estrategia 4 "Apoyar la

implementación de la estrategia

De Cero a Siempre, específicamente en la generación

de infraestructura para la atención integral a la Primera Infancia",

presenta actividades que no se

pudieron cerrar, por incumplimiento de entregas de

dotaciones, diseños arquitectónicos y entrega de

centros de desarrollo infantil. El indicador de Eficiencia en la

utilización de recursos se registró

el análisis por fuera del tiempo del tiempo de la Oficina de

Planeación. Consejería

Presidencial para el Sistema de

Competitividad e

Innovación


tiempo


Bueno

Si bien el registro de las

actividades y los indicadores fueron realizados a tiempo, el

análisis de datos del indicador "% de Avance de la ANC" se realizó

de manera extemporánea. Dirección para las Regiones

A tiempo Bueno A tiempo Bueno Se aprobaron todas las actividades

de los planes a tiempo y se registraron con su respectiva

gestión y soportes. El indicador de



Eficiencia en la utilización de recursos quedó por debajo de la

meta para el cierre de la vigencia,

se registró el análisis de este indicador y se cargó soporte.

DESPACHO

MINISTRO CONSEJERO PARA

EL POST-

CONFLICTO, DERECHOS

HUMANOS Y SEGURIDAD

Consejería Presidencial para los

Derechos Humanos

Por fuera del tiempo


Bueno A tiempo Bueno

La actividad "Administrar los riesgos a cargo de la dependencia

PAAC y PEA-SGC C3" fue registrada y aprobada de manera

extemporánea.

Sin embargo, la calidad los

comentarios realizados están orientados al cumplimiento de las

tareas con los soportes correspondientes.

Dirección para la Acción Integral contra

Minas Antipersonales A tiempo Bueno

Por fuera del

tiempo Oficina de

Planeación Bueno

Para las actividades que no se cerraron se registran las

justificaciones correspondientes. No se pudo monitorear el riesgo

de INADECUADA PLANEACIÓN DE ACCIONES DEL PAICMA QUE

PERMITA DAR CUMPLIMIENTO A

SUS OBJETIVOS. Se registró el análisis de información de cada

indicador con sus soportes.

Dirección de Seguridad


tiempo Oficina de

Planeación Bueno

La dependencia registró la

información en el tiempo debido con excepción del indicador

"Juntas Directivas de Convivencia y Seguridad Realizadas" al cual no

se le registro información en

cuanto a la calidad los comentarios realizados están

orientados al cumplimiento de las tareas con los soportes

correspondientes



Indicadores SINERGIA

Estrategias

Responsable

Fecha Indicador Meta

Cuatrienio

Avance Cuatrien

io

Meta 2014

Avance 31 Dic

Buen Gobierno Dirección para las Regiones

Ago 2014 Número de acuerdos regionales

176 217 26 70

Estrategias contra la corrupción

Secretaría de Transparencia

Dic 2014

Documentos de la política integral formulada con mecanismo diseñado para su implementación ¹

6 6 2 2

Política internacional

Dirección para la Estrategia de Comunicación

Ago 2014 Número de entrevistas con reporteros internacionales y medios especializados

114 217 18 63

Derechos Humanos y DIH

Dirección para la Acción contra

Minas Antipersonal

Ago 2014 Departamentos fortalecidos en temas de acción Integral contra Minas Antipersonal

30 30 30 30

Consolidación de la Paz


Ago 2014 Número de políticas impulsadas en temas de seguridad y defensa

4 4 1 1

Derechos Humanos y DIH

Consejería para los DDHH

Dic. 2014

Porcentaje de acciones o proyectos implementados a nivel inter e intra institucional en el marco de la lucha contra la impunidad para el fortalecimiento institucional y la atención a víctimas

100% 100% 20% 20%

Buen Gobierno Dirección General

Ago 2014 Seguimientos realizados al Plan de Gobierno

31 61 7 14

Primera Infancia

Consejería Presidencial para la Primera Infancia

Dic. 2014

Monto de recursos gestionados anualmente para el desarrollo de programas de Atención Integral para la Primera Infancia (AIPI)

65.112 mill

80.756 mill

16.000

mill

4.443 mill

Primera Infancia


Ago 2014

Infraestructura para la atención integral a la primera infancia, en modalidades de educación inicial ¹

53 41 21 16

Género Consejería para la Equidad de la

Mujer Dic 2014

Departamentos con asistencia técnica recibida (respecto a la incorporación de la perspectiva de género *** entidad(es) departamental(es)

33 33 33 33



priorizadas)


Mujer Dic 2014

Porcentaje de implementación de la estrategia de prevención de embarazo adolescentes²

100% 56% 100% 56%


Mujer Dic 2014

Porcentaje de avance del proceso de evaluación de la estrategia de prevención de embarazo en adolescentes

100% 89% 100% 100%

¹De la vigencia 2013 quedó rezago de 7 y de la vigencia 2014 quedaron pendientes de culminar 5 las cuales se encuentran en ejecución. ²No se evidenciaron avances de julio a diciembre de 2014, dado que la información es enviada por los coordinadores regionales del Conpes 147 quienes desde el segundo semestre no fueron vinculados contractualmente por MinSalud, entidad encargada de la contratación. El avance queda rezagado y se reportará en el primer trimestre de 2015.

2.4 Resultados de Auditorias

2.4.1 Resultados Auditorías Externas

Durante la vigencia 2014, al Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica se le practicaron dos auditorías externas: La primera de ellas realizada por la Contraloría General de la Republica, donde se evaluó la vigencia 2013 y se presentaron 25 hallazgos Como productos de estos hallazgos y Con base en la calificación de los componentes, obtenidas en la evaluación de la gestión y resultado, la Contraloría General de la República, fenece la cuanta de la entidad por la vigencia fiscal correspondientes a 2013. A continuación se presenta la evolución de los fenecimientos de la cuenta fiscal con los reportes de hallazgos:



La segunda del ICONTEC, con el fin de verificar la recertificación del SIGEPRE, como resultado se presentaron las observaciones y recomendaciones no se presentaron hallazgos. A continuación se presenta aspectos conformes y oportunidades de mejoras del informe final de la auditoría: Aspectos que apoyan la conformidad y eficacia del sistema de gestión

El sistema de gestión como herramienta del día a día. Porque se observó a lo largo de la auditoria que el sistema de gestión en todos sus componentes y herramientas a pesar de los cambios permanentes es una herramienta que forma parte integral y contribuye al desarrollo de labores.

Los arreglos realizados a la infraestructura a través de proyectos de restauración y mantenimiento donde se incluye la plaza de armas, sótanos, alojamientos para funcionarios, salas de esparcimiento y salones de casa de Nariño.

La seguridad informática, porque les permite demostrar que existe seguridad, respaldo a través de sistemas de soporte tecnológico redundantes con los que se logra demostrar la no vulnerabilidad de los sistemas de información de la entidad, gracias a la permanente inversión en actualización tecnológica de vanguardia.

El nuevo enfoque del proceso de gestión de asuntos políticos (dirección para la acción integral contra minas antipersonal y consejería presidencial para la primera infancia) por sub servicios, porque les permite identificar las características de los entregables, lo cual permite comprender el concepto de calidad del servicio y facilita el control del producto no conforme.

El apoyo a través de los enlaces de la Oficina de Planeación con la interacción de cada una de las dependencias, porque asegura el seguimiento, fortalecimiento y



control del cumplimiento de las disposiciones relacionadas con el sistema de gestión de calidad.

El análisis y comportamiento de los indicadores a través del SIGEPRE, porque les está permitiendo un análisis detallado y documentación generosa y rigurosa del desempeño delos indicadores, así como mantener la trazabilidad del logro de los resultados de estos.

La revisión de la documentación, porque les ha permitido actualizar los procedimientos para que las practicas diarias sean coherentes con disposiciones establecidas asociados con los requisitos a cumplir.

La actualización del mapa de riesgos, porque ésta actualización les está permitiendo la identificación de riesgos específicos, particulares y en los puntos de actividades neurálgicas de cada uno de los procesos con el propósito de generar control y acciones preventivas al respecto.

El desarrollo de aplicativos informáticos, porque le ha permitido lograr herramientas prácticas que agilizan y generan mayor control así como información en línea para la toma de decisiones oportunas y eficaces; como es el caso del aplicativo de control de flota, el aplicativo Aladino, el sistema de aplicación de hojas de vida, aplicativo de contratos y la intranet para consulta de información personal de los funcionarios.

La asistencia técnica proporcionada por informática a través de su mesa de ayuda, por la oportunidad recibida y la buena evaluación demostrada por los usuarios en la efectividad de la prestación de soporte tecnológico.

El proyecto de implementación de la norma ISO 27001, porque les contribuye a incrementar los controles en seguridad de la información y mejoras en el desempeño operacional de las TIC, aumentando la seguridad, continuidad y calidad de los servicios.

Guía para la tranversalización del género en el sector público, porque esta herramienta les ha permitido estandarizar una metodología para lograr transversalizar el género en el ciclo de planeación y lograr equidad en la participación de los cargos públicos.

El aplicativo SIGEPRE, porque se ha convertido en núcleo vital y el soporte tecnológico para la documentación de la información del sistema de gestión de calidad.

La adecuación para el control de las adquisiciones, porque les permite demostrar que los servicios adquiridos sean reflejo de las solicitudes programadas en el plan de adquisiciones para asegurar el efectivo control permanente.

La implementación de la mesa de red de hablantes en el proceso de gestión financiera, porque les permite tomar acciones de mejoramiento respecto a los temas declarados como cuello de botella que se presentan con los diferentes procesos.



La capacitación a los supervisores de contratos, porque les permite sensibilizarlos para lograr un excelente control en su ejercicio para lograr que los contratos lleguen sin errores que pueden acarrear demoras en el trámite de aprobación.

El enfoque y apoyo de control interno hacia la mejora del sistema de gestión de calidad, porque sus objetivos, sus herramientas, encuestas, dirigidas hacia la promoción y fomento de la mejora continúa.

La misionalidad de la gestión de asuntos políticos, porque el resultado del desarrollo de las políticas públicas por el enfoque al favorecimiento de la población más vulnerable a través de los proyectos, programas de gobierno en línea con el plan nacional de desarrollo.

Oportunidades de mejora:

Proceso de Gestión de Asuntos Políticos. El Diseño y Desarrollo de Políticas Públicas. Para que se revise esta exclusión del sistema de gestión de la calidad, ya que el proceso de “Gestión de asuntos Políticos” en sus diferentes direcciones desarrollan políticas y proyectos, lo anterior implicaría:

Estandarizar una metodología para la elaboración de Políticas Públicas Identificar los elementos que darían respuesta a los requisitos de la norma NTC-

GP 1000 en el numeral 7.3 (Planificación del diseño de Políticas, entradas y salidas del diseño de políticas, revisión, verificación y validación del diseño y desarrollo de Políticas Públicas.

Identificar en la caracterización del proceso los elementos anteriores. Proceso de Gestión de Asuntos Políticos. Los Métodos apropiados para evaluar la

efectividad o impacto del proceso de “Gestión de Asuntos Políticos”. Para que se incluya como mecanismo para evaluar la efectividad de las políticas Públicas, las evaluaciones periódicas a través de indicadores de desarrollo, la percepción de los beneficiarios y con la participación y concurso de todas las partes interesadas.

Todos los procesos Misionales. El Control del Servicio No conforme. Para que se revise el enfoque de esta herramienta en el proceso de “Gestión de Asuntos Políticos”, considerando:

Definir claramente los servicio y entregables de cada dirección a las partes interesadas

Para cada servicio y entregable definir las características y especificaciones a cumplir

Considerar que el servicio no conforme no es: no cumplir el procedimiento, la competencia del personal, no es el aula etc, sino el entregable, como la capacitación, las asistencias técnicas etc.

Evaluación Control y Mejoramiento. Las acciones preventivas. Para mejorar la documentación de las acciones preventiva, es necesario considerar y analizar, los siguientes lineamientos:

Revisar y fortalecer el concepto de prevención



Liderazgo de los dueños de proceso en la identificación de las acciones preventivas Separar en el procedimiento definido de acciones correctivas y preventivas, las

fuentes que les permiten identificar las acciones preventivas de las correctivas y de las oportunidades de mejora (mejoramiento continuo).

Enriquecer el procedimiento definido con herramientas adicionales para identificar las acciones preventivas, como; el análisis del impacto de los cambios y los proyectos de mejora sobre el sistema de gestión, lo cual les permitiría identificar riesgos y por tanto acciones preventivas.

Establecer espacios mandatorios para la identificación y seguimiento de las acciones preventivas.

La revisión por la dirección es la herramienta más importante para el seguimiento de las acciones preventivas, para lo cual se le pueden estructurar gráficos que le indiquen a la alta dirección, las tendencias de las acciones, las fuentes, los procesos que más generan etc.

Evaluación Control y Mejoramiento. El Índice de Proactividad. Para que se revise por parte de los dueños de proceso, las causas del incumplimiento de este indicador en sus procesos, porque el análisis de la auditoria permitió identificar oportunidades de mejora y acciones preventivas que a pesar de ser desarrolladas no son documentadas formalmente en el SIGEPRE.

Gestión del Talento Humano. Para mejorar la gestión de este proceso, es necesario considerar:

La norma NTC-GP 1000 establece que para los cargos que afecten directa o indirectamente la calidad de los servicios se deben determinar las competencias con base en requisitos de: Educación, Experiencia, Formación (Conocimientos) y Habilidades.

Revisar para las diferentes modalidades de contratación (Libre nombramiento y remoción, Provisionales y Contratistas) el grado de cumplimiento en la selección y evaluación del desempeño o evaluación de competencias de los anteriores requisitos (Educación, experiencia, formación y habilidades) y consultar al Departamento administrativo de la función Pública acerca de no cumplir plenamente los requisitos de la NTC-GP 1000 apoyados en el marco legal.

Revisar durante la selección del personal, el método actual de la evaluación del cumplimiento del perfil del cargo en los requisitos de “Formación”(Conocimientos) para asegurarse que se cumplen o planificar en la inducción y posteriormente una capacitación que permita asegurar que el candidato cumple los requerimientos de formación.

Completar los Perfiles de competencia con las Competencias del “Saber Hacer”(Funcionales o especificas) del cargo como complemento a las comportamentales

Alinear las competencias del “Saber Hacer” con Los compromisos laborales(incluidos en la Evaluación del desempeño)



En la Evaluación de desempeño cuantificar, sumar y promediar el cumplimiento de las competencias del Saber Hacer(por los compromisos) y del Saber Estar( por las Comportamentales y las transversales)

La Planeación estratégica. Considerando la revisión actual de esta herramienta, tener en cuenta:

Revisar la política de Calidad para incluir “Intensiones” o propósitos relacionados, con la calidad, oportunidad, innovación, gestión del conocimiento, la satisfacción de las partes interesadas, la tecnología etc. lo anterior va facilitar la definición de objetivos de calidad relacionados con estas intensiones y alinear con los ejes y objetivos estratégicos.

Revisar los objetivos de los proceso, para asegurarse que no sólo incluyan “Que Hacen”(Misión) sino “Lo que quieren alcanzar” en términos de calidad, oportunidad, eficiencia, satisfacción mejoramiento etc, esto facilitara la identificación de factores claves de éxito y la definición de objetivos que midan directamente la gestión.

Si no es posible la definición de Indicadores de Efectividad para medir el impacto de la gestión del proceso, se pueden explorar o buscar ”Métodos apropiados” que evalúen el impacto de la gestión de los servicios en el proceso de “Gestión de Asuntos Púbicos”.

La medición entre procesos. Para lograr un mayor desempeño y resultado en la evaluación del cliente, es pertinente que se revise la posibilidad de adoptar criterios de evaluación entre procesos para lograr identificar oportunamente acciones de mejoramiento que redunden en aumentar el resultado de la satisfacción del cliente.

2.4.2 Resultados Auditorías Internas

En cumplimiento de lo planeado en el Programa Anual de Auditorías 2014, el cual fue aprobado por el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, a continuación se presentan los resultados en dos partes 1. Auditorías Internas de Gestión y 2. Auditorías Internas de Calidad.

Auditorías Internas de Gestión cuyo objetivo es evaluar la gestión integral de los procesos con el fin de contribuir a la mejora continúa del SIGEPRE.



Para el período de análisis, el Programa de Auditorías Internas de Gestión presentó un avance en su ejecución del 100%.

Auditoria Interna de Calidad cuyo objetivo es Evaluar la gestión de los procesos así como el cumplimiento de los requisitos técnicos, legales, de los



clientes y la organización, con el fin de contribuir a la Mejora Continua del SIGEPRE.



Como se observa en el reporte anterior, el Programa de Auditorías Internas se ejecutó conforme lo planeado en el 100%. Se desarrollaron las tres etapas del Ciclo de Auditoria, como se observa a continuación: Se efectuaron un total de 32 Auditorías a todos los procesos que conforman el Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia, se produjeron 32 Informes de Auditoria y un total de 46 Aspectos No Conformes: 26 No Conformidades Reales y 20 No Conformidades Potenciales. Gráfico 2. Comparativo resultados de Auditorias vigencias 2011, 2012, 2013 y 2014.



De lo anterior, se remitió el Informe de Conclusiones Generales al Proceso de Direccionamiento Estratégico como insumo para la revisión que efectuará la Alta Dirección al final de la presente vigencia fiscal, en la cual se concluye que “Ejecutado el Ciclo de Auditorías Internas al Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República - SIGEPRE -, se pudo determinar que el SIGEPRE está conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos técnicos y con los establecidos por la Entidad a través de su Sistema de Gestión y se observa el compromiso por parte de la Alta Dirección en mantener y mejorar el SIGEPRE. Por lo anterior, La Oficina de Control Interno determina que el mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República - SIGEPRE, se viene realizando en forma eficiente, eficaz y efectivo (…)”.

Resultado Evaluación de Auditores

La oficina de Control Interno presentó la evaluación de los auditores que realizan las auditorías al interior de la entidad, donde se determina el nivel de desempeño, aspectos conformes y por mejorar. Con base en el informe presentado, a continuación de presenta el resumen general:



Una vez consolidados los resultados de las 43 evaluaciones recibidas tanto por auditoria interna de calidad como de gestión y de acuerdo a los criterios establecidos, se obtuvo lo siguiente:

Criterio Aspectos evaluados

Porcentaje

Deficiente (1) 1 0%

Regular (2) 8 2%

Bueno (3) 127 27%

Excelente (4) 337 71%

Total 4731

a. Análisis Resultados Evaluación 2014

Una vez obtenidos los Resultados de las evaluaciones al Proceso Auditor, se observa que en general el desempeño de los auditores con respecto al proceso auditor y de acuerdo a los criterios evaluados, es calificado en el 71% como DESEMPEÑO EXCELENTE, CON JUICIOS ACERTADOS Y CRÍTICOS, el 27% lo

1 Corresponde a los (11) aspectos evaluados por las (43) evaluaciones diligenciadas.

71%

27%

2% 0%0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

Excelente Bueno Regular Deficiente

Desempeño general de los auditores 2014



califica DESEMPEÑO BUENO CON UNA ACTITUD POSITIVA Y ASERTIVA y el 2% como DESEMPEÑO ACEPTABLE CON RESULTADOS ESTANDARES. De lo anterior se observa que, el 98% de los auditados calificaron entre excelente y bueno el desempeño de los auditores y sólo el 2% de los auditados, lo calificaron como regular. En ese sentido, la medida a tomar cuando los niveles de desempeño se ubican entre excelente y bueno, es el mantenimiento de las competencias de los auditores.

b. Comentarios y/ observaciones de mejora realizados por los auditados.

La auditoría fue un buen espacio para revisar la gestión realizada por la ACPEM, permite

que conozcan todas nuestras acciones permanentes, y se realizó bajo un proceso de retroalimentación.

Las auditoras conocen la norma, conocen los procesos, son imparciales y objetivas, por consiguiente la auditoría realizada hasta el momento es excelente. Resta conocer el informe final y aclarar la información de una supuesta auditoría realizada por control interno, previa a la presente y de la cual Casa Militar desconoce resultado.

Para la Alta Consejería de Seguridad y Convivencia todos los aportes, recomendación, productos conformes y no conformes son importantes para mejorar su gestión. Se pudo apreciar un gran conocimiento y profesionalismo por parte del equipo Auditor para realizar la Auditoria.

Excelente! fue claro en el objetivo del ejercicio y no se sintió como si fuera una evaluación

sino un proceso para identificar mejoras! En algunos casos la auditoría interna hace exigibles aspectos nuevos, recientemente

adoptados o poco conocidos, que se constituyen en observaciones o no conformidades. Gracias.

Mejor identificación de las políticas emanadas desde el área de Gestión Documental.

Balance positivo sobre el desempeño de los auditores

Encuesta contestada por la Alta Consejería para Asuntos Políticos: Las auditoras conocen el tema de calidad y conocen los parámetros de evaluación, estuvieron muy pendientes de contarle al equipo auditado cuáles fueron los principales hallazgos de la auditoría y hacer las recomendaciones para plantear las acciones de mejora.



Requerimos avanzar hacia la interculturalizacion de nuestras instituciones públicas de acuerdo al espíritu y alcance de nuestra constitución política. Esta es una tarea de todos y todas.

Considero que si bien se ha mejorado en los procesos de auditoria, siguen existiendo debilidades en la determinación del alcance de las mismas (se confunde una auditoria de procesos con una auditoria por áreas o dependencias), es necesario mejorar la redacción de los hallazgos para determinar de forma concreta la evidencia objetiva y el requisito que se incumple. Por último se debería evaluar la posibilidad de fusionar las auditorias de calidad con las auditorias de gestión.

Se considera que el ejercicio de autoría debe ser totalmente concordante con el informe que se rinde después de practicarse la visita.

c. Análisis Comparativo 2013 vs 2014

Al realizar el análisis comparativo, se observa un incremento de 4 puntos porcentuales en cuanto a la excelencia con que los auditores se desempeñaron en las auditorías al pasar del 67% al 71%; Una disminución de 4 puntos porcentuales en cuanto al buen desempeño de los auditores al pasar del 31% al 27%; como se observa la disminución de los 4 puntos porcentuales en

67%

31%

2% 0%

71%

27%

2% 0%0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

Excelente Bueno Regular Deficiente

Comparativo 2013 vs 2014

2013 2014



desempeño bueno se ven reflejados en el aumento del desempeño excelente; mientras que el desempeño Regular de los auditores se mantuvo en el 2% en relación con el análisis del 2013.

d. Aspectos por Mejorar

En el análisis de los resultados 2014, se observó que hubo aspectos que si bien no son significativos en la consolidación de los resultados, presentaron una calificación baja, como:

a. El aporte y/o comentarios realizados por el auditor durante la auditoría, con una calificación de deficiente, equivalente al 0%.

b. La objetividad del auditor al analizar las evidencias durante la auditoría, con dos calificaciones como regular, equivalente al 0.4%.

Por lo anterior, la Oficina de Control Interno continuará estableciendo acciones que permitan mantener y mejorar el desempeño de los auditores así como tratar las observaciones que realizaron los auditados al proceso auditor, con el fin de garantizar que los resultados de las auditorías internas estén fundamentados en juicios acertados y críticos.

e. Mejora Formulada

El Proceso de Evaluación, Control y Mejoramiento (EM) actualmente cuenta con un plan de mejoramiento de código OM-0097, mediante el cual se busca fortalecer las competencias de los auditores en los aspectos que presentaron debilidades en el ciclo de auditoría de 2013. Conforme a lo anterior y con los resultados de la evaluación de auditores realizada en el ciclo de auditorías 2014, se observó la eficacia de la mejora por cuanto se fortalecieron aquellos aspectos que presentaron debilidades, evidenciado en el incremento de la calificación entre excelente y bueno con respecto a la evaluación de la vigencia 2013, de:

a. El cumplimiento del horario por parte del auditor, de 2 calificaciones regular se redujo a 0.



b. La claridad de las preguntas con que se dirigió el Auditor, de 3 calificaciones como regular se redujo a 1.

c. La claridad en la explicación de los hallazgos y conclusiones de la auditoría, de 2 calificaciones regular se redujo a 1.

d. La oportunidad en la notificación del plan de auditorías, de 2 calificaciones regular se redujo a 0.

e. El dominio y conocimiento del Auditor respecto al proceso auditado, de 4 calificaciones regular se redujo a 1.

2.5 Resultados de la Evaluación al SIGEPRE

2.5.1 Resultados de la evaluación de la Contraloría General de la República

Concepto Sobre el Análisis Efectuado: La contraloría General de la República como resultado de la auditoría adelantada conceptúa, con fundamento en los principios de eficiencia y eficacia de la función pública, que la gestión de la Entidad respecto de las actividades evaluadas por al vigencia 2013, con una calificación de 84.37 puntos sobre 100, que de acuerdo con la Guía de Auditoría adoptada mediante Resolución 6368 de agosto de 2011. Se ubica en el rango de gestión favorable al ser superior a 80 puntos.

Evaluación del Control Interno Contable: El sistema de Control Interno Contable del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República es EFICIENTE, concepto que se justifica en las políticas de contabilidad y preparación de sus estados contables da cumplimiento a las normas y prácticas de contabilidad prescritas por la Contaduría General de la Nación.



Evaluación del Control Interno Gestión

La evaluación del Control Interno del DAPRE, consolidada es con deficiencias, con una calificación de 1.557, que se refleja en: deficiencias en la planeación institucional, indicadores de gestión, mapas de riesgos, como también debilidades en la articulación de la planeación presupuestal e institucional, cumplimiento de metas de acuerdo con lo programado, mecanismos de seguimiento, monitoreo a proyectos de inversión y supervisión de contratos.

2.5.2 Resultados de la evaluación del Departamento Administrativo de la

Función pública

Para este periodo de inicio de año 2015, el Departamento Administrativo de la Función Pública se encuentra consolidado las respuestas de la evaluación practicada y no se puede evidenciar la calificación del DAPRE, se informa que una vez obtenida dicha calificación se procederá a realizar los ajustes pertinentes a este documento.

2.5.3 Resultado de la Encuesta al Sistema de Control Interno DAPRE

La Oficina de Control Interno del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República presentó en el mes de diciembre 2014 el informe sobre los resultados de la encuesta al Sistema de Control Interno del DAPRE, el cual contempla entre otros aspectos los siguientes: La población muestra encuestada fue de 809 servidores públicos que prestan sus servicios en la entidad, incluyendo a quienes laboran por contrato de prestación de servicios. Del total de la muestra seleccionada para la encuesta, 182 respondieron a través del aplicativo informativo operado para tal fin, a continuación se relacionan los datos de vigencias anteriores para su análisis:



Comparativo de la Población Seleccionada de 2010 a 2014

La calificación total de Sistemas de Control Interno en el 2014 fue de 4,13 sobre 5, disminuyó a la obtenida en la vigencia 2013 que fue de 4,22. En el siguiente reporte desagregado por cada elemento de sistema de Control Interno, podemos observar la comparación de los resultados obtenidos en las encuestas de percepción por los años 2010, 2011, 2012, 2013 y 2014:





Conclusiones de los Resultados de la Encuesta:

1. En el análisis se observa el conocimiento y empoderamiento que los contratistas y

funcionarios tienen de la Entidad y sus procesos. Sin embargo, la leve disminución en la calificación del Sistema sugiere reforzar control, socialización e interiorización en la Entidad.

2. Es importante resaltar que el 79% de los contratistas y funcionarios tienen una

muy buena percepción, aceptación y calificación sobre el Sistema; divididos entre el 39% y 40% que corresponde a la calificación de 4 y 5 respectivamente donde muestra el compromiso adquirido por parte de los directores y los enlaces al realizar una buena gestión y mantener los estándares de calidad y control exigidos.

3. La calificación brindada al Control de Evaluación, indica que se reconocen y se

aplican mecanismos de control y verificación para el cumplimiento de los objetivos de la Entidad, y contribuyen a la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema. Es importante continuar con el fortalecimiento del control Interno Institucional.

4. La Oficina de Control Interno Recomienda al Comité de Coordinación del Sistema

de Control Interno, se definan acciones de mejora para los elementos y componentes que presentaron una calificación por debajo de 4.1. Estos son: Control Estratégico: Ambiente de Control: elementos de Acuerdos y Compromisos Éticos, Desarrollo del Talento Humano, Estilo de Dirección, Modelo de Operación por Procesos, Estructura Organizacional, Contexto Estratégico y Análisis de Riesgos.

Control de Gestión: Manual de Procedimientos, Información Primaria, Sistemas de Información, Comunicación Organizacional y Comunicación Informativa. Sin embargo, teniendo en cuenta la actualización del MECI y su nueva estructura, los módulos y componentes a mejorar, son:

Control Estratégico, que en la actualización se sustituye por el Modulo de Planeación y Gestión: Ambiente de Control se cambia por Componente Talento Humano: permanecen los Acuerdos, Compromisos o protocolos

éticos y el Desarrollo del Talento Humano; el Estilo de Dirección pasa de ser un elemento a convertirse en un aspecto transversal en la estructura del MECI.



Permanecen el Modelo de Operación por Procesos y la Estructura Organizacional; el Contexto Estratégico en la nueva estructura se incluye en el elemento de identificación del riesgo, y el Análisis de Riesgos se fusiona con la valoración del riesgo en un solo elemento con el propósito de fortalecer el esquema de administración del riesgo.

El control de Gestión se sustituye por el Modulo de Control de Evaluación y seguimiento: el Manual de Procedimientos se suprime y entra a ser un tema transversal en la actualización del modelo; la Información Primaria, Sistemas de Información, Comunicación Organizacional y Comunicación Informativa, se convierten en un eje transversal a los módulos de control del modelo, dado que éste eje se aplica en todo el ciclo PHVA.

En general la calificación es buena y se relacionan con el ánimo de que en vigencias futuras obtenga 5.0.

5. El resultado obtenido en esta vigencia 2.014 refleja que todos los funcionarios y

contratistas de la Entidad tienen conocimiento del sistema aun con la variación de la población. En general se han empoderado de los temas relacionados con la calidad. Los planes de mejoramiento se deben mantener porque todo es susceptible de mejora.

6. De acuerdo con el Decreto 943 del 2014 “Por el cual se actualiza el Modelo

Estándar de Control Interno (MECI)”, se recomienda que para la vigencia 2.015,se realice la evaluación con el nuevo esquema, y se tomen todas las medidas necesarias de control y seguimiento con el fin de mantener la calificación del Sistema.

2.6 Resultado de la Evaluación de la administración de los Riesgos del DAPRE

Teniendo en cuenta que no se ha terminado la auditoria a la administración de los riesgos de la Entidad, para la evaluación en la matriz de calificación y programación de auditorías se determinó que dicha evaluación se realizara con el estado de los riesgos que aparecen en el aplicativo SIGEPRE después de controle. Una vez se tenga el informe final de la auditoria a la administración de los riesgos, se incorporará a este documento.



2.7 Resultados Evaluación Informes de ley

Durante el año 2014, la Oficina de Control Interno realizo 53 informes de Ley previa validación y evaluación de la información requerida para su elaboración, estos informes fueron entregados a su destinatario de acuerdo a lo establecido en la normatividad vigente y dentro del término legal establecido para ello, así:

De acuerdo con el indicador Cumplimiento de acciones para Transparencia y participación

ciudadana se ejecutaron el 98.11% de los informes de ley satisface no se alcanzó por

motivos externos a la Entidad, el informe de la Plataforma SUIP que se presentaba ante el

Departamento Administrativo de la Función Pública se cambió en el mes de septiembre

por la implementación del nuevo sistema del SIGEP, para el manejo de la información del

personal que labora en las entidades del Estado.



2.8 Resultado de la Evaluación de los Planes de Mejoramiento 2014

La oficina de Control Interno presentó el informe de Planes de mejoramientos donde se evalúa la eficacia de las acciones implementadas, como resultado de este informe a continuación se presenta el siguiente resumen:

2.8.1 Planes de Mejoramientos No eficaces

Con base en el reporte anterior de los planes de mejoramiento finalizados y de acuerdo

con las auditorías realizadas durante el 2014, se identificaron las siguientes mejoras que

Cuenta de

CódigoTipo

Estado Estado del paso Paso actual

No

Conformidad

Potencial

No

Conformidad

Real

Oportunidad

de Mejora

Total

general

Cancelada Al día Asignar Responsable de la Mejora 5 11 16

Asignar responsable de las mejoras 3 15 4 22

Ejecución y seguimiento 1 1 1 3

Ejecutar las acciones y realizar seguimiento al Plan de Mejoramiento 1 2 2 5

Formulación 3 5 3 11

Formular el Plan de Mejoramiento 1 2 6 9

Revisar la Eficacia del Plan de Mejoramiento 3 3

Revisar y aprobar el Plan de Mejoramiento 5 13 3 21

Revisión y Aprobación por parte de la Oficina de Control Interno 13 4 17

Validación del plan por parte del Jefe de Proceso o Área 1 7 8

Validar el Plan de Mejoramiento 2 2

Verificar la Efectividad del Plan de Mejoramiento 1 1

Verificar los resultados del Plan de Mejoramiento 1 1

Total Al día 20 69 30 119

Total Cancelada 20 69 30 119

En Desarrollo Al día Ejecutar las acciones y realizar seguimiento al Plan de Mejoramiento 18 51 34 103

Revisar la Eficacia del Plan de Mejoramiento 12 38 34 84

Verificación la Efectividad del Plan de Mejoramiento 3 3

Verificar los resultados del Plan de Mejoramiento 2 3 3 8

Total Al día 32 95 71 198

Vencido Asignar Responsable de la Mejora 1 1

Ejecución y seguimiento 1 1 2

Ejecutar las acciones y realizar seguimiento al Plan de Mejoramiento 6 21 10 37

Formular el Plan de Mejoramiento 1 4 5

Validar el Plan de Mejoramiento 2 1 3

Verificar los resultados del Plan de Mejoramiento 1 6 7

Total Vencido 7 31 17 55

Total En Desarrollo 39 126 88 253

Finalizada Al día Evaluación por parte de la Oficina de Control Interno 95 181 54 330

Revisar la Eficacia del Plan de Mejoramiento 17 24 7 48

Verificación la Efectividad del Plan de Mejoramiento 1 1 2

Total Al día 112 206 62 380

Total Finalizada 112 206 62 380

Nueva Vencido Asignar Responsable de la Mejora 2 5 1 8

Total Vencido 2 5 1 8

Total Nueva 2 5 1 8

Total general 173 406 181 760



no fueron eficaces y a las cual se les solicitó la reformulación de plan de mejoramiento a

los siguientes procesos:

Código Proceso Nombre Evaluar la Eficacia

NCR-0291 Atención al Usuario

AU - Finalización de gestión

No fue eficaz toda vez que el mismo fue reformulado por las NCR 0307, 0308,0309 y 0310 teniendo en cuenta que los mismos problemas se siguen presentando los mismos hallazgos en relación con el trámite de las PSQR's recibidas en la Entidad, como el mal uso del SIGOB por parte de los funcionarios, la respuesta y/o traslado extemporáneo por parte de las dependencias, la radicación y transferencia directamente por parte del Grupo de Gestión Documental-Correspondencia a otras dependencias diferentes al Grupo de Atención de Peticiones al Presidente de la República, al Grupo de Atención al Usuario y a la Secretaría Jurídica


AU - Respuesta extemporáneas



AU - fechas de envío



AU - Direccionamiento de Correspondencia





AU - Traslado Oportuno


OM-0073 Atención al Usuario

AU - PRODUCTO y/o SERVICIO NO CONFORME 2013

No Eficaz, se Reformuló


AU - Los derechos de petición se están tramitando extemporáneamente

No Eficaz, se reformuló


AU - Mejora integral Peticiones, Quejas y Reclamos



AU - No efectividad NCR-0139 Respuesta no oportuna a Derechos de Petición: del Programa DD HH

No Eficaz, se reformulo


AU - No efectividad NCR-0138 Respuesta a derechos de petición extemporáneos: Secretaria de Transparencia.


OM-0086 Gestión de Asuntos Políticos

AP - Plan de mejoramiento trámite solicitud PSQRs - PAICMA

NO Eficaz: De acuerdo con la evalución de PQRS del primer semestre de 2014, el programa MINAS presentó hallazgo. La Dirección de MINAS reformuló la siguinete mejora OM-0172 y de acuerdo con el informe se formuló la NCR-0402.

OM-0091 Gestión de Asuntos Políticos

APSC - Fortalecimiento del equipo de la Alta Consejería en temas de gestión pública


NCR-0247 Talento Humano

TH - Funcionarios retirados de la Entidad, no presentan declaración de Bienes y Rentas No Eficaz, se reformuló el plan de mejoramiento

2.8.3 Análisis Estadístico de los Planes de Mejoramiento Finalizados 2014:

MEJORAS 2012 2013 2014

Finalizados 128 100 133

Eficaces 104 89 120

No Eficaces 24 11 13



% de No eficacia 19% 11,00% 9,77%

Cumplimiento de Metas

No eficaces 19% 11% 9,77%

Meta 18% 10% 10,15%

Porcentaje de cumplimiento 104,17 110,00 96,30

En conclusión al comparar los años 2012, 2013 y 2014 encontramos, que si bien

durante la vigencia 2012 se finalizaron más planes de mejoramiento que en la vigencia

siguiente, al hacer la comparación porcentual de las mismas en el año 2013 se obtuvo un

8% más de Eficacia de los planes de mejoramientos evaluados al pasar del 81% al

89% en la Eficacia de estos. Así mismo, la No Eficacia de los planes disminuyó en el

mismo porcentaje al pasar del 19% al 11%.

Para la vigencia 2014 se continua con la meta de disminuir la no eficacia de los planes de

mejoramiento del 11% en el 2013 pasamos al 9.77% en el 2014, esto a pesar de

tener mayor mejoras no eficaces de 11 en el 2013 al 13 en el 2014, pero las eficaces

fueron mucha ´más en el 2013 (89) a 2014 que fueron 120, es decir 31 más eficaces.



Se solicitaron la reformulación de las mejoras no eficaces, las cuales se encuentran en

proceso de ejecución de acciones.

Finalmente los planes de mejoramientos finalizados en diciembres de 2014 serán

evaluados en las auditorias programadas para el 2015.

2.9 Resultado Evaluación Estrategia Rendición de Cuenta del DAPRE.

El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República - DAPRE, llevó a cabo el evento de Rendición de Cuentas, el día 12 de diciembre de 2014, en el Salón Alejandría de la Presidencia de la República, de acuerdo con la convocatoria publicada en la página del DAPRE:

2.9.1 Evaluación Acciones implementadas “Estrategia Participación

Ciudadana y Rendición de Cuentas ”

La oficina de planeación presentó el siguiente reporte de los resultados alcanzados con

corte a septiembre de 2014:

En enero de 2014 se logró consolidar el cronograma de eventos de participación

ciudadana llevado a cabo por todas las dependencias de la Entidad en el marco del Plan

de Participación Ciudadana 2014, de un total de 142 eventos programados para la

vigencia 2014 a septiembre 30 se realizaron 102 eventos lo que equivale al 72% de

cumplimiento. En estos eventos se ha incentivado la utilización de más de tres canales de

participación ciudadana (Presencial, medios electrónicos, redes sociales, Documentos)

logrando a septiembre 30 de 2014 que 50 eventos hayan utilizado más de tres canales de

participación, entre los eventos más significativos se encuentran:

Conmemoración día Internacional contra el Racismo y Discriminación racial

realizado el 21 de marzo de 2014.

Feria Nacional del Servicio al Ciudadano - Carpa Estrategia De Cero a Siempre -

Alta Consejería para Programas Especiales - Equipo de Comunicaciones.

Mesas de diálogo entre el Alto Consejero para las regiones de participación

ciudadana.

Segundo Encuentro Internacional y Tercero Nacional de Investigaciones en temas

de mujer y género.

Semana de la prevención del embarazo.



En la realización de estos eventos, se verificó que se cumplieran los siguientes

componentes:

Información: Esta dependencias mantiene informados a su población

beneficiaria, entidades estatales y partes interesadas a través de la Web, Chat,

twitter, personalizado, correo y otros medios, la cual se cumplen con los requisitos

exigidos

Diálogo: Fomentaron el diálogo con los usuarios o beneficiarios de los servicios

que presta esta dependencias en los foros, mesa y actividades grupales, sin

embargo falta fortalecer más este componente.

Componente Incentivo: A pesar de realizar esfuerzos para propiciar incentivos

que han realizados éstas dependencias, es importante fortalecer este componente

para tenar más participación de la población beneficiaria.

2.9.2 Conclusión de la Audiencia de Rendición de Cuentas y la Estrategia

de Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas

Como resultado obtenido en la Audiencia de Rendición de Cuentas y, además teniendo en

cuenta las observaciones del participante, la Oficina de Control Interno propone las

siguientes recomendaciones:

Logra que las organizaciones sociales y ciudadanos (población beneficiaria) que las

dependencias misionales tienen contactadas, asistan a la Audiencia de Rendición de

cuentas.

Propiciar porque se disponga de un tiempo adecuado para intervenciones y

exposiciones de las organizaciones sociales con su evaluación y propuesta frente la

gestión.

Realizar acciones de incentivos para la participación de los ciudadanos y

organizaciones sociales.

NOTA: Se publicó del 23 de diciembre de 2014 hasta el 13 de enero de 2015 este

informe para que la ciudadanía manifestara sus observaciones al respecto, de igual

manera se realizó un chat virtual el día 8 de enero de 2015 a las 10:23 con el participante

y no se pudo conectar, sin embargo se realizó contacto telefónico el día 13 de enero de

2015 y manifiesta que no tiene ninguna observación y agradecimientos.



Además en el desarrollo y logros obtenidos en cumplimiento de la estratégica de

participación ciudadana y rendición de cuentas, se recomienda lo siguiente:

Fortalecer los componentes de diálogo e incentivos de acuerdo con lo

establecido en el Manual Único de Rendición de Cuentas, con el fin de tener

más participación de la población beneficiaria y organizaciones que tienes

definidas las dependencias misionales y las cuales coordinan, articulan y realizan

seguimiento a las políticas de gobierno asignada a la Presidencia de la República.

Publicar el último reporte de seguimiento a la estrategia de participación

ciudadana y rendición de cuentas.

2.10 Resultados Evaluación Ejecución Presupuestal

i. Ejecución Presupuestal 2014 Se verificó la ejecución presupuestal de la vigencia fiscal 2014, donde la entidad

comprometió 92.03%, con una obligación acumulada del 88.25 % y se pagó el

79.69% del total apropiado, como se puede observar en el siguiente reporte:

Fuente: tomado de reporte infirme ejecución presupuestal –Área Financiera

Para ver la desagregación general del presupuesto se anexa a este documento de memorando de planeación el informe del Área Financiera.

APROPIACION

DESCRIPCION INICIAL APROPIACION COMPROMISOS % OBLIGACIONES PAGOS SALDO POR

DEFINITIVA ACUMULADOS EJEC. ACUMULADOS ACUMULADOS PAGAR

T OT A L IN VER SION $ 118.094.870.333,00 $ 113.296.640.816,00 $ 106.569.829.889,99 94,06% $ 97.252.171.730,42 $ 81.316.604.150,44 $ 25.253.225.739,55

R E S U M E N

GEST ION GEN ER A L

GA ST OS D E P ER SON A L $ 86.583.000.000,00 $ 83.626.621.000,00 $ 75.617.231.078,45 90,42% $ 75.616.925.118,45 $ 74.828.522.969,42 $ 788.708.109,03

GA ST OS GEN ER A LES $ 43.040.000.000,00 $ 46.996.379.000,00 $ 42.918.627.966,38 91,32% $ 42.055.268.382,24 $ 37.477.049.988,28 $ 5.441.577.978,10

T R A N SF ER EN C IA S C OR R IEN T ES $ 30.127.000.000,00 $ 33.127.000.000,00 $ 29.849.247.235,04 90,11% $ 29.564.276.465,13 $ 27.149.686.504,64 $ 2.699.560.730,40

T OT A L F UN C ION A M IEN T O $ 159.750.000.000,00 $ 163.750.000.000,00 $ 148.385.106.279,87 90,62% $ 147.236.469.965,82 $ 139.455.259.462,34 $ 8.929.846.817,53

IN VER SION $ 118.094.870.333,00 $ 113.296.640.816,00 $ 106.569.829.889,99 94,06% $ 97.252.171.730,42 $ 81.316.604.150,44 $ 25.253.225.739,55

T OT A L GEN ER A L $ 277.844.870.333,00 $ 277.046.640.816,00 $ 254.954.936.169,86 92,03% $ 244.488.641.696,24 $ 220.771.863.612,78 $ 34.183.072.557,08



ii. Presupuesto asignado vigencia 2015

RECURSOS DE LA NACION

IDENTIF. PPTAL.

CTA SUBC OBJG ORD SBOR REC DESCRIPCION APROPIACION

PROG SUBP PROY SPRY DEFINITIVA

1 GASTOS DE PERSONAL $ 88.888.850.000,00

1 0 1 SERVICIOS PERSONALES ASOCIADOS A NOMINA $ 64.851.300.000,00

1 0 1 1 10 SUELDOS DE PERSONAL DE NOMINA $ 29.184.800.000,00

1 SUELDOS $ 27.817.672.315,00

2 SUELDOS DE VACACIONES $ 1.115.973.018,00

4 INCAPACIDADES Y LICENCIAS DE MATERNIDAD $ 251.154.667,00

1 0 1 4 10 PRIMA TECNICA $ 10.103.500.000,00

1 PRIMA TECNICA SALARIAL $ 3.694.323.706,00

2 PRIMA TECNICA NO SALARIAL $ 6.409.176.294,00

1 0 1 5 10 OTROS $ 23.594.700.000,00

1 GASTOS DE REPRESENTACION $ 2.657.401.272,00

2 BONIFICACION POR SERVICIOS PRESTADOS $ 1.266.203.812,00

5 BONIFICACION ESPECIAL DE RECREACION $ 162.412.210,00

6

BONIFICACION ESPECIAL PERSONAL DE SEGURIDAD Y CASA MILITAR $ 8.306.551.385,00

12 SUBSIDIO DE ALIMENTACION $ 148.359.120,00

13 AUXILIO DE TRANSPORTE $ 139.104.000,00

14 PRIMA DE SERVICIO $ 1.810.280.399,00

15 PRIMA DE VACACIONES $ 1.885.708.749,00

16 PRIMA DE NAVIDAD $ 2.790.429.147,00

19 PRIMA DE RIESGO $ 13.155.828,00

21 PRIMA DE DIRECCION $ 475.000.000,00

47 PRIMA DE COORDINACION $ 35.000.000,00

92 BONIFICACION DE DIRECCION $ 3.905.094.078,00

1 0 1 9 10 HORAS EXTRAS, DIAS FESTIVOS E INDEMNIZACION POR VACACIONES $ 1.968.300.000,00

1 HORAS EXTRAS Y DIAS FESTIVOS $ 864.529.574,00

2 RECARGOS NOCTURNOS Y FESTIVOS $ 509.335.926,00

3 INDEMNIZACION POR VACACIONES $ 594.434.500,00

1 0 2 10 SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS $ 5.935.950.000,00

1 0 2 12 HONORARIOS $ 3.220.223.557,00



1 0 2 14 REMUNERACION SERVICIOS TECNICOS $ 2.715.726.443,00

1 0 2 999 PAGO PASIVOS EXIGIBLES - VIGENCIAS EXPIRADAS $ 0,00

1 0 5 10

CONTRIB. INHERENTES A LA NOMINA SECTOR PRIVADO Y PUBLICO $ 18.101.600.000,00

1 0 5 1 10 ADMINISTRADAS POR EL SECTOR PRIVADO $ 8.432.945.000,00

1 CAJAS DE COMPENSACION PRIVADAS $ 1.880.145.000,00

3

FONDOS ADMINISTRADORES DE PENSIONES PRIVADOS $ 2.999.800.000,00

4

EMPRESAS PRIVADAS PROMOTORAS DE SALUD $ 3.553.000.000,00

1 0 5 2 10 ADMINISTRADAS POR EL SECTOR PUBLICO $ 7.310.547.000,00

2 FONDO NACIONAL DE AHORRO $ 4.255.940.000,00

3 FONDOS ADMINISTRADORES DE PENSIONES PUBLICOS $ 2.659.607.000,00

6 EMPRESAS PUBLICAS PROMOTORAS DE SALUD $ 115.000.000,00

7

ADMINISTRAD. PUBLICAS DE APORTES PARA ACCIDENT DE TRAB. Y ENFERM. PROF. $ 280.000.000,00

1 0 5 6 10 APORTES AL I.C.B.F. $ 1.410.108.000,00

1 0 5 7 10 APORTES AL SENA $ 237.000.000,00

1 0 5 8 10 APORTES A LA ESAP $ 237.000.000,00

1 0 5 9 10

APORTES A ESCUELAS INDUSTRIALES E INSTITUTOS TECNICOS $ 474.000.000,00

1 0 999 10 PAGO PASIVOS EXIGIBLES - VIGENCIAS EXPIRADAS $ 0,00

2 GASTOS GENERALES $ 40.068.000.000,00

2 0 3 10 IMPUESTOS Y MULTAS $ 770.400.000,00

2 0 3 50 10 IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES $ 770.400.000,00

2 IMPUESTOS DE VEHICULOS $ 321.230.016,00

3 IMPUESTO PREDIAL $ 383.441.398,00

16 VALORIZACION EDIFICACIONES $ 9.705.758,00

90 OTROS IMPUESTOS $ 56.022.828,00

2 0 4 ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS $ 39.297.600.000,00

2 0 4 1 10 COMPRA DE EQUIPO $ 331.256.448,00

1 EQUIPO DE MUSICA Y ACCESORIOS $ 0,00

2 EQUIPO DE RECREACION Y DEPORTE $ 0,00

3 HERRAMIENTAS $ 36.252.924,00



4 AUDIOVISUALES Y ACCESORIOS $ 47.600.000,00

5 EQUIPO DE RADARES $ 0,00

6 EQUIPO DE SISTEMAS $ 0,00

7 SATELITES Y ANTENAS $ 0,00

8 SOFTWARE $ 0,00

9 EQUIPO DE CAFETERIA $ 0,00

10 EQUIPO DE LABORATORIO $ 0,00

12 EQUIPO MEDICO $ 0,00

12 EQUIPO ODONTOLOGICO $ 0,00

13 EQUIPO AGRICOLA $ 0,00

14 EQUIPO DE PERFORACION $ 0,00

15 MAQUINARIA INDUSTRIAL $ 0,00

16 VEHICULOS $ 0,00

17 EQUIPO FLUVIAL Y MARITIMO $ 0,00

18 EQUIPOS Y ACCESORIOS DE NAVEGACION $ 0,00

19 AERONAVES $ 0,00

20 COMPRESORES $ 0,00

22 EQUIPO DE BOMBEO $ 190.380.002,00

23 EQUIPO DE CONSTRUCCION $ 0,00

24 EQUIPO DE INVESTIGACION $ 0,00

25 OTRAS COMPRAS DE EQUIPOS $ 51.223.522,00

26 EQUIPO DE COMUNICACIONES $ 5.800.000,00

2 0 4 2 10 ENSERES Y EQUIPOS DE OFICINA $ 167.128.041,00

1 EQUIPOS Y MAQUINAS PARA OFICINA $ 2.600.000,00

2 MOBILIARIO Y ENSERES $ 160.378.041,00

10 OTROS ENSERES Y EQUIPOS DE OFICINA $ 4.150.000,00

2 0 4 4 10 MATERIALES Y SUMINISTROS $ 3.169.642.260,00

1 COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES $ 1.125.465.770,00

2 DOTACIONES $ 370.000.000,00

4 ELEMENTOS O PROTESIS PARA REHABILITACION O TRATAMIENTO $ 0,00

5 INSECTICIDAS, FUNGICIDAS Y OTROS INSUMOS AGRICOLAS $ 0,00

6 LLANTAS Y ACCESORIOS $ 103.528.124,00

9 MATERIALES DE CONSTRUCCION $ 19.529.402,00

10 MATERIALES DE RAYOS X $ 0,00

11 MATERIALES ODONTOLOGICOS $ 9.533.991,00

12 MATERIALES REACTIVOS DE LABORATORIO Y QUIMICOS $ 10.885.564,00

13 MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS FARMACEUTICOS $ 18.010.770,00

15 PAPELERIA, UTILES DE ESCRITORIO Y OFICINA $ 795.928.143,00

16 PRODUCTOS AGROFORESTALES, ABONOS Y FERTILIZANTES $ 0,00

17 PRODUCTOS DE ASEO Y LIMPIEZA $ 49.097.225,00



18 PRODUCTOS DE CAFETERIA Y RESTAURANTE $ 0,00

20 REPUESTOS $ 7.750.000,00

21 UTENSILIOS DE CAFETERIA $ 7.600.000,00

22 VIVERES $ 264.749.632,00

23 OTROS MATERIALES Y SUMINISTROS $ 387.563.639,00

2 0 4 5 10 MANTENIMIENTO $ 7.852.604.520,00

1 MANTENIMIENTO DE BIENES INMUEBLES $ 548.656.673,00

2 MANTENIMIENTO DE BIENES MUEBLES, EQUIPOS Y ENSERES $ 515.326.209,00

4 MANTENIMIENTO DE VIAS, ESTRUCTURAS Y REDES $ 0,00

5 MANTENIMIENTO EQUIPO COMUNICACIÓN Y COMPUTACIÓN $ 1.517.495.100,00

6 MANTENIMIENTO EQUIPO DE NAVEGACION Y TRANSPORTE $ 1.412.778.458,00

8 SERVICIO DE ASEO $ 1.651.014.613,00

9 SERVICIO DE CAFETERIA Y RESTAURANTE $ 0,00

10 SERVICIO DE SEGURIDAD Y VIGILANCIA $ 1.499.312.879,00

11

ADMINISTRACION, OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO DE PLANTAS DE ENERGIA $ 137.388.192,00

12 MANTENIMIENTO DE OTROS BIENES $ 8.302.446,00

13 MANTENIMIENTO DE SOFTWARE $ 562.329.950,00

2 0 4 6 10 COMUNICACIONES Y TRANSPORTES $ 4.536.703.951,00

1 ALQUILERES DE LINEAS $ 0,00

2 CORREO $ 237.312.000,00

3 EMBALAJE Y ACARREO $ 0,00

4 SERVICIO DE TELEGRAFIA Y BEEPER $ 0,00

5 SERVICIOS DE TRANSMISION DE INFORMACION $ 4.001.066.375,00

7 TRANSPORTE $ 282.875.576,00

8 OTROS COMUNICACIONES Y TRANSPORTE $ 15.450.000,00

2 0 4 7 10 IMPRESOS Y PUBLICACIONES $ 274.114.814,00

1 ADQUISICION DE LIBROS Y REVISTAS $ 0,00

3

EDICION DE LIBROS, REVISTAS, ESCRITOS Y TRABAJOS TIPOGRAFICOS $ 0,00

4 PUBLICIDAD Y PROPAGANDA $ 0,00

5 SUSCRIPCIONES $ 61.503.180,00

6 OTROS GASTOS POR IMPRESOS Y PUBLICACIONES $ 212.611.634,00

2 0 4 8 10 SERVICIOS PUBLICOS $ 3.779.519.703,00

1 ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO $ 326.565.957,00

2 ENERGIA $ 1.214.702.095,00

3 GAS NATURAL $ 13.272.236,00



5 TELEFONÍA MOVIL CELULAR $ 612.902.324,00

6 TELÉFONO , FAX Y OTROS $ 749.027.806,00

7 OTROS SERVICIOS PUBLICOS $ 863.049.285,00

2 0 4 9 10 SEGUROS $ 1.553.893.955,00

5

SEGUROS DE INFIDELIDAD Y RIESGOS FINANCIEROS $ 75.208.716,00

8 SEGURO DE RESPONSABILIDAD CIVIL $ 253.112.595,00

11 SEGUROS GENERALES $ 1.142.111.216,00

13 OTROS SEGUROS $ 83.461.428,00

2 0 4 10 10 ARRENDAMIENTOS $ 1.570.735.972,00

1 ARRENDAMIENTOS BIENES MUEBLES $ 251.053.428,00

2 ARRENDAMIENTOS BIENES INMUEBLES $ 1.319.682.544,00

2 0 4 11 10 VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE $ 12.600.162.686,00

1 VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE AL EXTERIOR $ 3.015.802.000,00

2 VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE AL INTERIOR $ 9.584.360.686,00

2 0 4 21 10 CAPACITACION, BIENESTAR SOCIAL Y ESTIMULOS $ 538.420.479,00

4 SERVICIOS DE BIENESTAR SOCIAL $ 226.498.672,00

5 SERVICIOS DE CAPACITACION $ 262.060.000,00

8 SERVICIOS PARA ESTIMULOS $ 47.801.807,00

11

OTROS SERVICIOS PARA CAPACITACION, BIENESTAR SOCIAL Y ESTIMULOS $ 2.060.000,00

2 0 4 40 10

OTROS GASTOS POR ADQUISICION DE BIENES

$ 0,00

2 0 4 41 10 OTROS GASTOS POR ADQUISICION DE SERVICIOS $ 2.923.417.171,00

13 OTROS GASTOS POR ADQUISICION DE SERVICIOS $ 2.923.417.171,00

2 0 4 999 10 PAGO PASIVOS EXIGIBLES VIGENCIAS EXPIRADAS $ 0,00

3 TRANSFERENCIAS CORRIENTES $ 22.724.610.000,00

3 1 TRANSFERENCIAS POR CONVENIOS CON EL S. PRIVADO $ 19.230.910.000,00

3 1 1

PROGRAMAS NALES. QUE SE DESARROLLAN CON EL SECTOR PRIVADO $ 19.230.910.000,00

3 1 1 11 10

FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ :PROGRAMA DESMOVILIZADOS

$ 18.015.910.000,00

3 1 1 18 10 PLAN DE PROMOCION DE COLOMBIA EN EL EXTERIOR $ 1.215.000.000,00



3 2 TRANSFERENCIAS AL SECTOR PUBLICO $ 881.700.000,00

3 2 1 ORDEN NACIONAL $ 881.700.000,00

3 2 1 1 SSF 11 CUOTA DE AUDITAJE - CONTRANAL $ 881.700.000,00

3 2 1 34

TRANSF. PARA GARANTIZAR NEGOCIACIONES DE DESMOVILIZACION DENTRO DEL PROCESO DE PAZ Y OTROS GASTOS RELACIONADOS CON LA LEY DE JUSTICIA Y PAZ $ 0,00

3 2 1 34 1 10

PARA GARANTIZAR NEGOCIACIONES DE DESMOVILIZAC. DENTRO DEL PROCESO DE PAZ $ 0,00

3 6 OTRAS TRANSFERENCIAS $ 2.612.000.000,00

3 6 1 SENTENCIAS Y CONCILIACIONES $ 532.000.000,00

3 6 1 1 10 SENTENCIAS Y CONCILIACIONES $ 532.000.000,00

3 6 1 4 10

SENTENCIAS Y CONCILIACIONES FDO. DE PROG. ESP. PARA LA PAZ (Ley 368/97) $ 0,00

3 6 3 DESTINATARIOS DE LAS OTRAS TRANSFERENCIAS CORRIENTES $ 2.080.000.000,00

3 6 3 19 10

OTRAS TRANSFERENCIAS DISTRIBUCION PREVIO CONCEPTO DGPPN $ 0,00

3 6 3 20 10 OTRAS TRANSFERENCIAS PREVIO CONCEPTO DGPPN $ 0,00

3 6 3 69 10

TRANSFERENCIAS PARA LA ESTRATEGIA DE DIFUSION DE LA GESTION GUBERNAMENTAL PARA EL DESARROLLO SOCIAL Y COMUNITARIO $ 2.080.000.000,00

TOTAL FUNCIONAMIENTO $ 151.681.460.000,00

INVERSION

113 1000 5 11

ADECUACION Y MANTENIMIENTO DE LAS SEDES DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA $ 6.660.000.000,00

223 1000 2 11

INNOVACION PARA MEJORAR LA INTEGRIDAD, DISPONIBILIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACION DE TICS A NIVEL NACIONAL $ 4.093.061.530,00

520 1000 43 11

IMPLANTACION DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ. LEY 368/97 - DISTRIBUCION PREVIO CONCEPTO DNP

$ 36.293.638.606,00



520 1000 51 11

FORTALECIMIENTO ACCIÓN INTEGRAL CONTRA MINAS ANTIPERSONAL NACIONAL

$ 764.070.910,00

520 1000 51 CSF 15


$ 4.094.605.842,00

520 1000 51 SSF 15


$ 3.708.448.314,00

520 1000 52 11

IMPLEMENTACION DE LAS ESTRATEGIAS DE LA ALTA CONSEJERIA PARA PROGRAMAS ESPECIALES

$ 2.000.000.000,00

520 1000 53 11

DESARROLLO DE LA POLITICA INTERSECTORIAL DE PREVENCION DE RECLUTAMIENTO NIVEL NACIONAL

$ 115.360.000,00

520 1000 56 11

IMPLANTACION DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ. LEY 368/97 -ACCIONES Y ACTIVIDADES DE PAZ NACIONAL

$ 20.000.000.000,00

520 1000 57 11

FORTALECIMIENTO DE LAS LINEAS ESTRATEGICAS DE LA POLITICA INTEGRAL DE TRANSPARENCIA Y LUCHA CONTRA LA CORRUPCION NACIONAL

$ 910.000.000,00

520 1000 58 11

FORTALECIMIENTO Y CONSOLIDACION DE LA RESPUESTA ARTICULADA DEL ESTADO COLOMBIANO EN DDHH Y DIH, EN EL MARCO DE LA CONSTRUCCION DE UNA CULTURA EN LA MATERIA NACIONAL $ 971.290.000,00

520 1000 64 11

FORTALECIMIENTO Y SOSTENIBILIDAD DE LAS CAPACIDADES INSTITUCIONALES Y TERRITORIALES PARA LA IMPLEMENTACION DE LA POLITICA DE ACCION INTEGRAL CONTRA MINAS ANTIPERSONAL

$ 1.857.872.800,00

520 1000 65 11

FORTALECIMIENTO DEL FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA NACIONAL DE JUVENTUD

$ 226.000.000,00



520 1500 15 11

IMPLEMENTACION DE ESTRATEGIAS DE ASISTENCIA TECNICA PARA EL FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL EN ASUNTOS DE GENERO A NIVEL NACIONAL $ 742.464.244,00

TOTAL INVERSION $ 82.436.812.246,00

R E S U M E N

GESTION GENERAL

GASTOS DE PERSONAL $ 88.888.850.000,00

GASTOS GENERALES $ 40.068.000.000,00

TRANSFERENCIAS CORRIENTES $ 22.724.610.000,00

TOTAL FUNCIONAMIENTO $ 151.681.460.000,00

INVERSION $ 82.436.812.246,00

TOTAL GENERAL $ 234.118.272.246,00



3. Programar las Auditorias Vigencia 2015 Mediante este documento se busca desarrollar durante la vigencia 2015 la formulación del Programa Anual de Auditorias como herramienta que permita cumplir con el Subsistema de Control de Evaluación, a través de la planeación de la Evaluación Independiente, Auditoría Interna al Sistema de Control Interno y a la Autoevaluación y Supervisión de los procesos de la Entidad, de tal forma que se evalúe la eficiencia, eficacia y efectividad del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la república SIGEPRE. Para la elaboración del Programa Anual de Auditoría 2015, se define los siguientes componentes:

3.1 Objetivo

Elaborar el programa Anual de Auditorías para la vigencia fiscal 2015, con base en los resultados de la vigencia anterior y los parámetros establecidos para seleccionar las auditorías a proceso y/o dependencias y proyectos de inversión que requieren ser auditados.

3.2 Alcance

Los procesos y/o dependencias o proyectos de inversión seleccionados se realizarán con base en los criterios definidos en los documentos del proceso de evaluación, control y mejoramiento que se encuentran publicados en el aplicativo SIGEPRE – Mapa de procesos – Proceso de evaluación, control y mejoramiento.

3.3 Programación de las Auditorías a Realizarse

Para la programación de las Auditorías 2015, se realiza un análisis de los resultados alcanzados en la vigencia anterior y algunos parámetros y criterios que la Oficina de Control Interno ha definido para esta selección y programación de auditorías a efectuarse en la vigencia actual.



Con base en lo anterior, se diligencia el formato Excel Calificación y Programación de las Auditorías F-EM-21, el cual presenta el nivel que se encuentran los procesos y/o dependencias para programar las auditorias – se adjunta formato diligenciado. La Oficina de Control Interno determino los siguientes criterios para elaborar el Programa Anual de Auditorías para la vigencia 2015:

Cumplimiento de la Planeación Institucional (Plan Estratégico y Operativos, inversión y SISMEG).

Resultado de la valoración de los Riesgos (corrupción, Institucional y Procesos) Auditorías Practicadas (Internas y externas) Resultados de Hallazgos (Por auditorías Internas, CGR, ICONTEC y Otras) Resultados de Planes de Mejoramiento Finalizados (eficaces o No eficaces) Evaluación Estrategia de rendición de Cuentas Evaluación del SIGEPRE. Asignación de recursos (Presupuesto de la Vigencia) Plan Anual de Adquisiciones

Adicionalmente se realizará las auditorías correspondientes para dar cumplimiento a los informes establecidos por la normatividad vigente que se deben presentar a los órganos de control y demás entes externos. Parámetros de calificación por cada criterio definido:

Cumplimiento de la Planeación Institucional (Plan Estratégico y Operativos,

inversión y SISMEG).



Resultado de la valoración de los Riesgos (corrupción, Institucional y Procesos)

CRITERIOS CALIFICACIÓN PARÁMETROS

Zona de riesgo Moderado 100 Adecuado

Zona de Riesgo Alta 89,99 Satisfactorio

Zona de Riesgo Extrema o Dependencia Nueva

79,99 Deficiente

Zona de Riesgo Baja No Aplica

Auditorías Practicadas (Internas y externas)


1. Se le practicó Tres (3) o Más auditorías

100% Adecuado

2. Se le practicó Una (1) o

dos (2) auditorías 89,99% Satisfactorio

3. No se le practicó Auditoría 79,99% Deficiente

Resultados de Hallazgos (Por auditorías Internas, CGR, ICONTEC y Otras)


1. Oportunidad de mejora - OM o Cero Hallazgo

100% Adecuado

2. No Conformidad potencial - NCP

89,99% Satisfactorio



3. No conformidad real - NCR

79.99% Deficiente

Resultados de Planes de Mejoramiento Finalizados (eficaces o No eficaces)


1. Si fueron eficaces o no tiene plan de mejoramiento

100% Adecuado

2. Si no fueron eficaces 79.99% Deficiente

Evaluación Estrategia de Rendición de Cuentas


1. Si cumple los tres Componentes (Información,

diálogo e incentivos)

100% Adecuado

2. Si cumple con uno o dos de

los Componentes 89.99 Satisfactorio

3. Si No cumple los Componentes o no rindió

cuenta

79.99 Deficiente

Evaluación del SIGEPRE.


Entre 4,10 y 5,00 de 82% a

100% Adecuado

Entre 3,1 y 4.00 de 62% a 81% Satisfactorio

Menor que 3,10 < 62% Deficiente



Asignación de recursos (Presupuesto de la Vigencia)


Proceso y/o dependencia con mayor presupuesto asignado (Los tres primeros).

1. 100% 2. 90% 3. 85%

Proceso y/o dependencia con promedio regular de presupuesto asignado (Los dos primeros).

4. 80% 5. 70%

Proceso y/o dependencia con promedio bajo de presupuesto asignado.

50%

Si no tiene recurso asignados No Aplica

Plan Anual de Adquisiciones


Ejecución del Plan Anual de

Adquisiciones favorable 90% Adecuado

Ejecución del Plan Anual de Adquisiciones aceptable

Entre 80% y 89,99%

Satisfactorio

No ejecución del Plan Anual de

Adquisiciones o parcial < 80% Deficiente

Como producto o resultados obtenidos en el formato F-EM-21 Calificación para seleccionar las Auditorías, se establece el siguiente reporte donde se recogen los procesos y/o dependencias o proyectos de inversión que serán objeto de auditoría Internas: ( se Anexa el formato F-EM-21 diligenciado)



Dependencias Total Rojos

Posición

Área de Talento Humano

329,97 1

Dirección para la Acción Integral Contra Minas Antipersonales

304,17

2


254,57 3

Dirección de Discursos

239,97 4

Dirección de Eventos

239,97 5

Dirección Temática

239,97 6

Dirección para al Coordinación de Vivienda

239,97 7

Dirección para al Coordinación de Infraestructura

239,97 8

Dirección para Proyectos Especiales

239,97 9

Dirección para el Post-conflicto

239,97 10

Dirección para las Políticas Públicas

239,97 11

Consejería Presidencial para los Derechos Humanos

225,23

12

Fondo de Programas Especiales para la Paz FONDO PAZ

179,99

13

Grupo de Gestión Documental

159,98 14

Secretaría Jurídica

159,98 15

Consejería Presidencial para la Equidad de la Mujer

159,98

16



Secretaría de Transparencia

159,98 17

Dirección para la Ejecución de Gobierno y Áreas Estratégicas

159,98

18

Consejería Presidencial para el Sistema de Competitividad e Innovación

159,98

19

Subdirección de Operaciones Grupo de Atención al Usuario

159,98

20


159,98 21

Área de Contratos

158,63 22

Dirección para la Estrategia de Comunicación

157,99 23


155,74 24

Área Administrativa

147,99 25

Dirección para las Regiones

119,25 26

Área de información y Sistemas

79,99 27

Área Financiera

79,99 28

Dirección para la Relación con los Medios

79,99 29

Casa Militar

79,99 30

Secretaría de seguridad Presidencial

79,99 31

Dirección para Asuntos Políticos

79,99 32

Dirección para la Relación con los Medios

79,99 33


79,99 34

Oficina de Control Interno Disciplinario -

35

Secretaría Privada 36



-

Dirección del Sistema Nacional de Juventud "Colombia Joven"

-

37

Oficina de Control Interno -

38

Como resultado de esta valoración y priorización, se aclara que algunas dependencias realizaron ajustes y liberación de recursos presupuestales, así como algunas en la revisión de los planes de mejoramiento que no han finalizados pero presentan incumplimiento en las acciones implementadas, las cuales se tienen en cuenta para la programación final de las auditorías a realizar en el 2015. Con base en estos parámetros y criterios se determinó que los siguientes procesos y/o dependencias y proyectos, serán objeto de auditorías, sin embargo con el análisis final y la evaluación Integral a la gestión de la entidad por parte de la Contraloría General de la República se actualizará el programa anual de Auditorías:

PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍAS INTERNAS DE GESTIÓN

OBJETIVO DEL PROGRAMA: Evaluar la gestión integral de los procesos y/o dependencias con el fin de contribuir a la Mejora Continua del SIGEPRE.

ALCANCE DEL PROGRAMA: La evaluación se realizará a la gestión desarrollada durante la vigencia 2015

No. PROCESO ACTIVIDAD FECHA RESPONSABL

E DEL PROCESO

1 Gestión Jurídica Verificación de información Aplicativo LITIGOB, segundo semestre 2014

Enero Cristina Pardo

Schlesinger

1.1 Gestión Jurídica Verificación de información Aplicativo LITIGOB, Primer semestre 2015

Julio Cristina Pardo

Schlesinger

2 Direccionamiento Estratégico Evaluación Planes de Mejoramiento

Enero Mario Mejía

Cardona

3 Direccionamiento Estratégico Evaluación a la Administración del Riesgo

Enero Mario Mejía

Cardona



4 Adquisición de Bienes y Servicios

Evaluación a la Supervisión de los Contratos

Enero Adriana Martínez Sánchez

5 Gestión de Asuntos Políticos

Verificación el cumplimiento contractual de la entrega de suministros a los Centros de Desarrollo Infantil

Enero Maria Cristina

Trujillo


Verificación de información en el Aplicativo SECOP, II semestre 2014

Febrero Adriana Martínez Sánchez

6.1 Adquisición de Bienes y Servicios

Verificación de información en el Aplicativo SECOP, I semestre 2015

Agosto Adriana Martínez Sánchez

7 Atención al Usuario Evaluación al Trámite de las PSQR, II semestre 2014

Febrero Mario Mejía Cardona

7.1 Atención al Usuario Evaluación al Trámite de las PSQR, I semestre 2015

Agosto Mario Mejía Cardona


Evaluación de la gestión integral de la Dirección para la Acción Integral Contra Minas Antipersonales

Mayo - Junio Rafael Alfredo Colón Torres


Verificación de la articulación de la planeación operativa con el Plan Nacional de Desarrollo de 1.Consejería presidencial para la Equidad de la Mujer, 2. Consejería Presidencial del Sistema de Competitividad e Innovación, 3. Dirección de Eventos, 4. Dirección para la ejecución de Gobierno y Áreas Estratégicas y 5. Dirección para las Regiones.

Mayo - Junio

Martha Esperanza Ordoñez Vera Jaime Bueno Miranda Alejandro Callejas Aristizabal Paola Margarita Buendía García Iván Fernando Mustafá Duran


Evaluación de la gestión integral de la Consejería Presidencia para los Derechos Humanos

Septiembre Guillermo Rivera Flórez

Gestión de Asuntos Políticos

Evaluación de los planes de mejoramiento del Área de Talento Humano, Secretaría de Transparencia y la Consejería Presidencial para la Primera Infancia.

Octubre

Claudia Yolima Jimenez Rivera Camilo Enciso Vanegas María Cristina Trujillo de Muñoz




Evaluación de la gestión integral del Fondo de Programas Especiales para la Paz FONDOPAZ.

Octubre Maria Inés Restrepo Cañon

12 Evaluación, Control y Mejoramiento

Evaluación al SIGEPRE Diciembre Maria Elisa Moron

OBSERVACIONES:

1. Las Auditorias relacionadas, obedecen a requisitos inherentes a

la gestión de la Oficina de Control Interno. 2. La Auditoria No. 5, obedece a la necesidad de continuar verificando la entrega de dotaciones a los CDI en lo que respecta a la vigencia 2015. 3. Las Auditorias de la No.7 a la 12, corresponden al resultado de

la matriz de calificación y programación de Auditorias de la Oficina de Control Interno. Los cuales se pueden consultar en el Documento Memorando de Planeación 2015.

Para la evaluación de Sistema integrado de Gestión de la Presidencia de la República - SIGEPRE, se realizará auditorías integrales de Calidad a todos los procesos de la entidad, la cual consiste en la verificación del cumplimiento de los requisitos establecidos en la NTC GP 1000:2009 y MECI 1000, con el siguiente cronograma propuesto:

PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍAS INTERNAS AL SIGEPRE

OBJETIVO DEL PROGRAMA: Evaluar la gestión de los procesos así como el cumplimiento de los requisitos técnicos, legales, de los clientes y la organización, con el fin de contribuir a la mejora Continúa del SIGEPRE.

ALCANCE DEL PROGRAMA: La evaluación se realizará a la gestión desarrollada durante la vigencia 2015

No. PROCESO ACTIVIDAD FECHA RESPONSABLE DEL

PROCESO

1 Direccionamiento Estratégico

Subdirección de Operaciones

Oficina de Planeación 27 de julio de 2015

Mario Mejía Cardona Nubia Patricia López

2 Atención al Usuario Grupo Atención al Usuario 28 de julio de 2015 Mario Mejía Cardona

3 Evaluación, Control y Mejoramiento

Oficina de Control Interno 6 de agosto de 2015 María Elisa Moron Baute



27 de julio de 2015 Sergio Jaramillo Caro



5 Consejería Presidencial para la Primera Infancia

27 de julio de 2015 María Cristina Trujillo de

Muñoz

6

Consejería Presidencial del Sistema de

Competitividad e Innovación

28 de julio de 2015 Jaime Bueno Miranda

7 Dirección para la

ejecución de Gobierno y Áreas Estratégicas

28 de julio de 2015 Paola Margarita Buendía García

8 Dirección para las Políticas Públicas

29 de julio de 2015 Maria Alejandra Palacio

9 Dirección para las

Regiones 29 de julio de 2015

Iván Fernando Mustafá Duran

10 Dirección para el Sector

Privado 30 de julio de 2015

Silvana Beatriz Habit Daza

11 Consejería Presidencial

para los Derechos Humanos

30 de julio de 2015 Guillermo Abel Rivera

Flórez

12 Dirección para la Acción

Integral contra Minas Antipersonales

30 de julio de 2015 Rafael Alfredo Colon

Torres

13 Dirección de Seguridad 31 de julio de 2015 María Carolina Franco

14 Dirección para el

Postconflicto 31 de julio de 2015 Pendiente


Estrategia de Comunicación

31 de julio de 2015 Carlos Fernando Daguer

Guarín

16 Secretaría de Transparencia

3 de agosto de 2015 Camilo Enciso

17 Consejería Presidencial para la Equidad de la

Mujer 3 de agosto de 2015

Martha Esperanza Ordoñez

18 Dirección para Asuntos

Políticos 3 de agosto de 2015

Luis Miguel Pico Pastrana

19 Dirección del Sistema Nacional de Juventud

Colombia Joven 5 de agosto de 2015

Juan Carlos Reyes Cañon

20 Dirección para Proyectos

Especiales 5 de agosto de 2015

Gabriel Adolfo Jurado Parra

21 Dirección para la coordinación de Infraestructura

5 de agosto de 2015 Luis Fernando Mejía

Gómez




coordinación de vivienda 5 de agosto de 2015

Álvaro Edmundo Villota Bernal

23 Dirección Temática 6 de agosto de 2015 Elena Ambrosi

24 Fondo de Programas para

la Paz 6 de agosto de 2015

María Inés Restrepo Cañón

25 Gestión Jurídica Secretaria Jurídica 29 de julio de 2015 Cristina Pardo

Schlesinger

26

Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial, Comunicación y Prensa

Secretaría Privada 4 de agosto de 2015 Enrique Carlos Riveira

Bornacelli

27 Secretaría para la

Seguridad Presidencial 4 de agosto de 2015

Cn. Luis Giberto Ramírez Calle

28 Casa Militar 4 de agosto de 2015 BG. Jorge Enrique

Maldonado Escobar

29 Dirección de Eventos 4 de agosto de 2015 Alejandro Callejas

Aristizabal

30 Dirección de Discursos 4 de agosto de 2015 Juan Carlos Torres

Cuellar

31 Dirección para la Relación

con los medios 4 de agosto de 2015 John Jairo Ocampo Niño

32 Gestión Administrativa Proceso Completo 27 de julio de 2015 Adriana Andrade Jaimes

33 Gestión Financiera Proceso Completo 28 de julio de 2015 Gonzalo Quintero Perilla

34 Gestión Documental Proceso Completo 29 de julio de 2015 Adriana Andrade Jaimes


Proceso Completo 30 de julio de 2015 Adriana Martínez

Sánchez

36 Talento Humano

Área de Talento Humano y

Oficina de Control Interno Disciplinario

31 de julio de 2015 Claudia Yolima Jimenez

José Saúl Rodríguez

37

Tecnologías de Información y Telecomunicaciones

Proceso Completo 3 de agosto de 2015 Alex Mauricio Escallón



OBSERVACIONES:

1. Inicialmente se programan 37 Auditorias de Calidad de acuerdo con la

versión No. 22 del organigrama de la Entidad y del Mapa de Procesos. Se incluyen todos los procesos y/o dependencias. Por tanto se requiere desarrollar cuatro (4) auditorias por día. 2. Conforme a lo anterior, está previsto que se necesite un mínimo de 8

auditores por día para desarrollar el ciclo de auditoría en 9 días. 3. Para los procesos de soporte, de dirección y de dependencias que hacen

parte del Proceso de Gestión de Asuntos Políticos, se programará el desarrollo de la auditoría en un día, atendiendo las recomendaciones de auditores internos del ciclo anterior. 4. Las demás Auditorías se programaran para desarrollarse entre 4 y 5

horas.

4. Proceso de Fortalecimiento Institucional Su principal escenario es el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, creado mediante Resolución No. 4478 de 2012, el cual tiene las siguientes funciones:

1. Recomendar pautas para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del Sistema de Control Interno, de conformidad con las normas vigentes y las características propias del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

2. Estudiar y revisar la evaluación del cumplimiento de las metas y objetivos del

Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, dentro de los planes y políticas sectoriales y recomendar los correctivos necesarios.

3. Asesorar al Director de Departamento Administrativo de la Presidencia de la

República, en la definición de planes estratégicos y en la evaluación del estado de cumplimiento de las metas y objetivos allí propuestos.

4. Recomendar prioridades para la adopción, adaptación, adecuado funcionamiento

y optimización de los sistemas de información gerencial, estadística, financiera, de planeación y de evaluación de procesos, así como para la utilización de indicadores de gestión generales y por áreas.

5. Estudiar y revisar la evaluación al cumplimiento de los planes, sistemas de control

y seguridad interna y los resultados obtenidos por las dependencias y procesos del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

6. Revisar el estado de ejecución de los objetivos, políticas, planes, metas y

funciones que corresponden a cada una de las dependencias y procesos del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.



7. Coordinar con las dependencias y procesos del Departamento Administrativo de la

Presidencia de la República, el mejor cumplimiento de sus funciones y actividades.

8. Presentar a consideración del Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República propuestas de modificación a las normas sobre control interno vigentes.

9. Reglamentar el funcionamiento de los distintos Subcomités de Coordinación del

Sistema de Control Interno que se organicen.

10. Las demás que le sean asignadas por el Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

Durante la vigencia 2014 se realizaron las cuatro sesiones ordinaria y 2 extraordinaria del Comité establecidas en las siguientes fechas:

Febrero 13 de 2014. Mayo 08 de 2014 Julio 01 de 2014. Septiembre 11 de 2014. Noviembre 06 de 2014 Noviembre 21 de 2014

Las respectivas actas se encuentran debidamente suscritas y bajo la guarda y custodia de la Oficina de Control Interno quien ejerce la Secretaría Técnica del Comité y tiene voz pero no voto en las decisiones, y publicadas en la página WEB del DAPRE. Para la vigencia 2014 se han programado los Comités de Coordinación del sistema de Control Interno así:

Primer Comité: 26 de Febrero de 2015.

Segundo Comité: 23 de abril de 2015

Tercer Comité: 30 de Julio de 2015.

Cuarto Comité: 29 de octubre de 2015

Este cronograma de programación de los subcomités de Coordinación de Control interno, estará sujeto a modificación por razones de fuerza mayor, cuando los miembros así lo consideren.



5. Concepto sobre el sistema Integrado de Gestión de la

Presidencia de la República

La Oficina de Control interno en su rol independiente y con base en los resultados que se tienen de la vigencia 2014, emite su concepto sobre el estado que se encuentran los Sistemas MECI y CALIDAD.

5.1 CONCEPTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL DAPRE

El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, a través del SIGEPRE ha armonizado, mantenido y mejorado su sistema de Control Interno, el cual se encuentra en el nivel adecuado con una calificación promedio de 4.13, que ha permitido desarrollar y mantener los componentes y elementos que hacen parte del sistema, sin embargo se requiere fortalecer algunos elementos como:

Control Estratégico - Ambiente de Control: elementos de Acuerdos y Compromisos

Éticos, Desarrollo del Talento Humano, Estilo de Dirección, Modelo de Operación por Procesos, Estructura Organizacional, Contexto Estratégico y Análisis de Riesgos Control de Gestión – Manual de Procedimientos, Información Primaria, Sistemas de Información, Comunicación Organizacional y Comunicación Informativa.

5.2 CONCEPTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

El sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República – SIGEPRE se ha armonizado, mejorado y mantenido en los siguientes aspectos:

En el Desempeño: Por la gestión que desarrollan los procesos y/ o dependencias, las cuales han permitido alcanzar los resultados esperados por la entidad.

En Eficiencia en el cumplimiento de procedimientos en la ejecución de los recursos, los cuales han permitido lograr los resultados propuestos como la ejecución presupuestal del 92.03 %.



En Eficacia en el logro de las metas y resultados esperados por la organización, los cuales han permitido alcanzar los objetivos institucionales, obteniendo el 98.34% en la ejecución de su planeación 2014.

En Efectividad en la Prestación de los servicios al Señor Presidente, Entidades Estatales y la Población Beneficiaria, han permitido satisfacer sus necesidades y generar expectativas, mediante la gestión de asuntos políticos, jurídica y seguridad presidencia, apoyo logístico presidencia y comunicación y prensa. Sin embargo se requiere fortalecer algunos aspectos como:

Tratamiento del servicio no conforme, La percepción del cliente. La planeación y su articulación con el presupuesto, plan anual de adquisiciones y

la contratación Administración del Riesgos Documentación e Implementación de acciones preventivas y de mejoras Sistema de PQRS. Ejecución presupuestal de algunas dependencias y proyectos por debajo del rango

permitido. Índice de Transparencia por Colombia.

6. Aprobación El presente documento se realizó teniendo en cuenta las directrices dadas por la Dirección del Departamento Administrativo, los resultados de la vigencia 2014 y los lineamientos y/o criterios de la Oficina de Control Interno y recoge la planeación de la Oficina de Control Interno para el año 2015, y se presentará en el próximo Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno para conocimiento y aprobación.


Documents

MEMORANDO DE PLANEACIÓN INFORME RESULTADOS DE LA